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NISIRA v.2.0
MDULO LOGSTICA
ALMACENES
COMPRAS
GESTIN DE VENTAS
PUNTOS DE VENTA
Trujillo 2007
ndice
Pg.
Introduccin ............................................................................................................ 02
Configuracin General
o Iniciar Sesin Nisira v.2.0... 04
o SubMens del Sistema....... 05
o El Submen Utilitarios
Elegir Periodo.... 07
Seleccionar Empresa... 07
Configuracin del Sistema 08
Seguridad del Sistema . 12
Flujo de Documentos 13
Tablas Generales.. 15
Procesos. 17
Salir del Sistema... 17
o Barra de Herramientas
Barra de Herramientas de los Submens Tablas y Movimientos. 18
Barra de Herramientas del Submen Reportes... 20
o Operaciones Frecuentes
Mantenimiento de Registros de una Tabla .. 22
Bsqueda y Filtrado de Registros de una Tabla . 23
Asociar Documentos y Operaciones a una Ventana o Formulario... 26
Mdulos de Logstica
o El Mdulo Almacenes. 30
o El Mdulo Compras.... 74
o El Mdulo Gestin de Ventas 99
o El Mdulo Puntos de Venta 127
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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0
Introduccin
NISIRA v.2.0 es un software administrativo para la pequea y mediana empresa, que se compone
de distintos mdulos de acuerdo a las necesidades de cada cliente y realidad de la empresa.
Los mdulos son: Almacenes, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Caja y Bancos,
Contabilidad, Recursos Humanos y Planillas, Compras, Activos Fijos, Costos, Produccin,
Presupuestos, Gestin de Ventas, Puntos de Venta, Fertilizacin y Riego, Maquinarias,
Fitosanidad y Acopio de Campo. Cada uno de estos mdulos se conecta con el mdulo
Contabilidad, ya sea para centralizar o para recuperar informacin.
Caractersticas Generales
Multiusuario
Su diseo ofrece la flexibilidad de trabajar el sistema en un solo equipo (monousuario) y
en modo de red de rea local (multiusuario), ofreciendo un control absoluto de las
operaciones.
Multiempresa y multialmacenes
Permite la operacin concurrente del control administrativo para diferentes empresas,
sucursales y almacenes.
Control de Inventarios
El inventario ser afectado desde el momento del registro de los movimientos de ingreso y
salida de almacn, no obstante el sistema permite la configuracin de este proceso a dos
pasos, es decir grabar los documentos y luego hacer su respectivo cierre afectando en ese
momento el stock en el almacn.
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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0
Contabilidad Bimonetaria
El manejo de la informacin de los mdulos de Cuentas Corrientes y Contabilidad se
realiza en dos tipos de monedas: un tipo de moneda oficial y un tipo de moneda
extranjera.
Cabe mencionar que, a parte de estas dos monedas que se registren como los tipos
mencionados (oficial y extranjera) el sistema tiene la flexibilidad de registrar sus
operaciones en cualquier otra moneda (Nuevos Soles, Dlares, Euros, Pesos, etc.),
registrndose tantas monedas segn las necesidades de la empresa.
Diseo de Formatos
Cuenta con un paso para disear los documentos de mayor uso en la gestin
administrativa, su manejo resulta simple y ofrece la oportunidad de obtener formatos de
gran calidad. No requiere de programacin, basta indicar la posicin de los datos.
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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0
Una vez ingresado al sistema se visualizar la Ventana de Trabajo de NISIRA v.2.0 que contiene:
Barra de men, barra vertical de mdulos, barra de estado y rea de trabajo.
En la barra de estado, parte inferior de la pantalla, se muestra el punto de emisin, usuario y
periodo de trabajo, mientras que en la parte superior, barra de ttulo, aparece el nombre de la
empresa seleccionada.
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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0
Mdulos
Presenta los mdulos que conforman el sistema: Almacenes, Cuentas por Cobrar, Cuentas por
Pagar, Caja y Bancos, Contabilidad, Planillas, Compras, Activos Fijos, Presupuestos, Costos,
Gestin de Ventas, Puntos de Ventas, Produccin, Riego y Fertilizacin, Fitosanidad, Maquinaria y
Acopio.
Este submen se puede visualizar tambin como una barra vertical a la izquierda de la pantalla
(Observar: Ventana de Trabajo de Nisira v.2.0). Para activar o desactivar esta barra seleccionar la
opcin Barra de Mdulos del submen Ventana.
Tablas
Contiene los catlogos del sistema, es decir, las tablas maestras para cada uno de los mdulos
del sistema. De acuerdo al mdulo con el cual se est trabajando se presentarn las tablas
correspondientes al mismo, por ejemplo: el mdulo Almacenes contiene las tablas Productos,
Unidades de Medida, Tipos de Insumo, Clientes y Proveedores, Sucursales y Almacenes,
Proyectos, etc..
Movimientos
Contiene opciones que hacen referencia a las transacciones o movimientos que se producen en la
empresa debido a las actividades u operaciones realizadas y de acuerdo a la naturaleza de stas
se registrarn en el mdulo respectivo; generalmente se registran, a travs, de documentos como:
guas de recepcin, facturas, rdenes de compra, etc., de lo contrario si no tuvieran documento
comprobatorio se registran los datos generados por la transaccin.
Reportes
Presenta opciones de informes o reportes de inters a cada mdulo del sistema. Estos reportes
pueden ser generales o especficos; previamente a la generacin del reporte se muestra una
ventana para realizar la consulta respectiva visualizando los resultados en grillas o cuadrculas,
adems esta ventana contiene botones que permiten abrir, guardar, dar una vista previa,
configurar, copiar al portapapeles, analizar el reporte con Excel, mostrar grfico del reporte y
enviar el reporte por e-mail, etc.
Este submen cuenta con la opcin: Administrador de Reportes, el cual es comn en todos los
mdulos del sistema, permitiendo al usuario del sistema crear sus propios reportes, dndoles el
nivel de detalle adecuado, de acuerdo a sus necesidades especficas de informacin.
Procesos
Contiene opciones que permiten procesar la informacin ingresada en las tablas, dichos procesos
se realizan de acuerdo al mdulo en el que se est trabajando, para apertura/cierre de periodos y
procesos de clculos, pero existen tambin otros procesos especficos como los procesos de
interfases con otros sistemas como el PDT (Programa de Declaracin Telemtica) y el COA
(Programa de Confrontacin de Operaciones Autodeclaradas) de la SUNAT, as como, procesos
de transferencia de informacin a las AFP y Bancos.
Ventana
Agrupa las opciones de distribucin y visualizacin de las ventanas abiertas en el sistema.
En cuanto a la distribucin de las ventanas en la pantalla, stas pueden ser en cascada, en capas
o mostrar todas las ventanas simultneamente en forma horizontal o vertical. Tambin se pueden
ocultar o visualizar una o todas a la vez de acuerdo a la necesidad del usuario.
Este submen presenta en la parte inferior una lista de las ventanas abiertas, pudindose cambiar
fcilmente de una a otra seleccionando simplemente el nombre de la ventana en la lista.
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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0
Aqu en este submen, tambin se encuentra la opcin Barra de Mdulos que al seleccionarse
activa o desactiva la barra vertical de mdulos del sistema que se visualiza en la parte izquierda
de la pantalla.
Este es un submen comn en todos los mdulos del sistema.
Utilitarios
Agrupa las herramientas de configuracin y parametrizacin del sistema para que trabaje en
concordancia con los procedimientos de trabajo establecidos por la empresa/usuario. Contiene
opciones que van desde la creacin de una nueva empresa, la definicin de seguridad del
sistema, establecimiento de la secuencia de flujo de documentos, asignacin de valores a los
parmetros del sistema; as como tambin presenta un editor de mens, una ventana para el
manejo de tipo de cambio monetario, entre otras herramientas de utilidad del sistema.
Este es un submen comn en todos los mdulos del sistema.
Ayuda
Contiene opciones que van a permitir a los usuarios disponer de una ayuda, en forma de
contenidos y guas, en cuanto a la implementacin, manejo y operacin del sistema; as como,
informacin acerca del mismo y del soporte tcnico ofrecido.
Este es un submen comn a todos los mdulos del sistema.
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El Submen Utilitarios
El submen Utilitarios contiene un conjunto de opciones que van a permitir configurar el sistema
NISIRA v.2.0 para su correcto uso, de acuerdo a los procedimientos de trabajo y las necesidades
de informacin de la empresa que est haciendo uso del sistema.
Elegir Periodo
Esta opcin permite cambiar el periodo de trabajo del sistema, dicho Periodo est compuesto por
el ao y el mes en curso, por ejemplo: 200501, que corresponde al mes de Enero del ao 2005, el
mismo que se visualizar en todas las ventanas, documentos y reportes del sistema.
En caso el usuario desee ingresar, modificar o eliminar un documento con una fecha que no est
comprendida en el periodo de trabajo actual, ser necesario cambiar el periodo por aquel en el
que se pueda trabajar el documento mencionado. Es importante elegir el periodo adecuado ya que
ste afecta directamente al numerador de las operaciones.
Observacin: Slo se podrn elegir o seleccionar Periodos de Trabajo que no se encuentren
cerrados en el mdulo que est trabajando (Opcin Abrir/Cerrar Periodos Submen Procesos) o
que no estn cerrados contablemente (Opcin Abrir/Cerrar Periodos Contables Submen
Procesos Mdulo Contabilidad).
Seleccionar Empresa
Dado que el sistema es multiempresa, esta opcin permite seleccionar la empresa a la que se
desea acceder. Por ejemplo si nos encontramos en la empresa A y queremos ver la informacin
de la empresa B bastar con seleccionarla y se iniciar la sesin.
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Editor de Empresas
Dado que una de las caractersticas del sistema es ser multiempresa, es decir, poder manejar
informacin de varias empresas con el mismo sistema, esta ventana permite registrar las
empresas que van a trabajar con el sistema NISIRA v.2.0, permitiendo registrar datos generales
de la misma como: razn social, nmero de RUC, direccin, representante legal de la empresa,
entre otros.
Para registrar todos los datos necesarios de cada una de las empresas, referentes a la
informacin general de la misma, la ubicacin de carpetas y archivos donde se guarda la
informacin de la empresa (por ejemplo: documentos, fotos, firmas, formatos de reportes), el
nombre de su base de datos, en esta ventana se cuenta con tres pestaas u hojas que permiten
registrar todos estos datos de acuerdo a la siguiente clasificacin que se le ha dado a cada una:
Informacin General, Documentos Asociados y Origen de Datos.
Nota: Cada empresa puede tener su propio formato de reportes, razn por la cual es necesario
incluir como dato de la empresa la ruta donde se guardarn los formatos de los reportes. Esto se
hace en la pestaa Documentos Asociados de esta ventana, de manera similar a comos e
muestra en el siguiente grfico:
(Ver ventana de ejemplo en la pgina siguiente)
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Editor de Mens
El sistema permite que el usuario pueda crear dinmicamente opciones de men. En esta ventana
se pueden configurar las ubicaciones de las opciones y mdulos ya existentes en el men e
inclusive agregar o eliminar nuevas opciones y mens.
Se debe tener en cuenta que para crear opciones de men tienen que haberse creado primero las
ventanas o formularios para poder indicar los archivos donde se encuentran guardados estos
formularios indicndose correctamente la ruta de acceso a los mismos.
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Para asignar o modificar un valor a un parmetro deber realizar los pasos siguientes:
Importante: Esta ventana cuenta con una barra de herramientas especial, ubicada arriba de la
misma, la cual consta de los siguientes botones:
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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0
- El primer botn, expande la lista de rbol, mostrando jerrquicamente todos los datos
contenidos en ella.
- El segundo botn, contrae los elementos de la lista de rbol, mostrando solamente las tres
categoras principales de esta lista.
- El tercer botn, graba los valores, nuevos o modificados, asignados a los parmetros.
- El cuarto botn, en caso el usuario lo desee, cancela los cambios asignados a los valores de
los parmetros.
- El quinto botn, permite cerrar esta ventana.
Parmetros de Organizacin
Dentro de la clasificacin Organizacin, se encuentra la subclasificacin Informacin General la
misma que agrupa los parmetros generales del sistema, necesarios para definir los procesos o
caractersticas generales del mismo.
Los parmetros que aqu se pueden definir son los que se presentan a continuacin:
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Configuracin de Avisos
Esta opcin permite configurar caractersticas para los mensajes o avisos del sistema, las cuales
son: Mostrar ventana flash para mensajes pendientes, Frecuencia de flash (segundos),
Tiempo de duracin del flash (milisegundos), Mostrar flash animado y Reproducir un Sonido
para los mensajes pendientes.
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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0
Observacin: Esta ventana presenta una casilla de verificacin etiquetada como Es un Usuario
Tipo, la cual tiene la finalidad de crear un tipo de usuario modelo, cuyos privilegios que le han sido
asignados en las distintas opciones y mdulos del sistema son guardados como una plantilla la
misma que podr ser utilizada para la asignacin de privilegios para otros usuarios.
Si marca con un check () esta casilla indicar que el usuario es un Usuario Tipo.
Cuando se encuentre registrando los datos de un usuario del sistema, y desee que ste tenga los
mismos privilegios que le fueron asignados a otro usuario, haga un click en el botn Usuario
Tipo visualizndose la ventana Buscar mostrando todos los Usuarios Tipos definidos en el
sistema, para que busque y seleccione el que se ajuste a las necesidades del usuario que est
registrando. Una vez hecho esto, en la caja contigua, se visualizar el nombre del usuario tipo
seleccionado y automticamente se copiar la plantilla de sus privilegios asignados.
Nota: La plantilla de privilegios copiada de un Usuario Tipo para un usuario del sistema puede ser
editada o modificada.
Cambio de Clave
Esta ventana permite cambiar la clave o contrasea de los usuarios para efectos de seguridad.
Cada vez que se desee cambiar la clave del usuario es necesario primero ingresar la calve
anterior y luego confirmar la nueva clave ingresada para poder grabar los cambios.
Flujo de Documentos
Definicin de Flujo de Documentos
Esta opcin permite establecer la secuencia que tendrn los documentos (pendiente, visto bueno,
aprobado, etc.) hasta la generacin de nuevos documentos.
Este flujo incrementa la consistencia de seguridad de las operaciones, puesto que en cada uno de
los estados en que se encuentre un documento ser definido por el usuario o grupo de usuarios
quienes son los responsables de cambiar dichos estados.
La ventana muestra en la parte superior tres listas: la primera muestra los formularios que
definirn una secuencia de flujo de documentos, la segunda lista muestra la secuencia misma
incluyendo los estados por los que pasar el o los documentos implicados y la tercera lista
muestra los estados disponibles en el que puede encontrarse dicho documento.
La parte inferior muestra una lista de formularios disponibles para generar la secuencia y al lado
derecho se registran los datos del formulario a crear en caso este no se encuentre en la lista de
los disponibles.
Ejemplo: Definicin de secuencia de flujo de documentos para un Pedido.
El pedido solo contar con los estados de Pendiente y Aprobado. Se selecciona uno por uno
estos estados en ese orden y en la lista central (Secuencia para formulario) se muestra al
formulario Pedido con dichos estados. En caso se deseara que el pedido generara una orden de
compra, se selecciona este documento de la lista de formularios disponibles el cul por defecto
aparecer con el estado Pendiente.
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Tablas Generales
Tipo de Cambio
El sistema permite el registro de las equivalencias (compra/venta) entre la moneda oficial del
sistema y la extranjera, tanto en el nivel bancario, paralelo o tributario, presentados en los
diferentes das.
El sistema trabaja con el tipo de cambio tributario, segn el valor que SUNAT publica diariamente.
(Ver Ventana Tipo de Cambio en la pgina siguiente)
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Monedas
El sistema NISIRA v.2.0, como ya se ha mencionado, tiene la caracterstica de ser bimonetario,
esto es, capaz de manejar y mostrar la informacin de los mdulos de Cuentas Corrientes y de
Contabilidad en dos tipos de monedas, un tipo de moneda oficial (ejemplo S/.) y un tipo de
moneda extranjera (ejemplo $), definindose estos tipos en esta ventana al momento de registrar
los datos de la moneda.
Dada su flexibilidad sistema brinda la posibilidad de registrar las operaciones y/o documentos en
cualquier moneda (Nuevos Soles, Dlares, Euros, Pesetas, Pesos, etc.) permitiendo utilizar tantas
monedas como el usuario requiera.
Al momento de registrar los documentos se indicar el tipo de cambio de la moneda utilizada en
base a la moneda extranjera. Por ejemplo: tenemos definido como tipo de moneda oficial al Nuevo
Sol y como tipo de moneda extranjera al Dlar y es necesario registrar un documento que tiene
como moneda el Euro; se permite el registro del documento en Euros, indicando el tipo de cambio
del Euro en base al Dlar, registrndose, por lo tanto, los importes del documento en euros y
adems sus equivalencias en la moneda extranjera ($) y la moneda oficial (S/.).
En esta ventana entonces se har el registro de las monedas necesarias para el trabajo en la
empresa. Como se trata de una ventana de mantenimiento de tablas, se permite la edicin o
modificacin de un registro, pero con las restricciones respectivas para el tipo de moneda ya que
slo se acepta una moneda con tipo de moneda oficial y una moneda con tipo de moneda
extranjera, el resto de monedas debern registrarse como de otro tipo.
