CAFITOLIMA Sistema de Inventarios

AUDITORIA CENTRADA EN RIESGOS PARA EL SOFTWARE "SYSCAFE,
MODULO INVENTARIOS"
AUDITORIA BASADAS EN RIESGOS
DUARTE BARRERA RICARDO ANDRS
ESPINOSA RODRIGUEZ NATALIA
PEA PEA STEFANNY ANDREA
TORRES OSPINA CARLOS ANDRS
IBAGU TOLIMA
2013
MODULO INVENTARIOS"
AUDITORIA CENTRADA EN RIESGOS PARA EL SOFTWARE

"SYSCAFE, MODULO INVENTARIOS"
EMPRESA: COOPERATIVA DE CAFICULTORES DEL TOLIMA LTDA

CAFITOLIMA
Cafitolima es una organizacin de economa solidaria, dedicada a la

comercializacin de caf, fertilizantes y otros productos agropecuarios, creada
para satisfacer las necesidades de los caficultores a travs de una efectiva
prestacin de servicios, que contribuyan a mejorar la calidad de vida del cafetero y
su familia, generando desarrollo regional.
Tiene como visin ser en el ao 2015 la Cooperativa de Caficultores lder del

Tolima en la comercializacin de caf, fertilizantes y otros productos
agropecuarios; fortalecida econmica, social y culturalmente; comprometida con el
desarrollo de sus asociados y competitiva frente a los cambios del mercado.
La Cooperativa de Caficultores del Tolima, CAFITOLIMA, es un ente jurdico de

derecho privado, empresa asociativa sin nimo de lucro, multiactiva, de
responsabilidad limitada. Con un nmero de asociados y de patrimonio social
variable e ilimitado, regido por la ley, los principios universales y la doctrina del
cooperativismo. Desde sus inicios en el ao 1962, la Cooperativa CAFITOLIMA
se ha propuesto concentrar todos sus esfuerzos en ofertar una competitiva
comercializacin de caf y fertilizantes.
La Gestin Comercial Syscaf es la solucin ms sencilla, eficiente y completa,

acorde a las necesidades de la empresa del sector comercial y de servicios con
manejo de inventarios.
MODULO INVENTARIOS"
Posee herramientas para el manejo contable, control de inventarios, tesorera,

cuentas por pagar; generando informes de gran utilidad para el desarrollo de la
labor administrativa y operativa. Es materia de este anlisis indicar los pasos para
el manejo de inventarios.
Con el fin de tener un acceso controlado al sistema, el software gestin comercial

syscafe permite crear usurarios con diferentes niveles de accesos y permisos;
Este modulo tiene dos tipos de USUARIOS que son el ADMINISTRADOR, que
cuenta con acceso total y tiene la potestad de crear, parametrizar y modificar
cualquier aspecto del sistema y los AUXILIARES que tiene bsicamente tres
funciones, facturar, trasladar y consultar.
El sistema instalado funciona con importe de informacin que suministra cada uno
de los 19 puntos de compra que estn ubicados en el nororiente del Tolima, el
envi de informacin al correo corporativo de la oficina principal, se hace al
finalizar la jornada luego de haber hecho el cierre fiscal.
El sistema es suministrado a Cafitolima por la compaa FENIX INGENIERIA S.A.

se suscribe un contrato de mantenimiento por un ao que incluye la actualizacin
cada vez que sale una versin al mercado.
Como polticas de inventario la compaa tiene establecido que las compras de

mercancas tienen corte el da 26 de cada mes y nicamente son ingresadas en el
agropunto, adicional a esto, nicamente el DIRECTOR COMERCIAL del
Agropunto es quien tiene contacto con cada uno de los proveedores.
MODULO INVENTARIOS"
DESCRIPCIN DEL SOFTWARE
I. ORDENES DE COMPRA
Objetivo: Elaborar orden de compra.
Alcance: La elaboracin de rdenes de compra involucra al Auxiliar de Ventas del

Agropunto.
Responsabilidades:
Auxiliar de Ventas:
o Elaborar orden de compra.

o Enviar archivo plano.
Resultados: Orden de compra enviada.
Desarrollo:
1. Ingresar al POS.
Ingresar al Software POS e ingresar el usuario y contrasea correspondiente.

