Galindo Rodriguez May Erly 2013

DISEO DEL SERVICIO DE PRSTAMO EXTERNO DEL
MATERIAL BIBLIOGRFICO EN LA BIBLIOTECA DEL

TEOLOGADO SAN JUAN DE LA CRUZ
Mayerly Galindo Rodrguez
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA

FACULTAD DE COMUNICACIN Y LENGUAJE
DEPARTAMENTO DE CIENCIA DE LA INFORMACIN
CARRERA CIENCIA DE LA INFORMACIN- BIBLIOTECOLOGA
BOGOT D.C. JULIO DE 2013
ARTCULO 23 DE LA RESOLUCIN No. 13 DE JUNIO DE 1946
"La universidad no se hace responsable de los conceptos emitidos por sus

alumnos en sus proyectos de grado.
Slo velar porque no se publique nada contrario al dogma y la moral catlica y

porque los trabajos no contengan ataques o polmicas puramente personales.
Antes bien, que se vea en ellos el anhelo de buscar la verdad y la justicia".
Mayerly Galindo Rodrguez
Trabajo presentado como requisito para optar al ttulo de

profesional en Ciencia de la Informacin Biblioteclogo
Director:
Carolina Rozo Higuera
Profesional en Ciencia de la Informacin - Bibliotecloga

FACULTAD DE COMUNICACIN Y LENGUAJE
DEPARTAMENTO DE CIENCIA DE LA INFORMACIN
CARRERA CIENCIA DE LA INFORMACIN- BIBLIOTECOLOGA
BOGOT D.C. JULIO DE 2013
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIN ................................................................................................................... 1
1. ANTECEDENTES Y PROBLEMA ..................................................................................... 2

1.1. Planteamiento del problema ....................................................................................... 4
1.2. Justificacin................................................................................................................ 5
1.3. Objetivo general ......................................................................................................... 6
1.4. Objetivos especficos ................................................................................................ 7
2. METODOLOGA Y FASES DE LA INVESTIGACIN ...................................................... 7

2.1. Mtodo de investigacin ............................................................................................. 7
2.2. Fases para el desarrollo ............................................................................................. 8
3. MARCO TERICO ........................................................................................................... 9

3.1. Biblioteca especializada: un anlisis para la constitucin de
Bibliotecas de comunidades religiosas .................................................................... 9
3.2. Bibliotecas de comunidades religiosas ..................................................................... 13
3.3. Usuarios y perfiles en una biblioteca de comunidad religiosa ................................... 17
3.4. Estudio de usuarios: un aporte para definir perfiles de usuarios
en bibliotecas de comunidades religiosas ........................................................ 19
3.5. Servicios de biblioteca: un aporte para bibliotecas
de comunidades religiosas ................................................................................... 24
3.5.1. Prstamo externo de material bibliogrfico: un beneficio para
las bibliotecas de comunidades religiosas ............................................................ 26
3.5.2. Estudio de caso prstamo de material a usuarios ................................ 28
3.6. Diseo de servicios: un aporte al diseo del servicio para una
biblioteca de comunidad religiosa .......................................................................... 29
3.7. Diseo de polticas del servicio de prstamo de libros
en bibliotecas de comunidades religiosas ............................................................... 34
4. MARCO INSTITUCIONAL ............................................................................................... 37

4.1. Historia .................................................................................................................... 37
4.2. Objetivo ................................................................................................................... 38
4.3. Misin ...................................................................................................................... 38
4.4. Los Carmelitas Descalzos en Bogot ....................................................................... 38
4.5. Casa de formacin San Juan de la Cruz ................................................................. 39
5. DISEO DEL SERVICIO DE PRSTAMO EXTERNO DE MATERIAL

BIBLIOGRFICO ............................................................................................................... 40
5.1. Introduccin ............................................................................................................. 40
5.2. Fases y actividades del servicio de prstamo .......................................................... 41
5.3. Herramientas de recoleccin de informacin ............................................................ 42
5.3.1. Diseo de Cuestionario .................................................................................. 42
5.3.2. Entrevista ....................................................................................................... 43
5.4. Documentacin de la poltica ................................................................................... 43
5.5. Configuracin de base de datos PMB ...................................................................... 44
5.5.1. Establecimiento de cdigos ............................................................................ 44
5.5.2. Creacin de usuarios .................................................................................... 45
5.5.3. Creacin de nuevo usuario ............................................................................. 45
5.5.4. Campos para la creacin de cada usuario ...................................................... 47
5.5.5. Determinacin de tiempos de prstamo ......................................................... 48
5.6. Prueba piloto ........................................................................................................... 49
5.7. Anlisis y resultados de datos ................................................................................. 58
6. CONCLUSIONES ............................................................................................................ 59
7. RECOMENDACIONES ................................................................................................... 60
8. BIBLIOGRAFA ............................................................................................................... 61
9. ANEXOS ......................................................................................................................... 66
Anexo 1: Fotos antecedentes del estado de la Biblioteca antes de la
Prctica, segundo semestre de 2012............................................................... 68
Anexo 2: Fotos que muestran algunos resultados visibles de la
prctica profesional (noviembre de 2012) ........................................................ 68
Anexo 3: Cronograma del desarrollo de actividades y procedimientos
del servicio de prstamo ................................................................................. 82
Anexo 4: cuestionario: estudio de usuarios para definir perfiles en la Biblioteca San
Juan de la Cruz de la Orden religiosa de los Carmelitas ............................................... 83
Anexo 5: Entrevista al P. Jorge Zurek, O.C.D., para definir las polticas
para el servicio de prstamo en la Biblioteca San Juan de la Cruz .................. 88
Anexo 6: Estudio de usuarios en archivos municipales:
aproximacin terica y prctica ....................................................................... 92
Anexo 7: Polticas del servicio de prstamo externo del material bibliogrfico
De la Biblioteca San Juan de la Cruz de la Comunidad de los
Carmelitas Descalzos .................................................................................... 96
LISTA DE GRAFICOS
Grfico 1. Contenidos de los documentos de la coleccin de la biblioteca del

Teologado San Juan de la cruz. ............................................................................... 16
Grfico 2. Interaccin Biblioteca especializada Informacin especializada
usuarios especficos. ................................................................................................... 18
Grafico 3. Fases para del proceso para disear el servicio de prstamo
externo de material bibliogrfico de la biblioteca San Juan de la Cruz, de la
comunidad religiosa Carmelitas Descalzos. ............................................................. 33
Grafico 4. Tipo de consulta por das de la semana .................................................. 94
Grafico 5. Tipo de consulta/prstamo. Promedio de resultados ............................. 95
LISTA DE IMGENES
Imagen 1. Fases de la metodloga de encuesta y preguntas del cuestionario. . 22

Imagen 2. Que es el diseo? ................................................................................... 30
Imagen 3. Fases de un proceso de desarrollo de nuevo servicio. ...................... 31
Imagen 4. Cdigo establecido del libro para el prstamo. ..................................... 44
Imagen 5. Creacin de usuario nuevo ..................................................................... 45
Imagen 6. Nmero de identificacin de cada usuario. ........................................... 56
Imagen 7. Campos para la creacin de cada usuario............................................. 47
Imagen 8. Usuario ya creado en el software PMB ................................................ 47
Imagen 9. Tiempo establecido para prstamo externo. ........................................ 48
Imagen 10. Devolucin de material .......................................................................... 52
Imagen 11. Renovacin de material ......................................................................... 53
Imagen 12. Renovacin manual ............................................................................. 53
Imagen 13. Reservacin de material ......................................................................... 54
Imagen 14. Ingresar datos de los usuarios en el OPAC ......................................... 55
Imagen 15. El usuario debe identificase para realizar la reserva ......................... 55
Imagen 16. Documento reservado por el usuario en el OPAC .............................. 56
Imagen 17. Reservacin de documento con xito ................................................. 56
LISTA DE TABLAS
Tabla 1. Muestra y listado de los usuarios que participaron en la prueba piloto . 49

Tabla 2. Libro de Registros ...................................................................................... 92
Tabla 3. Tipologa Documental................................................................................ 92
Tabla 4. Resultados Das de la Semana ................................................................. 93
Tabla 5. Promedio de resultados ............................................................................ 95
DEDICATORIA
A Dios por darme salud, amor y sabidura. l me cuida y siempre est presente en
mi camino. A mi familia porque me ha brindado el apoyo. A mis hermanos Edwin,
Oswaldo y Jhon Jairo quienes me dan fuerzas para culminar ms logros, ellos han
sido mi motor de vida, pues me han enseado valores, como el respeto, el amor,
la honestidad. A mis sobrinitos Kevin y Steven porque son alegra en nuestra
familia.
Al Padre Germn Neira S.J., quien ha sido como un padre para m y me ha

enseado que en la vida todo se debe conseguir honradamente. l es quien ha
hecho posible este gran logro en mi vida. Gracias por ensearme los valores para
ser cada da mejor persona, por su constante apoyo, tolerancia y por ser una gua
para m; tambin ha hecho posible este gran sueo y este logro.
A mis amigos y compaeros y cada uno de los que por circunstancias de la vida,
hoy no estn conmigo. A los dems amigos, docentes y colegas que me apoyaron
con sus consejos y confianza, contribuyendo para el logro tan esperado de
convertirme en profesional.
AGRADECIMIENTOS
A Dios, por orientarme y darme las fuerzas para lograr las metas y objetivos que
en la vida me propuesto. A mi directora de tesis la profesora y Bibliotecloga
Carolina Rozo, quien me gui en este arduo proceso, me brind su apoyo, su
entrega, constate acompaamiento y valiosos conocimientos. A los docentes del
Departamento quienes me formaron en el nivel acadmico y personal, y me
brindaron las bases necesarias para poder cumplir este objetivo.
A la comunidad religiosa de los Carmelitas Descalzos, especialmente a los

hermanos y padres de la casa del Teologado San Juan de la Cruz. Al Padre
Jorge Zurek, por su dedicacin, colaboracin e inters durante el desarrollo de
este proyecto.
A mi familia que ha sido siempre un apoyo incondicional en mi vida, y me ha

brindado su apoyo en todo momento.
INTRODUCCIN
El propsito de este trabajo es presentar el diseo del servicio de prstamo

externo del material bibliogrfico en la biblioteca del Teologado San Juan de la
Cruz de la comunidad de Padres Carmelitas Descalzos. Para lograr dicho objetivo
se realiz un estudio de usuarios de la comunidad religiosa para establecer las
polticas y el reglamento del servicio. A partir de esto, se aplic una prueba piloto
en un tiempo previamente establecido con el fin de permitir la implementacin y
mejoramiento del servicio.
La biblioteca cuenta con una coleccin especializada en temas religiosos y

teolgicos, pero no se ha trabajado en el diseo de servicios de informacin que
permitan un ptimo acceso al material bibliogrfico. Por lo tanto, se hace
necesaria la creacin del servicio de prstamo externo y las polticas del mismo.
En ese sentido, los usuarios podrn conocer con qu tipo de material cuentan
para consulta; y tambin su disponibilidad. Adems, la implementacin del servicio
permite vincular en un futuro a otras casas de la comunidad Carmelitas Descalzos.
El desarrollo del presente proyecto se enmarca dentro del rea de la Ciencia de la

Informacin, bajo el tema Bibliotecas y Servicios bibliotecarios1 aplicados al diseo
de servicios en bibliotecas especializadas. Este trabajo consta de cinco captulos:
El primer captulo est compuesto por los antecedentes de la biblioteca del
1
ZINS, Chaim. Classification schemes of Information Science: Twenty-eight scholars map the field. En:
Journal of the American Society of Information Science and Technology. 2007 vol. 58, no. 5, p. 657.
1
Teologado de la comunidad Carmelitas Descalzos y la problemtica de la misma.
El segundo captulo desglosa el mtodo de investigacin y las respectivas fases
que llevan al desarrollo de los objetivos propuestos. El tercer captulo, est
compuesto por el marco terico, en el cual se presenta la historia de las
bibliotecas religiosas y del servicio de prstamo externo. Igualmente, se resaltan
los conceptos de diseo de un servicio de informacin y de prstamo de material
bibliogrfico en una Unidad de Informacin.
El cuarto captulo corresponde al marco institucional de la Comunidad Religiosa de

los Carmelitas Descalzos, presenta el Teologado San Juan de la Cruz, su misin y
visin.
El quinto captulo aborda la metodologa del diseo del servicio de prstamo; en

este diseo se desarrollan las diversas actividades y fases. En este mismo
captulo se elabora la aplicacin de la Prueba Piloto de implementacin del
servicio y su respectivo anlisis. Finalmente, se presentan conclusiones y
recomendaciones del trabajo realizado.
1. ANTECEDENTES Y PROBLEMA
La biblioteca de la comunidad religiosa de los Carmelitas tiene una coleccin de

material bibliogrfico especializado en el rea de teologa, que en el transcurso
del tiempo ha venido creciendo considerablemente. Sin embargo, la biblioteca
aunque posee un sistema de gestin automatizado, no cuenta con los mdulos
necesarios para prestar servicios diferentes al de consulta de material.
Debido a estas necesidades, las directivas de la Comunidad tomaron la decisin

de contactar la direccin de la carrera de Ciencia de la Informacin
Bibliotecologa, con el fin de solicitar el servicio de estudiantes que realizaran la
2
prctica profesional. Dicha prctica se llev a cabo durante el segundo semestre
de 2012. Gracias a ella se pudieron identificar varios aspectos importantes que se
explicitarn a continuacin.
La biblioteca est compuesta por dos colecciones: Coleccin general y

Hemeroteca. Dicha coleccin est organizada y catalogada mediante el Sistema
de clasificacin Dewey. Este sistema permite organizar las colecciones de las
bibliotecas a partir de reas temticas y subdivisiones de las mismas. Dichas
reas corresponden a una serie establecida de categoras numricas que las
representan. Sin embargo se constat desorganizacin en la ubicacin del
material y esto implic realizar un mantenimiento especial de la coleccin. (Ver
anexo No. 1 fotos antecedentes de la biblioteca).
Uno de los resultados de la prctica profesional fue la instalacin del software de

gestin de bibliotecas PMB software francs de cdigo abierto desarrollado y
actualizado por PMB Services. Est conformado por varios mdulos que ayudan al
responsable de la unidad de informacin en el control de la coleccin y en la
interaccin con sus usuarios2.
Una de las recomendaciones finales del informe de prctica fue el desarrollo de

servicios teniendo en cuenta las necesidades de los usuarios y las posibilidades
que brinda este software PMB. Esto da origen a la presente propuesta de trabajo
de grado para llevar a cabo el Diseo del Servicio de Prstamo Externo de
material bibliogrfico en la Biblioteca del Teologado San Juan de la Cruz.
2
PMB Sistema de Gestin para Bibliotecas. [En lnea], [Consultado el 15 de octubre de 2012]. Disponible en
internet: http://www.comunidadpmb.org/index.php
3
1.1 Planteamiento del Problema
El acceso a la informacin en la actualidad es fundamental para la formacin y

aprendizaje, en especial para la comunidad de los padres Carmelitas Descalzos
del Teologado San Juan de la Cruz, con su biblioteca especializada en el rea de
Teologa. Sin embargo, dicha biblioteca no cuenta con un servicio formal
implementado de prstamo y consulta de material bibliogrfico. Igualmente, no es
posible el acceso remoto; slo es posible de manera personalizada y nicamente
para los integrantes de la casa, lo cual restringe mucho el acceso al material.
Por otra parte los registros bibliogrficos que tiene la biblioteca se encuentran
ingresados y almacenados en la base de datos en Winisis. Este software fue
adquirido por la Comunidad hace aproximadamente diez (10) aos. En ese
entonces, la persona que estaba a cargo de la biblioteca, al retirarse se llev
consigo las claves que permitan la edicin de los registros dejando tan solo la
posibilidad del mdulo de consulta.
El software Winisis, es un programa de gestin bibliogrfica para administrar

bases de datos ISIS en entorno Windows. Fue desarrollado por la UNESCO y la
primera versin beta apareci en 1996. La ltima versin oficial es la 1.4 lanzada
en el mes de abril de 2001. Sin embargo, esta base de datos no es compatible
con el sistema operativo de Windows Vista o superiores; por esta razn no es
recomendable si se requiere trabajar con dichos sistemas operativos. Por otra
parte no se han realizado actualizaciones desde esa misma fecha (2001).
Segn la entrevista realizada al padre Director del Teologado, Jorge Zurek, se

conoci que en el pasado la comunidad adquiri aproximadamente ocho mil libros
por medio de una donacin de otra casa religiosa de la misma Comunidad3. Esta
3
(*) ENTREVISTA con Jorge Antonio Zurek, Padre Director del Teologado San Juan de la Cruz.
Comunidad de los Carmelitas Descalzos. Santaf de Bogot, 02 de Agosto de 2012.
4
donacin permiti el crecimiento de la coleccin, hecho que hace recomendable la
implementacin del servicio de prstamo, para que no solo los usuarios de esta
casa, sino tambin los hermanos y padres que habitan las dems casas de la
comunidad tengan el acceso al material. Estas nuevas necesidades permiten
desarrollar esta propuesta que responde a la siguiente pregunta:
Cmo disear el servicio de prestamo externo del material bibliografico de la

