iclo de Deming (PDCA): herramienta de mejora continua

Publicado por Adriana Gmez

Os presento en este artculo el Ciclo de Deming o tambin denominado Ciclo de

Mejora continua. Esta herramienta es la base del establecimiento de la calidad y en
el que se basa la norma ISO 9001. Por lo tanto, os voy a explicar
En qu consiste el ciclo de Deming? Qu beneficios nos aporta aplicar el
ciclo de mejora continua? En qu consisten las cuatro etapas del ciclo de
Deming? Ejemplo bsico donde podemos aplicar el Ciclo de Deming Qu
puntos se debe tener en cuenta segn Deming? En qu consisten los 14
puntos de Deming? Qu relacin existen entre los 14 puntos de deming y
la ISO 9001:2015? Cmo surgi la idea?

Edwars Deming, que da nombre a esta metodologa, consideraba que la calidad de

los productos y servicios que una empresa ofrece, debe considerarse desde el
diseo de los mismos, mejorando los procesos de forma continua, y con el apoyo y
respaldo de la Alta Direccin de la empresa. Para conseguir tal fin, establece 14
puntos que las empresas deben cumplir para garantizar la calidad intrnseca de sus
productos y servicios. Con la misma filosofa, estableci una metodologa, el ciclo
de la mejora continua de los procesos, que es la base de la calidad moderna, y en
la que se basan normas tales como la ISO 9001.

A continuacin os explicar de forma detallada en qu consiste y cmo podis

aplicar la herramienta del ciclo de Deming y explicaros los 14 puntos que
expuso Deming, donde encontraris muchas similitudes a los requisitos que exige
la norma ISO 9001:2015.

CICLO DE DEMING

En qu consiste el ciclo de Deming?

El Ciclo de Deming tambin es denominado ciclo de mejora continua, consiste en

una secuencia lgica de cuatro pasos que se repiten continuamente. Los cuatro
pasos son:
PHVA: Planificar, Hacer, Verificar y Actuar (En espaol)
PDCA: Plan, Do, Check and Accion (en ingls)

A veces tambin se le conoce como el ciclo PDCA.

Por lo tanto, es una herramienta sencilla y potente para asegurar la mejora

continua. Todos los procesos de la empresa pueden mejorarse y optimizarse.

Qu beneficios nos aporta aplicar el ciclo de mejora continua?

- Nos ayuda a identificar y a eliminar los problemas presentes en la organizacin.

- Nos da una garanta de la gestin efectiva de los procesos de la empresa
- Suprime el trabajo innecesario al optimizar los procesos.

En qu consisten las cuatro etapas del ciclo de Deming?

En este apartado os detallo, que debemos plantearnos en cada paso:

1. Planificar (Plan)

En responderse las preguntas:

- Qu? se deben formular unos objetivos, qu es lo que queremos mejorar, qu

problema queremos solucionar...

- y Cmo? se deben formular las estrategias para poder solucionar el problema

(recursos fsicos, econmicos, humanos, de metodologa...) y estos deben
planificarse.

Se deben establecer ndices que nos permitan controlar y monitorear las diferentes
actividades, para poder realizar el seguimiento y el control antes y despus de
aplicar las medidas establecidas para la mejora del proceso.

Por lo tanto, en este paso se deben identificar y establecer las estrategias para
eliminar las causas de los problemas.

2. Hacer (Do)

Se deben desarrollar los pasos conforme a la planificacin. Se debe de hacer lo que

se ha planeado.

En este punto es donde se demuestra la capacidad del equipo, que debe ser
multidisciplinar y en la mayora de casos se requieren personas de diferentes
departamentos o reas de la empresa. Se debe saber trabajar en equipo y destinar
los recursos que sean necesarios.

Tambin se pone a prueba la Direccin, que debe respaldar las necesidades del
equipo, adems de participar en la toma de Decisiones. Durante la planificacin, se
han estimado destinar unos recursos concretos, que a medida que de va
elaborando la estrategia, estos pueden variar, y la Direccin, debe garantizar el
apoyo ante posibles desviaciones de los mismos, con la finalidad de lograr los
objetivos.

Por lo tanto, en este paso se debe aplicar la metodologa planificada para garantizar
la correcta gestin de los procesos donde se aplica.

3. Verificar (Check)

Se verifican los indicadores marcados, y se analizan estadsticamente los datos

procedente del monitoreo del proceso a mejorar.

