Planeacin de cambio de PMS Innsist a HMS

TECMILENIO

Metodologa de la investigacin

Marisa Martnez Muiz

17 de noviembre de 2017

Evidencia 1
Luis Fernando Hernndez Garca

Presenta Evidencia 1 de 5 para certificacin Mitologa bsica de la

Administracin de Proyectos basada en las mejores prcticas del PMBOK
al02824780
TecMilenio Online
Datos de la empresa
Razn social: Inmobiliaria Hotsson S.A DE C.V.
Nombre comercial: HS Hotsson Quertaro.
Direccin: Bulevar Bernardo Quintana #8300,
Centro Sur, 76090 Santiago de Quertaro, Qro.,
Mxico.
Giro: Hotelero.
Descripcin de la empresa:
HS Hotsson es un hotel con 146 habitaciones, 9
niveles que incluyen habitaciones de lujo
individuales y dobles, Junior, Master y Suites Presidenciales. Todas nuestras
habitaciones cuentan con pantalla LED de 40" con canales en alta definicin,
reloj despertador con cargador para celular, lujosa ropa de cama, variedad de
amenidades, Wi-Fi de alta velocidad , cafetera, caja de seguridad, secadora
de cabello, mini bar gratuito en todas las habitaciones.
Ofrece un servicio de alta calidad con grandes selecciones de alimentos y
bebidas en el restaurante Los Vitrales, Lobby bar, servicio al cuarto las 24
horas del da.
Tambin cuenta con gimnasio, alberca al aire libre, as como un excelente
servicio de lavandera y limpieza en seco.

Contacto: Mara Fernanda Fernndez Arrieta.

Puesto: Directora General.
Contacto: asistentegerencia.qro@hotsson.com (asistente de gerencia Erika
Gereca).
Desarrollo de la evidencia
Justificacin
HS Hotsson es un hotel de lujo en el cual estoy laborando actualmente y creo
que si he de trabajar en una propuesta real, esta misma debe ser en la
empresa en la que laboro ya que con ello puedo tener acceso a toda la
informacin requerida sin la necesidad de solicitar a una empresa ajena dicha
informacin que ellos pudiesen considerar sensible o de alto riesgo de difundir,
adems de tener la posibilidad de mezclar los proyectos escolares con el
trabajo y de esta forma darle un valor agregado a mi puesto.
Si se ha de cubrir una necesidad, primero hay que comenzar desde la casa.

Diagnstico inicial

Anlisis FODA HS Hotsson Quertaro

 Problemtica rea Nivel de
prioridad
Malas prcticas con reas administrativas Alta
USB
Nulo cambio de reas administrativas Alta
contraseas
Ataques de virus y General Alta
ramsomware
Fallas constantes en Recepcin, reservas y finanzas Urgente
PMS

Problemtica seleccionada
Sistema PMS se traba, elimina registros, reservas, histricos importantes y el
proveedor no da solucin.
Nivel de prioridad.
Urgente / Alta
Contamos con un sistema de encuestas que se le proporciona al husped al
momento de hacer su Check out y los problemas que el PMS de Innsit ha
venido arrastrando nos ha pegado mucho en las encuestas con malos
comentarios y bajas puntuaciones y por lo tanto tambin en los ingresos.
Este sistema analiza las redes sociales en busca de comentarios y
calificaciones que le otorgan al hotel para hacer un anlisis estadstico para
que de esta forma el hotel pueda ver sus reas de oportunidad para la mejora
continua.
Google

Customer Alliance
Best Day

Booking

Despegar.com

TipAdvisor

Haciendo una comparativa del porcentaje de ocupacin de habitaciones desde

el 2014 que fue el ao en que el hotel HS Hotsson Quertaro abri sus
puertas al pblico, nos podemos dar cuenta que ha disminuido y no se ha
tenido el repunte que se estimaba.
Renta de habitaciones

Ingresos

rea
Front Desk, Reservaciones, Finanzas y Ventas.
rea de oportunidad detectada
Al ver el tipo de comentarios que ser reciben todos los das debido al PMS y
por la nula respuesta por parte del proveedor para darle una solucin definitiva
a esta problemtica, se ha decidido cambiar este gestor de huspedes por
otro que lleva por nombre HMS, el cual trae consigo muchas mejoras y
soluciones a estas problemticas, de seguir as con este tipo de fallas, la
marca Hotsson se vendr abajo y los inversionistas vern su dinero
desaparecer por malos manejos de una cadena de eventos y malas decisiones.
 Metodologa de la
Acta Constitucin del Proyecto investigacin

TTULO:

Acta de constitucin del proyecto

CDIGO FECHA REVISIN

HMS502 14/11/2017 1.1

REALIZADO POR FECHA FIRMA

Luis Fernando Hernandez Garcia 06/11/2017

REVISADO POR FECHA FIRMA

Marisa Martnez Muiz 14/11/2017

APROBADO POR FECHA FIRMA

Maria Fernanda Fernandez Arrieta

17/11/2017

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 Metodologa de la
Acta Constitucin del Proyecto investigacin

