Registro de Mercancías Bajo El Sistema de Inventarios Periódicos

UNIVERSIDAD NACIONAL DE CAJAMARCA
Facultad de CECA
Escuela Acadmico Profesional de Contabilidad
INVENTARIO DE MATERIALES
Son aquellos materiales con los que se elaboran los productos realizados en una empresa, pero
que no pueden ser cuantificados de una manera exacta. En las cuales pueden ser: Pintura, lija,
clavos, lubricantes, etc.
En el inventario de materiales se incluye:
Materias primas secundarias, sus especificaciones varan segn el tipo de industria, un ejemplo
para la industria cervecera es, sales para tratamiento de agua.
Artculos de consumo destinados para ser usados en la operacin de la industria, dentro de estos
artculos de consumo los ms importantes son los destinados a las operaciones, y estn formados
por los combustibles y lubricantes, estos en la industria tienen gran significacin.
Los Artculos y materiales de reparacin y mantenimiento de las maquinarias y aparatos

operativos, los artculos de reparacin por su gran volumen necesitan ser controlados
adecuadamente, las existencias de estos varan en relacin a sus necesidades.
CON QUE DEBE CONTAR EL INVENTARIO DE MATERIALES
Se deber llevar un analtico auxiliar de este libro por tipo de materiales, cuenta y subcuentas del
catlogo de bienes armonizados con el Clasificador por Objeto de Gasto en sus conceptos 2100,
2400, 2500, 2600, 2700 y 2900 y la Lista de Cuentas a quinto nivel.
Incluye como mnimo:
1. Datos generales del ente pblico: el encabezado de este libro deber contener, el nombre del
ente pblico, logotipo (si existiera), perodo, nmero de pginas, hora y fecha de emisin.
2. Cdigo: Nmero de la subcuenta.
3. Subcuenta/Partida Genrica: quinto nivel de plan de cuentas emitido por el CONAC, el cual
est vinculado con la partida genrica (tercer dgito) del Clasificador por Objeto del Gasto.
4. Cantidad: nmero de unidades en existencia (esta columna se utilizar en el auxiliar de la
subcuenta correspondiente).
5. Unidad de Medida: cantidad que se toma como medida o trmino de comparacin (esta
columna se utilizar en el auxiliar de la subcuenta correspondiente).
6. Costo unitario: valor por unidad (xxxx,xxx.xx) (esta columna se utilizar en el auxiliar de la
subcuenta correspondiente).
Facultad de CECA
CONTROL Y REGISTRO DE MATERIALES
La acumulacin de costos de materiales en un producto e sean re las responsabilidades de los

contadores de costos. Durante el proceso, deben decir cmo tratar los costos de adquisicin y
manipulacin de materiales, en cuanto a los procesos de compra almacenamiento y recepcin de
estos.
Los modelos para el control de os materiales desempean un papel importante, la planificacin
de las adquisiciones, programacin y adquisicin de los materiales, garantizan que los
departamentos productivos tengan siempre materiales para llevar acabo su proceso. Sin tcnicas
de planificacin y control, existira una gran ineficacia, dado que el inventario podra parecer
algunas veces sobrecargado y otras presentar agotamiento de existencia.
SIGNIFICADO E IMPORTANCIA DEL CONTROL DE MATERIALES
Para llevar un adecuado control de los materiales se necesita cumplir con objetivos de control
interno, entre los cuales se mencionan controles de: autorizacin, procesamiento y clasificacin,
verificacin, evaluacin y salvaguarda fsica.
Los objetivos de autorizacin tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para
asegurar que se estn cumpliendo polticas adecuadas establecidas por la administracin, se
podran mencionar los niveles de inventario a mantener, mtodo de valuacin de inventarios, los
ajustes de inventarios.
Los objetivos de verificacin sealan los controles relativos a la verificacin y evaluacin

peridica de los saldos que se informan, as como la integridad de los sistemas de procesamiento,
en este sentido se puede mencionar chequeo peridico de los saldos de inventario de materiales
para su comparacin con las cuentas mayores auxiliares de materiales.
El objetivo prioritario de esta unidad es presentar y exponer aquellos medios y sistemas existentes,
desde una perspectiva organizativa y contable, que permitan la obtencin determinacin del costo
del material, es importante resaltar que los controles e informes a desarrollar pueden variar
atendiendo a las caractersticas y peculiaridades de las empresas.
Facultad de CECA
CICLO DEL CONTROL DE LOS MATERIALES
El control de los materiales se establece mediante la organizacin funcional y la asignacin de

responsabilidades, a travs del uso de formularios impresos, registros y asientos que afectan a los
materiales desde el momento en que son solicitados al proveedor, hasta que los productos
terminados ingresan en el almacn respectivo, la cual representa la etapa de compra de materiales.
En este sentido, un control efectivo de los materiales se debe caracterizar principalmente por la
existencia de un sistema rutinario para la compra, recepcin, almacenamiento. La segunda etapa
a estudiar es en relacin a la entrega o consumo de los materiales por parte de los departamentos
productivos y de servicios; de igual forma se detallarn los formularios o modelos impresos que
establezcan responsabilidades, el empleo de registros y asientos que generen informacin
oportuna y veraz sobre los costos para uso de la gerencia.
COMPRA, RECEPCIN, ALMACENAMIENTO Y ENTREGA DE MATERIALES
El ciclo funcional del control de los materiales vara de una empresa a otra de acuerdo a su
estructura organizativa o a las necesidades de control de las mismas. Sin embargo, en la mayora
de las empresas este control se asigna a cinco actividades o funciones que deben desarrollarse en
forma sistemtica, lgica y secuencial para alcanzar su objetivo. Estas actividades son:
- Ingeniera, planeacin y distribucin de la produccin.

