Regulamento do Arquivo Municipal de Pombal

Prembulo

O Municpio de Pombal reconhece no seu Arquivo Municipal, um recurso

da sua actividade administrativa e um fundamento da memria e identidade
colectivas do Concelho.
Assim, no prosseguimento da sua poltica integrada de reorganizao
dos Servios Municipais, sentiu a necessidade de elaborar um regulamento
que constitusse a base legal do Arquivo Municipal, garantindo a valorizao e
preservao do acervo documental como patrimnio do Concelho, definindo os
princpios de organizao, classificao, inventariao, conservao, difuso e
acesso desse patrimnio.
Foi dispensada a apreciao pblica do diploma, a que se refere o n 1
do Artigo 118 do Cdigo do Procedimento Administrativo, dispensa que colhe
fundamento no facto de no se encontrar publicado o quadro legal que enforma
a audio dos interessados, quadro aludido no n 1 do Artigo 117 daquele
Cdigo.

Captulo I
Disposies Gerais

Artigo 1
O presente regulamento estabelece normas gerais de funcionamento do
Arquivo Municipal de Pombal, adiante designado abreviadamente por AMP,
atravs de metodologias e meios, de forma a fomentar um conceito de gesto
integrada de Arquivos, afim de garantir a preservao e valorizao do seu
acervo documental.

Captulo II
Constituio e Atribuies do Arquivo Municipal

Artigo 2
O AMP compreende e unifica numa s estrutura o mbito, funes e objectivos
especficos do Arquivo Geral, do Arquivo Intermdio e do Arquivo Histrico,
sendo por isso constitudo pela documentao de natureza administrativa e
histrica, proveniente dos diferentes Servios Municipais e existente como
resultado directo da recolha, seleco, tratamento e difuso levadas a efeito
pelo Arquivo, bem como documentao doada e depositada ao longo dos
tempos.

Artigo 3
1. O AMP deve prestar todas as orientaes tcnicas de gesto arquivstica
que se prendem com a criao, organizao, gesto documental, tratamento,
preservao e acesso aos arquivos dos diversos servios, de toda a
documentao produzida ou reunida pelos mesmos, independentemente do
seu suporte ou formato.
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2. Os diversos servios ou rgos municipais detentores de documentao
administrativa (arquivo corrente), devem fornecer aos utilizadores, certides ou
cpias apenas dos documentos sua guarda.

Artigo 4
O AMP , apenas e s, responsvel pela gesto arquivstica da documentao
sua guarda, recebida pelos diversos servios e rgos municipais.

Artigo 5
O AMP responsvel pelo fornecimento aos seus utilizadores de certides ou
cpias dos documentos de arquivo sua guarda, salvo quando estiver em
causa quaisquer limitaes do direito de acesso s informaes neles contidas
ou sua preservao, devendo neste ltimo caso, ser facultada a consulta, na
medida do possvel de uma reproduo das espcies acauteladas.

Artigo 6
A promoo, divulgao e difuso do conhecimento dos acervos documentais,
atravs do recenseamento e da elaborao das respectivas guias de inventrio
e catlogos de todo o patrimnio documental.

Artigo 7
1. Ao AMP compete, a gesto da documentao, dos esplios e conjuntos
documentais provenientes das Empresas Municipais, com interesse histrico,
patrimonial, arquivstico ou informativo.

2. O Arquivo Municipal pode tambm dar apoio aos arquivos das Freguesias,
caso seja solicitado.

Artigo 8
A gesto de documentao implica a implementao de um conjunto de
medidas que visam a racionalizao e a eficcia na constituio, avaliao,
aquisio, organizao, conservao e comunicao do AMP.

Artigo 9
Ao AMP compete propor a eliminao dos documentos sem qualquer valor
informativo ou histrico de acordo com as determinaes legais e aps o
cumprimento dos prazos fixados na lei.

Captulo III
Recolha

Artigo 10
1. Os diversos rgos e servios do Municpio, devem promover, anualmente, o
envio da respectiva documentao para o Arquivo Municipal, exceptuando-se a
documentao que ainda se encontra em vigncia administrativa.

2. Os prazos de incorporao sero avaliados, previamente pelo Arquivo

Municipal conjuntamente com os responsveis dos servios, caso a caso.

3. As transferncias de documentao obedecem s determinaes legais,

servindo como referncia obrigatria o estabelecido pela Portaria em vigor.

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 Artigo 11
1. A documentao enviada ao Arquivo Municipal obedecendo s seguintes
condies:

a) Em livros encadernados / Pastas (Acid Free), quando as unidades

documentais assim se apresentem na sua forma original;

b) Em livros encadernados / Pastas (Acid Free), quando as unidades

documentais assim o exijam;

c) Em caixas ou pastas de arquivo de modelo uniformizado escolhido

pelo Arquivo;

d) No seu suporte original devidamente acomodada.

2. O envio da documentao efectua-se de acordo com o calendrio proposto

pelo Arquivo Municipal.

3. Nenhuma incorporao ser realizada nos meses de Julho, Agosto e

Dezembro.

4. A documentao acompanhada de um Auto de Entrega (anexo 1) e de

uma Guia de Remessa de documentos (anexo 2), aprovados pela portaria em
vigor.

Artigo 12
Os livros findos (Actas, Contratos, Escrituras, Registos) so enviados ao AMP
com toda a documentao que lhe inerente e respectivos ndices.

Artigo 13
1. Os processos de obras e de loteamento bem como documentao especfica
e produzida no mbito da actividade do Departamento respectivo devero ser
apresentados em pastas uniformes com PH Neutro a indicar pelo Arquivo
Municipal, com o nmero, local, data, a designao da obra, o nome do
requerente, assim como a indicao do volume, caso existam vrios.

