i

Contedo

1. Conhecendo o Docflow ....................................................................... 9

1.1 Acessando o Docflow ........................................................................... 9
1.2 cones e Menus de Acesso ...................................................................13
2. Documento ......................................................................................17
2.1 O que um documento? ................................................................17
2.2 Criando um documento ..................................................................18
2.3 Preenchendo o documento..............................................................23
2.4 Editando a Minuta .........................................................................24
2.5 Assinantes ....................................................................................25
2.6 Destino Externo ............................................................................27
2.7 Destino Interno .............................................................................29
2.8 Anexos.........................................................................................30
2.9 Favoritos ......................................................................................31
2.10 Versionar ..................................................................................33
2.11 Referenciar ................................................................................34
2.12 Tramitar....................................................................................35
2.13 Cancelar um trmite ...................................................................38
2.14 Concluir a Minuta .......................................................................39
2.15 Assinar e cancelar a assinatura ....................................................39
2.16 Pesquisar um documento ............................................................40
3.1 O que um Processo .....................................................................51
3.2 Criando um Processo .....................................................................52
3.3 Editando a Capa do Processo ..........................................................53
3.4 Criando um Comentrio .................................................................53
3.5 Criar Documento ...........................................................................54
3.6 Visualizar Documento ....................................................................55
3.7 Favoritos ......................................................................................56
3.8 Situao .......................................................................................58
3.9 Finalizar .......................................................................................58
3.10 Documentos .........................................................................................60
3.10 Anexos .....................................................................................62
3.11 Referenciar ................................................................................63
3.12 Excluir .................................................................................................65
4. Lote ....................................................................................................99
4.1 Criando um Lote ...................................................................................99
4.2 Tramitando um Lote ............................................................................ 100
4.3 Desfazendo um Lote ............................................................................ 102
5. Opes do usurio .......................................................................... 103
5.1 Preferncias do Usurio ....................................................................... 103
5.2 Ausncia ............................................................................................ 105
5.3 Modelos Personalizados........................................................................ 106
Caro Usurio,

Seja bem-vindo ao treinamento de gerenciamento eletrnico de documentos

DocFlow.

Voc sabe o que um gerenciamento eletrnico de documentos?

O gerenciamento eletrnico de documentos fornece solues prticas para o
controle documental do empreendimento. A forma mais comum de utilizao deste
sistema atravs do acesso a internet ou por intranet, de forma a acessar verses
digitais de documentos relevantes.

A principal vantagem na utilizao de sistemas baseados no gerenciamento

eletrnico de documentos a otimizao do tempo na busca dos mesmos, alm
de economia em espao fsico destinado ao arquivamento e acesso.

Com a implantao de sistemas baseados em GED h economia em espao fsico

destinado ao arquivamento, pois o mesmo pode ser realocado. Esta soluo
tecnolgica aplicada atravs do Docflow.

Voc sabe o que o DocFlow?

O DocFlow um gerenciador eletrnico que lhe permite criar, editar, gerenciar e
armazenar documentos e processos de forma eletrnica e eficaz, tornando seu dia-
a-dia profissional mais fcil e funcional.

O objetivo deste Manual servir de guia a todos os usurios do DocFlow, tendo ou

no recebido o Treinamento realizado em sua empresa. Aqui voc encontrar
respostas rpidas para as principais dvidas que surgem durante os primeiros
contatos com o DocFlow e tambm representaes de casos prticos de
gerenciamento eletrnico de documentos, acelerando sua compreenso sobre o
produto, permitindo-lhe trabalhar de forma autnoma e eficiente.

Acompanhando as mudanas constantes do mundo atual, a DataEasy busca sempre

oferecer aos seus clientes atualizaes que permitam uma utilizao ainda mais
compreensiva de seu produto. Por isso, quaisquer sugestes e reclamaes acerca
desse material, favor encaminh-las suporte@dataeasy.com.br

4
Sobre a DataEasy

O DocFlow uma soluo tecnolgica criada pela DataEasy Consultoria e

Informtica.
A DataEasy uma empresa goiana estabelecida em 2004, que desenvolve e
proporciona aos seus clientes solues tecnolgicas que visam simplificar a gesto
documental e processual, agilizando o fluxo de trabalho e, dessa forma,
aumentando a produtividade das Organizaes que delas se beneficiam.
 Introduo

Vamos conhecer agora a estruturao da apostila de treinamento para o perfil

Usurio Padro do DocFlow.
Essa apostila foi elaborada para que voc conhea as principais funcionalidades do
DocFlow e entenda como ele pode lhe apoiar no trabalho.

Para isso, disponibilizamos uma srie de casos prticos onde sero apresentados
problemas comuns no dia a dia das empresas e como podemos solucion-los com o
uso do DocFlow.

Ao final da apostila voc conhecer:

As principais funcionalidades do DocFlow;
Quais os principais problemas da rea de Gerenciamento Eletrnico de
Documentos - GED;
Como o DocFlow pode ajudar a resolver estes problemas;
O papel do usurio padro na resoluo dos problemas;
Mdulo 1 - Gerenciamento Eletrnico de Documentos - GED

1. Gerenciamento Eletrnico de Documentos - GED

A intenso com esse mdulo e nivelar os conhecimentos dos usurios e familiarizar

os termos mais usados no software.

1.1 Conceitos fundamentais

O Gerenciamento Eletrnico de Documentos, conhecido tambm como GED,

aumenta a produtividade, qualidade e agilidade nos processos de trfego de
informaes e armazenamento de documentos digitais e eletrnicos em mdias de
alta capacidade. Este processo feito com a mais alta segurana e eficincia.

1.2 Principais nomes e verbetes utilizados

Os documentos eletrnicos so armazenados e recuperados a qualquer tempo, fcil

e rapidamente, para visualizao ou edio. Seguem abaixo alguns termos e
funes que ir encontrar ao longo da apostila sobre o sistema:

Arquivos
O sistema aceita os mais variados tipos de arquivos podendo ser imagens,
sons, textos, etc. Extenses como XLS, XLSX, DOC, DOCX, BMP, PPT, PPTX,
HTML e PDF so exemplos de arquivos que podem ser armazenados.

Indexao do contedo do documento

Os documentos com os seguintes formatos, que forem arquivados no GED,

tero seus contedos indexados, ou seja, todas as palavras presentes no
documento: Microsoft PowerPoint (PPT e PPTX), Microsoft Word (DOC e DOCX),
Microsoft Excel (XLS e XLSX), HTML (HTM/HTML), Text files (TXT), Microsoft
Visio (VSD, VSS, VST, VDX, VSX e VTX), RTF, XML e PDF (Acrobat).

Pesquisas E e OU
 Uma tela de pesquisa permite que documentos sejam recuperados,
visualizados e editados rapidamente, utilizando diversas palavras chaves em
combinaes OU ou E ou sem determinadas palavras.
Este recurso utilizado na pesquisa de palavras dentro dos documentos
anexados ou na pesquisa de quaisquer registros cadastrados no sistema,
tornando as buscas ainda mais fceis e prticas.

Armazenamento centralizado

Os documentos so automaticamente copiados para o servidor e

criptografados, podendo ser acessados somente por pessoas autorizadas.
Backups peridicos garantem a armazenagem total de todos os documentos.

Programas de origem
Os programas de origem so chamados automaticamente para edio ou
visualizao de documentos.

Envio automtico de e-mails

opcional o envio automtico de e-mails informando os documentos
inseridos e o resumo de seu contedo.

Classificao estruturada
Classificao estruturada dos documentos em diversos nveis. A quantidade
de nveis determinada pelo usurio. Os documentos so separados
automaticamente pela classificao indicada.

Natureza e tipo
Classificao dos documentos por natureza e tipo: administrativos,
financeiros, tcnicos, etc. As classificaes so configuradas pelo usurio.

Origem do documento
Origem do documento. Filial ou departamento, autores e revisores.
 Mdulo II - Conhecendo o Docflow

2.1 Acessando o Docflow

1- Acesse o programa Docflow

2- Insira seu nome de usurio
3- Digite sua senha.

Figura 1

IMPORTANTE!

Preencha os campos Usurio e Senha com os dados que foram fornecidos

pelo setor responsvel e clique em Entrar.

Se a senha for informada incorretamente por trs vezes seguidas, sua conta
ser bloqueada. Caso isso acontea, entre em contato com o responsvel pelo
sistema em sua empresa.
 Se voc realizar a autenticao atravs do login e senha da sua rede, o
sistema no bloquear sua senha. As alteraes de senha e o desbloqueio devem
ser feitas pelo administrador da rede.

Ateno!

O acesso ao Docflow feito atravs de uma senha padro do prprio sistema. Ao

fazer o primeiro login ele ir solicitar que a senha seja alterada.
As configuraes a seguir so feitas somente pelo Administrador:
- Outra opo a autenticao utilizando o mesmo usurio e login de rede.
- Para quem usa o certificado digital, tambm possvel autenticar-se atravs dos
dados do certificado.

Saiba mais!
Esqueceu sua senha?

A autenticao no docflow pode ocorrer por meio do prprio docflow ou via

autenticao com o ambiente de rede, podendo ser Active Directory ou LDAP.

Quando a autenticao for via Docflow, a manuteno ser atravs das tabelas de
cadastros do Docflow.

Sempre que um usurio esquecer uma senha ou por algum outro motivo precisar
alterar voc dever solicitar uma nova senha.
 Figura 2

Se a autenticao for via Active Directory ou LDAP opo no funcionar, pois o

Docflow ir utilizar o mesmo login e a mesma senha da rede para autenticao.
Caso seja essa sua situao contate o Administrador da Rede de sua Organizao.

Nos casos em que no feita a replicao do Active Directory, voc poder

recuperar sua senha atravs do Docflow.

Para iniciar a solicitao de recuperao da senha, clique em Esqueceu sua

senha?

Figura 3

Digite o nome do seu usurio, e depois clique em Enviar, como mostra a Figura 4:
 Figura 4

Um e-mail contendo as informaes solicitadas foi enviado para voc.

Figura 5

Aguarde alguns instantes e verifique sua caixa de e-mail, voc receber um e-mail
informando sua senha atual.

Figura 6

Digite o seu Usurio e Senha que foi recuperada.

 Figura 7

Ser necessrio alterar sua senha, digite sua nova senha e depois confirme, e
clique em Alterar.

Figura 8

2.2 Pgina inicial do sistema, seus cones e Menus de Acesso

A Figura 9 representa a pgina inicial do programa que ser descrita em detalhes

na sequncia:
 Figura 9

Tela Principal

Conforme tela acima, os itens sero descritos de acordo com a numerao da

imagem:

1- Abas de Navegao

Figura 10

As abas de navegao possuem diferentes opes de funcionalidades. Elas variam

de acordo com o perfil de acesso do usurio.

A tela acima representa um perfil de usurio comum, ou seja, possui acesso a

produo de documentos, processos e protocolo, disponibilizados na aba Principal.

Em Opes do Usurio voc poder atualizar seu perfil, criar modelos

personalizados e configurar ausncias.

2- Menu de Funcionalidades

So os menus de acesso s funcionalidades do Sistema.

Obs.: Esses itens sero descritos nos prximos tpicos.
 Figura 11

3- Links de Produo

Os Links de produo permitem que voc tenha acesso direto produo de

documentos e processos.

