EntreCertificadas2010 PDF

MANUAL DE ENTREGAS
CERTIFICADAS
Versin Grupo xito
Noviembre 2010
Manual Entregas Certificadas Almacenes xito S.A. Pgina 1 de 49

CONTENIDO
1. Generalidades
1.1. Introduccin
1.2. Definicin
1.3. Objetivo General
1.4. Beneficios de las Entregas Certificadas
2. Aplicacin de las Entregas Certificadas
3. Pasos de la Entrega Certificada
3.1. Paso 1. Verificacin de las condiciones para los participantes en la alianza

3.1.1. Proveedor
3.1.2. Cliente
3.1.3. EPSL
3.2. Paso 2. Capacitacin
3.3. Paso 3. Definicin del Acuerdo
3.4. Paso 4. Definicin de Indicadores de Gestin
3.5. Paso 5. Procedimiento sugerido para una Entrega Certificada
3.5.1. Preparacin y despacho
3.5.2. Transporte de mercanca
3.5.3. Recibo de mercanca
3.6. Paso 6. Pasos de la certificacin
3.7. Paso 7. Procedimiento de acciones correctivas
4. Descertificacin
5. Anexos

1. Generalidades
o Introduccin
La filosofa ECR nace en el contexto de la logstica, estableciendo con total

rigurosidad, la satisfaccin del Consumidor final como su principal objetivo, siendo
este el valuarte de la gestin a desarrollar dentro de las redes de valor.
ECR brinda la posibilidad de satisfacer al cliente aplicando el reabastecimiento

continuo en la que el flujo del producto se da por la demanda del cliente. La
responsabilidad de las empresas es hacer de este flujo un proceso dinmico y
eficiente en cada uno de los eslabones de la red de valor.
La Respuesta Eficiente al Consumidor ECR define Mejores prcticas logsticas

que ayudan a las empresas a cumplir con la satisfaccin del consumidor mediante
procesos que generan rentabilidad en las organizaciones.
Lo anterior se ve plasmado en el Manual de Entregas Certificadas, brindando las

herramientas necesarias para entender e implementar este proceso como una
mejor prctica no slo para consolidar la relacin entre los socios de negocios
mediante la confianza y la reduccin de costos, sino tambin para generarle
beneficios tangibles al consumidor final.
o Definicin
La Entrega Certificada es una alianza estratgica a travs de la cual el Proveedor y

el Cliente se comprometen a realizar todas las operaciones necesarias para
garantizar al Consumidor Final total confiabilidad en trminos de la calidad del
producto, de la informacin que suministra, de su manejo fsico, y de la exactitud
de los documentos que amparan cada transaccin. Cuando el Proveedor utiliza
para la entrega una Empresa Prestadora de Servicios Logsticos -EPSL- esta
empresa ser considerada como parte integral de la compaa proveedora y por lo
tanto, bajo el esquema de Entregas Certificadas que se est planteando, el Cliente
est certificando al Proveedor.
Ha sido definida como una de las mejores prcticas en los programas de

Respuesta Eficiente al Consumidor ECR, al minimizar los costos asociados con la
verificacin, el tiempo en el recibo, la manipulacin de la mercanca, las notas
contables, las devoluciones y la repeticin de operaciones en el proceso logstico.

o Objetivo General
Eliminar la repeticin de verificaciones con base en la garanta ofrecida por el

Proveedor sobre la seguridad de su proceso.
El Proveedor certifica que lo facturado (reseado en el aviso de despacho o la

remisin), solo incluye artculos solicitados y que la cantidad anunciada para cada
uno es igual a la entregada fsicamente.
o Beneficios de las Entregas Certificadas
Reducir el tiempo de atencin del proveedor para recibo de mercanca:

espera, descargue y verificacin.
Reducir la excesiva manipulacin de la mercanca.
Reducir el desgaste administrativo en la solucin de diferencias.
Asegurar la calidad de la entrega desde el comienzo de la cadena de
abastecimiento.
Consolidar la relacin como socios entre el Proveedor y el Cliente.

2. Aplicacin de las Entregas Certificadas
La entrega certificada es una mejor prctica que puede ser utilizada en todos
aquellos puntos de la Cadena de Valor donde hay transferencia de producto e
informacin.
Con el objetivo de generar procesos giles, dinmicos y eficientes es importante

poder garantizar total confiabilidad en los procesos de cada actor de la Cadena
para poder ofrecerle al consumidor final el mayor valor posible. Es importante que
en cada relacin queden definidas las herramientas y las responsabilidades de
cada uno de acuerdo a las condiciones que se tengan.
De esta forma en una red de valor se pueden aplicar entregas certificadas entre:
Socio de Negocio 1 Socio de Negocio 2
Proveedor Materia Prima o

Industrial
Empaque
Operador Logstico (Cuando Maneja Almacenamiento y

Industrial
distribucin)
Comerciante (Cadenas Comerciales, Mayorista y Distribuidores,
Industrial Autoservicios, etc.) ya sea que se entregue en el CEDI o
directamente en el Punto de Venta
Aplicabilidad a nivel interno de la empresa:
AREA 1 AREA 2
Bodega Satlite 1 Punto de Venta
Cedi Comerciante Punto de Venta

3. Pasos de la Entrega Certificada
o Paso 1. Verificacin de las condiciones para los participantes en la alianza
3..1. Proveedor
El proveedor debe brindar las condiciones que garanticen confiabilidad, seguridad

y agilidad desde que se recibe el pedido hasta que se carga y se despacha al
vehculo.
Unidad de Empaque: Contar con Empaque diseado especialmente para el

producto de acuerdo con sus especificaciones y los requerimientos de la
demanda.
Identificacin y Codificacin de Empaques y Subempaques: Expresando
el contenido y la identificacin con cdigo de barras EAN/UCC-13, EAN/UCC 14
(utilizando las simbologas ITF-14 o EAN/UCC-128) o el serial del empaque o la
estiba SSCC bajo el sistema EAN/UCC 128.
Utilizacin de infraestructura (muelles, bodegas, estanteras) y equipos
(lectores, gatos hidrulicos, montacargas) que garanticen eficiencias en el
proceso de cargue y despacho de mercanca.
Paletizacin: Cuando el volumen de la mercanca lo amerite se despachar la
carga paletizada en estibas de intercambio estndar.
EDI: Capacidad de generar y recibir mensajes (Aviso de despacho, PRICAT,
Aviso de recibo, Instrucciones de transporte, entre otros).
Proceso de Facturacin: Posterior a la separacin de la mercanca y en el
caso de utilizar EDI despus del Informe de Recibo.
Certificacin de las EPSL a contratar: Cada proveedor debe informar al
cliente sobre la(s) EPSL que estn certificadas.

Padrino: Definir un responsable directo como interlocutor con el recibo del
Cliente.
NOTA: El Aviso de despacho se considera requisito de la Entrega Certificada. En

caso de no tenerlo desarrollado, desde la primera fase, se recomienda la utilizacin
obligatoria a partir de la 3ra Fase, por lo cual el Grupo xito solicita que desde la
fase 3 los proveedores deben ya estar enviando aviso de despacho.
En caso de que el proveedor complete las 4 fases perfectas del proceso y no tiene
desarrollado an el ASN, no se debe notificarle la certificacin.
El Grupo xito defini categoras de proveedores que no deben entrar en el

programa de Entregas Certificadas y que siempre van a ser objeto del recibo
normal (100%) por razones de seguridad, de confiabilidad y de agilidad en el
proceso de recibo:
Proveedores de Flujo Almacenamiento a excepcin de los que entregan

paletizados y con una estiba uniproducto (caso de granos) y de los
proveedores de Textil
Proveedores que entregan sublnea Digital
Proveedores que entregan sublnea Electrodomsticos (pequeos y grandes)
3..2. Cliente
El Cliente debe brindar condiciones que garanticen confiabilidad, seguridad y

agilidad; debe ofrecer personal idneo y bien capacitado, disponer de una
infraestructura fsica y de sistemas adecuados para la recepcin de la mercanca,
debe contar con:
Infraestructura adecuada: Muelles con plataformas niveladoras.

Equipos: Montacargas, estibadoras, Carretillas, bsculas (si aplica), lectores,
entre otros.
Recurso Humano: El Cliente debe contar con el equipo de trabajo necesario
para llevar a cabo la entrega.
Capacidad de generar y recibir mensajes EDI (Orden de compra, Aviso de
recibo).
Programacin de recibos: Mecanismos que permitan programar las entregas
y ofrecer un tiempo mximo de recibo, entendido como la permanencia del
proveedor desde el momento de la cita hasta que abandona las instalaciones
del cliente.

Control de horario de recibo: registro del tiempo de permanencia del
proveedor en el recibo.
Generacin de Pedidos: Se recomienda tener sistematizada la generacin de
los pedidos de los puntos de venta a los CEDIS de tal forma que se pueda
controlar de una mejor forma la generacin de los pedidos en los horarios
establecidos y garantizar que se cumplan las condiciones del acuerdo.
Padrino: Definicin de un interlocutor especial que pueda atender de
inmediato las situaciones que se presenten con el Proveedor en la aplicacin de
ste programa.
En el Grupo xito se defini en cada plataforma una persona encargada del

programa.
Para la medicin del tiempo de atencin y disponibilidad de facilitadores, el

industrial podr acordar con la EPSL el seguimiento a dichos indicadores.

obligatoria a partir de la 3ra Fase.
3..3. EPSL Empresa Prestadora de Servicios Logsticos
EDI: Capacidad de generar y recibir mensajes (Aviso de despacho,

Instrucciones de transporte, Status del transporte, entre otros).
Vehculos: Garantizar el buen estado para asegurar la calidad de los productos
en la entrega, es decir que el vehculo este: limpio, carrocera se encuentre en
buen estado para que la carga no se afecte por agentes externos.
El orden de la mercanca en el vehculo: en caso que el transportador lleve
mercanca de varios proveedores, debe estar configurado al cronograma de
entregas para que no afecte los tiempos.
Seguridad: Utilizacin de los sistemas acordados (sellos o cintas con logo).
Facturacin del servicio de transporte: 100% de documentos correctos.
Capacidad de informar al cliente y al proveedor en los casos en los que no se
pueda cumplir una cita (Fuerza mayor, Novedades, etc).
Padrino: Definicin de un interlocutor especial que pueda atender de
inmediato las situaciones que se presenten con el proveedor y el cliente en la
aplicacin de este programa.

obligatoria a partir de la 3ra Fase.

o Paso 2. Capacitacin
Capacitacin del Personal: Cada una de las partes ser responsable de

implementar un programa de capacitacin del personal involucrado en el proceso
de Entregas Certificadas. El proveedor debe asegurar que el operador logstico
haga parte de estos procesos de capacitacin y este a su vez reforzar la
capacitacin cuando realice entregas a otras ciudades.
Continuidad: Para asegurar la continuidad del proceso se sugiere que la

capacitacin se realice antes y despus de haber finalizado el proceso de
implementacin, con el fin de fortalecer el conocimiento a personal nuevo, a los ya
capacitados y para mantener vigentes los cambios que se realicen en el acuerdo
en el tiempo.
Padrinos: sern los responsables durante el periodo de certificacin de garantizar

que las personas involucradas en el proceso tengan claros los distintos puntos
definidos en el acuerdo as como el conocimiento de lo que representa una Entrega
Certificada.
o Paso 3. Definicin del Acuerdo
Conjuntamente los socios comerciales (cliente, proveedor, EPSL) analizan la

situacin actual, y definen el acuerdo para entregas certificadas, precisando el
procedimiento para desarrollar cada uno de los siguientes puntos. Ver Anexo 4:
Formato del Acuerdo.
Recibo del Pedido
Determinar la manera de comunicarle el pedido al proveedor: EDI, Fax, Correo,

Telfono, etc, durante el proceso de certificacin. Al final del mismo el
proveedor debe estar en capacidad de recibir el pedido va EDI para obtener la
certificacin.
Definir la frecuencia de pedido, das de pedido, fecha y hora de entrega.
Cuando el operador logstico prepara el pedido, se debe definir como el
proveedor le comunica los pedidos que debe preparar, por medio de
Instrucciones de Despacho (EDI) o una lista de despacho en papel.
Dentro del acuerdo debe quedar un plan de contingencias en el caso que la
transmisin de EDI falle para no reprogramar la entrega y dentro de esta
definir si se debe hacer inspeccin al 100%.

