1 - Manuel de Procedure Version Finale

Manuel des procdures pour le traitement de la paie des Organismes Publics
ROYAUME DU MAROC
Direction des Dpenses du Personnel
__________________________________________
(*) Ce manuel de procdures est annex la convention de traitement de la paie du personnel
de .
1
SOMMAIRE
Introduction ............................................................................................................................... 4
Premire Partie : Consistance et contenu de la prestation de services du traitement de la paie ...5
1- Traitement de la paie du personnel . 6
2- Liquidation de la paie mensuelle .. 6
3- Production de la paie .. 7
3.1 : Edition de la solde mensuelle 7

3.2 : les fichiers informatiques . 7
4- Autres services 8
Deuxime Partie : Systme de la Gestion Intgre du Personnel de lEtat . 9
1. Prsentation . 10
2. Objectifs ... 10
3. Les normes de lintgration de la GIPE .. 10
4- Mise disposition dun progiciel de gestion intgre du personnel (GIPE Ordonnateur) 11
Troisime Partie : Modalits de traitement de la paie 12
1- Constitution de la base de donnes de la paie 13
1-1 Paramtrage et prise en charge des statuts du personnel et de la rglementation ..13

1-2 Prise en charge de la base de donnes du personnel .. 13
2- Traitement des actes de gestion 15
2.1 Actes de gestion individuels 15

2.2 Actes de gestion collectifs 16
3- Prise en charge des rformes et amendements des statuts et textes rglementaires . 17
3.1 Rforme ncessitant la production dactes individuels ou collectifs .. 17

3.2 Rforme ne ncessitant pas la production dactes individuels . 17
4. Prise en charge des dossiers des prcomptes la source 18
2
5- Liquidation de la paie 19
5.1 Production des fichiers informatiques .. 20

5.2 Dclarations aux organismes de retraites et de prvoyances sociales 20
6- Contrles effectus par la DDP 21
7- Gestion du courrier et tats de sortie .. 21
7.1 Dpt des bordereaux denvoi et rcupration des documents de la paie 21

7.2 Informations, renseignements, attestations .. 21
7.3 Dlivrance des attestations et bulletins de paie .. 22
7.4 Archivage .. 22
Quatrime Partie : Planning du traitement de la paie . 23
1- Phases de la prise en charge de la paie 24
2- Planning mensuel du traitement de la paie .. 26
ANNEXES . 28
Annexe 1 : Les documents de la solde . 29
1.1 : Modle dordre de paiement 29

1.2 : Modle de titre de paiement 30
1.3 : Bordereau collectif des virements .. 31
1.4 : Bordereau collectif des mandats individuels . 32
1.5 : Bordereau collectif billeteur 33
1.6 : Etat dtaill du mandatement 34
1.7 : Etat nominatif des prcomptes .. 35
1.8 : Modle dordre de recette . 36
1.9 : Etat comptable des saisies 38
Annexe 2 : Structures et codification des fichiers informatiques . 39
1.1 : Fichier attestation de salaire 39

1.2 : Fichier attestation rubrique .. 40
1.3 : Fichier dclaration CMR . 41
1.4 : Fichier dclaration annuelle de lIR .. 42
1.5 : Fichier dpenses complmentaires .. 43
1.6 : Fichier paie dtaille 44
1.7 : Fichier paie 46
1.8 : Fichier tat de liquidation 47
1.9 : Fichier informatique de rglement SIMT . 48
1.10 : Fichier Allocation familiales 49
Annexe 3 : Modle de Bordereau denvoi dactes de gestion .. 50
3
Introduction
Le prsent manuel des procdures sert de document de rfrence pour le bon

droulement des oprations de prise en charge et de traitement mensuel de la paie des
personnels des organismes externes par la Direction des Dpenses du Personnel (DDP)
relevant de la Trsorerie Gnrale du Royaume. Il dfinit et dcrit les procdures, leur
contenu, leur droulement, le planning de traitement et les responsabilits et taches assignes
chaque intervenant dans le processus de la paie du personnel susvis : organisme
conventionn (ou ordonnateur), la DDP et les organes du contrle, le cas chant.
4
Premire Partie :
Consistance et contenu de la prestation de
services du traitement de la paie
5
La prestation de services, objet des conventions de traitement de la paie du personnel

des organismes conventionns, rendue par la DDP, comporte un ensemble de services
intgrs couvrant aussi bien le traitement de la paie que lassistance la gestion
administrative du personnel.
Ainsi, loffre de services de la DDP comprend les prestations suivantes:
1- Traitement de la paie du personnel
Le traitement de la paie consiste aux oprations suivantes :
La prise en charge des volutions rglementaires affectant les statuts et les

rmunrations du personnel ;
Le traitement des actes de gestion affectant les situations administratives et familiales

du personnel ;
Le traitement des retenues au titre des pensions et de la prvoyance sociale ;
Le traitement des retenues la source au titre des prts et des prcomptes ;
2- liquidation de la paie mensuelle
Passage du moteur de calcul
Contrle de cohrence globale des donnes de la paie et contrle de la validit des

rsultats de la liquidation
Comparaison des rsultats de la liquidation (moluments bruts et nets)
Mandatement et ditions papier
Gnration des fichiers de la paie et des fichiers de virements SIMT.
6
3- Production de la paie
Les tats de sortie sont constitus de ldition papier des documents et pices justificatives
comptables de la solde mensuelle et de fichiers informatiques.
3.1 : Edition de la solde mensuelle
La solde mensuelle : Ordres de paiement, titres de mandatement, bordereaux collectifs

des virements, tats des numraires, tats billeteurs, tat du mandatement ;
La liste de paie des agents ;
Les tats nominatifs par agent des retenues au titre des pensions, de lAMO et des
mutuelles ;
Les tats nominatifs, par agent, des prcomptes par organisme ;
Les lments des dclarations rglementaires aux organismes de retraite et de
prvoyance sociale ;
Les propositions dordres de recettes, le cas chant.
La description et modles des documents de la solde figurent en annexe n 1
3.2 : les fichiers informatiques
Les fichiers informatiques de rglement SIMT ;

