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El presente Modelo de Diagnstico Integral de Archivos ha sido diseado para recopilar informacin veraz frente a los aspect
directamente en la implementacin de la Funcin Archivstica en los sujetos obligados de la Ley General de Archivos.
La relacin de las preguntas con la normatividad vigente, permite a las personas que lo apliquen profundizar en los temas cuestionado
se convierte tambin en una herramienta de sensibilizacin. Su alcance est definido en la identificacin de situaciones problemtica
travs de una matriz visual 1 , lo que evita el uso de herramientas complejas usadas en otros tipos de diagnsticos empresariales, que
informacin y no son del resorte de este tipo de estudio.
No se incluye la evaluacin de las necesidades y normatividad respecto los Sistemas de Gestin de Documentos Electrnicos de Archiv
se pretende afianzar los conceptos de la organizacin de los documentos en soportes fsicos lo que a futuro facilitar la com
implementacin de los SGDEA.
Como resultado de la aplicacin de este modelo se espera que quienes lo apliquen redacten un informe acompaando de material gr
indiquen las causas que impiden la implementacin de la Funcin Archivstica y se listen las necesidades que permitan a la Alta
Entidad desarrollar o actualizar instrumentos Archivsticos como el Plan Institucional de Archivos y el Programa de Gestin Documenta
1. La metodologa propuesta ha sido desarrollada en base al Modelo de Conservacin Preventiva Para Museos, elaborado por la Facultad de Estudios del Patrim
Universidad Externado de Colombia, como resultado del Convenio 1871 de 2005 con el Ministerio de Cultura.
NOTA: El presente es SLO un modelo de Diagnstico Integral de Archivos y la entidad es autnoma de elegir la her
considere pertinente, de acuerdo con sus necesidades actuales en materia de Gestin Documental.
Este documento es slo un prototipo y no es de obligatorio cumplimiento ni es obligatorio elegir este modelo.
informacin veraz frente a los aspectos que inciden
y General de Archivos.
Archivo de gestin
Archivo histrico
Archivo total
Ciclo vital del documento
Conservacin de documentos
Conservacin preventiva de
documentos
Depsito de archivo
Deterioro
Diagnstico de Archivos
Funcin archivstica
Gestin Documental
Medicin lineal
Muestreo
Sistema Integrado de
Conservacin
Referencias
Banco Terminolgico AGN
NOTA: El presente es SLO un modelo de Diagnstico Integral de Archivos y la entidad es autnoma de elegir la herramie
considere pertinente, de acuerdo con sus necesidades actuales en materia de Gestin Documental.
Este documento es solo un prototipo y no es de obligatorio cumplimiento ni es obligatorio elegir este modelo.
ROTOTIPO DE DIAGNSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS
GLOSARIO
DEFINICIN
Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestin y
rene los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trmite y cuando su
consulta es constante.
Archivo de la oficina productora que rene su documentacin en trmite, sometida a continua
utilizacin y consulta administrativa.
Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestin, la documentacin que
por decisin del correspondiente Comit de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado
el valor que adquiere para la investigacin, la ciencia y la cultura.
Este tipo de archivo tambin puede conservar documentos histricos recibidos por donacin,
depsito voluntario, adquisicin o expropiacin.
Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su produccin o recepcin, hasta
su disposicin final.
Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad fsica y
funcional de los documentos de archivo.
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STICO INTEGRAL DE ARCHIVOS
N EQUIPO DE TRABAJO
NORMATIVIDAD
Acuerdo 05 de 2013
Acuerdo 04 de 2015
Acuerdo 05 de 2013
NORMATIVIDAD
NORMATIVIDAD
ASPECTOS ORGANIZACIONALES Si
Tiene la Entidad el Organigrama por dependencias actualizado?
Tiene la Entidad un manual de funciones actualizado?
En el Manual de Funciones y de procedimientos se ha regulado el recibo y la entrega de los
documentos de archivo por parte de los servidores pblicos?
La Entidad cuenta con el Mapa de Procesos actualizado?
Ha desarrollado la Entidad un Normograma de acuerdo a su contexto legal?
La entidad ha sufrido reestructuraciones, cuntas y cundo fue la ltima?
La entidad ha tenido cambios en la estructura orgnico-funcional de la entidad?
Existen actos administrativos u otras normas que indiquen la creacin de dependencias o
grupos con la respectiva asignacin de funciones?
Indique el Acto Administrativo de creacin de la Entidad.
