Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Codul Manierelor in Afaceri Ed A II A PDF
Codul Manierelor in Afaceri Ed A II A PDF
Codul Manierelor
n Afaceri
Edilcd hy Sundi Gelles-Cole
EOIIA u II-a
A.S.E. W o r l d E n t e r p r i s e s
Letilia Baldrige
Care of: Stcrling Lord Litcristic, Inc.
One Madison Avcnue, New York, NY 10010
USA
Baldrige, Letitia.
Letitia Baldrige's Complete Guide to Executive Manners.
BJ2193.B33 1985 395.52 84-43161
ISBN O-89256-290-0
Mascot: Maggie
AMEROCART
Strada Radu Vod nr. ], Bucureti
Celor trei persoane minunate pe care le-am
neglijat de-a lungul celor cinci ani, timp
n care am scris aceast carte, soului Bob
i copiilor mei Clare i Malcolm.
Ei m ndemnau permanent s practic
ceea ce recomand n aceste pagini dar
... nimeni nu este perfect.
Cuprins
Consemnri xiii
Nota autorului xv
De ce avem nevoie de o carte despre manierele n afaceri 17
Prototipul unui bun director Cnd eti nou venit Dac ai n subordine oameni
care snt mult mai n vrst dect tine A reaciona sau a nu reaciona mpotriva
unei comportri care duneaz companiei Insulte, critici nejuste i atacuri
directe Puneri la punct n adunrile sociale * Cnd altcineva este pe nedrept
jignit n prezena ta Cnd cineva are o deprindere care irit Cnd este datoria
ta s critici i s evaluezi Cnd cel controlat eti tu Cnd trebuie s
concediezi pe cineva Cnd cel concediat eti tu
SENSIBILITATEA I NELEGEREA SOCIAL: Cnd faci pe cineva s atepte
Vizitatorii Colegii Manifestarea stimei A le ridica sau a sta jos Locul pe
care te aezi Protocolul n lift Cum s deschizi uile Cnd un director tnr
i un director superior cltoresc mpreun In limuzin n maina personal
a unei persoane din conducere Arta de a face prezentrile Cum prezini o
persoan strin grupului tu Folosirea titlurilor n prezentri Ce conine un
nume? Concentrarea asupra numelor i memorarea lor Cum s dai strlucire
numelor i titlurilor A te adresa cuiva pe numele mic Folosirea poreclei la
locul de munc Cum i salui pe alii mbriarea, srutul sau mimatul lui n
form de salut Strnsul minii Cnd vizitezi biroul unei persoane din conducere
Bunele maniere n sport *
ARTA CONVERSAIEI: Cum pari lumii din afar Calitatea vocii tale Vocea
ar trebui s se potriveasc cu statutul profesional Relaia dintre voce i
vocabular O voce cultivat implic un vocabular cultivat Un limbaj adecvat
al gesturilor face parte dintr-o vorbire corect Cultivarea vocii i limbajului
Pentru* probleme de voce Pentru vorbirea n public A fi un bun cozeur
Banalitile Arta de a asculta Aptitudini importante pentru o conversaie
Subiecte ce trebuie evitate ntrebri care snt prea personale pentru a fi puse
Conversaia cnd tnrul din corpul executiv este singur cu un cadru superior .
Afaceri i sporovial Imoralitatea trasului cu ureche Conversaia la
petrecere i conversaia la mas Responsabilitile gazdei n conversaia din .
timpul mesei Tradiia de a schimba partenerii de discuii la dineuri saii
prnzuri festive
CODUL MANIERELOR DIRECTORULUI N CONVORBIRILE TELEFONICE:
Decide cum s se rspund la telefonul tu * Eroii lumii de afaceri rspund per-
sonal la telefon Felul n care i instruieti secretara este decisiv Selectarea
apelurilor telefonice Transferarea convorbirilor telefonice Ct de bune snt
propriile maniere cnd vorbeti la telefon Ateptatul Ia telefon: un ru necesar
ntruperea brusc a unei convorbiri telefonice Arta de a recepiona mesajele
Automatul telefonic: o necesitate enervant Contactul cu serviciul de
rspuns la apelurile telefonice .
TENTA PERSONAL N SCRIEREA UNEI SCRISORI DE AFACERI: Forma potrivit
a unei scrisori de afaceri Reguli de protocol pentru cel care semneaz
scrisorile Scrisorile cu antetul biroului destinate problemelor de afaceri Cnd
te ocupi de corespondena unui membru din conducere n absena lui Coninut
adecvat unei scrisori de afaceri obinuit Scrisori referitoare la privilegii
Mulumiri pentru o favoare, orict de mic Scrisoare prin care-i transmii unei
persoane din ce motive nu a fost angajat, sau unei agenii de ce nu a primit
acordul unei colaborri Scrisori de referin i recomandare Scrisoare de
prezentare a unei persoane care se mut ntr-un alt ora Scrisoare de recoman-
dare a unei persoane ca membru al unui club Recomandri indiferente pentru
acordarea statutului de membru al unui club Recomandri pentru obinerea
statutului de membru ntr-oorganizaie profesional Scrisoare de recomandare
pentru un membru din conducere care a fost concediat Cereri de demisie
Scrisori de acceptare sau refuz ca rspuns la invitaia de a te altura consiliului
de conducere al unei instituii nonprofit Scrisoare de refuz privind lauda sau
sprijinul n scopuri comerciale Scrisori de protest Scrisoare de rspuns la o
nemulumire Mulumiri pentru un compliment Minuta intern Forma unei
note Comunicare printr-o not cu o persoan al crui nume nu-1 cunoti
Corespondena personal de afaceri Scrisori de felicitare sau de marcare a
unor ocazii speciale Scrisori pentru consolidarea unui contact Scrisori de
ncurajare Scrisori pentru circumstane dificile Scrisori de recunotin i
mulumire Scrisoare de mulumire unui prieten care te apr Scrisoare de
mulumire celor care se ofer voluntari pentru realizarea unui proiect major
Mulumiri pentru o audien privind obinerea unei slujbe Not adresat unui
ziarist dup un interviu Mulumiri pentru invitaia la mas Mulumiri
adresate conducerii pentru cadouri Mulumiri adresate unui coleg pentru un
cadou personal Refuzul politicos al unui cadou Mulumiri adresate efului
pentru cadoul trimis cu o ocazie special Scrisoare cu ocazia ieirii la pensie
Rspunsul consiliului de conducere la scrisoarea de mai sus Scrisoare de la un
prieten personal ctre un pensionar
Titlurile naintea numelor Anunarea unui titlu n scris Folosirea titlului pro-
fesiei sau afilierii dup numele de familie Esquire sau doctor pentru avocai
Junior sau Senior: al II-lea, al III-lea i al IV-lea Adresarea ctre persoane din
executiv cu "sir" (dle) sau "ma'am" (dna) Scrisori i plicuri adresate unor per-
soane neoficiale Scrisori de afaceri Plicuri pentru invitaii Titluri
profesionale strine Adresa unei oficialiti guvernamentale: o mostr
"Onorabil" - titlu de respect n America Cum adresezi un plic folosind
"onorabilul" Cum s foloseti titlurile persoanelor oficiale n timpul
conversaiei i n scris Formula "Dragul meu domn cutare i cutare" ca
i formul de introducere ntr-o scrisoare Adresndu-te oficialitilor, cum
foloseti titlurile lor n timpul conversaiei Adresndu-te n mod special
femeilor Folosete "Doamn" atunci cnd te adresezi unei femei dinlr-o ar
:. strin Adresndu-te partenerilor de via ai unor persoane cu statut oficial
' J; Afaceri oficiale cu oameni din strintate "Excelena sa" pentru oficialiti
'; strine Naiunile Unite Britanicii: prietenii notri cu multe titluri Familia.
Regal Guvernul britanic Camera lorzilor Oficialitile canadiene
Corespondena cu oficialitile fraceze Titlurile vest-europene
s
Epilog 430 .
Consemnri
ncrederea dovedit de prietena i colega mea, Eleanor Rawson, membr a
Forumului Femeilor, n asumarea rspunderii privind publicarea acestei cri, este
mdriutnenla. Cu o bogat experien n conducere, Eleanor Rawson i-a dezvoltat o
imagine proprie, de ansamblu, asupra comportamentului social la locul de munc,
fapt c a r e a fcut munca noastr mult mai uoar. Doresc, de asemenea, s-i
mulumise asociatului ei, Toni Sciarra, editor la Rawson Associates, pentru ajutorul
incomensurabil pe care ni 1-a dat n a pune lucrurile n micare.
Trebuie s salut eforturile impresionante ale editoarei mele, Sandi Gelles-Cole,
care fizic este jumtate din statura mea, dar spiritual, probabil, superioar mie. Am
fost "Mutt-ul i Jeff-ul"*) lumii editoriale de-a lungul anului trecut. Ea m-a trezit
zilnic, cu graie i fair-play, ob!igndu-m s rescriu un manuscris greoi (de 1 700
pagini dactilografiate) pn la ultima variant care este o umbr a scrierii iniiale.
Multe din paginile manuscrisului meu au ajuns la co dar, cum ea mi reamintea
mereu, misiunea mea nu era s rescriu Biblia, ci s promovez o carte cu informaii
" utile, o carte de ndrumare. '
i mulumesc lui Remo Bramanti pentru transcrierea desenelor mele, inapte i
lipsite de speran, n propriile sale ilustraii ncnttoare. Numai al lui este* harul de
a face ordine n haos! , .
Trebuie, de asemenea, s-i mulumesc minunatei i bunei melc prietene Nancy
Tuckefman, care a lucrat mult, din greu i cu dragoste pentru aceast lucrare jn anii
ei de nceput i de asemenea, lui Nancy Dunnan care a fcut cercetri strlucite.
Asistenta mea de la ntreprinderile Letitia Baldrige'VNana Kalsiff, nu numai
c m-a ajutat n felurite chipuri s aduc acest manuscris la o form final, dar a i
rezistat eroic izbucnirilor mele de frustrare i lamentare, cauzate de cele douzeci i
patru de ore de munc zilnic - conducerea companiei mele, scrierea acestei cri i
ducerea la bun sfrit a obligaiilor de soie, mam, gospodin i nsoitor de cine.
Soul meu i este, de asemenea, recunosctor Nanei, pentru c ea mi suporta
lamentrile cinci zile pe splmn, n timp ce el doar serile i la sfritul
sptmnii.
Credincioasa mea Lily Lodge, vicepreedinte al Corporale Manners" (un
compartiment al companiei melc), a fost, bineneles, suportul meu moral i devotat
n scrierea acestei cri. Intuitiv i plin de perspicacitate, Lily a fost partenerul
meu polivalent" n antrenarea executivului n activitatea de conducere.
De-a lungul textului se ntlnesc nume de oameni care m-au ajutat, dar lipsesc
i multe altele ale celor care, de asemenea, m-au sprijinit. Tuturor le spun: v
mulumesc, v mulumesc i iar v mulumesc. Sper c de trei ori MULUMESC
exprim ndeajuns recunotina.
Dac ai n subordine
oameni care snt mult mai n vrst dect tine
(vezi i capitolul 2 : O ef tnr i noii si subordonai)
Situaia unui director tnr, care are n subordine una sau mai multe persoane
din conducere care snt mai n vrst dect el sau ea, cere tact i nelegere. De multe
ori treaba merg<; minunat. Noul tnr conductor trebuie s aib o discuie n
particular cu fiecare director mai n vrst din subordine declarndu-i:
tiu c nu-i uor pentru dumneata pentru c eu snt mult mai tnr".
tiu c eti un lucrtor foarte bun i eficient. Am rsfoit dosarul dumitale i
am fost impresionat de experiena i realizrile pe care le ai. A fi fericit s
beneficiez de aceast experien. Experiena mea personal va fi completat cu
a dumitale".
Snt bine pregtit pentru a conduce acest compartiment (secie, grup) i, dac
m voi bucura de cooperarea tuturor de aici, vom putea ntrece orice alt
compartiment din aceast companie i vom beneficia cu toii. tiu ce am de
fcut".
Nu cred c e cazul s mai insist asupra diferenei de vrst dintre mine i
membrii mai vrstnici din aceast echip. Sper c sntei de acord?"
Unul din motivele pentru care problemele de etic au deczut att de rapid n
lumea afacerilor se datoreaz fricii noastre de a bga pe cineva n bucluc - sau poate
c lenei i ncercrii de a ocoli inevitabila tevatur care se isc. ngduirea
continurii unui comportament individual, duntor intereselor companiei, este o
crim n sine. Lucrul cel mai indicat este s-i dai fptaului un avertisment clar i,
dac el continu, s-1 tragi la rspundere, la nivelul superior.
Cineva care fur compania sau i produce daune n orice alt mod prejudiciaz
viitorul slujbei tuturor celor din companie, ca i banii investii de fiecare precum
i-ai fiecrui acionar n parte.
Protejarea drepturilor i investiiilor fiecruia este o responsabilitate de baz.
Una dintre cele mai grele sarcini din lumea afacerilor este de a aduce la
cunotin cuiva c el sau ea este concediat sau dat afar". Nu pune pe altcineva
din rndul personalului s fac aceast munc neplcut, chiar dac este vorba de un
secretar sau vicepreedinte al sectorului. Pentru proprii ti oameni trebuie s o faci
tu. Este adevrat c, dac persoana i este un bun prieten sau are grave probleme
financiare^i va fi foarte greu. A concedia pe cineva este un lucru foarte dificil i
neplcut, chiar dac persoana este incompetent. ntr-un anumit fel te simi
rspunztor ca i cum i-ai distruge viaa.
Cnd cineva a comis un furt, bineneles c nu trebuie s-i pierzi timpul cu
amabiliti. In cazul cnd cineva nu a fost capabil s-i fac munca bine, chiar i dup
un avertisment clar, atunci trebuie s-i vorbeti cu blndee, constructiv, n aa fel
net s-i dai o speran. De exemplu: Nu ai reuit aici, dar vei nva foarte multe
din aceast experien i vei ti cum s faci o treab mai bun data viitoare.
Amintete-i motivul pentru care te las s pleci (i cnumeri din nou motivele). n
viitoarea la slujb vei avea posibilitatea s le corectezi pe toate. Snt sigur c vei
reui. Trebuie s-i direcionezi energia ntr-un mod constructiv etc".
Pentru o persoan care a fost concediat din alte motive dect competen, cheia
succesului acestei aciuni n ceea ce o privete pe victim" const n faptul ca tu s
fii plin de compasiune, nfelegere i bine pregtii pentru o asemenea situaie. Dac l
concediezi pentru probleme economice, d-i cteva cifre care s-i demonstreze c nu
defectele lui ci cauzele economice au determinat acest final. ncearc orice posi-
bilitate de a-i veni n ajutor cnd el sau ea primete tirea. Caut s evii orice pre-
zen strin posibil cnd ci sau ea primete o asemenea veste. Spune-i vestea proas-
t n particular, chiar de la nceputul discuiei, nu ncerca s ocoleti subiectul i s
flecreti. S ai la ndemn o list cu ceea ce poate face compania pentru el i ceea
ce poi face tu personal (n cazul ri care este vorba de un bun prieten), astfel net s
plece din biroul tu tiind c se ntreprind diligente pentru o alt angajare a sa.
Compania, de exemplu, poate asigura pentru o persoan din cadrul executivului
urmtoarele:
Vizitatorii
Cnd eti nevoit s lai o persoan din conducere cu care ai ntlnire s atepte,
iei afar din birou i salut-1 (pe ea sau pe el), cere-i scuze i explic-i pentru ce
ntrzii: Ofer-i o cafea, un pahar cu ap sau sifon. D-i un material interesant s
citeasc i pune-i la dispoziie telefonul dac are nevoie. Dac nu poi s iei afar
s vorbeti cu el, pune- secretara sau pe cel nsrcinat cu protocolul s te
informeze ca vizitatorul s tie mcar c ai fost anunat de sosirea sa. Dac
vizitatorul simte c nu s-a stabilit nici un contact cu persoana pe care a venit s o
vad va fi impacientat. El se va simi manipulat de personalul de la secretariat.
Dac tu i personalul tu sntei ntr-adevr ndatoritori i mpciuitori cnd l-ai
lsat s atepte, iritarea vizitatorului va scdea n mod considerabil. Secretara ta ar
trebui s fie instruit s te urmreasc/tot timpul, chiar dac este vorba numai de
a-i bga capul pe ua biroului tu sau de-a fi cu ochii pe butonul telefonului i a te
scuza c ai o convorbire cu cineva de la mare distan.
Dac lai pe cineva s te atepte mai mult de 30 de minute, explic persoanei
situaia (aceasta nu-i treaba secretarei), ecre-i scuze i d-i vizitatorului
posibilitatea s opteze ntre a atepta sau a stabili o alt ntrevedere, cnd i convine
lui.
Ai grij ca locul de ateptare s fie mobilat cu scaune confortabile, foarte bine
iluminat ca s se poat citi i s existe material care suscit interesul lecturii,
incluznd bineneles i un raport anual al companiei..
Colegii.
Cu toate c n cursul unei zile de birou obinuite, colegii se las adesea unii pe
alii s atepte, un coleg merit aceeai curtoazie pe care o ari vizitatorului din
afar. De exemplu, dac cineva vine Ia biroul tu i tu vorbeti la telefon sau eti
adncit n munc, trebuie imediat s faci un semn din cap sugernd c ai sesizat
prezena lui i s spui ceva de genul: mi pare bine c te vd, voi discuta cu tine
imediat". F-i semn s se aeze pe un scaun lng biroul tu sau pe o sofa, sau
36 LEITIA BALDRIGE
oriunde vrei s stea. Dup ce ai terminal ceea ce aveai de fcut, cere-i scuze, acord-i
toat atenia i nu lsa pe nimeni s v ntrerup conversaia. (Bineneles, colegul
ar trebui s se afle n biroul tu din motive de afaceri i nu doar ca s-i piard
timpul).
Manifestarea stimei
Stima este definit ca o nalt consideraie i respect fa de un vrstnic sau un
superior. In lumea afacerilor trebuie s stimm i vizitatorii din afar. Trebuie s
nvm cum s facem aceasta de la nceputul carierei i s continum s-o practicm
pn ajungem s meritm noi nine aceast stim din partea altora!
Protocolul n lift
Toat lumea care se afl lng ua unui lift aglomerat trebui " " " " " f ' c c i ' d i n
afar cnd se deschid uile, chiar dac destinaia lor nu esie ! *;' , , ' , o C s se
spate nu reuesc s ias cu uurin dac cei din fa nu Ic erect/ s l l H , rt .pede i
mite. Dac toat lumea coboar la acelai etaj, cei din faii trebui * l t t s 0 "'
s se dea Ia o parte ca s le uureze coborrea celor din spate, c n , r u
Pe vremuri era obiceiul ca gentlemenii" s fac lot ce Ic !< ' *"" ' ^ m a j
a Ie permite doamnelor din spate s ias primele dm lift, dup cMfO " c a s e , e
vechi n funcie i mai important. Astzi, n unele locuri (du exewpi "
efilor de stat)'se mai pstreaz nc, n mod riguros, accsl obicei P r ' , J n n e l i y ,
Rposatul dramaturg i prieten al multor oameni vestii. M r C " o c a z j a
obinuia s povesteasc o ntmplare din timpul vizilei sale la Sloc-M">><<h ' {ii la
premierei piesei sale Punile verzi". Era oaspetele de onoare I " 'J-J^ aJ
ambasada Statelor Unite, ce preceda premiera i s-a aflat n lift cu prJfll' ^ (n
Suediei care mergea tot la recepia oferit de ministrul amcricMfh
iuediei amcrlcMfh I .^kbolm.)
' , khojm.)
if
vremea aceeaaceea eram
eramreprezentai
r t i dde un ministru,
ii bimdof Ut?
nud de un ambaiiudof, Ut?iff ny a
1
Cnd s-a oprit liftul, prinul a insistat ca domnul Connelly sS iafl prW "; " f e p | j c a t
refuzat spunnd: Dup dumneavoastr, majestatea voasjriT, NU ' fat
prinul William. Din moment ce snlei un oaspete al rii melc, rcNiie *#
s fiu ospitalier". wjut*i
Connelly nu putea s fac acest lucru, care ar fi reprezentat neS*'*\*'?* ^^
bunelor maniere cu care fusese nvat. Sire, spuse ci, v \i <" "tionM.
moment ne aflm pe teritoriul american i c, n acord cu lc{j ^ u ' m *
dumneavoastr sntei acuma oaspetele Statelor Unite?" . ^ n i c te
Prinul a rspuns prompt. Aici greii, dragul meu prieten, Po< i^u-un Hft
un pas nainte pe teritoriul Statelor Unite, dar n acesl moment tu> <*f>**tn
suedez care suie deasupra pmntului suedez". ,i H*roL
Aa net au ieit din lift mpreun. Nici unul n-a fosl nici prin*" m ^ k car*
un compromis asemntor mesei rotunde folosit Ia conferinele iriie/t> ^ " t w a ,
nu are nici loc de frunte, nici loc la captul mesei, astfel nc nici m r^Z -^
al nici unui stat, s nu aib impresia c ara sa, sau el, au fost c(wM^ ^fmlm
Din fericire, n locurile de munc actuale, cine se afl n %?***' ***'"f^& lrj&
iese primul i nimeni nu se d la o parte sau nu se nghesuie In &>H 'yA *** '
altei persoane s treac. -
D a c
^n greeal mpingi pe cineva n lift, spui mi pare 1&>
scuzai-m", repede i convingtor, net s calmezi ostilitatea ^ A '
Dup mine, cel mai mare necaz provocat protocolului H(*
(considerat federal") adus de cel care fumeaz n lift, c*te <&*
1
persoan care se'holbeaz la mine. ncep s m ntreb dac m i a UfJ>
ochi pe obraz, sau dac nu mi-a rmas un rest din puiul de la u>i>t,i
este mult prea strimt ca s-i permit s te holbezi.
LETITIA BALDRIGE
Cum s deschizi uile
Bunicii notri erau nvai c doamnele trebuie s treac, ntotdeauna, primele
pe u. n ziua de astzi, la locul de munc nu se mai petrece aa. Bunul sim i
eficiena dicteaz ca primul care a ajuns la u, femeie sau brbat, s o in deschis
pn cnd intr toi cei care vin din spate. Cu toate acestea, directorul tnr trebuie s
arate totui stim celui mai n vrst - ncerend s ajung mai repede la u, naintea
celorlali i s o in deschis. i s fac acelai lucru i pentru oamenii din afar, cu
care trebuie s se comporte ca o gazd, deschiznd uile pentru ei i lsndu-i s
treac nainte.
Ct despre uile batante, directorul care este gazda altora trebuie s ajung mai
repede la u, ca s fie primul acolo cnd vin i ceilali, gata s-i ndrume spre locul
indicat. Dac un director tie c o u batant este prea grea, sau dificil de micat,
trebuie s mearg nainte i s o mping cu putere ca s-i ajute pe cei ce vin din
spate (chiar dac gazda e femeie, trebuie s fac acelai lucru). Dac vizitatorul este
r vrst sau handicapat n vreun fel, gazda trebuie s mearg ncet, astfel net s
permit persoanei handicapate s vin cu uurin i fr grab.
Protocolul uii" este pur i simplu o problem de prevedere i de bun sim.
n limuzin
Un director tnr trebuie s aib grij ca, atunci cnd un grup intr n limuzin,
s ocupe locuri confortabile. (Cel mai neconfortabil loc n limuzin este cel din
mijlocul banchetei din spate.)
Locul de lng oferul limuzinei este foarte confortabil, singura dificultate fiind
aceea c persoana care ocup acest loc nu prea poate s participe la conversaia care
se face n spate. Acest dezavantaj devine deseori un avantaj, deoarece majoritatea
oferilor snt adevrate izvoare de informaie. Nu de puine ori, un director tnr
poate nva mai multe despre companie i viitoarele ei(aciuni de la ofer dect de la
directorul fundaiei pe care urmeaz s o viziteze.
Codul manierelor n afaceri _ |
39
Cineva cu picioare foarte lungi trebuie s fie aezat pe strapontin, dac aceasta
funejioneaz fiindc, dac ar fi aezat n spate, picioarele lui i-ar incomoda pe cei
care i stau alturi.
Ce conine un nume?
Concentrarea asupra numelor i memorarea lor
Abilitatea de a-i aminti numele unor persoane cu care ai venit n contact este o
calitate remarcabil. Cheia pentru a-i aminti o mare parte din ele o constituie
concentrarea, chiar dac i le aminteti numai pentru o scurt durat de timp, cum ar
fi timpul ct dureaz o petrecere sau o ntlnire de la sfritul sptmnii.
Cnd cunoti o persoan, concentreaz-te asupra numelui su atunci cnd este
rostit. Repel-1 n minte n timp ce l rosteti cu glas tare. mi pare bine s v
cunosc, domnule McChesncy", trebuie s spui n timp ce-1 repei n gnd de dou-
trei ori i s caui s faci o asociere cu o caracteristic personal a respectivului.
Acesta poate avea un smoc de pr care st ridicat pe cap (Dl McChesney cu un
smoc pe vrful capului"). El poate avea ochi de o culoare neobinuit (Dl
McChesney cu ochi verzi de pisic"), sau umeri lai (Dl Chesney cu umeri
atletici") sau o linie deosebit a costumului (Dl McChesney cu costum deosebit").
Dar chiar ci'vntul care reprezint numele, poate fi asociat cu persoana,
concentreaz-te asupra acestui lucru. De exemplu, dl Burns pr rou", Dl Long
foarte nalt", Dna Mclnlosh care poart macferlan" etc. Dac vei reine un detaliu
Codul manierelor n afaceri ,___ _, /
ieit din comun, acesta te va ajuta s-i aminteti numelepersoanei respective foarte
uor, cel pufin pentru o vreme.
. Dac nu nelegi numele cnd i este prezentat persoana (i muli din cei care
fac prezentrile snt iremediabil inapi s articuleze numele persoanelor pe care le
prezint), nu te jena s ntrebi nc o dal numele respectiv: mi pare ru. Nu am
neles bine cum v numii i a dori s tiu". Persoana respectiv va fi flatat c te
intereseaz ndeajuns ncl s doreti s-i cunoti numele.
Dac persoana i repet numele i tu tot nu l-ai neles, roag-o s i-1 mai spun
o dat, adreseaz-te de aceast dal cu o scuz: Inii pare ru, dar chiar n-am neles
cum v numii".
De data aceasta persoana i va pronuna numele rar, astfel nct s fii capabil
s-1 nelegi. Dac repei cu glas tare, numele lui i va rmne de aceast dat foarte
bine ntiprit n minte. Dac numele lui este foarte complicat (ca Dobycsescowitz,
de exemplu), cere-i cartea de vizit; i dac nu are una, roag-1 s-i scrie numele pe
block-notesul dumilalc. De data aceasta va fi sau foarte iritat sau foarte ncntat de
interesul ce i-1 ari. '
Strnsul minii
Poate fi un semn de inhibiie, dar americanii obinuiesc s-i strng mna mai
puin frecvent dect oamenii din alte ri. Este pcat, fiindc este un contact
important - o apropiere fizic - ntre dou persoane. Muli oameni pot aprecia" o
alt persoan dup cum d mna cu cineva. Cnd un om de afaceri d mna cu
uurin, des i cu condescenden, el i influeneaz, de fapt, pe camarazii si s
procedeze la fel.
Dac minile tale au o tendin spre umezeal, ine minte s le tergi tot timpul,
n mod discret, cu batista. Dac ai inut n mn o butur foarte rece, strngerea de
mn va fi rece i ud i, deci, cnd cineva.i va ntinde mna terge-i repede palma
pe jachet sau bluz i scuz-te: mi pare ru c am mn umed i rece". Cu
siguran c nu doreti ca cineva care nu te cunoate nc, s cread c
personalitatea ta, plin de cordialitate, s-ar potrivi cu mna! (Bineneles c aceast
problem nu s : ar mai ridica dac ai ine paharul n mna stng).
Codul manierelor n afaceri ____!
Cnd vizitezi biroul unei persoane din conducere
Persoanele ajunse la conducere trebuie s se comporte cu siguran de sine i
manierat chiar din momentul cnd trec pragul biroului pe care l viziteaz. Pentru a
fiice o impresie bun:
soseti la timp - i chiar puin nainte dac vrei s mergi i la toalet nainte de
ntnire
.p, i pronuni numele clar, ca i pe cel al companiei i al persoanei pe care ai
venit s-o vezi: Dick Friedrnan, preedintele societii AGROMEC, Am
ntnire la ora dou cu Sally Fay". Este inteligent s dai celui. nsrcinat cu
protocolul cartea ta de vizit, astfel nct s-i fie uor s se descurce cu
numele tu i al companiei
ateapt s i se spun unde s-i atrni haina, sau ntreab unde ai putea s o
pui .
aeaz-te i ateapt n tcere. Nu se tie niciodat cine urmeaz s treac
prin camera de protocol
nu l agasa pe cel de la protocol cu ntrebri (Cnd crezi c m va putea
primi dna Fay")
o dat intrat n birou) dnei Fay, strnge-i mna cu fermitate, ocup scaunul
indicat de gazd, pune geanta uor pe podea lng tine i acaz-te comod, dar
ntr-un mod atent. Rcine-te s fumezi sau s-i frmni minile
dac se afl acolo mai multe persoan, d mna nti cu cea mai n vrst i
mai important din grup (dac ai fost invitat la edin) sau cu persoana cu
care ai ntlnirea (dac eti tu acela care a solicitat ntrevederea), apoi
continu s dai mna cu toi ceilali
dac tu ai convocat edina, ncepe cu tr.ei-patru minute de glume i apoi treci
la afaceri. Dac tu ai fost cel chemat, discuiile le va conduce gazda
estimeaz ct timp i-a rezervat. Dup ce l salui; ntreab cte minute i
poate acorda. Nu-I face s fie grosolan. (Numai astfel i vei face o impresie
bun.)
cnd este timpul s pleci, ridic-te, mulumete gazdei, d mna cu ea i ia-i
La revedere". Mulumete secretarei i celui care te-a ntmpinat i te-a
condus n drum spre ieire.
Se mai nlmpl. Cazul tipic este acela cnd o femeie, la o petrecere de afaceri
n oraul ei, dar mai ales cnd cltoreti cu un coleg din aceeai companie, este
surprins neplcut de un brusc i evident avans sexual din partea acestuia. Este, n
general, declanat de un act la fel de simplu ca i comandarea celui de-al treilea
pahar de butur. Apoi, dintr-o dat este fcut pasul nedorit i nereciproc, neplcut
i stnjenitor pentru femeie. (Cteodat victima avansului este un brbat, agresoarea
fiind femeia). .
Dac eti cineva cruia tocmai i s-a ntmplat aa ceva, ncearc s discui cu
colegul respectiv pornind de la ideea c ar fi defavorabil carierei lui s se discute n
birou despre comportamentul necorespunztor pe care l are cnd se afl n
deplasare. Explic-i c atitudinea lui demonstreaz o complet lips de respect
profesional fa de tine. Spune-i c tu tii c de fapt el n-a vrut s fac un asemenea
pas. Apoi pleac, fiindc eti ntr-o situaie defavorabil i continuarea conversaiei
nu va ajuta la nimic. Colegul ar trebui s-i cear scuze, lucrul care l-ar umili n
momentele acelea, sau poate deveni ostil i abuziv. n orice caz, las-1 i pleac la
tine n camer. Cnd tentlneli cu el a doua zi, comport-te ca i cum nu s-ar fi
60 , LETITIA BALDRIGE
ntmplat nimic; Nu face nici o referire la ce s-a ntmplat i el i va fi recunosctor
pentru acest lucru. Dac a but foarte mult, s-ar putea s nu-i aduc aminte de
nimic din cel episod, ceea ce-ar fi cel mai bine pentru toi cei implicai.
Dac ncearc s le fac s stai cu el dup ce i-a fcut avansul i dac este un
brbat cstorit, ncearc s-i foloseti familia ca arm de aprare. Menioneaz c
eti sigur c nu vorbete serios i c, avnd n vedere minunata lui familie, nu are o
purtare prea frumoas. Dac te urmrete cnd te ntorci n camera ta, intenionnd
s-i continue punerea n aciune a planului su , amenin-] c vei aduce la
cunotin comportarea lui la sediu. Continu s-1 reasiguri c iu tii c acesta nu
este modul lui obinuit de comportare. Dac totui persist n acest comportament,
cere ajutorul cuiva din hotel, chiar dac trebuie s strigi. n acest caz trebuie s
raportezi incidentul efului tu de compartiment (omul n chestiune are nevoie de
ajutor i l va primi).
Cnd te ntorci la birou, nu-i aminti persoanei ce s-a ntmplat, nici chiar ntr-un
mod amuzant sau ncerend s-1 tachinezi. Fiind un incident ntmpltor, nu trebuie
s te obsedeze. Pstreaz ceea ce s-a ntmplat pentru tine, fiindc altfel, dac vei
relata ntmplarea, s-ar putea transforma ntr-o brf jignitoare care se va ntoarce
mpotriva ta, chiar dac eti nevinovat. . . .
' Brbaii i femeile ar trebui s se ierte ntre ei, s uite incidentele izolate i
neplcute, ca un avans sexual ntmpltor, fcut sub influena btrnului demon -
alcoolul".
Bineneles, nu e vorba despre agresivitatea sexual, deoarece acel gen de
comportament nseamn avansuri sexuale repetate, nsoite de ameninri i corupere
i trebuie tratat cu fermitate, fr diplomaie i tact.
Dac o coleg cu care lucrezi nate, este necesar s o felicii cumva, fie prin
trimiterea de flori mamei (sau tatlui pentru acea ocazie), fie un mic cadou bebelu-
ului, fie un bilet scris de mn sau o carte de vizit a companiei pentru noii prini.
O instruire n privina noului nscut esle de mare ajutor prinilor care snt n
ateptarea lui i constituie un lucru care demonstreaz atenia i grija colegilor de
birou (evident a femeilor). O asemenea instruire fiind cu caracter personal, nu se
organizeaz n timpul orelor de serviciu i nu trebuie s se desfoare n birou, fiind
ceva pur personal. Ooh-urile i aah-urile n legtur cu darurile pentru bebelu,
indiferent ct de-mult iubesc unii oameni copiii, nu in de comportamentul
membrilor unui corp executiv i. niciodat nu se vor pronuna asemenea exclamaii
n biroul unui cadru executiv i nici oriunde n cadrul serviciului.
Cnd un coleg i pierde partenerul de via trebuie s-1 sprijini moral nu numai
n timpul nmormntrii, dar i mult timp dup aceea..Adevrata durere a pierderii
soului lovete cu putere deseori Ia cteva luni dup moartea lui, n momentul n care
majoritatea prietenilor i asociailor au ajuns la concluzia c cel rmas singur se
descurc bine acum" i nu mai snt att de ateni. Persoana n cauz poate s nu fie
nc restabilit. O adevrat compasiune i adevrata prietenie este s invii
persoana respectiv n cursul anului la evenimentele familiale cum ar fi: la mas n
vacan, Ia excursiile din timpul weekend-uriior sau altceva care s fie n ton cu
afinitile lui culturale i sportive.
Aproape ntotdeauna trebuie s-i dai seama cnd un vduv sau o vduv este
gata s reia viaa normal dnd semne despre aceasta n discuiile din birou. Deci,
poate fi timpul s invii la cin pe cineva care i-ar face plcere vduvului sau
vduvei s-1 ntlneasc, sau cel puin s-i vorbeasc o sear. Depinde de tine s
gseti pe cineva potrivit i care este o prezen plcut. Organizeaz o sear
relaxant la care s participe doar civa oaspei de calitate i cu o conversaie bun,
astfel net cei doi - care s-au cuplat - s nu simt vreo presiune. Nu-i trata ca pe
nite posibili amani, ci mai degrab ca pe doi amici din grupul tu. Chiar dac nu se
vor mai ntlni niciodat dup petrecerea ta, se vor simi bine i aceasta este
suficient. Data viitoare ncearc s invii pe altcineva dac prima dat nu s-a stabilit
Coduljnanierelor nafaceri
relaia scontat. Treptat, prietenul tu se va obinui din nou cu anturajul" i cu
aspectul social al ntlnirilor i al vieii personale, de care el sau ea uitase. Dup
civa ani de csnicie, a-i da ntlnire cu cineva este o experien pe care trebuie s
o nvei din nou.
