ORGANIZACIN DE ARCHIVOS ACUMULADOS PARA EL

VICEMINISTERIO DE GAS.

DESCRIPCIN DEL PROCESO Y SUS PROCEDIMIENTOS

1. DIAGNSTICO E INVESTIGACIN

I. los archivos documentales sern clasificados con un criterio

orgnico funcional teniendo como base el principio de orden natural,
lo que se traduce a ser clasificados en base a licencias y areas de
esfuerzo mediante un proceso de identificacin y organizacin de
los mismos.
II. Por su parte, el orden original hace referencia a la secuencia en que
fueron producidos los documentos que conforman una unidad
documental, teniendo en cuenta que estas son el resultado de una
gestin o un trmite que dio origen a los documentos en un orden
cronolgico.
2. CLASIFICACIN POR LICENCIA Y AREAS DE ESFUERZO.

La apertura e integracin de expedientes se sujetar al siguiente

procedimiento:
I. Se abri un expediente para cada asunto que surja en el marco de
sus actividades, por ejemplo: un expediente para cada licencia, para
cada area de esfuerzo.
II. Los expedientes se integran por aos y no por temas.
III. Se integro cada documento de archivo a su expediente desde el
momento de su produccin o recepcin, comenzando por la
publicacin de su gaceta oficial o documento aprobatorio.
IV. Se cre una carpeta por ao que contenga todos los oficios,
memos, correos impresos, circulares, minutas entre otro. La cual
ser la primera carpeta que aparezca en el ao.
V. Se evito la duplicidad de expedientes, revisando como primer paso
la existencia o no de un expediente abierto sobre el mismo asunto.
VI. Para archivar se utilizarn flderes.
VII. Se procede al levantamiento de la informacin.
VIII. Se procede al etiquetado de las carpetas.
 3. INTEGRACIN Y ORDEN.

Los documentos de archivo se integran al expediente de manera

secuencial conforme se generen o se reciban.

I. La ordenacin de los documentos dentro del expediente ser

cronolgica, de forma que el primer documento ser el ms antiguo
y el ltimo el ms reciente.

II. El orden cronolgico crece de izquierda a derecha y de abajo hacia

arriba en los pisos.
III. No se deben incluir documentos electrnicos impresos en el
expediente.

IV. Los expedientes se ordenarn dentro de los archiveros por licencia

y rea de esfuerzo y ao de publicacin.
V. Los expedientes se conservarn preferentemente de forma vertical
en los estantes..
VI. Cada estante y cada piso deber tener una etiqueta identificadora al
frente, con el nombre de la licencia y rea de esfuerzo y el numero
de piso.
VII. Cada licencia contiene una etiqueta identificadora del ao.
VIII. Cada carpeta contiene una etiqueta que representa el ao y el
numero de carpeta.
IX. En el caso de documentos en disco compacto o DVD, para
garantizar el acceso, uso y adecuada preservacin de la informacin
se archivaran en carpetas o libretas debidamente identificadas al
final de cada historia.
X. La primera carpeta por ao contiene todos los oficios, memos,
correos impresos, circulares, minutas, gaceta o documento
aprobatorio, registro mercantil entre otros.

4. CLASIFICACIN DENTRO DE LA LICENCIA Y AREA DE

ESFUERZO POR AO
I. Identificar el tipo de documento, cuya actividad, dio origen al asunto del
expediente.
II. Asignar nmero de carpeta.
III. Generar la hoja de registro del inventario general por expediente en el
Sistema Informtico Word.

IV. Asignar el cdigo de clasificacin compuesto por la Letra asignada a la

 licencia o rea de esfuerzo, el ao y el nmero de carpeta..
V. Registrar los datos que solicita el inventario general por expediente
indicados en la presente.

