OUTLOOK 2000

II..T
T TR
T.. T AIIN
RA NG
NIIN PR
G P OG
RO GR
G AM
RA M

1. GENERALITI............................................................................................................... 4

1.1.DESCHIDEREA PROGRAMULUI OUTLOOK........................................................................................ 4

1.2.NCHIDEREA PROGRAMULUI OUTLOOK ........................................................................................... 4
1.3.ELEMENTELE ECRANULUI OUTLOOK ................................................................................................ 5
1.4. PREZENTAREA GRUPURILOR DIN BARA OUTLOOK....................................................................... 5
2. OUTLOOK INBOX ........................................................................................................... 6

2.1.GENERALITI ...................................................................................................................................... 6
2.2.UTILIZAREA CARACTERISTICII OUTLOOK TODAY......................................................................... 6
2.3.COMPUNEREA I TRIMITEREA MESAJELOR .................................................................................... 7
2.3.1. INDICATOARE DE PRIORITATE................................................................................................. 7
2.3.2. UTILIZAREA INDICATOARELOR PENTRU MESAJE................................................................. 8
2.3.3. FORMATAREA TEXTULUI DIN MESAJ .................................................................................... 9
2.3.4. VERIFICAREA ORTOGRAFICA................................................................................................... 9
2.4.CITIREA UNUI MESAJ ........................................................................................................................... 9
2.5.RSPUNSUL LA MESAJELE PRIMITE PRIN E-MAIL......................................................................... 10
2.6.NAINTAREA MESAJELOR.................................................................................................................. 10
2.7.ADUGAREA UNEI SEMNTURI........................................................................................................ 10
2.8.TERGEREA MESAJELOR ................................................................................................................. 11
2.9.ATAAREA UNUI FIIER LA MESAJ .................................................................................................. 12
2.10. SALVAREA UNUI FIIER ATAAT............................................................................................ 12
2.11. CREAREA DOSARELOR ........................................................................................................... 13
2.12. MUTAREA ARTICOLELOR N ALT DOSAR .............................................................................. 13
2.13. RSPUNS AUTOMAT LA MESAJE ........................................................................................... 13
2.14. CUTAREA UNUI MESAJ.......................................................................................................... 14
2.15. INSTRUMENTUL ORGANIZE .................................................................................................... 14
3. REGULI.......................................................................................................................... 14

3.1.CREAREA UNEI REGULI..................................................................................................................... 14

3.2.TERGEREA UNEI REGULI ................................................................................................................ 15
3.3.SCHIMBAREA UNEI REGULI .............................................................................................................. 15
3.4.CREAREA REGULILOR FOLOSIND O APLICAIE WIZARD ............................................................ 15
4. CALENDARUL .............................................................................................................. 15

4.1.GENERALITI .................................................................................................................................... 15
4.1.1. DESCHIDEREA CALENDARULUI ............................................................................................. 16
4.1.2. DEPLASAREA N CALENDAR................................................................................................. 16
4.1.3. DELEGAREA CALENDARULUI ................................................................................................. 16
4.1.4. DESCHIDEREA CALENDARULUI UNUI UTILIZATOR ............................................................. 17
4.2.ACTIVITI PERSONALE....................................................................................................................17
4.2.1. STABILIREA UNEI ACTIVITI PERSONALE .......................................................................... 17
4.2.2. PLANIFICAREA ACTIVITTILOR PERSONALE PERIODICE .................................................. 17
4.3.EVENIMENTE I EDINE.................................................................................................................. 18
4.3.1. PLANIFICAREA EVENIMENTELOR ......................................................................................... 18
4.3.2. PLANIFICAREA UNEI EDINE................................................................................................ 18
4.3.3. RSPUNSUL LA O CONVOCARE LA EDIN ...................................................................... 19
4.3.4. ANULAREA UNEI INVITAII GREITE ..................................................................................... 19
5. CONTACTE ................................................................................................................... 19

5.1.ADUGAREA CONTACTELOR ........................................................................................................... 19

5.2.EDITAREA CONTACTELOR ................................................................................................................ 20
5.3.TERGEREA UNEI PERSOANE DIN LIST ....................................................................................... 20
2 Let's do business in a professional environment
IT DEPARTMENT
II..T TR
T.. T AIIN
RA NG
NIIN PR
GP OG
RO RA
GR AM
M

5.4.CUTAREA UNUI CONTACT .............................................................................................................. 20

5.5.IMPRIMAREA UNUI CONTACT ........................................................................................................... 21
5.6.TRIMITEREA UNEI SCRISORI ............................................................................................................ 21
6. SARCINI .........................................................................................................................21

6.1.ADUGAREA UNEI SARCINI N LIST............................................................................................... 21

6.2.CREAREA UNEI SARCINI DINTR-UN MESAJ E-MAIL....................................................................... 22
6.3.ADUGAREA RAPID A UNEI SARCINI ............................................................................................ 22
6.4.MARCAREA UNEI SARCINI CA FIIND NDEPLINIT......................................................................... 22
6.5.TERGEREA UNEI SARCINI............................................................................................................... 22
6.6.REPARTIZAREA UNEI SARCINI ALTCUIVA ...................................................................................... 22
6.7.RSPUNSUL LA CEREREA DE NDEPLINIRE A UNEI SARCINI...................................................... 23
6.8.RAPORTAREA STATUTULUI UNEI SARCINI..................................................................................... 23
6.9.VIZUALIZAREA SARCINILOR ............................................................................................................. 23
7. CREAREA NOTIELOR ................................................................................................24

7.1.EDITAREA I ORGANIZAREA NOTIELOR....................................................................................... 24

7.2.TERGEREA NOTIELOR .................................................................................................................. 24
8. DOSARUL DRAFTS.......................................................................................................24

9. JURNAL .........................................................................................................................25

9.1.NREGISTRAREA AUTOMAT A INTRRILOR ................................................................................. 25

9.2.NREGISTRAREA MANUAL A INTRRILOR.................................................................................... 25
10. TIPRIREA N OUTLOOK .............................................................................................26

10.1. ALEGEREA PARAMETRILOR DIN PAGE SETUP.................................................................... 26

10.2. PREVIZUALIZAREA NAINTE DE TIPRIRE ............................................................................ 26
10.3. TIPRIREA ARTICOLELOR....................................................................................................... 27
11. ARHIVAREA ARTICOLELOR........................................................................................27

11.1. ARHIVAREA AUTOMAT .......................................................................................................... 27

11.2. ARHIVAREA MANUAL............................................................................................................. 27
11.3. RECUPERAREA FIIERELOR ARHIVATE ............................................................................... 28

3 Let's do business in a professional environment

IT DEPARTMENT
 T TR
T.. T
II..T RA NG
NIIN
AIIN PR
G P OG
RO GR
G AM
RA M

1. GENERALITI
MICROSOFT OUTLOOK este un program de gestionare a informaiilor personale.
Rolul principal al acestui program este acela de a transmite i recepiona mesajele de e-mail (pota
electronic) dar poate avea i alte roluri:

Se poate realiza o agend personal cu persoane de contact

Se poate crea o list cu probleme de rezolvat

Se pot stabili ntlniri i edine.

Conceptul de e-mail semnific, de fapt, un mod de comunicare, un mod de a transmite i primi mesaje
ntre calculatoare, un mod care evit tradiionalul oficiu potal de aceea se mai numete i pota electronic.

1.1. DESCHIDEREA PROGRAMULUI OUTLOOK

Exist mai multe variante:

 Se efectueaz dublu click pe pictograma programului aflat pe

desktop
sau

Se apas butonul START i din meniul PROGRAMS se alege
opiunea Microsoft Outlook.
sau

Din bara de scurtturi Microsoft.