Informaii
despre executiv
ARTA CONVERSAIEI
A fi un bun cozeur
Un bun cozeur nu este cineva care-i amintete ce s-a spus,
ci cel care spune ceea ce vrea s-i aminteasc o persoan".
- JOHN MASON BROWN
Banalitile
Atunci cnd te ntlneli cu cineva i un timp nici unul dintre voi nu spune
nimic, cnd ai parc limba legat i partenerul de cin, el sau ea, simte acelai lucru,
cnd intervine brusc o tcere rece n timp ce un grup st mprejurul unei mese la o
conferin, ateptnd s nceap edina, cnd te afli cu superiorul tu ntr-o main
i tcerea devine suprtoare - e momentul s recurgi la banaliti.
Dac eti numai cu o singur persoan, gndete-te serios s spui ceva. Dac ai
mai ntlnit nainte persoana respectiv, poi aduce vorba despre un prieten comun:
Codul manierelor n afaceri 7$
Ultima dat cnd te-am vzut luai prnzul cu Charlie. L-ai mai vzut acum de
curnd?".
Sau, Ai aflat c Charlie Brown a fost promovat n funcia de vicepreedinte?
Nu e minunat?"
Dac cinezi, ntoarce-te spre partenerul de cin i spune-i ceva pozitiv despre
seara respectiv:
Faptul c am reuit toi s ajungem pe viscolul sta este un adevrat
compliment pentru gazde, nu-i aa?"
Sau Este o adevrat desftare un cocktail ca sta, cu carne de crab, nu-i aa?"
Gnd eti n main cu superiorul tu, menioneaz ceva interesant ce-ai aflat n
legtur cu cei care snt n competiie cu compania:
Ai aflat c Heath Co are n perspectiv nc cinci fabrici noi?"
Sau Prietenii notri din Wesato snt foarte nerbdtori; s-ar putea ca ntlnirea
s fie ostil. Ce credei c ar trebui s facem?"
Sau comenteaz un articol pe marginea tirilor din presa naional de diminea
i solicit prerea celeilalte persoane.
Dac sntei total blocat i nu gsii nimic de spus, remarcai ceva" cu care este
mbrcat cealalt persoan: Frumoas cravat, chiar mi place", sau o femeie
poate s-i spun alteia: Ai o rochie minunat. Mi-ar place ceva asemntor pentru
garderoba mea. Poi s-mi recomanzi un magazin?"(O discuie despre mbrcminte,
este indicat la un dineu, atunci cnd nu a mai rmas absolut nimic de spus.)
Arta de a asculta
Unul dintre cele mai importante secrete ale diplomaiei este de a te arta
interesat de ceea ce spune cineva, chiar dac nu te intereseaz cu adevrat. Tendina
de a nu" acorda ntreaga atenie persoanei care vorbete, este b form comun de
impolitee n ziua de astzi. Probabil c nu prea multe marne, ale cadrelor de
conducere i-au educat copiii~s,punndu-le: Ascult ceea ce spune el. Fii atent!" n
afaceri, nu este numai nepoliticos, dar i un obicei pgubitor cnd oamenii nu se
ascult unii pe alii.
Dac un vorbitor este considerat plicticos sau ntrzie s-i exprime punctul de
vedere, sau dac ceea ce spune nu prezint interes pentru asculttori, ne pot npdi
gnduri ce devin mai importante n acel moment pentru noi i nu dm atenie celor
ce auzim. Pe de alt parte, o persoan, politicoas trateaz cu respect pe oricine
vorbete. Ea tie c, acordnd ntreaga sa atenie vorbitorului, s-ar putea s rein
ceva folositor; chiar i dintr-o conversaie aparent nesemnificativ ar putea s nvee
ceva care s aib importan.
Persoanele din corpul executiv care nu-i ascult superiorii cu atenie pierd
nuane sau semnalri ce ar putea duce la pierderea a milioane de dolari in afaceri.
Un bun asculttor i amintete toate punctele principale ale unei discuii, dup
aceea nelege perfect ce se ateapt de la el. Un asculttor bun confrunt impresiile
sale privind felul cum arat sau vorbete cealalt persoan, cu analiza atent a
ideilor acesteia. Dac simi nevoia s-i nsemnezi anumite lucruri, dup o discuie
important, nsemnrile ar putea fi o unealt de nepreuit n obinerea succesului.
Directorii superiori pretind c ei pot spune foarte uor dac o persoan tnr a
fost atent i dac a ascultat cu seriozitate, dup calitatea ntrebrilor puse Ia
sfritul unei ntlniri de dezbateri i prin acurateea cererii unei clarificri a
76 r_-__m_____J, L
__LETITIA BALDRIGE
principalelor detalii privind problemele puse n discuie! Multe persoane de
conducere cu experien spun c semnul unei reale maturiti la un director tnr
este cnd acesta poate schimba uor rolul de vorbitor, din timpul unei conversaii, cu
cel de asculttor i cnd folosete timpul de ascultare pentru a nva.
Afaceri i sporovial
Sporovial n afaceri este exact acea conversaie lipsit de importan, care
umple momentele de lncezeal n discuiile individuale, cnd oamenii vor s se
relaxeze i s Ic treac timpul fr s fac vreun efort intelectual. O persoan care
2_ :
LETITIA BALDRIGE
tie cum s sporoviasc are un talent folositor. l poate folosi pentru a umple
momentele de tcere, apstoare, pentru a-i face pe oameni s se simt n apele lor
cnd nu se cunosc i ncearc din greu s-i formeze o prere unul despre cellalt,
sau s diminueze tensiunea ntr-o conversaie. Poate folosi acest talent pentru a
nenta pe cineva sau pentru'a-i etala simul umorului.
Dac s-a discutai toat dimineaa despre comer i cineva, n timpul prnzului,
aduce vorba despre hocheistul care a recurs noaptea trecut, la trei iretlicuri aceasta
este plvrgeal. Cnd un grup a parcurs planul final al bugetului i la pauz un
director l tachineaz pe altul spunndu-i c "seamn mai mult cu prinul Charles,
n inuta sa zilnic, pantofii maro din piele de cprioar, cravata icazon i costumul
la dou rnduri de nasturi", aceasta nseamn vorbrie.
Este bine s ai propriul tu dosar cu informaii privitoare la oamenii pe care i
ntlneti, impresiile proprii despre fiecare persoan, ncepnd de Ia felul n care
arat i ce poart, pn Ia ce spune i ce spun alii despre ea. Cnd ntlneti pe
cineva poi s culegi numeroase informaii preioase. O persoan din grup poate
s-i aminteasc prieteniile din timpul colii i aa vei afla c noulvenit a urmat
cursurile unui anumit colegiu. S-ar piitca s menioneze ctc ceva despre copiii si,
noua sa sarcin de proiect, o cltorie de afaceri pe care tocmai a ncheiat-o etc. i
astfel i mbogeti banca de date despre persoana respectiv. Apoi, dac vei avea
ocazia s mai vorbeti cu acea persoan, la o viitoare ntlnire, poi gsi mult mai
uor subiecte de discuie, de interes comun.
Cu ct te simi mai n largul tu ntr-o conversaie, cu att i este mai uor s
sporovieti. Este o metod bun de a te descurca n situaii critice, ca atunci cnd
eti aezat la cin ntre doi oameni pe care nu i-ai ntlnit niciodat, de care nu-i
pas dac i vei mai ntlni din nou i cu care nu ai absolut nimic n comun, n afar
de faptdl c lucrai, ntmpltor, la aceeai companie sau ramur industrial. Cnd Ic
afli ntr-o astfel de situaie, fii pregtit s alegi dintr-o varietate de subiecte de
conversaie unul care trebuie s ating coarda sensibil. Fii sigur c acestea snt
subiecte pe baza crora poi purta o discuie pe parcursul ntregii mese. Aproape
orice este potrivit pentru sporovial; de exemplu:
- grdinritul ' ,
- cele mai recente preluri de serviciu ale corporaiei
- noile dezvoltri n tiin .
- noile jocuri de salon
- urmtoarea Olimpiad
- modaliti de a te lsa de fumat
- femeile astronaui
- foametea n lume
- programe de nutriie i adaptare
- capriciile modei
- proprietarul i tendinele proprietii imobiliare
- crile de succes
- ce ai pune astzi nir-o navet care ar cltori n cosmos
- schimbrile intervenite n relaiile brbat-femeie
- tiri privind arta local performant
- animale favorite
- problemele mediului
Codul manierelor n afaceri
- arta culinar rafinat
- expoziii muzeale recente
- locuri favorite prin care ai cltorit i experiene plcute
Multor oameni Ie place s-i exprime opiniile: despre ultimele filme care
ruleaz; despre spectacolele de televiziune i interprei; despre problemele naionale
la ordinea zilei; tendinele n ramura lor/a ta industrial; soluii la problemele locale
cum snt irosirea spaiilor, repartiii de case i coli; despre art, sport i alte
subiecte de conversaie pentru care muli dintre noi au preferine sau diverse opinii.
Fii atent la interesele partenerului tu de prnz sau de cin. Dac este posibil f
o mic cercetare nainte i ncearc s conduci discuia prin a oferi tu nsui cteva
preri stimulatoare. Dac majoritatea oamenilor au urmrit la televizor un serial
foileton, sau o manifestare sportiv important, probabil c vei avea sori de izbnd
dac aduci n discuie aceast tem. Din comentariile care vor fi fcute i poi
extrage indicii i despre celelalte subiecte care-1 intereseaz pe partener, indicii ce
pot ghida o conversaie foarte reuit.
Departe de a fi trivial, sporovial este o modalitate de a cunoate pe alii. Te
ajut s ctigi popularitate i prietenia colegilor i, de asemenea, s urci pe scara
ierarhic puin mai repede.
Felul n care rspunzi la telefon spune multe despre line i compania ta. Felul n
care se rspunde la telefonul companiei ofer indicii clare celui care sun, asupra
caracterului de corporaie al acelei organizaii. Vocea care rspunde poate exprima o
atitudine, pozitiv, negativ sau poate de indiferen.
Este o idee bun pentru un membru din direcie s sune la propria companie
incognito, la un moment dat, prefcndu-se a fi cineva care nu cunoate atribuiile
celui pe care 1-a sunat, care caut o persoan a crei linie telefonic este ntotdeauna
,ocupat, sau drept cineva care ncearc s ia legtura cu preedintele companiei.
Direciunea ar trebui s-i dea seama de ce se ntmpl cnd o persoan oarecare,
John Q., sun pentru a obine informaii. S-ar putea s ncerci s afli dac exist un
loc de munc disponibil sau unde se vinde un anumit produs. Cum este tratat
persoana care telefoneaz pentru o dare de seam anual, cineva care are de fcut o
plngere mpotriva unui produs, a unui serviciu sau a unui angajat al companiei.
Dac im director i disimuleaz vocea i sun la propriul departament, pretinznd c
are 6 idee nemaipomenit" pe care vrea s-o supun conducerii, poate rmne
surprins de modul n care este tratat. t
A rspunde pur i simplu dovedete Dac intri disect n subiect, prea direct
lips de maniere. Este prea direct,i i impersonal nu e bine.
impersonal. Parker la telefon" - insuficient i prea
Biroul lui Richard Parker" - este bine. direct.
Biroul domnului Parker" - este bine Dick la telefon" - insuficient (prea
(dar sun mai formal dect n formula familiar i comunicarea nu se face cum
folosit mai nainte). trebuie).
Contractri i vnzri" - este bine, dac Richard Parker la telefon"- e bine, dar
numele tu nu este important. pare s-i lipseasc autoritatea.
Biroul Contractri i vnzri" Richard Dick Parker la telefon" - e bine, dar
Parker" e corect, dar cam prea lung. prea oficial. ;
Biroul domnului Parker, domnioara Richard (sau'Dick) Parker, Contractri
(sau doamna) Williams la telefon" - este i vnzri, la aparaf'-prea lung.
bine dar tot prea lung. Richard (sau Dick) Parker, Contractri
Biroul domnului Parker, Debbie la" i vnzri"-mai bine.
telefon" - ngrozitor (o secretar nu
trebuie s rspund niciodat cu numele
mic - este njositor pentru statutul ei).
Cum snt manierele tale cnd tu nsui pori convorbiri telefonice sau nchei
tranzacii de afaceri prin telefon, dup ce i-a fcut legtura secretara? Cum te
compori cnd primeti telefoane de afaceri acas?
Pentru a ncepe cu nceputul, nu da un telefon de afaceri dect dac ai un
motiv s-1 dai. Un telefon este o ntrerupere, un amestec nepotrivit n ziua
unei persoane ocupate. ntotdeauna trebuie s ai un motiv foarte clar ca s faci
acest lucru.
Unora le place telefonul i-1 folosesc n mod constant. Acest gen de persoane
pot fi sunate acas fr fric, presupunnd c nu suni dimineaa nainte de 7
sau seara dup 22,00. N||joritatea oamenilor nu vor s fie sunai acas n
probleme de afaceri, mai ales cnd este ceva care poate fi discutat n timpul
zilei de lucru.
Dac formezi un numr greit, cere-i ntotdeauna scuze n loc s nchizi brusc
telefonul.
Cnd o pui pe secretar s sune pe cineva pentru tine, ori fii pe recepie, cnd
acea persoan urmeaz s ridice receptorul sau n urma unei nelegeri (de
exemplu, dup dou semnale), ori stabilete un semnal cu secretara, care-i
face legtura cu persoana respectiv imediat, n secunda n care aceasta a zis:
Alo". Unu' dintre cei mai greii pai pe care i poate face un director tnr
este acela de a-i pune secretara s-i fac legtura cu un director superior i
apoi s nu fie pe recepie cnd acesta rspunde la telefon.
Supravegheaz-i dicia i calitatea vocii cnd ncepi s vorbeti la telefon.
Uneori numai faptul c te gndeti la aceste lucruri te face s te prezini mai
bine (vezi Cum pari lumii exterioare", de la nceputul acestui capitol).
Nu fi necjit dac nu reueti s prinzi pe cineva imediat. Se ntmpl oricui,
inclusiv consilierilor din primele zece companii din lume.
Treci imediat la subiect n orice convorbire telefonic de afaceri (cealalt
persoan va aprecia acest lucru) i fii concis. Dac trebuie s scurtezi
conversaia, poi s-o faci, scuzndu-te: Janet, am o edin de departament
care va ncepe n scurt timp, deci s nu te superi c va fi o convorbire rapid?"
Majoritatea persoanelor nu au timp s sporoviasc n biroul lor. Totodat,
plvrgeala d impresia c nu ai avea ceva important de lucru.
Explic afacerea ta secretarei, dac persoana pe care o caui nu este
disponibil i dac este ceva urgent. F abstracie de orgoliul tu. Secretara
este, probabil, perfect capabil s transmit mesajul. De fapt, dac expui toate
problemele i explici urgena (presupunnd c detaliile nu snt confideniale),
secretara se va duce s se lupte pentru tine, va face tot ce va fi necesar i va
obine rspunsul la ntrebri mai repede dcct dac problema ar fi fosf lsat
pe minile efului. (Desigur nu vei folosi o secretar ca emisar ntr-o afacere
important, cu un director superior.) Privind ndeaproape diferitele admi-
nistraii ale Casei Albe, rn observat c solicitanii nelepi, chiar i aceia care
snt prieteni apropiai ai preedintelui i ai soiei lui, tiu c modul prin care
obii o rapid rezolvare a lucrurilor, este acela de a apela mai degrab la
personal, dect s-1 roage pe Preedinte personal sau pe Prima Doamn.
Dac trebuie s ceri o favoare unei persoane foarte ocupate, ntreab-o pe
9 2 '"' -. _._.,_, "^^Lr LETITIA BALDRIGE
secretar cnd ar fi momentul potrivit s telefonezi i s discui problema.
Aceasta este o politic inteligent.,
Nu rmne tcut n timp ce interlocutorul continu s vorbeasc. Acest lucru
este foarte deconcertant pentru cealalt persoan. Ar trebui s participi la
conversaie, chiar dac spui doar Da",-Sini de acord", Nu este ngrozitor?"
sau un comentariu care s demonstreze c mai eti nc la cellalt capt al
firului. '
Nu mnca i nu mesteca n receptor. Sunetele snt mult amplificate i mult mai
neplcute pentru auzul ceileilalte persoane. Asta nseamn c nu acorzi
ntreaga ta atenie conversaiei.
Nu lsa s ptrund n receptor zgomote de fond (ca de exemplu, un televizor
sau un radio care funcioneaz n timp ce vorbeti). S-ar putea s nu te
distrag pe tine, dar sunetul este amplificat i i provoac celeilalte persoane
greuti n perceperea vocii tale. t| '
Cnd vorbeti cu cineva la telefon, acord-i toat atenia. Nu te adresa n
acelai timp unor persoane din personal care -ar putea afla n ncpere. Este
foarte derutant pentru cineva cu care vorbeti s te aud angajnd deodat alt
conversaie ,cu alt persoan, n alt problem. Dac nu te poi abine de a
face comentariu, un telefon cu butoane mute" te va ajuta s depeti
momentul.
Dac eti ntrerupt n timpul convorbirii, este de datoria ta s suni imediat,
chiar dac este o convorbire telefonic de la mare distan i chiar dac
deconectarea a provenit din biroul celeilalte persoane.
Cnd ai un vizitator n birou nu rspunde la nici un telefon, dect dac este cu
adevrat urgent. '
Dac se ntmpl s vorbeti la telefon cnd tocmai intr un vizitator
programat, termin-i repede convorbirea sau spiine-i persoanei cu care
vorbeti c i s revii tu puin mai trziu. Cineva care are fixat o ntlnire cu
tine are prioritate fa de persoana cu care vorbeti la telefon.
Dac vizitezi pe cineva n biroul su i. intervine un telefon urgent pentru el,
ofer-te s iei afar pentru ca el s dispun de intimitate. Dac insist s
rmi pentru c nu va dura dect un minut", uit-le pe ceva din geanta ta,
citete ziarul sau admir peisajul de afar - nu te uita fix la el. Dac
conversaia ia subit o tent emoional sau extrem de personal, ridic-te i
iei ncet afar, n sala de ateptare, fcnd un semn c vei atepta acolo. El va
aprecia sensibilitatea ta.
ncheie-i convorbirile telefonice pe o not plcut, dar abine-te de la
folosirea obositorului clieu V urez o zi bun!". Persoana creia i spui
aceasta s-ar putea s fie nevoit s se prezinte la o verificare a Controlului
Financiar Intern sau s-i extrag o msea. Folosete orice altceva: A fost
plcut sft vorbesc cu dumneavoastr"; A fost plcut s aud veti despre dv.";
,;Mulumesc pentru c m-ai informat. Apreciez gestul.". Dac cunoti familia
persoanei respective, este ntotdeauna frumos s te referi la membrii ei nainte
de a nchide telefonul: Complimente Emei i copiilor".
Dac intri n biroul unui coleg pentru a-i vorbi i l gseti la telefon, iei din
nou afar, dac nu i face semn s rmi. Dac ai o urgen i trebuie s-i
vorbeti imediat, infonneaz-1: Joe, o urgen!". In acest caz Joe trebuie s
pun capt conversaiei pe loc.
Codul manierelor n afaceri
Ateptatul la telefon:
un rau necesar
Dup prerea mea, exist doar un singur lucru mai ru dect acela de a fi pus s
atepi la tefon i anume - s fii pus s atepi, iar pe fundalul zgomotului perceput
n receptor s se aud muzic.
A fi pus s atepi cnd ai sunat la un sector sau, un departament al liniilor
aeriene este un lucru i, cu totul alt lucru este, dac cumprtorii i clienii ti snt
pui constant s atepte n biroul tu. Dac n timpul convorbirii eti chemat pe o a
Ii-a linie, scuz-te la cel care te-a sunat primul i spune-i c vei reveni imediat;
las-1 s atepte (apsnd butonul respectiv) i spunei celeilalte persoane, nainte de
a avea posibilitatea s zic ceva: mi pare ru, ateapl-m puin, c revin". Apoi
rcntoarce-le la prima persoan i ncearc s termini convorbirea. Dac nu poi
termina prima convorbire att de repede, scuz-te din nou, las-1 s atepte, reia
legtura cu a doua persoan pentru a-i spune c-i pare ru, dar o vei suna peste
cteva minute dac el sau ea i va da numele i numrul de telefon.
Primul apel telefonic are ntotdeauna prioritate, dac cel de-al doilea nu este un
fel de convorbire de la centru-la-centru dintr-o alt ar, caz n care trebuie s-i
explici primei persoane care a sunat de ce trebuie s nchizi i c vei reveni peste
tteva minute.
Lucrul cel mai important pe care trebuie s-1 ii minte este de a nu lsa
niciodat pe nimeni s atepte mai mult de cteva secunde. Spune-i repede,
\cuzndu-te i explicndu-i de ce trebuie s revii mai lrziu. Doar cuvintele: Snt
necjit c trebuie s te fac s atepi", toarn balsam pe rana celui care a telefonat i
amintete-i promisiunea de a-1 suna imediat. Nu uita!
ntreruperea brusc .
a unei convorbiri telefonice
Cnd doreti s sfrcti cl mai repede o conversaie nedorit, exist diverse
moduri n care-o poi face binevoitor, fr s jigneti.
Explic-i interlocutorului c secretara tocmai i-a anunat o convorbire urgent
din partea unui membru al direciunii superioare.
Pregtete cealalt persoan pentru terminarea convorbirii, spunnd ceva de
genul: Jane, nainte de a nchide, vreau s-i spun c..."
Ii aminteti brusc de edina care va avea loc: George, vd dup ceas c
trebuie s fiu n sala de conferin ntr-un minut i jumtate. Cred c va trebui
s continum aceast discuie alt dat".
ntrerupe digresiunile celuilalt dndu-i impresia c eti foarte ^grbit: Uite ce
e, Barbara, trebuie s termin de scris discursul preedintelui i o cuvntare
pentru pre! n dup amiaza asta. M tem c nu mai pot sta. Iart-m".
Telefoane de la mare distan pot folosi drept scuz: Jim, secretara mea
tocmai mi-a pus o not pe birou, anunndu-mi o convorbire cu Manila, care
m ateapt pe cealalt linie".
Invoc sperana ca vei discuta n viitor problema: Jennifer, avem multe lucruri
de vorbit despre asta. Ar trebui s stm linitite pentru a vorbi cum trebuie. Hai
s ateptm pn cnd vom avea prilejul s vorbim ntre patru ochi".
94 LETITIA BALDRIGE
Arta de a recepiona mesajele
Persoana care recepioneaz mesaje pentru alii, ntr-un mod eficient i plcut,
reprezint un avantaj pentru orice companie. (n aceast privin am groaznicul
obicei de a nota mesaje pe spatele unor plicuri folosite, a unor cutii de chibrituri de
la restaurant, sau chiar pe cecuri necompletate.) In momentul n care rspunzi la
telefon, i asumi rspunderea de a te ocupa de acea convorbire cum trebuie, chiar
dac este pentru cineva care nu e acolo.
Cel mai uor mod de a lua un mesaj este folosirea unui notes pentru telefoane,
fcut special n acest sens. Dac nu, folosete o coal alb de hrtie. (V rog, nu
notai pe marginea ziarelor sau a unei fie gsit la ndemn.) Mesajul trebuie s
conin:
Numele celui care a sunat (Dac nu-i cunoti numele, nu te simi stnjenit s-1
rogi s-1 repete sau s-1 spun pe litere pentru tine.)
Numrul de telefon, locul i dac este cazul codul localitii.
Numele companiei celui care a sunat.
Data i ora convorbirii.
Numele tu sau iniialele (pentru cazul n care persoana care ai fost sunat
dorete s mai cear amnunte n legtur cu telefonul respectiv).
Indicaia de a o suna imediat pe persoana respectiv, dac apelul telefonic
recepionat este urgent. . *
Pe de-o parte din cauza lipsei unui bun personal ajuttor, pe de alt parte,
datorit creterii extraordinare a solicitrii sistemelor telefonice directe, problema
recepionrii mesajelor este din ce n ce mai acut. Rezolvarea ei presupune un
aparat capabil s recepioneze corect mesajele. Companiile ar trebui s aib n
dotarea lor un astfel de aparat-robot de nregistrare automat a apelurilor telefonice.
Aceasta ar elimina simfonia telefonului fantom", sunnd n gol n ntreaga
companie, atunci cnd personalul din biroul de recepionare direct nu se afl la
masa de lucru.
Ceri de la nceput favoarea pe A vrea s-i cer o mare favoare, care poate
care o doreti dar ad- fi de domeniul imposibilului. (Urmeaz
mii i c s-ar putea s nu textul, enunarea succint a tuturor infor-
i se acorde maiilor necesare, inclusiv programul etc.)
Altcineva a obinut postul ... Dup cum v-am spus astzi la telefon, postul
pentru care ai fost luat n consideraie
Motivul pentru care l-a obli- a fost dat unui alt avocat, o femeie
nul altcineva cu peste 15 ani de experien n domeniu.
Am considerat c acest aspect al activitii
ei i confer un avantaj net asupra celorlali
candidai cu o nalt calificare
Codul manierelor n afaceri 103
Complimenteaz persoana mi pare foarte ru pentru dumneavoastr, deoarece
respectiv pentru modul n referinele pe care le avei snt foarte bune i v-ai
care s-a prezentat prezentat n mod deosebit. Am fost foarte impresio-
nai cu toii de dumneavoastr i am dori s pstrm
legtura pentru cazul n care s-ar ivi o alt ocazie.
Cereri de demisie
n majoritatea cazurilor de demisie, este nelept ca persoana care demisioneaz
s elaboreze o cerere ct mai pozitiv posibil. Fie c ai ales tu s demisionezi, fie c
eti forat s o faci, cererea va rmne la dosar i va fi vzut n viitor de persoane
care ar putea s aib vreo influen asupra vifcii dumitale.
- " " " ,
Codul manierelor n afaceri 07
Cerere de demisie din partea unei persoane care a fost mulumit
de serviciu
Scrisoare de refuz
... Cu mare regret m vd nevoii s resping invitaia dumneavoastr de a m
altura consiliului de conducere al Institutului de alfabetizare Melton.
Am admirat ndelung excelenta munc de combatere a analfabetismului dus de
competenii oameni din acest institut. Programul dumneavoastr i-a atras stima
i admiraia naional.
Motivul datorit cruia m vd nevoit s refu/ aceast onoare const n aceea c
snt deja suprasolicitat de dou funcii n alte consilii de conducere. Am n
vedere n momentul de fa i unele schimbri n cadrul companiei mele i
trebuie, mai degrab, s-mi restrng dect s-mi lrgesc activitile din afar.
Voi rmne, cu siguran, un sprijinitor al Institutului i sper s apelai la-
sfaturile i ajutorul meu ori de cte ori vei avea nevoie.
Toate cele bune i un an plin de succes n minunata dumneavoastr munc...
(Not: Dac un cec de donaie nsoete scrisoarea de refuz, dezamgirea va fi
mai mic pentru institut).
Sau,
t
Cu sinceritate,
Cu sinceritate
Minuta intern
Modul n care scrii o minuta intern este edificator n ceea ce privete stilul de
conducere i personalitatea ta. O not intern bine ntocmit poate servi unor
scopuri ofensive sau defensive. i d posibilitatea de a dezvolta sau a rezuma tot ce
a fost important ntr-o edin sau ntr-o expunere destul de lung. O not bine
scris i reflect simul umorului, dac l ai, precum i capacitatea de exprimare.
Ceea ce vrei s spui n 4 trebuie s fie exprimat clar i s ias imediat n eviden
rspunsul, dac este ateptat vreunul.
De exemplu, dac scrii o not cu intenia de a se aciona prompt, nota va fi
folositoare dac va indica cine ce trebuie s fac, ce s-ar putea ivi i cum se va
proceda n acest caz; atunci ai scris o not folositoare.
Unei persoane venite de curnd n conducere trebuie s i se arate, de ctre un
membru bine pregtit al Biroului Resurselor Umane (sau de un membru bine
instruit), care snt procedurile practicate n cadrul companiei, privind scrierea
notelor interne.
112 ,. LETITIA BALPRIGE
Iat cteva linii generale de care trebuie s se in seama:
un director poate critica un angajat prinlr-o not, dar este de preferat s nu
fac acest lucru cu un membru din conducere. Aceste critici este mai bine s
fie fcute n mod verbal i nu n scris deoarece, atandu-se la dosarul
persoanei respective, ele pot prea extrem de dure i chiar nedrepte;
nu este bine s te plngi despre volumul de munc depus pentru ndeplinirea
unui lucru, deoarece conducerea nu este interesat de problemele pe care le-ai
avut, ci de rezultatele obinute, rezultate care trebuie enunate simplu i
explicit;
dac ai nregistrat o ntrziere serioas n aciunea respectiv i cineva
ateapt rezultatele, trimite acelei persoane o not n care enuni motivele
ntrzierii propunnd un nou termen. Nota este o modalitate eficient de a
comunica cu o alt persoan din corpul executiv;
dac circumstanele i ofer posibilitatea de a luda pe cineva, f-o printr-o
not. Aceasta arat c eti o persoan serioas i cinstit i cel ce a fost
obiectul laudei tale nu va uita acest lucru prea curnd. Anderson a grbit,
ntr-adevr, ncheierea afacerii n ultimele momente", Jenkins a fost
sclipitoare n modul cum le-a anihilat obieciile", Agnes a venit cu un
compromis care ne-a salvat", Henry 1-a mblnzit dinainte n mod
perceptibil";
s nu i' cunoscut ca o persoan care se descurc doar prin note". Unora le
este greu s se confrunte personal cu cineva, se ascund mai degrab n spatele
cuvintelor scrise dect s vorbeasc cu un coleg sau un subordonat. O not nu
poate nlocui o ntlnire fa n fa;
puin umor este aproape ntotdeauna bine venit, dar nu lsa ca acesta s
distrag atenia destinatarului de la scopul real al notei;
nu scrie o grmad de note doar pentru a justifica prezena ta ntr-o munc.
Irosirea hrtiei fr rost este o crim n orice birou de afaceri;
cu toate c nota este o form scurt de comunicare, bunele maniere snt totui
foarte importante. Formulri de genul - V mulumesc foarte mult pentru.1..",
A aprecia foarte mult dac...", mi parc ru c am cauzat toat aceast
munc suplimentar..." -snt tot att de necesare ntr-o not, precum snt i
ntr-o scrisoare obinuit;
cnd trebuie s critici pe cineva ntr-o not, spune ceva amabil nainte de a-i
aduce la cunotin ceva ce nu va fi ncntat s aud. Termin nota printr-un
mulumesc". Acest lucru diminueaz mult lovitura.
... Expunerea a mers bine n general, azi diminea. Totui, am avut
sentimentul c aspectul bugetar ar fi putut fi explicat mai clar, mai succint i
chiar mai interesant. Probabil c audio-vizualul ar fi de ajutor. Sper s acorzi
acestui lucru o atenie deosebit nainte de a face expunerea din Florida.
Arat-mi schimbrile ct poi de repede i mulumesc foarte mult.
David Schellkopf
V.P., Marketing
Semntura i titlul tu
Model'simplificat de scrisoare
Numele companiei
Adresa companiei
Oraul, statul i codul, -
secia sau circumscripia
(urmeaz textul notei)
Semntura i titlul tu
U __ LETFTIAJBALDRIGE
Not - scrisoare
Numele companiei
Adresa companiei
Oraul, statul i codul
Doamnelor i domnilor:
(urmeaz textul notei)
Al dumneavoastr sincer
Semntura i titlul tu
Probabil c eti un tat fericit. Primul lucru care mi-a srit n ochi citind ziarul
de diminea a fost anunul ctigrii bursei Clubului Stanford Alumni de ctre
Rufus junior.
Cred c ntreaga familie srbtorete evenimentul. Chiar i familia noastr a
declarat aceast zi srbtoare naional, n onorea lui Rufus. Desigur c el are
un mare merit, dar cred c sntei de acord cu mine c i prinii Iui trebuie s
fie mndri de realizrile lui... ,
... Veti minunate. Urci treptele succesului att de repede nct mi se face ru
cnd m uit n sus ncercnd s te urmresc cu privirea. Noi ne mndrim cu tine.
Codul manierelor n afaceri 115
Felicitri pentru cineva pe care nu-l cunoti foarte bine
... Noua ta pozijie este cu siguran o recunoatere a contribuiilor tale din
ultimii ani la bunul mers al acestei companii. Nimeni altcineva nu merit mai
mult aceast promovare i responsabilitile pe care le implic. V dorim cu
toii mult succes.
Charlie, . -
Am fost acolo.
Ai dat lovitura. Ai fost nemaipomenit!
... Aceast zi este un prilej de mndrie pentru tine, dar i pentru noi, cei din
companie. Ai lucrat la Monarch 25 de ani, timp n care ai muncit cu druire i
J/tf LETITIA BALDRIGE
talent. Oameni cu entuziasmul i devotamentul tu au adus companiei succesul
real de care se bucur n prezent. Tu eti la fel de important ca i conducerea
din fruntea companiei i produsele pe care le vindem.
Felicitri!, Snt mndru s te am n echip i i doresc nc 25 de ani fericii,
sntoi i productivi alturi de noi.
Scrisori de ncurajare s
O scrisoare trimis cuiva care tocmai a trecut printr-o perioad foarte grea,
nseamn foarte mult pentru acesta. Dac un coleg tocmai a trecut printr-un proces
murdar, sau s-a ntors de la un program de reabilitare.foarte dur, sau a ieit din
spital dup o lung internare, un bilet de ncurajare este ntr-adevr apreciat.
Dac o cunoti bine pe persoana respectiv, include un compliment personal
plin de cldur. ,
... Bine ai venit din nou lng noi. Ne-ai lipsit din multe motive. n primul
rnd pentru c eti o persoan minunat i, n al doilea rnd, pentru c i faci
att de bine treaba net nimeni din jur nu te poate nlocui. Am navigat cu
pnzelejos.
Nici n-ai idee ct e de bine c te-ai ntors din noii acas".
Dac nu cunoti bine persoana respectiv exprim-i, totui, un sentiment
sincer, fr exagerri: ... Rentoarcerea ta ne va. face pe toi, cei din birou, s ne
simim mai bine. Sper c eti complet refcut Ne-ai lipsit cu adevrat.
Fie c snlei un tnr angajat sau lin membru superior din conducere, nu ezitai
niciodat s adresai o scrisoare de condoleane unui membru al executivului,
indiferent dac v e inferior sau superior n grad, cruia i-a murit cineva. Cele dou'
exemple prezentate n continuare pot prea ntr-un anumit fel, opuse. Primul
exemplu reprezint scrisoarea unui membru din conducere ctre un tnr de la
Codul manierelor n afaceri 117
protocol a crui mam a murit. Scrisoarea lui este circumspect, dar clduroas. Al
doilea exemplu reprezint scrisoarea unui membru din executiv ctre un alt niembru,
care i este i bun prieten, cu ocazia morii soiei acestuia. Ambele scrisori snt n
linii generale asemntoare:
Scrisoarea trebuie s fie una de apropiere. Vorbele-i despre cutarea unei noi
slujbe i nu-1 comptimi.
Tocmai am aflat vetile proaste. Probabil c pe moment acestea te-au drmat,^"
dar gndete-te la priceperea i experiena pe care le-ai acumulat. Vei gsi
probabil ceva care s-i plac mult mai mult ntr-o companie care i va aprecia
pe deplin talentul.
Pentru mine, tu eti nvingtorul. Este doar un regres temporar. Sun-m s-mi
spui cnd putei veni tti i Jean la cin. Am putea vorbi mai degajat despre
viitorul tu. Am cteva idei i snt sigur c i tu ai...
