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Mthode dlaboration et de diffusion
Ce guide sinscrit dans la continuit des Il a t labor grce la mobilisation de lensemble
des acteurs du secteur:
diffrents programmes de structuration Les reprsentants des principaux rseaux natio-
naux, organisations professionnelles et des orga-
et de professionnalisation du secteur des nismes certificateurs ont t associs tout au long
de la dmarche (Comit de pilotage). Dautres
services la personne. experts et institutions ressources ont galement
t consults pour enrichir la rflexion.
Cest un outil vivant, destin tre relay Le guide a t relu et retravaill par des profes-
travers ces quelques questions, enqutes? Quelle exploitation? changer sur les conditions de
voici des exemples de thmes Des actions sont-elles mises en travail, les risques professionnels,
soulevs par la dmarche qualit place pour rpondre aux plaintes et les besoins de formation?
Faites-vous un point rgulier avec aux rclamations? Des actions de formation sont-
votre quipe sur le fonctionnement Votre quipe est-elle sensibilise elles proposes pour prvenir les
de votre structure? lenjeu de la qualit de laccueil risques professionnels? Les clients
Avez-vous pens mettre en et du contact client (au tlphone, sont-ils informs des risques
place des actions de communication dans vos locaux, au domicile)? encourus par vos intervenants?
pertinentes (sur la qualit de vos Vos nouveaux salaris sont-ils Avez-vous port une attention
prestations, la proximit de votre accompagns lors de leur prise de particulire au rle et aux missions
service, votre mission de solidarit poste (accueil, intgration)? de lencadrement intermdiaire
auprs des bnficiaires, le caractre Les missions, tches et (responsable de secteur, chef
innovant de vos prestations, vos responsabilits des membres de dquipe), maillon essentiel pour
rfrences clients, )? lquipe sont-elles dfinies (fiche de le bon fonctionnement de votre
Interrogez-vous rgulirement poste ou fiche mtier)? structure?
vos clients sur leur satisfaction? Partagez-vous avec votre quipe
Quelle diffusion des rsultats de ces des moments privilgis pour
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Sommaire
2 Prsentation gnrale du guide
3 Mthode dlaboration et de diffusion
4
60 Evaluer et prvenir les risques professionnels
62 Organiser, encadrer et dlguer
64 Dfinir sa stratgie et communiquer
65 Dfinir ses objectifs stratgiques et ses principes dintervention (le projet de service)
68 Communiquer sur loffre de service et valoriser sa qualit
70 Formaliser et partager ses mthodes de travail
73 4 - BOTE A OUTILS
90 Amlioration continue
91 Trame et conseils pour lenqute de satisfaction
94 Exemples denqute de satisfaction auprs des salaris
100 Trame de procdure
101 Trame de compte-rendu
102 Arbre des causes visant prvenir ou comprendre les causes dun dysfonctionnement
103 ANNEXES
104 Contacts
104 Les acteurs publics nationaux
104 Les fdrations professionnelles et rseaux nationaux
104 Les organismes certificateurs
104 Les relais territoriaux
105 Bibliographie
107 Liste des personnes ayant participes a llaboration du guide
5
qualit?
dans une dmarche
pourquoi sengager
1
7
la dmarche qualit dans les services la personne
Quest-ce que la dmarche qualit?
1
La dmarche qualit, cest:
son fonctionnement,
1
Svaluer: analyser Identifier et
prioriser les
2 Raliser
les actions de
3 Conforter ses
points forts,
4
son organisation, actions mener progression corriger ses points
sa relation pour progresser faibles, prvenir les
clientle dysfonctionnements
la dmarche qualit dans les services la personne
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Petit lexique autour de la dmarche qualit
De quoi parle-t-on? lactivit, mais pas forcment de la Dun processus: le processus est
mme manire: selon les priorits et un enchanement dactivits et de
De la qualit: la qualit, cest la les enjeux de sa structure, certaines tches. La dmarche qualit est un
capacit satisfaire les besoins thmatiques seront apprcies de processus:
des clients (que ces besoins soient manire plus approfondie, alors elle concerne toutes les activits
exprims ou implicites) travers son que dautres seront tudies plus qui concourent la prestation
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Quels sont les apports de la dmarche qualit?
1
Sengager dans une dmarche qualit est gnrateur de gains concrets:
1 Satisfaire ses clients
4 Optimiser ses ressources
humaines, financires, matrielles
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tmoignage
Dans ce service daide domicile, un gs ou en situation de handicap reoivent un courrier deux fois par
tat des lieux a t men en quipe. ou concernant la prvention des an sur les offres de formation et un
Il a permis de relever plusieurs risques lis aux gestes et postures. catalogue est leur disposition au
difficults lies une mauvaise Les intervenantes ninformaient bureau. Une procdure a galement
circulation de linformation dans pas toujours lorganisme en cas de t mise en place pour traiter
lquipe: les responsables ne conflit avec un client. Cet tat des toute situation de conflit avec un
communiquaient pas assez sur les lieux a donc permis de faire le point bnficiaire ou son entourage.
possibilits de formation concernant et de dcider en quipe des actions
les pathologies des bnficiaires mener. Depuis, les intervenantes
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Quels sont les organismes concerns?
1
La dmarche qualit concerne tous les organismes de services la personne:
Malgr lhtrognit du secteur en matire dacti- Aussi les enjeux de qualit et de professionnali-
vits, de mode dintervention ou de statut juridique, sation concernent-ils tous les organismes de ser-
les organismes de services la personne nen par- vices la personne. Par exemple:
tagent pas moins des savoir-faire et caractristiques
communes: En tant quemployeurs, les organismes presta-
taires ont des obligations relatives au droit du
la dmarche qualit dans les services la personne
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ZOOM SUR
ZOOM SUR Les obligations des organismes
en matire de qualit
LA COMMUNICATION
Si vous tes un organisme agr ou Autorisation: Le lien entre le renouvellement
autoris, la rglementation vous Les services sociaux et mdico- de lagrment et la certification
oblige respecter un premier niveau sociaux ont galement la possibilit de service
dexigences qualit. dexercer sous le rgime de Lobtention dune certification de
lautorisation, dans le cadre des service reconnue par lANSP ouvre
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en uvre
comment mettre
la dmarche qualit?
2
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la dmarche qualit dans les services la personne
Quels sont les facteurs de succs?
2
1 2 3 4
Une volont
partage de Une dmarche
lencadrement organiser Une dmarche Coopration
et des salaris a minima participative et accompagnements
la dmarche qualit dans les services la personne
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1 Une volont partage de
lencadrement et des salaris
2 Une dmarche
organiser a minima
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tmoignages La programmation de la dmarche:
planifier et organiser
Brigitte M., grante dune entreprise de garde La dmarche qualit se planifie comme tout projet, en
denfants: prenant en compte les contraintes techniques de sa
Je me suis organise avec lune de mes structure et la disponibilit des personnes impliques:
intervenantes domicile qui tait trs intresse
par la dmarche qualit. Cette professionnelle QUOI?
est devenue en quelque sorte la rfrente Quelles sont les tapes de la dmarche?
la dmarche qualit dans les services la personne
qualit de la structure. Pendant prs dun an, Quelles sont les tches accomplir?
nous avons amnag son planning pour quelle
puisse consacrer son temps la dmarche: QUI?
runions avec les autres intervenantes, criture Qui pilote?
des procdures indispensables, traitement de Quelles sont les personnes mobilises aux
lenqute de satisfaction... diffrentes tapes?
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3 Une dmarche
participative
La participation directe de(s) membres de lquipe
pour enrichir la rflexion:
- Des consultations thmatiques pour partager les
points de vue, en particulier lors de ltat des lieux.
Au-del de lengagement des responsables, la Au moins une runion et/ou un questionnaire
dmarche qualit repose sur la mobilisation des destination de(s) membre(s) de lquipe sont
autres acteurs de la structure: envisager.
linformation et la participation de lquipe - Des contributions des tches lies la dmarche
la consultation des clients qualit, comme la ralisation dune enqute de
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Toute la question est alors celle des bonnes pratiques Cette sollicitation des partenaires peut tre organi-
pour consulter ses clients, pour construire un ques- se sous diffrentes formes: enqute (par tlphone,
tionnaire, pour recueillir et analyser leurs propos. courriel ou courrier), rencontre thmatique...
de quelques conseils cls pour lenqute de Au-del dune simple consultation, la dmarche qualit
satisfaction, vous sont proposs. peut tre coproduite, mutualise avec les partenaires.
Dautres modles ont t labors par des
membres du rseau des services la
personne. Renseignez-vous! Des contacts tmoignages
vous sont proposs la fin du guide
Charles C., agent administratif charg de raliser
des entretiens tlphoniques auprs des principaux partenaires
Lassociation des partenaires de ce service daide domicile:
Nous interrogeons rgulirement nos clients sur leur satisfaction,
Les partenaires sont les acteurs privs et publics mais nous ne connaissions pas rellement la perception de nos
qui sont associs la ralisation des activits ou partenaires sur notre action. Pour y remdier, jai t charg de
avec qui sont dveloppes des actions communes: raliser des entretiens tlphoniques auprs deux afin de mesurer
Partenariats lis son statut et ses missions. Par limage de marque du service. Jai ainsi pu constater que les
exemple: les dlgus territoriaux de lANSP, les Direc- rsultats taient assez positifs. Notre service est bien repr, sa
tions rgionales des entreprises, de la concurrence, de la notorit est bonne et notre capacit nous coordonner avec les
consommation, du travail et de lemploi (DIRECCTE), autres intervenants est perue comme satisfaisante.
les services du Conseil gnral ou les caisses de retraite
pour les activits de maintien domicile des personnes Arnaud D., responsable dune Direction rgionale des
ges, les chambres de commerce entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail
Partenariats lis aux activits et son fonctionne- et de lemploi (DIRECCTE) et Damien B., reprsentant de la
ment. Par exemple: dautres services la personne Direction rgionale de la Caisse des dpts et consignation
intervenant au domicile des clients, des orga- (DRCDC):
nismes qui orientent les clients vers votre struc- Nous organisons des rencontres annuelles destination des
ture, des sous-traitants, les collectivits locales organismes de services la personne portant sur notre stratgie
Ce sont aussi les plateformes de services, les territoriale. Ces rencontres permettent aux structures de
groupements, les organismes avec lesquels vous mieux dfinir leur positionnement concurrentiel dans le contexte
avez signs des conventions de partenariats, et local, mais aussi de dvelopper des partenariats entre elles. Par
des contrats de sous-traitance. exemple, grce ces rencontres, une plateforme de services a t
cre en vue de grer les situations durgence ou les absences
Ces partenaires portent un regard sur votre fonction- dintervenants.
nement qui peut enrichir votre dmarche qualit.
