Introduccin

La utilizacin continua del ciclo PHVA nos brinda una solucin la cual nos permite
mantener una alta competitividad de nuestros productos y servicios, ayuda a mejorar la
calidad, reducir los costos, incrementar la productividad, reducir los precios, aumentar la
participacin en el mercado, supervivencia de la empresa, provee nuevos puestos de
trabajo, aumenta la rentabilidad de la empresa. No es posible realizar con calidad una
actividad, proceso, producto o servicio, si se viola alguno de los pasos del ciclo PHVA.

Podra decirse que la metodologa PHVA no da lugar a fisuras hablando de su propsito: se

define una meta y dejndose llevar por la sabidura contenida en cada etapa, se llega a
cumplirla quitando del camino los obstculos (no conformidades) que se interpongan, ya
sean humanos, materiales o financieros. Si el objetivo es realista y considera las variables
del entorno, entonces siguiendo la estrategia del Ciclo de la Calidad, la probabilidad de
xito es mayor. No debe olvidarse que en cada paso habr que realizar acciones tcticas y
operativas para seguir adelante con dominio.
1. Fase Planeacin:

a. Formule las metas y los objetivos alcanzar en el desarrollo de la actividad comercial

(Plan)
La empresa de confecciones Moda Linda tiene como principal objetivo el mantener e
incrementar las ventas, las cuales actualmente son por el orden de $500.000.000
mensuales, adems debe procurar el ofrecer prendas nuevas al mercado con los mejores
y ms actualizados diseos de la ms alta calidad en materiales, medidas y estilos. Debe
mantenerse a la vanguardia de la moda que es tan cambiante.

b. Establezca polticas y estrategias a seguir para el buen funcionamiento de la

empresa de estudio (Plan)

Polticas de ventas

Se debe garantizar el logro de las metas, procurando posicionar la empresa en el mercado.

Garantizar la satisfaccin de los clientes, cumpliendo con los estndares del producto,
adems de incursionar en el mercado con nuevos productos a la vanguardia.

Polticas de seguridad

Est prohibido:

El retiro de material de la empresa.

El ingreso de armas de fuego y armas blancas.

Polticas de inventario

Est prohibido el desperdicio de material, y el uso no eficiente del mismo;

Garantizar el suministro de materias primas para los procesos de produccin y entrega de los
productos, La entrega de activos, suministros no podr ser mayor a 15 das una vez autorizada
la orden de compra.

Las rdenes de compra se realizarn a travs de un sistema electrnico de datos, al igual que
su control, para garantizar la eficiencia de la empresa.

Polticas de personal

Los empleados deben cumplir los horarios establecidos en la compaa. Est prohibido el uso
de celulares en horario laboral. Bajo ninguna circunstancia los empleados estn autorizados
de retirar materiales de la empresa, esto es considerado robo.

En caso de presentarse una problemtica, dirigirse a su jefe inmediato, siguiendo el orden

jerrquico.
Polticas de servicio

Sensibilizar a la gente a travs de un Liderazgo en el Servicio que involucre a las reas de

Personal, Mercadeo y Operaciones. Disear comunicaciones y transmitirlas al personal de la
bodega peridicamente donde se dejen mensajes contundentes y de recordacin de la
importancia del Servicio (puede ser publicando carteleras o realizando charlas de servicio y
su importancia).

Polticas de entrega

Cumplir con los tiempos de entrega de pedidos, dar garantas de que el cliente recibir un
excelente producto.

Hacer las cosas bien desde el principio. Concientizar al personal que hacer las cosas bien,
implica que todo el proceso sea eficiente.

Incentivos para el personal que les permitan involucrarse y aportar ideas y mejorar las
actividades laborales.

Polticas de calidad.

El jefe de produccin debe Garantizar el cumplimiento de los ms altos estndares en la

produccin.

Garantizar que se tiene el personal idneo para las diferentes labores y departamentos de la
empresa, hacer pruebas de conocimiento para el ingreso del personal, adems de vincular a
las personas a realizar un eficiente trabajo.

Realizar evaluacin de desempeo, teniendo en cuenta las quejas y reclamos de los clientes,
tomar medidas correctivas.