1.2. NCHIDEREA PROGRAMULUI OUTLOOK

Pentru nchiderea programului se efectueaz click pe butonul de nchidere al

ferestrei
sau

Din meniul FILE se alege opiunea EXIT (pentru a rmne conectat la programul de
e-mail) sau EXIT AND LOG OFF (pentru deconectarea de la programul de e-mail)

4 Let's do business in a professional environment

IT DEPARTMENT
II..T TR
T.. T AIIN
RA NG
NIIN PR
GP OG
RO RA
GR AM
M

1.3. ELEMENTELE ECRANULUI OUTLOOK

La deschiderea programului se vede:

Fereastra Outlook mprit n dou panouri principale, jumtatea de sus este lista cu mesaje (Message
List) iar jumtatea de jos este panoul pentru citirea mesajelor(Message Preview)

Bara Outlook cu cele trei mari grupuri: OUTLOOK SHORTCUTS, MY SHORTCUTS, OTHER
SHORTCUTS.

Barele de titlu, de stare, de meniuri.

1.4 . PREZENTAREA GRUPURILOR DIN BARA OUTLOOK

Grupul OUTLOOK SHORTCUTS conine dosare pentru utilizarea diferitelor faciliti din Outlook:

Inbox - conine mesajele primite prin e-mail i permite transmiterea de noi mesaje.

Calendar - conine datele ntlnirilor de afaceri, diverse evenimente i programrile pentru

edine i activiti personale.

Contacts - conine date despre persoanele de contact.

Global Contacts conine toate datele persoanelor cu care firma ROMPETROL are
contacte.

Rompetrol - conine toate datele angajailor firmei ROMPETROL.

Tasks - conine toate problemele care trebuie rezolvate.

Notes - conine notiele personale.

Deleted Items - conine articole care se terg din celelalte dosare (mesaje e-mail, contacte
etc).

5 Let's do business in a professional environment

IT DEPARTMENT
 T.. T
II..T
T TR AIIN
RA NG
NIIN PR
G P OG
RO GR
G AM
RA M

Grupul MY SHORTCUTS conine dosare cu ajutorul crora se pot organiza mesajele e-mail primite sau
trimise:

Drafts - conine toate mesajele care au fost scrise dar nu au fost trimise sau cele
care sunt neterminate.
Outbox - conine toate mesajele care trebuie trimise la un anumit moment ulterior
crerii lor.
Sent Items - conine toate mesajele trimise
Jurnal - conine toate intrrile din jurnal (ex. contactele telefonice i notele de la
edinte).
Outlook Update - afieaz o pagina de Internet cu nouti in materie de Microsoft
Office.

Grupul OTHER conine dosare aflate pe calculatorul personal dar care nu sunt n Outlook i la care
se poate avea acces direct din acest program.

 Rompetrol Computer afieaz unitile de disc ale calculatorului.

 My Documents afieaz documentele cu care se lucreaz n mod curent din

dosarul My Documents.

 Favorites afieaz coninutul dosarului Favorites (legturi ctre pagini Web

favorite).

2. OUTLOOK INBOX
2.1. GENERALITI
Componenta INBOX este cea afiat n mod implicit n momentul n care deschidem programul Outlook.
INBOX ul este principalul gestionar de e-mail din Outlook .

2.2. UTILIZAREA CARACTERISTICII OUTLOOK TODAY

O modalitate excelent de a arunca o privire asupra activitilor dintr-o zi de lucru este OUTLOOK TODAY.
Aceast caracteristic deschide o fereastr n care este afiat lista tuturor mesajelor, ntlnirilor i sarcinilor
din ziua respectiv.
Se poate executa click pe oricare dintre articolele din list (pe o anumit ntlnire sau sarcin) ca s se
deschid dosarul acestuia i s se poat vedea detaliile asociate cu acel articol.

6 Let's do business in a professional environment

IT DEPARTMENT
II..T TR
T.. T AIIN
RA NG
NIIN PR
GP OG
RO RA
GR AM
M

2.3. COMPUNEREA I TRIMITEREA MESAJELOR

Se selecteaz ACTIONS apoi NEW MAIL MESSAGES sau se execut click pe
butonul NEW MESSAGE de pe bara de instrumente.

n fereastra care apare se introduce n caseta de text To adresa de e-mail a
persoanei creia se dorete s i se trimit mesajul; dac se lucreaz ntr-o reea i
se execut click pe butonul To Outlook va afia fereastra GLOBAL ADDRESS
LIST unde se pot vedea toate adresele de e-mail de pe serverul reelei.

n caseta Cc, facultativ, se poate scrie adresa cui se dorete s se trimit mesajul
doar pentru informare.

n caseta Bcc, facultativ, se poate scrie adresa acelor persoane care trebuie s
aib cunotin despre mesaj fr ca persoanele din cmpurile To i Cc s tie c
au fost intiinate i acestea.

n caseta SUBJECT se scrie subiectul mesajului transmis.

Se execut click n zona de text i se introduce textul propriu zis al mesajului.

Pentru transmiterea mesajului exist trei opiuni:
Din meniul FILE se selecteaz opiunea SEND.
Din bara de instrumente se apas SEND.
Se apas combinaia de taste CTRL+ENTER.

2.3.1. INDICATOARE DE PRIORITATE

Se pot stabili grade de importan a mesajelor.

Etape:

Din meniul VIEW se alege opiunea OPTIONS sau se apas pe butonul OPTIONS de pe bara de
instrumente a mesajului nou creat.

n fereastra Message Options apar urmtoarele zone de opiuni:
MESSAGE SETTINGS n care se poate stabili importana mesajelor timise prin intermediul a
dou liste derulante:
IMPORTANCE se alege nivelul de prioritate:
LOW sczut
NORMAL - normal
HIGH ridicat
SENSITIVITY indic tipul de coninut al mesajului.
NORMAL coninut obinuit
PERSONAL coninut de natur personal
PRIVATE interzice editarea mesajului dup trimitere
CONFIDENTIAL indic un coninut confidenial
VOTING AND TRAKING aceste opiuni permit s se controleze caracteristicile speciale
precum butonele de votare care permit destinatarilor mesajului s rspund cu un singur click i
pun la dispoziie mijloace de urmrire a primirii mesajului trimis.

7 Let's do business in a professional environment

IT DEPARTMENT
 T.. T
II..T
T TR AIIN
RA NG
NIIN PR
G P OG
RO GR
G AM
RA M

Se selecteaz caseta de validare USE VOTING BUTTONS pentru a aduga opiunile de

vot prestabilite APPROVE (Aprobare) i REJECT (Refuz) la mesajul dv.
Se selecteaz REQUEST A DELIVERY RECEIPT OF THIS MESSAGE pentru a primi o
confirmare prin e-mail c mesajul a fost transmis de ctre server..
Se selecteaz REQUEST A READ RECEIPT FOR THIS MESSAGE pentru a primi
confirmarea prin e-mail c mesajul a fost citit de ctre destinatar.

DELIVERY OPTIONS se pot stabili anumite opiuni de distribuire precum trimiterea rspunsului
ctre persoanele alese.

Se selecteaz caseta de validare HAVE REPLIES SENT TO i se specific n caseta de text

persoana creia se dorete s i fie trimit rspunsul.
Se selecteaz SAVE SENT MESSAGE TO ca s se salveze mesajul n dosarul prestabilit
Sent Items sau se poate specifica alt dosar n care s fie salvate mesajele folosind butonul
Browse.
Se selecteaz DO NOT DELIVER BEFORE pentru a specifica o dat de trimitere a
mesajului.
Se selecteaz caseta EXPIRES AFTER pentru a specifica data i ora expirrii mesajului.

