PROCESO ADMINISTRACIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN CDIGO ASPD01

ELABORACIN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y

PROCEDIMIENTO VERSIN 5
REGISTROS

ELABOR: REVIS: APROB:

Profesional Oficina Asesora de Planeacin Jefe Oficina Asesora de Planeacin Jefe Oficina Asesora de Planeacin
FECHA: FECHA: FECHA:
08/07/2014 14/07/2014 22/07/2014
Disear, controlar y mantener los documentos y registros del Sistema Integrado de Gestin, mediante el anlisis, revisin,
OBJETIVO aprobacin y socializacin de los mismos, con el fin de unificar en materia documental la gestin de la Superintendencia Nacional
de Salud.
Inicia con la identificacin y recepcin de requerimientos de necesidad de diseo, mejoramiento, implementacin y anulacin de
documentos. Contina con el anlisis de informacin, elaboracin, ajuste, anulacin y codificacin del documento. Finaliza con
ALCANCE
la aprobacin y socializacin de la creacin, modificacin o anulacin, as como la evaluacin de la eficiencia y eficacia de los
documentos adoptados.
MBITO DE
Aplica a todos los procesos del Sistema Integrado de Gestin.
APLICACIN

DEFINICIONES
Adecuacin: suficiencia de las acciones para cumplir los requisitos.
Acuerdo de Nivel de Servicio: es el pacto establecido entre un usuario y proveedor de los procesos en materia de calidad y oportunidad de las
entradas y salidas, que se establecen para el cumplimiento del objetivo del proceso.
Control de cambios: es la accin de controlar los cambios que tiene un documento a travs del tiempo y se evidencia en el nmero de la versin
que se establece desde la elaboracin inicial del documento. Su control se realizar va registro en el mismo documento y en el Listado Maestro
de Documentos
Documento: informacin y su medio de soporte.
Documentos Externos: documentos pertenecientes al Sistema Integrado de Gestin generados por entidades pblicas diferentes a la
Superintendencia Nacional de Salud, los cuales afectan las actividades internas de la Entidad.
Documento obsoleto: documento que ha perdido su vigencia en fecha o contenido.
Formato: documento elaborado para consignar el resultado de una actividad o tarea. Una vez diligenciado se denomina registro.
Formato Libre: documento creado cuando la actividad desarrollada no permite definir con certeza una estructura estandarizada de contenido para
evidenciar su cumplimiento. Se sugiere que como mnimo posea: descripcin de la actividad, participantes y fecha, segn aplique.
Gestin documental: conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.

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DEFINICIONES
Gua: documento asociado a los procesos y procedimientos, que especifica en mayor detalle actividades o tareas, presentando alternativas de
realizacin.
Instructivo: documento que orienta el diligenciamiento de un formato o herramienta informtica, su desarrollo depender de la complejidad de los
mismos, el tipo de toma de decisiones o incidencia en la operacin de la Entidad. Es preciso aclarar que no todos los formatos o herramientas
informticas requieren instructivo.
Listado Maestro de Documentos: relacin de documentos internos y externos del Sistema Integrado de Gestin de la Superintendencia Nacional
de Salud, los cuales se encuentran asociados a los procesos definidos en el documento ASDS01.
Macroproceso: forma de identificar los negocios de la Superintendencia Nacional de Salud, se encuentra constituido por procesos.
Manual: corresponde a los documentos que agrupa el conjunto de disposiciones establecidas para la operacin del Sistema Integrado de Gestin
de la Entidad.
Manual de Procesos y Procedimientos: est compuesto por los documentos relacionados a los procesos listados en el documento ASDS01.
Estos documentos pueden ser de los siguientes tipos: caracterizaciones, procedimientos, guas, manuales, instructivos, indicadores, formatos y
dems que sean identificados en la pirmide documental de la Entidad, la cual puede ser consultada en las polticas de operacin del procedimiento
de Elaboracin y Control de Documentos y Registros (ASPD01). Por otro lado, estos documentos asociados a cada proceso se relacionan en el
Listado Maestro de Documentos.
Manual de Operaciones del Sistema Integrado de Gestin: documento de gestin que relaciona todos los elementos y requisitos del Sistema
Integrado de Gestin.
Manual de la Calidad: documento que describe y especifica el Sistema de Gestin de la Calidad de la Superintendencia Nacional de Salud, y
est incluido en el Manual de Operaciones del Sistema Integrado de Gestin.
Mapa de procesos: Representacin grfica de la operacin de la Entidad.
Modelo de Operacin por Procesos: elemento de Control que permite conformar el estndar organizacional que soporta la operacin de la
Entidad, armonizando la Misin y Visin Institucional con un enfoque sistmico, orientndola hacia una organizacin por procesos, los cuales en
su interaccin, interdependencia y relacin causa - efecto garantizan una ejecucin eficiente y el cumplimiento de los objetivos de la Entidad.
Poltica de Operacin: elemento de Control que establece las guas de accin para la implementacin de las estrategias de ejecucin de la
Entidad; define los lmites y parmetros necesarios para ejecutar los procesos y los procedimientos.
Procedimientos: conjunto de especificaciones, relaciones, responsabilidades, controles y ordenamiento de las actividades y tareas requeridas
para cumplir con el proceso.
Proceso: conjunto de entradas tangibles o intangibles, suministradas por un proveedor. A estas entradas se les asigna recursos y se le aplican
controles, obteniendo salidas tangibles o intangibles, destinadas a un usuario, generando un impacto en los mismos. Se clasifican en estratgicos,
misionales, de apoyo y de evaluacin.
Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas, puede ser en medio fsico o
magntico.
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DEFINICIONES
Revisin: actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuacin, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisin, para
alcanzar unos objetivos establecidos.
Validacin: confirmacin mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos para una utilizacin o aplicacin
especfica prevista.
Verificacin: confirmacin mediante la aportacin de evidencia objetiva, para sealar que se han cumplido los requisitos especificados.