2. A documentao dos demais Servios Municipais, dever ser igualmente

acondicionada em pastas de (Acid Free).

Artigo 14
Os processos e requerimentos devem ser, sempre que possvel, devidamente
paginados, devendo intercalar-se em sua substituio no caso de lhes ter sido
retirado algum documento, uma folha com meno expressa do documento
retirado e da paginao do mesmo, com a assinatura e o visto dos
responsveis do respectivo servio.

Captulo IV
Da Avaliao

Artigo 15
1. O processo de avaliao dos documentos do Arquivo da Autarquia tem por
objectivo a determinao do seu valor para efeitos de conservao permanente
ou eliminao, findo os respectivos prazos de conservao administrativa.
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2. Os prazos de conservao so os que constam na tabela de seleco
previstos na portaria em vigor.

Captulo V
Seleco

Artigo 16
1. Afim de avaliar o interesse administrativo e histrico da documentao que
produzida pelo Municpio, dever ser constituda uma Equipa Consultiva,
composta pelo Director de Departamento de Administrao Geral, pelo
Responsvel do Arquivo Municipal e um Tcnico Superior do Gabinete
Jurdico, especialmente designados para o efeito pelo Presidente da Cmara
ou pelo Vereador da rea funcional respectiva, a quem forem delegados
poderes.

2. Compete Equipa Consultiva apreciar e manifestar-se sobre as propostas

de conservao elaboradas pelos diferentes Departamentos / Servios
independentemente dos prazos definidos no Diploma Legal.

3. Compete Equipa Consultiva definir o interesse administrativo e histrico da

documentao que, produzida pelo Municpio, no esteja abrangida pelas
normas de conservao ou que, tendo ultrapassado os prazos legais de
conservao, se julgue conveniente manter em arquivo por perodo mais
dilatado.

4. Compete ainda Equipa Consultiva pronunciar-se, sobre o interesse

histrico dos documentos entregues ao Municpio por doao, legado,
depsito, compra ou outra modalidade.

5. As propostas e pareceres da Equipa Consultiva sero submetidos a

aprovao do Senhor Presidente da Cmara.

Captulo VI
Eliminao

Artigo 17
Compete ao Arquivo Municipal a eliminao dos documentos, de acordo com
as determinaes legais e aps o cumprimento dos respectivos prazos de
conservao fixados na tabela de seleco do Diploma Legal.

Artigo 18
1. A eliminao dos documentos aos quais no for reconhecido valor
arquivstico ou informativo ser feita de modo a impossibilitar a sua leitura ou
reconstituio.

2. A deciso sobre o processo de eliminao por corte, triturao, incinerao

ou macerao deve atender a critrios de confidencialidade e racionalidade de
meios e custos.

3. A documentao a eliminar que no esteja contemplada na Tabela de

Seleco carece de autorizao expressa do Arquivo Distrital de Leiria, de
acordo com o Diploma Legal.
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 Artigo 19
As Propostas de Eliminao tero de ser, obrigatoriamente, observadas em
reunio de Cmara e, por consequncia, autorizadas pelo dito rgo.

Artigo 20
No acto de eliminao deve ser lavrado um Auto do qual constar
obrigatoriamente a descrio exaustiva de todos os documentos a eliminar,
com identificao do servio de providncia.

Artigo 21
1. A eliminao deve obedecer s seguintes formalidades:

a) Ser acompanhada de Auto de Eliminao (anexo 3) do qual constar

obrigatoriamente a descrio exaustiva de todos os documentos a
eliminar com a identificao do servio de provenincia;

b) O Auto de Eliminao deve ser assinado pelo responsvel do Arquivo

Municipal e pelo representante da Autarquia Local ou Vereador da rea
respectiva a quem tenham sido delegados os respectivos poderes,
constituindo a prova do abate patrimonial;

c) O referido Auto feito em duplicado, devendo ficar o original no

Arquivo Municipal e o duplicado remetido ao respectivo Arquivo Distrital
ou Nacional.

Artigo 22
Sem embargo da definio de prazos mnimos de conservao, os servios do
Municpio podem conservar, por prazos mais dilatados, a ttulo permanente ou
temporrio, global ou parcialmente, as sries documentais que considerem
pertinentes desde que no comprometa o regular funcionamento dos servios.

Artigo 23
Pode o AMP assegurar quando solicitado a eliminao da documentao
produzida pelas Freguesias de acordo com a legislao em vigor, ou na falta
desta, segundo as respectivas instrues.

Captulo VII
Do Tratamento e Instrumentos de Descrio

Artigo 24
O Arquivo Municipal, proceder de forma a manter sempre, a documentao
procedente dos diferentes servios em condies de consulta rpida ou caso
estes no se revelem adequados, preparando instrumentos alternativos.

Artigo 25
1. A comunicao dos documentos dever processar-se atravs dos seguintes
meios:

a) Publicidade dos instrumentos de descrio informatizados Guia,

Inventrio e Catlogos;

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 b) Consulta pblica na sala de leitura, ou noutros espaos prprios a
criar;

c) Prestao de informaes aos utilizadores que o solicitem por escrito

sempre que o Arquivo tenha capacidade de resposta;

d) Publicaes de fontes e estudos histricos, em edies prprias do

Arquivo Municipal, relacionados com o Concelho;

e) Realizao e participao em actividades culturais diversas.

