c

cc

„

 

Una consulta recupera informaciones de la Base de Datos y eventualmente las presenta en la pantalla. Serán
estudiados tres tipos de consultas:

î
÷ 
: selecciona y presenta registros en formato patrón

î
÷ 

 
 : selecciona y presenta registros en formato de planilla
î
÷ : altera el contenido de registros en una única operación

Los registros seleccionados constituyen un conjunto. Este conjunto es dinámico en el sentido de que su
contenido tiene por origen varias tablas y con el sentido de solo existir mientras la consulta esté activa. Al
cerrar una consulta, el conjunto de registros deja de existir. Esto constituye una gran ventaja pues si alteramos
los datos de una tabla las consultas sobre ella automáticamente reflejarán esas alteraciones.

Las consultas constituyen un recurso práctico para obtener informaciones específicas contenidas en la Base de
Datos. Con ellas podemos:

î
Elegir campos específicos de tablas específicas;

î
Seleccionar informaciones vía criterios;
î
^ostrar las informaciones en varios órdenes;
î
‘btener datos de varias tablas simultáneamente;
î
Calcular totales;
î
Crear formularios e informes;
î
Crear otras consultas y gráficos.


 




La obtención de una nueva consulta es hecha a partir de la ventana Base de Datos, seleccionando Consultas y
picando en la opción Nuevo. En respuesta aparecerá un cuadro de diálogo que le permite a Ud. elegir el modo
de cómo, la consulta, debe ser construida. ‘ Ud. mismo monta la consulta a través del modo Vista Diseño o
Ud. utiliza los Asistentes, que facilitan el montaje tanto de consultas como de informes, formularios, etc.

Al elegir el modo Vista Diseño, aparecerá la ventana Consulta de Selección sobrepuesta con la ventana de
diálogo ^ostrar tabla. Para cada tabla o consulta a adicionar, seleccione su nombre y pique en el botón
Agregar. En el caso que se adicione una tabla / consulta equivocada, basta seleccionarla y apretar DEL para
borrarla del área de tablas.
1Ventana ^ostrar tabla de consulta.

La activación de la ventana de diálogo ^ostrar tabla también puede ser realizada a través del menú Consulta
opción ^ostrar tabla o por el botón correspondiente en la barra de herramientas.

La ventana Consulta Selección posee dos áreas, el área de las tablas envueltas en la consulta y el área de la
consulta propiamente dicha. En esta última área el montaje de la consulta es hecho a través del esquema  
(
  

). En este esquema creamos las consultas arrastrando campos del área superior de la
ventana para el área inferior. En la planilla QBE cada columna contiene informaciones al respecto del campo
incluido en la consulta.

2 Barra de herramientas de la ventana Consulta.

La figura 3 muestra la estructura de la consulta que fue denominada " 
 
 
". Al accionar
la ejecución de la consulta aparece el resultado presentado en la figura 3.4. Esta figura muestra que el
resultado es presentado en una hoja de datos que, en principio, puede ser también usada para alterar y excluir
registros.

FIGURA 3 Estructura de la Consulta Ingenieros de la Empresa.

FIGURA 4 Hoja de Datos de la consulta Ingenieros de la empresa

[

 
 




Inicialmente se debe seleccionar los campos en la tabla. Se Puede seleccionar varios campos picando y
apretando simultáneamente SHISFT o CTRL. Enseguida, apuntar para alguno de los campos seleccionados y
arrastrarlo para la línea Campo: en el área inferior.

También es posible adicionar un campo seleccionándolo desde el Campo en el área inferior. Basta abrir el
cuadro de combinaciones que aparece cuando el punto de inserción está posicionado en el área del Campo y
elegir entre los campos listados.

Para adicionar todos los campos de la tabla a la planilla QBE es necesario inicialmente seleccionar todos los
campos. Hay un atajo para esta tarea: basta picar dos veces en la barra de título de la tabla. ‘tro método
consiste en el arrastre de la línea de  
  de la tabla para algún campo de la parte inferior. ^ientras
tanto, en este caso él arrastra toda la tabla y produce un efecto secundario interesante: en caso que la tabla
vaya a ser alterada en su estructura, por adición/exclusión de campos, no será necesario rehacer la consulta.
Por otro lado, campos      
   

 
  
.