Se intenta entender porque se han producido desviaciones respecto a lo planificado.

Es decir, analizar el seguimiento despus de realizar el cambio.

Se analiza, el estado antes de aplicar los cambios y la situacin del proceso

despus.

Por lo tanto, en este paso se deben detectar las incidencias despus del cambio, as
como la eliminacin del trabajo innecesario.
4. Actuar (Accion)

Gracias a la retroalimentacin se establecen acciones de mejora que pueden

ser preventivas o correctivas para garantizar los resultados.

Y como los procesos deben estar en mejora continua, se debe empezar el crculo
para introducir nuevas mejoras.

Por lo tanto, en este paso se debe asegurar mantener los niveles de calidad
adquiridos y buscar mejoras.

En la siguiente imagen podis visualizar de una manera grfica el Ciclo de mejora

continua o Ciclo de Deming:

Ejemplo bsico donde podemos aplicar el Ciclo de Deming:

Deteccin del problema: Una empresa quiere mejorar su producto, porque se da

cuenta que no tiene buenos acabados, y no les entra por la vista a los clientes.
Anlisis: para ello analiza todas las causas que puedan originar que el producto
fabricado no tenga buena apariencia. Por ejemplo se puede aplicar el Diagrama
causa efecto o la herramienta de los 5 porqus para llegar a la causa raz del
problema.

Identificar la causa raz: en este caso en concreto se llega a la conclusin que la

causa raz del problema es que los trabajadores no estn bien capacitados para la
ejecucin del acabado del producto. No se fijan y no tienen cuidado en los detalles,
no realizan el pulido final del producto.

Realizar las mejoras: se establece un plan de formacin y capacitacin del

personal.

Realizar los cambios y verificar que son efectivos: Una vez formados se les
supervisar durante un periodo determinado de tiempo. La empresa debe contar
con trabajadores que sepan seguir y aplicar las metodologas de trabajo.

Acciones de mejora: para que no se vuelva a repetir, se realizar un plan de

supervisin y de formacin continua de los trabajadores, con la finalidad de
encontrar nuevas incidencias y aplicar las acciones de mejora pertinentes.

14 PUNTOS DE DEMING

Qu puntos se debe tener en cuenta segn Deming? En qu consisten los

14 puntos de Deming?

1. Crear perseverancia en el propsito de mejorar los productos y servicios

Para ello Deming pretende:

- Dar un enfoque hacia el cliente.
- Considerar las necesidades del cliente a largo plazo.
Normalmente las empresas, toman decisiones para solucionar los problemas
inmediatos o a medio plazo, pero raramente a largo plazo. Pues segn Deming es
necesario, ver o analizar las posibles posibilidades que debe tener la empresa a
largo plazo, ya que si no se plantea puede ser que las decisiones que se tomen no
sean las adecuadas para la supervivencia de la empresa. por ejemplo, existen
numerosas marcas, que en su da fueron muy grandes, que por no haber
considerado la incorporacin de nuevas tecnologas, mejora de los productos,
evolucin a otros productos... ya no existen, o han quedado para un mercado muy
residual. Por ejemplo, algunas grandes marcas de venta de mquinas de escribir,
fotografa, telefona... que no han sabido o no han podido evolucionar a las
necesidades de los clientes y de la sociedad.

Para ello, Deming plantea que es necesario:

a) Innovar: la organizacin debe proveer de recursos para realizar la planificacin a
largo plazo.
b) Realizar inversiones en Investigacin y en Educacin.
c) Mejorar constantemente el diseo del producto o servicio (mejora continua).

2. Adoptar la nueva filosofa

Se deben romper las contumbres adquiridas por los trabajadores en la empresa. No

se pueden tolerar los niveles de calidad que se aceptaban. Los trabajadores estn
acostumbrados, y ven con normalidad, un determinado % de errores o defectos en
los productos, se debe romper con esa mentalidad mediante:

- Mejora de los diseos de los procesos

- Actualizar las metodologas anticuadas
- Aumentar la formacin y capacitacin de los trabajadores
- Supervisar adecuadamente a los trabajadores y al proceso en s.
El precio de los defectos los paga el consumidor, ya que al final los costes se
incorporan en el precio final. Por lo tanto, se deben disminuir al mximo los
defectos del producto o servicio.

3. Ceder la dependencia de la inspeccin masiva

La inspeccin no mejora la calidad y tampoco la garantiza, ya que la calidad debe

estar en el propio producto.