Artigo 26
1. O Arquivo dever proceder ao tratamento arquivstico de toda a
documentao de acordo com os princpios do respeito pela procedncia e da
ordem original, por forma a torn-la apta a ser consultada, elaborando para o
efeito os instrumentos de descrio considerados adequados de acordo com as
normas de descrio arquivstica;

2. O Arquivo Municipal deve acompanhar o tratamento arquivstico aplicado

nos diferentes servios municipais, competindo-lhes ainda, intervir no sentido
de uma gesto documental uniforme ou, pelo menos devidamente controlada e
extensiva a todos os servios.

Captulo VIII
Da Conservao

Artigo 27
1. Compete ao Arquivo Municipal de Pombal zelar pela salvaguarda das
espcies em depsito (em consonncia com os recursos financeiros
disponibilizados), atravs das seguintes medidas:

a) Criao de boas condies ambientais de instalao e de segurana,

nomeadamente alarmes de incndio e intruso, temperatura e humidade
controladas por sistema de ar condicionado e aplicao de plano de
emergncia, especialmente concebido para responder s especificaes
das instalaes e de servio.

b) Higienizao, promoo de medidas de preservao e restauro das

espcies danificadas ou em risco de deteriorao e correspondente
acondicionamento;

c) Promoo da reproduo de documentos, atravs das tecnologias

mais adequadas, tendo em vista a defesa e preservao dos originais;

d) Identificao e envio para restauro e reencadernao das espcies

danificadas;

e) Criao de condies adequadas de depsito e consulta pblica;

f) O AMP poder reservar-se ao direito de no permitir a consulta ou

exposio de documentos por medidas de conservao dos mesmos;

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 g) Promover a elaborao dos instrumentos de pesquisa adequados aos
seus distintos acervos documentais.

2. A limpeza dos depsitos de arquivo, das estantes e dos documentos far-se-

de acordo com as normas constantes (anexo 8).

Captulo IX
Comunicao, Difuso e Acesso

Artigo 28
1. O AMP funciona com o horrio estabelecido pela Autarquia.

2. O atendimento e consulta directa das espcies deve ser assegurado durante

o horrio normal de servio.

3. O atendimento e a consulta directa das espcies so assegurados em

instalao prpria, quer a documentao se encontre na fase intermdia, que
apresenta ainda curto valor primrio ou administrativo, quer na idade definitiva
que surge aps o processo de seleco e eliminao de onde passa a
prevalecer o valor secundrio, isto , informativo e histrico.

Artigo 29
1. O acesso e a comunicabilidade do Arquivo atende a critrios de
confidencialidade de informao em conformidade com a Lei de Acesso aos
Documentos Administrativos (LADA).

2. O acesso aos documentos administrativos em Arquivo por utilizadores

externos respeitar a lei mencionada no nmero anterior, obrigando o
preenchimento da requisio de leitura (anexo 4).

3. O acesso aos documentos exerce-se atravs de:

a) Consulta gratuita;

b) Emprstimo aos Servios Municipais;

c) Reproduo por fotocpia ou por qualquer meio tcnico,

designadamente visual ou sonoro.

Artigo 30
1. Toda e qualquer consulta interna ser efectuada aps preenchimento de
uma ficha de requisio (anexo 5), escrita e assinada pelo responsvel;

2. Pode ser efectuada a consulta de toda a documentao para fins de

investigao particular, salvo os casos em que estiver estabelecido ou for
aconselhvel um perodo de incomunicabilidade, sem prejuzo do disposto na
lei que regula o acesso aos documentos da Administrao;

3. O acesso a documentos constantes de processos individuais, concursais ou

de inqurito e a documentos que, pela sua natureza, sejam considerados
confidenciais ou reservados, facultado nos termos do disposto da lei em
vigor.

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 Artigo 31
A reproduo de documentos e emisso de certides esto sujeitas ao
pagamento das respectivas taxas, constante do (anexo 11).

Artigo 32
1. A admisso facultada a todos os nacionais ou estrangeiros maiores de 18
anos podendo ser exigida a exibio do Bilhete de Identidade, Passaporte ou
de outros elementos de identificao julgados necessrios no acto de
preenchimento da ficha da consulta diria ou requisio;

2. A admisso documentao s ser facultada a menores de 18 anos, se o

utilizador, justificar a necessidade de pesquisar para a realizao de trabalhos
acadmicos, desde que seja, devidamente fundamentados e sob a
responsabilidade do estabelecimento de ensino.

Artigo 33
O carto de utilizador dever ser requerido nos servios (anexo 9) e
apresentado sempre antes da consulta, este carto pessoal e intransmissvel.

Captulo X
Documentos Administrativos
(Idade Corrente e Intermdia)

Artigo 34
Qualquer servio pode solicitar ao Arquivo Municipal o emprstimo de
documentao administrativa do seu prprio servio, mediante requisio
escrita, assinada pelo responsvel (anexo 5) de modo a facilitar o respectivo
controlo.

Artigo 35
Os processos individuais, a documentao de concursos, processos de
inquritos e outros documentos, que pela natureza possam suscitar eventuais
reservas sua comunicabilidade, sero facultados consulta em conformidade
com a Lei de Proteco de Dados Pessoais, pedido do dirigente do respectivo
servio ou de pessoa directamente interessada.

Artigo 36
1. O Pedido de emprstimo de documentos deve ser dirigido ao AMP
devidamente datado e assinado pelo servio requisitante

Artigo 37
A documentao s poder ser reservada pelo servio requisitante at ao limite
mximo de 30 dias, renovvel por igual perodo, mediante nova requisio,
averbada inicial (anexo 5).

Artigo 38
No Arquivo Municipal existir um ficheiro com as assinaturas e identificao
dos funcionrios autorizados a visar as requisies.

Artigo 39
Os formulrios devem ser preenchidos com clareza e preciso, devendo ser
legveis as assinaturas.