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4 Coopration
et accompagnements
Nanmoins certains organismes souhaitent prser-
ver leur autonomie, mener leur activit selon des
procds adapts et construire leurs propres outils.
tmoignages
tmoignages
Laudit crois vu par Frdric M., Lhistoire dune mutualisation au Quel est le bilan aprs une anne de
charg de mission dune chambre profit dune meilleure qualit de fonctionnement effectif?
de commerce et dindustrie: service: Le bilan savre globalement trs
Nous avons propos aux entreprises A Lyon, cinq associations de positif. Cela nous a permis de dgager
de participer un audit crois maintien domicile et de garde du temps pour nous consacrer
car nous pensons que cette mthode denfants(1) ont constitu le dautres tches, comme lvaluation
permet un rel change de pratiques groupement demployeurs Carr qualit, et tre davantage prsents
et le dveloppement de partenariats. Social associatif et travaillent main chez nos bnficiaires. Tout le monde
Une quipe daudit, compose de dans la main depuis novembre 2009. est donc gagnant, en particulier nos
membres dentreprises diffrentes, usagers, qui nous voient plus souvent,
a t constitue et a ralis une Quels sont les objectifs et moyens de avec qui lon cre plus de liens et
valuation de chaque structure Carr Social associatif? auxquels nous apportons davantage
participante. Lquipe daudit a remis Nous avions en commun un rel de stabilit. Chaque association tient
un rapport chaque structure audite problme de recrutement cause du garder son identit propre, par
qui a pu ainsi dfinir un plan daction turn-over et de labsentisme. Cela exemple en matire de management.
damlioration. En faisant signer une se soldait par une pnurie de main- Cest ce qui fait notre richesse.
charte lensemble des participants, duvre, alors mme que nous avions Partager et changer, cela vite aussi
nous nous engageons bien sr faire peu de temps dans nos structures de se replier sur soi. Mme si nous
preuve dobjectivit lors des audits consacrer la gestion des ressources sommes objectivement concurrents,
et respecter la confidentialit des humaines, souligne Frdric Kost- nous ne raisonnons pas en termes de
informations recueillies. Hernandez, le directeur de Vivre Chez parts de march, mais de besoins de
Soi. Le groupement demployeurs nos bnficiaires.
a donc engag un recruteur pour
constituer et grer le vivier de
candidatures.
(1) Ces cinq associations sont Adiaf, Maxi Aide Grand Lyon, MainTenir, Vivre Chez Soi et Votre Enfant Aprs lEcole.
Les quatre premires sont spcialises dans le maintien domicile, la cinquime dans la garde denfants priscolaire.
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Elle est loccasion de sinterroger sur lopportu- Selon les activits ou les territoires, ces acteurs pro-
nit dun rapprochement ou dune mutualisation posent des actions de formation, la diffusion doutils
avec des structures analogues. Ces rapprochements et de guides, des accompagnements mthodologiques
peuvent tre utiles pour mutualiser des moyens, se la dmarche qualit et la certification de service...
coordonner dans la dlivrance des prestations, ou
co-construire sa dmarche qualit: Parmi eux, certains allouent galement des aides finan-
mutualiser le financement dune sance de sen- cires. Ces aides sont attribues en fonction de critres
sibilisation ou dune action de formation, dun de slection, des demandes de subvention ou rponses
poste de rfrent qualit appel projet1, et ce, dans des dlais dtermins.
la dmarche qualit dans les services la personne
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Faire appel un prestataire: (transmis plusieurs prestataires identifis ou via
Un prestataire en conseil ou en formation peut un avis public dappel la concurrence).
apporter un soutien dans la mise en uvre de la
dmarche qualit (animation, mthode, supports Recruter un rfrent qualit en interne:
et outils). Le recours ce type daccompagnement Un rfrent qualit peut coordonner la dmarche
est galement synonyme dengagement financier. qualit. La fiche de poste peut tre labore sur la
Compte tenu de lattractivit commerciale que repr- base des quelques conseils proposs pour le recours
sente ce march, mieux vaut faire jouer la concur- un prestataire (mission, tches attendues, profil
rence sur la base dun cahier des charges explicite souhait). Son financement est parfois mutualis
LE SAVIEZ-VOUS?
Des clubs dentreprises, anims coopratives, et leur propose un des entreprises) destination des
par les chambres de commerce et accompagnement gratuit pour les petites entreprises: cette mthode de
dindustrie, fdrent des entreprises aider structurer leurs projets, management de lactivit conomique,
dun territoire pour la mise en place analyser leur fonctionnement Des contribue une amlioration globale
dactions communes (stratgie de actions de formation, individuelles ou de la qualit des emplois, des
communication, rpertoire, passerelle collectives, sont galement possibles comptences, de lenvironnement
dactivits avec plateforme web). (droit du travail, gestion des ressources et du lien social. Elle consiste en un
Des DLA (Dispositifs Locaux humaines). diagnostic et en un accompagnement
dAccompagnement) proposent un Le Ple Services la personne individualiss, un change de
accompagnement aux structures PACA dveloppe des actions pratiques, des actions de formation et
dutilit sociale, associations ou RSE (responsabilit socitale de sensibilisation
ZOOM
ZOOM SUR
Quelques conseils pour le recours un prestataire
Comment tablir un cahier des charges?
LA COMMUNICATION
Prsenter le contexte: la structure, - Lintervention est-elle souhaite sur - Mthode, tapes, rsultats attendus
ses activits, les enjeux de la toute la dmarche ou certaines - Nombre de jours ncessaires,
dmarche qualit tapes? planning de ralisation
Prciser la prestation de conseil et/ - Qui sont les destinataires de cet - Documents produire (livrables),
ou de formation attendue: accompagnement: la direction? le runions et entretiens organiser
- Sagit-il dune sensibilisation la rfrent ou la commission qualit? - Intervenants, interlocuteur rfrent,
dmarche qualit, dune formation, les membres de lquipe? rfrences de la socit
dune prestation de conseil et daide Exiger de connatre les modalits - Conditions gnrales de vente,
llaboration de documents? prcises dintervention: budget total et tarif jour
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Quelles sont les tapes incontournables?
2
La dmarche qualit, cest 4 tapes incontournables:
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Dfinir ses objectifs stratgiques missions, le cadre de rfrence (Cahier des charges
et ses principes dintervention de lagrment qualit, arrt du 26 dcembre 2011,
missions spcifiques des services sociaux et mdico-
Tout organisme a un cadre de rfrence: sociaux dfinies par la loi du 2 janvier 2002, ).
des objectifs stratgiques, des principes dinter- Diverses institutions ont diffus des supports tels
vention, des valeurs propres sa structure que des guides ou des recommandations (ANSP,
des actions concrtes, dfinies en adquation avec ANACT, ANESM, ANAP).
ses objectifs et principes (procds, modalits
dorganisation et de fonctionnement). Une fois poss, ces grands objectifs stratgiques
25
2
Limportant nest pas de disposer dun rfrentiel Recueillir les informations disponibles
prexistant, mais de dfinir un cadre qui correspond
son activit, de construire un outil adapt son Ltat des lieux sappuie sur des donnes objectives,
organisme. Le but est davoir une vision globale et des preuves: on se fonde sur des documents et
synthtique de son cadre de rfrence pour pouvoir des tmoignages pour vrifier que les objectifs stra-
procder ltat des lieux. tgiques sont respects, pour mesurer les ventuels
carts entre les engagements et la pratique.
Cette premire phase de ltat des lieux permet dj
de prendre du recul sur sa pratique quotidienne. Elle Les informations qui vont permettre de mesurer les
la dmarche qualit dans les services la personne
fait apparatre des points sensibles du fonctionne- carts entre son cadre de rfrence2 et les pratiques
ment et des thmes examiner en priorit. quotidiennes sont multiples. Elles reposent notam-
ment sur la mobilisation des membres de lquipe,
des clients, voire des partenaires. Cette diversit
des sources dinformation permet un tat des lieux
ZOOM
ZOOM SUR
fiable, pertinent et partag.
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quette de prsentation, contrat, devis, livret dac- gements)... Ltat des lieux est ensuite tendu aux
cueil et courriers types), courriers des usagers autres grands principes dintervention.
(notamment de plaintes ou de rclamations, le
cas chant) Les rponses apportes sont argumenter, en
Documents relatifs lorganisation du travail sappuyant sur les informations disponibles:
(planning, notes de service, procdures), Comment cet objectif ou ce principe est-il mis en
lhygine et la scurit (instructions, affichage, uvre?
document unique dvaluation des risques profes- Quels sont les effets observs, attendus ou inat-
sionnels) tendus?
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2
2 Construire
un plan daction
Ces axes damlioration sont valids par la per-
sonne ou linstance pilote de la dmarche qualit
ou dautres instances comme le conseil dadminis-
Comment exploiter les rsultats de ltat des tration dune association ou dun CCAS en fonction
lieux? Comment conforter et valoriser les points du degr de dcision concern. Pour valider ces
positifs? Comment transformer les lacunes axes damlioration, on peut se poser les questions
constates en axes damlioration? suivantes: les actions damlioration sont-elles ra-
listes? Les propositions sont-elles reprsentatives de
En fonction des diffrents constats tablis par ltat la culture interne (choix des dirigeants, volont
la dmarche qualit dans les services la personne
Les axes damlioration sont dclins en actions Comment transformer le plan daction en actions
concrtes, ralistes, facilement ralisables et concrtes? Comment mettre en uvre ces actions?
acceptables par lquipe.
Les rsultats et les effets attendus sont prciss. Les A partir du plan daction, les actions damlioration
moyens permettant une apprciation de lefficacit sont mises en uvre, en mobilisant les ressources
de laction peuvent tre fixs (indicateurs). ncessaires, selon les tapes et chances dfinies.
Les personnes solliciter et les ressources nces- De la rorganisation du planning des intervenants
saires (quipement, budget, donnes dinforma- la diversification des prestations ou encore lins-
tion) sont indiques. tallation dun nouveau territoire dintervention, le
U n calendrier indicatif prcise les diffrentes chemin parcourir nest pas le mme. Certaines
tapes de ralisation et leurs chances. actions ncessiteront davantage de ressources et
Les documents, outils ou donnes dinformation de vigilance. Dans tous les cas, les actions dfinies
prvoir qui permettront de laisser une trace des doivent tre ralistes, faisables et acceptables par
actions menes, des problmes rencontrs, des les professionnels comme par les clients ou les
volutions constates. partenaires.