Para insertar un campo entre otros ya existentes en la planilla QBE basta arrastrar un campo seleccionado, en
la parte superior, para el campo que quedará a la derecha del campo insertado. Para reordenar campos en la
planilla QBE basta seleccionar y arrastrar para otra posición. Para eliminar un campo, basta seleccionar y dar
DEL. Para remover todos los campos de la planilla use la opción Borrar cuadrícula del menú Edición.

El texto que identifica columnas, en la hoja de datos, es el nombre del campo. ^uchas veces ese nombre es
largo y se desea substituirlo por otro. Para ello basta preceder al nombre del campo en la planilla QBE con el
nombre deseado seguido de dos punto. Ejemplo: c
 c 
   

. ^ientras tanto, si la columna
posee la propiedad leyenda esta tendrá prioridad.

Eventualmente si es necesario utilizar un campo en una consulta sin que haya necesidad de mostrarlo en la
hoja de datos, por ejemplo, cuando ese campo participa de la llave de clasificación. En este caso basta
desactivar la marca de ^ostrar m correspondiente en la planilla QBE.

·

   


 
 

Basta especificar el orden de clasificación (creciente o Decreciente) de los campos que hacen parte de la llave
de clasificación. ‘bservar que el orden de los campos pasa a ser importante y, eventualmente, es necesario
reordenar las columnas en relación a su orden en la tabla original.

Nada impide que un campo de la tabla concurra dos o mas veces como campo en la planilla QBE.
Eventualmente esa puede ser una solución interesante para poder usar el campo en la llave de clasificación
(donde su posición es fija) desactivando su presentación en la línea ^ostrar; la segunda versión del campo es
exhibida en la posición deseada por el usuario. El mismo efecto puede ser utilizado en conjunto con campos
de la planilla QBE oriundos de asterisco. Como  es posible usar criterios de selección y clasificación para

  
  , basta incluir un duplicado de los campos necesarios. Para esos campos duplicados son
establecidos los criterios de clasificación y selección concomitantemente con la desactivación de su
presentación en la línea ^ostrar de la planilla QBE

m

  


 

Para grabar la consulta, use las opciones Guardar y Guardar como o Exportar del menú Archivo.

Para imprimir la consulta debemos estar en la hoja de datos y accionar Vista preliminar para ver el layout de
la hoja a ser impresa. La opción Imprimir del menú Archivo realiza la impresión permitiendo eventualmente
imprimir apenas los registros seleccionados en la hoja de datos. Para eso, basta elegir la opción Registro
Seleccionados como Intervalo de Impresión.
 




      

En la siguiente tabla se recogen algunos mensajes de error comunes que pueden mostrarse. Estos errores
pueden aparecer como un mensaje en una celda (en vez de un valor esperado) o como un mensaje de error.
Las secciones siguientes a la lista incluyen los procedimientos que se pueden usar para solucionar estos
errores.

 El contenido de esta tabla no es exhaustiva. Si no incluye el mensaje de error que haya recibido,
podrá enviar sus comentarios mediante el formulario al final de este artículo en el que debe incluir
información específica del mensaje de error en el cuadro de comentarios previsto.

    


 

 


 
 Puede que la consulta combine campos con diferentes tipos Compruebe el diseño de la consulta y

 
 de datos. asegúrese de que los campos combinados


 tienen el mismo tipo de datos. Para obtener

las instrucciones pertinentes, vea la sección
Comprobar los campos combinados de una
consulta.



 
 Este mensaje puede aparecer si está dañado el objeto o la Compacte y repare la base de datos. Para

  base de datos. obtener las instrucciones pertinentes, vea la
sección Compactar y reparar una base de
datos.

 
 El alias asignado a un campo coincide con un componente de Cambie el alias. Para obtener las



 la expresión de ese campo. instrucciones pertinentes, vea la sección
 


 Cambiar un alias de campo.

 Un alias es un nombre asignado a cualquier expresión de la
fila c
 de la cuadrícula de diseño de la consulta que en
realidad no es un campo. Access asigna el alias si no lo hace
el usuario; por ejemplo, . Un alias va inmediatamente
seguido de un signo de dos puntos () y, a continuación, de la
expresión. Cuando se ejecuta la consulta, el alias pasa a ser
el nombre de columna en la hoja de datos.