Una vez est en el mdulo, seguir la ruta: Movimientos/ Orden de compra.
MODULO INVENTARIOS"
2. Diligenciar datos.
En orden de compra, diligenciar la siguiente informacin:

Buscador: Buscar la Empresa a la cual le va a solicitar el producto.
Detalle: Escribir Orden de Compra.
Bodega: Siempre ser Agropunto Ibagu.
Se selecciona Buscar para buscar los artculos a ordenar, se ingresan las

cantidades y finalmente, se hace click en la opcin Grabar.
MODULO INVENTARIOS"
3. Generar archivo plano.
Una vez elaborada la orden de compra, se debe ingresar en el POS a la ruta:

Procesos/ Generales/ Exportar informacin, all se digita la fecha y el periodo
del comprobante, se selecciona el comprobante y se exporta por medio de la
opcin Exportar.
4. Enviar archivo plano.

Una vez generado el archivo plano, dirigirse al Disco C en la carpeta Planos y
buscar el archivo Orden de Compra para enviarlo por correo electrnico al
Auxiliar de Agroinsumos de la Sede Principal.
De esta forma se da por terminado el proceso de elaboracin de Orden de
compra.
DIAGRAMACIN
MODULO INVENTARIOS"
II. INGRESO DE MERCANCA AL AGROPUNTO.
Objetivo: Ingresar al sistema mercanca que llega al almacn.
Alcance: El ingreso de mercanca al almacn involucra al Jefe y Auxiliar de

Bodega y al Administrador del Agropunto.
Responsabilidades:
Auxiliar de ventas:
o Elaborar la orden de compra.
Jefe y Auxiliar de Bodega:

o Descargar mercanca.
o Verificar productos, cantidades y vencimientos de la mercanca.
Resultados: Mercanca ingresada al sistema.
Desarrollo:
1. Descargar la mercanca.
En el momento en que la mercanca llega al Agropunto, se procede a realizar

el descargue de la misma.
2. Verificacin de mercanca.
El Jefe y Auxiliar de bodega deben verificar que la mercanca que llegue al

Agropunto se encuentre en buen estado, que las cantidades especificadas en
la factura correspondan a las que llegan y verificar la fecha de vencimiento.
3. Fotocopias de factura.
Sacar dos fotocopias de la factura que ingresa con la mercanca, para enviar la
factura original a Tesorera y una copia a Contabilidad en la Sede Principal. La
otra copia reposar en el Agropunto.
MODULO INVENTARIOS"
4. INGRESAR FATURAS AL SOWFTWARE.
Para alimentar el sistema, se elabora ingreso o compra de mercanca , por la

ruta: Movimientos/ compras/ se diligencias los datos del proveedor y se da
grabar
5. Seguimiento de facturas proveedores.
Se hace un seguimiento en una carpeta llamada Seguimiento de Facturas

Proveedores, en la cual se llena el formato de acuerdo al No. de factura, fecha
de recibido, fecha de vencimiento, proveedor, orden de compra, fecha de
envo, fecha de recibido y consecutivo.
6. Archivar.
Una vez elaborada la relacin de la factura, se debe archivar la carpeta y de

esta forma se da por terminado el ingreso de mercanca al Agropunto.
MODULO INVENTARIOS"
DIAGRAMACIN
Ingresar
compras al
sistema
MODULO INVENTARIOS"
III. CIERRE FISCAL DIARIO.
Objetivo: Hacer el cierre fiscal diario.
Alcance: El cierre fiscal diario involucra al Cajero del Agropunto.
Responsabilidades:
Cajero:
o Hacer cierre fiscal diario.
o Enviar movimiento del da y catlogo a la Sede Principal.
Resultados: Movimiento del da enviado a la Sede Principal.
Desarrollo:
1. Ingresar al POS.
Ingresar al Software POS con el usuario y contrasea asignada.
2. Cierre jornada fiscal.
Una vez est en el POS, seguir la ruta: Informes/ Pos/ Cierre jornada fiscal/
Hacer cierre jornada fiscal actual/ Aceptar/ Aceptar.
MODULO INVENTARIOS"
Despus de ello, ingresar a la ruta: Informes/ POS/ Informe diario de

