Diseo y Elaboracin de Flujogramas

Segn Gmez Cejas, Guillermo. Ao 1.997:

Convencin para trazar los diagramas:

a. La informacin para identificar cada diagrama debe ser la siguiente:

b.
1. Nombre del proceso, indicando los puntos iniciales y finales.
2. Nombre del departamento o los departamentos involucrados.
3. Nombre de la persona que prepar el diagrama.
4. Nmero de personas o puestos involucrados.
5. Nmero de pasos.
c. Identificar cada columna con le nombre de la persona o puestos que realiza cada uno de los
pasos.
d. Representar las formas o documentos, mediante rectngulos proporcionales a las formas o
documentos representados. Sin embargo como lo principal es la claridad, esta convencin
puede eliminarse empleando solamente el buen juicio.
e. Cada forma debe representarse siempre por un rectngulo de las mismas dimensiones.
f. Cada vez que se crea una forma, se le pone en el original y copias un tringulo negro en la
esquina inferior derecha.
g. Cuando las dimensiones del rectngulo lo permitan, es conveniente poner el nombre de la
forma en cada paso que aparezca.
h. El original y las copias siempre deben ponerse en el mismo orden. Se coloca un nmero en la
esquina superior derecha. Para el original siempre se colocar el nmero uno; y las siguientes
copias tendrn numeraciones ascendentes.
i. En cada paso deben presentarse todos los documentos que intervienen.
j. Cuando se transportan dos o ms papeles, que van unidos, ya sea con grapa o broche o en
sobre, se renen los rectngulos identificando cada uno de ellos. El movimiento se presenta
por una sola lnea.
k. Cuando se muevan juntos, pero no unidos, el transporte se representa por medio de lneas
para cada forma o grupo de formas.
l. La secuencia demuestra haciendo que las lneas de transportes tengan una ligera tendencia
hacia abajo.
m. El orden cronolgico de los pasos se representa por el orden en que aparecen los rectngulos,
de arriba hacia abajo.
n. Debe identificarse cada paso con un nmero y hacer una pequea descripcin del mismo,
mediante la escritura del verbo que identifica la accin.
o. Si es posible hacer que lo firme el jefe del departamento o el empleado que ha proporcionado
la informacin.

Presentacin de las formas en el diagrama:

a. Las figuras deben hacerse en forma de cuadros o rectngulos, imitando hasta donde sea
posible la forma y tamao de las originales reducidas aescala, indicando en la parte superior y
al centro el nombre con una sola palabra.
b. Las formas con copias deben representarse como sigue.
c. Cuando se tenga que hacer una distribucin de formas, se recomienda empezar con la ms
alejada para evitar que se crucen.
d. Toda forma debe demostrar cual fue su origen.
e. La nueva forma se marca con un tringulo en la orilla inferior izquierda y con ello se identifica
el hecho de que la forma aparece por primera vez en el proceso.
f. Cuando se termine el espacio disponible en el papel y sea necesario pasar otra hoja o a otra
parte de la misma hoja, la liga de procesos se muestra mediante "conectores" que consisten en
dos crculos con la letra W, uno en el punto en que se cort el proceso y otro igual en el lugar
en que se reinicia.
El Flujograma
QUE ES?
Es una representacin grfica de la secuencia de
actividades de un proceso.
Adems de la secuencia de actividades, el flujograma
muestra lo que se realiza en cada etapa, los materiales o
servicios que entran y salen del proceso, las decisiones
que deben ser tomadas y las personas involucradas (en
la cadena cliente/proveedor)
El flujograma hace ms fcil el anlisis de un proceso
para la identificacin de:
Las entradas de proveedores; las salidas de sus clientes
y de los puntos crticos del proceso.
SIMBOLOS
El flujograma utiliza un conjunto de smbolos para
representar las etapas del proceso, las personas o los
sectores involucrados, la secuencia de las operaciones y
la circulacin de los datos y los documentos.
Los smbolos ms comunes utilizados son los siguientes:
Lmites: Este smbolo se usa para identificar el inicio y el
fin de un proceso:
Operacin: Representa una
etapa del proceso. El nombre de la etapa y de quien la
ejecuta se registran al interior del rectngulo:
Documento: Simboliza al documento resultante de la operacin respectiva. En su interior se anota
el nombre que corresponda:

Decisin: Representa al punto del proceso donde se debe tomar una decisin. La pregunta se
escribe dentro del rombo. Dos flechas que salen del rombo muestran la direccin del proceso, en
funcin de la respuesta real:

Sentido del flujo: Significa el sentido y la secuencia de las etapas del proceso:

SE USA PARA:
Entender un proceso e identificar las oportunidades de mejora de la situacin actual.
Disear un nuevo proceso, incorporando las mejoras
(situacin deseada).
Facilitar la comunicacin entre las personas involucradas en el mismo proceso.
Divulgar, en forma clara y concisa, informaciones sobre procesos.

CMO USARLO?
Defina el proceso que se va a realizar.
Escoja un proceso relacionado con el producto o servicio ms importante, desde el punto de vista
del cliente.

Elabore un flujo del proceso, identificando sus grandes bloques de actividades.

Organice, para la elaboracin del flujograma, un grupo compuesto por las personas involucradas
en las actividades del proceso.
Defina detalladamente las etapas del proceso y describa las actividades y los productos o los
servicios que resulten de cada una de ellas.
Identifique los responsables para la realizacin de cada
actividad identificada.
Chequee si el flujograma diseado corresponde a la forma como se ejecuta el proceso en la
prctica, y haga las correcciones que
1.