2.3.2. UTILIZAREA INDICATOARELOR PENTRU MESAJE

Indicatoarele de mesaje se folosesc atunci cnd expeditorul dorete s indice destinatarului ce trebuie s
fac cu acest mesaj.
Etape:

Se scrie noul mesaj.

Pentru a utiliza un indicator pentru mesaj n fereastra MESSAGE se selecteaz meniul ACTIONS i
opiunea FLAG FOR FOLLOW UP.

n caseta care apare se execut click pe sgeata de derulare FLAG TO i se selecteaz opiunea care
se dorete s fie atribuit mesajului.
Call Apel;
Do Not Forward A nu se transmite mai departe;
Follow Up Continuare;
For Your Information Pentru informarea dvs.;
Forward A fi transmis mai departe;
No Response Necessary Nu necesit rspuns;
Read A se citi;
Reply A se rspunde;
Reply to All A se rspunde la toate;
Review A se revedea;
8 Let's do business in a professional environment
IT DEPARTMENT
II..T TR
T.. T AIIN
RA NG
NIIN PR
GP OG
RO RA
GR AM
M

Se execut click pe sgeata de derulare DUE BY i se introduce o dat n caseta de text care indic
valabilitatea mesajului..

Se execut click pe OK pentru a reveni in fereastra MESSAGE.

2.3.3. FORMATAREA TEXTULUI DIN MESAJ

Pentru a formata textul dintr-un mesaj se folosete bara de instrumente FORMATTING

n caseta FONT se aplic fontul dorit

In caseta FONT SIZE se atribuie caracterelor dimensiunea dorit

Butonul COLOR permite selectarea unei culoari pentru text

Din butoanele ALIGN LEFT, CENTER, ALIGN RIGHT se poate alege un mod de aliniere

Se poate alege un stil de caractere cu ajutorul butoanelor BOLD, ITALIC sau UNDERLINE

2.3.4. VERIFICAREA ORTOGRAFICA

n mesajul deschis se selecteaz meniul TOOLS apoi SPELLING AND GRAMMAR. Aceast facilitate
este valabil numai n funcie de dicionarul instalat de administratorul de sistem. Dac programul de
verificare gsete un cuvnt greit va afia o caset de dialog.

2.4. CITIREA UNUI MESAJ

Etape:

Se execut click pe mesaj i coninutul su va

aprea n panoul OUTLOOK PREVIEW
sau

Se execut dublu click pe mesajul respectiv

Pentru a citi urmtorul mesaj sau pe cel precedent se

execut click pe butonul NEXT ITEM, respectiv
PREVIOUS ITEM de pe bara de instrumente.

9 Let's do business in a professional environment

IT DEPARTMENT
 T.. T
II..T
T TR AIIN
RA NG
NIIN PR
G P OG
RO GR
G AM
RA M

2.5. RSPUNSUL LA MESAJELE PRIMITE PRIN E-MAIL

Etape:

Se selecteaz mesajul n fereastra INBOX i se execut click pe

butonul REPLY de pe bara de instrumente.

Va aprea caseta MESSAGE cu mesajul original n zona textului
de mesaj i cu destinatarul mesajului de rspuns deja completat.

Se scrie rspunsul dorit acolo unde se afl deja punctul de
inserare.

Cnd s-a terminat de introdus textul executm click pe butonul
SEND

Dac se primete un mesaj care a fost trimis i altor persoane i
se dorete s li se rspund tuturor se execut click pe butonul
REPLY TO ALL.

2.6. NAINTAREA MESAJELOR

Aceast opiune se utilizeaz atunci cnd se dorete retransmiterea unui mesaj de la o persoan
ctre o alt persoan interesat.

Etape:

Se selecteaz sau se deschide mesajul dorit i se alege din meniul ACTION opiunea
FORWARD sau se execut click pe butonul FORWARD.

n fereastra FW MESSAGE care apare, n caseta de text To se introduc numele persoanelor crora se
dorete s li se nainteze mesajul .

n zona de mesaj a ferestrei se pot edita comentariile
personale; textul va avea o alt culoare.

Se apas butonul SEND.

2.7. ADUGAREA UNEI SEMNTURI

Pentru a aduga automat la sfritul mesajelor datele personale cu numele persoanelor, funcia, numele sau
divizia companiei se poate crea o semntur electronica.

Etape:

Pentru crearea unei semnturi se selecteaz din meniul TOOLS opiunea OPTIONS.

Din caseta de dialog OPTIONS se selecteaz eticheta MAIL FORMAT.

Se execut click pe butonul SIGNATURE PICKER i se va deschide caseta de dialog cu acelai nume.

Se execut click pe butonul NEW i se introduce numele semnturii n caseta CREATE NEW
SIGNATURE.

10 Let's do business in a professional environment

IT DEPARTMENT
 TR
T.. T
II..T AIIN
RA NG
NIIN PR
GP OG
RO RA
GR AM
M

Se apas butonul NEXT i n caseta EDIT SIGNATURE se introduc datele necesare.

Se apas butonul FINISH.

Obs:

Dup crearea semnturii aceasta se poate aduga n orice mesaj selectnd din
meniul INSERT opiunea SIGNATURE.

2.8. TERGEREA MESAJELOR

Pentru tergerea unui mesaj se selecteaz mesajul i se deschide meniul FILE opiunea
DELETE sau se execut click pe butonul DELETE de pe bara de instrumente.

n cazul n care se dorete s se tearg mai multe mesaje se ine tasta CTRL apsat n timp ce
se execut click pe fiecare din ele.

Mesajele terse astfel nu au fost terse definitive, ci au fost mutate in dosarul DELETED ITEMS de
unde pot fi terse n mod definitiv.

Recuperarea mesajelor terse se poate face tot din dosarul DELETED ITEMS trgndu-le pur i
simplu ntr-unul din dosarele componente ale Outlook-lui sau selectnd EDIT, MOVE TO FOLDER
apoi dosarul unde se dorete mutarea lor.

11 Let's do business in a professional environment

IT DEPARTMENT
 T TR
T.. T
II..T RA NG
NIIN
AIIN PR
G P OG
RO GR
G AM
RA M

2.9. ATAAREA UNUI FIIER LA MESAJ

Ataarea fiierelor se realizeaz atunci cnd se dorete ca, odat cu textul, destinatarul s primeasc i un
fiier de date.

Etape:

Se deschide un nou mesaj de e-mail.

n fereastra MESSAGE se selecteaz din meniul INSERT
opiunea FILE sau se apas pe butonul INSERT FILE.

n caseta INSERT FILE aprut, cu ajutorul listei derulante
LOOK IN, se selecteaz unitatea de disc i dosarul unde se
afl fiierul dorit.

Din lista derulant FILES OF TYPE se selecteaz tipul
fiierului.

Se selecteaz fiierul ce urmeaz a fi ataat i se execut
click pe OK pentru a insera fiierul n mesaj.

Obs:
n momentul n care destinatarul primete mesajul, n cazul n care acesta are un fiier ataat, n faa
mesajulului este afiat o agraf.

2.10. SALVAREA UNUI FIIER ATAAT

Etape:

Se deschide mesajul care conine fiierul ataat executnd dublu click pe el

In mesaj se selecteaz fiierul ataat care se dorete a fi salvat.

Se execut click dreapta pe acesta i din meniul rapid se selecteaz opiunea
SAVE AS.

In fereastra care apare, se stabilete locul unde se face salvarea i se apas
butonul SAVE.

