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Um nmero crescente de empresas est operando remotamente, a partir de vrios locais no pas ou mesmo globalmente. No entanto, muitas no esto maximizando a
utilizao da tecnologia disponvel para criar uma fora de trabalho mvel e gil, mas acima de tudo, produtiva em mobilidade.

So frequentes as demoras no processamento de documentos contendo informao crucial criada fora do escritrio central, especialmente pelos trabalhadores da
rea das vendas enquanto visitam os seus clientes. Se os sistemas internos no estiverem adaptados fora de trabalho mvel, os nveis de produtividade podem
diminuir, com reexo na rentabilidade, preciso e segurana. As organizaes necessitam digitalizar as suas informaes em papel e adicion-las aos uxos de
trabalho internos, diretamente no ponto de digitalizao.

Solues na Cloud alteram os sistemas TI das empresas

A computao na nuvem deve passar de 158 mil milhes de usurios em 2016. Organizaes no podem ignorar esta tecnologia no que diz respeito aos seus
processos de digitalizao de documentos. Com uma infraestrutura baseada na nuvem, as empresas podem mover a digitalizao de documentos para mais perto do
ponto de contato com o cliente (e daqueles que esto envolvidos na criao dos dados). Isso liberta as empresas de tarefas dirias como a gesto de arquivos em
papel, o que proporciona maior facilidade e ecincia na captura, validao, processamento e partilha de informao entre aqueles que precisam de um acesso
imediato. As organizaes podem poupar dinheiro, tempo e espao atravs da distribuio, armazenamento e acesso digital informao.

Esta realidade tambm altamente benca do ponto de vista do cliente. Por exemplo, documentos de pedidos podem ser aprovados, corrigidos ou alterados na
presena do cliente e do membro da equipe que tenha mais conhecimento da conta em questo, evitando assim atrasos desnecessrios e imprecises.

Os setores que fazem uso intensivo do papel, tais como servios de sade, jurdicos e nanceiros, valorizaro um processo de digitalizao descentralizado. Apesar da
sua importncia, estes setores continuam a gerir os seus documentos de forma ineciente, sem segurana e por membros da equipe que esto muito longe do local
onde os dados foram criados. Com frequncia, a pessoa que rene os dados precisa centralizar o documento fsico para um repositrio principal, onde depois
convertido para um arquivo digital, que pode ser partilhado globalmente e armazenado.

Isto no s extremamente ineciente, como tambm est se tornando um ponto fraco na cadeia de fornecimento pois, muitas vezes, os documentos fsicos e
sensveis, tais como faturas, contratos e requisies, so redistribudos internamente para digitalizao. Isso pode resultar num ciclo desnecessrio de correes, que
no s reduz a ecincia como tambm ameaa a segurana das informaes sigilosas.

Quanto mais mos um documento passe at ser digitalizado, maior a hiptese de exposio de dados sensveis a pessoas que no deveriam ter conhecimento deles.
Alm disso, a utilizao das informaes em papel envolve sempre um certo risco de perda, extravio ou mesmo roubo. Um processo de trabalho simplicado e
descentralizado garante que apenas aqueles que necessitam, tm acesso constante a um determinado documento.

Centro do problema
O processo de digitalizao de informaes, a partir de papel, para processos crticos de negcios tem de considerar a crescente exibilidade da fora de trabalho, as
tecnologias que as suportam e a procura do cliente por um servio melhor. Assim como as empresas tm colhido frutos da mobilidade da sua fora de trabalho,
tambm podem aproveitar os benefcios do custo, da ecincia e da produtividade da digitalizao e captura de informaes nos processos de negcio, o mais cedo
possvel.

O trabalho remoto e exvel continuar a alimentar a procura (e a aumentar a necessidade) para a digitalizao rpida, precisa e fcil de documentos a partir de
qualquer localizao. Quer a empresa esteja procurando apoiar liais distantes, escritrios domsticos ou aumentar gradualmente a aposta no trabalho mvel, a

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necessidade da digitalizao de documentos fora dos escritrios tradicionais est crescendo dia aps dia.

(*)Sean Suematsu diretor EMEA de Solues de Digitalizao de Documentos da Canon Europa

Fonte: CIO

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Documentos

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