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Project Management – Programa Ejecutivo– Clase - 11 Gestión de las adquisiciones

Project Management – Programa Ejecutivo– Clase - 11 Gestión de las adquisiciones

Objetivo

• Procesos de la gestión de las adquisiciones

Temario

• Procesos • Tipos de contratos

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Mapa de Procesos

Grupo de Procesos

Area de

conocimiento

Iniciación

Planificación

Ejecución

Monitoreo & Control

Cierre

Ejecución Monitoreo & Control Cierre Gestión de las adquisiciones Planificar las adquisiciones

Gestión de las adquisiciones

Planificar las

adquisiciones

Ejecutar las adquisiciones

Administrar las

adquisiciones

Cerrar las

adquisiciones

Administrar las adquisiciones Cerrar las adquisiciones La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye los

La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos de compra o adquisición de los productos, servicios o resultados que es necesario obtener fuera del equipo del proyecto. La organización puede ser la compradora o vendedora de los productos, servicios o resultados de un proyecto.

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Planificar las Adquisiciones

Es el proceso que consiste en documentar las decisiones de compra para el proyecto, especificar la forma e identificar posibles vendedores. Identifica que necesidades del proyecto pueden satisfacerse de mejor manera , o deben satisfacerse mediante la adquisición de productos, servicios o resultados fuera del proyecto y cuales pueden ser resultadas dentro del mismo. El proceso implica determinar, que, cuando, como adquirir apoyo externo. Cuando para el proyecto es necesario adquirir productos o servicios externos, es necesario ejecutar los procesos de manejo de adquisiciones desde la planificación hasta el cierre de los contratos. (para cada elemento a adquirir) Los requisitos del cronograma pueden influir considerablemente en la estrategia durante la planificación de las adquisiciones. El proceso planificar las adquisiciones, incluye la consideración de los riesgos derivados de cada decisión de hacer o comprar.

planificar las adquisiciones, incluye la consideración de los riesgos derivados de cada decisión de hacer o
planificar las adquisiciones, incluye la consideración de los riesgos derivados de cada decisión de hacer o

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Plan de Adquisiciones

P l a n d e A d q u i s i c i o
P l a n d e A d q u i s i c i o

El plan de las adquisiciones:

Describe como se realizarán las adquisiciones desde la elaboración de los documentos, hasta el cierre de los contratos.

- Puede incluir directivas para :

- Tipos de Contrato a utilizar

- Asuntos relacionados a la gestión de riesgos

- Si se usaran estimaciones independientes

- Relación con el Depto. De compras

- Documentación a cumplimentar

- Gestión de múltiples proveedores

- Coordinación de las adquisiciones con otras áreas del proyecto

- Restricciones y Supuestos

- Manejo de Plazos

- Manejo de decisiones “Comprar o Hacer”

- Determinación de fechas de contratos

- Requisitos de garantías

- Instrucciones metodológicas (EDT, etc.)

- Forma y formatos para la enunciación de enunciados de Alcance

- Identificación de vendedores precalificados

- Métricas y metodología de Selección de vendedores/proveedores

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Contratos de Adjudicación

r a t o s d e A d j u d i c a c
r a t o s d e A d j u d i c a c

A Cada vendedor seleccionado

Se le adjudica un contrato:

- Puede tener la forma de una simple orden de compra

- O un documento complejo (contrato)

- Los principales componentes, entre otros:

- Enunciado de trabajo y entregables

- Linea base del cronograma

- Informes de desempeño

- Periodo de ejecución

- Roles y Responsabilidades

- Lugar de desempeño del vendedor

- Precios

- Condiciones de pago

- Lugar de entrega

- Criterios de inspeccion y aceptación

- Garantias

- Soporte del producto

- Limites de responsabilidad

- Honorarios y Retenciones

- Sanciones

- Incentivos

- Seguros y fianzas de ejecución

- Aprobación de los subcontratistas

- Tratamiento de solicitudes de cambio

- Mecanismo de finalizacion y tratamiento de controversias

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Decisiones de “Comprar o Hacer”

