SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD COMO MEDIO DE CONTROL EN EL

SECTOR PBLICO DEL DISTRITO TURSTICO Y CULTURAL DE

RIOHACHA

FREDYS AUGUSTO CRUZCO BELLO.

BORIS DE JESUS ZUIGA PINTO.

UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES.

PROGRAMA DE ADMINISTRACIN DE EMPRESAS

RIOHACHA LA GUAJIRA
 SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD COMO MEDIO DE CONTROL EN EL

SECTOR PBLICO DEL DISTRITO TURSTICO Y CULTURAL DE

RIOHACHA.

FREDYS AUGUSTO CRUZCO BELLO.

BORIS DE JESUS ZUIGA PINTO.

Trabajo de grado para optar al ttulo de administrador de empresas.

DIRECTOR:

SOBEIDIS PEREZ ROJAS.

UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES.

PROGRAMA DE ADMINISTRACIN DE EMPRESAS

RIOHACHA LA GUAJIRA
 INTRODUCCION

La carta poltica de 1991 regula las actuaciones del estado, de esta manera se definen los controles

y responsabilidades de los funcionarios pblicos como un anhelo de que el estado implemente

prcticas en el mejoramiento continuo en el manejo de los bienes del nuevo pas.

De este anhelo por cambiar la forma tradicional de controles, tuvo su origen la Ley 87/1993, la

cual establece un nuevo paradigma en la aplicacin del control interno. El control interno,

mejoramiento continuo o autocontrol, se constituye en una herramienta eficaz que imprime

confianza, economa y transparencia.

Sin embargo, aunque se encuentre con una ley comprensible por el sistema de control, la aplicacin

y desarrollo del Sistema en toda la administracin pblica, es todava un tmido proceso en gestin

que exige incrementar los esfuerzos para su fortalecimiento y consolidacin.

Mediante decreto 15 99 del 2005, se establece el MECI, es decir, el modelo estndar de control

interno para las entidades del Estado Colombiano. All se toman los avances del control interno

de la ley 87 de 1993, a efectos de continuar con los propsitos del Estado.

La ley 872/2003, crea el sistema de gestin de la calidad en la rama ejecutiva del poder pblico y

en otras entidades prestadoras de servicio, para que estas cuenten con herramientas para

implementar los nuevos esquemas de calidad incluidos en la citada ley. El enfoque del Sistema

De Gestin de la Calidad, est basado en procesos que se surten al interior de las entidades y de
las expectativas de los usuarios. Porque en el fondo lo que se persigue es la satisfaccin del cliente,

en trminos de calidad y satisfaccin social.

Por lo tanto, el gobierno Nacional ha propuesto diversas iniciativas para facilitar y promover

espacios, orientados a que el Sistema de Gestin de Calidad se incorpore a la administracin

pblica, como una cultura hacia la bsqueda de mejores y ms oportunos resultados, a fin de

generar una transformacin organizacional que redefina y simplifique los procesos estratgicos de

la gerencia pblica, los sistemas de informacin, de planeacin, de comunicacin y sobre todo, a

garantizar los resultados, responsabilidad y transparencia de quienes administran los recursos de

la comunidad.

La implementacin del Sistema de Gestin de Calidad, como tal, en las entidades del estado que

estn sujetas a las exigencias de los organismos de control, que de una u otra manera contribuyen

a la mejora continua para la satisfaccin del cliente es primordial en un estado eficiente.

 1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

En Colombia, todas las entidades estatales por ley deben implementar el Modelo Estndar de

Control Interno - MECI -, ya sean mixtas o pblicas, lo que permite unificar los criterios y

conceptos de auditora interna hacindolos especficos para este sector. Uno de los principales

obstculos a los que se enfrentan los organismos de control en el sector pblico es la

implementacin incompleta o errada del MECI, y en el peor del caso la inexistencia del mismo.

En ocasiones, modelos implementados sin la rigurosidad necesaria evidencian la ausencia de

compromisos establecidos en las entidades pblicas, eludiendo su responsabilidad no solo frente

al Estado, sino tambin frente al cliente interno, lo cual abre una ventana amplia a la incursin de

actividades ilcitas o de corrupcin que pueden alterar significativamente la destinacin y adecuada

utilizacin de los recursos pblicos, lo cual se evidencia al observar que solo el 51% de las

entidades registradas en el aplicativo MECICALIDAD1, realizaron el reporte oportuno de

informacin.

En ese sentido, el sector pblico a nivel nacional y sobre todo a nivel de los municipios y distritos

afronta una serie de problemticas tales como: prdida de credibilidad ante la ciudadana, falta de

transparencia y de control: impactando estas de manera negativa en el desarrollo econmico y

social de la comunidad.

Con el estudio del problema formulado, se pretende encontrar alternativas que contribuyan al

fortalecimiento del sector pblico en Distrito Turstico y Cultural de Riohacha, que generen

expectativa especialmente en lo relacionado con la generacin de confianza en las instituciones

pblicas, el bienestar social y mejoramiento de los procesos.