Les fichiers informatiques mensuels :
o fichier paie mensuelle
o fichier attestations de salaires
o fichiers tats de liquidation
o fichier allocations familiales
o fichier des prcomptes
Les fichiers informatiques annuels :

o fichier tat de dpenses permanentes ;
o fichier de la dclaration annuelle de lIR ;
7
Communication de fichiers mensuels des prcomptes directement aux organismes de

crdits, aux compagnies dassurances et aux associations et fondations duvres
sociales au titre des prlvements effectus sur les salaires du personnel de lorganisme
conventionn.
Les structures et les codifications sont dtailles dans lannexe n 2.
4- Autres services
Outre les services susviss, les parties contractantes peuvent convenir de la mise en
uvre de tout autre service complmentaire en relation avec la prestation principale de
traitement de la paie du personnel (statistiques, tudes, simulations, bilan social, requtes
particulires et ponctuelles).
8
Deuxime Partie :
Systme de la Gestion Intgre
du Personnel de lEtat
9
1. Prsentation :
Le systme de gestion intgre du personnel de lEtat, connu sous le terme gnrique

de GIPE est un systme permettant lensemble des intervenants dans le processus de la
gestion, du contrle et de la rmunration du personnel de lEtat ou dautres organismes
dappliquer les mmes rgles de gestion, dunifier les concepts et les procdures et dadopter
les mmes normes de communication en matire dchange dinformations en sappuyant sur
les technologies modernes de linformation.
2. Objectifs :
Lunification des concepts relatifs aux donnes et aux procdures concernant la gestion
du personnel;
La normalisation des rgles de gestion en adoptant pour chaque type de statut les
mmes rgles quel que soit le dpartement ou l'entit concerne par l'application de ces
rgles;
La simplification des procdures et des circuits administratifs en vue de rduire les

dlais de traitement des dossiers des fonctionnaires;
Lharmonisation et le rapprochement des donnes changes entre partenaires dans le

but d'aboutir une " fiche identique" du personnel au niveau de tous les intervenants
dans le processus de gestion du personnel;
La gnralisation de GIPE en visant la mise en place de ce systme auprs de

lensemble des administrations publiques.
3. Les normes de lintgration de la GIPE:
Lapplication dun systme commun de codification;

Lunification des concepts relatifs aux donnes et aux procdures;
Ladoption de standards de communication;
Lapplication de contrles automatiques de cohrence de donnes;
Une seule saisie des informations la source.
10
Toutes les procdures de gestion et de communication informatique entre lorganisme

conventionn et la DDP sont labores conformment au rfrentiel GIPE Gestion Intgre
du Personnel de lEtat en vigueur pour la gestion de la paie des personnels de lEtat.
La DDP met la disposition de lorganisme conventionn toutes les codifications et les
normes affrentes audit systme et se charge de sa mise jour.
4- Mise disposition dun progiciel de gestion intgre du personnel

(GIPE Ordonnateur) permettant :
La gestion administrative du personnel ;

Llaboration des actes de gestion des carrires administratives ;
La gestion de lois cadres et les mouvements des postes budgtaires ;
La communication avec le systme de la paie de la DDP;
Modules des attestations de travail, de salaires et des ditons de la paie ;
La gestion des congs administratifs et de la formation.
Le progiciel GIPE Ordonnateur mis la disposition de lorganisme est recommand pour

la constitution de la base de donnes du personnel et sa gestion administrative par lorganisme
conventionn; Cependant, si celui-ci possde dj, ou opte pour un autre logiciel, lchange de
donnes avec la DDP doit obligatoirement respecter le rfrentiel GIPE sus mentionn (Tables
de codification et structures de communication).
11
Troisime Partie :
Modalits de traitement de la paie
12
1- Constitution de la base de donnes de la paie :
1-1 Paramtrage et prise en charge des statuts du personnel et de la

rglementation
Pour la constitution de la base de donnes rglementaire applicable la paie du

personnel de lorganisme conventionn, les services concerns fourniront la DDP toutes les
donnes rglementaires gnrales ou spcifiques son personnel (statuts, textes, circulaires,
correspondances, PV)
1-2 Prise en charge de la base de donnes du personnel
Pour la constitution de la base de donnes du personnel au sein de la DDP, les services

comptents chargs de la gestion du personnel de lorganisme conventionn doivent fournir
sur support informatique la dernire situation administrative (et familiale) de son personnel.
Cette prise en charge doit tre faite selon la norme de gestion GIPE (Gestion
Intgre du Personnel de lEtat) adopte pour la gestion de la paie des personnels de lEtat.
La DDP fournira la structure et les tables de codification. (Cf. partie II)
1-2-1 Immatriculation du personnel
Pour lidentification du personnel, un numro matricule DDP sera attribu chaque

fonctionnaire ou agent. Cest un identifiant unique et permanent attribuer par les services
de lordonnateur lors de la prise en charge ou tout recrutement futur.
Une plage de matricules DDP est rserve et communique cet effet.
1-2-2 Dcision de prise en charge par la DDP
Pour concrtiser la prise en charge de la paie par la DDP, une dcision collective
dment vise par le comptable assignataire, doit accompagner le fichier informatique des
dernires situations administratives.
13
1-2-3 contenu de la dernire situation administrative
On entend par Dernire Situation Administrative (DSA) lensemble des donnes

