Project Management Programa Ejecutivo Clase - 11 Gestin de las

adquisiciones
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Objetivo
Procesos de la gestin de las adquisiciones

Temario
Procesos
Tipos de contratos
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Mapa de Procesos
Grupo de Procesos
Area de Iniciacin Planificacin Ejecucin Monitoreo & Control Cierre
conocimiento
Gestin de las Planificar las Ejecutar las adquisiciones Administrar las Cerrar las
adquisiciones adquisiciones adquisiciones adquisiciones

La Gestin de las Adquisiciones del Proyecto incluye los

procesos de compra o adquisicin de los productos,
servicios o resultados que es necesario obtener fuera del
equipo del proyecto. La organizacin puede ser la
compradora o vendedora de los productos, servicios o
resultados de un proyecto.
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Planificar las Adquisiciones

Es el proceso que consiste en documentar las decisiones de compra para el proyecto, especificar la forma e
identificar posibles vendedores.
Identifica que necesidades del proyecto pueden satisfacerse de mejor manera , o deben satisfacerse mediante la
adquisicin de productos, servicios o resultados fuera del proyecto y cuales pueden ser resultadas dentro del
mismo.
El proceso implica determinar, que, cuando, como adquirir apoyo externo.
Cuando para el proyecto es necesario adquirir productos o servicios externos, es necesario ejecutar los procesos
de manejo de adquisiciones desde la planificacin hasta el cierre de los contratos. (para cada elemento a adquirir)
Los requisitos del cronograma pueden influir considerablemente en la estrategia durante la planificacin de las
adquisiciones.
El proceso planificar las adquisiciones, incluye la consideracin de los riesgos derivados de cada decisin de hacer
o comprar.
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Plan de Adquisiciones El plan de las adquisiciones:

Describe como se realizarn las adquisiciones

desde la elaboracin de los documentos,
hasta el cierre de los contratos.

- Puede incluir directivas para :

- Tipos de Contrato a utilizar
- Asuntos relacionados a la gestin de riesgos
- Si se usaran estimaciones independientes
- Relacin con el Depto. De compras
- Documentacin a cumplimentar
- Gestin de mltiples proveedores
- Coordinacin de las adquisiciones con otras
reas del proyecto
- Restricciones y Supuestos
- Manejo de Plazos
- Manejo de decisiones Comprar o Hacer
- Determinacin de fechas de contratos
- Requisitos de garantas
- Instrucciones metodolgicas (EDT, etc.)
- Forma y formatos para la enunciacin de
enunciados de Alcance
- Identificacin de vendedores precalificados
- Mtricas y metodologa de Seleccin de
vendedores/proveedores
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Contratos de Adjudicacin A Cada vendedor seleccionado

Se le adjudica un contrato:

- Puede tener la forma de una simple orden de compra

- O un documento complejo (contrato)

- Los principales componentes, entre otros:

- Enunciado de trabajo y entregables
- Linea base del cronograma
- Informes de desempeo
- Periodo de ejecucin
- Roles y Responsabilidades
- Lugar de desempeo del vendedor
- Precios
- Condiciones de pago
- Lugar de entrega
- Criterios de inspeccion y aceptacin
- Garantias
- Soporte del producto
- Limites de responsabilidad
- Honorarios y Retenciones
- Sanciones
- Incentivos
- Seguros y fianzas de ejecucin
- Aprobacin de los subcontratistas
- Tratamiento de solicitudes de cambio
- Mecanismo de finalizacion y tratamiento de
controversias
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Decisiones de Comprar o Hacer
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Buenas Practicas
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Tipos de Contrato

(The PMBOK Guide)

Precio Fijo cerrado

Precio Fijo Precio Fijo mas honorarios con incentivos

Precio fijo con ajuste econmico de precio

Costos Costo mas honorarios fijos

Costo mas honorarios con incentivos

Reembolsables Costo mas honorarios por cumplimiento de objetivos

Tiempo Y (hibrido)
(el valor y la cantidad de materiales a entregar puede
no estar espeficiado al comienzo de la relacin
Materiales
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Plantilla de Seleccin de Proveedores

Las plantillas de seleccin de proveedores, son matrices

en las cuales se ingresan los datos de todos los
proveedores y se comparar contra los criterios
especificados en el Plan de Gestin de las adquisiciones,
a fin de documentar y tomar la decisin de a quien
contratar.
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Documentacin Estndar: RFI (Request For Information)

