MECANISMOS DE CORDINACIN

La empresa de Muebles Shimizu para solucionar sus inconvenientes debido

a su reciente mala calidad en los productos, se ve en la necesidad de crear
programas semanales en los cuales se les comunicar a los empleados
que su nico objetivo es crear muebles en perfecto estado para la
aceptacin de nuestros clientes.

Para ello tambin se basarn en su infraestructura, adoptando nuevas

tecnologas, maquinaras y si es posible agrandar sus espacios fsicos de
trabajo.

Todos los mecanismos de coordinacin estarn reflejados en diferentes

documentos para llevar el debido control y seguimiento de ellos.

OBJETIVOS
Objetivo general

Conseguir la excelente elaboracin de los muebles, dejando de lado las

polticas anteriores.

Objetivos especficos

Implementar programas que capaciten al personal en perodos regulares

Asegurar que todo el personal conozca sus funciones dentro de la empresa,

para su correcta elaboracin.

Detallar los procedimientos que se realizan en la produccin de los

muebles.

ESTRATEGIA
Gerencia

MOTIVACIN: Motivar a los empleados para que realicen con dedicacin

su trabajo y este pueda ser de la mejor calidad
Departamento de produccin

EFICACIA: elaborar los muebles con la ms alta calidad sin importar el

tiempo o los recursos que para ellos se necesite.

(mi parte de los aspectos)

NORMAS Y POLTICAS ADMINISTRATIVAS

Horario de trabajo

08:00 a 17:00 horas

Control de asistencias

Mediante reloj automtico

Fechas importantes

Segn el calendario que rige al pas sobre las fechas importantes

Normas y polticas

El cliente tiene la razn

Con la finalidad de que el personal permanezca se aumentara 2 das de
vacaciones por cada ao
Ser considerado el empleado del mes el que mejor se desempee
mensualmente.
Mantener limpio el rea de trabajo para la aceptacin del pblico
Agradarle al cliente y que se sienta como en casa
Ningn trabajador podr tomar material o producto sea quien sea sin previa
requisicin
Cumplir con las metas de venta
Cumplir con los procedimientos planteados
 INSTRUMENTOS JURDICO-ADMINSITRATIVOS

JURIDICO

Mueblera shimizu es es una empresa dedicada a la fabricacin de muebles y fue

creada en base a las leyes, normas y dems artculos que fundamenten su
funcionamiento legal en el pas

ADMINISTRATIVOS

Trabajo y seguridad social(CONTRITUCIN DEL ECUADOR)

Art. 33.- El trabajo es un derecho y un deber social, y un derecho econmico,
fuente de realizacin personal y base de la economa. El Estado garantizar a las
personas trabajadoras el pleno respeto a su dignidad, una vida decorosa,
remuneraciones y retribuciones justas y el desempeo de un trabajo saludable y
libremente escogido o aceptado.

FUNCIONES

REA FUNCIONES

Dirigir el funcionamiento armnico de todas las reas

de la empresa para que no haya incongruencia en sus
actividades, ni errores de comunicacin entre ellas.
Evaluar los informes recibidos de contabilidad,
produccin, ventas y administracin.
Realizar negociaciones especiales con proveedores y
clientes para pactar precios y fechas de entrega de
GERENCIA mercanca.
Realizar visitas de supervisin a clientes mayoristas.
Tomar decisiones de direccionamiento y estrategia de
la empresa.
Retroalimentar todas las reas de la empresa, en
cuanto a desempeo.
Supervisar cumplimiento en entregas a clientes y su
satisfaccin.
Coordinar las evaluaciones de control de calidad en la
produccin y supervisarlas.
Controlar el estado del punto de venta y actualizarlo en
decoracin y tendencias.
Participar en conferencias, capacitaciones o reuniones
de ventas, liderazgo, decoracin y tendencias de la
empresa o a las que sea convocado.
 Ebanistera: esta debe incluir los tipos de madera utilizados segn el
mueble, materiales e insumos usados y como determinar la calidad de estos,
los ensambles de los muebles segn el tipo de producto, y el proceso
general que se sigue desde la seleccin de la madera y los materiales hasta
el ensamblaje del mueble.

Tapicera: igualmente se deben mencionar todos los materiales

involucrados en el proceso, los tipos de telas, colores y texturas, en cuanto
al proceso de fabricacin se debe informar el proceso de construccin del
esqueleto (soporte en madera para el mueble), puesta en blanco (es decir
cubrir con espuma y darle la forma y contextura segn el diseo), y tapizado
PRODUCCIN (poner la tela y costuras).

