UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRES

FAC.DE CIENCIAS ECONOMICAS Y

FINANCIERAS
CARRERA. ADMINISTRACIN DE
EMPRESAS

Administracin y evaluacin ex post de

proyectos
Tema: Ejemplo De Planificacin De Proyectos
Integrantes: Cuentas Paucara Grover Limber
Guaran Sonco Shirley Gabriela
Mercado Gonzales Melissa Nicole
Pacheco Guarena William
 Ejemplo de planificacin de proyectos

Una organizacin productiva posee tres fbricas en diferentes regiones de un pas y

desea alcanzar una mayor efectividad en el sistema de produccin/operaciones de las
mismas, para lo cual ha decidido crear un sistema de informacin uniforme, que le
permita efectuar un monitoreo y control eficaz de la utilizacin de los recursos de mano
de obra, equipos, materiales y existencias, a fin de elevar la productividad y posicin
competitiva en el mercado.

La organizacin solicitante (cliente), ha contratado por invitacin directa una

organizacin especializada en anlisis, diseo e implementacin de sistemas de
informacin, que ser la ejecutante del proyecto (contratista), la cual ha designado al
director y personal del equipo encargado de llevar a cabo el proyecto.

Antes de invitar al contratista, el cliente para definir el alcance y requisitos del proyecto
y del producto, procede a elaborar un diagnstico de la situacin actual y un plan de
negocios para definir las caractersticas, funciones y requisitos del producto o resultado
y justificar la viabilidad comercial y financiera del proyecto, y en consecuencia definir
con detalle los propsitos, objetivos, necesidades y expectativas cuantificadas para
ejecutar y aprobar el proyecto.

En base al alcance de trabajo del proyecto y los requisitos del producto definidos por el
cliente, con la finalidad de presentar una propuesta de ejecucin del proyecto, en
primera instancia, el contratista procede a planificar la red de actividades del proyecto,
que le permita en consecuencia establecer el cronograma y costo del proyecto, para
poner en consideracin del cliente una propuesta slida y consistente a fin de llegar a
un acuerdo y suscribir un contrato para iniciar el trabajo.

El departamento de sistemas informticos de la organizacin del contratista ha

designado al equipo del proyecto y nombrado a BT como el director del proyecto para
el desarrollo del sistema de informacin de produccin/operaciones para el cliente u
organizacin solicitante del proyecto.

1. El objetivo del proyecto ejemplo

El objetivo del proyecto es alcanzar una mayor efectividad en el sistema de
produccin/operaciones de la organizacin, mediante la creacin de un sistema de
informacin uniforme que le permita efectuar un monitoreo y control de la utilizacin de
los recursos de mano de obra, equipos, materiales y existencias, a fin de mejorar la
productividad y posicin competitiva en el mercado.

El proyecto se ajusta a una posicin estratgica de la organizacin y cumple

exactamente los requisitos de la misma, se trata de una necesidad importante para
lograr un alto desempeo de la produccin/operaciones, resultado que motiva la
ejecucin inmediata del proyecto; la organizacin contratista manifiesta pleno acuerdo
con el resultado que se desea obtener y los requisitos previstos.

2. Definicin del alcance del proyecto

El alcance del proyecto consiste en todo el trabajo que es necesario realizar para
planear, ejecutar y controlar el desarrollo de un sistema de informacin de
produccin/operaciones, de modo que se puedan llevar a cabo toda la secuencia de
etapas que es necesario completar, con la finalidad de cumplir con los requisitos del
usuario y concluir el proyecto dentro del plazo y costo establecidos.

El sistema de informacin basado en computadoras acepta datos de entrada, procesa

los datos y produce informacin til sobre produccin//operaciones para todas las reas
funcionales de la organizacin. El alcance de trabajo del trabajo del proyecto, consta
de la secuencia de etapas que es necesario completar, las cuales se describen a
continuacin:

2.1. Definicin del problema, recopilar y analizar informacin para definir con
claridad el problema y las oportunidades del proyecto; se deben estudiar y
definir los factores tcnicos, econmicos, operativos y otros de factibilidad
para determinar si el sistema de informacin se puede desarrollar y aplicar
con xito.
2.2. Anlisis del sistema, el equipo de proyecto debe definir el alcance del
sistema de informacin a desarrollar, entrevistar a los posibles usuarios,
estudiar el sistema existente y definir las necesidades del usuario.
 2.3. Diseo del sistema, elaborar varios diseos conceptuales alternativos que
describan los datos de entrada, el procesamiento, la informacin de salida,
los equipos, los programas y la base de datos a un alto nivel de desempeo;
evaluar cada una de las alternativas diseadas y seleccionar la mejor para
adicionarle mayores caractersticas y funciones al diseo y desarrollo inicial.
2.4. Desarrollo del sistema, materializar el sistema real, comprar equipos,
desarrollar programas, bases de datos, pantallas para captura de datos,
informes del sistema, redes de telecomunicacin, controles de seguridad y
otras caractersticas; en general desarrollar mdulos individuales dentro del
sistema real.
2.5. Prueba del sistema, concluido el desarrollo del sistema, comenzar con las
pruebas del sistema, que incluye buscar errores lgicos, fallas en la base de
datos, errores de omisin y seguridad, y otros problemas que pudieran evitar
que el sistema tenga xito; despus que se hayan efectuado las pruebas
indicadas a todos los mdulos individuales y corregido los problemas
encontrados, diseadores y usuarios deben estar seguros que est libre de
errores para autorizar la puesta en marcha.
2.6. Puesta en marcha del sistema, poner en prctica el nuevo sistema,
capacitar a los usuarios, implementar el cambio al nuevo sistema, con la
mnima interrupcin a los usuarios.

En general definir el alcance del proyecto consiste en desarrollar una descripcin

detallada del proyecto a partir del producto o resultados entregables y el trabajo
necesario para crearlos, as como de los supuestos, los riesgos y las restricciones, que
se determinan con la identificacin de la necesidad (NPO).

La definicin del alcance se sustenta, en los requisitos que definen con detalle las
necesidades, deseos y expectativas cuantificadas por el cliente u organizacin
solicitante u otros interesados en el proyecto.

Una vez que el sistema est instalado y funcionando, el ciclo de vida del nuevo sistema,
contina por s mismo con la revisin formal del proceso de desarrollo, el
mantenimiento, las modificaciones y las mejoras al sistema.
 3. Estructura de divisin del trabajo para el proyecto

Despus de establecer con claridad y precisin el objetivo del proyecto y definir el

alcance del proyecto; el proceso de planificacin procede a determinar qu elementos
o actividades del trabajo son necesarias para materializar el proyecto, cumplir con todo
el trabajo especificado, lograr el objetivo propuesto y satisfacer las expectativas del
cliente.

Crear la estructura de divisin del trabajo, implica elaborar una relacin o lista de
actividades, que especifique y defina todas aquellas que permitan completar el proyecto
con todos sus requisitos. Para ello, se pueden emplear dos enfoques para preparar la
relacin o lista de actividades; el primero consiste en instruir al personal del equipo del
proyecto, emplear la tcnica denominada "tormenta de ideas" para proyectos
pequeos, y el segundo disear una estructura de divisin del trabajo (EDT), apropiado
para proyectos grandes y complejos.

Para disear una EDT para el proyecto, el director del proyecto BT con la ayuda del
personal del equipo, identifica los paquetes de trabajo que se necesitan realizar, para
desarrollar el proyecto del sistema de informacin de produccin/operaciones (SIP), los
cuales para el nivel primer nivel (N1) consisten en: (1) Definicin del problema (DP), (2)
Anlisis del sistema (AS), (3) Diseo del sistema (DI), (4) Desarrollo del sistema (DE),
(5) Pruebas del sistema (PS), (6) Puesta en prctica del sistema (PP); tal como se
muestra en la siguiente figura 1:

1. (Estructura Divisin del Trabajo)

En el segundo nivel (N2), la mayora de los paquetes de trabajo han sido desglosados
en actividades de trabajo, segn se describe a continuacin:

(1) Definicin del problema (DP): (1.1) Recopilar informacin (RI), (1.2) Estudiar la
factibilidad (EF), (1.3) Preparar informe (PI).

(2) Anlisis del sistema (AS): (2.1) Entrevistar usuarios (EU), (2.2) Estudiar el sistema
existente (ES), (2.3) Definir requisitos del usuario (DR), (2.4) Preparar informe (PI).

(3) Diseo del sistema (DS): (3.1) Datos y resultados (DR), (3.2) Procesamiento y base
de datos (BD), (3.3) Evaluacin sistema (ES), (3.4) Preparar informe (PI).

(4) Desarrollo del sistema (DS): (4.1) Programa de computacin (PC), (4.2) Equipos de
computacin (EC), (4.3) Red de computacin (RC), (4.4) Preparar Informe (PI).