Despacho
Se determin como prerrequisito para la certificacin entregar la informacin al

transportador y al cliente, sobre la mercanca enviada, mediante el Aviso de
Despacho (EDI).
Definir las condiciones de manipulacin de la mercanca entre el proveedor y la
EPSL.
Definir metas para calificar la capacidad de respuesta a los pedidos de
mercanca.
Transporte
Definir entre el proveedor y el cliente las EPSL que harn parte del acuerdo en
entregas certificadas.
Definir el procedimiento a seguir en los casos que vaya a haber un cambio en
la EPSL.
Definir las caractersticas de los vehculos que llevarn a cabo la entrega en el
punto de recibo (centro de distribucin, punto de venta, bodegas principales,
etc.)
Definir el esquema en el que generador de la carga le enva las instrucciones de
Transporte a la EPSL: EDI, fax o telfono.
Definir como la EPSL le confirma la Reserva del Servicio de Transporte al
generador de la carga: EDI, fax o telfono.
Establecer los mecanismos y procedimientos de comunicacin para los casos de
fuerza mayor, en los que no se pueda cumplir una cita en un punto de entrega
por situaciones ajenas al proveedor y a la EPSL (derrumbes, cierre de vas,
etc.) Para estos casos, el cliente no registrar una mala calificacin a la
entrega.
Definir los esquemas de seguridad a utilizarse durante la operacin de
transporte: sellos de seguridad, precintos o cintas con logo original de la
empresa.
En el caso que un operador logstico sea el mismo para varios industriales, este
puede entregar en la plataforma y/o puntos de venta de cadenas comerciales
con un solo vehculo, tanto de proveedores certificados como no certificados,
garantizando la correcta identificacin de la mercanca del industrial con el
precinto de seguridad o la cinta con el logo original del proveedor; en caso de
manejar producto en canastillas se debe incluir en el acuerdo de Entregas
Certificadas, el mecanismo de seguridad a utilizarse.

Entrega y/o Recibo de la Mercanca
Determinar la forma de enviar la informacin al transportador y al cliente, de la

mercanca recibida: Aviso de Recibo (EDI), Factura Remisin visada con la
firma del recibidor y el sello del cliente.
Establecer el nmero de personas que van a realizar la entrega y el nmero de
personas que van a realizar el recibo de acuerdo al nivel de inspeccin y al tipo
de vehculo.
Lista de los facilitadores con los que deber contar el cliente para recibir la
mercanca. Se consideran facilitadores el personal, el espacio y los equipos para
manipulacin de mercanca.
Acordar el procedimiento y causales para la devolucin de mercanca.
Acordar el procedimiento para los casos en que sucedan averas y extravos.
Establecer los mecanismos para la solucin de problemas en el recibo:
diferencias en precios, cantidades, presentacin del producto, empaques,
documentos, etc.
Verificacin de la Mercanca
Definir los perodos de vencimiento y criterios de calidad del producto que se

utilizan como base para la inspeccin de la mercanca en el recibo.
Precisar los empaques y subempaques a utilizar al entregar la mercanca. En
todos los casos el subempaque definido deber poderse manejar como una
unidad, de tal forma que ser indispensable el uso de algn implemento que
permita agrupar los elementos que lo conforman. Igualmente, se deber
establecer cuales ser las garantas ofrecidas por el proveedor a su cliente, que
le permitan a ste ltimo saber que la unidad no ha sido violada.
Convenir la informacin y codificacin a utilizar tanto en unidades de venta
como en empaques.
Acciones Correctivas
Si el proveedor requiere que las Solicitudes de Accin Correctiva sean recibidas

directamente por la EPSL, esta situacin deber acordarse entre las partes.
Deben quedar las direcciones electrnicas, Telfono y Celular de los padrinos a
quienes se les transmitir las Acciones Correctivas. As mismo se definir dentro
del acuerdo si no se da una respuesta a las Acciones Correctivas a quien se
debe escalar esa requisicin para que se le de una solucin.

Esquemas de Seguridad:
Entre las partes definirn y registrarn el nmeros de Sellos de Seguridad de

acuerdo al tipo de vehculo que se vaya a utilizar en el transporte (Carpado;
Furgn, etc).
El Grupo xito define el nmero de Sellos de Seguridad de acuerdo al tipo de

vehculo que se vaya a utilizar en el transporte:
o Para las entregas exclusivas:
- Para vehculos furgonados se utilizar precinto y/o sello de seguridad. Cuando un

vehculo furgonado posea puerta lateral, se debe colocar candado convencional y sello o
precinto de seguridad
- Para vehculos carpados se utilizarn precintos de seguridad a razn de 20 precintos para

vehculos rgidos (camin sencillo), 4 en cada extremo de carpa y 2 en cada lateral del
camin;
- Para vehculos articulados se utilizar 22 precintos: 4 en cada extremo de carpa y 3 en

cada lateral del camin.
o Para entregas no exclusivas (entrega de paquetera)
- Se debe utilizar una cinta en la UNIDAD DE EMPAQUE y esta debe tener el logo de la
empresa proveedora.
NOTA: Estas definiciones se aplican para todas las entregas arrumadas. Para las
entregas paletizadas, cualquier excepcin a la definicin anterior, debe quedar soportado y
justificado en el acuerdo de Entregas Certificadas (se puede acordar el mnimo de 8 sellos
para vehculos sencillos carpados)
Es importante mencionar que el inters del Grupo ms adelante es que los vehculos de
proveedores certificados que ingresan a nuestras instalaciones sean furgonados.
Relacin de los nmeros de los Sellos:
Se solicita a los proveedores relacionar los consecutivos de los precintos de

seguridad en la factura si su sistema se lo permite, de lo contrario se debe hacer de forma
manual sin tachones, borrones o enmendaduras.
Si por razn tcnica o de proceso, el proveedor no puede cumplir con esta norma, se
relacionar estos datos en un documento anexo con los siguientes datos:

Logotipo/ Sello del proveedor, Cliente (ALMACENES XITO S.A), Nit Cliente (890.900.607-9),
Nombre del proveedor, Nit del proveedor, Lugar de entrega, Fecha de entrega, Placa del vehculo,
numero de los sellos, numero de las facturas, Nombre del representante del proveedor y firma de
este representante
En el caso de los proveedores certificados de transporte de entrada, los sellos se

relacionaran en la Orden de Cargue
El auxiliar de seguridad en los cedis es el encargado de la apertura de los camiones

y es quien verificar que los sellos, precintos y/o candados se encuentren bien colocados y
en buen estado, y que adems correspondan con los nmeros relacionados en la orden de
transporte del origen o en la factura, en caso de encontrar una novedad la reportar al
encargado del recibo en la dependencia.
Si existe diferencia y/o no tiene sello de seguridad se proceder a verificar al 100% de la

entrega.
Para el caso de empresas de textiles, farmacia y cosmticos el sello de

seguridad corresponder a la cinta en la UNIDAD DE EMPAQUE y esta debe
tener el logo de la empresa proveedora. Esto aplicar para aquellas empresas
que consolidan carga en un mismo vehculo que tienen distintos destinos.
La Cadena, por ser el destinatario de la carga, debe definir el cargo de la
persona responsable de retirar y verificar los sellos de seguridad. Ya sea el
recibidor o el vigilante de los muelles de recibo.
Definir los esquemas de seguridad que se utilizarn para el transporte de la
mercanca.
Definir las caractersticas de los vehculos que llevarn a cabo la entrega en el
punto de recibo (centro de distribucin, punto de venta, bodegas principales
del hospital, etc.)
Para el sector farmacutico se tendrn en cuenta los siguientes aspectos:
Asepsia
Pisos
Filtraciones
Contaminacin cruzada (Decreto 1609)
Vehculos furgonados
Cumplir con los requisitos reglamentarios del Ministerio de Transporte. (Decreto
176)
Es importante para el sector farmacutico garantizar la cadena de fro, para lo
cual las partes tendrn las condiciones necesarias para aquellos casos en los
que se requiera.

General
Precisar la duracin de cada etapa de la alianza para entrega certificada as

como el porcentaje de revisin.
Acordar el esquema de administracin e intercambio de estibas, canastillas y
empaques en general.
Determinar un acuerdo para solucionar los casos en que se detectan errores
despus de haber efectuado la entrega de la mercanca.
Dentro del acuerdo se debe definir la implementacin y utilizacin de PRICAT y
la alineacin de bases de datos.
o Paso 4. Definicin de Indicadores de Gestin
ENTREGA CERTIFICADA PERFECTA
Definicin: Se considera como entrega certificada perfecta a la

entrega realizada a tiempo, sin ninguna novedad y 100%.
Criterio de Se mide de acuerdo con las condiciones encontradas en

Medicin: cada entrega de cada proveedor.
Frmula: # de entregas certificadas perfectas logradas / # entregas

totales
Entregas a tiempo por parte del proveedor

Entregas sin novedades en el momento de la entrega
Compuesto por: Documentacin sin errores
ENTREGA A TIEMPO POR PARTE DEL PROVEEDOR
Se considera que cumple cuando el proveedor/operador

Definicin: logstico llega con la mercanca a tiempo en un rango de
tiempo de 15 minutos antes o despus segn la hora
acordada.
Criterio de Se mide de acuerdo con la hora de radicacin del

Medicin: proveedor (cumplido con la hora acordada).
Frmula: # de entregas a tiempo por parte de los proveedores / #

entregas totales.

ENTREGA SIN NOVEDADES EN EL MOMENTO DE LA ENTREGA
Definicin: Se considera novedad, todo evento que afecta la entrega

y que puede generar una solicitud de accin correctiva.
Criterio de Se mide de acuerdo con las inconsistencias encontradas

Medicin: en cada una de las entregas.
Frmula: # de entregas sin novedades / # entregas totales
Ver Novedades en Tabla #7: Valores de inconsistencias
DOCUMENTACIN SIN ERRORES
Se considera documentacin sin problemas, cuando la

Definicin: entrega llega soportada por un documento escrito
(factura, remisin) sin ningn tipo de error de acuerdo con
las condiciones presentadas en la entrega.
Se mide de acuerdo con las siguientes variables:
Criterio de Cantidades diferentes entre lo facturado y lo

Medicin: entregado
Precio errado
Fechas erradas
Orden de compra vencida
CUMPLIMIENTO EN LA HORA DE ATENCIN POR PARTE DEL CLIENTE
Se considera que cumple cuando el cliente lo atiende a

Definicin: tiempo es decir hasta 15 minutos despus de la hora
acordada para la entrega.
Criterio de Se mide de acuerdo con la hora de radicacin del

Medicin: proveedor (cumplido con la hora acordada).
# de veces que cumple el cliente con la hora de atencin /

Frmula: # de mediciones totales donde el proveedor cumpli
ventana de recibo.

