Lecia 1

Obiective

S creezi legturi ntre foi de calcul i ntre foi de calcul i fiiere

S creezi subtotaluri
S divizezi i s nghei foi de calcul
S validezi informaiile
S protejezi regitri de calcul i foi de calcul
S lucrezi cu funciile cele mai uzuale din Excel

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL

Modurile de vizualizare a foii de calcul pot fi controlate de ctre utilizator. Controlul asupra modurilor de
vizualizare nseamn posibilitatea de a stabili ce anume s fie vizibil pe foaia de calcul la un moment dat
i ce foaie de calcul s fie vizibil la un moment dat. Poi imobiliza pe ecran o linie de titluri de coloan
pentru simplitatea introducerii datelor sau poi ascunde o coloan sau o linie de informatii confideniale.
Poi comuta ntre ferestrele regitrilor de calcul prin plasarea lor alturat sau una n spatele celeilalte

COMUTAREA NTRE REGITRII DE CALCUL DESCHII

Pentru a comuta ntre ferestrele regitrilor de calcul activi utilizeaz una din metodele:
Deschide meniul Windows i alege numele registrului din list;
Execut click pe butonul aferent din bara de taskuri;
Apas combinaiile de taste CTRL+F6 sau CTRL+TAB ca s treci la urmtorul registru;
Apas combinaiile de taste CTRL+SHIFT+F6 sau CTRL+SHIFT+TAB ca s revii la
registrul anterior;
Poi vizualiza, de asemenea, mai muli regitri de calcul simultan, fiecare n propria fereastr. Acest lucru
l poi realiza dac execui secvena Windows\Arrange... i apoi, din caseta de dialog care se deschide,
poi alege:
Tiled va aranja i redimensiona ferestrele regitrilor de calcul deschii astfel nct
acestea s fie aranjate alturat att pe orizontal ct i pe vertical.
 Horizontal permite aranjarea ferestrelor alturat, pe orizontal.

Vertical permite aranjarea alturat, pe vertical, a ferestrelor.

 Cascade permite aranjarea ferestrelor n cascad.

Windows of activ workbook permite numai afiarea ferestrei registrului activ.

Obs. Este bine s utilizezi facilitatea de aranjare a ferestrelor de lucru pentru cel mult trei regitri de calcul
deschii la un moment dat, pentru ca fiecare fereastr s ofere spaiu suficient de vizualizare.
IMOBILIZAREA COLOANELOR I A RNDURILOR

Partea cea mai des imobolizat a unei foi de calcul este linia cu titlurile de coloane din partea de sus a
listei. Imobiliznd aceast linie poi vedea ce reprezint datele din celule atunci cnd derulezi lista.
Imobilizarea pstreaz titlurile pe ecran indiferent cte nregistrri conine lista. Pentru a imobiliza linii i
coloane ntr-o list trebuie s parcurgi paii:
Execut click pe celula care se situeaz imediat sub rndul care se dorete imobilizat i la
dreapta coloanei care se dorete imobilizat.
Execut secvena Windows\Freeze Panes (Imobilizare panouri).
Aceast secven are ca rezultat imobilizarea rndurilor de deasupra celulei selectate i a coloanelor din
dreapta aceleiai celule.
Dac
doreti s
renuni la

Coloane Celula selectat

imobilizate
Rnd
imobilizat

imobilizare ntr-o foaie de calcul trebuie s execui secvena Windows\Unfreeze Panes (Anulare
imobilizarea panouri).

MPRIREA ECRANULUI

mprirea ecranului Excel i permite s vezi simultan dou sau patru pri distincte ale aceleai foi de
calcul. Aceast caracteristic este util la compararea datelor dintr-o foaie de calcul sau atunci cnd
trebuie s mui sau s copiezi informaii n interiorul aceleiai foi de calcul. Prin mprirea ecranului pot
apare dou sau patru zone de vizualizare. Pentru fiecare dintre aceste zone de vizualizare poi derula
seciunea pe care o afieaz.
Pentru a mpri o foaie de calcul n patru zone de vizualizare trebuie s parcurgi paii:
Selecteaz celula deasupra i n stnga creia se va plasa marcajul de mprire a ecranului
Execut secvena Windows\Split.
Foaia de calcul are, acum, dou sau patru bare de derulare care i permit s parcurgi n sus, n jos sau
spre dreapta fiecare seciune de ecran
 Obs. n cazul n care ecranul este mprit n patru, cele patru panouri vor fi derulate n pereche. Cnd foaia
de calcul se deruleaz sus-jos cele dou panouri superioare se vor derula simultan. Cnd foaia de calcul se
deruleaz stnga-dreapta cele dou panouri din stnga se deruleaz simultan.

Deplasarea barelor de mprire i permite s mreti sau s micorezi oricare dintre seciuni. Ca s mui
o bar de derulare este suficient s te deplasezi deasupra ei cu cursoul mouse-ului i s atepi pn ce
acesta se transform ntr-o sgeat cu dou capete pentru mprirea n dou seciunea i ntr-o cruce cu
patru sgei n capete pentru mprirea ecranului n patru seciuni.

Pentru a anula mprirea ecranului poi alege una din metodele:

Execut secvena Windows\Remove Split.
Execut dublu click pe o bar de mprire ca s o elimini.
Trage una din barele de mprire n afara foii de calcul.

CREAREA AUTOMAT A SUBTOTALURILOR

De multe ori, atunci cnd creezi o list, este necesar s efectuezi subtotaluri pentru diferitele categorii de
date coninute.Subtotalurile pot fi calculate folsind funciile SUM, COUNT, MIN, MAX i altele.
Pentru a aduga subtotaluri unei liste trebuie s parcurgi paii:
1. Sorteaz lista (i, eventual, filtreaz-o) i apoi selecteaz nregistrrile. Cheia de sortare pe care
o utilizezi trebuie s fie aceeai cu cea pe care intenionezi s o foloseti n cmpul At each
change in (La fiecare modificare n) din caseta de dialog Subtotal.