- Compra de materiales.
- Recepcin e inspeccin de materiales.
- Almacenamiento y entrega de materiales.
- Contabilizacin de las transacciones relacionadas con los materiales.
El control de la compra de materiales se puede exponer de la siguiente manera: Una vez que se
ha programado la produccin, se determinan los requerimientos de materiales para cumplir con
la misma.
Se compara las cantidades necesarias con las existencias de almacn permitiendo de esta manera
establecer las compras de materiales que deben realizarse. Esta planificacin permite un mayor
control de los materiales al autorizar al almacn a efectuar la solicitud de compras de los
Facultad de CECA
materiales que se requieren para asegurar la continuidad en el proceso productivo programado.
La solicitud de compra es emitida por el encargado de Almacn de Materiales. La solicitud

emitida es recibida por el departamento de compras, quien se encarga de pedir cotizaciones, en
aquellos casos que sea necesario; una vez recibidas las cotizaciones se selecciona la ms
conveniente para la empresa, de acuerdo al proveedor elegido se emite la orden de compra para
autorizar al proveedor la entrega de dichos materiales.
El proveedor procede a enviar los materiales junto con una nota de entrega y/o factura, los
materiales son recibidos por el rea de recepcin, el cual elabora el informe de recepcin y enva
los materiales al rea de almacn. El almacenista chequea los materiales recibidos, procede a
colocarlo en sitios adecuados y le da entrada en el kardex de cada material.
Por otra parte, contabilidad procede a registrar el asiento contable de la operacin de compra,
afectando la cuenta o cuentas mayores involucradas y las cuentas auxiliares respectivas.
El control del Uso o consumo de los materiales se inicia cuando los departamentos productivos
y/o de servicios solicitan materiales al almacn, utilizando para ello el formato denominado
Requisicin de Materiales, el jefe de almacn procede a chequear las existencias e identifica los
Facultad de CECA
materiales solicitados y procede a entregarlos.
INGENIERA, PLANEACIN Y DISTRIBUCIN DE LA PRODUCCIN
En las empresas que tienen gran volumen de produccin o que sus procesos productivos son muy
complejos existe un departamento de ingeniera, planeacin y distribucin de la produccin, o en
su defecto, existe un encargado responsable de ejecutar las actividades inherentes a este
departamento. Las actividades que realiza el departamento de ingeniera, planeacin y
distribucin de la produccin son las siguientes:
a) Disear el producto.
b) Especificar los materiales a comprar.
c) Estudiar el efecto del uso de materiales sustitutos.
d) Preparar la lista de materiales requerido en las diferentes rdenes de produccin o procesos
productivos.
Facultad de CECA
COMPRA DE MATERIALES
Para realizar la compra de materiales se utilizan comnmente dos formatos: la Requisicin o

Solicitud de Compra y la Orden de Compra.
El departamento de compras tiene las siguientes funciones:

a) Recibir las solicitudes de compra de todos los materiales.
b) Solicitar cotizaciones de los proveedores.
c) Elaborar y emitir la orden de compra.
d) Garantizar que los artculos pedidos cumplan las exigencias de calidad establecidas por la
empresa y que se adquieran bajo las mejores condiciones.
RECEPCIN E INSPECCIN DE LOS MATERIALES
Entre las funciones que normalmente debe cumplir el departamento de recepcin e inspeccin de
los materiales se encuentran:
a) Recibir el material con la respectiva orden de entrega.

b) Cotejar el material recibido con la copia de la Orden de Compra.
c) Verificar la cantidad y calidad del material.
d) Verificar y aprobar las facturas de los proveedores.
e) Enviar las facturas aprobadas al departamento de contabilidad general para su registro.
f) Si se presentan irregularidades, no recibir el material.
g) Si el material cumple con las especificaciones, preparar el formulario Informe de
Recepcin.
MODELOS E INFORMES UTILIZADOS PARA LA COMPRA DE LOS MATERIALES
Se muestra una Requisicin de Compra. Por lo general se elabora en original y

Copia; el original es remitido al departamento de compras y la copia se archiva en el departamento
solicitante.
Facultad de CECA
PROCESO DE COTIZACIN
Es el proceso a travs del cual se les solicita a los proveedores enven, los precios de productos,
la calidad, tiempo de entrega y perodo de pago que otorgaran para la cancelacin de los artculos
que se desean adquirir. Este proceso involucra efectuar un anlisis para seleccionar al proveedor
que ofrece los mejores productos, a los mejores precios y los mejores trminos de pago, esto se
realiza en un formato denominado anlisis de cotizaciones, el que a continuacin se describe
(Ilustracin 1.4):
Facultad de CECA
ORDEN DE COMPRA.
Es un modelo que se prepara en el departamento de compras autorizando al proveedor seleccionado

el despacho de los materiales especificados de acuerdo con los trminos establecidos y en la fecha y
lugar convenidos. Debe incluir los siguientes aspectos: nombre y direccin de la empresa que hace el
pedido, nmero de la orden de compra, nombre y direccin del proveedor, fecha del pedido, fecha de
entrega, trminos de la entrega y de pago, cantidad de artculos solicitados, nmero de catlogo,
descripcin, costo por unidad y total, costo total de la orden y la firma autorizada.
INFORME DE RECEPCIN.
Es un formato elaborado con la finalidad de especificar la cantidad y clase de materiales recibidos.