Ejemplo:
8:00 A.M. 8:10 A.M. 8:20 A.M.
Hora Acordada Hora de anuncio Inicio de

de llegada descargue
CLIENTE
o 8:00 A.M. 8:20 A.M. DECIDE
Hora de anuncio Inicio de
Hora Acordada de llegada descargue
o Paso 5. Procedimiento sugerido para una Entrega Certificada
3..1. Preparacin y despacho del Pedido.
Recibo del pedido.

Verificacin del cupo de crdito y dems condiciones comerciales. El proveedor
debe garantizar que el cliente tiene la certificacin para expender los
medicamentos de uso controlado
Reserva de la mercanca.
En el caso de medicamentos controlados es importante que la orden de compra
se genere por separado de los medicamentos no controlados con el fin de
facilitar el control de los entes reguladores
Generacin de la lista de Picking, con el visto bueno de la persona encargada
de asegurar la calidad del despacho al cliente. En el caso de Operadores
Logsticos, el proveedor debe enviar las Instrucciones de Despacho va EDI.
Preparacin del pedido por parte del proveedor u operador logstico utilizando
los mecanismos de seguridad acordados previamente, con el fin de garantizar
el despacho de lo solicitado en la calidad acordada y la facturacin de
cantidades iguales a las fsicamente entregadas.
En el caso de despacho de cajas mixtas, estibas mixtas, Arrume de Mercanca
la lista de empaque estar contenida en el Aviso de Despacho.
Generacin y envo del Aviso de Despacho hacia el cliente y la EPSL. Si no se
tiene la capacidad de generar un aviso de despacho va EDI, el proveedor al
pedir la cita debe especificar la cantidad y tipo de camiones que sern
despachados para entregar la mercanca solicitada por el cliente
En los despachos de paqueteo, el proveedor debe incluir en la etiqueta de
despacho (rtulo) el nmero localizacin del punto de entrega simbolizado en
cdigo de barras. Tambin aplica para las entregas Cross Docking
Predistribuido.

Facturacin registrando el nmero del sello de seguridad que lleve el vehculo
al igual que el nmero de estibas, cajas o recipientes. Se debe tener en cuenta
la posibilidad de un carrusel* de sellos para entregas parciales en varios
almacenes.
Nota: Estos datos debern incluirse en el Aviso de Despacho cuando se aplica

EDI. El Grupo xito define requerimientos con respecto a este documento EDI
Aviso de Despacho (ver Anexo 4: POLITICA de ASN en ALMACENES EXITO
S.A.)
Asegurar la Calidad en la entrega tanto de procesos como de productos en los

cuales los industriales deben hacer uso de las normas pertinentes.
Cargue del vehculo y colocacin de sello de seguridad o su equivalente.
*Es un sistema donde el proveedor, que tiene que despachar a varios destinos,
expresa en el documento remisorio el nmero del sello impuesto al comenzar el
despacho, as como los nmeros de los sellos que deben ser colocados en el
vehculo luego de finalizar cada entrega. De esta forma, quien recibe en un destino
verifica que llegue el sello anunciado y garantiza que al finalizar el recibo cierra con
el sello anunciado para el siguiente destinatario.
Lista de Empaque:
El Grupo xito, con el objetivo tanto para nuestros proveedores que para la
cadena de controlar la fiabilidad y seguridad del transporte, solicita a todos sus
proveedores que estn en el programa de certificacin y entregan arrumados, que
entreguen en una hoja adicional anexa a la factura, el documento Lista de
Empaque en cada entrega, con los siguientes datos:
o Para las entregas de Cross docking consolidado y Almacenamiento
- Cliente: Almacenes Exito S.A. - Nit: 890900608 - Nombre y direccin del lugar de
entrega - Razn social y datos generales del Proveedor - Nmero de Orden(es) de
Compra - Nmero de Factura(s) - Por cada Plu: la referencia del Plu, su descripcin y la
cantidad total de empaques
- Para las entregas de Cross docking predistribuido
- Cliente: Almacenes Exito S.A. - Nit: 890900608 - Nombre y direccin del lugar de
entrega - Razn social y datos generales del Proveedor - Nmero de Orden(es) de
Compra - Nmero de Factura(s) - Por Punto de Venta: el cdigo del almacn, su nombre,
y la cantidad total de empaques

Este documento permite tambin de facilitar el seguimiento de la entrega por parte
del personal del proveedor, y la verificacin y control del recibo por parte del
personal del Cedi, del nmero de cajas total entregadas
Nota: Esta lista de empaque no se aplica para los proveedores de Textiles
3..1. Transporte de la mercanca
La EPSL debe recibir las Instrucciones de Transporte del generador de la carga.

Enva la Confirmacin de la Reserva e indica los datos del vehculo, del
funcionario y la cantidad y tipo de vehculos a utilizar en el despacho.
El vehculo llega al lugar y hora pactada para recoger la mercanca.
Se hace el conteo del nmero de empaques y se verifica la calidad de los
embalajes.
En el caso de transporte masivo y semi masivo se colocan los sellos de
seguridad teniendo presente lo acordado con el cliente.
Se recibe copia del aviso de despacho generado por el proveedor.
Tramitar los documentos de transporte: remesas, entre otros.
En los casos en los que la mercanca no es despachada directamente al punto
de entrega, se valida el descargue y/o cargue del camin con los avisos de
despacho, haciendo lectura de los cdigos de barras en la mercanca
transportada. En el caso de despachos por paqueteo, el cdigo de barras de la
etiqueta de despacho (rtulo) incluye el nmero de localizacin del punto de
entrega.
Entrega la mercanca en los puntos de despacho de acuerdo con las fechas y
horas pactadas.
Recibe los documentos firmados de la entrega y, cuando aplique, el material de
intercambio (activos retornables: estibas, canastillas, etc.) y las devoluciones.
Recibe copia del Aviso de Recibo (va EDI) del cliente y la solicitud de acciones
correctivas, si es el caso.
Enva la factura de los servicios prestados (va EDI) al generador de la carga.
3..2. Recibo de la Mercanca
Atencin al proveedor en la fecha y hora asignada.

Recibo del aviso de despacho (si existe EDI) o del documento remisorio que
ampara la mercanca.
Asignacin del espacio en la zona de descargue, para que el proveedor coloque
los embalajes o las estibas con la mercanca.
Verificacin del sello de seguridad, debe corresponder al relacionado en el
documento de entrega. Si existe diferencia y/o no tiene sello de seguridad se
proceder a verificar al 100%.

El recibidor cuenta los embalajes, estibas o recipientes enviados y entrega el
resultado al responsable del manejo de los documentos, quien verifica que
coincida con el nmero especificado en la factura o aviso de despacho.
El responsable de la operacin consulta el tamao de la muestra a chequear
fsicamente aplicando el plan de muestreo correspondiente a la fase en que se
encuentre el proceso de certificacin (ver Tabla # 1, #2, #3 y #4).
En el momento de la verificacin :
o en Cross Docking Predistribuido, se har lectura del EAN13 de
acuerdo a la muestra
o en Cross Docking Consolidado y Almacenamiento, se debe legalizar
toda la mercanca con LECTURA del AVISO de DESPACHO o con
lectura de EAN13 en el caso en que el volumen de mercanca lo
permita.
A excepcin de las devoluciones mano a mano, la mercanca para devolucin
se deber entregar en empaques debidamente sellados y certificados por el
cliente. Las devoluciones de paquetes promocionales debern contener todos
los artculos que hagan parte de dicho paquete. Se deber asegurar que las
devoluciones diferentes a fechas de vencimiento o averas sean empacadas en
el corrugado original del laboratorio farmacutico independiente del producto
que se maneje y/o quien recoge la devolucin por parte del laboratorio
farmacutico llevar el corrugado para la recoleccin de las devoluciones y as
se asegura que el producto sea manejado en las condiciones aptas para su
Disponibilidad. Escoge aleatoriamente las cajas a verificar, de acuerdo con la
muestra establecida en el paso anterior.
Verifica al detalle la cantidad, la calidad de la mercanca, la fecha de
vencimiento, la correcta marcacin y los requisitos de ley que correspondan
(Estampillas, lista de ingredientes, principio activo, lote, registro sanitarios
(medicamentos), precio mximo al pblico y/o sugerido al pblico, etc.) para
cada uno de los artculos y recipientes que conforman la muestra.
En el caso de encontrar toda la muestra a conformidad se dar por recibido el
lote completo (en el caso del sector farmacutico las unidades facturadas). La
aceptacin de la mercanca implica el trmite del documento remisorio con el
Visto Bueno del recibo.
El recibidor, firma y sella el documento de Recepcin en seal de aceptacin.
En el caso de detectar en la muestra alguna inconsistencia se debern ejecutar
los siguientes pasos:
Revisin exhaustiva (100%) de todo el lote.
Comunicacin de la novedad al proveedor, solicitando la solucin inmediata y
la accin correctiva correspondiente.
En el Seguimiento Oficial a Proveedores con Entrega Certificada se califica
como rechazado el resultado de la muestra, se reportan los errores

detectados segn su tipo y se cuantifican los problemas aplicando la poltica
de reclamos.
El cliente no recibe la mercanca cuando los artculos no renen las
condiciones necesarias para ser vendidos (presentacin, avera, vencimiento,
peso, cdigo de barras, precio mximo, estampillas, etc.); cuando el pedido
no est vigente o cuando las polticas de reclamos lo ameriten.
Cuando se recibe la mercanca en cantidades diferentes a las facturadas, el
cliente emite los informes de diferencias como soporte de las notas contables
correspondientes (Dbito o Crdito).
Para todos los casos se debe registrar el resultado del proceso de recibo en el
formato Seguimiento a proveedores con entrega certificada
Al finalizar el proceso de recibo es importante verificar al interior del vehculo
que transport la mercanca para garantizar el descargue del lote completo
enviado por el proveedor.
En todas las entregas, se defini no hacer inspeccin al 100% sino manejar
una tabla de muestreo por tipo y frecuencia de entrega (ver Tabla #1: Muestra
a inspeccionar y Tabla #2 Frecuencia de Inspecciones).
Tabla # 1: Muestra a Inspeccionar
CROSS DOCKIMG
3 almacenes, con una muestra de cajas de acuerdo a la Tabla militar dependiendo de la Fase
PREDISTRIBUIDO
- # facturas a inspeccionar segn la Tabla militar, dependiendo de la Fase, y a mnimo 3 facturas