(5) Pruebas del Sistema (PS): (5.1) Programa de computacin (PC), (5.2) Equipos de
computacin (EC), (5.3) Red de computacin (RC), (5.4) Preparar Informe (PI).

(6) Puesta en prctica del sistema (PP): (6.1) Capacitacin del personal (CP), (6.2)
Conversin del sistema (CS), (6.3) Preparar informe (PI).

En el tercer nivel (N3), se desglosa el paquete de trabajo (3.1) Datos y Resultados en

las actividades: 3.1.1 Mens (M), 3.1.2 Pantallas para captura de datos (PCD), 3.1.3
Informes peridicos (IP), 3.1.4 Preguntas intencionadas (PI).

Obsrvese que la EDT se ajusta a la definicin del alcance, donde cada paquete de
trabajo del nivel N1 de la estructura, representa a una de las seis etapas del proceso
de crear el sistema de informacin (definir, analizar, disear, desarrollar, probar y poner
en prctica el sistema). En el N2 de la estructura, cada paquete de trabajo principal ha
sido desglosado en actividades ms simples llegando a definir 22 actividades
necesarias para llevar a cabo el proyecto, las cuales constituyen la esencia del proceso
de planificacin del proyecto.

4. Matriz de asignacin de responsabilidades para el proyecto

Una vez que el equipo del proyecto ha desarrollado la EDT, elabora la matriz de
asignacin de responsabilidades (RAM), la misma que se muestra en la figura 2; tiene
la finalidad de establecer la relacin o correspondencia que debe existir entre
actividades o paquetes de trabajo con los miembros del equipo del proyecto. La matriz
incluye todas las actividades que aparecen en la EDT, adems de indicar quines
tienen la responsabilidad principal y secundaria de cada tarea.

El formato matricial muestra todas las actividades asociadas con una persona y todas
las personas asociadas con una actividad; esto asegura que haya una sola persona
encargada de rendir cuentas por una tarea determinada a fin de evitar confusiones.

2. (Matriz del Responsabilidades)

5. Tabla de actividades para diagramacin por precedencia

Secuenciar las actividades es el proceso que consiste en identificar y
documentar las interrelaciones entre las actividades del proyecto; la
secuenciacin de actividades se establece mediante relaciones lgicas, donde
cada actividad se conecta con al menos una predecesora y una sucesora. (Ver
figura 3)
El proceso de secuenciar las actividades se basa en la lista de las actividades
necesarias para ejecutar el proyecto, el identificador y la descripcin del alcance
 de trabajo de cada actividad, los atributos de las actividades consistentes en el
nombre, cdigo y tipo de actividad, persona responsable y lugar donde hacer el
trabajo, nivel de esfuerzo, actividades predecesoras y sucesoras, relaciones
lgicas, adelantos y retrasos, requisitos de recursos, fechas impuestas,
restricciones y supuestos.
El proceso de secuenciar las actividades, tambin se basa en la definicin del
alcance de trabajo del proyecto, que describe con detalle el proyecto, el producto
del proyecto y el trabajo que debe realizarse, para entregar el producto o
resultado con las funciones y caractersticas especificadas.
3. (Tabla de Actividades)

6. Diagrama de la red de actividades para el proyecto

Una vez que se termina de secuenciar las actividades se han alcanzado las
condiciones necesarias para diagramar la red de actividades del proyecto, para
lo cual es importante aplicar los principios bsicos para diagramar una red, que
se explican en adjunto al presente captulo; en consecuencia el director del
proyecto BT con el empleo del enfoque de actividad en el nodo (AON) y en la
flecha (AOA), se obtiene como resultado los diagramas que se muestran en las
figuras 4 y 5.
 4. (Diagrama de Red AON)

5. (Diagrama de Red AOA)

El producto o resultado de la funcin de planeacin es el diagrama de red de

actividades del proyecto, que no se grafica a escala de tiempo, y en base al cual
se desarrolla la programacin del proyecto, que resulta ser un estudio especfico
y diferenciado de la planeacin. El diagrama de red permite separar las funciones
de planeacin y programacin, facilitar la revisin del plan y actualizar los
clculos del programa del proyecto.
El diagrama de red del proyecto, es como un mapa que muestra cmo se acoplan
o conectan las actividades para lograr el alcance del trabajo del proyecto;
tambin es una herramienta de comunicacin para el equipo del proyecto,
porque muestra quin tiene la responsabilidad de cada actividad y cmo el
trabajo de la persona responsable se vincula con el proyecto general.