12 Let's do business in a professional environment

IT DEPARTMENT
 TR
T.. T
II..T AIIN
RA NG
NIIN PR
GP OG
RO RA
GR AM
M

2.11. CREAREA DOSARELOR

Outlook conine o serie de dosare predefinite. Pentru a putea organiza mesajele n diferite dosare se pot
crea aceste dosare folosind structura predefinit a Microsoft Outlook.

Etape:

Se deschide folder-ul in care se dorete s se creeze noul

dosar.

Se selecteaz din meniul FILE opiunea NEW, FOLDER.

n caseta de dialog aprut n seciunea NAME se introduce
numele dosarului.

Se execut click pe sgeata de derulare a casetei FOLDER
CONTAINS i se alege tipul de articole pe care le va conine
dosarul.

Se execut dublu click pe dosarul n care se dorete s se
creeze noul dosar.

Click pe OK pentru a nchide caseta de dialog.

2.12. MUTAREA ARTICOLELOR N ALT DOSAR

Etape:

Se deschide mesajul care se dorete a fi mutat.

Din meniul EDIT se alege opiunea MOVE TO FOLDER.

n caseta de dialog MOVE ITEMS care apare, se selecteaz dosarul
n care se dorete s se mute mesajul.

Se execut click pe OK i mesajul va fi mutat.

2.13. RSPUNS AUTOMAT LA MESAJE

Etape:

Pentru a se rspunde automat la mesaje atunci cnd persoana este

plecat n vacan, din meniul TOOLS se selecteaz OUT OF OFFICE
ASSISTANT.

Se apas I AM CURRENTLY OUT OF OFFICE.

n caseta AUTO REPLY ONLY se introduce mesajul care se dorete
a fi trimis.

13 Let's do business in a professional environment

IT DEPARTMENT
 T.. T
II..T
T TR AIIN
RA NG
NIIN PR
G P OG
RO GR
G AM
RA M

2.14. CUTAREA UNUI MESAJ

Etape:

Pentru cutarea unui mesaj, fiind n INBOX, se apas pictograma
FIND din bara de instrumente sau, din meniul TOOLS se alege
opiunea FIND.

Se va afia o csu de dialog n care se pot selecta criteriile de
cutare dorite (cuvinte, de la cine este mesajul, cui a fost trimis
mesajul).

Prin apsarea butonului FIND NOW se vor afia rezultatele
cutrii.

2.15. INSTRUMENTUL ORGANIZE

Acest instrument puternic pus la dispoziie de Outlook ofer posibilitatea de a crea cu mare uurin reguli
privind gestionarea mesajelor e-mail primite de la o anumit persoan, astfel se vor gsi n acelai loc
mesajele de la un anumit expeditor.

Se execut click pe butonul Organize de pe bara de instrumente.

Se selecteaz n Inbox mesajul curent de la persoana ale crei
mesaje se doresc a fi grupate ntr-un loc.

Se execut click n fereastra Organize pe eticheta Using Folders i
adresa de e-mail a persoanei va aprea in list.

n caseta derulant Create a Rule To Move New Message se
selecteaz opiunea From (de la..).

n caseta Into se selecteaz numele dosarului n care se dorete s
se mute mesajul. Dac se dorete s se mute mesajul ntr-un dosar care nu se afl n lista derulant se
execut click pe Other.

Dup ce se selecteaz dosarul n care urmeaz s fie mutate mesajele conform regulii se execut click
pe CREATE . Va aprea un scurt mesaj Done care va confirma crearea regulii.

3. REGULI
Regulile sunt seturi de condiii (cum ar fi o anumit adres de e-mail sau un anumit coninut al mesajului)
care se identific in vederea mutrii, tergerii sau gestionrii mesajelor de e-mail primite.
Regulile care se creeaz pentru organizarea mesajelor se pot referi la expeditor, la destinatar, la subiectul
mesajului sau la textul mesajului.

3.1. CREAREA UNEI REGULI

Etape:

n meniul TOOLS se selecteaz opiunea Out of Office Assistant.

Se apas Add Rule.

n fereastra care apare se specific condiiile pe care trebuie s le ndeplineasc mesajul.

Pentru specificarea de condiii mai complexe se poate folosi eticheta Advanced.

n partea de jos a casetei de dialog se pot specifica alte opiuni prin bifarea csuelor dorite.

14 Let's do business in a professional environment

IT DEPARTMENT
 TR
T.. T
II..T AIIN
RA NG
NIIN PR
GP OG
RO RA
GR AM
M

3.2. TERGEREA UNEI REGULI

Etape:

Din meniul TOOLS se selecteaz opiunea Out of Office Assistant.

n csua Status se selecteaz regula care se dorete a fi tears.

Se apas Delete Rule.

3.3. SCHIMBAREA UNEI REGULI

Etape:

Din meniul TOOLS se selecteaz Out of Office Assistant

Se selecteaz regula din Status.

Se apas butonul Edit Rule.

Acum se pot face schimbrile dorite.

3.4. CREAREA REGULILOR FOLOSIND O APLICAIE WIZARD

Etape:

Se execut click pe TOOLS i se alege opiunea Rules Wizard.

In caseta de dialog Rules Wizard care apare pentru a crea o nou regul se execut click pe butonul
New. Rules Wizard va face ghidarea pe parcursul procesului de creare a regulii.

Se selecteaz tipul de regul apoi se execut click pe Next.

Ecranul urmtor cere s se selecteze condiiile utilizate de noua regul. Se utilizeaz casetele de
validare pentru selectarea condiiilor pe care se dorete s se bazeze regula. Se aps butonul Next.

Urmtorul ecran cere s se stabileasc ce trebuie fcut cu un mesaj care ndeplinete criteriile regulii
(mutarea mesajului n alt dosar, tergerea mesajului etc.). Se selecteaz opiunile dorite i se execut
click pe Next.

Ecranul urmtor ofer posibilitatea crerii de excepii de la regul. Pentru adugarea excepiilor trebuie
s se bifeze casetele corespunztoare. Se execut click pe Next.

Urmtorul ecran cere s se introduc un nume pentru noua regul. Dup ce s-a fcut acest lucru se
execut click pe Finish.

4. CALENDARUL
4.1. GENERALITI
Componenta CALENDAR din Outlook permite inerea unei evidene a activitilor personale, a edinelor de
lucru, permite programarea lor i, de asemenea, Calendarul ne poate reaminti de activitile i sarcinile
zilnice sau sptmnale.

15 Let's do business in a professional environment

IT DEPARTMENT
 T.. T
II..T
T TR AIIN
RA NG
NIIN PR
G P OG
RO GR
G AM
RA M

4.1.1. DESCHIDEREA CALENDARULUI

Etape:

Pentru deschiderea calendarului se execut click pe

pictograma CALENDAR de pe bara Outlook sau se selecteaz
dosarul Calendar din lista Folders.

Pe latura stnga a ferestrei calendarului se afl panoul cu
activitai personale (Appointment) mprit n intervale de
jumtate de or.

n mod implicit Outlook afieaz agenda personal pe ziua n
curs.

n colul din dreapta-sus se afl panoul de stabilire a datei care
afieaz calendare pentru luna n curs i luna urmtoare.

n colul din dreapta-jos se afl o versiune prescurtat a listei
gestionat de componenta Task coninnd activitile de
indeplinit numit TaskPad.

4.1.2. DEPLASAREA N CALENDAR

Etape:

Se parcurge panoul APPOINTMENT ca s se vizualizeze ora unei activiti .

n panoul lunar deplasarea se poate face nainte sau napoi cu cte o lun executnd click pe sgeile
aflate la stga i la dreapta lunilor.

n panoul lunar al calendarului se execut click pe o dat pentru a afia acea dat n panoul de
planificare.