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Pour avoir une vision globale de la mise en uvre de Il revient en particulier la personne ou lins-
chaque action (ses tapes, ses modalits, les personnes tance pilote de mesurer les progrs raliss, de les
concernes, les ressources ncessaires), il est utile mettre en valeur, de corriger les erreurs, toujours
de concevoir des fiches actions. Ainsi, le mode dans une mme dynamique dvaluation-action:
demploi de laction est rsum en quelques lignes! Les ressources prvues sont-elles mobilises?
Selon les fiches actions, des aides et des accompagne- Sinon pourquoi?
ments extrieurs sont peut-tre envisager. Les activits sont-elles ralises comme prvu?
Sinon pourquoi?
Rendez-vous dans la Bote outils! Les effets attendus se produisent-ils? Sinon pour-
Comment savoir si la progression est en marche? Cette progression est valoriser, communiquer
Comment mettre en valeur les progrs raliss? lquipe, aux clients et aux partenaires: panneaux
Comment se rendre compte que les actions menes daffichage, courrier/mail dinformation, prsenta-
sont pertinentes? tion publique
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Pour poursuivre la dmarche
2 pourquoi pas la certification?
La certification de service est une attestation dlivre par un organisme
certificateur, accrdit par le Comit franais daccrditation (COFRAC),
quun service est conforme des exigences fixes dans un rfrentiel.
Trois rfrentiels de certification sont reconnus par lANSP:
la dmarche qualit dans les services la personne
tmoignages
tmoignages
Regards croiss sur les retombes extrieur impartial, de la qualit des actions de formation,
de la certification pour deux CCAS. de lorganisation et des prestations daccompagnement au DEAVS ou la
Les CCAS dAntibes Juan les Pins rendues par les services daide mise en place de groupes de parole.
et de Nice se sont lancs dans une domicile. Le renouvellement Du point de vue des usagers, la
dmarche de certification pour leurs automatique de lagrment du fait de certification a permis de replacer
services domicile respectivement la certification est mis en avant par leurs attentes et leurs besoins
en 2006 et 2007. Les principaux les deux CCAS. Dautres retombes au centre des proccupations
apports observs sont noncs sont notables: la plus grande des services notamment par
ci-aprs. professionnalisation de lquipe lexploitation des rsultats des
La certification apporte la administrative et des intervenants questionnaires de satisfaction et par
reconnaissance, par un acteur domicile grce notamment lanalyse des motifs dinsatisfactions.
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La certification est un acte volontaire qui sins- La certification est aussi un outil pour maintenir
crit dans la continuit de la dmarche qualit. En la dynamique damlioration:
effet, la certification reprsente un prolongement elle donne de nouvelles chances pour maintenir
pertinent la dmarche qualit, car: la dynamique, le rythme de la dmarche (auto-
elle valorise la dmarche qualit mise en uvre et diagnostic, audits annuels, contrles documen-
apporte la preuve de lengagement de la structure taires);
dans cette dmarche; elle offre un regard extrieur, celui de lorganisme
elle consiste en une reconnaissance du profession- certificateur qui peut suggrer des pistes dam-
nalisme de lquipe; lioration;
Renseignez-vous!
Et retrouvez dans notre rubrique
Contacts les 3 organismes
certificateurs dont les rfrentiels sont
reconnus par lANSP!
31
thmatiques
fiches pratiques
3
33
la dmarche qualit dans les services la personne
Les fiches pratiques
3 Les fiches pratiques reprennent les principaux engagements qualit3 du secteur des services la personne.
Elles doivent permettre un service, une quipe, un encadrant de sinterroger sur sa pratique, un moment
donn et de lui proposer des pistes damlioration. Ces fiches nont pas la prtention de dfinir la bonne
pratique mais ont vocation donner des ides, des suggestions et des pistes dvaluation concrtes.
1 2 3
la dmarche qualit dans les services la personne
quelles sont
De quoi les questions Comment
parle-t-on? se poser? samliorer?
Les questions
se poser
4 Contacts
Documentation
5
disponible
Cadre juridique
Comment
spcifique 3) Les principales sources des engagements qualit du secteur:
le cahier des charges relatif lagrment qualit (arrt du 26 dcembre 2011)
mesurer pour aller la norme NF X 50-056 Services aux personnes domicile
ses progrs? plus loin... les rfrentiels de certification de service (NF Service, Qualicert, Qualisap)
34
Grer
le parcours client
35
la dmarche qualit dans les services la personne
Grer le parcours client
Accueillir le client renvoie Comment loffre de service est- Dfinir une conduite tenir pour
laccueil physique et tlphonique: elle communique auprs des laccueil: prsentation du service,
la situation du local, les indications clients (temps et moyens adapts, de la personne qui rpond
pour y parvenir, lagrment du lieu, supports, mise jour)?
son accessibilit, les horaires dou- Sensibiliser les professionnels
la dmarche qualit dans les services la personne
verture, lamabilit, lefficacit et la Les locaux daccueil du public en charge de laccueil aux enjeux
ractivit du personnel daccueil sont-ils signals, adapts? et techniques daccueil physique et
Limage de marque de lorganisme tlphonique
est directement lie la qualit de Quelles sont les actions mises en
laccueil. La premire impression place pour assurer un accueil phy- Mettre en place une signaltique
laisse conditionne largement la sique de qualit? externe et interne adapte
suite de la relation avec le client
et la confiance que lon va pouvoir Comment laccueil tlphonique Afficher toutes les informations
gnrer. Cest galement loccasion est-il organis? relatives aux prestations, aux prix,
du premier recueil dinformation aux aides possibles, aux dmarches
concernant le client. Une bonne Les professionnels sont-ils sen- effectuer et aux modalits de
coute du client permet ainsi sibiliss/forms la qualit de lac- recours dans les locaux du service.
dadapter au mieux la prestation cueil tlphonique et physique?
sa demande, cest--dire ses Sassurer rgulirement de laffi-
besoins et ses attentes. Des dispositions spcifiques chage dans les locaux des informa-
sont-elles prises pour assurer une tions lgales (prix des prestations,
Linformation englobe toute rponse et un suivi en cas dabsence tablissement dun devis gratuit).
information de nature clairer le ou durgence?
client sur loffre de service, les Permettre laccs au service aux
prestations, leurs modalits de ra- Lorganisme respecte-t-il ses obli- Personnes Mobilit Rduite (PMR)
lisation et les tarifs pratiqus. gations en matire dinformation des (et dvelopper les visites domicile)
clients?
Les services soumis au rgime Dvelopper un plan damliora-
de lagrment et de lautorisation tion des conditions daccueil des
connaissent des obligations par- personnes: ambiance et esthtique
ticulires en matire daccueil et des locaux (dcoration, rangements,
dinformation des clients. disposition des locaux, sonorisation,
clairage, etc...)
36
Utiliser diffrents supports de
communication: livret daccueil, pla-
5 Pour aller
plus loin
complte sur loffre, les tarifs, les
financements potentiels, les aides
quettes, flyers, site internet, rfren- publiques
cement professionnel, presse locale. Cadre juridique
Informer le client quun devis
Mettre en place un registre dappel Organismes agrs: arrt du 26 gratuit, systmatique pour toute
avec un suivi des rponses donnes, dcembre 2011, fixant le cahier des prestation suprieure 100 par
ventuellement informatiser les charges de lagrment (obligations mois ou pour toute personne le
enregistrements des contacts en matire daccueil, dinforma- demandant.
4 Comment mesurer
ses progrs?
2004 relative la mise en place du
livret daccueil prvu larticle L
311-4 du code de laction sociale et
des familles
Les clients trouvent-ils facile- - Dcret du 14 novembre 2003 relatif
ment les locaux? au rglement de fonctionnement Des Outils
mobilisables
Quel est le niveau de satisfaction Spcificits agrment
des clients et des tiers (four-
Procdure daccueil des clients
nisseurs, partenaires) concernant Prciser les recours en cas de
laccueil et linformation donne? litige Registre des appels
Livret daccueil, plaquette
Combien de nouveaux contacts ont Assurer un accueil tlphonique dinformation
t enregistrs (en comparaison du personnalis au moins 5 jours sur 7
nombre de nouvelles demandes)? sur une plage de 7 heures minimum
Charte Marianne (service public)
Annuaire des partenaires
Tous les contacts sont-ils traits? Disposer dune documentation
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Grer le parcours client
de mtier de tout organisme de prend-elle en compte les souhaits - Procder lvaluation des besoins
services la personne. du client et ventuellement de son et au recueil des attentes (le cas
entourage? chant, en lien avec les partenaires
Cela suppose pour lorganisme dans le cas de laide et du maintien
dtre en capacit de recevoir cette Les modalits de coordination avec domicile)
demande (parfois de manire imm- dautres intervenants sont-elles - Vrifier que la demande correspond
diate, comme lors dune sortie dhos- prises en compte? Comment? aux comptences du service
pitalisation), de lanalyser, dvaluer - Transmettre tout document din-
le besoin, et de mettre en uvre Les possibilits de financement formation clairant sur les pres-
une rponse adapte. Lintervention de la prestation propose sont-elles tations de lorganisme (plaquette
prpare et suivie est la garantie expliques au client? commerciale, notice dinformation,
dun bon niveau de satisfaction du livret daccueil)
client mais permet galement au Les interventions sont-elles suffi- - Si ncessaire, rorienter la
service doptimiser ses moyens. samment prpares? demande vers les services comp-
tents
Il existe des aspects contractuels
dans la relation qui lie lorganisme Evaluer et analyser la demande
son client. Lorganisme doit pro- avec le client
duire un certain nombre de docu- - Raliser une valuation des
ments (devis, contrat, proposition besoins et des attentes de la per-
dintervention, traabilit des inter- sonne laide de supports propres
ventions et de lvolution de la situa- au service (documents denregis-
tion du client), prvus par le Code trement). Il est recommand de
de la consommation. favoriser le plus possible les visites
au domicile du client, surtout pour
les personnes vulnrables.
