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Tableau 5
Exemple de note adresse au personnel sur la documentation
: Tous les membres du personnel
DU : Reprsentant de la direction
OBJET : Documents exigs en vertu de l'ISO 9000
Une des conditions fondamentales remplir pour s'enregistrer selon l'ISO 9001/2/3 est de
pouvoir montrer au vrificateur que la socit respecte les politiques et procdures relatives la
qualit, qu'elle se donne. Pour cela, il faut se doter de documents que le vrificateur pourra
examiner.
Cependant, la documentation n'est pas seulement destine au vrificateur, mais nous aussi.
Voici certains des avantages dont nous pourrions profiter en structurant bien notre
documentation :
Tableau 6
Exemples de l'utilisation de formulaires diverses fins
Exemple de l'utilisation de formulaires diverses fins :
Si le mme employ assume plusieurs responsabilits squentielles et que les
formulaires connexes doivent tre classs au mme endroit, vous pourrez peut-tre
combiner sur un seul formulaire la documentation propre aux activits
correspondantes. Par exemple, vous russirez peut-tre combiner sur un seul
formulaire l'* examen des capacits + (pour l'lment 4.3) et la * planification des
projets + (pour l'lment 4.9), car ce sont deux fonctions prparatoires incombant au
personnel professionnel, la documentation tant probablement classe dans les
dossiers concernant le client).
Tableau 7
Structure de la documentation
Niveau Genre de document But du document
1 Manuel qualit noncer les politiques relatives
la qualit
a) Documents prliminaires
Il convient de dfinir le contexte de votre systme qualit, surtout
pour l'quipe de vrification. Voici certains lments qu'il y aurait
lieu d'inclure dans le manuel :
< bref historique de la socit, et situation actuelle du
march
< catgories de clients et genres de services fournis
< structure de l'entreprise, y compris le nom de la personne
ayant approuv le manuel qualit
< nonc de la mission et des buts de l'entreprise
< porte du systme qualit
< aperu des rapports existant entre le manuel qualit et
d'autres documents (par ex., les cahiers de procdures)
< dfinitions de tous les termes particuliers (voir p. 4)
< table des matires
Tableau 8
lments du "Processus pour la livraison de service"
Votre processus principal Numro de l'lment de la norme
Soumissions/Devis 4.3
Conclusion de contrats avec les clients 4.3
Conception du service 4.4
Mise en oeuvre du plan de travail 4.8; 4.9; 4.19
Examen/approbation par le client 4.9; 4.10
Achvement des travaux 4.9; 4.12
Entreposage des dossiers clos 4.15
Tableau 9
Utilisation de documents de diffrents niveaux - Exemple
Politique [4.10.4]
Avant qu'un travail soit dfinitivement remis au client, il doit faire l'objet
d'un examen formel fond sur les documents appropris.
Procdure
Le travail dfinitif remettre au client doit faire l'objet d'un examen
indpendant (si possible); le rsultat de l'examen doit faire l'objet du
formulaire intitul * Examen du travail livrer +. Si l'on trouve des erreurs,
il faut les corriger, puis en valuer les causes. Si une erreur semble
constante, il faut la signaler dans le registre des problmes, pour que la
question soit aborde la prochaine runion du personnel.
Directives de travail
[Explication dtaille sur la faon d'utiliser le formulaire * Examen du
travail livrer +, et sur ce qu'il faut faire une fois qu'il est rempli.]
10e tape : Tenez une runion des membres du personnel pour leur
prsenter les diverses procdures, ainsi que les
formulaires, directives de travail et enregistrements qualit
s'y rapportant.
E 15
Feuille de travail nE
Liste des enregistrements qualit ncessaires
EQ ? Autres ? lment
EQ ? Autres ? lment
But : Vrifier qu'il existe des documents sur toute la gamme des
processus viss
Rsultat : Cahier des procdures finales
Systme qualit
________ Achats
________ Formation du personnel
________ Surveillance
________ Examen par les collgues
________ Examen par la direction (Revue de
direction)
________ Enregistrements qualit
Tableau 10
Modle de note de service sur le contrle des documents
: Tout le personnel
DU : Reprsentant de la direction
OBJET : Contrle (* Matrise +) des documents
(Tableau 10 - suite)
6. Veuillez noter que toutes les pages de chaque manuel ont t dates; les
dates les plus rcentes pour chaque section figurent dans la table des
matires. Pour savoir si votre document contrl a bel et bien t mis
jour, vrifiez la date du plus rcent changement apport aux procdures.
Si le vtre n'a pas t mis jour, faites-le moi savoir immdiatement.
6e tape : Bien que vous ne soyez pas tenu d'enlever/de remplacer vous-
mme les pages, vous constaterez sans doute que c'est la
meilleure faon de vous assurer que cette tche est faite.