PROCESO DE PLANIFICACION DEGESTIN DE LOS COSTOS

1. PLANIFICAR LA GESTIN DE COSTOS: Propsito de este proceso es generar el Plan de Gestin de los Costos.

Entradas: El Plan de Direccin del Proyecto, Acta de Constitucin, Factores Ambientales de la Empresa, Activos de los Procesos de la
Organizacin. Los dos componentes del Plan de Direccin del Proyecto que pueden impactar los costos del proyecto son: La lnea base del alcance,
la lnea base del cronograma.

Herramientas y tcnicas: Juicio de Expertos, Tcnicas Analticas y Reuniones. Las Tcnicas Analticas incluyen mtodos de financiamiento y si es
que se deben rentar o comprar los bienes.

Salida: Plan de Gestin de Costos: Establece las polticas y procedimientos que se usarn para planificar y ejecutar los costos. Incluye al menos los
siguientes elementos:

Nivel de Precisin: Esto se refiere al nivel de exactitud con que se redondearn los montos (Centenas, millares, etc.).

Unidades de medida: Se refiere a la moneda que se usar para estimar los recursos.

Enlaces con los procedimientos de la organizacin: Las cuentas de control son usados en el Plan de Gestin de Costos para monitorear y
controlar los costos del proyecto. Estn tpicamente asociadas con el nivel del paquete de trabajo del EDT, aunque pueden ser establecidos
a cualquier nivel del EDT.

Umbrales de control: se refieren a la variacin que el patrocinador o los interesados estn dispuestos a permitir. Normalmente es un
porcentaje con respecto a la lnea base de los costos.

Reglas para la medicin del desempeo: Establecen reglas para la medicin del desempeo mediante la gestin del valor ganado (EVM).

Formatos de los Informes: Refiere a los tipos de reportes de costos que se producirn para este proyecto, y la frecuencia con que sern
creados.

Descripciones de los Procesos: Se documentan las descripciones de cada uno de los procesos de gestin de los costos.

Pautas para lidear con las fluctuaciones de los costos de recursos y las tasas de cambio.

Roles y responsabilidades para las actividades de costos.

Detalles Adicionales: Se refiere a cualquier otra informacin que se quisiera capturar con respecto a los costos de las actividades
incluyendo puntos como quien llevar a cabo las actividades, como se registrarn los costos y una descripcin de las alternativas de
financiamiento para el proyecto.

2. ESTIMAR LOS COSTOS: Este proceso desarrolla una estimacin de costos para los recursos requeridos para cada actividad del cronograma.
Entradas: Plan de Gestin de los Recursos Humanos, Lnea Base del Alcance, Cronograma del Proyecto, Registro de Riesgos, Factores Ambientales
de la Empresa, Activos de los Procesos de la Organizacin.

Herramientas y Tcnicas: Las reservas de contingencia pueden ser calculadas para todo el proyecto, para algunas actividades o ambas y pueden
ser calculadas como un porcentaje de los costos o como un monto fijo.

Estimacin Ascendente: Esta tcnica estima los costos de cada actividad para despus sumarizarla para determinar un costo total
del proyecto.
Costos de la calidad: Es el costo total de producir el producto o servicio del proyecto de acuerdo a los estndares de calidad.
Anlisis de Ofertas de Proveedores: Es el proceso de recolectar informacin de proveedores para que ayuden a establecer las
estimaciones de costos, es necesario comparar las ofertas de los proveedores y no solo utilizar una sola propuesta.

Salida principal: Las estimaciones de costos: Estos son montos que reflejan el costo de los recursos necesarios para completar las actividades del
proyecto. Las cuales al menos deben incluir:

Una descripcin de qu manera se hizo la estimacin y la base de la misma.

Una descripcin de los supuestos hechos y del mtodo utilizado para determinarlos.

Una descripcin de las restricciones.

Un rango de posibles resultados.

El nivel de confianza de las estimaciones finales.

ltima salida de este proceso: Son las Actualizaciones de los Documentos del Proyecto que pueden ser entre otros el registro de riesgos.

Tipos de costos: Existen varias maneras de ver los costos al momento

de crear un estimado.

Costos variables: Estos costos cambian de acuerdo con la cantidad de produccin. Ejemplos de los mismos pueden ser el costo del material, los
insumos y los salarios.

Costos fijos: Estos costos no cambian conforme cambia la produccin. Ejemplos de los mismos incluyen el costo de la instalacin, alquiler,
servicios pblicos, etc.

Costos directos: Estos costos pueden atribuirse directamente al trabajo en el proyecto. Algunos ejemplos de estos costos son los viajes del
equipo, los salarios del equipo, el reconocimiento y los costos del material utilizado en el proyecto.