Polticas de aprovisionamiento

En la empresa de confecciones Moda Linda los empleados deben cumplir las metas diarias
de produccin.

c. Determine las acciones y tareas para alcanzar los objetivos.

Hacer un estudio de mercado y asistir a eventos de moda donde se pueda observar las
nuevas tendencias para poder ofertar nuevos diseos apropiados al mercado.
Involucrar a toda la organizacin al hacer que cada miembro participe en la definicin
del plan detallado de accin, hacerlos comprometerse con la empresa para as evitar el
trabajo sin ganas, adems de a sustraccin del material.
Cultura enfocada en el Servicio y que sirvan como un efecto multiplicador y
transformador al interior de la compaa Un Seguimiento Riguroso de Pedidos desde su
 toma hasta la entrega final de los mismos para generar valor agregado a los clientes,

d. Intente elaborar un presupuesto para la empresa de estudio.

La empresa confecciones moda linda requiere 100.000.000 para la correccin de sus falencias
y errores , pues se necesitan 10.000.000 para la aplicacin de sistemas de identificacin con
los cuales el personal deba cumplir a cabalidad con el horario, adems de que se requieren
50.000.000 para una actualizacin en el sistema de control de inventarios, se requieren
10.000.000 para realizar capacitaciones al personal administrativo y operativo, ejecutar
planes de mejoramiento en la empresa, 10.000.000 para ofrecer bonos por cumplimiento de
metas de produccin para que los empleados tengan motivacin de trabajar con los ms altos
estndares de calidad. Adems de esto se deben destinar 20.000.000 para la creacin de
nuevos diseos, ms acorde al mercado.

e. Defina en el tiempo las acciones a seguir. (Grfico de Gantt, consultar Entorno de

aprendizaje prctico).
2. Fase Organizacin:

a. Defina la estructura de acuerdo con los objetivos planteados (Organigrama,

consultar Entorno de aprendizaje prctico)

b. Establezca las relaciones de autoridad segn el organigrama

El subgerente tiene a su cargo:

La secretaria general Jefe de recursos humanos Jefe de produccin

Jefe de calidad Seguridad Jefe de mercadeo

y ventas

Jefe de despachos Jefe de contabilidad y finanzas

El Jefe de mercadeo y ventas tiene a su cargo:

Los vendedores

El Jefe de produccin tiene a su cargo:

El diseador de moda El supervisor de la produccin

El Jefe de contabilidad y finanzas tiene a su cargo:

Contador Secretaria
El Jefe de despachos tiene a su cargo:

Conductor despachador

El supervisor de la produccin tiene a su cargo:

Planchadores y empacadores Almacenista Operarios

Cortadores

El contador tiene a su cargo:

Auxiliar contable

Todos deben dirigirse a su jefe inmediato, sin saltar los conductos regulares de la empresa
confecciones moda linda

C. y D.Establezca las funciones y haga una descripcin del personal de la empresa de

estudio, de acuerdo con su labor.