Not: Dac lista este nconjurat de linii i coloane goale, atunci Excel va selecta automat
datele pentru subtotal n cazul n care celula activ este oriunde n interiorul listei

2. Execut secvena Data\Subtotals.

3. n caseta de dialog Subtotal trebuie s stabileti criteriul pentru crearea subtotalurilor, funcia
folosit i ali parametri de care doreti s se in cont.

n cmpul At each change in trebuie s selectezi din list titlul care determin
criteriul dup care vrei s efectuezi subtotalurile.
n cmpul Use function trebuie s selectezi din list funcia cu care vrei ca aplicaia
Excel s calculeze subtotalurile.

AVERAGE media valorilor

COUNT numr valorile numerice

COUNTA numr toate valorile

MAX - ntoarce valoarea maxim

MIN - ntoarce valoarea minim

PRODUCT nmulete valorile i ntoarce produsul

STDEV estimeaz abaterea standard pe baza unui eantion

STDEVP calculeaz abaterea standard pe baza ntregii populaii date

SUM adun valorile

VAR calculeaz dispersia pe baza unui eantion

VARP - calculeaz dispersia pe baza ntregii populaii

n cmpul Add subtotal to trebuie s selectezi coloana sau coloanele pentru care
vrei s se afieze subtotalurile. Coloana se selecteaz executnd click n csua din faa
titlului de coloan.
Opiunea Replace current subtotals (nlocuirea subtotalurilor existente) o foloseti
atunci cnd doreti s nlocuieti subtotalurile existente folosind o nou funcie.
Opiunea Page break between groups (Sfrit de pagin ntre grupuri) permite
saltul la o pagin nou pentru fiecare subtotal, mpreun cu nregistrrile aferente.
Opiunea Summary below data (nsumare sub date) i permite s plasezi
subtotalurile deasupra domeniului, dac nu este selectat, sau sub domeniu dac este selectat.
 Obs. Poi crea mai multe subtotaluri aflate n raport de subordonare ntre ele folosind funcii diferite i
aplicnd de mai multe ori funcia Subtotals dar deselectnd de fiecare dat opiunea Replace current
subtotals.
Pentru a renuna la subtotalurile create apas butonul Remove All.

FUNCII DE BAZ N PROGRAMUL EXCEL

Funciile sunt formule ncorporate care efectueaz anumite calcule matematice complexe. Utilizatorul
introduce numele funciei i argumentele cerute de funcie iar programul Excel efectueaz calculele.
Programul Excel pune la dispoziie o gam larg de funcii care au denumiri specifice, cum ar fi SUM,
AVERAGE sau LOOKUP dar numele funciilor trebuie scrise corect, altfel programul Excel nu le
recunoate. Pentru a uura munca utilizatorului Excel pune la dispoziie o caset de dialog care ajut la
scrierea corect a numelor funciilor i la completarea argumentelor necesare efecturii acestora.

CASETA DE DIALOG PASTE FUNCTION

Cea mai uoar cale de a utiliza o funcie ntr-o formul este de a apela caseta Paste Function (Lipere
funcie). Pentru a accesa aceast caset poi s apei butonul Paste Function din bara standard sau
execut secvena Insert\Function. Se deschide caseta de dialog Paste Function care are urmtoarea
componen:

Descriere funcie

Buton de ajutor
 Function category (Categoria funciei) permite mprirea funciilor Excel n categorii pe
care le gseti descrise n tabelul care urmeaz:

Categorie Descriere

Most Recently Used Lista funciilor pe care le-ai utilizat cel mai recent

All Lista tuturor funciilor recunoscute de programul Excel

Financial Lista funciilor financiare

Date&Time Lista funciilor care permit calculul valorilor de dat i or

Lista cu toate funciile matematice i trigonometrice

Math&Trig
recunoscute de Excel

Lista funciilor statistice care permit calculul mediilor

Statistical
aritmetice, calculul derivaiei standard, etc.

Lookup&Reference Lista funciilor care caut valori

Lista funciilor care caut sau calculeaz valori ntr-o list sau
Database
baz de date

Text Lista funciilor care pot fi folosite cu text sau etichete

Logical Lista funciilor logice (IF, AND, OR, etc.)

Lista funciilor care returneaz informaii despre valori i

Information
despre foaia de lucru

User Defined Lista funciilor personalizate pe care tu le-ai creat

Function name (Numele funciei) conine listele cu funciile aferente fiecrei categorii.
n partea de jos a casetei regseti o scurt descriere a funciei selectate.

Butonul i permite s apelezi la ajutor pentru a primi mai multe informaii despre
funcia selectat.
n momentul n care ai selectat o funcie din cmpul Function name se deschide o caset care se numete
Formula Pallette (Paleta de formule) care permite introducerea argumentelor pentru funcia selectat.

argumente butonul Collapse Dialog

butonul de
descrierea
ajutor
argumentului
 Pentru a completa paleta de formule pentru o funcie trebuie s execui paii:
1. Execut click n caseta primului argument.
2. Dac argumentul cere referine de celul, execut click sau selecteaz celulele care conin
argumentele din foaia de calcul. n caz contrar introdu valorile argumentului de la tastatur.
3. Dup ce ai adugat toate argumentele necesare execut click pe OK.

Not: Paleta de formule caseta de dialog n care introduci argumentele funciei poate fi
deplasat oriunde pe foaia de lucru astfel nct s nu te mpedice s vizualizezi cmpurile care conin
argumentele.

Obs. Pentru a reduce paleta de formule n aa fel nct s nu acopere celulele pe care vrei s le selectezi din
foaia de calcul execut click pe butonul Collaps Dialog . Pentru a reafia paleta de formule i a continua
construcia funciei execut click pe butonul Expand Dialog (aflat n captul din dreapta al casetei de
argumente redus).
Pentru a scrie o formul ntr-o celul trebuie s parcurgi paii:
1. Execut click n celula n care doreti s fie afiat rezultatul formulei.