Figura 12

4- Caixas de Atalho

Figura 13

As caixas de atalhos oferecem acesso rpido na localizao de documentos e

processos.

Caixa de entrada - Aqui sero apresentados todos os novos

documentos e processos enviados para voc, para seu departamento
e os documentos enviados para seu conhecimento.
ltimas Consultas - Sero apresentados os 10
ltimos documentos e/ou processos que voc tenha consultado.
 Favoritos - Lista os 10 ltimos documentos e/ou processo que
voc selecionar como favorito.
Novos Comentrios - Listar os 10 ltimos comentrios feitos
em documentos e/ou processos que estejam em sua posse.

5- Mudana de departamento

Essa opo informa o nome do usurio e em qual departamento se encontra

logado.
Se voc estiver vinculado a mais de um departamento, aqui voc ter a opo de
alternar de departamento.

Figura 14

6- Botes de Atalho

Figura 15

So botes que facilitaro sua navegao pelo Sistema:

Retorna pgina de principal do Sistema.

Direciona para a tela de Configuraes do Usurio (Opes do Usurio).

Informaes sobre o produto, como: nmero da verso atual e data da

ltima atualizao.

Acesso ao Manual on-line do usurio.

Encerra a sesso. Importante! Antes de fechar o navegador clique neste

boto.
 Mdulo 3 - Documento

Os conceitos da ferramenta ficaram claros?

importante que esclarea todas as dvidas para que seu aproveitamento do
treinamento seja 100%!
A ferramenta de fundamental importncia para a sua empresa e facilitar seu
servio.
Qualquer dvida no pense duas vezes, pergunte logo ao gestor do treinamento.

3.1 O que um documento?

Como realizado este

Documento uma ou mais pginas de contedo com o processo em sua
objetivo de informar, solicitar, atestar, estabelecer uma empresa? O
documento uma
relao de direito, estabelecer normas, executar, etc. atividade frequente no
Geralmente possui uma ou mais assinaturas e, na maioria seu dia a dia?

das vezes, possuem validade legal.

So exemplos de documentos: ata, atestado, aviso, carta oficial, circular, contrato,
declarao, memorando, ofcio, procurao, entre tantos outros.

Dentro do Docflow um documento possui duas fases, so elas:

Minuta: Significa um rascunho inicial do documento. Por exemplo: quando

for redigir um contrato, primeiramente feito um tipo de rascunho com as
clusulas contratuais e apresentado para ambas as partes contratantes, e em caso
de mtuo acordo, redigido o contrato final a partir da MINUTA (RASCUNHO).

Concludo: quando o documento j sofreu as alteraes necessrias, ele

dever ser finalizado e numerado.
CASOS PRTICOS :

Vamos imaginar que voc precise criar um Memorando e enviar para o

departamento financeiro da empresa. Qual o procedimento para execuo
desse documento, sem utilizar o Docflow?
Primeiro voc localiza, seja na sua mquina, na rede
ou em outro lugar, o modelo padro de ofcio usado
pela empresa. Em seguida voc preenche o
documento e verifica qual foi o ltimo nmero
gerado pela unidade ou rgo.
O modelo de documento um arquivo do Word que
permite alterao a qualquer momento.
Quando o documento estiver concludo ele ser impresso, assinado e enviado para
o destinatrio.
Todo esse procedimento realizado sem que haja controle de tramitao enquanto
minuta, no existem registros de data de incio e fim da elaborao do documento.

Agora vamos criar esse documento no Docflow.

Voc dever acessar o Docflow, em seguida selecionar a funcionalidade de criar um
novo documento. Na tela de criao do documento voc ir escolher o modelo de
Oficio, ele j vai estar configurado de acordo com os padres da empresa. Preencha
e salve o formulrio, voc poder enviar o documento para outros departamentos
e/ou usurios e o sistema ir registrar toda a tramitao, assim voc ter condies
de identificar por onde e por quem o mesmo passou.
Caso esse documento necessite ser alterado, o usurio executor dessa ao poder
guardar uma verso do documento que ele ir alterar, permitindo assim, que os
demais usurios comparem as alteraes feitas no documento.
No h necessidade de imprimir o documento para assinar, a assinatura pode ser
feita eletronicamente utilizando o token (certificado digital) ou atravs da prpria
funcionalidade do sistema, que permite assinar o documento postando no local
indicado a assinatura associada ao perfil de acesso do usurio assinante.

Criando um documento
Quando precisamos criar um Documento em nosso dia a dia profissional o que
fazemos?

Vamos Lembrar passo a passo como elaborar um documento:

 1- Definimos o tipo de Documento que vamos criar (um ofcio, um memorando,
etc.)
2- Redigimos o Documento
3- Assinamos ou informamos quem dever assin-lo
4- Tramitamos esse Documento para o destinatrio, para que sejam tomadas
as devidas providncias.

Importante Saber!

O DocFlow no muda esta estrutura da

criao de um documento.

Com este sistema possvel ganhar tempo e aumentar a colaborao entre

funcionrios na elaborao deste Documento. Isso tudo de forma ordenada,
registrando por onde esse Documento passou, para garantir segurana durante sua
produo.

Vamos Praticar!

Veja o passo a passo da criao de um Documento.

Voc pode criar o documento atravs do link "Criar um Novo Documento".

Figura 16
Lembre se!

Outro caminho para criar um documento atravs do Menu de O seu gestor de

treinamento
Aes, Documento, Novo. est ao seu lado
sempre para lhe
auxiliar a todo o
momento caso
aparea
qualquer dvida.
 Figura 17

Aps solicitar a criao do documento o Sistema abrir a tela da Figura 18.

Figura 18

*Os itens assinalados com asterisco vermelho so de preenchimento obrigatrio.

1- Interessado: Neste campo deve ser informado o interessado ou beneficiado,

pode ser:

O prprio autor do Documento, caso esteja pleiteando algo em seu prprio

nome, ou de seu Departamento, Organizao, etc.
Qualquer outra pessoa ou Instituio de que se trata o Documento.

Figura 19

2- Assunto: Informe aqui apenas o assunto de que se trata o Documento ou

clique no link "Assuntos" (como assinalado na figura) para selecionar um Assunto
pr cadastrado pelo Administrador. Exemplo: Pagamento de Fornecedor.
 Figura 20

3- Modelo de Documento: o modelo de documento que voc ir trabalhar. Ele

estar formatado segundo as regras da organizao.

Figura 21

4- Modelo Personalizado: Este um modelo que poder ser personalizado por

voc. Usando como base um modelo padro, o sistema permite que voc
personalize informaes como o texto dentro do formulrio, assinante e
destinatrios. Esse ser um modelo particular, ou seja, somente voc ter acesso.
Para criar um modelo personalizado v at o Menu Opes do Usurio, Modelos
Personalizados. O passo a passo est no link correspondente.

Figura 22

5- Data do Documento: Esta uma data flexvel que voc poder definir para o
documento, seja atual, futura ou retroativa.
A data de criao do documento o sistema registra automaticamente e
no pode ser alterada.
 A data de concluso tambm registrada pelo sistema e no pode ser
alterada.

Figura 23

6- Notificar ao Concluir: Ao concluir a elaborao de um documento, todos os

envolvidos at o momento sero notificados por e-mail.

Figura 24

7- Classificao: Esse campo permite que voc informe qual a classificao do

documento de acordo com a tabela de temporalidade definida pela sua organizao.
A organizao pode optar por utilizar a tabela do Conarq* ou criar sua prpria
tabela.

Figura 25

8- Sigilo: Esse campo permite que voc escolha o grau de sigilo que dever ter o
documento. As credenciais de sigilo so atribudas ao seu perfil pelo administrador.
Voc poder criar e visualizar os documentos de acordo com as credenciais que
possuir.

Figura 26

9 Este o ltimo passo para a criao do documento, aps preencher as

informaes relativas ao documento clique em Salvar.

Caros alunos, finalizamos o primeiro passo que a insero dos dados do

documento, ficou alguma dvida?
Lembrese, de grande importncia que todo o treinamento fique bem claro para
voc. No deixe suas dvidas guardadas, esclarea todas!
*Se voc deseja maiores
informaes sobre o que um
plano de classificao. Acesse
o site abaixo.

http://www.conarq.arquivona
cional.gov.br/cgi/cgilua.exe/s
ys/start.htm?tpl=home
Vamos iniciar nosso segundo passo que o preenchimento do documento. Vamos
l!

3.2 Preenchendo o documento

Aps escolher o modelo do documento e preencher as informaes iniciais para

criao do mesmo no Sistema, ser aberta uma tela com as aes do documento.
Voc poder preencher as aes na ordem que desejar.
Para preencher o formulrio clique em Visualizar.

Figura 27

O modelo escolhido ser aberto (Word ou BrOffice), contemplando as formataes

padres utilizadas pelo rgo.
importante que saiba que algumas informaes como Data, Assunto, Interessado,
informaes sobre o assinante e destinos internos e externos podem se
alimentadas automaticamente pelo Sistema.
Os campos preenchidos automaticamente so definidos pelo administrador.
 Figura 28

O nmero do documento gerado automaticamente pelo sistema aps a concluso

do documento.

A sequncia de numerao do documento pode ser por departamento ou global, no

momento da criao do modelo padro o administrador define qual sequncia
dever ser seguida.

Para salvar o documento no Word clique no cone .

3.3 Editando a Minuta

Aps inserir as informaes iniciais do documento, o sistema apresentar os dados

da minuta para preenchimento.A opo Editar Dados permite alterar os dados
inseridos no momento da criao.

Caso alguma informao seja alterada, clique em Salvar.

Figura 29
Importante!

No possvel alterar o modelo de documento, caso seja necessrio a alterao,

dever ser criado um novo documento.

3.4 Assinantes

Voc sabe que um documento deve ser assinado para atestar sua validade, existem
alguns casos em que um documento no assinado, mas, em sua maioria ele deve
conter uma ou mais assinaturas. Lembre-se!

Na opo Assinantes devem ser escolhidos os usurios que iro assinar o

documento.

Figura 30

Aps clicar em Assinantes ser aberta a tela para preenchimento do(s)

usurio(s) assinante(s).
 Figura 31

1- Selecione a Organizao do assinante.

Figura 32

2- Selecionar a Unidade do assinante. Somente as unidades associadas

organizao escolhida estaro disponveis para seleo.

Figura 33

3- Selecione o nome do Assinante. Somente usurios vinculados ao

departamento escolhido e com perfil de assinante sero listados. Usurio
com perfil de assinante aquele que possui uma assinatura associada ao
seu perfil.

Figura 34

4- Marcando a opo notificar quando assinado, assim que o documento for

assinado, o Sistema se encarregar de enviar um e-mail para os usurios
que participaram da tramitao at o momento da assinatura.
 Figura 35

5. A imagem da assinatura apresentada em uma tabela definida no modelo de

documento. Caso seja necessrio que o local da assinatura aparea em branco,
desmarque essa opo.

Figura 36

6. Marcador: Indica a quantidade de assinantes. Para cada marcador dever ser

associado um assinante.
No permitido associar o mesmo usurio mais de uma vez ao mesmo documento.

Figura 37

7. Selecionada todas as informaes do assinante, clique em Adicionar

Assinante.

Figura 38

3.5 Destino Externo

Voc sabe o que um destino externo?