- con un # de PLU a inspeccinar en cada factura segn la Tabla militar, dependiendo de la Fase
CROSS DOCKING
- los PLU no deben ser repetidos
CONSOLIDADO
- inspeccin fsica del # de cajas, por cada Plu seleccionado, tambin con respecto a la Tabla militar
y ALMACENAMIENTO
'Si un Plu a inspeccionar se encuentra en varias facturas, la verificacin debe ser al 100% del Plu o sea en
todas las facturas
Ejemplo para realizar una inspeccin de una entrega de Crossdocking Consolidado y

almacenamiento:
1ero: se debe seleccionar el nmero de facturas a inspeccionar con respecto a la Tabla

militar (Tabla Plan de Muestro #3 y #4)
2ndo: se debe seleccionar por cada factura el nmero de Plu a inspeccionar tambin con la
Tabla militar (Tabla Plan de Muestro #3 y #4); los Plu seleccionados no deben ser repetidos
Si un Plu a inspeccionar se encuentra en varias facturas, la verificacin debe ser al 100% del Plu o
sea en todas las facturas.
3ero: se debe inspeccionar fsicamente el # de cajas, por cada Plu seleccionado, tambin
con respecto a la Tabla militar

Tabla # 2: Frecuencia de Inspecciones
FASE 1, 2, 3 y 4 FASE CERTIFICADO

Entrega de CROSS
FRECUENCIA DE ENTREGAS del DOCKING Entrega de CROSS
Proveedor Entrega de CROSS
PREDISTRIBUIDO, CROSS DOCKING CONSOLIDADO o
DOCKING PREDISTRIBUIDO
DOCKING CONSOLIDADO y ALMACENAMIENTO
ALMACENAMIENTO
DIARIA o 5 VECES POR SEMANA a cada entrega 3 veces por semana no aplica
4 o 3 VECES POR SEMANA a cada entrega 2 veces por semana 1 vez por semana
2 VECES POR SEMANA a cada entrega 1 vez por semana 2 veces por mes
SEMANAL a cada entrega 1 vez por semana 2 veces por mes
QUINCENAL a cada entrega a cada entrega a cada entrega
MENSUAL a cada entrega a cada entrega a cada entrega
Tabla # 3: Tabla Militar - Plan de Muestreo en el Recibo

NIVEL DE INSPECCIN
TAMAO DEL LOTE RIGUROSO NORMAL REDUCIDA
Muestra Muestra Muestra
2-8 3 2 2
9-15 5 4 3
16-25 8 5 4
26-50 13 8 8
51-90 20 13 10
91-150 32 20 12
151-280 50 32 13
281-500 80 50 18
501-1.200 125 80 20
1.201-3.200 200 125 32
3.201-10.000 315 200 40
10.001-35.000 500 315 50
FASE 1 y
FASE 2 FASE 3 y 4
CERTIFICADO
Tabla # 4: Tabla Militar - Plan de Muestreo en el Recibo Farmacuticos

NIVEL DE INSPECCIN
3 3 2 2
5 5 4 3
8 8 5 4
13 13 8 8
20 20 13 10
32 32 20 12
50 50 32 13
80 80 50 18
125 125 80 20
200 200 125 32
315 315 200 40
500 500 315 50
FASE 1 y
FASE 2 FASE 3 y 4
CERTIFICADO
El cliente se reserva el derecho de efectuar revisin usando un nivel de inspeccin mayor (Hasta
del100%) al lote entregado cuando lo considere conveniente.

Formato de seguimiento: Seguimiento a proveedores con entrega certificada.
Se propone no relacionar uno a uno los pedidos en el formato de seguimiento,
solo el rango o numero de pedidos, cuando el chequeo es satisfactorio. Cuando
hay un pedido en particular con problemas se referencia el nmero de pedido
con su correspondiente factura y su accin correctiva. Si se requiere una
consulta en particular se tendra disponibilidad del Sistema de Informacin de
la Cadena.
El Grupo xito desarrollo un Software para el Seguimiento de sus proveedores en

el programa.
o Paso 6. Pasos de la certificacin
La duracin de cada fase est determinada por un nmero especfico de entregas

perfectas, al cabo de las cuales se podr cambiar de fase, tal como lo muestra la
Tabla #5.
Tabla # 5: Duracin por Fase
FRECUENCIA DE # DE ENTREGAS PERFECTAS PERODO MNIMO PARA

# MXIMO DE MESES
ENTREGAS del Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 ALCANZAR
POR FASE
Proveedor 100% 75% 50% 50% CERTIFICACIN
DIARIA o 5 VECES
24 18 12 12 1 Mes 2 Meses 1 Semana
POR SEMANA
4 o 3 VECES POR
15 11 7 7 1 Mes 1 Semana 3 Meses
SEMANA
2 VECES POR
12 9 6 6 1 Mes 2 Semanas 3 Meses 2 Semanas
SEMANA
SEMANAL 8 6 4 4 2 Meses 4 Meses 2 Semanas
QUINCENAL 6 4 3 3 3 Meses 9 meses
MENSUAL 4 3 2 2 4 Meses 12 meses
Se cuantifica en forma independiente en cada sitio de entrega.

Se obtiene la certificacin al culminar la Fase 4.
Una vez el proveedor se encuentre certificado, se efecta un control de tiempo

sobre la acumulacin de las Inconsistencias. Se tomar en cuenta los errores
cometidas por un tiempo igual al perodo mnimo en el cual se logra la
certificacin.
Las empresas estn en libertad de decidir si manejan para todas las fases el mismo
nmero de entregas perfectas de la fase 1 o menos de acuerdo al cuadro anterior.

El cliente est en el derecho de ubicar a un proveedor, desde el inicio, en la
fase de certificacin que ste crea conveniente.
Las empresas cuya frecuencia de entregas no esta contemplada en la Tabla #
5, debern llegar a una acuerdo especial con el cliente, con el fin de conseguir
la certificacin.
Tanto la certificacin como la descertificacin del proceso de entregas, se
oficializarn con una carta dirigida por el responsable por parte del cliente al
responsable por parte del proveedor, esta carta deber llevar copia a los
representantes legales de ambas compaas; para el caso de cambio de fase,
esta carta no llevar la mencionada copia.
El proveedor generar, en el momento de la certificacin, una carta
oficializando el convenio suscrito con la(s) EPSL evaluadas.
En cada regional se lleva el registro individual de los recibos, pero la
certificacin oficial exige el cumplimiento de las condiciones a nivel nacional.
Si un mismo CEDI del Proveedor entrega a varios CEDIS del Comerciante en
distintas ciudades entonces:
o Si el Proveedor se certifica en una ciudad, esta certificacin es extensiva al
resto de ciudades siempre y cuando el proveedor trabaje con el mismo
operador logstico. Se requiere todava la firma del Acuerdo de Entregas
Certificadas
o Si se trabaja con Operador Logstico distinto entonces el resto de ciudades
inician el proceso de certificacin en Fase 3.
Para todas las inconsistencias que se presenten se debe seguir la poltica de
reclamos y realizar las acciones correctivas correspondientes.
o Paso 7. Procedimiento de Acciones Correctivas
Es un procedimiento para dar solucin gil y coordinada de acuerdo con las

inconsistencias presentadas durante el proceso de entregas certificadas.
Las inconsistencias que se presentan tienen una valoracin respectiva, sobre la

cual se va obteniendo un puntaje como proveedor. Ver Tabla # 7: Valores de
Inconsistencias.
El cliente se remite a la Tabla #6: Definicin de las Fases con su Nivel de

Inspeccin y Acciones a Realizar al Encontrar Inconsistencias.

Tabla #6: Definicin de las Fases con su Nivel de Inspeccin y Acciones a
Realizar al Encontrar Inconsistencias.
NIVEL DE ACCIONES A REALIZAR AL LOGRAR UN PUNTAJE

No. FASE NOMBRE
INSPECCIN DE 1 EN INCONSISTENCIAS
Debe comenzar el ciclo nuevamente de acuerdo con
Fase1 Previa Inspeccin Rigurosa RIGUROSO tabla de duracin por fase. Si el problema se repite se
suspende el programa por 3 meses.
Debe pasar al nivel de inspeccin riguroso por el trmino

Fase 2 Inspeccin Normal NORMAL de una fase. Si no presenta problema pasa a la fase 3.Si
el problema se repite regresa a la fase 1.

Fase 3 Inspeccin Reducida REDUCIDO de una fase. Si no presenta problema pasa a la fase 4.Si
el problema persiste regresa a la fase 1.

Fase 4 Inspeccin Reducida REDUCIDO de una fase. Si no presenta problema pasa a la fase 4
Certificado. Si el problema persiste regresa a la fase 3.
Si el problema es segunda vez que se presenta (2

Acciones Correctivas), en un tiempo igual al necesario
para alcanzar la certificacin (Tabla #5) se aplica
RIGUROSO - durante una fase el plan de muestreo con Inspeccin
Certificacin
Inspeccin Rigurosa;
Fase 5 Inspeccin Ocasional
Ocasional, con Si durante esta Fase 1R, se encuentra 2 Acciones
Certificado (Entrega de Diploma y Carta
frecuencia definida Correctivas ( inconsistencias que suman 2 en puntaje),
de Certificacin)
en la Tabla#2 se cancelar el programa de Entregas Certificadas en
la regin o a nivel nacional cuando corresponda. Si no,
se recobra la condicin de CERTIFICADO sin
restricciones.
Cuando se presenta inconsistencia en el recibo, los pasos a seguir para solucionar

la situacin, son los siguientes:
Tan pronto se detecte el error, el "padrino" de la parte afectada avisa la
situacin por correo electrnico o telefnicamente.
El padrino de la parte afectada procede a diligenciar el seguimiento y la
solicitud de inconsistencia o de accin correctiva.
Cuando la EPSL le sea atribuible la inconsistencia, se debe generar la solicitud
de accin correctiva al industrial con copia a la EPSL.
Las inconsistencias que se presentan tienen una valoracin respectiva, sobre la
cual se va obteniendo un puntaje como proveedor.
En caso que ese puntaje acumulado llegue a un resultado de 1, las
inconsistencias se consideran como problemas que generan Accin
Correctiva.
El padrino del proveedor tiene que dar respuesta antes de cinco (5) das hbiles
para no generar nuevamente una Accin Correctiva. Se puede remitir al Anexo
1 para compartir el compromiso por su parte
En caso que esa inconsistencia sea crtica para el proceso de su compaa, se
recomienda ajustar el valor a la naturaleza de la operacin.