(Ver Ventana Monedas en la pgina siguiente)
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Procesos
Verificar Productos con Stock Negativo
El sistema permite al usuario verificar, a travs de este proceso, los movimientos de los productos
de almacn y los saldos histricos disconformes que se haya obtenido.
Nota: Para poder salir del sistema no debe haber ninguna ventana abierta, de lo contrario es
presentar un mensaje indicando: An hay ventanas abiertas. Cierre todas antes de continuar la
operacin.
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Barras de Herramientas
Cada uno de los botones contenidos en esta Barra de Herramientas presentan conos
representativos y un pequeo mensaje de orientacin acerca de la tarea o accin que realizan,
incluyen adems una combinacin de teclas que al pulsarlas simultneamente producirn el
mismo efecto que al dar un click en el botn. A continuacin se hace una descripcin de los
mismos:
o CTRL + W Para grabar un registro nuevo o las modificaciones del registro actual
o CTRL + Del Para eliminar una lnea del detalle (cuadrcula) del documento.
o CTRL + S Para buscar un registro determinado, previa seleccin del campo por el
cual se va a realizar la bsqueda y la asignacin del valor a buscar.
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o CTRL + P Exportar. Para enviar la informacin actual a otro programa, como por
ejemplo: MS Excel, previa conversin de la misma a otro formato.
o CTRL + H Para visualizar el historial del registro. Entindase por historial a todas
las modificaciones realizadas: nuevo, edicin, eliminacin y/o
anulacin del registro.
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o CTRL + S Para buscar un dato o valor en el reporte. Una vez encontrado, para
continuar la bsqueda de este valor en el reporte presionar la tecla
<F3>.
o CTRL + PgDn Para ordenar los registros del reporte en forma ascendente de acuerdo
a la columna seleccionada.
o CTRL + PgUp Para ordenar los registros del reporte en forma descendente de acuerdo
a la columna seleccionada.
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Operaciones Frecuentes
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varios estados (pendiente, VB1, VB2, VB3, cer rado, aprobado, atendido, etc.) esta
operacin cambiara el estado actual por el estado ANULADO.
Los pasos para realizar esta operacin son los siguientes:
1. Hacer click en el botn Anular Registro o presionar simultneamente las teclas Ctrl + Z.
2. Se visualizar una ventana de confirmacin donde deber hacer click en SI para confirmar
la anulacin del registro o en NO para cancelar la operacin.
Observaciones:
- Normalmente, un documento con estado Aprobado no se puede anular, slo podr ser
anulado por el usuario que aprob dicho documento.
- Se puede cambiar el estado Anulado de un registro o documento, presionando el mismo
botn Anular Registro y respondiendo afirmativamente a la pregunta: El registro est
anulado. Desea activarlo? automticamente el estado del registro cambiar a Activo
(Ejemplo: Tabla Productos) y si se trata de un documento cambiar a Pendiente (Ejemplo:
Tabla Facturas).
Bsqueda de Registros
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5. Ubicarse en el registro buscado y hacer un click en el botn Aceptar o hacer doble click
sobre el mismo.
Observaciones:
Es conveniente aclarar las diferencias entre los procesos de Bsqueda y Bsqueda
Avanzada:
Bsqueda
Constituye una bsqueda simple pues slo se permite establecer una condicin de
bsqueda. Para seleccionar el campo por el cual se va a realizar la bsqueda, no se
dispone de todos los campos que componen la estructura de la tabla, sino de aquellos que
generalmente se usan ms en este tipo de proceso.
Los pasos a seguir para realizar este proceso son:
o En la ventana Buscar elegir la pgina Bsqueda.
o Seguir los pasos 3, 4 y 5 explicados en Bsqueda de un Registro.
Bsqueda Avanzada
Esta es una bsqueda compleja, por cuanto se permite establecer una o ms condiciones
de bsqueda, disponiendo para ello de todos los campos de la tabla. Para realizar esta
bsqueda se trabaja como condiciones de filtrado.
Los pasos a seguir para realizar este proceso son:
o En la ventana Buscar elegir la pgina Bsqueda Avanzada.
o Establecer la condicin de bsqueda, para ello: seleccionar el campo de bsqueda, el
operador relacional y asignar el valor de bsqueda.
o Hacer click en el botn Filtrar para que esta condicin pase a formar parte de la lista
de condiciones.
Si fuese necesario eliminar una condicin de la lista, deber ubicarse en esa condicin
y hacer click en el botn Quitar Filtro.
o En caso se requiera agregar otra condicin deber seleccionar el tipo de operador
lgico para unir las condiciones. Se dispone de los operadores AND y OR, los cuales
se deben seleccionar haciendo click en la casilla de verificacin respectiva,
visualizndose activado por defecto el operador And.
o Repetir los tres ltimos pasos hasta establecer todas las condiciones necesarias.
o Empezar la bsqueda haciendo click en el botn Buscar.
o Continuar con los pasos 4 y 5 de la explicacin general de Bsqueda de un
Registro.
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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0
Importante:
Esta operacin de bsqueda puede realizarse en cualquier ventana de los diferentes
mdulos del sistema. Siempre que se requiera de la bsqueda de un valor, por ejemplo,
cuando en un detalle de registros necesite ingresar un cdigo o identificador y no recuerde
el valor exacto de ste, entonces deber ubicarse en esta columna del cdigo a buscar y
la presionar la tecla <F2> con lo que se presentar la Ventana Buscar para que realice
la bsqueda del registro de acuerdo a los campos especificados como se explic
anteriormente.
Filtrado de Registros
Importante:
Filtro Predeterminado: En la parte inferior de la ventana se visualiza una casilla
etiquetada como Predeterminar en el formulario, por defecto est desactivada. La
utilidad de esta casilla es establecer que el filtro que se est realizando ser considerado
como predeterminado en el formulario o Ventana de Lista donde se hizo click al botn
Filtrar, esto implica que este filtro quede grabado por usuario y por formulario; por lo tanto,
cada vez que se abra esta ventana de lista se activar tambin este filtro mostrando slo
los registros seleccionados con esta operacin.
Si desea activar un filtro como predeterminado en el formulario hacer click en la casilla
para que se active ().
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Quitar el Filtro
Para filtrados normales, no predeterminados, basta con hacer click en el botn Quitar Filtro o
presionar simultneamente las teclas Ctrl + R, inmediatamente se desactivar el filtrado y se
visualizarn todos los registros de la tabla respectiva en la Ventana de Lista.
1 Seleccionar la opcin del submen Movimientos en cuya ventana de edicin quiere asociar el
documento u operacin, por ejemplo, la opcin Orden de Compras del submen Movimientos
del mdulo Compras.
Luego de seleccionar esa opcin se visualizar una ventana de lista de registros; siguiendo
con el ejemplo, se visualizar la Ventana de Lista de rdenes de Compra.
3 Presionar la tecla Ctrl y simultneamente hacer un click derecho en cualquier sitio de la parte
superior de dicha ventana de lista, tal como se indica en el grfico siguiente:
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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0
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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0
Una vez seleccionados los documentos u operaciones, stos se visualizarn en las listas de la
derecha: Lista de Documentos Asociados y Lista de Operaciones Asociadas,
respectivamente.
5 Finalmente, hacer un click en el botn para grabar estas asociaciones.
Importante: Verificar que tanto los tipos de documento (para el caso de documentos emitidos por
la empresa) as como las operaciones asociadas tengan sus numeradores generados para el ao
en curso. Para el caso de los documentos, estos numerados se registran en la opcin Tipos de
Documentos del submen Tablas de los mdulos de Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar y
Contabilidad; para el caso de las operaciones, los numeradores se registran en la opcin
Operaciones del submen Tablas del mdulo de Contabilidad.
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Mdulos de Logstica
ALMACENES
COMPRAS
GESTIN DE VENTAS
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El Mdulo Almacenes
Objetivo
Realizar el registro y control de todos los movimientos de los productos en el almacn, tanto
ingresos como salidas, con el fin de obtener de manera rpida y eficiente informacin sobre
existencias y costos de los productos, as como, los reportes necesarios para el anlisis de
resultados.
Caractersticas
Manejo de mltiples almacenes.
Control de existencias.
Control de stock de productos por almacn, por lote, por serie.
Manejo de stock mnimo de productos a nivel de almacenes.
Asignacin de algoritmos para el clculo del stock mnimo de los productos.
Manejo de costos de los productos en la moneda especificada.
Manejo de transferencias entre almacenes.
Proceso de cierre de periodos de almacenes.
Permite la generacin de documentos de venta.
Enlace con el Mdulo de Compras y Cuentas por Cobrar.
Opciones de Men
Tablas
Productos
o Productos
o Marcas de Productos
o Grupos de Productos
o Lotes de Productos
o Estados de Productos
Unidades de Medida
Tipos de Insumo
Componentes Qumicos
Partidas Arancelarias
Clientes y Proveedores
Grupo de Clientes/Proveedores
Sucursales y Almacenes
o Catlogo de Sucursales y Almacenes
o Ubicaciones en Almacn
o Motivos de Movimiento de Almacn
o Responsables de Almacn
Proyectos
Actividades
Consumidores
Tipos de Flete
Algoritmos para clculo de Stock Mnimo
Asignar Algoritmo de Stock Mnimo
Movimientos
Guas de Recepcin
Guas de Remisin
Salidas Internas
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Procesos
Reportes
Stock Mnimo
Reportes de Usuario
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Opciones de Tablas
Productos
Esta ventana permite registrar las caractersticas de un producto de diverso tipo: agrcola,
industrial, etc.
La parte superior de esta ventana presenta las caractersticas generales del producto, como:
cdigo, descripcin, grupo y subgrupo al que pertenece, unidad de medida, cdigo de barras,
estado (indica la condicin en la que se encuentra el producto, por ejemplo: nuevo, usado, en
campo, descarte, etc.), entre otras, presentndose adems la foto o imagen del mismo.
En la parte inferior derecha se visualiza un conjunto de pestaas u hojas que van permitir registrar
caractersticas detalladas del producto, estas son:
Manual: Es el usuario quien ingresa la cantidad que ser considerada como stock mnimo
del producto. Si se selecciona este tipo, en esta misma pestaa se ingresar la
cantidad del stock mnimo.
Setup: Es el sistema quien se encarga del clculo del stock mnimo del producto a travs
de los algoritmos de clculo creados para este fin.
Este tipo de clculo implica:
- Cdigos Proveedor: esta pestaa se utiliza para registrar los cdigos asignados al producto
por los distintos proveedores.
- Equivalencias U.M.: tiene le propsito de registrar las equivalencias de las diferentes
unidades de medida en las que se pueden expresar el producto relacionndolas con la unidad
de medida (U.Medida/Empaque) especificada para este producto en la parte superior.
- Impuestos: corresponde a los diferentes impuestos de ley gravables para el producto.
- Ubicacin en Almacn: permite registrar la ubicacin fsica del producto dentro de los
diferentes almacenes de cada sucursal de la empresa.
- Datos Varios: destinada para el registro de otros datos caractersticos del producto.
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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0
Este men contextual contiene opciones que representan las tareas (de consultas y/o generacin
de reportes) ms frecuentes, tiles y de inters para los usuarios, las cuales tambin pueden ser
accedidas a travs de otras opciones y/o mdulos del sistema, pero que en este caso constituyen
una manera abreviada y directa de realizar estas tareas, ya que en forma predeterminada se est
seleccionando el cdigo del producto en el cual se est ubicado, visualizndose automticamente
los datos del mismo.
Por ejemplo, si de este men emergente se selecciona la opcin Stock por Estado para el
producto seleccionado, se visualizar:
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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0
Al hacer un click en este botn se presenta la Ventana Asignar Impuestos a Productos cuya
finalidad es asignar o quitar impuestos a los productos que se encuentran en la parte inferior de la
misma en la Lista de Productos a los que se les asignar el impuesto; esta lista por defecto
contiene todos los productos registrados, pero tambin se puede realizar un filtrado o seleccin de
productos en caso no se desee asignar impuestos a todos los productos haciendo un click en el
botn Filtrar Productos. Como se observa, en la parte superior derecha de esta ventana, se
encuentra la Lista de Impuestos Disponibles, que contiene los registros de los impuestos de ley
ingresados en la tabla Impuestos del Mdulo de Contabilidad, de la cual se puede seleccionar uno
o ms impuestos a aplicar haciendo solamente un click en la respectiva casilla de verificacin.
Una vez seleccionados los productos y establecidos los impuestos, en las respectivas listas, se
procede a dar un click en uno de los botones Asignar Impuestos o Quitar Impuestos.
Marcas de Productos
Se permite registrar las marcas de los diversos productos que se encuentran en almacn.
Grupos de Productos
Esta ventana permite registrar los diferentes grupos y subgrupos en que se clasifican los
productos de almacn.
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Lotes de Productos
Esta ventana registra la informacin concerniente a los lotes de productos que se encuentran en
almacn. Generalmente usado para productos que se venden por Lotes y se desea llevar un
control de stos.
Estado de Productos
Aqu se registrarn los posibles estados por los que puede pasar un producto, pudiendo ser:
Nuevo, Usado, En Campo, etc.
Unidades de Medida
En esta ventana el usuario registra las unidades de medida en las que se expresarn las
cantidades de los productos del almacn. Los registros guardados en la Tabla Unidad de Medida
son importantes al momento de registrar los datos de un producto (Ventana de Productos) ya que
es obligatorio que a ste se le asigne una unidad de medida de lo contrario no se permitir grabar
el registro del producto, por tanto, antes de registrar los productos es indispensable que se hayan
registrado unidades de medida en esta tabla.
Se registrarn tantas unidades de medida como sean necesarias para el trabajo en la empresa y
sus distintos almacenes.
Tipos de Insumo
Un insumo es la materia prima o producto intermedio que utiliza el productor para elaborar un bien
o servicio, al cual le aade un valor agregado adicional.
En esta ventana se registran los diferentes tipos de insumos en los que se han agrupado o
clasificado los insumos de almacn. Esta clasificacin ser de utilidad cuando se est registrando
un producto que sea un insumo, entonces se le asignar el tipo de insumo correspondiente.
Componentes Qumicos
En esta ventana se registran los diferentes componentes qumicos que formarn parte de los
ingredientes cuando se registre un producto (Ver Ventana Productos Pestaa Ingredientes /
Opcin Productos Submen Tablas Mdulo Almacenes).
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Partidas Arancelarias
Esta ventana se utiliza para registrar los diferentes cdigos de las partidas arancelarias que
gravan a los productos de exportacin por categoras de productos. Ser de utilidad al momento
de registrar un producto, si es de exportacin se le asignar su respectiva partida arancelaria (Ver
Ventana de Productos / Opcin Productos Submen Tablas Mdulo Almacenes).
Clientes y Proveedores
El registro de los datos de un cliente o proveedor, ya sea persona natural o jurdica, se realiza a
travs de esta ventana; aqu encontramos la etiqueta Tipo de Persona que sirve para seleccionar
el tipo de persona a registrar, pudiendo ser: Cliente, Proveedor o Ambos (en caso que la
persona a registrar sea a la vez cliente y proveedor).
Una vez seleccionado el tipo de persona se activar, en la parte derecha de la ventana, la hoja
correspondiente Datos Cliente o Datos Proveedor, o las dos hojas si fuera el caso.
En la parte izquierda de esta ventana se registrarn los datos generales comunes a Cliente y
Proveedor.
Entre los Datos del Cliente se encuentran: el vendedor asignado al cliente, el(los) rubro(s) de
productos que se le vende al cliente, el clculo de la TEA en moneda extranjera, la seleccin del
precio concedido al cliente al realizar una venta y los das de gracia para el cobro de documentos.
En Datos del Proveedor se registrarn: el nombre de la persona o razn social a quien girar los
documentos, el nmero de la cuenta corriente del proveedor, los tiempos (das) de entrega del
producto (das para embarque, das de arribo, das para desaduanaje, das para almacn segn
los fletes martimo, areo y/o terrestre), los lugares de entrega del producto, etc.
Este botn ser de utilidad cuando la empresa en la que se encuentra trabajando en el sistema
NISIRA v.2.0, haya sido designada por la SUNAT como Agente de Retencin, ya que permitir la
actualizacin del Indicador de Retencin del I.G.V. aplicable a los proveedores. Este proceso se
lleva a cabo mediante los archivos de texto actualizados que proporciona la SUNAT, a travs de
su pgina web, para que a su vez los Agentes de Retencin actualicen su catlogo de
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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0
proveedores para determinar aquellos que sern sujetos de retencin y que por lo tanto la
empresa les deber retener el porcentaje correspondiente de I.G.V. establecido por ley.
Por lo tanto, en la hoja Datos Proveedor, en el cuadro que se muestra a continuacin y que
aparece despus de dar un click en el referido botn, se debern ubicar los archivos
proporcionados por la SUNAT (indicando la carpeta donde se encuentren guardados estos
archivos dando las rutas de acceso adecuadas).
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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0
Este men contextual o emergente contiene opciones que representan las tareas (de consultas y/o
generacin de reportes) ms frecuentes, tiles y de inters para los usuarios, las cuales tambin
pueden ser accedidas a travs de otras opciones y/o mdulos del sistema, pero que en este caso
constituyen una manera abreviada y directa de realizar estas tareas, ya que en forma
predeterminada se est seleccionando el cdigo del cliente/proveedor en el cual se est ubicado,
visualizndose automticamente los datos del mismo.
