Nociones bsicas sobre organizacin,

descripcin y conservacin de
documentos de archivo

rea de Investigacin Histrica del Archivo General de la Universidad

Comisin Coordinadora del Interior

Presentacin elaborada por la Arch. Ana Laura Cirio, para los talleres de capacitacin dictados
en el marco del proyecto conjunto AGU-CCI. 2012
archgral@oce.edu.uy
Qu es un documento?

Es la combinacin de un soporte y la
informacin contenida en l, que puede ser
usado como prueba o para consulta.

Diccionario de Terminologa Archivstica

Qu elementos lo componen?

Soporte: le confiere corporeidad.

Informacin: es la noticia que transmite.

Registro: es la forma en que la informacin se

fija al soporte
 Qu caractersticas lo
diferencian de otras fuentes de
informacin?
gnesis:
se producen en un proceso
natural de actividad, surgen como
producto y reflejo de las tareas de su
productor, no son algo ajeno a l.
 Qu caractersticas lo
diferencian de otras fuentes de
informacin?
exclusividad:
son fuentes primarias de
informacin, su contenido rara vez
se encuentra en otro documento con
idntica extensin e intensidad, es
exclusiva.
 Qu caractersticas lo
diferencian de otras fuentes de
informacin?
carcter seriado:
se producen uno a uno y van
formando series con el paso del
tiempo, como resultado de una
misma actividad, tipologa
documental o como consecuencia de
relaciones derivadas de su
produccin, recepcin o utilizacin.
 Qu caractersticas lo
diferencian de otras fuentes de
informacin?
interrelacin:
como principio general las piezas
aisladas (documentos sueltos) no
tienen sentido o tienen muy poco, su
razn de ser viene dada por su
pertenencia a un conjunto y por las
relaciones establecidas entre s.
Cules son sus caracteres
internos y externos?
externos
clase: es el procedimiento
empleado para transmitir la
informacin.
Textuales
Iconogrficos
Sonoros
Audiovisuales
Electrnicos
Cules son sus caracteres
internos y externos?
externos
tipo: revela tanto la estructura
como el contenido del documento ya
que deriva de la accin
representada.
Informes
Actas
Resoluciones
Leyes
etc.
 Cules son sus caracteres
internos y externos?
externos
formato: depende del tipo de
soporte.
Legajos
Volmenes
Medidas en m. cm. o mm.
Cules son sus caracteres
internos y externos?
externos
cantidad: se refiere al nmero
de unidades.

forma o tradicin documental:

determina si se trata de un
documento original o una copia.
 Cules son sus caracteres
internos y externos?
internos
entidad productora: es el
productor del documento, que
puede ser una institucin pblica
o privada as como una persona
fsica o familia.
 Cules son sus caracteres
internos y externos?
internos
origen funcional: razones por
las que se cre el documento,
tomando en consideracin y en
este orden: la funcin, la actividad
y el trmite por los que ha sido
realizado.
 Cules son sus caracteres
internos y externos?
internos
fecha y lugar de produccin.

Contenido sustantivo: es el
asunto o tema del que trata el
documento.
Por qu etapas transita un
documento?
ciclo vital
Es un teorema que establece que
el documento cumple un ciclo de
vida similar al de un organismo
biolgico, el cual nace (fase de
creacin), vive (fase de
mantenimiento y uso) y muere
(expurgo o conservacin
permanente).
 Por qu etapas transita un
documento?
Etapas y edades:

- Etapa pre-archivstica:
1 edad: momento de planificacin y
tramitacin (Archivo de gestin).
- Etapa archivstica:
2 edad: momento de vigencia y plazo
precaucional (Archivo Administrativo o
Intermedio).
3 edad: documento de conservacin
permanente (Archivo Histrico).
De qu depende que un documento se
elimine o se conserve ?

Valor del documento: depende de la finalidad con la que

se cre el documento y de la utilidad que puede tener a
posteridad.

Primario: es el que tienen los documentos durante

la tramitacin, vigencia y plazo precaucional. Poseen
valor jurdico, legal, contable o tcnico.

Secundario: aflora una vez culminado el valor

primario. Lo poseen los documentos cuya informacin
interesa para la investigacin, la historia o la cultura,
por lo cual se conservan permanentemente.
Qu es la valoracin y cul es
su importancia?
Consiste en analizar y determinar el tiempo que el
documento posee valor primario y si poseen valor
secundario, fijando los plazos de transferencia, acceso y
conservacin o eliminacin total o parcial.

