SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

PROCEDIMIENTO GESTION COMERCIAL

1. OBJETIVO
Definir los procesos relacionados con el cliente, de tal modo de asegurar la
correcta determinacin de los requisitos relacionados con el producto, y establecer
disposiciones eficaces para la comunicacin con los clientes.

2.- ALCANCE

Aplica a todas las ventas realizadas por Lutromo Group.

3.- RESPONSABILIDADES

La mayora de las responsabilidades se encuentran sealadas en los puntos 3.3 a)

y 3.3 b) del presente documento.

Vendedores: son responsables de mantener actualizada la informacin

relacionada con sus clientes asignados. Tambin son responsables de programar
semanalmente en el calendario Outlook las visitas a clientes y de actualizar dicha
informacin.
Asistente de Divisin: responsable de tomar los requerimientos de los clientes
cuando uno o varios vendedores no se encuentren disponibles en las sucursales,
oficinas o puntos de venta.
Recepcionista: responsable de tomar reemplazo de las funciones de la Asistente
de Divisin, durante su ausencia.
rea de Abastecimiento: responsable de cooperar en la verificacin de la fecha
de llegada de una o ms mercaderas, cuando la informacin no pueda ser
obtenida mediante Enterprise.
rea de Logstica: es responsable de verificar que correspondan los requisitos de
los productos ofrecidos a clientes con los requisitos de los productos almacenados
en stock

4. DEFINICIONES NO APLICA.

5. DOCUMENTACIN APLICABLE

ISO 9001:2008.
Software Enterprise.
Contrato compras cliente.
Ficha tcnica de producto.
HDS de producto.
Procedimiento Despacho.
Red Lutromo.
6. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
7. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

7.1. Tipos de Clientes

Clientes con contrato o licitacin:
Son aquellos que poseen un acuerdo con Lutromo, para entregas de productos en
cantidades acordadas en lapsos de tiempo definidos y por un tiempo especfico.
No obstante lo anterior, estos clientes tambin pueden realizar compras sin
contratos.
Clientes sin contrato: Son aquellos con los cuales Lutromo no posee un acuerdo
comercial formal. A este tipo de clientes se les debe reconfirmar la venta mediante
el chequeo de stock y precio,
7.2 Tipos de vendedores:
Existen dos tipos de vendedores, los de cartera, que se relacionan con una
divisin comercial en particular; y los de punto de ventas, que atienden los
requerimientos de los clientes directamente en las sucursales.
7.3 Tipos de venta:
Las ventas se categorizan en Ventas por Cartera o en Ventas en Puntos de
Venta.
a) Ventas por Cartera Ver diagrama de flujo
b) Ventas en Punto de Ventas Ver diagrama de flujo

7.4 Nota de Venta: En este registro quedan estipulados los datos del cliente,
segn lo solicita el sistema Enterprise. Antes de emitir este documento, se
confirma la existencia de stock en bodega.

La identificacin del lote de produccin, es un dato que est siempre presente en

la nota de venta y/o en la factura, para clientes con contrato y/o segn
requerimiento del cliente.

En caso de ventas en punto de ventas, existe un plazo de siete (7) horas para
emitir una boleta o factura.
7.5 Observaciones en la Nota de Venta:
En los casos que corresponda, se indica en la Nota de Venta, si los productos
vendidos requieren o se relacionan con los requisitos o documentos siguientes:

Gua de despacho, Orden de Compra, Certificados de Anlisis de Lote, Fichas

Tcnicas u Hojas de Seguridad.
Indicar si el cliente retira o se despachan los productos
La direccin del despacho.
Horarios de recepcin de la mercadera en dependencias del cliente.
Si el cliente requiere transporte de terceros, gestionar su retiro.
 7.6 Documentos entregados al cliente por concepto de ventas
a) Boleta:
Copia amarilla de duplicado cliente, para que pueda retirar producto.
El vendedor luego de las firmas correspondientes de aprobacin, incluyendo la
propia, conserva el duplicado control SII.
b) Factura:
Original cliente, triplicado control tributario y cuadruplicado Cobro Ejecutivo-
Cedible (para el retiro de la mercadera en bodega) y registro Conformidad del
cliente (su utilizacin depende si el cliente retira su compra en dependencias de
Lutromo o si esta es enviada mediante despacho)

7.7 De la forma de entrega o despacho de productos a clientes

a) Stock Futuro:
Corresponde a entregas parcializadas a clientes que mantienen contrato con
Lutromo. Las fechas son establecidas y solicitadas por el cliente y son
posteriormente confirmadas.
b) Stock disponible:
Las entregas estn sujetas a disponibilidad de los productos, el vendedor
comunica al cliente, previa recepcin de la orden de compra, la capacidad de
Lutromo Group de responder a esa solicitud, consultando la base de datos de
Enterprise, solo en los casos que el stock informado por Enterprise sea inferior a
150 kg. Se solicitar confirmacin especfica al gerente de Operaciones y
Logstica.
7.8 De la poltica de fijacin de precios
Los vendedores establecern los valores de venta de acuerdo al margen de
utilidad que el Gerente Comercial les haya indicado, en caso que estimen
necesario ofertar en un valor distinto a la franja establecida por el Gerente
Comercial, debern consultarlo con l y esperar su autorizacin.