1
(DAFP, 2013). http://www.funcionpublica.gov.co/resultados-gestion-publica
Cabe anotar que en la alcalda distrital son pocas las estrategias coordinadas tendientes a

conseguir un proceso de mejoramiento continuo que se traduzca en competitividad, satisfaccin

de los clientes, acercamiento del Estado a la comunidad y la materializacin efectiva de las

polticas pblicas, por esta razn el diseo e implementacin del sistema de gestin de la calidad

basado en la NTCGP 1000 es imperativa, debido a que en este momento existen muy pocos

procesos documentados en la alcalda para tal fin, adems de cumplir con la reglamentacin

establecida por el gobierno en materia de calidad, sta se constituye como la herramienta precisa

para lograr lo planteado.

De igual manera, el entorno en el cual se desarrollan las organizaciones en la actualidad es de

naturaleza cambiante, esta situacin obliga a las mismas a ofrecer a sus clientes productos o

servicios con ciertos valores agregados que le permitan mantener ventajas competitivas. La calidad

se convierte entonces en el principal instrumento de ayuda a la supervivencia de cualquier

organizacin, bien sea de ndole privado o pblico.

1.1 Formulacin del problema.

La situacin problema planteada anteriormente se resume en el planteamiento de la siguiente

pregunta de investigacin:

Qu grado de eficiencia tiene el Sistema de Gestin de Calidad como medio de control en el

sector pblico del Distrito Turstico y Cultural de Riohacha?

1.2 Sistematizacin del problema.

Cules son las potencialidades para la aplicacin del Sistema de Gestin de Calidad del sector

pblico en el Distrito Turstico y Cultural de Riohacha?

Cules son las estrategias en gestin del Sistema de Gestin de Calidad del sector pblico

aplicadas por el Distrito Turstico y Cultural de Riohacha?

Cul es el impacto generado en la poblacin por la puesta en prctica, del Sistema de Gestin de

Calidad, como parte de un ajustado medio de control en el distrito Turstico y cultural de Riohacha?
 2. OBJETIVOS

2. 1 Objetivo General

Analizar el Sistema de Gestin de Calidad como medio de control en el sector pblico del Distrito
Turstico y Cultural de Riohacha.

2.2 Objetivos especficos:

Identificar las dificultades para la aplicacin del Sistema de Gestin de como medio de control en
el sector pblico del Distrito Turstico y Cultural de Riohacha.

Identificar las estrategias en gestin del Sistema de Gestin de Calidad como medio de control en
el sector pblico del Distrito Turstico y Cultural de Riohacha.

Determinar el impacto generado en la poblacin por la puesta en prctica, del Sistema de Gestin
de Calidad, como medio de control en el sector pblico del Distrito Turstico y Cultural de
Riohacha.
 3. JUSTIFICACIN

El mundo actual est sujeto a un sinnmero de cambios orientados a la competitividad, en busca

de la excelencia a partir de niveles ptimos de calidad. La implementacin del Sistema de Gestin

de Calidad como principal instrumento para asegurar que la gestin institucional de todos los

rganos del Estado se orientan al logro de sus fines y se realice con estricta sujecin de los

principios constitucionales.

Actualmente se dice que el xito empresarial, tanto a nivel pblico como privado, se basa en los

principios de la existencia de la cultura de calidad y el compromiso de los integrantes de una

institucin, para asegurar la calidad de los productos, la satisfaccin de los clientes o usuarios, la

gestin de los procesos, el mejoramiento continuo y el bienestar organizacional.

El trmino calidad ha sufrido numerosos cambios con el fin de ofrecer una mayor eficacia,

eficiencia y efectividad en los productos y/o servicio que se le proporciona al cliente y se ha ido

involucrando en todas la organizaciones, con la consecucin de este fin. La calidad no se ha

convertido nicamente en uno de los requisitos esenciales del producto y/o servicio sino que, en

la actualidad es un factor estratgico y clave que dependen la mayor parte de las organizaciones,

no slo para mantener su posicin en el mercado, sino incluso para asegurar su supervivencia.

Debido a esas transformaciones que ha sufrido el trmino Calidad a lo largo del tiempo finalmente

se llega a lo que hoy en da se conoce como un Sistema de Gestin de la calidad, una de ellas es la

norma ISO 9001:2000, creada a nivel internacional que se aplica a los sistemas de gestin de

calidad (SGC) y que se centra en todos los elementos de administracin de calidad con los que una
empresa debe contar para tener un sistema efectivo que le permita administrar y mejorar la calidad

de sus productos y/o servicios, otra es la Norma NTCGP 1000:2004 que es de obligatoria

aplicacin y cumplimiento para las entidades y organismos de la Rama Ejecutiva del Poder y de

otras entidades prestadoras de servicios colombiana, con el propsito mejorar su desempeo y su

capacidad de proporcionar productos y/o servicios que respondan a las necesidades y expectativas

de sus clientes, y la cual de acuerdo a lo establecido por la Ley 872 de 2003 y otra es la norma

MECI 1000:2005 que proporciona la estructura bsica para evaluar la estrategia, la gestin y los

propios mecanismos de evaluacin del proceso administrativo a las entidades del estado.

El Sistema de Gestin de Calidad NTCGP 1000:2004 y MECI 1000:2005, es de obligacin

implementarse para todas las entidades del estado y debe desarrollarse de manera Integral,

intrnseca, confiable, econmica, tcnica y particular en cada organizacin, por parte de todos los

funcionarios de la respectiva entidad para que se pueda garantizar en cada una de sus actuaciones

la satisfaccin de las necesidades de los usuarios.

