2011

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN DE LA CALIDAD DE LOS

SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA
UNIVERSIDAD DE JAN

PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO:

CONTROL DE LOS REGISTROS.

CDIGO: PD 02
FECHA: 19/03/2012
REVISIN: 02

UNIVERSIDAD DE JAN
 PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS.
SIGC-SUA
UNIVERSIDAD DE
JAN PD.02 CONTROL DE LOS REGISTROS.

DOCUMENTACIN DEL PROCEDIMENTO.

PD.02. CONTROL DE LOS REGISTROS.

Control de documentacin.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Gerencia con Coordinacin Vicerrectorado Responsable de la Consejo de Direccin.
Tcnica del Servicio de Calidad
Planificacin y Evaluacin.
Nombre: Nombre: Nombre:
Armando Moreno Castro. Jorge Delgado Garca Manuel Parras Rosa
Cargo: Cargo: Cargo:
Gerente Vicerrector Rector
Fecha: Fecha: Fecha:
27/02/2012 13/03/2012 19/03/2012
Firma: Firma: Firma:

Edicin. N.: 02 Fecha de entrada en vigor: 20/03/2012

Procedimiento documentado PD 02. Marzo de 2012. Versin 02 Pgina 2

 PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS.
SIGC-SUA
UNIVERSIDAD DE
JAN PD.02 CONTROL DE LOS REGISTROS.

ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIN DEL PROCEDIMIENTO.

PORTADA.
CONTROL DE DOCUMENTACIN.
HISTORIAL DE MODIFICACIONES.
1.- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN.
2.- REFERENCIAS.
3.- ANTECEDENTES Y DEFINICIONES.
4.- DESARROLLO.
4.1. RESPONSABILIDADES.
4.2. IDENTIFICACIN Y EMISIN.
4.3. ARCHIVO.
4.4. TIEMPO DE CONSERVACIN Y DESTINO FINAL.
5.- REGISTROS.

HISTORIAL DE MODIFICACIONES DE LA DOCUMENTACIN DEL PROCESO.

VERSIN FECHA DE VIGENCIA APARTADO MODIFICADO MODIFICACIN REALIZADA

1 01/02/2011 Todos Creacin del Documento
2 20/03/2012 Todos los apartados Revisin General

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 PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS.
SIGC-SUA
UNIVERSIDAD DE
JAN PD.02 CONTROL DE LOS REGISTROS.

1.- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN

El presente procedimiento tiene por objeto establecer el proceso a seguir por el SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD DE JAN
(SIGC-SUA) para la identificacin, el almacenamiento, la proteccin, la recuperacin, el tiempo de retencin
y la disposicin de los registros de calidad de dicho sistema.

2.- REFERENCIAS

Para la elaboracin de este procedimiento documentado se ha utilizado como referencia:

La Norma UNE-EN-ISO-9001:2008: Sistemas de Gestin de la Calidad. Requisitos. Punto 4.2.4.

El Manual de la Calidad del Sistema Integrado de Gestin de la Calidad de los Servicios y Unidades
Administrativas de la Universidad de Jan (SIGC-SUA).
El Manual de Procesos.
Los Procedimientos del Manual de Procedimientos Documentados.

Para los fines de este procedimiento documentado se aplican, en lo que proceda, los fundamentos, los
trminos y las definiciones incluidos en la Norma:

Norma ISO-9000:2005: Sistemas de Gestin de la Calidad. Fundamentos y vocabulario.

3.- ANTECEDENTES Y DEFINICIONES

Los registros son un tipo especial de documento que proporcionan evidencia de la conformidad con los
requisitos especificados, as como la operacin eficaz del SIGC-SUA.

En este procedimiento se toman en cuenta los siguientes criterios generales y definiciones:

Registros de calidad: Formato o impreso cumplimentado como resultado de la realizacin de una

tarea del sistema.

Identificacin: Los registros deben ser fcilmente identificables. La identificacin debe realizarse en
dos niveles. En un primer nivel son identificados por el formato empleado para su cumplimentacin y,
despus, en un segundo nivel, se debe diferenciar por un campo identificador presente en el propio
formato: la fecha de cumplimentacin, el nmero, el nombre de la persona, etc.

