Proceso de Planificacin y Toma de Decisiones:

La Planeacin y Toma de Decisiones

. LA PLANEACION Y LA TOMA DE DECISIONES Lic. Adm. Juan Rene Lazaro Diaz

2. Funciones de la administracin Planeacin Organizacin Integracin de personal

Direccin Control.

3. Funciones de la administracin Planeacin: Implica determinar misiones y objetivos.

Determinar las acciones necesarias para alcanzar los objetivos. Requiere la toma de
decisiones.

1. 4. Funciones de la administracin Organizacin: Supone el establecimiento de una

estructura de los papeles que cada persona debe desempear. Se asignan las tareas
necesarias a las personas idneas para el cumplimiento de los objetivos y metas.
2. 5. Funciones de la administracin Integracin de personal: Implica identificar los
requerimientos de los puestos de trabajo Reclutar y seleccionar las personas
idneas Evaluar, compensar y capacitar al personal
3. 6. Funciones de la administracin Direccin: Se refiere a ejercer influencia sobre los
individuos para que colaboren en el logro de las metas organizacionales Implica
liderazgo, autoridad, poder, motivacin, comunicacin
4. 7. Funciones de la administracin Control: Consiste en medir y corregir el
desempeo individual y organizacional para garantizar que se alcance lo planeado
Implica evaluar el desempeo de los individuos y de la empresa Requiere medir
productividad, desperdicio, variaciones presupuestarias, etc.
5. 8. Funciones de la administracin l iona Alto izac izacin nivel rgan ci n Control i n
Nivel a o Direcc Planea Organ intermedio r quJera Mandos inferiores
6. 9. Planeacin,estrategias y polticas
7. 10. Planeacin Implica determinar misiones y objetivos Determinar las acciones
necesarias para alcanzar los objetivos Requiere la toma de decisiones Tiende el
puente entre el punto donde se est y el punto hacia donde se desea ir Planeacin y
control son inseparables
8. 11. ImplementacinPlaneacin Control de los planes Desviacin con respecto
Acciones correctivas a lo planeado
9. 12. Metas Planes estratgicos Planes operacionalesPlanes de un solo uso Planes
permanentesProgramas Presu- Polticas y pues-Proyectos tos Procedimientos Reglas
10. 13. Pasos de la planeacin 1. Anlisis situacional: Ambiente interno: Fortalezas
Debilidades Ambiente externo: Oportunidades Amenazas
11. 14. Pasos de la planeacin 2. Establecimiento de objetivos y metas: Responder a
preguntas como: Dnde se quiere estar? Qu se desea hacer y cundo? Etc.
Jerarquizar objetivos: plantear objetivos clave Objetivos por jerarqua organizacional:
estratgicos, operacionales, generales, individuales, etc.
12. 15. Pasos de la planeacin 3. Desarrollo de premisas: Pronosticar condiciones
internas y externas en que se operar: Volumen de ventas? Precios? Productos?
Adelantos tcnicos? Costos? Salarios? Polticas fiscales? Condiciones sociales? Etc.
13. 16. Pasos de la planeacin 4. Identificacin de cursos de accin alternativos: Es
necesario identificar las mejores alternativas de accin Examinar sus ventajas y
desventajas
14. 17. Pasos de la planeacin 5. Evaluacin de las alternativas: Evaluar los distintos
cursos alternativos de accin a la luz de las premisas establecidas (paso 3) y las
 metas que se desea alcanzar (paso 2) de acuerdo con el entorno que enfrenta la
empresa (paso 1)
15. 18. Pasos de la planeacin 6. Seleccin de un curso de accin: Se toma una
decisin Se elige el que se pueda considerar como el mejor curso de accin
16. 19. Pasos de la planeacin 7. Formulacin de planes de apoyo: Se elaboran planes
derivados en apoyo al plan bsico Por ejemplo: plan de compra de equipo, plan de
compra de materiales, plan de capacitacin, etc.
17. 20. Pasos de la planeacin 8. Presupuestacin: Los planes se trasladan a cifras a
travs de los presupuestos: Presupuestos de ventas, de gastos de operacin, de
efectivo, estados financieros, inversiones de capital, entre otros
18. 21. Administracin por objetivos Es un sistema administrativo integral Se combinan
en forma sistemtica muchas actividades administrativas bsicas Persigue el
cumplimiento eficaz y eficiente de los objetivos organizacionales e individuales
19. 22. Administracin por objetivos Hace nfasis en la evaluacin del desempeo Da
mucha importancia a los objetivos individuales, la motivacin, los incentivos, la
participacin y la autonoma Se concentra mucho en el corto plazo
20. 23. Toma dedecisiones
21. 24. Importancia de la toma racional de decisiones La toma de decisiones es la parte
ms importante del proceso de planeacin El proceso dirigido a la toma de una
decisin puede concebirse como: Establecimiento de premisas Identificacin de
alternativas Evaluacin de las alternativas Eleccin de una alternativa
22. 25. Limitaciones del proceso de toma racional de decisiones Alto grado de
incertidumbre sobre las condiciones futuras No se pueden considerar todas las
posibles alternativas ni sus efectos Es necesario aplicar una racionalidad limitada
por la informacin, el tiempo y la incertidumbre
23. 26. Evaluacin de alternativas de decisin Es necesario considerar factores
cuantitativos y cualitativos Cuantitativos: tiempo, costos, ganancias, etc.
Cualitativos: relaciones laborales, cambio tecnolgico, condiciones polticas y sociales,
etc.
24. 27. Tcnicas cuantitativas Anlisis marginal Anlisis costo beneficio Anlisis de
riesgo rboles de decisin Otras tcnicas de investigacin de operaciones
25. 28. Seleccin de una alternativa Experimentacin Cul DecisinExperiencia
alternativa tomada seleccionar? Investigacin y anlisis
26. 29. Certidumbre, incertidumbre y riesgo Certeza: Cuando se conocen los efectos que
generar cierta accin Riesgo: El efecto de la decisin se conoce solo en trminos de
probabilidades Incertidumbre: Se desconocen los efectos futuros de las decisiones
presentes

