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La teora de sistemas ofrece un esquema conceptual que permite, al mismo tiempo, el anlisis y la
sntesis de la organizacin en un ambiente complejo y dinmico.
El enfoque sistmico se ha utilizado para facilitar el estudio de las relaciones entre individuos y
organizaciones, considerando a las organizaciones, a los grupos y a las personas como sistemas
abiertos en interaccin continua con sus ambientes. Un sistema abierto describe las acciones e
interacciones de un organismo dentro del ambiente que lo rodea.
Los subsistemas son mutuamente dependientes y los cambios que ocurren en uno de ellos
afectan al comportamiento de los otros.
Estos dos autores, desarrollaron un modelo de organizacin por medio de la aplicacin de la Teora
de los Sistemas a la Teora de la Administracin. En el modelo planteado la organizacin presenta
caractersticas de sistema abierto y se diagrama en base a lo expuesto a continuacin:
3. Exportacin (salida): Los sistemas abiertos exportan ciertos productos hacia el ambiente.
4. Los sistemas como ciclos de eventos que se repiten: El funcionamiento de cualquier sistema
consiste en ciclos repetitivos de importacin- transformacin- exportacin.
5. Entropa negativa: Los sistemas abiertos necesitan moverse para detener el proceso entrpico
(tendencia al caos y desaparicin) para reabastecerse de energa manteniendo indefinidamente su
estructura organizacional.
6. Informacin como insumo: Los sistemas abiertos reciben tambin insumos de tipo informativo
que proporcionan seales a la estructura sobre el ambiente y sobre el funcionamiento de la msima
en relacin con ste.
10. Lmites o fronteras: La organizacin presenta barreras entre el sistema y el ambiente. stos
definen el campo de accin del sistema, como tambin su grado de apertura con relacin al
ambiente.
Las organizaciones constituyen una clase o tipo de sistema social, el cual a su vez se considera una
clase de sistema abierto. Como clase especial de sistema abierto, las organizaciones tienen
propiedades que les son peculiares, pero comparten otras propiedades en comn con todos los
sistemas abiertos.
1. Los sistemas sociales, al contrario de las dems estructuras bsicas no tiene lmites en
amplitud. Los sistemas sociales no pueden representarse a travs de modelos fsicos.
3. Los sistemas sociales son sistemas esencialmente inventados, creados por el hombre e
imperfectos: se afirman en actitudes, percepciones, creencias, motivaciones, hbitos y
expectativas de los seres humanos.
4. Los sistemas sociales presentan mayor variabilidad que los sistemas biolgicos.
Necesitan mecanismos de control para reducir la variabilidad e inestabilidad de las
acciones humanas.
5. Las funciones, normas y valores constituyen los principales componentes del sistema
social.
Toda organizacin crea su propia cultura o clima, sus propios tabes, costumbres y usos. El clima o
cultura del sistema refleja las normas y valores del sistema formal, as como las disputas internas y
externas y el ejercicio de la autoridad dentro del sistema, que se transmiten a los nuevos
miembros del grupo.
Con el fin de mantenerse, las organizaciones sociales recurren al uso de mecanismos, establecen
normas y valores para estimular las actividades requeridas y dispositivos de autoridad para dirigir
el comportamiento organizacional.
Como sistemas abiertos, las organizaciones sobreviven solamente cuando son capaces de
mantener negentropa, es decir, importacin bajo todas las formas de cantidades mayores de
energa que las que devuelven al ambiente como producto. La eficiencia pretende incrementos a
travs de soluciones tcnicas y econmicas, mientras que la eficacia busca la maximizacin del
rendimiento de la organizacin, por medios tcnicos y econmicos (eficiencia) y por medios
polticos (no econmicos).
Rol es el conjunto de actividades exigidas a un individuo que ocupa una determinada posicin en
una organizacin. Por tanto, la organizacin puede considerarse como constituida por roles o por
un conjunto de actividades que se espera de los individuos.
Hay varias implicaciones crticas entre distinguir un sistema abierto y uno cerrado, desde el punto
de vista administrativo, estn las siguientes del sistema abierto:
La naturaleza dinmica del ambiente est en conflicto con la tendencia esttica de la organizacin.
Est constituida para autoperpetuarse en lugar de cambiar de acuerdo a las transformaciones del
ambiente.
Un sistema abierto necesita garantizar la absorcin de sus productos por el ambiente. Para
garantizar su viabilidad, debe ofrecer al ambiente productos por el necesitados o crearle necesidad
de tales productos.