O Destino Externo aquele destinatrio que no usurio do sistema. Pode ser um
parceiro, um fornecedor, etc.

Um modelo de documento comporta apenas um tipo de destinao, ou seja, destino

Interno (usurios do sistema) ou destino externo.

O tipo de destino definido nas configuraes do modelo, funo exercida pelo

administrador.
Assim que o documento concludo o sistema verifica os destinatrios
selecionados. Quando h um destinatrio externo informado, o sistema se
encarrega de enviar o documento em formato PDF para o e-mail definido.
Os destinatrios externos so cadastros pelo Administrador.

Figura 39

Clique em Destino Externo para selecionar um destinatrio para o documento.

1- Voc poder realizar uma busca pelo Destinatrio, basta informar um nome e
clicar no boto Pesquisar.

2- Clique em Mostrar Todos para visualizar todos os destinatrios cadastrados.

3- Neste quadro sero apresentados todos os Destinatrios cadastrados ou

pesquisados, para selecionar clique em um dos nomes.

4- Considerando que o documento poder ser impresso e enviado fisicamente ao

seu destinatrio, o sistema dispe da informao Modo de Envio. Este registro
apenas informativo.

Depois de todos os dados selecionados clique em Adicionar Destino.

Os dados selecionados sero listados na Figura 40 dos campos disponveis para

seleo. Na tela voc pode observar a localizao de cada item citado acima:
 Figura 40

3.6 Destino Interno

Os Destinatrios Internos so os demais usurios do Sistema. Ao concluir um

documento o sistema se encarregar de tramitar automaticamente o documento
para o destino interno informado.

1- Selecione a Organizao do destinatrio.

2- Selecione a Unidade do destinatrio.

Lembre-se!
Somente as unidades da organizao escolhida sero listadas.

3- Destinatrio ser o surio que dever receber o documento.

4- Marcando a opo Somente Leitura, ao receber o documento, o destinatrio
ter acesso ao mesmo em forma de leitura, ou seja, no conseguir realizar
nenhuma ao.
5- Notificar o destinatrio no Envio do documento.
6- Voc ser notificado quando o destinatrio Receber o documento.
7- Excluir o registro da lista de destinatrios.

Como mostra a Figura 41.

 Figura 41

3.7 Anexos

Voc sabe o que so os anexos? Vamos relembrar rapidamente o conceito:

Anexos so os documentos externos que podero complementar o documento.

Para anexar um documento voc deve, inicialmente, clicar na opo de Anexos no

canto esquerdo da tela.

Em seguida o sistema ir abrir a tela de incluso, como ilustrado a Figura 42.

Figura 42
 1- Descrio: Informe o nome do anexo. Lembre-se que esse o nome de
identificao do seu anexo.
2- Clique em Procurar para buscar o(s) anexo(s) na sua mquina.
3- Clique em Carregar para adicionar o anexo.
4- Clique em Limpar Todos para remover todos os anexos carregados.
5- Clique em Excluir para remover um anexo especfico.

Veja Figura 43.

Figura 43

3.8 Favoritos

Voc poder adicionar os documentos pasta Favoritos que fica na tela principal
do sistema.

Essa opo permite que voc tenha acesso rpido aos documentos que estiverem
em sua posse ou at mesmo aqueles que tenham sado da sua caixa.

Para adicionar um documento pasta favoritos basta clicar em Adicionar aos

Favoritos.
 Figura 44

A Figura 45 representa a lista de documentos e processos adicionados aos

Favoritos. Para retirar da lista clique no cone da listagem.

Figura 45

Outra opo para retirar o documento da caixa de favoritos, clicando em

Remover dos Favoritos nas aes do documento.

Figura 46
3.9 Versionar

Sempre que uma minuta precisar ser alterada voc poder criar uma verso do
documento antes de alter-la. Para gerar uma verso do documento clique em
Versionar.

Figura 47

Voc dever confirmar o versionamento.

Figura 48

Lembre-se!

1) No h limites para criao de verses;

2) Ser gerado um versionamento somente quando o documento j tiver sido
tramitado;
3) Caso voc crie um documento e em seguida tente version-lo sem que o
mesmo tenha sado da sua posse, no ser possvel, pois alm de voc,
ningum tomou conhecimento das informaes e, sendo assim, no se faz
necessrio gerar um histrico de alteraes.
As verses geradas sero apresentadas informando o nome do usurio que criou o
documento, o nome de quem gerou a verso e a data em que o documento foi
versionado, como mostra Figura 49.

Figura 49

3.10 Referenciar

No documento que est sendo criado podero ser referenciados outros documentos
do sistema e estes podem ou no ter seus tramites independentes.

Figura 50

Ao clicar na opo Referenciar sero listados os documentos do seu

departamento, incluindo os que esto em sua posse.
 Figura 51

1- Selecione entre Documento ou Processo para realizar a busca.

2- Clique no cone para adicionar o documento ou processo.

Voc poder referenciar qualquer documento da lista.

3- Desmarcando a opo Trmite livre, o documento referenciado s

tramitar junto ao referenciador (principal).
Somente os documentos que voc estiver de posse podero ter seus tramites
associados ao documento principal.

Para os documentos referenciados, que tiverem seus trmites vinculados ao

documento principal, ser registrado um histrico dessa ao.

Figura 52

3.11 Tramitar

Como ocorre uma tramitao?

Uma tramitao pode ocorrer entre rgos, departamentos, pessoas ou entre
pessoas de um mesmo departamento.

Para tramitar um documento preciso estar de posse do mesmo.

Clique em Tramitar.

Figura 53

Em seguida ser aberta uma tela permitindo que voc preencha os dados do
trmite.
 Figura 54

1- Selecione a Organizao para onde deseja enviar o documento. Se apenas uma

organizao estiver cadastrada esse campo aparecer inabilitado, ou seja, no ser
necessrio selecionar a organizao.
Se voc no for um usurio Responsvel pela tramitao esse campo tambm
aparecer inabilitado.

2- Aps selecionar a organizao o sistema listar as Unidades vinculadas

organizao escolhida.

3- Selecione o Usurio que dever receber o documento.

4- Voc poder definir um Prazo para receber o documento. Se o destinatrio

no receber o documento at a data estabelecida, o sistema enviar um e-mail a
ele notificando sobre o atraso no recebimento.

5- Selecionando a opo de notificao "Envio", o destinatrio receber um e-mail

do sistema notificando sobre o envio do documento.
A notificao de Recebimento notificar voc por e-mail assim que o destinatrio
receber o documento no Sistema.
6- Escolha a prioridade para o recebimento Baixa, Normal ou Alta, assim, o
destinatrio visualizar logo a prioridade para recebimento.

7- Selecionando a opo Gerar Guia de Tramitao, o Sistema ir gerar uma guia

para impresso para acompanhar o processo fsico. Na guia constar algumas
informaes como Origem, Destino, Data e Hora, e Usurio Gerador.

8- O campo Trmite livre para que voc informe o texto que desejar.
Complementando as informaes do documento ou informando os procedimentos a
serem tomados, por exemplo.

9- Depois de preencher as informaes, clique em Tramitar.

3.12 Cancelar um trmite

Atravs da caixa de sada voc localiza os documentos enviados.

Para cancelar um trmite preciso que o documento no tenha sido recebido pelo
destino para o qual foi encaminhado.

Figura 55

Clique em Cancelar Trmite.

Figura 56

Aps o cancelamento do trmite voc ser novamente o detentor do documento,

podendo realizar alteraes ou at mesmo realizar um novo trmite.
3.13 Concluir a Minuta

Um documento, para ter validade, deve ser assinado, numerado e concludo.

Aps assinado, o documento poder ser concludo, ou seja, deixar de ser uma
minuta.

Para isso clique na ao Concluir.

Figura 57

Lembre-se!

Caso haja mais de um assinante, todos devero assinar para que o documento
possa ser concludo.

3.14 Assinar e cancelar a assinatura

Para assinar o documento preciso ter preenchido a aba Assinantes.

Se voc estiver delegado como assinante, o sistema disponibilizar a opo
"Assinar".

Figura 58

Se o documento estiver assinado e no concludo voc poder cancelar a

assinatura.
Para cancelar a assinatura necessrio que o usurio delegado como assinante
esteja de posse do documento.
Ao cancelar a(s) assinatura(s) a minuta poder sofrer alteraes.

Para cancelar uma assinatura clique na ao Cancelar Assinatura.

 Figura 59

Caso o documento tenha mais de uma assinatura ele s poder ser alterado depois
de todas as assinaturas canceladas.
Os cancelamentos devem ser feitos pelos respectivos assinantes.

3.15 Pesquisar um documento

CASOS PRTICOS :

Para localizar um documento e/ou processo

dentro da sua organizao o que voc faz?
Normalmente os documentos ficam nas mesas e
esse o primeiro lugar onde procuramos, quando
no encontramos ligamos para um colega para
tentar localizar o mesmo, ou recorremos ao
caderno de protocolo onde so registrados os envios e recebimentos.
Devemos considerar o tempo desprendido na busca, assim como, a frustrao de
no encontrar a informao desejada. Em alguns casos precisamos, tambm,
buscar por informaes que esto arquivadas.

No Docflow a busca simplificada, podendo ser realizada por meio de metadados

que se assemelham ao cadastro, por exemplo, voc precisa buscar um documento,
mas no lembra o assunto, sabe-se apenas que ele um memorando criado no dia
29/01/2032, precisa localizar um processo mas no lembra quando o mesmo foi
criado, mas sabe-se que o interessado a Secretaria da Fazenda. As pesquisas so
coordenadas de acordo com a necessidade da informao que deseja encontrar. O
usurio poder tambm, salvar os filtros e utiliz-los sempre que precisar.
Os documentos e processos so disponibilizados em buscas separadas, visando
diferenciar de forma organizada as informaes disponveis.

Voc poder pesquisar por um documento a qualquer momento, mas vale lembrar
as regras de visualizao:
 O documento deve ter sido criado por voc ou por algum membro do seu
departamento;
Um documento criado em outro departamento ou rgo deve ter passado
por voc ou pelo seu departamento.

Para facilitar sua busca, o sistema dispe de vrios status que compem o
documento. No menu documentos clique em Pesquisar.

Figura 60

Agora, selecione o filtro que deseja buscar os documentos.

Figura 61
 1- Minutas em Meu Poder - Lista todas as minutas que esto em sua posse.

2- Documento em Meu Poder - Sero listados todos os documentos que

estiverem com voc, sejam eles minutas ou documentos concludos.

3- Documentos da Unidade - Todos os documentos que estiverem na

unidade sero listados, mesmo aqueles que no estejam com voc. Se o
documento foi enviado para a unidade e voc for um usurio responsvel
pela tramitao, voc poder receb-lo e ele passar para sua posse, os
demais membros da unidade continuaro visualizando esse documento
como sendo pertencente unidade.

4- Documentos para Conhecimento - Apenas documentos enviados

diretamente como cpia para voc sero apresentados.

5- Finalizados Documentos do seu departamento sero visualizados nesta

opo de busca.
Um documento criado por voc ou pelo departamento e finalizado por outra
unidade no ser listado nesta pesquisa.