Niciodat nu este uor s-i ceri scuze. ntotdeauna este greu s recunoti c ai
incomodat, mhnit sau ofensat pe cineva! Ba chiar ncerci s uii repede. Problema
este c dac nu-i dai seama de greeala fcut nlr-o anumit situaie, rezultatul va
fi, probabil, c i vei atrage antipatia. Dac ai fcut-o de oaie" f dar i exprimi
imediat regretele sincere, deseori poi ctiga din nou bunvoina pe care altfel ai fi
pierdut-o definitiv.
Iat o mostr de scuze pentru o purtare deosebit de urt. Lipsa inteniei de a
ofensa nu este o scuz adecvat. Rndurile ce urmeaz snt un exemplu de scuze
pentru o ponegrire neintenionat, a unei persoane de alt ras:
... Aceasta este probabil cea mai dificil scrisoare pe care a trebuit s o
scriu vreodat, pentru c nicicnd nu am greit att de tare i nu m-am comportat
ntr-un mod att de ruinos. Remarca pe care am fcut-o azi diminea este
incalificabil, de neiertat i vrednic de dispre. Totui, eu te rog s m ieri.
Te-am jignit, dar sper s-mi acorzi ndurarea de care m-am lipsit eu nsumi.
Promit ca niciodat s nu mai gndesc, cu atl mai mult s exprim b
asemenea remarc. Sper c eti ndeajuns de matur ca s ieri lamentabila mea
comportare.
Dragi prieteni ,
Vinerea trecut a disprut o mare instituie. A fost un eveniment semnificativ i
trist iar pentru mine o mare pierdere, ntruct am petrecut acolo ani numeroi i
frumoi, eu fiind o mic parte a acestei instituii.
Probabil c nu ne vom, mai vedea, aa c a vrea s profit de acest moment i s
exprim membrilor consiliului de administraie i celor din colectivul de
conducere, domnului Gene Callan, n special, gratitudinea i admiraia mea fa
de uurina i tolerana cu care s-a efectuat aceast tranziie. Am participai la
mai multe lichidri a unor firme mai mici i mai puin importante i nici una nu
s-a desfurat cu atta calm ca aceasta, fapt ce a fost de mare ajutor .celor
implicai. " . "~ ;
Vreau, de asemenea, s-mi exprim gratitudinea fa de toi pentru plcutele i
constructivele ntlniri pe care le-am organizat mpreun. A fost nemaipomenit
s fac parte din aceast instituie i din echipa sa de conducere. Au fost timpuri
de care-mi voi aduce ntotdeauna aminte cu plcere.
V transmit tuturor, i fiecruia n parte, cele mai bune i sincere urri. Sper ca
drumurile noastre s se mai ntlneasc n viitor.
Cu sinceritate
' ... Ai fost foarte drgu c m-ai primit astzi, n ciuda programului att de
ncrcat. Mi-a fost de mare folos s v ascult comentariile despre conducerea de
la J.H. Cutler i fiii. Sper s v gndii serios la mine, ca la un posibil candidat
la funcia pe care am discutat-o, ntruct simt c am experiena i capacitatea
necesare, precum i voina pentru a face o treab util companiei, n acel post.
Atmosfera din birourile dumneavoastr, reputaia companiei privind buna
calitate a produselor ca i devotamentul celor pe care i-am cunoscut acolo fac
s m simt entuziasmat la gndul c m-a putea altura companiei.
Atept, plin de speran, veti de la dumneavoastr.
122_ ________ LETITIA BALDRIGE
Not pentru cel care le-a ajutat s ob[ii audien
... Articolul dumneavoastr a fost la obiect i foarte bine scris. V felicit pentru
faptul c ai prezentat subiectul ntr-o manier clar, interesant i chiar
umoristic. Micile critici pe care mi le-ai adus snt cinstite. V mulumesc!
Apreciez faptul c ai acordat atta timp i efort pentru a insera aceast companie
n artico'ul tu. Totui, pentru mine, cititorii ti i public, trebuie s evideniez
cteva afirmaii incorecte care au fost fcute:
(Lista acestora.)
... Mii de mulumiri pentru reuitul prnz de ieri. A fost minunat s ne vedem i
noua ta poziie pare perfect. Felicitri pentru obinerea ei!
Cred c nu va trece mult timp pn vom lua din nou masa mpreun. Te sun n
cteva zile ca s stabilim timpul i locul...
... Prnzul de ieri a fost foarte plcut. M bucur c ai primit aprecierea noastr
pentru prezentarea ta i a echipei care a fost mai bun dect a oricruia. M
atept la lucruri mree din partea voastr.
... Amy i cu mine ne-am distrat nemaipomenit seara trecut. Ce cin minunat
ne-ai oferit! Amy a spus c nu a vzut niciodat asemenea liliac frumos. Mie
mi-a plcut enorm sufleul de lmie, Ia desert. Am fost n mod special nentai
s-i cunoatem pe simpaticii votri copii.
Una dintre cele mai bune consecine ale transferului meu aici este prietenia pe
care am legat-o cu noii colegi i clduroasa primire de care m-am bucurat.
Amndoi v mulumim foarte mult pentru seara trecut...
... Sntei categoric eroul ntregii familii, n mod special datorit victoriei
spectaculoase de ieri a Clubului... Locurile noastre au fost foarte bune. Pentru
" prima dat copiii i-au putut identifica pe juctori dup figur i nu doar dup
" numerele de pe tricouri. A fost o zi emoionant.
Helen, Toby i Warren v mulumesc, mpreun cu mine, pentru acest dar deosebit.
, ... Biletele dumneavoastr au fost toate folosite seara trecut. Ronald James -
ataatul nostru i cu mine - am reprezentat compania noaptea trecut la dineul
Premio D'Oro de la Remington.
... Tocmai am primit noul calendar Trealco, la timp pentru a-mi putea nota toate
ntrunirile de afaceri i deciziile din noul an.
Snt uimit ct de drgu ai fost s trimii, cu avionul, acea cutie imens. tiai,
probabil, c, n afar de jocul la loterie, snt moart i dup ciocolat!
Aceast scrisoare este o palid expresie a recunotinei mele fa de toi cei care
au fcut din pensionarea mea o ocazie att de special. Amintirile mele legate
de aceast companie i de toi cei care au avut vreo tangen cu ea, mi vor
lumina toat viaa...
Aceast companie este cea mai bun, la fel conducerea ei. Angajaii ei snt
foarte buni, iar clienii ei snt de asemenea cei mai buni. mi va fi dor de ea n
fiecare clip a vieii mele...
Desigur, este o mare schimbare n viaa ta, dar asta nseamn, totodat, c
prietenii ti, ca i mine, vor avea mai multe anse s te vad; eu consider c este
o schimbare n mai bine...
Codul manierelor n afaceri 129
4.
Cum te mbraci
pentru serviciu
Protocolul sacoului
' O hain la dou rnduri de nasturi este fcut s stea ncheiat i nu cu nasturii
descheiai.
;
Un brbat, care lucreaz deseori fr sacou n birou, nu trebuie s poarte
niciodat cma cu mneci scurte. Aceasta nu trebuie s apar nciodat.
Cmaa cu mneci lungi arat mult mai bine, chiar dac le ii suflecate pn la
cot cnd este prea cald.
Dac lucrezi fr hain n birou, o mbraci neaprat atunci cnd te duci s-i
vezi superiorul. Acelai lucru trebuie fcut, bineneles, dac un client sau un
cumprtor din afar intr n biroul tu, sau orice alt persoan important din
exterior. Este un semn de consideraie.
O femeie care i scoate jacheta la birou trebuie s o mbrace din nou, exact n
aceleai mprejurri n care o face i brbatul.
L E T I T I A
132 _____ BALDRIGE
Dichisirea
Piatra de temelie a unui aspect plcut esle s fii dichisit.
Trusa de cosmetic
Personalul din corpul executiv trebuie s pstreze undeva, ntr-un loc din birou,
o trus de ajutor pentru ca s-i mprospteze Jinuta n timpul zilei, sau cnd se
pregtete pentru diferite evenimente care au loc dup orele de program.
O astfel de trus trebuie s conin urmtoarele:
Prul
Cnd se uit la tine cineva, unul din primele lucruri pe care le observ este
prul. Nici un funcionar superior din conducere nu vrea ca imaginea companiei s
fie afectat de stilul extravagant n care-i poart prul vreunul din membrii direciei
sale, bineneles dac nu este implicat n prezentarea albumelor video ale starurilor
rock. Linia prului tu poate fi la mod, fr a fi nzorzonat. Un brbat cu prul lung
sau cu un aspect exagerat african arat ca i cum ar lupta mpotriva instituiei n loc
s munceasc pentru ea.
Barba i mustaa cnd snt, cnd nu snt la mod. Multor directori nu le place,
dar sufer n tcere din cauza tunsorilor ciudate ale celor din subordine. Exist ceva
plcut n aspectul ngrijit al unui brbat proaspt ras i cu trsturile feei distincte,
n loc s-i fie ascunse de pr. Este important s se fac deosebire ntre un anturaj de
creatori, sau de intelectuali (unde abundena prului pe fa este la mod) i un
anturaj conservator, de oameni de afaceri (unde abundena prului pe fa este
considerat ca o lips de ngrijire).
O femeie cu prul lung, lsat drept pe spate, d impresia c se aga obsesiv de
tineree, ceea ce face s par imediat mult mai btrn. O femeie care i onduleaz
tot prul i l poart n uvie dezordonate, n genul unei jungle nedefriate", poate
prea celorlali ca o mtur. O femeie care-i ntinde prul la maximum trebuie s-i
dea scama c acest stil este impropriu la serviciu. O femeie trebuie s arate ceea ce
are n cap i nu ceea ce i crete pe cap!
Iat alte cte'va sfaturi privind ngrijirea prului pe care este bine s le ia n
consideraie femeile:
Ai grij ca prul s fie frumos pieptnat sau periat tot timpul, dar nu-1
pieptna n faa altora.
Nu-i asfixia colegii cu fixativul prului tu.
Promite-i ie nsi s nu fii niciodat vzut n public cu bigudiurile pe cap.
Nu-i trece mina prin pr. Pipirea contient a vrfurilor prului sau
ndeprtarea lui de pe fa snt gesturi iritante i foarte neplcute. Este foarte
important s nu-i atingi prul n restaurant. Nu voi uita niciodat cnd am luat
masa cu un avocat, iar la o alt mas, chiar din faa noastr, era o femeie care-
i tot trecea degetele prin pr. Avocatul a spus c vznd-o, fcea, fr s vrea,
o analogie care-i tia pofta de mncare, ntre prul ei i spaghetele din farfurie
pe care le prefira cu furculia.
LETITIA BALDRIGE
Prul vopsit, perucile i meele
Pn n jurul anilor '50, faptul c cineva i vopsea sau nu prul era un subiect
tabu. Pn n acei ani acesta era un lucru pe care nu-1 fcea nimeni", cu excepia
celor care l fceau oricum, n secret, vopsindu-i prul n cabine cu perdelele lsate
i chiar fixndu-lore la coafor sub nume false. Singurii brbai din America care i-au
permis s-i vopseasc prul nainte de acea perioad, au fost stelele de cinema i
gangsterii.
Astzi, vopsitul prului i purtarea perucilor snt universal valabile. n ciuda
acestui lucru trebuie totui s ne amintim c:
orict ar fi de obinuit aceast practic, este o dovad de proast cretere s
ntrebi pe cineva, direct, dac-i vopsete prul, dac poart peruc sau me;
o femeie din conducere care poart peruc, trebuie s o conserve astfel net s
par c mai natural i cei care fac afaceri cu persoana respectiv trebuie s
fie ateni la ncheierea afacerilor i nu la buclele, bretonul sau onduleurile ei;
o femeie din corpul executiv trebuie s se abin s poarte peruci de diferite
culori, sau s-i schimbe prea des culoarea prului ei natural. Acest lucru i
zpcete pe oameni i o face s par, ntr-un fel, schizofrenic;
un brbat mai bine nu mai poart me dect s poarte una ieftin, care nu se
asorteaz, sau care se vede clar c este artificial.nainte de a ncepe s poarte
o me, un brbat trebuie s tie c acest lucru este considerat de muli oameni
drept o perversiune. Dac s-ar face o statistic a rspunsurilor prietenilor i
asociaiilor lui pe aceast tem, snt anse ca majoritatea s spun c prefer
chelia dect mea. Opiunea rmne, totui, la aprecierea brbatului respectiv
i nu a prietenilor si. Dac el simte c arat mai tnr i mai bine cu o me,
nseamn c, probabil, aa i este.
Fardul
Fr ndoial c fardul nfrumuseeaz aspectul unei femei. Cnd este aplicat cu
dibcie, el ascunde anumite trsturi neplcute ale feei, dar cnd este aplicat cu
nendemnare accentueaz aceste trsturi. O fa fardat n mod excesiv este
neplcut.
O femeie deteapt i d seama c pentru viaa de birou cu ct e mai puin cu
att este mai bine". Ea nu va dori niciodat ca fardut s fie primul lucru care se
observ cnd o priveti. De aceea ea folosete mai puin fard pentru birou dect
pentru timpul Hber.
Acelai lucru este valabil i cu privire la purtarea bijuteriilor la birou. Pune-i
cte vrei, dar nainte de a iei pe u mai scoate-i ceva. Verific-i faa cu un ochi
critic i apoi mai terge ceva, mai lumineaz altceva i diminueaz orice este
exagerat.
Pentru birou ar fi suficiente:
crem de fa;
fond de ten incolor sau care se potrivete perfect cu nuana pielii tale naturale;
o tampor.are uoar cu pudr;
puin fard rou de obraz;
;
Codul manierelor n afaceri \ '' v[_i35
conturul subire al ochilor, nu prea ntunecat, aplicat astfel nct ceilali s nu-i
dea seama de el (ceea ce nseamn s nu fie culori prea luminoase); ',
creion pentru sprncene (aplicat uor, urmrind conturul iniial al
sprncenelor).
Unghiile
Unghiile curate i manichiura fcut snl tot att de importante pentru inuta
unui brbat ca i pentru cea a unei femei. Minile snt constant expuse vederii i
constituie o parte important din inuta unei persoane de conducere. Unghiile
murdare i roase provoac o impresie puternic negativ. O femeie care i d
unghiile cu lac trebuie s foloseasc o culoare plcut (altfel - poate crea o impresie
exact invers, neplcut). Unghiile lungi i ascuite, lcuite cu un rou aprins, sau
un purpuriu pasional", atrag ca un magnet atenia tuturor. O femeie mndr de
unghiile ei foarte lungi va trebui s renune la preferinele sale de manichiur n
favoarea carierei.
Cmi i cravate
M-odul n cave un brbat i asorteaz cmaa cu cravata nu trebuie s fie
ntmpltor; culcarea se asorteaz cu imprimeul.
Cmaa
Poate avea gulerul prins n nasturi sau liber.
Poate avea nasturi la manet sau, mult mai oficia], manete franuzeti"
(care cer butoni).
Poate fi o cma de ora, cu guler i manete contrastante - purtat n timpul
stabilirii n rsritul rii, dar n alte comuniti poate fi purtat numai n
anumite ocazii.
Mnecile s fie ndeajuns de lungi, nct maneta s se vad din hain
aproximativ 2 cm i jumtate. i
Lenjeria (rnaieul) care se vede atunci cnd un brbat se relaxeaz, cu cmaa
descheiat la gt, este un lucru lot att de respingtor ca bretelele de la furou atrnnd
la o femeie. Un brbat care poart un tricou pn la baza gtului trebuie s-i in
gulerul ncheiat; dac st cu gulerul descheiat trebuie, de dragul celor prezeni, s
poarte un maieu destul de rscroit care s nu se vad la gt.
138 LETITIA BALDRIGE
Cravata
Cravata trebuie aleas avnd n vedere asortarea ci cu costumul i cmaa deja
achiziionate pentru a fi purtate n timpul zilei. Brbatul cu simul culorilor i
priceput i poate permite inventivitate n combinarea culorilor cmii cu cele ale
cravatei; altfel trebuie s se rezume la combinaiile clasice.
Limea cravatelor brbteti variaz n funcie de schimbrile survenite n
mod. Dac un director are dulapul plin cu cravate late, i la mod snt cravatele
nguste, poate s Ic schimbe croiala i sa le ngusteze. Dac are un dulap plin cu
cravate nguste, trebuie s le pstreze pn vor fi din nou la mod. Brbatul care nu
are simul modei trebuie s-i foloseasc ochii pentru a observa ce fel de cravate
poart brbaii din jurul Iui (n plus, se poate uita ntr-o revist de mod
brbteasc, mai ales la reclamele pentru cmi).
Un brbat care este foarte nalt trebuie s-i cumpere cravate foarte lungi, de Ia
un magazin brbtesc special, sau s-i comande cravate adecvate. Un brbat foarte
scund poate s-i scurteze cravatele n armonie cu talia sa, cravata fistichie'",
imprimat cu mesaje vesele, sau un design, este potrivit numai n afara serviciului
unui director. La birou, acest gen de cravat e pueril sau chiar prosteasc.
Papionul l face pe brbat s par mai tnr i cteodat bizar. Dac este purtat
permanent, devine un fel de caracteristic a persoanei respective - alii l vor descrie
ca pe cel cu papionul". Dac un brbat i dorete s aib un astfel de semn
distinctiv, nu exist nici o contraindicaie care s-1 mpiedice s-1 foloseasc.
Genul conservator
Afacerile bancare i financiare cer o inut clasic. Un brbat care are de-a face
cu trusturi i. proprieti, de exemplu, trebuie s poarte cmi i cravate n anumite
combinaii de tip auster, dup urmtoarele indicaii:
cma alb cu cravat simpl (culori sobre, dungi i modele simple, care nu
snt iptoare);
cma cu dungi delicate i o cravat cu un imprimeu simplu.
Pantofii
Deoarece picioarele unei persoane din conducere snt aproape mereu la vedere,
pantofii lui trebuie s arate ntotdeauna bine, adic s fie de bun calitate i n stare
bun. Pantofii buni i menin ani de zile forma dac snt pingelii i H se repar
tocurile regulat, dac snt periai i curai zilnic, iar n timpul nopii snt inui pe
anuri. Modul n care i pstreaz un brbat nclmintea este tot att de important
ca i stilul acesteia.
Pantofii cu iret (cu bombeu sau fr) au constituit ntotdeauna linia clasic, dar
acum snt acccptai peste tot mocasinii i pantofii fr iret, comozi. Stilul gheat nu
face parte din inuta de serviciu. Brbaii care poart pantofi colorai atrag atenia
asupra picioarelor, ceea ce nu-i recomandabil n majoritatea afacerilor.
Ciorapii
Singurul gen de ciorapi pe care trebuie s-I poarte brbatul la serviciu este trei
sferturi sau mai lungi (cei lungi susinui de jartiere). Cnd un brbat poart
pantaloni bufani trebuie s evite s se vad pielea cnd st jos, imagine care poate
duna prerii despre rafinamentul inutei sale.
Iat cteya reguli generale despre culoarea ciorapilor:
Plrii
Pn n anii '50, plriei i revenea partea esenial a atraciei pe care o exercita
un brbat; ea reprezenta i o modalitate de a saluta. Cnd era prezentat unei doamne,
pe strad, brbatul- ridica plria n semn de respect. Cnd vedea un prieten, i
ducea mna la plrie n semn de recunoatere. In lift, nici un brbat nu a fost vzut
cu plria pe cap, n prezena unei femei.
Astzi plriile nu mai snt dect anexe ntmpltoare n garderoba unui brbat
240 LETITIA BALDRIGE
bine mbrcat. Un brbat poate avea o cciul de blan care s-i protejeze capul n
timpul iernilor geroase sau o apc de lenis care s-1 protejeze de soarele verii. Dac
i st bine cu plrie poate s poarte una de fetru, iarna, i una de pai (tare sau natur)
cu o band colorat, vara. Plriile mari de pai i cele colorate snt potrivite pentru
staiunile de pe rmul mrii, nu pentru birou.
Bijuteriile '"
Muli oameni din zilele noastre snt nc de acord cu sentina rostit de Walter
Hoving, fostul preedinte al magazinelor de bijuterii din New York, Tiffany & Co.,
prin care a interzis vnzarea n magazinele lui a inelelor cu diamante ^pentru brbai.
El spunea c singurul fel de inel pe care trebuie s-1 poarte un brbat esle verigheta
sau inelul de colegiu.
. Muli directori superiori se simt jenai cnd un director tnr poart lan sau
brar de aur. Dac e o afacere excentric nu conteaz cum se mbrac cei din
corpul executiv, dar, n lumea afacerilor, un brbat ar trebui s poarte minimum de
bijuterii . (n timpul lui liber este, bineneles, altceva.)
Ceasul este, de obicei, prima achiziie important n materie de bijuterii,
urmeaz butonii asortai i n fine, cnd i dac are nevoie de haine de sear, butoni
asortai la o cma elegant.
Brbatul bine mbrcat", ca s-1 citez pe elegantul meu prieten din New York,
Edward Russell, este cineva ale crui bijuterii nu le observi, iar cnd n final vezi
ceva sclipitor, esle ntotdeauna de bun calitate i lipsit de extravagan".
Accesorii
Accesoriile snt lucruri personale, la mod, care difer mult de la o femeie la
alta. O femeie care nu tie cum s-i asorteze accesoriile la garderoba pe care o are,
este mai bine s cumpere mai puine accesorii i acelea cu ajutorul unui prieten
priceput n mod sau al unui consultant din magazin.
La birou, accesoriile nu trebuie s fie bttoare la ochi ca form, culoare sau
sunet. Trebuie f revin din nou asupra faptului c moda la birou nu trebuie s
distrag atenia.
142 LETITIA BALDRIGE
Plriile
Plriile reprezint un avantaj nemaipomenit pentru o femeie creia i plac i
tie cum s le poarte. Ele pot nviora o rochie sau un costum ters, pot imprima o
not tinereasc unui costum; ele pot ascunde un pr nengrijit. O femeie care poart
plrii, trebuie s le aleag cu grij ca s se potriveasc cu haina i rochia sau
costumul pe care le poart.
Cnd st n birou, n timp ce muncete, ar trebui s-i scoat plria (dar dac
viziteaz un client sau un cumprtor, poate s-i pstreze plria, pe cap).
Gentile
n mod obinuit o femeie are nevoie de dou geni - una tip sport, ndeajuns de
mare pentru ca s ncap n ea toate lucrurile necesare unei zile de lucru i o geant
mai mic pentru cocktailuri, pe care s o poarte la ocazii deosebite, seara. Amndou
trebuie s se asorteze cu celelalte accesorii vestimentare.
Unele teorii feministe susin c femeile trebuie s nvee s mearg fr poete
i geni la serviciu, pentru c o femeie care poart geant, mai ales una mare, las
totdeauna impresia c scotocete n geant, ntr-un mod ct se poate de
nepro^esiorial, deranjnd i irilnd orice brbat care se afl n preajma ei.
Soluia la problema scotocitului prin geant const n organizarea cum se
cuvine a interiorului genii astfel net s tii unde se afl fiecare lucru. Pune-i toate
ustensilele personale de nfrumuseare, ca de exemplu pudra, pieptnul, rujul i
fardul de obraz ntr-un mic port-fard cu fermoar, astfel net s poi s le gseti
repede. Pune-i cheile pe un lan special, la care este ataat un inel mare, astfel net
s le poi gsi fr dificultate. ine-i ochelarii ntr-un toc pentru ochelari, astfel
net s-i gseti uor i s fie i protejai. Pune-i agenda, stiloul, carnetul cu adrese
i carnetul de cecuri ntr-o anume parte a genii, astfel net s le gseti i pe
"acestea foarte uor.
Gentile au nevoie de nfrumuseare. O geant din piele se cere, din cnd n cnd,
splat i lustruit la un elar. O geant din piele de cprioar are nevoie s fie
periat cu o perie special. Mnerul de metal al unei geni trebuie lustruit din cnd n
cnd.
O femeie nu trebuie s-i lase poeta pe biroul sau pe masa de conferine cnd
se afl la o edin, sau s o pun pe mas n timpul unei mese la restaurant. Geanta
nu trebuie s fie expus niciodat la vedere.
Bijuteriile
A purta bijuterii necesit o bun cunoatere a modului n care trebuie purtate.
Cel mai potrivit este s pori ceva foarte simplu ca o pereche de cercei mari, o
brar de o form neobinuit sau un lnior dintr-un material neobinuit. O not
perfect o poate da, de asemenea, un trio de lnioare suple din aur, cu mici
pandantive, care au fiecare propria lor istorie. Poate fi o bijuterie Art Deco sau ceva
care amintete de str-strbunica din secolul XIX. Niciodat nu este indicat s pori
mai multe bijuterii n acelai timp.
Codul manierelor n afaceri
Ce trebuie s in minte o femeie din corpul executiv cu privire la bijuterii:
bijuteriile purtate la birou trebuie s fie silenioase. Bijuteriile zgomotoase
snt iritante i distrag atenia oricui se afl lng tine;'
cerceii lungi, care atrn,- fac parte, de regul, dintr-o inut de sear i nu
cadreaz cu un loc de munc;
un colier ", perle poate fi purtat la orice i oricnd, singur sau mpreun cu
alte bijuterii. Un colier de perle i cercei arat bine ntotdeauna;
dac pori o bijuterie mic, minuios lucrat, foarte veche sau o adevrat
bijuterie (cum ar fi o broa mic de diamante montate n platin), nu o mai
combina cu alte bijuterii. Las numai tonul imprimat de aceasta;
de obicei nu se amestec bijuteriile de aur cu cele de argint. A ti s Ie combini
necesit un deosebit sim al modei. Dac totui ai o brar care este i din ar-
gint i din aur, atunci poi purta i altceva din oricare dintre cele dou metale;
alege-i cu grij ceasul. Ar fi nelept s cumperi mai multe ceasuri, astfel
net s ai unul pentru ocazii sportive, unul pentru birou i unul pentru inuta
de sear;
nu purta inele pe toate degetele. Atrage atenia i nu este deloc recomandabil;
o mulime de bijuterii mari i izbitoare fac o impresie nemaipomenit, dar
dup ce le-ai pus pe toate, uit-te n oglind din cap pn n picioare i ncepe
s i le scoi, bucat cu bucat, pn cnd rmi numai cu o singur pies
ocant, sau dou piese mici.
O femeie care vorbete la un prnz sau la o cin, care va sta la tribun sau n
faa microfonului, se afla de obicei aproape singur ntr-o mare de brbai. De
vreme ce astfel iese uor n eviden, ar trebuie s fie preocupat de faptul ca prul,
fardul i hainele ei s arate ct mai bine, pentru c ea nu reprezint numai compania,
ci i pe celelalte femei din conducere. Nu trebuie s poarte o rochie prea iptoare
sau un costum foarte sever, pentru c auditoriul nu va vedea dect bustul femeii de
la tribun. O bluz de o culoare pastelat, cu un papion, purtat cu un costum va
ndulci ntotdeauna efectul. O rochie cu umeri enormi pare disproporionat de la
distan. Rrea mult fard este exagerat i prea multe bijuterii fac femeia care st la
tribun s arate ca un candelabru.
Dac o femeie din corpul executiv vorbete la microfon, nu trebuie s-i agite
etola, alul sau earfa. Ea ar trebui s poarte o rochie simpl care nu necesit
permanenta micare, a gtului pentru a aranja accesoriile pe care le poart, caz n
care publicul va crede c e foarte nervoas. (Dac i place s se joace cu lanurile
sau brrile, n ziua apariei n public trebuie s renune la ele.)
Aspectul picioarelor
Ciorapii de dam dantelai i dresurile brodate cu flori, psri, picouri sau alte
figuri nu trebuie s fac parte din inuta din timpul programului de lucru al unei
femei, pentru c ies n eviden i atrag n continuu atenia la picioarele ei. Se
potrivesc ns perfect pentru o inut Ia o petrecere de afaceVi sau de societate, care
are Ioc seara, pentru c snt concepui pentru inuta de gal de Ia serate.
144 __ ___ LETITIA BALDRIGE
Pantofii ,
Pantofii unei femei snt deseori n centrul ateniei celorlalte persoane. De aceea
ei trebuie s fie lustruii i curai, cu tocurile ntr-o stare bun,
O femeie care poart sandale decupate n fa i unghiile date cu un lac de o
culoare frapant i ciorapi subiri, atrage atenia tuturor la unghiile ei roii. i dac
i nclmintea este excentric , ele snt i mai evidente. Dac poart pantofi de o
culoare neobinuit, trebuie s poarte o rochie care nu are o culoare iptoare, sau un
costum uni. Geanta trebuie s se potriveasc cu pantofii i s se asorteze cu ei. O
femeie care poart tocuri extrem de nalte la birou, nu poate merge graios; de
asemenea, ea sugereaz c nu are de gnd s munceasc n ziua respectiv, fiindc ar
solicita-o prea mult. O femeie care poart pantofi frumoi, bine fcui, de calitate
bun, cu tocuri potrivite sau joase, demonstreaz c este gata de aciune i poate
merge oriunde.
inuta adecvat
Cnd o gazd scrie n josul paginii, n partea dreapt a unei invitaii, indicaia
inuta adecvat" trezete, de obicei, confuzie. A fi mbrcat adecvat, pentru o
ocazie, reprezint un lucru, ntr-o regiune a rii, i cu totul alt lucru n alt regiune
a rii.
Este, ntr-adevr, datoria gazdei s explice ce vrea s spun i s nu foloseasc
ambigua directiv inuta adecvat". Este, de asemenea, datoria musafirului s sune
gazda dac nu nelege cum trebuie s se mbrace. Ar fi nelept din partea gazdei s
includ n .invitaie o mic not separat (aceste note s fie multiplicate, pentru a fi
puse n toate invitaiile i s conin informaii clare pentru musafiri, dac gazda
dorete ca ei s fie mbrcai ntr-o alt manier dcct cea obinuit, de serviciu:
Aducei-v echipamentul de tenis"; Veston i cravat necesare n sala de mese a
clubului"; V rugm s purtai nclminte pentru barc", pen.tru o invitaie la o
petrecere pe un vas.).
Cnd le di'ci la o petrecere ntr-o regiune cum ar fi n sudul Californiei, la care
brbaii se mbrac seara n inut de gal, mbrcmintea neoficial nu-i unul i
acelai lucru cu cea nengrijit. Pantalonii largi, blugii, puloverele i bluzele sport
trebuie s fie din materiale de calitate i s aib o croial dup ultima mod. Pantofii
ti trebuie s strluceasc de curenie. Prea muli oameni dintre cei care locuiesc n
oraele mari iau formula inuta adecvat" drept Vino mbrcat oricum". Pentru a
compune din diverse accesorii vestimentare un costum sportiv de bun gust, cere
efort i un sim deosebit al modei.
Pentru o petrecere de afaceri (cocktail la ora 18,00 sau cin la ora 19,00).
Femeia Brbatul
Vara Rochie neagr ori nchis la Cel mai bun costum al su
culoare, sau rochie imprimat de var de culoare nchis
Bijuterii strlucitoare Cravata sa favorit
Pantofi uori sau sandale de sear Cea mai bun cma
O poet mic Pantofi negri ntr-o stare
Ciorapi obinuii sau fantezi bun
Iarna Rochie sau costum de teatru La fel ca mai sus, exceptnd
din catifea, brocart, satin, faptul c va purta un costum
lame ele. (Culori nchise dintr-un material gros de iarn
i strlucitoare, adecvate)
Poet de sear
Ciorapi obinuii sau fantezi
148 LETITIA BALDRIGE
Pentru o petrecere de sear cu inut obligatorie (ora 19,00 sau mai trziu).
Femeia Brbatul
Vara Rochie scurt, midi sau Costumul su de var de cea
lung, de scar, dintr-un ma- mai bun calitate i cravat
terial rcoros sau subire neagr
(bumbac, sifon, organdi etc.) Cma de sear de foarte
Bijuterii sclipitoare bun calitate
Poet de sear osete negre
Sandale de sear Pantofi luxoi din piele
Ciorapi de sear (simpli neagr
sau brodai)
Iarna Rochie scurt, midi sau Costumul de ocazie de iarn
lung, de sear, dintr-un Cma de sear de foarte
material clduros (de iarn) bun calitate
pentru sear (satin, brocart, osete negre
lame, tafta grea) Pantofi luxoi din piele
Bijuterii sclipitoare neagr
Poet de sear i sandale
de sear
Ciorapi de sear (simpli
sau brodai)
Pe perioada verii
John Doe poart la birou Jane Doe poart la birou
Costum de ln subire, model marinresc Rochie din bumbac tricotat, la
Cma galbci (sau orice culoare pastel) baza gtului de culoare crem
Cravat bleumarin cu model Colier i cercei din coral, dintr-o bucat
delicat, galben Curca de culoare crem, mpletit
nclminte de var, neagr, i geant mare tricotat
cu osete subiri, bleumarin Pantofi uori, fr loc, de culoare crem
Pentru un dineu sobru, vara, n ora, o persoan din executiv trebuie s poarte
costumul de sear, negru.
Pentru un astfel de dineu la ar sau ntr-o staiune, poate opta pentru:
Costumul negru de scar (cravat neagr, cma alb) care se potrivete
ntotdeauna ntr-o asemenea ocazie
O hain (jachet alb) i pantaloni de sear negri, dei nu este o inut la fel
de elegant Ca cea amintit mai nainte
O hain uni (de culoare deschis) sau o jachet cu model i pantaloni negri
O hain neagr cu pantaloni de culoare deschis, uni'sau cu model
O batist fin alb sau de alt culoare, aranjat cu col i prins la buzunarul din
stnga, sus, al jachetei adaug o not de elegan unei haine de sear. Uneori batista
este dintr-un fel de mtase, cu model. Pentru a arta cum trebuie la o serat, brara
LETITIA BALDRIGE
ceasului de mn al unui brbat trebuie s fie din aur, argint, platin sau dintr-un
material complet negru.
Butonii trebuie s fie de dimensiuni mici. Cnd snt de dimensiuni prea mari i
iptori dovedesc un gust ndoielnic, chiar dac snt din pietre semipreioase sau
preioase. Butonii pot fi din aur sau platin cu perle, perle de cultur, email, pietre
semiprcioase sau pietre preioase mici.
Un papion negru la un costum de sear se potrivete n orice sezon. Materialul
cravatei este satin, mtase neagr, ori catifea. Un papion prezint avantajul c este
deja legat, fai\ de o cravat creia trebuie s-i faci nodul, i majoritatea brbailor
prefer s-1 fac ei nii (este unul din primele lucruri pe care le nva un
adevrat gentleman", dup prerea unui prieten care este, ntotdeauna, foarte bine
mbrcat).
Chiar dac papioanele mici, purtate cu un guler tare, apar deseori n revistele de
mod i snt purtate acum de tinerii de pe tot cuprinsul Americii, eu snt de acord cu
John Duka de la ziarul New York Times, care scria, n 1983, c un brbat care
poart cummerbund i papion, cu un guler tare, arat mai degrab a chelner i nu a
musafir. n opinia multora, un guler tare trebuie purtat numai cu un papion alb sau
un smoching a'b, la ocazii speciale.
v
Evenimentele la care se poart cravat-alb: O
petrecere seara trziu, o ceremonie
Cea mai ceremonioas dintre toate ocaziile este genul de petreceri de seara
trziu la care se poart cravat alb. naintea celui de-al II-lea rzboi mondial
asemenea petreceri erau un eveniment obinuit n viaa social a managerilor i
conductorilor administrativi; astzi acest gen de petreceri reprezint ceva pe cale
de dispariie,' cu excepia unei cstorii luxoase. Brbaii snt colosali n
smochingurile i cravatele lor albe'', aprecia prinesa rii Galilor. (De fapt,
femeile susin acest lucru nc de la mijlocul secolului al XlX-lea.) Smochingurile i
cravatele albe snt nc i "astzi purtate la anumite dineuri i recepii ia Casa Alb,
la baluri de debut, la anumite evenimente tradiionale, cum ar fi seara de deschidere
cu National Horse Show la Madison Square Garden sau seara de deschidere la Opera
din San Francisco, la Balul Lebedelor din Nashville, i la toate dineurile foarte
importante de la hotelul Waldorf Asloria.din New York.