Almacenamiento: Es necesario determinar cul es la forma de almacenamiento y dnde se realiza el

archivo de los registros para poder despus encontrarlos fcilmente.

Proteccin: Lugar adecuado para la conservacin de registros. Es necesario determinar los niveles de
proteccin de los registros para as evitar cambios en la informacin que contienen, por ejemplo,

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proteccin con contrasea o existencia de archivos con acceso restringido. Un aspecto fundamental es
la realizacin de copias de seguridad de los registros digitales de la organizacin.

Recuperacin: Es necesario determinar la metodologa para acceder y encontrar registros de

actividades anteriores.

Retencin: Es necesario determinar el tiempo de conservacin de los registros.

Disposicin de los registros: Es necesario determinar cmo se efectuar la eliminacin de los registros
o dnde se archivarn de forma indefinida, si as se ha establecido.

4.- DESARROLLO

4.1. RESPONSABILIDADES.

Con carcter general se establece el siguiente sistema de responsabilidades bsicas:

1. Los registros forman parte de la documentacin de los procesos y del sistema de gestin de la calidad,
por lo que su identificacin y aprobacin se somete al sistema de responsabilidades que sobre la
documentacin se establece en el Procedimiento Documentado PD 01 Control de la Documentacin.

2. La responsabilidad sobre los registros de los procesos del sistema corresponden a las respectivas
Unidades con responsabilidades en su gestin, de acuerdo con la identificacin que se realiza en la
documentacin del proceso.

4.1. IDENTIFICACIN Y EMISIN.

1. Los registros generados con cada proceso estn individualizados mediante un cdigo, seguido de la
denominacin del registro y la Unidad o Unidades responsables del control del mismo, permitiendo que
sean fcilmente reconocibles e identificables.

2. Los registros se cumplimentan por las personas y en los formatos establecidos en los documentos del
SIGC-SUA correspondientes.

3. El registro conlleva la cumplimentacin de forma legible de los datos, permitiendo que la informacin
registrada sea una evidencia objetiva que demuestre el cumplimiento y la conformidad con los
requerimientos especficos del sistema de gestin de la calidad sirviendo, adems, de instrumento para
valorar su eficacia.

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4.2. ARCHIVO

1. Los registros se almacenan de acuerdo a las necesidades por: cdigos, nombres, fechas, modelos,
responsables. Estos registros se recogen segn su elaboracin (diaria, semanal, mensual, anual).

2. Lo registros se archivan en carpetas o archivadores y en sitios adecuados que evitan su deterioro, dao,
prdida y garanticen su fcil acceso. De igual modo, los registros pueden almacenarse en soporte
informtico u otros medios electrnicos, que garanticen una seguridad y reproducibilidad equivalente.

3. Los registros debern ser almacenados de una manera ordenada, de modo que sean fcilmente
recuperables.

4. El personal de la Universidad de Jan tiene acceso a los archivos de los registros de la calidad relativos a
su actividad, siempre y cuando se justifique la necesidad del acceso.

5. Los registros de la calidad podrn estar a disposicin del cliente / usuario / grupos de inters para su
evaluacin en los trminos que autorice la Universidad de Jan.

4.3. TIEMPO DE CONSERVACIN Y DESTINO FINAL

1. Con carcter general los registros de calidad se conservarn durante tres aos a partir de la fecha de
emisin, salvo que se establezca un determinado periodo de conservacin por:

Especificacin en el Control de Registros.

Especificacin en legislacin aplicable.
Especificacin en criterios adoptados por la Universidad de Jan.
Especificacin que se aplique en el Proceso Clave PC12 Gestin Integrada de la
Documentacin.

2. Transcurrido el periodo de archivo obligatorio se proceder a dar destino final a los registros de la
calidad, que podr comprender:

La destruccin o eliminacin fsica del registro.

Su archivo permanente.
Su conservacin segn el tiempo establecido por obligaciones contractuales o por la legislacin
vigente.

5.- REGISTROS

El presente Procedimiento Documentado no genera ningn registro.

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