Sucursales y Almacenes
Ubicaciones en Almacn
Esta ventana permite registrar las ubicaciones del almacn en donde se almacenarn los distintos
productos. La codificacin de ubicaciones y el registro de stas en los datos del producto esto
sumamente til por que permite la bsqueda y localizacin fcil y rpida de los productos.
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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0
Transferencia, por Prstamo de Terceros, etc.; mientras que una Salida puede ser originada por
una Venta, por Devolucin de Prstamos a Terceros, por Consumo, etc..
Al elegir esta opcin se presenta la siguiente ventana, en la parte izquierda se visualiza una lista
con todos los Motivos de Movimientos de Almacn registrados en el sistema y, en la parte
derecha, los datos registrados para cada uno de estos Motivos, de acuerdo a como se vaya
desplazando a travs de ellos.
Para registrar un nuevo Motivo de Movimiento de Almacn deber realizar los siguientes
pasos:
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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0
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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0
. Ingreso por Devoluciones: Si se activa o marca esta casilla con un check () se
establece que al especificar este Motivo en un movimiento ste ser un Ingreso por
Devoluciones.
. Devolucin de Venta: Si se activa o marca esta casilla con un check () los
movimientos que especifiquen este Motivo, sern las devoluciones por ventas
realizadas.
. Es Transferencia: Si se activa o marca esta casilla con un check () los movimientos
que especifiquen este Motivo, sern un ingreso por transferencia de productos.
. Salida por Consumo: Si se activa o marca esta casilla con un check () los
movimientos que especifiquen este Motivo, sern las salidas de productos por consumo.
. Salida para Exportacin: Si se activa o marca esta casilla con un check () los
movimientos que especifiquen este Motivo, sern las salidas de productos para
exportacin.
. Afecta Drawback: Si se activa o marca esta casilla con un check () los movimientos
sern los que afectan a drawback.
Documento Requerido por el Motivo: estas opciones se utilizan para definir el o los
documentos que se deban solicitar cuando se especifique este motivo, por lo que, al
seleccionar una de ellas, activando o marcando con un check () su correspondiente
casilla, se requerir el documento que a continuacin se indica:
. Solicita Documento de Venta: Las operaciones o movimientos que especifiquen este
Motivo de Movimiento solicitarn, de manera obligatoria, como documento de referencia
un Documento de Venta (Boleta, Factura, etc.).
. Solicita Orden de Compra: Las operaciones o movimientos que especifiquen este
Motivo de Movimiento solicitarn, de manera obligatoria, como documento de referencia
una Orden de Compra.
. Solicita Requerimiento Interno: Las operaciones o movimientos que especifiquen este
Motivo de Movimiento solicitarn, de manera obligatoria, como documento de referencia
un Requerimiento Interno.
. Solicita Pedido: Las operaciones o movimientos que especifiquen este Motivo de
Movimiento solicitarn, de manera obligatoria, como documento de referencia un Pedido
de Almacn.
. Solicita Recepcin: Las operaciones o movimientos que especifiquen este Motivo de
Movimiento solicitarn, de manera obligatoria, como documento de referencia una Gua
de Recepcin.
. Solicita Doc. De Salida: Las operaciones o movimientos que especifiquen este Motivo
de Movimiento solicitarn, de manera obligatoria, como documento de referencia un
Documento de Salida de Almacn (Gua de Remisin, Salida Interna, etc.).
. Solicita Dev. De Materiales: Las operaciones o movimientos que especifiquen este
Motivo de Movimiento solicitarn, de manera obligatoria, como documento de referencia
un documento de Devolucin de Materiales.
. Solicita Orden de Trabajo: Las operaciones o movimientos que especifiquen este
Motivo de Movimiento solicitarn, de manera obligatoria, como documento de referencia
una Orden de Trabajo.
. Solicita Orden Importacin: Las operaciones o movimientos que especifiquen este
Motivo de Movimiento solicitarn, de manera obligatoria, como documento de referencia
una Orden de Importacin.
. Solicita Orden de Pago: Las operaciones o movimientos que se especifiquen este
Motivo de Movimiento solicitarn, de manera obligatoria, como documento de referencia
una Orden de Pago.
. Solicita Doc.Salidas Reclasificacin: Las operaciones o movimientos que
especifiquen este Motivo de Movimiento solicitarn, de manera obligatoria, como
documento de referencia un documento de salida para cambio de cdigo de producto.
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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0
Para cada Motivo de Movimientos de Almacn se registran datos generales como el cdigo del
motivo, la descripcin, el nombre corto, tipo de motivo (ingreso o salida), el estado de los
productos al producirse este movimiento; as como, tambin se podrn seleccionar las
Caractersticas del Motivo y el Documento Requerido por el Motivo, stos se seleccionan de
acuerdo a las necesidades y procedimientos particulares de cada empresa, siendo bastante til en
el submen de Movimientos de este mdulo al momento de registrar los documentos originados
por las transacciones de almacn como: Guas de Recepcin, Guas de Remisin y Salidas
Internas.
Responsables de Almacn
Esta opcin presenta una ventana que permite registrar los datos de los responsables de almacn
quienes son las personas que tienen a su cargo la administracin de un determinado almacn.
Entre otros datos se solicita Cdigo y Cdigo de Personal, el primero corresponde al cdigo
asignado como responsable de almacn y el segundo al cdigo asignado como trabajador de la
empresa.
Los registros grabados en la tabla Responsables de Almacn sern necesarios al momento de
ingresar los datos de Almacenes por Sucursal en el Catlogo de Sucursales y Almacenes del
submen Tablas de este mismo mdulo.
Proyectos
Esta opcin permite registrar datos en la tabla Proyectos, almacenando informacin referente a los
proyectos, de ejecucin por la propia empresa o por parte de los clientes, para los cuales se van
a destinar los productos de almacn.
Es importante aclarar, que no es obligatorio asignar un Proyecto en el registro de los movimientos
de almacn (Guas de Recepcin, Guas de Remisin y Salidas Internas).
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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0
Actividades
Es el conjunto de acciones y hechos relacionados con la produccin de bienes materiales y la
prestacin de servicios, es decir, el conjunto de operaciones y tareas que se llevan a cabo con el
fin de lograr un objetivo determinado.
Las labores o acciones que forman parte de una actividad son registradas tambin en esta
ventana.
Consumidores
Los consumidores son unidades orgnicas u operativas de la empresa, los cuales consumen
recursos y por lo tanto se les asigna un centro de costo.
Esta opcin permite registrar de manera jerrquica los diferentes tipos de consumidores de la
empresa, mostrando claramente el nivel de dependencia de cada uno de ellos. En el sistema se
consideran los siguientes tipos de consumidores: Terreno, Maquinaria, Fuente de Agua u otros.
Al elegir esta opcin se presentar la siguiente ventana de mantenimiento, cuya estructura y
manejo explicamos seguidamente:
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Esta ventana presenta al lado izquierdo una lista que muestra jerrquicamente todos los
consumidores registrados en el sistema, clasificados por consumidor. En la parte superior de esta
lista se encuentran los botones Expandir Todo y Contraer Todo, los que se utilizan para
desplegar los registros de los consumidores y para contraer los mismos.
A continuacin se describirn estas pestaas y los datos requeridos en cada una de ellas:
Pestaa Terrenos: En esta pestaa se ingresarn los datos de los Consumidores del tipo
Terrenos. Presenta el siguiente diseo:
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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0
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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0
- Cosecha: En esta grilla se ingresarn los datos de cosecha de cada una de las campaas
registradas para el lote de terreno. Para ingresar estos datos deber:
a) Ubicarse en la grilla etiquetada como Cosecha haciendo un click sobre la misma.
b) Hacer un click en el botn Nueva Lnea de Detalle de la barra de herramientas o
presionar simultneamente las teclas <Ctrl> + <Ins>.
c) Se pintar una lnea de color amarillo para que en ella ingrese los datos de la Cosecha
a registrar, los cuales son:
. Item: Nmero correlativo del registro de cosecha. Se genera automticamente.
. Inicio Cosecha: Indicar la fecha de inicio de la Cosecha.
. rea: Ingresar el rea del terreno a cosechar.
. Nro.Plantas: Ingresar el nmero de plantas a cosechar.
. Producto: Especificar el producto a cosechar. Para esto, ingrese el cdigo del
producto en esta columna, si no lo recuerda, presione la tecla F2 con lo que se
visualizar la Ventana Buscar para que en ella busque y seleccione el Producto
deseado.
Observacin: Los Productos que se visualizan en esta ventana Buscar son los
mismos que se registraron previamente en el sistema en su respectiva ventana de
mantenimiento (Opcin Productos - Submen Tablas Mdulo Acopio u Opcin
Productos / Productos Submen Tablas Mdulo Almacenes).
. Desc.Producto: Se visualizar automticamente el nombre o descripcin del
producto cuyo cdigo se ingres en la columna anterior.
. Final Cosecha: Ingresar la fecha del da de trmino de la cosecha. Normalmente,
esta fecha debe coincidir con la fecha final de su campaa, registrada en la columna
Final de la grilla Campaas.
Pestaa Maquinarias: En esta pestaa se ingresarn los datos especficos para los
Consumidores de tipo Maquinarias. Presenta el siguiente diseo:
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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0
- Costo Estndar (Por Hora): Representa el costo estndar de uso por hora de la
maquinaria. Este costo puede ingresarse en:
. Moneda Nacional: Ingresar el costo estndar por hora en moneda nacional. Una vez
ingresado este costo automticamente se visualizar el costo en Moneda Extranjera en
la caja correspondiente, de acuerdo a tipo de cambio registrado.
. Moneda Extranjera: Ingresar el costo estndar por hora en moneda extranjera. Si no
ingres el costo en moneda nacional, despus de ingresar este costo automticamente
se visualizar el costo en Moneda Nacional en la caja correspondiente, de acuerdo al
tipo de cambio registrado.
Observacin: Para realizar la conversin del costo estndar de moneda nacional a
moneda extranjera y viceversa, obligatoriamente se tiene que tener registrado el Tipo de
Cambio de la moneda del da en que se est ingresando estos costos (Opcin Tablas /
Tipo de Cambio Submen Utilitarios).
Importantes: Es importante el ingreso de este dato del Costo Estndar (Por Hora) de la
maquinaria, ya que este ser utilizado en la edicin del Parte Diario de Maquinaria
(Opciones Parte de Maquinaria Propia y Parte de Maquinaria Alquilada Submen
Movimientos Mdulo Maquinarias).
- Tipo de Mquina: Elegir el tipo de Maquinaria, el mismo que puede ser: Maquinaria,
Implemento o Equipo.
- Es un vehculo de carga/transporte: Se marcar esta casilla de verificacin, haciendo un
click sobre la misma, si la maquinaria es un vehculo de carga y/o transporte. Al marcar
esta casilla se activarn las cajas para el ingreso de los siguientes datos:
. Marca: Ingresar Marca del vehculo.
. Placa: Ingresar Placa del vehculo.
. Registro MTC: Nmero del registro del vehculo en el Ministerio de Transportes y
Comunicaciones.
. Ao: Ao de fabricacin del vehculo.
. Nmero de Ejes: Nmero de ejes que tiene el vehculo.
. Carga til Mnima (TN): Carga til mnima del vehculo, expresada en toneladas.
. Km. Inicial: Kilometraje inicial del vehculo al momento de su adquisicin.
. Tipo de Vehculo: Seleccionar el tipo de vehculo, el mismo que puede ser: Auto,
Camioneta, Camin, Tracto, SemiRemolque o Remolque.
. Km. x Gl.: Este es un indicador de rendimiento o productividad, el mismo, que indica los
Kilmetros por Galn que rinde el vehculo.
Importante: Debe ingresar siempre este dato de Km. x Gl. pues este ser necesario en
la edicin de la Hoja de Recorrido de Movilidades para calcular, de manera aproximada,
el nmero de galones utilizados por el vehculo en su recorrido de un determinado da
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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0
Pestaa Fuentes de Agua: En esta pestaa se ingresarn los datos especficos para los
Consumidores de tipo Fuentes de Agua. Presenta el siguiente diseo:
- Tipo de Energa: Especificar el tipo de energa que se utiliza para bombear la fuente de
agua que se est registrando. Para esto ingresar el cdigo del tipo de energa, si no lo
recuerda haga un click en el botn o presione la tecla F2 en esta caja, con lo que se
visualizar la Ventana Buscar para que en ella busque y seleccione el Tipo de Energa
deseado.
Observacin: Los Tipos de Energa que se visualizan en esta ventana Buscar son los
mismos que se registraron previamente en el sistema en su respectiva ventana de
mantenimiento (Opcin Tipos de Energa - Submen Tablas Mdulo Fertilizacin y
Riego).
- Tipo de Clculo del Volumen: Ingresar el tipo de clculo que se desea utilizar para
calcular el volumen de la Fuente de Agua que se est registrando, el mismo, que puede
ser: Por Hidrmetro o Por Caudal.
- Caudal (Lts./Seg.): Registrar el caudal o cantidad de agua que fluye de la Fuente de
Agua. Esta cantidad deber expresarse en litros por segundo.
- Costo Estndar (Por Metro Cbico): Representa el costo estndar del consumo de agua
por metro cbico. Este costo puede ingresarse en:
. Moneda Nacional: Costo estndar por metro cbico en moneda nacional. Una vez
ingresado este costo, automticamente se visualizar el costo en Moneda Extranjera
en la caja correspondiente, de acuerdo al tipo de cambio registrado.
. Moneda Extranjera: Costo estndar por metro cbico en moneda extranjera. Si no
ingres el costo en moneda nacional, despus de ingresar este costo automticamente
se visualizar el costo en Moneda Nacional en la caja correspondiente, de acuerdo al
tipo de moneda registrado.
Observacin: Para realizar la conversin del costo estndar de moneda nacional a
moneda extranjera y viceversa, obligatoriamente se tiene que tener registrado el Tipo de
Cambio de la moneda del da en que se est ingresando estos costos (Opcin Tablas /
Tipo de Cambio Submen Utilitarios).
- Pertenece al Fundo: Indicar el fundo al que pertenece esta Fuente de Agua. Para esto
tiene que ingresar el cdigo del fundo, si no lo recuerda haga clic en el botn o
presione la tecla F2 en esta caja, con lo que se visualizar la Ventana Buscar para que en
ella busque y seleccione el Fundo deseado.
Observacin: Los Fundos que se visualizan en esta ventana Buscar corresponden a los
registros de los Consumidores de tipo Terrenos que se registraron previamente en el
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Tipos de Flete
Los fletes son los pagos que se realizan por concepto de alquiler de un medio de transporte para
el traslado mercadera.
El sistema permite el registro de cada uno de los tipos de flete con los que trabaja la empresa,
definindolos segn su naturaleza, como por ejemplo: areo, martimo, terrestre, etc.
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1 Hacer click en el botn Modificar Registro o presionar simultneamente las teclas Ctrl + E.
2 En la parte superior izquierda se presenta una l ista desplegable etiquetada como Algoritmo,
la cual contiene la relacin de todos los algoritmos de clculo de stock mnimo creados. De
esta lista deber seleccionar uno de ellos.
3 Se visualizan dos listas ms, en la derecha se p resenta la lista Productos sin Algoritmo de
Stock Mnimo, a los que se les deber asignar un algoritmo y, en la izquierda se encuentra la
lista de Productos con Algoritmo de Stock Mnimo, que presenta la relacin de los
productos que ya cuentan con su respectivo algoritmo.
4 Seleccionar de la lista Productos sin Algoritmo de Stock Mnimo, aqu se podr elegir slo
un producto o un grupo de productos. (La asignacin puede hacerse tambin por grupos).
Esta lista presenta la relacin de los grupos de productos, para visualizar los productos
contenidos en este grupo hacer click en el icono de grupo .
5 Una vez seleccionado el producto o el grupo de p roductos deber hacer click en el botn
que permitir asignar el algoritmo elegido; visualizndose este producto o grupo de productos
en la lista Productos con Algoritmo de Stock Mnimo.
Observacin:
Es importante recordar lo que se explic en la Ventana de Productos (opcin Productos
submen Tablas - Mdulo Almacn) respecto al Clculo del Stock Mnimo del Producto, el cual
puede hacerse de dos formas:
- Manual: Es el usuario quien ingresa la cantidad que ser considerada como stock mnimo
del producto. Esto lo hace en la pestaa Stocks de la Ventana de Productos, al
momento de registrar o editar el producto.
- Setup: Es el sistema quien se encarga del clculo de la cantidad que ser considerada
como stock mnimo del producto, a travs, de los algoritmos de clculo creados
para este fin. Para esto:
1 Crear los algoritmos de clculo del stock mnim o (Opcin Algoritmos para
Clculo de Stock Mnimo - Submen Tablas - Mdulo Almacn).
2 Asignar a cada producto o grupo de productos el respectivo algoritmo que se
utilizar en el clculo de su stock mnimo (Opcin Asignar Algoritmo de Stock
Mnimo - Submen Tablas - Mdulo Almacn).
3 Calcular los stocks mnimos de los productos a los cuales se les ha asignado
un algoritmo de clculo para este fin (Opcin Calcular Stock Mnimo
Submen Procesos - Mdulo Almacn).
Opciones de Movimientos
Guas de Recepcin
La Gua de Recepcin es un documento bsico para el control interno de la empresa, la cual se
origina en el momento en que ingresan los productos a almacn; por lo tanto esta ventana permite
registrar los datos necesarios para generar este documento que sirva como comprobante del
ingreso de los productos. Este registro actualiza el kardex de los productos recibidos en almacn
incrementando su stock.
