Explorați Cărți electronice
Categorii
Explorați Cărți audio
Categorii
Explorați Reviste
Categorii
Explorați Documente
Categorii
Facultatea de Transporturi
Externalizarea serviciilor de
transport
Sorin Puiu
Definirea externalizarii....................................................................................................................3
Scurt istoric......................................................................................................................................4
Factori care conduc la nevoia de externalizare................................................................................6
ntocmirea actelor (contractelor).....................................................................................................7
Beneficiile i riscurile externalizrii................................................................................................8
Exemple ale externalizrii.............................................................................................................12
a) Altex................................................................................................................................12
b) Vodafone.........................................................................................................................13
c) Carrefour.........................................................................................................................14
Concluzii........................................................................................................................................15
Bibliografie....................................................................................................................................17
2
Definirea externalizarii
3
Ce presupune acest proces? Externalizarea presupune predarea activitii interne a unui
departament ctre un furnizor de servicii. Externalizarea (sau outsourcing-ul) reprezint o
decizie de management luat n urma unor analize amnunite efectuate n cadrul firmei: practic,
aceasta are de ales ntre crearea unui departament nou, implementarea unui software de
specialitate, sau apelarea la un furnizor care i poate oferi n acelasi timp oameni specializai i
un software adecvat.
Companiile recurg n mod normal la externalizare pentru a catiga un avantaj pe piaa
competiional. n externalizarea transporturilor principalul factor este reprezentat de
minimizarea costurilor. Cu alte cuvinte, companiile a caror specializare de baza nu este
transportul risc s fie mai puin eficiente dect companiile specializate, din cauza lipsei de
resurse i expertiz.
Scurt istoric
Externalizarea este delegarea unuia sau mai multor procese de afaceri sau funcii ctre un
furnizor extern, care, la rndul su, deine, administreaz i gestioneaz procesele selectate sau
funciile bazate pe valorile de performan definite i msurabile. Este un acord n care o
companie atribuie o parte din activitatea lor existent altei societi.
Externalizarea a devenit din ce n ce mai popular n ultimii ani, i este adesea citat ca
un mijloc de a face fa schimbrilor rapide n tehnologie i n mediul de afaceri. Cu
externalizarea firmele doresc s creasc competitivitatea lor pe termen lung. Pe msur ce pieele
globale de astzi continu s creasc n complexitate, companiile de top sunt provocate s
gestioneze reeaua logistic oferind n acelai timp excelen operaional i niveluri de servicii
ridicate pentru clieni.
De ce a devenit externalizarea un factor atat de important in prezent? Conceptul de
externalizare nu este unul nou. Ce este relativ nou este conceptul de externaliare strategica.
Rothery and Robertson (1996) au dat o definiie mai ampla i general a externalizrii :
Externalizarea semnific gasirea de noi furnizori si de noi ci pentru a ndeplinii nevoia de
aprovizionare cu materiale prime, bunuri, componente si servicii.( Ceea ce nseamn ca tu)
Trebuie sa folosesti cunostintele, experiena si creativitatea unor furnizori noi, pe care nu le-ai
folosit anterior.
4
Externalizarea a fost una dintre cele mai importante forme de schimbare organizaional
n ultimele dou decenii. Conceptul nu este nou - relaiile contractuale au dominat organizaiile
economice nainte i n timpul revoluiei industriale.
n anii 1990, ideea general de externalizare a prins vitez. Un studiu AT Kearney arat
c 60% dintre corporaii au externalizat anumite funcii i acest lucru a crescut pn la 90% n
1996. Deoarece era digital a prins vitez, o tendin de cretere a serviciilor de externalizare cu
componente sau funcii digitizate este evident.
5
elasticitate n afacere. De exemplu, productorii de alimente au un stoc bine stabilit, dar pe lng
volumele luate n calcul sunt perioade n care cererea variaz. Aa c externalizarea i negocierea
cu firma de logistic i transport este un avantaj clar.