Es una tarea que se vincula con el resto de los procesos

fundamentales de la archivstica y que es fundamental para
evitar la acumulacin de documentos innecesarios.

Debe considerarse como un proceso planificado,

realizado con responsabilidad y pleno conocimiento de las
series, evitando que se practique para solucionar colapsos
en los depsitos.
Cul es la importancia de la
gestin de documentos?
La gestin de documentos est vinculada al concepto
de ciclo vital; se encarga de controlar de manera eficiente
y sistemtica la produccin, reunin, organizacin,
conservacin, acceso, disposicin y destino final de los
documentos que han sido producto de las funciones de
una organizacin.

Esto permite a las organizaciones dar respuesta a

situaciones que requieran el respaldo documental,
favorece la toma de decisiones, la rendicin de cuentas,
le permite tener memoria y proteger sus intereses. Esta
planificacin se basa en los principios de economa y
eficacia.
 En cuntos niveles pueden
organizarse los documentos?
Los documentos se organizan en niveles
de descripcin, los cuales resultan de la
jerarqua en que se fueron produciendo.

Los niveles bsicos, del ms general al

ms especfico, son: fondo, subfondo, serie
y unidad documental, pero existen otros
intermedios que se utilizan en funcin de la
complejidad de la entidad productora.
 En cuntos niveles pueden
organizarse los documentos?
Fondo:

Conjunto de documentos, con

independencia de su tipo documental o
soporte, producidos orgnicamente y/o
acumulados por una persona fsica, familia o
entidad en el transcurso de sus actividades y
funciones como productor.
 En cuntos niveles pueden
organizarse los documentos?
Subfondo:

Subdivisin del fondo consistente en un

conjunto de documentos relacionados entre
s, que se corresponde con las subdivisiones
administrativas de la institucin u
organismo que los origina, y cuando esto no
es posible, con agrupaciones geogrficas,
cronolgicas, funcionales o similares de la
propia documentacin.
 En cuntos niveles pueden
organizarse los documentos?
Serie:

Documentos organizados de acuerdo a un

sistema de archivo o conservados formando
una unidad como resultado de una misma
acumulacin, del mismo proceso
archivstico, o de la misma actividad, que
tienen una forma particular, o como
consecuencia de cualquier otra relacin
derivada de su produccin, recepcin o
utilizacin.
 En cuntos niveles pueden
organizarse los documentos?
Unidad documental:

Es la unidad archivstica ms pequea,

intelectualmente indivisible. Puede ser
simple o compuesta.
 En cuntos niveles pueden
organizarse los documentos?
Niveles intermedios:

Subfondo subordinado

Grupo de series

Subserie
 En cuntos niveles pueden
organizarse los documentos?
Coleccin:

Conjunto artificial de documentos

acumulados sobre a base de alguna
caracterstica comn, sin tener en cuenta su
procedencia.
Qu implica la organizacin de
documentos?

La organizacin es un procedimiento que

engloba dos procesos fundamentales: la
clasificacin y la ordenacin.

Responde a una doble necesidad:

proporcionar una estructura lgica al fondo
documental, de modo que refleje la
naturaleza del organismo productor y
facilitar la localizacin de los documentos.
 Clasificacin

Consiste en la agrupacin jerrquica de

los documentos mediante agregados o
clases, desde los ms generales a los ms
especficos.

Estas clases no se definen a priori sino

que surgen del anlisis de la historia y
funciones de la entidad productora, y
respetando los principios de Procedencia y
de Respeto al orden original.
 Clasificacin
Principio de Procedencia o de Respeto de los
fondos

Es un principio fundamental de la archivstica que

establece que los documentos producidos por una
institucin u organismo no deben mezclarse con los
de otros.

Natalis de Wailly recomendaba en 1841, unir los

diferentes documentos por fondos, es decir, reunir
todos los ttulos que provengan de un cuerpo, de un
establecimiento, de una familia o de un individuo, y
colocar despus con un cierto orden los diferentes
fondos....
 Clasificacin
Principio de Respeto al Orden Original

Establece que debe preservarse el orden

atribuido a los documentos en la entidad
productora ya que este representa el orden natural
en el que los documentos se han generado.