Los materiales que no sean satisfactorios deben ser devueltos inmediatamente al proveedor y el
Informe de Recepcin debe indicar la cantidad realmente aceptada. El Informe de Recepcin
generalmente debe incluir el nombre del proveedor, nmero de la orden de compra, fecha en que
el pedido es recibido, cdigo del material, cantidad recibida, descripcin de los artculos, las
diferencias con la orden de compra si existiesen y la firma autorizada.
Facultad de CECA
Se muestra un modelo de Informe de Recepcin. Este debe ser numerado por anticipado y
preparado por triplicado; el original se enva a contabilidad junto con la factura, el duplicado se
enva al departamento de compras para indicar que el pedido fue recibido y el triplicado se
archiva.
Tarjetas de Kardex o mayor auxiliar de Control de Materiales. Es un registro en el cual se anotan

las cantidades y costos de los materiales recibidos, las cantidades y costos de los materiales
entregados y las cantidades y costos de los materiales en existencias.
presenta una tarjeta de control de materiales; algunas tarjetas presentan variaciones en cuanto a la
informacin contenida, por ejemplo, pueden presentar espacios para las cantidades mnimas y
mximas que deben mantenerse en existencia, la ubicacin del material en el almacn, entre otras.
Facultad de CECA
Facultad de CECA
INVENTARIO PERMANENTE
El sistema de inventarios permanente, o tambin llamado perpetuo, permite un control constante

de los inventaros, al llevar el registro de cada unidad que ingresa y sale del inventario. Este control
se lleva mediante tarjetas llamada Kardex, en donde se lleva el registro de cada unidad, su valor
de compra, la fecha de adquisicin, el valor de la salida de cada unidad y la fecha en que se retira
del inventario. De esta forma, en todo momento se puede conocer el saldo exacto de los
inventarios y el valor del costo de venta.
Adems del control permanente de los inventarios, este sistema permite la determinacin del costo
al momento de hacer la venta, debido a que, en cada salida de un producto, es registra su cantidad
y costo.
VALUACIN DE LOS INVENTARIOS EN EL SISTEMA PERMANENTE
La valuacin de los inventarios y la determinacin del costo de venta por el sistema permanente,
tiene el inconveniente con los valores de las mercancas, puesto que stas se adquieren en fechas
diferentes con precios diferentes, por lo que es imposible tener una homogeneidad en los valores
de las mercancas compradas.
Para evitar este problema, la valuacin de los inventarios se realiza mediante diferentes mtodos
que buscan determinar el costo de la forma ms real, dependiendo del tipo de empresa.
Entre los mtodos de valuacin tenemos: Mtodo del promedio ponderado, Mtodo Peps, Mtodo
Ueps, etc.
CARACTERISTICAS:
a. Podemos sealar que el sistema permanente se ajusta a las reglas de la contabilidad
para la adquisicin y venta de activos. En el sistema permanente la cuenta activo
Inventario de Mercancas se debita cada vez que se adquieren mercancas y as
mismo se acredita cada vez que se hace una venta por el costo de la mercanca
vendida. Como resultado de esto, la cuenta de Inventario de Mercancas muestra
perpetuamente el valor de la mercanca que la empresa tiene en existencia.
b. El costo de la mercanca vendida se conoce cada vez que se realiza una venta.
c. Es posible conocer el costo de ventas (valor de las mercancas vendidas) en cualquier
momento, sin necesidad de recurrir a realizar un inventario fsico de las mercancas.
Facultad de CECA
d. El inventario final o conteo fsico se utiliza bsicamente para determinar faltantes o

sobrantes de mercancas.
e. No necesita discriminar el dato de inventario inicial e inventario final, porque
permanentemente segn el kardex se conocen las existencias y su respectivo costo.
f. El kardex maneja datos a nivel de cantidades como de precios de costo.
VENTAJAS DEL PROCEDIMIENTO DE INVENTARIOS PERMANENTES
a) Se puede conocer en cualquier momento el valor del inventario final sin necesidad de practicar
inventarios fsicos.
b) No es necesario cerrar el negocio para determinar el inventario final de mercancas, puesto que
existe una cuenta que controla las existencias.
c) Se pueden descubrir los extravos, robos o errores ocurridos en el manejo de las mercancas,
puesto que se sabe con exactitud el valor de las mercancas que debiera haber.
d) Se puede conocer en cualquier momento el valor del costo de lo vendido.
e) Se puede conocer en cualquier momento el valor de la utilidad o de la prdida bruta
f) Informacin fiable y precisa. Un sistema de inventario permanente ofrece una informacin real
y al instante de los valores de stock permitiendo tomar decisiones de calidad basadas en la
precisin del dato. Permite tener siempre disponible informacin actualizada sobre la
correspondencia entre el stock de almacn y el inventario terico.
g) Menor y mejor reparto de esfuerzos. Los esfuerzos para controlar el inventario no se centran
un uno o varios das, sino que se distribuyen a lo largo de todo el ao. Esto permite repartir mejor
las cargas de trabajo en el almacn y facilita los cierres mensuales, trimestrales o anuales.
INCONVENIENTES DE LA UTILIZACIN UN SISTEMA DE INVENTARIO