Es decir, si encontramos en una inspeccin un producto defectuoso y lo apartamos,

ya es tarde, porque el producto no se ha fabricado con los requisitos o estndares
requeridos por el cliente. Se ha destinado un coste a la inspeccin, un coste en
desechar el producto defectuoso y otro en volver a fabricar uno que sea aceptable.

Las inspecciones rutinarias se vuelven rutinarias, bajando el nivel de atencin y

dejando pasar productos defectuosos.

Es necesaria la inspeccin de pequeas muestras para ser analizadas en las cartas

de control, y mantener y alcanzar un control estadstico.

la calidad no es el resultado de las inspecciones sino de las mejoras de los procesos

para lograr la calidad en nuestros productos y servicios, se debe enfocar en el
diseo de los los mismos ya que la calidad debe ser inherente al producto y/o
servicio.

Es necesario establecer una METODOLOGA DE MEJORA DEL DISEO

Es necesario establecer pequeas INSPECCIONES para su control estadstico
4. Acabar con la prctica de hacer negocios basado slo en el precio

El precio no debe tener ningn significado sin una medida en qu se pueda

comparar, calidad, requisitos, cantidad...

Desgraciadamente, en los tiempos que vivimos, y creo que en la mayora de pases,

habitualmente se contrata a las empresas en funcin del precio de sus
presupuestos, y muchas veces sin tener en cuenta el alcance de las mismas,
teniendo despus dificultades en el desarrollo de los trabajos.

Para poder garantizar el precio de los productos y servicios, Deming propone:

- El objetivo es minimizar el coste de las compras a largo plazo. Se debe planificar

con el proveedor a largo plazo.
- Se debe analizar muy bien los productos que se compran, ya que pueden ser los
mejores pero no funcionar en el proceso productivo o en el producto acabado.
- Es necesario establecer una buena alianza con los proveedores o suministradores,
ya que estos pueden ayudar a solucionar alguna de los problemas que te puedes
encontrar en el proceso, adems de facilitarte ayuda para establecer soluciones al
mismo. Se deben evitar cambios de proveedor, en cuanto a cambios de producto
adquirido, ya que esto produce variaciones en el propio proceso.

Es necesario establecer una METODOLOGA DE COMPRAS A LOS

PROVEEDORES

5. Mejorar constantemente y para siempre el sistema de produccin y

servicio
La Direccin de la empresa no debe slo aportar capital a la empresa para su
mejora, sino que debe estar implicada en el proceso de la mejora continua.

- La correccin de problemas no es la mejora de los procesos. La mejora de los

procesos se realiza mediante la eliminacin de la causa raz del problema
detectado.
- La mejora de los procesos es un mejor un mejor uso de los Recursos humanos y
materiales. Mejora continua de los procesos desde el diseo.
- Mejorar las capacidades de los trabajadores, as como identificar y potenciar sus
talentos.

Es necesario MEJORA CONTINUA DE LOS PROCESOS

6. Establecer el entrenamiento

Todo el personal de la empresa, incluso la Direccin de la misma, debe formarse,

educarse y capacitarse de forma continua.

Uno de los defectos ms generalizados de las empresas, es desperdiciar las

habilidades de los trabajadores, por no analizarlas y encasillar a sus trabajadores.
Las empresas deben valorar el beneficio que les aporta directamente en sus
procesos el hecho de capacitar adecuadamente a sus trabajadores.

Por ejemplo, si una empresa fabrica un producto, y sus operarios de montaje no

disponen de la capacitacin adecuada, puede ser que su trabajo est mal realizado,
se produzcan una gran cantidad de productos defectuosos, aumentando los costes
de una forma desorbitada.
Es necesario establecer un PROGRAMA DE FORMACIN.

7. Adoptar y establecer el liderazgo

Los responsables de rea deben saber el trabajo que deben realizar ellos mismos y
de las personas que debe supervisar. Si un responsable no sabe el trabajo que
hacen sus trabajadores, no podr supervisar su trabajo, y el proceso no podr
mejorarse. Estos responsables, deben poder presentar e informar de los problemas
y sus mejoras a la Direccin de la empresa, con la finalidad de obtener su respaldo.

La Direccin debe enfocarse en la mejora del sistema y no de corregir los

productos.

Es necesario establecer el COMPROMISO POR LA DIRECCIN

Para administrar hay que liderar, y para liderar hay que entender el trabajo de que
son responsables y su gente.