(Ver Ventana de Edicin de Guas de Recepcin en la pgina siguiente)
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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0
Esta Ventana de Edicin de Guas de Recepcin, requiere datos que se ingresarn en la parte
superior de la misma, como: Sucursal, Almacn, Motivo Recepcin, Documento, Serie, Nmero,
Fecha, etc.; y, otros datos que se ingresarn seleccionando la pestaa respectiva. Esta ventana
cuenta con cuatro pestaas, visualizndose seleccionada por defecto la pestaa Detalle de la
Recepcin, la cual se utiliza para detallar los productos que ingresan a almacn, registrndoseles
su cdigo, descripcin, la cantidad recibida y el precio (se indica el valor de compra, sin I.G.V.),
entre otros datos necesarios.
Las otras pestaas: Gastos de Embarque, Gastos de Aduana y Gastos Distribuidos permitirn
registrar los costos conexos tales como: fletes, recepcin, inspeccin y almacenaje, siempre y
cuando se haya activado con un check () la casilla Registrar Gastos.
Dentro de los datos que se ingresarn para esta ventana es relevante el tipo de Motivo de
Recepcin seleccionado, pues, de acuerdo a la configuracin del mismo regir el registro de este
movimiento (Ver: Tabla Motivos de Movimientos en Almacn). Por ejemplo: Si como motivo se
elige Ingreso por Compras, el cual puede estar configurado con Documento Requerido por el
Motivo para que solicite una Orden de Compra o un Pedido, no se permitir que el usuario
ingrese el detalle de los productos en la cuadrcula respectiva (pestaa Detalle de la Recepcin),
si el usuario intenta ingresar lneas de detalle, se presentar el mensaje Este documento no
acepta insercin de filas. Esta cuadrcula de detalle ser llenada con los productos que se
registraron en el documento requerido, para eso se deber hacer un click en el cono Buscar
Documentos de Referencia y se presentar una ventana donde se elegir el documento de
referencia, luego de lo cual, los productos registrados en el documento seleccionado se
visualizarn en el detalle de los productos de la Gua de Recepcin. Tambin es necesario
mencionar que las cantidades de los productos detallados en el documento de referencia pasarn
a actualizar automticamente el stock de almacn de los productos, en caso que el documento de
referencia sea una Orden de Compra y el detalle de la misma este asignada a clientes especficos,
el ingreso afectara al stock comprometido para esos clientes, pues se entiende que estas
cantidades ya estn comprometidas para este.
Importante: Cuando el Motivo de Recepcin seleccionado no est configurado para que solicite
documentos de referencia, entonces el usuario ingresar los productos en la cuadrcula respectiva
de la pestaa Detalle de la Recepcin. Cada vez que se ingrese un producto en una lnea de
detalle, despus de registrar su cdigo se presentar una ventana auxiliar, de fondo amarillo en la
parte izquierda de la ventana, que se denomina Ventana Auxiliar de Stock, la cual, en base a
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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0
una consulta que realiza al kardex del producto ingresado, visualizar los stocks actuales del
mismo.
Si por algn motivo sali de la cuadrcula del detalle de los productos y quiere volver a visualizar la
Ventana Auxiliar de Stock para un producto ya ingresado basta con hacer click sobre el cdigo
del mismo y se presentar dicha ventana.
Ventana
Auxiliar
de Stock
Esta ventana permite visualizar el asiento contable generado por este movimiento, una vez que el
documento ya est centralizado, para esto hacer click en el botn Ver Asiento Contable de la
Barra de Herramientas. (Si desea ms informacin acerca de la Centralizacin Contable consulte
la opcin Centralizacin Contable por Mdulo del submen Procesos del mdulo Contabilidad)
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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0
Guas de Remisin
Gua de Remisin es un documento probatorio de los movimientos de salida de productos del
almacn. Esta ventana nos permite registrar los datos correspondientes para generar una Gua de
Remisin cada vez que se produzca una salida de productos de almacn. El registro de este
movimiento actualiza el kardex de los productos disminuyendo en su stock.
Entre los datos requeridos en esta ventana, es importante detallar los productos que salen de
almacn, registrndoseles su cdigo, descripcin, la cantidad de salida, precio, entre otros datos
necesarios.
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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0
Una vez ingresados los datos requeridos en esta ventana se har un click en el botn Aceptar,
con lo cual se cerrar esta ventana y se seguir trabajando con la Gua de Remisin hasta
finalmente grabarla, habindose generado en forma conjunta la Gua de Remisin y el Documento
de Venta.
Observacin: En caso de que el Motivo del Movimiento del Almacn seleccionado no tenga
configurado el Generar Documento de Venta, ste se generar posteriormente en el mdulo de
Cuentas por Cobrar en el submen Movimientos en las opciones Facturas o Boletas.
Respecto al Precio del Producto (en la columna Precio de la grilla de detalle del documento),
cuando el Motivo de Remisin seleccionado est configurado para que genere documento de
venta, no ser necesario ingresar el precio, pues, ste se visualizar en forma automtica ya que
se obtiene de la Lista de Pecios de Productos con la que cuenta el sistema, siempre y cuando
se haya registrado el respectivo precio del producto en la opcin Lista de Precios del submen
Tablas del mdulo de Cuentas por Cobrar. De los precios considerados en la Lista de Precios
(Precio Stock/Estndar, Precio 1, Precio 2, Precio 3, Precio 4), el precio que se toma en cuenta
para ser visualizado en forma automtica al momento de generar el documento de venta para un
determinado cliente es aquel que se seleccion en Precio concedido al cliente al realizarle una
venta en la pgina Clientes de la Ventana Clientes/Proveedores (Opcin Clientes/Proveedores
Submen Tablas Mdulos: Almacn y Cuentas por Cobrar); por lo general suele seleccionarse el
Precio Estndar.
Cuando el Motivo de Remisin seleccionado no est configurado para que solicite documentos
de referencia, el usuario ingresar los productos en la cuadrcula respectiva. Cada vez que se
ingrese un producto en una lnea de detalle, despus de registrar su cdigo se presentar una
ventana auxiliar, de fondo amarillo en la parte izquierda de la ventana, que se denomina Ventana
de Stock, la cual, en base a una consulta que realiza al kardex del producto ingresado, visualiza
los stocks actuales del mismo. Esta ventana auxiliar es de gran utilidad al momento de registrar la
cantidad de salida del producto, pues permite controlar que esta cantidad no sea mayor al stock
disponible, si esto sucediese se presentar un mensaje indicando Producto no tiene stock
suficiente para la cantidad solicitada y cambiar la cantidad ingresada por el usuario por la del
stock disponible.
Nota: La Ventana Auxiliar de Stock de Productos es una ventana que presenta en forma
resumida los stocks (stock total, stock comprometido y stock disponible) de un producto
determinado en las diferentes sucursales y almacenes de la empresa.
Si por algn motivo sali de la cuadrcula del detalle de los productos y quiere volver a visualizar la
Ventana de Stock para un producto ya ingresado basta con hacer click sobre el cdigo del mismo
y se presentar dicha ventana.
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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0
Ventana
Auxiliar
de
Stock
Observe que, en la parte inferior izquierda de esta ventana se permite registrar los Datos del
Transportista, es decir, de la empresa que se har cargo de transportar estos productos hasta el
lugar de destino.
Esta ventana tambin permite visualizar el asiento contable generado por este movimiento, una
vez que el documento ya est centralizado, para esto hacer click en el botn Ver Asiento
Contable de la Barra de Herramientas. (Si desea ms informacin acerca de la Centralizacin
Contable consulte la opcin Centralizacin Contable por Mdulo del submen Procesos del
mdulo Contabilidad).
Importante: Si usted desea remitir productos comprometidos, deber hacer un click en el botn
, en donde puede seleccionar los productos que han sido comprometidos para el
cliente asignado, es importante mencionar que no puede sacar productos comprometidos para un
cliente diferente del documento origen (Orden de Compra o Pedido).
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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0
Nota: Al hacer un click sobre la caja Estado, parte superior derecha de la ventana, se visualizar
una ventana auxiliar del Seguimiento de la Gua de Remisin. Cuando el Motivo Remisin es
una Salida por Ventas, la ventana que se presenta muestra si los productos incluidos en el detalle
de la Gua de Remisin ya han sido facturados o no, en el caso de los productos facturados se
mostrarn los datos respectivos en las columnas Documento de Venta y Cantidad Facturada.
Los Productos No Facturados y los Productos Facturados se encuentran diferenciados por color:
rojo para los primeros y azul para los segundos, tal como, se indica en la parte inferior de esta
ventana auxiliar, ejemplo:
Salidas Internas
Salida interna, es el proceso de despacho de productos de almacn para uso interno de la
empresa, registrndose los datos originados por este movimiento en el documento respectivo.
Este registro afecta el stock de los productos, pues actualiza el kardex de los mismos
disminuyendo los stocks de los productos que salen de almacn.
Dependiendo de la configuracin del Motivo de Salida seleccionado, el registro de esta operacin
puede o no requerir Documentos de Referencia. Se debe tener presente, como sucede en el
registro de los otros movimientos de almacn, que cuando el motivo del movimiento solicita un
documento de referencia no se permite que el usuario ingrese el detalle de los productos en la
cuadrcula del documento que se est editando ya que sta tomar el detalle de los productos
registrados en el documento de referencia. Por ejemplo: En el registro de un movimiento de
Salida Interna se selecciona el motivo Salidas para Consumo que est configurado para que
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Esta Ventana de Edicin de Salidas Internas presenta, al igual que las otras ventanas para el
registro de movimientos de almacn, la Ventana Auxiliar de Stock la cual permite la consulta del
stock de un producto seleccionado del detalle.
Si por algn motivo sali de la cuadrcula del detalle de los productos y quiere volver a visualizar la
Ventana de Stock para un producto haga click sobre el cdigo del mismo y se presentar dicha
ventana.
Esta ventana permite visualizar el asiento contable generado por este movimiento, una vez que el
documento ya est centralizado, para esto hacer click en el botn Ver Asiento Contable de la
Barra de Herramientas. (Si desea ms informacin acerca de la Centralizacin Contable consulte
la opcin Centralizacin Contable por Mdulo del submen Procesos del mdulo Contabilidad).
Esta ventana precede a la Ventana de Edicin de Salidas Internas de Almacn. Visualiza todos
los registros de las Salidas Internas almacenados en su respectiva tabla. En esta ventana de lista
se pueden producir los siguientes efectos:
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En esta ventana se ingresarn los datos necesarios para registrar este Requerimiento, siendo
necesarios: la sucursal, el almacn al cual se le hace el requerimiento, el tipo, serie y nmero de
documento, la fecha de emisin, el rea que solicita los productos, responsable del rea, el motivo
y el detalle de los productos requeridos indicando la cantidad solicitada de los mismos.
As mismo, desde esta ventana, siempre y cuando el Requerimiento tenga el estado de Aprobado
se puede generar automticamente el Pedido; para lo cual deber realizar lo siguiente:
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6 Una vez seleccionados los productos que desea in cluir en el Pedido hacer un click en el botn
Aceptar.
7 Ahora se visualiza la Ventana de Edicin de Pedidos de Almacn que muestra el Pedido
generado con los productos seleccionados desde el Requerimiento Interno. En esta ventana,
el usuario podr modificar las cantidades solicitadas de los productos, pero no podr agregar
ms productos al detalle de este Pedido. Si se intenta agregar otro producto se visualizar el
mensaje No se puede modificar el detalle de los productos, en todo caso se tendr que
modificar el documento origen, entendindose que el documento origen es el Requerimiento
Interno a partir del cual se ha generado este Pedido.
8 Finalmente se procede a grabar, guardndose sim ultneamente los cambios efectuados en el
Requerimiento Interno y el Pedido generado.
Nota:
Cabe mencionar que los Pedidos generados desde un Requerimiento se guardan y se manipulan
de la misma manera que los Pedidos creados en la Ventana de Edicin de Pedidos de Almacn,
visualizndose todos en la Ventana de Lista de Pedidos de Almacn.
Observacin:
Si desde la Ventana de Lista de Pedidos de Almacn se accede a un Pedido que fue generado
desde un Requerimiento Interno y se intenta modificarlo se visualizar el mensaje: Pedido
generado desde Requerimiento, al modificarlo puede alterar relaciones, al hacer click en el botn
Aceptar de esta ventana de mensaje permitir que se modifiquen los datos de la cabecera del
documento ms no permitir la modificacin del detalle de los productos, pues stos fueron
seleccionados desde un Requerimiento; si intenta ingresar un producto en la cuadrcula
correspondiente del detalle de Pedidos se mostrar el mensaje No se puede modificar el detalle
de los productos, en todo caso se tendr que modificar el documento origen.
Esta ventana precede a la Ventana de Edicin de Requerimientos Internos. Visualiza todos los
registros de Requerimientos Internos almacenados en su respectiva tabla. En esta ventana de
lista se pueden producir los siguientes efectos:
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Registro de Inventario
Esta ventana permite registrar las tomas de inventario fsico que se realizan a los almacenes de la
empresa con la finalidad de determinar la cantidad de cada uno de los productos existentes a una
fecha determinada.
La realizacin de un inventario fsico permite manejar cdigo de barras, as como, importar
archivos de texto especfico (diseo particularmente por empresa), permite registro por ubicacin,
permite hacer una comparacin con el inventario lgico del sistema (obtenido de los kardex de los
productos), y en base al resultado generar documentos de ajuste de inventarios que afecta los
almacenes, actualizando automticamente los stocks de productos del sistema.
As mismo, tiene el proceso Cerrar Periodo de Inventarios, cuya funcin es una vez terminado el
conteo y ajustes de inventarios, verificar con los productos del sistema y, en caso de haber
productos no contados fsicamente, hacer el ajuste respectivo.
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Al elegir esta opcin se presenta la siguiente ventana de lista, denominada Registro de Inventario
Cclico, donde se visualiza todos los documentos de Registro de Inventarios Cclicos registrados
en el sistema y que se encuentran almacenados en su respectiva tabla.
Esta ventana de lista muestra una barra de herramientas en la parte superior de la misma:
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Nota: Cuando desee tomar inventarios para el resto de productos del almacn tendr que crear
nuevos documentos de inventarios cclicos que pertenecern al mismo Ciclo de inventario. Podr
crear tantos documentos de inventarios cclicos pertenecientes a un mismo ciclo como sean
necesarios hasta considerar todos los productos registrados en el almacn. Por ejemplo, si el
almacn X registra 1000 productos, puede crear tres documentos de inventarios cclicos,
considerando 200 productos en el primero, 500 en el segundo y 300 en el tercero, estos tres
documentos pertenecern al mismo Ciclo de Inventario. Despus de esto cuando desee realizar
un nuevo Inventario en el almacn en el mismo ao, se generarn los documentos de inventario
cclico pero con un nuevo un nuevo Ciclo de Inventario.
3 Proceder al conteo fsico de los productos inclu idos en el listado de Inventario generado en el
paso 2.
4 Una vez finalizado el conteo fsico de los produ ctos, ingresar estas cantidades en el
documento de Registro de Inventario Cclico respectivo, para lo cual deber:
a) Seleccionar la opcin Registro de Inventario Cclico del submen Movimientos del
mdulo de Almacn.
b) En la ventana de lista que se presenta seleccionar el documento de Registro de Inventario
Cclico adecuado.
c) Se presentar la ventana mostrando los datos de este documento. Para poder modificar
este documento deber hacer un click en el botn Modificar Documento de la barra
de herramientas o presionar simultneamente las teclas Ctrl + E.
d) Proceder a ingresar las cantidades contadas para cada producto en la columna Conteo de
la grilla.
5 Posteriormente, obtener los stocks lgicos del s istema, los mismos que se obtendrn del
archivo de kardex de los productos. Para esto, en esta misma ventana, hacer un click en el
botn , visualizndose los stocks de los productos en la columna Sistema.
6 A la vez que se presentan los datos en la column a Sistema, se visualizarn adems datos en
la columna Diferencia, que representan las diferencias entre el Conteo fsico y los stocks del
Sistema para cada uno de los productos.
7 En caso de presentarse diferencias entre el stoc k fsico y el stock lgico de los productos se
debe proceder a la regularizacin o ajuste de los almacenes (kardex lgico), para lo cual debe:
a) Especificar los Datos para el proceso de Ajuste de Almacenes, que se requieren en la
parte inferior de la ventana.
En el caso de que se necesite regularizar por faltantes en el almacn se deben
especificar los datos para crear el documento respectivo, los cuales son:
- Motivo Recepcin: Especificar el motivo de la recepcin de productos en almacn,
por ejemplo: Ingreso por Regularizacin de Inventarios.
- Documento: Seleccionar el tipo de documento de ingreso a almacn, por ejemplo:
Gua de Recepcin.
- Serie: Especificar la serie para generar el nmero de este documento de ingreso.
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Comprometer Productos
Este documento se utiliza para comprometer productos del almacn para clientes especficos de
manera lgica, los productos ingresados y comprometidos no estarn disponibles para venta ni
para consumo para otro cliente que no sea el mismo ingresado en el documento origen y solo
pueden salir del almacn usando la opcin Comprometidos de los documentos de salidas que
puede ser la Gua de Remisin o la Salida Interna, siempre y cuando este dirigida para el mismo
cliente. En este documento tambin existe la opcin de Liberar Comprometidos, que se usa en
caso que el cliente desista del compromiso y los productos deban liberarse y estar disponibles
para la venta y/o consumo.