1. FUNDAMENTOS DE LA PLANIFICACIN Y LA ADMINISTRACIN POR OBJETIVOS

2. 2. La Planificacin <ul><li>Requiere de la toma de decisiones, optar entre diferentes
cursos de accin futuros : </li></ul>
3. 3. La Planificacin <ul><li>Implica la seleccin de misiones y objetivos.
</li></ul><ul><li>Seleccionar las acciones para llevar a cabo las misiones y objetivos.
</li></ul>
4. 4. Planificacin y Control <ul><li>La planeacin tiende un puente entre el punto donde
se est y aquel otro donde se desea ir. </li></ul><ul><li>La planeacin y el control son
inseparables, todo intento de control sin planes carece de sentido. </li></ul>
5. 5. Planificacin y Control Planificacin Instrumentacin de los planes Control:
comparacin de planes con resultados Planes nuevos Accin correctiva Desviacin
indeseable Desviaciones no indeseables de los planes
6. 6. Ejemplo: Seleccin de misiones <ul><li>Ser la institucin lder en la prestacin de
servicios de salud. </li></ul><ul><li>Satisfacer las necesidades de nuestros usuarios a
travs de una administracin profesional, con productos de calidad y servicios
oportunos. </li></ul><ul><li>Fomentar un clima laboral de confianza y desarrollo de
nuestros colaboradores, participando en el desarrollo de nuestro pas. </li></ul>
7. 7. Ejemplo: Seleccin de misiones <ul><li>Algunas organizaciones desarrollan sus
enunciados de misin sustentndolos en sus valores corporativos :
</li></ul><ul><li>Compromiso: Estar permanentemente dispuesto a dar lo mejor de
cada uno de nosotros. </li></ul><ul><li>Servicio: Responder de manera oportuna a las
necesidades de nuestros usuarios, propiciando una relacin continua duradera.
</li></ul>
8. 8. Ejemplo: Seleccin de misiones <ul><li>Algunas organizaciones desarrollan sus
enunciados de misin sustentndolos en sus valores corporativos :
</li></ul><ul><li>Calidad: Hacer las cosas bien y a tiempo para satisfacer las
necesidades de nuestros demandantes internos y externos.
</li></ul><ul><li>Honestidad: En el trato tico y profesional hacia nuestros
demandantes, empleados y la comunidad en general a quienes es enfocado nuestro
servicio. </li></ul>
9. 9. Ejemplo: Seleccin de misiones <ul><li>Algunas organizaciones desarrollan sus
enunciados de misin sustentndolos en sus valores corporativos :
</li></ul><ul><li>Desarrollo: Fomentar el inters por la preparacin y la actualizacin
personal. </li></ul><ul><li>Respeto: Valorar a las personas que colaboran con
nosotros y brindarles un trato justo. </li></ul>
10. 10. Importancia de la Planificacin <ul><li>La vida actual es sumamente dinmica,
donde el cambio est presente constantemente, ste puede ser sbito o lento, la
planeacin permite asimilar estos cambios : </li></ul>
11. 11. Importancia de la Planificacin <ul><li>Propicia el desarrollo de la organizacin al
establecer mtodos de utilizacin racional de los recursos. </li></ul><ul><li>Reduce
los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, ms no los elimina.
</li></ul><ul><li>Prepara a la organizacin para hacer frente a las contingencias que
se presenten, con las mayores garantas de xito. </li></ul>
12. 12. Importancia de la Planificacin <ul><li>Mantiene una mentalidad futurista teniendo
ms visin del porvenir y un afn de lograr y mejorar las cosas.
</li></ul><ul><li>Condiciona a la empresa al ambiente que lo rodea.
</li></ul><ul><li>Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando
las corazonadas o empirismo. </li></ul><ul><li>Reduce al mnimo los riesgos y
aprovecha al mximo las oportunidades. </li></ul>
13. 13. Importancia de la Planificacin <ul><li>Las decisiones se basan en hechos y no en
emociones. </li></ul><ul><li>Promueve la eficiencia al eliminar la improvisacin.
</li></ul><ul><li>Proporciona los elementos para llevar a cabo el control.
</li></ul><ul><li>Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministra las
bases a travs de las cuales operar la empresa. </li></ul>
14. 14. Importancia de la Planificacin <ul><li>Disminuye al mnimo los problemas
potenciales y proporciona al administrador magnficos rendimientos de su tiempo y
esfuerzo. </li></ul><ul><li>Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una
decisin . </li></ul>
15. 15. Tipos de planes <ul><li>Propsitos o misiones. </li></ul><ul><li>Objetivo o metas.
</li></ul><ul><li>Estrategias. </li></ul><ul><li>Polticas.
</li></ul><ul><li>Procedimientos. </li></ul><ul><li>Reglas.
</li></ul><ul><li>Programas. </li></ul><ul><li>Presupuestos. </li></ul>
16. 16. Tipos de planes <ul><li>Se identifica la funcin o tarea bsica de una empresa o
institucin o de una parte de sta. En todo sistema social, las empresas tienen una
funcin o tarea bsica que la sociedad les asigna. </li></ul>Propsitos o misiones
17. 17. Tipos de planes <ul><li>Son los fines que se persiguen por medio de una actividad
de una u otra ndole. Representa el fin que se persigue mediante la organizacin, la
integracin de personal, la direccin y el control. </li></ul>Objetivos o Metas
18. 18. Tipos de planes <ul><li>Es la determinacin de los objetivos bsicos a largo plazo
de una empresa o institucin y la adopcin de los cursos de accin y la asignacin de
recursos necesarios para su cumplimiento. </li></ul><ul><li>Ej: Estrategia global para
un negocio a nivel mundial, que busca </li></ul><ul><li>maximizar el desempeo a
travs de la participacin y la </li></ul><ul><li>integracin mundial.
</li></ul>Estrategias
19. 19. Tipos de planes <ul><li>Son enunciados o criterios generales que orientan o
encausan el pensamiento en la toma de decisiones. </li></ul><ul><li>En las polticas
se define un rea dentro de la cual habr de tomarse una decisin y se garantiza que
sta sea consistente y contribuya a un objetivo (ayudan a decidir asuntos antes que se
conviertan en problemas). </li></ul>Polticas
20. 20. Tipos de planes <ul><li>Ej: </li></ul><ul><li>1.- Contratacin exclusiva de
enfermeras/os con grado universitario. </li></ul><ul><li>2.- Alentar las sugerencias de
los empleados para elevar la cooperacin. </li></ul><ul><li>3.- El estricto apego a un
elevado estndar de tica empresarial. </li></ul>Polticas
21. 21. Tipos de planes <ul><li>Son planes por medio de los cuales se establece un