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 Artigo 40
1. No permitida a requisio de mais de 3 (trs) espcies documentais de
cada vez, salvo casos excepcionais, devidamente fundamentados;

2. Em casos especiais, porm, devidamente justificados e apreciados pelos

tcnicos de servio, aquele limite poder ser alargado at s 10 requisies,
sem prejuzo das requisies de 1 ou 5 dias.

Artigo 41
Os pedidos de emprstimo devem incluir a justificao da necessidade da
consulta fora do Arquivo.
Artigo 42
A entidade requisitante dever reservar para si uma cpia do formulrio, depois
de numerada, datada e assinada pelo AMP e ser entregue o original e a 1
cpia.

Artigo 43
1. Enquanto os documentos se encontram fora do Arquivo Municipal, as
requisies sero arquivadas no seguinte modo:

a) O original por ordem cronolgica;

b) A 1 cpia ser arquivada pelo nome da srie e nmero do processo;

c) A 2 cpia ser arquivada na estante, em substituio do documento.

Artigo 44
As requisies so previamente numeradas pelos servios requisitantes,
recebero no AMP nmero de entrada.

Captulo XI
Devoluo da Documentao

Artigo 45
1. Findo o perodo de validade da requisio, o Sector de Arquivo deve avisar a
entidade requisitante da devoluo imediata da documentao ou da
renovao da requisio;

2. A documentao devolvida deve ser conferida de forma a averiguar sobre a

sua integridade e ordem interna, podendo o funcionrio incumbido de o fazer e
se entender exigir que a conferncia seja efectuado na presena do seu
portador, cabendo a este a mesma faculdade;

3. Se for detectado a falta de peas de um processo ou se este tiver sido

desorganizado, o AMP devolv-lo- procedncia, at que seja regularizada a
situao dentro do prazo mximo de 24 horas, contadas a partir da sua
recepo;

4. Depois de conferida a integridade dos documentos devolvidos o AMP dar

baixa no original da requisio que constitui livro prprio e que fica arquivada;

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5. No acto de devoluo, o servio requisitante deve apresentar cpia da
requisio em seu poder na qual ser escrita a palavra Devolvido, a data de
devoluo e a assinatura do funcionrio que recebeu a documentao.

Captulo XII
Consulta da Documentao em Idade Definitiva / Histrica

Artigo 46
1. A admisso para consulta no Arquivo Histrico de documentao de idade
definitiva depende do preenchimento prvio de requisio de leitura; (anexo 4).

2. No permitida a requisio de mais de 3 (trs) espcies documentais de

cada vez, salvo casos excepcionais, devidamente fundamentados;

3. Os documentos raros, antigos, ou em risco de deteriorao devero ser

consultados, sempre que tal for possvel, atravs de reprodues por meios
tcnicos, tais como o microfilme de complemento ou disco ptico, de modo a
preservar-se a integridade dos originais;

4. O Arquivo Municipal reserva-se ao direito de no facultar a consulta de

documentos que pelas suas caractersticas prprias exijam cuidados de
conservao especiais.

Artigo 47
No permitido o emprstimo de documentao em idade definitiva aos
servios municipais salvo casos excepcionais, devidamente fundamentados, e
mediante autorizao do Presidente da Cmara ou do Vereador com
competncias delegadas.

Artigo 48
1. permitida a reproduo da documentao definitiva/histrica, atravs de
fotocpia ou outro meio tcnico desde que no se trate de documentos cujo
acesso for condicionado ou que se encontre em risco de deteriorao;

2. Quando o Municpio no disponha de reprodues tcnicas dos documentos

antigos ou em risco de deteriorao pode o interessado, a expensas suas e
sob orientao do responsvel pelo Arquivo, obt-las por meio tcnico que no
prejudique a conservao dos documentos pretendidos.

Captulo XIII
Emprstimo de Documentao para Exposies

Artigo 49
As espcies existentes no Arquivo Municipal podero sair das instalaes
municipais de acordo com as normas para o emprstimo de documentos para
exposies (anexo 6).

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 Captulo XIV
Deveres e Direitos do
Utilizador

Artigo 50
1. O AMP obriga-se, pelo presente Regulamento prestao dos seguintes
servios aos Utilizadores:

a) Apoio e orientao de referncia, quer na utilizao dos servios, quer

no acesso aos documentos do Arquivo Municipal, atravs dos vrios
instrumentos de trabalho disponveis;

b) Consulta das espcies documentais, de acordo com o presente

Regulamento e com as disposies especficas em vigor nas salas de
leitura

c) Reproduo de documentos (diapositivos, fotocopias, impresso de

imagens).

d) Apoio do pessoal tcnico existentes nas diversas salas de leitura

Artigo 51
1. A reproduo de documentos existentes no Arquivo Municipal em
publicaes ou outros trabalhos de terceiros carece de autorizao prvia do
Presidente da Cmara ou do Vereador com competncias delegadas.

2. Todo o utilizador que publicar trabalhos em que figurem informaes ou

reprodues de documentos existentes no AMP ficar obrigado a fornecer
gratuitamente duas cpias dos respectivos estudos ao Arquivo Municipal, bem
como referenciar neles os documentos consultados.