NORMAS
REQUISITO LEGAL DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO
Ley 87 de 1993 por la cual se establecen normas para el ejercicio Se deben definir polticas como guas de accin y procedimientos para la
del control interno en las entidades y organismos del estado y se ejecucin de los procesos.
dictan otras disposiciones.
El Sistema de Gestin de la Calidad adoptar un enfoque basado en los
procesos que se surten al interior de la entidad y en las expectativas de los
usuarios, destinatarios y beneficiarios de sus funciones asignadas por el
ordenamiento jurdico vigente.

Ley 872 del 2003 "por la cual se crea el sistema de gestin de la Los procesos se deben estructurar con la participacin de los servidores de la
calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Pblico y en otras Entidad, identificando riesgos y controles.
entidades prestadoras de servicios."
Se debe establecer la documentacin necesaria para el funcionamiento del
Sistema de Gestin de Calidad, la cual incluye la definicin de la poltica y
objetivos de calidad, manuales de procedimientos y de calidad necesarios para
la eficaz planificacin, operacin y control de procesos, y los requisitos de
informacin que maneje la Entidad.
Decreto 943 de 2014 por el cual se actualiza el Modelo Estndar En el artculo 1 se define que el Modelo se implementar a travs del Manual
de Control Interno-MECI Tcnico del Modelo Estndar de Control Interno elaborado por el Departamento
Administrativo de la Funcin Pblica. En dicho manual se establece como
elemento el Modelo de Operacin por Procesos, el cual hace parte del
Componente de Direccionamiento Estratgico y se desarrolla a travs de los
tres productos mnimos: 1) Mapa de procesos; 2) Divulgacin de los
procedimientos; 3) Proceso de seguimiento y evaluacin que incluya la
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evaluacin de la satisfaccin del cliente y partes interesadas.

En la actualizacin de la Norma Tcnica se establece, entre otros

requerimientos, la identificacin de los procedimientos que permiten la
Decreto 4485 del 2009 por medio de la cual se adopta la prestacin de los servicios de la Entidad.
actualizacin de la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin
Pblica Adems, es obligatorio para las entidades que la implementen contar con un
procedimiento de control de documentos y un procedimiento de control de
registros.
Decreto 2482 del 2012 "por el cual se establecen los lineamientos El diseo y elaboracin de los procesos y procedimientos se deben orientar al
generales para la integracin de la planeacin y la gestin. fortalecimiento institucional, para lo cual se debe tener un enfoque de
racionalizacin, simplificacin y automatizacin.
Decreto 2462 de 2013 por medio del cual se modifica la En el artculo 9 se definen, entre otras, las siguientes funciones de la Oficina
estructura de la Superintendencia Nacional de Salud. Asesora de Planeacin:

5. Asesorar a las dependencias internas en la racionalizacin de los procesos

y procedimientos de la Entidad.

()

14. Disear metodologas para elaborar y/o actualizar los manuales de

procesos y procedimientos de cada una de las dependencias de la
Superintendencia Nacional de Salud y coordinar su elaboracin, desarrollo e
implementacin.

POLTICAS DE OPERACIN
1- Ninguna dependencia de la Entidad podr crear, modificar o anular documentos relacionados con el Sistema Integrado de Gestin, sin la
supervisin, evaluacin, codificacin y control de documentos por parte de la Oficina Asesora de Planeacin.

2- El requerimiento para la creacin, modificacin, anulacin de documentos, deber hacerse de manera formal a travs de memorando (cdigo
ASFL01) remitido por el lder del proceso y dirigido al Jefe de la Oficina Asesora de Planeacin.
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POLTICAS DE OPERACIN