mtodo para el manejo de actividades futuras. Son guas de accin, no de
pensamiento, en las que se detalla la manera exacta en que deben realizarse ciertas
actividades (los procedimientos cruzan a menudo los lmites entre departamentos).
</li></ul>Procedimientos
22. 22. Tipos de planes <ul><li>Se exponen acciones o prohibiciones especficas, no
sujetas a la discrecionalidad de cada persona. La esencia de una regla es reflejar una
decisin administrativa en cuanto a la obligacin, realizacin u omisin de una accin.
</li></ul><ul><li>Ej: NO FUMAR, es una regla que no permite ninguna desviacin.
</li></ul>Reglas
23. 23. Tipos de planes <ul><li>Son un conjunto de metas, polticas, procedimientos,
reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos por emplear y otros
elementos necesarios para llevar a cabo un curso de accin dado. </li></ul><ul><li>Ej:
Programa formulado por un supervisor para elevar el espritu de sus trabajadores.
</li></ul>Programas
24. 24. Tipos de planes <ul><li>Es la formulacin de resultados esperados expresados
generalmente en trminos numricos, horas-hombre, unidades de productos, horas-
mquina o cualquier otro trmino numricamente medible. El presupuesto es
necesario para el control, pero sera intil como norma sensible de control si no es un
reflejo fiel de los planes. </li></ul>Presupuestos
25. 25. Pasos de la Planeacin ATENCION A LAS OPORTUNIDADES A la luz de:
Mercado Competencia Deseos de los clientes Nuestras fortalezas Nuestras
debilidades ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS O METAS Dnde quisiramos estar
y qu deseamos hacer y cundo. CONSIDERACIN DE PREMISAS DE
PLANEACIN En qu condiciones operarn nuestros planes? IDENTIFICACIN DE
ALTERNATIVAS Cules son las alternativas ms promisorias para el cumplimiento
de nuestros objetivos? COMPARACIN EN ALTERNATIVAS CON BASE EN LAS
METAS PROPUESTAS Qu alternativa nos ofrece mayores posibilidades de cumplir
nuestras metas al menor costo y mayor ganancia? ELECCIN DE UNA
ALTERNATIVA Seleccin del curso de accin que seguiremos. FORMULACIN DE
PLANES DE APOYO Compra de equipo Compra de materiales Contratacin y
capacitacin Desarrollo de un nuevo producto CONVERSIN DE PLANES EN
CIFRAS MEDIANTE LA REALIZACIN DE PRESUPUESTOS Volumen y precio de
veta Gastos de operacin necesarios Inversin en bienes de capital
26. 26. Los Objetivos Son lo f ines importantes a los cuales se dirigen las actividades
organizacionales y personales.
27. 27. Naturaleza de los Objetivos <ul><li>Caracterstica: </li></ul><ul><ul><li>Largo o
corto plazo </li></ul></ul><ul><ul><li>Generales o especficos
</li></ul></ul><ul><ul><li>Cuantificables o verificables </li></ul></ul>
28. 28. Naturaleza de los Objetivos <ul><li>Por naturaleza los objetivos describen el
resultado final en sus enunciados. </li></ul><ul><li>Los objetivos para ser ejecutados
satisfactoriamente a veces es necesario desglosarlos en objetivos especficos.
</li></ul><ul><li>La ejecucin puede hacerse a corto o largo plazo dependiendo del
criterio del administrador. </li></ul>
29. 29. Jerarqua de Objetivos <ul><li>Las Organizaciones siempre persiguen ms de un
objetivo. </li></ul><ul><li>Esto puede ser un problema </li></ul><ul><li>Los objetivos
forman una jerarqua. </li></ul><ul><li>propsito general objetivos individuales
</li></ul>
30. 30. Jerarqua de Objetivos Mtodo Descendente Mtodo Ascendente Propsito Misin
Objetivos Generales de la Organizacin Objetivos Generales mas especficos
Objetivos Divisionales Objetivos departamentales y de unidades Objetivos Individuales
-Desempeo -Objetivos desarrollo personal
31. 31. Jerarqua de Objetivos <ul><li>Existen dos mtodos para establecer los objetivos :
</li></ul><ul><ul><ul><li>Descendente
</li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Ascendente </li></ul></ul></ul>
32. 32. A dministracin P or O bjetivos (APO) <ul><li>Sistema administrativo integral en el
que se combinan en forma sistemtica muchas actividades administrativas.
</li></ul><ul><ul><ul><li>Muchas interpretaciones.
</li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Su efectividad depende de cmo se la aplique.
</li></ul></ul></ul>
33. 33. Administracin P or O bjetivos (APO) <ul><ul><li>La forma cmo se establecen los
</li></ul></ul><ul><ul><ul><li>objetivos es crucial para el
</li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>funcionamiento eficiente de la
</li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>APO. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Que el
objetivo sea verificable </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>tambin es muy
importante. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Cmo se establecen los
</li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>objetivos? </li></ul></ul></ul>
34. 34. Administracin P or O bjetivos (APO) <ul><li>Depende del Autocontrol y
Autodireccin. </li></ul><ul><li>Las pautas para establecer objetivos.
</li></ul><ul><li>Metas verificables. </li></ul><ul><li>Plazos.
</li></ul><ul><li>Flexibilidad. </li></ul><ul><li>Cumplimientos de los objetivos a largo
plazo . </li></ul>DEFICIENCIAS
35. 35. Administracin P or O bjetivos (APO) <ul><li>Mejoras en la administracin .
</li></ul><ul><li>Precisin de los roles y delegacin de autoridad .
</li></ul><ul><li>Motivacin . </li></ul><ul><li>Implementacin oportuna de acciones
correctivas . </li></ul>BENEFICIOS
36. 36. El Caso: <ul><li>Atraer a estudiantes altamente calificados. </li></ul>Planeacin
Bsica para el Servicio de Enfermera del Hospital Base. Podran ser :
<ul><li>Preparar a los futuros profesionales para su ntegro desarrollo en los diversos
mbitos de la enfermera . </li></ul><ul><li>Otorgar los grados de licenciatura.
</li></ul><ul><li>Otros... </li></ul><ul><li>Proporcion ar slidos conocimientos
tericos y prcticos, y herramientas para cumplir con la formulacin y evaluacin de
polticas y solucione s al personal estable. </li></ul>
 Toma de decisiones
La toma de decisiones constituye un factor muy importante dentro del mundo
empresarial, ya que estas implican, en rasgos generales, tener que elegir un
camino entre distintas alternativas, como modo de resolucin de los problemas o
de mejora continua.