En este orden de ideas la importancia del diseo y la implementacin de un sistema de gestin de

la calidad en sector pblico del distrito turstico y cultural de Riohacha se hacen imperativos ya

que ste se orienta hacia la dinamizacin de las buenas prcticas de administracin de manera

eficiente y eficaz, buscando con ello, fundamentalmente, la satisfaccin del usuario y el

cumplimiento de los requisitos legales aplicables a la institucin, as como a los propios del

Sistema de Gestin de Calidad, bajo las cuales se desarrollan sus procesos, logrndose as el

mejoramiento continuo, el liderazgo y la competitividad institucional. internas y en general el

gobierno corporativo.
Entender la importancia de la implementacin de un modelo de Control Interno, bien sea en el

sector pblico o en el sector privado, va mucho ms all de establecer una partida presupuestal, de

un control de gastos o el cumplimiento de un requisito o compromiso legal; por tanto, y de acuerdo

a este planteamiento, el cumplimiento de los objetivos de una organizacin requiere una eficiente

gestin administrativa y financiera, acompaada de manera ineludible de mecanismos de control

que permitan no solo la deteccin e identificacin de riesgos, manejo inadecuado de recursos, sino,

establecer actividades de seguimiento a cada uno de los procesos implementados dentro de la

organizacin, que permitan satisfacer necesidades tanto de los clientes internos como externos.

Frente a la falta de compromiso y responsabilidad por parte de las organizaciones estatales en la

implementacin de los modelos de control interno MECI, se ve la necesidad de analizar las

ventajas que ofrece su implementacin no solo en la obligatoriedad de ley, como es en el caso del

MECI, sino en los beneficios propios a corto, mediano y largo plazo en temas de control, gestin

y trazabilidad de la organizacin.

Pero tambin es importante evaluar los obstculos que se presentan en el momento de la

implementacin, permitiendo tomar medidas adecuadas que eviten las dificultades y mitiguen el

impacto de las mismas para el logro de la implementacin del modelo.

 4. DELIMITACIN

4.1 DELIMITACIN ESPACIAL

La presente investigacin se realizara en el Distrito Turstico y Cultural de Riohacha.

4.2 DELIMITACIN TEMPORAL

Este proyecto de investigacin se inici el mes de agosto del 2016 recopilando informacin
bibliogrfica y documentos tiles para su desarrollo, el cual culminara el mes de mayo del 2018.

4.3 DELIMITACIN TEMTICA

Este trabajo muestra el diagnostico a partir de las polticas pblicas y marco legal a nivel de
implementacin de la actualizacin del Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:1014 en
el sector pblico del distrito Turstico y Cultural de Riohacha
 5. MARCO TERICO.

5.1 sistemas de gestin en el estado colombiano

En el Estado Colombiano a travs de la Ley 872 de 2003, se dio origen a la Norma Tcnica de

Calidad NTC GP 1000:2004, que determina los requisitos que las entidades pblicas deben

cumplir para implementar a su interior el Sistema de Gestin de Calidad y el Decreto 1599 de 2005

que adopta el Modelo Estndar de Control Interno (MECI) que proporciona a las entidades una

estructura para el control de la estrategia, la gestin y la evaluacin, al orientarlas hacia el

cumplimiento de sus objetivos propuestos.(DAFP, 2007)

La actualizacin NTC GP 1000:2009, tiene como objetivo primordial facilitar la interpretacin e

implementacin de los requisitos del Sistema de Gestin de la Calidad, as como promover su

implementacin conjunta con el Modelo Estndar de Control Interno (MECI) y de Desarrollo

Administrativo. Es importante tener en cuenta que esta actualizacin, no incluye nuevos requisitos

ni reduce los de la versin 2004.

El sistema de gestin de calidad para el sector pblico comprende algunos aspectos importantes

como son: la necesidad del compromiso de la alta direccin como garanta de xito del sistema; el

control de la documentacin interna y la normatividad aplicable; la planificacin adecuada de las

actividades; el desarrollo del trabajo enfocado hacia el cumplimiento de los requisitos del

ciudadano; el diseo y aplicacin de mecanismos de revisin y validacin el seguimiento y

monitoreo de procesos mediante indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad; el uso de

herramientas analticas para la deteccin de problemas, la prevencin de impactos negativos

mediante el anlisis y administracin de riesgos y la ejecucin de auditoras peridicas para evaluar

el estado del sistema.

Es primordial enfatizar en el compromiso de la direccin por su papel de liderazgo que debe tomar,

pues la norma requiere que se evidencie su compromiso ante el desarrollo e implementacin del

SGC; dicha situacin se alcanzar comunicando a los diferentes colaboradores de la entidad la

importancia de satisfacer los requisitos de los usuarios, a travs de dicho sistema; del mismo modo

estableciendo la poltica de calidad en la que el compromiso ser entregar un servicio con calidad;

tambin deber llevar a cabo las revisiones pertinentes con el fin de hacer seguimiento a los

objetivos y realizar las mejoras necesarias para cumplir con los objetivos y otro punto importante

es asegurar la disponibilidad de recursos, la cual busca gestionar los recursos necesarios para

cumplir con la poltica de calidad.

