SCRUM: Requisitos y Beneficios

Requisitos para poder utilizar Scrum

Los siguientes puntos son de especial importancia para la implantacin de una gestin gil de
proyectos como Scrum:
1. Cultura de empresa basada en trabajo en equipo, delegacin, creatividad y mejora continua.
2. Compromiso del cliente en la direccin de los resultados del proyecto, gestin del ROI y
disponibilidad para poder colaborar.
3. Compromiso de la Direccin de la organizacin para resolver problemas endmicos y
realizar cambios organizativos, formando equipos autogestionados y multidisciplinares y
fomentando una cultura de gestin basada en la colaboracin y en la facilitacin llevada a
cabo por lderes al servicio del equipo.
4. Compromiso conjunto y colaboracin de los miembros del equipo.
5. Relacin entre proveedor y cliente basada en ganar-ganar, colaboracin y transparencia.
6. Facilidad para realizar cambios en el proyecto.
7. Tamao de cada equipo entre 5 y 9 personas (con tcnicas especficas de planificacin y
coordinacin cuando varios equipos trabajan en el mismo proyecto).
8. Equipo trabajando en un mismo espacio comn para maximizar la comunicacin.
9. Dedicacin del equipo a tiempo completo.
10. Estabilidad de los miembros del equipo.

Cultura de empresa
La cultura de la empresa proveedora del proyecto debe estar alineada con la filosofa de una gestin
gil de proyectos como Scrum. Debe fomentar:
El trabajo en equipo y la colaboracin entre todas las personas implicadas en un proyecto.
Equipos autogestionados a los que se ha delegado la responsabilidad y autoridad para hacer
su trabajo, en contraposicin a la direccin y control de personas que ejercera un jefe de
proyecto tradicional (en lugar del jefe de proyecto existe la figura del Facilitador).
La creatividad del equipo.
La transparencia y la mejora continua, tanto del contexto de la organizacin y del proyecto
y como de las herramientas del equipo.

Scrum sistematiza la identificacin de obstculos que pueden impedir el correcto progreso del
proyecto. Los problemas previamente existentes en la organizacin (procesos, personas,
herramientas, etc.) y que atentan contra la productividad se harn ms evidentes cuando se aplique
Scrum y ser necesario irlos solucionando.

Compromiso del cliente

Scrum exige del cliente una alta implicacin y una dedicacin regular:
1. El cliente tiene la responsabilidad de dirigir los resultados del producto o proyecto:
El cliente debe disponer de una visin de alto nivel del producto o proyecto y tener
reflejadas sus expectativas en forma de lista de requisitos priorizada donde ha indicado
 el valor que le aportar cada uno. A partir de los costes de desarrollo que le proporcione
el equipo, priorizar los requisitos en funcin del Retorno de la Inversin (ROI) ms
rpido.
El cliente replanifica el proyecto en cada iteracin para maximizar este ROI de manera
continua.
2. Al tratarse de un proyecto que va entregando resultados en iteraciones regulares, el cliente
debe colaborar participando en el inicio de cada iteracin (reunin de planificacin) y en el
fin de cada iteracin (demostracin), y debe estar disponible durante la ejecucin de cada
iteracin para resolver dudas.

Compromiso de la Direccin
La Direccin debe estar comprometida y apoyar el uso de Scrum:
1. Se harn muy evidentes los obstculos ya existentes y por venir que impiden el correcto
desarrollo de los proyectos (a nivel de expectativas del cliente, productividad, calidad, etc.),
sean organizativos, tcnicos, procesos, relaciones entre personas/departamentos,
habilidades de los equipos, etc.
2. Ser necesario tomar decisiones, realizar cambios organizativos, alinear a personas y
proporcionar recursos para hacer la transicin. Gestores y equipos debern desaprender
formas de trabajar y de relacionarse a las que estaban habituados y aprender nuevas
dinmicas.
Un proyecto ya no consistir en que cada Departamento/rea/Unidad realice su parte
del trabajo y se la pase al siguiente. Ser necesario formar equipos autogestionados y
multidisciplinares capaces de conseguir un objetivo por ellos mismos.
Habr gestores que tendrn que cambiar sus roles para ser Facilitadores (Ver el artculo
"El buen gestor de un equipo gil") o Clientes, en una jerarqua de equipos haciendo
Scrum de Scrums.
Se tendr que gestionar aquellas conductas personales que no permiten que otras
personas puedan aportar ideas sobre el qu y el cmo de un proyecto, que defienden
a toda costa su parcela de responsabilidad, que les cuesta mucho cederla al equipo y
dejar de controlarlo, que no son capaces de delegar tareas o de colaborar con otras
personas en la resolucin de problemas.