Tabla #7 Valores Inconsistencias en el Grupo xito
CALIFICACIN TIPOS DE ERROR Peso
A Problemas con calidad del producto 1.00
B Peso inferior al declarado 1.00
C Fechas de vencimiento fuera de lo pactado en el acuerdo 1.00
D Averas de producto (Ver Anexo 16: Tolerancias sobre unidades averiadas de producto) 0.33
E Cantidades faltantes : diferencia entre documento remisorio y cantidad recibida fsicamente 1.00
Diferencia en nmero de recipientes entre documento remisorio y cantidad de canastas, cajas
F 0.50
o estibas recibidas
G Organizacin de la mercanca en la estiba 0.33
H Sellos de seguridad: sello o cinta rota, nmero de sello no coincide con documento remisorio 0.50
I Limpieza y estado del vehculo 1.00
J Organizacin de la mercanca en el vehculo 0.33

Control de temperatura: productos perecederos entre 4C y 6C. Medicamentos: entre 2C y
K 0.50
8C
Incumplimiento de citas :15 minutos antes y despus de la hora pactada implica cumplimiento
L 0.33
de la cita.
M Error en marcacin, codificacin y/o identificacin de la mercanca 0.33
N Error en la identificacin del almacn destino (aplica para entregas crossdocking) 0.33
O Problemas en la facturacin 0.33
P No responder (Industrial) durante los 5 das hbiles despus de generada la accin correctiva 1.00
Q Problemas con el aviso de despacho o con el aviso de recibo 0.20
R Etiquetas de ASN no cumplen con las condiciones establecidas por la cadena 0.33
S El contenido de la estiba no coincide con la informacin grabada en la etiqueta de ASN 0.33
T Dimensin del producto diferente de lo anunciado en el perfil logistico 0.00
U Cantidades sobrantes : diferencia entre documento remisorio y cantidad recibida fsicamente 1.00
NOTA: si en una entrega se presentan ms de una inconsistencia slo se tendr

en cuenta aquella con mayor relevancia y de acuerdo a esta se generar la accin
correctiva. Las inconsistencias adicionales sern registradas en las observaciones y
no sumaran puntos.
De acuerdo con el nmero de problemas acumulados en un perodo, se efectan

los cambios de fase indicados en la columna Acciones a realizar al lograr un
puntaje de 1 en inconsistencias de la Tabla #6

Una vez consolidado el proceso, el proveedor y el cliente definirn un sistema de
penalizacin con consecuencias pecuniarias, de tal manera que se minimice el
riesgo de error manteniendo vivo el inters del proveedor por garantizar la calidad
de todas sus entregas.
INCONSISTENCIAS QUE PUEDEN GENERAR ACCIONES CORRECTIVAS DEL INDUSTRIAL

AL COMERCIANTE DURANTE LA ENTREGA CERTIFICADA
Incumplimiento de citas en el recibo por parte del comerciante: el tiempo pactado para el recibo
1
es de 15 minutos antes y despus de la hora definida con el industrial.
Demora en la legalizacin de la documentacin culminado el recibo de la mercanca por parte

del comerciante al operador logstico. Se considera como inconsistencia cuando el tiempo de
2
espera para la legalizacin de la documentacin excede el tiempo acordado entre el industrial y
la cadena comercial.
Se define como inconsistencia cuando la cadena comercial no tiene, momentneamente la

3 capacidad de recibir el aviso de despacho por fallas en el sistema de informacin, fallas en la
transmisin de EDI y falta de parametrizacin en su sistema del mensaje electrnico.
Se considera como inconsistencia cuando la cadena comercial incumple el tiempo pactado en el

4
acuerdo, para el envo oportuno de la Orden de Compra.
Respuesta a la Accin Correctiva: la contestacin a la solicitud de accin correctiva se debe

5
realizar en un tiempo no mayor a 5 das hbiles, despus de haber sido generada.
Observaciones:
El supervisor de recibo debe mantener una carpeta actualizada con todos los
documentos de Seguimientos: las cartas de cambio de Fase, de certificacin, de
descertificacin, y todas las notificaciones de error y Acciones Correctivas.
Quincenalmente el supervisor designado por el cliente, deber consolidar el
seguimiento de los resultados obtenidos tanto en los almacenes como del
centro de distribucin para cada proveedor.
Una vez obtenido el consolidado y previo anlisis de los proveedores que
ameriten cambio de fase de certificacin o descertificacin, el supervisor
enviar la informacin correspondiente al responsable del programa de
certificacin por parte del cliente.
El cambio de fase amerita una carta dirigida al responsable del programa del
proveedor.

4. Descertificacin
Un proveedor llega a descertificarse cuando logra acumular lo equivalente a 2

problemas a causa de inconsistencias presentadas en las entregas, ver Tabla #6
Acciones a realizar al presentarse inconsistencias
Si un mismo CEDI del Proveedor entrega a varios CEDIS del Comerciante en

distintas ciudades entonces:
o Si se desertifica al CEDI del industrial en una ciudad, la desertificacin se
hace extensiva al resto de ciudades Donde se hacen entregas del mismo
CEDI.
o La certificacin de un proveedor a puntos de entrega atendidos por CEDIS
distintos al CEDI descertificado en el punto anterior no se ve afectado.
LAS PARTES ESTN EN LA POTESTAD DE DEFINIR LAS CONSECUENCIAS

DE UNA CERTIFICACIN O DESCERTIFICACIN
Un proveedor descertificado podr reingresar al programa de certificacin despus

de superar el perodo definido en la siguiente tabla:
Tiempo Mnimo para el Reingreso del Proveedor Descertificado segn su

Reincidencia.
TIEMPO DEFINIDO PARA

REINCIDENCIA REINGRESAR AL
PROGRAMA
Primera vez Tres meses
Segunda vez Seis meses
Despus de certificarse nuevamente, el historial para proveedores de productos

perecederos se borrara, despus de pasado un ao de certificado nuevamente,
adicionalmente para los otros proveedores se establece un plazo de dos aos para
no tener en cuenta dicha historia.
Tambin se elabora entre las partes un acta de compromiso dando garanta de

cumplimiento de las condiciones necesarias para iniciar nuevamente con el proceso
de Entregas Certificadas.
La informacin que se obtenga de las solicitudes de accin correctiva y el formato

de seguimiento, es la base para que el proveedor haga la respectiva evaluacin a
su(s) EPSL certificada(s).

ANEXOS
Al MANUAL DE ENTREGAS CERTIFICADAS
Versin Grupo xito
Noviembre 2010

CONTENIDO
Anexo 1 Formato: Formato del Acuerdo de Entregas Certificadas
Anexo 2 Propuesta de Formato: Propuesta de Formato (Para uso del Proveedor) -

ANLISIS Y COMPROMISO DEL PROVEEDOR CON LA ELIMINACIN DEL PROBLEMAS
Anexo 3 Documento: Lista de chequeo entregas proveedores
Anexo 4 Documento: POLITICA de ASN en ALMACENES EXITO S.A.
Anexo 5 Documento: Flujograma de procesos
Anexo 6 Documento: Manual en una pgina
Anexo 7 Proceso: Control de Peso, Tolerancia sobre unidades avariadas de producto y

unidades faltantes y sobrantes

Anexo 1 Formato: Formato del Acuerdo de Entregas Certificadas
CARTA DE ACUERDO
CEDI ...
Proveedor: NIT:
Cliente: NIT:
Operador Logstico: NIT:
1. Forma de comunicar el pedido al proveedor:
EDI (ORDERS) FAX
Correo Telfono
Personalmente
Otros
Plan de contingencia en caso que EDI Falle:
2. Frecuencia de Pedido:
Diaria 2 Veces por Semana Semanal Quincenal Mensual
Otros
3. Pedido:
Das de Pedido L M M J V S
Fecha de Entrega das despus del pedido.
Hora de Entrega
4. Forma de comunicar el envo del pedido al cliente:
Remisin Factura

Aviso de Despacho va EDI
Fase de Implementacin
5. Forma de comunicar el recibo del pedido al proveedor:
Aviso de Recibo va EDI Factura Visada

(RECADV)
Remisin PRICAT Fase de

Implementacin
6. Procedimiento a seguir cuando se cambia la EPSL

__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
_________
7. Esquemas de Seguridad utilizados para el transporte de la mercanca:
Sellos anunciados al comunicar el envo.

Tipo de Vehculo # de
Sellos
Sellos de seguridad equivalente a la Cinta en las cajas con el logo

de la empresa.
Persona encargada de retirar los sellos:
Otros
8. Procedimiento en caso que la EPSL por motivos de fuerza mayor no pueda

cumplir con la cita:
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
_________
9. Sistema de Administracin e Intercambio de recipientes:
Intercambio de recipientes - paletizacin:
Si No

Recipiente:
Estibas Canastillas
Otros
Descripcin de la operacin:
10. Procedimiento para retornar la mercanca no recibida:
Personalmente Envo por Transportadora
Descuento en prxima factura
Otros
11. Responsables del Proyecto:
Cliente:
Telfono: Ciudad:
Proveedor:
Telfono: Ciudad:
Operador
Logstico:
Telfono: Ciudad:
12. Padrinos:
Cliente:
Telfono: Celular Ciudad:
E-mail
Proveedor:

E-mail
Operador
Logstico:
E-mail
13. Para cada referencia y/o EAN UCC-13 se deben anexar especificaciones
acerca de:
Fechas de Vencimiento (cuntos das antes de la fecha de vencimiento debe

tener el EAN UCC-13 para poder ser recibido?).
Marcacin Unidades de venta (Tipo y cdigos).
Etiquetaje de Origen
Marcacin Unidades de Empaque (Tipo y cdigos).
Marcacin Subempaques (Tipo y cdigos).
Tipo de Empaque (Unidades, Bolsas, Estibas, Cajas, Barras, etc.).
Nmero de unidades contenidas en cada empaque.
Nmero de unidades contenidas en cada subempaque.
14. Papel del Operador Logstico:

15. Consideraciones Adicionales
16. Se acordaron cambios o excepciones al manual Entregas

Certificadas?
Si No
Cambios o Excepciones:
Por medio del presente documento el proveedor, el operador logstico y el

comerciante acuerdan cumplir con lo expresado en el manual Entregas
Certificadas y con lo anteriormente expresado en este documento.
Responsable Proveedor Responsable Cliente
Proveedor Cliente
Responsable Operador Logstico
Operador Logstico

ANEXO 2 - PROPUESTA DE FORMATO (Para uso del Proveedor)
ANLISIS Y COMPROMISO DEL PROVEEDOR CON LA

ELIMINACIN DEL PROBLEMA
NOMBRE DEL RESPONSABLE:
CARGO:
PROVEEDOR:
FECHA: RESPUESTA A ACCIN CORRECTIVA No.
PLAZO PARA SU IMPLEMENTACIN:
Descripcin de lo sucedido y plan de mejoramiento:

Anexo 3 Documento: Lista de chequeo entregas proveedores
GRUPO XITO
CEDI/PLATAFORMA________________________________________
PROCESO DE CERTIFICACION
FASE ____________________
NIVEL DE INSPECCIN ____________________
CDULA AUXILIAR: __________________________