cargo funciones Descripcin del cargo

le corresponde liderar, dirigir y

Representar al Gerente General durante su
coordinar la ejecucin de las
ausencia, teniendo control, conocimiento y
El actividades relacionadas
coordinacin con las Gerencias de los avances
subgerente con el mejoramiento de la
de las reas (Logstica, Produccin, etc.)
empresa confecciones moda
Velar y garantizar el cumplimiento de las
linda
normas y polticas de la empresa.
tiene como finalidad, mantener la
Definir un plan estratgico de Marketing,
El Jefe de acorde con los objetivos empresariales. presencia de la Empresa en el
Mercado, mediante una efectiva
mercadeo y Establecer un modelo de evaluacin en labor de Mercadotecnia,
ventas coordinacin con la Gerencia de Ventas, que
orientada a desarrollar nuevos
permita conocer el avance y los resultados de
Negocios tanto a nivel Nacional
las ventas
como Internacional
Verificar asistencia del personal a su cargo. deber controlar toda la
- Supervisar las funciones de los operarios. produccin verificando en cada
- Recopilar informacin de la produccin rea el trabajo y los materiales
actual. adecuados para logra producir
El Jefe de
- Analizar el cumplimiento de las metas bienes de acuerdo a los planes de
produccin diarias. produccin con niveles de
- Tomar las medidas necesarias para cumplir mxima calidad, utilizando con
con las metas de produccin. eficiencia los recursos asignados,
- Balancear las operaciones en las lneas de evitando desperdicios y costos
produccin. elevados.
 - Elaborar reportes de avance de la
produccin.
- Motivar a los empleados.
- Apoyar a los dems departamentos para
prevenir y reparar fallas.
- Cumplir con la produccin programada en
tiempo, cantidad, calidad y bajo costo. -
Verificar que los materiales que se va a
utilizar sean correctos.
Elaborar, conjuntamente con el Ministro -
Secretario
Ejecutivo, el proyecto de presupuesto de su
Sector, conforme a los objetivos, polticas y
estrategias establecidos, y a los recursos
disponibles.
Programar, conjuntamente con los Jefes de
Ejecutar de manera eficiente y
El Jefe de departamento de
eficaz la administracin de los
las dependencias bajo su cargo, las
contabilidad recursos institucionales,
actividades a ser
y finanzas: conforme a las polticas
realizadas, conforme a los objetivos, polticas
establecidas por la institucin y a
y estrategias
las normas legales respectivas.
establecidos y a los recursos disponibles.
Orientar, coordinar, dirigir, controlar y
evaluar los resultados
de las actividades de los funcionarios de su
Sector, conforme
a las polticas, normas y procedimientos
vigentes.
Despacho y distribucin del producto. Recepcin y chequeo de
Programar y coordinar la salida de camiones mercanca para la venta,
en la Gran Caracas y zonas forneas (La coordinacin de la disposicin de
guaira, Los Teques, Guarenas-Arara, Valles la mercanca en el almacn,
del Tuy, Colonia Tovar). validacin de registros de entrada
El Jefe de
Responsable del envo en tiempo, cantidad y y mercanca en el almacn,
despachos calidad de los productos. coordinar inventarios selectivos
Coordinar a los ayudantes de camin de mercanca, garantizar el
externos. adecuado almacenamiento y
Manejar informacin oportuna y confiable de cumplimiento de normas legales,
las actividades de su rea. coordinar los despachos de
Mantener contacto con los vendedores. mercanca los clientes
- Elaborar los costos operativos de Planear, proponer, aprobar,
El supervisor funcionamiento del Centro de Produccin. dirigir, coordinar y controlar las
de la - Desarrollar acciones de seguimiento y actividades administrativas,
produccin evaluacin del Plan Operativo. comerciales, operativas y
- Realizar estudios de investigacin para financieras de la Empresa, as
racionalizar procedimientos como resolver los asuntos que
 administrativos y tcnicas, en coordinacin requieran su intervencin de
con los rganos de direccin. acuerdo con las facultades
- Formular y evaluar el programa delegadas por la empresa.
presupuestal.
- Formular el calendario de compromisos.
- Orientar a los rganos del Centro de
Produccin en la correcta aplicacin de las
normas de control interno de los sistemas
administrativos y hacer el seguimiento
de los mismos.
- Organizar, dirigir, evaluar y supervisar las
acciones de control programada que le
- corresponde.
