Optimiser Ses Écrits Professionnels

Amliorer ses crits professionnels: 10.20.
01
Amliorer lefficacit de ?ses crits

professionnels
est une ressource propose David Bollier de

lquipe de lAPP dArras.
Objectifs :
Acqurir une mthode dlaboration de lcrit

Appliquer des rgles et des techniques de rdaction travers des crits dentreprise
Public :
Tout personne dsirant amliorer son aisance rdactionnelle et lefficacit de ses crits
professionnels internes et externes (Lettres et courriers professionnels, note de service,
rapport, note ou rapport de synthse, e-mail.)
Dure : 11 h
Sommaire
Positionnement p3
Mthode et rgles dcriture p4
Progresser en franais p
Exercices dentranement p
La lettre, le courrier professionnel p

La note de service p
Le rapport p
La note ou rapport de synthse p
Le mail p
APP-Entreprises 1
Amliorer ses crits professionnels: 10.20.01
Dmarche gnrale propose
Ce module commence par un positionnement initial qui donne lieu un plan de formation
individualis.
Etabli avec lappui du formateur, ce plan de formation prconisera pour chacun:

les crits professionnels travailler
les points de franais renforcer
Les ressources et les exercices proposs sont choisir et complter par chaque
formateur dAPP avec ceux de son Centre de Ressources.
APP-Entreprises 2
Amliorer ses crits professionnels
Positionnement/
parcours personnalis
Il est prconis, partir dun change avec lapprenant et lanalyse de ses crits
professionnels* :
1. de faire le point
- sur sa pratique des crits professionnels : pourquoi, quand ?sous quelle(s)

forme(s) ?
- sur les difficults rencontres dans leur production
- sur ses attentes
2. de choisir
- les crits travailler dans le module (perfectionnement, acquisition)

- les mthodes de travail adaptes (amlioration de lexistant, rdaction dcrits
nouveaux)
- des points de progrs en matire de franais (vocabulaire, orthographe,
syntaxe, ponctuation)
3. de proposer, en final, un parcours personnalis partir des rsultats obtenus , des

attentes et des contraintes.
* Cf. Fiche descriptive : La formation sappuiera sur des exemples pratiques de votre entreprise. Il
est ncessaire dapporter des crits professionnels rcents qui serviront aux acquisitions et feront
lobjet dune analyse critique et dexercices damlioration .
APP-Entreprises 3
Mthode et techniques dcriture

efficace
1. Rechercher des ides

Ecrire quoi ?
Cherchez et crivez en vrac sur le papier les ides faire passer, les arguments utiliser,
les informations donner, les faits rappeler ..
Choisissez et priorisez les ides, les arguments, les informations en fonction du problme
traiter, du rsultat vis, du destinataire ou du public vis.
2. Structurer ses ides

Organiser ses ides comment?
Vous avez trouv et choisi vos ides cls, vos arguments efficaces,
Vous devez maintenant :
- les ordonner
- et les complter, au besoin.
Pour viter daller dans tous les sens, En effet, vous ne pouvez aller dans tous les
sensvous devez donc construire un support structur, dans lequel vont s'insrer vos
diffrentes ides.
Ce support s'appelle un plan.

Etape obligatoire dans la construction de votre crit, il doit rpondre certaines
exigences :
1. Faire apparatre une logique dans la prsentation des ides
Principe du paragraphe :
APP-Entreprises 4
1 paragraphe = 1 ide
Vous changerez systmatiquement de paragraphe chaque nouvelle ide.
2. Montrer une certaine progression et enchanement
Vous pouvez classer vos ides par ordre d'importance.
C'est cette trame qui va devenir le dveloppement de votre crit, son noyau principal. ce
sera bien entendu, le noyau principal de votre crit.
A ce stade de votre travail, rien n'est encore rdig, mais le plan va vous permettre de
commencer apercevoir "l'allure gnrale" de votre crit.
Vous pouvez donc Commencer regrouper vos ides en vrac, par questions poses ou
par point aborder selon votre lcrit raliser .regardez bien, il existera toujours des liens
entre vos ides....
Et alors, Ensuite, vous allez mettre (donner ?) un titre vos ides, en fonction de ce
qu'elles voquent ; cela va vous permettre de vrifier quelles sont toutes toutes vos ides
sont bien leur place...
Ds qu'il ne vous reste plus d'ides classer, vous pouvez alors passer la leur
structuration interne .de vos ides :
Une ide peut, selon le besoin, tre accompagne d'un exemple l'illustrant.
3. Rdiger ses crits