PROVEEDOR: ________________________________
FECHA DE PROGRAMACIN VERIFICACIN: _____________ ENTREGA No: _________
FECHA DE RECIBO: _________________ * Cantidad de Orden(es) de Compras: _________
FECHA DE LEGALIZACIN: ______________ * Cantidad de orden(es) de compra con Novedad : _________
HORA LLEGADA: _______________ * Cantidad de de Facturas: _________
HORA INICIO DESCARGUE: _______________ * Cantidad de Facturas con Novedad _________
HORA TERMINO DESCARGUE: _______________ * No Total de Unidades Verificadas _________
HORA INICIO LEGALIZACIN: _______________ * No Total Unidades Recibidas (dato opcional) _________
HORA TERMINA LEGALIZACIN: _______________
NO CUMPLE
CALIFICACIN TIPOS DE ERROR Peso del error (marcar con un
X)
A Problemas con calidad del producto 1.00
B Peso inferior al declarado. 1.00
C Fechas de vencimiento fuera de lo pactado 1.00
D Averas de producto 0.33
E Cantidades faltantes 1.00
F Diferencia en nmero de recipientes 0.50
G Organizacin de la mercanca en la estiba 0.33
H Nmero de sellos diferente al anunciado, o vehiculo sin sellos. 0.50
I Limpieza y estado del vehculo 1.00
J Organizacin de la mercanca en el vehculo 0.33
K Control de temperatura: productos perecederos entre 4C y 6C. Medicamentos: entre 2C y 8C 0.50
L Incumplimiento de citas 0.33
M Marcacin, identificacin y codificacin de la mercanca 0.33
N Error en la identificacin del almacn destino (aplica para entregas crossdocking) 0.33
O Problemas en la facturacin 0.33
P No responder al industrial la accin correctiva dentro de los 5 das hbiles siguientes 1.00
Q Problemas con el aviso de despacho 0.20
R Etiquetas de ASN no cumplen con las condiciones establecidas por la cadena 0.33
S El contenido de la estiba no coincide con la informacin grabada en la etiqueta de ASN 0.33
T Dimensin del producto diferente de lo anunciado en el perfil logistico 0.00

U Cantidades sobrantes 1.00
Se debe ingresar estos datos para las causales A, B, C, D, E, M, T y U

Numero de la
Orden de Compra Numero de la factura o del documento remisorio Tipo de recipientes Recipientes facturados PLU-EAN Pedidas Anunciadas Entregadas Recibidas
con Novedad
OBSERVACIONES: ________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________
RECIBIDOR C.D FUNCIONARIO PROVEEDOR

_____________________________ _____________________________
Nombre Nombre
_____________________________ _____________________________
Firma Firma
* Hora llegada: Se define como la hora en la que el proveedor ingresa al centro de distribucin.
* Hora Inicio Descargue: Se define como la hora en la que se comienza a descargar la mercanca en el muelle de recibo.
* Hora Termina Descargue: Se define como la hora en la que se termina de descargar la mercanca en el muelle de recibo.
* Hora Inicio Legalizacin: Se define como la hora en la que se comienza a legalizar la mercanca por medio de la RF.
* Hora Termina Legalizacin: Se define como la hora en la que se termina el cuadre de documentos.

Anexo 4 Documento: POLITICA de ASN en ALMACENES EXITO S.A.
DEFINICIONES y APLICACIN del AVISO DE DESPACHO en Almacenes Exito S.A.
Objetivo del documento: Definir los requerimientos del Aviso de Despacho en

Almacenes xito S.A.
Fecha de redaccin: 29 de Marzo de 2010

Fecha de actualizacin: 22 de Julio de 2010
1. DEFINICIN: El Aviso de Despacho es un documento EDI, donde un Proveedor con entrega

certificada notifica el Despacho de un pedido realizado por la Cadena. Este documento tiene
como objetivo mejorar la calidad y oportunidad en los procesos de recibo de mercanca.
2. APLICACIN :
2.1. Se defini que en los Centros de Distribucin de Almacenes xito no podrn hacer uso del
ASN, si el Proveedor no alcanza la Fase 3 en un proceso formal de Certificacin de
Entregas. Por lo cual, no se puede recibir un proveedor con Aviso de Despacho antes de
que tiene firmado el Acuerdo y que est al menos en Fase 3 del proceso de Entregas
Certificadas
2.2. Para la certificacin, un prerrequisito para los proveedores es tener aviso de despacho.
Como lo dice el Manual, " El Aviso de despacho se considera requisito de la Entrega
Certificada. En caso de no tenerlo desarrollado, desde la primera fase, se recomienda la
utilizacin obligatoria a partir de la 3ra Fase" por lo cual desde la fase 3 los proveedores
deben ya estar enviando aviso de despacho.
En caso de que el proveedor complete las 4 fases perfectas del proceso y no tiene
desarrollado an el ASN, no se debe notificarle la certificacin.
3. CONTACTO OPERACIN :
Telfono: 3395951, 3395948
Email: soporte.edi@grupo-exito.com
4. BENEFICIOS DEL AVISO DE DESPACHO:
Eliminar la repeticin de verificaciones de mercanca.

Reducir el tiempo de atencin del proveedor para el recibo de mercanca: espera,
descargue y verificacin.
Reducir el desgaste administrativo en la solucin de diferencias.
Disminuir los tiempos y errores en la legalizacin de la Mercanca por parte de la Cadena.
Disponer mas oportunamente de la mercanca en el punto de venta.
Disminuir los errores de cartera.
Minimizar los reclamos formulados por los proveedores por inconsistencias.

Es complemento a los beneficios que tiene una entrega Certificada que permite
minimizar los costos asociados con la verificacin, el tiempo en el recibo, la manipulacin
de la mercanca y la repeticin de operaciones en el proceso logstico.
5. REQUISITOS OPERACIONALES DE AVISO DE DESPACHO en ALMACENES EXITO
Para todas las entregas, se requiere:
Enviar los avisos con la mayor anticipacin posible, al mnimo 2 horas antes de realizar
el despacho
No enviar NUNCA el aviso de despacho con nmero de factura 0.
Enviar el dato de factura completo, incluido el PREFIJO.
Notificar los problemas de generacin o de transmisin de aviso de despacho a la Sede
Logstica y a la rea de conectividad en los telfonos 3395951, 3395948 y por correo
soporte.edi@grupo-exito.com
Establecer persona responsable del envo de la informacin.
Generar Aviso despus de realizado el Alistamiento de Mercanca
Informar a la rea de conectividad, en los telfonos 3395951, 3395948 y por correo
soporte.edi@grupo-exito.com datos de contacto para operacin de fin de semana
En crossdocking predistribuido se debe marcar el cdigo del punto de venta (obligatorio)
y su nombre (opcional) en cada empaque
Las cajas uniproducto deben venir marcadas con su cdigo de barras y descripcin que
identifique el producto (esto aplica tambin para el caso de Textil)
Se debe siempre generar Aviso de Despacho por Orden de Compra
5.1. Para una entrega paletizada:
En Crossdocking predistribuido: Se debe generar etiqueta por Orden de Compra/ estiba/

punto de venta
En Crossdocking consolidado y Almacenamiento : Se debe generar etiqueta por Orden de
Compra/ estiba
Debe haber equivalencia exacta entre la informacin contenida en el Aviso (etiqueta
SSCC) y la mercanca fsica contenida en el pallet
Cada pallet debe tener su identificacin:
Cross Docking Predistribuido : Si un pallet tiene ms de 1 almacn o ms de una
orden de compra, debe generarse etiquetas SSCC como tantos almacenes o
rdenes de compra tenga el pallet
Cross Docking Consolidado: Si un pallet tiene ms de una Orden de Compra, debe
generarse etiquetas como tanta Orden de Compra tenga el pallet
5.1.1. Entrega de Cross Docking Predistribuido:
Informacin obligatoria a contener la etiqueta:
Cliente: Almacenes Exito S.A.

Nit : 890900608
Nombre y direccin del lugar de entrega
Razn social del Proveedor
Nmero de Orden de Compra
Nmero de Factura

Cdigo del almacn destino
Nombre del almacn destino
Cdigo GLN graficado del almacn destino (dato opcional)
Frase Aviso de Despacho
Cdigo SSCC EAN 128 graficado
Cdigo SSCC EAN 128 Numrico
Cantidad de Empaques (Cajas, canastillas) del punto de venta del pallet (dato
obligatorio) sobre Cantidad de Empaques total del punto de venta (dato opcional)
(Ejemplo : Numero de empaques en la estiba / Nmero total de empaques del punto de
venta)
Numero del Pallet sobre Nmero total de Pallet de la entrega (dato opcional) ( Ejemplo :
Estiba 1 de 2 <=> Primera de 2 estibas que tenga el punto de venta)
5.1.2. Entrega de CrossDocking Consolidado y Almacenamiento con una estiba

uniproducto

Nit : 890900608
Nmero de Factura
Cantidad de Empaques (Cajas, canastillas) de la Orden de Compra del pallet (dato
obligatorio) sobre Cantidad de Empaques total de la Orden de Compra (dato opcional)
Numero del Pallet sobre Nmero total de Pallet de la entrega (dato opcional) ( Ejemplo :
Estiba 1 de 2 => Primera de 2 estibas que tenga la Orden de Compra )
5.2. Para una entrega arrumada:
Para toda entrega arrumada, es importante notar que un proveedor certificado debe
entregar tambin una lista de empaque en una hoja adicional anexa a la factura
Se debe siempre generar Aviso de Despacho por Orden de Compra
En Crossdocking predistribuido: Se debe generar etiqueta por Orden de Compra/ punto
de venta
En Crossdocking consolidado: Se debe generar etiqueta por Orden de Compra
5.2.1. Para todas las dems GEN excepto Textil
Se debe imprimir la etiqueta de Aviso de Despacho en una hoja adicional anexa a la

factura
Solicitud opcional: Paletizacin virtual

Para los proveedores de gran volumen, es decir cuando el volumen supera ms de una
estiba, se solicita al proveedor conformar las estibas a la entrega con etiquetas de estibas
previamente generadas. Debe haber equivalencia exacta entre la informacin
contenida en el Aviso y la mercanca fsica del pallet, tal como lo relata los requisitos
operacionales para una entrega paletizada.

Sobre este tema con todo gusto ofrecemos a los proveedores la asesora del proceso por
parte de nuestro equipo de conectividad (en los telfonos 3395951, 3395948 e-mail
soporte.edi@grupo-exito.com )
5.2.1.1. Entrega de Cross Docking Predistribuido:
La impresin debe ser por punto de venta (= todas las etiquetas del almacn sobre la misma hoja)

Nit : 890900608
Nmero de Factura
Nmero de Empaques (Cajas, canastillas) del punto de venta
5.2.1.2. Entrega de Cross docking Consolidado

Nit : 890900608
Nmero de Factura
Cdigo SSCC graficado
Cdigo SSCC Numrico
Nmero de Empaques (Cajas, canastillas) de la Orden de Compra
5.3. Para el caso de Textil :

5.3.1. Entrega de Cross Docking Predistribuido de Textil o cajas mixtas de aseo
personal, cosmticos.
Se genera etiqueta por Orden de Compra/ punto de venta /caja

Se debe colocar una etiqueta pegada a cada caja con los siguientes datos obligatorios:

Nit : 890900608

Razn social y datos generales del Proveedor
Nmero de Factura
Cantidad de Unidades en la caja
5.3.2. Entrega de Almacenamiento en cajas uniproducto Textil:
Se debe generar una etiqueta por Orden de Compra impresa en una hoja adicional anexa a la
factura

Nit : 890900608
Nmero de Factura
Cantidad de Cajas total de la Orden de Compra
Cantidad de Unidades total de la Orden de Compra por PLU
Fin de documento

Anexo 5 Documento: Flujograma de procesos
PROCESO SUGERIDO PARA ENTREGAS CERTIFICADAS Pg 1 de 3
COMERCIANTE PROVEEDOR OPERADOR LOGSTICO
INICIO
Enviar orden de compra al Verificar cupo

proveedor de acuerdo a de crdito y
frecuencia, da, fecha y hora de dems
entrega por el medio acordado: condiciones
EDI, Fax, Correo electrnico. comerciales
Crdito y
Comunicarse con
condiciones
NO el comerciante y
com erciales
resolver diferencia
correctas?
SI
Reservar la
mercanca
solicitada
Enviar la Confirmacin de
la Reserva e indicar los
Proveedor con Enviar
datos del vehculo, del
Operador SI instrucciones de
funcionario y la cantidad y
Logstico? transporte va EDI
tipo de vehculos a utilizar
en el despacho.
NO
Generar listado de Recoger mercanca