2. n bara de instrumente, execut click pe butonul Paste Function . Va aprea caseta Paste
Function.
3. Execut click pe categoria de funcii, din cmpul Function category, din care face parte
funcia dorit i, apoi, execut dublu click pe funcie n cmpul din dreapta, Function name. Dac
nu tii n ce categorie se afl funcia dorit execut click pe categoria All (Toate) i, din lista cu
funciile ordonate alfabetic, alege funcia dorit. Se va deschide paleta de formule (Formula
Pallette) care te ajut s completezi funcia.
4. Execut click n caseta primului argument.
5. Dac argumentul cere referine de celul, execut click sau trage peste celulele care conin
argumentele din foaia de calcul.
6. Dup ce ai adugat toate argumentele necesare execut click pe OK. Funcia este construit.
Obs. Dac introduci semnul egal ntr-o celul caseta Name din stnga barei de formule primete numele
Function i devine o list derulant cu cele mai recent utilizate funcii. Dac execui click pe o funcie din
aceast list va aprea paleta de formule pentru respectiva funcie. Dac funcia pe care o doreti nu este
cuprins in aceast list execut click pe opiunea More Functions... pentru a deschide caseta Paste
Function.

FUNCII UTILE

n acest capitol vor fi prezentate cteva dintre cele mai utilizate funcii Excel, i anume: MIN, MAX,
AVERAGE, SUBTOTAL, COUNT, COUNTA, AND, OR, NOT, NOW, TODAY, DATE, SUM.

Funcia MIN

Funcia
MIN(number1; number2;...)
ntoarce valoarea cea mai mic, sau minimul, dintr-un domeniu de numere. Dac toate valorile se
situeaz pe o coloan, cea mai simpl metod de aflare a minimului este de a sorta coloana. Dac este
vorba de un domeniu, atunci funcia MIN este mai util.
Pentru a afla valoarea minim de pe un domeniu trebuie s parcurgi paii:
 1. Execut click n celula n care vrei s plasezi formula.
2. Activeaz caseta Paste Function.
3. Execut click pe categoria Statistical.
4. Din cmpul Function name alege funcia MIN.
5. Se deschide caseta aferent funciei selectate unde trebuie s completezi argumentele sau
domeniul al cror minim vrei s-l gseti.

6. Execut click pe cmpul Number1, terge orice valoare care apare n acest cmp i selecteaz
prin tragere sau prin selectare discontinu domeniul de celule sau celulele care conin argumentele.
7. Apas butonul OK.

Funcia MAX

Funcia
 MAX (number1; number2;)
este opusul funciei MIN i lucreaz n acelai fel: descoper cea mai mare valoare dintr-un domeniu
selectat.
Pentru a afla valoarea maxim a unui domeniu trebuie s parcurgi paii:
1. Execut click n celula n care doreti s introduci funcia.
2. Execut click pe butonul Paste Function de pe bara standard.
3. Execut click pe categoria Statistical.
4. Din cmpul Function name alege funcia Max.
5. Se deschide caseta aferent funciei selectate unde trebuie s completezi argumentele sau
domeniul al cror maxim vrei s-l gseti.

6. Execut click pe cmpul Number1, terge orice valoare apare n acest cmp i selecteaz prin
tragere sau prin selectare discontinu domeniul de celule sau celulele care conin argumentele.
7. Apas butonul OK.

Funcia AVERAGE

Funcia
AVERAGE number1; number2;...)
este o functie comun i uor de utilizat. Rezultatul acestei funcii este media aritmetic a argumentelor
din domeniul selectat. Este bine de tiut c rezultatul returnat de aceast funcie este mult mai corect
dect dac ai aduna argumentele respective i le-ai mpri la numrul lor deoarece dac, la un moment
dat, o celul nu are valoare numeric, prin aceast metod se interpreteaz valoarea 0 pentru aceast
 celul. Funcia AVERAGE adun celulele din domeniul selectat i mparte valoarea la numrul de celule
fr a lua n calcul celulele goale.

Celul fr
coninut

Valoare corect Valoare incorect

calculat cu calculat cu
AVERAGE formula din bara
de formule

Pentru a scrie o formul care s conin funcia AVERAGE trebuie s parcurgi paii:
1. Execut click n celula n care doreti s introduci funcia.
2. Execut click pe butonul Paste Function de pe bara standard.
3. Execut click pe categoria Statistical.
4. Din cmpul Function name alege funcia Average.
Se deschide caseta aferent funciei selectate unde trebuie s completezi argumentele sau domeniul a
cror medie vrei s o gseti.
5. Execut click pe cmpul Number1, terge orice valoare apare n acest cmp i selecteaz prin
tragere sau prin selectare discontinu domeniul de celule sau celulele care conin argumentele.
6. Apas butonul OK.

Funcia SUBTOTAL

Funcia
SUBTOTAL(function_num;ref1;...)
este util, n special, pentru calcularea valorilor dintr-o list filtrat deoarece folosete numai celulele
vizibile dintr-un domeniu. Dac foloseti funcia SUM sau AVERAGE, n calcul este utilizat ntregul
tabel n loc de nregistrrile afiate cu un filtru. Funcia SUBTOTAL poate efectua mai multe operaii
diferite, n funcie de argumentele introduse. Argumentul function_num este un numr care determin
operaia specific ce va fi efectuat pentru funcia SUBTOTAL. n tabelul urmtor sunt specificate
argumentele function_num posibile pentru funcia SUBTOTAL precum i operaiile lor
corespunztoare.

Argument Operaie executat

1 AVERAGE media valorilor

2 COUNT numr valorile numerice

3 COUNTA numr toate valorile

4 MAX - ntoarce valoarea maxim

5 MIN - ntoarce valoarea minim

6 PRODUCT nmulete valorile i ntoarce produsul

7 STDEV estimeaz abaterea standard pe baza unui eantion

8 STDEVP calculeaz abaterea standard pe baza ntregii populaii date

9 SUM adun valorile

10 VAR calculeaz dispersia pe baza unui eantion

11 VARP - calculeaz dispersia pe baza ntregii populaii

Pentru a utiliza funcia SUBTOTAL trebuie s parcurgi paii:

1. Execut click ntr-o celul de sub lista n care vrei s afiezi rezultatul formulei i apoi
execut click pe butonul Paste Function.
2. n categoria All sau Math&Trig execut dublu click pe funcia SUBTOTAL. Va aprea
caseta de dialog SUBTOTAL.

3. n cmpul Function_num introdu numrul funciei pe care doreti s o utilizezi, conform

tabelului anterior.
4. n cmpul Ref1 introdu domeniul de calculat.
5. Execut click pe OK.