biblioteca del Teologado San Juan de la Cruz pertenenciente a la comunidad
Carmelitas Descalzos, mediante procesos que permitan el desarrollo de una
poltica a partir de una prueba piloto que asegure la funcionalidad de dicho
servicio?
1.2 Justificacin
La importancia de realizar este proyecto radica en satisfacer las necesidades de

informacin de la Comunidad religiosa de los Carmelitas, a travs del diseo del
servicio de prstamo a la comunidad. Esta biblioteca contribuye a la formacin
acadmica de sus miembros mediante su coleccin bibliogrfica, ya que uno de
los aspectos fundamentales del Teologado es fortalecer y apoyar a los
seminaristas en el mbito acadmico. En ese sentido, es necesario disear el
servicio de consulta en sala y prstamo externo del material que conforma la
Biblioteca, para que los recursos sean aprovechados por un bun nmero de
miembros de la comunidad de los Carmelitas.
Cabe resaltar la importancia de evitar la prdida de libros; y tambin e identificar

las colecciones ms consultadas. A dems, es importante disear un programa de
desarrollo de las colecciones para facilitar la toma de decisiones cuando se van a
adquirir materiales.
5
El diseo del servicio de consulta y prstamo de esta coleccin permite apoyar
procesos de formacin, ms al tratarse de una comunidad de seminaristas que
requieren la permanente consulta de dicho material bibliogrfico, as como del
conocimiento de su disponibilidad. En un futuro, este servicio est pensado para
ser prestado a otras casas de formacin de la misma Orden Religiosa. Para esto
es necesario que la comunidad brinde la informacin necesaria para establecer la
poltica del servicio de prstamo y autorice un tiempo determinado para el
prstamo del material. Para lograr este propsito se utilizar el resultado de la
identificacin del perfil creado para cada usuario a partir de la aplicacin de un
cuestionario.
El diseo del servicio y su respectiva prueba piloto, permiten consolidar

formalmente las polticas de la biblioteca, para aprovechar el material bibliogrfico
y lograr la satisfaccin de las necesidades de informacin de los usuarios de la
comunidad religiosa.
Finalmente, este trabajo contribuye a tener una mejor informacin sobre la

disciplina teolgica en la cual estn especializados los miembros de la comunidad.
1.3 Objetivo General
Disear el servicio de prestamo externo del material bibliogrfico de la

biblioteca del Teologado San Juan de la Cruz perteneciente a la comunidad de
los Carmelitas Descalzos.
6
1.4 Objetivos especficos
Realizar un estudio de usuarios de la comunidad de los Carmelitas que permita

definir los diferentes tipos de usuarios a travs del levantamiento de sus perfiles.
Establecer las polticas y reglamento del servicio de prstamo del material

bibliogrfico que permitan ofrecer un servicio eficiente.
Desarrollar una prueba piloto que permita obtener un futuro diagnstico con el
cual se pueda mejorar el servicio de prstamo diseado, para lograr ofrecer un
servicio eficiente.
2. METODOLOGA Y FASES DE LA INVESTIGACIN
2.1 METODO DE INVESTIGACIN
La metodologa de investigacin desarrollada en el presente trabajo de grado

es de carcter aplicado, ya que el proyecto se caracteriza por la utilizacin de
los conocimientos que se adquieren a travs del marco terico, el cual busca
confrontar la teora con la realidad4.
En este caso especfico, la aplicacin radic en el desarrollo e implementacin

de la prueba piloto que permiti evaluar la funcionalidad y eficiencia del
servicio. Igualmente el proyecto hace uso del mtodo descriptivo, dado que
este busca describir las propiedades, caractersticas y los perfiles de
personas, grupos, comunidades, procesos, objetos o cualquier otro fenmeno
4
TIPO DE INVESTIGACIN APLICADA. [En lnea], [Consultado el 21 de Enero de 2013]. Disponible en:
http://www.itescam.edu.mx/principal/sylabus/fpdb/recursos/r88693.PDF
7
que se someta a un anlisis, es decir, nicamente pretender medir o recoger
informacin5.
Igualmente, la fase de recoleccin de informacin implic el desarrollo de los
cuestionarios y la entrevista para obtener informacin de la comunidad
religiosa.
2.2 Fases para el desarrollo:

En la implementacin del servicio se involucraron cuatro fases, las cuales
permitieron el desarrollo del diseo propuesto. stas fueron:
Primera fase: Estudio de usuarios de la Comunidad de los

Carmelitas.
Se aplic un cuestionario que sirve de herramienta para realizar el estudio de
usuarios. Segn Sanz Casado es necesario, un cuestionario estructurado con
preguntas cerradas y abiertas, de esta manera los usuarios van a ser guiados de
principio a fin6. El resultado del cuestionario dio a conocer los datos de los
usuarios y sus necesidades de informacin: el objetivo del mismo fue el poder
definir los perfiles o tipos de usuarios. El tiempo determinado para recoger y
analizar estos datos fue de 4 semanas. (Ver Anexo No. 4 cuestionario)
Segunda fase: creacin de polticas y reglamento de prstamo

Se elabor el documento Polticas para el servicio del prstamo de material
bibliogrfico, de acuerdo a los objetivos de la comunidad. De esta manera se
fijaron los criterios necesarios para dar cumplimiento a las necesidades de
informacin de los usuarios. Esto se complement con la creacin de un
reglamento que permite garantizar un buen servicio, dando cumplimiento a las
5
HERNNDEZ SAMPIERI, Roberto. Metodologa de la investigacin. 5 ed. Mxico Bogot: McGraw-Hill,
2010. 613 p. ISBN: 6071502918.
6
SANZ CASADO, Elas. Manual de estudios de usuarios, Madrid: Fundacin Germn Snchez Ruiperez,
1994. 279. p ISBN: 84-86168-93-7.
8
polticas anteriormente creadas. (Ver anexo No. 7 polticas del servicio de
prstamo externo).
Tercera fase: prueba piloto del servicio de prstamo externo

Se realiz una prueba piloto del servicio de prstamo externo del material
bibliogrfico de la biblioteca. Esto se llev a cabo un nmero determinado de
usuarios, que solicitaron material bibliogrfico de la coleccin por el tiempo
definido para el prstamo. Dicha prueba piloto tuvo una duracin de 45 das. Los
resultados fueron posteriormente sistematizados y analizados.
Cuarta fase: anlisis y recomendaciones de la prueba piloto

Al finalizar la tercera fase, se realizaron las respectivas recomendaciones,
con las que se aval la efectividad del servicio a partir de los prstamos y
de las devoluciones del material consultado por los usuarios de la biblioteca
del Teologado.
Las fases anteriormente descritas, se profundizarn en el Anexo No. 3

cronograma de fases y actividades
3. MARCO TEORICO
3.1 Biblioteca especializada, un anlisis para la constitucin de

las bibliotecas religiosas.
Para la elaboracin de este proyecto se debe tener claridad en el significado de

Biblioteca Especializada. Segn Young7, quien recurre a la definicin propuesta
7
YOUNG, Heartsill. Glosario ALA de Bibliotecologa y Ciencias de la Informacin. 1a ed. Madrid: Ediciones
Daz de Santos, 1988. 473 p. ISBN: 84-86251-93-1
9
por la American Library Association, una biblioteca especializada es la creada,
conservada y administrada por una institucin privada, firma comercial, asociacin,
organismo estatal u otro tipo de entidad que busca tener un inters especfico por
una coleccin especializada en un tema, para lograr tener informacin completa
que satisfaga las necesidades de informacin de sus miembros o personal y lograr
los objetivos de la organizacin.
Segn la Special Librabries Association8, las bibliotecas especializadas tienen

importancia para el desarrollo del conocimiento, ya que facilitan un apoyo a las
diferentes reas del saber; esto lo podemos comprobar de acuerdo a los datos
estadsticos generados en la 31 versin del Directorio de Bibliotecas
Especializadas y Centros de Informacin.
Esta informacin respecto a la cantidad de Bibliotecas, incluye a las bibliotecas de

investigacin, archivos, bibliotecas especializadas, centros de datos y centros de
informacin mantenidos por entidades gubernamentales; de igual manera, otro
tipo de instituciones tambin manejan bibliotecas especializadas, como es el caso
de la industria, los negocios, las instituciones educativas, organizaciones sin fines
de lucro y las agencias noticiosas. Adems, se encuentran otros gremios y
sociedades que tambin se benefician de colecciones especficas en reas como
la ciencia y la ingeniera, las ciencias sociales, derecho, la religin, medicina, las
humanidades y las artes9.
Dentro de los tipos de bibliotecas, se encuentra que las especializadas son de las
categoras que ms recientemente se han creado, debido a que su aparicin est
ligada al considerable aumento de informacin que se ha generado,
especialmente desde finales del siglo XX con el aumento de las revistas cientficas
8
SPECIAL LIBRABRIES ASSOCIATION. SLA. General Industry FAQs. [En lnea]. [Consultado 16 de febrero
de 2013]. Disponible en: http://www.sla.org/content/membership/Genfaq.cfm
9
Ibd., p. 13
10
y la invencin del transistor. Ante esta situacin, se hizo necesario encontrar una
forma eficiente para almacenar y gestionar informacin. Estas bibliotecas
contienen nicamente informacin especfica de un tema, lo que les permite limitar
sus colecciones de acuerdo a la especificidad o reas de inters.
Por lo anterior, es importante mencionar el nacimiento y evolucin de estas

unidades de informacin. Luego de la revisin de los aportes de algunos autores,
se puede afirmar que fue a comienzos del siglo XX cuando en Norte Amrica se
inicia un proceso que busc reconocer la creacin y existencia de las bibliotecas
especializadas. Segn El Directorio de Centros de Documentacin y Bibliotecas
Especializadas10, la Asociacin de Bibliotecas Especializadas (Special Libraries
Association), cuyo objetivo es el de apoyar y fortalecer el estudio sobre este nuevo
tipo de bibliotecas. Su creacin, fue divulgada en todo el mundo e inspir la
creacin de ms asociaciones similares en Francia (Adbs-Asociation des
Documentalistes et Bibliothecaires Specialises) y en Inglaterra (Aslib-Association
of Special Librarianship).
Dentro de las nuevas asociaciones creadas la denominacin de este tipo de

bibliotecas en Inglaterra es el de especiales, para referirse al trmino que en
Colombia se conoce como especializadas: Segn la autora Allo11, quien recurre
al trmino especiales, ste es utilizado para referirse a bibliotecas que se
caracterizan por manejar colecciones que incluso en algunos casos no reflejan los
temas de inters de la institucin. Un ejemplo de ello, es el caso de bibliotecas
para ciegos ubicadas en Hospitales, las cuales no necesariamente abordan temas
biomdicos, sino las necesidades de sus pacientes. De igual manera existen
centros de documentacin que s reflejan a partir de sus colecciones las reas de
inters de la institucin a la que pertenecen.
10
DIRECTORIO DE CENTROS DE DOCUMENTACIN Y BIBLIOTECAS ESPECIALIZADAS. Madrid:
Direccin General de Investigacin Cientfica y Tcnica. Ministerio de Educacin y Ciencia, 1987.
11
ALLO, MANERO. Mara Adelaida. Et al. Manual de biblioteconoma. Madrid: Editorial Sntesis, 1996. p.
250. ISBN: 9788477383635.
11
Segn el aporte que hace el autor Litton, Gaston12, la biblioteca especializada es
reconocida formalmente ya entrado el corriente siglo, por medio de un grupo de
bibliotecarios norteamericanos que discuten problemas y aspectos comunes de
sus trabajos: entonces, adoptan el trmino Biblioteca Especializada.
Desde entonces se han aumentado las instituciones que merecen ese nombre y
que se diferencian de las bibliotecas escolares, universitarias y pblicas, las
cuales atienden las necesidades de diferentes tipos de usuarios, siendo
consultadas para realizar sus tareas, trabajos e investigaciones de carcter ms
general. Es importante resaltar que la biblioteca del Teologado San Juan de la
Cruz merece el calificativo de biblioteca especializada, porque contiene una
coleccin especializada en el rea de teologa y atiende a unos usuarios
especficos.
Algunas caractersticas que hace que se distingan de otras bibliotecas
Las bibliotecas especializadas, segn Litton, Gaston13, se encuentran ubicadas

en lugares especficos, es decir en bancos, compaas, editoriales, museos,
hospitales, entidades de beneficencia, compaas petroleras e instituciones
profesionales; las cuales tienen por funcin conservar materiales bibliogrficos
sobre temas especficos y ofrecer un servicio especializado de informacin..
Otras caractersticas notables son:
Se diferencian por limitarse a un solo asunto.

Los usuarios que las visitan, poseen una formacin especializada y unos
requerimientos de informacin tambin especializados.
12
LITTON, GASTON. La biblioteca especializada. Centro Regional de Ayuda Tcnica, 1974, P. 208
13
Ibd. pg. 22.
12
Son pequeas en cuanto a la cantidad de volmenes que poseen; y en
cuanto a espacio y su personal.
La administracin de la informacin y su funcionalidad dependen de la
misin y visin de la institucin.
La tipologa y tratamiento de sus documentos.
El alto grado de automatizacin de todos sus servicios, que facilitan
notablemente el acceso y la recuperacin de la informacin.
Algunas bibliotecas que comparten estas caractersticas son las bibliotecas de

sociedades doctas y profesionales, de reparticiones oficiales y de entidades que
se ocupan principalmente de proyectos de investigacin. Estas bibliotecas
atienden las necesidades de los usuarios de la entidad a la que pertenecen. El
autor Litton Gaston14, dice que una biblioteca especializada depende de una
institucin, lo que facilita que los servicios tambin sean adaptados y deben estar
acorde con las necesidades de informacin de los usuarios. Estas son especficas,
es decir, el usuario de una biblioteca especializada tiene caractersticas que lo
distinguen de otro tipo de usuarios que consultan otras bibliotecas
3.2 Bibliotecas de comunidades religiosas
Es importante destacar la historia de las bibliotecas religiosas. Segn Escolar15,

las bibliotecas cristianas fueron unas de las primeras que existieron en el Imperio
Romano antes de comenzar la edad media a principios del siglo IV. Para ese
entonces el imperio romano sufri un cambio radical afectando las formas
culturales y en general al libro, es decir a las bibliotecas en particular. Todo
empez con el llamado edicto de Miln, disposicin de Constantino y Licinio en la
14
Ibd. pg. 23.
15
ESCOLAR SOBRINO, Hiplito. Historia de las bibliotecas. 2 ed. Madrid: Fundacin German Snchez
Ruprez, 1987. P. 103-107. 97- 99. ISBN:8486168120
13
que devolvan a los cristianos los bienes que les haban sido incautados y se
declaraba la libertad de cultos.
A partir de ese momento los libros y las bibliotecas recibieron proteccin oficial y
pudieron abrirse al pblico a la luz del da. Esto no quiere decir que las
comunidades cristianas sintieran esta necesidad hasta ese momento, pues antes
de este acontecimiento las bibliotecas eran tiles brindaban libros que usaban en
sus ceremonias religiosas. Estas colecciones fueron creciendo permitiendo la
aparicin de una nueva tipologa documental denominada Cdice. Este texto
compuesto por hojas de pergamino reposaba en las bibliotecas de las
comunidades cristianas. Dicha biblioteca estaba conformada por armarios donde
ubicaban los libros en las paredes y en los muros.
Constantino cre una gran biblioteca con temticas de carcter latino y griego.
Experiment un rpido crecimiento pero luego fue consumida por el fuego; luego
fue restaurada. Contena aproximadamente 100.000 volmenes. Igualmente, las
bibliotecas religiosas se dedicaban a brindar textos para la enseanza cuyas
temticas eran especialmente: literatura, ciencia y filosofa.
Otra de las obras que ofrece informacin sobre las bibliotecas religiosas es la
titulada Las bibliotecas Jesuticas en la Venezuela colonial, que introduce a la
historia de las bibliotecas de las comunidades religiosas, especialmente de la
comunidad de los jesuitas. Segn Rey Fajardo16, en la poca de la expulsin de
los Jesuitas en 1767 por el rey Carlos III, fue creada una de sus primeras
bibliotecas ubicada en el colegio San Francisco Javier, en Mrida Venezuela.
Esta como muchas otras vivi grandes cambios a raz de las expulsiones que
sufri la comunidad. Esto tambin implicaba grandes prdidas de obras como por
ejemplo: la ausencia del repositorio humanstico del colegio. Debido a que los
16
REY FAJARDO, Jos del S.J. Las bibliotecas jesuticas en la Venezuela colonial. Academia Nacional de la
Historia, V. 2. 1999. P. 144 176. ISBN:9802229261
14
padres dictaban diferentes clases, estos reunan libros raros y curiosos en sus
bibliotecas personales. Es importante mencionar que dentro de las colecciones de
estas bibliotecas se encontraban representadas las reas de las humanidades,
lenguas, teologa, filosofa, gramtica, latn, matemticas y derecho cannico.
Como ejemplo de ello se puede mencionar uno de los libros ampliamente

conocido y enseado por los jesuitas en los colegios franceses y que se titula La
gramtica griega de Clenard. Es importante mencionar algunos ttulos de los libros
ms representativos de la poca en las bibliotecas jesuitas, tales como: Wouters,
Tabulae totius dialecticae, Pedagoga jesutica, The saurus weborum ac Phrasium
ad orationem ex hispana latinam efficiendam, Thesaurus verborum, Historia
Alexandri Magni, Suetononi Tranquilli de vita duodecim Caesarum libri VIII.
Finalmente, es importante dar a conocer otros documentos que hacen parte de las
bibliotecas de las comunidades religiosas actuales. En el caso del Teologado de
la orden de los Carmelitas Descalzos se pueden encontrar textos sagrados como
el Antiguo Testamento, encclicas, textos de la historia de la vida religiosa y
testamentos comentados por reconocidos telogos.
Colecciones de una biblioteca especializada y de una comunidad

religiosa
Una biblioteca especializada se define por tener colecciones formadas por obras
exclusivas y especficas sobre un tema o temas afines. Todas ellas adquieren
material sumamente especializado y actualizado, que contribuye a la investigacin
y contiene el material que registran los estudios en un determinado campo.
Estas bibliotecas, tambin contienen una coleccin de hemeroteca. En dicha
coleccin podemos hallar diccionarios, boletines, separatas, revistas, obras de
referencia, entre otras. Gran parte de dicha literatura es indita y de carcter
15
confidencial y por consiguiente solo est disponible para los usuarios de la
comunidad.
Es importante mencionar las colecciones que contienen algunas de las bibliotecas
religiosas; dichas colecciones congregan documentos bblicos, textos sagrados,
libros incunables, diccionarios y enciclopedias. Todo esto con el fin de documentar
y conservar la historia de la Iglesia, permitiendo que los especialistas en el rea
religiosa se documenten y se orienten con dicha informacin albergada en sus
colecciones religiosas.
Es relevante referirse especialmente a la coleccin de la biblioteca del Teologado
San Juan de la Cruz, de la comunidad religiosa de los Carmelitas Descalzos. Esta
coleccin se caracteriza por abordar principalmente el rea de religin y
subdivisiones como Cristologa y Teologa, que son las ms destacadas y
finalmente cada una contiene documentos especficos como lo muestra el
siguiente grfico:
Grfico 1. Contenidos de los documentos de la coleccin de la biblioteca del