- Evaluer le besoin sur les plans
quantitatif (frquence, dure dinter-
vention) et qualitatif (type, modalits
dintervention)
- Analyser la demande du client et
recueillir ses attentes
38
- Informer le client sur les finan- - Transmettre lintervenant les
4 Comment mesurer
ses progrs?
cements potentiels et les dmarches informations (humaines, logistiques,
effectuer pour les obtenir techniques) ncessaires au bon
droulement de lintervention Tous les clients ont-ils reu un
Formuler une proposition dinter- devis? un contrat?
vention: Raliser lintervention
- Proposer systmatiquement un - Rappeler au client le nom de Combien de contacts clients se
devis puis un contrat aprs laccep- lintervenant, si possible accompa- concrtisent en intervention (taux de
tation du devis gner lintervenant lors de la premire conversion)?
39
Grer le parcours client
3
- Dcret n 2004-1274 du 26 Lvaluation des besoins devra se CNAV (PAP = Plan daide person-
novembre 2004 relatif au contrat de faire dans le cadre dune approche nalis),
sjour ou document individuel de globale du client et en prenant en
prise en charge prvu par larticle compte les valuations des quipes GEVA (Guide dvaluation multidi-
L. 311-4 du code de laction sociale mdico-sociales du Conseil gnral mensionnelle) pour les personnes
et des familles (information sur les ou des CLIC par exemple. handicapes
recours)
- Circulaire n 138 DGAS du 24 mars Le cahier des charges de lagr- ANESM - Les attentes de la per-
2004 relative la mise en place du ment prcise le contenu minimal sonne et le projet personnalis
la dmarche qualit dans les services la personne
livret daccueil prvu larticle L des devis, des contrats domicile, (Recommandations de bonnes pra-
311-4 du code de laction sociale et indique que les factures doivent tre tiques professionnelles, 2009)
des familles. dtailles et lobligation denvoyer
Le contenu du livret daccueil prvoit annuellement une attestation fiscale
notamment la charte des droits et au client.
liberts de la personne accueillie, les
organigrammes de la structure, les Le devis doit obligatoirement tre
horaires douverture, les modes din- gratuit pour toutes prestations dont
tervention possibles, les conditions le montant mensuel est gal ou sup-
de facturation, les interdictions de rieur 100 TTC. Et/ou pour tout
dons ou legs, les recours possibles bnficiaire qui en fait la demande. Des Outils
en cas de litiges. mobilisables
Le gestionnaire doit faire connatre
Pour tous les organismes, le Code au client les diffrents finance- Grille de recueil/danalyse de la
de la consommation sapplique. ments mobilisables et les dmarches demande
Conformment aux articles L. 121-1 suivre.
Plan dintervention individualis
et suivants dudit code, lorsquune
correspondant la proposition
structure daide domicile tablit Le gestionnaire garantit aux
dintervention
un contrat au domicile du client, client lexercice de leurs droits et
cela est considr comme du dmar- liberts et doit leur transmettre un Fiches/cahier des contacts
chage. Il est donc ncessaire de per- livret daccueil (article L311-3 et L311-4 Devis prestataire ou devis mandataire
mettre au client de pouvoir se de laction sociale et des familles).
rtracter dans les sept jours suivant Contrat de prestation domicile
la date de signature. En savoir plus Liste des pices ncessaires
louverture du dossier client
Spcificits agrment Outils dvaluation des besoins des
Feuille, lettre, ordre de missions
et autorisation personnes ges: grille AGGIR,
Plannings salaris et bnficiaires
Il y a obligation de dsigner pour Dmarche DESIR (Dmarche Feuilles dheures
chaque bnficiaire un rfrent de dvaluation dune situation indivi-
prise en charge au sein de la structure. duelle et de rponse, dveloppe par
Outils dvaluation spcifiques
le rseau UNA)
40
Tlcharger la fiche en pdf
Assurer la prestation:
anticiper les alas, grer les imprvus
1 De quoi
parle-t-on?
- autoriser tout client joindre
un interlocuteur pour savoir par
3 Comment
samliorer?
exemple pourquoi lintervenant nest
pas encore arriv.
Assurer la prestation ncessite Dsigner un interlocuteur ou rf-
une bonne organisation (mise en Lorganisme engage ses respon- rent au sein de la structure pour
tension par les alas: absence, sabilits dans certaines situations chaque client et en informer le
41
Grer le parcours client
3
Mettre en place un document
permettant le suivi et la transmis-
5 Pour aller
plus loin
Pour les structures autorises,
le dcret n2004-613 du 25 juin
sion des vnements journaliers 2004 relatif aux conditions tech-
survenus (cahier de liaison, rapport niques dorganisation et de fonc-
tlphonique). Spcificits agrment tionnement des services de soins
ou autorisation infirmiers domicile, des services
daide et daccompagnement
Pour les structures agres, lar- domicile et des services poly-
rt du 26 dcembre 2011 fixant le valents daide et de soins domicile,
la dmarche qualit dans les services la personne
4 Comment mesurer
ses progrs?
cahier des charges relatif lagr-
ment prvoit des dispositions spci-
dfinit la continuit de service: Afin
de garantir la continuit des soins
fiques en matire de continuit: et la bonne coordination, les SSIAD
Quel est le degr de satisfaction - Nomination dun rfrent pour assurent eux-mmes, ou font assu-
exprim des clients quant la chaque bnficiaire rer, les soins quel que soit le moment
rgularit de service? - Numro dappel en cas durgence o ceux-ci savrent ncessaires.
- Accueil tlphonique 5 jours sur 7
Combien de rclamations concer- et 7 heures par jour
nent la rgularit de service? - Le gestionnaire garantit la conti-
nuit des interventions y compris, le
Quels sont les alas rencontrs cas chant, les samedis, dimanches Des Outils
(nature et frquence)? et jours fris et garantit galement mobilisables
leur bonne coordination.
Combien de prestations nont pas - Information du bnficiaire sur les
Grille de visite domicile
t ralises suite des alas? conditions gnrales de remplace-
ment. Procdure de gestion de la continuit
Combien de prestations ont t - Un remplacement est systmati- de service
dcales suite des alas? quement propos en cas dabsence Procdure de traitement des
de lintervenant habituel y compris situations durgence avres
pendant les congs annuels.
- Le gestionnaire assure lui-mme
Dossier client
ou, le cas chant, fait assurer, par Cahier de transmissions/liaisons
une structure dment agre ou Enqute de satisfaction
autorise, les activits prvues.
42
Tlcharger la fiche en pdf
43
Grer le parcours client
3
2 Quelles questions
se poser? 3 Comment
samliorer?
Dfinir en amont la mthode de
recueil et danalyse des rsultats;
samelior - comment aider les clients saisir
le sens et le contenu de lenqute (sou-
Les clients sont-ils rguli- Un chapitre du Guide mthodolo- tien de lintervenant au domicile? dun
rement consults sur leur percep- gique est ddi limplication des accueillant? dun autre professionnel
tion de la qualit des prestations clients (Cf. Une dmarche partici- dsign?...)
(enqute de satisfaction)? pative, p.19) Un modle de question- - test ventuel de lenqute sur
naire est galement propos dans la quelques clients
la dmarche qualit dans les services la personne
Le mode de consultation choisi bote outils. Des conseils sont appor- - outils utiliss (support informatique
est-il organis (choix dun mode ts pour construire le gestionnaire et de prfrence) et professionnels mobi-
denqute adapt sa taille et sa exploiter les rsultats. liss pour le recueil et le traitement des
clientle, dfinition des mthodes rsultats.
de recueil et danalyse des rsul- Organiser un mode de consultation
tats, identification des membres de rgulier (annuel de prfrence), adapt Si lon choisit de consulter seulement
lquipe mobiliss)? son organisme (enqute? runion?) un panel de clients, sassurer que
et sa clientle (profil, capacits de cet chantillon est reprsentatif de la
Qui se charge de lanalyse et de comprhension et dexpression, etc). clientle (proportion de clients,
lexploitation des diverses consulta- reprsentativit de la diversit de la
tions des clients? Dans la mesure du possible, diversi- clientle (ges, sexes, catgories
fier les modes de consultation: enqute socioprofessionnelles), nouveaux/
Les rsultats de cette consulta- annuelle, rencontre organise ponc- anciens clients, etc).
tion se traduisent-ils par des actions tuellement ou groupe participatif
concrtes pour remdier aux dys- plus rgulier (appel Conseil de la Analyser les rsultats et dfinir les
fonctionnements relevs par les vie sociale dans le secteur social actions damlioration correspon-
clients? et mdico-social), livre dor ou bote dantes, quelles concernent un client
ides Cette diversit ncessite en particulier (cf. Fiche pratique Trai-
Les membres de lquipe sont- souvent dexprimenter diffrentes ter les conflits et les rclamations) ou
ils associs la rflexion sur les mthodes avant didentifier la forme plusieurs clients.
rsultats de lenqute et les actions de consultation la plus approprie.
correctives? Associer lquipe la rflexion autour
Organiser la consultation des des rsultats de lenqute.
Les clients sont-ils informs temps adapts (par exemple, pour
des rsultats de lenqute et des une enqute auprs des nouveaux Informer les clients des rsultats
actions correctives mises en clients, entre le premier contact et de lenqute et les actions menes en
place? la premire intervention). consquence.
44
4 Comment mesurer
ses progrs?
Organismes autoriss: Afin das-
socier les personnes bnficiaires
Des Outils
mobilisables
des prestations au fonctionnement
de ltablissement ou du service, il Guide dentretien en cas denqute
Evolution du nombre des plaintes et est institu soit un conseil de la vie face--face ou tlphonique.
des rclamations sociale, soit dautres formes de par-
ticipation (Cf. art. L311-6 du Code Enqute de satisfaction annuelle
Evolution du nombre de clients de laction sociale et des familles). laquelle peut sajouter un
participant aux enqutes ou autres Les usagers du service sont gale- questionnaire de satisfaction
Spcificits agrment
et autorisation
de fonctionnement
Organismes agrs:
Le gestionnaire fait procder au
moins une fois par an une enqute
auprs des bnficiaires sur leur
perception de la qualit des pres-
tations (cf art. 47 du Cahier des
charges relatif lagrment, arrt
du 26 dcembre 2011).