6
Reactivitatea - externalizarea logisticii duce la o mai mare adaptabilitate la schimbari,
asigura o reactivitate ridicata de fiecare data. Intr-adevar in contextul economic actual marile
intreprinderi patineaza datorita dimensiunilor mari ceea ce le face sa avanseze greu. Recursul la
formarea de intreprinderi mici si mijlocii permite o flexibilitate mai mare si o reactivitate sporita
fata de variatile cererii. Intr-un alt context prestatorul se angajeaza in mod egal sa asigure
continuitatea pretatiilor si sa suprime activitatile cotidiene, descarcnd astfel intreprinderea de
greutati.
Rentabilitatea - externalizarea implica in general o scadere a costurilor, ceea ce duce la
o ameliorare a rentabilitatii. In primul rnd ea permite scaderea costului social al intreprinderii
personalul pe care intreprinderea il folosea inainte pentru o activitate acum externalizata si
sarcinile sociale care reveneau fiind transferate prestatorului.
Calitatea - prestatorii sunt certificati in general prin norma ISO 9002, ei sunt deci
recunoscuti in profesia lor. Activitatile externalizate sunt specialitatea prestatorilor din moment
ce acestia sunt asociati, riscurile intreprinderii sunt mici si participa la succesul sau. Ei sunt deci
responsabili de obiective care sunt aceleasi cu ale intreprinderii ce le externalizeza, asigurnd
clientului final calitatea prestatiei. Externalizarea este de asemenea o solutie pentru personalul
calificat permitnd astfel prestatii de calitate fara a le forta.
Relaia dintre client i furnizorul de servicii externalizate este foarte important; unii
cercettori susin ca este este cel mai important element care contribuie la succesul unui proiect
de externalizare. 10 dintre cele mai importante aspect privind contractul de externalizare sunt:
1. Obiectul contractului trebuie s fie clar specificat. Detaliile privind descrierea
serviciilor oferite pot fi precizate ntr-o anex la contract.
2. Perioada de valabilitate. Definete data nceperii i data expirrii contractului de
servicii i intervalul de timp n care contractul este valabil. De exemplu: 12, 24 sau 36 luni.
3. Serviciile de implementare. Contractul ar trebui s conina un calendar al
implementrii (definirea i punerea n practica a activitilor, cu termene de ncepere i de
ncheiere).
7
4. Plata cuvenit furnizorului (lunar, trimestrial, anual) trebuie stipulat n contract.
Plata deriv din serviciile menionate n contract. Orice serviciu adiional trebuie s fie precizat
ntr-o list de preuri anexat.
5. Responsabilitatea. Contractul ar trebui s specifice i normele privind responsabilitatea
prilor n caz de executare necorespunztoare sau neglijen a obligaiilor.
6. Obligaiile prilor. Un alt aspect ce trebuie menionat se refer la responsabilitile i
obligaiile prilor pentru realizarea corespunztoare a proiectului de implementare (de exemplu,
transmiterea la timp a informaiilor ctre furnizor).
7. Rezilierea contractului. Data i modul de reziliere a contractului de ctre oricare dintre
pri constituie o alt clauz ce trebuie prevzut n contract.
8. Indicatorii de performan (Key Performance indicators KPI) sunt folosii pentru a
evalua performana proceselor derulate de ctre furnizor. Acetia sunt corelai cu serviciile de
nalt calitate. Indicatorii de performan permit realizarea unei evaluri corecte, cum ar fi
evaluarea cooperrii trimestriale cu furnizorul. n cazul n care cooperarea cu furnizorul nu
atinge nivelul ateptat, pot fi aplicate penaliti.
9. Acordul asupra nivelului de calitate al serviciilor (Service Level Agreement SLA) se
refer la dispoziii ale contractului, inclusiv acorduri suplimentare dintre pri, care garanteaz
meninerea i mbuntirea calitii serviciilor precum: orele de lucru, serviciul clieni,
modalitatea de comunicare, timpul de rspuns la probleme, regulile generale de colaborare,
promptitudinea n oferirea serviciilor, evaluarea periodic a colaborrii.