Artigo 52
1. Os utilizadores dos documentos de Arquivo independentemente de se
encontrarem na Fase Corrente, Intermdia ou Definitiva/Histrica ficam
obrigados a respeitar as normas de manuseamento (anexo 7) e disposies do
nmero seguinte;

2. expressamente proibido:

a) Praticar quaisquer actos que perturbem toda a rea do Arquivo e o

normal funcionamento dos servios e seus funcionrios;

b) Fazer sair das instalaes qualquer documento sem expressa

autorizao do responsvel do Arquivo;

c) Entrar na sala de consulta e seus acessos, com malas, capas ou

objectos que no sejam necessrios consulta;

d) Rasgar, dobrar, desenhar, sujar, molhar, cortar, sublinhar, riscar,

escrever, decalcar letras ou estampas, ou de algum modo danificar os
documentos;

e) Fumar ou fazer lume dentro das instalaes do AMP;

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 f) Transitar documentao requisitada directamente de um servio e/ou
seco para outro sem requerer autorizao e preencher nova
requisio;

g) Utilizar os servios de reprografia para fotocopiar processos e

documentos de idade definitiva/histrica, sem previamente requerer por
escrito autorizao aos servios de Arquivo, os quais colaboraro na
respectiva reproduo;

h) Na sala de leitura e espaos contguos, de forma a no perturbar o

trabalho dos utilizadores expressamente proibido falar em voz alta
bem como provocar qualquer rudo incmodo;

3. O utilizador que, depois de avisado, se no conformar com as disposies

enunciadas neste artigo ter as seguintes sanes:

a) Ser convidado a sair das instalaes;

b) Suspenso ou perda do carto de leitor;

c) Multa na base dos prejuzos eventualmente causados;

d) Procedimento civil ou penal nos casos previstos na legislao em

vigor.

Artigo 53
1. Na biblioteca especfica do Arquivo as obras, em livre acesso, podem ser
levadas para os lugares;

2. Na biblioteca do Arquivo no existe emprstimo domicilirio.

Captulo XV
Reproduo de Documentos

Artigo 54
Cabe ao Arquivo Municipal salvaguardar o patrimnio documental de que
depositrio, sendo essa funo prioritria numa instituio desta natureza, que
dever conciliar com o propsito de se prestar um bom servio aos utilizadores.

Artigo 55
1. A reproduo de documentos ser feita nas seguintes modalidades:

a) Fotocpia;

b) Digitalizao;

2. A reproduo de documentos necessita de uma requisio que ser

entregue no balco de atendimento da sala de leitura;

3. Documentos impressos: reproduo de documentos ser feita nas seguintes

modalidades:

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 a) Fotocpia a partir do original (sempre que as condies do documento
o permitam);

b) Impresso da imagem digitalizada;

Captulo XVI
Incorporao de Outros Fundos

Artigo 56
O Municpio de Pombal atravs do seu Arquivo Municipal deve, intervir fora do
seu espao institucional, incorporando por compra, doao ou depsito de
fundos arquivsticos de natureza diversa, provenientes de entidades pblicas
ou privadas, em qualquer tipo de suporte (papel, filme, banda magntica,
registo electrnico, entre outros) e procedentes do respectivo e/ou que tenham
interesse histrico para o Concelho.

Captulo XVII
Obrigaes do Arquivo Municipal

Artigo 57
1. Ser elaborado anualmente pela AMP um relatrio sobre as actividades do
servio com os seguintes elementos, alm de outros:

a) Nmero de espcies existentes e sua distribuio no quadro de

organizao adoptada;

b) Resultados numricos das transferncias e das eliminaes bem

como das incorporaes;

c) Estatsticas de pedidos, consultas dos utilizadores do Arquivo

Municipal.

Captulo XVIII
Deveres e Atribuies dos Funcionrios do Arquivo

Artigo 58
1. Ao Responsvel pelo Arquivo Municipal, compete, no mbito das suas
funes:

a) O cumprimento global deste regulamento;

b) Providenciar a segurana dos fundos documentais existentes no

Arquivo Municipal;

c) Dirigir superiormente o trabalho desenvolvido pelos funcionrios;

d) Orientar todo o tratamento arquivstico;

e) Promover e controlar a incorporao de novos documentos com

interesse histrico para o Municpio;

f) Emitir os seus pareceres sobre a documentao produzida e recebida;

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 g) Dar parecer tcnico sobre os emprstimos;

h) Coordenar aces no mbito da conservao, restauro, reproduo e

difuso dos documentos;

i) Promover realizaes culturais individuais ou conjuntas;

j) Promover a divulgao e publicao de documentos inditos ou

trabalhos de investigao, nomeadamente no que se refere ao passado
histrico do municpio;

l) Zelar pela dignificao dos servios

Artigo 59
1. Compete aos funcionrios do Arquivo Municipal consoante a sua formao
tcnico profissional e sob a orientao do responsvel:

a) Receber, conferir, registar e ordenar os processos e peties

enviadas pelos distintos servios municipais;

b) Receber, conferir, registar, ordenar, arrumar e conservar os livros

findos e toda a documentao enviada pelos distintos servios;

c) Receber, conferir, registar e ordenar os processos de obras e de

loteamentos, como tambm, organizar, sempre que necessrio, os
novos volumes dos ditos processos, aps a sua entrada no Arquivo;

d) Organizar e arrumar os documentos;

e) Manter devidamente organizados os instrumentos de pesquisa

(ficheiros, registos, inventrios, outros) necessrios eficincia do
servio;

f) Elaborar sempre que necessrio instrumentos de pesquisa;

g) Elaborar verbetes (provisrios e definitivos) de toda a documentao;

h) Ingressar os respectivos verbetes nos ficheiros;

i) Efectuar, atempadamente, as transferncias da documentao de

conservao perptua para o Arquivo Histrico;

j) Zelar pela conservao da documentao;

k) Rectificar e/ou substituir as pastas e/ou caixas que servem de suporte

ao arrumo da documentao;

l) Respeitar os prazos fixados legalmente quanto seleco e

eliminao da documentao enviada para o Arquivo;

m) Superintender o servio de consulta e de leitura;

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 n) Fornecer toda a documentao solicitada pelos diferentes Servios
Municipais, mediante as necessrias autorizaes;

o) Fornecer a documentao para as diversas actividades de

comunicao e difuso;

p) Fornecer, mediante as necessrias autorizaes, a reproduo de

documentos;

q) Fornecer leitura toda a documentao solicitada e que no esteja

condicionada superiormente para tal fim, quer interna quer
externamente;

r) Executar outras tarefas inerentes actividade arquivstica a

desenvolver no respectivo Servio.