La toma de decisiones implica una alta responsabilidad para los

administradores de organizaciones y empresas, sean estas pequeas, medianas o
grandes. Son ellas mismas el motor de los negocios. Una buena decisin
redundar en mayores ganancias o beneficios, y asimismo, una mala decisin
podr generar perjuicios o prdidas de distinta ndole.

Caractersticas de la toma de decisiones:

ndice
1. Anlisis objetivo
2. Pasos
3. Periodicidad
4. Impacto
5. Reversibilidad
6. Calidad
7. Efectos futuros
8. Tipos de decisiones
9. Ventajas y desventajas
10. Soportes para la toma de decisiones

1. Anlisis objetivo
Una buena toma de decisiones requiere de un anlisis fro e imparcial de los
hechos, y la consideracin de las experiencias pasadas que permite realizar
predicciones o proyecciones. Es por eso que el anlisis es global y objetivo.

2. Pasos
Para tomar una decisin, sobre todo en el rubro empresarial, es necesario tener en
cuenta los siguientes pasos:
 Determinar su necesidad:
El proceso que conlleva la toma de decisiones requiere como paso previo la
evaluacin de la necesidad de tomar una decisin. Es en este momento en el que
se entrecruza el estado actual de las cosas y el deseado.

Evaluar los criterios de decisin:

Es muy importante tener a consideracin los criterios para llevar a cabo la decisin
que, en este punto, ya se encuentra identificada.

Darle peso a los criterios:

Esto significa, en otras palabras, darles ms fuerza y poder de conduccin respecto
de la decisin.

Ser exhaustivo con la variedad de alternativas:

El administrador debe poder contemplar todas las alternativas.

Elegir la mejor alternativa:

Esto quiere decir, llegar al final del proceso de la toma de decisiones. Se escoge la
alternativa mejor ponderada en el punto anterior.

Modelos para la toma de decisiones:

Al otro lado del esquema racional se encuentra el creativo, que integra, por su
parte, la siguiente secuencia: exploracin inconciente, intuicin, discernimiento y
formulacin lgica. Hay que considerar que existen distintos modelos para la toma
de decisiones; uno que apela a la regularidad, el empleo de las mismas estrategias
frente a problemas similares (modelo simplificado de la realidad), otro que acta
sobre la base de la experiencia (la toma intuitiva de decisiones) y otro que se
caracteriza por elegir una alternativa y desviar la evaluacin de las dems (modelo
del favorito implcito).

3. Periodicidad
La periodicidad es lo que indica con qu frecuencia se toma una decisin. Ser de
una decisin de alto nivel cuando se hace referencia a una decisin excepcional,
mientras que las decisiones regulares que se toman normalmente son decisiones
de bajo nivel.

4. Impacto
Una decisin tomada a un nivel bajo afectar pocas actividades o reas, en cambio
cuando se la toma a un nivel alto resultar ms trascendente.
 5. Reversibilidad
De acuerdo con la capacidad de reversibilidad, la decisin se tomar a un nivel
bajo o alto: si revertir es fcil, ser bajo, en cambio si implica una reestructuracin
muy importante, ser alto.

6. Calidad
Las decisiones se toman de acuerdo con la cantidad y, ms an, calidad de los
factores involucrados -asuntos legales, ticos, imagen de la empresa, etctera- y
esto determinar el nivel de decisin (alto o bajo).

