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PROPUESTA CARTILLA GRUPO BANCOLOMBIA

APRENDICES

MARA FERNANDA ENCISO


JESSICA SANDOVAL
LEIDY DANIELA SALCEDO
YSICA DANIELA QUINTERO

FICHA NO. 1368073

INTERVENIR EN EL DESARROLLO DE PROGRAMAS DE MEJORAMIENTO


ORGANIZACIONAL QUE SE DERIVEN DE LA FUNCIN ADMINISTRATIVA,
PARTE UNA.

CENTRO DE GESTIN ADMINISTRATIVA


GESTIN ADMINISTRATIVA
BOGOTA DC
2017

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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIN3
RESUMEN.........4
1. ORGANIGRAMA BANCOLOMBIA..............................................................5
1.1 PROPUESTA ORGANIGRAMA.............................................................5
2. DIAGRAMA DE FLUJO BANCOLOMBIA....................................................6
2.1 PROPUESTA DIAGRAMA DE FLUJO...................................................6
3. PROPUESTA PLAN OPERATIVO...............................................................7
4. PROPUESTA MANUAL DE FUNCIONES...................................................8
5. PROPUESTA PLAN DE CONTIGENCIA.....................................................9
6. POR QU SE CREARON LAS PROPUESTAS?......................................11

CONCLUSIN..12
BIBLIOGRAFA......................................................................................................13

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INTRODUCCIN

El contenido de este trabajo se basa en la propuesta dada por cada uno de los
integrantes del grupo, en el cual se da nuevos planteamientos acerca de los
diferentes temas relacionados como son los organigramas, diagrama de flujo, plan
operativo, manual de funciones y plan de contingencia.
Estos temas son importantes para cada organizacin, en este caso el proyecto est
enfocado en los procesos que tiene el Grupo Bancolombia en el cual se quiere
analizar las actividades mencionados anteriormente, dando aportes a los altos
mandos de la compaa permitindoles tomar mejores decisiones en los procesos
administrativos que tiene la compaa.

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RESUMEN

El siguiente trabajo se realiza con la idea de implementar a la cartilla que se viene


trabajando en el transcurso del trimestre, temas como el organigrama, plan
operativo, flujograma, plan de funciones y plan operativo, para posteriormente
aplicarlas a la compaa asignada.
Se plantea un organigrama y un flujograma que permita mayor organizacin y sea
ms agradable a la vista del cliente, as mismo se plantea un plan operativo en el
cual se puedan conocer fortalezas y debilidades por medio de procesos que se
realizan anualmente; el plan de funciones va enfocado a tres cargos que son
desempeados en la organizacin como lo son los contadores, asesores
comerciales y cajeros, se hace el respectivo anlisis de estos cargos ya que en la
mayora de los casos va ms enfocado a los de ms alto rango, en donde se observa
los objetivos y funciones que desempea cada uno y finalmente en el plan de
contingencia se puede observar una de las mayores amenazas que pueden existir
en una empresa como Bancolombia, teniendo en cuenta los riesgos que pueden
existir, la manera en que se pueden evitar y en caso de que suceda cmo reaccionar
ante una eventualidad de estas.
Es de vital importancia tener claro estos procesos como futuros gestores
administrativos, permitiendo ampliar estos conocimientos empresariales y aplicarlos
en la vida profesional de la manera adecuada.

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1. ORGANIGRAMA BANCOLOMBIA

1.1 PROPUESTA ORGANIGRAMA

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2. DIAGRAMA DE FLUJO BANCOLOMBIA

2.1 PROPUESTA DIAGRAMA DE FLUJO

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3. PROPUESTA PLAN OPERATIVO

PLAN OPERATIVO

Falta o escasa aprobacin de crditos o prstamos a


las personas sin vida crediticia activa en la ciudad de
Bogot.
DIAGNSTICO Disminuir filas muy largas que hacen para realizar
pagos.
Mejorar orden.

Incentivar nuestros funcionarios a que tomen ms en cuenta


la necesidad de nuestros clientes, a la hora de decidir a quin
PROYECTO se le puede dar los diferentes tipos de crdito.

Instruir y motivar los funcionarios de la empresa para evitar


la falta de negacin y aprobacin de crditos o sueos de los
OBJETIVO clientes de la organizacin.

Realizar cursos de capacitacin, atencin al cliente y


sobre todo que ellos se sientan como un cliente
importante de la empresa.
ACTIVIDADES Establecer reuniones, charlas y toma de opiniones de
los funcionarios para tomar en cuenta los tipos de
crdito que el banco pueda aprovechar.
Invitar a los clientes a la sucursal para escuchar sus
quejas o reclamos.

28 de enero
VP. Gestin de lo Humano.
RESPONSABLES 28 de mayo
VP. Servicios Administrativos.
28 de septiembre
VP. Servicios para los clientes.

Materiales de la oficina.
Buscar institutos para cursos bsicos de atencin al
RECURSOS cliente.
Realizar folletos para instruir o capacitar bien a las
personas sobre los crditos.
Video Beam, Computador

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4. PROPUESTA MANUAL DE FUNCIONES

RESPONSABLE: AUXILIAR CONTABLE

OBJETIVO
Contabilizar en el sistema los reportes diarios de ventas y Soportar a
Recursos humanos en la liquidacin de nmina, comisiones, seguridad social
y parafiscal.

RESULTADOS
Sistema actualizado con los gastos y reportes diarios de ventas, Nomina,
comisiones, seguridad social y parafiscales liquidados oportunamente.

EQUIPOS Y/O HERRAMIENTAS


Telfono, computador, calculadora.