Compromiso del equipo

Scrum se basa en el compromiso conjunto y la colaboracin entre los miembros del equipo. La
transparencia entre todos es fundamental para poder inspeccionar la situacin real del proyecto y
as poder hacer las mejores adaptaciones que permitan conseguir el objetivo comn. Por ello, ser
difcil trabajar utilizando Scrum para las personas que:
No confan en los dems, no permiten que otras personas puedan aportar ideas sobre el
qu y el cmo, no son capaces de colaborar en la resolucin de problemas ni de delegar
tareas.
No son transparentes respecto a su trabajo personal, sea por que defienden a toda costa su
parcela de responsabilidad o por inseguridad para comunicarse o colaborar, cosa que no
permite que sean ayudados.
Su modo de relacin se basa en la generacin de conflicto o bien evitan entrar en conflictos
sanos en que ambas partes ganen (ganar/ganar), con lo que los problemas realmente no se
 resuelven sino que crean conversaciones veladas, de manera que estas personas no acaban
de adquirir un compromiso real con el equipo.
Priorizan su ego, sus intereses personales, de carrera o de departamento, por encima de los
intereses del equipo.
No son capaces de cambiar sus hbitos y salir de su zona de confort, tienen miedo al cambio,
prefieren que se les diga qu tienen que hacer o quieren decir a los dems qu tienen que
hacer.
Quieren seguir siendo los hroes que solucionan los proyectos y/o las personas de las que
depende la empresa.

Relacin entre proveedor y cliente

La relacin entre el cliente y el proveedor del proyecto debe estar basada en el principio de
ganar ganar. En lugar de estar ligados por un contrato frreo de alcance, tiempo y coste,
las dos partes asumen que habr cambios para que cliente pueda obtener lo que realmente
necesita, no lo que est escrito en un documento inicial o seguir un plan inicial que vaya
perdiendo su sentido. La relacin contractual se aproxima a un contrato de un equipo por
meses, donde el cliente dirige mes a mes los resultados que el proyecto debe ir
proporcionando.
Debe existir transparencia en la ejecucin del proyecto para facilitar esta relacin. Esta
transparencia la facilita de manera regular el propio proceso de Scrum, especialmente en la
actividad de demostracin de los requisitos completados al final de cada iteracin.

Facilidad para realizar cambios en el proyecto

Para poder utilizar Scrum se debe poder ir incorporando requisitos de manera incremental en el
producto del proyecto y realizar cambios de forma controlada sin un coste prohibitivo para el
cliente. Para ello es necesario:
Disponer de tcnicas y herramientas que faciliten el crecimiento incremental y la
introduccin de cambios.
Mantener la simplicidad y calidad interna del producto que se est creando. Para cubrir los
requisitos actuales del cliente no hay que realizar ms esfuerzo del que sea necesario y, a la
vez, se debe vigilar no hacer nada en contra de futuros requisitos.

Dado que los requisitos se desarrollan priorizados por su valor, es ms improbable que ocurran
cambios sustanciales en los primeros requisitos desarrollados, cuando se construye la base del
producto. Se fomenta que los cambios que suelen aparecen cuando el proyecto ya est avanzado
se realicen sobre requisitos que no son tan importantes.

La arquitectura emerge conforme se va necesitando, iteracin a iteracin, con lo que se asegura que
todo lo que se disea se utiliza y se prueba.

Tamao del equipo

El tamao de un equipo est entre 5 y 9 personas. Por debajo de 5 personas cualquier imprevisto o
interrupcin sobre un miembro del equipo compromete seriamente el compromiso que han
adquirido y, por tanto, el resultado que se va a entregar al cliente al finalizar la iteracin. Por encima
de 9 personas, la comunicacin y colaboracin entre todos los miembros se hace ms difcil y se
forma subgrupos.
De cualquier manera, se puede hacer Scrum con 3 personas y se ha utilizado en proyectos con 250
personas en varios equipos. Cuando es necesario que ms de un equipo trabaje de manera gil en
un mismo proyecto, existen diferentes tcnicas que permiten esta colaboracin, desde el Scrum de
Scrums hasta equipos de integracin que dedican parte de su tiempo a trabajar con los equipos de
desarrollo, siempre completando incrementos de producto de manera regular, con el resultado
integrado de los diferentes equipos.