Smochingul i cravata alb pot fi nchiriate n orice mare ora din America. La
fracul,negru de mtase i ln, un brbat poart o cma alb, scrobit, cu guler
tare, butoni, o cravat alb, o vest, osete negre i pantofi negri, elegani. Pentru
dans un brbat poart mnui albe, dintr-o piele fin (cnd pori aa ceva n-ai
palmele umede).
Femeile vin mbrcate n rochiile lor de bal cele mai deosebite i poart
bijuterii i haine de blan (proprii sau mprumutate). Acesta este momentul pentru o
coafur fan'.ezist. Mnuile lungi albe nu snt obligatorii.
Vestimentaia pentru aceste ocazii este sugerata n colul de jos din dreapta al
unei invitaii. Aceste evenimente nu se desfoar de la mijlocul lunii iunie pn la
mijlocul lunii septembrie, pur i simplu din cauza cldurii; aceast inut este foarte
clduroas pentru a fi purtat vara.
Ceremonia unei nuni, cu cravat alb, nu ncepe mai devreme de ora 20,00 i
de obicei inefude cina i dansul dup ceremonie. Mirele, socrii i mesenii poart
Codul manierelor n afaceri 153
smochinguri i cravate albe i ct de muli invitai este posibil vor fi mbrcai astfel.
Dac este prea greu s-i aranjeze o inut att de elegant, un brbat invitat la
ceremonie poate purta i o cravat neagr.
O surs major de informare pentru persoanele din executiv i familiile lor, care
pleac n strintate, poate fi un american fcnd parte din corpul executiv i familia
lui sau ei, care s-au ntors de curnd acas. Fiecare membru din familia unei persoane
de conducere, care va trebui s se acomodeze noilor condiii de via ntr-o alt ar,
poate beneficia de sfaturi valoroase din partea celor care au trecui deja prin asta.
Dac eti numit n alt ar, profit de orice posibilitate care i se ofer pentru a
discuta cu oameni inteligeni din ara respectiv. Este un bun prilej de a aduna
informaii; este folositor s spicuieti chiar i micile perle" auzite la o ntlnire
monden.
De exemplu, la un prnz oferit de secretarul de stat George Shultz n onoarea
preedintelui Franei, Mitterand, l-am ntrebat pe unul din partenerii de mas, un om
de afaceri cu funcii superioare, francez, care locuiete la Paris, ce 1-a deranjat cel -
mai mult n afacerile ncheiate cu americani, la el n ar. A rspuns fr s ezite:
Tratarea afacerilor la micul dejun!". S-a nfiorat. n Frana ne place ca dimineaa
s lum micul dejun i s ne citim ziarul n linite. Voi, americanii, cu nesfritele
voastre ntruniri de la ora micului dejun, ne ompri!".
Asta nseamn, am ntrebat eu, c n Frana nu trebuie discutate afaceri la
prnz sau la cin, i'nainte de a mnca?". -
Pas du tout, a replicat el. Dup ora 10,00 dimineaa, omul este perfect capabil
s mnnce i s discute afaceri n acelai timp. Dar dimineaa, la ora micului dejun,
niciodat".
Am pus aceeai ntrebare'unui industria italian, vara trecut, cnd m aflam la
Roma cu treburi, i anume ce 1-a deranjat cel mai mult n tratarea afacerilor cu
americani. Prelungirea cockteilului dinainte de cin", a replicat el. Mi-am ntlnit
nite prieteni americanii ntr-un restaurant i au tot comandat buturi nainte ca noi
s putem comanda mncarea. Ne-a epuizat pe toi. O singur butur nainte de cin
e suficient; altfel nimeni nu poate purta discuii coerente". .
Un strin este impresionat de dorina unui american de a-i cunoate ara i a se
adapta culturii locale. n general strinul se d peste cap ca s fac intrarea
americanului n ara sa ct mai uoar, inclusiv facilitarea unor relaii personale, un
fel de premiu pentru munca depus de american.
Dac vorbeti cu un membru al unui consulat strin, care a venit recent din ara
lui, faci o impresie plcut cnd pui ntrebri despre viaa din ara respectiv. Vei
putea afla titlurile crilor bune i numele editorilor care le-au publicat de curnd.
Compartimentul de industrie i schimb de mrfuri din Departamentul de comer din
Washington, Districtul Columbia, este o excelent surs de informaii privind ara n
care urmeaz s /ieti sau pe care o vei vizita frecvent. Departamentul de comer
va trimite materialul celor care-1 solicit numit Note de fond" (care este de fapt
pregtit de Departamentul de stat). Acest material ajut la nelegerea poporului rii
respective, a guvernului, istoriei, economiei i geografiei ei. O dat cu acest
material se distribuie i brouri care informeaz asupra tendinelor economice din
ntreaga lume (FETs"). '
Dac urmeaz s trieti n strintate, poi gsi interesant lectura raportului
Departamentului de stat asupra acelei ri, chiar dac are n vedere serviciul
personalului strin i nu oamenii de afaceri.
158, :
LETITIA BALDRIGE
Ce trebuie sjtii nainte de a pleca ntr-o cltorie de -
afaceri n strintate
nainte de a pleca ntr-o cltorie de afaceri n strintate trebuie:
s nvei cteva fraze cheie n limba rii respective, incluznd Bun
dimineaa", Bun seara", Mulumesc", Snt ncntat s v cunosc" i
Scuzai-m".
s devii familiar cu inuta proprie rii respective, astfel nct mpacheteaz
hainele cuvenite.
familiarizeaz-te cu orice tabu-uri importante.
strduiete-te s cunoti datele de baz privind ara respectiv, cum ar fi: cine
este n fruntea statului, numele partidului politic pe care l reprezint acea-
persoan i numele ambasadorului rii tale din acea ar.
s tii s salui corect pe cineva, fie s-i strngi mna spunndu-i imediat
numele i dndu-i cartea de vizit, fie folosind protocolul utilizat n acea ar.
s tii ce fel de cadou este potrivit s dai, cui i cnd. De exemplu, trebuie s
aduci sau s trimii flori gazdei care te-a invitat la cin. Ce fel de flori? (vezi
Oferirea cadourilor n relaii internaionale" la sfritul acestui capitol).
s nvei s fii punctual la ntlnirile de afaceri i angajamentele sociale. Cum
este mai bine: s soseti ia timp, s ntrzii puin sau foarte mult? Dac eti
oaspetele de onoare la cin, trebuie s pleci primul i, dac nu, cine trebuie s
plece primul? La ce or trebuie s pleci?
s cunoti denumirea corect a rii strine n care te afli.
s cunoti numele ziarelor i revistelor importante i orientarea lor politic.
Grecia ,
Stpnete-te de a face semnul O.K. cu degetul (degetul mare i arttorul se
ating formnd un cerc). n Grecia acesta este un semn obscen. Nu ncerca s fi mai
grec dect grecii i nu da cu vasele de pmnt n timpul faimoaselor dansuri
nfierbmtate ale lor. Las aceasta pe seama experilor care tiu cnd e momentul
potrivit i l cunosc pe proprietarul localului i cunosc valoarea vaselor care
trebuiesc pltite.
Olanda
Dac un coleg de afaceri din Olanda i ofer o butur n timpul discuiei de
afaceri, n orice moment al zilei, primete-o. Poi oricnd s te prefaci c o bei; la
olandezi, a oferi i a primi o butur este o parte esenial a ospitalitii lor n
afaceri.
Israel
Israelul ine cu strictee postul sabbathului (de vineri de la apusul soarelui i
pn smbt). Nu fuma de sabbath dect dac eti acas la cineva i gazdele tale
fumeaz, nu cere unt, pine sau lapte pentru cafea dac iei masa ntr-un restaurant
cuer evreiesc. n Israel, regulile dietei snt urmate n mod riguros (regulile
Kashruth interzic combinarea crnii cu produsele lactate).
' Japonia .
Cu toate c este imposibil s ntocmeti o list cu tot ce poi sau nu s faci, n
fiecare ar n parte, merit s fie fcut o scurt trecere n revist a obiceiurilor
acestei ri, deoarece americanii fac deosebit de multe afaceri cu japonezii.
Japonia este un exemplu excelent de ar ale crei obiceiuri snt total diferite de
ale noastre, ai crei oameni snt foarte manierai i care apreciaz eforturile
oamenilor de afaceri americani de a nelege cultura rii lor.
ara lor are ritualuri structurale complicate, care s-au dezvoltat de-a lungul
secolelor. Oamenii se comport n conformitate cu un cod al manierelor elegante
care se bazeaz pe o ndelungat tradiie.
Tot ce face un japonez, inclusiv felul n care salut oamenii, se distreaz, ofer
cri de vizit de afaceri, intr ntr-o camer, face schimburi de cadouri i i bea
ceaiul, este n acord cu nite reguli prescrise. Americanii ar face bine s ncerce s
egaleze obiceiul japonez, mpmntenit, de a spune ntotdeauna mulumesc", pentru
o favoare sau un dar; o confirmare poate fi fcut printr-un telefon dat imediat sau
prin scrierea unei scrisori, incluznd deseori i o vizit personal.
Ar fi nelept s faci ce fac japonezii i s ai cartea de vizit de afaceri tiprit
pe o parte n englez iar pe cealalt n japonez. S ai ntotdeauna a tine o cantitate
suficient de cri de vizit de afaceri pentru c vei fi nevoit s le schimbi
permanent. (Dac ai o ntlnire cu 20 de oameni, toi cei 20 i pot oferi crile lor de
vizit, ateaptnd ca i tu s faci acelai lucru.) Dac eti cu un grup de japonezi
care i snt inferiori ca rang, s-ar putea s atepte timizi ca s le oferi tu primul
cartea ta de vizit.
Excesul de familiaritate
Plecciunea de salut
sau de plecare
Scoaterea pantofilor
Dac eti dus la un altar sfnt sau n casa cuiva (mai rar n cea de-a doua
situaie), se ateapt s-i scoi pantofii. i se pot da sau nu papuci. La altar imit-i
gazda japonez. i se poate da ap s-i speli minile. Dac gazda merge i face o
plecciune n faa altarului, trebuie s faci i tu la fel.
Cnd vizitezi o cas japonez, scoate-i pantofii imediat ce intri pe u i pune-i
frumos n faa ei (este un obicei japonez care face ca plecarea invitatului s fie mai
rapid). Dac i se dau papuci, la plecare pune-i unul lng altul pe podea, cu
vrfurile ndreptate, de data aceasta, spre interiorul casei, pentru a fi pregtii s fie
nclai de oaspetele urmtor. Japonezii i scot pantofii de dragul cureniei, dar i
ca s protejeze rogojinile tatami de pe jos.
Codul manierelor n afaceri ; 167
Cnd vizitezi un japonez la el acas
Dac ncerci s faci cum fac japonezii i s stai n genunchi pe o rogojin, este
mai uor s realizezi aceas'ta dac i odihneti degetul mare de vrful altuia. Femeile
trebuie s-i |in genunchii apropiai; un brbat i ine genunchii la 8 cm deprtare
unul de cellalt. Brbatul i ine minile pe pulpe n timp ce femeia le ine uor
mpreunate n fa.
Dac gsii c este greu de fcut aceasta, putei sta cu genunchii n afar sau cu
picioarele ndoite spre spate ntr-o parte (stilul vestic). Totui, dac intr n camer
oameni mai n vrst, poziia este prea degajat, aa c trebuie s ncerci s ezi n
stilul japonez atla timp ct acetia snt prezeni n camer.
Nu ncerca s stpncti arta japonez de lsare n jos i de ridicare cu graie din
poziia ngenunchiat. Totui, dac vei locui mult timp n Japonia, i vei face ara
gazd s fie mndr dac vei nva, ntr-adevr, arta de a te mica n mod graios.
(Dac ai arterit, las-o balt!)
Dac i se d un prosop umed rsucit, folosete-1 pentru mini. Pe vreme
clduroas, gazda va insista s-1 foloseti i pentru fa, gt i brae. Dup ce ai
folosit prosopul, mpacheteaz-1 frumos i pune-1 la locul lui.
. Dac eti oaspete ntr-o cas japonez, rmi acolo ntre 30 i 45 minute. i se
va servi, probabil, n timpul vizitei; ceai t prjituri. Cnd pleci, vor insista s mai
rmi, dar spune c trebuie neaprat s pleci". (Gazdele vor rsufla uurate.) Ai
grij s-i ari respectul, n primul/nd fa de persoana cea mai n vrst i mai de
vaz, nainte de a pleca.
n propria ta cas, poi s-i distrezi musafirii n stilul vestic propriu, dar
amintindu-i ntotdeauna, bineneles, s-i manifeti profundul respect fa de cei de
rang superior i fa de cei n vrst.
Restaurantele japoneze de lux (sau cele vestice de acelai gen) snt foarte
scumpe. Mediul ambiant este luxos, iar mncarea i serviciul snl impecabile; acesta
este motivul pentru care majoritatea japonezilor prefer s-i primeasc oaspeii din
Vest mai bine la restaurant dect acas, unde s-.ar putea s nu poat s o fac att de
bine. . . . .
Cteodat te poi gsi n faa unei tokonoma (nie), care este locul de onoare.
Gazda i soul ei, contrar obiceiului din Vest, vor sta fa n fa la capetele opuse
ale mesei. (Dac eti gazd ai grij s-i plasezi oaspetele de onoare n tokonoma.).
La o cin de lux i se vor servi, probabil, cinci antreuri, orez i sup, dar s nu
crezi c este ceva extraordinar. Cu sute de ani n urm, la o cin de afaceri se
serveau ntre apte i zece antreuri! Doar de puin timp numrul felurilor de mncare
a fost redus.
Cnd plteti nota-la restaurant, nu uita c pentru servicii este inclus. 10% i nu
trebuie s mai dai alt baci. Oferirea unui baci pe'fa l jignete pe cel cruia i
este destinat, deci dac doreti s-i ari mulumirea fa de personal, pentru
serviciul executat n mod deosebit, pune banii ntr-un plic i d-i discret efului de
sal, care i va mpri personalului respectiv.
Dac te opreti la un restaurant cu mncare gata preparat, mmne-o nuntru i
nu pe strad. Adulii ,,de clas" nu trebuie s mnnce pe strad (i nici n Statele
Unite nu fac acest lucru).
168 _,..^..^, , :. , LETITIA^BALDRIGE
Manierele la mas
Nunta
(vezi i Idei pentru cadouri" spre sfritul capitolului)
Dac eti invitat la o nunt este un semn de onoare. (Ceremonia este numai
pentru familie.) Trebuie s trimii o scrisoare de felicitare cu cartea de vizit de
rspuns. Ca i n Vest, trebuie s trimii un cadou frumos naintea zilei nunii (dac
Codul'manierelor n afaceri
este imposibil s faci acest lucru poi aduce personal darul, la recepie mpachetat cu
grij). Un cadou pentru cminul tinerilor cstorii se obirjuiete ca i n America.
(Dup un anumit timp vei primi un dar de o valoare mai mic din partea familiei
mire'sei). , ,
Nu spune sayonara cnd pleci de la recepie, pentru c nseamn prsire i
poart ghinion dac este rostit la o nunt.
nm'ormntri
Cnd un asociat de afaceri japonez sau un membru al familiei sale moare, dac
nu eti n Japonia, trimite o scrisoare de condoleane sau aranjeaz s fie trimise
flori n Japonia din partea biroului tu.
Dac eti n Japonia trebuie s te prezini la familie, cu flori sau preferabil cu
un cadou de yen ntr-o hrtie special pentru nmormntare, ca i florile. ,
Ceremonia de nmormntare este doar pentru familie. Dac respectivul a fost un
prieten apropiat poi participa la ceremonia de adio", dinaintea nmormntrii.
Cnd intri n camera n care se afl sicriul, trebuie s te nclini n faa
prietenilor lui apropiai, aliniai n stnga sicriului, apoi te nclini n faa sicriului i
te .rogi; dup aceea te nclini n faa membrilor familiei i a ndoliatului principal",
care snt aliniai n dreapta sicriului.
Lumea arab
Arabii snl gazde generoase i se simt insultai dac le refuzi ospitalitatea.
Accept oferta care ji este fcut, dup ce ai protestat delicat .spunnd c nu vrei s-i
deranjezi.
Folosete-i ntotdeauna mna dreapt pentru a ine, a oferi sau a primi
materiale. Dac eti stngaci, cere-i scuze gazdei pentru c trebuie s foloseti mna
stng. (Mna sting se folosete la inutul hrtiei igienice.)
Fii atent s nu i se vad tlpile picioarelor cnd stai jos i niciodat s nu ari
cu degetul sau sa dai din cap la un arab (cel de-al doilea gest l folosesc cnd i
cheam cinii). Pe de alt parte, fii pregtit ca un araas stea foarte aproape de tine
cnd discutai.' Evit njurturile de orice fel i nu pronuna niciodat cuvntul
Dumnezeu, n nici un context.
Arabii consider femeile i familiile lor ca un lucru intim. Comii o mare
impolitee dac pui ntrebri n legtur cu soia sau familia unui arab, dac nu le-ai
cunoscut personal. Fotbalul este un subiect fr probleme pentru o discuie scurt.
ntr-o conversaie general, prietenul tu arab va fi mulumit dac vei face
aluzie la istoria lor veche i la numeroasele lor contribuii la civilizaia lumii.
Americanul, care este familiarizat cu ruinele vestigiilor arhitectonice i comorile
artei lumii islamice, este considerat un om nvat i de cultur.
Totui, nu li'da nici un obiect din casa sau de la biroul lui, pentru c se poate
simi obligat s-;'. druiasc ceea ce admiri (chiar dac e vorba de un covor persan!)
ji va trebui s-i oferi i tu unul la fel de frumos. Laud interiorul n general, fr s
faci referiri la un obiect, n particular, i totul va fi n regul.
Este foarte uor s ofensezi un arab; deci, dac eti genul de persoan care i
tachineaz pe oamenii n a cror companie se simtft n largul lui sau dac eti o
persoan creia i place s se lanseze n discuii aprinse despre problemele
internaionale, controleaz-i impulsurile.
mbrcmintea potrivit pentru brbaii dintr-un corp executiv din Est este
haina de culoare nchis, dar subire, cma alb i pantofi cu ireturi. Femeile din
corpul executiv trebuie s-i acopere braele de la umeri pn la ncheieturile
minilor i s evite hainele care las s se vad formele corpului i pantalonii
bufani.
Arabii se obinuiesc din ce n ce mai mult cu femeile din personalul de
conducere. A face afaceri cu o femeie, este mpotriva naturii lor, dar i cei mai
sofisticai i dau seama c rolul femeii s-a schimbat n lumea din afar i trebuie s
le accepte pe femeile-lideri din alte ri. Tot mai multe din femeile lor snt educate
n Vest i au responsabiliti importante n munc. Femeile americane, care fac
afaceri cu arabii, trebuie s se mbrace foarte modest, niciodat s nu se poarte
excesiv de familiar i s-i opreasc orice impuls de a discuta despre emanciparea
femeilor sau despre poziia femeii arabe.
Egipt
Arabia Saudit
' Scandinavici
Dac eti gazd ntr-o ar scandinav nu uita s salui (skl) oaspeii imediat,
astfel net ci, la rndul lor, s te poat saluta pe tine i pe ceilali, net toat lumea
s poat continua s-i bea buturile. n Suedia, trebuie s fii exagerat de punctual la
ntlnirilc de afaceri i Ia evenimentele sociale. n aceast ar, seara, oamenii snt
elegani, aa.c s-i aduci, cu tine haine elegante. La o cin suedez, oaspetele de
onoare st, mai degrab, la stnga gazdei dect la dreapta ei. Procedeaz n Suedia la
fel cum procedeaz suedezii i cnd mergi n casa cuiva, vin-o cu un buchet de flori
sau cu o cutie de ciocolat. Dac te afli ntr-un grup n care nimeni nu a fcut
prezentrile, prezint-te singur tuturor. Suedezii snt rezervai i vor aprecia pe
cineva care sparge gheaa n locul lor.
Tailanda
Cadourile, dei fac parte integrant din sistemul afacerilor interamericanc, snt
i mai importante n cazul unei relaii de afaceri ntre americani i oameni din altey
ri. Unii strini au tendina de a generaliza ideca c americanii snt grosolani i
'materialiti. Mici cadouri, care denot gust i imaginaie, pot contribui la
schimbarea acestei preri. Cteodat noi, americanii, sntem acuzai de a fi un popor
jecmnitor. Putem demonstra contrariul prin grija i imaginaia folosite n oferirea
cadourilor.
Oferind cadouri demonstrezi c te gndeti i la altcineva nu numai la line. Un
dar bine ales, care denot o preocupare evident, ncurajeaz sentimentele de
ncredere ale destinatarului.
Dac nu eti familiarizat cu modul n care se ofer cadouri ntr-o ar sau alta,
cere sfatul cuiva n tem, cum ar fi:
- un coleg de afaceri care cunoate cultura rii respective;
- o oficialitate a consulatului rii respective;
- o persoan e afaceri din ara respectiv, care triete acum n Statele
Unite.
Darul pe carc-1 faci nu trebuie s fie prea scump, fiindc destinatarul l-ar
putea considera drept mit. (Vei obine contrariul inteniei tale de a fi
recunosctor.)
Darul trebuie mpachetat cu gust - modul de prezentare,este foarte important
n alte ri.
Cel mai flatrii cadou este acela pe care i1 dorete destinatarul, preferin pe
care o poi descoperi vorbind discret cu secretara sau cu un asociat al acestuia,
i poi completa n mod fericit colecia de mostre sau s-i faci un abonament la
o publicaie pentru cresctorii de cai. li poi mbogi colecia de porelanuri
cu o nou pies sau poi s-i procuri un dispozitiv pentru noul lui automobil.
Un dar n legtur cu meseria lui este ntotdeauna semnificativ. De exemplu,
unui avocat poi s-i dai o antichitate din domeniu! avocaturii, cuiva care
lucreaz n domeniul mass-mediei i poi oferi o carte veche, scris de un
ziarist.
Un dar care s aib legtur cu ambele ari este deosebit de preios. De
exemplu, pentru un coleg francez poi gsi o reproducere a hri*i folosite de
Lafayette n Revoluia american sau o cutie antic care are pictat pe ca acel
dar vestit fcut Amcricii de Frana - Statuia Libertii.
174 \ LETITIA BALDRIGE
Un dar ce poarl marca corporaiei, de dimensiuni prea mari, poale s par a fi
mai degrab o reclam dect un cadou.
Colegul tu strin va aprecia mai mult un dar pe care l-ai cumprat din ara ta,
dect unul luat de la el din iar.
Trebuie s fii reticent n legtur cu cadourile pe care !e faci unor oameni pe
care nu-i cunoti bine. Nu veni cu un cadou la prima ntlnire, pentru c i poi
da celuilalt impresia c eti grbii n ncheierea tranzaciei.
Dac darul este ceva de genul unui coupe-papier - un obiect ascuit - lrimhe-1
, sau ofcr-1 cu o.pavz de plut pentru partea ascuit. Aceasta va contracara
orice vestigiu al vechii superstiii c un cadou cu ti este menit s strpung
inima destinatarului. (Aa c poi da i explicaia pentru ce ai trimis pluta, n
plicul care va nsoi darul.)
Argentina
Nu drui niciodat unui argentinian un set de cuite! Acesta este un semn al
dorinei de a sista relaiile de afaceri.
India
Nu drui niciodat unui hindus ceva confecionat din piele de vac, pentru c
vaca este considerata un animal sacru n India. Pe vremea cnd lucram la Casa Alb,
m-am ocupat de procurarea cadourilor pe care doamna Kenncdy urma s le ofere
oficialitilor indiene n timpul vizitei pe care o efectua acolo. Fr ca mcar s m
fi gndit, am comandat ase duzini de rame din piele, care se confecioneaz de
obicei din piele bleu, pe fiecare dintre ele fiind brodat sigiliul prezidenial.
Deoarece ramele erau fcute din piele de vac, dac. le-am fi oferit oficialitilor
hinduse, ar fi putut da natere unui conflict internaional. Cnd am descoperit
greeala, am avut norocul c le-am putut nlocui cu nite rame de argint.
Marea Britanic
Nu-i oferi unui b r i l a n i c o c r a v a t n d u n g i . Un englez nu poarl dect cravata
organizaiei din care face parte. A purta o alt cravat ar nsemna c nu are o inut
corespunztoare.
Codul manierelor n afaceri [75_
rile foste socialiste
Cnd vin n ar oameni de afaceri care aparin blocului rilor foste socialiste,
cel mai bun cadou pe care-1 poi trimite n camera lor de hotel este o sticl de
butur.
Darurile care au o anumit legtur cu artele snl foarte apreciate n Rusia.
Albumele cu discuri de muzic clasic s-au bucurat ntotdeauna de popularitate, i
muzica country i folcloric este deosebit de ndrgit acolo..
Cadouri frumoase pot fi crile de art, albumele de fotografii sau de sport, pe
care le poi rsfoi la o cafea. Acelai efect l are i o cravat' de lip clasic pentru un
brbat sau o earf pentru o femeie.
Din cauza regulamentelor sanitare, nu trebuie s aduci rnncare din rsritul
Europei. Oricum, o cutie sigilat de prjiturcle sau bomobane de ciocolat va trece,
deseori, la vam.
rile arabe
Arabii snt extrem de generoi n privina darurilor. Colegul tu arab, probabil
i va oferi el mai nli un cadou. Cnd i faci i tu unul, acesta trebuie s fie cam de
acelai pre i calitate cu al lui.
Aa cum am menionat mai nainte, nu trebuie s duci cadouri soiei i-copiilor
unui arab, dect dac i cunoti foarte bine. Dac lotui aduci cadouri, jucriile i
earfele snt cele mai adecvate. \
Nu trebuie s aduci unui arab buturi tari sau vin. Va fi confiscat la vam,
pentru c alcoolul este interzis ntr-o ar islamic. S nu aduci nici mncarc, de
vreme ce poate fi interpretat ca o critic la adresa ospitalitii gazdei.
Dac intenionezi s cumperi un cadou unui arab, alege unul de la un magazin
cunoscut, ca de exemplul un obiect din argint vcrilabil sau din porelan de la Tiffany
& Company, o cup de la Neiman Marcus, o vaz de cristal de la Steubcn, stofe de
la Pratesi sau Porlhault, ultimul tip de calculator, care face.totul", de la o anumit
companie american de tehnologie ele. Un cadou pe care i gravezi numele i-ar face
mult plcere.
China
A face un cadou este u'n lucru dificil n China. Un cadou fcut de un vizitator
strin unui chinez, n propria lui ar, trebuie oferit cu mult tact i, desigur, n
particular, de vreme ce legea i interzice primirea de cadouri. Dac dai unui chinez
un cadou n prezena altora, se va simi extrem de stnjcnit i, desigur, va fi nevoit
s le fac i pe line s le simi prosl, rcfuzndu-1.
n China baciul este i mai puin obinuit dcct n Japonia. Dac vrei, de
exemplu, s recompensezi pe cineva, care s-a strduit s te serveasc la hotelul n
care ai stat, va trebui s pui banii ntr-un plic i s-1 convingi s-1 accepte cnd nu l
vede nimeni.
Chinezii au foarte multe nclinaii culturale; dac i dai o carte de art, o
litografie sau o fotografie nrmat i i-o oferi ca pe un dar pentru organizaia din
care face parte gazda la, s-ar puica s fie acceptat.
Nu oferi niciodat un ceas unui chinez, pentru c acesta cslc simbolul morii.
Japonezii
Nimeni nu deine ntr-o msur mai mare arta de a drui cu entuziasm dcct un
japonez. De dou ori pe' an, n decembrie (Oseibo) i n iulie (Gchugcn), japonezii'
fac schimburi de cadouri cu partenerii de afaceri, pentru a-i exprima aprecierea sau
pentru a-i plti o obligaie. De vreme ce acesta este un obicei costisitor i care ia
timp, tinerii directori japonezi se strduiesc din rsputeri s-1 nlture.
Talentul japonez de a face un cadou este legendar. Jack O'Dwycr descria n
revista sa de relaii publice naionale, din 19 iulie 1984, cu acelai lux de amnunte,
darul ce se face la semnarea unui acord de colaborare ntre dou agenii importante
(Hakuhodo i Daniel I'. Edeman), ca i relatarea privind coninutul acordului
propriu-zis. Cadoul nu era dect un album de fotografii, cu coperta mbrcat n
mtase, dar felul n care a fost prezentat i frumuseea ritualului i-a impresionat
enorm pe toi americanii care erau de fa. Noi, americanii, am putea nva multe
lucruri de la japonezi despre grij, respect i imaginaie. Cnd fceam pregtirile
pentru a cltori Ia Tokyo, pentru a ine o conferin ca reprezentant al marii
companii de cosmetic Shiseido, am spus unuia dintre directori c doream s nv
ctcva fraze n japonez, nainte de plecare. La scurt timp dup aceasta a sosii la
biroul meu o caset cu fraze englezeti traduse n japonez, lucru care m-a fcut s
ndrgesc pentru totdeauna compania Shiseido.
De obicei, japonezii i deschid cadourile n intimitate, dar dac i vei dechide
cadoul n faa unui coleg japonez,\cu siguran c i el va face acelai lucru, pentru
ca s nu te fac s te simi jenat. Obscrvnd cum mpacheteaz la loc cadoul
ntotdeauna* cu grij, astfel net s par neatins i nedesfcut, eu care sfii n
bucele orice hrtie n care este mpachetai un cadou, am fost fascinat de aceast
ndemnare a japonezilor.
Ambalarea cadourilor ca i interpretrile legate de cadoul propriu-zis, are n
Japonia multe nelesuri, inclusiv modul n care este mpturit hrtia i ales nurul,
chiar i felul n care aceasta este nnodat. Japonezii snt nclinai s foloseasc
hrtie i pnz de mpachetat colorata. Conform unei vechi tradiii, un cadou
mpachetat trebuie prezentat ntr-o earf de mtase (furoshiki), care reprezint
ultima mpachetare.
Cnd un japonez i face un cadou, este frumos s te apleci puin sau s-i nclini
capul, n semn de preuire.
Este considerat un gest grosolan din partea unei persoane din conducere, care
cltorete n scop de afaceri, s-1 ia prin surprindere pe un coleg japonez oferindu-i
un cadou. Gestul l va pune pe acesta n situaia s-i cumpere i el imediat un alt dar
n schimb, pentru a salva aparenele. Las-1 pe colegul japonez s fie el primul care
s-i ofere un cadou cnd eti n ara lui. Dac vrei s-i rspunzi cu un alt dar, acesta
va trebui s fie ceva.mai puin costisitor decl al lui. Este de prisos s-i faci unui
coleg japonez un clar care se poate gsi pe toate drumurile n ara sa (cum ar fi' un
ceas digital sau un casetofon). Ofcr-i ceva american. Ca i chinezului, lui i plac
obiectele de art - pictur, estur, sculptur sau ceramic - create de un artist
american. Japonezii apreciaz, de asemenea, cravatele de culori nchise i gentile
pentru femei, n mod special dac snt legate de numele unor designeri moderni i
desigur, lichiorul care este un cadou foarte binevenit.
Niciodat s nu oferi un cadou unui japonez n faa altora, dac nu ai cadouri
pentru toi cei prezeni. ntotdeauna s trimii o not de mulumire, la cteva zile
Codul manierelor n afaceri ____22Z
dup ce ai primit un cadou, fiindc altfel cel care i 1-a oferit va crede c nu-i place.
Dac eti ndeajuns de norocos ca s primeti o invitaie ntr-o cas japonez, aduci
cu tine un cadou, ori trimii imediat dup aceea unul. Trebuie s fie ceva, aa cum
am mai spus, din categoria dulciurilor sau a alimentelor care pot fi mprite ca s
fac plcere ntregii familii.
Manierele directorilor
Directorii trebuie s aib ntotdeauna grij de comportamentul lor, pentru c ei
snt n centrul ateniei companiei. Trebuie s fie amabili cu personalul administrativ
al companiei i s nu considere fireti eforturile personalului de a-i informa sau de a
le face viaa plcut n cadrul ntlnir'ilor consiliului i ale comitetelor.
Directorii au, de regul, motive ntemeiate s spun mulumesc" lot timpul.
Directorii din exterior trebuie s cear s fie condui prin numeroasele secii de
producie ale companiei. Muncitorilor Ie place s vad n secie pe eful cel mare,
dar i pentru directori este important s neleag modul n care se fabric produsele
companiei. De beneficiile suplimentare oferite de companie nu trebuie totui s
abuzeze nimeni. Se gsete ntotdeauna un director ocazional care cere companiei s-
i obin bilete la o pies de teatru de mare succes i apoi nu le pltete, care schimb
planurile privind folosirea limuzinei de serviciu, dar nu se sinchisete s informeze
persoana creia i-a solicitat-o, sau care i angajeaz fiul (sau fiica), studeni, la
companie pe timpul verii chiar i atunci cnd nu se mai fac angajri pentru var. Pe
de alt parte, se gsete oricnd un director care i trimite toate secretarele n biroul
executivului pentru a primi cadouri de Crciun sau care i ia micul dejun n
restaurantul cu autoservire al companiei i st s vorbeasc cu angajaii, n loc s fi
servit micul dejun cu directorii, n sala de dineuri a preedintelui.
Desigur, cel mai importa'nl lucru dintre toate este ca directorii s-i fac treaba
cum trebuie, s se asigure c au neles fiecare problem i implicaiile ei, s pun
ntrebri i s le explice oamenilor dac acetia nu snt de acord cu modul n care a
fost rezolvat o problem.
Codul manierelor n afaceri 191
Fotografia Consiliului de administraie
Este un gcsl frumos s ai o fotografic n grup a Consiliului de administraie i
s-i dai fiecrui director cte o copie frumos nrmat. Muli acionari vor s vad
cum arat consiliul, astfel ncl aceeai fotografie poate constitui o completare
binevenit la raportul anual.
Baciuri i remize
Unii coordonalori gsesc c este avantajos din punct de vedere economic dac
fiecare participant d baci atunci cnd i se face un serviciu i este despgubit mai
trziu de biroul de acas. Dac se decide astfel, fiecare participant trebuie s
primeasc o not, nainte de plecarea sa la edin, n care i se explic sistemul drii
de baciuri, astfel net s fie pregtit cum trebuie.
Dac un coordonator de ntrunire decide s asigure pentru grupul su un sistem
de remize cu valabilitate general" (aa:numitul blanket gratuities"), el va plti
oriunde de la 15 la 22 procente din totalul cheltuielilor (minus baciurile la baruri,
date ntotdeauna de participant personal). Coordonatorul trebuie s se asigure c
baciurile ajung la oamenii care trebuie, adic: Ia directorul hotelului, la acei
membri ai personalului care au fost de ajutor n mod special fiind supui stresului
(ca de exemplu, operatori telefonici foarte ocupai, eful de sal la restaurantul
hotelului i principalii biei de serviciu). Din nefericire, unii directori de hotel fr
Codul manierelor n afaceri 195
scrupule i nsuesc remizele i le introduc n bilanul privind profitul lunar al
hotelului, n loc s le dea personalului.
Dac serviciul a fost excelent, o corporaie trebuie s fie foarte generoas cu
baciul, investiie pentru viitor, astfel nct, atunci cnd o s revin n acel loc, s
fie primit cu braele deschise.
Dac serviciul a fost prost, sarcina coordonatorului este s cear direciunii, care
se ocup de confortul unitii respective, s recurg imediat la mbuntiri. (De
obicei, are efect ameninarea c nu vor mai fi pltite remizele de ctre compania care
beneficiaz de serviciile respective). Ca o rsplat suplimentar, n ultima zi de
edin, unii coordonatori iau cu ei plicuri ce conin 5-10 dolari i respectiv 20 dolari,
pentru a-i da acelora care au muncit din greu pentru a oferi grupului servicii bune.