RESPONSABLE: ASESOR COMERCIAL

OBJETIVO
Asesorar a los clientes, nuevos o antiguos con todo lo relacionado a los
servicios que presta el banco como entidad financiera.

RESULTADOS
Se presta la informacin diariamente a los clientes, dando cumplimiento a lo
establecido por la compaa.

EQUIPOS Y/O HERRAMIENTAS


Telfono, computador, papelera, datafono.

RESPONSABLE: CAJEROS

OBJETIVO
Recaudo y retiro de dinero realizado por clientes, en cada una de las
sucursales bancarias.

RESULTADO
Recaudan el dinero de los clientes en cada una de las sucursales, de esta
manera hacen un retiro del dinero depositado en sus cuentas.

EQUIPOS Y/O HERRAMIENTAS


Computador, datafono, chequeras, sellos, maquina contadora de dinero y
papelera.

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5. PROPUESTA PLAN DE CONTIGENCIA

Una amenaza importante en este tipo de empresas como el Grupo Bancolombia,


que manejan permanentemente equipos de cmputo en las instalaciones, podra
ser un corto circuito que afectara toda la red informtica y causando un incendio
grave en las instalaciones de la compaa.
Amenaza: Incendio. (Se afectan la gran mayora de los bienes de la oficina en
donde se encuentre ubicada).
Impacto

Prdida de clientes.
Imposibilidad de atencin al cliente por determinado periodo.
Reconstruccin manual documentos a partir de otras fuentes.
Inversiones en equipamiento y mobiliario.
Rehabilitacin del local.
El plan de contingencia contiene los diferentes planes para evitar que suceda este
hecho.
MEDIDAS TCNICAS

Extintores contra incendios.


Detectores de humo en todo el establecimiento.
Identificacin de salidas de emergencia.
Equipos informticos de respaldo.

MEDIDAS ORGANIZATIVAS

Seguro contra incendios.


Backups en oficina principal del grupo Bancolombia.
Manual de procedimiento de actuacin en caso de incendio.
Contratacin de servicios de auditora de riesgos laborales.

MEDIDAS HUMANAS

Capacitacin para todo el personal sobre cmo actuar en caso de incendio.


Asignar personal que se encargue del pleno funcionamiento de extintores y
dems implementos.
Asignacin de personal encargado para la custodia de backups.

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Los subplanes contendran las siguientes previsiones:

PLAN DE RESPALDO

Revisin de extintores una vez al mes.


Simulacros de incendio cada seis meses.
Realizacin diaria de copias de respaldo.
Revisin permanente de las copias de respaldo.

PLAN DE EMERGENCIA

Activacin del precontrato de alquiler de equipos informticos.


Restauracin de las copias de respaldo.
Reanudacin de la actividad bancaria.

PLAN DE RECUPERACIN

Evaluacin de daos.
Traslado de datos desde la ubicacin de emergencia a la habitual.
Reanudacin de la actividad.
Desactivacin del precontrato de alquiler.
Reclamaciones a la compaa de seguros segn sea el caso.

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6. POR QU SE CREARON LAS PROPUESTAS?

PROPUESTA ORGANIGRAMA

Se realiza esta propuesta ya que analizando el organigrama original del


grupo Bancolombia, se puede observar que no existe un orden especial y el
organigrama que se plantea se encuentra organizado de manera horizontal,
ubicando el presidente al lado superior izquierdo y de esta manera es ms
agradable a la vista del cliente.

PROPUESTA FLUJOGRAMA

Se realiza est propuesta ya que al haber analizado el flujograma original del


grupo Bancolombia, se determin que no era tan agradable a la vista de las
personas ya que es un poco desorganizado y no tiene muy claro el proceso,
por lo tanto, se decidi realizar una nueva propuesta con ese mismo proceso
logrando que sea ms interesante, ms puntual y pueda captar mejor la
atencin.

PROPUESTA PLAN OPERATIVO

La propuesta se hizo con el fin de generar una nueva idea para la compaa,
teniendo en cuenta un conducto regular que permita saber que se hace
anualmente, permitiendo conocer sus fortalezas y debilidades y logrando
superar las falencias que existen a nivel administrativo.

PROPUESTA MANUAL DE FUNCIONES

Se realizo la propuesta para tener en cuenta las diferentes actividades que


realizan en la compaa como por ejemplo los contadores, asesores
comerciales y cajeros del Grupo Bancolombia, ya que normalmente se
enfoca en los altos mandos, sin tener en cuenta que los niveles siguientes
tambin son piezas importantes en la compaa.

PROPUESTA PLAN DE CONTINGENCIA

La siguiente propuesta se realiza con el fin de conocer uno de los riesgos a


los que se encuentra expuesta una empresa como lo es el Grupo
Bancolombia, permitiendo as crear un plan de contingencia, en el cual se d
a conocer los mtodos de prevencin, que se debe hacer en caso de
presentarse un incendio y como darle la solucin adecuada despus del
ocurrido el incidente.

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CONCLUSIN

Se concluyo que al realizar una nueva propuesta de los procesos que influyen en el
grupo Bancolombia, se obtuvo un mayor conocimiento acerca de los temas
realizados, en donde el ideal es que los altos mandos de la empresa tengan en
cuenta este tipo de ideas que podran permitir que una organizacin sea ms
productiva y eficiente en todos los diferentes procesos administrativos.
Se obtuvo un buen resultado en la creacin de las nuevas propuestas, a pesar de
que no se tena la habilidad ni el conocimiento pertinente acerca de las diferentes
actividades que son realizadas en la empresa.

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BIBLIOGRAFA

http://contenido.grupobancolombia.com/webCorporativa/nosotros/contenido/
ManualPresentacion.pdf
https://pt.slideshare.net/maggi2010/presentacin-flujograma/3

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