Plan de Trabajo Acompanamiento Asesorias 2017

PLAN DE TRABAJO- SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD 2017 TERMINOS DE CUMPLIMIENTO /MESES AO 2017
PRODUCTO/ META/ EVIDENCIA DE

Ciclo No. ACTIVIDADES CRITERIO RESPONSABLE ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
PROPOSITO GESTION
FASE I DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS
1 Actualizacin modelo de Poltica Modelo actualizado, con Modelo de integracin Jefe Divisin de
integracin de sistemas en institucional convergencia entre los actualizado con las calidad
la Universidad de Cartagena sistemas que lo integran- versiones vigentes -
25 a 30
MECI 1000:2014 - ISO colgado en pagina web y
9001:2015 - Acuerdo 3 de remitido va email a la
2014 comunidad Institucional
2 Anlisis de contexto ISO 9001:2015 - Conocimiento de las Matriz de factores Equipo divisin de
estratgico preliminar requisito 4.1 - condiciones externas e externos e internos - calidad
(determinacin de factores 4.2 - 4.3 - internas que afectan el DOFA - Informe 01 a 28
externos e internos de la contexto de la sistema - integracin con situacional de contexto
PLANEACION
organizacin) org los sistemas del modelo estratgico
3 Sensibilizacin y requisito 5 - Disminucin de Reuniones con Equipo divisin de

socializacin sobre liderazgo incertidumbre en la responsables de calidad
actualizacin de la norma comunidad institucional, procesos
ISO 9001 versin 2015 - frente a los cambios de la
toma de conciencia - norma - fortalecimiento de 27
implicaciones del prevencin y pensamiento
incumplimiento de los basado en riesgos.
requisitos del SGC
FASE II
4 ASESORIA, APOYO Y requisito 4.4 - Fortalecimiento de la Cronograma de Equipo divisin de
ACOMPAAMIENTO A SGC y sus mejora continua, asesoras/ planeacin calidad
PROCESOS - Sistema de procesos mantenimiento y mejora equipo asesor, desarrollo
gestin de la calidad y sus de las condiciones de del plan de gestin,
procesos. calidad por procesos, procesos fortalecidos.
Mitigacin de riesgos, 01 a 31 03 - 28 01 a 31
comprensin de los
procesos frente a la norma
y preparacin para
renovacin de la
certificacin institucional.
P Socializacin de la requisito 5 - Preparacin para cambios Evidencias de desarrollo Responsables de
Actualizacin de la norma liderazgo surtidos en la norma, de socializacin por proceso/
fortalecimiento de procesos, registro de subprocesos /
procesos y sensibilizacin asistencias, evaluacin procedimientos 01 a 31 03 - 28 01 a 31
de talento humano. de conocimientos y (equipos de trabajo)
evaluacin de y equipo asesor
satisfaccin.
P
PROPOSITO GESTION
Identificacin de partes requisito 4.2 - Conocimiento de partes Matriz de partes Divisin de
interesadas - anlisis de partes interesadas (grupos de interesadas enfocadas comunicaciones,
contexto interesadas inters), necesidades y por procesos y servicios relaciones con
expectativas usuarios y
ciudadanos /
Responsables de
01 a 31 03 - 28 01 a 31
proceso/
subprocesos /
procedimientos
(equipos de trabajo)
y equipo asesor
Actualizacin de riesgos requisito 6.1 - Fortalecimiento del matriz de riesgos Responsables de

(acciones para abordar planificacin - pensamiento basado en actualizada y unificada - proceso/
riesgos y oportunidades) administracin riesgo por procesos - colgada en pagina web - subprocesos /
de riesgos. - unificacin de riesgos. tratamiento de riesgos e procedimientos 01 a 31 03 - 28 01 a 31
decreto 1081 de informes de gestin. (equipos de trabajo)
2015 y equipo asesor
Revisin de objetivos - requisito 6.2 - Objetivos actualizados de Matriz de gestin de Responsables de

gestin y planificacin para planificacin acuerdo con el contexto objetivos verificacin de proceso/
lograrlos estratgico, tiempo y cumplimiento subprocesos /
evaluacin de procedimientos 01 a 31 03 - 28 01 a 31
cumplimiento (equipos de trabajo)
y equipo asesor
Planificacin de los cambios requisito 6.3 - Identificacin de cambios informe de revisin por la Responsables de
planificacin surtidos en el SGC direccin - apartes de proceso/
cambios en el SGC subprocesos /
procedimientos 01 a 31 03 - 28 01 a 31
y equipo asesor
Revisin de recursos - requisito 7.1 - Identificacin de Informacin documental Oficina asesora de

