Sesin 10 Acciones complementarias I

ACCIONES COMPLEMENTARIAS I

Objetivo
Aprender el uso de formato condicional.

Aprender a usar las distintas opciones de la ficha Datos.

Contenido

Formato Condicional.
Trabajando con el Men Datos

162 Microsoft Excel 2010

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1. Formato Condicional
El formato condicional en Excel es una funcionalidad de gran utilidad al
momento de realizar el anlisis de datos ya que puedes dar un formato
especial a un grupo de celdas en base al valor de otra celda. Esto te
permitir aplicar un tipo de fuente especfico o un color de relleno
diferente para aquellas celdas que cumplan con ciertas reglas y as poder
identificarlas fcilmente en pantalla. Esta es una serie de artculos que te
ayudar a comprender mejor este concepto.

Cmo se aplica el formato condicional?

Debes seleccionar las celdas a las que se les aplicar el formato condicional y
despus hacer clic en el comando Formato condicional que aparece en el grupo
Estilos de la ficha Inicio.

Como ya mencion previamente, al seleccionar alguna de las opciones del men,

el formato se aplicar para aquellas celdas que cumplan con cierta condicin o
regla. Un formato condicional en Excel est siempre basado en una regla que
posteriormentre se podr editar si as lo deseas. Las reglas que se crean para los
formatos condicionales se pueden dividir en dos grandes grupos:

Microsoft Excel 2010 163

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Reglas basadas en valores de celda: Estas reglas se basan en el mismo valor de

la celda (Mayor que, Menor que, Igual a, Entre, etc.).

Reglas basadas en frmulas: Estas reglas ofrecen mayor flexibilidad porque

puedes aplicar un formato especial utilzando una frmula donde podrs aplicar
una lgica ms compleja. Por lo mismo es un poco ms complicado de aprender,
pero una vez que lo hagas ser muy intuitivo de utilizar.

Aplicar formato condicional a valores duplicados o valores

nicos.

En esta ocasin veremos cmo aplicar formato condicional a aquellas

celdas que son nicas en nuestra lista de datos por el contrario, aplicar
formato condicional a aquellas celdas que se repiten.

Fomato condicional a valores duplicados

En primer lugar debers seleccionar el rango de datos al cual se le
aplicar el formato condicional:

Despus debers ir a la ficha Inicio y en el grupo Estilos hacer clic sobre

Formato Condicional y posteriormente desplegar el men Resaltar reglas
de celdas y elegir la opcin Duplicar valores.

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Se mostrar el cuadro de dilgo Duplicar Valores.

Deja las opciones predeterminadas y haz clic en Aceptar. Todos los

valores son resaltados excepto el da Sbado porque es el nico de toda
la lista que no se repite:

Microsoft Excel 2010 165

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Fomato condicional a valores unicos

Ahora vamos a invertir el formato, es decir, queremos que el formato se
aplique a los valores nicos de nuestros datos y en este caso significar
que solamente la celda del da Sbado quedar con formato. De nuevo
selecciona el rango de datos y haz clic en la ficha Inicio en el grupo
Estilos selecciona el comando Formato condicional y a continuacin en
Administrar reglas.

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Eso mostrar el cuadro de dilogo Administrador de reglas de formato

condicionales.

En el cuadro de dilogo podrs observar la regla que acabamos de crear.

Haz clic sobre la regla para seleccionarla y posteriormente clic sobre el
botn Editar regla lo cual mostrar el cuadro de dilogo Editar regla de
formato. Sobre este nuevo cuadro de dilogo selecciona la opcin nico
dentro de la lista desplegable.

Haz clic en el botn Aceptar. Y de nuevo haz clic sobre Aceptar y se

aplicar la nueva regla sobre los datos dejando solamente al da Sbado
con un formato especial por ser el nico valor que no se repite.

Microsoft Excel 2010 167

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Reglas superiores e inferiores para analizar datos.

Despus de haber introducido los conceptos fundamentales de formato

condicional, ahora analizaremos con un poco ms de detenimiento
algunos tipos de reglas de formato condicional especiales. Estas reglas
se muestran dentro del men Formato condicional y dentro de la opcin
Reglas superiores e inferiores.