Nace en Prusia, en 1881, y complementa al

principio de Procedencia, ambos representan el
fundamento terico y metodolgico de la
archivstica.
 Clasificacin
Sistemas

La clasificacin de documentos puede basarse en:

a. la organizacin administrativa de la entidad

productora (sistema orgnico)

b. las funciones que dieron origen a los

documentos (sistema funcional)

c. la combinacin de ambos elementos (sistema

orgnico-funcional)
 Clasificacin
Sistema orgnico

Para utilizar este sistema debemos construir o

reconstruir la estructura administrativa de la entidad
productora, peguntndonos quin, dnde y cundo
produjo los documentos.
Para ello podemos valernos de organigramas, actas de
fundacin, u otros documentos que refieran a los
diferentes departamentos o secciones de la institucin.

Este sistema es el menos complejo de realizar, pero es

el menos consistente, ya que la estructura suele variar por
cambios de denominacin o supresin de funciones.
 Clasificacin
Sistema funcional

Para utilizar este sistema debemos analizar las

funciones que tiene asignadas la entidad, de la cual
derivan las actividades y tareas que son la razn por las
que se producen documentos. Debemos preguntarnos
por qu, cmo y cuando se produjo el documento.
Para ello podemos valernos en los documentos
fundacionales, que suelen establecer la poltica y misin
de la entidad.
Este sistema es el ms adecuado, dado que las
funciones son ms estables en el tiempo que la
estructura administrativa, por lo cual la clasificacin es
ms consistente.
 Clasificacin

Sistema orgnico-funcional

Es la combinacin de los sistemas anteriores, el

cual permite realizar una clasificacin menos
compleja que la funcional pero que tenga cierta
consistencia.
 Clasificacin
Cuadro de clasificacin

Se trata de la representacin material del sistema

de clasificacin elegido.

Es un sistema que organiza intelectualmente la

informacin y que permite situar los documentos
considerando las relaciones de unos con otros.

No se elaboran a priori sino habiendo analizado

la historia de la institucin, su estructura, sus
procedimientos.
 Clasificacin
Cuadro de clasificacin
Principios:
Delimitacin: su objeto es el fondo.

Unicidad: el cuadro se concibe para representar toda la

documentacin, independientemente de su
cronologa.

Estabilidad: es conveniente que se base en las funciones de

la entidad, cuya perdurabilidad en el tiempo permite lograr una
clasificacin ms segura y estable.

Simplificacin: desarrollar subdivisiones justas y precisas,

aquellas cuya presencia sea fundamental e ineludible para
clasificar el fondo.
 Ordenacin

Es la operacin de unir los documentos

de acuerdo a un mtodo establecido a priori.

Estos mtodos surgen a partir del

elemento que ms nos acerca al contenido
del documento, como puede ser la fecha, el
nombre de personas, instituciones o
lugares, o el nmero asignado al
documento.
 Ordenacin

Sistemas

Cronolgico
Alfabtico (onomstico, patronmico
o topogrfico)
Numrico
Alfanumrico
Cmo se comunica el documento
con el usuario?
El documento llega al usuario a travs de la
descripcin, cuya finalidad coincide con la de la
propia documentacin: informar

Es una tarea encaminada a poner los

documentos a disposicin de los usuarios
mediante la representacin de su contenido en
instrumentos de descripcin.

Esta representacin debe ser exacta, objetiva

y suficiente.
 Descripcin

Instrumentos de descripcin

Gua:
Describe globalmente las grandes
agrupaciones documentales, esboza la
historia de la entidad productora y brinda
informacin auxiliar referente a los servicios
que brinda el archivo, sus horarios y la
informacin de contacto.
 Descripcin

Instrumentos de descripcin

Inventario:
Describe las unidades que componen las
series, dispuestas segn el orden que tienen
en el cuadro de clasificacin y reproduciendo
su estructura.