Ecrire comment ?
Un crit bien rdig est un crit bien crit. ??? Reformulation revoir ?
Il faut donc soigner ici particulirement son style :
- franais simple pour viter les "mal-dit, les "incorrect", les improprits
- style attractif
- phrases assez courtes et lisibles pour ne pas se perdre dans le discours
- ton et vocabulaire adapt au(x) destinataire(s)
- et surtout....pas de fautes d'orthographe (il sagit donc dutiliser un vocabulaire
adapt et de vrifier son orthographe.
Contenus toffer ?
Par exemple :
QUA LITES DU STYLE COMMERCIAL
APP-Entreprises 5
SIMPLICIT ET LISIBILIT
Ecrivez simplement et clairement. Evitez les phrases strotypes.
CONCISION
Fuyez les phrases rallonges. (une enqute rcente auprs de chef dentreprise rvle
quils ne lisent pas une lettre de plus dune page)
UTILIT
Supprimez les mots inutiles, votre crit y gagnera en dynamisme et efficacit
STYLE VIVANT
Utilisez des mots courts et attractifs
Le destinataire dun crit professionnel nest jamais tenu de le lire. Il ne le fera que sil sait
attirer son attention.
Source : adaptation dun support du module Concevoir un document avec WORD propos par
lAPP de Douai.
Exercice dapplication partir dun cas choisir
Exemple :
Lettre de rclamation
Le 23/02/2007, la Socit Norgel, 22 Avenue de la Paix ,62 000 Arras, a livr votre
domicile un chauffe eau command au magasin sous la rfrence BA127.
Aprs vrification, vous constatez quil ne correspond pas votre attente premire.
Les dispositions de l'article L. 121-20 du Code de la consommation autorisent un retour et un
remboursement de lappareil.
Consigne : rdigez une lettre de rclamation pour demander le retour et le remboursement

de lappareil. (Manuscrite ou sous Word)
4. Prsenter ses crits

Mettre en page comment?
Petit texte qui renvoie au module Concevoir un document avec WORD
APP-Entreprises 6
Proposition de rdaction de la lettre

prcdente
Arras le 24 fvrier 2007
Nom Socit Norgel

Adresse 22 Avenue de la Paix
62000 Arras
Rfrence de la commande :
Objet : retour matriel.
Madame, Monsieur,
Je fais suite la commande d'un chauffe eau passe auprs de votre service commercial
sous la rfrence Ba 127 et reu hier mon domicile.
Je ne suis pas satisfait de cet article qui ne correspond pas mon attente premire.
Aussi, comme l'autorisent les dispositions de l'article L. 121-20 du Code de la consommation,

je vous retourne cet objet et vous en demande le remboursement par tout moyen votre
convenance.
Je vous prie d'agrer, Madame, Monsieur, mes salutations les meilleures.
Nom Prnom
APP-Entreprises 7
Progresser en franais
Des sites vous seront sont proposs ce titre pour progresser dans les domaines .de
lorthographe, du vocabulaire, de la ponctuation..y remdier dans la page exercices.
Par exemple :
http://www.ccdmd.qc.ca/fr/franc/Exercices_Enligne.html?sect=Exercices#
Site qubcois prsentant des exercices de rvisions interactifs en franais (Orthographe

grammaticale et dusage, vocabulaire et expression, syntaxe et franais au bureau (trs
recommand)
Ce site, exploiter avec laide initiale du formateur, est dautant plus intressant quil permet
par domaine de procder :
- un autodiagnostic
- la construction dun parcours de renforcement individualis.
A enrichir par chaque APP.
APP-Entreprises 8
Exercices dentranement
dcrits professionnels
Mthode de travail
2 scnarios possibles en fonction de la modalit de travail prconise au positionnement

initial.
Analyse critique et amlioration dcrits existants apports par la personne
- fond
- forme (syntaxe, lisibilit, style)
- prsentation
Et/ou rdaction dun crit nouveau
- au choix de lapprenant
- partir de cas proposs
Droulement type pour chaque crit
Rappel dinformation sur lcrit