3- Para la anulacin y creacin de documentos nuevos, se debern cumplir los siguientes lineamientos junto con la poltica 12 del presente
procedimiento:
Proceso: deber ser adoptado y/o anulado mediante resolucin elaborada por la Oficina Asesora de Planeacin y firmada por el
Superintendente Nacional de Salud. Previo a la adopcin, la solicitud debe ser aprobada mediante memorando por el Jefe de la Oficina
Asesora de Planeacin.
Procedimiento: deber ser aprobado mediante memorando, adjuntando el procedimiento, la caracterizacin del proceso ajustada y el
diligenciamiento del campo de control de cambios de los documentos.
Manuales, Guas e instructivos: debern ser aprobados mediante memorando adjuntando el procedimiento donde relacionen estos
documentos, ajustando las actividades que describa el qu, cmo y quin utiliza los documentos y el diligenciamiento del campo de control
de cambios de estos.
Formatos: debern ser aprobados mediante memorando, adjuntando los procedimientos, manuales o guas, donde se relacione el ajuste
de las actividades que describa el qu, cmo y quin utiliza el formato.
Polticas de primer y segundo nivel: debern ser adoptados y/o anulados mediante resolucin elaborada por la Oficina Asesora de
Planeacin y firmada por el Superintendente Nacional de Salud. Previo a la adopcin, la solicitud debe ser aprobada mediante memorando
por el Jefe de la Oficina Asesora de Planeacin a partir de solicitud del lder de proceso.
Polticas de tercer nivel: debern ser aprobadas mediante memorando adjuntando el documento.
En el control de cambios de los documentos se deber llevar relacionado el NURC de solicitud. El diligenciamiento de la fecha del cambio
ser diligenciado por la fecha del NURC de respuesta de la Oficina Asesora de Planeacin.

4- La responsabilidad de revisar y aprobar tcnicamente los documentos estar a cargo del lder del proceso (Superintendentes Delegados,
Secretario General, Jefes de Oficina Asesora y Jefes de Oficina).

5- La responsabilidad de revisar y aprobar metodolgicamente los documentos estar a cargo de la Oficina Asesora de Planeacin.

6- Ningn servidor pblico de la Superintendencia Nacional de Salud podr guardar versiones de documentos del Sistema Integrado de Gestin
en su computador. Cada vez que requiera uno, deber ser descargado directamente de la intranet, pgina web o el aplicativo que se disponga
para tal fin, de acuerdo con las orientaciones de la Oficina Asesora de Planeacin.

7- Todos los documentos del Sistema Integrado de Gestin de la Superintendencia Nacional de Salud son de libre acceso para los servidores
pblicos, quienes pueden consultarlos o descargarlos en la intranet, pagina web o el aplicativo que se disponga para tal fin. Si se requiere una

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copia fsica o electrnica de algunos de estos documentos, se debe solicitar el permiso correspondiente a la Oficina Asesora de Planeacin,
mediante correo electrnico o memorando (cdigo ASFL01).

8- Los documentos obsoletos que se necesiten conservar, sern identificados con el texto Documento Obsoleto.

9- La administracin y el control del estndar de los documentos ser responsabilidad de la Oficina Asesora de Planeacin, y en cuanto a la
evaluacin y el seguimiento ser responsabilidad de la Oficina de Control Interno.

10- Los documentos del Sistema Integrado de Gestin se identificarn de acuerdo con lo establecido en la poltica de operacin 13.2 del
presente procedimiento.

11- La estructura documental del Sistema Integrado de Gestin, estar jerarquizada en 4 niveles, los cuales se reflejan en la siguiente pirmide
documental:

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12- En la estructura documental relacionada se debe tener en cuenta las siguientes orientaciones:
Nivel 1 - Normatividad legal: Corresponde a los documentos que contienen disposiciones generadas desde el punto de vista legal por la
Superintendencia Nacional de Salud y que corresponde a Resoluciones, Circulares Externas y dems documentos que representen
actuaciones administrativas propias de la Entidad o que oficialicen las directivas y lineamientos del Sistema Integrado de Gestin.
Nivel 2 - Polticas: Corresponde a los documentos que establecen directrices que permite la toma de decisiones y la obtencin de
objetivos, dentro de este nivel se encuentra las polticas del Sistema Integrado de Gestin.
Nivel 2 - Objetivos: Corresponde a los documentos que permiten el logro de las polticas, dentro de este nivel se encuentran los Objetivos
del Sistema Integrado de Gestin.
Nivel 2 - Planes: Conjunto de documentos que establecen pautas de accin a nivel institucional, especificando entre otros aspectos, las
actividades, cronogramas, indicadores, responsables y recursos. Estos debern estar relacionados en los procedimientos.
Nivel 3 - Procesos: Conjunto de documentos asociados a la operacin de la Entidad de manera general.
Nivel 3 - Caracterizacin: Documento que relaciona informacin tcnica de manera general de un proceso, usuario o producto.
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Nivel 3 - Procedimientos: Conjunto de documentos asociados a la operacin de la Entidad de manera especfica.
Nivel 3 - Manuales: Corresponde a los documentos que agrupa el conjunto de disposiciones establecidas para la operacin del Sistema
Integrado de Gestin de la Entidad, se encuentra dentro de este nivel el Manual de Operaciones del Sistema Integrado de Gestin y el
Manual de Funciones. Es necesario entender que la funcin de este tipo de documentos es la recopilacin de procesos, procedimientos,
instrucciones, formatos y lineamientos.
Nivel 3 - Guas: Corresponde a los documentos que complementan los procedimientos, y que tienen como propsito, orientar, profundizar,
especificar o aclarar una actividad establecida dentro del procedimiento.
Nivel 3 - Instructivos: Corresponde a los documentos que complementan los procedimientos, y que tienen como propsito, orientar el
diligenciamiento de un formato o aplicativo informtico. La complejidad de estos determinar si se requiere la elaboracin de un instructivo,
es decir que no necesariamente todo formato o aplicativo deber tener uno.
Nivel 4 - Formatos: Documento elaborado para consignar el resultado de una actividad o tarea, estos debern siempre estar relacionados
en los procedimientos.
Nivel 4 - Registros: Evidencia objetiva de un resultado obtenido de una actividad ejecutada, puede ser en medio fsico o magntico y se
puede desprender del diligenciamiento y trmite de un formato, herramienta informtica, correo electrnico o comunicado.
Nivel 4 - Documentos soporte: Conjunto de documentos que facilitan la operacin de la Entidad, se encuentran dentro de estos los
documentos de origen externo y de trabajo.