Teologado San Juan de la cruz.
Fuente: Creacin propia.
16
3.3 Usuarios y perfiles en una biblioteca de una comunidad religiosa
Teniendo en cuenta algunos comportamientos de usuarios que consultan estas

bibliotecas se ha encontrado que el pblico casi nunca consulta una biblioteca
especializada; por lo general quienes acuden a ella son miembros o empleados
de la entidad que auspician y sostienen las respectivas colecciones, bajo cuyo
amparo y proteccin funcionan dichas bibliotecas17.
Una de las definiciones encontradas sobre los usuarios de las bibliotecas incluye
autores como Strable18, quin menciona que son aquellas personas que por sus
aptitudes merecen el calificativo de clientela especializada. Algunos perfiles de
estos usuarios involucran sus ramas del saber. Entre ellos estn los mdicos,
abogados, ingenieros, economistas, psiclogos entre otros.
Los usuarios que consultan una biblioteca especializada presentan necesidades

especficas de informacin, son usuarios que saben con claridad lo que quieren y
lo que necesitan. De igual manera dichos usuarios tambin estn dispuestos a
encontrar informacin nueva que le sea sugerida por la persona que atiende la
biblioteca. Esta informacin debe ser de su inters y acorde al tema que est
investigando. Los procesos de bsqueda permiten que exista una interaccin entre
el usuario y la biblioteca, lo cual aporta conocimiento a las dos partes.
17
Ibd. Pg. 34.
18
STRABLE, Edward G. Special libraries: a guide for management. New York: Special Libraries
Association, 1966. P. 62.
17
Grfico 2. Interaccin Biblioteca especializada Informacin especializada
usuarios especficos.
Biblioteca
Religiosa
Usuarios Informacin
especificos Especializada
Superior
Hermano Encclica Nuevo y
s antiguo
s testamento
Padres
Sacerdote Biblias
s
Fuente: Creacin propia
Cuando un usuario consulta una biblioteca especializada es exigente en los

resultados de bsqueda de informacin, pues le urge encontrar soluciones rpidas
que se ajusten a sus necesidades; siempre requiere encontrar documentos que
contengan novedades en su rea de inters.
Sin embargo, no hay que olvidar que las bibliotecas especializadas deben
analizar su poblacin objeto, para tener un conocimiento concreto y real sobre las
necesidades de informacin que estos requieren. De esta manera se logra disear
18
y adecuar servicios para una comunidad especfica19. Si ello se consigue, los
usuarios siempre estarn dispuestos a recibir las sugerencias que les son
ofrecidas.
Por otro lado, segn Latorre Zacars20, la biblioteca especializada debe crear
mecanismos que logren ofrecer la informacin de una manera eficaz y oportuna;
para esto la biblioteca recurre a herramientas informticas y tecnolgicas que
logran un manejo adecuado de la informacin en grandes volmenes por medio de
la automatizacin; y tambin por medio de la ayuda de los conocimientos del
profesional en Ciencia de la Informacin, como es el anlisis documental.
Es importante resaltar que los usuarios que consultan las bibliotecas religiosas
pertenecen a comunidades o compaas religiosas especficas. Para el caso del
Teologado, sus intereses y necesidades de informacin son igualmente puntuales
y requieren apoyo en la obtencin de informacin que fortalezca su aprendizaje y
formacin acadmica.
3.4 Estudio de usuarios: un aporte para definir perfiles de usuarios

en bibliotecas de comunidades religiosas.
Segn Sanz Casado, los estudios de usuarios son el conjunto de estudios que
tratan de analizar cualitativa y cuantitativamente los hbitos de informacin de los
usuarios, mediante la aplicacin de distintos mtodos, como el matemtico y el
19
GRAU GUADIX, R.M. El Usuario en las Bibliotecas Especializadas. En: Seminario Sobre Cooperacin e
Informatizacin Bibliotecario. Madrid: Ministerio de Cultura. 1991. P 61- 63.
20
LATORRE ZACARS. Ignacio. SANCHIS PREZ, Elisa. La atencin a usuarias y usuarios en bibliotecas
especializadas. [En lnea]. En: FESABID 98 VI Jornadas Espaolas de Documentacin. [Consultado el 17 de
Febrero de 2013]. Disponible en internet: http://www.ciepi.org/fesabid98/Comunicaciones/i_latorre.htm.
19
21
estadstico, de acuerdo a su consumo de informacin . Los conceptos ms
importantes para un estudio de usuarios son:
Informacin
Conocimiento
Necesidad de informacin
Deseo de informacin
Demanda de informacin.
Segn Sanz Casado22, el estudio de usuarios tiene como objetivo dos grandes
grupos: los usuarios potenciales que son aquellos que necesitan informacin para
el desarrollo de sus actividades, pero no son conscientes de ello, y por lo tanto no
expresan sus necesidades; por otro lado, los usuarios reales son aquellos que no
solamente son conscientes de, que necesitan la informacin sino que la usan
continuamente.
Las herramientas para el estudio de usuarios son muy complejas de elegir y de

construir, ya que es necesario elaborar una encuesta o entrevista que permita
conocer los usuarios, su grado de satisfaccin respecto a la infraestructura,
servicios, recursos, instalaciones, atencin, etc.
Para compilar la informacin comnmente se utiliza un cuestionario en el que se

incluyen preguntas orientadas a encontrar respuestas a los objetivos propuestos.
Con los resultados encontrados se puede realizar un anlisis de la muestra
probabilstica de un tipo de usuarios.
21
RUBIO HERNNDEZ, Alfonso. Estudios de usuarios en archivos municipales una aproximacin terica y
prctica, Cali: Programa Editorial Universidad del Valle, 2006. 106 p. ISBN: 9586704874
22
SANZ CASADO.Elias Estudio de usuarios: conceptos bsicos. En: Manual de estudios de usuarios, Madrid:
Fundacin Germn Snchez Ruiperez, 1994. 279 p. ISBN: 84-86168-93-7
20
23
Segn Monfasani , en el anlisis de resultados para el estudio de usuarios es
necesario conocer qu tipos de servicios se utilizan, la frecuencia con la que
visitan la biblioteca, y las consultas realizadas al material bibliogrfico existente. El
instrumento utilizado para dicho estudio es el cuestionario, ya que a partir de los
resultados que este arroje se podr conocer los aspectos que hay que tener en
cuenta para proponer y mejorar los servicios en una biblioteca.
La informacin que se pretende conocer por medio del estudio involucra el uso y
eficiencia de los servicios, el manejo por parte del usuario de las fuentes
impresas, las dificultades que encuentra cuando consulta los recursos electrnicos
y en lnea; y en general la forma como son consultadas las bases de datos
referenciales o de texto completo. De esta manera se logra hacer un diagnstico
del estado de los servicios que ofrece la biblioteca.
El cuestionario como herramienta permite identificar el tipo de usuario que

visita la biblioteca: estudiante, profesor, investigador, etc. El diseo de las
preguntas debe estar relacionado con las respuestas que se desea obtener,
y as mismo de acuerdo al grado de especificidad. A continuacin se
presenta una serie de preguntas, que a manera de ejemplo, pueden ser
aplicadas en un cuestionario:
Con qu frecuencia suele utilizar los servicios de la biblioteca?.
En qu horario utiliza la biblioteca comnmente?
Cul ha sido el motivo de su consulta?
La necesidad por la cul ha acudido a la biblioteca ha sido satisfecha?
Estas preguntas se pueden disear para ser respondidas en forma abierta o

cerrada. En el caso de elaborar preguntas cerradas, la biblioteca debe ofrecer las
respuestas que el usuario debe marcar.
23
MONFASANI, Rosa Emma y CURZEL Marcela Fabiana. Usuarios de la Informacin: Formacin y Desafo.
Buenos Aires: Alfagrama, 2006. 224 p. ISBN: 987-22074-9-6.
21
Imagen 1. Fases de la metodloga de encuesta y preguntas del cuestionario.
Definicin del estudio
Se concretan los fines, objetivos y se plantean las hiptesis de la investigacin
Seleccin y definicin de las variables
Diseo del cuestionario

Eleccin del tipo de cuestionario
Diseo de preguntas
Organizacin y redaccin del cuestionario
Seleccin de la muestra
Validacin y prueba del cuestionario
Tratamiento y anlisis de la informacin
Revisin del cuestionario, codificacin y preparacin de las bases de datos,

interpretacin de los datos, conocimiento de la evolucin del estudio y
presentacin del informe final.
Fuente: Estudio de usuarios en archivos municipales, una aproximacin terica y

prctica p. 32
Objetivos de los estudios de usuarios
Para determinar los objetivos generales del estudio de usuarios, se deben

considerar todos los aspectos relacionados con el sistema de informacin al que
va a acceder el usuario. Entre los ms importantes se encuentran el anlisis de los
sistemas y la estructura bsica de la biblioteca. Para determinar los objetivos
22
generales se deben considerar los siguientes aspectos mencionados por Rubio
Hernndez24:
Identificar las necesidades de informacin, para tomar decisiones y evaluar

la efectividad de un sistema o servicio de informacin; con esto se podr
determinar si el sistema de informacin est cumpliendo con su objetivo
principal. De lo contrario ser necesario mejorarlo y para ello se deben
adecuar los documentos e instalaciones para resolver los problemas
especficos del sistema y corregir las deficiencias, este procedimiento
permite conseguir un nivel de xito en los servicios y establecer las
prioridades de la Biblioteca.
Analizar la interaccin del usuario con el sistema, con esto se puede

identificar el nivel de satisfaccin del usuario y su comportamiento frente a
las colecciones y al sistema de la biblioteca en general; de esta manera se
puede mejorar y determinar varios aspectos: niveles de conocimiento,
relaciones pblicas, determinacin de patrones, uso de servicios ayuda a la
formacin de los usuarios. En esta forma se podr determinar la proporcin
de usuarios potenciales que son usuarios reales y cules son sus
prioridades.
Identificar las caractersticas generales del usuario, sus estilos de vida, su

inters, sus actividades, sus opiniones, sus actitudes, sus caractersticas
demogrficas y psicolgicas. De la misma forma detectar nuevas
necesidades, analizar el flujo de la informacin y las costumbres de uso de
la informacin.
24
RUBIO HERNNDEZ. Op. Cit., p. 15- 16.
23
Contribuir a los estudios cientficos y comparativos, para analizar las
diferentes hiptesis que conduzcan a evaluar las variables causales que
intervienen en el estudio de los usuarios.
La importancia de realizar un estudio de usuarios en una biblioteca religiosa,

radica en que permite definir los perfiles y categoras; retroalimentar y crear las
bases de datos de los usuarios Y todo esto con el fin de contribuir al buen
funcionamiento de las colecciones y la prestacin de servicios.
3.5 Servicios de biblioteca: un aporte para bibliotecas de

comunidades religiosas.
Es importante conocer la definicin de servicios del autor Valverde 25, quien define
el concepto de servicios de una biblioteca como las actividades que realiza la
biblioteca para llevar a cabo los objetivos de difusin de la informacin y fomento
de la lectura, haciendo uso de las reas o unidades de la biblioteca. Esto con el fin
de ofrecer un servicio especializado; para esto la biblioteca cuenta con
herramientas tecnolgicas y de recurso humano que le sirven de soporte para
satisfacer las necesidades de informacin de los usuarios.
Tanto las herramientas informticas y tecnolgicas, como las ofrecidas por el

profesional en Ciencia de la informacin permiten un manejo adecuado de la
informacin en grades volmenes; y esto facilita y orienta el proceso de la
bsqueda. A continuacin se presentan algunos servicios que ofrecen las
bibliotecas para orientar a sus usuarios.
25
VALVERDE OGALLAR, Pedro. La biblioteca, un centro clave de documentacin escolar: organizacin,
dinamizacin y recursos. 2 ed., Madrid: Narcea. 2000, p. 170. ISBN: 84-277-1224-3.
24
Servicio de referencia
El suministro de un buen servicio de referencia es la meta ltima de toda biblioteca
especializada. Segn Garca26, Este servicio puede limitarse a responder
preguntas de carcter especfico, atender pedidos de datos sencillos; o tambin
se puede constituir un servicio ms completo en el que se hacen revisiones de
literatura y compilacin de referencias bibliogrficas detalladas. Este servicio
permite informar al usuario, atender sus necesidades de informacin y dar
soluciones que lo satisfagan de forma inmediata.
Servicio de consulta en sala