Ralisation du ou des exercices
Analyse et exploitation des rsultats
- feed-back du formateur pour loptimisation des crits existants et choisis par

lapprenant
- proposition dexemples ou feed-back pour les cas proposs
APP-Entreprises 9
La lettre, le courrier professionnel
Rappel dinformation
La lettre, le courrier professionnel
Objectifs Contenu Forme Style
Vise un but Cibl (efficacit). Doit servir lide (une par ). Adapt au correspondant,
oprationnel. au but de lcrit.
Structur en (< 10 Prsentation AFNOR adapter
Objectif clairement lignes) exemples
aux usages de lentreprise : Verbe daction.
dfini. de mthodes : faits /
- souscription (titre de civilit,
opinions / adresse du destinataire) Clair, simple, neutre.
Il est concret, positif, recommandations, ou
- ville de provenance et date
raliste. pass / prsent / futur. du jour Phrases courtes.
- rfrences
Trs vari : informer, Lcrit = image de marque - objet Toujours courtois.
tre inform, de lentreprise. - pice(s) jointe(s) ou PJ
persuader, rfuter, - titre de civilit. Eviter le jargon.
ordonner, Il est aussi un moyen de
recommander. preuve. Toute lettre comporte :
une introduction un Esthtique, motif.
dveloppement, une conclusion,
une formule de politesse, et
signature suivie ou prcde de la
fonction sans civilit.
Types de lettres : lettre de vente, promotionnelle, de relance, de rclamation, lettres type, lettre de demande
dinformations (confidentielles) etc.
Travail de prparation indispensable : mthodes de recherche des ides

Relecture voix haute ou faire lire par un il neuf.
Daprs une ressource du CRDP de lAcadmie de Caen (Dominique Catou) vrifier
APP-Entreprises 10
Proposition de cas :
(A constituer : univers professionnel et /ou extraprofessionnel)
Exemples :
1. Vous tes artisan indpendant.

Vous avez des difficults passagres de trsorerie, un impay, des retards de paiement
client. Vous ne pouvez pas payer vos cotisations Urssaf.
Consigne :
Vous demandez par lettre lorganisme de gestion du rgime obligatoire, Urssaf, MSA un
dlai de paiement des cotisations. . (Manuscrite ou sous Word)
2. 3 jours avant votre dpart en vacances, votre agence de voyage Beau soleil vous
informe quelle modifie les prix de ses prestations invoquant pour cela laugmentation du
cot des transports intervenues depuis le moment de votre inscription.
Or les modalits de rvision obissent des rgles strictes. (Arrt du 27 juillet 1983) :
elles doivent avoir t prvues et portes la connaissance du public. De telle clause
doivent figurer sur les catalogues et documents publicitaires. A dfaut, elles sont illicites.
De plus, aucune hausse ne peut vous tre rclame dans les 30 jours prcdents votre
dpart.
Consigne :
Vous demandez par lettre lagence le respect du montant du bon de commande
sign .
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La note de service
Rappel dinformation
La note de service
Elle est interne : Texte bref, prcis, soign Un titre. Clair, prcis, concis et
- transmettre un ordre et clair. Accessoirement un numro, une dtaill (date, rfrences,
- faire connatre une rfrence (pas la note lieux, dlais, personnes
dcision prise par la Expose des faits, des dinformation). concernes...).
hirarchie. opinions, des Le service metteur.
recommandations, des Destinataire(s) - Lobjet - La date Direct et impersonnel
Note dinstructions : mesures prises, des Moyen de transmission : pour (forme passive frquente :
donne des consignes solutions. affichage, pour information, par il a t dcid ).
(ton impratif). mail
Dcrit des oprations Pas de titre de civilit, pas de Courtois.
Note dinformation : effectuer. formule de politesse.
transmettre une ou des Nom du signataire et fonction Attractif (si affichage).
informations. Concerne un seul sujet. Interligne entre les .
Mmo ( lorigine) : Un plan cohrent. Pas de prsentation normalise.