Equipo trabajando en un mismo espacio comn

Todos los miembros del equipo trabajan en la misma localizacin fsica, para poder maximizar la
comunicacin entre ellos mediante conversaciones cara a cara, diagramas en pizarras blancas,
tarjetas en el tabln de tareas, etc. De esta manera se minimizan otros canales de comunicacin
menos eficientes (llamadas telefnicas, correos electrnicos, documentos, etc.), que hacen que las
tareas se transformen en un pasa pelota o que hacen perder el tiempo en el establecimiento de
la comunicacin (como cuando se tiene que llamar repetidas veces por telfono a una persona que
no est en su puesto, o cuando se interrumpe con una llamada telefnica a una persona que est
concentrada en una tarea).

Dedicacin del equipo a tiempo completo

Los miembros del equipo dedicarse al proyecto a tiempo completo para de esta manera:
Evitar daar su productividad, que se vera afectada si tuviesen que ir cambiando de tarea
para diferentes proyectos o duplicando el nmero de reuniones para estos diferentes
proyectos. Si el equipo est dedicado a un nico proyecto es ms sencillo mantener el
compromiso que adquiere en cada iteracin. Como ayuda adicional a conseguir la mxima
productividad, el Facilitador se encarga de proteger al equipo de interrupciones externas.
Facilitar la gestin de recursos humanos de la organizacin. Esta gestin se simplifica si en
la organizacin las personas se reservan a un proyecto por iteraciones completas.

Por otro lado, el cliente y el facilitador deben estar dedicados al proyecto el tiempo necesario para
cumplir con sus responsabilidades.

Estabilidad del equipo

El equipo debe ser estable durante el proyecto, sus miembros deben cambiar lo mnimo posible,
para poder aprovechar el esfuerzo que les ha costado construir sus relaciones interpersonales,
engranarse y establecer su organizacin del trabajo.
Beneficios de Scrum
Los principales beneficios que proporciona Scrum son:

Entrega mensual (o quincenal) de resultados (los requisitos ms prioritarios en ese

momento, ya completados) lo cual proporciona las siguientes ventajas:

Gestin regular de las expectativas del cliente y basada en resultados tangibles.

Resultados anticipados (time to market).

Flexibilidad y adaptacin respecto a las necesidades del cliente, cambios en el

mercado, etc.

Gestin sistemtica del Retorno de Inversin (ROI).

Mitigacin sistemtica de los riesgos del proyecto.

Productividad y calidad.

Alineamiento entre el cliente y el equipo de desarrollo.

Equipo motivado.
 En el artculo Un contrato gil para Scrum se muestra un ejemplo de clusulas para formalizar, en
una peticin de ofertas a proveedores (RFP, Request For Proposals) o en un contrato, cmo deber
de ser la relacin entre cliente y proveedor en la ejecucin de un proyecto gil utilizando Scrum.

Cmo Scrum proporciona estos beneficios

A continuacin se detalla de qu manera Scrum permite conseguir cada uno de los beneficios
anteriores:

Beneficios de Scrum Cmo se consiguen

Gestin regular de las expectativas del cliente Lista de requisitos priorizada

El cliente establece sus expectativas indicando el El cliente crea y gestiona la lista de requisitos del
valor que le aporta cada requisito del proyecto y producto o proyecto, donde quedan reflejadas sus
cuando espera que est completado. expectativas a nivel de requisitos, valor, coste y entregas.

El cliente comprueba de manera regular si se van
cumpliendo sus expectativas, da feedback, ya desde
el inicio del proyecto puede tomar decisiones
informadas a partir de resultados objetivos y dirige
estos resultados del proyecto, iteracin a iteracin,
Demostracin de los resultados de proyecto en cada
iteracin
Al final de cada iteracin el equipo demuestra al cliente
los requisitos que ha conseguido completar. Tras una
inspeccin del resultado real del proyecto hasta ese
momento, y considerando el esfuerzo que ha sido
hacia su meta. Se ahorra esfuerzo y tiempo al evitar necesario para realizarlo, el cliente solicita los cambios
hiptesis. que necesita y replanifica el proyecto.