PERMANENTE
Sistemas tecnolgicos de control de stock. Trabajar con un sistema de inventario permanente

fiable requiere de la utilizacin de sistemas de cdigos de barras o TPV que permitan automatizar
los movimientos del stock en tiempo real. De poco sirve llevar una contabilizacin de existencias
en tiempo real si los movimientos en el almacn, planta o punto de venta no se actualizan de
forma constante en el sistema.
Facultad de CECA
AUTORIZACION
El sistema de inventarios permanentes puede ser utilizado por aquellos contribuyentes que debe
presentar sus declaraciones tributarias firmadas por un contador pblico o un revisor fiscal.
EMPRESAS BENEFIACIDAS
Las empresas que se benefician de este tipo de inventarios son;
Aquellas que tienden a tener gran variedad de artculos con distinta referencia y lo llevan
sistemticamente
Las empresas pequeas tambin usan este tipo de inventario y lo hacen mediante la tarjeta
kardex.
EJEMPLO:
1. Se vende 1.000.000 en mercaderas con una utilidad del 25% el costo del producto. IGV del
18%.
DEBE HABER
12 Cuentas por cobrar comerciales terceros 1,1800
70 ventas 1,000.00
4011 IGV 180.00
X/x por el registro de la venta
---------------------x-------------------------
Nota. En este ejemplo el precio de venta es el costo ms una utilidad del 25% sobre el costo.
Como no tenemos las tarjetas Kardex, sacamos el costo dividiendo el precio de venta entre 1.25%.
1.000.000/1.25 = 800.000. DEBE HABER
69 Costo de venta 800.000
20 mercaderas 800.000
x/x por el registro de costo de venta
Facultad de CECA
INVENTARIO PERIDICO
Realiza un control cada determinado tiempo o periodo, y para eso es necesario hacer un conteo
fsico. Para poder establecer con exactitud la cantidad la cantidad de inventarios disponibles en
una fecha determinada. La empresa solo puede saber tanto el inventario exacto como el costo de
venta, en el momento de hacer un conteo fsico, lo cual por lo general se hace al final de un
periodo, puedes ser mensual, semestral o anual.
Caractersticas:
Uno de los elementos ms importantes en torno al cual se desenvuelve la actividad de una empresa
comercial est constituido por las mercancas. En s, sin mercancas que vender no existe la
empresa. Obviamente, para tener mercanca disponible para la venta es necesario, primero,
adquirirla mediante una operacin de compra.
El costo de estas mercancas representa un porcentaje muy importante de sus activos. Aun cuando
la tendencia actual es tratar de mantener al mnimo las existencias de mercancas debido a los
costos que implica su almacenaje (costos por el espacio utilizado en el almacn, seguros contra
incendio, robo, control de la misma, etc.), basta echar un vistazo al Balance general de cualquier
empresa para darnos cuenta de que, realmente, el inventario de mercancas es el principal rengln
de los activos, y en el Estado de resultados el costo de ventas normalmente es una de las partidas
ms importantes.
Por lo anterior, resulta de vital importancia prestar mucha atencin y cuidado al seguimiento y
control de las variaciones que las existencias de las mercancas puedan experimentar como
consecuencia de compras, devoluciones a los proveedores, ventas y devoluciones de los clientes,
tanto en unidades fsicas como en unidades monetarias. Dicho cuidado y atencin se logra
mediante la aplicacin de un registro adecuado de sus inventarios.
Como se mencion en la introduccin a esta unidad, existen dos modos de llevar un registro de
inventarios para determinar el costo de la mercanca vendida, las entradas y salidas de la misma
y las existencias al final de cada periodo: el sistema de inventario peridico y el sistema de
inventario perpetuo.
Facultad de CECA
El nombre de peridico y perpetuo obedece a la manera en que se van registrando las

transacciones relacionadas con la mercanca y, por lo tanto, al tiempo en que puede obtenerse
informacin detallada sobre dichos movimientos.
El sistema de inventario peridico consiste en establecer una cuenta para cada concepto
relacionado con las operaciones de la mercanca y as controlar los aumentos o disminuciones de
la misma. Las salidas de inventario se registran hasta el final del periodo.
TRANSACCIONES RELACIONADAS CON LA MERCANCA
Compras Ventas
Descuentos Devoluciones y
rebajas sobre Descuentos Devolucione
otorgados por otorgados a
compras s y rebajas
los proveedores los clientes sobre ventas
Fletes
pagados en
las compras
El sistema de registro de inventarios peridicos tambin recibe los nombres de analtico o

pormenorizado
El sistema de control de inventarios que implante la empresa depende fundamentalmente de dos

factores: las necesidades de informacin y el costo que aqulla est dispuesta a asumir.
Adicionalmente, se puede mencionar tambin el giro de la empresa y el volumen de sus
operaciones.
Si conocemos la cantidad y valor de la mercanca que se tiene en el almacn al principio del ao,
as como lo que se ha comprado durante dicho periodo, y contamos fsicamente la mercanca que
se tiene en el almacn al final del mismo ao (la mercanca no vendida), podemos deducir la
cantidad de mercanca que se vendi y su costo. Esta manera de determinar el costo de la
mercanca vendida se conoce como sistema de inventario peridico. Las principales
caractersticas que tiene un sistema de este tipo se explican a continuacin:
Facultad de CECA
La base: conteo fsico