13- Para la elaboracin de documentos se deber tener en cuenta las siguientes polticas de operacin:

13.1- Encabezado y pie de pgina: todo documento relacionado en la pirmide documental del Sistema Integrado de Gestin y que su origen
corresponda a la operacin interna de la Entidad tendr un encabezado con las siguientes caractersticas:

Se utilizan 5 columnas destinadas de la siguiente manera:

Primera columna: Logo de la Superintendencia Nacional de Salud.

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Segunda columna: Proceso y tipo documental de acuerdo a la pirmide documental del Sistema Integrado de Gestin (ver poltica de
operacin 13.2).
Tercera columna: Nombre del proceso y nombre del documento, sobre este ltimo se establecer la codificacin.
Cuarta y quinta columna: Cdigo del documento (ver poltica de operacin 13.2) y versin (ver poltica de operacin 13.3).

El tipo de letra utilizado en el encabezado ser Arial 11 y en maysculas fijas.

13.2- Codificacin: corresponde a la identificacin alfanumrica del documento, la cual facilitar su ubicacin dentro de la estructura documental
del Sistema Integrado de Gestin, y estar dentro del encabezado del documento y se relacionar en el formato denominado Listado
Maestro de Documentos, identificado con el cdigo ASFT01.

El cdigo estar conformado por seis caracteres, de acuerdo con la siguiente estructura:

XXYY##

Los dos primeros caracteres son de tipo alfabtico XX y corresponde a las iniciales del proceso, las cuales sern suministradas por el
profesional que administra el Listado Maestro de Documentos.

Los dos siguientes caracteres de tipo alfabtico YY, corresponde a las iniciales del tipo de documento, para lo cual se deber tener en cuenta
la siguiente estructura:

PR Proceso
PD Procedimiento
MN Manual
PO Poltica
CR Caracterizacin
GU Gua
IN Instructivo
PL Plan
FT Formato
FL Formato libre

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DE Documento de origen externo
DS Documento soporte

En caso que el documento no se acomode a la clasificacin presentada, se analizar las iniciales y se establecer una modalidad adicional.
Esta operacin solamente ser realizada por el administrador del Listado Maestro de Documentos.

La numeracin (##) corresponder a un consecutivo, la cual estar conformada por dos dgitos que se ubicarn despus de las iniciales
del tipo de documento. Cabe sealar que cada proceso tendr su propio conjunto de consecutivos, iniciando con el nmero 01 y finalizando
con el 99.

Un ejemplo de cdigo de un documento es ASPD01, en donde AS corresponde al proceso de Administracin del Sistema Integrado de
Gestin, PD se refiere al tipo de documento que para este caso es un procedimiento y 01 corresponde al nmero consecutivo.

La Oficina Asesora de Planeacin ser la encargada de asignar y controlar los cdigos respectivos.

13.3- Versin: corresponde a un nmero consecutivo que permite controlar los documentos vigentes. Cada vez que se realice un cambio, se
deber actualizar la versin. En el entendido que la Entidad presenta una nueva realidad institucional a partir del Decreto 2462 de 2013,
todos los documentos iniciarn en versin 01.

13.4- Responsabilidades: dentro del nivel 3 de documentacin, se encuentran los manuales, los procedimientos, las guas y las caracterizaciones,
solo en estos aparecer un campo adicional, en donde se establecern los cargos que participaron en la elaboracin de los documentos
mencionados, en los espacios relacionados deber escribirse el cargo de manera general acompaado de la dependencia, ejemplo: Elabor:
Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeacin, la Revisin corresponder al Jefe de la Oficina Asesora de Planeacin, adicional
podr ser incluido en esta campo, el cargo que revis por parte del rea que solicit la elaboracin del documento, la Aprobacin
corresponder al responsable del proceso que solicita el documento, adems se deber colocar el da, mes y ao de la respectiva
elaboracin, revisin y aprobacin, de acuerdo con la siguiente estructura:

DD/MM/AAAA

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13.5- Pie de pgina: la nica informacin que se presenta en este espacio es la numeracin de hoja, la cual se realizar de manera automtica
con la siguiente estructura: Pg. n de n

13.6-Orientacin: los documentos podrn ser estructurados de manera vertical u horizontal, esto depender de la concentracin de la informacin.
Cuando en la estructura del mismo se presente un bajo volumen de cuadros con informacin paralela, el documento deber ser desarrollado
de manera vertical, de lo contrario se sugiere ser desarrollado de manera horizontal, como es el caso del procedimiento.