168 Microsoft Excel 2010

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Reglas superiores e inferiores de formato condicional

La regla 10 superiores te permitir resaltar de manera inmediata las
celdas que contengan los 10 valores con mayor valor dentro del rango
de celdas. El cuadro de dilogo de esta regla es el siguiente:

Observa que puedes cambiar el nmero de elementos a seleccionar, por

lo que en lugar de los 10 superiores podras seleccionar los 20 superiores
si as lo deseas. La regla 10 inferiores funciona de manera similar, solo
que Excel obtendr las celdas con menor valor dentro del rango.

La regla 10% de valores superiores es similar a las reglas anteriores,

pero en lugar de indicar un nmero especfico de celdas se introduce
un porcentaje de celdas a seleccionar. Por ejemplo, dentro de un rango
que contiene 20 celdas, si se especifica un 10% entonces el formato
condicional se aplicar a las 2 celdas con mayor valor porque el 10% de
20 celdas son 2 celdas. El cuadro de dilogo es el siguiente:

De la misma manera puedes aumentar o disminuar el porcentaje. Si

especificas un 20% para un rango de 20 celdas, entonces el formato
condicional se aplicar a 4 celdas. La regla 10% de valores inferiores
selecciona el 10% de celdas del rango que tenga el menor valor.

Finalmente la regla Por encima del promedio hace dos cosas. En primer

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lugar calcula el valor promedio de las celdas del rango seleccionado y

posteriormente aplica el formato condicional a todas aquellas celdas que
tienen un valor por encima del promedio recin calculado. Al no tener
nign argumento, el cuadro de dilogo de esta regla solamente solicta
el formato a aplicar:

La regla Por debajo del promedio seleccionar todas las celdas que
tengan un valor inferior al promedio.

Buscar valores usando formato condicional

Seguramente utilizas las hojas de Excel para almacenar grandes cantidades
de datos, como el catlogo de clientes de la empresa, el registro de
las ventas de productos, etc. Con esa gran cantidad de informacin es
indispensable encontrar los datos precisos en todo momento.

En esta ocasin te mostrar cmo utilizar el formato condicional para

buscar dentro de una hoja de Excel y resaltar las celdas coincidentes.
Observa la siguiente imagen:

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Para este ejemplo utilizar los datos de la columna B y utilizar la celda B2 como
el cuadro de bsqueda, es decir, la celda donde colocar el trmino/texto que
deseo entontrar en los datos. Ahora debemos crear la regla que aplique el formato
condicional y para eso se deben seleccionar las celdas con los datos e ir al comando
Formato condicional y seleccionar la opcin Nueva regla:

Microsoft Excel 2010 171

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Se mostrar el cuadro de dilogo Nueva regla de formato:

Frmula para encontrar valores

Selecciona la opcin Utilice una frmula que determine las celdas para aplicar
formato. En la caja de texto coloca la siguiente frmula, que explicar en un
instante:
=Y($B$2<>,ENCONTRAR(MINUSC($B$2), MINUSC(B4)))
Tambin haz clic en el botn Formato para seleccionar el formato que se aplicar
a las celdas que cumplan la regla.

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La frmula que acabas de escribir compara el texto de la celda de bsqueda ($B$2)

con las celdas que contienen los datos. La comparacin se hace a travs de la
funcin ENCONTRAR que compara ambos valores. Puedes observar tambin que
para ambos valores utilic la funcin MINUSC que los convierte en minsculas
antes de hacer la comparacin de manera que la bsqueda no sea sensible a
maysculas y minsculas. Finalmente, la intencin de la funcin Y es evitar que el
formato se aplique a todas las celdas cuando la celda $B$2 est vaca.

Ahora haz clic en el botn Aceptar y podrs comenzar a encontrar los valores que
introduzcas en las celda de bsqueda:

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Borrar reglas de formato condicional

Una vez que has analizado la informacin y aplicado algn formato

condicional es probable que desees retornar al estado inicial de la hoja
de Excel, es decir, remover cualquier formato condicional aplicado a los
datos.

Eliminar formato condicional de celdas seleccionadas

Una manera de remover los formatos condicionales es seleccionar las
celdas que tienen el formato que deseas eliminar y hacer clic sobre
Formato condicional y seleccionar la opcin Borrar reglas y posteriormente
Borrar reglas de las celdas seleccionadas.

