Nombre del documento: Procedimiento operativo Cdigo: EFJ-PO-ADM-001

Para la adquisicin de materiales.

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1. Propsito
Adquisicin de materiales necesarios para la fabricacin de productos de la empresa X con un
sentido de calidad y optimizacin de los recursos.

2. Alcance
Este procedimiento es aplicable para la compra de suministros bsicos, no aplica para la compra
de activos y utilitarios.

3. Polticas de operacin

Solo se compraran artculos que se encuentren dentro del catlogo de compras.

Solo se podrn adquirir artculos a travs de una requisicin formal la cual deber ser entregada
en tiempo y forma.
Se adquirirn productos de manera urgente con previa justificacin.

CONTROL DE EMISIN
ELABOR REVIS AUTORIZ
Everardo Francisco Justo Juan Snchez Melo
Firma: Firma: Firma:

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4. Diagrama de Flujo del procedimiento

Proporciona una visin ms clara de la secuencia de pasos a seguir en el procedimiento y las
reas involucradas en casa operacin.

Usuario Administracin Proveedor

Inicio

El usuario realiza su requisicin y la

enva al rea administrativa

El rea administrativa revisa la

requisicin y da una respuesta de
entrega al usuario

El usuario confirma respuesta de entrega

El rea administrativa investiga

proveedores selecciona uno idneo y
solicita la cotizacin

El rea administrativa establece la orden

de compra y realiza la transferencia de
pago

El proveedor crea el pedido y

enva el producto

El rea administrativa recibe el producto,

lo verifica y aprueba la entrega

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Usuario Administracin Proveedor

El rea administrativa da de alta el

material recibido en el sistema

El rea administrativa entrega los

suministros al usuario

El usuario confirma la entrega y firma de

recibido en el vale de almacn

Fin

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5. Descripcin del procedimiento

Describe de manera clara cada una de las etapas del procedimiento y el responsable as
como los documentos utilizados, registros y fechas de entrega.

Secuencia de Actividad Responsable

etapas
1 Entrega de la requisicin en el formato UTXJ-PO-ADM-001-01 Usuario

2 Revisin y confirmacin de entrega Administracin

3 Recepcion de tiempo de entrega y confirma de recibido Usuario

Investigacin de proveedores bajo criterios correspondientes en
4 el instructivo UTXJ-IT-ADM-001-02 Administracin

5 Solicitud cotizacin a proveedor idneo Administracin

Establecimiento de orden de compra en el formato UTXJ-PO-
6 ADM-001-02 Administracin

7 Revisin y aprueba la entrega de los suministros Administracin

8 Dar de alta material al sistema Administracin

9 Entrega de suministros al usuario Administracin

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6. Documentos de referencia
Criterios con los cuales se respalda el procedimiento

No. Documentos

1 Catlogos
2 Instructivo para transferencia de pago
3 Convenios y contratos
4 Norma ISO 9001:2015-7.4-7.4.1-7.4.2-7.4.3-7.4.3
5 Instructivo de trabajo UTXJ-IT-ADM-001

7. Registros
Se enlistan los registros utilizados con nombre, cdigo, tiempo de retencin y responsable
de conservarlo

No. Registro Tiempo de Responsable de Cdigo de registro

retencin conservarlo
1 Requisicin 2 aos Administracin UTXJ-PO-ADM-001-01
2 Orden de compra 1 ao Administracin UTXJ-PO-ADM-001-02
3 Vale de almacn 1 ao Administracin UTXJ-PO-ADM-001-03

8. Glosario

Transferencia: Operacin bancaria que consiste en cambiar dinero de una cuenta a

otra.
La orden de compra es un documento que emite el comprador para pedir
mercaderas al vendedor; indica cantidad, detalle, precio y condiciones de pago, entre
otras cosas. El documento original es para el vendedor e implica que debe preparar el
pedido.

Requisicin: Es una hoja especial que generalmente se hace por triplicado, exigida
por el almacenista para entregar la materia prima con destino a un trabajo especfico.

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9. Anexos

Formatos o registros

10. Cambios de esta versin

Nmero de Fecha de
Descripcin del cambio
revisin actualizacin

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