13.7-Control de Cambios: los documentos a los que se les diligenciar el campo de control de cambios, son: manuales, guas, procedimientos y
caracterizaciones, ste campo se incluir en la parte final del documento. Su estructura es la siguiente:

13.8- Registro: los registros tendrn la misma codificacin de los documentos que le dan origen. Para el control de estos se deber tener en cuenta
lo establecido en las Tablas de Retencin Documental y en la Gua de Organizacin de Archivos de Gestin, cdigo GDGU01.
Adicionalmente, la organizacin, custodia, almacenamiento y acceso a los registros, sin importar su naturaleza (fsico, digital o electrnico),
seguirn los lineamientos de los procedimientos del Proceso de Administracin de la Gestin Documental.

13.9- Formato Libre: documento creado cuando la actividad desarrollada no permite definir con certeza una estructura estandarizada de contenido
para evidenciar su cumplimiento, se sugiere que como mnimo posea: Descripcin de la actividad, participantes y fecha, esto se aplicar en
especial para los documentos magnticos.

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13.10- Estructura de los documentos: los documentos en lo posible presentarn una estructura uniforme, salvo aquellos que por alguna orientacin
especial o reglamentacin especfica establezca una. De acuerdo con la estructura documental, se plantea la siguiente poltica de operacin
de estructura:

Manuales: Llevarn la siguiente estructura

o Objetivo: se relaciona el propsito para el diseo e implementacin del manual.

o Alcance: se refiere al campo de aplicacin del documento.
o Definiciones: corresponde al significado de aquellas palabras o conceptos especficos que estn enunciados en la descripcin
del manual, cuya interpretacin pueda presentar dificultades para quien lo ejecuta. Las definiciones estarn organizadas en orden
alfabtico. Igualmente, se deben incluir el significado de las siglas o abreviaturas.
o Descripcin del manual: se presenta el contenido desagregado del manual, de acuerdo a lo planteado en el objetivo y en el
alcance.
o Control de cambios: se tendr en cuenta lo dispuesto en la poltica de operacin 13.7.

Procesos: la informacin correspondiente a los procesos, se presentar en el documento denominado Caracterizacin de Procesos,
el cual se identificar con las dos letras iniciales CR.

Procedimientos: este tipo de documento presentar la estructura establecida en el procedimiento de Elaboracin y Control de
Documentos y Registros identificado con el cdigo ASPD01, destacando que las primeras cuatro letras son generales para todos los
procedimientos dentro de cada proceso, seguido del nmero de consecutivo para cada uno de ellos.

Guas: Llevarn la siguiente estructura:

o Objetivo: se relaciona el propsito para el diseo e implementacin de la gua.

o Alcance: se refiere al campo de aplicacin del documento.
o Definiciones: corresponde al significado de aquellas palabras o conceptos especficos que estn enunciados en la descripcin
de la gua, cuya interpretacin pueda presentar dificultades para quien lo ejecuta. Las definiciones estarn organizadas en orden
alfabtico. Igualmente, se deben incluir el significado de las siglas o abreviaturas.
o Descripcin de la gua: Se presenta el contenido desagregado de la gua, de acuerdo a lo planteado en el objetivo y en el alcance.
o Control de cambios: se tendr en cuenta lo dispuesto en la poltica de operacin 13.7.
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Instructivos: Corresponde a un documento en donde se presenta el nombre del campo del formato o del aplicativo y al frente en
prosa se describe su diligenciamiento. Este documento es optativo y estar integrado al formato, cuando se requiera.

Planes: Documento que presenta una estructura especfica dependiendo de la temtica analizada, algunos responden a
lineamientos de tipo legal en su estructura. En la entidad, se defini el formato PIFT07 para la formulacin de este tipo de
documentos. Lo anterior, no aplica para los casos en que un estndar o norma exige la utilizacin de un formato especfico.

Polticas: Documento que presenta una estructura especfica dependiendo la temtica analizada (ver procedimiento Formulacin
y Elaboracin de Polticas institucionales - FPPD01).

Caracterizacin: Documento que describe las caractersticas generales del proceso, esto es,
los rasgos diferenciadores del mismo.

Formato: Cada formato presenta una estructura especfica, se debe buscar la simplicidad y la unificacin de informacin. Su diseo
o ajuste debe responder a la pregunta de Cul es el tipo de decisin que se va a tomar con el formato? De otra parte, las hojas
electrnicas que consolidan, controlan y generan informes puede ser consideradas un formato.

Nota: Los formatos que corresponden a documentos de trabajo no se codificarn.

14- Se entendern que los procesos son formales en la Entidad cuando han sido adoptados mediante resolucin y se encuentran relacionados
con un memorando de aprobacin Cdigo ASFL01 y registrados en el Listado Maestro de Documentos, cdigo ASFT01.

15- El Mapa de Procesos identificado con el cdigo ASDS01, ser el documento soporte para establecer la secuencia e interaccin de procesos,
insumo bsico para la definicin de los Acuerdos de Nivel de Servicios, consolidados en el Manual que lleva el mismo nombre, el cual se identifica
con el cdigo PMMN01.

16- Los documentos de origen externo, si bien tendrn codificacin, se entender como no controlados, debido a que dependen de instancias
externas para su aprobacin, modificacin o anulacin.