Ca s se vizualizeze o sptmn sau cteva zile selectate n panoul de planificare se selecteaz zilele
n panoul lunar al calendarului

Ca s se adauge o sarcin n lista Task se execut click n locul unde apare CLICK HERE TO ADD A
NEW TASK.

O navigare uoar poate fi fcut prin apsarea butoanelor DAY, WORK WEEK, WEEK, MONTH aflate
pe bara de meniu STANDARD sau folosind butonul Go to Date sau Go to Today.

4.1.3. DELEGAREA CALENDARULUI

Delegarea calendarului reprezint dreptul de utilizare a calendarului unui utilizator de ctre alt
utilizator n vederea completrii acestuia de ctre persoana delegat (autorizat).

Etape:

Pentru delegarea calendarului se efectueaz click pe pictograma Calendar din grupul OUTLOOK
SHORTCUTS.

Din meniul Tools se alege comanda OPTIONS.

Se va deschide fereastra Options unde se selecteaz eticheta DELEGATES.

n fereastra care apare se efectueaz click pe butonul Add

Se alege n fereastra care se deschide, din Global List Address, persoana care se dorete a fi
delegat.

Fereastra DELEGATE PERMISSION care apare ofer posibilitatea alegerii opiunilor dorite pentru
acordarea de permisiuni celui care urmeaz a fi delegat.

16 Let's do business in a professional environment

IT DEPARTMENT
II..T TR
T.. T AIIN
RA NG
NIIN PR
GP OG
RO RA
GR AM
M

4.1.4. DESCHIDEREA CALENDARULUI UNUI UTILIZATOR

Etape:

Din meniul FILE se alege secvena OPEN => OTHER USERS FOLDER;

n fereastra OPEN OTHER USERS FOLDER se apas butonul NAME i se alege o persoan din
agenda afiat n fereastra SELECT NAME;

Din lista FOLDER se alege aplicaia care se dorete a fi deschis i pentru care s-a acordat delegarea;

Se apas OK.

4.2. ACTIVITI PERSONALE

4.2.1. STABILIREA UNEI ACTIVITI PERSONALE

Etape:

Cu ajutorul Calendarului se poate stabili o activitate n orice zi, lun sau an.
Pentru aceasta n panoul lunar al calendarului se selecteaz luna i ziua pentru care se dorete s se
stabileasc activitatea personal.

n panoul de planificare se execut dublu click lng ora de
ncepere a activitii personale. Va aprea o caset de dialog
afind pagina Appointment.

Se introduce subiectul activitii n caseta de text SUBJECT.

n caseta de text LOCATION se introduce locul activitii.

Se introduc datele i orele n casetele START TIME i END TIME.

Se bifeaz caseta de validare REMINDER i se precizeaz din ct
n ct timp s se fac anunul.

Din lista derulant SHOW TIME AS se selecteaz modul n care se
vrea s se afieze ora planificat din calendar.

n caseta de text din partea inferioar se introduce orice text se
dorete.

Se execut click pe butonul Categories pentru a atribui o categorie activitii personale.

Se execut click pe SAVE AND CLOSE pentru a reveni n calendar.

4.2.2. PLANIFICAREA ACTIVITTILOR PERSONALE PERIODICE

Dac trebuie s se efectueze periodic o activitate personal (sptmnal, lunar), n loc s se planifice
aceast activitate mereu, se poate programa ca activitate periodic.

Etape:

n dosarul Calendar se selecteaz din meniul ACTIONS opiunea

NEW RECURRING APPOINTMENT.

n caseta care apare n zona Appointment Time se introduc
informaiile pentru START, END i DURATION.

n zona RECURRENCE PATTERN se indic frecvena repetrii
activitii. Dup selectarea uneia din opiuni zona se modific.

n zona RANGE OF RECURRENCE se introduc limitele de timp
astfel:
START- se alege data primei activiti
17 Let's do business in a professional environment
IT DEPARTMENT
II..T
T TR
T.. T AIIN
RA NG
NIIN PR
G P OG
RO GR
G AM
RA M

NO END DATE- se alege aceast opiune dac nu exist o dat limit pentru activitile
periodice.
END AFTER- se introduce numrul de repetri al activitii dac acesta este limitat.
END BY- se introduce data limit dac activitatea trebuie s nceteze la un moment dat.

Se execut click pe OK pentru a nchide caseta de dialog Appointment Recurrence i se completeaz
caseta de dialog Appointment executnd click pe butonul SAVE AND CLOSE pentru ca activitatea s
apar periodic n calendar la data i ora specificat.

4.3. EVENIMENTE I EDINE

4.3.1. PLANIFICAREA EVENIMENTELOR

n Calendarul din Outlook un eveniment este orice activitate care dureaz cel puin 24 de ore. n dosarul
Calendar se pot planifica evenimente pentru intervale mai mari de timp dect ocup activitile obinuite.

Etape:

Ca s se planifice un eveniment se selecteazi din meniul ACTIONS opiunea NEW ALL DAY EVENT.

Va aprea caseta de dialog EVENT.

Se completeaz casetele de text Subject, Location, Start Time i End Time.

Trebuie s fie bifat caseta de validare ALL DAY EVENT.

Se execut click pe butonul SAVE AND CLOSE ca s se revin
n calendar unde evenimentul se va vedea n culoarea gri la
nceputul zilei pentru care a fost planificat.

Pentru a planifica un eveniment periodic se execut click pe
butonul Recurrence din fereastra EVENT i n caseta de dialog
care se va deschide, Event Recurrence, se completeaz
informaiile necesare.

Pentru editarea unui eveniment se execut dublu-click pe acel
eveniment n Calendar.

4.3.2. PLANIFICAREA UNEI EDINE

Outlook ofer posibilitatea planificrii datei i orei unei edine, identificarea subiectului, invitarea
altor persoane i identificarea resurselor de care este nevoie pentru desfurarea edinei.

Se execut click pe pictograma dosarului CALENDAR apoi se selecteaz ACTIONS i opiunea PLAN
A MEETING.

 Se execut click pe butonul INVITE OTHERS i se selecteaz participanii din Personal Address Book
sau din Outlook Address Book avnd la dispoziie
opiunile Required (prezena obligatorie) i Optional
(prezena opionaa).

Pentru stabilirea datei edinei se deschide lista derulant
MEETING START TIME i se introduce data n caseta de
text, data de ncheiere va fi aceeai i va apare automat n
lista derulant MEETING END TIME. Ora de ncepere i
ncheiere a edinei mai poate fi stabilit i trgnd de bara
verde din panoul cu orele pn n dreptul orei de ncepere
i trgnd de bara roie din panoul cu orele pn n dreptul
orei de nchidere.

Cnd s-a terminat de planificat edina se execut click pe butonul MAKE MEETING.

Acest click va deschide caseta de dialog MEETING cu eticheta Appointment selectat.

n caseta de text SUBJECT se introduce subiectul edinei.

n caseta de text LOCATION se introduce locul de desfurare a edinei.

Facultativ se poate introduce un text care se dorete a fi transmis participanilor sau se poate selecta
caseta de validare Reminder i se poate introduce perioada de timp dup care se dorete reamintirea
edinei.
18 Let's do business in a professional environment
IT DEPARTMENT
 TR
T.. T
II..T AIIN
RA NG
NIIN PR
GP OG
RO RA
GR AM
M

Pentru trimiterea invitaiilor la edin se execut click pe butonul SEND.

 Dac se dorete ca destinatarul s rspund se selecteaz din meniul ACTION opiunea REQUEST
RESPONSES.