Pintura: en cuanto al rea de pintura el proceso no vara segn el tipo de

producto sino, segn el color que se desea aplicar y el proceso que se lleva
a cabo.

ADMINISTRADOR
Supervisar los procesos de facturacin, programacin
de produccin, pagos, compras y liquidacin de
nminas.
Organizar y supervisar la comunicacin con las dems
reas de la empresa para el correcto funcionamiento.
Autorizar pagos y comunicar al gerente en caso de
inconsistencias.
Organizar la informacin de ventas, produccin y
contabilidad para presentarla al gerente.
Revisar la presentacin y decoracin del punto de
venta.
Supervisar y garantizar a produccin que las compras
se hagan en el tiempo estipulado.
Planear y coordinar la ejecucin de los inventarios.

PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO

En la etapa inicial es importante realizar un estudio diagnstico de la compaa

donde se conozca la distribucin actual de tareas, responsabilidades, funciones y
cadena de mandos de los empleados y colaboradores, se evaluar el
cumplimiento en la entrega de tareas, tambin con el fin de analizar el impacto que
los empleados tienen y cual creen que tienen dentro de los procesos internos,
para detectar falencias en la asignacin de actividades, tareas repetitivas o
evasin de las responsabilidades. Todo esto se har mediante el levantamiento de
informacin primaria en reuniones con los coordinadores de las reas
administrativas y de produccin y estudiando la documentacin de la empresa.

En la siguiente etapa se emplearn tres entrevistas a profundidad con expertos en

el tema de la estructuracin organizacional y de procesos, diagramacin, diseo
de cargos, asignacin de tareas y encargados.

Luego de recopilar la informacin, se proceder a disear los procesos de la

empresa, desde la atencin al cliente, cotizacin del pedido, venta del producto,
proceso de produccin, despacho, y el movimiento administrativo detrs de estas
actividades, as mismo se realizar un modelo del diseo de cargos, con la
definicin especfica de las tareas y responsabilidades de cada cargo de la
empresa, evitando inconsistencias y fugas de informacin que puedan llevar a
errores en los procesos.

En cuanto al diseo de los procesos y el diseo de los cargos y tareas segn

estos procesos se utilizarn algunas herramientas de reingeniera, la metodologa,
indicadores clave de desempeo y el crculo de Deming

PROCESOS

Proceso Administrativo

Dentro del proceso administrativo de la empresa se encontraron varios procesos

que lo componen, los cuales son:

Administracin:

Esta es llevada a cabo por la auxiliar administrativa y actualmente por el

administrador, quienes estn encargados de subprocesos y actividades
como la elaboracin de pedidos, rdenes de compra, programacin de
produccin, pagos (nmina, proveedores, seguridad social), liquidacin de
nmina, contratacin, atencin a clientes, tanto a mayoristas como en el
punto de venta.

Compras:

En este proceso no hay un responsable determinado, pues intervienen la

auxiliar administrativa, la auxiliar contable, el programador logstico y cada
uno de los encargados de produccin, segn las necesidades que haya,
adems no hay un da determinado para este proceso, pues cuando surge
la necesidad se pide el insumo requerido o el programador logstico se ve
obligado a salir a comprarlo.

Costos:
 Este proceso es realizado en conjunto por la propietaria y la auxiliar
contable, quien maneja la informacin de proveedores, precios de insumos
y fichas tcnicas, adems el proceso en s incluye la elaboracin de
cotizaciones. En este proceso se tiene contacto con toda el rea de
produccin para el manejo de la informacin.

Proceso de Ventas:

Las tareas de ventas estn divididas

Ventas mayoristas, adems de elaborar las cotizaciones y el desarrollo de

productos y diseos nuevos a la medida de cada cliente, ofreciendo
muebles personalizados segn el espacio y gusto.
Coordinar las ventas con los mayoristas y la mercanca en consignacin y
en ocasiones atiende el punto de venta.
Atencin a los clientes que ingresan al punto de venta.

Proceso de Logstica:

Este proceso incluye el almacenamiento y bodegaje de insumos, productos

y decorativos, la revisin de estos y la coordinacin de la compra y
despacho de los mismos, adems de la instalacin de los muebles que lo
requieran.

Proceso de Produccin

Coordinacin de las rdenes de pedido se envan manual a cada una de

las reas y en caso de presentarse modificaciones, estas se realizan sobre
el mismo formato con tachones o se vuelve a imprimir pero estos informes
de los cambios o correcciones