Resultados anticipados (time to market) Priorizacin de requisitos por valor y coste

El cliente puede empezar a utilizar los resultados ms Al inicio de cada iteracin el cliente prioriza la lista de
importantes del proyecto antes de que est finalizado requisitos del producto o proyecto en funcin del valor
por completo. que le aportan, su coste de desarrollo y los riesgos del
proyecto, cambiando los requisitos previstos para
Siguiendo la ley de Pareto (el 20% del esfuerzo
reaccionar a cambios de contexto en el proyecto.
proporciona el 80% del valor), el cliente puede
empezar antes a recuperar su inversin (y/o El progreso del proyecto se mide en funcin de los
autofinanciarse) comenzando a utilizar un producto requisitos que el equipo completa en cada iteracin.
al que slo le faltan caractersticas poco relevantes,
puede sacar al mercado un producto antes que su
competidor, puede hacer frente a urgencias o nuevas
peticiones de clientes, etc.

Flexibilidad y adaptacin Replanificacin en el inicio de cada iteracin

De manera regular el cliente redirige el proyecto en
funcin de sus nuevas prioridades, de los cambios en
el mercado, de los requisitos completados que le
permiten entender mejor el producto, de la velocidad
real de desarrollo, etc.
Al final de cada iteracin el cliente puede aprovechar
la parte de producto completada hasta ese momento
para hacer pruebas de concepto con usuarios o
consumidores y tomar decisiones en funcin del El hecho los requisitos se completen en funcin del valor
resultado obtenido.
Se asume que los cambios son parte natural del
proyecto. Toda iteracin comienza con una
replanificacin del proyecto. Esta replanificacin no es
traumtica puesto que Scrum minimiza el nmero de
objetivos/requisitos en que el equipo trabaja (WIP, Work
In Progress) a los que caben en una iteracin. Todava no
se ha hecho ningn esfuerzo en desarrollar los requisitos
de las siguientes iteraciones.
que aportan al cliente minimiza la probabilidad de que se
produzcan grandes cambios en el transcurso del
proyecto.

Retorno de inversin (ROI) Priorizacin de requisitos por valor

De manera regular, el cliente maximiza el ROI del Cada iteracin el cliente dispone de unos requisitos
proyecto. Cuando el beneficio pendiente de obtener completados y replanifica el proyecto en funcin del
es menor que el coste de desarrollo, el cliente puede valor que le aportan los requisitos pendientes respecto
finalizar el proyecto. del coste de desarrollo que tienen.

Mitigacin de riesgos Desarrollo iterativo e incremental

Desde la primera iteracin el equipo tiene que
gestionar los problemas que pueden aparecer en una
entrega del proyecto. Al hacer patentes estos riesgos,
es posible iniciar su mitigacin de manera anticipada.
"Si hay que equivocarse o fallar, mejor hacerlo lo
Un requisito se debe completar en una iteracin. El
equipo debe realizar todas las tareas necesarias para
completarlo y que est preparado para ser entregado al
cliente con el esfuerzo mnimo necesario. De esta
manera no se deja para el final del proyecto ninguna
antes posible". El feedback temprano permite actividad arriesgada relacionada con la entrega de
ahorrar esfuerzo y tiempo en errores tcnicos. requisitos.

La cantidad de riesgo a que se enfrenta el equipo est

limitada a los requisitos que se puede desarrollar en
una iteracin. La complejidad y riesgos del proyecto
se dividen de manera natural en iteraciones.

Productividad y calidad Mejora continua

De manera regular el equipo va mejorando y Cada iteracin el equipo realiza una retrospectiva para
simplificando su forma de trabajar. analizar su manera de trabajar e identificar los
obstculos que le impiden avanzar al mejor ritmo
posible.

Los miembros del equipo sincronizan su trabajo Comunicacin diaria del equipo
diariamente y se ayudan a resolver los problemas que
Todo miembro del equipo conoce cmo el trabajo de los
pueden impedir conseguir el objetivo de la iteracin.
otros miembros impacta en el suyo y cules son las
La comunicacin y la adaptacin a las diferentes
necesidades de los otros.
necesidades entre los miembros del equipo son
mximas (se van ajustando iteracin a iteracin), de
manera que no se realizan tareas innecesarias y se
evitan ineficiencias.