P icking en la fecha y hora
pactada con el
proveedor
Preparar pedido
utilizando los
mecanismos de Contar nm ero de
seguridad acordados empaques y revisar
previamente calidad de embalajes
Generar y enviar Cargar el vehculo y

Aviso de Despacho colocar sello de
a Com erciante y seguridad acordado
OP si aplica o su equivalente
Cargar el vehculo
Tram itar los respectivos
y colocar sello de
docum entos de transporte
seguridad o su
y solicitar copia de Aviso
equivalente
de Despacho
Tram itar los

respectivos
Entregar la m ercanca
docum entos de
en los puntos de
transporte
1 despacho de acuerdo
a las fechas y horas
pactadas
Asignar y alistar el Entregar la m ercanca

en los puntos de
espacio necesario
despacho de acuerdo
en la zona de con las fechas y horas
descargue pactadas

PRO CES O S UGE RIDO PARA ENT RE GAS C ER TIFICAD AS Pg 2 de 3
C OM ER CIAN TE PR OVE EDO R OPE RADO R LOGSTICO
Verificar si se tiene el
sello de seguridad y
validarlo con el
relacionado en el
docum ento de entrega.
Corresponde el sello Realizar

de seguridad al
inspeccin al
relacionado en el NO
docum ento de
100 % de la
entrega? m ercanca
SI
Determ inar el m uestreo

a realizar de acuerdo a
la fase de certificacin
en que se encuentra el
proceso. (V er tabla 1).
Contar los
em balajes, estibas o
recipientes enviados
de acuerdo al
m uestreo
V erificar al detalle la
cantidad, la calidad de la
m ercanca, la fecha de
vencim iento, la correcta
m arcacin y los requisitos
de ley que correspondan
Revisin
M ercanca
exhaustiva
com pleta y a NO
satisfaccin?
(100% ) de todo
el lote
SI
Diligenciar visto Com unicar la novedad

bueno, firm ar y sellar al proveedor y solicitar
en docum ento de la solucin inm ediata y
entrega la accin correctiva
correspondiente
Verificar el interior Registrar en el S eguim iento

del vehculo que Oficial a P roveedores con
transport la Entrega Certificada la Resolver la accin
m ercanca calificacin de rechazado de correctiva
la m uestra, los errores com unicada por el
detectados segn su tipo y com erciante en los 5
la cuantificacin de los das hbiles siguientes
FIN
problem as aplicando la
poltica de reclam os.

P R O C E S O S U G E R ID O P AR A E N T R E G AS C E R T IFIC AD AS P g 3 de 3
C O M E R C IAN T E PROVEEDOR O PER AD O R L O G STIC O
E s la accin
Tram itar accin
correctiva generada
SI correctiva con el
por el O perador
O perador Logstico
Logstico?
NO
Realizar las
verificaciones
respectivas y dar
solucin a la accin
correctiva dentro de los
5 das hbiles
R egistrar en
A ccin correctiva form ato de
solucionada en los 5 SI seguim iento la
das hbiles? solucin dada a la
accin correctiva
NO
FIN
Registrar com o un
problem a en el form ato
de seguim iento a
proveedores con
entregas certificadas
Contactar al
padrino del
program a del
proveedor

Anexo 6 Documento: Manual en una pgina
# DE ENTREGAS PERFECTAS CONSECUTIVAS PLAN DE MUESTREO EN EL RECIBO
PERODO MNIMO
# MXIMO DE MESES
FRECUENCIA DE ENTREGAS del Proveedor Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 PARA ALCANZAR NIVEL DE INSPECCIN
POR FASE
CERTIFICACIN
100% 75% 50% 50% TAMAO DEL LOTE RIGUROSO NORMAL REDUCIDA
DIARIA o 5 VECES POR SEMANA 24 18 12 12 1 Mes 2 Meses 1 Semana Muestra Muestra Muestra
4 o 3 VECES POR SEMANA 15 11 7 7 1 Mes 1 Semana 3 Meses 2-8 3 2 2
2 VECES POR SEMANA 12 9 6 6 1 Mes 2 Semanas 3 Meses 2 Semanas 9-15 5 4 3
SEMANAL 8 6 4 4 2 Meses 4 Meses 2 Semanas 16-25 8 5 4
QUINCENAL 6 4 3 3 3 Meses 9 meses 26-50 13 8 8
MENSUAL 4 3 2 2 4 Meses 12 meses 51-90 20 13 10
Se cuantifica en forma independiente en cada sitio de entrega. 91-150 32 20 12
151-280 50 32 13
FRECUENCIA de INSPECCIONES 281-500 80 50 18
FASE 1, 2, 3 y 4 FASE CERTIFICADO 501-1.200 125 80 20
FRECUENCIA DE ENTREGAS del Proveedor Entrega de CROSS DOCKING

Entrega de CROSS DOCKING Entrega de CROSS DOCKING
PREDISTRIBUIDO, CROSS DOCKING 1.201-3.200 200 125 32
PREDISTRIBUIDO CONSOLIDADO o ALMACENAMIENTO
CONSOLIDADO y ALMACENAMIENTO
DIARIA o 5 VECES POR SEMANA a cada entrega 3 veces por semana no aplica 3.201-10.000 315 200 40
4 o 3 VECES POR SEMANA a cada entrega 2 veces por semana 1 vez por semana 10.001-35.000 500 315 50
2 VECES POR SEMANA a cada entrega 1 vez por semana 2 veces por mes FASE 1 y CERTIFICADO FASE 2 FASE 3 y 4
SEMANAL a cada entrega 1 vez por semana 2 veces por mes
QUINCENAL a cada entrega a cada entrega a cada entrega PLAN DE MUESTREO EN EL RECIBO - FARMACETICOS
MENSUAL a cada entrega a cada entrega a cada entrega NIVEL DE INSPECCIN
DEFINICIN DE LAS FASES CON SU NIVEL DE INSPECCIN Y ACCIONES A REALIZAR AL ENCONTRAR INCONSISTENCIAS 3 3 2 2
No. FASE NOMBRE NIVEL DE INSPECCIN ACCIONES A REALIZAR AL LOGRAR UN PUNTAJE DE 1 EN INCONSISTENCIAS 5 5 4 3
Debe comenzar el ciclo nuevamente de acuerdo con tabla de duracin por fase. Si el
Fase1 Previa Inspeccin Rigurosa RIGUROSO 8 8 5 4
problema se repite se suspende el programa por 3 meses.
Debe pasar al nivel de inspeccin riguroso por el trmino de una fase. Si no presenta
Fase 2 Inspeccin Normal NORMAL 13 13 8 8
problema pasa a la fase 3.Si el problema se repite regresa a la fase 1.
Fase 3 Inspeccin Reducida REDUCIDO 20 20 13 10
problema pasa a la fase 4.Si el problema persiste regresa a la fase 1.
Fase 4 Inspeccin Reducida REDUCIDO 32 32 20 12
problema pasa a la fase 4 Certificado. Si el problema persiste regresa a la fase 3.
Si el problema es segunda vez que se presenta (2 Acciones Correctivas), en un tiempo

igual al necesario para alcanzar la certificacin (Tabla #5) se aplica durante una fase el
Certificacin
RIGUROSO - Inspeccin plan de muestreo con Inspeccin Rigurosa;
Fase 5 Inspeccin Ocasional (Entrega
Ocasional, con frecuencia definida Si durante esta Fase 1R, se encuentra 2 Acciones Correctivas ( inconsistencias que 50 50 32 13
Certificado de Diploma y Carta de
en la Tabla#2 suman 2 en puntaje), se cancelar el programa de Entregas Certificadas en la regin o
Certificacin)
a nivel nacional cuando corresponda. Si no, se recobra la condicin de CERTIFICADO
sin restricciones.
80 80 50 18
125 125 80 20
MUESTRA A INSPECCIONAR 200 200 125 32
CROSS DOCKIMG PREDISTRIBUIDO 3 almacenes, con una muestra de cajas de acuerdo a la Tabla militar dependiendo de la Fase 315 315 200 40
- # facturas a inspeccionar segn la Tabla militar, dependiendo de la Fase, y a mnimo 3 facturas

- con un # de PLU a inspeccinar en cada factura segn la Tabla militar, dependiendo de la Fase
CROSS DOCKING CONSOLIDADO
- los PLU no deben ser repetidos 500 500 315 50
y ALMACENAMIENTO
- inspeccin fsica del # de cajas, por cada Plu seleccionado, tambin con respecto a la Tabla militar
'Si un Plu a inspeccionar se encuentra en varias facturas, la verificacin debe ser al 100% del Plu o sea en todas las facturas
FASE 1 y CERTIFICADO FASE 2 FASE 3 y 4
CLASIFICACIN DE LOS ERRORES TOLERANCIAS SOBRE FALTANTES Y SOBRANTES DE MERCANCA TOLERANCIAS SOBRE UNIDADES AVERIADAS DE PRODUCTO
TAMAO DE LA MUESTRA en UNIDADES CON DIFERENCIAS TAMAO DE LA MUESTRA en UNIDADES CON DIFERENCIAS
CALIFICACIN Peso TIPOS DE ERROR
UNIDADES (FALTANTES O SOBRANTES UNIDADES (FALTANTES O SOBRANTES
A 1.00 Problemas con calidad del producto 1-499 0 1-499 0

B 1.00 Peso inferior al declarado 500-999 1 500-999 5
C 1.00 Fechas de vencimiento fuera de lo pactado en el acuerdo 1.000-1499 2 1.000-1499 10
D 0.33 Averas de producto (Ver Anexo 16: Tolerancias sobre unidades averiadas de producto) 1.500-1999 3 1.500-1999 15
E 1.00 Cantidades faltantes : diferencia entre documento remisorio y cantidad recibida fsicamente 2.000-2499 4 2.000-2499 20
F 0.50 Diferencia en nmero de recipientes entre documento remisorio y cantidad de canastas, cajas o estibas recibidas 2.500-2999 5 2.500-2999 25
G 0.33 Organizacin de la mercanca en la estiba 3.000-3499 6 3.000-3499 30
H 0.50 Sellos de seguridad: sello o cinta rota, nmero de sello no coincide con documento remisorio 3.500-3999 7 3.500-3999 35
I 1.00 Limpieza y estado del vehculo 4.000-4499 8 4.000-4499 40
J 0.33 Organizacin de la mercanca en el vehculo 4.500-4999 9 4.500-4999 45
K 0.50 Control de temperatura: productos perecederos entre 4C y 6C. Medicamentos: entre 2C y 8C 5.000-5499 10 5.000-5499 50
L 0.33 Incumplimiento de citas :15 minutos antes y despus de la hora pactada implica cumplimiento de la cita. 5.500-5999 11 5.500-5999 55
M 0.33 Error en marcacin, codificacin y/o identificacin de la mercanca 6.000-6499 12 6.000-6499 60
N 0.33 Error en la identificacin del almacn destino (aplica para entregas crossdocking) 6.500-6999 13 6.500-6999 65
O 0.33 Problemas en la facturacin 7.000-7499 14 7.000-7499 70
P 1.00 No responder (Industrial) durante los 5 das hbiles despus de generada la accin correctiva 7.500-7999 15 7.500-7999 75
Q 0.20 Problemas con el aviso de despacho o con el aviso de recibo 8.000-8499 16 8.000-8499 80
R 0.33 Etiquetas de ASN no cumplen con las condiciones establecidas por la cadena 8.500-8999 17 8.500-8999 85
S 0.33 El contenido de la estiba no coincide con la informacin grabada en la etiqueta de ASN 9.000-9499 18 9.000-9499 90
T 0.00 Dimensin del producto diferente de lo anunciado en el perfil logistico 9.500-999 19 9.500-999 95
U 1.00 Cantidades sobrantes : diferencia entre documento remisorio y cantidad recibida fsicamente 10.000-12499 20 10.000-12499 100
12.500-15000 25 12.500-15000 125
Nivel de Tolerancia: 0.2 % Nivel de Tolerancia Total Entregado 1.0 %