est une note rappele.
Informatif.
On peut appliquer ces principes au courrier lectronique (surtout interne)
Daprs une ressource du CRDP de lAcadmie de Caen (Dominique Catou) vrifier
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Proposition de cas
Exemples.
1. Vous tes chef de Service au sein dune entreprise, vous devez raliser une note de
service pour informer les salaris des nouvelles rgles et disposition concernant
linterdiction de fumer au travail et les inviter les respecter imprativement.
2. dvelopper
3. dvelopper
APP-Entreprises 13
Le rapport
Rappel dinformation
Le rapport
Aider la dcision. Expos de faits, dvnements, Pas de titre de civilit. Direct mais neutre.
de situations, de prises de Un rapporteur (Nom).
Une demande d'un position etc. Un destinataire (suprieur Personnel (je, nous) ou
suprieur. hirarchique). impersonnel.
Formulation dun problme. Une date.
Analyser Un titre et un objet.
Critiquer Une dmonstration argumente ; Une signature (qualit du
Apprcier, justifier rapporteur).
Proposer, suggrer. Aboutir une conclusion
prsentant des suggestions, des Pas de prsentation
dcisions prendre, des normalise.
demandes, des recommandations,
des avis et des critiques.
Rigueur sur le fond et la forme :

un plan (introduction,
dveloppement et conclusion).
Dans certaines entreprises ou situations, il est trs proche du compte-rendu (rapport dactivit).
Daprs une ressource du CRDP de lacadmie de Caen (Dominique Catou) vrifier
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Proposition de cas
A dvelopper :
Rapport daccident par exemple
APP-Entreprises 15
La note ou le rapport de synthse
Rappel dinformation
La note ou rapport de synthse
Note de synthse Rcapitulatif des Comme la note Style concis et neutre

informations essentielles sur classique.
Rsumer un un sujet, une situation, un Eviter la paraphrase, trop de
ensemble projet, sans dnaturer les Recours une page de citations
dinformations, pour documents d'origine. garde, une page
un responsable (lui sommaire, une
viter une lecture Un plan : une structure pagination pour les
fastidieuse). originale et logique, avec notes longues.
des titres et sous-titres.
Penser des schmas,
tableau, graphiques
pour faciliter la lecture.
Rapport Etude comparative dun Pas de titre de civilit Direct mais neutre
ensemble dlments donns Un rapporteur (Nom)
Ce nest pas un afin de faciliter la dcision Un destinataire Personnel (je, nous) ou
rapport danalyse. ou lanalyse. (suprieur hirarchique) impersonnel
Une date
Etudier plusieurs Rigueur sur le fond et la Un titre et un objet
solutions, projets, forme : un plan Une signature (qualit
thses proposs. (introduction, du rapporteur)
dveloppement et
Comparer, opposer, conclusion). Pas de prsentation
regrouper. Cela nempche par le normalise
rapporteur de donner son
avis
Lanalyse de documents, llaboration dun plan, et la rdaction sont trs importantes.
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Proposition de cas dvelopper
Exemples
1. Votre Chef de service vous demande de faire un rapport de synthse du discours de