Cel mai ru lucru care se poate spune despre o companie dup ce i-a ncheiat
ntrunirea, de ctre cei care i-au servit pe participanii la acea aciune, este: Acei
oameni snt chilipirgii." Clientul se poate atepta la un tratament amabil, dar el
K
trebuie s tie c un astfel de tratament se rspltete! .
Cnd:
Unde:
De ce:
Contactul cu compartimentul:
198
Bugetul
Bugetul aprobat de conducere $ Data Autorizat de ,
Costul negociat pentru folosirea unei camere, mas, suma pltit pentru
sala de edin etc. Suma total pentru transport
Amuzament (incluznd muzica, artitii, iluminatul, sonorizarea)
Flori i decor '
Cadouri i premii pentru organizatori
Costuri audiovizuale suplimentare _______________
Onorariile i cheltuielile vorbitorilor
Programe sportive
Programul pentru partenerul de via
Materiale tiprite ; __. Multiplicare
Ajutor suplimentar (biroul de nregistrare, camera presei,
membrii personalului de primire etc.) "
Fotografii
Telefoanele din camera presei, sumele pentru dactilografiere
Telefonul apartamentului de primire, sumele pltite pentru dactilografiere
Fonduri pentru evenimente neprevzute [ *
O evaluare a facilitilor
Denumirea nlesnirii: Adresa nlesnirii: Nr. telefon:
Numele directorului: Numele secretarei: Nr. telex:
Localizarea celui mai apropiat: Aeroport Tren
Depouri de autobuze
Condiiile meteorologice pe timpul ntrunirii
Temperatura medie
Preul negociabil al:-
Slilor de edin Slilor de banchet,
Dormitoarelor (duble) ______ (simple)
Apartamentelor (1 camer) (2 camere) (3 camere)
Numrul camerelor cu confort sporit (linite, panoram frumoas) _,
Numrul camerelor fr confort (zgomot, fr panoram)
Condiia nlesnirii, cnd a fost folosit ultima dat
Cine face recomandarea Nr. telefon
Data ultimei vizite
Faciliti atletice fie n interior, fie n apropiere:
Patine de nchiriat Piscin n aer liber Piscin n interior_
Teren de squash ' Rachet de tenis_ Teren de tenis_
Teren de tenis n exterior _Tcren de tenis n interior
Teren de handbal Crichet_
Mese de ping-pong Teren de volei Badminton
Curs de golf cu 18 guri _______ Curs de 9 guri
Schi Pescuit Curse de cai _____
Patinaj Traseuri pentru excursie , __
Terenuri de tras la int mictoare
Sal de jocuri video Filme '_
Codul manierelor n afaceri 199
Club de meninerea sntii
Saun. Gimnastic
Ridicarea de greuti sub supravegherea unui instructor
Programe de exerciii pentru gimnastic aerobic i ritmic
Calitatea mncrii i buturii Calitatea serviciilor generale.
Calitatea serviciului de camer
Servicii telefonice
Curenia _ _ _ _ _ _ _ _ _ Calitatea nclzirii
Calitatea sistemului de aer condiionat
Capacitatea computerului . Capacitatea audiovizualului
Disponibilitatea procesrii >
nlesniri de transport -
Spitale i servicii medicale din apropiere
Atitudinea personalului
Disponibiliti pentru cumprturi pentru soiile partenerilor
Disponibilitatea unui ghid pentru tur
Restaurante n cadrul nlesnirilor privind programele de noapte .
Restaurante din apropiere __j
Condiiile i posibilitile de apartamentelor pentru oaspei
Frigidere ou buturi i gustri n camere ;
nlesniri pentru banchete
Numrul camerei Capacitatea Tipul nlesnirii
Invitaie
Tradiional: Emis prin Trimis prin Semnat Trimis Semnat
Tiprit: Gravat: telefon scrisoare de cine recomandat de cine
Not: Invitaiile trebuie expediate cu 3-4 luni nainte de a avea Ioc o ntlnire, pentru
ca s poat ajunge cei care vin din afar i pentru a permite participanilor s-i
organizeze programul n vederea acestei ntlniri.
Invitaiile ctre conducerea superioar trebuie trimise cu 6 luni nainte, pentru
o ntrunire din interiorul oraului, n special pentru una care va dura 2-3 zile.
Este important cnd faci invitaia la o conferin sau la un seminar, s trimii
lista oaspeilor care vor lua cuvntul, titlurile i scrisorile lor de acreditare.
200 LETITIA BALDRIGg
Lista invitaiilor (n ordine alfabetic) i rspunsurile
Numele oaspetalui Titlul Adresa Nr. telefon Accept Nu accept
George Abell ' ;
Jennifcr Anderson /
Grcgory Apgar '
Jonathon Arthur
Giorgio Attuno
etc... '
Not: Organizatorul ntlnirii trebuie s pun data la care a fost primit acceptarea
sau declinarea invitaiei n coloana corect... n ultim instan organizatorul poate
aduga nc o foaie dup lista de oaspei, care s cuprind doar lista acceptrilor, n
ordine alfabetic. Aceasta devenind lista final de lucru:
Vorbitor ' \
(Eta.)
Numele electricianului
Numrul cilor de ieire
Numrul nururilor necesare
Monitoare TV cerute
Proiectoare: Tipuri Poziiile necesare
Numr'__
Becuri de proiector suplimentare
Indicatoare necesare -
Ecrane portabile necesare ; Planul camerei
Dimensiunea .
Microfoane: Tipuri
Dimensiuni
Pupitre aflate n incint ; , aduse
Dispozitive de proiecie necesare :
Inventarul florilor
Florria Contact Nr. telefon.
Aranjamentul din perimetrul recepiei;
Buchete n apartamentul pentru oaspei
Buchete pentru camerele conducerii superioare .
Buchete pentru camerele VIP-urilor
Aranjamente pentru tribun
Banchet #1 Banchet #2 Banchet #3
Aranjamente de pus n vaze pe mas:
> Masa de prnz prima zi . Banchet #1 .
Masa de prnz a doua zi _________ Banchet #2 .
Masa de prnz a treia zi Banchet #3
Masa de prnz a partenerilor de via.
Decorarea scenei: Aranjamente florale . Plante nchiriate
Flori care s mpodobeasc linia de primjre de la recepie
Flori la butonier, pentru personal ______
Flori trimise acas, dup ntrunire, vorbitorilor i interpreilor.
Not: .
Florarului trebuie s i se dea un buget ferm nainte de a ncepe s lucreze i s
foloseasc buchetul din mijlocul mesei, care trebuie pus pe mas de mai
multe ori
Florarul trebuie s asorteze culoarea florilor cu interiorul camerei care trebuie
decorat
Florile de pe estrade trebuie plasate destul de jos, astfel net publicul s-i
poat vedea uor pe oaspeii de la prezidiu
Plantele nalte i copceii nflorii din ghivece pot fi aranjate n aa fel mct
s mascheze o scen urt sau alte suprafee neprezentabile
204_ ____ LETITIA BALPRIGE
Niciodat nu-i trimite unei femei care confereniaz un bucheel de flori
pentru corsaj; trimite-i flori pentru acas
Not: Un bun director de ntrunire face imediat dup aciune evaluarea, pentru c
detaliile se uit cu fiecare zi care trece. Acest raport i va fi folositor cnd se va pune
problema refolosirii sau nu a unui Ioc sau pentru a da o recomandare favorabil sau
nefavorabil unei alte companji care ar dori s foloseasc posibilitatea respectiv.
Mulumiri .
Aceast pagin trebuie rezervat de ctre organizatorul ntlnirii pentru a scrie
numele, titlul i adresa tuturor celor care au o legtur cu evenimentul, care au fcut
o treab bun i care merit o scrisoare de mulumire, care, de fapt, este o scrisoare
de recomandare pentru persoana respectiv. Laudele aduse angajailor deosebii snt,
n general, nregistrate n dosarele lor i pot avea ca rezultat promovri mai rapide i
o mai mare siguran n slujb.
Pe aceast pagin trebuie scrise nu numai numele persoanelor crora li se aduc
mulumiri i laude, ci i data cnd a fost, de fapt, trimis scrisoarea. Mulumirile
prompte pot duce la o primire clduroas cu alt ocazie similar. Proprietarii i
personalul unui hotel, centru de conferine sau altor locuri de ntrunire judec o
Codul manierelor n afaceri 20![
companie prin prisma comportamentului angajailor ei, dar mai ales prin prisma
manierelor directorului ntrunirii i personalului acestuia.
Comunicarea detaliilor
Consiliul de administraie (CEO) al unei companii publice trebuie s trimit,
cu maximum de operativitate, o ntiinare asupra edinei anuale tuturor
acionarilor, cu minimum 3-4 sptmni nainte, pentru a putea primi un rspuns
documentat i util. (Preedintele unei companii particulare nu are puteri limitate
cum este cazul Consiliului de administraie al uneia pe aciuni. Conductorul unei
pompanii poate schimba data unor edine anuale, telefonnd pur i simplu
colegiului de administraie format de obicei din prieteni apropiai i membrii ai
familiei, stabilind o alt dat.) *
Anunarea edinei este nsoit de declaraia de mputernicire (un document
care comunic locul i data cnd va fi inut ntrunirea i ce proiecte vor trebui
votate), plus un buletin de vot pe care-1 vor completa anticipat acionarii care nu
vor fi la edin. Fiecare trebuie s completeze i s expedieze imediat aceste
buletine de vot. Cnd exist observaii scHse pe aceste buletine, direciunea trebuie
s le noteze cu grij, pentru c deseori ele snt revelatoare pentru direcia din care
bate vntul n privina sentimentelor fa de conducere. De asemenea, aceste
observaii las s se ntrevad problemele ce pot s apar la edina anual.
O corporaie de succes este o corporaie sensibil; Ea ascult vocea acionarilor
si.
Dac locui unde se va ine edina anual este greu de reperat, este nelept ca
alturi de documentele trimise acionarilor s existe i o hart. Unele companii
includ i un program al edinei; altele dau chiar i meniul prnzului dac acesta va
fi oferit gratuit acionarilor.
208__ . ;
LETITIA BALDRIGE
Expedierea raportului anual
Raportul anual al unei corporaii trebuie pus la pot i expediat cu un anumit
timp nainte de edin. (Uneori este trimis mpreun cu anunarea edinei anuale.)
De obicei, se exercit o presiune ngrozitoare asupra personalului nsrcinat cu
ntocmirea raportului, specialiti att din interiorul companiei, ci din afar.
Schimbrile n ultima! moment snt inevitabile. Consiliul de administraie trebuie s
fie nelegtor cu personalul n privina acestui stres. Gesturi ca aranjarea<iei cine
bine pregtit i oferit celor care muncesc pn trziu i asigurarea transportului lor,
seara trziu, Cu taxiuri dac nu au main snt foarte apreciate de oricine lucreaz Ia
un raport.
O alt persoan care merit consideraie n aceast perioad este secretara
corporaiei, a crei munc implic responsabiliti colosale. Raportul anual trebuie
s reflecte c el sau ea este pe deplin familiarizat() cu legile statului din care face
parte corporaia, cu cerinele bursei de valori care nregistreaz efectele companiei,
cu deciziile permanente ale consiliului directorilor legate de edinele anuale cu
statutul companiei i bineneles, cu regulile i reglementrile stabilite de Comisia
Schimbului de Efecte Publice. Un industria de frunte, care face parte din 5 consilii
de adninistraie, cumpr personal, n fiecare an, cte un cadou de Crciun pentru
fiecare dintre secr&arele corporaiei la care lucreaz; la fiecare cadou se adaug un
bilet de mulumire, scris de mn.
Pstrarea ordinii
Au trecut de mult zilele cnd corporaiile pe aciuni considerau edina anual
ca o simpl i neinteresant serie de aprobri ale iniiativelor Consiliului de
administraie. Forele combatante ale traumei sociale par s se fi alturat definitiv
corporaiei i refuz s se evaporeze, fie c e vreme bun sau rea.
De aceea, corporaiile nu pot rmne departe de nevoile i aspiraiile sociale ale
asociailor. Probleme ca manevrarea minoritilor, investiii n ri controversate.i
consideraii asupra mediului nconjurtor se vor ridica ntotdeauna n aceast epoc.
Cnd ntrebrile snt puse cum se cuvine, o companie trebuie s fie nelegtoare, nu
antagonic. edina anual nu este un prilej pentru decepii confuze. Consiliul de
administraie trebuie s fie ferm i att el, ct i acionarii trebuie s-i respecte unii
altora prerile.
Multe corporaii, n ziua de azi, dau unui vorbitor un timp limit (5 minute)
pentru a-i expune punctul de vedere. Dac lucrtorii companiei snt bine organizai
i specializai n organizarea desfurrii edinei, totul va fi cum trebuie. S-ar putea
ca ntrebrile s fi fost puse dinainte, o dat cu confirmarea participrii, oferind n
acest fel destul timp Consiliului de administraie pentru a pregti rspunsurile
necesare. Dac un acionar este indisciplina! i nerezonabil, de obicei, presiunea
colegilor n timpul edinei l disciplineaz mult mai bine dect ar putea-o face
preedintele.
Uneori puin inventivitate este folositoare, dac situaia economic nu permite
prea mult buzunarului companiei i al acionarilor. Un cadru din executiv, nzestrat
cu simul umorului, a ncheiat o dat o edin anual deosebit de decepionant
(fiindc fuseser numai veti proaste), adresndu-se acionarilor, n timp ce se
ridicau s plece, cu zmbetul pe buze: "Cu siguran c nu vreau ca cineva de aici
s prseasc aceast sal fr s simt mirosul de trandafir al companiei noastre".
Acestea fiind spuse, personalul corporaiei a scos de sub mesele de la intrare imense
buchete de trandafiri proaspei, druind fiecrei persoane cte o floare plcut
parfumat.
Trebuie c acest procedeu a mers, de vreme ce toi au prsit ncperea cu
zmbetul pe buze.
210 ; LETITIA BALDRIGE
Ordinea de zi
Majoritatea edinelor anuale se desfoar dup un model general. Secretarul
ef al executivului se prezint, declar edina deschis i, dup ce prezint
funcionarii i directorii companiei, expune un fel de "raport al preeditelui"
oprindu-se asupra principalelor evenimente din anul precedent.
O copie, btut la main sau xeroxat, cu ordinea de zi trebuie s fis pus pe
scaunul fiecrei persoane, nainte de nceperea edinei.
O mostr a unei ordini de zi tipice este urmtoarea: ^
ORDINEA DE ZI:
EDINA ANUAL A ACIONARILOR
(Data i ora)
(Localitatea, oraul, statul)
O bun comunicare
vizual:
papetria de birou,
crile de vizita
afaceri i ntiinri
^ Articole de papetrie.
Cu ct o ntreprindere este mai rafinat i cu ct un executiv are mai mult
succes, cu att devine mai mare fietul" lui cu articole de papetrie. El ncepe cu
folosirea hrtiei imprimate conform regulamentelor companiei, apoi.i croiete
drum pn la un nivel superior sau de vicepreedinte i ncepe s foloseasc aceeai
hrtie cu antet, folosit dp Consiliul administrativ.
Dac este avocat sau bancher, poate folosi hrtie cu antet ntr-o msur mai mic,
atunci cnd arc de-a face cu clieni importani. In orice caz, dac direciunea companiei
lui i ncredineaz un bun design, atunci toat papetria de birou este stabilit cu grij,
potrivit unui manual, fie c executivul lucreaz la sediul corporaiei din Omaha sau
ntr-o sucursal a' biroului din Singapore. Cu programul identitii companiei, care a
fost deja holrt i care a fost descris n nenumrate memorii, directorul tnr nu are de
luat nici o holrre n ceea ce privete papetria companiei.
Cnd va ajunge la gradul de director superior (fiind implicat n proiectele
comunitii i avnd o via social important) el va putea s-i comande (i s
plteasc) propria lui papetrie de afaceri, care s fie la fel cu cea folosit de ntre-
prinztor (vezi Nevoile de nceput i permanente de hrlie pentru ntreprinztori").
.& Calitatea bun a hrtiei, Calitatea bun a hrtiei, Calitatea bun a hrtiei
j nu conteaz structura cu structur deosebit cu sau fr curioziti n
structur
Hrtie alb sau ocru; Culori fumurii (gri, Culori neobinuite sau
litere negre cafeniu, oliv) cu litere de culori contrastante (ex.
I culoare nchis hrtie roz cu margine
nchis sau hrtie
bleu cu scrisul
bleumarin)
,flec plus ultra" n domeniul unei hrtii fine, filigranul este un adevrat lux.
Filigranul este un semn sau un desen transparent, care este produs n procesul de
fabricare a hrtiei. El poate fi vzut mai bine dac ii hrtia n lumin, dar aceast
stare a ei (de invizibilitate parial) face parte din farmecul i misterul ei.
Fabricanii de hrtie bun, cum ar fi Crane, au numele companiei lor filigranat pe
hrtia i titlurile lor de rent; cnd o ntreprindere i are numele sau simbolul
filigranat pe hrtiile sale, acea companie atinge culmea snobismului. Oricine i
comand propria hrtie bun trebuie s in minte c dup luarea tuturor hotrrilor,
se cere o vreme ndelungat, deseori 3 luni i mai bine, pn la primirea hrtiei
pentru compania sa. Nu este uor s obii repede combinaiile de culoare, greutate,
compoziie i structur a hrtiei dorite. Nu exist dect o singur consolare: c
ateptarea este pe deplin rspltit! ,
Not: Pe toate cele trei opiuni este gravat numai numele ei, Mary Eammon, nu al
companiei ei. Pe plicuri este gravat numele ei i strada pe care se afl compania.
Excluderea numelui companiei d o not personal acestui gen de rechizite de
afaceri; destinatarul se simte deosebit". Rechizitele de acest gen snt identice, att
Codul manierelor n afaceri 219
ale brbailor, ct i ale femeilor. Unii prefer ca propriile cri de vizit de afaceri
s aib margini colorate (d o impresie de bogie, dar cost mult mai mult, n
special cnd marginile snt fcute manual).
Cnd se cstorete
Mary Eammon i pstreaz numele de fat n afaceri, dar devine doamna
Robert Sloan n viaa privat. Ea i soul ei au acum nevoie de rechizite comune:
cri de vizit de coresponden ca s le foloseasc pentru probleme personale n
ora i hrtie de scrisori pentru reedina lor de var. Mary Eammon d petreceri de
afaceri acas, implicndu-1 astfel i pe soul ei; este important ca musafirii s nu i se
adreseze acestuia cu domnul Eammon". De aceea este important hrtia de
coresponden comun, fiindc pe ea se semnaleaz c atunci cnd Mary este acas,
ea este doamna Sloan i nu doamna Eammon.
Familia Sloan folosete crile de vizit de coresponden, pentru a face invitaii
i a mulumi pentru cadourile trimise amndurora, dar i pentru a le include - ca nite
cri de vizit pentru cadouri - n darurile importante (din nou legate de afaceri).
Unele persoane care lucreaz n afara casei lor, ct i n afara unui birou, includ
i numrul de telefon de acas alturi de numrul de la sediul ntreprinderii.
(n interior) '
Ianuarie 1986
Neoficial
TIM McCOY
A DESCHIS
MAGAZINUL DE REPARAT JUCRII AL LUI TIM
UN MAGAZIN DE CRI I JUCRII PENTRU COPII
CU SEDIUL
LA 4TH I HOWARD
MINNEAPOLIS "
(000)000-0000
Aducei aceast carte de vizit
pentru a obine un rabat de 20%
la prima dv. achiziie
226 ; :
LETITIA BALDRIGE
Anunnd nfiinarea unei noi sucursale
Oficial
Neoficial
Mutarea birourilor
ASOCIAII JONATHON P. FILLMAN
CONSILIERI PENTRU RELAII CU PUBLICUL
DORESC S ANUNE MUTAREA NTR-UN NOU SEDIU PE
STATE AVENUE 1415
ATLANTA, GEORGIA 00000
1 Martie, 1986 (000) 000-0000
sau
COMPANIA XYZ
NE FACE PLCERE S V ANUNM NUMIREA
JOANNEI S. BARKHORN
N FUNCIA DE VICEPREEDINT A EXECUTIVULUI
STRADA LA SALLE 123
CHICAGO, IL 00000
(000) 000-0000
TELEX 00000
PARTENERII COMPANIEI
MANNING, BABCOCK, WEISS, GREEN, KOE I STAIR
STREET UNION NR. 240
SAN FRANCISCO 00000
AU PLCEREA S V ANUNE
C
DOMNIA SA WILLIAM A. GELLHORN
CARE A FCUT PARTE DIN SENATUL STATELOR UNITE
S-A RENTORS LA FIRM
DE LA ,
1 IUNIE
O MIE NOU SUTE OPTZECI I ASE
. PETER M. FINNERTY
PREEDINTE AL CONSILIULUI DE ADMINISTRAIE I
FUNCIONAR EXECUTIV EF
ARE PLCEREA S ANUNE' ALEGEREA LUI
WILLIAM S. PEASE *
CA
PREEDINTE EMERIT AL CONSILIULUI DE ADMINISTRAIE
MAI 1987
O schimbare de carier ,
Oficial
Neoficial
RICK SONDHEIM
FOST MEMBRU AL "ROCKLAND"
I-A DESCHIS PROPRIUL RESTAURANT
"FOOTLIGHTS"
I I NTMPIN N MOD DEOSEBIT PRIETENII
MOHEGAN AVENUE NR. 345
PROVIDENCE, R.I.
(000)000-0000
232 LETITIA BALDRIGE
Un anun simplu de fuziune
FUZIUNEA DINTRE
AVEREA IMOBIL TURNER
I
PROPRIETILE BRENT
A FOST FINALIZAT
COMPANIA VA FI DE ACUM NAINTE
CUNOSCUT CA
PROPRIETILE TURNER-BRENT, INC:
LAKESIDENR. 1415
UTICA, NEW YORK 00000
(000) 000-0000
Prima fa (coperta): Anunarea fuziunii dintre cele dou firme, data fuziunii i
noul nume al firmei
i
Codul manierelor n afaceri 233
8
Arta
divertismentului
Un oaspete de onoare care te viziteaz, n special unul dintr-o alt ar, merit
un tratament deosebit. Un individ oficial sau cu o funcie nalt, conductorul unei
companii, un confereniar distins - toi intr n categoria VIP.
Furnizorul
Furnizorii se pare c snt capabili s adapteze orice proiect n ziu' de azi, orict
de dificil ar fi, n mod logic. ntr-o noapte am vzut cum holul de marmur rece al
unei instituii a fost transformat ntr-un plcut cort de eic. Un candelabru de cristal
era agat n partea de sus a cortului; am stat pe covorae orientale, care acopereau
marmura de dedesubt, i ne-am osptat pe cinste, din castronae, servindu-ne cu
mna. Dansatorii din buric au interpretat, prirrtre noi, dansuri exotice pe o muzic
cntat de muzicani egipteni.
Am urmrit o dat o prezentare a modei sportive de primvar, fcut de
acorbi care evoluau pe muzica executat n direct de un grup rock britanic... ntr-
un cort de circ. Am participat la o fantezie Alice n ara minunilor", dat de o
companie de asigurri care a transformat complet un vechi ring de dans ntr-un loc
magic. i am dansat o dat ntr-un depozit de mrfuri vechi, transformat pentru
seara respectiv, de o companie de computere software, ntr-un bal mascat la
Veneia" (singurul lucru care lipsea erau canalele!), ,
Dac dorete s fie original n vederea unui eveniment special, compania ta nu
alege un loc dezafectat dect dac tii c poi s-1 amenajezi cu succes. Pune-i
cteva ntrebri importante: ^
Va putea fi, dup transformare, n concordan cu imaginea corporaiei tale?
Organiznd n acest loc o manifestare, vom atinge obiectivele dorite de
corporaie? -
Va face bugetul nostru fa cheltuielilor?
Vom fi n conformitate cu legile?
Clima va contribui sau va duna reuitei n aceast perioad a anului?
Pot furnizorii, pe care-i avem la dispoziie, s se descurce cu acest proiect
complicat?
Vor fi oaspeii n stare s ajung cu uurin la locul petrecerii? Exist loc de
parcare? Exist transporturi publice la dispoziie? Exist taxiuri n zon?
Se vor simi bine invitaii n timpul petrecerii, din punct de vedere al
temperaturii, locurilor i spaiului n care se vor mica?
Ce fel de avantaje ale camerei pentru odihn snt disponibile?
Dispunem de suficient timp pentru a fi pus totul n ordine?
Avem destul personal angajat ca s supravegheze toate operaiunile?
Cnd o petrecere a companiei se ine ntr-un loc neobinuit, tu, ca gazd, trebuie
242 LETITIA BALDRIGE
s munceti din greu ca s asiguri confortul musafirilor, n special al acelora care nu
snt obinuii cu acest gen de manifestri, ca acela pe care l-ai planificat.
Sufrageria executivului
Conducerea unei companii bine cunoscute, cu o sufragerie pentru executiv (sau
mai multe), este ntotdeauna n unanimitate de prere c aceast combinaie de
servicii i prestigiu merit efortul financiar al administraiei. Sufrageria executivului
este locul n care se ntrunete elita oamenilor de afaceri ai unei organizaii pentru
prnz - i cteodat chiar pentru micul dejun - pentru a discuta afaceri i pentru a
ncheia nelegeri cu colegii din exterior.
Este un loc de petrecere din domeniul afacerilor n cel mai clasic neles al
cuvntului. Este locul ideal pentru discutarea celor mai delicate subiecte, cum ar fi
fuzionri sau achiziionri. Gazda profit de avantajul psihologic pe care i-I d
faptul c poate chema oaspeii ntr-un spaiu perfect amenajat, pe teritoriul lui (casa
sa personal). .
Multe sufragerii ale executivului dispun de mese comune mari, rotunde sau
dreptunghiulare, unde un executiv, care prnzete singur, poate gsi un loc gol i o
conversaie amical cu colegii. Furnizeaz o posibilitate excelent pentru executivii
noi ca s ajung s^i cunoasc pe cei vechi i s culeag o cantitate considerabil de
brfe'de birou. ' , - . . .
O sufragerie a executivului trebuie s fie atrgtoare, bine condus i
organizat, s aib un ef de sal sau un buctar bun; altfel este mai bine s n-ai
sufragerie. Sufrageria este simbolul vizibil al imaginii companiei - care poate fi de
clasa nti sau de clasa a doua.-
Este impresionant cnd masa poate fi servit la standardul la care a servit-o
atia ani dna. Charlote, la sediul din New York al domnului Dean Witter Reynolds,
mi amintesc de zilele cnd eram director la acea companie, cu ct nerbdare
ateptam pauzele lungilor edine ale consiliului, pentru a ne desfta la mas cu
preparatele ei copioase.
mi amintesc i alte sufragerii de executivi, unde globurile de cristal erau
gravate cu nsemnul corporaiei, care era brodat i pe erveelele albe de damasc, iar
pe serviciul de porelan de China era pictat de mn, n aur, acelai nsemn n centrul
farfuriilor i al cetilor.
mi amintesc frumoasele flori de la Banca Chase Manhattan i minunatele
omlete fcute de Rudy Stanish la Goldman Sachs.
Dar nimic nu se compar, totui, cu stilul sufrageriilor pentru petreceri ale lui
Malcom Forbes. El are cel puin 3, pe care le tiu eu: o sufragerie n casa ataat
cldirii magazinului Forbes, unde masa e aranjat cu globuri aurite pictate n stil
veneian i figurine rafinate de Dresda; o pivni din crmid roie, transformat n
sufragerie, cu capete de cerbi din argint curat atrnnd de grinzile din tavan (purtnd
fiecare gravat numele unui conductor reprezentativ de afaceri care a prnzit acolo);
la acestea se adaug un mare iaht cu un echipaj elegant mbrcat, scena marilor
petreceri de afaceri unde au petrecut notabiliti ca HRH'Prinul Charles.
O sufragerie a corporaiei poale deveni un instrument valoros de relaii cu
publicul n comunitate. Unele companii permit grupurilor civile s aib acces n
" Ce comanzi
Mncarea: Simbolul ospitalitii unei companii
Mncarea este cea mai scump parte din bugetul afectat pentru petreceri. Un
serviciu al companiei care exprim supraopulen i risip de alimente, n special n
perioadele de criz economic, se reflect nefavorabil asupra gazdelor, ca i servirea
unor cantiti insuficiente de mncare, sau prost pregtit, care dau impresia de
zgrcenie. Vorbesc din experien, deoarece o dat mi s-a servit plcint cu mere la>
micul dejun i mi s-a oferit caviar la o ntlnire ntr-o situaie critic de strngere de
fonduri pentru oamenii rmai fr case dinr-un ora. Companiile, deseori, nu
neleg relaia dintre mncare, ospitalitate i ce se potrivete cu un anumit moment.
Buctarii efi din restaurante, hoteluri, instituii de deservire public i
sufragerii pentru corpul executiv ar trebui s salute sugestia de a ncerca nite reete
noi i delicioase.
Dac un nou fel de mncare are succes, de obicei ei l introduc n repertoriul lor
permanent; o persoan care organizeaz o ntrunire nu trebuie s se team niciodat
s-i dea unui buctar ef o reet pentru petrecerea corporaiei sale. (O obiecie:
buctarul ef trebuie s ncerce mai nainte reeta i cel care a organizat petrecerea
trebuie s guste rezultatele experimentului, nainte ca felul de mncare s fie trecut
n meniu.)
Snt momente cnd creativitatea poate s scape de sub control, n societatea
noastr cu gastronomi extrem de curajoi. Totui rmne o idee bun s le dai
oamenilor ce le place s mnnce dect s-i supui unui meniu de mncruri noi i
exotice pentru petrecerea ta. (Cu alte cuvinte, las sufleurile din carne de arpe i
tocana de iepure de cmp pentru petrecerile private!)
Meniuri '
Planificatorul petrecerii din partea companiei (de exemplu, directorul pentru
manifestri deosebite, directorul ntlnirilor, sau oricine rspunde de meniuri pentru
ntrunirile corporaiei) trebuie s aib n vedere urmtoarele linii cluzitoare:
246 LETITIA BALDRIGE
Cnd te hotrti asupra unui meniu, s ii ntotdeauna seama de buget i s
nu-1 depeti niciodat.
Alege ce este proaspt i de sezon. Mncarea va costa mai puin i va avea un
gust mult mai bun dect mncrurile care nu snt de sezon.
. Alege un meniu potrivit pentru ora la care va fi servit. Aceasta nseamn s nu
serveti o salat uoar de. fructe ntr-o noapte de iama friguroas i s nu serveti o
tocan din carne de vac, fierbinte, la prnz, ntr-o zi de var foarte clduroas. Cu
alte cuvinte, folosete-i bunul sim!
Alctuiete un meniu echilibrat i nutritiv. (Ferele-te de meniurile cu
mncruri prea prjite sau prea bogate n hidrai de carbon.)
F o list cu toate podgoriile i cramele (dac snt) de unde provine vinul pe
care-1 vei servi. De obicei, vinul alb se servete cu preparatele din pete i cel rou
cu carne sau vnat. Pentru ocazii speciale, se servete ampanie la desert, pentru a da
posibilitatea s fie rostite nite toasturi speciale. Dac nu poi s comanzi o
ampanie de calitate, nu mai servi deloc.
Mic DEJUN
PRNZ
Pui la grtar
Orez brun cu mirodenii
Salat de spanac i ciuperci
ngheat de lmie
Cafea sau ceai
CIN
. . Salat de cruditi
Friptur de viel la grtar
Varz broccoli i carote nbuite n unt
Prjitur Betty cu mere i ngheat de vanilie
sau
Pere proaspete i brnz Bel Paese
Cafea ori cafea decofeinizat
Not: Nu servii salata ca fel de mncare separat ntre principalul fel de mncare i
desert dect dac este vorba de salat verde cu brnz i biscuii.
n mod normal salata trebuie servit pe o farfurioar separat o dat cu
principalul fel de mncars.
Codul manierelor n afaceri . 247_
Pentru un numr mai mare de persoane, este o idee bun s se ofere cte un fel
de mncare rece care s se afle deja pe farfuria fiecrui musafir, cnd intr invitaii
n sufragerie. Aceasta economisete mult din timpul i munca celor ce servesc.
MICUL DEJUN
CIN '
Friptur rece
Legume "Pasta Primavera" '
Salat de crevei
Roii cu busuioc i urd
Pui chinezesc cu suc de lmie
Carne de vac a la Burgundya
Salat verde
Fructe coapte
Crem de ciocolat
Cafea, cafea decofeinizat
Liste de bucate
Atunci cnd gazda i d silina s prezinte musafirilor i lista de bucate,
atmosfera mesei devine imediat deosebit. O list de bucate este exact unul dintre
acele mruniuri care imprim o not de distincie. Cnd musafirii semneaz pe
spatele listei de bucate a unui vizitator strin, ea devine o amintire deosebit din
cltorie.
248___ ; LETITIA BALDRIGE
Meniul este scris de mn, dactilografiat sau tiprit pe hrtie compact. Listele
pot fi de orice dimensiune (dar de obicei nu snt mai mari de 5" x 7 " ) . n mod
tradiional ele snt din hrtie alb sau ecru, dar pot fi de orice culoare, dac acea
culoare face parte din decor. Cea mai frumoas grafic pentru listele de bucate sau
pentru crile de vizit care indic locul este aceea care folosete nsemnele
companiei gazd, ncrustate n relief, n culorile proprii, att pe lista de bucate, ct i
pe cartea de vizit care indic locul, aa cum arat ilustraia. Grafica invitaiilor este
bine s fie folosit i cu ocazia altor petreceri.
Lista de bucate poate fi pus pe mas ntr-unui dintre modurile urmtoare: ntre
erveelul unei persoane i lingura vecinului din stnga, aezat pe vrful
erveelului, sprijinit de un pahar pentru vin, pe mas deasupra farfuriei (vezi
ilustraia de la "Cum se aaz o mas oficial".
La modul ideal, fiecare musafir trebuie s aib propria sa list, oricum,
ntotdeauna este indicat s plasezi o list de bucate ntre locurile a doi musafiri,
pentru a fi folosit de amndoi.
Soa/usot
(Supatde-cteioo'
^tfTta/i'e/upleeesc-
cSalaJa unele-tuor^Ua
/974
Codul manierelor n afaceri
Cnd hotelurile i restaurantele furnizeaz meniul, ele au tendina s
nregistreze totul, inclusiv lucruri ca ridichi, nuci, biscuii. Textul unui meniu
trebuie s fie simplu; este suficient s fie menionate aperitivul i/sau supa,
antreurile i sosul (dac exist), desertul i vinurile. Dac va exista vreun fel de
program distractiv n timpul mesei, el trebuie s fie semnalat n partea de jos din
dreapta a listei de bucate sau pe dosul acesteia, (n partea stng a paginii din
interior, dac lista este mpturit, iar meniul pe partea din dreapta a feei
interioare). '
Vinurile snt notate pe partea stng a meniului, fiecare n partea opus a felului
de mncare cu care va fi servit, vinurile mai pot fi notate n colul de jos din stng.
In meniul alturat, de exemplu (un prnz pentru un executiv care se retrage la
pensie), servindu-se numai un fel de vin acesta a fost trecut n colul de jos, din
stng, al listei de bucale.
Servirea vinului .
Exist cteva diferene ntre servirea vinului la restaurant i servirea lui la o
serat acas. Un lucru important de reinut este c astzi, dup tradiia francez,
vinurile roii (dulci) se servesc cu anumite feluri de mncare, iar cele albe cu altele.
Unii oameni prefer vinul alb n orice ocazie, alii l gsesc prea acid i prefer s
bea doar ro.u. De aceea, de obicei, o gazd atent ofer musafirilor ei ambele
sorturi. .