Tiene una doble finalidad: conocer qu es

lo que se tiene y cmo est organizado, e
informar con precisin acerca de su
contenido y localizacin.
 Descripcin

Instrumentos de descripcin

Inventario:
En funcin de las unidades que describe
podemos distinguir entre:
a. Inventario somero
b. Inventario descriptivo
c. Inventario analtico
Inventario somero
 Descripcin

Instrumentos de descripcin

Catlogo:
Tiene la finalidad de describir
exhaustivamente las unidades documentales,
tanto en sus caracteres internos como en los
externos.
Dada su naturaleza pormenorizada no puede
aplicarse a agrupaciones documentales grandes,
sino que se realiza con documentos que por su
frecuente consulta, estado de conservacin u
otra caracterstica lo amerite.
 Descripcin
Norma Internacional General de Descripcin
Archivstica ISAD (G)
Elaborada por el Consejo Internacional de
Archivos en 1994 y reeditada en 2000 tras su revisin.

Constituye una gua general para la elaboracin

de descripciones archivsticas.

Contiene reglas generales que pueden aplicarse

con independencia de la tipologa y soporte del
documento y se basa en los principios fundamentales
de la archivstica
 Descripcin

Norma Internacional General de Descripcin

Archivstica ISAD (G)
sus objetivos son:

. Garantizar la elaboracin de descripciones

coherentes, pertinentes y explcitas

. Facilitar el acceso a la informacin y su

intercambio

. Hacer posible la integracin de las

descripciones procedentes de distintos lugares en un
sistema unificado de informacin
 Descripcin

Norma Internacional General de Descripcin

Archivstica ISAD (G)

Descripcin multinivel:
la norma puede utilizarse tanto para
describir al fondo como a las partes que lo
componen. La suma de esas descripciones,
jerrquicamente unidas entre s, representan lo
que se denomina descripcin multinivel.
 Descripcin

Norma Internacional General de Descripcin

Archivstica ISAD (G)

Reglas de la descripcin multinivel:

. Descripcin de lo general a lo particular
. Informacin pertinente al nivel de
descripcin
. Interconexin de las descripciones
. No repeticin de la informacin
 Descripcin
Norma Internacional General de Descripcin
Archivstica ISAD (G)

1. rea de identificacin: informacin esencial

para identificar la unidad de descripcin.

. Cdigo de referencia
. Ttulo
. Fecha
. Nivel de descripcin
. Volumen y soporte de la unidad de
descripcin
 Descripcin
Norma Internacional General de Descripcin
Archivstica ISAD (G)

2. rea de contexto: informacin relativa al

origen y custodia de la unidad de descripcin

. Nombre del/os productor/es

. Historia institucional/resea biogrfica
. Historia archivstica
. Forma de ingreso
 Descripcin
Norma Internacional General de Descripcin
Archivstica ISAD (G)

3. rea de contenido y estructura : informacin

relativa al objeto y organizacin de la unidad de
descripcin

. Alcance y contenido
. Valoracin, seleccin y eliminacin
. Nuevos ingresos
. Organizacin
 Descripcin
Norma Internacional General de Descripcin
Archivstica ISAD (G)

4. rea de acceso y utilizacin : informacin

relativa a la accesibilidad de la unidad de descripcin

. Condiciones de acceso
. Condiciones de reproduccin
. Lengua/escritura de la documentacin
. Caractersticas fsicas y requisitos tcnicos
. Instrumentos de descripcin
 Descripcin
Norma Internacional General de Descripcin
Archivstica ISAD (G)

5. rea de documentacin asociada : informacin

relativa a documentos que tengan relacin
significativa con la unidad de descripcin

. Existencia y localizacin de los originales

. Existencia y localizacin de copias
. Unidades de descripcin relacionadas
. Nota de publicaciones
 Descripcin
Norma Internacional General de Descripcin
Archivstica ISAD (G)

6. rea de notas: informacin especial o aquella

que no ha podido incluirse en otras reas

. Notas
 Descripcin
Norma Internacional General de Descripcin
Archivstica ISAD (G)

7. rea del control de la descripcin : informacin

relativa al cmo, cundo y quien ha elaborado la
descripcin.

. Nota del archivlogo

. Reglas o normas
. Fecha de la descripcin
 Descripcin
Norma Internacional General de Descripcin
Archivstica ISAD (G)

Elementos obligatorios en toda descripcin:

Cdigo de referencia
Ttulo
Productor
Fechas extremas
Volumen de la unidad de descripcin
. Nivel de descripcin
 Descripcin
Normas complementarias de la ISAD (G)

. ISAAR CPF: Norma Internacional sobre los Registros

de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones,
Personas y Familias

Proporciona reglas generales para la normalizacin de

la descripcin relativa a los productores de documentos
de archivo y al contexto de su produccin.