Competencia y toma de 7.2 - 7.3 - apoyo responsables, gestin humana y
conciencia competencias, perfiles y desarrollo de
toma de conciencia personal /
Responsables de
01 a 31 03 - 28 01 a 31
proceso/
subprocesos /
procedimientos
PROPOSITO GESTION
Comunicaciones (que, requisito 7.4 - Gestin de Matriz de comunicacin Divisin de
como, a quien, cuando y apoyo comunicaciones interna estratgica Comunicaciones
quien?) organizacional y con /Responsables de
partes interesadas - proceso/
01 a 31 03 - 28 01 a 31
gestin de relaciones con subprocesos /
usuarios y ciudadanos procedimientos
H Actualizacin de requisito 8 Revisin del contexto Procedimientos Responsables de

procedimientos - completo estratgico - pertinencia actualizados de acuerdo proceso/
operacin (planificacin y de los procedimientos - con el contexto subprocesos /
control operacional) Actualizacin de procesos, institucional - procedimientos
HACER requisitos para los servicios - marco documental. actualizacin en link (equipos de trabajo)
diseo y desarrollo - control SIGUC pagina web. y equipo asesor 01 a 31 03 - 28 01 a 31
de procesos - provisin del
servicio - liberacin del
servicio - control de salidas
no conformes
Actualizacin de matriz requisito 8.2.2 Identificacin del marco Matriz legal actualizada Oficina asesora de
legal correspondiente al normativo aplicable por jurdica
sistema proceso , identificacin de /Responsables de
requisitos y criterios proceso/
inherentes a los servicios subprocesos / 01 a 31 03 - 28 01 a 31
procedimientos
y equipo asesor
Informacin documentada - requisito 7.5 Informacin documental Marco documental Responsables de

unificacin y actualizacin actualizada por procesos actualizado - link SIGUC proceso/
(revisin de caracterizacin, en pagina Web. - subprocesos /
manuales, flujo grama) - evidencia del control de procedimientos 01 a 31 03 - 28 01 a 31
control cambios - informe de (equipos de trabajo)
revisin por la direccin y equipo asesor
Revisin jurdica a requisito 7.5 Revisin y aprobacin de Marco documental Oficina asesora de
procedimientos procedimientos en revisado jurdicamente y jurdica
actualizados, para cumplimiento y aprobado. 01 a 31 03 - 28 01 a 31
liberacin, aprobacin y concordancia con el marco
difusin de los mismos legal.
PROPOSITO GESTION
Actualizacin de indicadores requisito 9.1 Revisin de la pertinencia Matriz de indicadores Responsables de
(evaluacin de desempeo de indicadores por unificados (plan proceso/
por procesos) procesos, unificacin con operativo)y actualizados subprocesos /
planes operativos y dems procedimientos
mediciones institucionales - (equipos de trabajo)
01 a 31 03 - 28 01 a 31
Optimizacin de recursos y equipo asesor
y prevencin en la
duplicidad de trabajo.
V
Revisin de la Satisfaccin requisito 9.1 Identificacin de Evaluaciones de medicin Responsables de

de clientes evidencias que soporten la de satisfaccin de partes proceso/
medicin de satisfaccin interesadas subprocesos /
de partes interesadas por procedimientos 01 a 31 03 - 28 01 a 31
procesos (equipos de trabajo)
y equipo asesor
Revisin de resultados de requisito 9.1 - Identificacin de Acciones de mejora y Responsables de

auditorias, evaluaciones, 9.2 - 9.3 resultados de planes de mejoramiento proceso/
autoevaluaciones y autoevaluacin por subprocesos /
productos no conformes procesos e institucional - procedimientos 01 a 31 03 - 28 01 a 31
sensibilizacin en la (equipos de trabajo)
cultura de la y equipo asesor
autoevaluacin
Apoyo en el levantamiento Requisito 10 Identificacin de Acciones de mejora y Responsables de
de planes y acciones de completo oportunidades de mejora, planes de mejoramiento proceso/
mejora levantamiento de subprocesos /
A evidencia de la mejora procedimientos 01 a 31 03 - 28 01 a 31
continua (equipos de trabajo)
y equipo asesor
Consolidacin - Poltica Actualizacin del SGC de Plataforma estratgica Equipo divisin de