Domeniul selectat

Argumentul funciei
AVERAGE

Media vnzrilor
pe anul 2001
calculat cu
ajutorul funciei
SUBTOTAL
Funciile COUNT, COUNTA, COUNTBLANK

Aceste funcii returneaz numrul de valori dintr-un domeniu care ndeplinesc toate criteriile ncorporate
n funcie.
Funcia
COUNT (range)
returneaz numrul de valori numerice dintr-un domeniu i ignor
toate celelalte tipuri de valori i celulele goale.

Funcia
COUNTA (range)
returneaz toate valorile nenule dintr-un domeniu (dac ai de numrat
valori tip text poi folosi aceast funcie).
Funcia
COUNTBLANK (range)
returneaz numrul tuturor celulelor goale dintr-un domeniu.

Aceste funcii sunt cel mai des utilizate n combinaie cu alte funcii.
Valoarea returnat de funcia imbricat 1 devine argumentul celeilalte funcii. Ca s utilizezi aceste funcii
n interiorul altora, introdu funcia n locul argumentului a crui valoare o furnizeaz.
Procedura pentru introducerea unei astfel de funcii este cea standard prezentat n capitolul Caseta de
dialog PASTE FUNCTION.

Funciile AND, OR, NOT

Funciile AND, OR, NOT sunt funcii logice i se utilizeaz mpreun cu alte funcii, incluse n alte
formule. Fiecare dintre ele returneaz valorile True sau False iar formula care include funcia logic
folosete aceast valoare pentru a-i continua calculul. Aceste funcii pot fi gsite n categoria Logical a
casetei Paste Function.

Funcia
AND (logical1;logical2;...)
verific dac toate argumentele sale au valoare True;
n caz afirmativ funcia returneaz valoarea True. Este
suficient ca una din condiii s nu fie ndeplinit i
atunci funcia returneaz valoare False.

1
Combinarea mai multor funcii se numete imbricare.
Funcia
OR (logical1;logical2;...)
verific dac oricare dintre argumentele sale are
valoare True; n caz afirmativ funcia returneaz
valoarea True. Dac nici una din condiii nu este
ndeplinit atunci funcia returneaz valoarea False.
 Funcia
NOT (logical)
inverseaz rezultatul verificrii ndeplinirii unei condiii.
Dac condiia nu este ndeplinit funcia ntoarce valoarea
True; n caz contrar funcia returneaz valoarea
False.

Funciile logice sunt puin folosite solitar. n cele mai multe

cazuri fac parte dintr-o formul mai complex.

Funciile NOW i TODAY

Funcia NOW returneaz data i ora
curent iar funcia TODAY returneaz
numai data curent. Aceste funcii nu au
argumente. Pentru a le utiliza selecteaz-
le din caseta Paste Function din
categoria Date&Time dup ce ai
selectat, n prealabil celula n care doreti
s regseti aceast informaie.

Funcia SUM

Funcia
SUM (number1,number2,...)
Adun toate valorile dintr-o zon de celule sau/i valori neadiacente. Aceast funcie poate avea pn la
30 de argumente a cror valoare doreti s o totalizezi.
 Dac argumentele funciei conin numere, valori logice, reprezentri tip text ale unor numere, toate
introduse direct n cmpul argument, atunci toate aceste argumente sunt adunate.
Exemplu:
SUM(3, 2) are ca rezultat valoarea 5.
SUM(3, 2, TRUE) are ca rezultat valoarea 6 deoarece valoarea tip text este convertit n numr i valoarea
logic TRUE este translatat n valoarea numeric 1.
Dac argumentul funciei este un domeniu de celule, numai numerele din acest domeniu sunt adunate.
Celulele goale, valorile logice sau tip text sau valorile de eroare sunt ignorate.
Exemplu:
Dac celula A1 conine 3 iar celula B1 conine TRUE atunci
SUM(A1 ,B1, 2) are ca rezultat valoarea 2 deoarece referinele la valori nenumerice nu sunt transformate (se
transform numai datele scrise direct n formul nu i coninutul referinelor din formul).

Funcia DATE

Funcia
DATE (year,month,day)
returneaz numrul serial ce reprezint o anumit dat calendaristic. Programul Excel stocheaz datele
calendaristice ca i numere seriale. Acest program lucreaz cu dou sisteme de date, i anume:
Sistemul de dat 1900 care ncepe calcularea datelor cu 1 ianuarie 1900 (primete
valoarea serial 1) i termin cu 31 decembrie 9999 (primete valoarea serial 2958465).
Sistemul de dat 1904 care ncepe calcularea datelor cu 2 ianuarie 1904 (primete
valoarea serial 1) i i termin cu 31 decembrie 9999 (primete valoarea serial 2957003).

Exemplu:
- pentru sistemul de dat 1900, data 1 ianuarie 1998 va fi stocat ca i numrul serial 35796 deoarece este a
35.795-a zi dup 1 ianuarie 1900.
- pentru sistemul de dat 1904, aceeai dat va fi stocat ca i numrul serial 34334.
Argumentul YEAR poate avea patru cifre. Excel interpreteaz argumentul YEAR n funcie de sistemul de dat
utilizat. Implicit, Excel folosete sistemul 1900.
Pentru sistemul 1900:
Dac anul este ntre 0 i 1899, Excel adaug valoarea la 1900. Pentru DATE(1547, 1, 1)
Excel ntoarce data 1 ianuarie 3447 (1900+1547) sau numrul serial 565.032.
Dac anul este mai mic dect 0 sau 10.000 Excel returneaz valoarea de eroare #NUM.
Argumentul MONTH este un numr care reprezint luna din an. Dac argumentul MONTH este mai mare dect 12,
diferena de numr de luni este tre pentru anul urmtor. Pentru DATE(1998, 14, 2) numrul serial returnat va fi
aferent datei de 2 februarie 1999.
Argumentul DAY este un numr reprezentnd numrul de zi din lun. Dac argumentul DAY este mai mare dect
numrul de zile specific lunii respective, diferena este tre pe luna urmtoare. Pentru DATE(1998, 1, 35) este returnat
numrul serial reprezentnd data de 4 februarie 1998.