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17-Ningn documento de la pirmide documental, salvo los formatos podrn ser impresos, en aquellos casos que por necesidades del servicio se
requiera la impresin, estos debern ser solicitados a la Oficina Asesora de Planeacin, el cual, en la impresin del pie de pgina al lado de la
numeracin, deber incluir el texto COPIA CONTROLADA, de modo tal que de manera integral ste se ver de la siguiente manera:

COPIA CONTROLADA Pg. n de n

En caso de encontrarse un documento impreso diferente a los formatos, y que no tenga el texto COPIA CONTROLADA, se entender como
COPIA NO CONTROLADA.

18- Los procedimientos tendrn relacionados las disposiciones legales, que se encontrarn en el apartado de normas, explicado a travs de
requisitos legales y directrices legales..

19 Para el desarrollo de las guas se tomar como referente el formato identificado con el cdigo ASFL03.

20 Los registros de las reuniones se realizarn en el formato Lista de Asistencia cdigo ASFT04 y/o Formato Acta Cdigo ASFT06.

21 Para el desarrollo de las actas, deber aplicarse lo establecido en la parametrizacin del mdulo de actas, del aplicativo denominado Sistema
Integrado de Planeacin y Gestin, que la entidad tiene destinado para tal fin.

22 Los formatos ASFT01, ASFT03, ASFT12 y ASFT17, al momento de ser diligenciadas tendrn en la parte inferior izquierda el detalle de la
fecha correspondiente al ltimo registro de informacin. As mismo aplicar para las dems que sea necesario.

23 La conservacin y centralizacin de los documentos obsoletos del Sistema Integrado de Gestin estar a cargo del responsable del archivo
de la Oficina Asesora de Planeacin y deber seguir los lineamientos establecidos por las tablas de retencin documental y la gua organizacin
de archivos de gestin, cdigo GDGU01.

24 El control de registros derivados de los documentos del Sistema Integrado de Gestin se realiza de acuerdo a los instrumentos, lineamientos
y metodologas del Subsistema de Gestin Documental, de conformidad con las disposiciones normativas del Archivo General de la Nacin, y en
observancia de las normas tcnicas complementarias que aseguren la conservacin y preservacin de la memoria institucional en el tiempo. Lo
anterior, con el fin de garantizar la integridad, autenticidad, fiabilidad, disponibilidad y usabilidad oportuna de la informacin en atencin de las
necesidades de los usuarios internos y externos de la Entidad.
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25 Cuando las reas responsables de una actividad incluida en un procedimiento de un proceso que no lideren, requieran de la creacin,
modificacin o anulacin de documentos, deber consensuar dicha solicitud con el lder del proceso y remitirla mediante memorando a la Oficina
Asesora de Planeacin por alguno de los siguientes cargos: Superintendente Delegado, Jefe de Oficina, Jefe de Oficina Asesora y Secretario
General. Cabe sealar que dicha solicitud no puede afectar la ejecucin de las actividades de las dems reas responsables relacionadas en el
procedimiento.

26 Ningn cdigo de documento podr ser incluido o eliminado del Listado Maestro de Documentos sin que su creacin o eliminacin sea
aprobada mediante memorando del Jefe de la Oficina Asesora de Planeacin dirigido al lder del proceso al que est asociado dicho documento.

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIN REA REA
id CARGO REGISTRO
QU? CMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
Un documento puede presentar diferentes fuentes
para su creacin, ajuste o anulacin. Algunas de ellas
corresponden a:

a. Necesidad de las dependencias de la Entidad.

b. Iniciativa de la Oficina Asesora de Planeacin.
c. Planes de mejoramiento del Sistema Integrado
Identificar la
de Gestin.
necesidad de Todas las Oficina
Correo
1 diseo, ajuste y/o dependencias Profesional Asesora de
En todos los casos, antes de requerir los ajustes Electrnico
anulacin del de la Entidad Planeacin
documentales, se debe solicitar el acompaamiento
documento.
del gestor de la dependencia lder del proceso y de un
funcionario de la Oficina Asesora de Planeacin.

Nota: Para que las dependencias puedan solicitar el

acompaamiento de un funcionario de la Oficina
Asesora de Planeacin, se deber enviar un correo
electrnico al coordinador del Grupo Sistema

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PROCEDIMIENTO VERSIN 5
REGISTROS

Integrado de Planeacin y Gestin, o quien haga sus

veces, para su respectiva asignacin.
Previo envo de la solicitud de creacin, modificacin
y/o anulacin de documentos, el profesional asignado
de la Oficina Asesora de Planeacin validar que los
ajustes den estricto cumplimiento a las polticas de
operacin estipuladas en este procedimiento.

Resultado del anlisis se generarn observaciones por

Analizar la
parte del funcionario de la Oficina Asesora de
necesidad del Oficina Todas las
Planeacin lo que podr generar: Correo
2 diseo, ajuste y/o Asesora de Profesional dependencias
Electrnico
anulacin del Planeacin de la Entidad
a. La no conveniencia de su desarrollo, de ser as
documento.
se justificar explicando las razones por las
cuales no es viable.
b. La viabilidad de ser aprobado el documento
metodolgicamente, de ser as, contina en la
actividad 3.