Un sistema de registro de inventarios peridicos se basa en un conteo fsico de la mercanca que
existe en el almacn al final de un periodo. Dicho conteo implica mucho tiempo y por consiguiente
es costoso (pago de salarios al personal que se contrata para hacer el recuento; cierre total o parcial
de la empresa durante uno o ms das) adems de que puede dar como resultado cantidades no
del todo correctas (cuando la mercanca no es fcil de contar).
Conteo fsico significa hacer una toma de inventarios, esto es, contar por una las unidades de
los diferentes tipos de mercaderas que se tienen en existencia y obtener un total de estas.
Seguramente alguna vez has observado en los peridicos anuncios como los siguientes:
Facultad de CECA
Imagina, por ejemplo, el costo que implica para una empresa comercial cerrar uno o varios das,
ya sea de forma total o parcial (todo el negocio o slo uno o varios departamentos del mismo).
Cunto se deja de vender?, qu costo se tendra por la prdida de clientes molestos por el cierre?,
etctera.
La base de un sistema de inventario peridico es el conteo fsico
Periodicidad
La periodicidad con que se debe realizar un conteo fsico o toma de inventario fsico
depende de las polticas especficas de la empresa, pero por sus implicaciones en cuanto a
costos y tiempo generalmente se realiza al final del periodo contable (cada ao), ayudando
as a generar parte de la informacin requerida para la preparacin del Balance general y
del Estado de resultados de la empresa en cuestin, al determinar el costo del inventario
final de mercancas y el costo de la mercanca que se vendi.
Normalmente las empresas realizan un conteo fsico de sus inventarios por lo

menos una vez cada ao.
Sin embargo, muchas veces no es conveniente esperar a que termine el ao para tener
informacin sobre el comportamiento de sus inventarios, ya que, precisamente, por esa
informacin se pueden tomar decisiones tan importantes como cundo surtir ms
mercanca? o cunta mercanca se debe comprar?, etc. Esto hace necesario que, en
periodos intermedios, por ejemplo, cada mes, se tenga que estimar la cantidad y valor de
los inventarios. Al hacer dicha estimacin no es necesario efectuar una toma fsica. Para
ello se deber considerar, entre otras cosas, la tendencia que han mostrado en periodos
anteriores los inventarios, las ventas, as como el porcentaje que ha venido representando
el costo de ventas en relacin con el valor de stas, etc. Obviamente, debemos reconocer
que, al tratarse de una estimacin, cuando llegue el fin del ao y se realice la toma de
inventarios, los resultados que se obtengan no necesariamente coincidirn con los que se
haban obtenido en las estimaciones mensuales, por lo que ser necesario modificar la
informacin, de tal manera que la que se muestre sea la real, es decir, la obtenida en la toma
fsica.
Facultad de CECA
Usuario
Debido a las dificultades que se pueden encontrar al hacer una toma fsica de inventarios,
as como a la aparicin de tecnologa que permite tener controles de inventarios cada vez
mejores, al hacerlos ms exactos y oportunos, tales como lectores de fibra ptica,
codificaciones electrnicas (cdigos de barras), etc., se ha ido disminuyendo
paulatinamente el uso de este tipo de sistema en las empresas. Sin embargo, an sigue
teniendo amplia aplicacin, sobre todo en empresas pequeas y medianas que venden
productos cuyo costo por unidad es relativamente bajo, como algunos supermercados,
ferreteras, farmacias, etc. Por ejemplo, si una farmacia vende a un cliente una cajita de
aspirinas, dos jeringas, un frasco de alcohol y un paquete de gasas, podr fcilmente marcar
en la caja registradora la venta de estos artculos a su respectivo precio; sin embargo,
resultara muy difcil llevar registros que permitieran consultar el costo que tiene dicha
mercanca.
La necesidad de contar con informacin oportuna y, por lo tanto, que siempre est actualizada, es
de vital importancia, sobre todo en aquellas empresas cuyos productos a vender tienen un costo
muy alto (joyas, autos, muebles, etc.). Dichas empresas utilizan un sistema de registro de
inventarios que les permite tener siempre actualizada la informacin relativa a sus inventarios de
mercancas (cunto se tiene, lo que se compra, vende, etc.). Este sistema de inventarios recibe el
nombre de sistema de registro de inventario perpetuo y se explicar en la siguiente unidad.
Cuentas relacionadas con el uso de un sistema de inventarios peridicos
Antes de seguir adelante, es conveniente, agregar las cuentas que se aplicarn al registrar las
transacciones de mercancas al utilizar un sistema de inventarios peridico.
Facultad de CECA
Las cuentas que utilizaremos son las siguientes:
Nmero de cuenta Nombre de la cuenta