Eliminar formato condicional de todas las celdas

El segundo mtodo para remover los formatos es seleccionar la segunda
opcin del men previamente mencionado: Borrar reglas de toda la
hoja. Al seleccionar esta opcin debes estar seguro de que no necesitas
ningn formato condicional en toda la hoja de Excel ya que se borrarn
todos y cada uno de ellos.

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Eliminar algunas reglas de formato condicional

El ltimo mtodo que te mostrar se debe utilizar en caso de tener
varias reglas de formato y solamente querer remover una sola de ellas. De igual
manera debes seleccionar las celdas que tienen el formato y hacer clic en Formato
condicional y posteriormente en la opcin Administrar reglas, lo cual mostrar el
siguiente cuadro de dilogo:

Este cuadro de dilogo contiene todas las reglas creadas para las celdas
seleccionadas. Elige la regla que deseas borrar y haz clic en el botn Eliminar
regla y posteriormente en el botn Aceptar. Excel remover la regla seleccionada
y dejar el resto de las reglas tal como estaban siendo aplicadas sobre los datos.

2. Trabajando con el men datos

1. Ordenar una tabla de datos

Para ordenar los datos de una tabla lo haremos a travs de los botones

situados en la pestaa Datos , o bien desde el botn

La nica diferencia ser que, al estar los datos tan bien delimitados, la
ordenacin siempre se realizar sobre la propia tabla y no sobre columnas
completas.

Si desea ordenar por varios criterios lo pasos serian los sgtes:

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En este ejemplo vamos a ordenar por Nombres y luego por Apellidos.

1. Ubicarse en cualquier celda de la tabla de datos.

2. Luego en la ficha Datos, haga clic en el icono ordenar.

3. Mostrar la siguiente ventana:

4. En ordenar por elegimos Nombres en orden de A a Z, luego vamos

a agregar otro nivel de orde haciendo clic en Agregar nivel; en este
Ordenaremos por Apellidos de A a Z.

176 Microsoft Excel 2010

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5. Pulsamos el botn Aceptar. Nuestra tabla quedar como muestra la

imagen.

2. Filtrar el contenido de una tabla

Filtrar una lista no es ni ms ni menos que de todos los registros
almacenados en la tabla, seleccionar aquellos que se correspondan con
algn criterio fijado por nosotros.

Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista.

- Utilizando el Filtro (autofiltro).

- Utilizando filtros avanzados.

Autofiltro

Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables asociadas a

las cabeceras de campos (podemos mostrar u ocultar el autofiltro en la

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pestaa Datos, marcando o desmarcando el botn Filtro).

Nuestra tabla anterior aplicada a autofiltros quedaria como muestra la

imagen:

Si pulsamos, por ejemplo, sobre la flecha del campo Apellidos, nos

aparece un men desplegable como este, donde nos ofrece una serie de
opciones para realizar el filtro.

178 Microsoft Excel 2010

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Por ejemplo, si slo marcamos Morales Soto, Excel filtrar todos los
registros que tengan Morales Soto en el apellido y las dems filas
desaparecern de la lista.

Otra opcin, es usar los Filtros de texto que veremos en ese mismo
men, donde se despliegan una serie de opciones:

En cualquier opcin, accedemos a una ventana donde Excel evaluar la

condicin elegida con el texto que escribamos, y si se cumple, mostrar
la fila. Usaremos el carcter ? para determinar que en esa posicin habr
un carcter, sea cual sea, y el asterisco * para indicar que puede haber
o no un grupo de caracteres.

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En el ejemplo de la imagen, solo se mostrarn los registros cuyo r Apellido

comience con m y no contenga la letra z.

Para indicarnos que hay un filtro activo, la flecha de la lista desplegable

cambia de icono.

Para quitar el filtro, volvemos a desplegar la lista y elegimos la opcin

(Seleccionar Todo), reaparecern todos los registros de la lista. Tambin
podemos quitar el filtro pulsando en Borrar filtro en la pestaa Datos.

Filtros avanzados
Si queremos filtrar los registros de la lista por una condicin ms
compleja, utilizaremos el cuadro de dilogo Filtro avanzado. Previamente
deberemos tener en la hoja de clculo, unas filas donde indicaremos los
criterios del filtrado.