PROTEJAREA DATELOR

Pentru a preveni accidentele nedorite ntr-un registru de calcul este bine s l protejezi. Pot fi protejate
att celulele singure ct i domeniile, formulele din foaia de calcul i chiar ntreg registrul de calcul.
ATENIE: Cu toate c poi proteja celulele dintr-o foaie de calcul, dac exist informaii vitale ascunse sau
protejate, utilizatorii avansai n Excel pot sparge protecia i expune datele ascunse. Singura modalitate de a-
i proteja informaiile vitale este protejarea ntregului registru de calcul astfel nct s fie necesar o parol
pentru a-l deschide.

PROTEJAREA CELULELOR SELECTATE DINTR-O FOAIE DE CALCUL

Cel mai obinuit motiv pentru protejarea celulelor este prevenirea tergerii sau alterrii accidentale a unor
informaii cum ar fi formulele, care asigur calcule vitale pentru foaia sau registrul de calcul.
Pentru protejarea celulelor unei foi de calcul trebuie s parcurgi paii:
6. Selecteaz ntreaga foaie de calcul.
7. Execut secvena Format\Cells.
8. Din caseta Format Cells execut click pe fia Protection i deselecteaz opiunea Locked.
aceast opiune nu are efect dect dac este protejat ntreaga foaie de calcul. Deselectarea acestei
opiuni i permite s blochezi acele celule sau domenii care te intereseaz.
9. Dac este necesar, ascunde coninutul celulei sau domeniului validnd i opiunea Hidden.

10. Execut OK.

11. Selecteaz domeniul pe care vrei s-l protejezi.
12. Execut secvena Format\Cells.
13. Selecteaz opiunea Locked de pe fia Protection pentru domeniul selectat.
14. Execut secvena Tools\Protection\Protect Sheet. Va aprea caseta Protect Sheet care i va
permite s introduci o parol pentru protejarea foii de calcul.
Pentru a ascunde formule ntr-o foaie de calcul trebuie s parcurgi paii anteriori dar n caseta Format
Cells alege opiunea Hidden n loc de Locked.

PROTEJAREA CU PAROL A UNUI REGISTRU DE CALCUL

Protecia cu parol a unui registru de calcul este singura cale sigur de protejare a informaiei. Un registru
de calcul cruia i s-a aplicat o parol va putea fi deschis numai de ctre un utilizator care cunoate parola.
Pentru a proteja un registru de calcul cu o parol trebuie s parcurgi paii:
 15. Cu registrul de calcul activ execut secvena File\Save As.
16. n caseta de dialog Save As execut click pe butonul Tools pentru a deschide meniul derulant
de unde alegi General Options (Opiuni generale).
17. n caseta Save Options introdu parola n cmpul Password to open (Parol pentru
deschidere). Nici un utilizator care nu cunoate parola nu poate deschide fiierul.

18. Dac doreti s creezi o parol diferit pentru editarea registrului de calcul, introdu parola
respectiv n cmpul Password to modify. Cu aceast opiune utilizatorul va putea doar s
deschid fiierul nu s-l i modifice.
19. Pe lng opiunile de parolare mai poi selecta i urmtoarele:
Always create backup (Se creaz totdeauna o copie de rezerv) permite crearea
unei copii de siguran ori de cte ori registrul de calcul este salvat.
Read-only recommended (Acces recomandat doar pentru citire). La deschiderea
registrului de calcul utilizatorul este ntrebat dac dorete deschiderea doar pentru citire.
Dac se alege Yes modificrile efectuate n registrul de calcul trebuie salvate sub un alt
nume.
20. Dup ce ai configurat parametrii execut click
pe OK.
21. n caseta de dialog Confirm Password
reintrodu parola pentru verificarea corectitudinii ei.
22. Execut click pe OK pentru a nchide caseta
de dialog Confirm Password i a reveni la caseta
Save As.

23. Dac este necesar, precizeaz numele

registrului i calea, dup care execut click pe Save.
24. Execut click pe Yes pentru a nlocui vechea versiune a registrului cu cea nou, protejat cu parol.

Not: Protejarea unui registru de calcul se mai poate realiza i executnd secvena
Tools\Protection\Protect Workbook..., far a fi, ns posibil, parolarea la modificare a
registrului de calcul, ci numai parolarea pentru deschidere.

VALIDAREA DATELOR

Pentru a preveni introducerea eronat a datelor, Excel pune la dispoziie facilitatea de validare a datelor.
Validarea i permite s aplici parametri asupra domeniilor sau celulelor, pstrnd informaiile ntre
anumite limite.
Pentru a aplica parametrii de validare unei liste, celule sau domeniu trebuie s parcurgi paii:
25. Selecteaz zona n care vrei s aplici validarea.
26. Execut secvena Data\Validation. Excel afieaz caseta Data Validation.
 27. Din caseta de dialog care se deschide selecteaz fia Settings. n seciunea Validation
criteria specific parametrii pentru acceptarea datelor introduse de utilizator.
Din cmpul Allow alege tipul de dat. Pentru numere alege Whole number sau
Decimal. Pentru a specifica date calendaristice sau ore alege Date sau Time.
Din cmpul Data stabileti limitele superioare i/sau inferioare pentru date,
depinznd de operatorul ales. Poi introduce valori, referine de celule sau formule.
Semnificatia operatorilor este urmtoarea:

Operator Semnificaie

between Argumentul s fie ntre anumite valori

not between Argumentul s nu fie ntre anumite valori

equal Argumentul s aib o anumit valoare specificat

not equal Argumentul s nu aib o anumit valoare specificat

greater than Argumentul s fie mai mare dect o anumit valoare

less than Argumentul s fie mai mic dect o anumit valoare

greater than or equal Argumentul s fie mai mare sau egal cu o anumit valoare
to

less than or equal to Argumentul s fie mai mic sau egal cu anumit valoare

Opiunea Ignore blank i permite s lucrezi cu celulele goale sau s faci referin la
o celul care, iniial, este goal. Dac aceast opiune nu este activ atunci celulele goale
sunt interpretate ca i cnd ar conine valoarea zero.
28. Pentru a furniza un mesaj ctre utilizator ca s introduc date corecte selecteaz fia Input
Message.
 Ceea ce vei specifica n cmpul Title va aprea n bara de titlu a mesajului de
avertizare.