La descripcin de los productores es una tarea muy

importante, ya que es un dato primordial para respetar el
principio de procedencia y se utiliza como punto de
acceso.
CIA 1995 primera edicin, 2004 segunda edicin.
 Descripcin
Normas complementarias de la ISAD (G)

. ISDF: Norma Internacional para la Descripcin de

Funciones

Sirve de gua para elaborar la descripcin de las funciones

de la entidad productora de documentos, entendiendo a la
funcin como cualquier objetivo, responsabilidad o tarea
asignada por legislacin poltica o mandato.

La descripcin de funciones juega un papel fundamental en

la explicacin de la procedencia de los documentos por lo que
ayudan a situarlos firmemente en su contexto de produccin y
utilizacin.
CIA 2007 primera edicin.
 Descripcin
Normas complementarias de la ISAD (G)

. ISDIAH: Norma Internacional para describir instituciones

que custodian fondos de archivo

El principal objetivo de esta norma es facilitar la descripcin

de aquellas instituciones cuya funcin primordial es la
conservacin de los documentos de archivo y de su difusin al
pblico en general.
Permite asimismo:
. Identificar y contactar instituciones que
conservan archivos.
. Crear directorios de archivos
CIA 2008 primera edicin
 Descripcin
Bases de datos

Son herramientas que nos ayudan a sistematizar la

informacin de los instrumentos de descripcin para
hacerlos accesibles a los usuario de modo eficiente y
rpido.

Las posibilidades en cuanto a software estn muy

vinculadas al desarrollo de la tecnologa informtica,
ampliando la oferta de programas pensados para
funciones especficas.

En lo que tiene que ver con los archivos, vamos a

referirnos a tres posibilidades: CD/ISIS para Windows
(Winisis), ICA AtoM y Google Docs.
 Descripcin
Bases de datos Winisis

CDS/ISIS es un software desarrollado,

mantenido y difundido por la UNESCO a partir de
1985, con sucesivas revisiones y versiones, bajo
la direccin de Giampaolo del Bigio.
La versin para Windows se present en 1995.
Si bien se trata de un software gratuito, no es
un software libre, ya que los cdigos y la
distribucin pertenecen a la Unesco.
 Descripcin
Bases de datos Winisis

Permite crear bases de datos con los campos

que necesite el usuario.
Ingresar, modificar, corregir o borrar registros.
Recuperar registros por su contenido, gracias a
su sistema de definicin de trminos de
bsqueda.
Ordenar registros segn la secuencia deseada.
Imprimir la totalidad de los registros o parte de
ellos.
 Descripcin
Bases de datos ICA AtoM

Base promovida por el Consejo Internacional de

Archivos, basado en un software de cdigo abierto
para la creacin y publicacin de descripciones de
documentos de archivo.
El primer prototipo estuvo disponible en 2006,
mientras que la primera versin considerada estable u
oficial fue presentada en 2010.
Permite elaborar descripciones multinivel a travs
de la norma ISAD (G), as como elaborar registros de
autoridad, de funciones y descripciones de los centros
que custodian documentos.
 Descripcin
Bases de datos ICA AtoM

Principales ventajas:
Est basada en las normas estandarizadas por el
CIA (ISAD-G, ISAAR-CPF, ISDF, ISDIAH)
Posee capacidad para importar y exportar
Facilita la gestin de relaciones entre los distintos
tipos de registros
Permite adecuarse al formato DUBLIN CORE
Puede consultarse a travs de Internet
Permite gestionar imgenes
Tiene opciones de usuario en diferentes idiomas
 Descripcin

Google Docs/Formularios

Google Docs es un conjunto de productos que

permite crear distintos tipos de documentos, trabajar
en ellos con otros usuarios en tiempo real y
almacenar documentos y otros archivos. Esto se
realiza en lnea.
 Descripcin
Google Docs/Formularios

Permite:
. Compartir la base con otros usuarios a los cuales se
les puede atribuir diversos permisos de acceso y
posibilidades de edicin.
. Descargar documentos de Google Docs en los
formatos de Word, OpenOffice, RTF, PDF, HTML o ZIP.
. Traducir un documento a otro idioma.
. Enviar los documentos como archivos adjuntos a
otras personas.
Cmo lograr que los documentos
mantengan su integridad fsica?
Conservacin

Se puede definir como toda actividad humana

encaminada a aumentar la esperanza de vida de
los documentos.