45
Grer le parcours client
sonnel (conditions de travail, pa- dun fait grave (constat dune situa- organise au sein de la structure?
nouissement professionnel) et de tion de maltraitance au domicile par
ses clients (attentes et besoins exemple). Elles sont parfois le signe Les rclamations exprimes sont-
exprims). Pour autant, des situa- dune relation clientle compli- elles toutes recueillies de la mme
tions de conflit peuvent natre et des que (situation familiale complexe, manire? Existe-t-il un document ou
rclamations peuvent tre expri- client difficile). Le client, un outil qui permet de recueillir les
mes. comme lintervenant, sont en droit rclamations et les plaintes?
dattendre une rponse des respon-
Les rclamations peuvent tre sables en cas de conflit ou de rcla- Comment rpond-on aux rclama-
exprimes par les membres de mation. tions? Par tlphone, par courrier,
lquipe, les clients bnficiaires, lors dun entretien au domicile du
leur entourage, les autres profes- Lenqute de satisfaction et les client, lors dun entretien dans les
sionnels intervenant au domicile ou modalits de suivi de chaque pres- locaux de lorganisme? Un interlocu-
les collectivits participant au finan- tation (par exemple par un bilan avec teur rfrent est-il dsign?
cement de la prestation (notam- le client dans les 6 mois suivants
ment les services du Conseil gn- le dbut de la prestation) permettent Un contrle inopin ou sur rendez-
ral concernant lAPA, lallocation de prvenir ces situations de tension. vous est-il ralis aprs la constatation
personnalise dautonomie). Elles De mme, des rencontres rgulires dun manquement par le personnel?
peuvent tre exprimes de manire entre les intervenants domicile
verbale ou crite. et les responsables dencadrement Dans quels dlais la rponse est-
peuvent permettre de faire le point elle apporte?
sur les prestations, didentifier des
situations o lintervenant est en
difficult, de trouver des rponses
aux problmes rencontrs.
46
3 Comment
samliorer?
Traiter toutes les rclamations,
quelle que soit la manire dont elles
4 Comment mesurer
ses progrs?
ont t exprimes et quelle que soit
leur provenance. Mettre en place
Dcrire dans un document syn- des actions correctives ou dam- Combien de plaintes et rclama-
thtique la manire de traiter les lioration du fonctionnement, la tions ont t enregistres ces trois
rclamations et de grer les conflits suite de la rclamation ou du conflit: dernires annes? Ces situations
(procdure): apaisement travers un dialogue, sont-elles en baisse ou en augmen-
- transmission des informations entre modification de la prestation, chan- tation?
47
Grer le parcours client
3
5 Pour aller
plus loin
En savoir plus Des Outils
mobilisables
ANESM. Mission du responsable
de service et rle de lencadrement Procdure(s) de traitement
Spcificits agrment dans la prvention et le traitement des rclamations et de gestion des
et autorisation de la maltraitance domicile. 2009 conflits
de fonctionnement
Ministre de la Sant et de la Soli- Courriers de rclamation conservs
Organisme agr: Le gestion- darit. Gestion des risques de mal- Cahier de suivi des rclamations et
la dmarche qualit dans les services la personne
naire organise le traitement des traitance pour les services daide, des plaintes
rclamations, tient jour leur his- de soins et daccompagnement
Dispositif de traitement et de
torique et gre les ventuels conflits domicile. 2009
signalement de faits de maltraitance
entre les intervenants et les bn-
domicile (en particulier pour les
ficiaires (cf art. 25 du cahier des
organismes intervenant auprs de
charges de lagrment. Arrt du 26
personnes vulnrables)
dcembre 2011).
48
Grer
ses ressources
et son organisation
49
la dmarche qualit dans les services la personne
Grer ses ressources et son organisation
Le recrutement est un acte essen- Les obligations juridiques et les Dcrire dans un document syn-
tiel: droits des candidats sont-ils connus thtique la procdure de recrute-
- Les besoins du service et des et respects? ment (le mode demploi interne) et
clients sont dfinir prciser les rles de chacun dans le
- Ces besoins impliquent des pro- Les profils des intervenants sont- processus de recrutement.
la dmarche qualit dans les services la personne
50
Diffuser loffre demploi:
- dans le respect des obligations
Informer ces candidats de la suite
du processus de recrutement.
4 Comment mesurer
ses progrs?
juridiques et des droits des candi-
dats (Code du travail, convention Constituer un dossier du personnel
collective, dispositions relatives la pour chaque nouveau salari avant Combien de nouveaux intervenants
fonction publique) sa premire intervention (pices ont-ils t recruts ces deux der-
- en interne (par voie daffichage par didentit, rfrences (CV, ven- nires annes?
exemple) tuellement la copie des diplmes
- en externe, en lien avec les admi- et des attestations de formation), Les mouvements de personnels
51
Grer ses ressources et son organisation
3
5 Pour aller
plus loin
mands (prconisation du rfren-
tiel Qualicert pour les intervenants
Des Outils
mobilisables
pdagogiques dans le cadre du sou-
tien scolaire par exemple). Profils de poste, annonces Ple
Cadre juridique emploi
Il peut tre important pour lorga-
Code du travail nisme de disposer de lextrait n3 du Procdure de recrutement
casier judiciaire pour le recrutement Grille dvaluation et test de
Conventions collectives, selon les intervenant auprs de publics vuln- recrutement
la dmarche qualit dans les services la personne
52
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Larrive dun nouvel intervenant Comment sont accueillis les nou- Au moment de laccueil,
dans le service est un moment cl veaux intervenants? par un responsable
o il va falloir la fois:
- lui communiquer les valeurs et les Bnficient-ils dun accompa- Prparer larrive: prvoir un temps
usages de lentreprise, gnement particulier les premiers daccueil physique pour prsenter les
53
Grer ses ressources et son organisation
3
Prsenter le salari:
- Le prsenter aux personnes cls de
4 Comment mesurer
ses progrs?
Des Outils
mobilisables
lorganisation, lquipe (expliquer ce
que fait chacun) et aider le nouveau Procdure daccueil et dintgration
salari se prsenter Pourcentage de nouveaux interve- des nouveaux intervenants
- Organiser une visite du service nants ayant t reus par un respon-
- Accompagner les intervenants chez sable avant de dmarrer leur activit? Guide dentretien fin de priode
les premiers clients, le prsenter dessai
Combien de nouveaux intervenants Livret daccueil du nouveau salari
la dmarche qualit dans les services la personne
54
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La formation est une obligation Les formations diplmantes: il La formation professionnelle conti-
pour lemployeur. Cest galement existe 62 diplmes ou titres profes- nue permet aux salaris dacqurir
un investissement pour lorganisme. sionnels, du niveau V (CAP/BEP) au ou dapprofondir des comptences
Lemployeur a lobligation dassu- niveau I (Master). Ces diplmes et mtiers (ergonomie, techniques de
rer ladaptation des salaris leur titres correspondent trois familles jardinage, manutention, manage-
ZOOM SUR
Zoom sur le DIF
LA COMMUNICATION
Il a pour objectif de permettre tout salari, mais la mise en oeuvre du selon des modalits particulires. Le
salari de se constituer un crdit DIF requiert laccord de lemployeur DIF tant un droit reconnu au salari,
dheures de formation de sur le choix de laction de formation. celui-ci est libre ou non de lutiliser.
20 heures par an, cumulable sur La formation a lieu hors du Sil dcide de ne pas lutiliser, il ne
six ans dans la limite de 120 heures. temps de travail sauf disposition peut pas demander de compensation
Linitiative dutiliser les droits conventionnelle contraire; elle est financire son employeur au titre
formation ainsi acquis appartient au prise en charge par lemployeur des heures acquises et non utilises.
55
Grer ses ressources et son organisation
3
2 Quelles questions
se poser? 3 Comment
samliorer? 4 Comment mesurer
ses progrs?
samelior
Comment sont choisies les forma- Recenser les besoins en formation Comment le taux de turn-over vo-
tions proposes? dans lentreprise et en dterminer lue t-il?
leur cot.
Les professionnels sont-ils encou- Comment le nombre de dmis-
rags dans des dmarches de VAE Elaborer des fiches mtiers pour sions volue-t-il?
la dmarche qualit dans les services la personne
56
5 Pour aller
plus loin
En savoir plus Des Outils
mobilisABLES
Consulter la rubrique ddie aux
mtiers et formations sur le site de Plan de formation
Cadre juridique lANSP.
Grille de recueil des souhaits de
La liste des actions de formation Site de la Commission nationale de formation des salaris
qui entrent dans le champ dappli- certification professionnelle (CNCP). Formulaire de suivi des formations
cation des dispositions relatives la ralises
57
Grer ses ressources et son organisation
professionnel du salari dans son extra-professionnelles relatives aux (par exemple, des responsables de
travail et sa performance. diffrents mtiers de laide domi- secteur peuvent tre les rfrents
cile? des intervenants domicile de leur
Le suivi et laccompagnement sont secteur gographique).
individuels et collectifs et se tradui- Chaque salari bnficie-t-il tous
sent par des rencontres formelles ou les deux ans (convention collective) Remettre un document crit (sou-
non, des runions dchange sur les dun ou de plusieurs entretiens pro- vent appel ordre de mission) aux
pratiques professionnelles ainsi que fessionnels avec sa direction ou avec salaris pour toute nouvelle mission,
sur le fonctionnement du service, par son suprieur hirarchique direct? sassurer de la bonne comprhen-
des entretiens individuels et collec- Dans quelle mesure et pour quelle sion des consignes en donnant une
tifs, par un soutien ponctuel en cas catgorie de professionnels cette fr- explication orale.
de difficult quence est-elle la plus soutenue?
Transmettre lintervenant
La relation de service induite par Quelles sont les actions permet- toutes les informations nces-
lintervention domicile impose une tant de rassurer les profession- saires la mise en place de la
vigilance forte des responsables du nels dans le cadre de la mise en prestation (horaires, tches ra-
service. Lencadrement repre les place de leurs interventions? liser, consignes daccs, lments
points risque et peut les prvenir techniques) et vrifier la bonne
ou les traiter. La gestion du temps Des espaces, des temps, des comprhension de ces consignes
de travail des intervenants domi- modalits dcoute des personnes (contact tlphonique avant la mis-
cile est galement lune des cls de sont-ils proposs par le service aux sion, accompagnement lors de la
succs dans latteinte dune qualit professionnels? premire mission).
de service car elle dpend essentiel-
lement des besoins des clients. Comment grer le temps de travail Effectuer des visites domicile en
des quipes en prenant en compte dbut et au cours de la mission.
les besoins des clients (vacances,
hospitalisation, dcs, ruptures de Raliser des points rguliers avec
contrats)? le salari sur le droulement de la
mission, a minima lors dun entretien
annuel.
58
Prvenir les difficults en reprant
les signaux dalerte (insatisfaction
4 Comment mesurer
ses progrs?
Des outils
mobilisables
du client, absence, silence).
Plan de formation
Organiser des retours dexp- Combien de runion dquipe et
rience: analyse du travail, com- quelle frquence? Tableau de comptences des salaris
prhension des succs ou checs, Fiches de poste et fiches de fonction
rsolution de problmes, traitement Quelle est la frquence des points
Document unique dvaluation des
pdagogique des erreurs. individuels avec les salaris?