Dac urmezi tradiia, vei servi vin alb ntr-un pahar pentru vin alb la preparatele
din pete i vin rou ntr-un pahar de vin rou la mncrurile din carne sau din vnat.
n acest caz, chelnerul (sau chelneria) servete vinul alb imediat ce oaspeii s-au
aezat Ia mas, chiar nainte de a fi adus mncarea, servirea fcndu-se n sensul
acelor de ceasornic, ncepnd cu persoana din dreapta gazdei. Cnd snt servite
antreurile, chelnerul merge din nou n sensul menionat mai s>:s n jurul mesei, de
data asta turnnd vin rou. n acest moment un musafir i poate spune chelnerului,
fr probleme: "A dori nc un pahar de vin alb, v rog". Este de datoria gazdei s
se pregteasc cu mai mult vin alb dect rou la petrecere, dac va crede c musafirii
vor bea din acesta mai mult dect din cel rou, inclusiv la cocktailuri.
Dac nu avei chelneri la petrecerea dumneavoastr de acas, punei pe mas o
sticl de vin alb i una de vin rou (folosind tvile de plut puse pentru a proteja faa
de mas). Gazda, ajutorul gazdei (brbat sau femeie) i servete pe musafiri cu un
vin sau altul, dup preferine, i umple din nou paharele invitailor (fr ca acetia
250 LETITIA BALDRIGE
s fie nevoii s-o roage). O gazd trebuie s aib grij s roage pe unul dintre
musafirii ei s se ocupe de servitul vinului la cellalt capt al mesei: "Jeff, vrei, te
rog frumos, s fii maestrul -nostru de ceremonii n servirea vinului la acel capt al
mesei?" Jeff, acceptnd aceast sarcin, trebuie s aib grij ca paharele s fie tot
timpul pline. Un musafir care este lacom i dorete s-i umple propriul pahar mai
des dect ceilali, d dovad de lips de maniere dac l ignor pe Jeff i apuc sticla
pentru a-i turna singur un pahar.
Dac un dineu acas const din mai multe mese mici, n loc de una mare, la
fiecare mas trebuie s-i ia cineva sarcina de a servi vinul. Totui, un invitat se mai-
poate servi i singur dac mai dorete, dup ce i s-a turnat primul pahar.
Carafele de vin rou i de vin alb arat foarte decorativ pe mas i, n societatea
de azi, este indicat s fie folosite la orice gen de petrecere, oficial sau neoficial.
.Carafa mai are i un alt scop. Dac nu eti chiar mndru de vinuj pe care l serveti,
carafa l face s devin anonim.
Lista cu oaspei
Alctuiete lista cu invitaii i o d direciunii pentru a fi aprobat.
Invitaiile
Supravegheaz designul, producerea i trimiterea prin pot a invitaiilor.
Alctuiete R.S.V.P.*-urile.
Pregtete o ultim list a invitailor pentru personalul care va fi folosit la
petrecere.
Coordonarea cu hotelul, restaurantul, cu organizatorul banchetului, din
partea clubului sau cu furnizorul.
Selecteaz meniul i buturile.
Ia hotrri n legtur cu decorarea, locului unde va avea loc petrecerea (flori,
culorile lenjeriei folosite etc).
Se convinge c desfurarea distraciilor este asigurat cum trebuie din partea
hotelului (echipamentele electronice i sistemul sonor de care este nevoie
etc).
Distraciile
Semneaz contractele cu interpreii, oamenii care ntrein buna dispoziie la o
petrecere i cu actorii.
Cnd una dintre companiile mici sau de dimensiuni medii (prea mic pentru a
avea un coordonator de ntlniri n rndul personalului su) se angajeaz n
organizarea unui mare numr de programe distractive, care fac parte din planul de
afaceri, este nelept s instruiasc un executiv care cunoate bunele maniere n
societate, s se ocupe i de aceast ndatorire, pe lng celelalte responsabiliti pe
care Ie are. Aceasta trebuie s fie o persoan cu gust, care tie cum s organizeze, s
fie receptiv i s tie s se poarte cu oamenii (trstur necesar pentru aproape
orice funcie de conducere).
Acest coordonator al manifestrilor deosebite trebuie s fie n stare s fac fa
unei situaii grele, s se descurce n cazurile de urgen i s aib spirit inventiv, s
munceasc eficient. El sau ea ar trebui s consulte cu grij ntreaga parte care se
ocup de distracii, din "Cartea complet de etichet" a lui Amy Vanderbilt
(Doublecjay, 1978), ca i o carte bun despre decorarea cu flori (ca de exemplu
"Distrarea cu ajutorul florilor" de Ronaldo Maia, editat de Harry N. Abrams,
1978) i unele cri bune pe aceast tem (ca de exemplu "Distraciile" de Martha
Stewart, editat de Crown, 1982).
n afar de a citi cri despre-divertisment, acest executiv trebuie:
S cear s petreac cteva zile cu furnizorul folosit n mod obinuit de
compania lui, pentru petrecerile foarte mari, n vederea informrii n mod
nemijlocit n legtur cu anvergura pregtirilor unei asemenea manifestri.
S observe ndeaproape recepiile organizate de alte corporaii. Aceasta se
poate aranja cnd consiliul su de administraie cunoate pe cineva din
conducerea superioar de Ia alt corporaie i explic acesteia c persoana din
colectivul su se pregtete i ar vrea s vad felul n care se fac pregtirile
pentru o recepie important.
Invit la prnz nite persoane care se ocup cu manifestrile deosebite sau
consultani pentru petreceri, pentru a cpta ct mai multe informaii.
Trim ntr-o lume plin de furtiizori, indiferent dac tim sau nu acest lucru.
Sntem n mod repetat hrnii de furnizori care au pregtit i servesc mncarea
oricnd, de la prnzul din sala de edine,a Consiliului de administraie pn la cina
din foaierul unui cinema. Contm pe furnizori s ne aprovizioneze cu prnzuri n
avioanele corporaiei s ne hrneasc la zaiafeturile sponsorizate de companie sau
s ne serveasc vinul i cina cu ocazia inaugurrii unui nou sediu de corporaie.
Furnizorii ne aprovizioneaz cu toate, de la cocktailurile din curtea instituiei pn la
micul dejun la ntlniri de mare competen.
Unii furnizori snt i designeri rafinai de petreceri. Alii snt pur i simplu
proprietari ai unor firme comerciale pentru prestare de servicii. Trebuie s-i cunoti
furnizorul - i s-i cunoti att limitele, ct i aptitudinile artistice - nainte de a-1
angaja pentru organizarea recepiilor tale.
Gsirea unui furnizor. Cel mai bun mod de a gsi un bun furnizor este prin
referine luate de la alte persoane. Probabil c ai fost recent la o petrecere
impresionant. ntreab-1 pe chelner ce furnizor reprezint (n New York, chelnerii
de la petrecerile aranjate de furnizori posed, de obicei, cri de vizit de afaceri pe
care le scot din buzunar de fiecare dat cnd un musafir d dovad de interes n acest
sens). Dup ce ai obinut numele mai multor furnizori, cere referine despre ei i
apoi verific-le.
La petrecerile oficiale, cafeaua trebuie servit dup desert (nu n timpul mesei)
n cecue de cafea. Multe restaurante nu au cecue de cafea, n care caz snt bune i
cetile obinuite.
Musafirilor trebuie s li se ofere posibilitatea de a alege ntre a o servi cu lapte,
cu zahr sau cu zaharin. Musafirilor trebuie s li se ofere la alegere cafea pur sau
cafea decofeinizat.
Nu se servesc buturi alcoolice la prnz, dect dac este o ntlnire de afaceri
diplomatice oficial. Seara, buturile trebuie s fie servite pe o tav, n pahare
speciale pentru fiecare, urmate de cafeaua de dup desert. Trebuie s fie oferite cel
puin dou posibiliti de alegere, un fel de coniac (rachiu) i o butur dulce, ca de
exemplu o oranjad sau un lichior. (ntr-un restaurant, cineva poate s aleag, dac
dorete, dintr-o mare varietate de buturi tari.)
La o serat organizat acas, cafeaua i buturile alcoolice pot fi servite la
258 " LETITIA BALDRIGE
mas sau n living, n bibliotec sau pe terasa unde se mut toi invitaii dup ce au
terminat masa. Majoritatea femeilor americane nu agreeaz deloc vechea tradiie
european de separare a invitailor n funcie de sex, dup cin. De aceea, o gazd
de afaceri neleapt nu-i las pe brbai s alunge femeile spunndu-le s se mute n
alt parte pentru a servi cafeaua i lichiorurile.
(data)
Compartimentul rspunztor
Persoana nsrcinat cu selectarea participanilor:
!
Telefonul executivului:
Nr. total de invitaii trimise:
Data aprobrii listei finale:
Numele funcionarului care a aprobat : o: ;
Bugetul petrecerii . ^
Este foarte important s i ai o cifr reprezentnd bugetul aprobat de direciune i o
list alctuit cu acuratee a sumelor, aa cum reies din contracte, astfel nct s nu rezulte
un buget deficitar.
n continuare iat genul de list de verificare a bugetului care trebuie s fie ntocmit,
pentru serata dansant, de ctre biroul unui serviciu financiar.
Invitaia
INVITAIILE
Numrul de invitaii ce trebuie comandat:
DESIGN-ul
Numele designerului:
Numele firmei: ,
Numrul de telefon:
Data la care modelul a fost supus aprobrii:
Data la care a fost aprobat modelul: cine 1-a aprobat:
Data la care va fi livrat produsul finit:
TIPRITURA
Numele tipografului:
Numele firmei:
Adresa: ] '
Nr. telefon:
Data la care i-a fost ncredinat tipografului manuscrisul:
Data probei finale aprobrii: cine a aprobat:
Data la care comanda poate fi ridicat de la tipografie:
EXPEDIEREA
Supraveghetorul comunicrii, al nchiderii plicului, timbrrii i expedierii:.
Oficiul potal (dac e cazul) care se ocup cu expedierea:
Numr: Adres:
Contact ' ; Nr. tel.
Data la care a fost livrat oficiului potal materialul:
Data expedierii prin pot a invitaiilor:
NOT: Poi s prevezi, de asemenea, un spaiu gol pentru copia invitaiei, n vederea
unor schimbri rapide, dac o persoan va fi suplinit de alta i cu a cui aprobare.
(Vezi i Cap. 9 "Invitaii i rspunsurile lor, sfaturi despre formulare i format")
Codul manierelor n afaceri 261
Paginile cu lista oaspeilor n ordine alfabetic
Lista musafirilor invitai, n ordine alfabetic de la A Ia Z
,- Pentru: (data):
CI Client
p Membru al personalului din dala nr. total al
acceptrilor
IC Personaliti civice
o Oficialiti cu titluri
CE Celebriti
PC Prieteni ai companiei
(bancheri, avocai etc.)
A Acceptare
R Regret
*Dac exist un numr mare de scuze (refuzuri), dar mai este nc timp, persoana care
se ocup de trimiterea invitailor trebuie s nmneze invitaii celui de-al II-lea rnd" de
musafiri, pentru a asigura o reprezentare complet la cin:
262 ; ; LEITIA BALDRIGE
Responsabilitile organizatorului
Lista cu obligaiile organizatorului
Flori
Florile i vegetaia folosite la decorarea ncperilor trebuie s fie selectate n
concordan cu natura aciunilor care se vor desfura n perimetrul n care snt
plasate. Nu risca s descoperi cu ntrziere c ele contravin realizrii unor aciuni de
ctre cei prezeni la ntrunire. De exemplu, sftuiete ntotdeauna florria s-i
furnizeze aranjamente pentru mas care s nu-i ncurce pe cei care stau fa n fa,
sau s nu se poat vedea. (Am nvat acest lucru n timpul administraiei Kennedy,
la Casa Alb, cnd a trebuit s abandonm tradiionalele aranjamente florale tip turn,
deoarece reueau cu succes s-i mpiedice s se vad pe oaspeii aezai la mas fa
n fa).
Florrie
Aranjamente n camer
Aranjamentul camerei
(s fie desenat special pentru fiecare petrecere)
Perimetrul cortului
(Unde se afl ringul de dans i formaia muzical,
mesele de bar i poziia meselor i scaunelor - stil
cafenea - pentru musafiri)
JENTRAHCEL_.
~ EXIT '
0
O o;
\ BAR /
OANCe
ARE A 50
o
00 SAR.
1 B.XIT )_____
E.NTRANCE
Camera aranjat pentru dans, dup cin (nu are nevoie dect de msue,
deoarece oamenii vor dansa).
264 :
LETITIA BALDRIGE
Lista pentru protocol
Personalul necesar pentru primirea musafirilor la intrare .
Nr. meselor necesare: :
Cri de vizit de rezervare pentru mese? In stoc De comandat
Numr necesar Persoara care se ocup
Cte diagrame cu locurile trebuie s fie fcute? De ctre cine s fie
fcute? -
Cri de vizit indicnd locul: Nr. necesar _ _ _ _ _ _ _ _ _ n stoc sau de comandat
Numele s fie: Scrise de mn Dactilografiate _______ Scrise caligrafic
Listele de bucate: Nr. necesar: Scrise de mn
Dactilografiate :
Caligrafiate i offset
Persoana rspunztoare
Persoana care se ocup de plasarea invitailor pe locuri tel. int.
Biroul de primire: Unde? Nume (astfel frict s fie puse la rnd unele dup
altele)
Cu ct snt mai multe feluri de mncare cu att este nevoie de mai multe
tacmuri. Fiecare fel de mncare i are tacmul lui.
Mai nti lingura de sup; urmtorul fel este petele, deci se folosesc
furculia i cuitul cu care se mnnc pete; urmtorul fel este miel, deci snt
folosite cuitul i furculia obinuite.
Att pentru prnz, ct i pentru cin este uor pentru oricine s plaseze
ustensilele pentru desert n partea din fa a farfuriei. Luai scama c pentru
prhz nu se pune dect un pahar pentru vin; la cin exist un pahar pentru
sherry care se bea la consomme, plasat n partea dreapt dinafar, apoi,
mergnd spre interior, un pahar de vin alb (vinul alb pentru pete), apoi un
pahar mai mare de vin rou (pentru miel) i n sfrit un pahar de ampanie
(nalt i delicat) pentru ampania de la desert. Paharul cel mare de lng
tacmurile pentru desert este pentru ap.
Codul manierelor n afaceri 265
nchirierea cortului
Cortul
(pentru activitile de dup cin)
Organizaiile
muzicale: Contract i tel.
Contract i tel.
, Contract i tel.
Ora la care trebuie s nceap programul ora la care se termin.
Lista secvenelor manifestrii:
1 . . ' ' . .
2. ' ; .
3. . ' . . . .
4.
5.
6.
Numele companiei care monteaz estrada pentru orchestr: Nr. tel.
Echipamentul de sunet i iluminare necesar
Compania care aprovizioneaz __ Nr. tel.
Sistemul de sonorizare n sufragerie _ n cort "
Microfoanele necesare n sufragerie ; In cort '
Pupitre necesare n sufragerie Pentru cort
Iluminatul convenit
268 LETITIA BALDRIGE
Sfaturi cu privire la reducerile fcute la buget
Dac observi c depeti bugetul, va trebui s reduci din cheltuieli. Acest lucru
poate fi fcut n cteva moduri, dar exist i lucruri pe care trebuie s evii s le reduci.
Dac ai i vin rou i vin alb n meniu, Nu servi vin ieftin, de proast calitate.
las numai un fel. Dac ai ampanie la Mai bine d-le musafirilor numai ap.
desert, renun la ea. t
Este bine s fie marcate divorurile i numele noilor parteneri de via, dac
este vorba de o recstorie.
Nu uitai cnd ai un musafir din alt ora ca oaspete de onoare la un eveniment
cu caracter social, nu este numai delicat, dar este i o afacere bun pentru toi, dac-
i trimii o list adnotat frumos dactilografiat cu musafirii care vor participa la
recepia ta. Oaspetele de onoare va avea posibilitatea s studieze lista i apoi se va
putea comporta mult mai inteligent cu oamenii pe carc-i va ntlni. Lista trebuie s
specifice titlul i orice lucru semnificativ att despre soii ct i despre soiile de pe
list - orice de la faptul c "Au nou copii", pn la "El ca fost preedinte al acestei
corporaii cnd avea doar 24 de ani".
Codul manierelor n afaceri
Distrndu-te cnd te ocupi de divertisment
Este o favoare pentru oaspei - i cu siguran i pentru oaspetele de onoare- dac
exist o gazd care ntreine buna dispoziie la o recepie de afaceri. Aceasta evident,
marcheaz un eveniment deosebit. De exemplu, distracia, poate s fie organizat cu
ocazia petrecerii pe care o gzduiete compania ntr-o sear, a unor ntlniri de trei zile
a reprezentanilor din ntreaga industrie sau cnd snt srbtorii productorii de frunte
ai anului pentru care compartia d o petrecere la un dineu; cnd este o aniversare
deosebit a companiei sau cnd compania gzduiete ultimul meci ai Campionatelor
mondiale n care a jucat echipa local (fie c ea a ctigat, fie c a pierdut).
"O distracie bun" nseamn ceva potrivit pentru un anumit grup de oaspei
ntr-o anumit ocazie. "O distracie bun" nseamn un spectacol dat de nite
interprei buni sau de tinerele talente locale: ntr-o interpretare bun i cu o durat
rezonabil. Oaspeii n general apreciaz faptul c gazda s-a strduit din greu i
uneori a cheltuit mult pentru a le furniza acest program de divertisment. El creeaz o
atmosfer bun la o petrecere i i nveselete pe toi.
Divertismentul la cina unei corporaii mici nu este necesar, fiindc oapeii snt
n general absorbii de discuiile lor personale. Introducerea unor animatori n
mijlocul lor le-ar distrage' atenia i i-ar face s se simt jenai. Totui, cnd un
cocktail are peste 30 de invitai, interpretarea unui Cole Porter de ctre un pianist
poate fi ntr-adevr foarte plcut. Cnd numrul invitailor trece de 30, puin
muzic, dup servirea mesei, este foarte relaxaril i plcut.
Muzica de fond
Cnd o companie furnizeaz oaspeilor ei plcerea unui fond muzical - n timpul
cocktailului dinaintea cinei, de exemplu, trebuie s in seama c musafirii vor i au
nevoie s poarte discuii fr a trebui s strige unii la alii pentru a se face auzii.
Sunetul muzicii trebuie controlat pentru a fi auzit cu un volum moderat, astfel nct
timpanele oaspeilor s rmn intacte. Unele companii fac greeala de a plasa
muzicanii prea aproape de musafiri sau dau muzica att de tare nct nu mai
seamn a recepie ci a discotec frenetic. Cnd se ntmpl astfel, oaspeii devin
extenuai i frustrai, ncercnd s se fac auzii pe deasupra "zgomotului".
Un fond muzical bun are un volum mic i este calmant. Nu trebuie s fie
"muzic antic", aa cum numesc uneori tinerii muzica de dinaintea anilor '70, dar
nu trebuie s fie nici zgomotoas sau discordant. Este politicos din partea oaspeilor
s bat din palme cnd o formaie de jazz, de lng ei, i termin numrul saii cnd un
cvartet de muzic de camer termin de interpretat o bucat. nseamn foarte mult
pentru un muzician s tie c, mcar civa dintre cei de fa, l-au ascultat i i-au
apreciat muzica. O persoan amabil ar trebui s se apropie de ei, la un moment dat
i s le spun.c "snt ntr-adevr,buni i c este o plcere s-i asculi..."
MALE HOS~T
osT&wiFa
In unele grupuri de o anumit compoziie, cele dou gazde nu pot sta vizavi
unul de altul. In grupurile de 8 persoane,1 sau multiplul lui 4, soii nu pot sta vizavi
unul de cellalt, dac este un numr egal de brbai i femei, astfel net s se poat
pstra echilibrul alternrii brbat/femeie/brbat/femeie etc.
Soia unui executiv trebuie s ocupe un alt loc i nu s stea vizavi de soul ei,
dac la mas snt 8 (i dac acetia snt 4 brbai i 4 femei. Aceasta este n cazul
folosirii unei singure mese.
Gazd '
Musafir Musafir
Musafir Musafir
Musafir Solia gazdei
Musafir
Codul manierelor n afaceri ' ,__^_^ 279
Modul n care s aranjezi oaspeii de pe list n funcie de
importana lor
(Vezi i Cap. JO, "Forme corecte de adresare")
Gazda executiv
Musafir # 1 Musafir # 2
Musafir #5 Musafir # 6
Musafir #4 Musafir # 3
a doua gazd
etc. etc.
Codul manierelor n afaceri 281
Ia o bucat mare de hrtie care s reprezinte fiecare mas a reuniunii. Numeroteaz
fiecare mas i schieaz-i forma pe hrtie (rotund, oval, dreptunghiular, sau foarte
rar, ptrat). Pune linii scurte mprejurul i n afara fiecrei mese reprezentnd
locurile scaunelor din jurul mesei.
Acum ia fiecare nume i ataeaz-1 la cte -un loc, cu scotch. Pe primul loc,
bineneles, gazda, apoi a doua gazd (dac exist), oaspetele de onoare i
partenerul lui/ei de via, a doua persoan foarte important i partenerul su
de via, a treia persoan foarte important i partenerul de via etc. Folosind
scotchul dup cum se vede n ilustraie i poi permite s tot schimbi aranjarea
invitailor pn cnd obii formula potrivit. (Pentru.o recepie important,
aranjarea poate dura ore ntregi).
^\lT"^
Codul manierelor n afaceri .___ 283
Indiferent ct de complexe consider organizatorii de evenimente speciale, c
snt petrecerile lor de afaceri, problema organizrii i aezrii persoanelor la mas la
o recepie la Casa Alb este mult mai grea! Planul cu aezarea la mas, reprodus
aici, al unei cine dat n timpul administraiei Kennedy, este tipic pentru cele
pregtite la Casa Alb de ctre Biroul Social. Exist o mas a conducerii de 8
persoane i alte 10 mese de cte 10 locuri fiecare.
Numele gazdei pentru fiecare mas este subliniat (toate oficialitile
guvernamentale ale Statelor Unite sau soiile lor).
O companie poate urma cu ocazia organizrii unei recepii importante aceeai *
procedur de nregistrare a planurilor de mas. La Casa Alb se scrie totul
caligrafiat; oamenii de afaceri pot executa partea scris la maina de scris
ipentru c foarte puine corporaii au un caligraf n rndul personalului lor.
(Casa Alb are o ntreag echip). Dac oferi o cin de proporii rnari ca cea
artat n ilustraia cu Casa Alb, trebuie s prevezi i spaiu pentru ringul de
dans. Trebuie s existe, de asemenea, msue la care oamenii s se aeze
pentru un timp cnd doresc, cum snt n ilustraia de la nceputul capitolului
(vezi "Aranjamente n camer").
Cariile de vizit care indic masa snt nmnale fiecrui invitat la sosire.
Crile de vizit care indic masa (de aproximativ 31/2"xl 1/2") snt plasate n
ordine alfabetic pe o msu lng ua din fa. Pe msur ce sosesc, fiecrui
oaspete i se nmneaz o carte de vizit pe care este indicat masa cu numele
lui sau al ei. Cartea de vizit alb i mic, are numele invitatului pe fa i nr.
mesei pe spate. (Ea poate fi format i din 2 pri, cu nr. mesei scris pe partea
interioar). Fiecare oaspete o pune n buzunar pentru a apela la ea mai lrziu
cnd va intra n sufragerie. Invitatul gsete masa care poart acelai numr cu
cel imprimat pe cartea sa de vizit. Apoi nu mai are dect s-i caute cartea
de vizit, care indic locul de la mas. - .
Aezarea liber
n aezarea liber nu exist nici numr pentru mas i nici cri de vizit pentru
indicarea locului. Pe msur ce oamenii intr n camer, snt sftuii s ocupe
locurile goale de la niese. Acest sistem este necesar pentru o petrecere foarte mare
(cum ar fi un prnz pentru o mie de persoane) sau pentru o petrecere la care nu
exist acceptri i refuzuri.
Este foarte important pentru personalul care contribuie la organizarea petrecerii
s fie sigur c fiecare mas a fost completat, nainte ca invitaii s nceap s se
aeze la o alta. In acest fel, pot fi ndeprtate toate mesele neocupate, dup ce toi
28 ; , _LEITIA BALDRIGE
invitaii i-au ocupat locurile. Dac oamenii ocup doar o parte a fiecrei mese,
servitul devine dificil, iar aspectul groaznic. Oamenii se simt penibil, fiind nevoii
s vorbeasc cu vecinii desprii de ei prin cteva scaune goale.
Un alt sistem care este valabil, dac ai un numr de femei i brbai mai mult
sau mai puin egal, este ca oamenii s trag la sori din boluri (unul pentru brbai i
unul pentru femei), numerele de mas la care s se aeze.
Cnd persoane necunoscute ntre ele se aaz la o mas trebuie s se aranjeze
din proprie iniiativ brbat-femeie - brbat-femeie pe ct posibil, dect s se aeze
toate femeile la un loc, iar toi brbaii n altul, adunai ciorchine ntr-un grup ca
psrile pe un stlp de telegraf.
Bilete de intrare
Dac atepi un numr mare de musafiri, s-ar putea s fie nevoie s foloseti
bilete de intrare la recepie, din motive de ordine i securitate (n special dac ai
printre oaspei o oficialitate important sau o celebritate).
Aceste bilete trebuie s fie numerotate i trimise prin pot invitailor cnd
crile RSVP, cu rspunsul de acceptare a invitaiei, se ntorc la cei care invit. O
list a celor care au acceptat, cu numrul biletului notat lng numele lor, trebuie
pstrat n copie, att pentru a evita intrarea persoanelor nepoftite, ct i pentru a veni
n ajutorul celor civa oaspei care sosesc^ n mod inevitabil, fr biletele de intrare.
Biletul de intrare trebuie s aib tiprit pe el nsemnul corporaiei i
urmtoarele:
Numele recepiei .
Data
Adresa
Ora
Infomaii necesare, cum ar fi "Oaspeii trebuie s fie n aul la ora 20,00" sau
"Acest bilet nu e transmisibil" sau "Parcarea n...".
Indicaie privind timpul probabil la data respectiv, dac este necesar.
Numrul biletului.
Programul tiprit
Programul tiprit pentru un eveniment prestigios trebuie s repete bineneles-
tema designului invitaiei.
Codul manierelor n afaceri ',285
Programul unui prnz sau al unei cine oficiale trebuie s cuprind urmtoarele:
Coperta exterioar din hrtie groas, cu nsemnul corporaiei n relief i
numele evenimentului.
Trebuie s indice n onoarea cui se organizeaz evenimentul, locul i data
acestuia.
Pe partea stng a copertei, n interior, trebuie s fie tiprit meniul, inclusiv
vinurile care urmeaz a fi consumate.
Pe prima pagin (dreapta) nuntrul copertei, va fi tiprit programul
evenimentelor, incluznd numele preotului care d binecuvntarea, numele
persoanei care prezideaz (maestrul de ceremonii) demnitarii care vor rosti
toasturi (dac oaspetele de onoare este de exemplu, un ef de stat sau o
oficialitate strin important), numele tuturor celor care in vreun discurs, i
de asemenea, orice numr distractiv care va avea loc. '
' Pe spatele copertei programului poate fi redat pe scurt istoricul companiei
gazd i motivul acestei ntruniri speciale.
n interior, pe dosul copertei sau pe o foaie separat, poale'fi dat "Lista
dispunerii locurilor", indicnd cine st pe estrad, i numele tuturor celorlali
"oaspei n ordine alfabetic, cu nr. meselor la care stau, notat lng nume.
Programul reprezint o amintire minunat pe care o duc cu ei participanii; dup
terminarea recepiei i face pe oaspei s se simt bine i confer demnitate ocaziei.
Proceduri de deschidere
Cnd o mare corporaie gzduiete un prnz sau o cin oferite cu o ocazie
deosebit: srbtoare naional, aniversare important, ceremonie de "Bun venit"
pentru eroii care se ntorc etc. este potrivit s fie utilizate toate atributele patriotice,
earfe n culorile naionale, steaguri i imnul naional.
Ordinea procedurilor aplicate la un banchet, o dat ce toi oaspeii i invitaii i-
au ocupat locurile este urmtoarea:
Ridicarea steagului (dac aceasta are loc). Toat lumea se ridic n picioare.
Prestarea jurmntului de credin (se mai face doar foarte rar). f
Se cnt "Star Spangled Banner" (care acum poate fi cntat n la bemol, mult
mai uor dect n si bemol, cheia n care a fost scris imnul naional).
Binecuvnlarea preotului.
Binecuvntarea
Dac are loc o binecuvntare, maestrul de ceremonii respectiv trebuie s spun
publicului: "V rog ridicai-v n picioare i rmnei aa pentru binecuvntarea care
va fi dat de Reverendul John Madison Barr, pastorul Bisericii Sf. John". Nimeni nu
trebuie s vorbeasc, s mnnce sau s bea n aceste momente, se rmne tcut, cu
capul plecat. Dac ceremonia se desfoar afar i vreunul din brbaii prezeni se
nlmpl s poarte plrie, trebuie s i-o scoat n timpul binecuvntrii. Chiar dac
preotul consider c este o onoare s fie rugat s in slujba, corporaia gazd poate
s-i trimit un mic i nesolicitat cec, imediat dup eveniment, ntr-o scrisoare de
mulumiri pentru c a venit s in slujba. Gazda poate scrie ceva de genul "Acest
cec este doar un simbol al stimei pe care compania noastr v-o poart". O persoan
286 LETITIA BALDRIGE
particular i poate trimite preotului un cec de 25 dolari pentru slujb, n timp ce
executivul unei corporaii mari trebuie s-i trimit unul ntre 200 pn la 500 dolari.
Imnul naional
Cnd se cnt "Star Spangled Banner", toat lumea trebuie s stea n picioare i
s asculte cu atenie (cum se cuvine, cu mna dreapt pe inim). Personalul militar
trebuie s stcan poziie de salut. Cnd imnul naional este cntat se cuvine s fie
acompaniat de un fond muzical, interpretat, de exemplu, la pian. Altfel, imnul poate
suna mai mult ca un cntec funebru dect ca unul patriotic dac nu ai norocul s fie
prezent cineva ca Beverly Sills care s cnte la microfon!
Arborarea steagurilor
* .
SPEAKER'S LECTERN f
Cnd snt arborate mai multe steaguri ale unor state din America steagul
Statelor Unite trebuie s fie n centru, pe un fel de platform, ridicat deasupra
celorlalte sau pe catargul din dreapta. Cnd snt arborate steagurile altor ri toate
trebuie s aib aceleai dimensiuni, beele de aceeai nlime i arborate n linie
dreapt. Steagul Statelor Unite trebuie s fie totdeauna n dreapta (la stnga
publicului) ca n ilustraia de mai jos.
Codul manierelor n afaceri 287
Podiumul
Este o onoare deosebit s fii invitat s stai pe podium. O asemenea invitaie
nseamn c eti ori o persoan de mare distincie, ori eti implicat, la un nalt nivel,
n evenimentul respectiv.
Partenerii de via ai celor care snt invitai s ia loc pe podium nu snt inclui,
exceptndu-1 pe cel al vorbitorului principal, care poate fi invitat i el pe estrad.
Este foarte important s tii cnd comunici oricui a fost invitat s ia loc pe
podium, la o ntrunire organizat cu scop de binefacere dac invitatul trebuie sau nu
s-i plteasc bonul de mas. (Rspunsul, n general, este da, excepie fac cei care
in un discurs). n scrisoarea de invitaie ctre un oaspete care va sta pe estrad,
trebuie s i se indice fie c "V trimitem un bon de mas pentru uzul personal", fie
"V putei cumpra biletul pentru ntrunirea de binefacere completnd ordinul de
plat alturat invitaiei i expediindu-1 la banc..."
Specialiti
Bufetul-cocktail
Stridii despicate
Platou cu pateuri asortate i biscuii
Mici bucele de fazan afumat n aspic
Rasol de viel servit cu orez
Somon fiert, servit rece, cu sos cu verdea i felii mici de pine neagr, unse cu unt
"Pasta Primavera" cald (conine legume proaspete)
Salat verde mixt
Selecia de deserturi (aduse dup ce aproape toat lumea a terminat de mncat)
Pere fierte n vin (cu sos crem acrioar)
Prjitur "Angel" cu ngheat de vanilie i suc de piersici crude.
Spum de ciocolat
Not: La acest bufet se servete atl vin rou, ct i alb. Cecuele de cafea pot fi
oferite de chelneri, sau cafeaua poate fi lsat pe bufet (autoservire) ntr-un vas cald.
Codul manierelor n afaceri _____2
Recepia
nainte de cin: Vezi meniul de la cocktailuri speciale.
Dup eveniment: (pentru o recepie simpl de ora 10,00)
ampanie (dac bugetul nu permite vin alb)
Buturi nealcoolice
Bar deschis (opional)
Sandviuri mici
Picoturi i prjiturele (pentru butorii de ampanie)
Brnz i biscuii srai crocani
Not: Pentru acest gen de servire trebuie s asiguri farfurii, erveele, furculie,
linguri. Oamenii vor fi prea obosii la aceast or pentru ca s stea n picioare, aa
c trebuie s se gseasc, n jurul perimetrului n care se servete mncarea, mese
acoperite cu fee de mas.
Utilajul fundamental
" Mese de bar i fee de mas pentru ele, cu un aranjament floral simplu n
centrul fiecrei mese.
Genul potrivit de pahare de bar (nu le folosii pe cele din plastic dect dac
realmente nu avei ncotro, ca, de exemplu, atunci cnd sntei ntr-o grdin,
pe plaj, sau pe o ambarcaie).
Mese mici (la acestea ai de obicei nevoie de fee de mas) i scaune pentru
aceia care vor dori s stea jos dac nu exist spaiu suficient unde s se aeze.
Cuiere cu umerae (i cineva care s pzeasc hainele i celelalte lucruri
personale care au fost lsate).
Un suport pentru umbrele, dac plou.
Tvi mari i mici pentru servirea buturilor i aperitivelor.
ervete pentru cocktail, frumoase. Este bine s foloseti erveelele de mas
din material pe care le ai n cas. Dac nu, cumpr unele frumoase din hrtie
de la un magazin specializat. Poi s comanzi s li se imprime un mesaj
anumit, dac petrecerea ta are un motiv deosebit sau un oaspete de onoare.
Scobitori colorate pentru a fi folosite la aperitivele care necesit aa ceva
Ghea, sfrmat sau cuburi, livrat n containere de mai multe galoane sau n
saci de hrtie. Nu uita s pui sacii n containere pentru a mpiedica
mprtierea apei care se prelinge din ele cnd se topete gheaa.
(Simbolul Companiei)
Eu Colegul meu
Sesiune de lucru, 5 iunie Q
Sesiune de lucru, 6 iunie
Prnz, 5 iunie
Prnz, 6 iunie
Eu/Noi vom sta la '
Eu/Noi intenionm s ajungem n New York n ziua la ora
Semnat
Numele tu (btut la main sau tiprit)
Porecla ta, dac doreti, pentru ecusonul cu numele
NOT: Pentru confirmarea imediat a locului dvs. la Forum, v rugm s sunai la
biroul Vicepreedintelui i Executivului de Departament, Republica Popular
Chinez la (000) 000-0000, nainte de a pune acest formular la pot.
"Sntem foarte mndri de sprijinul acordat Filarmonicii din New York i altor
activiti ale Centrului Lincoln de practicare a artelor frumoase. Banca Chase a
avut privilegiul de a ajuta, de-a lungul ntregii sale istorii, i de a veghea i
asupra altor instituii culturale din New York, care contribuie la mbogirea
calitii vieii pentru cei de aici i pentru vizitatori."
O lun dup concert fiecare invitat a primit din partea bncii un album de
amintiri direct n cutia potal. Pe copert era fotografia colorat a Slii Avery
Fisher noaptea, cldirea refleclndu-se magnific sub ploaie n marea pia; titlul era
"Un album comemorativ al Chase Night la Filarmonic". Programul de concert
Beethoven era tiprit pe cealalt parte; sus era nsemnul Chase plutind ca un halou
deasupra capului lui Beethoven. Acesta era doar un alt aspect al amabilitii i
profesionalismului cu care fusese organizat ntreaga aciune.