Las personas trabajan ms enfocadas y de manera TimeBoxing

ms eficiente cuando hay una fecha lmite a corto
Cada actividad de Scrum siempre tiene la misma
plazo para entregar un resultado al que se han
duracin (1 mes, 4 horas, etc.), con lo que las personas
comprometido. La consciencia de esta limitacin
aprenden lo que pueden conseguir en este tiempo, cmo
temporal favorece la priorizacin de las tareas y
organizarse, priorizar tareas y tomar decisiones.
fuerza la toma de decisiones.

Las iteraciones (Sprints) son regulares y de un mes

para facilitar la sincronizacin sistemtica con otros
equipos, con el resto de la empresa y con el cliente.

El equipo minimiza su dependencia de personas Equipo multidisciplinar

externas para poder avanzar (depender de la
El equipo est formado por todas las personas con las
disponibilidad de otros puede parar tareas).
especialidades necesarias para llevar a cabo el proyecto.

La estimacin de esfuerzo y la optimizacin de tareas Estimacin de esfuerzo conjunta

para completar un requisito es mejor si la realizan las
En el inicio de la iteracin los miembros del equipo
personas que van a desarrollar el requisito, dadas sus
estiman de manera conjunta el esfuerzo necesario para
diferentes especializaciones, experiencias y puntos
completar requisitos y sus tareas.
de vista. Asmismo, con iteraciones cortas la precisin
de las estimaciones aumenta.
Las personas trabajan de manera ms eficiente y con Compromiso del equipo
ms calidad cuando ellas mismas se han
En el inicio de cada iteracin el equipo selecciona los
comprometido a entregar un resultado en un
requisitos que se compromete a completar y entregar al
momento determinado y deciden cmo hacerlo, no
final de la iteracin (responabilidad). El propio equipo se
cuando se les ha asignado una tarea e indicado el
organiza (autoridad) identificando las tareas necesarias,
tiempo necesario para realizarla.
su esfuerzo y autoasignandose cada miembro las tareas
que se compromete a realizar.

El equipo se evita caminar mucho tiempo por un Demostracin de resultados preparados para ser
camino equivocado que le obligue a realizar un gran utilizados y velocidad sostenida
esfuerzo para llegar al objetivo esperado
Por un lado, al final de cada iteracin el equipo
Se asegura la calidad del producto de manera demuestra al cliente los requisitos que ha conseguido
sistemtica y objetiva, a nivel de satisfaccin del completar, de manera que estn completamente
cliente, requisitos listos para ser utilizados y calidad operativos. Por otro lado, para tener una velocidad de
interna del producto. desarrollo sostenida, el equipo necesita desarrollar cada
incremento de producto sin tener que revisitar aspectos
mal resueltos en iteraciones anteriores.

Alineamiento entre cliente y equipo Cliente y equipo trabajando en equipo

Los resultados y esfuerzos del proyecto se miden en
forma de objetivos y requisitos entregados al
negocio. Todos los participantes en el proyecto
conocen cul es el objetivo a conseguir. El producto
se enriquece con las aportaciones de todos.
Cada iteracin el equipo y el cliente trabajan juntos en la
creacin de los requisitos del proyecto (en la estimacin
de la lista priorizada de requisitos del proyecto), en
darles detalle (en la reunin de planificacin de la
iteracin) y en el anlisis del resultado obtenido (en la
demostracin de los requisitos completados).

Equipo motivado Equipo autogestionado

Las personas estn ms motivadas cuando pueden El equipo es quien se compromete a completar unos
usar su creatividad para resolver problemas y cuando requisitos determinados en una iteracin y quien mejor
pueden decidir organizar su trabajo. sabe cmo desarrollarlos. Por ello es el equipo quien se
auto-organiza y quien planifica cmo trabajar en la
iteracin.

Las personas se sienten ms satisfechas cuando Demostracin

pueden mostrar los logros que consiguen.
Cada iteracin el equipo muestra al cliente los resultados
que consigue. No est meses trabajando sin poder
exhibir su obra.