Contrario a ese enfoque abierto, la perspectiva de sistema cerrado indica las siguientes
distorsiones:
1. Punto de vista sistmico: Considera a la organizacin como un sistema constituido por cinco
partes bsicas: insumo (entrada), proceso, producto (salida), retroalimentacin y ambiente.
5. Probabilstica: La teora moderna tiende a ser probabilstica. Lo cual demuestra que muchas
variables pueden explicarse en trminos hipotticos y no con certeza.
8. Multivariable: La teora moderna tiende a asumir que un evento puede ser causado por
numerosos factores interrelacionados e interdependientes.
La ciberntica surgi como una ciencia interdisciplinaria para relacionar todas las ciencias, llenar
los espacios vacos no investigados por ningunas de ellas y permitir que cada ciencia utilice los
conocimientos desarrollados por las dems. Es la ciencia de la comunicacin y el control, ya sea en
el animal o en la mquina. La comunicacin integra y da coherencia a los sistemas; el control
regula su comportamiento. La ciberntica comprende los procesos y sistemas de transformacin y
su concrecin en procesos fsicos, fisiolgicos, psicolgicos, etc., de transformacin de la
informacin.
Los conceptos desarrollados por la ciberntica son ampliamente utilizados por la teora
administrativa. Entre estos conceptos estn:
INTRODUCCIN
La Administracin Pblica dentro del campo general de la Administracin contempla una serie de
marcadas diferencias entre ella y la Administracin Privada, dichas diferencias se ven reflejadas en
la utilizacin del enfoque sistmico, que no es otra cosa que el empleo sistemtico, valorativo y
vinculante de los sistemas y procesos con la institucin, que les permite comprender la manera en
que interacta con su entorno y la satisfaccin de quien lo utiliza.
Para ser aplicado dentro de la Administracin Pblica debemos tomar en cuenta a la Organizacin
como un ente en servicio de la comunidad, con metas propias y objetivos en pro del bienestar
social, con agentes externos tales como Gobiernos Extranjeros, Instituciones Privadas, con
diferentes sistemas Legales como la Ley de Administracin Pblica, La Ley Orgnica de Planificacin
Pblica, Ley Contra la Corrupcin, La Ley Orgnica de Contralora General de la Repblica y el
Sistema Nacional de Control Fiscal, una fuente de entrada tales como los recursos del Estado el
PIB, la Renta Petrolera, los Impuestos, que utiliza una serie de Planes Estratgicos para la Nacin.
Para plantear el Enfoque Sistmico dentro de la Administracin Pblica se presentan una serie de
obstculos que se presentan en las organizaciones pblicas debido al constante dinamismo entre
los factores externos e internos de la organizacin, lo que resulta un punto en contra para la
aplicacin, para ello se plantea una herramienta para la aplicacin de este enfoque detallando su
distintas fases para la aplicacin y desarrollo.
El pensamiento sistmico busca destruir la conceptualizacin de que el mundo est compuesto por
fuerzas separadas y desconectadas. Al romper este paradigma se pueden construir Organizaciones
Inteligentes, organizaciones en donde las personas desarrollan continuamente su aptitud para
crear los resultados que se desean, donde se cultivan nuevos y expansivos patrones de
pensamiento, donde las aspiraciones colectivas quedan en libertad, donde la gente continuamente
aprende a aprender en conjunto, utilizando los planes y recursos de manera sistemtica, resumida
y constantes.
La comprensin y adecuada implantacin de una administracin por procesos exige una visin
sistmica de los mismos, lo cual resultar en una alta efectividad al momento de visualizarlos en la
organizacin con sus propias interrelaciones. El enfoque sistmico permite establecer que, para
que un sistema logre su objetivo, todos sus elementos deben ser considerados, tantos los agentes
externos como los internos.
Esta organizacin es muy diversa en el sentido de que incluye en su seno diferentes espacios y
especialistas que se ocupan especficamente de una tarea, No solo en la administracin pblica
hay instituciones. Hay algo dentro de ella que las mueve. Ese motor son las personas, mejor dicho
los funcionarios que en su conjunto conforman la burocracia, y es esta burocracia la que se
desenvuelve, cumpliendo su funcin impulsada por valores, patrones de conducta, emociones,
sentimientos, intereses, etc.
El conocimiento de los problemas apremiantes que aquejan a la administracin pblica a los fines
de contribuir con el cambio, se presenta una sntesis de las principales deficiencias comunes y
recurrentes detectadas por la Contralora General de la Repblica y los funcionarios encargados de
las distintas dependencias:
Falta de coordinacin entre los diferentes organismos gubernamentales para el logro de las
finalidades previstas.