Se compone por las acciones de preservacin

o conservacin preventiva y las prcticas de
restauracin o conservacin emergente.
Cmo lograr que los documentos
mantengan su integridad fsica?
Conservacin preventiva

Su finalidad es proporcionar las condiciones

adecuadas de almacenamiento y manipulacin a fin de
evitar la aparicin de agentes de deterioro que puedan
causar daos al documento.

Entendemos como deterioro a las transformaciones

fsicas y qumicas que tienen lugar en los documentos,
por un uso excesivo o inadecuado, por exposicin a
condiciones ambientales desfavorables o provenientes de
la inestabilidad intrnseca de los materiales, que afectan
su forma fsica y su aspecto original.
Cmo lograr que los documentos
mantengan su integridad fsica?
Conservacin preventiva

Para poder aplicar acciones de

conservacin preventiva es fundamental
conocer lo que queremos conservar, entender
cmo se compone y cmo afectan los
diversos agentes de deterioro a cada
elemento de la estructura.
 Conservacin preventiva
El papel
Los primeros experimentos en su fabricacin
datan del ao 105 DC, en China, donde se mantuvo
en secreto la tcnica durante aproximadamente 500
aos.
En el ao 610 se introdujo en Japn, en el 751 en
Asia Central y en el 800 lleg a Egipto.
En Europa se introdujo por los rabes, instalndose
las primeras fbricas en los siglos XII y XIII, y en
Amrica ingres en 1580, cuando lleg a Mxico.
 Conservacin preventiva

El papel
La materia prima fundamental en los inicios de los
procesos de fabricacin fueron los trapos de seda, lino y
algodn, corteza de morera, camo y lino.
Al expandirse la fabricacin a diversos pases, el uso de
papel se extendi de tal modo que en los siglos XVII y XVIII
comenzaron a escasear los trapos, por lo que surgi en 1840
el uso de una mquina que trituraba madera y produca la
pasta de celulosa necesaria para la fabricacin del papel.
 Conservacin preventiva

El papel
Actualmente el proceso es totalmente industrial,
obteniendo la pasta a partir del triturado de la madera
de la que se extrae la celulosa.
Luego esta se depura, lava, blanquea y refina, y se le
incorporan diversas sustancia en funcin del tipo de
papel que se est fabricando.
Posteriormente se prensa, alisa y se coloca en
bobinas.
 Conservacin preventiva
El papel
La estabilidad del papel depende en gran medida de las caractersticas de
sus componentes, dentro de los cuales encontramos:
FIBRAS: proceden de la celulosa. Cuanto ms largas y entrelazadas estn,
ms resistente ser el papel.
AGUA: adems de la que contiene en su estructura, hay que considerar la
que absorbe y libera del medio ambiente ya que es higroscpico.
LIGNINA: es un componente de la madera que se caracteriza por su color
amarillo y su capacidad de reaccionar ante los rayos UV y su alta acidez.
ENCOLANTE: sustancias tales como almidn, alumbre o colofonia; se
incorporan para otorgarle ciertas propiedades al papel, tales como solidez,
resistencia, evitar corrimiento de tintas.
BLANQUEDOR: se ha utilizado mucho el cloro.
 Conservacin preventiva
. Las fotografas
La fotografa se conoce desde 1839, con la invencin del
daguerrotipo en Francia. No obstante, las investigaciones y
experimentaciones para lograr fijar imgenes mediante la accin de la
luz comenzaron un tiempo antes.
A lo largo de estos 173 aos que han pasado desde entonces se han
utilizado diversos soportes y tcnicas para reproducir las imgenes,
sobretodo con el afn de reproducir el color y disminuir el tiempo de
exposicin.
Una vez entrado el siglo XX, la produccin de copias en soporte
papel a travs de ampliadoras y procesos de revelado qumico, as
como la aparicin de soportes flexibles, hizo que se incrementara su
produccin, por lo que es frecuente encontrar fotografas en los
fondos documentales.
 Conservacin preventiva
. Las fotografas
Se componen por una estructura en capas, que puede incluir
de una a tres dependiendo del soporte y del procedimiento
fotogrfico:
 Conservacin preventiva