Ceea ce vei specifica n cmpul Input message va aprea n caseta de mesaj.

29. Pentru a afia un mesaj cnd sunt introduse date eronate execut click pe fia Error Alert.

Trebuie s fii atent ca opiunea Show error alert after invalid data is entered s
fie bifat.
 Din cmpul Style alege un stil de avertizare: Stop , Warning sau

Information .

n cmpul Title trebuie s introduci denumirea care vrei s apar n bara de titlu a
casetei de avertizare.
n cmpul Error message trebuie s introduci mesajul care vrei s fie afiat n
caseta de avertizare. Textul introdus n aceast caset poate s aib maxim 255 de caractere.
30. Execut click pe OK.

RESTRICIONAREA INTRODUCERII DATELOR NTR-O CELUL, LA CONINUTUL UNEI

LISTE

Pentru a restriciona datele dintr-o celul relativ la coninutul unei liste trebuie s parcurgi paii:
31. n aceeai foaie de calcul creaz lista de intrri pe o singur coloan sau pe un singur rnd.
Nu include celule fr coninut n list.
32. Selecteaz celulele crora vrei s le aplici restricii.
33. Execut secvena Data\Validation i execut click pe fia Settings.
34. Din cmpul Allow alege opiunea List.
35. n caseta Source introdu referina la domeniul care conine restriciile.
 36. Pentru a afia un mesaj de eroare trebuie s te poziionezi pe fia Input Message sau pe fia
Error Alert i s execui paii respectivi prezentai n capitolul Validarea datelor.

LIMITAREA NUMRULUI DE CARACTERE DINTR-O CELUL

Pentru a limita numrul de caractere introduse ntr-o celul trebuie s parcurgi paii:
37. Selecteaz celulele crora vrei s le aplici restricii.
38. Execut secvena Data\Validation i selecteaz fia Settings.
39. n cmpul Allow alege Text Length.
40. Din cmpul Data alege operatorul dorit i apoi specific limita maxim sau minim, sau
ambele depinznd de operatorul ales. Pentru limite poi introduce valori, referine sau formule.

ANULAREA RESTRICIILOR

Pentru a anula restriciile impuse datelor i mesajele de eroare trebuie s parcurgi paii:
41. Selecteaz celulele a cror restricii vrei s le anulezi.
42. Execut secvena Data\Validation i selecteaz fia Settings.
Execut click pe butonul Clear All.

LEGAREA DATELOR

Pn n acest moment al cursului s-a fcut referire la date ce existau n mai multe locaii dar care nu erau
legate ntre ele prin nici o conexiune 2. Copierea unei ntregi foi de calcul sau a unei seciuni a acesteia nu
realizeaz i conexiuni ntre materialul surs i cel destinaie. Dac trebuie s copiezi materialul surs la o
alt locaie i s pstrezi legturi ntre surs i destinaie, atunci trebuie s creezi legturi ntre acestea.

STABILIREA LEGTURILOR NTRE FOI SAU REGITRI DE LUCRU

Secvena Edit\Paste plaseaz coninutul copiat n zona de memorie Clipboard i, ulterior, ntre locaia
surs i cea destinaie nu mai exist nici o legtur. Dac se execut secventa Edit\Paste Special se
poate crea o legtur ntre regitrii surs i destinaie.
Pentru a copia i a lega date ntre foile sau regitrii de calcul trebuie s parcurgi paii:
43. Atunci cnd copiezi ntre regitri trebuie s ai grij ca ambii regitri s fie deschii i salvai.
44. Selecteaz i copiaz coninutul surs din foaia de calcul surs. Acesta va deveni obiectul
legat.
45. Treci n foaia de calcul destinaie, selecteaz celula din care vrei s nceap inserarea datelor
legate i execut secvena Edit\Paste Special.
2
O conexiune permite ca modificrile efectuate pe surs s fie reflectate i la destinaie.
 46. n caseta de dialog care se deschide selecteaz opiunile corespunztoare coninutului i
formatrii pe care vrei s le incluzi n materialul de lipit.
47. Execut click pe butonul Paste Link (Lipire cu legtur).
Dup ce ai efectuat o legtur, testeaz-o comutnd n celulele surs i modificnd coninutul lor. Verific
apoi, destinaia i observ dac modificarea este reflectat. Cnd vizualizezi destinaia, n bara de formule
poi observa legtura descriind locaia surs. Numele registrului de calcul apare n paranteze drepte,
urmat de numele foii de calcul, iar toate aceste denumiri sunt nchise intre apostrofuri i urmate de
semnul exclamrii (!) i de numele domeniului sau de referina de celul.

Numele registrului de calcul surs este vnzari 2001.

Numele foii de calcul este ianuarie.
Celula surs este G20.

Actualizarea legturilor la un registru de calcul

Atunci cnd deschizi un registru de calcul care conine legturi la ali regitri, i se va cere s actualizezi
legturile adic s actualizezi destinaia astfel nct s reflecte orice modificare efectuat n surs

Pentru a actualiza o legtur ntre doi regitri de calcul trebuie s parcurgi paii:
48. n registrul destinaie execut secvena Edit\Links pentru a deschide caseta de dialog
Links.
Obs. Legturile pot fi editate doar din registrul destinaie.
49. n caseta de dialog Links execut click pe legtura pe care vrei s o actualizezi din lista
Source file.
 50. Execut click pe butonul Update Now.
51. Execut click pe OK.

Redirecionarea legturilor

Dac redenumeti un registru de calcul surs la care sunt legai ali regitri, legtura se ntrerupe. Pentru a
repara legtura ntrerupt i a o redireciona trebuie s te situezi n registrul destinatie. Execut secvena
Edit\Links Execut click pe butonul Change Source... (Modificare surs) i alege fiierul
corespunztor din caseta Change Links. Prin definiie, se pstreaz adresele celulelor care au fost
copiate. Dup ce ai selectat noul fiier surs execut click pe OK.

ntreruperea legturilor

Majoritatea legturilor ntrerupte apar n mod accidental utilizatorul schimb numele sursei, fie pe cel
al destinaiei sau mut unul sau ambii regitri de calcul ntr-un folder nou.
Pentru a ntrerupe intenionat o legtur selecteaz celulele destinaie i apas tasta Delete. Apoi poi
introduce date noi n celulele respective sau le poi lsa goale.