Prescindencia total o parcial de los procedimientos contenidos en las leyes de licitacin nacional y
estadales, as como en las ordenanzas sobre la materia.
Incumplimiento de la obligacin de prestar caucin por los funcionarios encargados del manejo,
custodia y administracin de los fondos y bienes pblicos.
Pago de remuneraciones a los ms altos funcionarios de los estados y municipios por montos
superiores a los lmites establecidos.
Ausencia de indicadores de gestin que permitan medir los ndices de eficiencia, eficacia, calidad,
e impacto de gestin.
MACRO: se caracterizan por ser globales, de toda la estructura, adems de ser inmediatas;
proyectos generales que proclaman la intencin de modificar en su conjunto la administracin
pblica.
MICRO: aquellas realizadas por sectores, desde abajo, en forma gradual; procesos de
transformacin, reformas parciales, y los cambios graduales que van modificando las
organizaciones, las normas, los procedimientos, las actitudes y las valoraciones que conforman la
Administracin Pblica.
Adems, debemos plantear la separacin entre lo que es una Reforma Administrativa propiamente
dicha, de lo que es una Reforma del Estado, ya que esta ltima es una modificacin que rene a
todos los sectores y todos los espectros desde donde puede y debe observarse el Estado (la cual
necesariamente e inevitablemente incluye reformas administrativas), y la cual, traen aparejados
los siguientes fenmenos:
Separar a la reforma a administrativa en sus dos caras ms visibles, la que compete a cambios de
ndole administrativo e institucional, y la que refiere a cambio de ndole gerencial-valorativo, a
partir de las categoras: el tipo, el tiempo y el alcance.
Las instituciones administrativas regulan una parte decisiva de los poderes del Estado. No hay
verdadera democracia, ni garantas de observancia del principio de legalidad, sin una
Administracin pblica que opere con profesionalidad, neutralidad y objetividad. En estos
principios se soporta la concepcin de la autonoma institucional de la Administracin, que no
significa independencia, sino actuacin en el marco de la legalidad y de las racionalidades tcnicas
y econmicas que amparan la profesionalidad de los agentes pblicos, con sometimiento a la
direccin superior del gobierno.
El cambio continuo est ntimamente relacionado con las reformas centrales, y el cambio
discontinuo, con las reformas perifricas. Pero eso no ocurre siempre. Las exigencias de un
momento determinado, como puede ser una etapa de crisis, como fue la nuestra, en donde la
reforma del estado y por contener en su seno la reforma en la administracin, se realiz con plazos
cortos, ya que el momento obligo a hacer cambios profundos.
Debe haber ciertos criterios o consideraciones para realizar este tipo de reforma. Todo esto
depende de que se quiere reformar o que perfil de administracin queremos: austera, eficiente,
comprometido, etc.
Primero de tipo jurdico y financiero. Es aqu donde se proyecta una reforma segn el marco
normativo y los recursos econmicos con los que se posee, o se quieren recuperar. En cambio las
de segunda generacin son reformas hacia adentro, se hacen o planifican cambios ms
sustanciales y profundos que llevan en su seno la idea de transformacin, como cambios con
caracteres muy trascendentes y grados de profundidad an mayores.
Hay que tener en cuenta y tambin mucha prudencia ya que alteraciones de este tipo, no tienen
repercusiones solamente en el mbito de las instituciones y las jerarquas, sino que afectan y hasta
pueden desconcertar al desenvolvimiento de los administradores poniendo en riegos metas
propuestas y en vez de mejorar las instituciones y su funcin, puede aparejar cambios no
estipulados que perjudiquen en vez de contribuir. Es ms fcil realizar reformas perifricas, ya que
demandan menos tiempo porque generalmente son pensadas no como una reforma en el sentido
pleno de la palabra, ms bien como adaptaciones espontneas, Es como pensar a la modernizacin
de la administracin pblica como rejuvenecimiento fsico, organizativo o tecnolgico, que no
supone un verdadero cambio institucional.
Para establecer lo que es una reforma central y lo que es una reforma perifrica en aspectos
dinmicos como son el comportamiento dentro de la gestin, hay que analizar y clarificar que es
una moda y que no. Puede haber modas que tienen como proyecto reformar toda la
administracin y modas que quieren hacer una especie de rejuvenecimiento de la administracin
eliminando impurezas y limpiar espacios. En este ltimo caso sera perifrico porque la reforma no
tiene como prioridad reformas en el ncleo o matriz de comportamiento de la gestin.