10. Alte proceduri agreate de ctre pri care pot constitui parte integrat a contractului
sunt: proceduri pentru clienii coroporate, declaraia de conformitate cu normele de protecie a
datelor cu caracter personal, declaraia cu privire la prevenirea practicilor frauduloase, articolul
despre prevenirea splrii de bani i finanarea micrilor teroriste, autoritatea de a efectua
anumite aciuni n numele clientului.
8
trebuie neleas i justificat, n funcie de impactul individual asupra performanei
organizaionale.
Aceast ierahie a beneficiilor a rezultat n urma unui studiu la care au participat invitaii
la Summit-ul mondial al externalizrii, care a avut loc n 23-23 februarie 2004, la Lake Buena
Vista, Florida. Dup cum se poate observa i n figura de mai sus, aproape 50% dintre
respondeni au considerat reducerea costurilor drept motiv principal pentru externalizare.
Pe lng beneficii externalizarea aduce cu sine i eventuale riscuri (Tabelul 1).
Tabelul 1
9
Riscurile sunt de diferite tipuri:
10
Cteva dintre avantajele externalizrii sunt:
reducerea costurilor companiei prin simplul fapt c nu mai este necesar recrutarea de
personal, colarizarea acestuia, spaii de birouri suplimentare, infrastructura de mobilier,
telefonie i calculatoare i evitarea costurilor ce deriv din salarizare, beneficii, prime;
creterea eficienei companiei prin concentrarea pe domeniul pe care este specializat,
deci pe principala activitate generatoare de profit;
consultan permanent din partea echipei de specialiti ctre care s-a externalizat un
anumit serviciu;
accesul rapid la informaii prin aplicaiile dezvoltate de furnizorii de servicii
externalizate, n vederea transparenei totale a proceselor desfurate de acetia;
accesul implicit la investiiile furnizorului de servicii n tehnologie, n metodologie i n
resurse umane, investiii importante de care firma care externalizeaz serviciile va fi
scutit;
cheltuielile avute cu firma ctre care s-au externalizat serviciile sunt direct deductibile n
contabilitate;
timpii de rspuns pot fi garantai prin contract;
garanii de calitate i confidenialitate, prin contract.
11
Exemple ale externalizrii
a) Altex
ALTEX, firma nfiinat n 1992 cu capital integral privat romnesc, are sedii n Bucureti,
Piatra Neam i Oradea, i un personal de peste 1000 de angajai. ALTEX este una din cele mai
mari reele de magazine electronice, IT si electrocasnice, cu peste 125 de magazine n mai mult
de 70 de orae din ntreaga ar.
Externalizarea serviciilor de transport a fost fcut n 2001 prin nfiinarea unei firme
separate SC 8TIM SA, personalul fiind transferat n proporie de 100% din structura Altex.
Efectele externalizrii in cazul ALTEX ROMNIA au fost:
reducere a costurilor de transport cu aproximativ 30%
ctigarea unui portofoliu important de clieni
cifra de afaceri estimat de SC 8TIM SA pentru finele anului 2012 avea valoarea de
5,5 milioane euro
dei iniial Altex a achiziionat vehicule comerciale pentru transport n interes propriu,
din nevoia de a eficientiza activitatea departamentului de transport nfiinat, compania
a nceput s presteze i pentru ali parteneri de servicii de transport internaional -
Cornelia Gheghesan, director management, n cadrul SC 8TIM SA
De la momentul externalizrii pn n prezent parcul de vehicule a crescut de cinci ori,
valoarea investitiei totale ridicndu-se la 9,5 milioane euro.
n prezent, la nivel naional compania si concentreaz activitatea pe oferirea de servicii
n interiorul grupului Altex, ns strategia prevede ca de anul viitor ponderea ctre terti s creasc
( n ceea ce priveste transportul international, serviciile prestate pentru Altex reprezint sub 10%
din cifra de afaceri)
Printre cei mai importani clieni ai 8TIM se numr grupul Electrolux, Arctic,Panasonic,
Indesit, Candy, Tenari etc.