Referirea valorilor din alte foi i regitri de calcul

Poi scrie formule care s calculeze valori din alte foi sau ali regitri de calcul. Aceasta este o cale
obinuit de prelucrare i sintetizare a datelor din mai multe surse diferite. Atunci cnd scrii formula ce
se refer la alte foi i ali regitri de calcul, creezi, de fapt, legturi la aceste foi i regitri.

Referirea altor foi de calcul

Dac ai un registru de calcul ce conine cte o foaie de calcul separat pentru fiecare departament poi
combina datele din foaia de calcul a fiecrui departament ntr-o foaie de sintez din acelai registru
pentru a compila i analiza datele pentru ntreaga companie. Formulele din foaia de sintez vor trebui s
refere datele din foile de departamente (acestea sunt denumite referine externe). Poi crea referine
externe comutnd n cealalt foaie, executnd click i trgnd indicatorul peste celulele dorite, la fel ca n
cazul referinelor din aceeai foaie.
Pentru a referi datele dintr-o foaie de calcul ntr-o formul trebuie s parcurgi paii:
52. ncepe s construieti formula (tastnd semnul =).
53. Cnd ai ajuns la momentul introducerii referinei dintr-o alt foaie trebuie s execui click pe
eticheta acelei foi.
54. Localizeaz celula la care faci referirea i execut click pe ea. Dac trebuie s referi un
domeniu trage indicatorul peste el pentru a-l selecta. n bara de formule vor aprea numele foii i
referina de celul.
Sugestie: Dac faci referire la o foaie de calcul pe care nu o poi vizualiza n bara cu etichete de foi de calcul
este mai uor s lucrezi cu dou ferestre alturate pe ecran. Pentru a deschide o nou fereastr execut
secvena Window\New Window. Pentru a aranja ferestrele alturat exeecvena Window\Arrange i alege
optiunea Tiled din caseta de dialog care se deschide.
55. Continu construirea formulei prin introducerea celorlali de operatori.
56. Cnd formula este complet apas Enter.
Sintaxa pentru o referin extern la o foaie de calcul este nume_foaie!referina_celul.
Obs. Dac schimbi numele foii referite dup ce ai scris formula nu este nici o problem, deoarece ele se
gsesc n acelai registru i formulele se actualizeaz automat.

Referirea altor regitri de calcul

Dac trebuie s faci referire la date dintr-un alt registru de calcul poi scrie formule care s includ
referine externe la acei regitri de calcul. Pentru a crea referine externe la un alt registru de calcul
trebuie s parcurgi paii:
 57. Deschide att registrele de calcul surs ct i cele destinaie i ncepe s construieti formula.
58. Execut click ntr-unul din registrele surs i apoi click n celula pe care vrei s o incluzi n
formul.
Referina la celul este adugat la formul, ns, pentru c este localizat ntr-un alt registru, ea va
cuprinde i numele registrului referit i al foii de calcul. Numele registrului de calcul este cuprins ntre
paranteze drepte i este urmat de numele foii de calcul; numele foii de calcul este separat de referina de
celul prin semnul exclamrii astfel:
[nume_registru]nume_foaie!referin_celul.
59. Continu construirea formulei introducnd operatorii i executnd click n ceilali regitri
pentru a introduce referinele de celul.
60. Apas tasta Enter.

Actualizarea valorilor din regitrii de calcul referii

Registrul de calcul care conine formula este denumit registru dependent, iar cel care conine datele
referite se numete registru surs. Dac valorile din registrul surs se modific formula care le folosete
i poate actualiza automat datele.
Dac registrul surs este deschis cnd deschizi registrul dependent, formula este automat actualizat fr
ntrebri. Dac registrul surs este nchis cnd deschizi registrul dependent vei fi ntrebat dac doreti s
actualizezi toate informaiile legate.

Dac execui click pe Yes (Da) formula este actualizat cu valorile curente din registrul
surs, chiar dac au fost modificate.
Dac execui click pe No (Nu) formula nu va fi actualizat i i pstreaz valorile
anterioare.
Dac registrul surs a fost ters, mutat sau i-ai schimbat numele, poi executa click pe No
pentru a pstra valorile curente i a rescrie referinele sau click pe Yes dup care foloseti caseta
File Not Found pentru a cuta noua localizare a registrului surs; pentru a rezolva permanent
legtura trebuie s refaci formulele.
Pentru a edita legturile dintr-un registru de calcul execut click pe Edit\Links. n caseta
de dialog Change Links localizeaz i execut click pe numele registrului surs mutat sau
redenumit, dup care execut click pe OK.

HIPERLEGTURI

O modalitate foarte important de legare a datelor este folosirea hiperlegturilor. O hiperlegtur este o
selecie de text sau un element grafic care este asociat cu un alt fiiere sau cu o pagin Web din Internet
sau din Intranet-ul companiei.

Crearea hiperlegturilor

Pentru a crea o hiperlegtur trebuie s parcurgi urmtorii pai:

61. n registrul de calcul deschis selecteaz datele dintr-o celul sau un element grafic pentru a le
utiliza la crearea unei hiperlegturi.
 62. Execut secvena Insert\Hyperlink sau execut click pe butonul Hyperlink din bara
standard.
63. n caseta de dialog Insert Hyperlink (Inserare hiperlegtur) introdu un nume de folder i un
nume de registru de calcul ctre care se va crea hiperlegtura.
64. D
a
c

n
u

c
u
n
o

t
i

c
a
l
e
a

e
xact apas butonul File situat n partea dreapt a casetei de dialog.
65. Dup ce ai introdus sau selectat registrul de calcul pentru hiperlegtur insereaz OK.
Dac doreti s verifici hiperlegtura creat deplaseaz-te cu cursorul mouse-ului deasupra acesteia.
Cursorul ia forma unei mini i fiierul la care se face hiperlegtura apare ntr-o indicaie de ecran.
Execut click pe hiperlegtur pentru a vedea dac se deschide registrul corespunztor.
Obs. n registrul destinaie (cel la care conduce hiperlegtura) este bine s creezi o hiperlegtur care s
conduc la registrul anterior (registrul care conine prima hiperligtur). Pentru aceasta se execut paii
prezentai anterior.