 Pentru a vedea dac persoanele invitate la edin au trimis vreun rspuns se selecteaz opiunea
SHOW ATTENDEE STATUS din pagina Attendee Availability.

 Editarea detaliilor unei edine se poate face prin executarea unui dublu click pe intervalul de timp alocat
edinei.

 De asemenea se mai poate convoca o edin selectnd din meniul ACTIONS opiunea NEW
MEETING REQUEST, se va afia fereastra MEETING unde se
completeaz informaiile necesare.

4.3.3. RSPUNSUL LA O CONVOCARE LA EDIN

Se execut click pe MEETING REQUEST pentru a vedea

cererea de participare la o edin sau se execut dublu click
pe aceasta n panoul cu activiti.

n fereastra care apare se execut click pe butonul cu rspunsul
adecvat: ACCEPT, TENTATIVE, DECLINE

n caseta care se va deschide se selecteaz opiunea dorit.

4.3.4. ANULAREA UNEI INVITAII GREITE

Dac s-a trimis o invitaie greit i se dorete anularea ei se selecteaz din meniul ACTION opiunea
CANCEL INVITATION sau se apas pe butonul cu acelai nume.

5. CONTACTE

n Outlook o persoan de contact este o persoan sau firm pentru care s-au
introdus numele, adresa, nr. de telefon sau alte informaii similare, avnd
posibilitatea s fie contactat prin trimiterea unui mesaj e-mail, programnd o
edint sau prin trimiterea unei scrisori.

Ecranul de contacte (Contacts , Global Contacts, Rompetrol) este automat

setat n modul de vizualizare Address Cards acest mod de afiare putnd fi
schimbat selectnd din meniul VIEW opiunea CURENT VIEW.

5.1. ADUGAREA CONTACTELOR

Cu Outlook deschis pe ecran se efectueaz click pe pictograma CONTACTS de pe bara Outlook.

Se execut click pe butonul NEW CONTACT de pe bara de instrumente

n caseta care s-a deschis se completeaz datele de identitate ale persoanei sau firmei care se dorete
adugat n lista de contacte.
19 Let's do business in a professional environment
IT DEPARTMENT
 T.. T
II..T
T TR AIIN
RA NG
NIIN PR
G P OG
RO GR
G AM
RA M

Se efectueaz click pe butonul SAVE AND NEW pentru a salva nregistrarea respectiv i pentru
pregtirea casetei n vederea unei alte nregistrri sau, din meniul FILE se alege opiunea SAVE sau
SAVE AND NEW.

Obs:

Adugarea de noi contacte se poate face numai n grupul CONTACTS, n celelalte grupuri (ROMPETROL
CONTACTS i GENERAL CONTACTS) neavnd drepturi de adugare i modificare dect administratorii
reelei.

5.2. EDITAREA CONTACTELOR

Din lista de contacte afiat se efectueaz click pe numele persoanei de

contact unde se dorete s fie fcut adugarea sau modificarea datelor.

Cnd se deschide caseta de dialog care conine informaii despre persoana
selectat se efectueaz click n casetele unde se dorete s se fac
modificri i se introduc noile date

Cu ajutorul casetei DETAILS se pot aduga mai multe date despre
persoana respectiv.

5.3. TERGEREA UNEI PERSOANE DIN LIST

Se efectueaz click dreapta pe numele persoanei care se dorete eliminat din lista de contacte i din
meniul aprut se alege opiunea DELETE sau din meniul EDIT se alege opiunea DELETE.

5.4. CUTAREA UNUI CONTACT

Cutarea unui contact se realizeaz fie prin apsarea

pictogramei FILE ITEMS din bara de meniu STANDARD, fie
din meniul TOOLS se alege opiunea FIND.

Se va deschide csua de dialog FILE ITEMS de unde se pot
alege criteriile de cutare (dup cuvinte, dup adresa de e-
mail etc.)

Se apas butonul FIND NOW i se vor afia contactele care
corespund criteriilor alese.

20 Let's do business in a professional environment

IT DEPARTMENT
II..T TR
T.. T AIIN
RA NG
NIIN PR
GP OG
RO RA
GR AM
M

5.5. IMPRIMAREA UNUI CONTACT

Din fereastra CONTACTS se selecteaz contactele a cror
imprimare se dorete.

Se apas butonul PRINT din bara de instrumente sau din
meniul FILE se alege opiunea PRINT.

n caseta care se deschide se selecteaz stilul printrii din
DEFINE STYLE.

n PRINT RANGE se selecteaz All Items pentru imprimarea
tuturor contactelor sau Only Select Items pentru a imprima
doar contactele selectate.

Se introduce numrul de copii dorit.

Se apas OK pentru a ncepe imprimarea.

5.6. TRIMITEREA UNEI SCRISORI

Se efectueaz click pe nregistrarea persoanei creia se dorete s i se trimit scrisoarea.

Din meniul ACTIONS se selecteaz opiunea NEW LETTER TO CONTACT .

Se lanseaz LETTER WIZARD care afieaz prima caset de dialog.

Se selecteaz caseta DATA LINE pentru introducerea datei.

Se efectueaz click pe sgeata din dreapta casetei CHOOSE A PAGE DESIGN.

n caseta CHOOSE A LETTER STYLE se bifeaz opiunea Full-Block i se efectueaz click pe butonul
Next.

n caseta de text Recipients Name este specificat numele destinatarului scrisorii.

n lista Delivery Address este specificat adresa destinatarului scrisorii.

n lista de opiuni Salutation se alege formula de adresare din cele patru butoane. Se apas butonul
Next.

n caseta OTHER ELEMENTS se specific alte elemente ale scrisorii apoi se apas Next.

n caseta SENDER INFO se introduce numele celui care transmite mesajul in cmpul SENDERS NAME
precum i celelalte opiuni apoi se apas butonul Finish.

Se compleaz textul scrisorii i se expedieaz.

6. SARCINI
O list de sarcini este o list a activitilor pe care urmeaz s le ndeplineasc utilizatorul cum ar fi: un plan
de edin, organizarea unui eveniment, efectuarea unor lucrri.
Dosarul Tasks poate fi utilizat pentru a crea i gestiona o list de sarcini.
Se pot specifica n aceast list datele limit , stadiul i prioritile i chiar se poate activa un semnal sonor
pentru a reaminti o anumit sarcin.

6.1. ADUGAREA UNEI SARCINI N LIST

n dosarul TASKS se selecteaz meniul ACTIONS , NEW TASKS sau se execut click pe butonul NEW
TASKS de pe bara de instrumente.

n caseta de dialog care apare, n caseta SUBJECT se introduce subiectul sarcinii.

21 Let's do business in a professional environment

IT DEPARTMENT
 T.. T
II..T
T TR AIIN
RA NG
NIIN PR
G P OG
RO GR
G AM
RA M

Se introduce n caseta DUE DATE termenul limit la care trebuie s fie ndeplinit sarcina.

n caseta START DATE se introduce data de nceput a sarcinii.

Din lista derulant STATUS se selecteaz stadiul actual al proiectului.

Din lista derulant PRIORITY se selecteaz gradul de
prioritate al proiectului

n caseta de text % COMPLETE se introduce un procentaj.

n caseta de text pentru comentarii se pot introduce
informaii referitoare la sarcin.

Se execut click pe butonul CATEGORIES i se poate
selecta o categorie.

Se execut click pe butonul SAVE AND CLOSE.

6.2. CREAREA UNEI SARCINI DINTR-UN MESAJ E-MAIL

Pentru a crea o sarcin dintr-un mesaj e-mail se deschide dosarul INBOX.

Se trage mesajul nedeschis din fereastra INBOX i se plaseaz peste pictograma TASK de pe bara
OUTLOOK.