8. Eliminar los miedos

Nadie puede dar lo mejor al menos que se sienta seguro. Si los trabajadores tienen
miedo de dirigirse a su responsable o a la Direccin de la empresa, stos harn lo
posible por ocultar los problemas que surjan en sus tareas. Para poder mejorar los
problemas, se necesitan detectar, y son ms difciles de detectar, si los
trabajadores no colaboran. Un buen responsable es aquel que ante un problema de
un trabajador, se sienta con l para intentar solucionarlo y no culparle de dicho
problema.
9. Romper las barreras entre las reas

El trabajo en equipo es necesario en toda la organizacin.

Habitualmente en un proceso intervienen o interactuan varias reas. Si detectamos

un problema y lo solucionamos en un rea, es posible que las dems se vean
afectadas. Por ese motivo, es necesario, que todos los departamentos colaboren
entre s.

Para la mejora de los procesos, es necesario un equipo multidisciplinar, que

colabore unido, tanto para analizar las causas como para tomar las medidas
necesarias para eliminarlas.

Normalmente, para aplicar las acciones correspondientes para mejorar un proceso

se necesita de la colaboracin de los trabajadores, y para ello si no existe
compromiso por parte de la Direccin de la empresa, as como cooperacin por
parte de los trabajadores no se puede lograr.

10. Eliminar eslogans, exhortaciones y metas a los trabajadores.

La Direccin no puede motivar a sus trabajadores con frases o con objetivos, sin un
plan para poderlos llevarlos a cabo. Es decir, la empresa no puede forzar a sus
trabajadores a cumplir personalmente unos objetivos si esta no aplica un plan para
hacerlos.

Por ejemplo, se les fija como meta a los trabajadores que no superen un 10% de
defectos. Si al trabajador no se le ponen los medios para poderlo hacer, lo nico
que se consigue es su frustracin e impotencia. No lo va a conseguir y lo nico que
teme son las represalias por no conseguir la meta.

11. Eliminar las cuotas numricas

no se pueden establecer unos objetivos a no ser que se respalden con una

metodologa, con un plan de accin para poderlos conseguir.
Sirve muy poco establecer un incremento de la facturacin en un 5%, si no se
acompaa de un plan de acciones para poder alcanzar este objetivo.
Se deben gestionar y realizar el seguimiento de los mismos.

Es necesario establecer unos OBJETIVOS E INDICADORES pero aportando una

planificacin de los mismos.

12. Remover las barreras que impiden el orgullo del trabajo bien hecho

La alta direccin debe permitir que las personas aporten ideas y que puedan
participar en las mejoras de los procesos y del producto y/o servicio.

13. Establecer un programa de educacin y re-capacitacin.

Una organizacin no necesita solamente personas buenas, sino tambin personas

que mejoren continuamente. Las habilidades se deben afinar continuamente.

Es necesario FORMACIN Y CAPACITACIN DEL PERSONAL

14. Tomar accin para llevar a cabo la transformacin

- una gerencia con autoridad luchar para aplicar los 13 puntos anteriores.
- La Direccin asumir la nueva filosofa y sus nuevas responsabilidades.
- La Direccin debe explicar a sus trabajadores de forma detallada el porqu de la
necesidad del cambio y como se va a llevar a cabo.

Es necesario COMUNICAR E INFORMAR A LOS TRABAJADORES

Qu relacin existen entre los 14 puntos de Deming y la ISO 9001:2015?

Como habis podido comprobar, todos los puntos que Deming expone, estn
recogidos de alguna manera en algn requisito de la norma. os he indicado en cada
uno de los puntos, en letras maysculas a sus correspondencias.

Cmo surgi la idea?

Para aquellos que no lo sepis, y tengis curiosidad, os explico un poco sobre

creador de la anterior metodologa y que da su nombre: Edwards Deming.

Edwards Deming naci en Sioux City, Iowa (EE.UU.) el 14 de octubre de 1900. En

1921 se gradu en ingeniera elctrica, recibi una maestra en matemticas y en
1928 un Doctorado en la Universidad de Yale en fsica-matemtica. Trabaj en el
departamento del censo de los EE.UU. donde conoci los mtodos de control
desarrollados por Shewhart. falleci el 20 de diciembre de 1993. Es considerado
uno de los padres de la Calidad. Como habis visto en el artculo, muchos de los
puntos y el concepto en s de su metodologa es la base en la que se sustenta la
norma ISO 9001.