10 Efectivo y Equivalentes de Efectivo
Cuentas por Cobrar Comerciales a
12
Terceros
20 Mercaderias
Tributos, Contraprestaciones y
40 Aportes al Sistema de Pensiones y
de Salud por Pagar
Cuentas por Pagar Comerciales -
42
Terceros
50 Capital
60 Compras
61 variacion de existencias
70 Ventas
Descuentos, Rebajas y
73
Bonificaciones Obtenidas
Descuentos, Rebajas y
74
Bonificaciones Concedidas
Inventario de Mercancas
se registrar el costo de las mercancas que se tienen en existencia al final del periodo contable.
El costo se determina multiplicando el nmero de unidades obtenido en el conteo fsico por su
costo unitario. Dicho saldo corresponder al inventario final de mercancas del periodo en
cuestin y se convertir en el inventario inicial de mercancas del siguiente periodo. Si te
preguntas por qu un inventario final se convierte en un inventario inicial? Imagina que eres el
encargado de un almacn y que, al terminar un mes, digamos abril, en dicho almacn se tienen
1,500 unidades de la mercanca en existencia (inventario al final del mes de abril). Al iniciar el
siguiente da, 1 de mayo, cuntas unidades crees que habr en el almacn? La respuesta es
sencilla: habr 1,500 unidades, las mismas que se tenan al final de abril. Por lo tanto, se empezar
el nuevo periodo con 1,500 unidades de mercanca en el almacn (inventario inicial del mes de
mayo).
El movimiento de esta cuenta es resultado de las distintas operaciones que dan origen a entradas
y salidas de mercancas al almacn. Sin embargo, al usar un sistema de registro peridico
nicamente se deber cargar o abonar cuando se efecte el conteo fsico de inventarios.
Bsicamente existen tres causas por las que se puede tener un aumento o entrada al almacn de
mercancas, y son las siguientes:
Facultad de CECA
a) El inventario inicial o existencias de mercanca disponibles al comienzo del

periodo que se est considerando. Estrictamente hablando, el inventario inicial no origina
una entrada de mercanca al almacn; sin embargo, debe considerarse para efectos de
contabilizacin. Esto es, aun cuando el inventario inicial no implique ninguna
transaccin, y por lo tanto no requiera un asiento contable, en la cuenta de mayor
correspondiente se debe registrar con saldo deudor.
b) Las compras de mercancas efectuadas en el periodo. La adquisicin de

mercancas representa un costo, que es el precio que se paga al proveedor por la misma.
Al llegar la mercanca comprada al almacn lo que se tena en existencia se incrementa,
sin embargo, al usar un sistema de inventarios peridico la cuenta de inventario de
mercancas no se afectar. La razn de esto recae en la conveniencia de tener informacin
detallada acerca del origen del aumento en la mercanca que se encuentra en el almacn;
en este caso el origen es una compra, por lo que se tendr una cuenta especfica para
compras, y es donde se registrar esa adquisicin.
c) Las devoluciones sobre ventas o mercancas devueltas por los clientes. Como
se explic anteriormente, existen ocasiones en que la mercanca vendida y entregada al
cliente no cumple con los requerimientos del mismo, por lo que es devuelta al almacn.
Obviamente esto implica que la mercanca que se tiene en el almacn se incremente.
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL DE INVENTARIOS PERIDICOS
Antes de que una empresa decida aplicar un mtodo para registrar las transacciones
relacionadas con sus mercancas (en este caso el sistema de inventario peridico), se deben
conocer las ventajas y desventajas del mismo. A continuacin, se presentan algunas
ventajas y desventajas asociadas con este sistema.
Facultad de CECA
Ventajas
Quiz la ventaja ms importante es la sencillez en su aplicacin y manejo, ya que requiere poco

trabajo administrativo y, por lo tanto, el costo que implica su uso, si lo comparamos con otro
sistema de registro de inventarios, es relativamente bajo. Adems, al utilizar mayor desglose en
sus cuentas (compras, devoluciones sobre compras, fletes, etc.) puede proporcionar una
informacin ms detallada o pormenorizada que es til para analizar aspectos tales como la
satisfaccin de los clientes en cuanto a la mercanca vendida a ellos, la confiabilidad de los
proveedores en cuanto al cumplimiento de estndares de calidad requeridos en la mercanca que
se adquiere, clientes que aprovechan descuentos por pronto pago, etc., que permiten una mejor
toma de decisiones en la empresa.
Desventajas
Conocer hasta el final del periodo el inventario hace imposible darse cuenta de diferencias que
pudiesen existir originadas por mermas, robos, etc. Lo anterior implica que, al calcular el costo
de ventas, se puede caer en el error de incluir en ste, conceptos que no necesariamente seran
costo de la mercanca vendida, por lo que la confiabilidad de la informacin se ve afectada.
Adems, la falta de oportunidad en la obtencin de informacin evita o pospone la aplicacin de

medidas correctivas que pudiesen beneficiar tanto a la empresa como a sus clientes.
Aunado a lo anterior, tambin se considera desventaja la necesidad de cerrar total o parcialmente

la empresa durante uno o varios das, ya que esto es incmodo principalmente para los clientes.
Otra desventaja importante a considerar es la posibilidad de error en el conteo fsico originado