administratives, comptables, familiales et autres ncessaires pour la liquidation de la paie.
Il sagit des donnes relatives :
Lidentification de lagent : matricule DDP ; nom ; prnom ; CIN ; date de

naissance.
La situation statutaire de lagent : grade ; chelle ; chelon ; indice ; dates

deffet, les anciennets
Les taux de la prime danciennet
La situation fonctionnelle : le cas chant : fonction ; date deffet
Le statut de lagent : titulaire, temporaire, permanent
La position de lagent : en activit ; dtachement ; mise en disponibilit
Le rgime de pension : CMR ; RCAR ; nant
La socit mutualiste : MGPAPM, OMFAM ; autre
Mode de rglement : Numraire, billeteur, virement, les informations du compte

bancaire, le cas chant: banque, agence, n compte (RIB).
La situation familiale et date situation: mari(e), divorc(e), veuf (ve)
Les donnes familiales : Nom & prnom du conjoint, profession.
Les enfants charge : Prnom ; date de naissance
Cette prise en charge doit tre faite selon la codification GIPE (Gestion Intgre du
Personnel de lEtat) adopte pour la gestion de la paie des personnels de lEtat. La DDP
fournira la structure et les tables de codification.
La profondeur de lhistorique des situations est dfinir selon les besoins et les
possibilits de lordonnateur. Par dfaut, la DDP prendra en charge la dernire situation
administrative.
14
2- Traitement des actes de gestion
Pour la prise en charge des actes de gestion, la DDP recevra les actes de gestion, les
pices justificatives et les enregistrements informatiques sy rapportant selon le format GIPE
par le biais du progiciel GIPE_Ordonnateur mis leur disposition.
Le traitement manuel (saisie) des actes de gestion par la DDP reste un type de
traitement exceptionnel et provisoire pendant une phase transitoire dtermine dun commun
accord.
2.1 Actes de gestion individuels
Description :
Sont considrs comme actes individuels les arrts, dcisions et pices justificatives
tablis ou fournis par lordonnateur et pouvant donner lieu une modification de la situation
administrative familiale et/ou comptable dun agent. Il sagit des actes dont la liste est
dtaille dans le document joint en annexe.
Droulement :
La prise en charge de ces actes se droule comme suit :
Elaboration et signature de lacte de gestion au niveau de lordonnateur selon la

procdure et le format en vigueur ;
Soumission de lacte au comptable assignataire pour visa ;
Retour des actes, aprs visa, lordonnateur ;
Envoi des actes viss la DDP par bordereaux denvoi conformment au format
convenu accompagns du support informatique;
Contrle et vrification de lacte au niveau de la DDP.
o Si lacte est conforme (forme et contenu) :
saisie ou chargement
validation pour traitement (cas de support informatique)
o Si lacte nest pas conforme : retour lordonnateur avec les remarques.

15
2.2 Actes de gestion collectifs
Description :
Sont considrs comme actes collectifs, les actes concernant plusieurs agents et
ncessitant un traitement identique et automatis.
Ils sont reus sur un support informatique avec un arrt collectif accompagn dun
listing dment sign et vis par le comptable assignataire.
Les mouvements pouvant tre traites selon cette procdure sont principalement:
o Avancement dchelon
o Intgration dans un nouveau statut
o Radiation pour limite dge
o Scolarisations (21 25 ans)
o Mutations.
Dautres actes de gestion peuvent tre traits, dun commun accord, par cette mme
procdure.
Droulement :
La procdure de prise en charge des actes collectifs se droule comme suit :
o Production par lordonnateur dun fichier informatique accompagn du listing sign ;
o Contrle automatique de cohrence de donnes au niveau de la DDP et dition de deux

listes :
liste des cas accepts
liste des cas non accepts avec motif de rejet.
o Envoi des listes lordonnateur
o Traitement des cas accepts aprs rception de larrt collectif sign par lordonnateur
et vis par le comptable assignataire ainsi que le listing les concernant sign page par
page.
o Les cas non accepts sont recycler par lordonnateur selon le droulement ci haut.
16
3- Prise en charge des rformes et amendements des statuts et textes

rglementaires
3.1 Rforme ncessitant la production dactes individuels ou collectifs
Description :
Il sagit dune rforme sappliquant au personnel mais dont la rglementation

conditionn lapplication par des dcisions individuelles telles que : intgration dans un
nouveau statut, indemnits de fonctions, indemnits particulires, bonifications ....)
Droulement :
Envoi dun crit par lordonnateur la DDP pour la mise jour du paramtrage de la
paie.
Envoi par lordonnateur des actes dment signs par lordonnateur et viss par le
Comptable assignataire, accompagns du support informatique correspondant ;
Contrle et vrification et traitement des actes conformment aux modalits de prise en

charge des actes de gestion (Cf. : 3)
3.2 Rforme ne ncessitant pas la production dactes individuels
Description :
Il sagit des rformes sappliquant automatiquement au personnel selon leurs situations

effectivement dtenues aux dates deffets fixes par la rglementation en question tels que :
nouveau rgime indemnitaire et/ou sa revalorisation, nouvelle valeur indiciaire, rgime de
pension, Mutuelles, impts ...).
Droulement :
Envoi dun crit par lordonnateur la DDP spcifiant les nouvelles rgles pour la mise
jour du paramtrage de la paie, et donnant ordre pour lexcution de cette rforme en
spcifiant les catgories bnficiaires.
Traitement par la DDP.
17
4. Prise en charge des dossiers des prcomptes la source
Description :
La DDP est conventionne avec un ensemble dorganismes :
Les socits de financement relevant de lAssociation Professionnelle des Socits de