NDICE

1 INFORMACIN GENERAL .................................................................................. 4

2 INTERESADOS DEL PROYECTO ....................................................................... 4
3 PROPICITO DEL PROYECTO ............................................................................. 4
3.1 NECESIDADES DEL NEGOCIO ................................................................................ 5
4 OBJETIVOS MEDIBLES Y CRITERIOS DE XITO ............................................. 5
5 REQUISITOS DE ALTO NIVEL ............................................................................ 6
6 SUPUESTOS Y RESTRCCIONES ....................................................................... 6
7 DESCRIPCIN DE ALTO NIVEL ......................................................................... 6
7.1 ALCANCE DEL PROYECTO ..................................................................................... 7
7.2 OBJETIVO GENERAL Y LMITE ............................................................................... 7
8 ENTREGABLES ................................................................................................... 7
9 RESUMEN DE PRESUPUESTO .......................................................................... 7
10 CRONOGRAMA DE HITOS ................................................................................. 8
11 RECURSOS ......................................................................................................... 9
12 RIESGOS ............................................................................................................. 9
13 INTERESADOS .................................................................................................... 9
14 APROBACIN DEL ACTA ................................................................................ 10

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Acta Constitucin del Proyecto investigacin

1 INFORMACIN GENERAL

Nombre del Planeacin de cambio

proyecto: de PMS Innsist a HMS ID del proyecto: HMS Quertaro
Representante del Maria Fernanda
Sponsor: Salvador Oate sponsor: Fernandez Arrieta

2 INTERESADOS DEL PROYECTO

Cargo Nombre/Organizacin Telfono E-mail

Representante Maria Fernanda Farrieta@hotsson.co
Fernandez Arrieta 442 475 3794
del Sponsor m
Consisho Consultora de
Program
sistemas para la
Manager
hospitalidad S.A de C.V.
Luis Fernando 415 115 72 92
Project Sistemas.qro@hotss
Hernndez Garca
Manager on.com
Andrea Pantoja Mendoza Apantoja@hotsson.c
Cliente/Usuario 477 752 0648
de Hurtado om

3 PROPICITO DEL PROYECTO

En el hotel HS Hotsson Quertaro se han presentado fallas en el PMS Innsist el cual

sin razn aparente las cuales van desde la eliminacin de registros, sobre escribe
reservas, descarga histricos y se traban sin la posibilidad de recuperar lo que en el
momento se estaba haciendo hasta que se reinicia de forma manual el servidor.

Esto ha generado grandes molestas y quejas por parte de los huspedes y por
consecuente ha llevado a la prdida de ingresos en renta de habitaciones, lo cual en
un futuro de seguir as podra llevar a la quiebra al hotel.

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Acta Constitucin del Proyecto investigacin

3.1 NECESIDADES DEL NEGOCIO

El hotel requiere urgente mente una solucin efectiva que elimine esta problemtica
y la administracin de los huspedes sea de forma efectiva.

4 OBJETIVOS MEDIBLES Y CRITERIOS DE XITO

Se desea entregar las estructuras de los reportes tanto para los departamentos de
Servicio al husped (Front desk y reservas), Ventas y Finanzas, dichos reportes se
estructuran de la siguiente manera:

Servicio al husped
Estructura de los siguientes reportes (nombre y formato).
Estado de casa.
Pronostico de ocupacin y tarifa promedio.
Llegadas esperadas / efectivas.
Salidas esperadas /efectivas.
Saldos limite.
Discrepancias.
Resumen de habitaciones.
Folios maestros.
Saldos folios.
Totales.

Fianzas
Estructura de importacin de plizas.
Catlogo maestro.
Departamentos A3.
Costos de utilidad y costos.
Puntos de venta.

Ventas
Estructura de los siguientes reportes (nombre y formato).
Reportes mensuales de compaas.
Grupos.
Grupos reservados.
Segmentos.
Acumulado de segmentos.
Origen geogrfico.
Concentrado de convenios cargados.

Entrega en tiempo.
Los requerimientos solicitados se entregarn en las fechas acordadas por el
cliente con un margen de retraso de 1 semana.

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Acta Constitucin del Proyecto investigacin

Entrega de documentacin.
La documentacin en la que se define los criterios y de los entregables se
entregarn en tiempo con un margen de retraso de 1 semana.

Se estima que la entrega y cumplimiento del objetivo ser el mircoles 29 de

noviembre del 2017 con un margen de 1 semana por cualquier cambio de
complejidad baja que el cliente requiera.