La orientacin de la norma NTCGP 1000:2009 est hacia el enfoque basado en procesos, el cual

consiste en determinar y gestionar, de manera eficaz, una serie de actividades relacionadas entre

s. Una ventaja de este enfoque es el control continuo que proporciona sobre los vnculos entre los

procesos individuales que forman parte de un sistema conformado por procesos, as como sobre

su combinacin e interaccin. Este enfoque permite mejorar la satisfaccin de los clientes y el

desempeo de las entidades, circunstancia que debe ser la principal motivacin para la

implementacin de un Sistema de Gestin de Calidad, y no simplemente la certificacin con una

norma, la cual debe verse como un reconocimiento, pero nunca como un fin. (NTCGP: 1000, 2009)

A continuacin se muestra la figura 1. Modelo de un Sistema de Gestin de Calidad basado en

procesos, contenido en la norma tcnica de calidad en la gestin pblica NTCGP 1000:2009.

 Grfica 1. Modelo de un sistema de gestin de calidad basado en procesos. Administracin y calidad.

Mejora continua del Sistema de

Gestin de Calidad

CLIENTE Responsabilidad CLIENTE

Direccin

Gestin de Medicin,
recursos Anlisis y Mejora SATISFACCIN

REQUISITOS
Realizacin del
Producto
producto
Servicio
Entrada Salida

Cualquier actividad, o conjunto de actividades, que utilice recursos para transformar elementos de

entrada, en resultados, se considera como un proceso y para que una entidad opere de manera

eficaz, tiene que identificar y gestionar sus procesos que se interrelacionan y que interactan entre

s. La identificacin y gestin sistemtica de los procesos de la entidad y sus interacciones entre

estos procesos se considerada como modelo de enfoque basado en procesos.

Observamos que dicho modelo inicia con las necesidades de los clientes o partes interesadas; en

este caso se reconoce la importancia que tienen el cliente para definir los elementos de entrada, o

sea sus expectativas puestas en el producto o servicio que se le va a ofrecer y el seguimiento de la

satisfaccin del cliente para comprobar si la entidad cumpli con sus necesidades; luego

observamos la integracin de cuatro de los pilares bsicos de la norma que son:

a) Responsabilidad de la direccin; como se anot anteriormente el liderazgo, el compromiso y la

participacin activa de la alta direccin son esenciales para desarrollar y mantener un sistema de
gestin de la calidad eficaz y eficiente para lograr beneficios para todas las partes interesadas, para

alcanzar la satisfaccin del cliente, la alta direccin debera considerar algunas acciones como:

Establecer una visin, polticas y objetivos estratgicos coherentes con el propsito de la

organizacin; Liderar la organizacin con el ejemplo, con el fin de desarrollar confianza entre el

personal; Comunicar la orientacin de la organizacin y los valores relativos a la calidad y al

sistema de gestin de la calidad.

b) Gestin de los recursos; proceso en el cual se determinan los recursos econmicos, de personal,

infraestructura, etc.

c) Realizacin del producto, proceso en el que se realiza la prestacin del servicio y por ltimo,

d) Medicin, anlisis y mejora, proceso con el cual se miden los resultados, se analizan y se

mejoran.

Una vez termina el ciclo este vuelve nuevamente a la Responsabilidad de la Direccin, con el fin

de que se autoricen los cambios y se implementen las mejoras necesarias para mejorar el producto

o servicio y de esta forma asegurar el mejoramiento continuo con el fin de buscar y asegurar la

calidad de los servicios prestados a los diferentes usuarios. (NTCGP:1000, 2009)

5.2 El ciclo PHVA en la norma NTCGP 1000

Esta herramienta conocida como el ciclo de mejoramiento continuo o el ciclo Deming, se enfoca

en el mundo empresarial como una estrategia gerencial; de ah que sus inciales corresponden de

manera secuencial a Planear, Hacer, Verifica, y Actuar, que en su conjunto dan origen al ciclo

PHVA.

Los sistemas de gestin y control, para su desarrollo deben seguir una secuencia en la prctica. Lo

primero que se debe establecer es el camino, es decir, la definicin de polticas y el establecimiento

de un plan de accin; dentro del ciclo, esto es lo que se denomina Planear. Estos lineamientos

deben llevarse a la prctica y es all donde surge el Hacer. Una vez puesta en marcha lo planeado,

se debe evaluar y monitorear el grado de cumplimiento de los planes establecidos, situacin que

da origen al Verificar que, de acuerdo a los resultados obtenidos, debe implementar acciones

correctivas o de mejoramiento, lo cual corresponde al Actuar. (DAFP, 2007)

El planear en una Entidad pblica hace parte su planeacin estratgica; dicha actividad se considera

como un proceso gerencial que contiene elementos informativos para fijar prioridades, establecer

la misin, visin, objetivos y metas; se establecen tambin estrategias de comunicacin tanto

interna como externa; se implementan actividades con base a la asignacin de recursos y se

establecen las responsabilidades que permitan evaluar las diferentes actividades y as ms adelante

realizar los cambios necesarios, definiendo indicadores y planes de accin que permitan satisfacer

las necesidades identificadas.