por factores humanos.
Facultad de CECA
INVENTARIO FSICO
El Inventario Fsico es una estadstica fsica o conteo de los bienes existentes en una organizacin
para identificarla y confrontarla contra la existencia registrada en los libros. El proceso de
Inventario Fsico requiere de una verificacin peridica de las existencias del Activo Fijo con que
cuenta una organizacin a efecto de comprobar el grado de eficacia en la administracin y control
de sus bienes.
Se debe contar con una herramienta eficiente que permita aprovechar el Inventario Fsico Real
para actualizar el Inventario en Libros.
DEFINICIONES
a) Inventario fsico de almacn
Es una forma de verificacin fsica que consiste en constatar la existencia o presencia real de los
suministros, insumos, repuestos y otros bienes o materiales almacenados, apreciar su estado de
conservacin y condiciones de seguridad.
Se tienen los siguientes tipos de inventario:
Inventario general
Denominado tambin inventario masivo, incluye a todos los bienes almacenados en los diferentes
ambientes o depsitos de la empresa y sirve de sustento a los Estados Financieros de la entidad.
Este inventario requiere de un apropiado programa y se realiza por lo menos una vez en cada
ejercicio.
El inventario general normalmente se efecta cerrando las operaciones del almacn por uno o
varios das, pudiendo realizarse tambin en movimiento tomando las precauciones que se sealan
en la presente norma.
Facultad de CECA
Inventario selectivo. -
Comprende a un grupo de bienes previamente seleccionados. Se realiza peridicamente o cada

vez que sea necesario comprobar que los registros de stock se mantienen al da as como para
verificar que las existencias fsicas concuerden con las tarjetas de control visible de almacn y los
registros fsico - valorados correspondientes.
Se realiza sin paralizar las actividades de almacn pudiendo o no bloquear temporalmente la

documentacin y el despacho del grupo de bienes objeto del inventario por el plazo que dure el
mismo.
Inventario al barrer Modalidad que consiste en que el equipo de verificadores procede a

efectuar el inventario empezando por un punto determinado del almacn efectuando el conteo de
todos los bienes encontrados sin excepcin.
NORMAS GENERALES
La Gerencia de Administracin y Finanzas es la encargada de disponer la oportunidad en

que deba realizarse el Inventario General.
El Contador General es el responsable de la toma del Inventario General de existencias
de los almacenes de la Empresa.
Los jefes de equipo designados por el Contador general para el inventario de cada uno de
los Almacenes y/o depsitos son responsables del cumplimiento de las normas y
procedimientos de inventario a que se refiere la presente norma.
La Gerencia de Administracin y Finanzas en los casos que se requiera, podr disponer
se efecte inventarios selectivos, siguiendo las mismas normas que se sealan para el
Inventario General en la parte que le sea aplicable.
VENTAJAS DE UN INVENTARIO FSICO
Tener los bienes de la empresa totalmente ordenados, cuantificados, codificados e

identificados.
Permite verificar las diferencias entre los registros de existencias fsicas y las existencias en
libros.
Conocer la inversin real del activo fijo en la empresa.
Facultad de CECA
IMPORTANCIA DE UN INVENTARIO FSICO
La importancia de un Inventario Fsico es reunir informacin relevante que describa de manera

detallada el estado de los activos de tal forma que al realizar una consulta se refleje la condicin
real del bien, de manera que permita la toma de decisiones pertinentes al caso.
CONCILIACIN CONTABLE VS. INVENTARIO FSICO:
Una vez que tenga su listado de existencias fsicas el siguiente paso ser pasar los datos obtenidos
en el listado de existencias tericas al sistema Active-AF para realizar la comparacin entre
ambos, y aqu identificar aquellos activos que no se encontraron fsicamente pero que si estn
registrados en libros y viceversa, de esta manera se proceder a realizar las correcciones
necesarias dentro del sistema.
Es importante depurar los registros en contabilidad del activo fijo para que sus cifras histricas y
re-expresadas reflejen verdaderamente el valor que se encuentra en la operacin contable y fiscal.
Este proceso tambin permite mantener actualizado el valor histrico, as como su

correspondiente valor revaluado, evitando el pago de primas de seguro ficticias por estar bajo o
sobre asegurados.
PLANIFICACIN DE LA TOMA FSICA DE INVENTARIOS
1. Establecer un cronograma de inventario.
2. Comunicar mediante memorndum la realizacin de inventarios.
3. Preparar los almacenes y designar el personal para el inventario, as como los jefes de
equipo.
4. Entregar a los equipos la hoja de instrucciones, as como las fichas de toma de inventario.
5. Reunir al personal y sus jefes de equipo en la hora indicada para realizar el inventario.
6. Ejecutar el conteo de materiales en las zonas asignadas.

Facultad de CECA
7. Centralizar datos y verificar (comparar) las cantidades inventariadas con las que aparecen
en libros.
8. De encontrar diferencias se realizara un reconteo, en caso de persistir ser abalado por el

jefe de equipo o almacenero
9. Al terminar la labor de conteo fsico se proceder a devolver los materiales otorgados

para su realizacin.
10. Tomar medidas respecto a las diferencias, donde se contabilizar segn corresponda.
11. Se informa a la gerencia de administracin y finanzas el resultado del inventario

Facultad de CECA
Facultad de CECA
Facultad de CECA
Facultad de CECA
Referencias Bibliogrficas
- lvarez, J., y otros (1996). Contabilidad de gestin avanzada. Espaa, Editorial

McGraw Hill.
- Antn, M. y Vidal, J. (2008). Estudio de caso evaluacin del mtodo de los minoristas
(NIC 2) contable y extracontable en la valoracin de existencias del sector comercio.
Colombian Accounting Review. Sello editorial Universidad de Medelln.
- Barfield, J.T., Raiborn, C.A., Kinney, M.R. (2005). Contabilidad de costos. Tradiciones
e innovaciones. Mxico, Thomson editores.
- Carvalho, J.A. (2009). Estado de resultados. Procesos contables. Bogot:

Ecoe editores. Corbett, T. (1998). La Contabilidad del Trput. Colombia,
Ediciones Pinsalo.
- Cuervo, J., y Osorio, J. (2007). Costeo basado en actividades ABC y gestin basada en
actividades ABM. Bogot: Ecoe ediciones.
- Fuente: "Contabilidad de Costos" Sexta Edicin.
Autor: Johnson, Robert

Registro de Mercancías Bajo El Sistema de Inventarios Periódicos

Încărcat de

Informații document

Descriere originală:

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Registro de Mercancías Bajo El Sistema de Inventarios Periódicos

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

UNIVERSIDAD NACIONAL DE CAJAMARCA

En el inventario de materiales se incluye:

Los Artculos y materiales de reparacin y mantenimiento de las maquinarias y aparatos

CON QUE DEBE CONTAR EL INVENTARIO DE MATERIALES

CONTROL Y REGISTRO DE MATERIALES

La acumulacin de costos de materiales en un producto e sean re las responsabilidades de los

SIGNIFICADO E IMPORTANCIA DEL CONTROL DE MATERIALES

Los objetivos de verificacin sealan los controles relativos a la verificacin y evaluacin

CICLO DEL CONTROL DE LOS MATERIALES

El control de los materiales se establece mediante la organizacin funcional y la asignacin de

COMPRA, RECEPCIN, ALMACENAMIENTO Y ENTREGA DE MATERIALES

- Ingeniera, planeacin y distribucin de la produccin.

materiales que se requieren para asegurar la continuidad en el proceso productivo programado.

La solicitud de compra es emitida por el encargado de Almacn de Materiales. La solicitud

materiales solicitados y procede a entregarlos.

INGENIERA, PLANEACIN Y DISTRIBUCIN DE LA PRODUCCIN

Para realizar la compra de materiales se utilizan comnmente dos formatos: la Requisicin o

El departamento de compras tiene las siguientes funciones:

RECEPCIN E INSPECCIN DE LOS MATERIALES

a) Recibir el material con la respectiva orden de entrega.

MODELOS E INFORMES UTILIZADOS PARA LA COMPRA DE LOS MATERIALES

Se muestra una Requisicin de Compra. Por lo general se elabora en original y

Es un modelo que se prepara en el departamento de compras autorizando al proveedor seleccionado

Es un formato elaborado con la finalidad de especificar la cantidad y clase de materiales recibidos.

Tarjetas de Kardex o mayor auxiliar de Control de Materiales. Es un registro en el cual se anotan

El sistema de inventarios permanente, o tambin llamado perpetuo, permite un control constante

VALUACIN DE LOS INVENTARIOS EN EL SISTEMA PERMANENTE

d. El inventario final o conteo fsico se utiliza bsicamente para determinar faltantes o

VENTAJAS DEL PROCEDIMIENTO DE INVENTARIOS PERMANENTES

INCONVENIENTES DE LA UTILIZACIN UN SISTEMA DE INVENTARIO

Sistemas tecnolgicos de control de stock. Trabajar con un sistema de inventario permanente

El nombre de peridico y perpetuo obedece a la manera en que se van registrando las

TRANSACCIONES RELACIONADAS CON LA MERCANCA

El sistema de registro de inventarios peridicos tambin recibe los nombres de analtico o

El sistema de control de inventarios que implante la empresa depende fundamentalmente de dos

La base: conteo fsico

La base de un sistema de inventario peridico es el conteo fsico

Normalmente las empresas realizan un conteo fsico de sus inventarios por lo

Cuentas relacionadas con el uso de un sistema de inventarios peridicos

Las cuentas que utilizaremos son las siguientes:

Nmero de cuenta Nombre de la cuenta

a) El inventario inicial o existencias de mercanca disponibles al comienzo del

b) Las compras de mercancas efectuadas en el periodo. La adquisicin de

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL DE INVENTARIOS PERIDICOS

Quiz la ventaja ms importante es la sencillez en su aplicacin y manejo, ya que requiere poco

Adems, la falta de oportunidad en la obtencin de informacin evita o pospone la aplicacin de

Aunado a lo anterior, tambin se considera desventaja la necesidad de cerrar total o parcialmente

Otra desventaja importante a considerar es la posibilidad de error en el conteo fsico originado

a) Inventario fsico de almacn

Se tienen los siguientes tipos de inventario:

Comprende a un grupo de bienes previamente seleccionados. Se realiza peridicamente o cada

Se realiza sin paralizar las actividades de almacn pudiendo o no bloquear temporalmente la

Inventario al barrer Modalidad que consiste en que el equipo de verificadores procede a

La Gerencia de Administracin y Finanzas es la encargada de disponer la oportunidad en

VENTAJAS DE UN INVENTARIO FSICO

Tener los bienes de la empresa totalmente ordenados, cuantificados, codificados e

IMPORTANCIA DE UN INVENTARIO FSICO

La importancia de un Inventario Fsico es reunir informacin relevante que describa de manera

CONCILIACIN CONTABLE VS. INVENTARIO FSICO:

Este proceso tambin permite mantener actualizado el valor histrico, as como su

PLANIFICACIN DE LA TOMA FSICA DE INVENTARIOS

1. Establecer un cronograma de inventario.

2. Comunicar mediante memorndum la realizacin de inventarios.