ACTUALIZACION institucional acuerdo con el contexto actualizada, colgada en calidad
PLATAFORMA estratgico, fijacin de pagina web link SIGUC -
ESTRATEGICA - nuevos objetivos, informe de revisin por la
5 planificacin de cambios actualizacin de la poltica direccin. 03 a 07 01 a 09
de calidad, pensamiento
basado en riesgos,
planificacin de cambios
Formacion en levantamiento Poltica Fortalecer la mejora Ejecucion de acciones - Equipo divisin de

de acciones, contruccion, institucional continua por procesos registro de asistencia calidad
redaccion e implementacion
6 18 a 20
de acciones de mejora
PROPOSITO GESTION
FASE lll
7 Jornadas de Auditoria Norma ISO Evaluacin independiente Plan de auditorias Equipo divisin de
internas de calidad - 9001:2015 - y seguimiento a procesos internas de calidad - calidad
30 a 31 1 a 9
Centros tutoriales MECI 1000:2014 cronograma
Jornadas de Auditoria Norma ISO Evaluacin independiente Plan de auditorias Equipo divisin de
internas de calidad - 9001:2015 - y seguimiento a procesos internas de calidad - calidad
procesos. Seguimiento, MECI 1000:2015 cronograma 12 a 30 04 a 14
medicin, anlisis y
evaluacin
8 Preparacin de informes - Poltica Consolidacin de informe de auditorias Equipo divisin de
visita preliminar institucional hallazgos y anlisis internas de calidad calidad
17 a 31 01 - 04
situacional de la
institucin.
9 Pre - Auditoria ICONTEC Norma ISO Preparacin para auditoria Informe situacional por Icontec
9001:2015 externa para renovacin parte de ICONTEC
de la certificacin bajo la 14 a 18
norma ISO 9001:2015
9 Preparacin para auditoria Poltica Identificacin de puntos Visita a procesos crticos Equipo divisin de
institucional crticos para preparacin calidad
frente a la evaluacin
externa y fortalecimiento 22 a 31
de victorias tempranas
encontradas en procesos.
VERIFICACION
Y
10 Informe revisin por la requisito 9.3 Informacin aportada para Informe de revisin por la Comit de buen
SEGUIMIENTO
direccin toma de decisiones direccin - acta de comit gobierno
institucional - verificacin y de buen gobierno -
reporte de entradas y direccionamiento
salidas, cambios del SGC, institucional - evidencia
satisfaccin clientes, de desarrollo de jornada
estado de acciones, para presentacin de
desempeo y eficacia del informe de revisin por la
5
SGC, no conformidades y direccin.
acciones correctivas,
resultados de la medicin,
de auditorias. Salidas:
oportunidades de mejora,
necesidad de recursos.
PROPOSITO GESTION
12 Seguimiento a procesos Norma ISO Preparacin para auditoria registros de asistencia - Equipo divisin de
9001:2015 - externa para renovacin evidencia de gestin calidad
MECI 1000:2014 de la certificacin bajo la 06 a 22
norma ISO 9001:2015
13 AUDITORIA EXTERNA Norma ISO Evaluacin de las Plan de auditoria externa , Icontec
9001:2015 condiciones de calidad reunin de apertura de
institucional de auditoria, ejecucin de
conformidad con la norma auditoria, revisin de 25 a 29
ISO 9001:2015, procesos, reunin de
renovacin de la cierre, Informe de
certificacin en calidad auditoria
FASE IV
14 Acciones de mejora Norma ISO Levantamiento de A plan de mejoramiento Alta direccin /
9001:2015 - acciones de mejora y plan formalizado y radicado en Responsables de
MECI 1000:2014 de mejoramiento como ICONTEC procesos / Equipo 02 a 30
resultado de auditoria divisin de calidad
externa.
MEJORA 15 Informe de cierre Poltica Evaluacin de Informe de cumplimiento Equipo divisin de
institucional cumplimiento del presente de plan de trabajo, calidad
plan y consolidacin de evidencia de objetivos
acciones ejecutadas frente alcanzados, presentacin 01 a 22
a objetivos y metas ante rectora.
propuestas.

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PRODUCTO/ META/ EVIDENCIA DE

3 Sensibilizacin y requisito 5 - Disminucin de Reuniones con Equipo divisin de

Actualizacin de riesgos requisito 6.1 - Fortalecimiento del matriz de riesgos Responsables de

Revisin de objetivos - requisito 6.2 - Objetivos actualizados de Matriz de gestin de Responsables de

Revisin de recursos - requisito 7.1 - Identificacin de Informacin documental Oficina asesora de

H Actualizacin de requisito 8 Revisin del contexto Procedimientos Responsables de

Informacin documentada - requisito 7.5 Informacin documental Marco documental Responsables de

Revisin de la Satisfaccin requisito 9.1 Identificacin de Evaluaciones de medicin Responsables de

Revisin de resultados de requisito 9.1 - Identificacin de Acciones de mejora y Responsables de

Consolidacin - Poltica Actualizacin del SGC de Plataforma estratgica Equipo divisin de

Formacion en levantamiento Poltica Fortalecer la mejora Ejecucion de acciones - Equipo divisin de

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