Asegurarse de que se establecen,
implementan y mantienen los procesos
necesarios para el sistema de gestin de la
calidad e inocuidad.
Garantizar el cumplimiento de las metas
programadas para el sistema de calidad Dirigir, planificar, organizar y
e inocuidad. controlar los procesos,
Ejecutar y llevar el seguimiento a los aspectos procedimientos y actividades
ambientales y programas de relacionadas con la gestin de la
Jefe de gestin ambiental de la empresa. calidad, as
calidad Verificar el cumplimiento de las Buenas como orientar, dar seguimiento y
Prcticas de Manufactura en toda la verificar su funcionamiento y
planta, tanto a nivel de los productos aplicacin, con el fin de
fabricados, como a nivel del funcionamiento garantizar el cumplimiento de los
de las reas de produccin. estndares
Garantizar la realizacin de las pruebas y favorecer la mejora continua.
necesarias para verificar la conformidad
de los productos, as como de realizar las
mediciones en los equipos que
requieren alto grado de competencia: GCMS,
Melt indexer y DSC
Supervisar que el proceso de contratacin se Administrar los recursos
haya realizado de acuerdo a la normatividad humanos de El Colegio de
Jefe de aplicable. Sonora de acuerdo a las normas y
Analizar movimientos (altas, bajas, procedimientos aplicables,
recursos promociones, etc.) del personal para otorgando las prestaciones
humanos determinar los montos a pagar econmicas y sociales
Analizar el reporte de asistencia del personal apropiadas al
para determinar los montos a pagar personal para el desarrollo de sus
Mantener actualizada la plantilla labora funciones.
La secretaria Atender con oportunidad,
Participar en reuniones, cursos, seminarios y
general eficiencia y eficacia los asuntos
dems eventos de capacitacin, motivacin e
relacionados con el
 integracin del personal, promovidos por la
Institucin y/o terceros.
Participar en la programacin de las
vacaciones de los funcionarios afectados a su
dependencia, cuidando no alterar la eficiencia
y el normal desarrollo de las actividades de su
Sector.
Mantener adecuadamente organizado y
actualizado el archivo de documentos,
impresos y digitalizados, de su Sector.
Controlar diariamente la correspondencia
electrnica de la Institucin (e-mail) y
elevarla a consideracin del subgerente
Analiza situaciones de riesgo y elabora
propuestas de solucin.
Organiza, dirige e inspecciona al personal de
vigilancia y servicios de seguridad.
Da seguimiento al cumplimiento de
instrucciones especficas a las
empresas de
seguridad privada o de gobierno para que
cumplan procedimientos de seguridad
vigentes auxiliares.
Propone e implementa sistemas de seguridad.
Gestiona y autoriza capacitaciones al personal
de la unidad.
Revisa y aprueba trminos de referencia de
Seguridad seguridad.
Propone contrataciones de servicios de
seguridad.
Identifica riesgos en las operaciones de su
unidad o dependencia; definiendo las
debilidades y fortalezas para formular
recomendaciones concretas que a
corto
plazo, mediano y largo plazo permitan
mejorar y fortalecer las funciones
asignadas.
Monitorea el funcionamiento del control
interno, dentro de su mbito de accin
ante
su superior jerrquico inmediato
Realizar estudios continuos de mercado.
Los
- Monitorear mtodos y canales adecuados de
vendedores comercializacin de los servicios que
brinda el Centro de Produccin.
funcionamiento de la oficina del
subgerente garantizar la
coordinacin y comunicacin
adecuada. gil y adecuada entre
todas las Dependencias y el
subgerente.
Establece e inspecciona la
ejecucin de normas tcnicas
operativas de vigilancia y
seguridad que se desarrollan en
las instalaciones; coordina el
despliegue e instalacin, cambios
o sustituciones de los elementos
de seguridad; supervisa el
cumplimiento de las normas
operativas con el personal
adecuado y su armamento y
equipo necesario para el
cumplimiento de sus funciones;
controlar las cantidades de
MANUAL DE DESCRIPCIN
DE PUESTOS rea:
Administrativa/Seguridad
Referencia: Sistema: Integral de
Manuales Vigencia:
Procedimiento: Descripcin de
Puestos Da Mes Ao 00 11 2013
Hoja: 1038 agentes asignadas por
regin y gestionar su pago
ejecutar las acciones de
comercializacin de bienes y/o
servicios de acuerdo a las normas
establecidas por el
 - Proponer la celebracin de convenios con Centro de Produccin de la