5 REQUISITOS DE ALTO NIVEL

Para el rea tcnica se entregarn dos reportes que la empresa Consisho solicita
como especificaciones para comenzar a trabajar en la implementacin.
Requerimientos tanto de software como de hardware.
Dimensionamiento y virtualizacin (Requerimientos y diseo).

6 SUPUESTOS Y RESTRCCIONES

Supuestos

El cliente debe estar disponible a toda hora en horario de oficina, de lo

contrario debe de dejar a alguien a cargo para cualquier situacin que se
pueda presentar.
El cliente debe respetar las fechas para la entrega.
El cliente deber entregar toda la informacin que se le solicite.

Restricciones

El cliente no puede hacer cambios de ltimo momento, de ser as tendr

un costo extra y el tiempo de entrega aumentar dependiendo el criterio
del cambio.
El presupuesto no podr disminuir por ninguna circunstancia de ser as
la calidad de los entregables tambin disminuir.

7 DESCRIPCIN DE ALTO NIVEL

El proyecto pretende planear la migracin del PMS Innsist a HMS de la compaa

Consishio, este nuevo PMS cubrir todas las problemticas que se tienen hasta el
momento en los departamentos de finanzas y servicio al husped, este ltimo
comprende Font desk y reservaciones.

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7.1 ALCANCE DEL PROYECTO

El alcance del proyecto contiene el anlisis, diseo, estructuracin del catlogo de

cuantas contables, requerimientos de implementacin, centros de utilidad y costo,
los cuales forman la columna vertebral en el diseo y planeacin para la migracin
a HMS

7.2 OBJETIVO GENERAL Y LMITE

EL objetivo es crear la estructura bsica de la planeacin para el cambio del PMS en

el hotel HS Hotsson Quertaro, el cual el cual impacta en las reas de inters que
son Front desk, Reservas, Finanzas y parte de Ventas, con ello lograr su
implementacin de una forma correcta y transparente.

8 ENTREGABLES

Lista de entregables

Entregable Fecha de entrega

Estructurado de reportes para finanzas. 21-11-17
Estructurado de reportes para ventas. 25-11-17
Estructurado de reportes para Servicio al husped. 27-03-17
Requerimientos de software y hardware 28-03-17
Diseo de estructura de dimensionamiento y virtualizacin 29-03-17

9 RESUMEN DE PRESUPUESTO

Costo en Dlares
Entregable/Actividad/Puesto
(Aproximado)
Diseo de reportes Finanzas. $5400.00
Diseo de reportes Ventas. $3500.00
Diseo de reportes Servicio al husped. $4750.00
Diseo de estructura de dimensionamiento y
$350.00
virtualizacin de servidores.

Diseo de arquitectura de hardware y software $550.00

Servicios de empresa Consisho $27000.00

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Diseador (sueldo a pagar al finalizar proyecto x4) $1500.00

Documentador (sueldo a pagar al finalizar proyecto x2) $2400.00

Lder de proyecto (sueldo a pagar al finalizar proyecto) $5300.00

10 CRONOGRAMA DE HITOS
Diagrama de Gantt

Resumen de Hitos

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11 RECURSOS

Recursos Descripcin
Estos datos son tanto financieros como de huspedes para el
Datos
llenado de la base de datos.
Equipamiento Laptops.
Software Microsoft Office 2016, Microsoft Project 2016
Otros Acceso a todas las reas involucradas.

12 RIESGOS

Descripcin del riesgo Impacto Probabilidad

Temblor en la zona del hotel Alto Casi nula
Costes de luz Medio Media
Perdida de informacin Alto Media
Diseo de mala estructura de datos Alto Casi nula
Cambios en el proyecto Alto Media
Retraso en entrega de documentos por parte del
Medio Media
cliente
Lentitud en la toma de decisiones Alto Baja
Dificultades de diseo Alto Medio

13 INTERESADOS

Nombre Rol/Responsabilidad Nivel de inters

Maria Fernanda Gerente General Interesado directo
Andrea Pantoja Gerente de servicio al husped. Interesado directo
Ivan Aranda Gerente de reservaciones Interesado directo
Brandun Mata Contralor Interesado directo
Monica Mondragn Gerente de ventas Interesado directo

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14 REQUERIMIENTOS DE APROBACIN DEL PROYECTO

Se entrega una copia del acta al cliente (Hotel HS Hotsson) para su resguardo y este
mismo deber estar firmada por el patrocinador o en su defecto su representante
quien a su vez debe demostrar que no se tendr limitantes para prestar la informacin
que se le solicite para la correcta elaboracin de los reportes y su estructura.

15 APROBACIN DEL ACTA

Cargo Nombre Firma Fecha
Maria Fernanda
Representante del Sponsor Fernandez Arrieta
Consisho Consultora de
Program Manager sistemas para la
hospitalidad S.A de C.V.
Luis Fernando
Project Manager
Hernndez Garca

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