Pe fondul dezvoltrii portofoliul de clieni pentru distributie la nivel national, dar si a
cresterii fluxului de transport prin liberalizarea transportului la nivel comunitar, compania
estimeaz o cretere a cifrei de afaceri cu 10-20%.
12
b) Vodafone
13
c) Carrefour
La 8 iunie -1999, lnga Lyon, Carrefour-ul a inagurat o nou platform de produse
realizat de Hays Logistics, platform care primete i livreaz n maxim 24 h pe 20 000 m 2 n
flux continuu, cu o capacitate maxim de 250 000 t /an.
Originalitatea sa const n faptul c ea integreaza produsele absente ale vechilor modele de
platforme (pete, carne) sau gestiunea deeurilor. Carrefour-ul a dorit s scape de gestiunea
greoaie pentru a putea s se concentreze pe activitatea sa de baz: vnzarea. Firma i-a definit
deci modelul su logistic: un flux tras prin magazine ntr-o manier n care s raspund ct mai
bine i mai rapid posibil ateptrilor clienilor.
Obiectivele Carrefour-ului au fost:
optimizarea i reactivarea lanului, de la magazine pn la furnizori. Optimizarea este
obinut graie faptului c suprafaa din spatele magazinului este deseori liber, ceea ce
duce la creterea prilor dedicate vnzrilor fr a recurge la cereri de mrire a suprafeei
magazinului.
garantarea unei disponibiliti totale a sortimentelor cu o rat de ruptur ct mai mic
posibil. Noua platform logistic permite realizarea sistemului de livrare, o masificare a
fluxurilor cu camioane ncarcate la maxim si omogene, o optimizare a condiiilor de
achiziii.
Mijloacele folosite de Carrefour:
externalizarea i subtratarea prestrii logistice la 100%, urmrind calitatea produselor.
Mai nti, externalizarea de 100% determin o economie de personal, aceast nou
platform este format din 200 salariai ai firmei Hays Logistics i numai 10 ai Carrefour-
ului.
organizarea livrrilor n flux continuu cu reaprovizionarea automat n funcie de vnzri.
Obiectivul organizrii platformei este de a lipi aprovizionarea cu vnzarea. Organizarea
permite o gestiune mai fin a referinelor cu consecin direct a creterii numrului de la
10 000 la 12 500 de articole. Intr-adevr, livrarea n flux continuu la supermarketuri se
traduce printr-o strategie elaborat: nevoile n aprovizionare sunt transmise zilnic
platformelor logistice.
Comparnd domeniile n care se efectuez externalizarea n Europa , constatm c ele sunt n
cretere de la an la an pentru funcia logistic : 68% din ntreprinderi au externalizat logistica n
anul 2000, comparativ cu 49% n anul 1999. Funciile de distribuie, logistic i transport trec pe
14
locul I de pe II, naintea informaticii si telecomunicaiilor i devin deci funciile cele mai
externalizate. Acest cretere este rezultatul progresiei nete a tuturor componentelor, adic:
transport, vehicule, stocare, logistic.
Concluzii
Tendina spre externalizare necesit o vigilen sporit, mai ales n ceea ce privete fluxul
informaional pentru a menine o putere de negociere suficient cu prestatorii.
Strategia de externalizare i gsete justificarea n scderea costurilor ce o nsoesc i n
necesitatea concentrrii eforturilor pentru activitile de baz ale ntreprinderii.
Obiectivul externalizrii activitilor i proceselor logistice este acela de a dezvolta
sisteme logistice optime pentru piaa int i pe fiecare segment de pia.
Deciziile privind externalizarea serviciilor logistice au rolul de a optimiza performanele
n lanul valorii dac se asigur compatibilitatea cu strategia competitiv a firmei.