Importante!
Para refinar a busca voc poder optar por informar dados do documento que
deseja encontrar utilizando as opes de filtro.
Clicando na lupa o sistema abrir uma tela contendo todas as opes de filtros,
assim voc poder realizar buscas mais precisas evitando um montante indesejado
de documentos.
As opes de filtros demonstradas na Figura 62 esto disponveis em qualquer
pesquisa.
 Figura 62

No canto esquerdo da tela voc poder gerar relatrios das informaes filtradas
nos formatos PDF e XLS (Excel).

3.16 Configurando o Microsoft Word

Vamos iniciar o preenchimento dos formulrios, mas primeiro preciso que voc
saiba qual a verso do seu editor de texto.

Caso no saiba verificar, solicite auxlio ao suporte tcnico de sua empresa.

3.16.1 Para verses do Office 2007

A primeira configurao a ser feita habilitar as macros do editor, siga as

instrues:

Clique no Boto do Microsoft Office

 Figura 63

Em seguida clique em "Opes do Word" e ser apresentado uma tela como mostra
a Figura 64.

Figura 64
 1- Escolha a opo "Central de Confiabilidade".

2- direita da tela clique em "Configuraes da Central de

Confiabilidade".

Conforme representado na Figura 65, uma nova tela ser aberta.

Figura 65

Escolha uma das opes de Configuraes de Macro, as configuraes

disponveis sero apresentas direita.

1- Desabilitar todas as macros sem notificao

Todas as macros existentes nos documentos e alertas de segurana sobre

macros sero desabilitadas.

2- Desabilitar todas as macros com notificao

Esta a configurao padro. Utilizando esta configurao voc poder decidir

quando habilitar essas macros individualmente.
 Usando est configurao voc dever habilitar as macros sempre que o
editor de texto for aberto pelo Docflow.
Para habilitar clique em Opes, conforme representado a Figura 66.

Figura 66

Em seguida selecione "Habilitar este contedo", e clique em OK.

Figura 67

3- Desabilitar todas as macros, exceto as digitalmente assinadas

Esta configurao igual opo Desabilitar todas as macros com notificao. A

nica diferena que, se a macro for assinada digitalmente por um editor, ela
poder ser executada se voc confiar no editor, caso contrrio, voc ser
notificado. Portanto, voc pode optar entre habilitar essas macros assinadas ou
confiar no editor. Todas as macros no assinadas so desabilitadas sem notificao.

4- Habilitar todas as macros

Esta opo permite a execuo de todas as macros automaticamente.

Importante!

Indicamos que para a configurao do Docflow voc deve Desabilitar todas as

macros com notificao ou Habilitar todas as macros.

3.16.2 Para verses do Office 2010

Para configurar as macros no Office 2010:

1- Clique em Arquivo
2- Logo depois em Opes.

Figura 68

A tela da Figura 69 ser aberta, clique em Central de Confiabilidade, direita

clique em Configuraes de Central de Confiabilidade.
 Figura 69

Escolha a opo Configuraes de Macro, as configuraes disponveis sero

apresentas a direita.

Figura 70

1- Desabilitar todas as macros sem notificao

Todas as macros existentes nos documentos e alertas de segurana sobre macros

sero desabilitadas.
2- Desabilitar todas as macros com notificao

Esta a configurao padro. Utilizando esta configurao voc poder decidir

quando habilitar essas macros individualmente.
Usando est configurao voc dever habilitar as macros sempre que o editor de
texto for aberto pelo Docflow.
Para habilitar clique em Opes, conforme representado na Figura 71.

Figura 71

Em seguida selecione "Habilitar este contedo" e clique em OK.

Figura 72

3- Desabilitar todas as macros, exceto as digitalmente assinadas

Esta configurao igual opo Desabilitar todas as macros com notificao. A

nica diferena que, se a macro for assinada digitalmente por um editor confivel,
voc poder execut-la, caso contrrio, voc ser notificado. Portanto, voc pode
optar entre habilitar essas macros assinadas ou confiar no editor. Todas as macros
no assinadas so desabilitadas sem notificao.

4- Habilitar todas as macros

Esta opo permite a execuo de todas as macros automaticamente.

A configurao indicada para o Docflow Desabilitar todas as macros com

notificao ou Habilitar todas as macros.
 Mdulo 4 Processo

Vamos iniciar agora o sistema de processo.

Mas, lembre-se! Se voc est com alguma dvida, tire todas antes de avanar no
processo de aprendizagem.

4.1 O que um Processo

Processo um conjunto de documentos que tramitam juntos at atingir seu

objetivo ou uma possvel deciso final.

O processo identificado por uma capa. Essa capa uma folha redigida, impressa e
colada em um volume (aqui representado na cor laranja).

Na capa encontram-se suas principais informaes: sua origem, seus interessados,

seu nmero de identificao, o volume (caso o processo seja muito grande e de
muitas folhas, pode ser dividido em mais pastas, as quais nomeamos de volume),
enfim, informaes que sejam teis para sua identificao e sua tramitao.

CASOS PRTICOS :
CONVERTENDO UM DOCUMENTO EM PROCESSO
Em determinadas situaes se faz necessrio
que um documento seja convertido em
processo, em outras palavras, a partir de um
documento ser originado um processo.
No mundo fsico como feito?
Em grande parte das organizaes o documento remetido ao protocolo para que
crie a capa do processo, gerando um nmero para o mesmo e carimbando o
documento para indicar que ele agora faz parte do processo.

No Docflow toda essa etapa pode ser otimizada, sabe como?

O usurio poder criar um processo e ele automaticamente ser numerado.

No necessrio solicitar que o protocolo crie um processo, o Docflow permite que
voc crie um processo, o qual automaticamente numerado. Voc tambm poder
inserir documentos que vierem a fazer parte do corpo documental do mesmo.

4.2 Criando um Processo

O Processo pode nascer a partir de um Documento j existente ou ser iniciado a

partir da criao de uma capa e em seguida associadas s informaes e
documentos complementares.
Para criar um Processo a partir do Menu de Funcionalidades, clique na aba
Processo em seguida Criar Processo.

Outro caminho clicando no atalho que fica esquerda da tela principal.

Voc ser direcionado para a tela de criao do Processo. Preencha os
campos conforme as orientaes a seguir:

Figura 73

1- Tipo de Processo: Selecione o tipo de Processo que deseja criar. Esses

tipos foram previamente cadastrados pelo Administrador do Sistema de seu
rgo.

2- Interessado: Preencher o Nome do Interessado. Interessado de quem se

trata o Processo, ou seja, aquele que tem interesse no objetivo que esse
Processo almeja. O Interessado pode ser algum ou alguma Instituio ou
Unidade que vai receber um pagamento ou outro benefcio, algum que vai
viajar, algum ou alguma Instituio ou Unidade que fez um pedido ou
prestou uma informao, entre outros.
 3- Preencher aqui um resumo do Assunto de que se trata o Processo

4- Escreva quaisquer observaes relevantes referentes ao Processo que est

sendo iniciado. Esse campo no de preenchimento obrigatrio.

5- Sigilo: Caso sua Organizao adote a poltica de nveis de sigilo para

restringir o acesso a determinados Documentos e Processos, selecione aqui
o sigilo a ser cumprido por esse processo.

Preenchidos todos os campos, clique em Salvar.

4.3 Editando a Capa do Processo

Aps preencher as informaes da capa do processo, o sistema apresentar as

outras opes de preenchimento.
A opo Editar Capa permite alterar os dados inseridos no momento da criao.
Caso alguma informao seja alterada, clique em Salvar.

Figura 74

4.4 Criando um Comentrio

Um comentrio uma informao complementar. Voc poder incluir um

comentrio no processo a qualquer momento.

Clique em Criar Comentrio.

 Figura 75

Um comentrio pode ser privado, ou seja, ele estar disponvel apenas para o
usurio que tiver permisso. Caso o comentrio no seja privado ser
disponibilizado para todos os usurios que tenham acesso ao processo.

Para incluir um comentrio privado clique em Privado. Em seguida selecione o

rgo, departamento e o(s) usurio(s) que tero acesso ao comentrio.

Para incluir clique no cone .

4.5 Criar Documento

Considerando que um processo possui um conjunto documental, voc poder criar

um documento do Sistema e o mesmo estar automaticamente vinculado ao
processo.

Clique em Criar Documento.

 Figura 76

Em seguida a tela da Figura 77 ser aberta. Voc dever escolher entre elaborar
um documento (tpico Documento) ou protocolar.

Figura 77

O documento criado a partir do processo no poder ser desvinculado do

processo, aps sua concluso s tramitar junto com o processo.

4.6 Visualizar Documento

Os documentos do Sistema (modelo padro), associados ao processo aps

concludos, podem ser visualizados em um nico arquivo.
Ao clicar em Visualizar Documentos, o sistema listar todos os documentos
concludos criados dentro do sistema que estiverem associados ao processo,
lembrando que os anexos no sero relacionados.
 Figura 78

Clicando na ao Visualizar ser gerado um arquivo em pdf contendo todos os

documentos da lista.

Para remover um documento da lista clique no cone .

Figura 79

4.7 Favoritos

Assim como os documentos, os processos tambm podem ser Adicionados aos

Favoritos com o objetivo de localizao rpida das informaes.
Clicando em Adicionar aos Favoritos, o processo ser listado na pasta Favoritos
na tela principal do Sistema.
 Figura 80

A tela da Figura 81 representa a lista de documentos e processos adicionados aos

Favoritos. Para retirar um documento e/ou processo da lista clique no cone na

listagem.

Figura 81

Outra opo de retirada da lista de favoritos atravs da opo Remover dos

Favoritos, dentro do processo.

Figura 82
4.8 Situao

A situao, como o prprio nome j diz, representa a atual situao do processo

que ir variar de acordo com andamento do mesmo.
As possveis situaes so cadastradas pelo administrador.

Clique na ao Situao.

Figura 83

Ser aberta um caixa de opes, selecione a mais adequada para a atual situao
do processo.

Figura 84

Selecione e clique em Salvar.

Uma situao pode ser alterada a qualquer momento, desde que o usurio esteja
de posse do processo.

4.9 Finalizar

Finalizar um processo significa retira-lo do trmite, isso dever acontecer quando o

mesmo j tiver cumprido sua fase corrente.
Um processo no possui fase de concluso como no documento.
A finalizao funciona como um repositrio onde voc guarda os Processos que
foram solucionados e no podem ser excludos.

Figura 85

Os processos finalizados sero armazenados em Processos Finalizados.

Todos os processos finalizados por voc ou pelo seu departamento constaro em
uma listagem.
Para localiz-los, na aba processos, clique em Pesquisar.

Figura 86

E depois, clique em Finalizado.

 Figura 87

O Sistema ir listar todos os processos finalizados por voc ou pelo seu

departamento.

4.10 Documentos

A opo de documentos permite que voc associe ao processo documentos j

criados.
Podero ser associados ao processo somente os documentos que voc estiver de
posse, sejam eles concludos ou em elaborao.

Clique em Documentos para abrir a tela que permitir buscar pelos documentos.
 Figura 88

Voc poder informar o nmero do documento e/ou assunto para realizar uma
busca.

Se preferir clique no boto Pesquisar, sem preencher nenhuma opo do filtro,

para que o sistema retorne todos os documentos que voc estiver de posse.

Clique no cone para realizar a associao do documento ao processo.

Os documentos associados sero listados abaixo dos documentos disponveis para
associao.

Voc poder alterar a ordem de visualizao dos documentos associados no

processo, basta selecionar, na coluna Mover, a caixa e mover o(s)

documento(s) usando a(s) seta(s) .