Financement (APSF) notamment les socits de crdits la consommation (SCC),
Les banques (prts au logement, et prts aux particuliers)
La socit nationale des transports et de la logistique (SNTL)
Les compagnies dassurances (assurance auto, assurance vie, )
La CMR et la CNRA et les compagnies dassurances au titre de lpargne retraite

(retraites complmentaires)
Les fondations et associations des uvres sociales des administrations publiques

(fondation Hassan II des uvres sociales des agents dautorit, ).
Il a mis en place une procdure informatise spcifique permettant le prcompte et le suivi

des cessions de crances sur salaires dans le cadre des dispositions du :
-Dahir du 14 juin 1941 relatif la saisie- arrt et la cession des traitements,

appointements, soldes et salaires des fonctionnaires et agents de lEtat, des municipalits, des
offices et tablissements publics et rglementant les oppositions faites entre les mains des
comptables publics ;
- Dcret royal n 330-66 du 21 avril 1967 portant rglement gnral de la comptabilit

publique ;
Droulement :
La DDP informe les organismes de crdit (APSF, banques, AOS) de la prise en charge
de la paie de lorganisme conventionn sur son systme dinformation, et leur
communique les codes chapitres allous chaque organisme conventionn;
Les organismes de crdits procderont, par change de donnes informatis, aux

consultations, rservations et confirmations des ordres de prlvements conformment
la procdure mise en place par la DDP ;
18
Ils adresseront au comptable assignataire les cessions de crances.
Traitement des prcomptes par la DDP, dition des tats de prcomptes et envoi des
fichiers mensuels de prcomptes aux SCC.
5- Liquidation de la paie:
Le calcul de la paie se fera selon les statuts et les droits en indemnits du personnel, et
en tenant compte des actes reus au courant du mois avant la date limite de traitement fixe,
gnralement, le 10 de chaque mois.
Toutefois, et afin d doptimiser le planning mensuel de traitement il est recommand

dviter la communication de masse en fin de priode de traitement, et dtaler la
communication des actes de gestion, dune faon quilibre, sur la priode du 10 du mois
(M-1) au 10 du mois M.
Aprs traitement, les tats de sorties suivants seront communiqus le 18 de chaque

mois :
o Etat dtaill du mandatement;
o Ordres et titres du paiement ;
o Etats collectifs des virements et des ordres de paiement ;
o Etats billeteurs ;
o Etats de liquidation ;
o Liste de paie dtaille par agent ;
o Etats collectifs des retenues (CMR, Rachat, RCAR, IR,CSS, AMO, Mutuelles, loyers
et charges domaniaux);
o Divers tats de prcomptes
o Balances.
19
5.1 Production des fichiers informatiques
La DDP produit mensuellement les fichiers suivants :
Les fichiers informatiques de rglement par virements par le biais du systme

Interbancaire marocain de tl compensation (SIMT) ;
Les fichiers informatiques mensuels de la paie:
o fichier paie mensuelle ;
o fichier attestations de salaires ;
o fichiers tats de liquidation ;
o fichier allocations familiales ;
o fichier des prcomptes.
Au dbut de chaque anne, la DDP procdera la production des fichiers suivants :
Le fichier tat des dpenses permanentes ;
Le fichier de la dclaration annuelle de lIR au titre de lanne prcdente ;
La DDP peut, la demande de lordonnateur, produire des fichiers ou des statistiques

se rapportant au personnel. Une demande pralable dans ce sens devra tre formule.
5.2 Dclarations aux organismes de retraites et de prvoyances sociales
La DDP est conventionn via des accords et des protocoles de partenariat avec un
certains nombre dorganismes de retraites et de prvoyances sociales auprs desquels il
effectue les dclarations de cotisations des adhrents ; Il sagit de :
Pensions : CMR, RCAR

CNOPS
Mutuelles
Direction Gnrale des Impts (pour lIR)
Conformment au modle utilis pour le personnel de lEtat et arrt avec commun

accord avec le personnel prcit.
20
6- Contrles effectus par la DDP
La DDP procde un certain nombre de contrles au niveau des dfrentes phases de la paie,
il sagit de :
Contrle et vrification des actes de gestion la rception (forme et contenu)
Contrle de cohrence globale des donnes de la paie et contrle de la validit des

rsultats de la liquidation (requtes prs tablies)
Comparaison des rsultats de la liquidation (moluments bruts et nets)
7- Gestion du courrier et tats de sortie
7.1 Dpt des bordereaux denvoi et rcupration des documents de la paie.
Lorganisme conventionn (ordonnateur) dsigne et accrdite auprs de la DDP

un correspondant et un supplant pour le dpt des bordereaux denvoi des actes de gestion
et des supports informatiques, et la rcupration des documents et tats de sorties de la paie
mensuelle.
Les actes de gestion ayant pour objet la cration ou la modification des situations
administratives, familiales et comptables du personnel sont communiqus la DDP par des
bordereaux denvoi dactes de gestions dont le modle est en annexe n 3.
7.2 Informations, renseignements, attestations
La DDP assure linformation crite de lorganisme conventionn (ordonnateur) sur

les situations de la paie du personnel ainsi que linformation directe de toute personne
habilite dsigne par lui pour senqurir des renseignements et informations relatives
auxdites situations.
21
7.3 Dlivrance des attestations et bulletins de paie.
Les bulletins de paie et les diverses attestations (attestation de salaire, attestation de