El hacer corresponde a ejecutar los aspectos y acciones definidos en el Planear; de igual forma se

definen mtodos de trabajo, reglas, acciones, controles e indicadores los cuales debern asegurar

el cumplimiento de los resultados planeados. En este paso tambin se deben establecer acciones

preventivas de manejo de riesgos, crear mtodos de evaluacin para realizar el respectivo

seguimiento y medicin de procesos. De igual forma la norma requiere determinar criterios y

mtodos necesarios para asegurar que la operacin y control de los procesos sea eficaz y eficiente

para que se controle el desarrollo de los productos o servicios.

En el verificar se evalan las acciones realizadas, la eficacia, eficiencia y efectividad de los

procesos; el nivel de ejecucin de los planes, programas y diferentes proyectos. Su finalidad es

realizar actividades para determinar el estado de un elemento frente a un parmetro previamente

establecido, con el fin de que se puedan establecer acciones que permitan cerrar las diferencias
presentadas. Se hace necesario el diseo de instrumentos de medicin, que permitan establecer

objetivamente el cumplimiento de los objetivos propuestos. Por lo anterior, se puede afirmar que

el seguimiento, la medicin y la verificacin son formas para realizar la evaluacin de un sistema,

estableciendo el grado de cumplimiento y conformidad de los diferentes requisitos.

En el actuar forman parte las herramientas utilizadas para corregir desviaciones encontradas en el

sistema, en la direccin estratgica, en la gestin y los resultados de la entidad; esta actividad

permite generar una cultura organizacional orientada al mejoramiento continuo y al cumplimiento

de los objetivos institucionales; su finalidad entonces es la mejora en la satisfaccin de las

necesidades y expectativas de los usuarios. En este aspecto la norma plantea el mejoramiento

continuo como elemento fundamental, establecido a travs de diferentes insumos como son los

indicadores de gestin, las quejas y reclamos y las auditoras internas. (DAFP, 2007)

5.3 Principios de la norma NTCGP 1000 y del MECI

Un principio de gestin de la calidad es una regla universal y fundamental o un credo para liderar

y operar una organizacin, con la intencin de ayudar a los usuarios a lograr el xito

organizacional. Dentro de la norma encontramos los siguientes principios, que se enmarcan,

integran, complementan y desarrollan dentro de los principios constitucionales:

a) Enfoque hacia el cliente: La razn de ser de las entidades es prestar un servicio dirigido a

satisfacer a sus clientes; por lo tanto, es fundamental que las entidades comprendan cuales son las

necesidades actuales y futuras de los clientes, que cumpla con sus requisitos y que se esfuercen

por exceder sus expectativas.

b) Liderazgo: Desarrollar una conciencia hacia la calidad implica que la alta direccin es capaz de

lograr la unidad de propsito dentro de sta, generando y manteniendo un ambiente interno

favorable, en el cual los funcionarios puedan llegar a involucrarse totalmente en el logro de los

objetivos de la entidad.

c) Participacin activa de los servidores pblicos y/o particulares que ejercen funciones pblicas:

Es el compromiso de los servidores pblicos y/o de los particulares que ejercen funciones pblicas,

en todos los niveles, que permite el logro de los objetivos de la entidad.

d) Enfoque basado en los procesos: En las entidades existe una red de procesos, la cual al trabajar

articuladamente, permite generar valor. Un resultado deseado se alcanza ms eficientemente

cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso.

e) Enfoque del sistema para la gestin: El hecho de identificar, entender, mantener, mejorar y, en

general, gestionar los procesos y sus interrelaciones como un sistema contribuye a la eficacia,

eficiencia y efectividad de las entidades en el logro de sus objetivos.

f) Mejora continua: Siempre es posible implementar maneras ms prcticas y mejores para entregar

los productos o prestar servicios en las entidades. Es fundamental que la mejora continua del

desempeo global de las entidades sea un objetivo permanente para aumentar su eficacia,

eficiencia y efectividad.

g) Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones: En todos los niveles de la entidad las

decisiones eficaces, se basan en el anlisis de los datos y la informacin, y no simplemente en la

intuicin.

h) Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores de bienes o servicios: Las entidades

y sus proveedores son interdependientes; una relacin beneficiosa, basada en el equilibrio

contractual aumenta la capacidad de ambos para crear valor.

i) Coordinacin, cooperacin y articulacin: El trabajo en equipo, en y entre entidades es

importante para el desarrollo de relaciones que beneficien a sus clientes y que permitan emplear

de una manera racional los recursos disponibles.

j) Transparencia: La gestin de los procesos se fundamenta en las actuaciones y las decisiones

claras; por lo tanto, es importante que las entidades garanticen el acceso a la informacin pertinente

de sus procesos facilitando el control social. (NTCGP:1000, 2009)

Como podemos observar, la norma NTCGP 1000 comparada con la norma ISO 9000; incluye dos

principios ms: Coordinacin, cooperacin y articulacin; la cual afirma la necesidad y la

importancia que existe que las diferentes entidades se relacionen y realicen gestiones para

beneficiar a la comunidad y a los usuarios; un ejemplo es el Gobierno Nacional, quien mediante

su plan de desarrollo articula presupuesto para los diferentes departamentos ya sea para que dichos

recursos sean utilizados en salud, educacin, infraestructura, etc.