La mayora de las bibliotecas especializadas ofrecen el servicio de lectura dentro
de la misma. Esto se conoce como consulta en sala y ocurre cuando existen
dentro de esa coleccin documentos que tienen restriccin de prstamo externo
por su gran importancia o alta consulta. Tambin porque las leyes de propiedad
intelectual le impiden al usuario sacarlo de la biblioteca, o por razones de
conservacin del material bibliogrfico.
Catalogo en lnea
Los catlogos son la principal herramienta para conocer y acceder a la
descripcin bibliogrfica de los documentos y recursos bibliogrficos en las
instituciones de informacin, por lo que poseen importancia vital para que un
servicio de referencia (presencial o digital) funcione con calidad y eficiencia 27.
Tambin se puede afirmar que los catlogos son obras de referencia en las que se
encuentra informacin indirecta o diferida, debido a que se muestran los datos con
los que se puede localizar un documento, y ofrecen la descripcin de los
documentos que posiblemente tienen la informacin que se necesita.
26
GARCA. Irma Luz. Servicio de referencia una propuesta integradora. 2 ed. Buenos Aires: Alfragrama
Ediciones, 2009. 274 p. ISBN: 9789871305308.
27
SANTANA ARROYO, Sonia. El modelo FRBR en el servicio de referencia y su implementacin en los
catlogos automatizados. [en lnea]. Revista cubana de ACIMED 2011; 22(3):189-203. [Consultado el 06 de
Enero de 2013]. Disponible en internet: [base de datos en lnea EBSCO hosthttps://bases.javeriana.edu.co
25
Estos servicios aplicados en una biblioteca religiosa permiten asistir y satisfacer
las necesidades de los usuarios de la comunidad, ya que contribuyen al
aprovechamiento de los documentos e informacin albergada en las colecciones
de estas bibliotecas. Por esta razn es fundamental implementar o crear nuevos
servicios de informacin especialmente para este tipo de comunidad.
3.5.1 Prstamo externo de material bibliogrfico: un beneficio para las

bibliotecas religiosas.
Para dar un breve contexto histrico se puede afirmar que el servicio de prstamo
externo se da inicialmente en las bibliotecas pblicas del imperio romano. Segn
Escolar28, en su libro titulado Historia de las Bibliotecas menciona que en dicho
periodo las bibliotecas eran pequeas, de carcter privado y sus usuarios
recurran a ellas para pedir en prstamo libros raros o curiosos. La biblioteca del
Teologado posee una similitud con este tipo de bibliotecas pues alberga una
coleccin pequea que contiene libros especializados en Teologa, que
difcilmente cuentan con el servicio de prstamo externo en otras bibliotecas.
Otra definicin que presenta Ramos Simn29, es el prstamo de documentos como

uno de los servicios ms importantes que ofrecen las bibliotecas a sus usuarios.
Este servicio lo ofrece la biblioteca sin fines lucrativos; el usuario debe regirse
mediante unos parmetros y condiciones establecidas para el buen
funcionamiento del servicio, y uno de ellos es la devolucin del material en un
trmino o tiempo establecido.
28
ESCOLAR. Op. Cit. p. 97- 99.
29
RAMOS SIMON, Luis Fernando. Luis Fernando. El prstamo bibliotecario como servicio a los usuarios y
como derecho de los autores tiene futuro en un mundo digital. [en lnea]. En: Revista El profesional de la
informacin, 2004, noviembre-diciembre. v. 13, n. 6, p. 421-431. ]. [Consultado el 07 de Enero de 2013] .
Disponible en internet: [base de datos en lnea EBSCO hosthttps://bases.javeriana.edu.co
26
A travs del tiempo las bibliotecas y en especial las bibliotecas especializadas se
han preocupado por prestar y mejorar los servicios, entre ellos, el servicio de
prstamo externo, que algunos autores definen como el servicio que permite al
usuario llevar los materiales de la biblioteca a su casa, cumpliendo con las
condiciones y plazos establecidos en el reglamento. Este servicio contribuye a
generar espacios de lectura dentro del ncleo familiar30.
El servicio de prstamo externo de materiales se concibe, segn Daz Prez31,

como una opcin para el control de material bibliogrfico, incluyendo parmetros
para su uso por parte del usuario tales como: tiempo de prstamo, colecciones
que se pueden prestar, las sanciones impuestas, en casos de incumplimiento.
Un nuevo aporte que brinda el texto Lineamientos para bibliotecas de instituciones

de educacin superior, es la definicin y claridad que hace del servicio de
prstamo externo. Segn El Comit de Bibliotecas de Instituciones de Educacin
Superior del Distrito Capital32, la biblioteca pone a disposicin del usuario una
cantidad de documentos por un tiempo especfico, segn su tipologa documental
y a partir de polticas establecidas.
Allo33, tambin contribuye a la comprensin de dicho concepto mencionando que

el prstamo propiamente dicho, se da cuando el documento ha de salir de la
biblioteca para que el lector pueda hacer uso de l. Esto lo hace sin ajustarse a
los horarios de apertura o cierre. El prstamo se define como la entrega del
material bibliogrfico por un tiempo determinado a una persona, institucin,
30
ALVARADO DE ESCORCIA, Carmen. La biblioteca pblica que queremos. Bogot: Ministerio de Cultura;
Fundalectura, 2001. p. 28.
31
DIAZ PEREZ, Mara. Eugenia. et al. Auxiliar de archivos y bibliotecas: temario general. Sevilla: Editorial
MAD. 1994. p.166.
32
COMIT DE BIBLIOTECAS DE INSTITUCIONES DE EDUCACION SUPERIOR DEL DISTRITO CAPITAL.
Lineamientos para bibliotecas de instituciones de educacin superior. Bogot: Politcnico Grancolombiano.
1999. P. 24.
33
ALLO, MANERO. Op. Cit. p. 250 - 251.
27
biblioteca, etc. El servicio de prstamo es uno de los ms antiguos y extendidos
en cualquier tipo de biblioteca y sigue siendo sin duda uno de los ms eficientes
mecanismos de fomento de la lectura en cualquiera de sus modalidades, personal,
colectiva o interbibliotecario.
Teniendo en cuenta las definiciones de los distintos autores se puede afirmar que
uno de los objetivos de las bibliotecas segn Ramos Simn34, es facilitar la
consulta de informacin a travs del servicio de prstamo evitando la restriccin al
acceso de los documentos por parte de la comunidad, que deber devolverlos
dentro de un plazo determinado.
La realizacin del diseo del servicio de prstamo externo de material bibliogrfico

para la biblioteca del Teologado, es importante para apoyar la toma de decisiones
de las directivas de la casa y contribuir al buen funcionamiento de las colecciones,
al permitir que los usuarios tengan la oportunidad de conocer la disponibilidad de
los libros, y generar estadsticas que reflejen el estado del servicio.
3.5.2 Estudio de caso prstamo de material a usuarios
Un ejemplo de prstamo es el estudio de caso evidenciado por el autor Rubio

Hernndez en el libro, Estudio de usuarios en archivos municipales: una terica y
prctica, en que se tomaron como muestra los prstamos y consultas solicitados
durante un mes por parte de los usuarios internos del ayuntamiento de la
municipalidad de Logroo en Espaa.
En este centro de documentacin el prstamo o consulta de material se manejaba

mediante un libro de registro, en el cual quedaba consignado el material que se
34
RAMOS SIMN. Op. Cit. p. 432 - 251.Luis Fernando. El prstamo bibliotecario como servicio a los
usuarios y como derecho de los autores tiene futuro en un mundo digital. [en lnea]. En: Revista El
profesional de la informacin, 2004, noviembre-diciembre. v. 13, n. 6, p. 421-431. ]. [Consultado el 07 de
Enero de 2013] . Disponible en internet: [base de datos en lnea EBSCO hosthttps://bases.javeriana.edu.co
28
consultaba a diario. El servicio poda variar, en el caso de que se prestara en sala
o externamente. Los documentos existentes en dicho archivo son: boletines,
aperturas, arqueos, libros de actas, planes comerciales, obras de arquitectura y
planeamientos de base de datos. (Ver Anexo No. 6 Estudio de usuarios en
archivos municipales: una terica y prctica).
3.6 Diseo de servicios: un aporte al diseo del servicio en una

biblioteca de una comunidad religiosa.
Se entiende por diseo de servicios la interaccin de las personas con resultados

tangibles. En ese sentido, el diseo de servicios consiste en la adecuacin de
estrategias para el logro de estos resultados. Por lo tanto, es importante definir
este concepto, as como su propsito. Segn Vilads35, es la prctica que permite
mejorar los procesos para responder a las necesidades en diversos entornos
incluyendo el institucional.
35
VILADS, Xnia. El diseo a su servicio cmo mejorar una idea de negocio con la ayuda de un diseador.
Barcelona Espaa: Index Book. 2010. 162 p. ISBN: 9788492643509.
29
Imagen 2. Qu es el diseo?
Fuente: El diseo a su servicio: cmo mejorar una idea de negocio con la ayuda
de un diseador p. 67
Esta imagen permite analizar que el diseo est compuesto de varios factores que
contribuyen a su realizacin como son: las evidencias, que son fundamentales
para el tipo de cliente o usuario ha quin va dirigido el servicio.
Metodologa y fases para el diseo de servicios.
Existen varias propuestas de metodologa para el diseo de servicios, ya que

como se ha visto, prcticamente cada empresa especializada tiene la suya. Se
propone un desarrollo de cinco pasos con la metodologa de un diseo para el
caso particular de la biblioteca del Teologado.
30
Imagen 3. Fases de un proceso de desarrollo de nuevo servicio.
Fuente: El diseo a su servicio: Cmo mejorar una idea de negocio con la ayuda
de un diseador?. p.44
Esta imagen permite analizar las diferentes fases que componen el proceso para
llevar a cabo el diseo de un servicio. Esta metodologa est compuesta por tres
fases. La primera involucra el Equipo de diseo quienes son los que se encargan
de observar, procesar y presentar mejoras. La segunda, comprende las reas
funcionales, que definen el servicio, los ajustes, el lanzamiento, y la promocin del
servicio. La tercera y ltima, es la denominada Corporacin encargada de poner la
propuesta en marcha, desarrollar la gestin, mejora continua y la expansin del
servicio. Estas fases fueron tenidas en cuenta para la propuesta metodolgica del
diseo del servicio de prstamo en la Biblioteca del Teologado.
Otra experiencia en el diseo de un servicio es el que presentan los autores

Alfredo Menndez y Jorge Tinoco. En el artculo titulado Propuesta para la
implementacin del servicio de referencia virtual en la Biblioteca General de la
Pontificia Universidad Javeriana, desarrollan una metodologa para la
implementacin de un servicio de informacin. Dicha metodologa parte de una
31
revisin terica sobre el servicio, en este caso un servicio de referencia virtual. En
segundo lugar, se introducen dichos conceptos en una fase prctica en la que
aplican dicha metodologa.
La metodologa involucra en primera instancia un instrumento de recoleccin de

informacin que para el caso citado es una encuesta. La encuesta fue diseada
con el fin de evaluar unos indicadores formulados previamente. Segn los autores
La encuesta fue dividida en tres categoras, dentro de las cuales se pretende
conocer el inters acerca de la ejecucin de este nuevo servicio: datos personales,
servicios y referencia virtual36. En el caso de la biblioteca del Teologado, como
instrumento de recoleccin de informacin fue considerada la aplicacin de un
cuestionario y una entrevista; que permitieron el conocimiento de los perfiles de
los usuarios.
Posteriormente, en dicho documento se describen las siguientes fases o

actividades para llevar a cabo el servicio:
Las tcnicas e instrumentos.
Las fuentes primarias y fuentes secundarias.
Poblacin
Muestra
Perfil de usuarios
Tabulacin y anlisis de resultados.
Es importante analizar la metodologa utilizada en este diseo de servicio, para

conocer las pautas en el desarrollo de la presente que se requiere aplicar en el
caso del diseo del servicio de prstamo para la Comunidad religiosa de los
Carmelitas Descalzos.
36
MENENEDEZ ECHAVARIA Alfredo Luis y TINOCO ALFARO Jorge. Proposal to Implement a Virtual
Reference Service at Pontificia Universidad Javerianas General Library En: Signo y Pensamiento. No 54 p.
318-329. (enero junio). 2009.
32
Grafico 3. Fases para del proceso para disear el servicio de prstamo externo
de material bibliogrfico de la biblioteca San Juan de la Cruz, de la comunidad
religiosa Carmelitas Descalzos.
Fuente: creacin propia. Proceso basado en la Imagen No. 3
Teniendo en cuenta la teora y metodologas consultadas, se propone la siguiente

estructura para el desarrollo del Diseo del servicio de prstamo:
Se logr Observar y analizar el comportamiento de los usuarios de la casa frente

a la consulta de la Biblioteca, permitiendo el respectivo seguimiento.
Posteriormente, se procedi a Gestionar y definir el diseo del servicio de

prstamo externo de material bibliogrfico aprovechando el software PMB,
instalado en la biblioteca, el cual ofrece el mdulo de circulacin y prstamo de
material. A continuacin se dio inicio al proceso de Divulgar y recibir
retroalimentacin.
Luego, se present el objetivo de la propuesta y se recibieron las sugerencias por

parte de los hermanos responsables de la biblioteca.
33
Para comprobar la funcionalidad del servicio fue necesario aplicar una prueba
piloto. Finalmente se procedi a Analizar los resultados con los datos obtenidos;
estos resultados muestran el movimiento de la coleccin, y permiten analizar la
pertinencia del servicio. (Ver 5.2 Fases y actividades del diseo del servicio de
prstamo. Pg. 42)
Dentro del proceso del diseo de un servicio para la biblioteca de la comunidad

religiosa, es importante el desarrollo de una metodologa, que permite contribuir a
la creacin de los servicios, en este caso de la biblioteca del Teologado. Dicho
aporte se logra desde los fundamentos tericos que brinda la Ciencia de la
Informacin.
3.7 Diseo de polticas del servicio de prstamo de libros en

bibliotecas religiosas
Para lograr el diseo de las polticas de la prestacin de un servicio, es importante
saber que stas son aplicadas mediante procedimientos y regulaciones. Por un
lado los procedimientos son guas de accin y estn subordinados a las polticas.
Estas establecen un mtodo estandarizado para llevar a cabo una tarea o
solucionar problemas. Por esta razn, son los medios para regular determinados
procesos. Los procedimientos y las reglas son las que van a contribuir para
disear o establecer las polticas indicadas para la Unidad de Informacin.
El diseo de polticas para una organizacin o cualquier entidad es tambin un

apoyo que contribuye a gestionar planes de contingencia, puesto que las polticas
estn basadas en las decisiones que marcan el curso del objetivo que se persigue.
Las polticas pretenden el control de los procesos ya que dictan el curso de la
accin y estn dirigidas expresamente a prevenir las desviaciones de una norma
establecida.
34
Teniendo esto presente, segn Valliant Higginson37, las polticas pueden ser
entendidas como pautas escritas o verbales que establecen normas o parmetros
bajo los cuales se realizan acciones por parte del rea de gestin de una
organizacin.
La Biblioteca del Teologado San Juan de la Cruz requiere el desarrollo e

implementacin de las polticas del servicio de prstamo externo de material
bibliogrfico. Estas permiten controlar el buen funcionamiento de la coleccin
beneficiando a los usuarios de la comunidad gracias al control de los prstamos y
el conocimiento (por parte de los usuarios) de la disponibilidad del material
bibliogrfico.
Polticas de prstamo de material bibliogrfico
La importancia de tener polticas establecidas es fundamental especialmente en

el caso del servicio de prstamo de material bibliogrfico, para una biblioteca
religiosa. Estas van a permitir que los servicios se estandaricen para todos los
miembros de la comunidad religiosa Carmelitas Descalzos. Las polticas
igualmente contribuyen a la formulacin y creacin de nuevos servicios. Por lo
tanto, es importante que sean revisadas peridicamente para que al ser
actualizadas se adapten a las nuevas necesidades que surjan.
Reglamento de servicio
Las polticas buscan implementar el servicio y por tanto su aplicacin depender

de los responsables de la Biblioteca. Estas polticas deben hacerse pblicas al
usuario para su adecuada aplicacin; y esto se logra a partir del desarrollo de un
37
VALLIANT HIGGINSON, M. Putting policies in context, Business policy, ed. Alfred Gross is Walter Gross.
Nueva York: Ronal Press.. 1967. P. 230.
35
Reglamento. Segn los autores Garca y Gross38, un reglamento es una
agrupacin de normas que rigen la aplicacin de unas actividades controladas
desde un ente administrativo.
Igualmente algunos autores lo definen como Coleccin ordenada de reglas o

preceptos, que por la autoridad competente se da para la ejecucin de una ley o
para el rgimen de una corporacin, una dependencia o un servicio39.
El reglamento determina las vas de accin o conducta que deben seguirse.

Adems, prescribe una accin especfica para una situacin concreta y
estandariza el comportamiento que debe seguir el usuario. As mismo, establece
lmites en bien de la unidad de informacin, para mantener un comportamiento
adecuado de las personas que utilizan el servicio.
Para el caso de la Biblioteca del Teologado, el reglamento se estableci luego de
haber realizado el estudio de usuarios y definido con las directivas las Polticas del
Servicio de Prstamo. Esto para tener el aval institucional y tener una coherencia
entre el reglamento y las polticas.
Es necesario aclarar que as como las Polticas del Servicio corresponden a la
normatividad de la Biblioteca y son gestionadas por la Comunidad, el Reglamento
est dirigido especialmente al uso del servicio por parte del usuario.
38
GARCA, Pelayo y GROSS, Ramn. El pequeo Larousse ilustrado. Editorial Larousse. 17 ed. Mxico:
2004. p. 1824, ISBN: 9702210380.
39
REAL ACADEMIA ESPAOLA. Diccionario de la lengua espaola. 22 ed. Madrid Espaa: Editorial
Espasa-Calpe. 2001, p. 1614. ISBN: 8423968138
36
4 MARCO INSTITUCIONAL
4.1 Historia
Esta comunidad religiosa pertenece a la Orden de Nuestra Seora del Monte

Carmelo, dado que en ese lugar se dieron a conocer sus orgenes; es tambin
conocida como Orden de los Carmelitas. Aproximadamente esta orden religiosa
naci cerca del siglo XII. Y tom mucha importancia cuando en el ao 1562,
cuando Santa Teresa de Jess efectu una reforma de la Orden y fund el primer
convento de Carmelitas Descalzas en la ciudad de vila.
Segn, los Carmelitas Descalzos40, con la ayuda de San Juan de la Cruz se fund
la Orden. A partir de esa fecha aparecieron los primeros monasterios de su
comunidad. Ellos centran su vida en Dios, tal como lo hicieron los primeros
eremitas del Monte Carmelo.
La historia de los Carmelitas en Colombia, inicia en el ao de 1975, segn Meja