Este error puede producirse cuando el valor de un campo Asegúrese de que el denominador del campo
calculado es mayor que el valor permitido por el valor de la calculado no se evalúa como cero (0). Si es
propiedad  ÷
c

  del campo. Se preciso, cambie el valor de la propiedad
produce asimismo cuando el denominador de un campo  ÷
c
.
calculado es o se evalúa como cero (0).


  Se ha eliminado el registro al que se hace referencia. Si el registro se ha eliminado

accidentalmente, se deberá restaurarlo a
partir de una copia de seguridad. Si se ha
eliminado de manera intencionada, se puede
descartar este mensaje de error presionando
^AYÚS+F9 para actualizar la consulta.
 c

cc

 
 
 
 
 

 
 

Las consultas de selección (consulta de selección: consulta que formula una pregunta sobre los datos
almacenados en las tablas y devuelve un conjunto de resultados en forma de una hoja de datos sin modificar
los datos de las tablas.) y consultas de tabla de referencias cruzadas (consulta de tabla de referencias cruzadas:
consulta que calcula una suma, promedio, recuento u otro tipo de total en registros y, a continuación, agrupa
el resultado en dos tipos de información: uno vertical en el lado izquierdo de la hoja de datos y otro horizontal
en la parte superior.) se usan para recuperar y presentar datos así como para proporcionar datos a los
formularios e informes. Cuando se ejecuta una consulta de selección o de tabla de referencias cruzadas,
^icrosoft ‘ffice Access 2007 muestra los resultados en la vista Hoja de datos (vista Hoja de datos: ventana
que muestra datos de una tabla, formulario, consulta, vista o procedimiento almacenado con formato de filas y
columnas. En la vista Hoja de datos, puede editar campos, buscar y agregar o eliminar datos.).

 

 


1.
Busque la consulta en el panel de exploración.

2.
Siga uno de estos procedimientos:

2
Haga doble clic en la consulta que desee ejecutar.

2
Haga clic en la consulta que desee ejecutar y, a continuación, presione ENTRAR.

Si la consulta que desea ejecutar está abierta en la vista Diseño (vista Diseño: ventana que muestra el diseño
de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y páginas de acceso a
datos. En la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de otros
existentes.), también podrá ejecutarla haciendo clic en  
en el grupo  
 de la ficha ÷  en
la cinta de opciones, que forma parte de la Interfaz de usuario de ^icrosoft ‘ffice Fluent.

 
 
 

Hay cuatro tipos de consultas de acción: consultas de datos anexados (consulta de datos anexados: consulta de
acción que agrega los registros del conjunto de resultados de una consulta al final de una tabla existente.),
consultas de eliminación (consulta de eliminación: consulta (instrucción SQL) que quita las filas que
coinciden con el criterio especificado de una o más tablas.), consultas de actualización (consulta de
actualización: consulta de acción (instrucción SQL) que modifica un conjunto de registros de acuerdo con los
criterios (condiciones de búsqueda) especificados.) y consultas de creación de tabla (consulta de creación de
tablas: consulta (instrucción SQL) que crea una nueva tabla y, posteriormente, crea registros (filas) en ella
copiando registros de una tabla existente.). Salvo en el caso de las consultas de creación de tabla (que crean
tablas nuevas), las consultas de acción realizan cambios en los datos de las tablas en las que se basan. Estos
cambios no se pueden deshacer fácilmente, por ejemplo, presionando CTRL+Z. Si realiza cambios mediante
una consulta de acción que, más adelante, desea deshacer, normalmente tendrá que restaurar los datos a partir
de una copia de seguridad. Por este motivo, asegúrese de tener siempre una copia de seguridad actualizada de
los datos subyacentes antes de ejecutar una consulta de acción.
Para mitigar el riesgo de ejecutar una consulta de acción, obtenga una vista previa de los datos objeto de la
consulta. Puede hacerlo de dos maneras:
Vea la consulta de acción en la vista Hoja de datos antes de ejecutarla. Para ello, abra la consulta en la vista
Diseño, haga clic en 
en la barra de estado (barra de estado: barra horizontal en la parte inferior de la
pantalla que muestra información sobre la condición actual del programa como el estado de los elementos en
 la ventana, el progreso de la tarea actual o la información acerca del elemento seleccionado.) de Access y, a
continuación, haga clic en     en el menú contextual. Para volver a la vista Diseño, haga de
nuevo clic en 
y, a continuación, haga clic en  ÷  en el menú contextual.
Cambie la consulta a una consulta de selección y, a continuación, ejecútela.