El otro principio de la norma es la transparencia; en el sector pblico los intereses generales, son

que los funcionarios pblicos deben satisfacer el beneficio pblico, siendo equitativo en el manejo

correcto de los recursos pblicos; por tal motivo es importante que las entidades garanticen el

acceso a la informacin pertinente de sus procesos, facilitando el control social. Su aplicacin

conduce a demostrar que la entidad trabaja en forma legal y hace las cosas de tal forma que en

cualquier momento al realizar alguna auditora por parte de algn ente externo o interno, demuestre

que se estn haciendo las cosas de manera transparente.

El MECI 1000:2005 plantea una estructura compuesta por tres subsistemas, nueve componentes y

veintinueve elementos; la norma NTCGP 1000:2004, plantea 242 requisitos normativos, divididos

en ocho captulos, tres generales y cinco especficos; ambos sistemas enfocan su estructura pajo el
ciclo PHVA, descrito anteriormente, facilitando su implementacin en forma paralela y

armonizada.

A continuacin observamos la grfica que nos muestra la estructura del MECI, con sus

subsistemas, componentes y elementos:

Grfica 2. Estructura del MECI. Ideas y opiniones.

El MECI ha establecido tres principios que garantizan su efectividad, de acuerdo con la naturaleza

de las funciones y competencias asignadas, los cuales se enmarcan dentro de los principios

constitucionales y legales estos son:

a) Autocontrol: Es la capacidad que ostenta cada servidor pblico para controlar su trabajo,

detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que
se esperan en el ejercicio de su funcin, de tal manera que la ejecucin de los procesos, actividades

y/o tareas bajo su responsabilidad, se desarrollen con fundamento en los principios establecidos

en la Constitucin Poltica.

b) Autorregulacin: Es la capacidad institucional para aplicar de manera participativa al interior

de las entidades, los mtodos y procedimientos establecidos en la normatividad, que permitan el

desarrollo e implementacin del Sistema de Control Interno bajo un entorno de integridad,

eficiencia y transparencia en la actuacin pblica.

c) Autogestin: Es la capacidad institucional de toda entidad pblica para interpretar, coordinar,

aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la funcin administrativa que le ha sido

asignada por la Constitucin, la Ley y sus Reglamentos.

Estos principios, permiten la generacin de una cultura organizacional que facilita una buena

gestin, tanto en la direccin estratgica de la entidad, como en el desarrollo de sus diferentes

procesos, para el cumplimiento de sus objetivos institucionales, del mismo modo facilita el

compromiso de los funcionarios frente a la entidad. Los principios del MECI son un complemento

que engrana en la aplicacin de los principios de calidad, desplegados a lo largo de los numerales

de la norma; ya que son cimientos para el logro de la satisfaccin de las necesidades y expectativas

de los usuarios. Por lo anterior se destaca que dichos principios deben ser desarrollados e

impulsados conjuntamente.

El Sistema de gestin de Calidad y el Modelo Estndar de Control Interno integran todos los

aspectos de la organizacin; ya que la calidad y el control deben estar presentes en todas las reas,

procesos y actividades de cada una de las entidades. Al implementarlos se busca contar con una

organizacin sistmica que permita el desarrollo constante de la entidad, la cual ser medida en

trminos de satisfaccin social en la prestacin de sus servicios. (DAFP, 2007)

Es importante destacar que la aplicacin de los dos sistemas en una entidad, no se debe tomar

como la obligatoriedad de disposiciones legales, sino como la consolidacin de herramientas

gerenciales, por lo que deben ser abordadas de manera compatible y complementaria.

Grfica 3. Integracin MECI, SGC y el ciclo PHVA.

Esta grfica nos muestra la integracin del MECI con sus tres subsistemas: control estratgico, de

control de gestin y el SGC, con los principios: Requisitos generales, responsabilidad de la

direccin, Gestin de recursos, realizacin del producto o servicio y medicin, anlisis y mejora,

los cuales a travs de sus actividades, dan cumplimiento al ciclo PHVA, descrito anteriormente.
5.4 Marco legal

Por mandato constitucional se estableci la obligatoriedad de todas las Entidades Pblicas del Pas

tanto del orden nacional como territorial para implementar un Sistema de Control Interno que se

ejercera acorde a los trminos sealados por la ley, (Constitucin Poltica de Colombia 1991,

Artculo 209). Tambin estableci en el Artculo 269 que todas las Entidades Pblicas del Pas,

deban disear y aplicar mtodos y procedimientos de Control Interno, segn la naturaleza de sus

funciones. Mediante la Ley 1993 se enuncian las normas para ejercer el Control Interno en las

Entidades y Organismos del Estado. Luego se promulg la Ley 489 de 1998 mediante la cual se

crea el Sistema Nacional de Control Interno (Departamento Administrativo de la Funcin Pblica

DAFP, Manual de Implementacin del MECI para el Estado Colombiano 1000:2005, Pgina 5).