Para remover um documento da lista clique no cone .

4.11 Anexos

Anexos so documentos que no foram criados no sistema, mas faro parte do

conjunto documental do processo.
Podem ser associados ao processo qualquer tipo de anexo: arquivos textos, vdeos,
imagens, etc (no h restrio de extenses).

Obs. preciso estar atento ao tipo de extenso do arquivo, pois para abr-lo
preciso que a mquina que est acessando esse arquivo tenha as ferramentas que
permitam abrir e visualizar o contedo.

Figura 89

Clicando na ao Anexos ser aberta uma tela para criao da pasta anexo.
A pasta um organizador de anexos.

Figura 90

Informe um nome para a pasta e clique em Incluir.

Ser criada uma pasta permitindo que voc insira arquivos dentro dela.
 Figura 91

Clicando no cone o sistema permitir que insira arquivos dentro da pasta.

Figura 92

Informe a descrio do arquivo que constar dentro da pasta e no boto

Procurar.
Selecione o arquivo e clique em Carregar.

Em seguida clique na pasta para visualizar o contedo armazenado dentro dela.

Figura 93

4.12 Referenciar

Um processo pode fazer referncia a um documento ou outro processo do sistema.

As referncias no limitam as tramitaes dos documentos e processos
referenciados, sendo assim, eles continuaro com seus trmites livres.
Clique em Referenciar para buscar documentos e processos.

Figura 94

Selecione o tipo a ser pesquisado: Documento ou Processo.

Informe o nmero ou assunto para filtrar as informaes (opcional).
Para listar todos os documentos e processos da unidade, clique no boto
Pesquisar sem preencher as opes de filtro.

Figura 95

Clique no cone para fazer a referncia.

Para retirar um documento ou processo da lista clique no cone .

4.13 Excluir

Ao excluir um processo ele ser removido totalmente da base de dados, ou seja,

no haver como recuper-lo. Sendo assim, importante tomar cuidado com as
remoes.
Somente usurios que possurem em seu perfil a opo de excluir podero realizar
essa ao.

Figura 96

Ao clicar em Excluir o sistema solicitar a confirmao da ao.

Figura 97

No prximo tpico vamos abordar sobre uma outra maneira de realizar o mesmo
passo a passo anterior.
Lembre-se, voc pode realizar somente de uma maneira.

4.14 Solicitao de Autuao

Voc sabe o que uma solicitao de autuao?

Uma solicitao de autuao criada quando se fizer necessrio abrir um novo
processo.
Para criar uma solicitao de autuao necessrio um documento, seja ele
original ou cpia.

Lembre-se!

As minutas no podero ser usadas para gerao de processos.

A solicitao de atuao de processo pode ser gerada atravs do documento que

dar incio ao processo, faa o passo a passo a seguir:

1- Localize o documento
2- Clique na ao Criar Solicitao.

Figura 98

Importante!
Ao clicar em criar solicitao, voc ser direcionado para a tela de preenchimento
dos dados da solicitao. Os campos Tipo, Assunto e Interessado sero preenchidos
automaticamente com as informaes do documento. Este documento representa a
justificativa da abertura do projeto.

3- Selecione o campo Protocolo Destino

Lembre-se!

O campo Protocolo Destino representa a unidade que ir receber e atender sua

solicitao. A tela a seguir ilustra este passo a passo.
 Figura 99

4- Clique em Salvar. Ser apresentada uma nova tela contemplando o nmero

da solicitao.

Figura 100

Veja! Novas aes sero contempladas no quadro de aes.

Figura 101
Editar permite editar a solicitao.
Visualizar permite visualizar o modelo da solicitao criada.
Documento principal acesso ao documento que dar origem ao processo.
Enviar ao protocolo confirmada essa ao a solicitao ser enviada ao
protocolo de destino juntamente com o documento principal.
Excluir essa ao exclui definitivamente a solicitao.
Retornar retorna a tela principal do sistema.
Voc tambm pode criar uma solicitao de autuao a partir do Menu
Solicitaes, Nova, esse menu se encontra na tela principal do sistema.

Figura 102

Ao selecionar a opo Nova, ser aberta uma tela para preenchimento das
informaes, so elas:

Figura 103

Tipo: escolha o tipo de solicitao a ser criado.

Assunto: descreva o assunto da solicitao
Interessado: informe o interessado da solicitao.
Protocolo destino: selecione o protocolo que dever receber a solicitao.
Como esse exemplo, trata-se de uma solicitao de autuao, o prximo passo
inserir o documento principal que dever ser associado ao processo.
 Figura 104

1- Clique em pesquisar para que o sistema liste os documentos que voc

estiver de posse e que ainda no estejam associados a nenhum outro
processo.

2- Clique no cone para adicionar o documento solicitao.

Importante!

Algumas regras que devem ser consideradas:

- Usurios de qualquer unidade podero criar uma solicitao de autuao, exceto
usurios lotados em unidades que representam protocolo.
- As solicitaes de autuao devero ser encaminhadas para unidade de protocolo
para que o protocolista (o responsvel), tenha como opo, devolver a solicitao
para o criador para que seja feita alguma correo que ele julgar necessria.

4.15 Abertura e Encerramento de Volume

Um volume encerrado sempre que a quantidade de folhas atingirem o limite

estabelecido nas configuraes. Sempre que um novo documento for associado ao
processo, o sistema verifica a quantidade de folhas do volume para atender a
demanda, caso a quantidade de folhas dessa nova pea documental no ultrapasse
o limite determinado, ela ser includa ao processo seguindo a ordem do volume,
mas, se a quantidade de folhas ultrapassarem o limite definido para o volume, o
sistema se encarrega de encerrar o mesmo e abrir um novo volume, dando
continuidade ao processo.
Para encerrar um volume com a quantidade de folhas inferior a definida para seu
encerramento, o usurio dever criar uma solicitao de abertura de volume e
enviar ao protocolo. O usurio com perfil de protocolista dever atender
solicitao e automaticamente o sistema ir encerrar o volume gerando um novo
volume.
Voc poder criar uma solicitao de abertura de volume atravs do Menu
Solicitaes disponvel na caixa de entrada.

Figura 105

Outro caminho criar a solicitao atravs do processo.

Figura 106

Ao clicar em Criar solicitao no quadro de aes do processo o sistema ir permitir

que voc selecione o tipo de solicitao a ser criada.

Figura 107

Aps escolher o tipo de solicitao ser aberta uma tela com os campos interessado
e assunto preenchidos automaticamente com dados do processo principal.

Figura 108
Se a solicitao de abertura partir do Menu Solicitao Nova, voc dever
escolher o processo principal. Caso ela seja criada a partir do processo essa seleo
no ser necessria.

Figura 109

Em seguida selecione o(s) documento(s) a serem associados ao novo volume.

Figura 110

Aps criada a solicitao, ela dever ser enviada ao protocolo para atendimento.

Figura 111
4.16 Solicitao de Juntada por Apensao

Havendo a necessidade de apensar um processo a outro voc dever criar uma

Solicitao de Juntada por Apensao.

Lembre se!
Qualquer usurio pode criar uma Solicitao de Juntada por Apensao, exceto
usurios lotados em unidades que representam protocolo.

As solicitaes devero ser encaminhadas para unidade de protocolo responsvel

pelo atendimento, o protocolista tem como opo atender ou devolver a solicitao
para o criador, para que seja feita alguma correo que ele julgar necessria.

Voc sabe o que uma juntada por apensao?

A Juntada por Apensao a unio provisria de um processo a outro, com a
finalidade de propiciar opinies e decises. Cada processo permanece com seu
nmero. O processo que contm a Solicitao de Juntada por Apensao ser o
processo principal, e o processo apensado mantm a mesma numerao de suas
folhas. Durante o perodo em que estiverem apensados, somente o processo
principal sofrer trmites.
O Docflow gera automaticamente o Termo de Juntada por Apensao com as
informaes da ao de apensao, este termo ser anexado ao final do processo
principal.

Voc poder criar a solicitao de juntada por apensao atravs do processo ou

atravs do Menu- Solicitaes Nova.

Figura 112

Se a solicitao de apensao partir do:

1- Menu
2- Solicitao Nova
Voc dever escolher o tipo de solicitao e o processo principal. Caso ela seja
criada a partir do processo, essa seleo no ser necessria.
Preencha os dados da solicitao, lembrando que, se a solicitao partir do
processo voc dever selecionar apenas o protocolo de destino.

Figura 113

Selecione o processo principal.

Figura 114

Em seguida voc dever selecionar os processos a serem apensados.

Figura 115
4.17 Solicitao de Juntada por Anexao

Quando houver necessidade de anexar um processo a outro, uma Solicitao de

Juntada por Anexao dever ser criada. Usurios com regra de qualquer unidade
podero criar uma Solicitao de Juntada por Anexao, exceto usurios lotados em
unidades que representam protocolo. As solicitaes devero ser encaminhadas
para unidade de protocolo responsvel pelo atendimento, o protocolista tem como
opo atender ou devolver a solicitao para o criador, para que seja feita alguma
correo que ele julgar necessria. A juntada por anexao a unio definitiva e
irreversvel de um processo a outro processo, ambos passam a constituir um s
processo. O processo que contm a Solicitao de Juntada por Anexao ser o
processo principal, e o processo juntado ir para o final do processo principal, e
suas pginas no sero renumeradas.

O Docflow gera automaticamente o Termo de Juntada por Anexao com descrio

dos dados anexos, o termo anexado ao final do processo principal.

Voc poder fazer a solicitao de juntada por anexao atravs do processo ou

atravs do Menu- Solicitaes Nova.

Figura 116
Se a solicitao de anexao for criada a partir de:
1- Menu
2- Solicitao
3- Nova

Voc dever escolher o tipo de solicitao e o processo principal. Caso ela seja
criada a partir do processo, essa seleo no ser necessria.
Preencha os dados da solicitao, lembrando que, se a mesma for criada a partir do
processo, voc dever selecionar apenas o protocolo de destino.
 Figura 117
Em seguida selecione o processo principal caso a solicitao seja criada a partir do
Menu Solicitaes Nova.

Figura 118

Aps informado o processo principal, voc dever adicionar o processo que

ser anexado.
 Figura 119

4.18 Solicitao de Desapensao

Quando houver necessidade de desapensar um processo de outro, dever ser

criada uma Solicitao de Desapensao. Usurios com regra de qualquer unidade
podero criar essa solicitao, exceto usurios lotados em unidades que
representam protocolo. As solicitaes devero ser encaminhadas ao protocolo para
atendimento, lembrando que o protocolista tem como opo devolver a solicitao
para o criador, caso seja necessria alguma correo.
Desapensao de processos o procedimento inverso ao apensamento, ou seja, a
separao dos processos quando sua finalidade for atingida.
O Docflow lanar em folha prpria o Termo de Desapensao com descrio
minuciosa do ato, que ser anexada no final do processo que contm a Solicitao
de Desapensao.

Voc poder solicitar a desapensao a partir do processo principal que deu origem
a apensao ou atravs do
1- Menu
2- Solicitaes
3- Nova.

Figura 120
Preencha os dados da solicitao, vale lembrar que se a solicitao partir do
processo principal os campos tipo, assunto e interessado sero automaticamente
preenchidos com as respectivas informaes do processo. Somente o protocolo
destino dever ser selecionado.

