Sistemas de gestin de almacenes.

La bsqueda de la excelencia
operativa, un aliado
importante en
tiempos de crisis.

Francisco Revelo - Strategy & Operations

Medellin

Consultora, marzo 2009

Agenda

1. Cmo pueden contribuir a la excelencia operativa

los sistemas
de gestin de almacenes? 1
2. Qu determina el xito o el fracaso en la
implementacin
de un WMS? 2
3. Un caso de xito: Alfagres S.A. 3
1. Cmo pueden contribuir a la excelencia operativa
los sistemas de gestin de almacenes?

2 Sistema de gestin de almacenes. La bsqueda de la excelencia operativa, un aliado importante en tiempos de crisis.
1. Cmo pueden contribuir a la excelencia operativa los
sistemas de gestin de almacenes?
WMS: mas all de un software
Plan

Deliver Source Make Deliver Abastecimiento Manufactura Distribucin Source Make Deliver Source

Proveedor Proveedor Compaa Cliente Cliente

del Proveedor (Interno o Externo) (Interno o Externo) del Cliente

Un Warehouse Management System WMS, es una prctica logstica que integra procesos, tecnologa,
gente y la administracin de recursos fsicos con el fin de controlar los movimientos y alcanzar niveles
ptimos en el almacenamiento dentro de una bodega.

Recepci
Recepcin Disposici
Disposicin Almacenamiento Selecci
Seleccin Preparaci
Preparacin Despacho

3 Sistema de gestin de almacenes. La bsqueda de la excelencia operativa, un aliado importante en tiempos de crisis.
1. Cmo pueden contribuir a la excelencia operativa los
sistemas de gestin de almacenes?
Por qu implementar un WM?

Mejorar la exactitud
Minimizar las
del inventario (lotes
prdidas de
y fechas de
inventario
vencimiento)

Incrementar la
Mejorar el servicio
capacidad de
al cliente
almacenamiento
WMS
Mayor control de la
Reduccin de operacin en
costos operativos tiempo real y sin
papeles

Transformar un almacn en un potente Centro de Distribucin

4 Sistema de gestin de almacenes. La bsqueda de la excelencia operativa, un aliado importante en tiempos de crisis.
1. Cmo pueden contribuir a la excelencia operativa los
sistemas de gestin de almacenes?
Qu debe hacer un WM?
Caractersticas bsicas

Administrar y controlar las ubicaciones, operarios y recursos del almacn.

Operar en tiempo real y controlar los inventarios (actualizaciones).

Automatizar los procesos de recepcin, almacenamiento y expedicin de mercaderas.

Tener funcionalidades integrables a tecnologas RF, cdigos de barras y RFID-EPC global.

Etiquetado y Noticia Avanzada de Despacho (ASN)

Interfases con dispositivos porttiles

Integracin total con el back office de los mdulos de entradas de rdenes, control de inventarios y compras

Soporte para mltiples mtodos de recolectar pedidos

Recepcin automtica de inventario y asignacin asistida

Caractersticas deseables
5 Sistema de gestin de almacenes. La bsqueda de la excelencia operativa, un aliado importante en tiempos de crisis.
1. Cmo pueden contribuir a la excelencia operativa los
sistemas de gestin de almacenes?
Aspectos a considerar en el diseo de un WM:
Supplier Available Make / Buy
ERP

1Alineacin con la
collaboration

Customer
forecast
capacity

Product profit
decisions

Lean
Manufacturing
CRM

estrategia de Cross function Scenario APS

planning Flexible capacity
negocios process design

Procesos Visibilidad de la Flexibilidad de los Implementacin

colaborativos informacin procesos / activos de tecnologa

2
Captura automtica Cdigo de Barras
Lectoras de Redes
cdigos inal
inalmbricas
de datos

Sistema de gestin de almacenes. La bsqueda de la excelencia operativa, un aliado importante en tiempos de crisis.
1. Cmo pueden contribuir a la excelencia operativa los
sistemas de gestin de almacenes?
Aspectos a considerar en el diseo de un WM: (Cont.)

3Adecuacin de
Lay Out de la Estanter
Estantera /
Se
Sealizaci
alizacin
bodega Racks
Infraestructura
fsica

4
Funcionalidad de
un ERP o
Aplicativo
independiente Aplicativos
ERP especializados (e
interfases)

Sistema de gestin de almacenes. La bsqueda de la excelencia operativa, un aliado importante en tiempos de crisis.
2. Qu determina el xito o el fracaso en la
implementacin de un WMS?