-o onoi
. la/un co/ioevl-patHcula*
la, fftf&mw/uea!
S)foi/f>t
GenlwilSmeol/t-ptvUi-a a*l&pe/bunanle-
(Skada,65SSteada/ay
La o ntrunire mai mare gazda trebuie La o ntrunire mai rriare, dac primul
s ndemne pe toat lumea s nceap fel de mncare este fierbinte, oaspetele
s mnnce, imediat ce a fost servit de onoare trebuie s nceap s
masa pentru a aprecia calitatea mnnce de ndat ce este servit,
bucatelor. indiferent dac gazda i amintete sau
nu s-i spun s nceap. Dac primul
fel de mncare este rece, el trebuie s
aprecieze dup caz. Dac serviciul este
lent, poate s nceap s mnnce
nainte ca toat lumea s fie servil.
Nemulumirile si criticile
Dac mncarea este un dezastru, i Nu te plnge niciodat de nimic. Dac
serviciul ngrozitor, nu te plnge i s-a dat un pahar ciobit, bea din
despre asta musafirilor i nu-i face o cealalt parte a lui. Dac chenerul i
scen chelnerului. Spune doar o uit comanda, menioneaz acest lucru
singur dat invitailor: "Restaurantul accidental gazdei tale. Nu critica
nu este ntr-o form bun n aceast mncarea. Dac o gnganie noat n
sear.- mi pare ru". Nu mai comenta salat, lipsete-te de ea, fr s atragi
asupra acestui subiect fiindc musafirii atenia celorlali. Dac i lipsete
se vor necji pentru tine i ntreaga ceva, ca de exemplu o furculi,
atmosfer va deveni stnjenitoare n - menioneaz aceasta ca din ntmplare
loc s fie plcut. Plnge-te directoru- gazdei tale. Las-o pe ea s trateze cu
lui astfel nct s nu te aud i invitaii chelnerul. Nu se cuvine ca musafirul
ti i scrie-i o scrisoare vehement, dar s-1 cheme pe chelner la mas.
alegndu-i cuvintele cu grij, artnd a
doua zi proprietarului, ce n-a fost bine.
(vezi Capitolul 3, "Pngeri',')
D-i chelnerului 15% din totalul notei de D 20% din totalul notei de plat; din
plat. Nu exist ober sau ef de sal care s aceast sum socotete ca 75% s fie
i creeze probleme, ci doar chelnerul i pentru chelner i 25% pentru oberul care se
proprietarul. ocup de masa ta (cel care supravegheaz
chelnerul i picolo-ul i se ocup de orice
serviciu mai complicat, ca de exemplu
porionarea petelui sau fiambarea unui fel
de mncare direct la mas).
Aici nu exist paharnic pentru care s-i faci D-i paharnicului un baci de 3 pn la 5
griji. Chelnerul i toarn vinul n pahar. dolari de sticl, sau ntr-un restaurant foarte
elegant, 15% dm costul vinului.
Diplomaia invitaiei
nu participa dup ce ai acceptat
A trimite pe altcineva care s te nlocuiasc
Este trist c oamenii din ziua de azi accept ceva att de important ca o invitaie
la cin i apoi n ultima clip hotrsc s nu mai mearg, fr s anun pe nimeni.
Deseori o astfel de persoan crede c dineul la care a fost invitat este ceva de
umplutur i c n consecin absena lui nu va fi observat. Deseori se neal; s-ar
putea foarte bine s fie cu locuri dinainte stabilite i dac el are un rang foarte nalt,
ar fi trebuit s stea ntre alte dou persoane la fel de importante, care vor trebui s se
descurce acum, avnd un scaun gol ntre ele. Gazda Iui va remarca acel loc liber ca
i cnd ar fi fost sub lumina reflectorului.
Cnd te angajezi s mergi la o petrecere, trebuie s te duci, dac nu, trebuie s-i
anuni gazdele imediat.
Este la fel de nepoliticos dac, hotrndu-te s nu participi la o petrecere de
afaceri, i trimii un nlocuitor fr s-i previi gazdele. S-ar putea s i se fi
rezervat un loc deosebit la cin, i dac trimii un executiv tnr, fr experien, ca
s umple pur i simplu locul la mas s,-ar putea s comii o foarte mare eroare.
Exist petreceri la care nu-i nici o problem dac trimii executivi tineri (care abia
ateapt s aib o ocazie ca s-i mbrace hainele de sear i s ias la o cin care i
se ofer gratis), dar trebuie s tii bine ce faci atunci cnd trimii un suplinitor.
Dac n ultima clip constai c nu poi participa la o cin la care ai acceptat
invitaia, sun la biroul gazdei tale, transmite-i scuze i ntreab-o dac "ar fi de folos
pentru a salva situaia" s trimii pe cineva de la tine, de la birou, n locul tu. D-i
gazdei ocazia s treac peste dezamgirea provocat de contramandarea pe care o
faci n ultima clip i apoi s hotrasc dac nu este cineva din companie care ar
putea ocupa scaunul liber de la mas. Poate c gazda prefer ca acel scaun s fie
ocupat de unul dintre oamenii ei dect de cineva de un rang inferior din biroul tu.
Toastarea
Toastul este o art. Unii oameni se nasc dezinvoli; ei se pricep s toasteze.
Alii snt absolut drmai cnd tiu c trebuie s in un toast. (Acetia nu trebuie
s-1 in.)
Dac eti un om care te pricepi la toasturi, trebuie s-o faci des, pentru c
aceasta flateaz pe cel sau pe cei n cinstea cruia ridici paharul - gazda (gazdele) ta
sau oaspetele (oaspeii) de onoare. ,
Un toast reuit este o parte esenial a unei mese de afaceri cu adevrat de
succes, mai ales cnd este prezent un oaspete deosebit, fie c acel oaspete este
primarul, sau cineva cu care corporaia ta vrea s fac afaceri. Iat nite lucruri de
care trebuie s ii seama:
Un toast trebuie s fie uor i scurt (3 minute maximum); un minut este
adeseori mai bine.
Momentul n care-l rosteti este totul.
Oamenii trebuie s aib vin sau ampanie n pahare. Chelreri s nu tropie
zgomotos prin jur - cel care ine toastul trebuie s atepte pn se face linite n
ncpere.
Cel mai bun moment este, de obicei, dup ce a fost servit desertul, cnd
paharele de vin au fost din nou umplute, sau cnd tocmai s-a turnat ampania.
Nu trebuie s se toasteze prea trziu, cnd oamenii au nceput s se ridice de la
mas.
Trebuie inut cont de protocol. Dac gazda i-a propus s rosteasc^n toast, el
sau ea nu vor ntmpina cu bucurie un executiv tnr srind pe neateptate n
timpul felului doi i toastnd prematur fie pentru gazde fie pentru oaspetele de
onoare.
Gazda trebuie s aib privilegiul primului toast.
Dac pare c nimeni nu are intenia s toasteze, spre sfritul desertului,
. executivul care dorete s spun cteva cuvinte adresate gazdei sau musafirului
de onoare sau amndurora, trebuie s-i opteasc gazdei: "V-ar supra dac a
propune un toast?" Majoritatea gazdelor vor spune "Nu. Chiar v rog".
Dac eti dornic s stai n picioare, dar ai but cam mult, abine-te. Oamenii
care snt cherchelii in nite toasturi foarte deocheate i siropoase.
Niciodat s nu spui la un toast cuvinte deucheate. O poveste poate fi
formidabil atunci cnd e spus n vestiar, dar poate fi ofensatoare n prezena
unui grup mixt, la o cin.
Niciodat s nu faci aluzii depreciatoare la adresa gazdei sau a musafirului de
onoare. Un toast nu este niciodat un prilej pentru a pune n inferioritate pe
cineva, chiar dac o faci n mod foarte amuzant. Un toast trebuie s laude pe
cineva, nu s-i bat joc de el.
Dac eti oaspetele de onoare, trebuie s rspunzi pe loc gazdei sau oricui
altcuiva. Trebuie s le mulumeti gazdelor tale i s spui ceva plcut:
"Mulumesc George pentru clduroasele cuvinte de primire. Grace, ne-ai
oferit un dineu cu totul i cu totul deosebit n seara asta. Este plcut s vii
Codul manierelor n afaceri 317
acas la Cincinnati. Aproape uitasem c acesta este locul unde o mncare
cu adevrat bun,, o conversaie plcut i prieteni minunai pot fi ntrunii
la o mas. V mulumesc tuturor c sntei prezeni la cina din seara asta
pentru a m ntmpina. George i Grace, propun un toast pentru voi, pentru
c ai contribuit i voi ca Cincinnatti s devin oraul important care este
astzi!"
Dac poi s fii i amuzant, cu att mai bine.
Cnd rosteti un toast, trebuie s te ridici n picioare. n mod obinuit ceilali
oaspei nu stau jos cnd i ridic paharele. Dac persoana n cinstea creia s-a
toastat este o persoan oficial de la o companie strin, un general, un
judector, un ambasador sau o persoan distins, foarte n vrst, atunci toi
oaspeii trebuie s se ridice pentru a toasta n cinstea lui.
Un toast nu este prilej de inut un discurs politic sau orice alt gen de discurs
serios. Unii oameni snt aa de dornici s capteze atenia unui grup nct ncep
s vorbeasc despre orice, de la afacerile externe pn la cel mai recent
scandal din ora. Un toast trebuie s fie uor, plin de cldur i scurt. Nu este
momentul s filozofezi.
Dac iei prnzul sau cina ca oaspete al cuiva ntr-un restaurant, este frumos
dac ridici paharul ceremonios spre gazda ta, fr s te scoli n picioare:
"Jan, cred c i datorm un toast pentru c ai organizat acest ncnttor prnz.
Ne-ai fcut s ne simim minunat, ne-ai oferit o mas delicioas i i sntem
cu toii recunosctori!"
Dac cineva ine uri toast i nu mai ai nici un strop de vin n pahar, ridic
paharul, ca un gest, i pref-te c bei. Dac nu ai deloc pahar de vin, ridic-i
paharul de ap.
Cnd se toasteaz n cinstea gazdei sau a oaspetelui de onoare, ridic-i
paharul i uit-te n ochii persoanei respective i mic-i capul ntr-un fel de
plecciune, nainte de a sorbi din pahar. Dac s-au rostit toasturi n cinstea a
dou persoane, ridic-i paharul i uit-te la primul i apoi la cellalt nainte
de a lua o nghiitur.
Este frumos de asemenea s te ntorci spre fiecare dintre partenerii de cin i
s-i nclini capul, apoi s iei o nghiitur, la sfritul primului toast al serii.
La restaurant:
Acas:
Un dineu n onoarea
Guvernatorului Statului Ohio
Va fi dat de . .
Preedintele i Consiliul de Conducere
al Colegiului Kenyon
din Cambier
Vineri, 7 octombrie
Detaliile vor urma!
. Simbolul
corporaiei
(poate fi plasat
la nceput sau
la sfrit)
5. Scopul
petrecerii
&)l fi &>na>
- 6. Data
ipecia/a?
10. Unde se
poate
rspunde
326_____ . LETITIA BALDRIGE
Numele, simbolul sau antetul companiei pe invitaii
Cnd numele companiei face parte din antetul de pe invitaie, sau dac este in-
clus n adresa RSVP, de pe invitaie, nu trebuie s fie repetat n context. De exemplu,
dac "Managers Inc." face parte din antet, numele gazdei de pe invitaie trebuie s
fie: "Alicia Freer, Preedinte", i nu "Alicia Freer, Preedinte, Managers Inc."
Adresa companiei, codul ZIP* i numrul de telefon trebuie s fie inclus
undeva n invitaie sau n cartea potal de confirmare de obicei, ca o parte a
informaiei coninute de cartea potal de confirmare.
SMITHEL
Henry Greco, Preedinte
V invit cordial etc.
Consiliul directorilor de la
SMITHEL CORPORATION
are plcerea s v invite etc.
Cnd snt dou gazde, numele i titlurile companiei lor pot fi plasate orizontal
sau vertical n funcie de rangul acestora:
SMITHEL
Henry Greco, Preedinte James Willam, Director
v invit cu plcere
etc.
SMITHEL
Henry Greco, Preedinte
James Williams, Director
v invit cu cordialitate
etc.
Numele a trei gazde pot aprea scrise vertical sau ntr-o form triunghiular
dup cum se arat aici. (Cnd una din^gazde are un titlu, cum ar fi cazul unui
doctor, trebuie s fie menionate titlurile tuturor ):
* ZIP (Zone Improvement Plan) - un numr din 5 cifre care indic sectorul NS unde trebuie
repartizat un efect potal.
Codul manierelor n afaceri 327
Dl Robert A. Lee Dna Suzanhe D. Ford
Preedinte, Specialist n Alimentaie Preedinte, asociat n alimentaie
Not: n acest exemplu gazdele celor dou corporaii care pltesc pentru
petrecere snt trecute la nceputul listei; sectorul nonprofit reprezentat de Dr.
Rosenbaupt este trecut pe list ca gazd pentru relaiile cu publicul, datorit
autoritii numelui su.
Cnd exist un numr de gazde mai mult sau mai puin de acelai rang, ele snt
nscrise n list n ordine alfabetic. (Numele gazdelor apar n continuarea celui al
oaspetelui de onoare).
ii / iame-
328 LETIT1A BALDRIGE
(Emblema)
ffodoto
23 ma*Ue>
Sp.m*
(Sala* (3a*ca/>ea/tU
cYewQ/o**, oY^/00000
(2/2)000-0000
: Codul manierelor n afaceri 329
Dac soia executivului gazd are o poziie oficial important i va juca un
rol activ de co-gazd alturi de gazda principal, protocolul cere ca numele ei
s fie scris pe invitaie naintea numelui soului, de exemplu:
Onorabila dn Louise C. Mills i dl John Mills etc.
Totui dac John Mills d o petrecere care privete afacerile lui i la care va
participa i soia sa, dar nu n interes de serviciu, invitaia trebuie s arate astfel:
Dl John Mills i dna Louis Mills etc.
Dac ntr-un cuplu amndoi soii snt doctori i gzduiesc tf petrecere pentru
un grup de medici, se poate scrie fie: "Medicii Reed" sau "Dr. Harold C. Reed
i Dr. Anne G. Reed".
Data ,
Dala petrecerii poate aprea n rndul urmtor al invitaiei:
"Miercuri, pe 10 iunie" (oficial) '
"Miercuri, 10 iunie" (mai puin oficial)
"Miercuri, iunie 10" (cel mai puin oficial)
Nu abrevia niciodat ziua sptmnii (de exemplu " M i e r e " ) , orict de
neoficial ar fi invitaia). g
Anul este omis de obicei, dac nu este foarte important, cum ar fi n t r - o
invitaie a unei aniversri deosebite. De exemplu:
la prnz
pentru a marca a 100-a aniversare a companiei Owens Mills
fondat la 1 septembrie, 1887
Ora
Ora urmeaz n rndul de sub dat:
"la apte jumtate" (oficial)
"la orele 19,30 (mai puin oficial)
"la 19,30 (cel mai puin oficial)
n cazul unui cocktail sau al unei recepii, specific intervalul de timp n'care
pot sosi oaspeii:
pentru cocktail '
ntre orele 17,30 i 19,30
Dac cineva ine un discurs sau face o prezentare, trebuie s fie specificat exact
momentul n partea de jos a invitaiei, pentru a permite oaspeilor s fie prezeni:
Ia cocktailuri
De la orele 18 la orele 20
Hotelul Charles
Piaa Harvard
Cambrige, Massachusetts
18,30 cuvntare inut de domnia sa
primarul
18,45 Colinde cntate de
Corul Clubului Junior
Codul manierelor n afaceri 331
Adresa
Adresa la care va avea loc reuniunea trebuie s apar pe rndul de sub cel n
care se specific ora. Dac locul respectiv este un hotel renumit dintr-un orel, nu
este absolut necesar s fie inclus i adresa, ci numai oraul. ntr-un ora mare
trebuie s apar strada pe care se afl hotelul, oraul i numele slii n care se va
ine banchetul, ;,.
Instruciuni speciale \
Instruc(iunilc speciale n vederea informrii sau pentru a ajuta oaspeii trebuie
plasate jos, n partea dreapt i/sau n partea stng a invitaiei sau pot fi tiprite pe
o pagin separat, inserat n plicul invitaiei. De exemplu:
Pentru a nu permite intrarea fr bilet, a-i descuraja pe oaspei s-i aduc
propriii invitai, fr a fi cerut permisiunea n prealabil i pentru a-i mpiedica
s trimit un nlocuitor nedorit:
"V rugm prezentai invitaia la intrare"
"Invitaia nu este transmisibil
"Numai persoanele ale cror nume snt trecute pe lista de control vor fi admise"
"Din cauza spaiului limitat nu vom putea s oferim un loc oaspeilor
invitai de oaspei"
"Aceast invitaie este valabil doar pentru o persoan"
"Aceast invitaie este valabil pentru dou persoane"
"Aceast invitaie este doar pentru uzul personal" ,
Pentru a comunica aranjamentele speciale care s-au fcut pentru parcare:
"Parcarea pentru oaspei a fost stabilit n garajul xyz"
"Parcare cu valet (un numr de oameni angajai special pentru a deschide
uile la maini i a le parca dup aceea n garaj)"
Pentru a-i ajuta pe oaspei cu transportul spre/de la recepie:
"Anexm o hart" ' .
"Mersul avioanelor, trenurilor i autobuzelor"
"Autobuze nchiriate special vor pleca de la hotelul Piaza din zece n zece
minute ntre orele 16,30 i 17,30".
"Pot fi angajate limuzine la toate aeroporturile comerciale".
"Pentru cltoria de ntoarcere vor exista taxiuri".
Pentru comunicarea timpului probabil:
"Data la care va ploua: 26 iunie"
. "n caz de vreme nefavorabil sunai la 000-000-000, Int. 000"
"n caz s ploaie picnicul va fi inut n aul"
Pentru a comunica protocolul privind vestimentaie (vezi cap. 4 "Cum te
mbraci pentru serviciu"):
"Cravat neagr" (dac oaspeii urmeaz s vin n inut de sear)
"inut de afaceri" (brbaii n costume i cu cravate, femeile n rochii
elegante), de obicei aceast indicaie nu mai este necesar s fie inclus.
"inut de plaj" (n cazul n care petrecerea companiei se ine n
vecintatea unei piscine sau pe plaj)
"inut de tenis i golf" (pentru a semnala c oaspeii trebuie s-i aduc
mbrcmintea potrivit pentru asemenea activiti)
332 ; LETITIA BALDRIGE
"La costum" pentru brbaii invitai n sala de mese a clubului
"mbrcminte clduroas" (o avertizare c petrecerea se va ine afar i
poate s fie rcoare)
"Pantofi pentru ambarcaie" (dac petrecerea va fi inut pe o ambarcaie)
Hotrrile conducerii
nainte de a comanda grafica i de a produce invitaiile, conducerea trebuie s
ia anumite deccizii, incluznd urmtoarele:
Care este data, ora, locul i natura,manifestrii?
Ci bani din buget vor fi alocai pentru invitaii cu ocazia acestei manifestri?
Care sht obiectivele companiei legate de aceast manifestare, astfel nct
invitaia s le reflecte clar?
Cum trebuie s sune textul? . .
Cine trebuie s, figureze pe lista de invitai?
Ct de multe invitaii trebuie comandate?
Data la care este nevoie de ele pentru a putea fi completate cu adresele
destinatarilor i trimise la timp.
Rolul designerului
n concordan cu dorinele conducerii, designerul i asum responsabilitatea
urmtoarelor lucruri:
Designul de ansamblu.
Selectarea culorilor pentru hrtie i tiprire.
Selectarea greutii i tipului de hrtie.
Alegerea caracterului literelor.
Alegerea mrimii invitaiilor. '
Fixarea termenului limit de tiprire i expediere.
3 Codul manierelor n afaceri 333
Invitaii diferite, evenimente diferite
n fiecare zi sute de mii de invitaii la seminarii, concerte, jocuri de baseball,
petreceri n grdini zoologice sau botanice, licitaii la care particip celebriti,
spectacole de oper, concursuri de jogging, dineuri oficiale, petreceri cu dans,
avanpremiere la filme, degustri de vinuri i vizitarea unor cldiri n construcie,
expediate de diferite companii, trec prin pota Statelor Unite.
Invitaiile trimise de compania ta trebuie s fie potrivite cu stilul ei. O firm
care face afaceri cu marf recondiionat poate foarte bine s trimit o invitaie*
ieftin, "cretat", dar o companie creia i pas ce gndesc oamenii despre ea, va
selecta designul invitaiei cu mare grij i se va ngriji de aspect.
. ' '."
.,-::li!;.y^
"'.'*> > i \ '-.
;<?;<$&$
COMPLETAREA INVITAIEI
Emblema
la,
pe-datode-
la,
ffi/W^x/vetiuet /030
tel laiQJaufffouW
Emblema
spaiu pentru numele gazdei (lor)
pe-da4t,d&
Ut/Ota,
000-000
Codul manierelor n afaceri 335
Invitaia clasic oficial
Invitaie clasic este i cea tiprit sau gravat cu negru pe o carte de vizit sau
pe o4irtie cartonat mpturit de 2 ori (exact cum snt invitaiile de nunt), cu un
caracter de litere tradiional. Acest gen de invitaii este folosit de oamenii de afaceri
conservatori; n special aceia care mniiiesc banii oamenilor i de companiile i
organizaiile nonprofit din domeniul sntii, educaiei i al religiei. Invitaia
trebuie s fie fcut astfel nct s inspire ncredere i s denote integritate.
j*
rn nonoun ci
and*Ityrs.
'S;
, ine &e'Wn/n cC\Ata^cn
<jVineteen hti-tuinedandeiaAty^tgt
P 0 0 -
U00
3000
rro*//, Jrtai ltu$
Invitaia neobinuit
Am vzut invitaii scrise pe oglinzi, desene arhitecturale i muzicale. Lumea
afacerilor de astzi nu duce lips de idei n prezentarea unor invitaii memorabile:
Am vzut invitaii pe care trebuia s le umfli ca pe un balon pentru ca s poi
afla la ce ai fost invitat. ,
Invitaii fcute sub form de rebus i care i cereau s-1 rezolvi pentru a afla
ce-i cu petrecerea. -
Invitaii de forme surprinztoare: invitaii n form de goril, de terminal de
computer, de con de ngheat, de un pian. Firete, aceste forme erau legate de
afacerile gazdelor.
Invitaii adresate tuturor, ca de exemplu locuitorilor unui ora la deschiderea
unei noi strzi publice printr-un anun n ziar sau la ora prnzului, o invitaie
scris pe cer.
Una dintre cele mai frumoase invitaii pe care am primit-o vreodat a fost la o
"Foarte mare petrecere a presei care nu va avea loc". Gazda, Roger Horchow de la
Horchovv Catalog din Dallas, a trimis un material despre noul catalog al companiei,
ntr-o cutie de cadouri foarte frumos ambalat i livrat de un mesager la birourile
destinatarilor. Cutia coninea, de asemenea, un pahar pentru ampanie, o sticl mic
de ampanie, sandviuri mici i prjituri, un scule cu confeti, o jucrie care fcea
zgomot i un coif de petrecere.
Codul manierelor n afaceri 337
Designai unei invitaii pentru o recepie oficial
O invitaie la o afacere oficial trebuie s fie tiprit sau gravat (preferabil
gravat) cu negru, pe brtie alb sau ecru. Numele oaspeilor s fie completate de
mn dup cum se vede mai jos:
Emblema Oxforh
Restaurantul Mountain-Top
Intersecia 47, Riverdale
anex carte de vizit R. S. V. P.
Not: A doua invitaie la prnz cu cartea de vizit RSVP i plicul puse Ia un loc snt prinse
cu o clem n partea din fa a invitaiei la ceremonia cu participare mai larg.
cS. QX
Codul manierelor n afaceri ' 339
Invitaie la un mic dejun
Muli oameni nu snt interesai s participe la un mic dejun. Trebuie s te chinui s faci
invitaia ct mai atrgtoare posibil, astfel nct s previi un posibil rspuns negativ.
Am primit o dat o invitaie la un mic dejun sub forma unui ou cu textul tiprit
pe spate. Nu era pus nimic care s distrug frumoasa grafic a oului. (Gazdele au
primit un rspuns copleitor, aproape toat lumea a venit). O alt invitaie le
promitea oaspeilor: "V vom face s plutii n aroma bogat a cafelei fierbini,, a
uncii i a brioelor calde cu trei feluri de miere..." (Am fost pregtit pentru acel
mic dejun din clipa n care am citit invitaia.)
Productorii i importatorii obinuiesc deseori s ofere un mic dejun la
spectacole comerciale i ntlniri cu comerciani, deoarece dimineaa devreme este
cel mai potrivit timp s prezini noile linii.
(Emblema)
cMa*vu/ fi cACaue- ^pplef/aed
i 25 iasnuvue-
do la, 7 la, 9
t& la*
Jc oompantl
cave- aa, devetui-
/7 Ut,
puse&tJave-la, otete /S
Codul manierelor n afaceri 341
Invitaie la o petrecere pe vas
Pentru o petrecere la bordul unui vas trebuie s-I lai pe designer s realizeze pe
invitaie o tem nautic. Textul trebuie s fie aproximativ de genul:
Ralph Jordan
Preedinte al GRENVILLE
v invit la
un prnz plutitor
. Miercuri, 15 iulie
ora 12
la bordul vasului "The Blue Rigger"
Clubul de iahting Chicago din Pertttt Belmont
Not: Acest gen de invitaie poate include i instruciuni speciale despre mbrcmintea
care se recomand innd seama de ct este de oficial prnzul i/sau necesitatea de a lua
mbrcminte clduroas. Dac evenimentul care urmeaz s aib loc ar putea suferi
schimbri, este bine ca s fie specificat acest lucru.
342 LETFTIA BALDRIGE
Un supeu neoficial pentru clieni naintea unui meci
Compcwia/
(emblema)
QfC&ncAcff', HPt&fedinJ/f*
Coninutul plicului
, Persoana care se ocup de organizarea evenimentului trebuie s furnizeze
agentei de expediere o invitaie corect asamblat drept mostr, cu toate
Codul manierelor n afaceri . 343
componentele puse n ordinea cuvenit (piesa cea mai important s fie la nceput),
astfel nct agenia de expediere s poat imita procedeul cu exactitate. Cnd
deschizi plicul, trebuie s poi extrage invitaia n mod corect, nct elementele cele
mai importante f fie deasupra iar elementele cele mai puin importante s se afle n
interiorul invitaiei mpturite de dou ori.
Dac este necesar o clem care s in toate prile la un loc, purte-1 pe
designer s aleag una potrivit. Un detaliu chiar i att de mic poate mbunti sau
altera calitatea ntregului aspect.
Adresa de pe plic
Plicurile pentru o invitaie de afaceri trebuie s fie:
Frumos dactilografiate
Scrise de mn, cu cerneal neagr, de cineva cu un scris frumos.
Scrise de un caligraf competent, specializat pentru evenimente foarte
importante, cu condiia s gseti unul care s poat termina totul la timp, iar
tu s-i poi permite s plteti aceste servicii scumpe.
O invitaie important nu trebuie s aib niciodat adresa scris prin computer
sau prin sistemul de etichete aplicate prin lipire.
Nu uita s pui adresa companiei expeditoare n partea din stnga, sus, pe faa
plicului. (Pota este obligat s napoieze ceea ce nu a fost livrat numai dac adresa
expeditorului se afl pe faa plicului.)
Timbrarea
O gazd care vrea ca invitaiile ei s fie deosebite nu le trimite niciodat prin
oficiul de timbrare mecanic, ci le pune timbrele cu grij. Timbrele trebuie s fie
selectate la pot, astfel nct s fie cele mai potrivite. De exemplu, dac afacerile
tale au legtur cu sportul, poi s alegi timbre cu imaginea unui atlet; dac compania
ta face utilaje pentru construirea de avioane, vei alege un timbru comemorativ pe o
tem aeronautic; dac petrecerea se va desfura n aer liber, vara, poi alege un
timbru cu o floare frumoas; dac compania ta e renumit pentru colecia sa de art
modern, ar fi potrivit ca timbrul s reprezinte opera unui renumit artist contemporan
etc. Alege un timbru care are legtur cu afacerile tale, cu sezonul n care se d-
petrecerea sau pur i simplu cu ceva sau cineva pe care l admiri.
Confirmarea la o invitaie
Dac lng invitaie nu este trimis i o carte potal de confirmare, datele
coriinnd adresa pentru rspuns se afl n colul din stnga jos al invitaiei.
Maximum de date care trebuie s fie incluse ntr-un rspuns de confirmare:
RSVP
Doamna Gertrude Ranney \
Biroul preedintelui
Corporaia REMCAR
Strada 13, 1411
Syracuse, New York 0000
(000) 000-0000
De cele mai multe ori este suficient (numai dac persoana care rspunde la num-
rul de telefon menionat este autorizat s primeasc acceptul sau refuzul invitaiilor):
RSVP.
Strada 13, 1411
Syracuse, New York 00000
(000) 000-0000
Codul manierelor n afaceri 345
Rspunsul este solicitat pn la o dat anume
Un alt mijloc de a obine un rspuns esta.de a aduga o clauz la invitaie: "v
rugm s avei amabilitatea de a confirma pn la data cutare sau cutare" (deseori cu
10 zile, nainte de eveniment). Acest adaos este pus n sperana c destinatarul va
aciona mai repede. Cteodat acest sistem d rezultate.
Refuz simplu
O alt cale de a solicita un rspuns, de data aceasta negativ, este d e a plasa
cuvintele "cu regret" n colul de jos al invitaiei, care trebuie s fie urmate de un
numr de telefon. Eu personal cred c formula "cu regret" este o formul lipsit de
personalitate i pe mine m face s iau imediat hotrrea de a nu participa. Dar din
ce n ce mai multe companii folosesc aceast modalitate pentru a putea estima
numrul oaspeilor care vor participa. Din nefericire, muli destinatari care nu
intenioneaz s participe nu se sinchisesc nici s dea mcar un telefon s-i exprime
regretul de a nu putea da curs invitaiei. De aceea, dup opinia mea, aceast formul
nu rezolv mai nimic.
(Emblema)
oM/jTi^JyP ntiAntJsIirJ.
O acceptare oficial
Secretara trebuie s foloseasc hrtie de calitate din papetria personal (fie
simpl, fie avnd gravat numele sau monograma efului ei) pentru a accepta o
invitaie fcut efului ei i soiei acestuia (care n acest caz au dou nume): '
geuda, 00000
roooj ooo-oooo
Not: "Pentru a v reaminti" poate fi plasat i n colul de sus, stnga, al scrisorii de
"reamintire".
Trimind un al doilea set de invitaii, gazda trebuie s-i includ i pe cei care
au refuzat prima dat. O telegram ctre cei care au refuzat prima dat s vin ,
trebuie s sune astfel: '
DATORIT UNOR MODIFICRI NEATEPTATE DE PROGRAM, AM
SCHIMBAT DATA DINEULUI N ONOAREA LUI BRUCE ROCKWELL
DIN 23 NOIEMBRIE N 28 NOIEMBRIE, LA ORA 19,00, HOTELUL LEUL
ROU, DIN ORAUL KANSAS. INUT OFICIAL. DEOARECE AI
REFUZAT DATA ANTERIOAR, SPERM C VEI PUTEA ACCEPTA
NOUA DAT DE 28 NOIEMBRIE. V RUGM S TRANSMITEI
RSPUNSUL LA BIROUL MEU (000) 000-0000 Int. 000
NORMAN MASON, PREEDINTE AL PANTCO
Codul manierelor n afaceri ' 351
Anularea unui eveniment
Cnd o companie gazd trebuie s anuleze evenimentul:
Dac nu mai este timp, trebuie luat legtura telefonic cu fiecare oaspete
(dac nu cu el, cu secretara lui (ei), sau cu un membru al familiei). Angajatul,
din rndurile personalului care d telefoanele, trebuie s-i noteze pentru
fiecare invitat data, ora i numele persoanei care a primit mesajul.
Dac oaspeii snt imposibil de gsit la telefon, trebuie trimis o telegram.
Dac dispune de suficient timp, compania-gazd trebuie s scrie fiecrui
oaspete personal.
Dac este timp destul, dar lista invitaiilor este extrem de mare, poate fi
pregtit o carte de vizit tiprit care va fi expediat fiecrui oaspete n parte,
explicndu-i circumstanele.
D ntodeauna o explicaie anulrii fcute (adevrul este ntotdeauna cel mai
bun): -
"Pentru c dl Mason este bolnav" (specific natura bolii lui).
Din cauza unor schimbri majore n programul de lucru (Exemplu: "Vom
amna lansarea noului ampon pn cnd alte trei produse noi vor fi testate
pentru a le prezenta n acelai timp").
Deoarece gazda a fost chemat pe neateptate pentru rezolvarea unor
probleme urgente ("Dl Mason a fost sunat n acest moment, pentru a pleca
peste ocean, la o important ntrunire cu privire la dezvoltarea companiilor
noastre din Europa i s-ar putea.s rmn cteva sptmni n strintate").
Dac evenimentul este anulat cu cteva sptmni nainte de a avea loc, aceasta
i permite gazdei s trimit o carte de vizit tiprit sau gravat tuturor oaspeilor:
Vom ncepe exact la ora 9.00 cu primele lovituri de golf i partide de tenis.
Cafeaua va putea fi servit la 8.30, prnzul la 12 i este planificat ca la ora
16.30 s ridicm edina pentru a facilita ntoarcerea acas devreme.
(Emblema companiei-gazd)
Not: Cnd numele soului (soiei) este scris n rndul de dedesubt, se las trei spaii
libere, de la nceputul rndului.
Un numr foarte mare de afaceri internaionale snt ncheiate fie n scris, fie
prin telefon sau ntre patru ochi, n funcie de interaciunea dintre oamenii implicai
Codul manierelor n afaceri 357
n afaceri i guvern. Din acest motiv, oamenii de afaceri americani trebuie s nvee
protocolul fiecrei ri cu care se afl n relaii de afaceri.
Majoritatea principiilor care stau la baza protocolului i se refer la modul n
care trebuie s te adresezi, s vorbeti i s prezini o persoan, de un anumit rang
i au obria n tradiii. Cnd noi, nu dm prioritate acestui subiect (i noi sntem cei
mai distrai dintre toi oamenii), putem ofensa sensibilitatea prietenilor notri
strini. Nou s-ar putea s nu ne pese de felul n care sntem prezentai sau cum
sntem aezai la o mas de prnz, dar oamenilor din alte ri le pas, mai ales atunci
cnd au muncit din greu i timp ndelungat pentru a obine un punct nalt n cariera
lor.
Familia Regal
Nu i se scrie direct unui membru al familiei regale, jci "Secretarului personal
al ..." Secretarului i se scrie dup cum urmeaz:
Maiestatea Sa Regina
Guvernul britanic
Cartea de
Prezentarea i Adresarea de vizit pentru
adresarea pe nceput de Vorbindu-i indicarea
Oficialitatea plic Scrisoare locului
Primul Right Drag Doamn prim Primul
ministru Honourable domnule prim ministru ministru
(Onorabilei ministru
Sa) Mary
Smith, P. C,
M. P. Primul
ministru (P. C.
nseamn
Membru al
Consiliului
Privat; M. P.
nseamn
Membru n
Parlament) sau
din punct de
vedere social:
Primul
ministru i Dl
Ivan Smith
Codul manierelor n afaceri 365
Cartea de
Prezentarea i Adresarea de vizit pentru
adresarea pe nceput de Vorbindu-i indicarea
Oficialitatea plic Scrisoare locului
Secretarul Rt. Hon. Drag Domnule Secretarul
ministerului de Ronald Coates, domnule Coates sau Ministerului
interne * P. C, M. P. Coates sau dac poart de Interne
(echivelent cu Secretar al dac are titlu: titlu poate fi:
secretarul de Ministerului Drag Sir Sir Ronald sau
stat, de la noi) de Interne sau Ronald: sau Lord Coates
din punct de Drag Lord
vedere social: Coates
Rt. Hon.