Figura 121

Selecione o processo principal, caso a solicitao tenha sido iniciada no menu

Solicitaes - Nova.

Figura 122

Aps selecionado o processo principal voc dever selecionar o(s) processo(s)

apensado(s) que devero sofrer a desapensao.

Figura 123
4.19 Solicitao de Desmembramento

A solicitao de desmembramento tem como finalidade a retirada de documentos

de um processo para constituir um novo. Para isso, dever ser criada uma
solicitao de desmembramento e qualquer usurio com regra de qualquer unidade
poder criar uma solicitao de desmembramento, exceto usurios lotados em
unidades que representam protocolo.

As solicitaes de desmembramento devero ser encaminhadas para que a unidade

de protocolo possa atender. O protocolista tem como opo tambm, devolver a
solicitao para o criador para que sejam feitas as correes necessrias.

Os documentos a serem desmembrados devem estar em sequncia e o processo

que tiver as folhas desmembradas conservar a numerao original. Aps o
desmembramento, o Docflow criar automaticamente o Termo de
Desmembramento, os documentos desmembrados sero substitudos pelo termo.

Os documentos desmembrados devero compor um novo processo. Para criar uma

solicitao de autuao selecione a opo criar solicitao atravs do quadro de
aes.

Figura 124

Em seguida selecione o tipo de solicitao de servio a ser criada, neste caso o tipo
ser Desmembramento.

Figura 125

Lembrando que a solicitao pode ser criada tambm atravs de:

1- Menu
2- Solicitao
3- Novo
Preencha os dados da solicitao, lembrando que se ela for criada a partir do
processo os dados j estaro preenchidos com as informaes do processo,
devendo ser preenchido apenas o campo Protocolo Destino.

Figura 126

Para realizar o desmembramento voc dever selecionar o documento principal,

esse documento vira automaticamente indicado, se a solicitao partir de um
processo.

Figura 127

Assim que selecionado o processo, voc dever selecionar os documentos que

devero ser desmembrados. Clique em pesquisar para que o sistema liste os
documentos do processo e assim tenha condies de selecionar quais sero
desmembrados. Para selecionar os documentos clique no cone adicionar.
 Figura 128

Depois de selecionados os documentos que sero desmembrados, a solicitao

dever se enviada ao protocolo.

Figura 129
 Figura 130

4.20 Solicitao de Desentranhamento

A solicitao de desentranhamento criada com o objetivo de retirar documentos

de um processo. Qualquer usurio com regra poder criar uma Solicitao de
Desentranhamento, exceto usurios lotados em unidades que representam
protocolo. As solicitaes de desentranhamento devero ser encaminhadas para
unidade de protocolo para que sejam atendidas pelo protocolista, que tm como
opo atender e tambm devolver a solicitao para o criador caso seja necessrio
alguma correo.

Os documentos de um processo podem ser desentranhados por vrias razes, como

duplicidade de documentos, documentos juntados indevidamente, etc. Os
documentos que devero ser desmembrados no precisam estar em sequncia, ou
seja, as folhas podem ser alternadas. A numerao das folhas ser mantida,
permanecendo vago o nmero de folhas correspondentes ao desentranhamento.

O Termo de Desentranhamento ser criado automaticamente e associado ao final

do processo. Os documentos desentranhados ficaro na caixa de entrada do
usurio que executou a ao de desentranhamento.
Para criar a solicitao de Desentranhamento v at o processo ou no menu
Solicitaes Nova.
Preencha as informaes referentes solicitao, se a solicitao for criada a partir
do processo os campos assunto e interessado viro preenchidos automaticamente.
Os campos Protocolo Destino e Motivo do Desentranhamento devem ser
preenchidos independente de onde tenha dado inicio a solicitao.
 Figura 131

Selecione o processo principal.

Figura 132

Selecionado o processo principal, clique no boto pesquisar para que o sistema liste
os documentos.
Em seguida adicione os documentos que devero ser desentranhados do processo.

Figura 133
4.21 Localizando uma Solicitao

Todas as solicitaes no recebidas constaro na Caixa de Entrada da unidade, na

opo Novas Solicitaes.

Figura 134

Para visualizar e receber uma solicitao clique em Novas Solicitaes.

Marque a solicitao e clique em receber.

O recebimento pode ser automtico, ou seja, ao clicar na solicitao o sistema

registra o recebimento. O recebimento automtico ou no ajustado nas
configuraes gerais do sistema, o administrador o responsvel por definir qual a
melhor prtica a ser adotada.

Figura 135

Para receber a solicitao marque na lista o(s) itens(s) a serem recebidos e clique
em Receber.
 Figura 136

Em seguida confirme o recebimento.

Para localizar uma solicitao que j tenha sido recebida, v at a tela principal e
clique no menu Solicitaes. Pesquisar.

Figura 137

Figura 138

Voc poder utilizar as opes de filtro para reduzir o volume de informaes. Para
pesquisar por todas as solicitaes clique no boto pesquisar.

4.22 Atendendo a uma solicitao de Autuao

Ao localizar a solicitao e abr-la, voc ter a opo de atend-la, lembre-se que

voc precisa ser o detentor desta solicitao, ou seja, voc dever estar de posse
da solicitao.
 Figura 139

Para atender a solicitao clique em Atender. Voc tambm tem a opo de

devolver a solicitao para o usurio criador, caso seja necessrio alterar.

Figura 140

Clicando na ao Atender, selecione o tipo de processo e clique em OK.

 Figura 141

Aps atendida a solicitao, ser gerado o nmero do processo.

Figura 142

Clique no link para ter acesso ao processo.

4.23 Atendendo uma solicitao de abertura de volume

Ao receber a solicitao de abertura de volume voc ter a opo de atender ou

devolv-la ao criador e/ou registrar observaes.

Figura 143
Na solicitao de abertura de volume deve constar o(s) documento(s) que faro
parte do novo volume.

Figura 144

Atendida a solicitao de abertura de volume, note que o volume anterior foi

encerrado mesmo no atingindo a quantidade de folhas determinada para seu
encerramento, o novo volume foi aberto composto pelo documento indicado na
solicitao.

4.24 Atendendo uma Solicitao de Juntada por Apensao

Na solicitao de apensao, o usurio solicitante deve referenciar o(s) processo(s)

a serem juntados. Voc ter a opo de atender, devolv-la ao criador e/ou
registrar observaes.

Figura 145

Ao atender uma solicitao de apensao, o sistema ir listar os processos

apensados e apresent-los em uma nica listagem.

Lembrando que os processos apensados no tero seus documentos agrupados em

um nico processo. O usurio com perfil de protocolista poder apensar os
processos.
 Figura 146

4.25 Atendendo uma solicitao de juntada por Anexao

Na solicitao de juntada por anexao o usurio solicitante dever referenciar o(s)

documento(s) que a serem anexados. Uma juntada por anexao no poder ser
desfeita.

Figura 147

Ao atender a solicitao de juntada por anexao, os documentos do processo

juntado sero agrupados automaticamente ao volume que estiver em aberto no
processo principal.
 Figura 148

4.26 Atendendo uma solicitao de desmembramento

A solicitao de desmembramento criada quando se fizer necessrio a retirada de

um documento de um processo para formar um novo
processo.
 Figura 149

No atendimento da solicitao de desmembramento, o sistema retornar uma tela

para que voc protocolista informe qual o tipo de processo a ser gerado.
Lembrando que o documento que dever formalizar a abertura do novo processo j
est referenciado na solicitao.

Figura 150

Clique em OK para confirmar o desmembramento.

Assim que a solicitao for atendida um novo processo ser gerado incluindo os
documentos.

4.27 Atendendo uma solicitao de desentranhamento

Sempre que se fizer necessrio retirar um documento de um processo o usurio

dever criar e enviar ao protocolo uma solicitao de desentranhamento. Somente
o usurio protocolista poder atender a essa solicitao, ou se julgar necessrio, ele
poder retirar documentos do processo sem a necessidade de atender a uma
solicitao.
 Figura 151

Quando for criada uma solicitao de desentranhamento os documentos que sero

retirados do processo j devem constar na solicitao.

Assim que a solicitao for atendida, o documento ser retirado do processo e

ficar na caixa dos Meus documentos do usurio que realizou a ao. Ou seja, o
protocolista ao desentranhar um documento passar a ter posse sobre o mesmo,
tomando as aes que julgar necessrio.

Figura 152

Note que para o documento desentranhado gerado um Termo de

Desentranhamento e a numerao das folhas no sofre alterao, sendo assim, o
restante dos documentos do volume no tero suas pginas renumeradas.
 Figura 153

4.28 Aes disponveis para o processo.

Figura 154

1- Essa ao libera o processo para que os demais usurios possam consult-

los.
2- Permite a edio dos dados da capa do processo.
3- gerada a etiqueta em cdigo de barras formado pelo nmero do processo,
essa etiqueta poder ser impressa de acordo com a necessidade.

Figura 155

4- Atravs dessa ao voc poder criar uma solicitao de servio para

complementar seu processo.

Figura 156

5- Permite criar um comentrio no processo.

6- Ao que direciona para tela de tramitao.

Figura 157

7- Permite devolver o processo para o ltimo usurio que realizou o trmite.

 Figura 158

8- A ao de visualizar documento permite que voc visualize de forma

unificada todos os documentos do processo.

Figura 159

9- Permite que voc adicione os processos para a pasta favoritos na tela

principal.

Figura 160

10- Permite que voc posicione a situao do processo.

Figura 161
11- Finaliza o processo, ou seja, retira o mesmo do trmite. Para localizar o
processo finalizado preciso realizar uma busca nos processos finalizados.

Figura 162

12- Permite a incluso de novos documentos ao processo, nesta ao s

podero ser includos documentos criados ou protocolados no sistema.

Figura 163

13- Os anexos so documentos externos que devero compor o processo, voc

poder buscar por esses anexos na rede, em CDs, pendrives e quaisquer
outros locais.Para incluir anexos dentro do processo, primeiramente voc
ter que criar uma pasta para agrupar os arquivos.
 Figura 164

1- Informe o nome da pasta

2- Clique no cone para buscar os anexos a serem associados
ao processo.

Figura 165

Em seguida:

1- Informe a descrio do arquivo

2- Selecione o arquivo.

Figura 166

1- Descrio do arquivo, conforme informado na tela anterior.

2- Voc deve clicar em carregar, para que o arquivo seja
associado ao processo.
3- Clique no link Excluir para remover o arquivo.

14- Voc poder referenciar Documentos e Processos ao processo em que

esteja trabalhando. Uma referencia no gera vnculo com o processo, os
documentos e/ou processos referenciados tero seus trmites
independentes.
 Figura 167

Para criar uma referencia no processo voc dever:

Selecione o que dever ser referenciado, ou seja, documento ou

processo.

Clique em pesquisar para que o sistema retorne o(s) documento(s) e/ou

processo(s) que voc poder referenciar.

Clique no cone para adicionar o registro ao processo.

15- A ao de juntada deve ser solicitada atravs de uma solicitao de

servio, sendo ela por anexao ou apensao.

Somente o usurio protocolista poder realizar a ao de juntada sem que

seja necessrio criar uma solicitao de servio.