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Opciones de Procesos
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Como se observa, es necesario indicar el rango de fechas de los movimientos para realizar la
valorizacin de los productos, para esto seleccione: Desde Periodo y Hasta Periodo.
El clculo de la valorizacin se puede aplicar a todos los productos o a uno en particular, por lo
que tendr que desactivar la casilla de verificacin (check) que aparece activada por defecto y,
luego se ingresar o buscar el cdigo del producto al que se desea hacer la valorizacin.
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Observacin: Verificar que el Perodo dentro del mdulo en que se desea abrir no est cerrado
en el mdulo de Contabilidad, de lo contrario no se podr abrir este periodo para este mdulo,
previamente tendra que abrirse este periodo en el mdulo de Contabilidad (Opcin Abrir/Cerrar
Periodo Contable - Submen Procesos Mdulo Contabilidad) y luego abrirse en el mdulo
respectivo.
Importante: No olvidar que despus de abrir un Periodo, realizar las operaciones requeridas
dentro de ste y cerrarlo nuevamente, tendr que volver a realizar el proceso de Contabilizacin
para este Periodo en el mdulo respectivo y, si el sistema est realizando el proceso de
Centralizacin en lotes (batch) para los documentos de este mdulo (Verificar: Parmetro TIPO
DE CENTRALIZACIN POR MDULO en la opcin Configuracin del Sistema / Parmetros
Iniciales / Configuracin Contable del submen Utilitarios) tambin tendr que volver a realizar
este proceso para este Periodo en el mdulo respectivo.
Nota: En el manejo de este sistema se entiende por Periodo a un mes y ao especficos. El valor
de este Periodo est compuesto por las cuatro cifras de un ao seguido de las dos cifras que
representan un mes, por ejemplo: el Periodo 200501, que corresponde al mes de Enero del ao
2005. Un Periodo se utiliza como un identificador del mes y ao en el que se registran los
documentos y/o operaciones, de tal manera que despus sea fcil procesar y consultar la
informacin registrada a travs de estos periodos.
Contabilizar Movimientos
Este es un proceso adicional o complementario que permite dar mayor seguridad a las
operaciones de almacn, pues, permite tambin, la actualizacin del kardex de los productos
en base a todos los movimientos registrados en sus respectivos documentos (Guas de
Recepcin, Guas de Remisin y Salidas Internas) para un rango de fechas determinado.
El proceso de actualizacin del kardex se efecta automticamente al momento de registrar
cualquier movimiento en almacn, ya sea ingreso o salida, como se ha visto en el registro de los
mismos donde se realiza la consulta del stock de los productos en forma permanente, lo que
demuestra que este proceso de Contabilizar Movimientos no es necesario realizarlo
frecuentemente para obtener un kardex actualizado, sino en casos de contingencia en los que
haya existido riesgo de registrar un dato por falla en conexin con la base de datos(ejemplo corte
de energa, siniestros, etc.).
Por tanto, en esta Ventana de Contabilizar Movimientos de Almacn se ingresarn los datos
necesarios para llevar a cabo este proceso, siendo necesario la eleccin de los Documentos a
contabilizar, pues se pueden contabilizar todos los documentos o slo los no contabilizados, y es
necesario tambin indicar las fechas Desde y Hasta que comprenden el Rango de Fechas de los
movimientos a contabilizar. Luego hacer click en el botn Procesar para iniciar el proceso.
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Para la ejecucin de este proceso se requiere los siguientes datos de entrada: Al Periodo, que
consiste en la seleccin del ao y el mes hasta donde se tomarn en cuenta los registros de los
movimientos de los productos y el tiempo de reposicin de los mismos para considerarlos en las
frmulas contenidas en los procedimientos de clculo del stock mnimo, adems se deber indicar
la Sucursal y el Almacn donde se desea realizar este proceso.
Luego de la seleccin de los datos solicitados hacer click en el botn Calcular para dar inicio al
proceso. Este proceso calcular el stock mnimo en base al algoritmo de stock mnimo asignado a
cada uno de los productos (Opcin Asignar Algoritmo de Stock Mnimo Submen Tablas
Mdulo Almacn). Concluido el proceso se visualizar un mensaje indicando la finalizacin del
mismo.
Normalmente este proceso se realiza a fin de mes, pero tambin, podr efectuarse en la fecha que
el usuario lo requiera.
Luego de realizado este proceso podr acceder a la opcin Stock Mnimo de Productos del
submen Reportes de este mdulo, donde podr obtener una consulta y/o reporte de todos los
productos del almacn con sus respectivos stocks mnimos y la comparacin con sus stocks
actuales.
Opciones de Reportes
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visualizar la ventana del Reporte de Krdex por Producto la que mostrar el producto de la
lnea en la cual se encuentra ubicado.
Krdex de Productos
Este reporte presenta la informacin concerniente a todos los movimientos realizados (Ingresos y
Salidas) de un producto especfico, segn el intervalo de fechas seleccionado. Se puede mostrar
el reporte por cantidades, por valores en soles, por dlares, o los 3 anteriores.
En cantidades y soles/dlares previamente se tiene que realizar el Proceso Calcular
Valorizacin para Movimientos de Almacenes.
Reporte de Saldos
Reportes de Consumos
Esta serie de reportes de consumo presenta informacin especfica de consumos de almacn por
una variedad de criterios diferentes. A continuacin algunos de los reportes disponibles:
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Consistencias de Almacenes
Ingresos al Almacn
Este reporte presenta la informacin concerniente a todos los ingresos realizados de cada uno los
productos segn la sucursal, el almacn y el intervalo de fechas seleccionado.
Salidas de Almacn
Este reporte presenta la informacin concerniente a todas las salidas realizados de cada uno los
productos segn la sucursal, el almacn y el intervalo de fechas seleccionado.
Reportes de Inventario
Esta serie de reportes de inventarios presenta informacin para el anlisis respectivo de los
inventarios, como por ejemplo: La rotacin de inventarios en base a diferentes criterios. Estos son
algunos de los reportes disponibles:
Rotacin de Inventarios
Stock Mnimo
Este reporte presenta la informacin concerniente los productos con su respectivo stock mnimo
para el presente periodo (despus de ejecutar el proceso Calcular Stock Mnimo, desde este
reporte se puede generar un Pedido de Compras, es importante sealar que las cantidades a pedir
son sugeridas por el sistema y es responsabilidad del usuario decidir que producto y que cantidad
pedir.
Reportes Pareto
Esta serie de reportes permiten analizar el movimiento de almacenes en base a una variedad de
criterios presentados. Se utiliza el concepto ABC para este fin. Los reportes disponibles de esta
opcin son:
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El Mdulo Compras
Objetivo
Realizar el registro y control de las operaciones de compra de la empresa, tales como
cotizaciones, pedidos y rdenes de compra de la empresa, a fin de obtener informacin exacta y
detallada de las mismas en el menor tiempo posible.
Caractersticas
Registra toda la informacin concerniente a las Cotizaciones, Pedidos y rdenes de
Compra.
Realiza Consolidados de Pedidos y Consolidados de Requerimientos Internos.
Enva informacin al Mdulo de Cuentas por Pagar.
Genera diversos reportes como por ejemplo:
- Productos con rdenes de Compra
- Estado de rdenes de Compra.
- Estado de Pedidos
- Precios Histricos por Productos, etc.
Opciones de Men
Tablas
Clientes y Proveedores
Productos
reas para generar pedidos
Formas de pago
Tipos de Flete
Motivo de extorno de detalle de pedidos
Movimientos
Pedidos de Almacn
Consolidado de Pedidos
Solicitud de Cotizacin
Ordenes de Compra
Pedido de Servicios
Consolidado de Pedido de Servicios
Ordenes de Servicio
Extornar Detalle de Pedidos
Requerimientos Internos de Almacn
Consolidado de Requerimientos
Control de Estado de Embarques
Extornar Detalle de Pedidos de Servicios
Orden de Pago
Procesos
Cierre de Trnsito
Actualizar Estados
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Reportes
Opciones de Tablas
Productos
Ver: Mdulo Almacn Submen Tablas Opcin Productos - Productos
Para registrar una nueva rea para Generar Pedidos deber realizar los siguientes pasos:
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3 Ingresar tambin, en la grilla de la parte infer ior, los tipos de documentos y sus respectivas
series que utilizarn las reas para realizar sus Pedidos. Para esto hacer lo siguiente:
Nota: Si desease eliminar un registro (en este caso un documento) de la grilla ubquese en
la lnea que desea eliminar y presione el botn Eliminar Lnea de Detalle de la barra de
herramientas o presionar simultneamente las teclas <Ctrl> + <Del>.
Formas de Pago
Ver: Mdulo Cuentas por Cobrar Submen Tablas Opcin Condiciones de Pago
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Tipos de Flete
Ver: Mdulo Almacenes Submen Tablas Opcin Tipos de Fletes
Esta ventana se utiliza para registrar los motivos o causas por las que se originan estos extornos.
La finalidad es realizar una estadstica sobre cuales son las razones ms frecuentes por las que
se realizan los extornos de detalle de los pedidos y poder tomar medidas de correccin.
Opciones de Movimientos
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Observacin: Cuando se crea un Pedido, por defecto a este documento se le asigna el estado
Pendiente y dependiendo de la atencin que se le d pasar por otros estados hasta llegar al
estado Atendido Total.
Slo se podr modificar este documento si el estado del mismo se encuentra como Pendiente. Si
el documento presenta los estados: Aprobado, Con Cotizacin, Con Orden de Compra, Atendido
Parcial o Atendido Total no se podr modificar, puesto que, una vez que el Pedido est aprobado
ya no es posible alterarlo ni en ste ni en los otros estados siguientes; si se intentara modificar el
Pedido se visualizar el mensaje El documento no tiene el estado indicado para realizar el
proceso. Pudindose visualizar slo para consulta.
Nota: Los Pedidos pueden generarse de manera automtica desde la Ventana de Edicin de
Requerimientos Internos, como se explic anteriormente (Opcin Requerimientos Internos -
Submen Movimientos Mdulo Almacn). Si deseara modificar un Pedido generado desde un
Requerimiento se presentar el siguiente mensaje: Pedido generado desde Requerimiento, al
modificarlo puede alterar relaciones, al hacer click en el botn Aceptar de esta ventana de
mensaje permitir que se modifiquen los datos de la cabecera del documento ms no
permitir la modificacin del detalle de los productos, pues stos fueron seleccionados desde
un Requerimiento; si intenta ingresar un producto en la cuadrcula correspondiente del detalle de
Pedidos se mostrar el mensaje No se puede modificar el detalle de los productos, en todo caso
se tendr que modificar el documento origen.
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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0
Consolidado de Pedidos
Esta ventana visualiza un Consolidado de Pedidos los cuales han sido generados a partir de todos
los documentos de Pedidos aprobados, con la finalidad de seguir con el flujo de documentos
correspondientes, es decir, la generacin de una Cotizacin de Compra o de una Orden de
Compra segn el tratamiento que se le desee dar a los pedidos.
Esta Ventana Consolidado de Pedidos Aprobados visualiza en la parte izquierda una lista
etiquetada como Productos Pendientes de Comprar, que muestra el Consolidado de Pedidos de
productos, y visualiza adems, al lado derecho, tres cuadrculas, dos de las cuales: una etiquetada
como Detalle de tems Aprobados y la otra como Stocks, sirven para mostrar informacin
acerca del producto pedido o solicitado para compra, de la siguiente manera:
1 Cuando ingrese a esta ventana, deber hacer clic k en el botn , para que genere
el Consolidado de Pedidos de Productos y visualice los productos pendientes de compra en la
lista correspondiente (parte izquierda de la ventana).
2 Ubicarse sobre una de las lneas de esta lista, haciendo click sobre la misma o a travs de las
teclas de desplazamiento (la lnea seleccionada se visualizar en color amarillo).
3 La columna Cantidad de esta lista muestra la cantidad total a pedir del producto, la misma que
constituye la suma de las cantidades a pedir de los diferentes Pedidos en que se encuentra
registrado el producto. Observe la cuadrcula Detalle de tems Aprobados, que presenta el
detalle de los Pedidos aprobados que han generado el Consolidado de Pedidos de un
determinado producto, mostrando la cantidad a pedir en cada uno de ellos.
4 Observe tambin la cuadrcula Stocks, muestra el stock del producto a pedir, en las diferentes
sucursales y almacenes de la empresa. Esto con la finalidad de tener informacin acerca de
los stocks al momento de decidir la compra.
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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0
b) Hacer un check () en la casilla de verificacin de la columna OK, con lo cual el producto
quedar seleccionado.
c) Repetir los pasos a) y b) tantas veces como sean necesarias para seleccionar todos los
productos que desee incluir en el documento de compra.
Observaciones:
Cada vez que se selecciona un producto de la lista Productos Pendientes de Comprar,
los pedidos del mismo que se especifican en la cuadrcula Detalle de tems Aprobados
se muestran seleccionados tambin de manera automtica, presentando un check () en
la casilla de verificacin de la columna OK, y adems este producto se visualiza en la
cuadrcula Productos seleccionados para comprar (parte superior derecha de la
ventana) mostrando la Cantidad a comprar, la misma que corresponde a la suma de las
cantidades aprobadas de los Pedidos especificados.
Respecto a la cantidad a comprar de los documentos de compra, sta no siempre tiene
que ser la misma que se muestra en la lista de Productos Pendientes de Comprar, es
decir, no se obliga a comprar toda la cantidad del producto solicitado sino la cantidad que
se estime conveniente, pudiendo darse los siguientes casos:
En la cuadrcula Detalle de tems Aprobados seleccionar solo aquellos pedidos que
desea incluir en el documento de compra, para lo cual debe marcar con un check ()
la casilla de verificacin de la columna OK, con lo cual el Pedido seleccionado se
visualiza en una lnea de la cuadrcula Productos seleccionados para comprar
indicando la misma cantidad del Pedido.
Si habiendo seleccionado () un Pedido del Detalle de tems Aprobados no desea
solicitar la cantidad total del mismo (cantidad que figura en la columna Aprobado),
escribir la nueva cantidad a pedir en la columna Para pedir, observndose la
diferencia de estas cantidades en la columna Pendiente.
Cabe mencionar que la cantidad ingresada en la columna Para pedir deber ser
menor o igual que la cantidad mostrada en la columna Aprobado, de lo contrario se
visualizar el siguiente mensaje: La cantidad a pedir no puede ser mayor que la
cantidad aprobada.
4 Una vez seleccionados los productos hacer click en el botn , con lo cual se
visualizar la ventana de edicin del documento de compra seleccionado en Formulario.
5 Si seleccion Cotizacin de Compra se mostrar la Ventana de Edicin de Cotizacin de
Compras (Opcin Solicitud de Cotizacin Submen Movimientos Mdulo Compras) y si
seleccion Orden de Compra se mostrar la Ventana de Edicin de Orden de Compras
(Opcin Ordenes de Compra Submen Movimientos Mdulo Compras), en ambos casos
dichas ventanas visualizan ya de manera automtica los datos de Flete, Tipo, Serie y
Nmero de Documento y el detalle de los productos a cotizar o comprar que le han sido
transferidos desde la Ventana de Consolidado de Pedidos Aprobados. Proceder al ingreso
de los datos faltantes requeridos por esta ventana.
6 Una vez ingresados los datos hacer un click en e l botn Grabar de la barra de herramientas,
con lo cual este documento quedar registrado y podr ser visualizado en su respectiva
ventana de lista (Ventana de Lista de Cotizacin de Compras o Ventana de Lista de Ordenes
de Compra).
Solicitud de Cotizacin
Por medio de este documento se solicita el precio de los productos a los proveedores. La solicitud
de cotizacin puede ser generada de dos formas, accediendo directamente a este formulario en el
mdulo de compras e ingresando los datos respectivos o a travs del consolidado de pedidos
aprobados y una vez aprobada la cotizacin se puede generar la orden de compra del pedido.
(Ver Ventana de Edicin de Cotizacin de Compras en la pgina siguiente)
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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0
Observacin: Al ubicarse en una lnea de un determinado producto (se muestra de color amarillo)
sta contiene la cantidad total del producto que se est cotizando, pero, esta cotizacin puede
incluir un consolidado de Pedidos de diferentes clientes, por lo que en una cuadrcula o grilla
etiquetada como Pedidos se muestra, a manera de ventana auxiliar, un desagregado de pedidos
de los diferentes clientes indicando la cantidad pedida por cada cliente.
Nota: Si este documento de Cotizacin de Compras presenta el estado Con Orden de Compra,
tal como se muestra en esta ventana de ejemplo en la esquina superior derecha, el documento no
podr ser modificado; si se intentara realizar esta operacin se visualizar el siguiente mensaje:
El documento no tiene el estado indicado para realizar el proceso. Pero, si presenta el estado
Aprobado el documento todava podr ser modificado.
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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0
rdenes de Compra
Una Orden de Compra es un documento que autoriza la compra de productos a los proveedores.
Esta opcin presenta la siguiente ventana para el registro de las rdenes de Compra emitidas por
la empresa, en la cual se debern consignar los siguientes datos en la cabecera de la misma: Tipo
Documento, Serie y Nmero del Documento, Nro. Manual, Fecha, Tipo Cambio, Moneda y la
casilla etiquetada como Es una Importacin (para compras a Proveedores del Extranjero).