Soportes
. Papel
. Metal (cobre, lata)
. Vidrio
. Plstico
. Nitrato de celulosa (1889)
. Acetato de celulosa (1924)
. Polister (1955)
 Conservacin preventiva
. Aglutinantes
. Albmina: se obtiene batiendo claras de huevo con sal. Se
caracteriza por su tendencia al amarilleamiento y al abar-
quillamiento.
. Colodin: es una mezcla de nitrocelulosa, alcohol y ter. Es
impermeable una vez que se seca y es muy sensible a la abrasin
y las rayas.
. Gelatina: se extrae de pieles, huesos y cartlagos de
animales. Se caracteriza por su higroscopicidad (capacidad de
absorcin y eliminacin de lquido), capacidad que permite el
procesamiento de la imagen sin importar el tiempo que haya
transcurrido desde la toma. Es el aglutinante ms usado.
 Conservacin preventiva

. Sustancias fotosensibles
. Plata: tiene la propiedad de ennegrecerse cuando entra
en contacto con la luz. Cuando se combina con sustancias tales
como el yodo, cloro o bromo aumenta su sensibilidad.

. Sales de hierro: platino, paladio, ferrocianuro frrico.

. Colorantes: cromgenos, azoicos, metlicos.

 Conservacin preventiva

. Pelcula analgica
 Conservacin preventiva
. Pelcula analgica
Sus caractersticas constitutivas son muy similares a la
estructura de las fotografas en soporte plstico. Se han utilizado
para la elaboracin tanto de pelculas y documentales como para
soporte de microfilmacin.
Las prcticas de manipulacin y limpieza implican cierto grado
de complejidad y requieren instrumentos especiales dado el tamao
de las pelculas.
 Conservacin preventiva
. Cintas magnticas
Al igual que las pelculas, su estructura es en capas. Cuenta
con un soporte de pelcula sobre el que se encuentra un
pigmento magntico suspendido sobre un polmero
aglutinante. Ese pigmento magntico es capaz de grabar
seales magnticas.
Conservacin preventiva
. Discos pticos
 Conservacin preventiva
Discos pticos
Se componen, tambin, por una estructura en capas cuyos componentes
principales son:
. Policarbonato: es una pasta hecha con carbono combinado con otros
materiales plsticos, que se ablanda cuando se expone a altas temperaturas.
. Tintes fotosensibles: es una capa que se encuentra embebida en el
policarbonato. Su funcin es reaccionar ante el rayo lser para almacenar la
informacin. Los tintes de componentes Azo son mucho ms estables que los
de componentes del grupo de cianinas.
. Recubrimiento metlico: es una capa de metal de grosor imperceptible
que tiene la finalidad de proteger la capa que contiene la informacin. Los
discos de menor calidad utilizan aluminio, mientras que los ms estables
utilizan compuestos de plata y oro.
 Conservacin preventiva
. Agentes de deterioro
Causas:
. Deterioros causados por el hombre
. Deterioros causados por las condiciones
ambientales
. Deterioro biolgico
. Deterioro por inestabilidad de los materiales
 Conservacin preventiva
. Agentes de deterioro
Causados por el hombre:
. Manipulacin indebida: genera roturas, dobleces, manchas

. Uso de clips metlicos: genera oxido en el documento.

 Conservacin preventiva
. Agentes de deterioro
Causados por el hombre:
. Uso de cintas adhesivas: el adhesivo acidifica y mancha el papel.

. Uso de bandas elsticas: con el paso del tiempo se secan y adhieren al

papel.
 Conservacin preventiva
. Agentes de deterioro
Causados por el hombre:

. Falta de cuidado en el almacenamiento, descuidos

 Conservacin preventiva
. Agentes de deterioro
Causados por condiciones ambientales:
. Temperatura:
En trminos generales la temperatura alta favorece y acelera las reacciones
qumicas y la proliferacin de microorganismos, as como el desvanecimiento
de los colorantes de las fotografas a color.
 Conservacin preventiva
. Agentes de deterioro
Causados por condiciones ambientales:
. Humedad relativa:
Cuando se encuentra en valores altos, favorece la aparicin de hongos e
insectos, genera la oxidacin de la plata, altera la estructura de elementos
higroscpicos como el papel y la gelatina por lo que es comn ver fotografas
adheridas entre s o a sus sobres, pelculas adheridas entre espiras y papeles
delaminados o frgiles.
 Conservacin preventiva