El Departamento Administrativo de la Funcin Pblica DAFP y la Contralora General de la

Nacin firmaron un acuerdo mediante el cual se buscaba generar mayor eficiencia e impacto del

Control Interno de las Entidades Pblicas del Pas y cuyo propsito fue el unificar, adoptar e

implementar un Modelo de Control Interno comn para todos pero adaptado a la naturaleza de las

funciones y las caractersticas propias de cada Entidad (Ibd. Pg. 5)

La USAID Agencia de los Estados Unidos para la Cooperacin Internacional desarroll el marco

conceptual donde propona un Modelo Estndar de Control Interno para el sector pblico

colombiano, teniendo en cuenta las caractersticas propias de cada entidad, empleando un lenguaje

comn con el cual se buscaba el cumplimiento de los objetivos, unificacin de criterios del Control

en el Estado, a travs del Programa Apoyo al Fortalecimiento de la Eficiencia y la Trasparencia en

el Estado Colombiano.

Mediante Decreto 1599 de 2005 se adopt el Modelo Estndar de Control Interno MECI

1000:2005 para el estado colombiano, en cual determina las generalidades, estructura necesaria
para cimentar, documentar, implementar y mantener el Sistema de Control Internos en las

Entidades (Artculo 1), segn lo establecido en la Ley 87 de 1993 (Artculo 5). A la vez seala los

responsables para la aplicacin de la norma (Artculo 2). Tambin establece el organismo que se

encargara de brindar asesora en el diseo, desarrollo e implementacin de cada elemento,

componentes y subsistemas del MECI, acorde a las caractersticas de cada Entidad Pblica

(Artculo 3). Finalmente establece un plazo de 2 aos para que cada Entidad disee, desarrolle e

implemente el MECI.

Mientras se afianza en la necesidad de aplicar controles en todas las Entidades del Estado

Colombiano, tambin surge la necesidad de crear e implementar un Sistema de Gestin de Calidad

que sirviera como herramienta de gestin para:

Dirigir y evaluar el desempeo institucional, en trminos de calidad y satisfaccin social en la

prestacin de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, la cual debe estar

enmarcado en los planes estratgicos y de desarrollo de las mismas (Ley 872 de 2003, Artculo 1).

Deba basarse en enfoque por procesos generados por cada Entidad, teniendo en cuenta las

expectativas de las partes interesadas y segn las funciones asignadas por el ordenamiento jurdico

vigente. A la vez determin el deber de ser implementado en los organismos y entidades del nivel

Central, nivel Descentralizado por servicios de la Rama Ejecutiva del Poder Pblico del orden

nacional y en la gestin administrativa de las Ramas del Poder Pblico Nacional, Corporaciones

Autnomas Regionales, las entidades conformadas por el Sistema de Seguridad Social Integral,

las empresas prestadoras de servicios pblicos domiciliarios y no domiciliarios de naturaleza

pblica o privada concesionarios de Estado (Ibdem, Artculo 2). Establece que en cabeza de las

directivas de cada entidad, radica la responsabilidad de disear, desarrollar, implementar,

mantener, revisar y perfeccionar el Sistema de Gestin de Calidad (Ibdem, Numeral 1). En el

Artculo Tercero de la Ley en mencin, indica las caractersticas que deba tener el Sistema de

Gestin de Calidad:

El Sistema se desarrollar de manera integral, intrnseca, confiable, econmica, tcnica y particular

en cada organizacin, y ser de obligatorio cumplimiento por parte de todos los funcionarios de la

respectiva entidad y as garantizar en cada una de sus actuaciones la satisfaccin de las necesidades

de los usuarios.

Tambin informa que el Sistema de Gestin de Calidad es complementario al Sistema de Control

Interno y de desarrollo administrativo en trminos de la Ley 489 de 1998. Determina los requisitos

mnimos a cumplir por parte de todas las Entidad para implementar el Sistema de Gestin de

Calidad tales como identificar usuarios, destinatarios o beneficiarios de los servicios prestados por

cada Entidad Pblica; obtener informacin de las partes interesadas sobre las necesidades y

expectativas que tienen respecto al servicio y la calidad del servicio recibido; identificar y priorizar

los procesos estratgicos y crticos, la secuencia e interaccin de los mismos; definir los criterios

y mtodos para asegurar su eficacia desde su operacin hasta el control de stos donde identifique

y disee los puntos de control sobre los riegos de mayor probabilidad de ocurrencia que impacten

sobre el cumplimiento de la misin y los objetivos estratgicos de las Entidades Pblicas y a la

vez el nivel de satisfaccin de las partes interesadas junto al producto final entregado; documentar

y describir cada uno de los procesos y establecer puntos de control de stos, realizar seguimiento,

anlisis y medicin de cada uno de los procesos identificados previamente y aplicar las acciones

necesarias tendientes a prevenir o corregir las desviaciones detectadas, con el fin de alcanzar los

objetivos planificados y la mejora continua. Tambin disear indicadores a travs de los cuales se

pueda medir la eficiencia, los resultados y el impacto sobre los procesos y permita el seguimiento
por partes de los ciudadanos y los entes de control, stos estarn disponibles a los usuarios y se

publican en la pgina web de cada Entidad Pblica (Ibdem, Artculo 4).