Figura 168

Protocolista, voc s poder realizar uma juntada seja por apensao ou

anexao, com processos que estejam em sua posse.
 Figura 169

Clique no boto pesquisar que o sistema ir retornar os processos que voc

poder juntar.

Figura 170

Clique no cone para adicionar o processo que dever ser juntado.

Figura 171

Marque se a juntada ser por apensao ou anexao.

16- O objeto dos correios permite que voc registre o nmero identificador
de uma postagem via correio, para que voc possa rastrear o objeto
postado.

Figura 172

Essa ao excluir definitivamente o processo e seus respectivos documentos.

 Mdulo 5 - Lote

5.1 Criando um Lote

Os lotes permitem que documentos e processos sejam enviados para um mesmo

destino, assim eles podem ser recebidos, assinados e finalizados em conjunto.
Para criar um lote selecione a opo "Novo".

Figura 173

O sistema ir retornar uma tela onde voc dever informar o Assunto para o lote
que est sendo criado.
Em seguida clique no boto Incluir.

Figura 174

Aps salvar o assunto, ser liberado no menu de aes as opes de incluir

documentos e processos.

Ao clicar no boto "Documentos" o Sistema abrir uma tela permitindo incluir

documentos no lote.
Para visualizar os documentos clique em "Pesquisar".
Lembre-se que voc s poder incluir os documentos que estiverem em sua posse.

Para adicionar o documento clique no cone, em seguida o sistema ir vincul-lo ao

lote.
 Figura 175

Voc tambm poder incluir processos.

Para isso clique no boto "Processos", o sistema abrir uma tela permitindo incluir
processos no lote.
Lembre-se que voc s poder incluir os processos que estiverem em sua posse.

Figura 176

5.2 Tramitando um Lote

Para tramitar o lote preciso que os documentos e processos j tenham sido

includos.
A imagem da Figura 177 representa a tela que ser aberta para que voc preencha
os dados do destino. Lembrando que, se voc no for um usurio responsvel pela
tramitao, seu trmite estar limitado somente aos usurios da unidade em que
voc esteja logado.
Aps concludo o preenchimento dos dados do trmite clique em "Tramitar".
Caso deseje retornar ao lote selecione "Voltar no Lote".

Figura 177

1. Selecione o organizao de destino.

2. Aps selecionado o rgo, o sistema ir filtrar somente as unidade deste rgo.

Selecione a unidade de destino.

3. Selecionada uma unidade, o sistema listar nesta caixa de seleo apenas os

usurios da unidade escolhida.

4. Prazo para Receber: Voc poder delegar um prazo para que o destinatrio
responda. Caso ele no tome as providncias no perodo delegado, o sistema ira
notificar o destinatrio via e-mail, de que o mesmo possui documento(s) ou
processo(s) parado(s).

5. Notificar: O sistema envia um e-mail notificando aos interessados que um

trmite foi realizado. O Envio notifica o destinatrio do envio do trmite e
Recebimento notifica o remetente do recebimento do documento ou processo
tramitado.

6. Texto Personalizado: Este um texto pr-cadastrado em Opes do usurio

- Preferncias do Usurio.
7. Trmite: Texto complementar no envio do trmite.

5.3 Desfazendo um Lote

Um lote poder ser desfeito a qualquer momento.

O contedo do lote desfeito passar para posse do usurio que o desfez. Os
documentos e processos retirados do lote podero ser tramitados independentes ou
associados a outros documentos e processos.

Clique em Desfazer o Lote.

Figura 178

Voc dever confirmar a ao.

Figura 179
 Mdulo 6 - Opes do usurio

6.1 Preferncias do Usurio

As Opes do Usurio tem a finalidade de facilitar a nossa navegao pelo DocFlow.

Podemos alterar nossa senha de acesso, criar modelos personalizados para os
documentos que mais utilizamos em nosso dia a dia, personalizar mensagens que
acompanham nossos despachos, configurar ausncias e delegar nossas funes a
outros colaboradores, dentre tantas outras funes.

Para ter acesso a essa configurao clique na aba Opes do Usurio:

Figura 180

Voc ser direcionado tela de Configuraes do Usurio:

Figura 181
O Administrador o responsvel por colher suas informaes e coloc-las no
sistema, assim voc j receber seu usurio e senha cadastrados. Altere suas
informaes somente se houver algum dado incorreto. Alm de alterar seu nome e
senha, voc tambm poder personalizar despachos, definir a assinatura padro e
consultar sua assinatura e rubrica.

1- Nome do usurio. Altere se necessrio.

2- Altere sua senha sempre que julgar necessrio para garantir sua segurana
e confidencialidade.

3- Confirme a senha digitada no campo acima para concluir a alterao da

senha.

4- Itens por pgina: Esse campo diz respeito ao nmero de documentos e

processos que sero listados em sua tela sempre que voc acessar sua caixa
ou listagens de documentos e/ou processos. Esse campo vem
automaticamente definido com 10 itens por pgina. Para redefinir esse
nmero e escolher quantos documentos e/ou processos devero aparecer
nos modos de consulta, utilize as setas at atingir o nmero desejado.

5- Um usurio pode estar lotado em vrias unidades. Aqui voc poder definir
qual a sua Unidade Padro, ou seja, ao efetuar o login no sistema em qual
unidade voc estar logado.

6- Selecione um assinante padro somente se os documentos que voc cria

no seu dia-a-dia so assinados por uma nica pessoa. Voc mesmo ou outra
pessoa. Para isso, selecione o Departamento do assinante e, em seguida,
selecione o nome do assinante.

7- O Trmite Personalizado uma mensagem especfica, criada de acordo

com suas necessidades, para acompanhar seu documento ou processo a ser
tramitado.
Para criar um trmite Personalizado, digite o texto que voc deseja associar
aos seus despachos e, em seguida, clique em Incluir.
Texto padro para trmite: Quando despachamos um documento j
concludo no DocFlow, precisamos inserir uma mensagem que acompanhe
esse despacho. possvel, aqui, predefinir essa mensagem, assim, quando
 desejar despachar um documento, no ser necessrio digitar novamente, o
trmite personalizado ser inserido automaticamente. Para isso, selecione
como Padro o texto que deseja acompanhar todos os seus despachos.

8- Destinatrios padres para trmites: Voc poder pr-selecionar

destinos padres para escolhe-los quando estiver preenchendo a tela de
tramitao. Essa funo permite que, ao estabelecer destinos padres, voc
no tenha que escolher entre todos os cadastrados no sistema.

6.2 Ausncia

Em algumas situaes, precisamos nos ausentar de nosso local de trabalho.

Exemplos disso so: uma licena mdica, frias, licena-prmio, dentre tantas
outras situaes. Durante nossa ausncia geralmente designado um outro colega
que nos substituir em nossas funes at o devido retorno.
Com o DocFlow possvel configurar as ausncias de forma rpida e simples,
designando quem nos substituir durante esse perodo e o mais importante:
deixando tudo devidamente registrado.
Para inserir uma nova Ausncia, clique em Menu de Aes e, em seguida, Incluir.

Figura 182

1- Data de Incio: Informe a data em que a ausncia se iniciar.

Clique no cone do calendrio e selecione a data.
Selecione a data de incio da ausncia clicando sobre o nmero referente ao dia do
ms. Se precisar, utilize as setas para alternar entre meses e anos:
 Figura 183

2- Data Fim: Informe a data em que a ausncia terminar. Repita o mesmo

procedimento descrito no item anterior.

3- Ativo: Marque essa opo para tornar essa Ausncia ativa.

4- Motivo: Detalhe o motivo da ausncia. Exemplos: Licena Mdica Joo

Oliveira para operao do joelho, Frias relativas ao ano de 2009 - Joo
Oliveira, etc.

5- Ausente: O Sistema j traz preenchido o seu nome, pois apenas o

administrador poder criar uma ausncia para um usurio que no seja ele.
A caixa de seleo, abaixo do nome, mostra os departamentos que voc
est vinculado, assim voc poder criar mais de uma ausncia delegando um
substituto diferente para cada departamento.

6- Substituto: Selecione a pessoa designada a substituir o ausente durante o

perodo especificado. Voc dever selecionar a Organizao, o Departamento
e o nome do Colaborador que o substituir nesse perodo.

Preencha as opes e clique em Salvar.

6.3 Modelos Personalizados

Em nossa rotina de trabalho, geralmente, acabamos produzindo sempre os mesmos

tipos de documentos. Isso acontece porque determinados Departamentos tratam
de assuntos especficos e, por isso, precisam reproduzir certos Documentos,
mudando apenas uma informao ou outra.
Para facilitar esse processo, o Docflow permite a criao de Modelos
Personalizados, que so modelos de Documentos parcialmente preenchidos e
formatados, onde podemos acrescentar apenas o que diferente.

Para criar um modelo personalizado preencha as opes na Figura 184.

Figura 184

Modelo Base: Selecione um Modelo de Documento (Ofcio, Parecer, Circular

Interna, etc.), dentre os disponveis para edio. Esses Modelos de Documentos
foram previamente editados e cadastrados pelo Administrador do Sistema de sua
Organizao.

Descrio: Informe uma descrio para o modelo em criao. Exemplo: caso use
um Ofcio como modelo base, poder criar o Ofcio do Fulano. Esse modelo s
poder ser visualizado por voc, ento poder dar a descrio que quiser e que
facilite sua identificao em seu dia-a-dia de trabalho.

Assunto: Informe o assunto que esse modelo em criao dever trazer sempre
que for criado um documento a partir dele.

Figura 185
 1- Destino(s) Interno(s)

Esse campo dedicado queles Destinatrios dentro de nossa Organizao que

devero receber o Documento aps sua concluso. um campo til para os
documentos que encaminhamos sempre aos mesmos destinatrios.
Assim quando um Documento for criado a partir desse Modelo Personalizado, os
destinatrios internos j estaro selecionados.

Ateno! S preencha os campos de Destino(s) Interno(s) caso esse modelo em

criao seja sempre destinado aos mesmos colaboradores de sua Organizao.
Para definir um ou mais Destino(s) Interno(s), preencha os campos a seguir.

Organizao: Selecione a Organizao em que a unidade do destinatrio est

vinculada.

Unidade: Selecione a unidade em que o usurio destino est lotado.

Usurio: Selecione o Usurio que dever ser selecionado como Interessado Interno
e, em seguida, clique em Adicionar.

A caixa Destino(s) Interno(s) apresentar todos os destinatrios selecionados. Caso

tenha selecionado um destinatrio de forma equivocada, clique nele para selecionar
e, em seguida, Remover. Voc poder adicionar ou remover destinos internos
quantas vezes julgar necessrio.

2- Predefinir assinante(s)

Organizao: Selecione a organizao em que a unidade do assinante est

vinculada.
Unidade: Selecione a unidade em que o usurio assinante est lotado.
Usurio: Selecione o nome do assinante.
Associar assinante ao marcador: Cada modelo possui a necessidade de um
nmero de assinaturas. Cada local destinado a essas assinaturas chamado de
Marcador. Se o Documento associado ao modelo que est sendo personalizado
possuir apenas uma assinatura, associe apenas um marcador ao assinante. Caso o
Documento possua duas ou mais assinaturas, associe dois ou mais assinantes a
esses marcadores. Caso tenha selecionado o Assinante errado, possvel remov-
lo. Para isso basta clicar no cone da lixeira correspondente ao Assinante desejado.
 Mdulo 07 - Protocolista

7.1 O que Protocolo?

O Sistema considera como sendo um Protocolo a entrada de documentos e/ou

processos externos que devem tramitar dentro da organizao atravs de meio
eletrnico.