Amaya41. Igualmente el autor afirma que estn regidos por estatutos y gobernados
por el Provincial que exista en ese momento en el pas, padre Hernando Uribe.
La asamblea que los estableci se llev a cabo en el monasterio de la ciudad de
Villa de Leyva en Boyac.
40
CARMELITAS DESCALZOS. In pascha domini. [En lnea], [Consultado el 06 de Marzo de 2013].
Disponible en internet: http://ocarm.org/es/content/ocarm/origen
41
MEJIA AMAYA. Rafael. Los Carmelitas Descalzos en Colombia. Bogot: 2010. 336 p. ISBN: 978-958-44-
7188-8.
37
4.2 Objetivo
Segn la Orden de los Carmelitas Descalzos42, su principal objetivo es el de

esforzarse por vivir el carisma teresiano al servicio de la Iglesia y de la
comunidad. Tomando la oracin y conservando las actividades tradicionales de la
comunidad.
4.3 Misin
La misin de la comunidad religiosa Carmelitas Descalzos es alabar la presencia

del Dios vivo. Participan continuamente de la oracin de Cristo a travs de la
Eucarista y la Liturgia. Una devocin que promueven son los escapularios para
fomentar el amor y la imitacin de las virtudes de Mara. Bajo la advocacin de la
Virgen del Carmen. Como parte fundamental de sus vidas est el crecimiento
humano, espiritual e intelectual que implica el desarrollo de los talentos personales
en la formacin integral a fin de alcanzar una armona personal y comunitaria. As
el religioso Carmelita estar toda la vida al servicio de la Iglesia.
4.4 Los Carmelitas Descalzos en Bogot
Los Carmelitas se instalaron por primera vez en el barrio Chapinero, luego se

reubicaron en el barrio Teusaquillo en 1986, bajo la gua de los padres Hernando
Uribe y Rmulo Cuartas, quienes se instalaron en una casa denominada San Juan
de la Cruz. Actualmente son tres casas de formacin de jvenes estudiantes de
teologa que estn dedicados a la vida religiosa. Cada casa cuenta con
aproximadamente 20 jvenes. Dichas casas son:
42
Orden de Carmelitas Descalzos OCD Provincia de Santa Teresita del Nio Jess Colombia. [En
lnea]. [Consultado el 23 de febrero de 2013]. Disponible en internet:
http://www.ocdcolombia.org/Contenido.html?C=56
38
Casa San Juan de la Cruz (ubicada en Barrio Chapinero)
Casa San Pio X (ubicada en el Barrio Amricas Occidental Av. Boyac)
Casa Provincial (ubicada en el Barrio Palermo).
Las casas de formacin de la comunidad religiosa de los Carmelitas, en la

ciudad de Bogot D.C., son casas que estn dedicadas a la formacin de los
estudiantes de teologa y filosofa que se preparan para la vida religiosa.
4.5 Casa de formacin San Juan de la Cruz
La casa del Teologado San Juan De La Cruz Carmelitas Descalzos, inicia en el

ao de 1986, ubicada en el Barrio Teusaquillo donde habitan los estudiantes de
Teologa. Segn el autor Meja Amaya43, se presentaron inconvenientes en la
casa Principal San Pio X en Bogot, ya que all se formaban los estudiantes de
filosofa y teologa; la convivencia de estos dos tipos de estudiantes gener
diferencias de enfoques y de etapas de estudios. Tambin contribuy a su
separacin el hecho de que algunos estudiantes iniciaban su formacin, mientras
que otros ya terminaban; todo ello llev a separarlos en dos casas.
Esta problemtica oblig a trasladar a los estudiantes de teologa a la casa actual

que ha tenido varias reformas, y fue cedida por el centro cultural Santa Teresita.
Esta casa se estableci formalmente en 1988, cuando fue inaugurada por el
general de la Orden Felipe Sainz de Baranda; desde ese entonces esta
comunidad ha contribuido a la formacin de todos los estudiantes que la
conforman.
43
MEJIA AMAYA. Op-cit p. 155
39
Segn el autor Restrepo44, en el ao 1997 se ampliaron las instalaciones con un
predio adquirido en ese mismo. En el ao 2010 el captulo provincial aprob la
fusin de la parroquia Santa Teresita y la comunidad del Teologado. En esta casa
han habitado estudiantes de diversas nacionalidades. Adems de sus funciones
acadmicas los estudiantes participan en varias actividades y grupos de la
parroquia.
5. DISEO DEL SERVICIO DE PRESTAMO EXTERNO DE

MATERIAL BIBLIOGRAFICO
5.1 INTRODUCCIN
La creacin de este servicio, se inici con el desarrollo de un cuestionario dirigido

a la comunidad religiosa de los Carmelitas, especficamente a los miembros de la
casa San Juan de la Cruz, donde se encuentra ubicada la biblioteca. A travs del
cuestionario realizado se logr recoger la siguiente informacin: datos personales
de los usuarios, necesidades de informacin, y tipologa de los mismos usuarios.
Este cuestionario permiti realizar la fase de Estudio de usuarios. En dicho

cuestionario se formularon preguntas abiertas y cerradas, tales como el nombre
del usuario, numero de documento; si consulta los libros de la biblioteca y por
cunto tiempo consulta los materiales bibliogrficos de dicha biblioteca, entre otras
preguntas.
Luego de la aplicacin del cuestionario (dirigido a integrantes de la Casa San Juan

de la Cruz), se realiz una entrevista al Padre Jorge Zurek, Director general de la
Casa. La informacin que l proporciono permiti complementar los datos
44
RESTREPO. B. La orden Carmelitana. Bogot: El Greco. 1981. P. 23- 33.
40
recogidos en el cuestionario y apoy la creacin del documento de polticas del
servicio de prstamo, para el buen funcionamiento y control de la biblioteca.
Las Polticas de prstamo y el Reglamento van acordes con las necesidades de

la comunidad y sus objetivos, para facilitar el compromiso de toda la comunidad en
lo referente al servicio de prstamo del material bibliogrfico de la biblioteca, se
busca que este lugar como espacio de la comunidad funcione adecuadamente
como apoyo a sus inters y necesidades de formacin acadmica.
Para comprobar el desarrollo y funcionamiento del servicio se ejecut una prueba

piloto que permiti obtener una evaluacin y estadstica que ha contribuido a la
toma de decisiones dentro del diseo del servicio de prstamo externo de material
bibliogrfico de la biblioteca de la comunidad de los Carmelitas.
5.2 Fases y actividades del diseo del servicio de prstamo

Herramientas de recoleccin de informacin
Diseo del Aplicacin, Definicin de perfiles

cuestionario procesamiento y de usuarios.
anlisis
Diseo de la Aplicacin, Definicin de pautas y

entrevista procesamiento y parmetros para
anlisis proponer Polticas
Documentacin de la poltica
Bsqueda de Anlisis de las Elaboracin del

Teoras y (TyM) y desarrollo documento de las
Metodologas de la Poltica polticas del servicio
(TyM) prstamo.
Configuracin base de datos PMB
Establecimiento Creacin de la Determinacin de

del cdigo de base de datos tiempos de prstamo
libros para de usuarios y
prstamo perfiles. 41
Prueba piloto
Definicin de Registro de Anlisis de los

la muestra (no. prstamos y resultados
de usuarios) devoluciones.
5.3 Herramientas de recoleccin de informacin
La metodologa seguida en este proyecto utiliz dos herramientas de

recoleccin de informacin:
- Un cuestionario dirigido a los hermanos que habitan la Casa San Juan de la
Cruz
- Una entrevista al padre Director de la Casa
5.3.1 Diseo de cuestionario
El cuestionario fue estructurado con un total de 10 preguntas abiertas y cerradas;

redactadas en cierto orden que permite guiar al usuario de principio a fin. Dicho
cuestionario estuvo dirigido a los miembros de la comunidad religiosa de los
Carmelitas, que habitan en la casa San Juan de la Cruz. Su objetivo fue el de
realizar el estudio de usuarios y definir la tipologa y perfiles de dichos usuarios.
(Anexo No. 4 cuestionario, estudio de usuarios para definir perfiles en la biblioteca
San Juan de la Cruz de la orden religiosa Carmelitas). El proceso permiti:
Establecer perfiles de usuarios.

Identificar las necesidades de informacin de la comunidad religiosa de los
Carmelitas.
Crear los perfiles de cada usuario en el sistema.
Identificar los libros y el material ms importante segn los usuarios de la
biblioteca.
42
5.3.2 Entrevista
Esta entrevista estaba compuesta por un total de 10 preguntas, la cual permiti

recoger informacin que contribuy a la formulacin de las polticas, que fueron
insumo para el diseo del servicio del prstamo externo del material bibliogrfico
(Anexo No. 5 Entrevista. Recurso de audio). La entrevista sirvi de gua en la
realizacin y creacin de las polticas para el servicio dirigido a la comunidad
religiosa. Dicha entrevista fue realizada en el mes de febrero de 2013.
Con esta entrevista se indag la historia de la biblioteca, los perfiles de los

usuarios, el servicio que se quiere disear, y la importancia de la coleccin
especializada en teologa. Adems se estableci el tiempo de prstamo de los
libros, el tipo de material de prstamo externo; tambin la coleccin que
corresponde nicamente a la consulta en sala. Por ejemplo, la coleccin de
hemeroteca no saldr de la casa, es decir no tendr prstamo externo. Por otra
parte quienes estarn autorizados para pedir en prstamo este material, sern los
hermanos que habitan en la casa San Juan de la Cruz. Adicionalmente se recogi
informacin que permiti crear el reglamento del uso de las colecciones de
material bibliogrfico.
5.4 Documentacin de la poltica
Investigacin y consulta de informacin metodolgica.
A partir de esta informacin se dise la metodologa basada en el diseo del

servicio dirigido a la biblioteca del Teologado San Juan de la Cruz.
Anlisis de las teoras y metodologas del punto anterior.

Se procedi a comparar las teoras y metodologas consultadas para identificar
los contenidos que debe tener la metodologa que se propone para este proyecto.
43
Formulacin del documento de Polticas del Servicio de Prstamo Externo.
Con la informacin obtenida a travs del cuestionario y la entrevista se procedi a
la elaboracin del documento de las polticas. Mediante el anlisis de cada una de
las respuestas obtenidas, se determinaron aspectos fundamentales y condiciones
generales, para el diseo de las mismas, como son: tiempo de prstamo, tipos de
libros de prstamo, restriccin de prstamo de algunos documentos, etc.
5.5 Configuracin de la base de datos PMB
La configuracin que se realiz en el software del PMB, integr los dos siguientes
procedimientos:
5.5.1 Establecimiento de cdigos

Es importante mencionar que para la creacin de cada tem en el sistema se
gener un nmero nico consecutivo de identificacin que corresponde al cdigo
asignado a cada libro. Este nmero reemplaza al cdigo de barras que es utilizado
en algunas bibliotecas incluyendo las universitarias. En el caso de la biblioteca del
Teologado San Juan de la Cruz se utilizaron los cdigos consecutivos que
comienzan desde el cdigo 000001 hasta el 0000245. Este nmero va
aumentando segn el ingreso y segn el proceso de catalogacin realizado en el
sistema.
44
Imagen 4. Cdigo establecido del libro para el prstamo.
Cdigo consecutivo utilizado

para realizar el prstamo del
documento.
5.5.2 Creacin de usuarios

El segundo procedimiento realizado fue la creacin de una base de datos con los
datos personales de cada uno de los usuarios: se trata del perfil de cada uno de
los miembros de la Casa San Juan de la Cruz. La informacin se recogi por
medio de cuestionarios. Los datos recogidos para la creacin de perfil fueron:
nombre, apellido, No. de identidad, nacionalidad y clave de ingreso al OPAC.
5.5.3 Creacin de usuario nuevo

Posteriormente se ingres al mdulo de circulacin, la opcin de nuevo usuario
donde aparece el campo cdigo de barras o apellido, y se digita el nmero de
cedula o identificacin de cada usuario. Este procedimiento se realiz con cada
uno de los miembros de la casa.
45
Imagen 5. Creacin de usuario nuevo
Creacin en la base de datos de

cada usuario.
Imagen 6. Nmero de identificacin de cada usuario.
Numero de cedula, el cual se

utiliz para la creacin de cada
usuario.
46
5.5.4 Campos para la creacin de cada usuario
En la pantalla se muestran los campos con los que se cre e ingres cada uno de
los usuarios. Para la creacin de dichos usuarios se utilizaron los siguientes
campos: nombre, apellidos, nmero, pas, Identificador OPAC y contrasea
OPAC. Adicionalmente se incluy la nacionalidad de los usuarios, ya que algunos
de ellos provienen de otros pases.
Imagen 7. Campos para la creacin de cada usuario
47
Imagen 8. Usuario ya creado en el software PMB
El objetivo de realizar la base de datos con los usuarios de dicha comunidad fue
el de identificarlos en el sistema al momento de hacer prstamos de material y
poder verificar qu tipo de documentos tena prestados cada uno de los miembros
de la casa. Esto con el propsito de llevar un control para realizar la siguiente fase:
La prueba piloto.
5.5.5 Determinacin de tiempos de prstamo
Imagen 9. Tiempo establecido para prstamo externo.
48
El tiempo establecido por las directivas del Teologado San Juan de la Cruz, fue
de 15 das, el cual se configur en el sistema PMB. Es decir, que los usuarios
tienen a su disposicin por un tiempo de 15 das, todo el material que decidan
consultar (dado que no hay un lmite de tems prestados).
5.6 Prueba piloto

La prueba piloto se realiz para comprobar el funcionamiento del diseo del
servicio de prstamo de material de la biblioteca de la casa. Esto con el objetivo
de que la comunidad religiosa, tomara decisiones en cuanto a la efectividad del
servicio en el manejo y control de la biblioteca, prestando un buen servicio para
toda la comunidad.
La prueba piloto se realiz durante 45 das, es decir por mes y medio. Empez el 1
de marzo y termin el 15 de abril de 2013. A continuacin se muestran los
resultados de la prueba piloto:
.
Tabla 1. Muestra y listado de los usuarios que participaron en la prueba piloto
Nombre Apellidos Cedula Perfil

John Alexander R. A. 7127*** Hermano
Benjamn G. 391*** Hermano
Jose Luis C. 102023*** Hermano
Hctor Adrian M. D. 79 541*** Hermano
Harold C. 115218*** Hermano
Ferney Alexis T. R. 102039*** Hermano
Carlos Mario S. V. 1063152*** Hermano
Juan Gabriel S. 80 221 *** Hermano
Nelson L. 7126 4*** Hermano
Ricardo F. 3917*** Hermano
Robn C. 376 *** Hermano
Miguel P. 391 *** Hermano
49
Fabin J. 1094 532 *** Hermano
Carlos Andrs B. 111 61 56 *** Hermano
scar Fabin A. 11 30 588 *** Hermano
Para llevar a cabo la prueba se tom una muestra de 14 usuarios miembros de la

casa, que voluntariamente participaron y que equivalen al 70% del total de los
habitantes de la misma. Los usuarios voluntarios de la prueba son aquellos que
frecuentan la biblioteca con mayor regularidad y muestran inters por los
documentos que la biblioteca posee.
En las consultas realizadas durante la prueba piloto, se registraron un total de 54

prstamos de material bibliogrfico. Los das en que se evidenci un mayor uso
del servicio de prstamo fueron los mircoles, viernes y sbados. La razn por la
que la consulta aument durante estos das se debe a que el encargado de la
biblioteca y el practicante se encontraban brindando asesora en la biblioteca.
Adicionalmente, es importante aclarar que los otros das de la semana los
hermanos tienen compromisos acadmicos y actividades, reuniones y celebracin
de la Eucarista. Esto les impeda frecuentar con regularidad la biblioteca.
Luego de este anlisis se identificaron algunos de los documentos ms

consultados durante el tiempo de la prueba. Entre ellos se destacan, de un total de
54 prstamos realizados:
A dios lo que es de dios y al laico lo que dios le ha dado

Al servicio de la fe
Amor propio y humildad
Apologtica Cristiana
50
Apologa del cristianismo desde un punto de vista de las costumbres y de la
civilizacin
Compendio de sociologa
El cristianismo frente al atesmo
El cristianismo no es un humanismo
Teologa Mstica
Igualmente, se analizaron los documentos que fueron consultados en sala. Es

necesario aclarar que estos documentos pertenecen tanto a la coleccin de
referencia como a la de hemeroteca. Es decir, fueron prestados nicamente para
consulta interna y no se registraron en el sistema PMB. En este caso se llev un
control en una planilla manejada por el encargado de la biblioteca y el practicante.
Dichos documentos fueron:
Concordancias de las obras y escritos de San Juan de la Cruz