Una Solicitud de Informacin, o RFI, representa un

intercambio de informacin entre un comprador y un
proveedor. El comprador crea cuestionarios que
contienen preguntas a las que desean que los
proveedores respondan
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Documentacin Estndar: RFQ (Request For Quote/Quotation)

Un RFQ es una solicitud de cotizaciones u ofertas para

tems y servicios definidos por el comprador.
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Documentacin Estndar: RFP (Request For Proposal)

Una solicitud de propuestas, o RFP, combina las

caractersticas de un RFI y un RFQ. En un RFP, un
comprador puede crear cuestionarios para obtener
informacin de proveedores y tambin crear tems para
la licitacin.
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Criterios de Seleccin

(The PMBOK Guide)

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Criterios de Seleccin

(The PMBOK Guide)

(The PMBOK Guide)

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Criterios de Seleccin (Flujo Ejemplo)
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Ejecutar las adquisiciones

Consiste en obtener las respuesta de los vendedores, seleccionar un vendedor y adjudicar un contrato.
Este proceso, el equipo recibir las propuestas y ofertas y aplicara criterios de seleccin definidos previamente a
fin de seleccionar al/los vendedores que estn calificados para el trabajo.
En caso de adquisiciones importantes, es posible hacer iterativo el proceso de solicitar respuestas a vendedores y
la evaluacin correspondiente.
Se puede hacer una lista restringida de vendedores basados en su propuesta preliminar y luego solicitar a esto una
nueva propuesta mas detallada a fin de su evaluacin final..
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Administrar las adquisiciones
Consiste en gestionar las relaciones de adquisiciones, supervisar el desempeo del contrato y efectuar cambios y correcciones segn sea
necesario.
Garantiza que el desempeo del vendedor satisfaga los requisitos de la adquisicin y que el comprador actu de conformidad a los trminos
del contrato legal.
Debido a la naturaleza legal de la relacin , resulta primordial que el equipo este atento a las implicaciones legales de las medidas tomadas
al administrar una adquisicin.
En funcin de las estructuras organizacionales, hay organizaciones que tratan la administracin de contratos como una funcin
administrativa separada de la org. del proyecto.
Si bien un administrador de adquisiciones puede formar parte del equipo de direccin del proyecto, muchas veces reporta a un supervisor o
a un depto. diferente. (of. compras?)
Administrar las adquisiciones incluye la aplicacin de los procesos de direccin del proyecto y la integracin de sus salidas.
Entre otros:
"Dirigir y gestionar la ejecucin del proyecto"
"Informar el desempeo"
"Realizar el control de Calidad"
"Realizar el control integrado de cambios"
"Monitorear y controlar los riesgos"
Administrar las adquisiciones, tiene un componente de administracin financiera que implica el monitoreo de los pagos efectuados al
proveedor. Esto asegura que se cumplan las condiciones de pago, especificadas en el contrato, y que la compensacin al
proveedor/vendedor se corresponda con el avance. (relacin entre los pagos y el trabajo realizado)

El proceso revisa y documenta de que manera se esta desempeando un vendedor basndose en un contrato y establece las medidas
correctivas que y cuando sean necesarias.

Administrar las adquisiciones, implica gestionar la finalizacin anticipada del trabajo contratado (por causa, conveniencia o incumplimiento),
de conformidad a las clausulas de rescisin del contrato.

Los contratos pueden se cambiados por mutuo consentimiento en cualquier momento, de acuerdo a los trminos de contrato relativos a la
gestin de cambios.
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Administrar las adquisiciones
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Cerrar las adquisiciones
Es el proceso de finalizar cada adquisicin para el proyecto.
Implica tambin actividades administrativas, tales como finalizar las reclamaciones activas, actualizar registros a
fin de reflejar los resultados finales y archivar dicha informacin para su uso futuro.
El proceso aborda cada contrato aplicable al proyecto o a una fase del mismo.

La finalizacin anticipada de un contrato es un caso especial de cierre de adquisiciones. puede deberse a un

acuerdo entre partes, al incumplimiento de una de ellas o a la conveniencia del comprador, siempre que el
contrato as lo prevea.
Los derechos y responsabilidades de ambas partes en caso de finalizacin del contrato, estn previstas en una
clausula a tal efecto.
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Referencias:

The PMBOK Guide - Gua de los fundamentos para la direccin de Proyectos.

Project Management institute