facturacin/ Opcin: Informe para cierre de jornada fiscal. All, revisar la fecha,
generarlo en PDF e imprimir. Imprimir el estado de
caja.
MODULO INVENTARIOS"
3. Generar comprobantes.
Ingresar a Informe cierre POS y hacer click en tipos de comprobantes, all se

seleccionan todos los comprobantes que terminen en 31. Seleccionar OK e
imprimir.
4. Enviar movimiento del da.
Para enviar el movimiento del da se sigue la ruta: Procesos/ Generales/

Exportar informacin/ Comprobante-Movimiento. All, escribir fecha (desde
hasta), borrar lo que dice numeracin y exportar.
MODULO INVENTARIOS"
Al movimiento del da se deben adjuntar los Catlogos, para lo cual se debe

seguir la ruta: Procesos/ Generales/ Exportar informacin/ Exportar catlogos/
Exportar.
Una vez generados los catlogos, enviar por correo electrnico al Auxiliar de
Agroinsumos de la Sede Principal, el archivo plano del movimiento del da, los
catlogos y el informe en PDF.
De esta forma se da por terminado el proceso de cierre fiscal diario.

MODULO INVENTARIOS"
DIAGRAMACIN
MODULO INVENTARIOS"
IV. COTIZACIN PARA CLIENTE.
Objetivo: Elaborar cotizacin para cliente.
Alcance: La elaboracin de cotizacin a clientes involucra al Administrador del

Agropunto.
Responsabilidades:
Administrador Agropunto:
o Elaborar cotizacin.
Resultados: Entregar cotizacin al cliente de los productos solicitados.
Desarrollo:
1. Ingresar datos.
En el Software POS, ingresar por la ruta: Movimientos/ Remisin cotizacin al

cliente. All, ingresar la fecha y el nmero de cdula del cliente. Continuar con
el numeral 2.
MODULO INVENTARIOS"
2. El cliente existe?
S el cliente existe en el sistema, al ingresar el nmero de cdula,

inmediatamente aparecern los dems datos del cliente. Si por el contrario se
tiene que crear el cliente, continuar con el numeral 3.
3. Crear cliente.
Como el nmero de cdula no est registrado en el sistema, aparecer un

mensaje en el cual se pregunta si se desea crear el cliente, para lo cual en el
mensaje se selecciona SI y se ingresa el Nombre completo, Direccin, Nmero
de celular y Municipio del cliente, una vez diligenciado, dar click en Grabar.
Continuar con el numeral 4.
4. Cotizar.
Para cotizar, se buscan los productos y se mira en la pantalla el saldo de

existencias. S el producto presenta saldo, seleccionarlo con Enter e ingresar
las cantidades solicitadas. Se buscan los dems productos que se solicitan de
igual forma.
MODULO INVENTARIOS"
5. Grabar.
Una vez se tengan todos los productos en la cotizacin pedidos por el cliente,
se hace click en la opcin Grabar.
6. Imprimir.
Para imprimir la cotizacin, ir a comprobantes y en el mdulo consignaciones,

seleccionar la opcin Imprimir. De esta forma se da por terminado el proceso
de elaboracin de cotizacin a clientes.
DIAGRAMACIN
MODULO INVENTARIOS"
V. TRASLADO DE MERCANCA ENTRE BODEGAS.
Objetivo: Trasladar mercanca entre bodegas.
Alcance: El traslado entre bodegas involucra al Administrador del Agropunto.
Responsabilidades:
o Exportar movimientos.
o Importar movimientos.
Resultados: Mercanca trasladada de una bodega a la otra.
Desarrollo:
1. Ingresar al POS.
Ingresar a Software POS y seguir la ruta: movimientos/inventarios/traslados

entre bodegas y se digitan los datos que solicita. Bodega origen y bodega
destino
MODULO INVENTARIOS"
2. Tipo de traslado.
Si el traslado se hace del Agropunto a otra bodega seguir con el numeral 3 de