Figura 186

Ao escolher a opo Pesquisar o Sistema abrir a tela Pesquisar Protocolos:

Figura 187
 possvel fazer vrios tipos de pesquisa, de acordo com as informaes que voc
possui do protocolo que deseja pesquisar.

1- Filtros Personalizados: Na pesquisa, perceba que voc poder criar filtros

personalizados, voc escolhe os tipos de pesquisa de acordo com sua necessidade e
cria um filtro.
2- Filtros: Voc poder escolher o filtro que deseja utilizar.
3- Tipo: Lista os protocolos de acordo com o tipo do protocolo, se do tipo
documento ou processo, caso voc no saiba o tipo, poder selecionar todos.
4- Envelope Fechado: Lista os protocolos que foram categorizados por envelope
fechado ou no. Essa categorizao utilizada em casos de correspondncias com
envelope lacrado, e o Protocolo no poder abr-los.
5- Nmero do Protocolo: Busca protocolo pelo nmero.
6- Interessado: Pesquisa o protocolo pelo nome do Interessado que foi
cadastrado no protocolo.
7- Assunto: Poder pesquisar tambm pelo Assunto do protocolo.
8- Data de Criao: Lista os protocolos pela data de criao, voc poder colocar
uma data inicial e uma data final.
9- Origem e Autor: A pesquisa feita pela origem, que a Organizao, o
departamento e o autor do protocolo.
10- Localizao e Detentor: A pesquisa feita pela localizao e o detentor do
protocolo.
11- Status: Lista os protocolos de acordo com o status. O status concludo lista os
protocolos que j foram concludos, ou seja, se o protocolo j foi tramitado. O
status pendente lista os protocolos que foram criados e no tramitados, ou seja,
ainda no finalizados.

Voc poder realizar uma pesquisa atravs dos campos disponveis ao abrir a lupa.

Figura 188
Clique no registro desejado, em seguida ser aberto o documento e/ou processo,
permitindo voc editar os dados protocolados e/ou concluir.

Figura 189

Ao escolher a opo Novo o Sistema ir apresentar a tela de protocolo permitindo

voc escolher entre protocolar um documento ou processo.

7.2 Protocolo de Documento

Nesta funcionalidade voc pode inserir documentos de origem externa ao Sistema.

Por exemplo, documentos originados de outras organizaes ou instituies.
Deve-se digitalizar o documento para tramit-lo nos fluxos de trabalho organizados
pelo Sistema.
 Figura 190

Criando um protocolo de Documento:

1- Para criar um protocolo de Documento marque o Tipo, nesse caso,

"Documento".
Em seguida informe os dados referentes aos documentos fsicos que voc est
protocolando. So eles:
2- Envelope Fechado: Se a correspondncia for um envelope lacrado, e o mesmo
no puder ser aberto, deve-se marcar esta opo.
3- Descrever o interessado do documento.
4- Neste campo deve ser informado o assunto do documento.
5- Selecione o Tipo de Documento que est sendo protocolado.
6- Nmero do Documento: Nesse campo deve ser informado o nmero do
documento fsico que est sendo protocolado.
7- Modo de Recebimento: Neste campo voc poder indicar como foi recebido o
documento que est sendo protocolado, por exemplo: correio, malote.
8- Selecionar a unidade de destino deste protocolo.
9- Procedncia: Indica a origem do documento, ou seja, de onde ele veio.
10- Data de criao do documento fsico. A data de criao do protocolo
registrada automaticamente pelo sistema.
11- Arquivo: o local de busca do arquivo digitalizado referente ao que est
sendo protocolado.
Voc dever clicar em "Procurar", em seguida voc ser redirecionado para um
poupup onde dever buscar pelo documento que foi digitalizado e que deve constar
como protocolado no Sistema.
Em seguida clique em "Carregar".
12- Informar a quantidade de pginas do documento.
13- Informar a classificao do documento de acordo com tabela de
temporalidade usada pela organizao.
14- Grau de Sigilo do documento.
Caso no seja informado nenhum, o mesmo ser considerado automaticamente
pelo sistema como Ostensivo (pblico).
Aps informado todos os dados necessrios para protocolar o documento, clique no
menu Salvar no canto esquerdo da tela.

OBS: Nmero do Protocolo dentro do sistema. Ele pode ser informado

manualmente, ou o prprio sistema poder ger-lo automaticamente.
A organizao decidir se esse nmero ser automtico ou manual e o
administrador dever alterar o parmetro de configurao. Caso a numerao seja
automtica o campo no ir aparecer.

7.3 Aes do protocolo de documento

Figura 191

1- Permite Editar os Dados do documento que est sendo protocolado

2- Imprimir Etiqueta: A etiqueta gerada aps salvar as informaes

principais (obrigatrias) do cadastro.
 3- Permite concluir o protocolo, ou seja, o documento passa a ser um
documento vlido para o Sistema.

4- Emitir Recibo: O recibo gerado aps salvar as informaes principais

(obrigatrias) do cadastro.
A Figura 192 representa o recibo que pode ser impresso e usado como garantia
de um documento protocolado.

Figura 192

5- Permite inserir os anexos necessrios, independente da extenso. Voc

poder inserir arquivos em xls, doc, ppt, etc.

6- Permite que voc envie esse documento pasta favoritos.

7- Permite cancelar o protocolo, somente usurio com regra poder
visualizar ou reativar o protocolo.
8- Excluir: Como o documento ainda no foi finalizado ele poder ser
excludo.
9- Retornar: Permite voltar tela anterior.

7.4 Protocolos de Processo

Nesta funcionalidade voc pode inserir processos de origem externa ao Sistema.

Por exemplo, processos originados de outras organizaes ou instituies.
Deve-se digitalizar o processo para tramit-lo nos fluxos de trabalho organizados
pelo Sistema.
 Figura 193

1- Para criar um protocolo de Processo marque o Tipo, nesse caso,

"Processo".
Em seguida informe os dados referentes ao processo fsico que voc est
protocolando. So eles:

2- Envelope Fechado: Se a correspondncia for um envelope lacrado, e o

mesmo no puder ser aberto, deve-se marcar esta opo.

3- Este o nmero do Protocolo dentro do sistema. Ele pode ser informado

manualmente, ou o prprio sistema poder ger-lo automaticamente.

A organizao decidir se esse nmero ser automtico ou manual, caso

este campo no seja preenchido, o sistema ir gerar um nmero
automaticamente para o protocolo.

4- Dever ser descrito o interessado do processo.

5- Neste campo deve ser informado o assunto do processo.

6- Selecione o tipo de processo que est sendo protocolado.

7- Selecione o Modo de Recebimento do processo.

 8- Selecionar a unidade de destino deste processo protocolado.

9- Este campo livre para informar as observaes relacionadas ao protocolo.

10-Procedncia: Indica a origem do documento, ou seja, de onde ele veio.

11-Informar a classificao de acordo com tabela de temporalidade usada pela

organizao.

12-Selecionar o Grau de Sigilo do processo.

Caso no seja informado nenhum, o mesmo ser considerado automaticamente
pelo sistema como Ostensivo (pblico).

Aps informado todos os dados necessrios para protocolar o processo, clique

no menu Salvar no canto esquerdo da tela.

7.5 Aes do protocolo de processo

Figura 194

1- Permite editar a capa do processo que est sendo protocolado.

2- Imprimir Etiqueta: A etiqueta gerada aps salvar as informaes

principais (obrigatrias) do cadastro.
 3- Para concluir o processo e enviar ao seu destino, voc dever acionar a
ao de concluso. Depois de concludo, o protocolo de processo no poder
ser editado.

4- O recibo gerado aps salvar as informaes principais (obrigatrias) do

cadastro.
A Figura 195 representa o recibo que pode ser impresso e usado como garantia
de um processo protocolado.

Figura 195

5- Permite a criao de comentrio dentro do processo.

6- Voc poder enviar esse processo para a pasta favoritos.

7- Nesta opo voc poder inserir documentos que compem o processo.

Por exemplo, um ofcio, um memorando, etc.
Estes so considerados documentos principais. Para junt-los ao processo, voc
dever preencher os campos disponveis com as informaes do documento e em
seguida busc-lo (lembrando que este um documento em pdf). Depois carregue
o(s) documento(s) para concluir a insero no
sistema.
 Figura 196

8- Voc poder inserir os anexos necessrios, independente da extenso.

9- Excluir: Como o documento ainda no foi finalizado ele poder ser
excludo.
10-Pesquisar Protocolos: Retorno para a tela inicial de pesquisa de
protocolos.

Importante saber!
Nesse novo processo voc caso necessite de assinar algum documento dever criar
sua assinatura com certificado digital.

Vamos aprender como realizar este procedimento!

Para assinar um documento usando o certificado digital preciso que o cadastro do

usurio esteja configurado para assinar com o certificado e preenchido o campo
CPF.

Figura 197

Lembre-se: somente o administrador tem acesso a edio desse cadastro.

Para que o sistema reconhea disponibilize assinar via certificado digital voc
dever :
1- conectar o token ou carto em sua mquina
2- localize o documento que voc deseja assinar usando o certificado digital.

3- Ao acionar a ao Assinar com certificado digital ser aberta uma tela onde

voc dever clicar no cone para carregar o certificado,

 4- Ao carregar o certificado ser aberto um popup para insero da senha do
token.

Figura 198

5- Aps a insero da senha seu nome ser apresentado no campo

Certificado.

Figura 199

6- Para finalizar a assinatura clique no smbolo que representa a caneta.Assim

que assinado o sistema apresentar as informaes da assinatura.

Figura 200

Lembre-se !

O CPF informado no cadastro do usurio deve ser o mesmo do certificado, caso

contrrio o sistema no permitir que voc assine via certificado digital.
 Figura 201

Figura 202

Em seguida ser aberta uma tela solicitando a senha do token (PIN).

Figura 203
 Perguntas Frequentes

1) Por que no consigo tramitar um documento ou processo para fora

da minha unidade?
- Verifique junto ao administrador se voc possui a permisso de responsvel pela
tramitao, provavelmente voc est habilitado para tramitar apenas dentro do
prprio departamento.

2) Como localizar os documentos e processos enviados diretamente

para mim?
- Todos os documento e processos enviados a voc estaro na caixa de entrada do
usurio. A caixa de entrada fica na tela principal do Docflow, mas o contedo
tambm pode ser visualizado atravs do menu caixa de entrada.

3) Recebi um documento e processo, e agora? Onde localizar?

Depois de recebido um documento e/ ou processo ele passar a ficar em sua posse,
para localizar v em um dos menus, documento ou processo e selecione a opo
pesquisar, nas opes de pesquisa de documento escolha no campo filtro, Minutas
em meu poder ou se o documento estiver concludo, escolha documentos em meu
poder. Em caso de processo, escolha tambm no campo filtro processos em meu
poder.

4) Como localizar um documento e/ou processo que se encontra

recebido na minha unidade?
Os documentos e processos da unidade so localizados atravs das abas de
pesquisas, seja pelo nmero ou por algum metadado que o identifique. Para
realizar uma rpida pesquisa, selecione na tela de pesquisa a opo filtro e dentro
da caixinha documentos da unidade.