travail, attestation de perception des AF, attestation des retenues et prcomptes ) seront
dits partir de la base de donnes du personnel de lorganisme conventionn (ordonnateur)
mise jour rgulirement par cette dernire en fin de chaque mois au moyen des fichiers de
la paie communiqus par la DDP, et ce, par le biais du progiciel GIPE ordonnateur mis
disposition de lorganisme conventionn.
7.4 Archivage
Apres traitement de la paie et rglement par le comptable assignataire, La DDP nest

pas tenue darchiver les pices justificatives ayant servi pour le calcul et le traitement de la
paie du mois. Celles ci tant restitues priodiquement lordonnateur.
22
Quatrime Partie :
Planning du traitement de la paie
23
1- Phases de la prise en charge de la paie :
Pour la ralisation de la prestation, la DDP et lorganisme conventionn arrteront dun

commun accord un planning, qui pour chaque phase, il dtermine les dlais et les
responsabilits ; il se prsente comme suit :
Etape intervenants
1. Etude de faisabilit & spcification des besoins
Etude des statuts du personnel et du rgime de rmunrations TGR
Etude des rgles de gestion et de contrle Organisme
2. Conventionnement
Elaboration et validation de la convention et du manuel de TGR

procdures Organisme
Signature de la convention et du Manuel des procdures
Planning de la mise en uvre
3. Dploiement de GIPE ordonnateur au niveau de

lorganisme
Installation TGR
Formation Organisme
Assistance la mise en uvre : constitution et gestion de la base
de donnes, traitement des actes de gestion
4. constitution de la BDD rglementaire et Paramtrage de la

paie de lorganisme
Paramtrage des imputations budgtaires

Paramtrage de services daffectations TGR
Paramtrage de payeurs dlgus.
Paramtrage des droits
Paramtrage des retenues
Paramtrage des situations particulires, le cas chant
24
5. Constitution de la base de donnes Personnel

sur @ujour
Envoi des fichiers sous la forme convenue

Chargement des donnes et gnration des actes de
gestion (5 familles dactes):
- Situations administratives (grade, chelle, chelon, Organisme
statut, affectation.)
- Situations familiales (conjoints et enfants)
- Les indemnits non automatiques (fonctions, frais, TGR
compensatrice)
- Les retenues rglementaires (mutuelles, rachats et
validations de services, loyers )
- Les prcomptes la source (fondations sociales, prts,
.)
- Les modes de rglement (RIB, billeteurs)
Prise en charge, contrle et validation des actes de
gestion sur @ujour
6. Rapprochement et fiabilisation des donnes et des
traitements
TGR
Liquidation de la paie Organisme
Rapprochement des donnes
Fiabilisation des donnes et des traitements (procdure
itrative de modifications et de mises jour).
Comparaison des rsultats de la liquidation (moluments
bruts et nets)
7. Paie blanc par la DDP (pendant 2 3 mois)
Passage du moteur de calcul

Mandatement et ditions papier
Gnration des fichiers de la paie et des fichiers de TGR
virements SIMT. Organisme
8. Traitement de la paie en rel sur @ujour
Dcision de basculement sur @ujour TGR

Elaboration et excution du planning de passage en rel. Organisme
25
2- Planning mensuel du traitement de la paie
Le planning de traitement de la paie mensuelle dfinit les lments suivants :
Mise en place des actions entreprendre sur le mois en cours ;
Les dates dArrt de mutation (date darrt de prise en charge),
Passages du moteur de paie ;
Mandatement et ditions ;
Dlais de communication des documents et fichiers ;
Dlais de traitement de la paie par lorganisme conventionn ;
Dlais de visa et rglement de la paie ;
26
Planning mensuel du traitement de la paie des Organismes Publics
Actions Acteurs Observations

Envoi des modifications du mois Lorganisme Avant le 05 de chaque mois
conventionn
Traitement des modifications DDP 12 de chaque mois
(chanciers AF, prts, prise en charge des
modifications envoyes)
Calcul, liquidation et Contrle de la paie DDP 13 de chaque mois
Mandatement et ditions de la paie DDP 14 de chaque mois
Envoi des fichiers lectroniques (fichiers paie et DDP 15 de chaque mois
SIMT) par E-mail
Envoi de la solde mensuelle (divers tats et DDP 15 de chaque mois
documents papier) par messagerie postale
(AMANA)
Rception, contrle et formatage de la paie Lorganisme Entre 18 et 24 chaque mois
conventionn
Envoi de la paie pour visa au trsorier payeur de Lorganisme Entre 19 et 25 chaque mois
lorganisme conventionn conventionn
Rception de paie pour visa Comptable Jour j du mois
assignataire (entre 19 et 25)
Visa de la paie Comptable Au plus tard j+1 du mois
assignataire (entre 19 et 26)
Rglement par Virement 26 de chaque mois
En cas de travaux spciaux et /ou exceptionnels (rformes ; ftes ; ) un planning spcifique

pourra tre mis en place dun commun accord.
27
ANNEXES
28
Annexe 1 : Les documents de la solde
1.1 : Modle dordre de paiement :
29
1.2 : Modle de titre de paiement :
30
1.3 : Bordereau collectif des virements:
31
1.4 : Bordereau collectif des mandats individuels :
32
1.5 : Bordereau collectif billeteur :
33
1.6 : Etat dtaill du mandatement :
34
1.7 : Etat nominatif des prcomptes :
35
1.8 : Modle dordre de recette :
36
37
1.9 : Etat comptable des saisies :
38
Annexe 2 : Structures et codification des fichiers informatiques :
1.1 : Fichier attestation de salaire :
Fichier Attestation de salaire

Type de
fichier Texte
Sparateur :|
Nom du
fichier AS2-DD-AAAA-MM.dat
Fichier Attestation de Salaire
NUMERO NOM DU CHAMP TYPE TAILLE