Diccionario de teologa moral
Enciclopedia de teologa
Diccionario griego
Diccionario San Juan de la Cruz
A continuacin se hace un anlisis de los 14 usuarios que participaron en la

prueba: se destacan 9 de ellos que solicitaron el prstamo de un mayor nmero de
material bibliogrfico. El nmero representativo de prstamos iban desde los 7
hasta los 9 libros.
Otro de los anlisis realizados fue el de las temticas ms consultadas y

prestadas. Es muy importante conocer las temticas que consultan los usuarios,
para as mismo saber sus necesidades de informacin. Dichas temticas fueron:
Teologa Fundamental
51
Cristologa
Teologa Moral
Eclesiologa
Escatologa
Comentarios Bblicos
Evangelios y Nuevo Testamento
Sacramentos
Para finalizar con el anlisis de la prueba piloto se hace una comparacin entre la
consulta en sala y el servicio de prstamo externo. Se identific que del total de
prstamos, un 54% correspondi al prstamo externo de material, mientras que el
prstamo en sala fue de un 5%. Esto demuestra que el servicio de prstamo tuvo
mayor aceptacin por los usuarios.
La prueba piloto fue registrada a travs de algunos pantallazos que ejemplifican la

forma como se realizaba la devolucin del material. En este proceso el usuario
devolva los libros en el tiempo establecido por el sistema; en ocasiones antes de
la fecha. En otras situaciones algunos usuarios presentaron vencimiento del
material: en algunos casos por olvido de la fecha de devolucin; en otros porque
necesitaron el material por ms tiempo y no lo renovaron en el sistema. Para
estos casos el sistema permite la opcin de renovacin del material, cuando el
usuario necesita extender la fecha del prstamo. As el usuario puede tener en
prstamo los documentos por otros quince das (15) ms.
Otro de los hallazgos que se presentaron en la prueba piloto fue que el sistema
permiti hacer Reservacin de material. Es decir, el usuario mismo puede
acceder al OPAC y realizar una reservacin, que se puede dar en dos
circunstancias: la primera cuando el libro est disponible y el usuario necesita que
este documento no sea prestado externamente. El segundo caso es cuando el
52
material se encuentra prestado y el usuario necesita dicho material, por lo que
procede a realizar la reservacin del mismo.
Imagen 10. Devolucin de material
Imagen 11. Renovacin de material
En esta prueba piloto se detect que a algunos usuarios se les vencan los
documentos prestados. Para evitar que esto pasara, el sistema tiene la opcin de
renovar el material. Esta renovacin es responsabilidad del encargado de la
53
biblioteca o el practicante, y este procedimiento se debe realizar bajo la opcin de
administrador.
Imagen 12. Renovacin de material manual.
En esta imagen se muestra que aunque est establecido un tiempo de prstamo

de 15 das, el sistema confirma dicha opcin mediante una ventana emergente
que presenta un calendario para escoger la fecha lmite de entrega del nuevo
prstamo.
54
Imagen 13. Reservacin de material
En la prueba piloto tambin se detect la opcin de reservar el material. Este

procedimiento se puede realizar cuando el documento est prestado por otro
usuario; o cuando est disponible y el usuario necesita que el documento no sea
prestado nuevamente por otro usuario y lo pueda reservar.
Este procedimiento puede ser realizado por el usuario a travs del OPAC. Dicho
usuario se ubica en el inicio, da su usuario y contrasea y selecciona el
documento que requiere reservar.
55
Imagen 14. Ingresar datos de los usuarios en el OPAC
Imagen 15. El usuario debe identificase para realizar la reserva
Cada usuario debe identificarse con su nmero de documento y su contrasea

que ser el mismo nmero de documento.
56
Imagen 16. Documento reservado por el usuario en el OPAC
Imagen 17. Reservacin de documento con xito
En esta imagen se muestra la reserva realizada con xito por el usuario. Dicho
proceso se gener gracias a la realizacin de la prueba piloto siendo este un
beneficio para el usuario que requiere la reservacin del material.
57
5.7 ANLISIS Y RESULTADOS DE DATOS
La prueba piloto arroj que el servicio de prstamo present buena aceptacin por
los usuarios de la comunidad, especialmente por los hermanos quienes estuvieron
realizando el procedimiento para adquirir en prstamo los materiales requeridos
por cada uno de ellos.
En la prueba piloto se evidenci que el 7% de los prestamos incurrieron en el

vencimiento de los materiales prestados, es decir que el usuario paso el lmite de
los quince (15) das, debido a esto se hizo necesario que el encargado de la
biblioteca generara un reporte cada mes, con el fin, de saber el estado actual del
prstamo y del retraso de la devolucin. Por medio del reporte que se genera
cada mes, se pueden informar a los usuarios las novedades, tales como el
vencimiento de material. Este hallazgo gener dos servicios adicionales: la
renovacin y reserva de material.
El servicio de renovacin del material, se hace necesario cuando el usuario desea

tener por ms tiempo prestado el material, que es un beneficio para los usuarios,
ya que permite hacer la renovacin nuevamente por otros quince das (15). Por
otra parte se identific que el usuario puede realizar reserva de material en dos
instancias, primero, cuando el documento est prestado y otro usuario lo quiere
reservar; segundo, cuando el documento est en la biblioteca y el usuario lo
reserva para que no sea prestado externamente.
Los das de mayor consulta y prstamo de los materiales fueron los das en que el
encargado de la biblioteca estaba presente y el practicante realizaba su jornada
de prctica. Esto evidencia que los usuarios se sentan satisfechos al ser
atendidos por otras que completaban sus necesidades de informacin. Esto
permiti identificar la necesidad de contar con un hermano de la comunidad que
dedique ms tiempo a atender a los usuarios.
58
6 CONCLUSIONES
Al finalizar este trabajo se puede concluir que al realizar el diseo de un servicio,

es importante iniciar previamente con un estudio de los usuarios. Esto permite
conocer las impresiones previas que el servicio va a generar y las estrategias que
habra que utilizar en su implementacin.
El desarrollo de las Polticas, permite que los usuarios reconozcan la importancia

de controlar el flujo del material que alberga la biblioteca. Por otro lado, es
importante mencionar su aplicacin en un Reglamento de usuarios pensando en
su viabilidad en el futuro, y tendiendo hacerlo flexible para facilitar su aplicacin.
Comunidades pequeas de usuarios tienden a solicitar bajos niveles de restriccin

cuando se est en la fase de diseo de Polticas. El profesional en Ciencia de la
Informacin debe ser mediador entre los intereses de los usuarios y el beneficio
que el control les brindar a largo plazo.
El servicio de prstamo externo para la comunidad del Teologado, contribuye a

que el usuario conozca los recursos de la biblioteca, consulte el material,
identifique su ubicacin y genere nuevos servicios que extiendan o faciliten dichos
prstamos.
La prueba piloto permite evaluar la aceptacin y comportamiento del usuario
frente al servicio y reformular las disposiciones (si es el caso) de la poltica y de la
personalizacin del software que lo hacen posible.
El presente trabajo brinda un aporte al rea de Servicios de informacin, pues las

metodologas consultadas permitieron disear un servicio aplicado al caso de la
biblioteca del Teologado San Juan de la Cruz. Esta puede ser adaptada a otras
bibliotecas similares.
59
7 RECOMENDACIONES
Se recomienda el continuo seguimiento, actualizacin de las Polticas y del

Reglamento y de ser necesario, la modificacin de acuerdo a nuevos perfiles de
usuarios.
Los usuarios deben conocer y actuar en defensa de las Polticas del servicio. Por
lo tanto, se recomienda una jornada de divulgacin en la que deber estar
presente un profesional egresado de la Carrera de Ciencia de la informacin
Bibliotecologa, los usuarios y los estudiantes en prctica.
Es necesario un anlisis continuo de los reportes que genere el software PMB.
Se recomienda aprovechar los otros mdulos que posee el software PMB, pues la
implementacin del servicio de prstamo automatizado es slo una de las varias
posibilidades que ste ofrece.
La migracin de la base de datos de Winisis al sistema PMB es necesaria ya que

va a permitir unificar la informacin; y generar un nico instructivo de consulta y
de Polticas ahorrando tiempo de consulta al usuario
60
8 BIBLIOGRAFA
ALLO MANERO, Mara Adelaida. et al. Manual de biblioteconoma. Madrid:

Editorial Sntesis, 1996. p.250.
ALVARADO DE ESCORCIA, Carmen. La biblioteca pblica que queremos.

Bogot: Ministerio de Cultura; Fundalectura, 2001. p. 28.
CARMELITAS DESCALZOS. In pacha domini. [En lnea], [Consultado el 06

de Marzo de 2013]. Disponible en internet:
http://ocarm.org/es/content/ocarm/origen
COMIT DE BIBLIOTECAS DE INSTITUCIONES DE EDUCACION

SUPERIOR DEL DISTRITO CAPITAL. Lineamientos para bibliotecas de
instituciones de educacin superior. Bogot: Politcnico Grancolombiano.
1999. P. 24.
DIAZ PEREZ, Mara. Eugenia. et al. Auxiliar de archivos y bibliotecas:

temario general. Sevilla: Editorial MAD, 1994.p.166
DIRECTORIO DE CENTROS DE DOCUMENTACIN Y BIBLIOTECAS

ESPECIALIZADAS. Madrid: Direccin General de Investigacin Cientfica y
Tcnica. Ministerio de Educacin y Ciencia. 1987
ESCOLAR SOBRINO, Hiplito. Historia de las bibliotecas. 2 ed. Madrid:

Fundacin German Snchez Ruprez, 1987. P. 103-107. 97- 99.
ISBN:8486168120
GARCA. Irma Luz. Servicio de referencia una propuesta integradora. 2 ed.

Buenos Aires: Alfragrama Ediciones, 2009. 274 p. ISBN: 9789871305308.
61
GARCA Pelayo y GROSS, Ramn. El pequeo Larousse ilustrado.
Editorial Larousse. 17 ed. Mxico: 2004. p. 1824, ISBN: 9702210380.
GRAU GUADIX, R.M. El Usuario en las Bibliotecas Especializadas. En:

Seminario Sobre Cooperacin e Informatizacin Bibliotecario. Madrid:
Ministerio de Cultura. 1991
HERNNDEZ SAMPIERI, Roberto. Metodologa de la investigacin. 5 ed.

Mxico Bogot: McGraw-Hill, 2010. 613 p. ISBN: 6071502918.
LATORRE ZACARS. Ignacio. Sanchis Prez, Elisa. La atencin a

usuarias y usuarios en bibliotecas especializadas. [En lnea]. [Consultado
el 17 de Febrero de 2013]. Disponible en internet:
http://www.ciepi.org/fesabid98/Comunicaciones/i_latorre.htm.
LITTON, Gaston. La biblioteca especializada. Centro Regional de Ayuda

Tcnica. 1974. 208 p
MEJIA AMAYA. Rafael. Los Carmelitas Descalzos en Colombia. Bogot:

2010. 336 p. ISBN: 978-958-44-7188-8
MENENEDEZ ECHAVARIA Alfredo Luis y TINOCO ALFARO Jorge.

Proposal to Implement a Virtual Reference Service at Pontificia Universidad
Javerianas General Library En: Signo y Pensamiento no 54, p. 318-329.
(enero junio). 2009.
MONFASANI, Rosa Emma y CURZEL Marcela Fabiana. Usuarios de la

Informacin: Formacin y Desafo. Buenos Aires: Alfagrama, 2006. 224 p.
ISBN: 987-22074-9-6
62
Orden de Carmelitas Descalzos OCD Provincia de Santa Teresita del Nio
Jess Colombia. [En lnea]. [Consultado el 23 de febrero de 2013].
Disponible en internet: http://www.ocdcolombia.org/Contenido.html?C=56
PMB Sistema de Gestin para Bibliotecas. [En lnea]. [Consultado el 15 de

octubre de 2012]. Disponible en internet:
http://www.comunidadpmb.org/index.php
RAMOS SIMN. Luis Fernando. El prstamo bibliotecario como servicio a

los usuarios y como derecho de los autores tiene futuro en un mundo
digital? [en lnea]. En: Revista El profesional de la informacin, 2004,
noviembre-diciembre. v. 13, n. 6, p. 421-431 [Consultado el 07 de Enero
de 2013]. Disponible en internet: [base de datos en lnea EBSCO
hosthttps://bases.javeriana.edu.co.
REAL ACADEMIA ESPAOLA. Diccionario de la lengua espaola. 22 ed.

Madrid Espaa: Editorial Espasa-Calpe. 2001, p. 1614. ISBN: 8423968138
RESTREPO. B. La orden Carmelitana. Bogot: El Greco. 1981. P. 23- 33..
REY CASTELAO, Ofelia y ZANZ GONZALEZ, Margarita. Monjes, Frailes y

libros: las bibliotecas de los regulares compostelanos a fines del antiguo
rgimen. [En lnea]. En: Obradoiro de Historia Moderna No. 6. (1997). p.
79-106 [Consultado el 11 de marzo de 2013]. Disponible en:
http://www.usc.es/revistas/index.php/ohm/article/view/500/499
REY FAJARDO, Jos del S.J. Las bibliotecas jesuticas en la Venezuela

colonial. Academia Nacional de la Historia, V. 2. 1999. P. 144 176.
ISBN:9802229261
63
RUBIO HERNNDEZ, Alfonso. Estudios de usuarios en archivos
municipales una aproximacin terica y prctica, Cali: Programa Editorial
Universidad del Valle, 2006. 106 p. ISBN: 9586704874
RUSO GALLO, Patricia; RODRIGUEZ G., Josep Manuel y SULE D,

Andreu. Laboratorio virtual de software libre para bibliotecas [En lnea].
[Consultado el 24 de Septiembre de 2012]. Disponible En:
http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/2008/enero/08.pd
f
SANTANA ARROYO, Sonia. El modelo FRBR en el servicio de referencia
y su implementacin en los catlogos automatizados. [en lnea]. Revista
cubana de ACIMED 2011; 22(3):189-203. [Consultado el 06 de Enero de
2013]. Disponible en internet: [base de datos en lnea EBSCO host-
https://bases.javeriana.edu.co
SANZ CASADO, Elas. Manual de estudios de usuarios, Madrid: Fundacin

Germn Snchez Ruiperez, 1994. 279 p. ISBN: 84-86168-93-7
SPECIAL LIBRABRIES ASSOCIATION. SLA. General Industry FAQs. [En

lnea]. [Consultado 16 de febrero de 2013]. Disponible en internet:
http://www.sla.org/content/membership/Genfaq.cfm
STRABLE, Edward G. Special libraries: a guide for management. New

York: Special Libraries Association, 1966. 62 p.
TIPO DE INVESTIGACIN APLICADA. [en lnea]. [Consultado el 21 de

Enero de 2013]. Disponible en internet:
http://www.itescam.edu.mx/principal/sylabus/fpdb/recursos/r88693.PDF
64
VALLIANT HIGGINSON, M. Putting policies in context, Business policy.
Nueva York: 2 ed. Alfred Gross is Walter Gross., Ronal Press. 1967. 230 p.
VALVERDE OGALLAR, Pedro. La biblioteca, un centro clave de

documentacin escolar: organizacin, dinamizacin y recursos. 2 ed.,
Madrid: Narcea. 2000, p. 170. ISBN: 84-277-1224-3.
VILADS, Xnia. El diseo a su servicio cmo mejorar una idea de negocio

con la ayuda de un diseador. Barcelona Espaa: Index Book, 2010. 162
p. ISBN: 9788492643509
YOUNG Heartsill. Glosario ALA de Bibliotecologa y Ciencias de la

Informacin. 1a ed. Madrid: Ediciones Daz de Santos, 1988. 473 p. ISBN:
84-86251-93-1
ZINS, Chaim. Classification schemes of Information Science: Twenty-eight

scholars map the field. En: Journal of the American Society of Information
Science and Technology. 2007 vol. 58, no. 5, p. 657.
65
9. ANEXOS
ANEXO. 1
FOTOS ANTECEDENTES DEL ESTADO DE LA BIBLIOTECA
ANTES DE LA PRCTICA, SEGUNDO SEMESTRE 2012.
Estas fotos son evidencia del estado en el que se encontraba la biblioteca de la

Comunidad, su falta de mantenimiento y organizacin. Se puede apreciar la
desorganizacin y el mal estado en que se hallaba el material bibliogrfico donado
por otra casa de la comunidad religiosa Carmelitas en el segundo semestre 2012.
66
ANEXO. 1 (Continuacin)
67
ANEXO. 2
FOTOS QUE MUESTRAN ALGUNOS RESULTADOS VISIBLES DE
LA PRCTICA PROFESIONAL NOVIEMBRE 2012
Estas fotos son evidencia del estado actual en que se encuentra la biblioteca. El
resultado de la prctica profesional incluy la organizacin y la distribucin de los
estantes en el cual est ubicado el material bibliogrfico.
68
ANEXO. 2 (Continuacin)
69
ANEXO. 3
CRONOGRAMA DESARROLLO DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS DEL SERVICIO DE
PRESTAMO
FASES -ACTIVIDADES MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES 5
Elaboracin y entrega de cuestionario a Se entregar el cuestionario a todos

la comunidad de los Carmelitas los hermanos y padres que habiten la
Descalzos. casa "San Juan de la Cruz". Tiempo
estimado (21 de febrero) recoleccin
de datos (25 febrero)
Estudio de usuarios de la comunidad Se evaluarn y analizaran los

religiosa Carmelitas. cuestionarios y se definirn los
perfiles de los usuarios fecha
estipulada (lunes 04 de marzo)
se ingresan al sistema los
perfiles (5 al 8 de marzo)
Establecer y definir los cdigos del Se define cual ser el cdigo que Se defino el
material bibliogrfico para el prstamo. identifique el libro para realizar el cdigo
prstamo en el sistema consecutivo de
cada libro, el cual
permitir el
prstamo en el
sistema. Ejemplo:
00001
Creacin de polticas para el prstamo Permanente A partir del 21 de febrero se Permanente Permanente documento de
inicia la creacin de polticas polticas y reglamento
segn entrevista con la
institucin.
Creacin de reglamento para el Permanente Permanente Permanente Permanente documento de
prstamo de documentos polticas y reglamento
Prueba piloto del prstamo externo de Teora Entrevista al Padre Jorge Zurek, Del 01 de marzo Se realizara Anlisis y resultados
material bibliogrfico. para definir las polticas del al 20 de abril se anlisis de de la prueba piloto
servicio del prstamo. realizara la prueba del 21
prueba con los de abril
usuarios hasta 15
voluntarios para mayo.
realizar el
prstamo.
82
ANEXO. 4
CUESTIONARIO: ESTUDIO DE USUARIOS PARA DEFINIR
PERFILES EN LA BIBLIOTECA SAN JUAN DE LA CRUZ DE LA
ORDEN RELIGIOSA DE LOS CARMELITAS
Fecha:
_________________________________________________________________
Nombre y Apellido:
_________________________________________________________________
1. Tipo de identificacin
C. C. Pasaporte: Cedula de extranjera:
Nmero: _____________________________________
Nacionalidad __________________________________
2. Seale con una X cul es su posicin en la casa San Juan de la Cruz?
Hermano Padre Superior
3. Usted consulta con frecuencia los documentos de la biblioteca?