Project Management – Programa Ejecutivo– Clase - 11 Gestión de las adquisiciones Decisiones de “Comprar o
Project Management – Programa Ejecutivo– Clase - 11 Gestión de las adquisiciones Decisiones de “Comprar o
Project Management – Programa Ejecutivo– Clase - 11 Gestión de las adquisiciones Decisiones de “Comprar o

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Buenas Practicas

Project Management – Programa Ejecutivo– Clase - 11 Gestión de las adquisiciones Buenas Practicas
Project Management – Programa Ejecutivo– Clase - 11 Gestión de las adquisiciones Buenas Practicas

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Ejecutivo– Clase - 11 Gestión de las adquisiciones Tipos de Contrato (The PMBOK Guide) Precio Fijo

Tipos de Contrato

(The PMBOK Guide)
(The PMBOK Guide)

Precio Fijo

• Precio Fijo cerrado • Precio Fijo mas honorarios con incentivos • Precio fijo con
• Precio Fijo cerrado
• Precio Fijo mas honorarios con incentivos
• Precio fijo con ajuste económico de precio

Costos

Reembolsables

• Costo mas honorarios fijos • Costo mas honorarios con incentivos • Costo mas honorarios
• Costo mas honorarios fijos
• Costo mas honorarios con incentivos
• Costo mas honorarios por cumplimiento de objetivos

Tiempo Y Materiales

• (hibrido) • (el valor y la cantidad de materiales a entregar puede no estar
• (hibrido)
• (el valor y la cantidad de materiales a entregar puede
no estar espeficiado al comienzo de la relación

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Plantilla de Selección de Proveedores

de las adquisiciones Plantilla de Selección de Proveedores Las plantillas de selección de proveedores, son matrices
de las adquisiciones Plantilla de Selección de Proveedores Las plantillas de selección de proveedores, son matrices

Las plantillas de selección de proveedores, son matrices en las cuales se ingresan los datos de todos los proveedores y se comparar contra los criterios especificados en el Plan de Gestión de las adquisiciones, a fin de documentar y tomar la decisión de a quien contratar.

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Ejecutivo– Clase - 11 Gestión de las adquisiciones Documentación Estándar: RFI (Request For Information) Una

Documentación Estándar: RFI (Request For Information)

Documentación Estándar: RFI (Request For Information) Una Solicitud de Información, o RFI, representa un

Una Solicitud de Información, o RFI, representa un intercambio de información entre un comprador y un proveedor. El comprador crea cuestionarios que contienen preguntas a las que desean que los proveedores respondan

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Ejecutivo– Clase - 11 Gestión de las adquisiciones Documentación Estándar: RFQ (Request For Quote/Quotation)

Documentación Estándar: RFQ (Request For Quote/Quotation)

Documentación Estándar: RFQ (Request For Quote/Quotation) Un RFQ es una solicitud de cotizaciones u ofertas para

Un RFQ es una solicitud de cotizaciones u ofertas para ítems y servicios definidos por el comprador.

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Ejecutivo– Clase - 11 Gestión de las adquisiciones Documentación Estándar: RFP (Request For Proposal) Una

Documentación Estándar: RFP (Request For Proposal)

Documentación Estándar: RFP (Request For Proposal) Una solicitud de propuestas, o RFP, combina las

Una solicitud de propuestas, o RFP, combina las características de un RFI y un RFQ. En un RFP, un comprador puede crear cuestionarios para obtener información de proveedores y también crear ítems para la licitación.