 Asegúrese de anotar el tipo de la consulta de acción inicial (consulta de datos anexados,
actualización, creación de tabla o eliminación) para que pueda cambiar la consulta a ese tipo después de
obtener la vista previa de los datos con este método.

 
 
   
 


1.
Abra la consulta de acción en la vista Diseño.

2.
En el grupo 
  
 de la ficha ÷ , haga clic en 

.

3.
En el grupo  
 de la ficha ÷ , haga clic en  

.

 

 


Cuando esté preparado para ejecutar una consulta de acción, haga doble clic en ella en el panel de
exploración, o bien, haga clic en ella y presione ENTRAR.

 
 
 

 
 

Una consulta de parámetros (consulta de parámetros: consulta en la que un usuario especifica

interactivamente uno o más valores de criterio. Una consulta de parámetros no es un tipo diferente de
consulta; más bien, extiende la flexibilidad de una consulta.) pide al usuario un valor cuando se ejecuta la
consulta. Cuando se proporciona el valor, la consulta de parámetros lo aplica como criterio de campo. El
campo al que aplica el criterio viene especificado en el diseño de la consulta. Si no se proporciona ningún
valor, la consulta de parámetros interpreta esa entrada de datos como una cadena vacía.
Una consulta de parámetros es siempre al mismo tiempo otro tipo de consulta. La mayoría de las consultas de
parámetros son consultas de selección o de tabla de referencias cruzadas, pero también pueden ser consultas
de datos anexados, de creación de tabla y de actualización.
Las consultas de parámetros se ejecutan de acuerdo con su otro tipo de consulta pero, en general, se sigue el
procedimiento que se describe a continuación.

 

 


1.
Busque la consulta en el panel de exploración.

2.
Siga uno de estos procedimientos:

2
Haga doble clic en la consulta que desee ejecutar.

2
Haga clic en la consulta que desee ejecutar y, a continuación, presione ENTRAR.

3.
Cuando lo solicite la consulta, especifique el valor que se va a aplicar como criterio.
  
 

 

Hay tres tipos principales de consulta específica de SQL (consulta específica de SQL: consulta que consta de
una instrucción SQL. Las subconsultas y consultas de paso a través, unión y definición de datos son consultas
específicas de SQL.): consultas de unión (consulta de unión: consulta que utiliza el operador UNI‘N para
combinar los resultados de dos o más consultas de selección.), consultas de paso a través (consulta de paso a
través: una consulta específica de SQL que se utiliza para enviar comandos directamente a un servidor de base
de datos ‘DBC. Las consultas de paso a través permiten trabajar directamente con las tablas del servidor en
lugar de hacer que el motor de base de datos ^icrosoft Jet procese los datos.) y consultas de definición de
datos (consulta de definición de datos: consulta específica de SQL que contiene instrucciones DDL (lenguaje
de definición de datos). Estas instrucciones permiten crear o alterar objetos de la base de datos.).
Las consultas de unión combinan los datos de dos o más tablas, pero no de la misma forma que las demás
consultas. La mayoría de las consultas combinan los datos concatenando las filas mientras que las consultas
de unión combinan los datos anexando las filas. Las consultas de unión se diferencian de las consultas de
datos anexados en que no cambian las tablas subyacentes. Las consultas de unión anexan las filas en un
conjunto de registros que no se conserva después de cerrarse la consulta.
Las consultas de paso a través no las procesa el motor de base de datos incluido con Access sino que se pasan
directamente a un servidor de bases de datos remoto que se encarga de procesarlas y pasar los resultados a
Access.
Las consultas de definición de datos son un tipo especial de consulta que no procesa los datos sino que crea,
elimina o modifica otros objetos de base de datos (objetos de base de datos: una base de datos de Access
contiene objetos como tablas, consultas, formularios, informes, páginas, macros y módulos. Un proyecto de
Access contiene objetos como formularios, informes, páginas, macros y módulos.).
Las consultas específicas de SQL no se pueden abrir en la vista Diseño. Sólo se pueden abrir o ejecutar en la
vista SQL. Excepto en el caso de las consultas de definición de datos, al ejecutarse una consulta específica de
SQL, ésta se abre en la vista Hoja de datos.