Ta
Se requieren tambin otros datos como: datos del Proveedor (Cdigo, Razn Social, Telfono,
Fax, Direccin, Contacto, Referencia, Cuenta Corriente, datos de la Sucursal Destino y Almacn
Destino, Solicita, Lugar de Entrega, Plazo de Entrega, Condiciones (Forma de Pago), Flete,
Importe, Flete Prepago, Entrega, O/C Cliente y Observaciones.
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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0
- Detalle Orden de Compra: Es la pestaa que se encuentra activada por defecto y se utiliza
para registrar en detalle los productos a comprar. Esta pestaa muestra una grilla en donde se
debern consignar los siguientes datos:
. Producto: Especificar el cdigo del producto. Si no recuerda exactamente el cdigo puede
presionar la tecla F2 en esta columna, con lo que se visualizar la ventana Buscar para que en
ella busque y seleccione el cdigo del producto deseado.
. Descripcin Producto: Al ingresar o seleccionar el cdigo del producto en la columna
anterior, automticamente se visualizar la descripcin o nombre del producto en esta
columna.
. U.M.: De igual modo, en esta columna, se visualizar la Unidad de Medida asignada al
producto despus de ingresar o seleccionar el cdigo del producto.
. Destino: Especificar el cdigo del destino de la compra. Si no recuerda el cdigo puede
presionar la tecla F2 en esta columna, con lo que se visualizar la ventana Buscar para que en
ella busque y seleccione el cdigo del producto deseado.
. Descripcin Destino: Al ingresar o seleccionar el cdigo del destino, automticamente se
visualizar la descripcin o nombre del destino en esta columna.
. Cantidad: Especifica la cantidad a comprar del producto.
. P.Unitario: Especifica el Precio Unitario del producto.
. Subtotal: El valor que se visualiza en esta columna corresponde al subtotal de la compra del
producto, resultante de multiplicar el precio unitario por la cantidad a comprar.
. %Dscto.1, %Dscto.2, %Dscto.3: Estas columnas se utilizan para especificar, en caso
hubieren, los porcentajes de descuento en la compra del producto. Tener en cuenta que los
descuentos se aplicarn secuencialmente sobre el precio unitario del producto, y que el nuevo
descuento (Dscto.2 o Dscto.3) se aplicar sobre el nuevo precio unitario despus de que le
aplic el descuento anterior.
. Total Dscto.: Visualiza la suma de los importes de los descuentos aplicados al producto.
. Total: Visualiza automticamente el valor de la compra del producto menos el total del importe
de los descuentos aplicados.
. O/C Cliente: En caso la compra del producto se realice porque ha sido solicitado por un
cliente de la empresa, en esta columna se deber especificar el nmero del documento de
Orden de Compra emitido por el cliente.
. Fecha O/C: Ingresar la fecha de emisin de la Orden de Compra emitida por el cliente y cuyo
nmero se especific en la columna anterior.
. Situacin:
. Observaciones: Corresponde a un dato opcional, en caso se desee hacer una observacin o
comentario referente a la compra de este producto.
. % IGV: Ingresar el porcentaje del Impuesto General a las Ventas (I.G.V.) que se aplicar al
producto.
. P.U. con Dscto.: Se visualiza automticamente el Precio Unitario menos los Descuentos
aplicados al producto.
. Partida Psptal.: En caso se est controlando el gasto presupuestal en la empresa, esta
columna se utiliza para especificar el cdigo de la Partida Presupuestal a la cual se aplicar el
importe de la compra de este producto. Si no recuerda exactamente el cdigo de la Partida,
puede presionar la tecla F2 en esta columna, con lo que se visualizar la ventana Buscar, para
que en ella se busque y seleccione el cdigo de la Partida Presupuestal deseado.
. Descripcin Partida Psptal.: Al momento de ingresar o seleccionar el cdigo de la Partida
Presupuestal, automticamente se visualizar en esta columna el nombre o la descripcin de
esta Partida.
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Importante: Si desea obtener mayor informacin sobre el Control del Gasto Presupuestal
consulte el Mdulo de Presupuestos (Manual del Mdulo de Finanzas del sistema NISIRA v.2.0).
- Fechas: Esta pestaa se utiliza para el registro de las fechas supuestas y reales de embarque,
arribo, desaduanaje, almacenaje, etc.; estos datos posteriormente permitirn hacer una
comparacin y determinar el tiempo real de entrega.
Para registrar datos en esta pestaa puede hacerse de cualquiera de las dos formas siguientes:
1. Hacer un clic en el botn Modificar Documento de la barra de herramientas o presionar
simultneamente las teclas Ctrl + E, con lo que el documento cambiar a modo de edicin,
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pudiendo ingresar as, valores en las columnas Das Supuestos y posteriormente Das
Reales, los valores de las columnas Fecha Supuesta y Fecha Real se generarn
automticamente contando los das ingresados en la columna respectiva a partir de la fecha
del documento (campo Fecha de la cabecera del documento).
Finalmente, hacer un click en el botn Grabar Documento de la barra de herramientas
o presionar simultneamente las teclas Ctrl + W para grabar los nuevos datos.
2. Si el documento se encuentra en modo de consulta, y no se desea cambiar a modo de
edicin, en la pestaa Fechas hacer un clic en el botn , que se encuentra al lado
derecho de la grilla de esta pestaa, esto permitir ingresar datos en las columnas Das
Supuestos y posteriormente Das Reales, los valores de las columnas Fecha Supuesta y
Fecha Real se generarn automticamente contando los das ingresados en la columna
respectiva a partir de la fecha del documento (campo Fecha de la cabecera del documento).
Hacer un click en el botn de esta pestaa para grabar los nuevos datos.
Esta pestaa muestra en su parte superior el nombre del producto, en la grilla de la pestaa
Detalle de Orden de Compra
Observaciones: Habr observado en la ventana anterior que los valores de la columna P.Unitario
(Precio Unitario) de los productos se pueden presentar de diferentes colores, con el objetivo de
comparar los mismos con el Precio Histrico registrado para el producto por el sistema.
Si desea trabajar de esta manera deber configurar el parmetro utilizado para este fin de la
siguiente manera:
1 En la Barra de Mens, del submen Utilitarios, elegir la opcin Configuracin del Sistema.
2 Se presentar la ventana Configuracin del Sistema. En la parte izquierda de esta ventana
deber elegir la clasificacin Parmetros Iniciales y luego seleccionar la subclasificacin de
Otros Valores, la cual deber desplegar para elegir la opcin Configuracin de Colores.
3 Luego, al lado derecho de esta ventana observar todos los parmetros disponibles para la
configuracin de colores en el sistema. Para el caso que estamos explicando deber utilizar el
parmetro Trabajar con Colores en la Comparacin de Precios Histricos, al cual se le
debe asignar el valor SI.
4 Una vez configurado este parmetro deber hacer un click en el botn Grabar de la barra
de herramientas que se presenta para esta ventana.
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Por lo que, si se ubica en la columna P.Unitario y hace click derecho se presentar la siguiente
ventana auxiliar denominada Precios Histricos, donde podr visualizar los precios histricos de
los productos y compararlos con los precios unitarios de los productos que tiene en la Orden de
Compra, y verificar que tienen el color correspondiente de acuerdo a lo configuracin (Precio
Unitario mayor, menor o igual que Precio Histrico, o que no se puede comparar porque no existe
registro de Precio Histrico para el producto).
Click Derecho
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Para visualizar los registros de acuerdo a lo especificado hacer un click en el botn Aceptar.
Esta ventana cuenta a su vez con cuatro pestaas: Todos, Compras, Recepcin y Cotizacin.
En Todos podemos observar los registros de los documentos de rdenes de Compras (O/C),
Guas de Recepcin (G/R) y Solicitudes de Cotizacin (S/C) que se registraron para el producto,
identificndose cada tipo de los documentos con su cono representativo, ubicado al lado izquierdo
del nmero en la columna Item, tal como se puede apreciar en el siguiente grfico:
O/C
G/R
S/C
1. Una Solicitud de Cotizacin. Previo a la realizacin de una compra puede enviarse una
Solicitud de Cotizacin a cada uno de los proveedores que pueden abastecernos de las
mercaderas requeridas, una vez remitidas las Cotizaciones por parte de los proveedores se
proceder a emitir la Orden de Compra a nombre del proveedor elegido.
2. Uno o varios Pedidos de Compras, es decir, sin emitir previamente Solicitudes de Cotizacin a
los proveedores, esto siempre y cuando los Pedidos se encuentren Aprobados (Ver:
Opcin: Consolidado de Pedidos Submen Movimientos Mdulo Compras).
Esta ventana precede a la Ventana de Edicin de Orden de Compras. Visualiza todos los
documentos de rdenes de Compra registrados en su respectiva tabla. En esta ventana se
pueden producir los siguientes efectos:
Pedido de Servicio
Este documento tiene el mismo manejo que el documento de Pedido para Compras (Opcin
Pedidos de Almacn Submen Movimientos Mdulo Compras), con la diferencia de que en el
detalle deben especificarse los servicios en lugar de productos, los cuales tambin han sido
registrados en la tabla de Productos asignndoles la caracterstica de servicio (Opcin Productos /
Productos Submen Tablas Mdulo Almacenes).
(Ver Ventana de Edicin de Pedido de Servicios en la pgina siguiente)
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rdenes de Servicio
Una Orden de Servicio es el documento que autoriza la prestacin de servicios para la empresa.
Esta ventana de edicin permite registrar las rdenes de Servicio emitidas por la empresa. El
manejo de esta ventana y los datos requeridos por la misma son similares a la ventana de
registro de las Ordenes de Compra (Opcin Ordenes de Compra Submen
Movimientos Mdulo Contabilidad), permitindose adems, ingresar en la parte inferior de la
ventana, los importes de Accesorios y Gastos Administrativos, as como, visualizar los totales
de Mano de Obra, Impuestos y el Total del documento.
3 De la lista etiquetada como Todos los Impuestos seleccionar aquellos que afecten la Orden
de Servicio que est editando. Para seleccionar un impuesto ubquese en l y haga un click en
el botn .
4 Los impuestos que vaya seleccionando se visualiz arn en la lista Impuestos seleccionados.
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Nota: Si se est controlando el gasto presupuestal en la empresa, en cada una de las lneas
de detalle de este documento debe especificar la Partida Presupuestal a la cual se aplicar el
importe de gasto de esa lnea (por la prestacin del servicio).
Si se especifican Partidas Presupuestales en este documento puede utilizar el botn
para visualizar en una ventana auxiliar un resumen de las Partidas Presupuestales Aplicadas en
este documento, mostrando para cada una de ellas: el cdigo de la partida, su respectiva
descripcin, su monto presupuestado, el monto ejecutado o gastado, el importe del documento a
aplicarse a esta partida y el saldo de la misma, tal como se puede apreciar en el siguiente grfico:
Importante: Si desea obtener mayor informacin sobre el Control del Gasto Presupuestal
consulte el Mdulo de Presupuestos (Manual del Mdulo de Finanzas del sistema NISIRA v.2.0).
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Orden de Pago
Una Orden de Pago es el documento que autoriza la provisin de documentos de proveedores que
no tienen Orden de Compra u Orden de Servicio
Los datos necesarios a registrar en una Orden de Pago son los siguientes:
- T.Doc (Tipo de Documento): Es el tipo de documento que identifica a la orden de pago. El tipo
de documento se configura previamente por el administrador del sistema, Para el ejemplo el tipo
de documento es OPG
- Serie: Es el numero de serie asignado a la Orden de Pago. Se puede utilizar diferentes nmeros
de serie configurados previamente por el administrador del sistema
- Nmero: Es el numero correlativo para la serie elegida. Este nmero se incremente
automticamente.
- Fecha: Es la fecha de emisin de la Orden de Pago. Esta fecha tambin define el tipo de cambio
asignado a la Orden de Pago
- T.Cambio: (Tipo de Cambio): Es el tipo de cambio asignado a la Orden de pago, este dato
depende de la fecha de emisin de la Orden de Pago. Si la fecha asignada no tiene un tipo de
cambio registrado, la orden de pago no se podr grabar.
- rea: Es el rea de trabajado que est solicitando la Orden de Pago.
- Proveedor: Es le cdigo del proveedor a quin se le efectuar el pego resultado de este
documento
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- Direccin: Es la direccin del proveedor asignado a la Orden de Pago. Este dato es solamente
informativo y depende del proveedor asignado en el formulario
- RUC: Es el RUC del proveedor asignado a la orden de pago, este dato es informativo y depende
del cdigo de proveedor ingresado.
- Condiciones: Identifica la Forma de pago de este documento
- Moneda: Es la moneda en que se emite la Orden de Pago
- Fecha Propuesta de Pago: Es la fecha probable en que se har efectivo el pago
correspondiente a esta Orden de Pago. Esta fecha por defecto tomar la fecha del sistema ms
los das de la condicin de pago, que ya tiene definida.
- Item: Es un contador que identifica cuantos documentos se estn registrando en esta orden de
pago
- Descripcin: Aqu se debe registrar una glosa detallada correspondiente al documento que se
est pretendiendo pagar
- Nro. Documento de Pago: Este dato es opcional, representa el numero del documento del
proveedor que se est programando pagar
- Partida Presupuestal: Aqu se debe ingresar el cdigo de la partida presupuestal
correspondiente a la cual se aplicar el monto indicado en la columna Valor Venta
- Valor Venta: Aqu se debe ingresar el valor de venta correspondiente al gasto (es el importe sin
incluir los impuestos)
- Impuesto/Ret.: Aqu se debe ingresar el monto de los impuestos o retenciones atribuidos al
documento del proveedor. Estos montos sirven para determinar el monto total del pago al
proveedor. El gasto que se aplicar al presupuesto al momento de presupuestar la Orden de
Pago ser solamente por el importe detallado en la columna Valor Venta.
- Total: Es el total del pago que representa la Orden de Pago, se obtiene de sumar el valor de
venta mas los Impuestos o Retenciones atribuidos a la Orden de Pago.
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Itempe: tem del Pedido, indica el item o nmero de lnea del detalle que se va a eliminar en el
Pedido. Al ingresar este dato automticamente se visualizan los datos Producto y Descripcin.
Producto y Descripcin: Corresponden al cdigo y descripcin del producto,
respectivamente. Se visualizan de manera automtica al momento de ingresar Itempe, pues al
ingresar este dato el sistema devuelve los datos del producto registrados en esa lnea del
Pedido.
Cantidad: Aqu se ingresar la cantidad del producto a eliminar o extornar, sta debe ser
menor o igual a la cantidad aprobada en el documento de Pedido respectivo.
- Motivo: Se indicar el cdigo del motivo o razn por el que se produce el extorno del
producto. Se seleccionar uno de los motivos que se registraron anteriormente en la Tabla de
Motivos de Extorno de Detalles de Pedido (Opcin Motivos de Extorno de Detalles de
Pedido Submen Tablas Mdulo Compras)
DsMotivo: Este dato se visualiza automticamente despus de haber ingresado el cdigo del
Motivo y corresponde a la descripcin del motivo.
rea: Especifica el rea de la empresa que gener el Pedido del cual se est extornando la
lnea de detalle. Este dato no se ingresa, se visualiza automticamente al momento de
ingresar el Identificador del Pedido.
Nota: Una vez que se ha grabado el documento de Extorno de Pedidos de Almacn, los Pedidos
involucrados en ste se actualizarn automticamente pues se les asignar la cantidad de
extorno, es decir, se cambiar el valor de la columna Extorno (cantidad de extorno) que
inicialmente se encuentra como 0.00 por el valor de la columna Cantidad del documento de
Extorno de Pedidos.
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Consolidado de Requerimientos
En esta ventana se visualiza un Consolidado de Requerimientos, el cual ha sido generado a partir
de todos los documentos de Requerimientos Internos aprobados, con la finalidad de generar
el(los) documentos(s) siguientes de acuerdo al tratamiento que se le de a este Requerimiento de
productos.
El manejo de esta ventana es similar al manejo de la Ventana de Consolidado de Pedidos
Aprobados (Opcin Consolidado de Pedidos - Submen Movimientos Mdulo Compras).
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3 Luego proceder al ingreso de datos en las column as FCL 40, FCL 20, Flete, Seguro, %AV.
4 En base a los datos ingresados se calcularan los valores para las otras columnas de la lista
obtenindose finalmente el valor del Impto.Nacional que ser de utilidad ya que tendr la
informacin exacta de cuanto deber pagar por impuesto al momento del arribo de la
mercadera comprada.
Nota: Esta informacin obtenida en el Control de Estado de Embarques ser tambin de gran
utilidad al momento de generar el Reporte de Control de Estado de Embarques (Opcin Control
de Estado de Embarques Submen Reportes Mdulo Compras) ya que la informacin del
importe del Impto.Nacional junto a las Fechas de embarque, arribo, desaduanaje y almacenaje
registradas en la Orden de Compra (Opcin rdenes de Compra : Pestaa Fechas Submen
Movimientos Mdulo Compras) permitirn visualizar en este reporte un cronograma de pagos de
impuesto por concepto compra de mercaderas del extranjero, de acuerdo a las fechas de arribo
de las mismas.
Esta ventana precede a la Ventana de Edicin de Cotizacin de Compras. Visualiza todos los
documentos de Cotizaciones de Compras registrados en su respectiva tabla. En esta ventana se
pueden producir los siguientes efectos:
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Opciones de Reportes
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Estado de Pedidos
Reporte que muestra el detalle de los estados actualizados de los Pedidos de Compras.
