Preparado por: WPS TSW, Venezuela.

EXCEL AVANZADO

GESTION DE BASE DE DATOS Y LISTAS

GESTION DE LA INFORMACION DENTRO DE LISTAS

Tips para trabajar de forma efectiva:
Cada columna debera contener la misma clase de informacin. Por ejemplo, en
una lista de personal, deberamos dejar una columna para los nmeros de
identificacin, otra para los apellidos, otra para los nombres, etc.
La primera o dos primeras filas de la lista deberan ser rtulos, cada una de las
cuales debiera describir el contenido de la columna que hay por debajo de ste.
Deber evitarse la aparicin de las filas y columnas en blanco dentro de las listas.
Sera ideal que una lista ocupara una pgina de un libro de trabajo slo para ella.
Si no es posible, la lista debera estar separada de cualquier otra informacin que
aparezca en la misma hoja de clculo por lo menos una fila y una columna en
blanco.
Si pensamos filtrar la lista, no debemos colocar otra informacin en las filas
ocupadas por la lista.
ORDENACION DE LISTAS:
Excel proporciona numerosas formas de ordenar rangos de una hoja de clculo,
independientemente de si Excel considera a estos rangos como listas. Podemos
ordenar por filas y columnas, en orden ascendente o descendente, y considerando o
ignorando las maysculas.
Para ordenar siga los siguientes pasos:
Ubique el cursor en cualquier celda debajo de la lnea de ttulos.
En la Barra de Men escoja la opcin DATA
Seleccione SORT

Autor y Facilitador: Dulce Mara Garca

En la lista desplegable Sort By, debemos asegurarnos de seleccionar la primera
columna por la cual queremos hacer nuestro primer criterio de ordenacin. Existen 3
Categoras de ordenamiento, pudiendo escoger si lo desea de forma ascendente o
descendente. Para tener una visin exacta de lo que esta utilizando como categora
de ordenamiento, tenga activado en My List Has, el botn Header Row.
En la mayora de los casos la ordenacin que efecta es de arriba hacia abajo.
Es decir, ordenamos por las filas de una lista, sin embargo hay ocasiones en que se
hace necesario ordenar por columnas, mientras dejamos la ordenacin de las filas
aparte.
ORDENACION POR COLUMNAS
Para ordenar por columnas, seguimos la siguiente ruta:
Escogemos de la Barra de Men, la opcin DATA.
Seleccionamos la opcin SORT.
En la caja de dilogo que parece en la pantalla, seleccione la alternativa OPTIONS.
En el campo Orientation, seleccione con un click la opcin SORT LEFT TO RIGHT

2
CREACION Y USO DE SECUENCIAS DE ORDENACION PERSONALIZADAS

Excel no nos limita a una secuencia de ordenacin standard. Si queremos

que un conjunto de ttulos se ordene conforme a un orden particular, distinto del

alfabtico, podemos definir una secuencia de ordenacin personalizada. Excel tiene

definidos ya los das de semana y los meses del ao como secuencias de ordenacin

personalizadas, adems Ud. puede crear nuevas listas que se ajusten al tipo de

ordenacin que Ud. necesita. Para personalizar sus ordenamientos siga estos pasos:

En la Barra de Men escoja la opcin TOOLS.

Seleccione OPTIONS

De un click en la pestaa CUSTOM LISTS

En el campo List Entries comience a escribir los ttulos de las columna por las

cuales quiere ordenar, separe unas de otras por comas (,).

De Ok.

3
 Despus de construir su lista personalizada.

Desde la Barra de Men escoja la opcin DATA.

Seleccione SORT

De un click en el botn OPTIONS.

En el campo titulado First Key Sort Order, despliegue el botn y busque para

seleccionar la nueva lista que Ud. acaba de crear

Tips:

1. Recuerde colocar si desea ordenar por columnas.

2. Tenga cuidado con las frmulas, cuando ordenamos listas y rangos, debemos tener

cuidado con las listas que contienen frmulas. Si ordenamos por filas (de arriba

abajo), las referencias a otras celdas dentro de la misma fila sern correctas

despus de la ordenacin. Sin embargo, las referencias a celdas de otras filas de

la lista ya no sern correctas despus de la ordenacin.

FILTROS

4
 El filtrado de una lista es el proceso de ocultar todas las filas salvo aquellas que

cumplen unos criterios especficos. Excel proporciona dos rdenes de filtrado (Filtro

automtico, para criterios simples, y Filtro avanzado para criterios ms complejos).

FILTRO AUTOMATICO

Posicione el mouse encima de cualquier celda que contenga data en la hoja Excel.

En la Barra de Men, escoja la opcin DATA.

Seleccione la alternativa FILTER

Seleccione AUTOFILTER

Aparecen a nivel de los ttulos, unas flechas que le indican que Ud. puede

desplegar para seleccionar los diferentes criterios de filtrado que desea.

Para inactivar un filtrado vuelva a ejecutar los mismos pasos con el cual lo activo.

USO DE CRITERIOS DE FILTRO AUTOMATICO EN MAS DE UNA COLUMNA

Podemos especificar criterios de Filtro automtico para nuestra lista en tantas

columnas como deseemos. Simplemente filtramos nuestra lista sobre una columna,

luego filtramos la lista resultante por otra columna, y as sucesivamente.