lo contrario si el traslado se hace de una bodega al Agropunto seguir con el
numeral 6.
3. Traslado del Agropunto a otra bodega.
Este proceso se realiza cuando hay mercanca que necesita ser enviada del
Agropunto a otra bodega. Seguir con el numeral 4.
4. Exportar movimiento.
Para exportar el movimiento, seguir la ruta: Procesos/ Generales/ Exportar

informacin/ Comprobantes y movimiento. All, digitar periodo (desde y hasta),
numeracin (desde-hasta), dar click en Exportar, en el mensaje que aparece
seleccionar la opcin SI y Aceptar.
5. Enviar traslado y movimiento.
El archivo de traslado generado en PDF, enviarlo por correo electrnico a

quien solicit el traslado de mercanca al igual que el Movimiento en archivo
plano guardado en el Disco C/ Carpeta Planos.
De esta forma se da por terminado el proceso de Traslado de mercanca entre
bodegas.
6. Traslado de bodega al Agropunto.
Este proceso se realiza cuando se necesita recibir mercanca que proviene de

una bodega, ya sea de Ibagu o de otro municipio. Continuar con el numeral 7.
7. Importar movimientos.
Para importar los movimientos se ingresa al POS, se sigue la ruta procesos

generales/importar/comprobantes/movimientos/continuar, una vez all se elige
el archivo del traslado, se sobre escribe si ya existen los comprobantes, se
importa y se graba. De esta forma se da por terminado el proceso.
NOTA: Es importante comprobar saldos en el Kardex.

MODULO INVENTARIOS"
DIAGRAMACIN
MODULO INVENTARIOS"
VI. FACTURACIN.
Objetivo: Facturar ventas.
Alcance: La facturacin de ventas involucra al Cajero del Agropunto, utilizando las

herramientas informticas internas.
Responsabilidades:
Cajero:
o Facturar ventas.
o Guardar copia de Boucher.
o Entregar factura de venta al cliente.
Resultados: Productos vendidos facturados.
Desarrollo:
1. Ingresar al POS.
Ingresar al Software POS y seguir la ruta: Movimientos/ Punto de Venta POS/

Facturacin F9.
Cabe aclarar que facturacin solamente puede realizarse en el equipo de la
Caja. Continuar con el numeral 2.
MODULO INVENTARIOS"
2. Facturar.
En la ventana que aparece, oprimir F8 para buscar el artculo a facturar, se

selecciona/ Enter y se ingresan las cantidades. Digitar el nmero de cdula del
cliente. S el cliente no existe se debe crear.
3. Cul es la forma de pago?
Seleccionar la forma de pago:

S la forma de pago es en efectivo, continuar con el numeral 5.
S la forma de pago es con Tarjeta, continuar con el numeral 4.
4. Tarjeta.
S la forma de pago es con Tarjeta Cafetera Inteligente, continuar con el

numeral 5.
S la forma de pago es con Tarjeta de Crdito, continuar con el numeral 6.
S la forma de pago es con Tarjeta Dbito, continuar con el numeral 7.
MODULO INVENTARIOS"
5. Pago en efectivo.
Como el pago se realiza en efectivo, se digita el monto de dinero que entrega

el cliente para el pago, de esta forma aparece el valor de cambio para
regresarle al cliente. Se debe entregar la factura, el cambio y el producto.
Es indispensable que toda venta sea facturada. Continuar con el numeral 9.
6. Pago con Tarjeta Cafetera Inteligente.
Como el pago se realiza con Tarjeta Cafetera Inteligente, seleccionar esta

forma de pago y en el Datfono, verificar que el cliente tenga saldo disponible.
Si lo tiene, oprimir (2) Transferencia de banda a monedero (1) Venta, y se
genera el Boucher. Pedir al cliente que firme y entregarle una copia del mismo.
7. Pago con Tarjeta de Crdito.
Como el pago se realiza con tarjeta de crdito, seleccionar esta forma de pago
y en el datfono digitar los cuatro ltimos nmeros de la cdula del cliente,
digitar el nmero de cuotas y generar el Boucher. Pedir al cliente que firme y
entregarle una copia del mismo. Continuar con el numeral 9.
8. Pago con Tarjeta Dbito.
Como el pago se realiza con Tarjeta Dbito, seleccionar esta forma de pago y
en el datfono, pedirle al cliente que digite su contrasea y generar el Boucher.
Pedir al cliente que firme y entregarle una copia del mismo. Continuar con el
numeral 9.
9. Descuento.
Cuando se factura, y segn la cantidad vendida, el Administrador puede