SI NO
4. Por cunto tiempo consulta los materiales bibliogrficos de la biblioteca?

Por una semana
Por quince das
Por un mes
Por ms tiempo, Por qu? ______________________________________
83
____________________________________________________________
5. Qu tipo de material bibliogrfico consulta de la biblioteca San de la Cruz?
Libros
Enciclopedias
Revistas
Diccionarios
Otros, Cules? _________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
6. Cree usted que es importante que se implemente el servicio de prstamo

externo de libros, de la biblioteca San Juan de la Cruz?
SI NO
Por qu?_______________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
7. Segn usted cules son los libros ms valiosos e importantes que contiene la
biblioteca San Juan de la Cruz?
1. ____________________________________________
2. ____________________________________________
3. _____________________________________________
4. ______________________________________________
5. ______________________________________________
84
8. Cules temas cree usted que son los ms importantes y que los debe tener la
biblioteca?.
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
9. Qu opina usted sobre el servicio de prstamo de libros, con el objetivo de

controlar su disponibilidad?.
______________________________________________________________
______________________________________________________________
10. Cree usted que el servicio de prstamo de libros de esta biblioteca le ser til
a las dems casa de la misma comunidad Carmelitas?.
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
SUGERENCIAS:
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
85
Anlisis y tabulacin del cuestionario:
A continuacin se presenta la tabulacin del cuestionario con los datos personales

de los usuarios de la comunidad. Esta informacin fue recogida con el fin de crear
los perfiles de cada usuario en el software de gestin bibliogrfico PMB.
Tabla 1. Tabulacin de datos del cuestionario.
El cuestionario fue respondido por los 18 integrantes de la Casa (hermanos y

padres) y arroj la siguiente informacin:
Nombre Apellidos Cedula Nacionalidad Perfil

Mauricio U. 70127*** Colombia Superior
John Alexander R. A. 7127*** Colombia Hermano
Benjamn G. 391*** Ecuatoriano Hermano
Francisco T. G. 15349*** Colombia Padre
Alejandro
Jorge A Z. 79281*** Colombia Padre
Harold C. 115218*** Colombia Hermano
Ferney Alexis T. R. 102039*** Colombia Hermano
S. V. 1063152*** Colombia Hermano
Carlos Mario
Hctor Adrin M. D. 79 541*** Colombia Hermano
Jos Luis C. 102023 **** Colombia
Robn C. 376 *** Ecuador Hermano
Juan Gabriel S. 80 22**** Colombia Hermano
Nelson L. 7126 4*** Colombia Hermano
Ricardo F. 391 *** Colombia Hermano

Miguel P. 391 *** Colombia Hermano
Fabin J. 1094 532 *** Colombia Hermano
scar Fabin A. 11 30 588 *** Colombia Hermano

Carlos Andrs B. 111 61 56 *** Colombia Hermano
86
La pregunta no. 1 relacionada con la nacionalidad de los habitantes de la casa,
evidenci que 16 de ellos, es decir un 88% son de nacionalidad colombiana. Solo
2 de ellos reportaron nacionalidad ecuatoriana. En cuanto a la posicin que
desempean dentro de la comunidad (pregunta no. 2) se identific que en su
mayora la casa es habitada por los hermanos (seminaristas) mientras que solo 3
de los 18 encuestados son padres, incluyendo al padre superior de la casa.
En cuanto a la pregunta no. 3, relacionada con la consulta, se encontr que 12

habitantes de la casa consultan la biblioteca, es decir un 66%. Por otro lado, el
tiempo en el que los usuarios consultan los documentos (pregunta no. 4) es de 15
das aproximadamente, repuesta dada por 10 de ellos, es decir un 55%. Los
usuarios restantes consultan los documentos por una semana. Tan solo 2 de ellos
mencionaron consultar los documentos hasta por un mes.
Para finalizar el anlisis en cuanto a la pregunta no. 5, relacionada con el tipo de

material que consultan en la bibliteca. Se encontro que 14 habitantes de la casa
consultan libros, es decir un 48%. Adicionamente se encontro que 6, de ellos
consultan revistas, es decir un 20% y 9 de ellos consultan enciclopedias y
diccionarios, es decir un 39%. Por otro lado, la pregunta no. 8, relacionada con
las temticas mas importantes que debe tener la bibliteca. Arroj que 15 de los
habitantes de la casa mencionan que teologia, es la tematica mas importante, es
decir un 36%, otra de las tematicas reconocidas por los hermanos como
fundamental es espiritualidad con un 24%, seguido cristologia, con un 17%,
luego antropologia con un 12% y por ultimo la tematica de filosofia con un 9%.
87
ANEXO. 5
ENTREVISTA AL PADRE JORGE ZUREK O.C.D, PARA DEFINIR
LAS POLITICAS PARA EL SERVICIO DE PRSTAMO EN LA
BIBLIOTECA SAN JUAN DE LA CRUZ
Estas polticas tienen el propsito de establecer un reglamento para el servicio del

prstamo de material bibliogrfico de la biblioteca San Juan de la Cruz, teniendo
en cuenta que todos los miembros de la comunidad cumplan, respeten el
reglamento y polticas establecidas y estn enterados del funcionamiento del
material en la biblioteca. Las polticas se establecieron con el consentimiento de la
comunidad o institucin, teniendo en cuenta sus principios y sus objetivos como
institucin.
1. Por medio de un cuestionario se hizo un estudio de usuarios para definir el

perfil de cada usuario miembro de la comunidad.
2. Para qu tipo de usuarios se autoriza el prstamo de material

bibliogrfico?
Hermanos
Padres
Superior
3. El prstamo externo de material ser nicamente para los usuarios que

habitan la casa San Juan de la Cruz u otras casas cules?, Cuantas?
____________________________________________________________
88
4. Qu tipo de material se va a prestar externamente?
Libros
Revistas
Enciclopedias
Material especial
Otros, Cules?
____________________________________________________________
____________________________________________________________
5. Qu tipo de material tendr prstamo externamente segn su perfil de

usuarios?
Libros
Revistas
Enciclopedias
Libros antiguos
Colecciones especiales
Textos sagrados
6. Qu tipo de colecciones no tendrn prstamo externo? No saldrn de la

biblioteca, especficamente de la casa San Juan de la Cruz.
Libros, Cules?
Revistas, Cules?, todas,
Otros materiales, Cul?
Cul es el motivo o justificacin de no permitir el prstamo?
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
89
7. Por cunto tiempo se prestara externamente el material de la biblioteca?
8 das
15 das
Ms tiempo
Cunto?____________________________________________________
____________________________________________________________
Se harn excepciones segn el perfil y los material solicitados por el

usuarios? En qu casos?.
____________________________________________________________
____________________________________________________________
Perfiles _________________________________________________________
Materiales________________________________________________________
Otros_____________________________________________________________
Mtodo para crear al usuario en el sistema para el prstamo de libros

externamente,
Nombre.
No. de documento.
Perfil (hermano, padre, superior)
Nombre de la casa.
8. El material que se estipule solo para consulta en sala, se debe cargar en

el sistema?
____________________________________________________________
____________________________________________________________
90
9. Est de acuerdo que el material se cargue en el sistema para que genere
algunos beneficios como, estadsticas, se conozca su ubicacin y perfil de
usuarios que lo consultan?.
____________________________________________________________
____________________________________________________________
SUGERENCIAS
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
91
ANEXO. 6
ESTUDIO DE USUARIOS EN ARCHIVOS MUNICIPALES: UNA TERICA Y
PRCTICA
Tabla 2. Libro de Registros

Consulta 3 Boletn oficial de la Rioja Urbanismo
1 Arqueo Recaudacin voluntaria
1 Apertura Bomberos
Prstamo 1 Libros actas URB
1 Plan comarcal URB
1 Obra Arquitectura
2 Aperturas Bomberos
1 Planeamiento Base de Datos
Fuente: Estudios de usuarios en archivos municipales una aproximacin terica y

prctica p. 28
En este tipo de registro de material es importante mostrar que carece de algunos

aspectos importantes como los datos del tipo de usuario que consulta el material,
fecha de prstamo y devolucin del material, no existe registro de quien presta el
material.
Tabla 3. Tipologa Documental
Libro de registro Estudios de identificacin de series

Libros Libros de intervencin
Aperturas Licencias de apertura
Obras Licencias de obras
T-2 Expedientes de planteamiento
Medio ambiente Expedientes de medio ambiente
92
T-4 Expedientes de obras municipales
Planteamiento Expedientes de planteamiento
Rioja Prensa
Expedientes Expedientes de festejos
Padrones Padrones de habitantes
Vado Licencias de vados
Fichas Fichas de plusvalas
Comunicada Actuaciones comunicadas

prctica p. 29
En los registros se consolida una tabla con los totales de prstamos, consultas,
promedios, tipo de documentos y unidades documentales, tanto diarios como por
semana, con esta informacin se realiza un anlisis estadstico y grafico de la
consulta y prstamo de material bibliogrfico en el centro de documentacin.
Tabla 4. Resultados Das de la Semana
Das de la Total Prstamo Promedio Consult Promedio Total Promedio

semana prestamos diario consultas a diaria P/C diario
Lunes 5 15 3 16 3,2 31 6,2
Martes 4 8 2 10 2,5 18 4,5
Mircoles 3 9 2,5 8 2 17 4,25
Jueves 4 9 3 9 3 18 6
Viernes 4 10 2,5 10 2,5 20 5
Totales 20 51 53 104
93
prctica p. 30
Grafico 4. Tipo de consulta por das de la semana.

prctica p. 31
Dentro del anlisis de los datos estadsticos se encuentra que en promedio

tienden a prestar casi lo mismo que consultan, ya que las consultas totales por
semana muestran un 51%, mientras que los prestamos son del 49%; de estos
porcentajes se realiza un anlisis por semana, donde se muestra que el da en
que ms se consulta es el lunes y el resto de la semana es menor pero constante,
as mismo por lo general todo el material que consultan terminan prestndolo.
94
Tabla 5. Promedio de resultados
Resultados
Prestamos 51 4904%
consultas 53 5096%
Totales 104 100%

prctica p. 32
Grafico 5. Tipo de consulta/prstamo. Promedio de resultados.
49%
PRESTAMO
CONSULTA
51%

prctica p. 33
En los resultados de consulta de material se analiza que los documentos ms

prestados son las licencias de apertura, licencias de obras, plusvalas y los
expedientes de planeamiento, los cuales tienen planos y requieren un anlisis
fuera del centro de documentacin; estos se diferencias del resto de documentos
ya que requieren una mayor cantidad de reclamaciones por parte de los usuarios,
para los pleitos que se llevan a cabo en la municipalidad.
95
ANEXO. 7
POLITICAS DEL SERVICIO DE PRESTAMO EXTERNO DEL
MATERIAL BIBLIOGRAFICO DE LA BIBLIOTECA SAN JUAN DE
LA CRUZ DE LA COMUNIDAD RELIGIOSA DE LOS
CARMELITAS DESCALZOS.
PRESENTADO POR:
MAYERLY GALINDO
DIRECTOR:
CAROLINA ROZO
BIBLIOTECOLOGA

DEPARTAMENTO DE COMUNICACIN Y LENGUAJE
CIENCIA DE LA INFORMACIN BIBLIOTECOLOGA
BOGOT, MAYO DE 2013
96
TABLA DE CONTENIDO
Introduccin ................................................................................................................... 98
Objetivo ........................................................................................................................ 99
Alcance .......................................................................................................................... 99
Definiciones ................................................................................................................... 99
Estructura del servicio de prstamo ......................................................................... 100
Consulta interna de material bibliogrfico ................................................................ 100
Diagrama de flujo consulta interna ........................................................................... 102
Prstamo externo de material bibliogrfico.............................................................. 104
Diagrama de flujo prstamo externo ........................................................................ 107
Reglamento ................................................................................................................. 110
Normas generales ..................................................................................................... 110
Condiciones de prstamo externo de material bibliogrfico .................................. 113
Condiciones de consulta interna de material bibliogrfico .................................... 114
Aspectos a tener en cuenta ....................................................................................... 115
97
INTRODUCCION
Este documento est conformado por la propuesta de Polticas del servicio

de prstamo de material bibliogrfico y por El Reglamento. Documentos que
contribuyen a estandarizar los servicios de la biblioteca. Estas polticas se
aplican de forma flexible, puesto que son polticas generales dirigidas al
Teologado y estn pensadas para que en un fututo se ofrezca el servicio de
prstamo externo para los habitantes de las otras dos casas de la comunidad.
Dicho documento se elabora con el fin de establecer los criterios para la

implementacin del servicio. Es de gran importancia su existencia pues
permiten apoyar y gestionar la organizacin tanto de la unidad de informacin
como de la documentacin que all se alberga.
Para la elaboracin de estas polticas se tuvieron en cuenta las necesidades de

informacin de la comunidad, especialmente los miembros de la casa San
Juan de la Cruz. Como herramienta de recoleccin de la informacin se realiz
una entrevista a los directivos de la comunidad y una encuesta a todos los
miembros de la casa. Posteriormente, se compilaron los criterios que llevaron a
cabo la creacin de estas polticas, para el buen funcionamiento del servicio
diseado.
Mediante la creacin de las polticas del servicio, se garantiza que los

miembros de la comunidad puedan acceder, controlar, verificar y sobre todo
satisfacer sus necesidades de informacin.
98
1. OBJETIVO
Controlar el funcionamiento del servicio de prstamo de material bibliogrfico,

mediante la creacin de normas generales y especficas creadas
especialmente para la biblioteca de la comunidad religiosa Carmelitas de la
casa San Juan de la Cruz.
2. ALCANCE
Comprende la consulta de los documentos fsicamente por parte del usuario y
tambin a travs del catlogo de la biblioteca del Teologado, contina con el
prstamo del material solicitado y finaliza con la devolucin del material a la
biblioteca de la casa, mediante la descarga del prstamo en el sistema PMB.
3. DEFINICIONES
Consulta en sala: revisin del material bibliogrfico ubicado en las estanteras
solo dentro de la biblioteca sin registrar el prstamo externo.
Prstamo externo de material bibliogrfico: se entrega el material a los

miembros de la comunidad, por un tiempo determinado para que sea sacado
fuera de la biblioteca.
Coleccin general: es una coleccin que est disponible en la estantera de

la biblioteca con acceso libre por parte de la comunidad, para que su consulta y
que los contenidos encontrados all puedan ser comparados y despierte el
inters de los usuarios.
99
Coleccin hemeroteca: publicaciones seriadas y de revistas, diccionarios,
enciclopedias especializadas en el rea religiosa, que se encuentran en un
soporte fsico, para la consulta interna en la biblioteca San Juan de la Cruz.
4. ESTRUCTURA DEL SERVICIO DE PRESTAMO
4.1 CONSULTA INTERNA DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO
PASOS ACTIVIDAD RESPONSABLE

Consulta a travs del sistema PMB o
personalmente ingresa a la coleccin a
buscar el material.
Si el material corresponde a un documento
1
de la coleccin general. Usuario
Toma el documento de la coleccin y lo
consulta.
Toma el/los documentos y se dirige al
encargado o al practicante para ser
registrado en el formato Material
Consulta Interna.
2 Luego de consultarlo lo puede dejar en una Usuario

mesa especial para ubicar el material
consultado.
Si el material buscado no se encuentra en la

ubicacin del estante.
3
100
Busca el documento en su ubicacin o da Encargado de
un barrido por la coleccin para saber si biblioteca o
el libro est mal ubicado o perdido. practicante
Si lo encuentra:
Se lo entrega al usuario.
Si no lo encuentra:
Le hace seguimiento para conocer su
localizacin.
Si el material pertenece a la coleccin de
4 Referencia o hemeroteca. Usuario

Toma el documento de la coleccin y lo
consulta. Usuario /
Registra el/los documentos en el formato Practicante /
Material Consulta Interna. (Ver Anexo Encargado
No. 8.)
Ubicacin del material en la estantera.