D'ORDRE
1 Matricule de l'agent Numrique 7
2 Nom et prnom de l'agent Caractre 30
3 CIN Caractre 9
4 Localit de l'agent Caractre 4
5 Adresse de l'agent Caractre 32
6 Sexe de l'agent Caractre 1
7 Code pays de l'agent Caractre 2
8 Date de naissance Caractre 8
9 Date de recrutement Caractre 8
10 Date rachat Caractre 8
11 Date limite Caractre 8
12 Code Motif Caractre 1
13 Motif radiation Caractre 1
14 Imputation standard Caractre 4
15 Rsidence Caractre 4
16 Poste de l'agent Caractre 1
17 Code du service Caractre 8
18 Position Caractre 2
19 Mode rglement Caractre 8
20 Numro de compte Caractre 12
21 Base imposable Numrique 9
22 Saisissable Numrique 9
23 Brut annuel Numrique 11
24 Net annuel Numrique 11
25 Date effet situation Caractre 8
26 Numro de colonne Caractre 2
27 Statut de l'agent Caractre 3
28 Grade de l'agent Caractre 8
29 Echelon Numrique 2
30 Point d'indice Numrique 6
31 Zone Caractre 2
32 Fonction de l'agent Caractre 8
33 Position en cas de dtachement Caractre 2
34 Code dpartement Caractre 2
35 Avance Caractre 1
36 Prime d'anciennet Numrique 7
37 Pension Caractre 1
38 Grade de pension Caractre 8
39 Echelon de pension Numrique 2
40 Indice de pension Numrique 6
39
NUMERO NOM DU CHAMP TYPE TAILLE

D'ORDRE
41 Situation familiale de l'agent Caractre 1
42 Nombre d'enfants Numrique 2
43 Dductions Numrique 2
44 Code Mutuelle SC Caractre 2
45 Taux Mutuelle SC Numrique 2
46 Code Mutuelle SM Caractre 2
47 Taux Mutuelle SM Numrique 2
48 Date du dernier mouvement Caractre 8
1.2 : Fichier attestation rubrique :
Fichier Rubrique
Type de fichier : Avec Sparateur
Sparateur :|
nom du fichier : RUB_DS1_AS2_GRP2_AAAAMM.dat
Fichier attestation Rubrique
Nom du champ Type Taille Observations

Matricule de l'agent Numrique 7
Code Rubrique Caractre 4
Montant de la rubrique Numrique 9 En centime
40
1.3 : Fichier dclaration CMR :
Fichier Dclaration CMR

Type de fichier Excel
Sparateur :|
Nom du fichier CMR-DD-AAAA.xls
Fichier Dclaration CMR
NUMERO NOM DU CHAMP

D'ORDRE
1 MATRICULE AGENT
2 NUME_CIN
3 A.NOM_AGEN||A.PRENAGEN
4 CODE GRADE
5 LIBELLE GRADE
6 ECHELON_
7 POININDI
8 DATE EFFET
9 CODE RUBRIQUE
10 ASSIETTE
11 SALARIAL
12 PATRONAL
13 RACHAT
14 VS
41
1.4 : Fichier dclaration annuelle de lIR :
Fichier Dclaration IR
Sparateur :|
Nom du fichier IR-DD-AAA.xls
Fichier Dclaration IR
NUMERO D'ORDRE NOM DU CHAMP

1 LIBEDEPA
2 Nom et prnom
3 CIN
4 Adresse personnelle
5 Mle PPR
6 Emoluments bruts
7 Emoluments bruts (Rappel)
8 Brut imposable
9 Retenues CMR,RCAR
10 Retenues CMR,RCAR (Rappel)
11 Retenues mut
12 Retenues mut (RAPPEL)
13 Dduction fiscale HBM
14 Dduction fiscale CIH
15 Autres Dductions fiscales
16 Avantage en nature
17 Autres Avantages imposables
18 Code situation de Famille
19 Dduction charge de famille
20 IR opr
21 IR opr (Rappel)
22 Nombre de jours
42
1.5 : Fichier dpenses complmentaires :
Fichier Dpenses Complmentaires

Sparateur :|
Nom du fichier FDC-DD-AAAAMM.xls
Fichier dpenses complmentaires

1 MATRICULE AGENT
2 NOM_AGENT
3 NUME_CIN
4 CODE POSITION
5 DATE D'EFFET
6 CODE GRADE
7 LIBELLE GRADE
8 ECHELLE
9 CODE SITUATION STATUTAIRE
10 ECHELON_
11 POINT INDICE
12 TAUX PRIME ANCIENNETE
13 NET_MENSUEL
14 MONTANT RAPPEL
15 FUTUR_BRUT
16 RAPPEL_BRUT
17 FUTUR_CMR
18 RPPEL_CMR
19 FUTUR_RCAR
20 RAPPEL_RCAR
21 FUTUR_AMO
22 RAPPEL_AMO
23 CODE DEPARTEMENT
24 LIBELLE DEPARTEMENT
25 CODE IMPUTATION SANDARD
26 LIBELLE IMPUTATION STANDARD
43
1.6 : Fichier paie dtaille :
Fichier Paie dtaille