Dominique Perben, Ministre des Transports, de lEquipement, du Tourisme et de la Mer,
prononc Lyon le 27 Octobre 2005 en ouverture du premier salon Ecomobile.
Lien joint http://www.ecomobile.fr/Pdf/discourt_D_Perben.pdf
2.
3.
APP-Entreprises 17
Le mail (courriel ?)
Rappel dinformation
Le mail
Ecrire pour Bien rpondre un email Rpondre : Style concis

communiquer. cest aussi savoir se servir - soit en un seul bloc (
du message de lexpditeur placer avant ou aprs la
Ecrire pour faire bon escient: question ou le message
ragir. ne garder du message que de lexpditeur)
les lments qui seront en - soit en saucissonnant le
relation avec sa rponse. message et en rpondant
point par point son
correspondant
APP-Entreprises 18
Proposition de cas dvelopper
Exemples
1. Vous venez de recevoir un mail dun de vos fournisseurs qui vous informe de la rupture
de stocks de pices pour une semaine. Vous lui faites part de votre mcontentement car
vous avez des dlais de livraison respecter et de votre volont ,si aucune solution nest
trouve,de changer de fournisseur.
2.
3.
APP-Entreprises 19

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Amliorer lefficacit de ?ses crits

est une ressource propose David Bollier de

Acqurir une mthode dlaboration de lcrit

Mthode et rgles dcriture p4

La lettre, le courrier professionnel p

Dmarche gnrale propose

Etabli avec lappui du formateur, ce plan de formation prconisera pour chacun:

Amliorer ses crits professionnels

- sur sa pratique des crits professionnels : pourquoi, quand ?sous quelle(s)

- les crits travailler dans le module (perfectionnement, acquisition)

3. de proposer, en final, un parcours personnalis partir des rsultats obtenus , des

Amliorer ses crits professionnels

Mthode et techniques dcriture

1. Rechercher des ides

2. Structurer ses ides

Ce support s'appelle un plan.

1. Faire apparatre une logique dans la prsentation des ides

Vous changerez systmatiquement de paragraphe chaque nouvelle ide.

2. Montrer une certaine progression et enchanement

Vous pouvez classer vos ides par ordre d'importance.

3. Rdiger ses crits

Il faut donc soigner ici particulirement son style :

QUA LITES DU STYLE COMMERCIAL

Exercice dapplication partir dun cas choisir

Consigne : rdigez une lettre de rclamation pour demander le retour et le remboursement

4. Prsenter ses crits

Petit texte qui renvoie au module Concevoir un document avec WORD

Amliorer ses crits professionnels

Proposition de rdaction de la lettre

Arras le 24 fvrier 2007

Nom Socit Norgel

Objet : retour matriel.

Aussi, comme l'autorisent les dispositions de l'article L. 121-20 du Code de la consommation,

Je vous prie d'agrer, Madame, Monsieur, mes salutations les meilleures.

Amliorer ses crits professionnels

Site qubcois prsentant des exercices de rvisions interactifs en franais (Orthographe

A enrichir par chaque APP.

2 scnarios possibles en fonction de la modalit de travail prconise au positionnement

Analyse critique et amlioration dcrits existants apports par la personne

Et/ou rdaction dun crit nouveau

Droulement type pour chaque crit

Rappel dinformation sur lcrit

- feed-back du formateur pour loptimisation des crits existants et choisis par

La lettre, le courrier professionnel

La lettre, le courrier professionnel

Objectifs Contenu Forme Style

Travail de prparation indispensable : mthodes de recherche des ides

Daprs une ressource du CRDP de lAcadmie de Caen (Dominique Catou) vrifier

(A constituer : univers professionnel et /ou extraprofessionnel)

1. Vous tes artisan indpendant.

Objectifs Contenu Forme Style

Mmo ( lorigine) : Un plan cohrent. Pas de prsentation normalise.

On peut appliquer ces principes au courrier lectronique (surtout interne)

Daprs une ressource du CRDP de lAcadmie de Caen (Dominique Catou) vrifier

Objectifs Contenu Forme Style

Rigueur sur le fond et la forme :

Daprs une ressource du CRDP de lacadmie de Caen (Dominique Catou) vrifier

Rapport daccident par exemple

La note ou le rapport de synthse

La note ou rapport de synthse

Objectifs Contenu Forme Style

Note de synthse Rcapitulatif des Comme la note Style concis et neutre

Lanalyse de documents, llaboration dun plan, et la rdaction sont trs importantes.