USO DEL FILTRO AUTOMATICO PARA ENCONTRAR LAS 10 MAS

Podemos utilizar el filtro automtico para encontrar las cifras superiores o inferiores de

una lista, o aquellos items que conformen el porcentaje superior o inferior de un total

de columna.

Pulsamos la flecha desplegable para la columna en la que estamos interesados y

luego escogemos TOP 10.

5
 Aparece una caja de dilogo donde se nos permite decidir si queremos los 10

primeros superiores en cifras o en porcentajes del total de esa columna.

USO DE LA OPCION PERSONALIZADAS PARA ESPECIFICAR CRITERIOS MAS

COMPLEJOS

Con ayuda de la opcin personalizar, podemos filtrar en funcin de una

comparacin de desigualdad o encontrar filas que estn en un rango de valores.

Abrir la lista desplegable de la columna en la que estamos interesados.

De la caja de dilogo que aparece en pantalla, escoger la opcin CUSTOM

Introduzca uno o dos criterios dentro del cuadro de dilogo Custom AutoFilter.

Seleccione un operador relacional de Excel de entre un rango completo de stos.

Los pequeos recuadros de lista desplegable de la parte izquierda del cuadro de

dilogo proporcionan una seleccin de operadores (=,<.>, etc.), y los recuadros de

lista desplegable grandes nos permiten seleccionar los valores que aparecen en

nuestra lista.

6
USO DE COMODINES DENTRO DE LOS CRITERIOS PERSONALIZADOS
Use un asterisco (*) en representacin de cualquier secuencia de caracteres.
Use una interrogacin (?) como representante de un nico carcter.
En el ejemplo que sigue se muestra como en una tabla se ha seleccionado todo los
registros que eran limpieza y cosmticos.

BUSQUEDA DE VALORES TIPO TEXTO DENTRO DE UN RANGO ALFABETICO

DETERMINADO
Para encontrar todos los valores de tipo texto de una columna que se encuentre
en un rango alfabtico particular, usamos la opcin Custom y especificamos dos
criterios unidos por AND
Ejemplo:

7
Filtra solo los nombres que comiencen con la letra C.

FILTROS AVANZADOS
El filtro avanzado nos permite realizar lo siguiente:
Especificar criterios que involucre a dos o ms columna y la conjuncin O.
Especificar tres o mas criterios de una columna en particular, donde est
involucrada al menos una conjuncin O.
Especificar criterios de clculo.
Extraer filas desde la lista y colocar copias de esas filas en otra parte de la hoja de
clculo actual.
PASOS:
Insertamos algunas filas nuevas en la parte superior de la hoja de clculo para
hacer sitio al rango de criterios.
Escoger de la Barra de Men la opcin DATA.
Seleccionar la opcin FILTER.
Escoger la opcin ADVANCED FILTER

8
 Aparece una caja de dilogo en la pantalla, colocar en el campo List Range, las
celdas que conforman la hoja de datos de excel, es decir la data (esto se puede
hacer automticamente, por medio del bloqueo de la data).
En el campo Criteria range, colocamos las celdas donde colocamos el criterio de
filtrado, esto tambin se puede hacer por bloqueado.
TABLAS DINAMICAS
Una tabla dinmica es un tipo especial de tabla que resume la informacin de ciertos
campos de una lista o base de datos. Cuando se crea una tabla dinmica con el
Asistente para tablas dinmicas se especifican los campos en los que se est
interesado, la forma en la que desea organizar la tabla y que tipo de clculos se desea
que realice la tabla. Despus de construir la tabla, puede reorganizarla para ver los
datos desde distintas perspectivas. Esta posibilidad de modificar las dimensiones de la
tablas es la que le da el nombre a las tablas dinmicas y convierte al Asistente pra
tablas dinmicas en una herramienta de anlisis potente.
Las tablas dinmicas estn vinculadas en vivo a los datos de las que proceden.
Cuando los datos de origen cambian, la tabla no se recalcula automticamente. Sin
embargo la tabla se puede actualizar en cualquier momento pulsando un botn de la
barra de herramientas Query y tabla dinmica, la cual aparece por defecto cuando se
crea una tabla dinmica.
CREACION DE UNA TABLA DINAMICA
Ubique el cursor en alguna celda que contenga data.
De la Barra de Men escoja la opcin DATA
Seleccione PIVOT TABLE
De click a NEXT
NEXT
La caja de dilogo que aparece le permite distribuir los datos como los desea, esto
se hace arrastrando los encabezados columna, filas, pginas o datos.

9
 Por defecto, al ejecutarse las Tablas dinmicas se aplica la funcin SUMA a los

valores numricos del rea de datos y la funcin CONTAR a los valores no

numricos. Para usar una funcin de resumen distinta, pulse dos veces sobre el

encabezado de campo despus de arrastrarlo al rea de datos y seleccione una

funcin de la lista de funciones posibles.

Al finalizar de llenar la caja de dilogo anterior, presione FINISH para que se cree

automticamente la Tabla dinmica en otra hoja aparte del Workbook.

10