Externalizarea serviciilor de transport are impact asupra costurilor, riscurilor i inovrii,
ea trebuie s fac parte din strategia firmei odat cu creterea globalizrii i investiiilor n
infrastructur, tehnologie i comunicaii, firmele i pot alege furnizorii de servicii oriunde n
lume n vederea exploatrii unor reele competitive. Deciziile privind externalizarea serviciilor
logistice au rolul de a optimiza performanele n lanul valorii dac se asigur compatibilitatea cu
strategia competitiv a firmei. Una dintre cele mai provocatoare sarcini pe msur ce o firm
crete este alegerea strategiei de externalizare, n care externalizarea serviciilor logistice joac rol
important, fapt ce asigur un avantaj competitiv pe termen mediu i lung. Astzi, multe firme cu
o poziie semnificativ pe pieele naionale i internaionale apeleaz la furnizori de servicii
logistice, care deschid centre de distribuie zonale, naionale i regionale, avnd n vedere
complexitatea lanului logistic global.
Obiectivul externalizrii activitilor i proceselor logistice este acela de a dezvolta
sisteme logistice optime pentru piaa int i pe fiecare segment de pia.
15
Efectuarea unei comparaii empirice, utiliznd un studiu (sondaj) n industria romneasc, a
motivelor i strategiilor de externalizare i a efectelor acestora asupra costurilor i a nivelului
serviciului ctre clieni;
Determinarea msurii n care managerii gestioneaz echilibrul ntre imperativele legate de cost
i nivelul serviciului ctre clieni;
Modaliti specifice i bune practici n externalizarea diferitelor activiti logistice de tipul:
transport, depozitare, manipulare, gestiunea stocurilor, ambalare pentru transport, procesarea
comenzilor, returnare (logistica invers).
Identificarea n firmele din mediul de afaceri romnesc a particularitilor planificrii,
organizrii i operaionalizrii serviciilor logistice externalizate;
Evidenierea modelului n care managementul firmei poate mbunti eficacitatea i eficiena
externalizrii serviciilor logistice, att prin reducerea costului ct i prin mbuntirea nivelului
serviciului ctre client;
Gsirea celor mai adecvate modaliti pentru dezvoltarea parteneriatelor ntre firmele care
externalizeaz serviciile logistice i furnizorii lor, n vederea valorificrii ct mai bune a
oportunitilor pe care le ofer dezvoltare practicilor de planificare i colaborare ntre acetia.
Posibilitile tot mai limitate de cretere a eficacitii i eficienei economice n firmele
productoare de bunuri i servicii, determin sporirea eforturilor pentru identificarea unor noi
arii critice n activitatea firmelor, care s permit realizarea obiectivelor att n domeniul
reducerii sau meninerii costurilor la niveluri acceptate ct i n cel al calitii prin sporirea
calitii produselor i serviciilor i mbuntirea nivelului serviciului ctre clieni. Aceste arii
critice sunt legate i de domeniul logisticii care ofer oportuniti nsemnate de cretere a
competitivitii, respectiv de asigurare a unui avantaj concurenial i care ofer nc rezerve
nevalorificate sau valorificate insuficient i n care elaborarea i implementarea strategiilor de
externalizare a serviciilor logistice joac un rol important.
Externalizarea permite ntreprinderilor s creasc sau s reduc rapid nivelul lor de
producie, de creare a noilor produse sau de repoziionare pe pia, profitnd de cunotinele i
capacitile altei ntreprinderi. n contextul actual de globalizare, creterea flexibilitii i
agilitii pot determina diferenierea puternic fa de concureni. Dar externalizarea permite
ntreprinderilor, mai ales s-i concentreze eforturile pe domeniile lor cheie de competen i s-
i mbunteasc poziia competitiv
16
Bibliografie
3 Ashenbaum, B., Maltz, A., Rabinovich, E. (2005). Studies of trends in third party logistics
usage. What can we conclude? Transportation Journal, Vol. 44, No. 3
4 Cruijssen, F., Borm, P., Fleuren, H., Harmers, H. (2010). Supplier-initiated Outsourcing: A
Methodology to Exploit Synergy in transportation. European Journal of Operational Research,
Vol. 2075 Janet Butler (editor). Winning the outsourcing game. Making the best deals and
making them work, ed. Auerbach, Boca Raton, 2000, p. 3.
6 Fredrinksson, A., Johansson, E. (2009). Integrating logistics into the outsourcing process.
International Journal of Logistics: Research and Applications, Vol. 12
17