considerar dar un descuento al cliente, para lo cual debe ir a la opcin
Descuento, all, el Administrador del Agropunto debe digitar la clave asignada
para el mismo y especificar el descuento a realizar. Continuar con el numeral
10.
10. Factura de venta.
Una vez facturada la compra, se imprime la factura de venta para entregarlo al

cliente. De esta forma se da por terminado el proceso de facturacin de ventas.
MODULO INVENTARIOS"
11. Anulacin.
En caso de error en el procedimiento, se procede a realizar la anulacin del
mismo, siguiendo la ruta: Comprobantes/Tipo de anulacin. En la nueva
ventana, se selecciona Anular y de ser necesario escribir anexo.
DIAGRAMACIN
MODULO INVENTARIOS"
VII CREACIN DE TERCEROS.
Objetivo: Crear terceros.
Alcance: La creacin de terceros involucra al Cajero del Agropunto, utilizando las

herramientas informticas internas, aunque tambin puede realizarlo el Auxiliar de
Ventas o el Administrador.
Responsabilidades:
Cajero:
o Crear tercero.
Resultados: Terceros creados.
Desarrollo:
1. Ingresar al POS.
Ingresar al POS y seguir la ruta: Terceros/Nuevo.

MODULO INVENTARIOS"
Diligenciar datos como nmero de cdula de ciudadana o NIT, clasificacin

(dependiendo si es cliente, empleado, asociado, etc.).
3. Grabar.
Una vez diligenciados los datos, dar click en la opcin Grabar. De esta forma
se da por terminado el proceso de creacin de terceros en el sistema POS.
DIAGRAMACIN
MODULO INVENTARIOS"
VIII CREACIN DE ARTCULOS NUEVOS.
Objetivo: Crear artculos nuevos
Alcance: La creacin de artculos involucra al Administrador del Agropunto,

utilizando las herramientas informticas internas.
Responsabilidades:
o Crear artculos.
Resultados: Artculos nuevos creados.
Desarrollo:
1. Ingresar al POS.
Ingresar al POS y seguir la ruta: Artculos/ Nuevo/ Referencia (Consecutivo).

MODULO INVENTARIOS"
Diligenciar datos del artculo como el nombre del artculo, lnea, marca, grupo,
subgrupo, tarifa IVA (si est exento o no). Seleccionar la opcin Actualizar
precios automticamente, se digita la rentabilidad a conseguir
3. Grabar.
Una vez diligenciados los datos, dar click en la opcin Grabar.
Para verificar que el artculo fue creado, presionar F8 y buscarlo.
De esta forma se da por terminado el proceso de creacin de terceros en el

sistema POS.
DIAGRAMACIN
MODULO INVENTARIOS"
VIV DEVOLUCIONES.
Objetivo: Realizar el procedimiento respectivo para la devolucin de

mercanca de acuerdo al tipo de devolucin.
Alcance: El procedimiento de devoluciones involucra al Administrador del

Agropunto, utilizando las herramientas informticas internas.
Responsable:
o Recibir y procesar las devoluciones de
mercanca por clientes, vencimiento o cambio.
Desarrollo:
1. Ingresar al POS.
Ingresar al POS y seguir la ruta: Movimientos/ Punto de ventas POS/