Sparateur :|
Nom du fichier FPA-DD-AAAAMM.xls
Fichier Paie Dtaille

1 MATRICULE PPR
2 POSITION
3 CODE GRDE
4 LIBELLE GRADE
5 ECHELLE
6 SITUATION STATUTAIRE
7 ECHELON
8 INDICE
9 TAUX PRIME ANCIENNETE
10 NOM PRENOM
11 IMPUTATION
12 CODE BANQUE
13 NOM BANQUE
14 MDR
15 CODE RIB
16 NUMERO EDITION
17 CODE BILLETEUR
18 NOM BILLETEUR
19 REFERENCE MANDAT
20 TRAITEMENT DE BASE
21 SUPPLEMENT DE SALAIRE (TEMP. ET PERM.)
22 SALAIRE GLOBAL
23 INDEMNITE COMPENSATRICE DE REMUNERATION
24 ALLOCATION DE HIERARCHIE ADMINISTRATIVE
25 INDEMNITE ADMINISTRATIVE SPECIALE
26 ALLOCATION MEDICALE
27 INDEMNITE DE SPECIALITE
28 INDEM. ENCADREMENT RECHERCHE APPLIQUEE
29 PRIME DE RISQUE
30 INDEMNITE DE TECHNICITE
31 INDEMNITE DE SUJETION
32 INDEMNITE POUR TRAVAUX PENIBLES ET SALISSANTS
33 INDEMNITE DE RESIDENCE SOUMISE A LA CMR
34 INDEMNITE DE FONCTION IMPOSABLE
35 ALLOCATION D'ENCADREMENT
36 INDEMNITE FAMILIALE MAROCAINE
44

37 DEDUCTION FISCALE DE LA COTISATION H.B.M.
38 INTERETS DE PRETS LOGEMENT
39 VALEUR ITPS IMPOSABLE
40 PRIME D ANCIENNETE
41 ASSURANCE MALADIE OBLIGATOIRE DE BASE
42 MUTUELLE GENER. CAISSE COMPL.DE DECES
43 MUTUELLE OMFAM CAISSE ALLOC. DE DECES
44 CAISSE MAROCAINE DE RETRAITE
45 REGIME COLLECTIF D'ALLOCATION DE RETRAITE
46 IMPOT SUR LE REVENU
47 MUTUELLE O.M.F.A.M. SECTEUR MUTUALISTE
48 MUTUELLE GENERALE SECTEUR MUTUALISTE
49 VERSEMENT RETROACTIF C.M.R.
50 RACHAT CMR 1-6-1997
51 ASSURANCE MALADIE OBLIGATOIRE DE BASE
52 LOYER COMMUNE URBAINE CASABLANCA
53 BRUT IMPOSABLE
54 SAISISSABLE
55 TOTAL BRUT
56 TOTAL RETENUE REGLEMENTAIRE
57 NET INTERMEDIAIRE
58 NET MENSUELLE
59 TOTAL PRETS
60 MONTANT RAPPEL
45
1.7 : Fichier paie :
Fichier Paie
Type de fichier Texte
Sparateur :|
Nom du fichier MS-XX-DD-MM-AA
Fichier Paie
NUMERO LIBELLE COLONNE TAILLE

D'ORDRE COLONNE
1 Imputation standard 4
2 Code du service 8
3 Matricule de l'agent 7
4 Nom 30
5 Salaire Net 8
6 Montant du rappel 10
7 Rappel Brut 8
8 Saisissable 8
9 Mode rglement 1
10 Rfrence du mode de rglement (code RIB/code 24
billeteur/N mandat)
11 Code de la banque 4
12 Compteur variable 2
13 Code prcompte 4
14 Montant net mandat 8
15 Montant rappel mandat 8
16 Numro du dossier 7
17 Total prcompte 8
18 Reste payer du prlvement 8
46
1.8 : Fichier tat de liquidation :
Fichier Etat de Liquidation

Type de
fichier Texte
Sparateur :|
nom du fichier
Fichier Etat de Liquidation
NUMERO NOM DU CHAMP TAILLE COLONNE
D'ORDRE
1 Imputation standard 4
2 Matricule de l'agent 7
3 Numro de colonne (**) 2
4 Code du service 8
5 Localit de l'agent 4
6 Poste de l'agent (**) 1
7 Nom et prnom de l'agent 30
8 Sexe de l'agent 1
9 Code pays de l'agent 2
10 Dlgation en cas de besoin 8
11 Date dbut situation 8
12 Date Fin situation 8
13 Statut de l'agent 3
14 Zone 2
15 Point d'indice 4
16 Pension (*) 1
17 Grade de l'agent 8
18 Code avance (**) 1
19 Dductions (**) 2
20 Situation familiale de l'agent (**) 1
21 Nombre d'enfants (**) 2
22 Dure en jours (**) 4
23 Nouveau salaire brut 9
24 Ancien salaire brut 9
25 Diffrence entre nouveau et ancien salaire brut 8
26 Nouveau Salaire Net 9
27 Ancien salaire Net 9
28 Diffrence entre nouveau et ancien salaire net 8
29 Code mutation (**) 1
30 Base imposable 9
31 Saisissable 8
32 Montant du rappel 10
33 Nombre de rubriques (*) 2
34 Code Rubrique 4
35 Montant de la rubrique 8
36 Ancien montant de la rubrique 8
37 Diffrence entre montants de la rubrique ancienne et 8
nouvelle
47
1.9 : Fichier informatique de rglement SIMT :
Fichier SIMT
Type de
fichier Avec sparateur
Sparateur :|
nom du fichier VRT-SIMT-DD-AAAAM.vir
STRUCTURE FICHIER SIMT
NUMERO NOM DU CHAMP TYPE

D'ORDRE
1 code dpartement caractre
2 anne numrique
3 mois numrique
4 jour numrique
5 matricule PPR numrique
6 nom prnom caractre
7 code RIB numrique
8 montant verser dcimal
48
1.10 : Fichier Allocation familiales :
49
Annexe 3 : Modle de Bordereau denvoi dactes de gestion:
Rfrences : N/ Le :
A
Monsieur le Directeur des dpenses du Personnel
Service de la Paie du personnel des CT
Ou
Service de la pie du personnel des Autres Organismes
-Rabat-
Bordereau dEnvoi
(Actes de gestion de la paie)
Matricule Agent Nom & Prnom Type dacte de gestion (*)
Nombre total dactes : Sign :