Indique el nmero de dependencias de la Entidad
Se ha designado a una dependencia especfica la funcin archivstica de la Entidad o se ha
creado la dependencia, seccin o grupo de archivo? Indique acto administrativo
ASPECTOS DE FINANCIACIN Si
Cul fue el presupuesto designado a las funciones de archivo durante la vigencia?
Cunto presupuesto ha sido asignado como gastos de funcionamiento del archivo? Describa en
qu se ha invertido.
Cunto presupuesto ha sido asignado en gastos de inversin para el archivo? Describa en que
ha sido invertido.
En vigencias anteriores se han contratado o ejecutado proyectos para el funcionamiento del
archivo o en sistemas de informacin?
Ha sido suficiente el presupuesto asignado al rea de archivo durante la vigencia para cumplir
con el PINAR o el PGD? Explique
Los servidores pblicos han sido capacitados y entrenados para la atencin de emergencias?
No Parcial OBSERVACIONES
No Parcial OBSERVACIONES
No Parcial OBSERVACIONES
DIAGNSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS
ASPECTOS DE LA FUNCIN ARCHIVSTICA
Parcial OBSERVACIONES
Parcial OBSERVACIONES
Parcial OBSERVACIONES
DIAGNSTICO INTEGRAL DE AR
ASPECTOS DE PRESERVACIN A LA
OBSERVACIONES
OBSERVACIONES
OBSERVACIONES
OBSERVACIONES
OBSERVACIONES
DIAG
FECHA DE DILIGENCIAMIENTO:
OBJETIVO: Identificar los diferentes sistemas de informacin empleados en los diferentes archivos (Gestin, Central, Histrico)
s archivos (Gestin, Central, Histrico) de la entidad (Bases de datos en formatos word, excel ; aplicativos desarrollados por las reas; entre
Oficina Productora
Fecha de la medicin
Objetivo: Realizar la medicin puntual de los archivos de gestin en la Entidad, conforme a la NTC 5029: 2001. Para adelanta
Instrucciones: Identifique la serie, subserie o asunto de la unidad administrativa; indique en metros segn corresponda a la u
material planimtrico indique la cantidad de documentos existentes.
ARCHIVOS DE G
VOLUMEN DOCUMEN
No. Serie / subserie o asunto (ML)
FECHAS EXTREMAS
(aaaa-aaaa)
CAJAS CARPETAS
1 contratos 2008 - 2015 0.4 5
2 0.4
3
4 10.8
5
6
7
8
9
PUNTUAL DE ARCHIVOS
TC 5029: 2001. Para adelantar esta actividad se deben contar con metros, decmetros.
ros segn corresponda a la unidad de conservacin. Incluya nuevos cuadros para cada unidad administrativa de la Entidad. En
ARCHIVOS DE GESTION
VOLUMEN DOCUMENTAL
(ML)
Total medicin MUESTRA
(ML) (ML)
MATERIAL
PLANIMTRICO
MEDICIN PUNTUAL DE
Entidad:
Fecha de la medicin
Objetivo: Realizar la medicin puntual de los archivos de la entidad, conforme a la NTC 5029: 2001. Para adelantar esta activ
Instrucciones: Indique la oficina productora e identifique en el tipo de unidad de conservacin o almacenamiento la cantidad d
ARCHIVO CEN
VOLUMEN DOCUMEN
No. OFICINA PRODUCTORA (ML)
FECHAS EXTREMAS
(aaaa-aaaa)
CAJAS CARPETAS
1 2008 - 2015 2 5
2
3
4
5
6
7
8
9
PUNTUAL DE ARCHIVOS
001. Para adelantar esta actividad se deben contar con metros, decmetros.
almacenamiento la cantidad de metros lineales. En material planimtrico indique la cantidad de documentos existentes.
ARCHIVO CENTRAL
VOLUMEN DOCUMENTAL
(ML)
Total medicin MUESTRA
(ML) (ML)
MATERIAL
PLANIMTRICO
MEDICIN P
Entidad:
Fecha de la medicin
Objetivo: Realizar la medicin puntual de los archivos de la entidad, conforme a la NTC 5029: 2001. Para adelantar esta activ
Instrucciones: Indique la oficina productora, la serie, subserie o asunto, identifique en el tipo de unidad de conservacin o alm
FECHAS EXTREMAS
No. OFICINA PRODUCTORA
ASUNTO
INICIAL
(dd/mm/aaaa)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
MEDICIN PUNTUAL DE ARCHIVOS
la NTC 5029: 2001. Para adelantar esta actividad se deben contar con metros, decmetros.
e en el tipo de unidad de conservacin o almacenamiento la cantidad de metros lineales. En material planimtrico indique la cantidad de d
FONDOS ACUMULADOS
FECHAS EXTREMAS VOLUMEN DOCUMENTAL
(ML)
FINAL
(dd/mm/aaaa) CAJAS CARPETAS PAQUETES TOMOS
ndique la cantidad de documentos existentes.