Por todo esto las reformas gerenciales cuando son profundas, o sea centrales, evidencia
diferencias marcadas con respecto al modelo anterior. Lo central es comprender el alcance de
estos tipos de reformas que podramos llamar de valorativas, haciendo alusin a cambio en la
jerarqua de valores que preceden y determinan los actos del agente.
Aplicacin del enfoque sistmico a la administracin pblica
Imposibilidad fsica del organismo fiscalizador superior para ejercer por s solo,
integralmente, el control fiscal sobre el enorme y complejo universo de entidades y
rganos que integran la administracin pblica.
Regulacin jurdica dispersa con pocos puntos de contacto entre los rganos
fiscalizadores.
Para implementar el Enfoque Sistmico dentro de la organizacin Gubernamental hay que tomar
en cuenta los siguientes pasos:
Alcance
Substrato Normativo.
1.) Objetivos:
Art. 141: La Administracin Pblica est al servicio de los ciudadanos y las ciudadanas y se
fundamenta en los principios de honestidad participacin, celeridad, eficacia, transparencia,
rendicin de cuentas, y responsabilidad en el ejercicio de la administracin pblica, con
sometimiento a la ley y al derecho.
2.) AMBIENTE:
Se refiere a todo lo que esta inmerso fuera de l y dentro de l, en el caso Administrativo se refiere
a los factores externos de la organizacin, al hablar de Administracin Pblica consideramos a
estos factores como aquellos necesarios para el funcionamiento pero no imprescindibles, no son
propios dentro de la administracin pblica, nos referirnos a las Cooperativas, la dinmica con el
mundo y los diferentes Gobiernos, las empresas privadas.
El ambiente interno es todo aquello que hace posible el desarrollo de los objetivos de la
administracin pblica:
Entradas al Sistema:
Los rganos pblicos: Artculo 137 de la Constitucin: Esta Constitucin y la ley definen las
atribuciones de los rganos que ejercen el Poder Pblico, a las cuales deben sujetarse las
actividades que realicen.
Las bases legislativas sobre la cual se desarrolla la Administracin Pblica, Ley Orgnica de
Administracin Pblica, Ley de Estatuto de la Funcin Pblica, SIGECOF, la Ley de Consejos
Estadales de Planificacin y Coordinacin de Polticas Pblicas, Ley de Consejos Locales de
Planificacin Pblica , Ley de Consejos Comunales, Ley Orgnica de Planificacin, Ley Orgnica de
Contralora General, Ley Contra la Corrupcin.
5.) LA GESTIN:
Control: Existe un objetivo saber el cumplimiento de la finalidad social del Estado. Interacta con el
entorno, al considerar los fines esenciales del Estado y las competencias que la Constitucin y la ley
le fijan a la entidad pblica; las necesidades de la comunidad y los diferentes grupos de inters
internos y externos. Se compone de una serie de partes que se correlacionan entre s, como un
medio para lograr un objetivo o propsito comn, son interdependientes y existe entre cada una
de ellas una relacin causa-efecto, lo que trae como consecuencia que el Control no es un evento
aislado, a su vez hace parte de todos los sistemas de gerencia de la entidad y es parte inherente a
su infraestructura administrativa. La intervencin de las personas en el Control, garantiza la
coordinacin de las actuaciones al interior de la entidad y en sus relaciones con otras entidades.
Permite esto concluir la connotacin de Sistema del Control, su condicin como parte del Sistema
que en s misma es la entidad pblica y del macrosistema que configura la red de entidades y
organizaciones que conforman el Estado.
6.) PRODUCTO:
Dentro de la administracin pblica el producto final es una gestin que garantice a los ciudadanos
el uso equitativo y correspondiente de los ingresos del Estado, creando polticas pblicas que
impulsen y desarrollen programas de empleo, creacin de nuevas infraestructuras educativas, de
salud y viales.
Comprende la revisin exhaustiva de cada uno de los componentes que existen e interactan
dentro del sistema, a lo que determinamos auditoria, evaluar exige el conocimiento previo de una
situacin, de tal manera que facilite medir el mejoramiento de la misma. Si los dos momentos del
conocimiento son distintos, el objetivo de la evaluacin, es medir los efectos de un programa o de
un proyecto, mediante un proceso analtico y tcnico entre lo planeado y lo ejecutado que
determina el grado (ndices) de xitos y fracasos segn los resultados, para comprender y analizar
en que momento del desarrollo del sistema se produce una interferencia, como podemos
eliminarla, si cada uno de lo funcionarios que trabajan dentro de la administracin pblica
desarrolla o cumple con los objetivos y los lineamientos propuestos.