6. Efectos futuros
Las decisiones cuya influencia perdura en el largo plazo, se consideran una
decisin de alto nivel, mientras que aquellas destinadas al corto plazo son
decisiones de nivel bajo.

8. Tipos de decisiones
Vinculado a lo anterior, se distingue a las decisiones segn los siguientes tipos:

Decisin programada: Son decisiones rutinarias, repetitivas, su prctica est

condensada a travs de un mtodo. Como se encuentra el problema enfocado, no
hay necesidad de pasar por el proceso completo de decisin, hay pasos
secuenciados para su resolucin.

Decisin no programada: Cuando se habla de cerrar una divisin no rentable, por

ejemplo, se habla de una decisin no programada. Es decir, no hay plan de accin
configurado de antemano.

9. Ventajas y desventajas
Como ventajas, la toma de decisiones moviliza la economa, permite una
informacin ms amplia, puede dar lugar a diferentes perspectivas, reduce los
conflictos de comunicacin y consigue incrementar la legitimidad.

Como desventajas, hay que notar que las decisiones implican un alto grado de
compromiso, presiones de aceptacin, tiempo y responsabilidades ambiguas.

10. Soportes para la toma de decisiones

 Para realizar una decisin efectiva, es necesario que las empresas se apoyen en
recursos como encuestas cualitativas y cuantitativas, grupos de discusin
(dramticos, creativos, operativos), anlisis econmicos de oferta y demanda,
CATI (Sistema de encuestas telefnicas), grupos motivacionales.

Principios de la Planeacin:
DEFINICIN:
La planificacin desde el punto de vista de diferentes pioneros de la administracin:
George Terry

"La planificacin es seleccionar informacin y hacer suposiciones respecto al futuro para formular las
actividades necesarias para realizar los objetivos organizacionales."
Idalberto, Chiavenato

"La planificacin es una tcnica para minimizar la incertidumbre y dar mas consistencia al desempeo de
la empresa."
David, Ewing

"La planificacin es en gran medida la tarea de hacer que sucedan cosas que de otro modo no sucederan"
La planificacin es la primera funcin administrativa porque sirve de base para las dems funciones. Esta
funcin determina por anticipado cules son los objetivos que deben cumplirse y que debe hacerse para
alcanzarlos; por tanto, es un modelo terico para actuar en el futuro. La planificacin comienza por establecer
los objetivos y detallar los planes necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible. La planificacin
determina donde se pretende llegar, que debe hacerse, como, cuando y en que orden debe hacerse.

Las premisas de la planificacin.

CARACTERSTICAS DE LA PLANIFICACIN:
Las caractersticas ms importantes de la planificacin son las siguientes:
1. La planificacin es un proceso permanente y continuo: no se agota en ningn plan de accin, sino que se
realiza continuamente en la empresa.
2. La planificacin est siempre orientada hacia el futuro: la planificacin se halla ligada a la previsin.
3. La planificacin busca la racionalidad en la toma de decisiones: al establecer esquemas para el futuro, la
planificacin funciona como un medio orientador del proceso decisorio, que le da mayor racionalidad y
disminuye la incertidumbre inherente en cualquier toma de decisin.
4. La planificacin busca seleccionar un curso de accin entre varias alternativas: la planificacin constituye
un curso de accin escogido entre varias alternativas de caminos potenciales.
5. La planificacin es sistemtica: la planificacin debe tener en cuenta el sistema y subsistemas que lo
conforman; debe abarcar la organizacin como totalidad.
6. La planificacin es repetitiva: incluye pasos o fases que se suceden. Es un proceso que forma parte de
otro mayor: el proceso administrativo.
 7. La planificacin es una tcnica de asignacin de recursos: tiene por fin la definicin, el dimensionamiento
y la asignacin de los recursos humanos y no humanos de la empresa, segn se haya estudiado y
decidido con anterioridad.
8. La planificacin es una tcnica cclica: la planificacin se convierte en realidad a medida que se ejecuta. A
medida que va ejecutndose, la planificacin permite condiciones de evaluacin y medicin para
establecer una nueva planificacin con informacin y perspectivas ms seguras y correctas.
9. La planificacin es una funcin administrativa que interacta con las dems; est estrechamente ligada a
las dems funciones organizacin, direccin y control sobre las que influye y de las que recibe
influencia en todo momento y en todos los niveles de la organizacin.
10. La planificacin es una tcnica de coordinacin e integracin: permite la coordinacin e integracin de
varias actividades para conseguir los objetivos previstos.
11. La planificacin es una tcnica de cambio e innovacin: constituye una de las mejores maneras
deliberadas de introducir cambios e innovaciones en una empresa, definidos y seleccionados con
anticipacin y debidamente programados para el futuro.

VENTAJAS DE LA PLANIFICACIN
Existen muchas ventajas para la planificacin que deben estimular a todos los gerentes en todos los niveles
de cualquier organizacin. Entre las cuales podemos mencionar las siguientes:
1. Requiere actividades con orden y propsito. Se enfocan todas las actividades hacia los resultados
deseados y se logra una secuencia efectiva de los esfuerzos.
2. Seala la necesidad de cambios futuros. La planificacin ayuda al gerente a visualizar las futuras
posibilidades y a evaluar los campos clave para posible una posible participacin.
3. Contesta a las preguntas "y que pasa si" Tales preguntas permiten al que hace la planificacin, a travs
de una complejidad de variables ver e intuir los posibles planes de contingencia.
4. Proporciona una base para el control. Este se ejecuta para cerciorarse que la planificacin esta dando los
resultados buscados.
5. Estimula la realizacin. El hecho de poner los pensamientos en papel y formular un plan proporciona al
que hace los planes la orientacin y el impulso de realizar y lograr los objetivos.
6. Obliga a la visualizacin del conjunto. Esta comprensin general es valiosa, pues capacita al gerente para
ver las relaciones de importancia, obtiene un entendimiento ms pleno de cada actividad y aprecia la
base que apoya a las actividades administrativas.
7. Aumenta y equilibra la utilizacin de las instalaciones. Se hace un mejor uso de lo que se dispone.
8. Ayuda al gerente obtener status. La planificacin adecuada ayuda al gerente a proporcionar una direccin
confiada y agresiva.