MATERIAL
Total medicin MUESTRA PLANIMTRICO
(ML) (ML)
OTROS
0 0
0
0
0
0
0
0
0
0
DIAGNSTICO DE PRO
Entidad:
Fecha de la medicin
Objetivo: Identificar la aplicacin de los procesos de ordenacin archivstica en los expedientes de archivo.
Instrucciones: Aplique este formato en los documentos seleccionados para el muestreo. Indique la oficina productora, la serie
el tipo de ordenacin del expediente y si presenta los instrumentos de descripcin
DE
SERIE, INICIAL FINAL
OFICINA UNIDAD DE ACUERDO
No. SUBSERIE O (dd/mm/aaa (dd/mm/aaa
PRODUCTORA CONSERVACIN AL
ASUNTO a) a)
TRAMITE
TICO DE PROCESOS ARCHIVSTICOS
chivo.
icina productora, la serie, subserie o asunto, identifique en el tipo de unidad de conservacin o almacenamiento. Ingrese las fechas extrem
IDENTIFICACION DE
HOJA DE
CRONOLGICO NUMRICO FOLIACIN INVENTARIADO LA UNIDAD
CONTROL
(rtulo normalizado)
iento. Ingrese las fechas extremas e identifique si
OBSERVACIONES
Entidad:
Fecha
Instrucciones: Aplique este formato en los documentos seleccionados para el muestreo. Indique la oficina productora, la serie
No.
la oficina productora, la serie, subserie o asunto, identifique en el tipo de unidad de conservacin o almacenamiento. Ingrese las fechas e
DETERIORO
BIOLGICO QUMICO
OXIDACIN OXIDACIN
HONGOS INSECTOS SUCIEDAD MANCHAS
DE TINTAS SOPORTES
A - M- B A - M- B A - M- B A - M- B A - M- B A - M- B
ERVACIN DOCUMENTAL
n o almacenamiento. Ingrese las fechas extremas e identifique los deterioros que estn afectando la conservacin de los documentos.
DETERIORO
INTERVENCIO
FSICO
MATERIAL
RASGADURAS FRAGMENTACIN FALTANTE ADHERENCIA DEFORMACIN
METLICO
A - M- B A - M- B A - M- B A - M- B A - M- B A - M- B
de los documentos.
INTERVENCIONES ANTERIORES
OBSERVACIONES
Cintas
A - M- B Papel
adhesivas
MATRIZ DE ANLISIS
Entidad:
Fecha de elaboracin
Objetivo: Realizar el anlisis de los aspectos problemticos que impiden la implementacin de la Funcin Archivstica.
Instrucciones: De acuerdo a los datos recolectados en las hojas del modelo, sombree con color rojo las reas que presentan riesgo o problemticas para la implementacin de la funcin archivstica en la Entidad.
Materiales adecuados
Manual de funciones Tablas de Retencin Documental Ordenacin Resistencia de Materiales Documentos de Archivo Elementos para la
Comit Interno Unidad de atencin de emergencias
Presupuesto actual
de Archivo Correspondencia
Cantidad de personal
Objetivo: Establecer claramente las acciones a realizar para mitigar los aspectos problemticos que impiden la implementaci
Instrucciones: Conforme con el anlisis realizado de la informacin recopilada dentro del Diagnstico Integral de Archivo, liste
archivstica, conservacin y preservacin en la Entidad.
Defina el sistema de calificacin de las acciones correctivas y/o preventivas a realizar conforme a la situacin actual de la entid
tecnologa, entre otros, para definir posteriormente la ruta de accin. (Puede ser numrico, alfabtico, entre otros).
del Diagnstico Integral de Archivo, liste las acciones correctivas o preventivas encaminadas a resolver la problemtica existente en mater
conforme a la situacin actual de la entidad y teniendo en cuenta, los recursos lgisticos, operativos, recurso humano, infraestructura,
rico, alfabtico, entre otros).
umano, infraestructura,
CALIFICACIN