59
Grer ses ressources et son organisation
maladie ou un accident. scurit des interventions auprs - Dfinir et mettre en uvre des
des clients. actions de prvention
Dans le secteur des services - R-valuer et corriger au moins
la personne, ils sont trs varis: annuellement
risques de troubles musculo-sque-
lettiques, psychosociaux, lis aux Regarder ce qui peut conduire un
manutentions, aux trajets, aux risque dans le secteur des services
ambiances thermiques (chauds/
froids), la violence, lutilisation
2 Quelles questions
se poser?
la personne:
- Appareils lectromnagers:
doutils, au manque dhygine, au samelior risque lectrique
bruit, etc - Etat du logement (humidit, venti-
Y a t-il eu des accidents du travail lation, clairage): risque dallergie,
Lemployeur doit supprimer ou ou des maladies professionnelles? de chute
rduire ces risques afin dassurer - Disposition spatiale, exigit,
la scurit physique et mentale des Quand le document unique a-t-il manutentions: risque de maux de
salaris et de protger leur sant. t mis jour? dos
- Cest une obligation morale et - Tabagisme passif: risque daller-
rglementaire pour lemployeur, Un livret daccueil sensibilisant les gie, dirritations
il peut engager sa responsabilit nouveaux embauchs sur les risques - Dplacements professionnels:
civile et pnale (faute inexcusable, au domicile a-t-il t prvu? risque de chute, daccident de la
infractions aux dispositions du Code circulation
du travail, infractions au Code pnal Le mdecin du travail a-t-il pro- - Isolement ( plus fortes raisons
(blessures ou homicide involon- nonc des avis dinaptitude? avec une personne vulnrable):
taires). risque de stress
- Lamlioration des conditions de - Produits utiliss: risque dirrita-
travail est un investissement. Le cot tions, de brlures...
dun accident de travail se mesure
directement (assurances, indem-
nits.) et indirectement (dvalori-
sation, difficults de reclassement,
perte de comptences en interne).
Le cot de labsentisme de courte
60
Exemples dactions de prvention
- Informer les salaris sur les
4 Comment mesurer
ses progrs?
Site de la Coordination nationale
de prvention et de scurit du CNRS
risques identifis dans le document (document unique et programme
unique et les mesures pour les pr- annuel)
venir. Par exemple, informer les Suivi des indicateurs daccident
salaris sur la dangerosit des pro- du travail, de leur gravit, du taux Guide pour prvenir les risques
duits dentretien et la signification dabsentisme pour maladie hors professionnels dans les services
des tiquettes. maternit la personne, ARACT de la Runion
- Dispenser la formation la scu-
61
Grer ses ressources et son organisation
62
3 Comment
samliorer?
Former les responsables au mana-
gement dquipe.
Des outils
mobilisables
63
3
la dmarche qualit dans les services la personne
64
DFINIR
COMMUNIQUER
SA STRATGIE ET
Tlcharger la fiche en pdf
65
DEFINIR SA STRATEGIE ET COMMUNIQUER
3
confidentialit des changes, de la pr- organismes autoriss) Elaborer un bilan dactivit (annuel
vention et du traitement de la maltrai- - validation le cas chant par de prfrence) permettant dana-
tance (obligatoire pour les organismes le gestionnaire (conseil dadminis- lyser les volutions de lactivit
agrs et autoriss). tration dune association, sige dun danne en anne (volution de la
rseau dentreprise) composition de lquipe, volution
Dfinir ses orientations strat- du profil de la clientle, apports
giques en fonction de ses atouts et Traiter dans ce document de len- des nouveaux quipements utiliss,
de ses faiblesses par rapport lenvi- semble des thmatiques incontour- prestations les plus demandes).
ronnement concurrentiel: les oppor- nables: La connaissance de ces volutions
la dmarche qualit dans les services la personne
tunits et les menaces en prsence - Les rfrences de lorganisme, ses facilite la dfinition des orientations
sur son territoire dintervention, missions, ses finalits stratgiques (par exemple, concer-
les risques prendre en compte. - Les principes de lorganisme, les nant le choix dune prestation dve-
Cette dmarche est appele com- conceptions partages par lquipe lopper ou au contraire abandonner,
munment tude de faisabilit ou - Loffre de services de lorganisme ltendue de lactivit un nouveau
tude de march des facteurs (plus-value des activits proposes quartier, ).
cl de succs. Pour dfinir ses et de lquipe dintervenants)
points forts / points faibles, il sagit - Les perspectives dvolution et Diffuser le bilan lquipe et aux
de bien connatre les caractris- de dveloppement, les orientations autorits comptentes (agrment).
tiques de son territoire: quels sont les stratgiques
besoins de la population locale non
satisfaits en termes de prestations Animer son projet:
domicile? quelles sont les presta-
tions pour lesquelles les clients
- prsentation et diffusion lquipe,
communication externe ( la clien-
4 Comment mesurer
ses progrs?
manifestent le plus dintrt? quelle tle, aux partenaires)
est la politique de prix des concur- - suivi et actualisation (actualisation
rents? obligatoire tous les 5 ans pour les Si on aborde les thmes de la
organismes autoriss) relation clientle, du respect du
Elaborer un document refltant les client, de la fonction sociale de
principes dintervention et les objec- Prendre en compte les recom- lorganisme (agrment), etc., avec
tifs stratgiques, selon une mthode mandations de bonnes pratiques lquipe, lensemble de ses membres
dfinie (proche de la mthode dva- professionnelles de lANESM (obliga- partage-t-il une vision commune de
luation prsente dans ce guide): tion rglementaire pour les services ces principes? Les principes vo-
- dsignation dun rdacteur ou mise agrs et autoriss). qus correspondent-ils aux valeurs
en place dun comit de rdaction de lorganisme? Si un document
- proposition dun chancier fix Organiser le recueil des informa- interne existe ce sujet, est-il connu
- recueil des informations dispo- tions ncessaires llaboration de tous les professionnels?
nibles dun bilan dactivit (mouvement
- information et association de de personnel, nombre dheures Les objectifs stratgiques ont-ils
lquipe et de la clientle factures, chiffre daffaire annuel t actualiss il y a moins de 5 ans?
- information et consultation de la global et selon les prestations pro-
clientle (obligatoire pour les poses).
66
Le projet du service est-il trans- En savoir plus Des outils
mis par le responsable (dirigeant ou mobilisables
cadre intermdiaire) tout nouveau Trame pour un projet stratgique
salari? Est-il prsent, explicit? (ou un projet de service)
Projet dentreprise, projet associatif
Combien de nouveaux clients APCE (Agence pour la cration Projet de service
sont orients par les acteurs locaux dentreprise), vidos et documents Etude de faisabilit ou tude de
(collectivits, partenaires, )? sur ltude de march (disponible march
sur Internet)
67
DEFINIR SA STRATEGIE ET COMMUNIQUER
tations de service auprs dinterlo- tenaires institutionnels, des pres- Elaborer un site internet et sassu-
cuteurs multiples (clients, par- cripteurs ou personnes ressources? rer de sa bonne indexation (rfren-
tenaires institutionnels, partenaires cement)
financiers, organismes de protection Les partenaires institutionnels et
sociale, etc.) dans un environnement prescripteurs sont-ils recenss? Elaborer une plaquette, un dpliant
rglementaire, administratif, finan- prsentant le service (diffrent du
cier complexe. Font-ils lobjet dune information livret daccueil)
rgulire sur lorganisme, son offre
On parle de communication ins- et ses volutions? Elaborer un livret daccueil pour
titutionnelle lorsquil sagit de se les clients
faire identifier par les mairies, les Quels sont les supports utiliss
chambres de commerce, les conseils pour communiquer? Comment lor- Organiser des vnements
gnraux par exemple. ganisme sassure que ces supports thme, des runions dinformation
sont jour? ouvertes tous
La recherche de nouveaux
clients (ou prospects dans un Connait-on le mdia qui a per- Disposer dune charte graphique
premier temps) sapparentera plutt mis aux clients existants dacc- dploye sur lensemble des supports
un plan marketing en lien avec sa der au service? (papier, local, voitures) et dune ges-
politique commerciale. tion documentaire permettant de ne
diffuser que les supports actualiss
La notorit dun service, y com-
pris auprs des partenaires institu-
tionnels est un levier pour accder
des informations, des appels pro-
ZOOM
Zoom: SUR
ZOOM Le message
dans la communication
jets, des financements, des forma- LA COMMUNICATION
tions, des expriences innovantes. Laccent peut tre port sur la end pour des personnes ges).
qualit des rfrences et des Dans tous les cas, il est important
expriences auprs des parents dtre vigilant sur la question de la
(aide aux devoirs ou garde confiance et du professionnalisme,
denfants) sur les aspects innovants plus fortes raisons vis--vis de
dune offre (garde de nuit, de week populations vulnrables.
68
Raliser des communiqus de Participer aux grands vnements Combien de clic sur le site Internet
presse pour annoncer des vne- ports lchelle dpartementale par mois?
ments, une nouvelle prestation inno- (journe dinformations, tables
vante, etc. rondes, groupe de travail schmas) Quelles sont les pages les plus
ou lchelle communale (runion visites?
Avoir recours la presse locale dinformation sur laide domi-
pour prsenter lactivit de la struc- cile auprs des diffrents publics,
ture et les avantages apportes la
population
semaine bleue, forum, salons)
5 Pour aller
plus loin
Des outils
ZOOM
Zoom: SUR
un LOGICIEL DE GESTION mobilisables
DE LA RELATION CLIENT (CRM)
LA COMMUNICATION Plan de communication
Il existe des solutions logicielles ou clients, ses devis, ses prospects, Plaquette commerciale
directement partir dInternet (full sa facturation. Historiquement Application de gestion de la relation
web) qui permettent de dynamiser rservs aux grosses entits, ces Client (CRM)
sa gestion commerciale, suivre ses solutions tendent se dmocratiser.