DESVENTAJAS DE LA PLANIFICACION
Por otra parte, existen desventajas o limitaciones del uso de la planificacin.
1. La planificacin est limitada por la exactitud de la informacin y de los hechos futuros. La utilidad de un
plan est afectada por la correccin de las premisas utilizadas como sub-secuentes. Si las condiciones
bajo las cuales fue formulado el plan cambian en forma significativa, puede perderse gran parte
del valor del plan.
2. La planificacin cuesta mucho. Algunos argumentan que el costo de la planificacin excede a su
contribucin real. Creen que seria mejor gastar el dinero en ejecutar el trabajo fsico que deba hacerse.
3. La planificacin tiene barreras psicolgicas. Una barrera usual es que las personas tienen ms en cuenta
el presente que el futuro.
4. La planificacin ahoga la iniciativa. Algunos creen que la planificacin obliga a los gerentes a una forma
rgida de ejecutar su trabajo.
5. La planificacin demora las acciones. Las emergencias y apariciones sbitas de situaciones desusadas
demandan decisiones al momento. No puede dejar pasar el tiempo valioso reflexionando sobre la
situacin y diseando un plan.
6. La planificacin es exagerada por los planificadores. Algunos crticos afirman que quienes hacen la
planificacin tienden a exagerar su contribucin.
7. La planificacin tiene limitado valor prctico. Algunos afirman que la planificacin no solo es demasiada
terica.

PRINCIPIOS DE LA PLANIFICACIN
Los principios de la planificacin ms importantes son los siguientes:
Principio de la contribucin a objetivos el objetivo de los panes y sus componentes es lograr y facilitar la
consecucin de los objetivos de la organizacin, con inters particular en alcanzar el objetivo principal.
Principio de la primaca de la planificacin la primera funcin administrativa que desempea la gerencia es
la planificacin, que facilita la organizacin, la direccin y el control.
 Principio de la iniciacin de la planificaciones la alta gerencia la planificacin tiene su origen en la alta
gerencia, porque esta es responsable de alcanzar los objetivos de la organizacin y la forma mas eficaz de
lograrlos es por la planificacin.
Principio de la penetracin de la planificacin la planificacin abarca todos los niveles de la empresa.
Principio de la eficiencia de operaciones por planificacin las operaciones eficientes se pueden efectuar
mediante un proceso formal de planificacin que abarca
objetivos, estrategias, programas, polticas, procedimientos y normas.
Principio de la flexibilidad de la planificacin el proceso de planificacin debe ser adaptable a las
condiciones cambiantes; por tanto, debe haber flexibilidad en los planes de la organizacin.
Principio de sincronizacin de la planificacin los planes a largo plazo estn sincronizados con los planes a
mediano plazo, los cuales, a su vez, lo estn con los a corto plazo, par alcanzar mas eficaz y econmicamente
los objetivos de la organizacin.
Principio de los factores limitantes la planificadores deben tomar en cuenta los factores limitantes (mano de
obra, dinero, mquinas, materiales y administracin) conjuntndolos cuando elaboren los planes.
Principio de estrategias eficaces una gua para establecer estrategias viables consiste en relacionar
los productos y servicios de la empresa con las tendencias actuales y con las necesidades de los
consumidores.
Principios de programas eficaces para que los programas sean eficaces deben ser una parte esencial de la
planificacin a corto y largo plazo y debe n estar integrados a la planificacin estratgica, tctica y
operacional.
Principios de polticas eficaces las polticas se basan en objetivos de la organizacin; mediante estas es
posible relacionar objetivos con funciones, factores fsicos y personal de la empresa; son ticas definidas,
estables, flexibles y suficientemente amplias; y so complementarias y suplementarias de polticas superiores.

PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIN APLICADOS A LA PLANIFICACIN

En su enfoque prescritivo y normativo, los autores clsicos y neoclsicos defienden la aplicacin de principios
universales que deben ser el norte de la planificacin. Estos principios se refieren a la mejor manera de
realizar la planificacin. Entre los innumerables principios sealados por los diversos autores destacan dos:
1. Principio de la definicin del objetivo: la planificacin que comienza luego de determinar la idea de lo que
pretende realizar, o de la fijacin del objetivo que se pretende alcanzar, se basa en esa idea u objetivo. La
finalidad de la planificacin es determinar quien, cuando y como se alcanzara la idea o el objetivo.
2. Principio de la flexibilidad de planificacin: la planificacin no termina con el comienzo de la actividad que
se pretende llevar a cabo, sino que es permanente y aplicable a las actividades que no estn en
funcionamiento como a las que si lo estn. Debe tener cierta flexibilidad, puesto que su ejecucin puede
mostrar ciertos defectos o fallas no previstas que pueden corregirse durante el desarrollo.

IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIN
En los momentos actuales, la mayor parte de las organizaciones reconocen la importancia de la planificacin
para su crecimiento y bienestar a largo plazo. Se ha demostrado que si los gerentes definen eficientemente
la misin de su organizacin estarn en mejores condiciones de dar direccin y orientacin a sus actividades.
Las organizaciones funcionan mejor gracias a ello y se tornan ms sensibles ante un ambiente de constante
cambio.
Supone un marco temporal de tiempo ms largo que otros tipos de planificacin. Ayuda a orientar las energas
y recursos hacia las caractersticas de alta prioridad.
Es una actividad de alto nivel en el sentido que la alta gerencia debe participar activamente ya que ella desde
su punto de vista ms amplio, tiene la visin necesaria para considerar todos los aspectos de la organizacin.
Adems se requiere adhesin de la alta direccin para obtener y apoyar la aceptacin en niveles ms bajos.
Propicia el desarrollo de la empresa al establecer mtodos de utilizacin racional de los recursos. Reduce los
niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, ms no los elimina. Prepara a la empresa para
hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantas de xito. Mantiene una
mentalidad futurista teniendo ms visin del porvenir y un afn de lograr y mejorar las cosas. Reduce al
mnimo los riesgos y aprovecha al mximo las oportunidades. Promueve la eficiencia al eliminar la
improvisacin. Minimiza el trabajo no productivo y se obtiene una identificacin construtiva de los problemas y
las potencialidades de la empresa.
Por ultimo, cabe destacar que la planificacin es la primera funcin del proceso administrativo, por tanto,
realizar una buena planificacin conlleva a tener una buena organizacin, direccin y control de la empresa lo
cual se traduce en una administracin cien por ciento efectiva.
TIPOS DE PLANES
SEGN SU CLASE:
 El plan es un producto de la planificacin, es un resultado inmediato, es el evento intermedio entre el proceso
de planificacin y el proceso de implementacin del mismo. El propsito de los planes se encuentra en: La
previsin, la programacin y la coordinacin de una secuencia lgica de eventos. Los planes deben responder
al qu (objeto), cmo (medios), cundo (secuencia), dnde (local) y por quin (ejecutante o persona).
Entre los diversos tipos de planes figuran: objetivos metas, polticas, procedimientos, mtodos, programas
y presupuestos. Al respecto, algunos tratadistas consideran que de los anteriores planes, las ms importantes
son las polticas y los programas, dentro de los que se incluyen los objetivos y los procedimientos.
OBJETIVOS

Son los fines o las metas que se pretende lograr y hacia los cuales se dirige las actividades de la empresa en
su conjunto o uno de sus departamentos, secciones o funciones. Por lo regular los objetivos de mayor
jerarqua representan el fin hacia el cual se dirige la empresa, la direccin, el staff. Los objetivos son las metas
que se quiere alcanzar con relacin a los inversionistas, a los consumidores, al personal, entre otros.
Un departamento puede tener sus propios objetivos, siendo diferentes a los que constituyen el plan bsico de
la empresa, pero no por ello dejan de contribuir al alcance de los de la organizacin. Los objetivos o metas
son planes y requieren de un proceso de planeacin al igual que el resto de los planes.
POLTICAS

Son planes en la medida en que constituyen reglas o normas que permiten conducir el pensamiento y la
accin de quienes se tenga a cargo. Es en este punto donde los administradores deben ser sagaces para que
los subordinados no acepten como polticas una serie de pequeas decisiones que no se tomaran con este
objetivo. Y usualmente las polticas se apoyan y precisan los objetivos y cobijan a la empresa en su conjunto.
Las polticas generales de la empresa son tomadas por el consejo de administracin, en las cuales se basaran
las polticas de los departamentos
Todas estas delimitan un rea o marco dentro del cual se debe decidir asegurando que las decisiones sean
slidas y contribuyan al alcance los objetivos. Al igual que hay diversos tipos de objetivos, tambin los hay de
polticas, entre ellas tenemos: polticas de promocin interna, de competir con base en los precios, polticas
en publicidad o polticas departamentales, como el contratar los ingenieros egresados de las universidades o
impulsar la participacin de los empleados para contribuir con la cooperacin.
Con respecto a las polticas se debe tener en cuenta que:
a. Cuando se elaboren las polticas debe tenerse en cuenta la opinin de quienes a aplicarlos.
b. Las polticas deben declararse por escrito.
c. Debe ser difundidos y revisadas peridicamente, la interpretacin de estas debe ser uniforme en toda la
organizacin.
d. Existen polticas sobre produccin, finanzas, relaciones pblicas, etc.
e. Existen polticas relacionas con planeacin, control, organizacin, favorecen, la coordinacin y el trabajo
en equipo, las consultas sobre asuntos fundamentales y la elaboracin de criterios e iniciativa pero dentro
de unos limites.

PROCEDIMIENTOS

Son planes por que establecen un mtodo o forma habitual para manejar actividades futuras, es decir, son
planes relacionados con mtodos de trabajo o ejecucin. Sirven como guas de accin mas que de
pensamiento pues sealan el cmo deben hacerse ciertas actividades. Usualmente los procedimientos
corresponden a planes operacionales y se representan a travs de flujo gramas.
Cmo se relacionan los procedimientos y los planes?
Ilustrativamente podemos explicar esta relacin apelando a otro ejemplo ms de Koontz:
La poltica de la compaa X concede vacaciones a los empleados, los procedimientos establecidos para
llevar acabo esta poltica deben distribuir las vacaciones para evitar interrupciones en el trabajo,
establecer salarios de vacaciones y proveer los medios para que soliciten sus vacaciones, etc.
Es importante recordar que los procedimientos sobrepasan la lnea departamental, es decir, que pasan del
departamento de produccin al departamento de ventas, al de finanzas, etc.
METODO