5. ASIGNACION DE LA LETRAS.
La asignacin las letras se da en el siguiente orden de importancia:
A. Corresponde a la licencia de Cardon IV.
B. Corresponde al rea de esfuerzo de Anaco.
C. Corresponde a la licencia de Ypergas.
D. Corresponde a la licencia de Quiriquire
E. Corresponde a la licencia de Barrancas.
F. Corresponde a la licencia de Las Lomas.
G. Corresponde al rea de esfuerzo de San Tom.
H. Corresponde a la licencia de Gas Gurico.
I. Corresponde a la licencia de Bielovenezolana
J. Corresponde a la licencia de Sur Ta Juana.
K. Corresponde al rea de esfuerzo de San Ramn y
Javilla
L. Corresponde al rea de esfuerzo de Mariscal Sucre.
M. Corresponde a la licencia de Plataforma Deltana,
Bloque I.
N. Corresponde a la licencia de Plataforma Deltana,
Bloque II
O. Corresponde a la licencia de Plataforma Deltana,
Bloque III.
P. Corresponde a la licencia de Plataforma Deltana,
Bloque IV.
Q. Corresponde a la licencia de Pluspetrol.

6. ELABORACION DEL CODIGO.

El cdigo de marcacin de las Carpetas se diseo teniendo en
cuenta: direccin, asignacin de letra para licencia, ao y el nmero
de la carpeta que se asigna para todas. ejemplo:

DGDGN-K2013-01
7. ELABORACION DEL WORD.

Para llevarlo a cabo se hace el levantamiento del inventario de

carpetas, es un instrumento de control que describe para cada licencia
o rea de esfuerzo propio el ao, el cdigo de la carpeta y el contenido
de la misma . Para ello se diligencia el formato de Expediente
histrico en un archivo Word, adaptado para el Viceministerio de Gas.

8. ELABORACION DEL EXPEDIENTE EN EXCEL.

Es un procedimiento de la organizacin de los archivos acumulados,
es la descripcin del expediente histrico mediante una tabla de
Excel , definida como la fase destinada a la elaboracin de los
instrumentos de informacin para facilitar el conocimiento y consulta
de los documentos y carpetas de los archivos.
Para la llevarla a cabo primero se hace el levantamiento del
inventario. Para ello se diligencia el formato de Buscador de
Informacin, adaptado para el Viceminiterio De Gas, en el que se
registran datos como:

Donde las columnas representan:

Columna A ao de la carpeta.
Columna B la empresa de la licencia o rea de esfuerzo propio.
 Columna C cdigo de la carpeta.
Columna D el contenido de la cerpeta.
Columna E si es una carpeta.
Columna F Si es un encuadernado.
Columna G el numero de estante.
Columna H el numero del piso.
Igual que en la clasificacin y disposicin fsica de los documentos
prima el orden cronolgico establecido, el levantamiento de los
inventarios se realiza por ao, en el mismo orden en que la
documentacin se encuentra en la estantera, de modo que para
cada uno de los perodos establecidos se cuente con el inventario
respectivo.
9. DISEO Y ELABORACION DE LAS ETIQUETAS Y
ETIQUETADO.
I. ETIQUETAS CARPEAS:
Con el fin de controlar el nmero de carpetas de una unidad de
conservacin y la calidad de la organizacin documental, as como
la integridad de la misma es imprescindible realizar la marcacin a
los documentos que van a ser conservados en el archivo.
Para llevar a cabo satisfactoriamente la foliacin debe tenerse en
cuenta lo siguiente:
a. Para una mejor conservacin y acceso a los documentos, las
carpetas marcadas deben colocarse en estanteras, siempre
de izquierda a derecha, de abajo hacia arriba siguiendo el
orden de los aos de cada licencia y respetando la
periodizacin establecida.
b. Las carpetas deben ser marcadas en la parte lateral,
teniendo en cuenta: la licencia, el ao, el nmero de la
carpeta, que se asigna para todas las carpetas que
componen el archivo, de manera consecutiva de uno a infinito
una vez colocadas en el lugar asignado en la estantera;
nmero de carpetas y observaciones para lo que se
considere pertinente registrar.
c. El espacio de los estantes debe ser aprovechado de manera
eficiente, cuidando que la cantidad de carpetas no exceda su
capacidad para que la consulta no contribuya al deterioro.