Devoluciones Pos F11.
MODULO INVENTARIOS"
1. Seleccionar el tipo de devolucin.
En Factura, seleccionar el tipo de Devolucin, dependiendo si es de mercanca

de Cliente continuar con el numeral 3 de lo contrario si es de Proveedor (por
vencimiento o por cambio) continuar con el numeral 4. Si es devolucin de
mercanca por traslado seguir con el numeral 8.
2. Devolucin Clientes.
S la devolucin de mercanca es de los clientes, digitar el nmero de cdula

del cliente que realiz la compra, seleccionar la forma de pago con que el
cliente compr. Realizar la devolucin de dinero o el cambio de la mercanca
segn corresponda. Dar click en Grabar. De esta forma se da por terminado el
proceso.
3. Devolucin Proveedores.
Estas devoluciones se realizan cuando el Agropunto entrega mercanca

vencida o que necesita cambio al proveedor. Seguir con el numeral 5.
4. Tipo de devolucin Proveedor.
Si la devolucin es por fecha de vencimiento seguir con el numeral 6 de lo

contrario si es por cambio de mercanca seguir con el numeral 7.
5. Devolucin por fecha de vencimiento.
S la devolucin es por Fecha de vencimiento, se debe tener un documento

soporte con la informacin de las fechas de vencimiento. Se alista la mercanca
y se enva al proveedor. De esta forma se da por terminado el proceso.
6. Devolucin por cambio.
Se alista la mercanca y se elabora un documento de salida, se enva la

mercanca al proveedor. Cuando los productos regresen al Agropunto se
realiza documento de ingreso. De esta forma se da por terminado el proceso.
7. Devolucin de mercanca por traslado.
Cuando se presenta una devolucin de mercanca por traslado se descarga el

correo electrnico y el archivo plano. Para importarlo al POS el traslado, se
sigue la ruta Procesos/generales/importar informacin/comprobantes-
MODULO INVENTARIOS"
movimiento/continuar, se selecciona la devolucin y se elige la opcin de

importar, seguido a esto el sistema muestra un mensaje en el cual se
selecciona SI, se graba y se da la opcin salir. De esta forma el producto
queda en el sistema del Agropunto y se da por terminado el proceso.
DIAGRAMACIN
MODULO INVENTARIOS"
VII. CONSULTA HISTRICA DE VENTAS A CLIENTES.
Objetivo: Consultar en el sistema las ventas que los clientes han realizado con
anterioridad, utilizando las herramientas informticas internas.
Alcance: La consulta histrica de ventas a clientes involucra al Administrador del

Agropunto y al cajero.
Responsabilidades:
Administrador del Agropunto:
o Consultar ventas en el sistema.
o Cajero Agropunto:
o Consultar ventas en el sistema.
Resultados: Informacin histrica de ventas a clientes.

Desarrollo:
1. Ingresar al sistema.
Cuando un cliente requiera conocer los productos que ha comprado en

anteriores ocaciones, se debe ingresar al Pos, y en la opcin Terceros se
oprime F8 y se digita la cdula del cliente. Seguir con el numera 2.
2. Consultar informacion.
Una vez en la pantalla en ingresa a la opcion resumen comercial seguido

por ventas, de esta forma se generar un listado con las ventas que el
cliente a realizado en anteriores ocaciones. En este archivo se puede
encontrar las formas de pago y el dia de la compra, al seleccionar una venta
se observa el nombre del articulo y la cantidad que fue adquirida. continuar
con el numeral 3.
MODULO INVENTARIOS"
3. Imprimir.
Si el cliente lo requiere se imprime la factura de la venta deseada,

ingresando a la ruta: Utilidades/ Generara pantalla comprobantes/ General/
Imprimir, se selecciona el tipo de impresin y se imprime. De esta forma se
da por terminado el proceso.
DIAGRAMACIN
MODULO INVENTARIOS"
INFORME VENTAS FERTILIZANTES
Objetivo: Generar el informe de las ventas de fertilizantes que han sido realizadas
en el Agropunto.
Alcance: El informe de ventas de fertilizante involucra al Administrador del

Agropunto.
Responsabilidades:
Administrador Agropunto.
o Ingresar al sistema.
o Imprimir informe.
Resultados: Informe de fertilizantes impreso.
Desarrollo:
1. Ventas de fertilizantes.
En el Agropunto se realizan ventas de fertilizantes de diferentes marcas y para

diferentes cultivos, pero especialmente para caf, stas ventas quedan
registradas en el sistema y debe generarse un informe de stas transacciones.
2. Ingreso al sistema.
Para generar el informe de ventas de fertilizantes se ingresa al software POS