instituciones asociativas o empresa pblica y empresa, utilizar mtodos y
privada para brindar servicio. canales adecuados de
- Coordinar con el cliente la cantidad y clase comercializacin, elaborar las
de producto a producir. nminas de clientes actuales y
- Asegurarse que se cumplan las condiciones potenciales para ser contactados
acordadas por ambas partes. y verificar el pedido para entrega
- Informar del acuerdo con el cliente a al mismo.
gerencia.
- Manejar el control de cartera de clientes, que
establezcan las normas que exigen
- Recibir rdenes para empezar el diseo.
- Buscar informacin de modelos y colores de
diseos nuevos
- Disear modelos de acuerdo con lo que se
Disear prendas de acuerdo a las
pide.
El diseador especificaciones y requisitos del
- Realiza prototipos de las distintas tallas.
de moda cliente, teniendo en cuenta el
- Reportar al encargado de produccin los
manejo de materiales de la
materiales necesarios para el
empresa
producto.
- Realizar y hacer llegar a los operarios las
formas ms adecuadas y optimas de realizar el
producto.
Tomar notas o apuntes de las indicaciones
que le entregue su superior.
Colaborar con el Gerente General
Confeccionar cartas, certificados y otros
en el rea administrativa, es la
documentos.
Secretaria encargada de la documentacin
de la empresa y de la atencin del
Recibir la documentacin que llega a la
pblico, efectuando esto durante
empresa.
la jornada de trabajo.
Atender al pblico, en forma personal o va
telefnica
Conducir y velar por el buen funcionamiento
del vehculo asignado, mantener el vehculo
en buen estado
de presentacin y responder por el equipo y Ejecutar las labores de
accesorios asignados al vehculo conduccin de vehculos
Conductor Cumplir estrictamente las normas sobre automotores, con el fin de
seguridad, prevencin de accidentes y dems movilizar personas, materiales y
disposiciones equipos, conforme a las normas y
vigentes. procedimientos vigentes
Informar oportunamente a su superior
inmediato las anomalas detectadas en su
vehculo.
 Guardar discrecin y reserva en todas las
actividades que por razn del cargo se le
encomienden.
- Contabilizar productos de acuerdo a cada
talla.
- Empacar los productos de acuerdo a la recibir los productos empacados,
orden. clasificarlos de acuerdo a las
- Despachar los productos al cliente. tallas y a la categora (primera,
- Informar al jefe de produccin la entrega de segunda y tercera mano), ordenar
los productos terminados al el producto y empacar en cajas
despachador cliente. para la entrega al cliente, de igual
- Realizar trmites encargados por el personal forma debe realizar el inventario
administrativo de la de los productos sobrantes e
empresa. informar al jefe de produccin la
- Realizar el inventario de productos entrega del pedido y los
terminados (sobrantes). resultados del inventario.
- Informar resultados del inventario a jefe de
produccin.
recibir las prendas del rea
de lavado para tender y planchar
- Recibir las prendas lavadas.
cada prenda, luego doblar la
- Tender la prenda en la mesa de planchado.
prenda y colocar los
- Planchar la prenda adecuadamente.
adhesivos de seguridad y las
Planchadores - Doblar la prenda. etiquetas en cada prenda,
- Colocar el adhesivo de seguridad y etiqueta
y posteriormente empacar las
en cada prenda.
empacadores - Empacar la prenda. prendas en fundas adecuadas y
entregar al encargado del
- Verificar el empaque.
despacho de prendas
- Entregar el producto terminado a la persona
contabilizando las cantidades de
encargada del despacho del
acuerdo a las tallas y verificando
producto.
en la orden de
produccin.
- Recepcin de telas (compras)
- Revisar rdenes de produccin.
- Pedir material e insumos a departamento de
Compras. Coordinar actividades con
- Recibir tela e insumos a proveedores. responsabilidad para el
- Preparar tela para muestras fsicas. desarrollo del trabajo designado
Almacenista - Preparar tela para produccin. por
- Verificar y preparar insumos para orden de el supervisor inmediato, as como
produccin. preparar materiales necesarios
- Pasar tela al rea de corte para empezar la para produccin
produccin, con su respectiva
referencia.
- Verificar devoluciones de tela.
 - Revisar las necesidades de los materiales de
trabajo en los diferentes
mdulos.