180 Microsoft Excel 2010

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Ejemplo:
Empecemos por considerar esta lista de nombres con sus respectivas
edades.

Como pueden ver hemos dejado algunas lneas en blanco por encima
de la lista. Esto es necesario para permitir introducir los criterios con los
cuales queremos filtrar la lista.

Supongamos que queremos filtrar la lista de manera que vemos todas

las personas mayores de 40 aos o menores de 30 aos. El primer paso
consiste en copiar los encabezamientos de las columnas en la fila 1;
luego escribimos los criterios en las celdas B2 y B3.

Ahora abrimos el men Datos, opcin Filtro Avanzado y sealamos la

tabla de datos y el rango que contiene los criterios.

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Apretamos aceptar y Excel filtrar la lista.

Para volver a mostrar todas las lneas usamos el men Datos, Borrar.

182 Microsoft Excel 2010

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3. Validacin de datos
La validacin de datos nos permite asegurarnos de que los valores que se
introducen en las celdas son los adecuados; pudiendo incluso mostrar un mensaje
de error o aviso si nos equivocamos.

Restringir la entrada de datos en una celda dentro de un perodo de tiempo

Con la Validacin de datos es posible evitar que un usuario modifique una celda
en una fecha o un perodo de tiempo determinado.

1. Seleccione las celdas que desea validar

2. En la ficha Datos, haga clic en Validacin de datos ubicado dentro del grupo de
opciones Validacin de datos.

3. En la nueva ventana, seleccione la pestaa Configuracin.

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4. En el cuadro Permitir, seleccione la opcin Fecha.

5. En el cuadro Datos, seleccione la opcin entre.

6. Escriba las fechas de inicio y final en los cuadros correspondientes.

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7. Haga clic en la pestaa Mensaje de error; vamos a ingresar un mensaje de

advertencia en caso de error.

8. Por ltimo haga clic en Aceptar y verifique su funcionamiento ingresando fechas

correctas y errneas.

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Creacin de listas desplegables

Para crear una lista de nombres ubquese en la celda E1; de la siguiente
manera:
1. Ubiquese en la celda E1.

2. Vaya a la ficha Datos y haga clic en validacin de datos:

3. Se mostrar el cuadro de dilogo Validacin de datos en donde debers

seleccionar la opcin Lista:

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4. En origen hacer clic en el indicador de la derecha y selecciona el rango

de nombres de la tabla anterior.

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5. Luego presione el botn Aceptar, y tendra su lista creada en la celda

E2.

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Resumen
Formato Condicional

El formato condicional en Excel es una funcionalidad de gran utilidad al mo-

mento de realizar el anlisis de datos ya que puedes dar un formato especial
a un grupo de celdas en base al valor de otra celda.

Cmo aplicar formato condicional?

Debes seleccionar las celdas a las que se les aplicar el formato condicional y
despus hacer clic en el comando Formato condicional que aparece en el gru-
po Estilos de la ficha Inicio.

Eliminar formato condicional

Una manera de remover los formatos condicionales es seleccionar las celdas

que tienen el formato que deseas eliminar y hacer clic sobre Formato condi-
cional y seleccionar la opcin Borrar reglas y posteriormente elegir alguna de
las opciones que muestra.

Trabajando con el men datos

Ordenar una tabla de datos

Para ordenar los datos de una tabla lo haremos a travs de los botones orde-
nar situados en la pestaa Datos.

Microsoft Excel 2010 189

Sesin 10 Acciones complementarias I

Filtrar el contenido de una tabla

Filtrar una lista no es ni ms ni menos que de todos los registros almacenados

en la tabla, seleccionar aquellos que se correspondan con algn criterio fijado
por nosotros.

Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista.

- Utilizando el Filtro (autofiltro).

- Utilizando filtros avanzados.

Ambas opciones las podemos encontrar en la ficha Datos, grupo ordenar y

filtrar.

Validacin de datos

La validacin de datos nos permite asegurarnos de que los valores que se in-
troducen en las celdas son los adecuados; pudiendo incluso mostrar un men-
saje de error o aviso si nos equivocamos.

sta opcin la podemos encontrar en la ficha Datos, Validacin de datos.

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