por la ruta: Informes/ Ventas/ Examinar ventas por referencia. All, se ingresa el
periodo, desde y hasta donde se necesita el corte del informe, se sigue por
Filtros/ Opciones/ Referencia, y se digita el nombre del fertilizante que se
solicita, se escoge la opcin salir, seguido de Consultar. Continuar con el
numeral 3.
MODULO INVENTARIOS"
3. Imprimir informe.
Una vez generado el informe se proceda a la impresin si se requiere y de esta

forma se da por terminado el proceso.
MODULO INVENTARIOS"
DIAGRAMACIN
MODULO INVENTARIOS"
KARDEX
Objetivo: Consultar el movimiento de los productos.
Alcance: El uso del kardex involucra al Administrador del Agropunto.

Responsabilidades:
Administrador Agropunto.
o Ingresar al sistema.
o Manejo del Kardex.
Resultados: Informacin y control de mercanca.
Desarrollo:
1. Ingreso al sistema
Para revisar el kardex se debe ingresar al Software Pos, en la parte superior de

la pantalla seleccionar la opcin Kardex, seguido a esto, el sistema genera una
pantalla en la cual se debe ingresar la fecha de consulta. Seguir con el numeral
2.
2. Consulta de informacin.
Para buscar un determinado producto se ingresa por el botn REF se digita el
nmero de referencia y la opcin consultar. El sistema muestra una pantalla en
la que se puede apreciar los saldos de mercanca que se encuentra en
bodega, los costos de esa mercanca y los precios que poseen. En el Kardex
se lleva el movimiento que tiene un producto, las entradas y salidas, cada vez
que hay una venta se disminuye la cantidad automticamente.
MODULO INVENTARIOS"
DIAGRAMACIN
MODULO INVENTARIOS"
CARACTERIZACIN DEL SISTEMA
NOMBRE DEL SISTEMA: OBJETIVO:

SYSCAFE S.A. CONTROLAR EL INVENTARIO
PRIMERA FASE DEL SISTEMA: ULTIMA FASE DEL SISTEMA:
CREACIN Y ENVIO DE ORDEN DE CONSOLIDACIN DE LA INFORMACIN DE
COMPRA DESDE EL APLICATIVO SISTEMA DE INVENTARIOS DEL APLICATIVO
ENTRADAS AL COMPRAS DE MERCANCIA

SISTEMA DEVOLUCIONES EN VENTAS
a) Reunin del comit de compras
b) Orden de compra
c) Se ingresa al sistema la mercanca comprada (documento

PROCESOS fuente: factura de venta emitida por el proveedor)
REALIZADOS EN
EL SISTEMA d) Traslados y facturas
e) Cierre fiscal y exportacin del movimiento diario
f) Envo del archivo plano (Va Email)
g) importacin de archivos planos al servidor central.
a. Definicin de cantidad y tipo de mercanca a comprar
b. Pedido al proveedor
c. Actualizacin y Stock de inventarios

SALIDAS DEL
SISTEMA d. Distribucin de la mercanca a los dems puntos de la
compaa
e. Actualizacin cronolgica del SOFTWARE, terminacin de

actividades diarias
f. Alimentacin del sistema central
g. Consolidacin y actualizacin de costos del movimiento diario.
PROVEEDORES DEL CLIENTES DEL

MODULO INVENTARIOS"
SISTEMA COMPRA DEL PAQUETE SISTEMA

CONTABLE SYSCAFE
FELIX INGENIERA COMPAIA
S.A. CAFITOLIMA
MANTENIMIENTO Y
ACTUALIZACIN DEL
SOFTWARE.
REQUISITOS QUE DEBE CUMPLIR EL SISTEMA
PARA LOS CLIENTES: LEGALES Y REGLAMENTARIOS:
Que la compaa, corporacin, Manuales y procedimientos del

cooperativa este legalmente aplicativo.
constituida.
Permisos para poder trabajar
Mostrar liquidez suficiente para cubrir adecuadamente en el SOFTWARE.
la obligacin de la compra del
aplicativo.
Tener personal disponible para

capacitar en el manejo del
SOFTWARE.
Tener el tiempo disponible para asistir

a las capacitaciones que brinda los
proveedores.
Contar con equipos con la tecnologa

necesaria para el buen
funcionamiento del SOFTWARE.
INDICADORES MTODOS DE RECURSOS