 

 


1.
Busque la consulta en el panel de exploración.

2.
Siga uno de estos procedimientos:

2
Haga doble clic en la consulta que desee ejecutar.

2
Haga clic en la consulta que desee ejecutar y, a continuación, presione ENTRAR.

Comprobar los campos combinados de una consulta

Para comprobar los tipos de datos de los campos en una consulta, compruebe las tablas de origen en la vista
Diseño y examine las propiedades de los campos pertinentes.

1.
Abra la consulta en la vista Diseño. Las combinaciones aparecen como líneas que conectan los campos
de las tablas de origen. Anote los nombres de las tablas y de los campos de cada combinación.

2.
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del ©
 (ratón) en cada tabla que tenga
uno o varios campos combinados en la consulta y, a continuación, haga clic en  ÷ .
 Campos combinados con diferentes tipos de datos.

Haga clic con el botón secundario del ©
 en la tabla y, a continuación, haga clic en Vista
Diseño.

3.
Para cada combinación, compare los valores de la columna 

  en la cuadrícula de diseño de
la consulta correspondientes a los campos implicados en esa combinación.

Comprobar el tipo de datos de los campos combinados en la vista Diseño de la tabla.

4.
Si desea cambiar a una tabla para ver sus campos, haga clic en la ficha con el nombre de esa tabla.

Compactar y reparar una base de datos

Si se ejecuta la utilidad Compactar y reparar base de datos en Access, se puede mejorar el rendimiento de las
bases de datos. Esta utilidad permite realizar una copia del archivo de la base de datos y, si está fragmentado,
reorganizar la forma en que el archivo está almacenado en el disco. Una vez finalizado el proceso de
compactar y reparar, la base de datos compactada habrá recuperado espacio desaprovechado y suele ser más
reducida que la original. Si se compacta con frecuencia una base de datos, se puede ayudar a garantizar un
rendimiento óptimo de la aplicación de bases de datos y a resolver los errores que se producen por problemas
de hardware, cortes en el suministro eléctrico, subidas de tensión y causas similares.
Tras la operación de compactación, las consultas se ejecutarán con mayor rapidez dado que los datos
subyacentes se han vuelto a escribir en las tablas en páginas contiguas. La exploración de páginas contiguas
es mucho más rápida que la exploración de páginas fragmentadas. Las consultas también se optimizan
después de cada compactación de las bases de datos.
Durante la operación de compactación, se puede usar el nombre original para el archivo de la base de datos
compactada, o bien, se puede usar otro nombre para crear un archivo independiente. Si se usa el mismo
nombre y la base de datos se ha compactado correctamente, Access reemplaza automáticamente el archivo
original con la versión compactada.
 c


     

 

1.
Haga clic en el  

   y, a continuación, haga clic en
   .

2.
Haga clic en    
y, bajo

  

, active la casilla de verificación
c





.

De este modo, Access compacta y repara automáticamente la base de datos cada vez que ésta se cierra.

c

 



 
    

1.
Haga clic en  

   , seleccione   

y, a continuación, haga clic en
  

    .


 Para que la operación de compactación se realice correctamente, debe haber suficiente espacio de
almacenamiento en el disco duro tanto para la base de datos original como para la versión compactada.

Cambiar un alias de campo

1.
Abra la consulta en la vista Diseño.

2.
En la cuadrícula de diseño de la consulta, busque campos con alias. Son los campos que tienen un signo
de dos puntos al final de su nombre, como en
 
.

3.
Compruebe un alias para asegurarse de que no coincide con el nombre de ningún campo que forme
parte de la expresión del alias. Si coincide, cambie el alias.