- Proveer de materiales de trabajo a los
mdulos: cuellos, cierres, reata,
hilos, etc.
- Revisin de produccin de los mdulos cada
hora.
- Anotar la cantidad de prendas elaboradas Coordinar y controlar las
cada hora en la pizarra. actividades de confeccin con el
Operarios - Recolectar de cada mquina la materia prima fin de obtener las prendas e
que no se est utilizando. acuerdo a lo solicitado en la
- Pasar por el rea de empaque recogiendo orden de produccin
prendas con fallas para su
correccin.
- Proveer tiles de aseo en los diferentes
mdulos cada que lo requieran.
- Revisar cada produccin nueva que se
entrega para su aprobacin.
- Ayudar a la persona encargada de ensamble
a completar producciones
- Realizar rdenes de produccin.
- Entregar rdenes de produccin al Jefe
inmediato para su revisin.
- Recibir rdenes de produccin revisadas y
Cortadores Controlar los datos reales de la
verificadas.
orden de produccin
- Recibir tela.
- Controlar peso y calidad de tela.
- Inspeccionar proceso de corte.
- Ayudar a cortar la tela.
- Recibe y clasifica todos los documentos,
responsable de controlar los
debidamente enumerados que le sean
fondos de la empresa, la cuenta
asignados (comprobante de ingreso, cheques
de explotacin, cuenta de
nulos, cheques pagados, cuentas
prdidas y ganancias, balances
por cobrar y otros).
mensuales, cuenta de caja y
- Contabiliza las nminas de pagos del
bancos, salarios, comisiones,
personal de la Institucin.
jornales, gastos desplazamiento,
El contador - Revisa y conforma cheques, rdenes de
impuestos y retenciones,
compra, solicitudes de pago, entre
valoracin por elementos de
otros.
produccin, seguridad social,
- Prepara proyecciones, cuadros y anlisis
inventariado de materiales y
sobre los aspectos contables.
equipos, gastos generales: plan
- Desarrolla sistemas contables necesarios
de valoracin, imputacin
para la Institucin.
general, definicin del coste de
- Analiza los diversos movimientos de los
producto;
registros contables.
 - Corrige los registros contables elaborados
por el auxiliar.
- Elabora los asientos contables, de acuerdo al
manual de procedimientos de la unidad de
registro, en la documentacin asignada.
- Verifica la exactitud de los registros
contables en el comprobante de diario
procesado con el programa de contabilidad.
Atender de manera gil, amable y eficaz las
llamadas telefnicas del conmutador.
Recibir la correspondencia, radicarla y
entregarla, tanto interna como externa
Atender todas aquellas personas que necesiten
informacin.
Mantener actualizados los documentos Realizar actividades
legales de la compaa y entregar al personal administrativas de archivo,
que lo control y elaboracin de
Requiera correspondencia, digitar y
Auxiliar
Elaborar la nmina y liquidacin de seguridad registrar las transacciones
contable social. contables de las operaciones de la
Participar en la identificacin de los riesgos compaa y
de su rea de trabajo y en la generacin de verificar su adecuada
acciones de contabilizacin, elaborar nmina
mejora para su prevencin y liquidacin de seguridad social.
Administrar la papelera y elementos de uso
de la compaa llevando registros en las
planillas
indicadas.
Colaboracin continua en otras labores
asignadas por su jefe inmediato

e. Proponga estrategias para el desarrollo e integracin del personal de la

empresa de estudio.

Para integrar al personal resulta conveniente hacer viajes y reuniones sociales, donde no se
hable nada de trabajo.

Realizar continuas capacitaciones al personal para mantenerlos actualizados con las nuevas
tecnologas y nuevas practicas empresariales.
Conclusin

En la organizacin es importante que las directivas de la organizacin definan el horizonte

institucional (Objetivos, misin, visin, metas y polticas) para disponer de una herramienta
clara, que permita dirigir todos los esfuerzos y recursos en pro de sus metas. es importante
mantener la mejora continua en una organizacin ya que de nada vale hacer mejoras si con
el tiempo estas se van a perder, por lo que es fundamental aplicar el ciclo PHVA
(planificar, hacer, verificar y actuar) con el cual no se deja de lado la parte de la verificar y
actuar que son partes tan relevantes en el proceso de mejorar continuamente. As, la
recomendacin es que se tenga activo en este ciclo y de esta manera evitar llegar a la
correccin.