Livret daccueil pour les clients
69
DEFINIR SA STRATEGIE ET COMMUNIQUER
les pratiques de ses intervenants lement et le suivi de la prestation... spcifiques (instructions de travail,
sont cohrentes. La description des On parle gnralement de proces- manuels lis lutilisation des qui-
activits participe donc la bonne sus, cest--dire de lenchainement pements)?
marche du service. des activits qui concourent la
prestation propose au client. Ces supports sont-ils formaliss
Ces documents synthtiques nont dans des documents internes?
pas pour vocation dalourdir le fonc- Des documents internes servent
tionnement du service, au contraire. ainsi de modes demploi pour ces Lquipe a-t-elle connaissance de
Par leur vocation visant clarifier diffrents processus. Ces documents lensemble des dcisions prises par
lorganisation, ils facilitent la ralisa- sont des supports pour lorganisa- les responsables de lorganisme?
tion des prestations et le suivi admi- tion interne: ils dcrivent les faons
nistratif. Ces outils peuvent aussi de faire (les procds) lorsque plu- Les instructions sont-elles res-
permettre damliorer les relations sieurs professionnels sont concer- pectes par tous les membres de
de lorganisme avec les acteurs ext- ns et quils ont se coordonner lquipe?
rieurs (clients, fournisseurs). entre eux. On parle gnralement
Par exemple, par la constitution dun de procdure, d instruction de Les interventions des diffrents
rpertoire partag. travail, de mode opratoire. membres de lquipe sont-elles
cohrentes et coordonnes?
70
3 Comment
samliorer?
Diffuser les instructions de travail,
les procdures et autres supports
4 Comment mesurer
ses progrs?
de lorganisation aux professionnels
concerns
Identifier les grands processus Analyser les derniers incidents
lis la ralisation de la prestation. Sassurer que les professionnels rencontrs par lquipe (problme
Par exemple: laccueil et linforma- ont pris connaissance de ces docu- de coordination, manque de commu-
tion du client, le traitement de la ments (courrier lectronique avec nication, mauvaise utilisation dun
71
bote outils
4
73
la dmarche qualit dans les services la personne
4 Vous trouverez dans cette boite outils des supports trs concrets, mobilisables par un simple
tlchargement. Lobjectif est dillustrer le guide La dmarche qualit dans les services la personne
par des exemples doutils ou de trames permettant une prise en main oprationnelle immdiate.
Ces outils sont considrer comme des exemples, des possibilits, mais dans tous les cas, ils mritent
dtre contextualiss, dtre adapts la ralit de votre fonctionnement et de vos objectifs.
la dmarche qualit dans les services la personne
74
GESTION
DE PROJET
75
la dmarche qualit dans les services la personne
GESTION DE PROJET
obligatoire pour les services sociaux ou mdico- des bnficiaires est obligatoire pour les services
sociaux (projet de service). autoriss).
Certains textes juridiques peuvent servir de rf- Le projet est actualiser priodiquement (tous les
rence pour rdiger son projet (cahier des charges 5 ans pour les services sociaux ou mdico-sociaux).
76
Tlcharger la trame en word
Phases
PHASE 0: Se prparer
PHASE 1: Sauto-valuer
Se faire certifier?
77
GESTION DE PROJET
linventaire des axes damlioration que lon veut Classer vos axes de progression par thmes, puis
mettre en uvre (compte-tenu des rsultats de son par ordre de priorit
valuation) Pour chaque axe de progression:
loutil qui va servir de fil conducteur pour passer - identifier les membres de lquipe solliciter et les
laction, concrtiser et suivre ces amliorations. ressources mobiliser (quipement, budget, docu-
la dmarche qualit dans les services la personne
Ce suivi se fait dans la dure (de quelques mois ments ou donnes dinformation)
plusieurs annes par exemple). Cette progression - prciser une chance pour la ralisation de cette
peut tre apprcie par des indicateurs. action (cette indication est une balise utile pour
rester mobiliser).
PLAN DACTIONS
Intitul
Rfrent
Membres de lquipe concerns:
Axe damlioration n1
Moyens ncessaires:
Suivi (points dtape, indicateurs de progression):
Echance:
Intitul
Rfrent
Membres de lquipe concerns:
Axe damlioration n2
Moyens ncessaires:
Suivi (points dtape, indicateurs de progression):
Echance:
Intitul
Rfrent
Membres de lquipe concerns:
Axe damlioration n3
Moyens ncessaires:
Suivi (points dtape, indicateurs de progression):
Echance:
78
Tlcharger la trame en word
FICHE ACTION N
INTITULE DE LACTION
Dcrire les tapes ncessaires la ralisation de laction, en prcisant qui fait quoi (moyens, mthodes)
Toutes les fiches actions sont rsumes dans un plan dactions (cf. Trame de plan dactions).
NB: Cet outil est propos comme support la rflexion des professionnels des organismes de services la personne. Ce nest ni une norme, ni un modle. Il sinspire
doutils existants. Il peut tre amlior et adapt chaque structure (se rfrer aux publications spcialises: ouvrages, guides, recommandations, rfrentiels ).
79
GESTION DE PROJET
INTITUL DE LACTION:
NOM LOGO DATE DAPPLICATION:
Quelle est laction qui fait lobjet du plan
DE LA STRUCTURE DATES DE MISES A JOUR:
de communication?
PLAN DE COMMUNICATION
PUBLIC CIBLE CHANCE MODALITS DE COMMUNICATION QUE DOIT PENSER QUELLES IDES
ET SUPPORTS OU RETENIR LA
CIBLE?
TAPE 1
TAPE 2
TAPE 3
NB: Cet outil est propos comme support la rflexion des professionnels des organismes de services la personne. Ce nest ni une norme, ni un modle. Il sinspire
doutils existants. Il peut tre amlior et adapt chaque structure (se rfrer aux publications spcialises: ouvrages, guides, recommandations, rfrentiels ).
80
humaines
Ressources
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la dmarche qualit dans les services la personne
ressources humaines
FICHE DE POSTE
LIEU DE TRAVAIL:
NB: Cet outil est propos comme support la rflexion des professionnels des organismes de services la personne. Ce nest ni une norme, ni un modle. Il sinspire
doutils existants. Il peut tre amlior et adapt chaque structure (se rfrer aux publications spcialises: ouvrages, guides, recommandations, rfrentiels ).
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Nom Prnom
PRSENTATION
Parcours
DU CANDIDAT
Diplmes
Atouts:
CONCLUSION Candidat retenu / Candidat revoir / Mise en situation / Candidat non retenu
Positive / Ngative / En attente
REPONSE DONNe Ecrite / Orale / Autre (prciser)
DATE DE LA REPONSE:
NB: Cet outil est propos comme support la rflexion des professionnels des organismes de services la personne. Ce nest ni une norme, ni un modle. Il sinspire
doutils existants. Il peut tre amlior et adapt chaque structure (se rfrer aux publications spcialises: ouvrages, guides, recommandations, rfrentiels ).
83
ressources humaines
Vous intervenez pour la premire fois chez ce client. Vous avez un ordre de mission qui prcise le
cadre de lintervention (jours et heures dintervention, ). Des questions complmentaires sont-elles
poser au client?
Vous ne disposez pas de lquipement ncessaire pour raliser convenablement votre intervention.
Que fates-vous?
QUALITE DE LA PRESTATION De manire gnrale, que faut-il vrifier concernant son quipement?
Comment vous-y prenez-vous?
Vous terminez plus tt que prvu votre intervention, que fates-vous?
Il existe un cahier de liaison. Remplissez-le chaque intervention ou selon les vnements?
Dautres questions peuvent tre lies lorganisation du travail (priorit des tches par exemple),
lhygine, les situations durgence, la prvention de la maltraitance (publics vulnrables), etc.
NB: Cet outil est propos comme support la rflexion des professionnels des organismes de services la personne. Ce nest ni une norme, ni un modle. Il sinspire
doutils existants. Il peut tre amlior et adapt chaque structure (se rfrer aux publications spcialises: ouvrages, guides, recommandations, rfrentiels ).
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NOM LOGO
LIVRET DACCUEIL DU NOUVEAU SALARIE
DE LA STRUCTURE
Prsenter les personnes cls de lorganisation, lquipe (expliquer ce que fait chacun)
PRSENTATION DE Situer le rle de chacun dans lorganisation du travail, dfinir la relation au sein de
LORGANISATION lquipe au quotidien
Contact dun interlocuteur privilgi en cas de problmes ou de questions particulires
Citer les documents auxquels le salari peut se rfrer (contrat de travail, rglement intrieur,
DOCUMENTS DE RfRENCE convention collective, procdures et instructions internes).
Citer les documents de travail du salari (quil va tre amen renseigner ou utiliser).
NB: Cet outil est propos comme support la rflexion des professionnels des organismes de services la personne. Ce nest ni une norme, ni un modle. Il sinspire
doutils existants. Il peut tre amlior et adapt chaque structure (se rfrer aux publications spcialises: ouvrages, guides, recommandations, rfrentiels ).
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ressources humaines
Organisme:
Poste:
volution intervenue dans le poste depuis la prise de poste (points essentiels, missions annexes):
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3) valuation partage
Proposition de thmes aborder lors de lentretien ( adapter en fonction du poste): comptences techniques, qualit
des mthodes de travail, orientation client, planification et organisation du travail, aptitude rsoudre les problmes,
communication crite et orale, capacits relationnelles, respect des exigences qualit-scurit, autres thmes spcifiques au
poste et au service
Satisfactions: Satisfactions:
Commentaires: Commentaires:
87
ressources humaines
4
4) Bilan des formations demandes et suivies sur lanne
88
4) Dfinition des objectifs
89
4
la dmarche qualit dans les services la personne
90
continue
Amlioration
Tlcharger la trame en word
Prciser le sujet de lenqute (la qualit de laccueil, lavis du client aprs quelques semaines dintervention
Par exemple, lanciennet du client au sein du service, le volume dheures mensuel, la localit du domicile,
PROFIL DU CLIENT
lge, le sexe, la catgorie socioprofessionnelle
Orientation vers lorganisme
Qui? Comment?
Accueil physique et tlphonique
Horaires, amabilit, disponibilit, interlocuteur adquat, personnalisation
ACCUEIL
Qualit de linformation
Sur les prestations, les modes dintervention, les tarifs, le rle des diffrents membres de lquipe
Qualit des documents transmis (plaquette, contrat, facturation)
Attitude de service
Ecoute, amabilit, disponibilit, initiative, ponctualit, discrtion, respect des habitudes, personnalisation
Coordination du service
Liens entre les intervenants et le personnel administratif
91
Amlioration continue
4
Lenqute peut tre organise au moment de la recherche damlioration de la qualit de service
mise en place de lintervention (15 jours aprs par encourage le client y participer, voire le rassure.
exemple) et/ou quelques temps aprs (au bout de Le respect du droit la confidentialit des informa-
trois ou six mois). Une enqute annuelle est gn- tions transmises par le client peut galement tre
ralement recommande: elle permet de reprer mentionn.
rgulirement ce que lon peut amliorer, identifier
les dysfonctionnements. Les thmes proposs ici Selon les questions poses, des lments dexplica-
peuvent servir de base une enqute annuelle. tions seront peut-tre aussi apporter. Sil le sou-
haite, le client doit pouvoir contacter un membre de
la dmarche qualit dans les services la personne
NB: Cet outil est propos comme support la rflexion des professionnels des lquipe pour tre accompagn dans sa comprhen-
organismes de services la personne. Ce nest ni une norme, ni un modle. Il
sinspire doutils existants. Il peut tre amlior et adapt chaque structure sion du questionnaire (souvent le rfrent qualit).