Se va deschide caseta de dialog TASK n care dac se dorete se pot schimba opiunile pentru sarcin.

Se execut click pe butonul SAVE AND CLOSE.

6.3. ADUGAREA RAPID A UNEI SARCINI

Pentru adugarea rapid a unei sarcini se execut click pe primul rnd al listei acolo unde scrie CLICK
HERE TO ADD apoi se introduce subiectul i data.

Ca s se editeze o sarcin se execut dublu click pe acea sarcin.

6.4. MARCAREA UNEI SARCINI CA FIIND NDEPLINIT

Ca s se marcheze o sarcin ca fiind ndeplinit se execut click n caseta de
validare din a doua coloan din stnga sau se execut click dreapta pe sarcin i se
selecteaz MARK COMPLETE.

6.5. TERGEREA UNEI SARCINI

Ca s se tearg o sarcin se execut click dreapta pe sarcin i se selecteaz DELETE din meniul rapid.

6.6. REPARTIZAREA UNEI SARCINI ALTCUIVA

Pentru a repartiza altcuiva o sarcin se execut click dreapta pe
sarcina respectiv i se selecteaz ASSIGN TASK din meniul
rapid, se completeaz numele persoanei creia se vrea s i se
repartizeze sarcina i se execut click pe butonul SEND.
sau

Din meniul ACTIONS se selecteaz NEW TASK REQUEST i,
dup apariia csuei de dialog TASK, se apas butonul To
pentru a selecta persoana creia se dorete s i se repartizeze
sarcina, se completeaz celelalte cmpuri i se apas SEND

22 Let's do business in a professional environment

IT DEPARTMENT
 TR
T.. T
II..T AIIN
RA NG
NIIN PR
GP OG
RO RA
GR AM
M

pentru a fi trimis.

6.7. RSPUNSUL LA CEREREA DE NDEPLINIRE A UNEI SARCINI

Se execut dublu click pe sarcina respectiv n dosarul
INBOX.

Se alege rspunsul.

o ACCEPT Acceptare.
o DECLINE Refuz.

Se va deschide o nou fereastr de dialog ACCEPTING

TASK sau DECLINING TASK.

o EDIT THE RESPONSE BEFORE SENDING Se editeaz un rspuns nainte de trimitere.

o SEND THE RESPONSE NOW Se trimite rspunsul acum.

Se apas OK pentru a trimite rspunsul.

6.8. RAPORTAREA STATUTULUI UNEI SARCINI

Se apas SEND STATUS REPORT din meniul
TASK.

Outlook va deschide csua de dialog MESSAGE.

Se selecteaz din To persoana creia i este
adresat raportul

Pentru trimitere se apas SEND.

6.9. VIZUALIZAREA SARCINILOR

Ca n orice alt dosar din OUTLOOK i n dosarul TASK se poate schimba modul de vizualizare a sarcinilor
cu ajutorul listei derulante CURRENT VIEW care se afieaz la
activarea meniului VIEW.

Simple List (lista simpl) afieaz lista sarcinilor, caseta

Completed, subiectul i termenul limit.

Detailed List (lista detaliat) afieaz sarcinile, prioritatea,
subiectul, stadiul, procentul realizat i categoriile.

Active Task (sarcini n curs de realizare) afieaz aceleai
informaii ca i lista detaliat dar nu i sarcinile ncheiate.

Next Seven Days (urmtoarele apte zile) afieaz numai
23 Let's do business in a professional environment
IT DEPARTMENT
 T.. T
II..T
T TR AIIN
RA NG
NIIN PR
G P OG
RO GR
G AM
RA M

sarcinile care au fost planificate pentru urmtoarele apte zile, inclusiv pe cele ncheiate.

Overdue Tasks (sarcini ntrziate) afieaz sarcinile al cror termen limit a fost depsit.

By Category (n funcie de categorie) afieaz sarcinile n funcie de categorie.

Assignment (sarcina repartizat) afieaz sarcinile care au fost repartizate de ctre alii.

By Person Responsible (n funcie de persoana responsabil) afieaz sarcinile grupate n funcie de
persoana care le-a repartizat.

Completed Task (sarcini ncheiate) afieaz numai sarcinile ncheiate mpreun cu termenul limit i
data la care au fost terminate.

Task Timeline (orarul sarcinilor) utilizeaz modul de vizualizare sub form de orar pentru afiarea
sarcinilor pe zile, sptmni sau luni.

7. CREAREA NOTIELOR
Notiele sunt mici nsemnri similare biletelelor adezive pe care se pot nota numere de telefon, nume,
indicaii, ntrebari, expresii des folosite sau orice altceva care trebuie memorat.

Avnd dosarul NOTES deschis, se selecteaz din meniul

ACTION opiunea NEW NOTE sau se execut click pe butonul
NEW NOTE de pe bara de instrumente.

Outlook afieaz o caset de culoare galben n care plpie
un cursor.

Se introduce textul dorit de la tastatur.

Outlook salveaz automat notia dup ce o nchidem.

7.1. EDITAREA I ORGANIZAREA NOTIELOR

Se efectueaz dublu click pe notia care se dorete a fi editat.

Efectund click dreapta pe pictograma corespunztoare notiei se
selecteaz din meniul Color culoarea dorit.

Din meniul VIEW opiunea CURENT VIEW se poate alege modul de
vizualizare a notielor.

7.2. TERGEREA NOTIELOR

Se efectueaz click pe notia care se dorete eliminat selectnd-o.

Se efectueaz click pe butonul DELETE de pe bara de instrumente.
sau

Se efectueaz click dreapta pe noti i se alege opiunea DELETE.

Dac se dorete s se readuc notia tears se selecteaz din meniul EDIT comanda UNDO
DELETE.

8. DOSARUL DRAFTS
Cnd s-a nceput compunerea unui mesaj dar trebuie abandonat continuarea lui nu trebuie anulat mesajul.
El poate fi salvat n dosarul DRAFTS i deschide ulterior pentru a-l termina.

Etape:
n fereastra MESSAGE se execut click pe butonul CLOSE. Caseta
care apare va ntreba dac se dorete salvarea modificrilor.
Se execut click pe YES, Outlook salveaz mesajul curent n dosarul
DRAFTS.

24 Let's do business in a professional environment

IT DEPARTMENT
II..T TR
T.. T AIIN
RA NG
NIIN PR
GP OG
RO RA
GR AM
M

Pentru a deschide mesajul i a-l continua :

Se execut click pe pictograma dosarului DRAFTS din grupul My Shortcut.

Se execut dublu click pe mesaj pentru a-l deschide.
Se continu redactarea mesajului.
Cnd s-a terminat mesajul se apas butonul SEND pentru a-l expedia.

9. JURNAL
Dosarul JURNAL ine evidena activitilor. n acest dosar se pot nregistra manual orice activiti, articole
sau sarcini. De asemenea se pot nregistra automat mesaje de e-mail, faxuri, invitaii de participare la
edine, rspunsuri la acestea, repartizri de sarcini i rspunsuri la acestea precum i documente create n
celelalte aplicaii din Office.

9.1. NREGISTRAREA AUTOMAT A INTRRILOR

n dosarul JURNAL se selecteaz din meniul TOOLS opiunea
OPTIONS.

n caseta de dialog care apare se execut click pe eticheta
Preferences dac este necesar apoi pe butonul Journal
Options.

n lista AUTOMATICALLY RECORD THESE ITEMS se bifeaz
articolele care trebuiesc nregistrate automat n jurnal.

n lista FOR THESE CONTACTS se selecteaz persoanele de
contact care se doresc a fi automat nregistrate n Jurnal.
Outlook nregistreaz articolele bifate la punctul anterior n
msura n care acestea se aplic persoanelor de contact
respective.

n lista ALSO RECORD FILES FROM se bifeaz aplicaiile
pentru care se dorete nregistrarea intrrilor n Jurnal. Executai click pe OK.