Captulo XIX
Compromisso de Qualidade

Artigo 60
O AMP oferece os seus servios com os compromissos de Qualidade
apresentados na Carta aprovada anualmente pelo Senhor Presidente da
Cmara.

Captulo XX
Dvidas ou Omisses

Artigo 61
As dvidas ou os casos omissos no especialmente previstos neste
regulamento sero resolvidos por despacho do Presidente da Cmara ou
Vereador da rea respectiva a quem tenham sido delegados os respectivos
poderes, com o parecer tcnico do Arquivo Municipal.

Captulo XXI
Periodicidade, Conformidade e Aprovao

Artigo 62
O presente regulamento ser revisto sempre que se revele pertinente para um
correcto e eficiente funcionamento do Arquivo Municipal, do Municpio de
Pombal.

Artigo 63
O presente regulamento entra em vigor aps a sua publicao em Dirio da
Repblica.

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 Anexos

Anexo 1 Auto de Entrega

Anexo 2 Guia de Remessa
Anexo 3 Auto de Eliminao
Anexo 4 Requisio de Leitura
Anexo 5 Requisio (Servios Municipais)
Anexo 6 Normas para o Emprstimo de Documentos para Exposies
Anexo 7 Manuseamento dos Documentos
Anexo 8 Normas para a Limpeza dos Depsitos, das Estantes e dos
Documentos
Anexo 9 Requisio para Carto de Leitor
Anexo 10 Taxas e Licenas

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 Auto de Entrega
(Anexo 1)

Aos ____dias do ms de _____________ de _______(1), no _____________ (2)

perante ____________(3) e _________________(4), dando cumprimento
__________________(5), procedeu-se __________________(6) da
(7)
documentao proveniente de _______________ conforme consta na Guia
de Remessa em anexo que, rubricada e autenticada por estes representantes,
fica a fazer parte integrante deste auto.

O identificado conjunto documental ficar sob a custdia de

____________________(2) e a sua utilizao sujeita aos regulamentos
internos, podendo ser objecto de todo o necessrio tratamento tcnico
arquivstico no que respeita conservao, acessibilidade e sua comunicao.

Da entrega lavra-se o presente auto, feito em duplicado, e assinado pelos

representantes das duas entidades.

_________________(8), ______de _________________de ______(1)

O representante de O representante de
(7) (2)

Assinatura Assinatura

(1) -Data.
(2) -Designao da entidade destinatria.
(3) -Nome e cargo do responsvel da entidade remetente.
(4) -Nome e cargo do responsvel da entidade destinatria.
(5) -Diploma legal ou despacho que autoriza o acto.
(6) -Natureza do acto: transferncia, incorporao, depsito, doao, compra,
etc.
(7) -Designao da entidade remetente.
(8) -Local.

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 Guia de Remessa
(Anexo 2 feito em triplicado)

Arquivo ___________________________________ Incorporao Transferncia

Guia n _____ /________ Data ___ / ___ / _____

A preencher pelo
arquivo
A preencher pelo Servio Produtor/Depositante (Informao Sobre a
situao dos
Documentos)
Servio produtor__________________________________________
N de livros_____ Maos_____ Pastas_____ Dossier_____ Processos_____
Caixas_____ Doc. Avulsos_____ Outros_____
Metragem_____
N e tipo de
N de Titulo ou contedo da Datas
unidades de Cota Obs.
ordem srie ou sub srie extremas
instalao

(1)
____________________________________________________________________________________

(2)
____________________________________________________________________________________

(3)
____________________________________________________________________________________

(1) Responsvel pelo servio produtor (2) Responsvel pelo Arquivo (3) Representante da Autarquia
Local

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 Auto de eliminao

(Anexo 3 feito em duplicado)

Aos ____ dias do ms de ________ de ______(1), no(a) __________________________(2), em

______________(3), na presena dos abaixo assinados, procedeu-se inutilizao por
___________________(4), de acordo com o(s) artigo(s) _______da Portaria n _____/_____de
____________(5), e disposies da tabela de seleco, dos documentos a seguir identificados:

Identificao:
Fundo e/ou Sub-fundo arquivstico: _______________________________________________
Srie e/ou Sub-srie: __________________________________________________________
Classificao: _________ Tabela de seleco Ref. ________ Datas extremas: _____/_____
Nmero e tipo de unidades de
Suporte documental Dimenso total
instalao
Past Cai Livr Ma Rol Out Microfil Magn
Papel Outro Metros lineares
as xas os os os ros me tico

Unidades de instalao
Ttulo de sries ou sub-sries Datas extremas Cota

____/____

____/____
____/____

____/____
____/____

____/____

____/____

____/____

____/____
____/____

O responsvel pelo Arquivo O responsvel pela instituio

(1) - Data.
(2) - Designao do servio responsvel pela custodia da documentao Arquivo.
(3) - Local.
(4) - Forma de inutilizao utilizada: triturao, macerao, incinerao, etc.
(5) - Diploma legal que autoriza o acto.
(6) - Nmero de referencia da tabela de seleco.
(7) - Nmero e tipo de unidades de instalao: caixas (Cx), Pastas (Pt), Livros (Lv), Maos (M), Rolos de
microfilme (Rl)
(8) - Dimenso total da srie e/ou Sub-srie, em metros lineares