Costos indirectos: Los costos indirectos son elementos generales o costos en los que se incurre en beneficio de ms de un proyecto. Algunos
ejemplos de estos costos son los impuestos, los beneficios complementarios y los servicios de limpieza.
3. DETERMINAR EL PRESUPUESTO: Este proceso suma el costo de las actividades individuales para establecer la lnea base de costos del proyecto
que es utilizada para medir el desempeo del mismo.

Entradas: Plan de Gestin de Costos, Lnea Base del Alcance, Estimacin de Costos de la Actividad, Base de las Estimaciones, Cronograma del
Proyecto, Calendarios de Recursos, Registro de Riesgos, Acuerdos, Activos de Procesos de la Organizacin.

Herramientas o Tcnicas: Costos agregados, Anlisis de Reserva, Relaciones Histricas, Conciliacin del Lmite de Financiamiento.

Salidas:

Lnea Base de Costos: Se determina la lnea base de costos al englobar los costos de los paquetes de trabajo del EDT, incluyendo sus
reservas dentro de cuentas de control. Las cuentas de control son sumadas y en conjunto forman la lnea base del costo.
Requisitos de Financiamiento: Describen la necesidad de financiamiento a lo largo del proyecto y se obtienen a partir de la lnea base del
costo.
Actualizaciones de Documentos del Proyecto: Los cuales pueden ser el Registro de Riesgos, Estimaciones de Costos de la Actividad y
Cronograma de Proyecto.

PROCESO DE MONITOREO Y CONTROL

4. CONTROLAR LOS COSTOS:

Cumplir con el plan de gestin de costos: incluye tu plan para controlar los costos del proyecto; como por ejemplo, las reuniones en las
que se discutir sobre los costos.

Prestar atencin a todos los activos de los procesos de la organizacin disponibles: Es necesario que tengan en cuenta las polticas,
procedimientos, herramientas o formatos de informes relacionados con el control de costos que estn disponibles o que sean exigidos por
tu compaa.

Gestionar cambios: Qu ocurre con hacerle saber a las personas qu cambios han sido aprobados y cules no, para que todos trabajen en
el mismo proyecto?,Qu est causando dichos cambios y los impactos que se han generado?

Entradas: Plan de Direccin del proyecto, Requisitos de Financiamiento del Proyecto, Datos del desempeo de trabajo, Activos de los Procesos
de la Organizacin.

Herramientas y tcnicas: Gestin de Valor Ganado (EVM), Proyecciones, Anlisis de la Reserva, ndice de rendimiento para completar,
Revisiones del desempeo, Software de Gestin de proyectos.

Salidas: Plan de Direccin del Proyecto, Documentos del Proyecto, Activos de los Procesos de la Organizacin, Pronstico de Costos,
Solicitudes de Cambio, Informacin sobre el desempeo del trabajo.
5. MEDICIN DEL VALOR GANADO (EVM): El valor ganado se utiliza en las revisiones del desempeo para medir el desempeo del proyecto
respecto del alcance, el cronograma y las lneas base de costos.
Proyecciones: Se basa en los resultados del valor ganado. Permite proyectar cmo terminar el proyecto, segn las actuales condiciones.

Estimacin para concluir el trabajo restante (ETC):

Basada en una nueva estimacin: ETC = EAC AC (1)

Basada en variaciones atpicas: ETC = BAC EV (2)
Basada en variaciones tpicas: ETC = (BAC EV) / CPI (3)

Costo estimado para terminar el proyecto: EAC (Estimate at Completion):

Con nueva estimacin: EAC = AC + ETC. (1)

Se usa cuando el desempeo pasado muestra que los supuestos originales estuvieron errados o ya no son vlidos.

Estimacin usando el presupuesto restante: EAC = AC + (BAC EV) (2)

Se usa cuando las variaciones reales son atpicas y no se espera que vuelvan a ocurrir en el futuro.

Costo estimado para terminar el proyecto: EAC

Estimacin usando el presupuesto restante afectado por el CPI: EAC = BAC/CPI. (3)

Se usa cuando las variaciones reales son tpicas y se espera que vuelvan a ocurrir en el futuro.

Estimacin usando el presupuesto restante considerando el CPI y el SPI: EAC = AC + (BAC-EV)/(CPIxSPI). (4)

Costo Real a la fecha ms el presupuesto restante modificado por dos factores: costos y cronograma.

Se usa cuando las variaciones reales son tpicas y se espera que el factor se cumpla firmemente con el cronograma.

ndice de Desempeo del Trabajo por Completar (TCPI):

Proyeccin calculada del desempeo del costo que debe lograrse para el trabajo restante con el propsito de cumplir una meta especfica.

TCPI basado en el BAC:

TCPI = (BAC-EV)/(BAC-AC). Cuando se estima que se puede recuperar la meta original del proyecto

TCPI basado en el EAC:

TCPI = (BAC-EV)/(EAC-AC). Cuando se estima que ya no es posible cumplir con el BAC

Variacin a la conclusin (variacin al trmino):

VAC = BAC - EAC