8 Sistema de gestin de almacenes. La bsqueda de la excelencia operativa, un aliado importante en tiempos de crisis.
2. Qu determina el xito o el fracaso en la
implementacin de un WMS?
12 Consideraciones:
Todas las implementaciones de WMS pasan a travs de un proceso de diseo y de anlisis de brechas
1. Involucre al
donde los requerimientos operativos y del negocio se alinean con las funcionalidades del software.
personal de la
Cualquier programa de mejoramiento de operaciones no funcionar si no involucra al personal de la
bodega.
bodega.

La clave de una implementacin exitosa, como en cualquier proyecto de negocios, es la planeacin,

2. Administre conocimiento, preparacin y comunicaciones como elementos esenciales. Pero hay otro factor que
riesgos. impulsa el riesgo en un proyecto de software: Complejidad. No hay una solucin pre-determinada
sobre qu tanta complejidad involucrar en el proyecto.

3. Maneje
Una implementacin es un proceso con la gente. La comunicacin abierta y oportuna es el mejor
comunicaciones
mecanismo para combatir el negativismo, la resistencia al cambio y la transicin al nuevo sistema.
y expectativas.

4. Desarrolle un Un Project Charter completo debe considerar chequeos peridicos de calidad; se deben detallar
plan de proyecto procedimientos de reporte de avance, procedimientos para el manejo de requerimientos de cambio y
slido. sobre todo planes de contingencia.

9 Sistema de gestin de almacenes. La bsqueda de la excelencia operativa, un aliado importante en tiempos de crisis.
2. Qu determina el xito o el fracaso en la
implementacin de un WMS?
12 Consideraciones:
Ms importante que planes formales de contingencia es un enfoque mental flexible (la incertidumbre y
5. Preprese
los problemas son una constante durante una implementacin). Los problemas no se solucionan
para manejar
ignorndolos o mediante edicto gerenciales. Los problemas deben ser enfrentados con una direccin
la adversidad.
clara y con unas acciones prontas.

6. Asegure la Preparar las instalaciones para una implementacin de WMS requiere bastante trabajo. Si se sub-
preparacin de estima esta tarea se puede llegar a problemas de funcionamiento de las rutas, identificacin de los
las instalaciones. artculos y posicin y por supuesto riesgos en la salida en vivo de la solucin.

7. Fortalezca el La informacin requerida para operar un MWS es mucha y variada. Hay que construir una base de
conocimiento en informacin sobre clasificacin de materiales, posiciones, recursos disponibles. Es ideal poder capacitar
logstica. al equipo en tendencias de SCM.

Se debe realizar un plan formal de educacin para cada uno de los cargos y trabajar con la
8. Institucionalice
metodologa de desarrollo basado en competencias para garantizar que la gente va a estar entrenada
el entrenamiento
para sus funciones especficas de trabajo.

10 Sistema de gestin de almacenes. La bsqueda de la excelencia operativa, un aliado importante en tiempos de crisis.
2. Qu determina el xito o el fracaso en la
implementacin de un WMS?
12 Consideraciones:
No importa que el aplicativo se instale estndar sin ninguna modificacin, es necesario hacer
9. Entienda el
simulacros para validar la instalacin y la configuracin y la habilidad del sistema de cumplir con los
valor de realizar
requerimientos operativos diarios. Si se adicionan modificaciones o interfaces este punto cobra mas
pruebas.
relevancia.

Los operarios saben cmo recoger una orden normal o almacenar una estiba normal, saben cmo
realizar las operaciones bsicas, pero generalmente no tienen claro qu hacer cuando ocurre una
10. Planifique
excepcin: Qu hace el recogedor si el producto est daado? Qu pasos deben tomarse para
para excepciones.
cambiar el transportador en una orden que ha sido ya recogida y despachada? El manejo de
excepciones debe ser probado desde el punto de vista del sistema de operacionalmente.

Implementar un WMS puede generar un set completo de procedimientos que tienen que realizarse
11. Documente
antes o despus de las actividades relacionadas con el sistema. Hay mucho ms en recibir un
los
cargamento, correr una lista de empaque y recoger rdenes que solamente digitar unos datos y utilizar
procedimientos.
un escner de cdigo de barras.

Los problemas y asuntos que salgan en la fecha de salir en vivo deben ser afrontados rpidamente y
12. Tome el
efectivamente. Suficiente personal de soporte debe estar disponible durante la primera semana en vivo
control cuando
para manejar problemas potenciales. Esto significa poder manejar situaciones mltiples
salga en vivo.
simultneamente.

11 Sistema de gestin de almacenes. La bsqueda de la excelencia operativa, un aliado importante en tiempos de crisis.
3. Un caso de xito: Alfagres S.A.

12 Sistema de gestin de almacenes. La bsqueda de la excelencia operativa, un aliado importante en tiempos de crisis.
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adelante, convirtiendo las ideas en
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