Con el cumplimiento de los requisitos anteriormente mencionados, el sistema debe permitir la

deteccin y correccin oportuna de las desviaciones de los procesos que afecten negativamente el

cumplimiento de los mismos y la satisfaccin de los usuarios; controlarlos con el fin de disminuir

duplicidad de funciones, quejas, reclamos y denuncias; levantar estadsticas de desviaciones

detectadas y acciones correctivas aplicadas; facilitar control poltico y ciudadano a la calidad de la

gestin de las entidades y ajustar procedimientos, metodologas y requisitos exigidos por normas

internacionales. (Ibdem, Artculo5):

En esta ley se establece la necesidad de expedir en un plazo de un ao, una Norma Tcnica de

Calidad en la Gestin Pblica, donde se utilice normas tcnicas internacionales existentes sobre la

materia, para ese momento, deba contener como mnimo los requisitos de la documentacin

generada por las Entidades Pblicas para el funcionamiento del Sistema de Gestin de Calidad,

especificar la Poltica de Calidad, Objetivos de calidad, manuales y procedimientos necesarios

para el normal desarrollo de la misin de cada Entidad; determinar los mnimos factores de calidad

a cumplir; controles y principios aplicables, variables mnimas a medir a travs de los indicadores

previamente establecidos por cada Entidad; los requisitos mnimos a verificar en el proceso de

seguimiento y medicin de la calidad del servicio brindado; las acciones preventivas y correctivas

establecidas por cada entidad y sus resultado (Ibd. Artculo 6).

Una vez implementado el Sistema de Gestin de Calidad, se plantea la posibilidad de certificarlo

en el momento que considere estar lista la entidad para hacerlo, con base en las normas

internacionales de calidad. Superada esta etapa el gobierno nacional da estmulos y

reconocimientos de carcter pblico a las entidades certificadas, adicional publicar

peridicamente el listado de entidades una vez surtido el cumplimiento con la implementacin de

ste. Para ello las Entidades contarn con el apoyo de la Escuela Superior de Administracin

Pblica ESAP, el SENA y el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica DAFP para el

desarrollo e implementacin del SGI y posterior certificacin con el fin de garantizar el

cumplimiento de los fines de cada Entidad y su normal desarrollo organizacional.

Pasado un ao, se emiti el Decreto 4110 de 2004, en el cual se presenta la Norma Tcnica de

Calidad en la Gestin Pblica NTCGP: 1000:2005, previamente mencionada en la Ley 872 de

2003 y que deban adoptar todas la Entidades Pblicas, para aplicar el proceso de armonizacin

entre el MECI y el Sistema de Gestin de Calidad, tena como propsito principal dirigir y evaluar

el desempeo institucional y determina la necesidad de generar una herramienta gerencial que

sirva para gestionar y la vez controlar las entidades con la que se busca alcanzar los objetivos de

las mismas. Segn lo especificado en la Gua de Armonizacin del MECI NTCGP 1000:2005,

(Pgina 18):

El MECI y la Norma Tcnica de Calidad NTCGP 1000:2004, contienen los elementos comunes

que al ser aplicados de manera organizada y coordinada ayudan a alcanzar los objetivos especficos

de cada sistema, con procesos de mejoramiento continuo permitiendo el cumplimiento de la

obligacin legal de su implementacin, sino que tambin ayuda a las entidades al cumplimiento

de sus objetivos en el marco de las normas constitucionales y legales vigentes, con el fin de lograr

la satisfaccin de las necesidades, expectativas y requisitos de los clientes y partes interesadas.

Mientras el MECI plantea una estructura de 3 subsistemas, 9 componentes y 29 elementos, la

Norma Tcnica NTCGP 1000:2004 establece 242 requisitos normativos distribuidos en 8

captulos, 3 generales y 5 especficos. Ambos enfocan su estructura en el ciclo PHVA, facilitando

su implementacin de forma paralela y armonizada. La segunda fue creada acorde a los requisitos

de la Norma ISO 9000:2005 que sirvi como modelo para desarrollar la NTCGP 1000:2004.

En el ao 2009 se promulg el Decreto 4485 en el que se adopta la primera actualizacin de la

Norma Tcnica de Calidad NTCGP 1000:2009, dndole cumplimiento la Norma ISO 9001:2008.

En la NTCGP 1000:2009 se incluye el enfoque por procesos, se da mayor nfasis en la prestacin

del servicio y la satisfaccin de las partes interesadas.

Debido a que algunos modelos de Control Interno internacionales se han actualizado como por

ejemplo el COSO, se emiti el Decreto 943 del 21 de mayo de 2014, en el cual se pone a

disposicin de todas la Entidades Pbicas el Manual Tcnico del Modelo de Control Interno para

adoptarlo y adaptarlo a las necesidades especficas, objetivos, estructura, tamao, procesos y

servicios suministrados por cada Entidad. La variacin que presenta el nuevo MECI consiste en

que los 3 subsistemas del anterior modelo se convierten en 2 Mdulos de Control orientados a

realizar el control a la planeacin y gestin institucional, orientndolo al control del cumplimiento

de la visin, misin objetivos, principios, metas polticas. La evaluacin y seguimiento consiste en

garantizar la valoracin permanente de los resultados de las Entidades, mediante mecanismos de

verificacin, evaluacin y seguimiento. La informacin y comunicacin se transforman en ejes

transversales al Modelo. (DAFP. Manual Tcnico del Modelo de Control Interno para el Estado

Colombiano MECI 2014. Pginas 7 y 8).

 Bibliografa

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