9.2. NREGISTRAREA MANUAL A INTRRILOR

n dosarul Inbox (sau n orice alt dosar din Outlook) se selecteaz articolul care se vrea nregistrat n
Jurnal i se trage in dosarul Jurnal.

n caseta de dialog care apare, Journal Entry,
informaiile din casetele Subject, Entry Type, Contact i
Company precum i alte cteva informaii sunt deja
completate se pot ns schimba oricare dintre aceste date
introducnd noi informaii.

Se execut click pe SAVE AND CLOSE pentru a ncheia
procesul de introducere n Jurnal.

25 Let's do business in a professional environment

IT DEPARTMENT
 T.. T
II..T
T TR AIIN
RA NG
NIIN PR
G P OG
RO GR
G AM
RA M

10. TIPRIREA N OUTLOOK

10.1. ALEGEREA PARAMETRILOR DIN PAGE SETUP
n Outlook, nainte s se tipreasc, trebuie s se aleag tipul de tiprire care se vrea utilizat. Fiecare dosar-
Inbox, Calendar, Contacts etc.- ofer mai multe stiluri de tiprire fiecare afind datele n pagin ntr-un
mod diferit.
Astfel dosarele Inbox, Contacts i Tasks utilizeaz stilul Table i stilul Memo iar dosarele Journal i Notes
folosesc numai stilul Memo i alte cteva stiluri caracteristice.

Table Style prezint datele pe coloane i rnduri n orientare pe vertical.

Memo Style prezint un antet cu informaii despre mesaj apoi datele ca text simplu n
orientare pe vertical.

Dosarul Calendar ofer stilul Memo plus urmtoarele stiluri :

Daily Style prezint ntlnirile dintr-o singur zi n orientare pe vertical.

Weekly Style prezint ntlnirile dintr-o sptmn n orientare pe vertical.

Monthly Style prezint ntlnirile dintr-o lun n orientare pe orizontal.

Tri-fold Style prezint calendarul zilnic, lista de sarcini i calendarul sptmnal n orientare pe
orizontal.

Calendar Details Style prezint articolele din calendar afiate pe ecran i textul fiecreia dintre
ele n format list.

Dosarul Contacts ofer stilul Memo i n plus urmtoarele stiluri :

Card Style dou coloane i titluri n orientare pe vertical.

Small Booklet Style pe o pagin sunt plasate informaii despre mai multe persoane n
orientare pe vertical sau orizontal.

Medium Booklet Style o coloan egal cu un sfert dintr-o foaie de hrtie n orientare pe
vertical.

Phone Directory Style - o singur coloan n orientare pe vertical.

10.2. PREVIZUALIZAREA NAINTE DE TIPRIRE

nainte de tiprire se poate previzualiza un articol pentru a avea sigurana c arat aa cum se dorete.
Exist urmtoarele posibiliti de a previzualiza articolul:

Se execut click pe butonul Print Preview din caseta de dialog Page Setup.

Se selecteaz File, Print Preview.

Se execut click pe butonul Print Preview de pe bara de instrumente.

Se execut click pe butonul Preview din caseta de dialog Print.

26 Let's do business in a professional environment

IT DEPARTMENT
 TR
T.. T
II..T AIIN
RA NG
NIIN PR
GP OG
RO RA
GR AM
M

10.3. TIPRIREA ARTICOLELOR

Se selecteaz din meniul File opiunea Print sau se execut click pe butonul Print de pe
bara de instrumente. Va aprea caseta de dialog Print.

n zona Printer a casetei de dialog se selecteaz, dac

este necesar, o alt imprimant.

n zona Print Style se alege un stil de tiprire.

n zona Copies se selecteaz ALL (toate paginile),
EVEN (numai paginile pare) sau ODD (numai paginile
impare) n caseta Number of Page.

Se execut click pe caseta de validare Collate Copies
dac se dorete ca Outlook s tipreasc n ordine
paginile fiecrui exemplar.

Se stabilete seria de pagini ce vor fi tiprite utiliznd
opiunile din zona Print Range.

Se execut click pe OK pentru a tipri articolul.

11. ARHIVAREA ARTICOLELOR

n Outlook se poate stabili o opiune de arhivare automat periodic a mesajelor e-mail n fiiere. Mai
concret mesajele e-mail sunt comprimate i salvate ntr-un fiier care poate fi transferat pe o dischet pentru
pstrarea n siguran.

11.1. ARHIVAREA AUTOMAT

Din meniul Tools se selecteaz opiunea Options.

n caseta care apare se execut click pe eticheta Other.

Se execut click pe butonul Autoarchive ca s se afieze
opiunile Autoarchive:
Autoarchive Every x Days autoarhivare la fiecare x zile.
Prompt Before Autoarchive anun naintea autoarhivrii.
Delete Expired Items When Autoarchiving tergerea
articolelor expirate la autoarhivare, se bifeaz aceast caset
dac se dorete ca Outlook s tearg mesajele din Inbox dup
ce le-a arhivat.

n caseta de text Default Archive File se introduce calea de acces unde se dorete s se salvezei
fiierul i se denumete acesta.

Se execut click pe OK pentru a nchide caseta de dialog Autoarchive i din nou click pe OK pentru a
nchide caseta de dialog Options.

11.2. ARHIVAREA MANUAL

Din meniul File se alege opiunea Archive

Va aprea caseta de dialog Archive de unde se poate selecta
opiunile:
Archive all Folders According To Their Autoarchive Settings
arhivarea tuturor dosarelor conform opiunilor Autoarchive.
Archive This Folder And All Subfolders arhivarea acestui
dosar i a subdosarelor.

Se introduce o dat calendaristic n caseta de text Archive Items
Older Than (arhivarea articolelor mai vechi de).

n caseta de text Archive File se introduce calea i numele cu care e
salvat fiierul arhiv.

Se execut click pe OK pentru a arhiva dosarul (dosarele) selectat.

27 Let's do business in a professional environment

IT DEPARTMENT
II..T
T TR
T.. T AIIN
RA NG
NIIN PR
G P OG
RO GR
G AM
RA M

11.3. RECUPERAREA FIIERELOR ARHIVATE

Un fiier arhivat se poate recupera, importndu-l. Cnd se recupereaz un fiier arhivat el devine o parte a
dosarului Outlook, exact cum era nainte de arhivare. Fiierele arhivate din Outlook (<fisier>.pst) sunt salvate
ntr-un format special i pot fi deschise numai cu programul Outlook.

Etape:

Se selecteaz din meniul File opiunea Import And Export

n caseta care apare se selecteaz Import from Another File or Program (import din alt fiier sau
program). Se execut click pe Next

n ecranul Import a File se selecteaz Personal Folders File (*.PST) i se execut click pe Next

n caseta de dialog Import Personal Folders se introduce calea i numele fiierului arhivat. Se
selecteaz una din opiunile de mai jos i se execut click pe Next:
Replace Duplicates with Items Imported nlocuiete copiile datelor cu articolele importate
Allow Duplicates to Be Created creaz duplicate ale articolelor n loc s le suprascrie
Do Not Import Duplicates pstreaz originalele n dosar n loc s le suprascrie

n caseta de dialog Choose Folders din Import/Export Wizard se selecteaz dosarul n care se
dorete s se importai.

Se execut click pe butonul Finish; Outlook import fiierele arhivate.

28 Let's do business in a professional environment

IT DEPARTMENT