Loseventosysusetapas

Universidad de Oriente
Ncleo de Nueva Esparta

Escuela Hotelera y Turismo
Dpto. de Servicios Tursticos
Los Eventos y sus Etapas
Lcda. Maribel Lrez Salazar. Msc

Unidad II: Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras
de Eventos
EVENTO
Acontecimiento programado que
responde a una finalidad especfica, en el
cual el sujeto fundamental es el hombre y
sus relaciones con el medio ambiente.
Los eventos responden a
situaciones de grupo y se realizan en
espacios y tiempos determinados. Tienen
Objetivos pre-fijados, cuidadosamente
desarrollados y seguidos a conciencia
durante todas las etapas de su planificacin.
Fuente: Instituto de Capacitacin Turstica:Manual sobre

Coordinacin de Eventos
Lcda. Maribel Lrez Salazar.Msc
de Eventos
GREENLAND
RUSSIA
CANADA
EUROPE
USA
M IDDL E EAST
ASIA
AFRICA
SOUTH
AM ERICA
AUSTRAL IA
ANTARCTICA

de Eventos

de Eventos
Etapas de un Evento*
Etapas Evento Etapas Proceso
Administrativo
Pre-Evento Planificacin
Organizacin
Evento Direccin
Post-Evento Evaluacin
*
Gmez, Carlos: Gerencia de Eventos Especiales. 1995
Fagre, Etna de: Eventos Universitarios y Sociales.1998
Fleitman, Jack: Eventos y Exposiciones.1997
Gherardi, Eliana: Como Hacer Eventos Exitosos. 1998
de Eventos
Pre-Evento
Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos
Etapas de un evento
Pre-Evento 1.- Definir Objetivo del Evento

Tipo y Nombre.
Determinar QU se quiere
alcanzar con la realizacin
del Evento

Etapas de un evento
Pre-Evento 1.- Definir Objetivo del Evento

Tipo y Nombre.
El nombre debe ser:

Corto y llamativo.
Adecuado al propsito que se persigue con la realizacin del
Evento.
En algunos casos es conveniente ubicarlo en el contexto, local,

regional, nacional o internacional
Ejemplo: 2do Congreso Nacional de Turismo y Deportes de Aventura

Etapas de un evento
Pre-Evento 2.- Nombrar Comit Organizador

200 Production Costs
195
190 Unit Price
of Dollars
185
180 Profits
175
Millions
170
165
160
155
150
1990 1991 1992
Comisiones de
Trabajo
Coordinador General Son equipos de personas
que contribuyen a cumplir
Es el responsable general del los pasos del Evento
desarrollo del evento. sistematizadamente
Supervisa las labores de las
Comisiones, y es el enlace de
stas con la mxima autoridad
de la institucin responsable
del Evento
Etapas de un evento

Comisiones de Trabajo
Comisin de Transporte
Logstica Alojamiento
Alimentacin
Secretara
Se encarga de todas Servicios Generales

aquellas actividades
inherentes al apoyo que
operativisa y hace posible
la ejecucin del evento
Etapas de un evento

Comisin Tcnico-Acadmica
Entre sus responsabilidades se pueden mencionar:
Elaborar las normas para la presentacin de trabajos en
el evento, y seleccionarlos en funcin de stas.
Revisar el temario a desarrollar.
Determinar metodologa de trabajo.

Coordinar la reproduccin y distribucin
de las ponencias.

Etapas de un evento

Comisin de Promocin,
Relaciones Pblicas y
Protocolo
Atiende las actividades que abarcan
la promocin y difusin del evento.
Se encarga de las relaciones
interinstitucionales que derivan de la
ejecucin del Evento.
Todo lo relacionado con protocolo y
asistencia a lo participantes en el
evento.
Etapas de un evento

Comisin de Festejos y
Recreacin
Planifica y coordina:
Lo relativo a la celebracin de
ccteles y fiestas.
Los tours y excursiones para los
participantes en el evento.
La presentacin de grupos artsticos
y culturales en el evento.

Etapas de un evento
Pre-Evento 3.- Seleccionar la Fecha

89
19
1
1989
25
Se debe tener en cuenta:
Si hay suficiente margen de tiempo para la
organizacin requerida.
Evitar que coincida con la fecha de una actividad
similar o dirigida al mismo tipo de pblico.
Horario y frecuencia de los transportes.
Si es mejor programar las actividades durante la
semana o a finales de sta.

Etapas de un evento
Pre-Evento 4.- Determinar el Nmero y el

Tipo de Asistentes al Evento
Participantes:
Expositores o Ponentes: Personas que asisten al Acompaantes:
Son los encargados de evento en calidad de
No estn directamente
hacer las disertaciones pblico.
relacionados con el
durante el evento. evento, acompaan a
ponentes, delegados o
invitados especiales.
Delegados:
Invitados Especiales:
Asisten al evento en
Personas que por su prestigio,
representacin de una empresa,
institucin o grupo particular. reconocimiento cientfico, social o
poltico ,le confieren notoriedad al
evento
Etapas de un evento
Pre-Evento 5.- Seleccionar el Lugar o

Lugares de Realizacin.
Ciudad Sede.
Instalaciones especficas
donde se realizar el evento:
Capacidad
Comodidad
Iluminacin
Equipos
Acceso
Etapas de un evento
Pre-Evento 6.- Elaborar Cronograma de

Actividades
Programas:
Tcnico o Cientfico
DURACIN
Social
OBJETIVOS Para Acompaantes
De Visitas Tcnicas
Turstico

Etapas de un evento
Pre-Evento 7.- Estimacin de Recursos
HUMANOS:
Personal profesional,
especializado y obrero que
se requiere para la Recursos
realizacin del evento
TCNICOS:
MATERIALES: Equipos de sonido, grabacin,
interpretacin simultnea, apoyo
Implementos necesarios
audiovisual, computacin,
(Ejemplo: lpices, carpetas,
comunicaciones y reproduccin;
mesas, sillas), y las
as como formatos, fichas,
instalaciones a utilizar.
programas, cronogramas, etc.