Cuando el documento tenga viabilidad, se deben

identificar en conjunto con el gestor y el funcionario de
la Oficina Asesora de Planeacin, las dependencias
intervinientes en su operacin, ya sea como lder o
Identificar las participante. Lo anterior con el propsito de incluir
dependencias que diferentes puntos de vista, y tenerlos en cuenta en la Oficina
Dependencias Correo
3 participarn en el estructuracin del documento. Profesional Asesora de
de la entidad electrnico
diseo del Planeacin
documento. Nota: Para el caso expuesto en la poltica de
operacin 25, se remitirn los documentos (creados o
modificados) va correo electrnico al gestor de la
dependencia lder del proceso para su revisin. En
caso de requerirse se pactar una reunin con los
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gestores de la dependencia lder de proceso y del rea

responsable de la actividad a ser modificada.
Surtido el proceso de validacin y de acuerdo al tipo
de requerimiento solicitado (creacin, ajuste y/o
anulacin) se debe tener en cuenta:

- Creacin de Documentos: El profesional de la

Oficina Asesora de Planeacin que apoya la
dependencia solicitante junto con el gestor, deber
requerir al responsable del Listado Maestro de
Documentos para asignar temporalmente el
cdigo del documento.
- Documentos Ajustados y/o Anulados: En el
caso que la solicitud de documento sea para
modificacin y/o anulacin, el profesional de la Oficina
Crear, ajustar o
Oficina Asesora de Planeacin que apoya la Dependencias Asesora de
4 anular los Profesional
dependencia solicitante junto con el gestor, de la Entidad Planeacin
documentos.
debern validar la versin del documento con el
responsable del Listado Maestro de Documentos,
y consignar el control de Cambios dentro de cada
documento cuando aplique.

Como parte del acompaamiento metodolgico del

profesional de la Oficina Asesora de Planeacin,
podrn identificarse ajustes de forma requeridos para
dar cumplimiento a las polticas de operacin de este
procedimiento. Estas recomendaciones y
observaciones debern ser tenidas en cuenta en la
versin final de los documentos que acompaen la
respectiva solicitud.
Proyectar y El gestor de la dependencia solicitante deber Oficina Memorando
Dependencias Delegados
5 aprobar la proyectar memorando cdigo ASFL01, al lder del Asesora de cdigo
de la Entidad
solicitud. proceso, para que haga la respectiva revisin, Planeacin ASFL01
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REGISTROS

aprobacin tcnica de los documentos y radicacin del Secretario

mismo dirigido al Jefe de la Oficina Asesora de General
Planeacin.
Jefes de
Oficina
Asesora

Jefes de
Oficina

Profesional
Luego de ser radicado el memorando cdigo ASFL01,
el Jefe de la Oficina Asesora de Planeacin lo asignar
al funcionario que ha venido apoyando la dependencia
solicitante para su respectiva revisin.

Una vez el funcionario de la Oficina Asesora de

Planeacin ha revisado los documentos y validado el
cumplimiento metodolgico con lo estipulado en este
procedimiento, se envan los documentos (creados,
ajustados y/o anulados), por correo electrnico al Jefe de
Oficina Memorando
Recibir y revisar la administrador de contenidos de la pgina web de la Oficina Dependencias
6 Asesora de cdigo
Solicitud. Oficina Asesora de Planeacin para su respectiva Asesora de la Entidad
Planeacin ASFL01
publicacin y/o eliminacin, solicitando al responsable
la actualizacin en el formato Listado Maestro de
documentos Cdigo ASFT01.

El funcionario de la Oficina Asesora de Planeacin que

ha venido apoyando a la dependencia solicitante,
proyecta el memorando de respuesta al Jefe de la
Oficina Asesora de Planeacin para la revisin y
aprobacin metodolgica de los documentos. Una
vez, se cuente con el NURC de aprobacin, se
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proceder a publicar y/o eliminar los documentos en la

pgina web,

El memorando de solicitud y de respuesta de ajustes

documentales, como mnimo, deber incluir un cuadro
donde relacione el cdigo del documento, el tipo de
solicitud y la descripcin del ajuste realizado, as:

En caso que los documentos tengan inconsistencias

metodolgicas y no se apliquen las polticas del
presente procedimiento, la Oficina Asesora de
Planeacin enviar un memorando, cdigo ASFL01 a
la dependencia solicitante explicando las razones de
su no aprobacin.

Nota: El formato memorando cdigo ASFL01 se

maneja de manera electrnica en la Entidad a travs
del sistema de informacin documental institucional.

Nota: Para el caso expuesto en la poltica de

operacin 25, es decir, cuando la dependencia

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solicitante es el rea responsable de una o ms

actividades, se remite la solicitud allegada al lder del
proceso al que pertenece el procedimiento para que
presente observaciones en un plazo de tres (3) das
hbiles. En caso de no ser presentadas, se elaborar
memorando de aprobacin de la solicitud, de acuerdo
con los lineamientos anteriormente mencionados.