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 Requisio de Leitura N:
(Anexo 4 feito em duplicado)

Arquivo Administrativo Leitura por 1 Dia

Arquivo Histrico Leitura at 5 Dias

Leitor n_______________________
Nome: __________________________________________________________________________
Assinatura ______________________________________________________________________

Motivo da consulta:

Investigao
Trabalhos acadmicos
Outro _________________________________________________________________________________

Descrio do pedido: ______________________________________________________________

_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________

O funcionrio: ________________________________________________ Data: ___ /___ /_______

Cota: ___________________________________________________________________________
Srie: __________________________________________________________________________
Fundo: _________________________________________________________________________

EM CADA REQUISIO NO PODE SER FORMULADO MAIS DE UM PEDIDO

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 Requisio N:
(Anexo 5 feito em quadruplicado)
Consulta interna at 1 dia
Seco requisitante: Consulta interna at 30
Dias (a)

Nome de documento: Requisitado em:

___ /___ /_____

Tipo de documento

Dossier Pasta Caixa Avulso Livros Outros

Classificao original / Referencia / Processo / Cota / Localizao / Outro

Obs.____________________________________ _______________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

Satisfez a requisio em: ___/___/_____ Devolvido em: ___ /___ /_____

Recebeu: __________________________ Arquivou: _____________________________________

Requisitante: Responsvel pelo

Arquivo:
Assinatura legvel: _______________________________________ _________________
_______________________________________________________

(a) Renovvel por igual perodo mediante nova requisio averbada inicial

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 Normas para o emprstimo de documentos para exposies

(Anexo 6)

O emprstimo de documentos para exposies uma forma de contribuir para uma

maior difuso dos fundos arquivsticos.
sabido, porm, que se trata de uma situao susceptvel de causar perdas ou
deterioraes irreparveis nos documentos emprestados.
Essa a principal razo por que, obviando a esses eventuais riscos, se justifica impor
normas como as que se seguem:

1. Pedido de emprstimo

A entidade organizadora da exposio deve formular em requerimento dirigido ao

Presidente da Cmara Municipal, com a antecedncia mnima de um ms antes da
data prevista para a sada, o pedido de emprstimo dos documentos que deseja
expor, indicando as datas previstas para a sada e entrega dos documentos, bem
como a durao da exposio.

2. Concesso de autorizao

a) Os documentos s podem sair do AMP mediante autorizao do Presidente

da Cmara Municipal ou do Vereador com competncia delegada, aps a
informao do servio do Arquivo.

b) A referida autorizao fixa a data de sada e de entrega dos documentos

solicitados.

3. Informao do Responsvel do AMP

O Presidente da Cmara Municipal ou o Vereador com competncia delegada decide,

com base na informao do Responsvel do Arquivo, o qual, por sua vez, pode
solicitar o parecer tcnico do Arquivo Distrital de Leiria.

Quando o emprstimo dos originais puder causar dano, a entidade organizadora da

exposio, a expensas suas, pode promover a sua reproduo por meio tcnico que
no prejudique a conservao dos documentos pretendidos.

4. Seguro

Os documentos objecto de emprstimo devem estar protegidos por uma aplice de

seguro durante o perodo de tempo que permanecerem fora do AMP. O Municpio de
Pombal fixa o valor de cada pea objecto de emprstimo, avaliao esta que includa
no despacho de autorizao.

A entidade organizadora da exposio efectua o contrato de seguro pelo valor

previamente estabelecido.

A entidade organizadora da exposio s pode retirar as espcies a emprestar do

AMP, mediante a entrega da aplice do seguro ou documento comprovativo de que a
mesma foi emitida.

5. Auto de entrega

Os documentos so levantados do AMP por pessoal devidamente credenciado,

mediante a assinatura de um Auto de Entrega, no qual se indicar, se for caso disso, o
estado de conservao dos documentos emprestados.

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6. Durao das exposies

No so emprestados documentos para exposies com durao superior a trs

meses, no contando para o efeito de montagem e o prazo de devoluo.

7. Embalagem e transporte

a) Os encargos com a embalagem e transporte ficam a cargo do organizador

da exposio.

b) aconselhvel que tanto a embalagem como o transporte sejam realizados

por uma empresa especializada.

c) Quando no for possvel realizar a embalagem nos termos da alnea

anterior, deve a mesma ser efectuada com a colaborao do pessoal do AMP.

d) Quando o valor ou estado de conservao dos documentos o aconselhe,

podero exigir-se embalagens especiais.

8. Reproduo e segurana

Todo o documento cujo emprstimo tinha sido autorizado deve ser reproduzido em
microfilme ou fotografia pelo Municpio de Pombal, antes da sua entrega, ficando os
encargos com a reproduo sempre a cargo da entidade organizadora da exposio.
O negativo original fica sempre em poder do Municpio.

9. Restauro

Quando, por razes de conservao, for necessrio realizar algum tipo de restauro
nos documentos a emprestar, este faz-se a expensas da entidade organizadora da
exposio.

10. Autorizao de emprstimo para fora do pas

A entidade organizadora da exposio deve encarregar-se dos trmites de autorizao

de sada temporria, bem como dos trmites alfandegrios, sempre que exigidos.

11. Medidas de conservao

A entidade organizadora da exposio que deve garantir a segurana e a conservao

dos documentos expostos mediante uma vigilncia permanente, adequados sistemas
de segurana (deteco e extino de incndios), controlo ambiental de humidade
(humidade relativa entre 50% e 60%), temperatura (entre 16 e 20 C), luz (iluminao
artificial indirecta prxima dos 50 lux), correcta instalao das peas em vitrinas
fechadas, com possibilidade de renovao de ar, no utilizando na montagem das
mesmas qualquer elemento perfurador, aderente, ou outro que possa danific-las.