(Lordonnateur)
(*) : Voir liste des actes de gestion ci-dessous
50
Liste des actes de gestion :
CODE LIBELLE
AC Annulation/modification acte familial (mouvt conjoint)
AD Prise en charge
AF Allocations familiales
AG Changement de grade ou intgration
AM Rvision de la situation administrative
AP Annulation/modification acte familial (PEC enfant)
AT Annulation de prcompte
AV Avenant au contrat
CG Cong
CJ Mouvement conjoint
CP Compensation par prcompte
CR Cessation de paiement
DD Dpart sous les drapeaux
DF Dductions fiscales des intrts logement
DP Diplme
DS Disparition
DT Dtachement
FC Nomination/fin nomination fonction ou emploi suprieur
FP Fin de position
FV Acquisition logement
ID Intgration d'un dtach
IN Indemnits non automatiques
LO Loyer
MD Mise en disponibilit
MI Modification d'identifiants
ML Mutuelle
MM Mandat la main
MR Mode de rglement
MT Maintien
MU Mutation
NA Non activit
PA Prime d'anciennet
PC PEC ou personne charge
PR Prise en solde
PS Prolongation de stage avant titularisation
PV Prise en charge des avances
RA Radiation
RC Recrutement
RF Retraite facultative
RH Rachat
RM Remandatement
RP Reprise de paiement
RS Changement de grade des permanents
51
RT Rintgration
CODE LIBELLE
RU Retenue sur salaire
SA Sanction
SP Suspension
SR Suppression de la rmunration
ST Stage de formation
SV Services antrieurs
TA Avancement d'chelon
TE Avancement d'chelle
VS Validation de service
52

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Manuel des procdures pour le traitement de la paie des Organismes Publics

Direction des Dpenses du Personnel

Premire Partie : Consistance et contenu de la prestation de services du traitement de la paie ...5

1- Traitement de la paie du personnel . 6

2- Liquidation de la paie mensuelle .. 6

3.1 : Edition de la solde mensuelle 7

Deuxime Partie : Systme de la Gestion Intgre du Personnel de lEtat . 9

3. Les normes de lintgration de la GIPE .. 10

4- Mise disposition dun progiciel de gestion intgre du personnel (GIPE Ordonnateur) 11

Troisime Partie : Modalits de traitement de la paie 12

1- Constitution de la base de donnes de la paie 13

1-1 Paramtrage et prise en charge des statuts du personnel et de la rglementation ..13

2- Traitement des actes de gestion 15

2.1 Actes de gestion individuels 15

3- Prise en charge des rformes et amendements des statuts et textes rglementaires . 17

3.1 Rforme ncessitant la production dactes individuels ou collectifs .. 17

4. Prise en charge des dossiers des prcomptes la source 18

5.1 Production des fichiers informatiques .. 20

6- Contrles effectus par la DDP 21

7- Gestion du courrier et tats de sortie .. 21

7.1 Dpt des bordereaux denvoi et rcupration des documents de la paie 21

Quatrime Partie : Planning du traitement de la paie . 23

1- Phases de la prise en charge de la paie 24

2- Planning mensuel du traitement de la paie .. 26

Annexe 1 : Les documents de la solde . 29

1.1 : Modle dordre de paiement 29

Annexe 2 : Structures et codification des fichiers informatiques . 39

1.1 : Fichier attestation de salaire 39

Annexe 3 : Modle de Bordereau denvoi dactes de gestion .. 50

Le prsent manuel des procdures sert de document de rfrence pour le bon

La prestation de services, objet des conventions de traitement de la paie du personnel

Ainsi, loffre de services de la DDP comprend les prestations suivantes:

1- Traitement de la paie du personnel

Le traitement de la paie consiste aux oprations suivantes :

La prise en charge des volutions rglementaires affectant les statuts et les

Le traitement des actes de gestion affectant les situations administratives et familiales

Le traitement des retenues au titre des pensions et de la prvoyance sociale ;

Le traitement des retenues la source au titre des prts et des prcomptes ;

2- liquidation de la paie mensuelle

Passage du moteur de calcul

Contrle de cohrence globale des donnes de la paie et contrle de la validit des

Comparaison des rsultats de la liquidation (moluments bruts et nets)

Mandatement et ditions papier

Gnration des fichiers de la paie et des fichiers de virements SIMT.

3.1 : Edition de la solde mensuelle

La solde mensuelle : Ordres de paiement, titres de mandatement, bordereaux collectifs

La description et modles des documents de la solde figurent en annexe n 1

3.2 : les fichiers informatiques

Les fichiers informatiques de rglement SIMT ;

Les fichiers informatiques annuels :

Communication de fichiers mensuels des prcomptes directement aux organismes de

Les structures et les codifications sont dtailles dans lannexe n 2.

Le systme de gestion intgre du personnel de lEtat, connu sous le terme gnrique

La simplification des procdures et des circuits administratifs en vue de rduire les

Lharmonisation et le rapprochement des donnes changes entre partenaires dans le

La gnralisation de GIPE en visant la mise en place de ce systme auprs de

3. Les normes de lintgration de la GIPE:

Lapplication dun systme commun de codification;

Toutes les procdures de gestion et de communication informatique entre lorganisme

4- Mise disposition dun progiciel de gestion intgre du personnel

La gestion administrative du personnel ;

Le progiciel GIPE Ordonnateur mis la disposition de lorganisme est recommand pour

1- Constitution de la base de donnes de la paie :