El lder del proceso, junto con el gestor de la Documentos

dependencia, verificarn que los cambios solicitados publicados
Verificar la
fueron realizados en la pgina web, intranet o
creacin,
aplicativo dispuesto para tal fin. As mismo, se Dependencias Registro del
7 modificacin o Profesional
consultar la ltima versin del registro del Listado de la Entidad Listado
eliminacin
Maestro de Documentos para corroborar que all se Maestro de
solicitada.
relacionen dichos cambios. Documentos
(ASFT01)
Delegados

Secretario
Todo documento nuevo, ajustado o anulado, deber General
ser socializado por los medios dispuestos por la
Socializar Dependencias Oficina de Correo
8 entidad (correo electrnico interno, intranet, Skype, Jefes de
documento. de la Entidad Control Interno Electrnico
carteleras informativas, entre otros), por parte de la Oficina
dependencia lder del proceso. Asesora

Jefes de
Oficina
La Oficina de Control Interno deber evaluar la eficacia Informe de
Evaluar eficiencia y la efectividad de los documentos internos Oficina de auditora
9 y eficacia de implementados, para lo cual ste ser uno de los Control Profesional integral,
actividad criterios que debern tener en cuenta dentro de los Interno Cdigo
programas y planes de auditora integral. COFL02

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REGISTROS

PUNTOS DE CONTROL
ID NOMBRE DE LA ACTIVIDAD MTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
/ TAREA
Por medio de correo electrnico
se generarn observaciones por
Cada vez que se requiera Profesional Oficina
Analizar la necesidad del diseo, parte del funcionario asignado de Correo
2 disear, ajustar o anular Asesora de
ajuste y/o anulacin del documento. la Oficina Asesora de Planeacin electrnico
un documento. Planeacin
al gestor de la dependencia
solicitante.

Por medio de memorando cdigo

ASFL01, se verifican los
documentos enviados versus las
solicitudes de diseo, ajuste o
Cada vez que se requiera Profesional Oficina Memorando,
anulacin. Adicionalmente el
6 Recibir y revisar la Solicitud. disear, ajustar o anular Asesora de cdigo
funcionario de la Oficina Asesora
un documento. Planeacin ASFL01
de Planeacin validar en los
mismos documentos el
cumplimiento metodolgico con lo
estipulado en este procedimiento

Una vez la Oficina Asesora de

Planeacin ha aprobado los
Cada vez que se ha
ajustes documentales, la
aprobado el diseo, Gestores de las Documentos
7 Adoptar el documento. dependencia lder del proceso
ajuste o anulacin de un dependencias publicados
ser la encargada de validar que
documento.
los documentos estn
debidamente publicados.

ANLISIS DE TIEMPO
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La Oficina Asesora de Planeacin dar respuesta al memorando de solicitud de diseo, ajuste y/o anulacin del documento dentro de los 5 das
hbiles siguientes a la recepcin de la solicitud. Lo anterior, si y solo si se cumplieron con la totalidad de las actividades descritas en este
procedimiento.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Listado Maestro de Documentos.
Manual Tcnico del Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 (ASDE05).
Metodologa para la Implementacin del Modelo Integrado de Planeacin y Gestin (ASDE06).
Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP 1000:2009 (ASDE07).
Norma Tcnica de Calidad ISO 9001:2015 (ASDE08).
Norma Tcnica Colombiana NTC OHSAS 18001 (ASDE09).
Norma Tcnica Colombiana NTC ISO 14001 (ASDE10).
ISO/IEC 27001 (ASDE11).

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CONTROL DE CAMBIOS

ASPECTOS QUE RESPONSABLE DE LA FECHA DEL

DETALLES DE LOS CAMBIOS
CAMBIARON EN EL SOLICITUD DEL CAMBIO VERSIN
EFECTUADOS
DOCUMENTO CAMBIO DD/MM/AAAA
Mediante el artculo 5 de la Resolucin 1622 de
2014 se adoptan los procedimientos del
Adopcin del documento Proceso Administracin del Sistema Integrado Jefe Oficina Asesora de
21/08/2014 1
de Gestin, aprobados mediante Acta No. 001 Planeacin
de 2014.
Mediante Resolucin 4086 de 2014 se derogo
Adopcin del documento la resolucin 1622 de 2014 y se adopt el Jefe Oficina Asesora de
19/12/2014 1
Manual de Procesos y Procedimientos. Planeacin
Ajustes de las Polticas de Operacin,
Modificacin de documento. descripcin del procedimiento, aprobados Jefe Oficina Asesora de
24/08/2015 2
mediante Acta No. 1093 de 2015. Planeacin
Ajustes a las Polticas de Operacin,
Modificacin de documento. aprobados mediante NURC: 3-2015-023655 Jefe Oficina Asesora de
27/11/2015 3
de 2015. Planeacin
Se ajusta el alcance, polticas de operacin,
actividades, puntos de control, anlisis de
tiempo y se elimina el formato control de
cambios cdigo ASFT13 solicitados ante Jefe Oficina Asesora de
Modificacin de documento 14/10/2016 4
requerimiento NURC: 3-2016-019029 Planeacin

Se aprueba ajuste del documento mediante

NURC: 3-2016-019693
Mediante memorando 3-2017-008817se
solicit la modificacin de las secciones de
Normas, Polticas de Operacin, Jefe Oficina Asesora de
Modificacin de documento 07/06/2017 5
Descripcin del Procedimiento, Anlisis de Planeacin
Tiempo y Documentos de Referencia.

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Se aprueba ajuste del documento mediante

memorando 3-2017-008895

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