(se rfrer aux publications spcialises: ouvrages, guides, recommandations, Cette personne sera mentionne dans le question-
rfrentiels ).
naire (nom, fonction, coordonnes).
92
Le questionnaire est ventuellement test sur
quelques clients pour vrifier la lisibilit du docu-
2 Quelques conseils pour exploiter
les rsultats et pour la suite:
ment, amliorer la formulation, pour ajouter des
questions auxquelles on navait pas pens initiale-
ment Les questionnaires sont recueillis et traits par des
membres de lquipe dsigns, selon une mthode
Le mode de diffusion du questionnaire et de dfinie au pralable (traitement Excel, recours un
recueil des rsultats est organis, pour ladapter au prestataire).
mieux lactivit du service, ses ressources et au
93
Amlioration continue
94
Exemple de message daccompagnement Merci daccepter de participer la dmarche et de
lattention des professionnels consacrer quelques minutes ce questionnaire.
A lissue de lenqute, nous vous prsenterons les
En ralisant cette enqute, nous souhaitons vous rsultats pour lensemble du service.
associer la dynamique damlioration de la qua-
lit dans et de notre service. Votre participation est Cochez la rponse qui vous parait la plus appro-
prcieuse. prie.
95
Amlioration continue
4
3) Organisation et cadre de travail
Les quipements et matriels utiliss permettent de rpondre aux besoins des clients.
Q10 Tout fait daccord Plutt pas daccord
Plutt daccord Pas du tout daccord
Mon travail quotidien correspond ce qui est dcrit dans ma fiche de poste.
Q11 Tout fait daccord Plutt pas daccord
Plutt daccord Pas du tout daccord
La coordination entre les quipes est satisfaisante.
Q12 Tout fait daccord Plutt pas daccord
Plutt daccord Pas du tout daccord
Lexistence de procdures maide la ralisation de mes tches professionnelles.
Q13 Tout fait daccord Plutt pas daccord
Plutt daccord Pas du tout daccord
96
4) Management, ambiance de travail
Les personnels dencadrement sont fortement impliqus dans la recherche de la satisfaction des clients.
Q14 Tout fait daccord Plutt pas daccord
Plutt daccord Pas du tout daccord
Les personnels dencadrement sont lcoute des remarques que je leur transmets.
Q15 Tout fait daccord Plutt pas daccord
Plutt daccord Pas du tout daccord
97
Amlioration continue
4
5) Formation et intgration des salaris
Les informations que je reois me permettent de savoir ce qui se passe dans mon service.
Q25 Tout fait daccord Plutt pas daccord
Plutt daccord Pas du tout daccord
Je suis inform des orientations, des projets de mon service.
Q26 Tout fait daccord Plutt pas daccord
Plutt daccord Pas du tout daccord
Je connais mes droits et mes obligations.
Q27 Tout fait daccord Plutt pas daccord
Plutt daccord Pas du tout daccord
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Questions finales
En rsum, toutes les conditions sont runies dans mon service pour que je puisse satisfaire les clients.
Q28
Tout fait daccord Plutt pas daccord
Plutt daccord Pas du tout daccord
Trame de procdure
4
Une procdure cest un mode demploi interne Elle dcrit le rle des diffrents membres de
sa structure: lquipe.
Elle concerne une activit en particulier (par Elle est valide par le responsable de la structure
exemple, le recrutement ou le traitement des conflits et actualise rgulirement (par exemple, en cas
et la gestion des rclamations). de nouvel quipement, dune nouvelle organisa-
tion,). On parle aussi parfois de protocole (qui
Elle prcise les tapes respecter et les tches dfinit un compte-rendu crit de toutes les tapes
accomplir. dune opration).
la dmarche qualit dans les services la personne
PROCEDURE
Responsable(s):
professionnel qui a valid la procdure, professionnel(s) qui vrifie(nt) son application.
DESTINATAIRES
Membres de lquipe concerns:
professionnels impliqus dans lapplication de cette procdure.
Quelles sont les sources sur lesquelles sappuient cette procdure (textes juridiques, rfrentiels, )?
DOCUMENTS DE REFERENCE Quels sont les documents internes associs cette procdure (les autres procdures, notes de
service ou instructions de travail en lien avec le thme)?
Les formulaires, outils ou autre document intgrs la procdure. Par exemple, une procdure
ANNEXES
concernant la facturation peut comprendre un modle de facture en annexes.
NB: Cet outil est propos comme support la rflexion des professionnels des organismes de services la personne. Ce nest ni une norme, ni un modle. Il sinspire
doutils existants. Il peut tre amlior et adapt chaque structure (se rfrer aux publications spcialises: ouvrages, guides, recommandations, rfrentiels ).
100
Tlcharger la trame en word
Trame de compte-rendu
Le compte-rendu permet davoir une synthse crite Il a vocation tre diffus aux participants et
des changes survenus au sein de lquipe, davoir lensemble des membres de lquipe concerns (un
une trace des rflexions et des dcisions prises. Il margement peut tre prvu sur le document pour
est valid par le prsident de sance (celui qui sassurer de sa bonne diffusion).
anime, celui qui est responsable du thme trait).
COMPTE-RENDU
NB: Cet outil est propos comme support la rflexion des professionnels des organismes de services la personne. Ce nest ni une norme, ni un modle. Il sinspire
doutils existants. Il peut tre amlior et adapt chaque structure (se rfrer aux publications spcialises: ouvrages, guides, recommandations, rfrentiels ).
101
Amlioration continue
MILIEU MATIERE
Eclairage Laide domicile prend un balai
car laspirateur est en panne
Courants dair Sol ingal
(tomettes) Balai
inadapt
Sol poussireux Exigence du
propritaire
(asthmatique)
Meubles bas
Risque de lumbago
(se faire mal au dos)
Matriel non
Exprience entretenu
Organisation
Stature Activit avant
ge le mnage
Contrat de travail Aspirateur
(intervention prvue
en fin de journe)
MAIN MACHINE
DUVRE METHODE (quipement)
102
annexes
103
la dmarche qualit dans les services la personne
contacts
104
BIBLIOGRAPHIE
Pour aller plus loin cette bibliographie vous propose quelques documents de rfrence
105
BIBLIOGRAPHIE
qualit de lemploi dans laide domicile, 2010 DESHAIES J.-L. Russir lamlioration continue de la qualit
AFNOR. NF EN ISO 9000. Systmes de management de la en action sociale et mdico-sociale, Dunod, 2006
qualit. Principes essentiels et vocabulaire. 2000 DJAOUI E. Intervenir au domicile. EHESP, 2004
Conseil national de lvaluation sociale et mdico-sociale. DUMALIN F., RAHOU N. Services la personne. Evolutions,
Lvaluation interne. Guide pour les tablissements et services organisation et condition de travail. Anact, 2008
sociaux et mdico-sociaux. Septembre 2006. HERMEL L., LOUYAT G., 100 questions pour comprendre et
Direction gnrale de laction sociale. Dmarche qualit - agir. Les services la personne, Afnor Editions, novembre
Evaluation interne dans un tablissement ou service mdico- 2006.
social ou social et recours un prestataire, Guide mthodo- LEDUC F. Guide de laide domicile: champs et dfinitions,
logique, DGAS, mars 2004. structures et dispositifs, mtiers et perspectives. Dunod, 2001
Espace rgional de sant publique de Rhne-Alpes. Lva- LOUBAT J.-R. La dmarche qualit en action sociale et mdico-
luation en 9 tapes. Document pratique pour lvaluation des sociale, Dunod, 2009
actions sant et social. 2008 PELLETIER C. Le management de la qualit dans les services
Institut national de prvention et dducation pour la sant. la personne. Dunod, 2010
Comment amliorer la qualit de vos actions en promotion
de la sant? Guide dautovaluation construit par et pour des
associations. Septembre 2009
Ministre de la Sant et de la Solidarit. Guide de la gestion
des risques de maltraitance. Janvier 2009.
IDAP, Axciome C. Guide pratique de certification des services
la personne. AFNOR, Date
PRIDES, Ples services la personne PACA, Le guide emplois,
qualifications et comptences, 2009
PRIDES, Ples services la personne PACA, Le guide strat-
gies de coopration, 2009
PRIDES, Ples services la personne PACA, Action collective
RSE qualit de service, qualit demploi et qualit de vie, 2009
106
Liste des personnes ayant particip llaboration du guide
Nathalie GREGOIRE, Ingnieur certification, AFNOR Certifi- Sandie BADEL, Directrice, Ple Services la personne,
PRIDES, Provence-Alpes-Cte dAzur
cation
Guilaine DAVID, Dlgue territoriale de lANSP, DIRECCTE
Sandra KNTZMANN-BURGO, Prsidente, SESP
de La Runion
Sylvie NOUAILLE, Chef de projet Services, Direction Appui aux
Valrie DE LA VILLE FROMOIT, CCI des Ardennes
Entreprises, ACFCI
Patrice DENIAU, Fondateur de Maison et Services, Prsident
Francine LEMONNIER, Directrice, SESP
de la CCI de la Mayenne, en charge des SAP pour lACFCI
Christophe PELLETIER, Responsable Qualit, UNA
Carole GAYET, Charge de projets, Dpartement Etudes, veille
Karima PERROT, Cadre de secteur, Association RE-SOURCE
et assistance documentaires, Institut National de Recherche
Vronique ROGER BREARD, Chef de service, Dpartement
et de Scurit - INRS
Dveloppement Durable et Certification de Services, Bureau
Rmy OUDART, Unit territoriale DIRECCTE de la Marne
Vritas
Catherine REQUIN, Responsable qualit, ADESSA A DOMICILE
Claude-Lise TREMOLIERES, Dlgue territoriale de lANSP,
Unit territoriale DIRECCTE des Alpes-Maritimes
107
dition 2012
www.servicesalapersonne.gouv.fr