Toma el material que se encuentra en la Encargado de
5
mesa de material consultado. biblioteca o
Lo ubica en la coleccin en su respectivo practicante
orden topogrfico.
Deja en completo orden la coleccin y la
biblioteca.
101
4.1.1 DIAGRAMA DE FLUJO CONSULTA INTERNA
En el siguiente diagrama se describe el procedimiento para la consulta interna del
material, tanto de coleccin general como la coleccin de hemeroteca y referencia
la cual no tiene prstamo externo solo consulta en sala.
Inicio
Usuario
Consulta en el sistema PMB, o personalmente revisa en la

coleccin.
El material solicitado corresponde a

SI la coleccin general? NO
Usuario Este es de la coleccin

de la hemeroteca o de
referencia.
Busca el documento en el
estante correspondiente,
segn el nmero Usuario
topogrfico.
Se dirige a la
coleccin y lo toma
para consulta en sala.
El material se
SI encuentra en el NO Usuario/Encargado/
estante Practicante
Usuario
Usuario Lo registra en la
Se dirige al planilla de consulta
Lo toma del estante encargado y reporta Interna
y lo consulta la solicitud
3
1 2
102
1 2 3
Usuario/Encargado Encargado / Practicante

/Practicante Usuario
Lo deja en la mesa de
Lo registra en la
material para ubicar
planilla de consulta
Interna
Usuario
Lo deja en la mesa
Busca el material en
de material para la coleccin y lo
ubicar Encuentra?
SI NO
Lo entrega al usuario Le hace seguimiento

para que lo consulte hasta encontrarlo
Usuario
Lo deja en la mesa de
Practicante /
Encargado
Recoge el material
Practicante / consultado y
Encargado dejado en la mesa
Organiza el
material y lo ubica
en el estante
FIN
103
4.2 PRESTAMO EXTERNO DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO
PASOS ACTIVIDAD RESPONSABLE
Consulta a travs del sistema PMB o Usurio

personalmente ingresa a la coleccin a
buscar el material.
1
Si el material pertenece a la Coleccin
General. Encargado de
Toma los documentos de la coleccin biblioteca o
general para solicitar el libro en practicante
prstamo externo.
Se dirige al encargado de la biblioteca
y da su nmero de documento.
Se carga el documento en el sistema,
por medio de su cdigo consecutivo,
para ser prestado externamente de la
biblioteca.
Si no este material pertenece a la coleccin

de referencia o hemeroteca.
Solo se puede consultar internamente.
Si el documento no se encuentra en la
coleccin.
Encargado de
Busca el libro en la coleccin. biblioteca o
2 Si lo encuentra practicante
104
Se lo entrega al usuario.
Si no lo encuentra en la estantera.
Tomar nota de su nmero
topogrfico y ttulo, le har
seguimiento para saber su
localizacin.
3 La devolucin del material. Usurio

Se dirige a la biblioteca y presenta el
material cargado a su nombre.
Descarga el material a travs del
mdulo de devolucin. Por medio del Encargado de
cdigo consecutivo del documento biblioteca o
prestado. practicante
Si desea saber su estado de cuenta.
Solicita al encargado de la biblioteca Usurio

dando su nmero de identificacin
para saber su estado con la biblioteca.
Verifica el estado del usuario en el
sistema a travs de su nmero de
identificacin o cedula. Encargado de
biblioteca o
No desea saber su estado de cuenta y se va. practicante
Usuario
Renovar el material.
Hace la devolucin en la biblioteca Encargado de
105
4 Nuevamente solicita el prstamo del biblioteca o
material. practicante
Carga nuevamente el material al

usuario solicitante.
Ubicacin del material en la estantera.

Toma el material que llega de prstamo Encargado de
5
externo. biblioteca o
Lo organiza y ubica en la coleccin en su practicante
respectivo orden topogrfico.
Deja en completo orden la coleccin y la
biblioteca.
106
4.2.1 DIAGRAMA DE FLUJO PRETAMO EXTERNO
En el siguiente diagrama se describe el procedimiento para realizar el prstamo
externo de material bibliogrfico.
Inicio
Usuario
Consulta en el sistema PMB, o personalmente revisa en la

coleccin.
El material solicitado corresponde a

la coleccin general?
SI NO
Usuario Este es de la coleccin

de la hemeroteca o de
Busca el documento en el referencia; Solo para
estante correspondiente, consulta en sala.
segn el nmero
topogrfico.
Usuario
Lo toma del estante y
lo consulta
El material se
encuentra en el
SI estante NO Usuario
Usuario Usuario Lo deja en la mesa de

Lo toma del estante Se dirige al
para prstamo encargado y reporta
la solicitud
3
1
2
107
2
1
Encargado / Practicante
Usuario
Se dirige al encargado o
practicante y le da su
nmero de identificacin Busca el material en la
para que le registre el coleccin y lo
libro en el sistema Encuentra?
SI NO
Encargado/Practicante
Registra el prstamo con Usuario
el nmero consecutivo Realiza la bsqueda
en el sistema para el Le da su nmero de del libro y le hace
prstamo identificacin para que le seguimiento hasta
registre el libro en el encontrarlo
sistema
Usuario
6 Retira el libro en
prstamo externo
Usuario Usuario
Consulta el libro durante Se acerca a la biblioteca
el tiempo de prstamo y presenta el libro para
hacer la devolucin.
Practicante / Encargado
Descarga el libro en el mdulo de devolucin con el

nmero consecutivo en el sistema, verificando con
el nmero de identificacin del usuario
108
Desea renovar el libro?
SI NO
Encargado/Practicante Encargado/Practicante
Descarga el libro en el mdulo de devolucin Descarga el libro en el mdulo de devolucin
con el nmero consecutivo en el sistema con el nmero consecutivo en el sistema
Encargado/Practicante Encargado/Practicante
Registra el prstamo con el nmero Organiza el material y lo ubica en los
consecutivo en el sistema para el prstamo estantes, dejando en orden la biblioteca
6 FIN
109
5 REGLAMENTO
5.1 NORMAS GENERALES
El prstamo externo de material bibliogrfico est dirigido a toda la

comunidad religiosa Carmelitas, la cual est conformada por:
- Superiores
- Padres
- Hermanos
El servicio de prstamo est dirigido a los habitantes de las siguientes

casas:
- Teologado San Juan de la Cruz
- Postulantado San Pio X
- Noviciado Sagrado Corazn de Jess
Para acceder al servicio debe identificarse como miembro de la comunidad

y cumplir los criterios mencionados anteriormente.
Para los miembros distintos al Teologado San Juan de la Cruz, debern

informar telefnicamente con anterioridad de un da la visita a la biblioteca,
para acceder al servicio de prstamo y consulta, de tal manera que el
encargado de la biblioteca pueda atenderlos.
El Horario de acceso para los miembros de la casa Teologado San Juan de

la Cruz no tiene restriccin dado que cada uno de ellos tendr copia de la
llave de acceso a la biblioteca, para los casos en que no se encuentra el
encargado.
110
Al utilizar la biblioteca se recomienda dejar los espacios en orden y evitar el
consumo de bebidas y alimentos, con el fin de evitar posibles daos al
material bibliogrfico.
La comunidad Carmelita es la duea del material bibliogrfico que reposa

en la biblioteca, cualquier dao o deterioro del material debe ser notificado
a las directivas o persona responsable de la biblioteca, para su respectivo
arreglo o reposicin.
Es responsabilidad y compromiso de los usuarios de la biblioteca, darle un

buen trato y uso al material prestado y consultado, evitando deterioros y
daos mayores de dichos documentos.
Los usuarios son libres de consultar y fotocopiar el material existente en la

biblioteca, siempre y cuando sea para uso acadmico y sin nimo de lucro,
esto es responsabilidad neta del usuario.
Los documentos disponibles en la biblioteca se pueden consultar a travs

del catlogo en lnea manejado por el sistema PMB.
La biblioteca del Teologado San Juan De La Cruz est organizada en las

siguientes colecciones:
- Coleccin General Segundo piso
- Coleccin de Referencia Tercer piso
- Hemeroteca Tercer Piso
La ubicacin del material bibliogrfico en los estantes se encuentra

organizada de acuerdo al sistema de clasificacin Internacional Dewey por
reas temticas y de izquierda a derecha.
111
En cada estante existe una sealizacin en la parte lateral, la cual indica las
temticas y numeracin topogrfica que contienen cada uno de ellos,
adicional a ello existe una sealizacin en cada bandeja donde se muestra
el tema que all se maneja; el tipo de coleccin es abierta para la libre
eleccin del material.
Los documentos correspondientes a la coleccin de hemeroteca y

referencia, como son revistas, diccionarios y enciclopedias, solo se
prestaran para consulta interna, no se registraran en el sistema PMB, pero
si se realizar una anotacin en una planilla que tendr el encargado de
biblioteca, con los datos de la persona que consulte dicho material.
Caractersticas de las colecciones abiertas de la biblioteca del Teologado

San Juan De la Cruz:
COLECCIN TIPO DE ROTULO CLASIFICACIN EJEMPLO DE

PRSTAMO SIGNATURA
General Externo Blanco Dewey 220.3 M15
15 das
Referencia Consulta Con la Dewey R209.8 S23
interna letra R al
inicio
Revistas Consulta Sin rotulo Orden alfabtico No tiene
interna y numrico
112
6 CONDICIONES DE PRESTAMO EXTERNO DE MATERIAL
BIBLIOGRAFICO
El usuario puede acceder al servicio de prstamo identificndose con su

documento de identidad, el cual se registra en el mdulo de prstamo del
sistema PMB.
Todos los miembros de la comunidad Carmelita tiene derecho a consultar y

prestar todos los libros que considere necesarios, sin lmite alguno, siempre
y cuando se comprometan a realizar su respectiva devolucin a la biblioteca
realizando la descarga en el sistema PMB.
El tiempo de prstamo del material Bibliogrfico es por 15 das, cumplido

ese periodo debe realizar la devolucin a la biblioteca, en caso de
requerirlos ms tiempo deber solicitar la ampliacin del periodo de
prstamo.
Cada usuario es responsable del material cargado a su registro durante el

periodo de prstamo, en caso de dao o perdida debe informarlo a las
directivas o encargado de la biblioteca, para su respectivo arreglo o
reposicin.
Para el prstamo del material el usuario busca directamente el documento

que necesita y lo presenta al encargado o al practicando para que sea
registrado en el sistema de prstamo PMB.
Para los casos en que no se encuentre el encargado y se desee sacar

material en prstamo, el usuario deber registrarlos en una planilla en fsico
que permanecer en el escritorio del encargado de la biblioteca, donde se
113
debe especificar los datos de quien presta el material y los del documento
retirado.
Para prstamos especiales que requieran mayor tiempo de los 15 das

normales de prstamo por sistema, el usuario deber pedir autorizacin al
superior encargado de la casa.
Es importante resaltar que es un compromiso de responsabilidad de todos y

cada uno de los miembros de la comunidad, realizar el trmite de prstamo
en la planilla cuando no est el encargado, ya sea para prstamo externo o
consulta en sala.
Para la devolucin del material, el usuario deber llevar el libro

directamente a la biblioteca y entregarlo al encargado o practicante; para
que sea descargado del sistema PMB, con el nmero consecutivo del libro.
7 CONDICIONES DE CONSULTA INTERNA DE MATERIAL

BIBLIOGRAFICO
La consulta interna se refiere a la revisin del material bibliogrfico dentro

de la biblioteca, esto aplica para la coleccin general que no se requiera
llevar externamente o las colecciones de referencia y hemeroteca.
Los documentos de coleccin de referencia y hemeroteca no se prestaran

externamente, por ser una coleccin especial y requiere de una mayor
conservacin y cuidado.
Se harn excepciones para el prstamo externo de colecciones especiales

como revistas y libros de referencia, segn el perfil, ya sea padres,
114
superiores o Laicos recomendados de cualquiera de las tres casas; esto se
realizara con la autorizacin del superior o encargado del Teologado San
Juan De La Cruz.
Los documentos de referencia son textos especializados y fuentes

primarias, como gua de aprendizaje para algunas asignaturas.
8 ASPECTOS A TENER ENCUENTA
Al momento de usar los documentos para tomar copias hacerlo con fines
acadmicos y no con fines lucrativos.
Devolver el material bibliogrfico teniendo en cuenta el tiempo de prstamo

y beneficiar a los dems usuarios de la comunidad.
Todo el material que se consulta interna o externamente se debe dejar en la

mesa del material para ubicar en los estantes.
Los usuarios no deben ubicar el material consultado, ya que puede quedar

mal ubicado y por ende perdido en la coleccin; solo lo debe hacer el
encargado de la biblioteca o el practicante.
Mantener el orden y responsabilidad en el buen uso del material

bibliogrfico.
Realizar mantenimiento a la coleccin bimestralmente, verificando que el

material este bien organizado y con el debido aseo.
115
116

Galindo Rodriguez May Erly 2013

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Galindo Rodriguez May Erly 2013

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

DISEO DEL SERVICIO DE PRSTAMO EXTERNO DEL

MATERIAL BIBLIOGRFICO EN LA BIBLIOTECA DEL

Mayerly Galindo Rodrguez

PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA

"La universidad no se hace responsable de los conceptos emitidos por sus

Slo velar porque no se publique nada contrario al dogma y la moral catlica y

Mayerly Galindo Rodrguez

Trabajo presentado como requisito para optar al ttulo de

PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA

1. ANTECEDENTES Y PROBLEMA ..................................................................................... 2

2. METODOLOGA Y FASES DE LA INVESTIGACIN ...................................................... 7

3. MARCO TERICO ........................................................................................................... 9

4. MARCO INSTITUCIONAL ............................................................................................... 37

5. DISEO DEL SERVICIO DE PRSTAMO EXTERNO DE MATERIAL

Grfico 1. Contenidos de los documentos de la coleccin de la biblioteca del

Imagen 1. Fases de la metodloga de encuesta y preguntas del cuestionario. . 22

Tabla 1. Muestra y listado de los usuarios que participaron en la prueba piloto . 49

Al Padre Germn Neira S.J., quien ha sido como un padre para m y me ha

A la comunidad religiosa de los Carmelitas Descalzos, especialmente a los

A mi familia que ha sido siempre un apoyo incondicional en mi vida, y me ha

El propsito de este trabajo es presentar el diseo del servicio de prstamo

La biblioteca cuenta con una coleccin especializada en temas religiosos y

El desarrollo del presente proyecto se enmarca dentro del rea de la Ciencia de la

El cuarto captulo corresponde al marco institucional de la Comunidad Religiosa de

El quinto captulo aborda la metodologa del diseo del servicio de prstamo; en

La biblioteca de la comunidad religiosa de los Carmelitas tiene una coleccin de

Debido a estas necesidades, las directivas de la Comunidad tomaron la decisin

La biblioteca est compuesta por dos colecciones: Coleccin general y

Uno de los resultados de la prctica profesional fue la instalacin del software de

Una de las recomendaciones finales del informe de prctica fue el desarrollo de

El acceso a la informacin en la actualidad es fundamental para la formacin y

El software Winisis, es un programa de gestin bibliogrfica para administrar

Segn la entrevista realizada al padre Director del Teologado, Jorge Zurek, se

Cmo disear el servicio de prestamo externo del material bibliografico de la

La importancia de realizar este proyecto radica en satisfacer las necesidades de

Cabe resaltar la importancia de evitar la prdida de libros; y tambin e identificar

El diseo del servicio y su respectiva prueba piloto, permiten consolidar

Finalmente, este trabajo contribuye a tener una mejor informacin sobre la

1.3 Objetivo General

Disear el servicio de prestamo externo del material bibliogrfico de la

Realizar un estudio de usuarios de la comunidad de los Carmelitas que permita

Establecer las polticas y reglamento del servicio de prstamo del material

2. METODOLOGA Y FASES DE LA INVESTIGACIN

2.1 METODO DE INVESTIGACIN

La metodologa de investigacin desarrollada en el presente trabajo de grado

En este caso especfico, la aplicacin radic en el desarrollo e implementacin

2.2 Fases para el desarrollo:

Primera fase: Estudio de usuarios de la Comunidad de los

Segunda fase: creacin de polticas y reglamento de prstamo

Tercera fase: prueba piloto del servicio de prstamo externo

Cuarta fase: anlisis y recomendaciones de la prueba piloto

Las fases anteriormente descritas, se profundizarn en el Anexo No. 3

3.1 Biblioteca especializada, un anlisis para la constitucin de

Para la elaboracin de este proyecto se debe tener claridad en el significado de

Segn la Special Librabries Association8, las bibliotecas especializadas tienen

Esta informacin respecto a la cantidad de Bibliotecas, incluye a las bibliotecas de

Por lo anterior, es importante mencionar el nacimiento y evolucin de estas

Dentro de las nuevas asociaciones creadas la denominacin de este tipo de

Algunas caractersticas que hace que se distingan de otras bibliotecas

Las bibliotecas especializadas, segn Litton, Gaston13, se encuentran ubicadas

Otras caractersticas notables son:

Se diferencian por limitarse a un solo asunto.

Algunas bibliotecas que comparten estas caractersticas son las bibliotecas de

3.2 Bibliotecas de comunidades religiosas