CASO No.

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Riesgos y Controles

Objetivo:

Que el estudiante pueda identificar riesgos en procesos de negocio y establecer controles.

Narrativo:

El rea de ventas de la Empresa ALFA S.A. lleva acabo sus ventas de la siguiente manera:

- Vendedor, confecciona manualmente una cotizacin al momento que el cliente establece

contacto telefnico y/o se apersona al rea de Ventas. La cotizacin cosiste en un papel
impreso con numeracin correlativa sobre el cual se redacta.
- Vendedor, carga manualmente la cotizacin en el sistema X del mdulo de ventas, para
dicho efecto introduce los siguientes datos generales: Cdigo del cliente, Nombre, Fecha,
Nmero de Cotizacin.
- En la seccin de detalle introduce, cdigo del producto, cantidad, precio unitario.
- Cabe sealar que el sistema no posee implementado un maestro de clientes, por lo cual
puede admitir cualquier dato que sea introducido. Por ejemplo: la fecha puede no
corresponder al calendario y ser cualquier tipo de dato (carcter), el nmero de cotizacin no
es automtica sino registrado de forma manual susceptible a redundancia.
- La seccin de detalle de la cotizacin, admite todo tipo de datos que sean registrados, es
decir no existe un mdulo para registrar previamente los datos maestros del artculo, ni
tampoco la lista de precios. La cotizacin no posee implementado ningn control que indique
la disponibilidad de productos en el almacn.
- Una vez registrada la cotizacin en el sistema, esta es remitida al encargado de ventas para
su respectiva autorizacin y generacin de la Orden de Venta.
- Encargado de ventas autoriza la cotizacin a travs de un campo combobox que posee los
valores Autorizado, Por autorizar, todos los empleados vendedores poseen acceso a
modificar dicho campo, sin embargo el rea sabe que slo el Encargado debe cambiar el
valor.
- Una vez que la cotizacin posee valor Autorizado, internamente el sistema crea una Orden
de Venta, la cual puede modificarse por cualquier empleado de la compaa.
- La orden de venta es impresa por el vendedor, quin remite personalmente papel fsico al
Jefe de ventas.
- El Jefe de Ventas analiza el documento y firma el papel fsico (Orden de Venta) el cual es
remitida a facturacin para que realice la respectiva Factura va sistemas.
- Slo personal de facturacin puede registrar Facturas en el sistema, basado en la Orden de
Venta, por lo cual la factura arrastra datos de la Orden de Venta mismos que pueden ser
modificables. El personal de facturacin tambin posee acceso a modificar las rdenes de
Ventas.
- Una vez se confirma la facturacin en sistemas, internamente el sistema genera un asiento
contable al cual tiene acceso el facturador.

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 - Los montos descritos en el asiento contable corresponden al total de la venta, cabe sealar
que el usuario de facturacin puede modificar estos montos as tambin la numeracin del
registro contable.
- Al momento de confirmarse la facturacin, el almacenero puede visualizar en pantalla los
productos que debe entregar al cliente a travs de la misma factura.
- Cuando el cliente se aproxima al rea de Entregas de productos, el auxiliar de almacn a
travs de la factura imprime un documento de entrega para ratificar la misma.
- Este documento es firmado por el cliente en seal de recibir los productos.
- El almacenero tiene acceso a modificar cantidades en las facturas, orden de venta y
cotizacin.

Supuesto:

- Suponga que el sistema est integrado con el Mdulo de ventas.

- Suponga que el sistema fue desarrollado por personal Externo independiente, quin es muy
difcil de contactarlo.

Actividades:

Suponga que la empresa ALFA S.A. lo ha contratado para que identifique riesgos asociados al
proceso y a la tecnologa empleada:

1. Qu riesgos puede detectar en el presente proceso de ventas (indicar los riesgos desde el punto
de vista del aplicativo informtico y del proceso).
2. Qu controles o pruebas puede disear.
3. Qu mejoras podra incluir en el sistema y en el proceso. (recomendar).
4. Cree Ud. que el aplicativo informtico es seguro (justifique).