Folosirea hiperlegturilor pentru acces la domenii de celule

Hiperlegturile pot fi folosite i n interiorul unui registru de calcul deschis, nu numai ntre regitri.
Hiperlegturile dintr-o foaie de calcul indic alte celulele din cadrul aceluiai registru.
Pentru a crea o hiperlegtur ctre un domeniu de celule trebuie s parcurgi paii:
66. n registrul de calcul deschis execut click n celula sau pe elementul grafic care va servi ca
hiperlegtur.
67. Execut secvena Insert\Hyperlink i selecteaz butonul Place in This Document (Plasare
n acest document).
 68. Selecteaz numele foii de calcul i introdu adresa celulei n cmpul Type the cell reference.
Poate fi o celul unic sau un domeniu.

69. Alege butonul ScreenTip(Sfat ecran) i introdu textul care vrei s apar n indicaia de
ecran cnd vei indica hiperlegtura.

Actualizarea hiperlegturilor

n timp hiperlegturile pot deveni invalide din diferite momente. Pentru a actualiza o hiperlegtur
trebuie s execui paii:
70. Execut click dreapta pe hiperlegtura pe care doreti s o editezi.
71. Din meniul rapid execut secvena Hyperlink\Edit Hyperlink (Editare hiperlegtur).
72. Se deschide caseta Edit Hyperlink Execut click pe butonul Link to pentru a alege tipul de
legtur.

tergerea hiperlegturilor

Dac o hiperlegtur nu mai este folositoare o poi terge. tergerea unei hiperlegturi nu elimin textul
sau elementul grafic ce servete n mod curent ca hiperlegtur ci doar elimin rolul de indicator ctre alt
registru de calcul sau domeniu de celule.
Pentru a terge o hiperelegtur trebuie s parcurgi paii:
73. Execut click dreapta pe textul sau elementul grafic al hiperlegturii.
 74. Din meniul rapid execut secevna Hyperlink\Remove Hyperlink.

REZUMATUL LECIEI 1

Aceast lecie i-a adus, ca i cunotine noi, elemente foarte importante ale aplicaiei Excel i anume:
Cum s creezi legturi i hiperlegturi ntre foi de calcul i ntre foi de calcul i ali regitri
de calcul
Cum s lucrezi cu cteva dintre cele mai importante funcii ale acestei aplicaii
Cum s aplici automat subtotaluri
Cum s validezi informaia dintr-o celul sau domeniu de celule
Cum s protejezi informaia dintr-un registru de calcul

NTREBRI RECAPITULATIVE

ntrebri gril

Bifeaz care rspuns consideri c este corect. ntrebrile pot avea de la 1 la 3 rspunsuri corecte.
Comutarea ntre diferii regitri de calcul deschii se face apsnd:
SHIFT+R.
CTRL+F6.
pe butoanele aferente din bara multitasking.
altul.
Validarea datelor permite :
blocarea accesului ntr-o celul.
restricionarea introducerii datelor n funcie de anumite valori impuse.
atenionare utilizatorului la o introducere eronat de date
altul

Hiperlegturile permit:
crearea de legturi ntre diferite date
accesarea de la distan a unei foi de calcul sau a unui registru de calcul
denumirea foilor de calcul
altul

Completai

1. Cum poi s imobilizezi o zon dintr-o foaie de calcul:

2. Cum poi s protejezi o foaie de calcul i un registru de calcul:

3. Care este procedura de apelare i completare a unei funcii Excel:

Exerciii

1. Deschide registrul Salarii2000.xls.

2. Imobilizeaz capul de tabel pe pe fiecare foaie de calcul.
3. Pentru luna februarie afl care a fost cel mai mic i cel mai mare salariu net n lei i n
dolari.
4. Pentru luna martie s se calculeze cu ajutorul funciilor Excel numrul de angajai.
5. S se anuleze subtotalurile pe luna ianuarie.
6. S se calculeze pe fiecare lun suma i media aritmetic a salariului brut i a salariului net
n lei i n dolari.
7. S se protejeze cu parol toate celulele de pe fiecare foaie de calcul exceptnd coloanele
Salariu brut i Deducere.
8. S se protejeze datele de pe coloana Salariu brut pe fiecare lun tiind c nu exist angajat
cu salariu mai mare dect 10.000.000 i mai mic dect 2.000.000. Titlul casetei de mesaj
s fie Avertizare iar mesajul de eroare s fie: Salariu incorect.
9. n faa foii Ianuarie s se insereze o foaie de calcul cu numele Centralizator.
10. n foaia de calcul Centralizator din celula B4 s se creeze o serie care s cuprind toate
lunile anului.
11. S se redimensioneze nlimea rndurilor acestei foi de calcul la 18,00 iar limea
coloanelor C i D la 15,00.
12. n celula C3 s se insereze titlul Salariu net [lei] iar n celula D3 Salariu net [$].
13. n celula C4 s apar valoarea sumei totale a salariului net n lei din foaia de calcul
Ianuarie iar n celula D4 s apar valoarea sumei totale a salariului net n [$].
14. Pe aceste valori s se creeze hiperlegturi spre foile de calcul care le conin.
15. S se aplice cele dou puncte anterioare pentru toate lunile.
16. S se linieze acest tabel.
17. Pentru fiecare lun creaz subtotaluri pentru fiecare direcie pe Impozit, Salariu net[lei]
i Salariu net[$]. S se refac linierea tabelului.
18. S se creeze trei regitri de calcul Comercial.xls, Economic.xls i IT.xls.
19. n fiecare din aceste fiiere s se insereze din celula B4 o serie care s cuprind lunile
anului. n celula C4 s apar titlul Salariu net[lei] i Salariu net[$].
20. Pentru fiecare din cei trei regitri de calcul nou creai s se creeze hiperlegturi n
registrul Salarii 2002.xls pe foaia aferent lunii i pe coloana aferent titlui de coloan
din registrul care va conine hiperlegtura.