12. Reproduo dos documentos

proibida a reproduo de documentos emprestados sem autorizao do Municpio.

13. Catlogo da exposio

O catlogo da exposio deve identificar a entidade detentora dos documentos,

devendo ser enviados ao Municpio, pelo menos, dois exemplares do catlogo
destinados ao AMP.

14. Devoluo
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Os documentos so devolvidos ao AMP, at ao termo do prazo fixado no despacho
que autorizou o emprstimo.

Ao receber os documentos e antes de assinar o respectivo auto de recepo, o AML

procede a uma reviso do estado de conservao dos mesmos a fim de detectar
qualquer possvel deteriorao ou perda.

Quando se verificar alguma anomalia, dessa circunstncia se far meno no auto de

devoluo e dela se dar conhecimento ao Presidente da Cmara Municipal.

15. Assinatura das condies de emprstimo

O AMP exige entidade organizadora da exposio a assinatura de um documento,

no qual esta toma conhecimento das normas de emprstimo e se compromete a
respeit-las e a cumpri-las.

Este documento, depois de assinado, deve estar na posse do AMP antes da entrega
dos documentos.

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 Manuseamento dos Documentos
(Anexo 7)
Um documento um bem cultural de que importa usufruir sem pr em risco a sua
preservao. Como tal, impe-se evitar comportamentos agressivos ou menos
cuidadosos na sua utilizao ou manuseio.

1. Aquando da consulta dos documentos, os utilizadores devero proceder de acordo

com as seguintes normas:

a) No usar os documentos como apoio;

b) No colocar qualquer objecto sobre um documento aberto;

c) No usar caneta durante a realizao de consultas;

d) No dobrar os cantos das pginas ou as pginas dos documentos como

forma de marcao;

e) No arremessar os documentos nem os colocar no cho;

f) No forar a abertura de um documento cortando fitas ou forando fechos,

no enrolar os flios nem deixar os livros ao alto na mesa assentes sobre a
base;

g) No usar dedos humedecidos nem borrachas de apagar para virar as

pginas;

h) No acompanhar, com o dedo a leitura dos documentos;

i) No respirar ou tossir sobre um documento que est a examinar perto;

j) No tentar separar pginas que se encontrem coladas;

l) No retirar os documentos da sua ordem;

m) No conservar desnecessariamente os documentos em seu poder depois

de terminar a consulta;

n) Dar conhecimento aos responsveis pelo servio da consulta de qualquer

anomalia detectada, mas no tome a liberdade de o resolver por si;

o) Nunca endireite as pginas dobradas e vincadas ou com os cantos vincados,

pois isso pode acentuar a deteriorao;

p) Nunca escreva seja o que for num documento e nunca o marque ou vinque
de qualquer outra forma;

q) No leve para a sala de leitura nada que possa danificar os documentos,

como sejam, alimentos, cola, tinta de escrita, fita adesiva, tesouras e objectos
cortantes;

r) Seja cuidadoso ao retirar ou colocar documentos em caixas ou estojos;

s) Seja particularmente cuidadoso com documentos de grandes dimenses e

utilize as estantes de leitura previstas para a sua consulta;

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t) Porque os materiais de suporte so frgeis e os documentos de arquivo so
singulares e nicos, sempre que haja e eles possam satisfazer a sua
investigao, no exija o original.

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 Normas para a limpeza dos depsitos, das estantes e dos documentos

(Anexo 8)

Na limpeza dos depsitos de arquivo e dos documentos devem observar-se as

seguintes normas:

1. Limpeza dos depsitos de arquivo

a) No utilizar detergentes, cera ou outros materiais inflamveis;

b) Utilizar pano hmido com produto neutro e inodoro para limpeza do

pavimento;

c) Despejar todos os dias o cesto dos papis;

d) No arrumar no arquivo outros materiais que a ele no pertenam.

2. Limpeza das estantes

a) Limpeza exterior com pano hmido com mistura de gua e lcool (2

partes de gua e 1 parte de lcool).

3. Limpeza dos documentos

a) Os documentos devem ser limpos sistematicamente atravs de

escovagem e aspirao mecnica com equipamento adequado.

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 Requisio para carto de Leitor
Foto

(Anexo 9)

Leitor N: ________

Nome: __________________________________________________________________________
Morada: ________________________________________________________________________
Localidade: _________________________________________ Cdigo Postal: ____-___
Endereo electrnico: ______________________________________________________________
BI _________________ Emisso __________________ Arquivo Id. _________________
NIF _________________________
Data de nascimento: ____/____/______
Telefone _______________________ Telemvel _______________________
Habilitaes literrias: ______________________________________________________________
Profisso: ________________________________
Assinatura: ______________________________________________________________________

reas de interesse: ________________________________________________________________

________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________

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 (Anexo 10)
Taxas e Licenas

1. Certides de Teor
a) No excedendo uma pgina 6,00
b) Por cada pgina alm da primeira, ainda que incompleta 4,00

2. Certides de Narrativa
a) No excedendo uma pgina 10,00
b) Por cada pgina alm da primeira, ainda que incompleta 5,00

3. Reproduo de Documentos
3.1 Formato Papel a Preto e Branco
a) A3 0,30
b) A4 0,15
c) Outros formatos por cada A4 nele contido 0,10
3.2 Formato Papel a Cores
a) A3 0,50
b) A4 0,25
c) Outros formatos por cada A4 nele contido 0,25
4. Suporte Informtico (por unidade)
CD-Rom ou similar 25,00

5. Carto de Utilizador
Emisso de 2 via 2,00

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