. Agentes de deterioro
Causados por condiciones ambientales:
. Exposicin a la luz:
La exposicin a la luz, tanto solar como incandescente o fluorescente
sin filtracin, generan deterioros en los diversos tipos documentales por la
accin de los rayos UV e IR. Estos generan degradacin del color y aparicin
de manchas en el papel.
. Contaminantes:
Existen en el aire gases que afectan en gran medida a los documentos,
generando reacciones qumicas. Adems, la presencia de polvo genera rayas y
abrasin en las superficies
 Conservacin preventiva
. Agentes de deterioro
Causados por agentes biolgicos:

La aparicin de hongos se desarrolla por condiciones de HR y

temperatura altas. Los insectos y roedores aparecen por falta de
higiene y consumo de alimentos o bebidas en reas de manejo
de documentos.
 Conservacin preventiva

. Agentes de deterioro
Causados por inestabilidad de los materiales
 Conservacin preventiva

. Agentes de deterioro
Causados por inestabilidad de los materiales
 Conservacin preventiva
. Condiciones de manipulacin y almacenamiento recomendadas
. Disponer de reas de trabajo que se encuentren limpias y en las que
no se consuman alimentos o bebidas.
. Manipular responsable y cuidadosamente los documentos.
. Utilizar guantes, lentes protectores y tapabocas para la limpieza de
documentos y especialmente guantes siempre que se manipulen
fotografas, pelculas o microfilms.
. Evitar que el depsito est ubicado en sub suelos.
. Controlar la temperatura y humedad relativa del depsito con
parmetros acordes al tipo documental que se conserve. El estndar promedio
es 18-20C y 40-50% de HR.
. Evitar ingreso de luz solar directa sobre los documentos.
 Conservacin preventiva

. Mantener cerradas puertas y ventanas para evitar el ingreso de polvo,

as como insectos y roedores.
. Evitar el paso por el interior de los depsitos de tuberas de agua e
instalaciones elctricas defectuosas.

. Dentro de las posibilidades evitar pisos de madera. Si no hay otra

opcin, pintarlos con barniz de polmeros sintticos para evitar la liberacin de
sustancias nocivas y para que queden aislados de la humedad.

. Utilizar muebles de metal con tratamiento anticorrosivo, cuya pintura se

haya secado a horno. Las medidas estndar son 1.90 x 0.90 x 0.50 m.
. Colocar el estante superior entre 15 y 20 cm. sobre el piso.
. Revisar que no tengan puntos de oxido ni elementos desajustados que
puedan daar la documentacin.
 Conservacin preventiva
. Los pasillos entre estanteras deben medir al menos 0.90 m. aunque la
medida ideal es 1.20 m.
. La iluminacin ms recomendable es la fluorescente con filtros UV.
. Utilizar cajas de cartonplast (polipropileno expandido) de formato
acorde al documento.
. Preferentemente utilizar contenedores primarios de papel libre de cido
o con tendencia alcalina. Si se opta por fundas de plstico deben ser de
polipropileno o polister. Evitar el PVC.
. Utilizar clips forrados en plstico o carpetines para agrupar
documentos, sustituyendo los clips metlicos y bandas elsticas.
. No utilizar cinta adhesiva para solucionar roturas.
. Si es necesario realizar inscripciones en el documento hacerlo con lpiz,
evitando el uso de bolgrafos y marcadores.
 Conservacin preventiva

. Utilizar medios de duplicacin en los casos en que el documento

original est en malas condiciones de conservacin o cuya composicin
presente elementos inestables o frgiles, como es el caso de fotografas, films
o cintas magnticas.
. Llevar control de prstamos mediante formularios de consulta y
prohibir la entrada al depsito a toda persona ajena al archivo.
. Instruir al personal encargado de la limpieza para que no utilice
productos de limpieza ni paos mojados en los depsitos. Lo ideal es que la
limpieza se realice con aspiradora para no levantar polvo, y que se utilicen
paos secos para limpieza de cajas y estantes.