Etapas de un evento
Pre-Evento 8.- Elaborar Presupuesto y Determinar

Fuentes de Financiamiento
Egresos:
Publicidad y Promocin Ingresos:
Impresos y Originales
Espacios Publicitarios
Alojamiento
Actividades especiales
Alquiler y Montaje Salones
Venta de comidas y bebidas
Transporte
Eventos Sociales Concesiones para venta
7.1
2.9
0
5
Recursos Humanos Cuotas de registro al evento
5
1.7
.99
Servicios Profesionales Donativos y patrocinios

6
3.1 3
.0
28
3 -=
% *M
M
Papelera Venta de boletos para
actividades sociales,
2
1
Alquiler de Equipos
ON 6
5 +M
4 +
CE
x
9 -M
artsticas, Culturales y
8 =
7

C 0
Otros
00
Deportivas.
Imprevistos Lcda. Maribel Lrez Salazar.Msc
Etapas de un evento
Pre-Evento 9.- Promocin del Evento
Medios de Comunicacin
Correo Directo
Publicidad Impresa
Volante Aviso de Prensa

Etapas de un evento
Pre-Evento 10.-Diseo y Elaboracin de

Impresos

Etapas de un evento
Pre-Evento 11.- Seleccin y Capacitacin del

Personal

Etapas de un evento
Pre-Evento 12.- Adquisicin o Contratacin

de Materiales, Equipos y
Servicios

de Eventos
Evento

Etapas de un evento
Evento 1.- Recepcin de los

Participantes y traslado
Alojamiento

Etapas de un evento
Evento 2.- Registro de los Participantes

3.- Realizacin del Acto de Inauguracin
4.- Realizacin Cctel de Bienvenida
5.- Implantacin del Programa General
de Actividades
6.- Clausura del Evento
7.- Realizacin Evento Social de
Despedida
8.- Traslado de los participantes a los
Terminales de Transporte

de Eventos
Post-Evento

Etapas de un evento
Post-Evento 1.- Recopilacin y Archivo de la

Informacin Pertinente al
Evento.
Conclusiones
Elaboracin de la Memoria
Informacin de Tipo
Acadmica y Administrativa

Etapas de un evento
Post-Evento 2.- Evaluacin
OPININ
EVALUACIN
Participantes
Comparacin cualitativa y
Expositores o Ponentes cuantitativa entre lo
Comit Organizador programado, lo ejecutado y
lo alcanzado

Etapas de un evento
Post-Evento 3.- Agradecimientos
Auspiciantes
Patrocinantes
Ponentes
Otros Colaboradores

Etapas de un evento
Post-Evento 4.- Cumplimiento de

Compromisos
$ $
$ Cancelacin de Obligaciones con

$ $
proveedores.
Pago recurso humano contratado
para trabajar durante el evento.
Devolucin de cualquier material o
equipo que se haya solicitado en
prstamo.

Etapas de un evento
Empresas Organizadoras de Eventos
Comit Organizador de
Organizador Eventos (PCO)
Servicios:
Centro de Convenciones, alojamiento,
transporte, publicidad, intrpretes, guas,
sonido, audiovisuales, etc.
Fuente: GHERARDI, Eliana: Como hacer Eventos Exitosos. 2000.

Etapas de un evento
Empresas Organizadoras de Pre-Evento

Eventos
1.- Contacto con el Cliente- Solicitud de Servicios.
Gerente
Cliente Servicios: Transporte,

Alojamiento, Alimentacin,
Audiovisuales, Montaje de
Tipo de Evento Salones, recorridos
Fecha. tursticos, etc.
Hora de Inicio y Duracin. Personal de Servicio
Nmero de Pax.
Cliente Precio de los Servicios
Alimentos y Bebidas. Polticas de Pago
Servicios requeridos.
Presupuesto Estimado.
Etapas de un evento
Empresas Organizadoras de Pre-Evento

Eventos
2.- Elaboracin Cotizacin.
3.- Contrato- Facturacin.
4.- Contratacin Proveedores y Recurso

Humano necesario para el Evento.

Etapas de un evento
Empresas Organizadoras de Evento

Eventos
Montaje de los Salones

Etapas de un evento

Eventos
Montaje de los Salones

Etapas de un evento

Eventos
Supervisar Servicios y Personal
Transporte Comidas
Personal de
Servicio
Equipos
Etapas de un evento

Eventos
Supervisin durante Desarrollo del Evento

Etapas de un evento
Empresas Organizadoras de Post-Evento

Eventos
1.- Evaluacin
2.- Facturacin Cierre de Cuenta
Cliente
3.- Pago a Proveedores
4.- Pago al personal contratado
para el evento

Organizacin de Eventos
Gracias

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Pre-Evento 5.- Seleccionar el Lugar o

Pre-Evento 6.- Elaborar Cronograma de

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Pre-Evento 8.- Elaborar Presupuesto y Determinar

Servicios Profesionales Donativos y patrocinios

Pre-Evento 9.- Promocin del Evento

Volante Aviso de Prensa

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Post-Evento 4.- Cumplimiento de

$ Cancelacin de Obligaciones con

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Empresas Organizadoras de Pre-Evento

Cliente Servicios: Transporte,

Empresas Organizadoras de Pre-Evento

2.- Elaboracin Cotizacin.