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Objetivo
Este mdulo tiene por objetivo controlar la gestin de ventas de la empresa, realizando un registro
y seguimiento de las Cotizaciones de Ventas emitidas a los clientes, as como, el registro, control y
seguimiento de las rdenes de Compra u rdenes de Servicio de los clientes, con la finalidad de
contar con informacin exacta y oportuna sobre el estado de las ventas realizadas garantizando el
buen servicio ofrecido a los clientes.
Caractersticas
Registro, Control y Seguimiento de Cotizaciones de Ventas de Productos y Servicios
Control y Seguimiento de rdenes de Compra del Cliente
Creacin de Plantillas de Cotizacin de Ventas
Seguimiento de Ventas
Registro de Visitas al Cliente
Registro de Reclamos del Cliente
Asignacin de Vendedores a Usuarios del Sistema
Consulta de Stocks de Productos
Opciones de Men
Tablas
Clientes
Productos
Lista de Precios
Sucursales & Almacenes
Tipos de Precios
Tipos de Contenedor
Proyectos
Vendedores
Plantillas de Cotizacin de Ventas
Asignacin de Vendedores a Usuarios
Precios de Cotizacin por Cliente
reas Atendidas en Visitas
Motivos de Visita
Consulta de Stocks
Tipos de Embalaje de Productos
Movimientos
Cotizacin de Venta
Orden de Compra/Servicio del Cliente
Requerimientos Internos de Almacn
Guas de Remisin
Facturas
Boletas de Venta
Visitas al Cliente
Reclamos del Cliente
Factura Vehculos
Boleta - Vehculos
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Reportes
Opciones de Tablas
Clientes
Ver: Mdulo Almacenes Submen Tablas Opcin Clientes y Proveedores
Productos
Ver: Mdulo Almacenes Submen Tablas Opcin Productos Productos
Lista de Precios
Ver: Mdulo Cuentas por Cobrar Submen Tablas Opcin Lista de Precios
Tipos de Precios
Esta ventana permite registrar los diferentes tipos de precios de exportacin que utiliza la empresa
en la venta de sus productos.
Este Tipo de Precio se definir al momento de registrar una Orden de Compra del Cliente (Opcin
Orden de Compra del Cliente Submen Movimientos Mdulo Gestin de Ventas), quedando
indicado as, el tipo de precio que se aplicar en la venta de los productos consignados en esta
orden.
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Tipos de Contenedor
En el comercio internacional, cuando se exportan o importan productos, para su traslado stos se
almacenan en Contenedores. Un contenedor es un recipiente metlico grande y recuperable, de
tipos y dimensiones normalizados internacionalmente y provisto de ganchos o argollas para
facilitar su carga y descarga mediante gras, que sirve para transportar mercancas a grandes
distancias.
Esta opcin muestra una ventana que permite registrar los diferentes tipos de contenedores
utilizados en los puertos. Este Tipo de Contenedor ser tomado en cuenta al momento de registrar
una Orden de Compra del Cliente (Opcin Orden de Compra del Cliente Submen Movimientos
Mdulo Gestin de Ventas), para indicar en que tipo de ellos se trasladarn los productos
consignados en esa orden.
Proyectos
Ver: Mdulo Almacenes Submen Tablas Opcin Proyectos
Vendedores
Ver: Mdulo Cuentas por Cobrar Submen Tablas Opcin Vendedores
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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0
Obsrvese que, en la parte izquierda de esta ventana se visualiza una lista que contiene el Cdigo
y Descripcin de las Plantillas de Cotizacin ya registradas. Al seleccionar de esta lista una
Plantilla, haciendo un click sobre la misma, al lado derecho de la ventana se mostrarn sus datos y
seguidamente en una cuadrcula o grilla la relacin de productos que conforman esta plantilla,
indicando para cada uno de ellos su cdigo, descripcin y unidad de medida.
Para crear una nueva Plantilla de Cotizacin debe realizar los siguientes pasos:
1 Hacer un click en el botn Nuevo Documento o presionar simultneamente las
teclas <Ctrl> + <N>.
2 Al lado derecho de la ventana, en las cajas en b lanco, ingresar los datos de la nueva plantilla:
Cdigo y Descripcin.
3 A continuacin, en la cuadrcula ingresar los da tos de los productos que formarn parte de
esta plantilla. Para esto:
a) Ubicarse en la cuadrcula haciendo un click sobre la misma.
b) Hacer un click en el botn Nueva Lnea de Detalle de la barra de herramientas o
presionar simultneamente las teclas <Ctrl> + <Ins>.
c) Se crear una lnea de color amarillo para que en ella se registren los datos del producto.
El cursor se ubica en la columna Producto de esta lnea para que ingrese el cdigo del
producto; si conoce exactamente el cdigo, digtelo, de lo contrario, proceda a la
bsqueda del producto, deber presionar la tecla <F2>, que es la tecla que activa la
Ventana Buscar, y all seleccionar el producto deseado. (Ver: Bsqueda de un Registro
en Operaciones Frecuentes, pg. 22)
Los valores de Descripcin y U.Med (Unidad de Medida) se visualizarn
automticamente despus del ingreso del cdigo del producto.
d) Repetir los pasos b) y c) tantas veces como sean necesarias para agregar todos los
productos que conformarn esta Plantilla.
4 Una vez ingresados los datos, de la plantilla y de los productos, hacer un click en el
botn Grabar de la barra de herramientas o presionar simultneamente las teclas
<Ctrl>+ <W>, para guardar estos datos en su respectiva tabla.
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En esta otra ventana se muestra la asignacin de Varios Vendedores a Un Usuario del Sistema:
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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0
Para asignar uno o ms vendedores a un usuario deber realizar los siguientes pasos:
1 Del cuadro desplegable Usuarios seleccionar el usuario al cual desea asignarle el(los)
vendedor(es) haciendo un click sobre el mismo.
Nota: Tener en cuenta que los usuarios mostrados en el cuadro desplegable anterior son los
que se han registrado en la tabla Usuarios (Opcin Seguridad del Sistema Definicin de
Usuarios y Privilegios Submen Utilitarios).
2 Observe, en la ventana se presentan dos listas: Lista de Vendedores (en la parte izquierda) y
Vendedores Asignados (en la derecha).
3 De la Lista de Vendedores elegir el vendedor que ser asignado al usuario seleccionado,
haciendo un click sobre l. La lnea del vendedor elegido se mostrar de color azul.
4 Luego, hacer click en el botn para transferir este vendedor a la lista de Vendedores
Asignados, quedando asignado al usuario seleccionado (Paso 1).
5 Si desea asignar ms vendedores a este usuario d eber repetir los pasos 3 y 4 para cada
asignacin.
6 Finalmente, hacer un click en el botn Aceptar para grabar.
Importante: Si, por alguna razn, desea desasignar o desasociar un vendedor de un usuario,
tendr que realizar el proceso contrario a la asignacin, esto significa que, deber seleccionar de
la lista de Vendedores Asignados al vendedor que desea quitar haciendo un click sobre l y
luego dar un click en el botn con lo cual, este vendedor pasar a la Lista de Vendedores
quedando desasociado de este usuario.
Observacin: Cuando un usuario del sistema acceda a las ventanas de edicin de Cotizacin de
Ventas y Orden de Compra/Servicio del Cliente del submen Movimientos de este mdulo de
Gestin de Ventas, slo visualizar los registros que consignen el vendedor o vendedores
asignados a su nombre.
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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0
Cuando se crea una lista de Precios de Cotizacin por Cliente, esta lista prevalecer sobre la Lista
de Precios General de los productos, pues, se entiende que, una lista de precios para un cliente
ha sido elaborada teniendo en cuenta las caractersticas del mismo.
En esta ventana se ingresarn los datos necesarios para efectuar el registro de los Precios de
Cotizacin por Cliente, como son:
Fecha: Registrar la fecha de creacin de esta Lista de Precios de Cotizacin por Cliente. Por
defecto se visualiza la fecha actual del sistema, pero sta puede ser modificada.
Datos del Cliente: Registrar los datos del cliente para quien se emite esta Lista de Precios de
Cotizacin. Bastar con ingresar el Cdigo o la Razn Social del cliente, y los otros datos:
Direccin, Nmero de RUC y Telfono, se visualizarn automticamente. Si no recuerda el
Cdigo haga click en el botn o presione la tecla <F2> en la caja del Cliente con lo que se
mostrar la Ventana Buscar para que en ella se seleccione el cliente deseado.
Observacin: Los clientes que se visualizan en la Ventana Buscar son los que se registraron en
su respectiva ventana de edicin (Opcin Clientes/Proveedores Submen Tablas Mdulos
Almacenes, Cuentas Por Cobrar, Cuentas por Pagar, Compras y Gestin de Ventas).
Forma de Pago: Seleccionar la forma o modalidad de pago en que este cliente cancelar el
importe de la compra de alguno o de todos los productos contenidos en esta Lista de Precios de
Cotizacin. Si no recuerda el cdigo de la forma de pago haga click en el botn o presione
la tecla <F2> para activar la Ventana de Bsqueda.
Observacin: Las formas de pago que se visualizan en la Ventana Buscar son las que se
registraron en su respectiva ventana de edicin (Opcin Formas de Pago Submen Tablas
Mdulos Cuentas Por Cobrar y Compras).
Moneda: Especificar la moneda en que se expresan los precios de los productos contenidos en
esta Lista de Precios de Cotizacin por Cliente. Si no recuerda el cdigo de la moneda haga
click en el botn o presione la tecla <F2> para activar la Ventana de Bsqueda.
Observacin: Las monedas que se visualizan en la Ventana Buscar son los que se registraron
en su respectiva ventana de edicin (Opcin Tablas - Monedas Submen Utilitarios).
Vigencia hasta Cambio de Lista: Indica que esta lista permanecer vigente hasta que se
cree una nueva Lista de Precios de Cotizacin para este cliente, con lo cual
automticamente esta lista dejar de tener validez, entrando en vigencia los precios de la
nueva Lista creada.
Si desea trabajar con este tipo de vigencia deber marcar con un check () la casilla de
verificacin etiquetada como Vigencia Hasta Cambio de Lista.
Vigencia hasta una Fecha Especfica: Indica que la vigencia de esta lista de precios
estar determinada por una fecha especfica que indicar el trmino de la misma.
Si desea trabajar con este tipo de vigencia deber ingresar dicha fecha en la caja etiquetada
como Vigencia Hasta. Al cumplirse la fecha ingresada esta lista dejar de tener vigencia,
independientemente de si se haya creado o no una nueva Lista de Precios para este cliente.
Observacin: Si se elige trabajar con la Vigencia Hasta Cambio de Lista la caja etiquetada
como Vigencia Hasta, que se utiliza para ingresar una fecha de trmino de vigencia, se
desactiva, no permitiendo el ingreso de la fecha. Pero, sucede el caso en el que se haya elegido
trabajar con la Vigencia Hasta una Fecha Especfica y ya se ingres la fecha en la caja Vigencia
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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0
Hasta, pero luego se marca con un check () la casilla de Vigencia Hasta Cambio de Lista, esto
ocasiona que la fecha ingresada desaparezca y se desactive esta caja, quedando este ltimo
tipo de vigencia como el establecido para esta lista.
Esta ventana precede a la Ventana de Precios de Cotizacin por Cliente. Visualiza todos los
registros de los Precios de Cotizacin por Cliente almacenados, visualizndose adems la barra
de herramientas que permitir realizar el manejo de los mismos. En esta ventana de lista se
pueden producir los siguientes efectos:
Esta opcin permite registrar las diferentes reas atendidas en las visitas realizadas a las
empresas clientes a las cuales se les est brindando un servicio.
Cuando un cliente emite una Orden de Servicio, sta se registra en el sistema (Opcin Orden de
Compra/Servicio del Cliente Submen Movimientos Mdulo Gestin de Ventas), realizndose
posteriormente un control y seguimiento a este servicio, para esto ser necesario registrar las
visitas que se realicen al cliente por parte del personal responsable de la ejecucin del servicio,
especificando el rea atendida en dicha visita.
Por lo tanto, las reas que se registren en esta ventana: reas Atendidas en Visitas sern
tomadas en cuenta al momento de editar las visitas al cliente (Opcin: Visitas al Cliente/
Pestaa reas Atendidas Submen Movimientos Mdulo Gestin de Ventas).
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Motivos de Visita
En esta ventana se registran las diversas razones o motivos por los cuales se realizan las visitas a
los clientes.
Cuando un cliente emite una Orden de Servicio, sta se registra en el sistema (Opcin Orden de
Compra/Servicio del Cliente Submen Movimientos Mdulo Gestin de Ventas), realizndose
posteriormente un control y seguimiento a este servicio, para esto ser necesario registrar las
visitas que se realicen a la empresa por parte del personal responsable de la ejecucin del
servicio, especificando el motivo de dicha visita.
Por lo tanto, los motivos que se registren en esta ventana: Motivos de Visitas, sern tomados en
cuenta al momento de editar las visitas al cliente (Opcin: Visitas al Cliente/ Pestaa: Motivos
de Visita Submen Movimientos Mdulo Gestin de Ventas).
Consulta de Stocks
Esta opcin permite consultar el stock o existencias de un determinado producto, visualizndose el
mismo de manera detallada por almacenes y sucursales de la empresa.
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Manual de Operacin Sistema Informtico NISIRA v.2.0
Observacin: La bsqueda del producto se hace en base a los caracteres o letras ingresadas en
la caja Producto. Esto quiere decir que, si se ingres la descripcin o nombre exacto de un
producto la bsqueda dar como resultado un solo registro, perteneciente a ese producto
especfico, visualizndose sus stocks correspondientes. Pero, suponiendo que por alguna razn,
no se ingrese la descripcin o nombre completo del producto, la bsqueda se har solo por los
caracteres ingresados, visualizndose (en la cuadrcula superior de la ventana) una lista de
productos cuyos nombres contengan los caracteres digitados en la caja, por ejemplo, si se digit la
palabra MANGUERA, entonces se visualizarn todos los registros que contengan la palabra
MANGUERA como parte de su nombre; de manera similar, si se digit la letra S, entonces se
visualizarn todos los registros que contengan la palabra S como parte de su nombre.
De la lista de productos presentada podr elegir uno de ellos para consultar su stock, haciendo un
click sobre la lnea del producto o simplemente desplazndose con las teclas de cursor ().
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Opciones de Movimientos
Cotizacin de Venta
Esta opcin permite registrar las Cotizaciones de Venta de productos o servicios emitidas a los
clientes de la empresa.
Una Cotizacin de Venta debe ser registrada en el mdulo de Gestin de Ventas, pudindose
acceder tambin a esta ventana desde el mdulo de Cuentas por Cobrar (mayormente con fines
de consulta de datos).
Cabecera
de la
Ventana
de Lista
En esta ventana los campos por los cuales se puede obtener con mayor detalle los registros a
visualizarse en la Lista son:
- Vendedor: Seleccionar un vendedor del cual se desean visualizar las Cotizaciones de Venta
que ste haya emitido. Por defecto, si no se especifica un vendedor en particular, se visualizarn
en la Lista las Cotizaciones de (Todos) los vendedores.
- Sucursal: Seleccionar una sucursal de la cual se desean visualizar las Cotizaciones de Venta
que en ella se hayan emitido. Por defecto, si no se especifica una sucursal en particular, se
visualizarn en la Lista las Cotizaciones de (Todas) las sucursales
- Almacn: Seleccionar un almacn del cual se desea visualizar las Cotizaciones de Venta que
en l se hayan emitido. Por defecto, si no se especifica un almacn en particular, se visualizarn
en la Lista las Cotizaciones de (Todos) los almacenes.
- Estado: El estado indica la fase o etapa en la que se encuentra un determinado documento. Los
posibles estados por los que puede pasar una Cotizacin de Venta son: Anulado, Aprobado,
Archivado, Atendido Parcial, Atendido Total, Con Orden de Compra del Cliente, etc. Entonces
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En esta Ventana de Lista de Cotizaciones de Venta se pueden producir los siguientes efectos:
Ver Detalle de Documento: Esta opcin permite visualizar slo el detalle del documento de
Cotizacin de Ventas en el que estuvo ubicado al momento de hacer el click derecho., por lo
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Apuntes del Documento: Esta opcin permite registrar apuntes o anotaciones acerca de este
documento de Cotizacin de Venta, as como visualizar los ya existentes. Tambin nos
permite modificar, eliminar o imprimir los mismos.
Observar que en la cabecera de esta ventana se muestra el tipo, serie y nmero del
Documento, es decir, de la Cotizacin, la Fecha de Creacin del documento y la razn
social del Cliente para quien se emite esta Cotizacin de Venta.
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se usa para especificar que las anotaciones corresponden a las visitas efectuadas al
cliente a quien se est emitiendo este documento.
- Vendedor: Permite seleccionar el nombre del vendedor que est registrando este
apunte.
- Prxima Visita: En caso se trate de un tipo Visita se activar esta caja para que se
ingrese una fecha probable de una prxima visita al cliente si es que fuese necesario,
pudiendo quedar en blanco. Si se trata de un tipo Apunte esta caja permanecer
desactivada, impidiendo se registre una fecha.
4 Finalmente, hacer un click en el botn de esta ventana para grabar este apunte.
Observar que en la lista de apuntes que se muestra en esta ventana, en la lnea
correspondiente al apunte que se estaba editando y que se acaba de guardar, en la
columna Apunte se incorpora un texto correspondiente a lo que se anot.