El mtodo es fundamental para toda accin, el cual puede definirse como la manera prescrita para el
desempeo de una tarea dada con consideracin adecuada del al objetivo, instalaciones disponibles
y gastos totales de tiempo, dinero y esfuerzo.
Un mtodo trata con una tarea que comprende un paso en un procedimiento y especfica como se va ejecutar
este paso. Por lo general esta confinado a un departamento y con frecuencia a los esfuerzos de un empleado
que se dedica a una tarea especifica.
 PRESUPUESTO

Constituye un planteamiento de resultados esperados expresados en trminos numricos, estn relacionados

con dinero, ya sea a travs de ingresos o gastos de un determinado periodo de tiempo. Estos presupuestos
pueden estar expresados en trminos financieros o en horas-hombre, horas-maquina, entre otros. Puede
estar relacionado a un presupuesto de gasto, de inversin, de operaciones o de caja. Aunque el presupuesto
es una herramienta de control, no sirve como una medida fiel de ste, si antes no ha reflejado los planes.
Los presupuestos pueden ser planes estratgicos si cubren la totalidad de la empresa y un largo periodo de
tiempo; pueden ser planes tcticos cuando cobijan una unidad o departamento a mediano plazo y pueden ser
planes operacionales. Si su dimensin es local y de corto plazo.
PROGRAMAS

Son planes relacionados con el tiempo y comprenden la correlacin que se da entre este ltimo con las
actividades que deban llevarse a cabo. Tambin pueden definirse como un conjunto de metas, polticas,
reglas, procedimientos de tareas, pasos, etc. Para ejecutar una accin especfica, la programacin puede
variar ampliamente e ir desde programas de pequeo tamao o simples por ejemplo es uso de un calendario
para programar actividades, hasta programas complejos o de gran tamao, en donde ya se
requieren tcnicas matemticas, bases de datos, etc.
Un programa primario puede requerir muchos programas derivados de la planeacin de los negocios, por
ejemplo es extrao encontrar un programa que se sostenga a s mismo, por lo general se subordinan unos
con otros, lo que hace muy difcil la planeacin. Es por esto que la planeacin coordinada requiere de ciertas
habilidades administrativas que permitan el logro de los objetivos.
SEGN SU FIN

NUEVOS

Es aquella planificacin que se pretende plantear, por lo tanto aun no existe y se necesita de un estudio
previo, es donde se identifica un nuevo objetivo por lo tanto se desarrolla un nuevo plan.
VIGENTES

Son aquellos planes que ya estn establecidos, y se estn ejecutando.

Estos ya han sido elaborados y se encuentra en estudio para determinar su de efectividad a trabes de otro
funcin administrativa el control y poder saber si se lograra cumplir con el objetivo, en caso de presentar
posibles fallas este podr ser corregido.
CORRECTIVOS

Son aquellos planes que se ejecutan para ajustar a los ya establecidos con anterioridad, por lo general son
correcciones en pequeas fallas en los planes actuales. En estos planes se determina las posibles fallas que
no permitiran alcanzar los objetivos establecidos. Son complementarios de los planes vigentes.
SEGN SU USO

UNA SOLA VEZ

Estos planes hacen referencia a los que se establecen para lograr un objetivo especifico en un momento
especifico, es decir aquellos que se laborar para realizar una actividad o tarea nica, que no se repetir o por
los menos no se repetir en un periodo de tiempo largo.
VARIAS VECES

Son los planes que se desarrollan con la finalidad de ser ejecutados en varias ocasiones, es un estilo de
planificacin cclica por al ser ejecutada en su totalidad no finaliza sino por el contrario comienza de nuevo, es
una planificacion continua.
SEGN SU PERODO DE REALIZACION

Los diferentes planes se pueden ejecutar apropiadamente en los siguientes perodos:

CORTO PLAZO
 Tambin llamada planificacin operativa; se lleva a efecto en cada planta y almacn. Es una extensin de la
planificacin a mediano plazo, con gran nfasis en los presupuestos flexibles, los relacionados con los niveles
de produccin especficos durante el perodo no mayor a un ao.
Incluye el uso de pronsticos trimestrales de ventas suministrados por mercadotecnia.
MEDIANO PLAZO

Es un subconjunto de la planificacin a largo plazo.

Se centra en las mismas reas que la planificacin a largo plazo, pero dentro de un marco de tiempo menor
(de dos a cinco aos). Los estados financieros pro forma en este perodo son ms detallados que aquellos
para la planificacin a largo plazo. En definitiva se refinan los planeas estratgicos a largo plazo de la
organizacin al desarrollar planes financieros ms especficos. El resultado de este nivel de planeacin sirve
como entrada para la planeacin a corto plazo.
Se relaciona primordialmente con la planificacin financiera, de manera que pueda colocar a la organizacin
en la mejor postura financiera para materializar las oportunidades descubiertas por la planificacin a largo
plazo.
LARGO PLAZO

Su parte central est formada por las consideraciones estratgicas en cuanto a oportunidades futuras
de mercado y a productos nuevos para satisfacerlas. Una caracterstica distintiva de este tipo de planificacin
es el descubrir oportunidades, y despus desarrollar estrategias y programas efectivos para capitalizar dichas
oportunidades.
Se concentra en la extrapolacin de datos recopilados de fuentes externas e internas para proyectar la
informacin relacionada con la comercializacin y distribucin, tcnica y de instalaciones, financiera,
de recursos humanos y otros aspectos. Comienza con un entendimiento realista de los mercados,
productos, plantas, almacenes, mrgenes, utilidades, retorno sobre la inversin, flujo de efectivo,
disponibilidad de capital, capacidades de ingeniera y habilidades y capacidades del personal