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Criterios de Selección

Management – Programa Ejecutivo– Clase - 11 Gestión de las adquisiciones Criterios de Selección (The PMBOK

(The PMBOK Guide)

Management – Programa Ejecutivo– Clase - 11 Gestión de las adquisiciones Criterios de Selección (The PMBOK

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Criterios de Selección (The PMBOK Guide)
Criterios de Selección
(The PMBOK Guide)

(The PMBOK Guide)

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Criterios de Selección (Flujo Ejemplo)

Management – Programa Ejecutivo– Clase - 11 Gestión de las adquisiciones Criterios de Selección (Flujo Ejemplo)
Management – Programa Ejecutivo– Clase - 11 Gestión de las adquisiciones Criterios de Selección (Flujo Ejemplo)

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Ejecutivo– Clase - 11 Gestión de las adquisiciones Ejecutar las adquisiciones Consiste en obtener las respuesta

Ejecutar las adquisiciones

Consiste en obtener las respuesta de los vendedores, seleccionar un vendedor y adjudicar un contrato. Este proceso, el equipo recibirá las propuestas y ofertas y aplicara criterios de selección definidos previamente a fin de seleccionar al/los vendedores que estén calificados para el trabajo. En caso de adquisiciones importantes, es posible hacer iterativo el proceso de solicitar respuestas a vendedores y la evaluación correspondiente. Se puede hacer una lista restringida de vendedores basados en su propuesta preliminar y luego solicitar a esto una nueva propuesta mas detallada a fin de su evaluación final

en su propuesta preliminar y luego solicitar a esto una nueva propuesta mas detallada a fin

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Administrar las adquisiciones

Consiste en gestionar las relaciones de adquisiciones, supervisar el desempeño del contrato y efectuar cambios y correcciones según sea necesario. Garantiza que el desempeño del vendedor satisfaga los requisitos de la adquisición y que el comprador actué de conformidad a los términos del contrato legal. Debido a la naturaleza legal de la relación , resulta primordial que el equipo este atento a las implicaciones legales de las medidas tomadas al administrar una adquisición. En función de las estructuras organizacionales, hay organizaciones que tratan la administración de contratos como una función administrativa separada de la org. del proyecto. Si bien un administrador de adquisiciones puede formar parte del equipo de dirección del proyecto, muchas veces reporta a un supervisor o a un depto. diferente. (of. compras?) Administrar las adquisiciones incluye la aplicación de los procesos de dirección del proyecto y la integración de sus salidas. Entre otros:

"Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto" "Informar el desempeño" "Realizar el control de Calidad" "Realizar el control integrado de cambios" "Monitorear y controlar los riesgos" Administrar las adquisiciones, tiene un componente de administración financiera que implica el monitoreo de los pagos efectuados al proveedor. Esto asegura que se cumplan las condiciones de pago, especificadas en el contrato, y que la compensación al proveedor/vendedor se corresponda con el avance. (relación entre los pagos y el trabajo realizado)

El proceso revisa y documenta de que manera se esta desempeñando un vendedor basándose en un contrato y establece las medidas correctivas que y cuando sean necesarias.

Administrar las adquisiciones, implica gestionar la finalización anticipada del trabajo contratado (por causa, conveniencia o incumplimiento), de conformidad a las clausulas de rescisión del contrato.

Los contratos pueden se cambiados por mutuo consentimiento en cualquier momento, de acuerdo a los términos de contrato relativos a la gestión de cambios.

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Project Management – Programa Ejecutivo– Clase - 11 Gestión de las adquisiciones Administrar las adquisiciones

Administrar las adquisiciones

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Cerrar las adquisiciones

Es el proceso de finalizar cada adquisición para el proyecto. Implica también actividades administrativas, tales como finalizar las reclamaciones activas, actualizar registros a fin de reflejar los resultados finales y archivar dicha información para su uso futuro. El proceso aborda cada contrato aplicable al proyecto o a una fase del mismo.

La finalización anticipada de un contrato es un caso especial de cierre de adquisiciones. puede deberse a un acuerdo entre partes, al incumplimiento de una de ellas o a la conveniencia del comprador, siempre que el contrato así lo prevea. Los derechos y responsabilidades de ambas partes en caso de finalización del contrato, están previstas en una clausula a tal efecto.

y responsabilidades de ambas partes en caso de finalización del contrato, están previstas en una clausula
y responsabilidades de ambas partes en caso de finalización del contrato, están previstas en una clausula

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Referencias:

The PMBOK Guide ® - Guía de los fundamentos para la dirección de Proyectos. Project Management institute