Anexo 7 Proceso: Control de Peso, Tolerancia sobre unidades
averiadas de producto y unidades faltantes y sobrantes
Control de Peso en los Recibos

Grupo xito defini una directriz con respecto al Control de peso de los productos con Peso:
Para devoluciones de producto por bajo peso se debe aplicar los Decretos 2269
de 1993 y 3466 de 1982 de la Superintendencia de Industria y Comercio que establecen que El
contenido neto de todo producto empacado o envasado debe corresponder al contenido
enunciado en su rotulado o empaque. Las tolerancias para masa y volumen netos; y la seleccin
de muestras para la verificacin del contenido neto se efectuarn siguiendo los procedimientos
estadsticos establecidos en las normas tcnicas obligatorias correspondientes.
Debido a que el muestreo y pasos a seguir son extensos para la aplicacin de todos
los productos que recibe la Compaa, se realizar un muestreo diariamente as:
En Frescos: se revisa en cada entrega de proveedor 5 Plu (referencias) con 5

Unidades cada uno
En Secos : se revisa 2 Plu (referencias) con todas las unidades del empaque
Para el caso en el cual el promedio de la muestra sea igual o superior al contenido

neto anunciado en el empaque => se acepta el lote completo.
Para el caso en el cual el promedio de la muestra sea inferior al contenido neto

anunciado en el empaque => se aplica el proceso descrito en los decretos 2269 y 3364.
El decreto (vera continuacin) puede resumirse as:
Verificar tamao del lote y sacar muestra segn tabla Plan de muestreo
sugerida (Tabla 1- Columna 1 y 2)
Revise en la misma tabla la columna que indica cuantas unidades
defectuosas se aceptan del lote y con cuantas unidades defectuosas se
rechaza el lote. (Tabla 1- Columna 3)
Revise en la Tabla de deficiencias tolerables, cuntos son los gramos que
aceptan como unidad defectuosa y cuntos son los gramos que no se aceptan
como unidad defectuosa (Tabla 2)
Por ltimo, tenga en cuenta que si al menos una unidad est por debajo del
peso en 2 veces la tolerancia de gramos, el lote se rechaza.
Para una mejor compresin de la aplicacin del decreto revise el ejemplo
que enviamos con la aplicacin del decreto
Es importante notar que se aplica esta definicin para todos los proveedores, aun los
proveedores del programa de Entregas Certificadas (no se tomar en cuenta la tabla de GS1)

Decretos 2269 y 3364:
CONTROL DE PESO
Decretos 2269 de 1993 y 3466 de 1982 de la Superintendencia
de Industria y Comercio
La superintendencia de Industria y Comercio de acuerdo a los decretos 2269 de 1993 y 3466 de 1982 establece que :
El contenido neto de todo producto empacado o envasado debe corresponder al contenido enunciado en su rotulado o
empaque. Las tolerancias para masa y volumen netos; y la seleccin de muestras para la verificacin del contenido neto se
efectuarn siguiendo los procedimientos estadsticos establecidos en las normas tcnicas obligatorias
correspondientes.
Tabla 1 : CONTROL DE PESO PLANES DE MUESTREO
Columna 1 Columna 2 Columna 3
Cantidad de preempacados de la
Tamao del lote Tamao de la muestra que pueden exceder la
de inspeccin muestra deficiencia tolerable
Ac Re
100% de la
Menos de 100 0 1
muestra
100 a 500 50 3 4
501 a 3200 80 5 6
Ms de 3200 125 7 8

Tabla 2 : TABLA DE DEFICIENCIAS TOLERABLES PARA EL CONTENIDO
NETO
Contenido nom inal de producto Deficiencia tolerable (T )

(Q n) en g o m l Porcentaje en Q n g o ml
0 a 50 9 -
50 a 100 - 4.5
100 a 200 4.5 -
200 a 300 - 9
300 a 500 3 -
500 a 1000 - 15
1000 a 10000 1.5 -
10000 a 15000 - 150
15000 a 50000 1 -
Los valores de (T) se deben redondear al siguiente decimal superior de g o ml
para valores de Qn inferiores a 1000 g o ml y al siguiente entero para valores de
Qn superiores a 1000 g o ml
CONTROL DE PESO, CRITERIOS DE ACEPTACION Y RECHAZO

EJEMPLO:
Se recibe un lote de 200 panes cuyo peso neto declarado es 250 gramos.
TAMAO DEL LOTE 200

TAMAO DE LA MUESTRA 50
ACEPTO CON ( Ac ) 3
RECHAZO CON ( Re ) 4
PESO DECLARADO ( Qn ) 250
TOLERANCIA ( T ) 9
Qn - T 241
Qn - 2T 232
Se concluye segn criterios establecidos:

Si el contenido promedio es inferior a 250 se rechaza.
Si 3 unidades menos pesan por debajo de 241 se acepta.
Si 4 unidades ms pesan por debajo de 241 se rechaza.
Si al menos 1 unidad pesa 232 menos se rechaza.

Tolerancia sobre unidades averiadas de producto
Se debe aplicar un nivel de Tolerancia de un 1% (segn la Tabla de Tolerancia homologada
por GS1) sobre el total de unidades de la muestra inspeccionada.
Tolerancia sobre faltantes y sobrantes de mercancas unidades

averiadas de producto
Se debe aplicar un nivel de Tolerancia de un 0.2% (segn la Tabla de Tolerancia homologada
por GS1) sobre el total de unidades de la muestra inspeccionada.
Para notar: Cuando las unidades detectadas con inconsistencias estn contempladas en la
tolerancia, no se acumula puntos al proveedor pero s se consigna estas situaciones en los
seguimientos de los proveedores (generar una inconsistencia, sin contabilizar los puntos)

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MANUAL DE ENTREGAS

Versin Grupo xito

Manual Entregas Certificadas Almacenes xito S.A. Pgina 1 de 49

2. Aplicacin de las Entregas Certificadas

3. Pasos de la Entrega Certificada

3.1. Paso 1. Verificacin de las condiciones para los participantes en la alianza

Manual Entregas Certificadas Almacenes xito S.A. Pgina 2 de 49

La filosofa ECR nace en el contexto de la logstica, estableciendo con total

ECR brinda la posibilidad de satisfacer al cliente aplicando el reabastecimiento

La Respuesta Eficiente al Consumidor ECR define Mejores prcticas logsticas

Lo anterior se ve plasmado en el Manual de Entregas Certificadas, brindando las

La Entrega Certificada es una alianza estratgica a travs de la cual el Proveedor y

Ha sido definida como una de las mejores prcticas en los programas de

Manual Entregas Certificadas Almacenes xito S.A. Pgina 3 de 49

Eliminar la repeticin de verificaciones con base en la garanta ofrecida por el

El Proveedor certifica que lo facturado (reseado en el aviso de despacho o la

o Beneficios de las Entregas Certificadas

Reducir el tiempo de atencin del proveedor para recibo de mercanca:

Manual Entregas Certificadas Almacenes xito S.A. Pgina 4 de 49

Con el objetivo de generar procesos giles, dinmicos y eficientes es importante

Socio de Negocio 1 Socio de Negocio 2

Proveedor Materia Prima o

Operador Logstico (Cuando Maneja Almacenamiento y

Aplicabilidad a nivel interno de la empresa:

Manual Entregas Certificadas Almacenes xito S.A. Pgina 5 de 49

o Paso 1. Verificacin de las condiciones para los participantes en la alianza

El proveedor debe brindar las condiciones que garanticen confiabilidad, seguridad

Unidad de Empaque: Contar con Empaque diseado especialmente para el

Manual Entregas Certificadas Almacenes xito S.A. Pgina 6 de 49

NOTA: El Aviso de despacho se considera requisito de la Entrega Certificada. En

El Grupo xito defini categoras de proveedores que no deben entrar en el

Proveedores de Flujo Almacenamiento a excepcin de los que entregan

El Cliente debe brindar condiciones que garanticen confiabilidad, seguridad y

Infraestructura adecuada: Muelles con plataformas niveladoras.

Manual Entregas Certificadas Almacenes xito S.A. Pgina 7 de 49

En el Grupo xito se defini en cada plataforma una persona encargada del

Para la medicin del tiempo de atencin y disponibilidad de facilitadores, el

NOTA: El Aviso de despacho se considera requisito de la Entrega Certificada. En

3..3. EPSL Empresa Prestadora de Servicios Logsticos

EDI: Capacidad de generar y recibir mensajes (Aviso de despacho,

NOTA: El Aviso de despacho se considera requisito de la Entrega Certificada. En

Manual Entregas Certificadas Almacenes xito S.A. Pgina 8 de 49

Capacitacin del Personal: Cada una de las partes ser responsable de

Continuidad: Para asegurar la continuidad del proceso se sugiere que la

Padrinos: sern los responsables durante el periodo de certificacin de garantizar

o Paso 3. Definicin del Acuerdo

Conjuntamente los socios comerciales (cliente, proveedor, EPSL) analizan la

Recibo del Pedido

Determinar la manera de comunicarle el pedido al proveedor: EDI, Fax, Correo,

Manual Entregas Certificadas Almacenes xito S.A. Pgina 9 de 49

Se determin como prerrequisito para la certificacin entregar la informacin al

Manual Entregas Certificadas Almacenes xito S.A. Pgina 10 de 49

Determinar la forma de enviar la informacin al transportador y al cliente, de la

Definir los perodos de vencimiento y criterios de calidad del producto que se

Si el proveedor requiere que las Solicitudes de Accin Correctiva sean recibidas

Manual Entregas Certificadas Almacenes xito S.A. Pgina 11 de 49

Entre las partes definirn y registrarn el nmeros de Sellos de Seguridad de

El Grupo xito define el nmero de Sellos de Seguridad de acuerdo al tipo de

o Para las entregas exclusivas:

- Para vehculos furgonados se utilizar precinto y/o sello de seguridad. Cuando un

- Para vehculos carpados se utilizarn precintos de seguridad a razn de 20 precintos para

- Para vehculos articulados se utilizar 22 precintos: 4 en cada extremo de carpa y 3 en

o Para entregas no exclusivas (entrega de paquetera)