Nota: Los apuntes registrados pueden ser modificados, eliminados e incluso impresos, utilizando los
botones de comando respectivos presentados en esta Ventana de Apuntes de la Cotizacin para tales
fines.
Ver Datos del Cliente: Muestra, en modo de consulta, los datos del cliente a quien se le ha
emitido esta Cotizacin de Venta. Esta ventana admite tambin la posibilidad de poder
agregar nuevos contactos o puntos de entrega de mercadera para este cliente, mediante las
pestaas Contactos y Puntos de Entrega respectivamente.
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documentos y todos aquellos documentos que ya se cumpli esta fecha cambiaran su estado
a No Atendido.
Este estado No Atendido es un estado similar al Archivado, ya que indican que estas
Cotizaciones de Venta que no fueran atendidas total o parcialmente ya no sern atendidas
ms, diferencindose en que el primero resulta por un cambio de estado automtico del
sistema, mientras que el segundo resulta por un cambio de estado manual por parte del
usuario del sistema.
Es importante aclarar tambin que una Cotizacin de Venta con estado No Atendido puede
ser tambin Archivada, aunque ya no sera necesario pues ambos estados significan lo
mismo, pero si desea realizar esto, tambin est permitido realizar esta operacin.
Nota: Cuando las Cotizaciones de Venta que haban comprometido los stocks cambian su
estado a Archivado o No Atendido, automticamente estos stocks se liberan,
descomprometindose y quedando a disposicin de futuras ventas.
Finalmente, para culminar con la Ventana de Lista de Cotizaciones de Venta explicaremos el:
Botn Actualizar Estados: Este botn se encuentra ubicado en la parte inferior izquierda de esta
ventana, siendo su apariencia la siguiente:
Se utiliza, como indica su etiqueta, para actualizar los estados de todos los registros de
Cotizaciones de Venta que se encuentran visualizados en la lista.
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Cuando se edita una Cotizacin de Venta los datos ms importantes a registrar en la cabecera de
este documento son:
Cliente: Registrar los datos del cliente para quien se est emitiendo esta Cotizacin de Ventas.
Bastar con ingresar el Cdigo o la Razn Social del cliente, y los otros datos: Direccin,
Nmero de RUC, Telfono y Referencia se visualizarn automticamente.
Si no recuerda el Cdigo haga click en el botn o presione la tecla <F2> en la caja del
Cliente con lo que se mostrar la Ventana Buscar para que en ella seleccione el cliente
deseado.
Contacto: Deber registrar el nombre de la persona que es considerada el Contacto con el
cliente. Por defecto, se visualiza de manera automtica al momento de cargarse los datos del
cliente, si es que ste tiene registrados contactos
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Proyecto: Registrar el Proyecto para el cual se destinarn los productos incluidos en esta
Cotizacin de Ventas. Es opcional. Los proyectos que se visualicen en la ventana buscar son los
que se registraron en la Opcin Proyectos - Submen Tablas Mdulos Almacenes, Cuentas
por Cobrar, Cuentas por Pagar, Bancos, Contabilidad y Gestin de Ventas).
Lugar de Entrega: Especificar el lugar donde debern ser entregados los productos incluidos en
esta Cotizacin de Ventas.
Forma de Pago: Seleccionar la forma o modalidad de pago en que deber ser cancelada la
venta cotizada en este documento. Deber ingresar el cdigo asignado a la forma de pago que
desea especificar, si no lo recuerda haga click en el botn o presione la tecla <F2> para
activar la Ventana de Bsqueda.
Las formas de pago que se visualizan en la Ventana Buscar son las que se registraron en su
respectiva ventana de edicin (Opcin Formas de Pago Submen Tablas Mdulos Cuentas
Por Cobrar y Compras).
Vencimiento: Se deber ingresar una fecha de vencimiento para esta Cotizacin de Ventas. Al
ingresar esta fecha, el sistema automticamente calcula el nmero de das por el que es vlida
esta Cotizacin y se visualiza en la caja etiquetada como Vlido por . das.
Vlido por: Si no se ingresa una fecha de vencimiento especfica para esta Cotizacin, podr
ingresarse el nmero de das que ser vlida esta, a partir de sta automticamente el sistema
calcular la fecha de vencimiento y la mostrar en la caja etiquetada como Vencimiento.
Tipo de Embalaje: Especificar el tipo de embalaje que se utilizar para el transporte de los
productos incluidos en esta Cotizacin de Ventas hasta el lugar de entrega. Deber ingresar el
cdigo asignado al tipo de embalaje que desea especificar, si no lo recuerda haga click en el
botn o presione la tecla <F2> para activar la Ventana de Bsqueda.
Los Tipos de Embalaje que se visualizan en la Ventana Buscar son los que se registraron en su
respectiva ventana de edicin (Opcin Tipos de Embalaje de Productos Submen Tablas
Mdulo Gestin de Ventas).
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Moneda: Especificar la moneda en que se expresan los precios de los productos contenidos en
esta Cotizacin de Ventas. Deber ingresar el cdigo asignado a la moneda que desea
especificar, si no lo recuerda haga click en el botn o presione la tecla <F2> para activar la
Ventana de Bsqueda.
Las Monedas que se visualizan en la Ventana Buscar son las que se registraron en su
respectiva ventana de edicin (Opcin Tablas - Monedas Submen Utilitarios).
Se debe tener en cuenta que al especificar el Vendedor se puede especificar un solo vendedor o
mltiples vendedores. Si se trata de un solo vendedor deber buscar o ingresar el cdigo del
vendedor en la caja etiquetada como Vendedor, como se explic anteriormente; pero, si trata de
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mltiples vendedores deber marcar con un check la casilla de verificacin etiquetada como
Multi Vendedor, visualizndose automticamente junto a esta casilla el botn , al
hacer un click sobre el se visualizar la siguiente ventana Seleccionar Vendedores:
En esta ventana se debern seleccionar los vendedores, dos o ms, marcando con un check ()
la casilla de la columna OK del vendedor que se desea seleccionar, adems, deber especificar
un valor en la columna Porcentaje que corresponder al porcentaje de la comisin de ventas
que le corresponda a cada vendedor. Una vez seleccionados los vendedores y especificados
sus porcentajes, el valor del campo Total de porcentaje, se va sumando automticamente,
debe totalizar 100.00, si todava no se llega a este valor se presentar el siguiente mensaje
Porcentaje debe totalizar 100%, indicando que se debe corregir lo especificado.
Plantilla: Aqu se especificar si esta Cotizacin de Venta se har en base a una Plantilla de
Cotizacin, la misma que debi ser registrada previamente mediante la opcin Plantillas de
Cotizacin de Ventas del submen Tablas en este mdulo. Si fuese as, se deber buscar la
Plantilla deseada, haciendo un click en el botn y se presentar la siguiente ventana, donde
simplemente tendr que ubicarse en la lnea de la Plantilla a seleccionar y hacer doble click
sobre la misma o hacer un click en el botn Aceptar, visualizndose automticamente los
productos contenidos dentro de la Plantilla en el detalle de productos de esta Cotizacin de
Ventas
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Garanta: Se especificar la garanta que se ofrece sobre la venta de los productos incluidos en
esta Cotizacin.
Luego de ingresar los datos de la cabecera, se proceder a registrar el detalle de los productos a
cotizar, para agregar un producto deber hacer un click en el botn Nueva Lnea de Detalle
de la barra de herramientas o presionar simultneamente las teclas Ctrl + Ins insertndose una
lnea para que proceda a llenar los datos del producto que desea cotizar.
Ventana Auxiliar de Stocks y de
Impuestos
- Ventana Auxiliar de Stocks y de Impuestos, ubicada sobre la grilla del detalle de productos.
Cada vez que nos ubicamos sobre un producto determinado, haciendo un click sobre la lnea del
mismo, se visualiza esta ventana cuya funcin es informar sobre los stocks (actual,
comprometido y disponible) de este producto en los diferentes almacenes y sucursales de la
empresa, as como tambin, informar acerca de cada de uno de los impuestos y su porcentaje
aplicables a este producto.
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Ocultar Logo de Cmprale al Per: Se presenta una casilla de verificacin que permite
mostrar o no el logo representativo de los productos hechos en el Per en la impresin de esta
Cotizacin de Ventas.
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- Una Orden de Compra puede generarse a partir de una Cotizacin de Compra, de una Lista o
tambin puede ser de una Orden de Compra Directa, es decir, sin que el cliente haya solicitado
previamente una cotizacin de ventas.
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La parte inferior de esta ventana, a parte de visualizar los subtotales y total del documento, nos da
la posibilidad de:
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Observe en la parte inferior izquierda de esta ventana de lista, se muestra un botn etiquetado
como Actualizar Estados, el mismo que se utiliza para que se actualicen los estados de los
documentos.
Guas de Remisin
Ver: Mdulo Almacenes Submen Movimientos Opcin Guas de Remisin
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Facturas
Ver: Mdulo Cuentas por Cobrar Submen Movimientos Opcin Facturas
Boletas de Venta
Ver: Mdulo Cuentas por Cobrar Submen Movimientos Opcin Boletas de Venta
Visitas al Cliente
En esta ventana se registran las visitas a las empresas clientes a las cuales se les est brindando
un servicio, a travs, de una Orden de Servicio.
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En la Pestaa Detalle:
- Moneda: En caso se trate de una visita de tipo Facturado, deber seleccionarse la moneda en
que se facturar el servicio prestado en esta visita.
- Orden de Servicio N: Si el tipo de la visita seleccionada corresponde a una Orden de Servicio,
ser necesario especificar el nmero de la orden de servicio que corresponde a esta visita. Para
esto deber hacer un click en el botn de bsqueda, con lo que se visualizar la ventana Lista
de rdenes de Servicio, la cual mostrar las rdenes de Servicio emitidas por el cliente
registrado en:
- Motivos de Visita: Aqu se seleccionar(n) el(los) motivo(s) que ocasionaron la visita. Los
motivos que se visualizan en esta pestaa son los mismos que se registraron en la Ventana de
Edicin de Motivos de Visitas (Opcin Motivos de Visitas Submen Tablas Mdulo Gestin
de Ventas), por lo que, si se desea indicar un motivo que no se presente en esta pestaa tendr
que registrarlo previamente en la ventana Motivos de Visita (Opcin Motivos de Visitas) para que
se guarde en la tabla respectiva, y recin despus podr visualizarlo en esta pestaa de la
ventana de edicin de Visitas al Cliente.
Esta pestaa muestra tambin un recuadro etiquetado como Detalles, donde se registrar, de
manera opcional, algn detalle, observacin o comentario respecto a los motivos de la visita.
- reas Atendidas: Aqu se seleccionar(n) el(las) rea(s) atendidas en la visita que se est
registrando. Las reas que se visualizan en esta pestaa son las mismas se registraron en la
Ventana de Edicin de reas Atendidas en Visitas (Opcin reas Atendidas en Visitas
Submen Tablas Mdulo Gestin de Ventas), por lo que, si se desea especificar un rea que
no se presente en esta pestaa tendr que registrarla previamente en la ventana reas
Atendidas en Visitas (Opcin reas Atendidas en Visitas) para que se guarde en la tabla
respectiva, y recin despus podr visualizarla en esta pestaa de la ventana de edicin de
Visitas al Cliente.
Esta pestaa muestra tambin un recuadro etiquetado como Detalles, donde se registrar, de
manera opcional, algn detalle, observacin o comentario respecto a las reas atendidas en la
visita.
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Observacin: Cuando se ingrese a la Ventana de Edicin de Orden del Cliente (Opcin Orden de
Compra/Servicio del Cliente Submen Movimientos Mdulo Gestin de Ventas), si se trata de
una Orden de Servicio, en la pestaa Visitas se podr observar las visitas realizadas al cliente,
slo en modo de consulta.
Nota: El sistema tiene implementado un reporte para consultar e imprimir las visitas efectuadas a
un cliente. Ver: Opcin Resumen de Visitas al Cliente Submen Reportes Mdulo Gestin de
Ventas.
Factura Vehculos
Ver: Mdulo Cuentas por Cobrar Submen Movimientos Opcin Facturas - Transporte
Boleta - Vehculos
Ver: Mdulo Cuentas por Cobrar Submen Movimientos Opcin Boletas Transporte
Opciones de Reportes
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Mis Ventas
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Objetivo
Realizar el registro, control y facturacin de las operaciones de venta realizadas en los distintos
terminales o puntos de venta con los que cuenta la empresa. Si bien es cierto, se trata de una
facturacin rpida, esto no obvia que se validen y actualicen los stocks de los productos en los
almacenes.
Este mdulo permite disponer de la informacin a travs de consultas y reportes que visualizan las
operaciones realizadas en los puntos de venta.
Caractersticas
Registro de Pedidos
Facturacin Directa o desde los Pedidos registrados
Apertura y Cierre de Cajas
Descarga automtica de almacn de los productos vendidos
Manejo de Listas de Precios de Venta
Impresin opcional de Guas de Remisin
Liquidacin de Caja
Opciones de Men
Tablas
Productos
Unidades de Medida
Clientes y Proveedores
Formas de Pago
Medios de Pago
Lista de Precios de Venta
Sucursales y Almacenes
Tipos de Documento
Cajas / Terminales
Cajeros / Vendedores
Movimientos
Procesos
Actualizar Kardex
Costear Movimientos
Reportes
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o Tipo de Movimiento
o Tipo de Venta
o Tipo de Documento
o Moneda
o Cliente
o Permitir modificacin del precio
Opciones de Tablas
Productos
Ver: Mdulo Almacenes Submen Tablas Opcin Productos - Productos
Unidades de Medida
Ver: Mdulo Almacenes Submen Tablas Opcin Unidades de Medida
Clientes y Proveedores
Ver: Mdulo Almacenes Submen Tablas Opcin Clientes y Proveedores
Formas de Pago
Ver: Mdulo Cuentas por Cobrar Submen Tablas Opcin Formas de Pago
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Medios de Pago
Esta opcin presenta la Ventana Medios de Pago, la cual permite registrar las diferentes
opciones de cobranza de los documentos de venta. Opcionalmente, a los medios de pago se le
puede asociar una cuenta corriente bancaria para efectos de la liquidacin de caja para destinar
los ingresos a la cuenta correspondiente.
Para registrar un nuevo Medio de Pago debe realizar los siguientes pasos:
Sucursales y Almacenes
Ver: Mdulo Almacenes Submen Tablas Opcin Sucursales y Almacenes Catlogo de
Sucursales y Almacenes
Tipos de Documentos
Ver: Mdulo Cuentas por Cobrar Submen Tablas Opcin Tipos de Documento
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Cajas / Terminales
Esta opcin visualiza la Ventana Mantenimiento de Cajas permite registrar las diferentes cajas
ubicadas en los distintos Puntos de Venta, en donde
Para registrar una nueva Caja o Terminal de Punto de Venta debe realizar los siguientes
pasos:
Cajeros / Vendedores
Ver: Mdulo Gestin de Ventas Submen Tablas Opcin Vendedores
Opciones de Movimientos
Es necesario tener registrado el tipo de cambio para la fecha que se desea aperturar la caja. Para
poder aperturar y/o seleccionar una caja se requiere ingresar la contrasea del usuario de sistema
asociado al cajero / vendedor.
(Ver Ventana Aperturar Cajas/Terminales en la pgina siguiente)
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Observacin:
Si la caja ya ha sido aperturada y se vuelve a ejecutar esta opcin el botn de Aperturar quedar
deshabilitado y se habilitar el botn Seleccionar
Pedidos
Esta ventana permite registrar los pedidos de los clientes para su posterior facturacin.
1 Digitar el cdigo o alguna descripcin del produ cto en la caja de texto diseada para tal fin (ver
marco rojo de la figura), luego elegir un producto de la lista de productos que cumplen con la
condicin de bsqueda.
Nota: Si en dicha caja se antepone el prefijo n* (donde n es un nmero) el producto
seleccionado se reflejar en el documento con la cantidad n.
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Importante:
Opcionalmente se pueden hacer las siguientes operaciones:
o Quitar un tem del documento, en este caso se debe seleccionar el tem de la lista y presionar
la tecla F4.
o Poner el documento En Espera, con la tecla F5, dado el caso que se necesite hacer otro
Pedido sin haber grabado el actual. Luego para recuperar los datos de los documentos En
Espera presionar la tecla F6.
Facturacin
Esta ventana permite registrar la facturacin de los pedidos, as como, generar documentos de
venta directos, es decir, sin pedido.
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Cierre de Caja
Esta opcin Cierre de Caja permite cerrar una caja aperturada. Para realizar esto es necesario
conocer la contrasea del usuario del sistema asociado al vendedor.
Nota: Para poder cerrar una caja todos los pedidos deben estar facturados, si quedara algn
pedido pendiente de facturacin ste debera anularse previamente para poder cerrar.
Opciones de Procesos
Actualizar Kardex
Este proceso permite regenerar los movimientos de kardex de los productos procesados por este
mdulo en el rango de fechas seleccionado
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Costear Movimientos
Este proceso genera la valorizacin por costo promedio de los movimientos de kardex de los
productos procesados por este mdulo en el rango de fechas seleccionado.
Observacin: Para ejecutar este proceso es preciso valorizar previamente los movimientos de
almacn por el mdulo de almacenes.
Opciones de Reportes
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