DEL SEGUIMIENTO Y DEL
SISTEMA CONTROL SISTEMA
Pago total de la Herramienta del sistema Sistema de

compra del buscador de errores informacin
SOFTWARE. Seguimiento y vigilancia Tecnologa y personal
Nmero de licencias por parte del capacitado
adquiridas. administrador
MODULO INVENTARIOS"

CAFITOLIMA Sistema de Inventarios

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AUDITORIA CENTRADA EN RIESGOS PARA EL SOFTWARE "SYSCAFE,

AUDITORIA BASADAS EN RIESGOS

DUARTE BARRERA RICARDO ANDRS

ESPINOSA RODRIGUEZ NATALIA

PEA PEA STEFANNY ANDREA

TORRES OSPINA CARLOS ANDRS

AUDITORIA CENTRADA EN RIESGOS PARA EL SOFTWARE

EMPRESA: COOPERATIVA DE CAFICULTORES DEL TOLIMA LTDA

Cafitolima es una organizacin de economa solidaria, dedicada a la

Tiene como visin ser en el ao 2015 la Cooperativa de Caficultores lder del

La Cooperativa de Caficultores del Tolima, CAFITOLIMA, es un ente jurdico de

La Gestin Comercial Syscaf es la solucin ms sencilla, eficiente y completa,

Posee herramientas para el manejo contable, control de inventarios, tesorera,

Con el fin de tener un acceso controlado al sistema, el software gestin comercial

El sistema es suministrado a Cafitolima por la compaa FENIX INGENIERIA S.A.

Como polticas de inventario la compaa tiene establecido que las compras de

DESCRIPCIN DEL SOFTWARE

Objetivo: Elaborar orden de compra.

Alcance: La elaboracin de rdenes de compra involucra al Auxiliar de Ventas del

o Elaborar orden de compra.

Resultados: Orden de compra enviada.

Ingresar al Software POS e ingresar el usuario y contrasea correspondiente.

En orden de compra, diligenciar la siguiente informacin:

Se selecciona Buscar para buscar los artculos a ordenar, se ingresan las

3. Generar archivo plano.

Una vez elaborada la orden de compra, se debe ingresar en el POS a la ruta:

4. Enviar archivo plano.

II. INGRESO DE MERCANCA AL AGROPUNTO.

Objetivo: Ingresar al sistema mercanca que llega al almacn.

Alcance: El ingreso de mercanca al almacn involucra al Jefe y Auxiliar de

Jefe y Auxiliar de Bodega:

Resultados: Mercanca ingresada al sistema.

En el momento en que la mercanca llega al Agropunto, se procede a realizar

El Jefe y Auxiliar de bodega deben verificar que la mercanca que llegue al

4. INGRESAR FATURAS AL SOWFTWARE.

Para alimentar el sistema, se elabora ingreso o compra de mercanca , por la

5. Seguimiento de facturas proveedores.

Se hace un seguimiento en una carpeta llamada Seguimiento de Facturas

Una vez elaborada la relacin de la factura, se debe archivar la carpeta y de

III. CIERRE FISCAL DIARIO.

Objetivo: Hacer el cierre fiscal diario.

Alcance: El cierre fiscal diario involucra al Cajero del Agropunto.

Resultados: Movimiento del da enviado a la Sede Principal.

Ingresar al Software POS con el usuario y contrasea asignada.

2. Cierre jornada fiscal.

Despus de ello, ingresar a la ruta: Informes/ POS/ Informe diario de

Ingresar a Informe cierre POS y hacer click en tipos de comprobantes, all se

4. Enviar movimiento del da.

Para enviar el movimiento del da se sigue la ruta: Procesos/ Generales/

Al movimiento del da se deben adjuntar los Catlogos, para lo cual se debe

De esta forma se da por terminado el proceso de cierre fiscal diario.

IV. COTIZACIN PARA CLIENTE.

Objetivo: Elaborar cotizacin para cliente.

Alcance: La elaboracin de cotizacin a clientes involucra al Administrador del

Resultados: Entregar cotizacin al cliente de los productos solicitados.

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