Ronald i
doamna Coates
Not: Britanicii ncheie o scrisoare ctre o oficialitate din ara lor cu "Al dvs.
credincios", ceea ce poate folosi i un american ntr-o scrisoare pe care o adreseaz
unei oficialiti britanice; este corect de asemenea: "Cu sinceritate", sau "AI dvs.
sincer".
Mulle oficialiti britanice sau colegi de breasl au iniiale dup numele de
familie, care simbolizeaz diferite ordine, onoruri i ranguri cavalereti. Trebuie
ntotdeauna s-i scrii unei asemenea persoane n aceeai manier n care ea i scrie
numele - cii sau fr iniiale. De exemplu, unui cavaler cu titlu trebuie s i te
adresezi cu: Sir George Creighton, G. C. M. G. (Knight Grand Cross / of the Order/
of St Michael & St George = Cavaler al Marii Cruci / din Ordinul Sf Mihail & Sf
George).
366 JLETITIA1BALDRIGE
Camera Lorzilor
Formula de
Prezentare i, de introducere Cartea de
asemenea, adresarea pe la o vizit care
Membru plic scrisoare Vorbindu-i indic lacul
Un duce Ducele de Oakford sau Drag Duce Duce >i*fiie<te
care nu Ducele i ducesa de Drag Duces Oakftwd
aparine Oakford Duces Ducesa de
familiei Oakford
regale
(Englezii se adreseaz adesea n scrisori, unui duce sau ducese cu
"nlimea Voastr" i le vorbesc cu "nlimea Sa Ducele de.
dar americanii nu snt obligai s urmeze aceast procedur.)
Un duce Ducele de Oakford sau Drag Duce Duce Ducele de
care nu Ducele i ducesa de Drag Duces Oakford
aparine Oakford Duces Ducesa de
familiei Oakford
regale
Fiul cel mai Marchizul de Chester sau Drag Lord Lordul Lord
mare i nora din punct de vedere Chester Chester Chester
ducelui social: Marchizul i Drag Lady Lady Lady ,
marchiza de Chesler Chester Chester Chester
Fiul cel mai Contele de Meads sau din Drag Lord Lord Meads Lordul
mare al punct de vedere social: Meads Lady Meads Meads
marchizului; Contele i contesa de Drag Lady Lady Meads
Soia " Meads Meads
contelui, o
contes
Vicontele, Vicontele Brentwood sau Drag Lord Vicontele
fiul cel mare din punct de vedere viconte Brentwood Brentwood
al contelui social: Vicontele i Brentwood Lady Vicontesa
vicontesa de Brentwood Drag Lady Brentwood Brentwood
Brentwood
Baron Lordul Lyndburst sau din Drag Lord Lord Lordului
Barones punct de vedere social: Lyndburst Lyndburst Lyndburst
Lordul i lady Lyndburst Drag Lady Lady Lady
Lyndburst Lyndburst Lyndburst
Baronet Sir Albert Northrop, Drag Sir Sir Albert Sir Albert
Baronet sau din punct de Albert Northrop Northrop
vedere social: Sir Albert Drag Lady Lady Lady
i Lady Northrop Northrop Northrop Northrop
Codul manierelor n afaceri 367
Oficialitile canadiene
Formula de
Prezentare i, de introducere Cartea de
asemenea, adresarea pe la o vizit care
Membru plic scrisoare Vorbindu-i indic locul
Guvernator Excelena sa Eric C. Drag Guvernator Guvernato-
general Johnson sau din punct de domnule general rul general
vedere social: Excelenele guvernator al Canadei
sale. Guvernatorul general
general i doamna
Johnson
Guvernator Onorabilului sau Drag Guvernator Guvernato-
locotenent al Onorabilul Gerald L. domnule locotenent rul locote-
Canadei Dowd - Guvernatorul guvernator Dowd nent al
locotenent sau din punct locotenent Canadei
de vedere social:
Guvernatorul locotenent
i doamna Dowd *
Primul Onorabilului ndrew C. Drag prim Primul Primul
- ministru al Fitch, P. C, M. P. Prim ministru ministru ministru
Canadei ministru al Canadei sau Fitsch Fitsch
din punct de vedere
social: Primul ministru i
doamna Fitch
Premierul Onorabilului Carolyn Drag Premierul Premierul
unei Cadre - premierul doamn Cadr6 Quebecului
provincii din provinciei Qucbec sau premier
Canada din punct de vedere
social: Onorabilei
Carolyn Cadrd i
dl Jacques Cadre
Membru al Onorabilei Drag Senator Onorabila sa
Senatului LauraFlynn, Senatul domnule Laura Flynn
Ottawa sau din punct de senator
vedere social: Onorabilei Flynn
Laura Flynn i domnul
Lesley Flynn
Membru al Samuel Morris, Esq. Drag Domnule Samuel
Camerei M. P. Camera Comunelor domnule Morris Morris Esq.,
Comunelor sau din punct de vedere Morris M. P.
social: Domnul i doamna
Samuel Morris
Primarul Venerabilul Primar Drag Domnule Primarul
unui ora Kenneth Woods City Hali domnule primar oraului
sau din punct de vedere primar Toronto
social: Venerabilul
primar Kenneth Woods i
doamna Woods
368 LETITIA BALDRIGE,
Formula de
Prezentare i, de introducere Cartea de
asemenea, adresarea pe la o vizit care
Membru plic scrisoare Vorbindu-i indic locul
Ministrul Onorabilului Roger C. Drag Domnule Ministrul de
Justiiei Bolton - Ministrul domnule ministru de justiie al
justiiei din Canada sau ministru al justiie Canadei
din punct de vedere justiiei Bolton
social: Onorabilului
Roger C. Bolton i
doamna Bolton
Formula de
Prezentare si, de introducere Cartea de
asemenea, adresarea pe la o vizit care
Membru plic scrisoare Vorbindu-i indic locul
Preedintele Excelena sa Henri Drag Domnule Preedintele
republicii Vandoyer Preedintele domnule Preedinte Republicii
Republicii Franceze Preedinte: Franceze
Adres sau din punct de
vedere social:
Preedintele Franei i
doamna Vandoyer
Primul Excelena sa Jean de Drag Domnule Primul
ministru al FAbeille Primul ministru domnule prim ministru al
Republicii al Republicii Franceze prim ministru Republicii
Franceze sau din punct de vedere ministru; Franceze
social: Primul ministru al
Franei i doamna de
l'Abeille '
Ministrul Excelena sa Jeanne Drag Doamn Ministrul
afacerilor d'Arcy Ministrul doamn ministru afacerilor
externe al afacerilor externe sau din ministru externe al
Republicii punct de vedere social: Republicii
Franceze Ministrul afacerilor Franceze
externe i domnul Pierre
d'Arcy
Codul manierelor n afaceri 369^
Titlurile vest-europene
Regelui sau reginei oricrei ri strine i te adresezi cu "Maiestatea Voastr",
sau cnd se fac referiri la ei cu "Maiestatea Sa", respectiv "Maiestatea Ei".
Cnd se fac referiri Ia prinul consort al reginei se spune "Altea Sa Regal", iar
direct: "Altea Voastr Regal".
Cnd titlurile regale se mai menin nc ntr-o ar care nu mai este monarhie,
chiar dac aceste titluri nu mai au nici un sens, ele snt tratate cu respect n
continuare de ctre oamenii din ara respectiv. Europa de Vest are o istorie lung i
o mare dragoste pentru tradiie i de aceea oamenii care au motenit un titlu defunct,
dar legitim, pot folosi nsemnul regal pe rechizitele lor sau l pot purta gravat pe
mbrcminte etc.
n ordinea rangului, titlurile snt urmtoarele:
imaginea companiei
xist poziii importante n lumea
corporaiei crora nu li se acord atenia cuvenit i, deseori, nici compensaia
meritat dei acestea joac un rol vital n formarea unei bune imagini despre
companie. Oamenii din aceste poziii snt primele persoane pe care Ie ntlneti cnd
intri n sediul unei companii.
Recepionerul
Primirea care i se face unui vizitator la biroul tu este tot att de important
pentru imaginea corporaiei ca i crmizile i mortarul folosite la construirea unei
Codul manierelor n afaceri 371
cldiri. Persoana care salut publicul din partea companiei trebuie s fie zmbitoare,
bine mbrcat, femeie sau brbat (probabil n uniform), aezat pe scaun ntr-un
mod degajat, dar decent, prezidnd un birou ordonat. Dac scrumiera este plin cu
mucuri de igar i el citete un ziar stnd tolnit pe scaun, un vizitator poate trage
concluzia c respectiva companie nu se intereseaz de impresia pe care o face
asupra vizitatorilor i probabil c nu-i prea pas de calitatea mrfurilor i a
serviciilor pe care le ofer
Este de datoria funcionarilor i a personalului companiei s aplice standarde
foarte severe la cei pe care i desemneaz pentru aceast slujb important, s fac
nite reguli stricte i s se fac foarte clar nelei asupra a ceea ce trebuie i a ceea
ce nu trebuie s faci n aceast,meserie. Dac celui care solicit acest post i face
impresia c cel care-1 ndrum din partea serviciului personal este prea pretenios i
caut s-i ngrdeasc drepturile atunci ar fi mai bine s-i caute o alt.slujb.
Meseria de recepioner este mult prea important pentru a fi pltit prost.
Salariul trebuie s fie adecvat iar, pentru aceast slujb, trebuie angajai numai
oameni foarte contiincioi i capabili, cu promisiunea unei promovri n decurs de
un an, dac fac o treab bun i i nsuesc spiritul afacerilor companiei.
Deoarece snt mult mai multe femei dect brbai care caut aceast munc de
recepioner, am folosit pronumele feminin (pentru simplificare) n urmtorul set de
indicaii privind comportamentul necesar n aceast poziie:
Se mbrac elegant, dar decent. Poart pantaloni numai dac are o siluet
^ perfect i acetia snt foarte bine croii.
Fardul i stilul n care-i piaptn prul snt n gen conservator; nu-i
mpopooneaz prul i faa ct timp se aflla serviciu.
Poart puine bijuterii; cele pe care le poart s^nu fie zgomotoase sau
bttoare la ochi.
Nu mnnc, nu mestec gum de mestecat, nu fumeaz i nu bea la birou.
Nu citete ziarele la birou, pentru c ele produc un aspect de dezordine.
Citete reviste sau o carte, ascunse n poal i doar atunci cnd nu exist nici o
activitate n perimetrul prezidat de ea.
Are minile i unghiile ngrijite.
Biroul trebuie s aib un aspect ordonat, cu fiecare lucru pus la locul lui.
Zmbete cnd salut un vizitator i expresia feei ei denot bucuria de a-1
vedea. Vocea ei trebuie s fie vesel, atunci cnd anun sosirea unui vizitator
prin telefon.
Transmite vizitatorului hotrrile i indicaiile cu claritate, astfel net acesta
s poat nelege uor.
Nu primete telefoane personale, orict de scurte ar fi ele, n timpul slujbei; nu
continu niciodat o conversaie n care este angajat cnd se apropie un
vizitator de biroul ei, doar dac conversaia este important. Cnd vorbete la
telefon nu ntoarce spatele vizitatorului, ca i cum ar vrea ca acesta s nu aud
ce vorbete ea.
Are grij tot timpul ca sala de primire s fie curat, dotat cu materiale care
pot fi consultate, inclusiv cataloage cu produsele companiei, rapoarte anuale
etc.
Dac un vizitator este lsat s atepte mai mult dect de obicei, ea nsi sun
ca s vad ce se ntmpl i apoi i spune acestuia.
i trateaz pe executivi, pe vizitatori i pe angajai cu aceeai amabilitate cnd
acetia intr sau ies din sala de recepie.
372____ ____________ LETIT1A BALDRIGE
Se adreseaz oricui folosind numele de familie, astfel nct atmosfera s
degaje un aer de demnitate. ,
l ine la curent pe directorul companiei cu numele exacte i cu adresele
ntregului personal.
Cunoate conducerea superioar - titlurile lor, ceea ce fac i ierarhia n care se
nscriu astfel nct s poat rspunde cu inteligen oricrei ntrebri adresate
de un vizitator.
Are grij ca zona n care i desfoar activitatea s fie dotat cu tot ce este
necesar, s rein un telefon pentru oaspei, spaiu suficient, un suport de
umbrele e t c , precum i un caiet curat pentru semnturi dac acest lucru
reprezint o politic dus de companie pentru securitate.
Dac secretara recepioner rspunde de situaiile de urgen, cum ar fi incendii,
sau evacuarea n cazul explod&rii unei bombe, ea trebuie s-i ia datoria n
serios i s se informeze despre aceste lucruri pn la cel mai mic detaliu.
Recepioner trebuie s aib un buton pe care s-1 apese n caz de urgen,
precum i un numr de telefon pe care s-1 poat folosi cu cod, care s nsemne:
"Venii n ajutor. Este aici un individ suspect".
Executivul manierat nelege ce rol important joac o bun recepioner n orga-
nizaie i o trateaz cu respect. i aduce aminte de promisiunile pe care i le-a fcut,
s o promoveze n cadrul companiei, dac d dovad de performane deosebite.
Muli oameni cred c profesia de secretar se afl ntr-o situaie trist n aceast
ar din dou motive: secretarii i funcionarii administrativi, competeni i buni
profesioniti, nu snt ntotdeauna rspltii cum trebuie sau recompensai n timp ce,
tinerii absolveni ai colilor de afaceri,, deseori btnd prost la main i fr o pro-
nunie bun, snt lipsii de profesionalism. Remarcile mele n legtur cu probleme de
secretariat din acest capitol nu se vor ocupa ns de cel de-al doilea grup..
Secretarele cu experien snt indispensabile pentru c ele ajut conducerea
superioar n toate domeniile. Ele nu snt numai aproape de scaunul puterii, ci chiar
fac parte din ea. Totui, n timp ce ajut la mbuntirea imaginii efilor lor, rareori
le este recunoscut acest merit.
Exist dou tipuri de secretare excelente: primul - snt ataate companiei i
efului lor, nu au nici o dorin de a urca n ierarhia corporaiei. Obiectivul lor
principal este s-i serveasc eful, s primeasc o recompens adecvat i beneficii
pentru o ieire la pensie convenabil, s fie respectate n cadrul corporaiei i s fie
Codul manierelor n afaceri 373
un model, demn de admiraie, al profesiei lor. O asemenea persoan e hotrt s fie
secretar toat viaa pn se va retrage la pensie.
Al doilea tip de secretar bun are mari ambiii de conducere i i folosete poziia
de moment ca pe o trambulin pentru a nva ceea ce trebuie s fac ntr-o companie.
Scopul ei este atingerea poziiei de secretar a direciunii superioare, urmat de poziia
de secretar a directorului plin. Dac i ndeplinete obligaiile i responsabilitile fa
de eful ei, el o va recomanda fr a da dovad de egoism, pentru promovare.
Unr director eficace respect ambele tipuri de secretar bun, i dac secretara
ndeplinete toate calitile trebuie s-o ajute s-i ating scopul.
Adevrata secretar capabil este:
Discret. Nu vorbete despre afacerile efului ei, viaa privat sau afacerile lui
financiare. Niciodat nu transmite mai departe brfa din interiorul sau din
afara companiei.
Rspunde la telefon cu mult tact, calmnd i dnd satisfacie tuturor, de la
soacra directorului pn la membrii din consiliu.
Este meticuloas, innd evidenele la zi - calendarul efului, cartea de adrese,
rolodexul ei, lista felicitrilor de Crciun etc.
Manifest iniiativa de a cere scuze n numele efului ei cnd tie c acesta va
ntrzia la prnz, recunoate c i-a scpat din vedere o anumit dat, scrie
scrisori care pot fi trimise, n mod dibaci, fr semntura lui, cum ar fi notele
de mulumiri.
l informeaz pe eful ei cu ceea ce se ntmpl n organizaie - cine se
descurc bine, cine-i bag nasul unde nu-i fierbe oala. ine n permanen
legtura cu toi cei interesai n colaborarea cu compania ei.
nelege prioritile - ce telefon trebuie dat mai nti, ce scrisoare trebuie
scris i expediat prima, care persoan trebuie primit mai nti.
nelege importana intereselor familiale i ajut aranjarea problemelor legate
de familie.
ine cont de cheltuielile efului ei i, de asemenea, ine la zi documentele
i
biroului.
Urmrete programul efului ei - tie cum i cnd s-1 salveze dintr-o ntlnire
extrem de lung sau de o convorbire telefonic nedorit.
Are grij ca cei din companie s fie informai de programul efului lor sau de
planurile acestuia.
Discursul de pensionare
Cnd un membru din conducerea superioar se pensioneaz, la un moment dat,
el sau ea trebuie s in un discurs de "bun rmas". Este frumos ca acesta s fie scurt
i ticluit cu umor. Trebuie, de asemenea, s exprime gratitudinea fa de oamenii
care au reprezentat ntr-adevr cheia succesului i fericirii acestei srbtori-de
pensionare - cum ar fi secretara lui i partenerul de' via. Discursul poate fi mai
trziu tiprit n buletinul companiei care este trimis membrilor acesteia.
John Elliott, jr., preedintele ageniei de publicitate Ogilvy & Mather, i-a inut
discursul de pensionare la ntrunirea anual a companiei, din New York, n faa a
1500 de angajai. Cu toate c a jucat un rol major n succesul transformrii ageniei
ntr-o agenie mare, el a vorbit mai mult despre succesul celorlali dect despre al
lui, iar n publicaia de comer ADWEEK a aprut un reportaj din care reieea c
toat lumea i-a dat seama, n acea zi, de faptul c "puterea unui conductor nu este
direct proporional cu mrimea eului su."
D ac uiumembru al executivului
moare n timp ce nc mai lucra la companie, aceasta trebuie neaprat s acioneze
ca i cnd ar fi din familie, acordnd partenerului de via al executivului decedat tot
sprijinul necesar. Acesta este, deseori, cazul cnd nu exist membri de familie
apropiai sau cnd ceilali membri ai familiei snt la mare deprtare sau dispersai.
Ceea ce urmeaz s fac compania pentru a-i ajuta pe cei rmai n via din
familia executivului, pe lng alocarea pensiei i a beneficiilor, hotrte
conducerea. Cu siguran, o companie care manifest compasiune i emoie este
admirat de toat lumea din comunitate, precum i de cei din interiorul companiei.
Anunul de deces
ntr-un ora mic, dac o persoan este foarte cunoscut, anunarea decesului ei
va aprea aproape automat. ntr-un ora mare este aproape tot att de dificil s
publici un anun de deces, ca i un anun de logodn. Intr-un ora mare, reueti s
publici numai anunul de deces al unei persoane remarcabile.
Compania trebuie s aib un dosar la zi cu biografia i un stoc de hrtie pentru
asemenea ocazii pentru fiecare executiv. Dac moartea unuia dintre executivi
survine la sfrit de sptmn, cnd birourile snt nchise, secretarul executivului
sau ofierul de serviciu trebuie s tie cum s amplaseze o copie a biografiei i o
fotografie a respectivului.
Dac fotografia trimis la ziar, mpreun cu anunul mortuar, este mai veche de
doi ani, trebuie s se scrie data pe spate. Avei grij s includei numele i numrul
de telefon al persoanei care poate fi contactat pentru verificarea materialului
respectiv.
Lista urmtoare constituie un ghid n legtur cu informaiile care trebuie inute
la zi n dosarele executivilor:
Nume
Adres
Locul naterii
Educaia, incluznd gradele i titlurile onorifice
Serviciul militar, dac 1-a ndeplinit
Titlul actual i informaii importante privind cariera din trecut
Codul manierelor n afaceri 387
Dac face parte din consiliul corporaiei; dac este membru ntr-un consiliu al
unei corporaii nonprofit
Orice premiu important pe care 1-a primit
Titluri i cri publicate, piese de teatru, filme etc.
Cnd survine moartea, persoana care se ocup de anunarea decesului n mass-
media trebuie s mai adauge i urmtoarele date la biografia decedatului:
Data, locul i cauza morii
Numele i relaiile supravieuitorilor apropiai (partenerul de via, copii,
prini, frai i surori)
Detalii: dac se prevede posibilitatea de a aduce un ultim omagiu acas,
nmormntarea sau slujbe n memoria decedatului. Dac nmormnlarea are un
caracter restrns, trebuie s fie menionat acest lucru (unele ziare snt de acord,
altele nu, cu aceast informaie)
Nume i numr de telefon al persoanei care poate fi contactat pentru alte
informaii
Persoana desemnat de companie s publice anunul mortuar (n general
funcionarul pentru relaiile cu publicul) trebuie s trimit o copie, scris de mn,
ziarelor locale i suburbane, precum i birourilor Ageniilor de pres AP (Associated
Press) i UPI (United Press International) cte o copie trebuie trimis, de asemenea,
i secretarei i executivului consiliilor de administraie ale colilor i instituiilor la
care a activat pn la deces.
n cazul decesului unui executiv proeminent din zona New Yorkului, trebuie s
fie sunat Biroul Metropolitan al ziarului New York Times, care poate desemna un
reporter s scrie un articol. (Wall Street Journal nu public anunuri de deces.)
Majoritatea ziarelor au un dosar al oamenilor importani, din zona respectiv, astfel
nct atunci cnd survine moartea unuia dintre ei dispun de nite date biografice la
zi. Un reporter local face, n general, toate eforturile ca s plaseze un anun de deces
n urmtoarea ediie a ziarului. Totui, dac nu este nimeni disponibil s-i rspund
la telefon pentru a-i da informaiile necesare, este posibil s apar o not neadecvat.
Cnd un personaj fictiv, Fredrik McLean, decedeaz, anunul de deces trebuie s
fie scris de companie i un membru apropiat al familiei. Textul poate arta cam' aa:
Elogiul
Familia poate s roage un coleg apropiat al executivului decedat s fac un
elogiu important la nmormnlare sau la serviciul de comemorare. Un elogiu bine
pregtit, plin de compasiune, trebuie s menioneze membrii apropiai ai familiei i
trebuie s fie: .
l
Scurt (s nu dureze mai mult de apte minute)
Respectuos ' \. ' -
Spus cum trebuie, tare i pronunat clar
Afectuos, presrat cu puin umor i anecdote bune
S descrie motenirile pozitive lsate de decedat.
Executivul care face elogiul trebuie s-i exprime propriile sentimente fa de
colegul decedat i s explice de ce acea persoan era att de ndrgit i apreciat de
asociaii ei. Urmtorul fragment aparine unui elogiu rostit n mai 1983 de ctre
David Balhurst (pe atunci preedinte al Companiei Christie din New York i acum
preedinte alConsiliului de administraie al Companiei Chrstie din Anglia) la
serviciul comemorativ al lui Jane Cohler, care fusese vicepreedinte pentru relaiile
cu publicul i comunicaii. Dup ce a vorbit despre pierderea pe care au resimit-o
cu toii i despre contribuiile numeroase ale doamnei Cohler la compania Christie,
domnul Bathurst a ncheiat pe o elocvent not de omagiu:
"Mult mai importante dect acestea, dup prerea mea, erau calitile ei de
persoan vesel i efectul pe care caracterul ei l avea asupra celor din jur. Ea a
consacrat companiei Christie o bun parte din timpul ei nepreuit, implicndu-se
total, iar nou, colegilor, ne-a oferit o adevrat cascad din dragostea ei de
via. Apoi a venit propria ei criz major i demnitatea ei a crescut o dat cu
adversitatea ei fa de boal. Era respectat i iubit de toi cei din interiorul
companiei i mai vreau s adaug c ea se bucur acum de admiraia noastr
profund."
Raportul anual este o alt modalitate n care moartea unui executiv important
poate fi subliniat. Compania Levi Strauss a fcut acest lucru n 1979, cu mult stil,
n textul de deschidere al raportului anual: . '
"Pentru Compania J-evi Strauss, anul 1979 a fost un an de mari realizri i
profund tristee... Tristeea a nceput, devreme, n decembrie, o dat cu
trecerea n nefiin a doi executivi, care de aproape 50 de ani au demonstrat
valori umane i standarde de afaceri excelente, care au condus compania spre
succes. Ei se numeau Walter A. Hass, Sr., preedinte onorific al Consiliului de
administraie i Daniel E. Kashland - preedinte onorific al comitetului
executiv..."
Raportul continu cu mesaje de afaceri ale acionarilor, urmate de o pagin
ntreag de omagii aduse lui Walter Hass i Daniel Koshland, incluznd un rezumat
al eforturilor fcute de cei doi pentru promovarea bunstrii grupurilor minoritare
ntr-un moment cnd asemenea implicri erau relativ necunoscute n Statele Unite pe
scena afacerilor.
Dei acest gen de omagiu se refer la un individ, el este n acelai timp relevant
pentru trsturile fundamentale ale companiei nsi.
Scrisori de condoleane
Este foarte amabil din partea colegilor unui executiv decedat s scrie soiei i
familei din partea tuturor, de la recepioner pn la Consiliul de administraie. O
bun scrisoare de condoleane arat nu numai sentimentele de tristee i de laud la
adresa decedatului, dar i oferta de ajutor celor care au rmas n via. O scrisoare
de condoleane scris cum trebuie este pstrat cu grij, trecnd de obicei din
generaie n generaie
Trimiterea de flori la o nmormntare sau participarea la o nmormntare nu
nlocuiete scrisoarea de condoleane. Scrisoarea - sau o mic not - trebuie trimisi,
orice alt gest ai mai face.
O scrisoare de condoleane trebuie scris de min, cu cerneal neagr, pe o
coal de hrtie cu antetul personal, de bun calitate (dar dect s nu scrii deloc, mai
bine folosete papetria biroului, dac nu o ai pe a ta). In cazul n care caligrafia ta
este total ilizibil (ca a mea), bate-i scrisoarea la main.
O not personal:
scrisoare de condoleane de la un fost executiv superior
ctre familia altui executiv superior
Cnd tatl meu, H. Malcolm Baldrige, a murit recent, la vrsta de 90 de ani,
fraii mei (Mac, Bob) i cu mine am primit minunate scrisori de condoleane. Nu
muli dintre cei care ne-au scris fuseser colegii tatlui meu, pentru c foarte puini
dintre aceia mai erau nc n via, dar una din scrisorile cele mai optimiste pe care
am primit-o a fost de la Alton Hyatt, un coleg de clas de-al tatei, din 1918, de la
Yale. (Dac nvai cum s scriei o bun scrisoare de condoleane, nu avei idee ct
de muli ochi o vor citi)
Dac executivul care moare nu este o persoan foarte cunoscut, lista celor care
i vor exprima compasiunea nu va fi lung i de aceea nu este necesar s comanzi
cri de vizit de recunotin i mulumire pentru cei care i-au preXentat
condoleane. Un membru al familiei trebuie s scrie o scurt not pentru a mulumi
fiecrei persoane (n timp de maximum trei luni):
... Ai fost foarte- drgu c ne-ai adus acel minunat co de fructe. ntreaga
familie s-a bucurat de el.
Ne descurcm destul de bine, avnd n vedere pierderea grea pe care am
suferit-o. tiind c avem prieteni ca dumneavoastr, ne ajut s supravieuim.
V mulumesc, Richard.
Plnuind o srbtorire
O celebrare cu succes a aniversrii unei companii presupune o planificare foarte
atent. O companie mic trebuie s nceap acest lucru cu un an nainte; o corporaie
mare trebuie s nceap aceast aciune cu cel puin trei ani nainte (Costurile totale
ale celebrrii unei mari aniversri nu vor aduce multe prejudicii dac vor fi
amortizate n decurs de patru ani - cu trei ani nainte de aniversare i inclusiv anul
aniversrii propriu-zise.)
Coordonarea planurilor trebuie s-i fie ncredinat unei persoane din cadrul
companiei. O corporaie mare s-ar putea s aib nevoie s angajeze o firm din
exterior pentru a se ocupa de acest proiect. Primul pas care trebuie fcut dup
numirea unui executiv coordonator, din cadrul companiei, pentru aceast aniversare
(i, dac este posibil, angajarea unei agenii din exterior) este de a-i implica pe
angajai. Cu trei ani nainte de data aniversrii ei, angajaii trebuie s fie rugai s
dea sugestii scrise privind modul n care cred ei c ar fi mai bine s fie celebrat
acest eveniment. Ar .trebui s existe o competiie cu premii care s"rsplteasc cele
mai bune idei.
inei-i pe angajai la curent cu activitile de planificare prin buletinul
companiei sau prin revista acesteia.
Apelnd la nostalgie
Este imposibil s treci cu vederea aspectele nostalgice din istoria companiei tale
cnd plnuieti celebrarea unei aniversri. Ceva din trecut, care are legtur cu
Codul manierelor n afaceri 4QL
oamenii sau cu mediul n care triesc, are inevitabil un impact i asupra intereselor
lor O subliniere a unui "an de odinioar" este un mod nemaipomenit de a-i face pe
oameni s se simt bine n companie. Unele dintre cele mai mari corporaii din
America dein tezaure de fotografii i diferite amintiri din trecutul lor. Cnd
compania Ford, de exemplu, i srbtorete aniversrile, snt republicate vechile
fotografii din arhive: Henry Ford i acionarii lui iniiali stnd n faa bazinului
carbonifer din Detroit n 1903, artnd ca nite ipi duri dintr-un film western;
fotografia faimoaselor maini vechi cu oferi purtnd apc, musti rsucite i
gulere albe apretate i femeile-pasagere cu mantale de cltorie care le apr de praf
i plrii mari, ic, la care snt prinse earfe din sifon, legate sub brbie. Firma
Proctor & Gamble poate s reediteze posterele sale din secolul al XlX-lea pentru
vnzarea spunului. Un poster n valoare de un milion de cuvinte l arat pe Jameg
Gamble n laboratorul lui n anul 1878, muncind la formula magic a spunului
Ivory, din care milioane de buci aveau s fie vndute n urmtoarea sut de ani.
Majoritatea companiilor americane nu au arhive att de bogate din care s-i
extrag materialele. Multe nici nu snt chiar att de vechi. Totui exist un interes
fa de istoria primului local al companiei/fa de preurile primelor produse, de
acum 25 de ani i preul serviciilor ei de acum zece ani, sau cum artau i se
mbrcau acum zece ani executivii i angajaii companiei. Poi s faci din trecutul
companiei tale, orict de scurt ar fi el, punctul central al fotografiilor i anecdotelor
'din pres i baza decorrilor pentru o petrecere aniversar.
Cu ct poi s compari mai mult afacerile tale de acum zece ani cu cele de
astzi, cu att devii mai interesant pentru reporterul unui ziar.
Nota nostalgic este cheia succesului n celebrarea aniversrilor, dar nu uita
nici prezentul i viitorul. O companie nou nfiinat trebuie s nceap imediat s-i
ntocmeasc o arhiv (din care s poat extrage aspectele trecutului cnd va veni
momentul celebrrii unei aniversri importante).
A zecea aniversare
Trebuie difuzat un ntreg ansamblu de tiprituri pentru mass-media local i a
statului respectiv.
_ Se ine un cocktail la un hotel, pentru un numr mare de invitai, adugnd
VIP-urile i presa.
Se public un sfert de pagin n ziarul local o felicitare pentru vrst i
realizrile obinute pn n momentul de fa.
Acionarii
n corespondena trimestrial trimitei acionarilor un anun detaliat despre
aniversare i planurile companiei.
Ei trebuie s poat comanda versiunea broat sau cartonat a crii,
beneficind de un rabat substanial. '.'
Codul manierelor n afaceri [ 405
' Este bine s fie organizat un progra^n special de aniversare la ntlnirea
anual a acionarilor. '
Participanii la ntlnirea acionarilor trebuie s primeasc o amintire cu ocazia
aniversrii.
Presa
Este necesar s se scrie articole de pres impresionante, care s fie apoi
mediatizate pe sacr larg. Jurnalitii trebuie s primeasc o selecie,
ntocmit cu grij, de publicaii (nu un numr exagerat) la nceputul anului
aniversar i de fiecare dat cnd intervine un eveniment special.
Trebuie s fie realizale convorbiri i interviuri, n exclusivitate, pe tema
aniversrii. '
Se vor crea materiale audiovizuale special pentru executiv despre istoria
companiei care s fie utilizate atunci cnd se face o emisiune la televiziune.
Personalitilor importante din mass-media li se va oferi cte un exemplar al
crii companiei cu coperte broate.
1
Ei trebuie s primeasc invitaii la recepia companiei i la orice alt eveniment
special din oraul lor. i
Amintirile de la aniversarea companiei trebuie s fac parte din mapa presei.
Comunitatea
In toate localitile n care compania are posibiliti majore:
Ea trebuie s pregteasc o celebrare pentru oamenii din comunitate sau ora
care const n:
O cas deschis
O sear cu focuri de artificii
Un concert n aer liber (vara)
Compania trebuie s fac un dar substanial unui-sector nonprofit din
localitate sau din alt parte, de exemplu:
Un proiect de nfrumuseare (plantare de copaci, renovarea unei zone, o
donaie pentru un mic parc public, o donaie de jocuri pentru copii
care s mbogeasc echipamentul unui parc, noi1 containere de gunoi
pentru ora sau motociclete cu remorci pentru transportul gunoiului
etc.
Achiziionarea echipamentului de care este nevoie pentru un spital local
Un dar pentru un muzeu local, cum ar fi o donaie pentru programul
406 :
LETITIA BALDRIGE
didactic, un dar pentru departamentul de educare a tineretului din
cadru! muzeului
O donaie pentru programul de cercetare al unei mari instituii
Un dar n numele companiei (cu caracter permanent) ctre colegiile sau
universitiile locale pentru nzestrarea facultilor sau pentru burse
Comandarea unei opere de art cu ocazia aniversrii
Sponsorizarea unui concert de oper, a unei piese de teatru sau a unui
balet de ctre companie
Trebuie s se aib n vedere plasarea unei reclame mari n presa local exact
pe data aniversrii companiei (plus anunuri la televiziunea local) n care
compania i declar cu mndrie vrsta, puncteaz evenimentele principale din
istoria ei i mulumete comunitii i cetenilor pentru faptul c "au fost
alturi de companie n toi aceti ani".
Cumprarea cadourilor
Exist foarte multe modaliti care i permit s gseti cel mai potrivit cadou.
D-i ntlnire cu cineva care are un gust impecabil i care s aleag cadoul n
locul tu
Viziteaz librria ta favorit
Examineaz cu atenie cataloagele venite prin pot
Uit-te prin reclamele din ziare i reviste
Mergi prin magazinele de antichiti
Particip la licitaiile de sfrit de sptmn de la galeriile de licitaie
importante
Consult vnztbrii de la raioanele magazinului
Uit-te prin magazinele de desfacere din incinta muzeelor sau verific ce
conin cataloagele lor
Urmrete noile specialiti care au aprut la magazinul tu de produse
alimentare.
Ct trebuie s coste?
Cadourile oferite clienilor de ctre executivii tineri i directorii mijlocii trebuie
s coste, n medie ntre 10 i 25$.
Cadourile oferite de directorii mijlocii, pn la cei superiori, trebuie s coste
ntre 25 i 50$. Executivii superiori vor cheltui ntre 50 i 100$ pentru clienii de
vaz i prietenii apropiai din lumea afacerilor.
Cadourile care cost mai mult de 100$ snt numai pentru'ocazii foarte
importante i foarte rare. *
Trimiterea florilor
Florile snt un dar tior de trimis i care ajunge repede. Ele pot fi comandate
prin telefon; poi chiar s-i timii cartea de vizit la florrie, sau poi dicta mesajul
la telefon florarului. Florile snt expediate n ntreaga lume. Ele snt un simbol
internaional de salut, celebrare i recunotin. Un executiv care merge n
strintate, n orice ar, trebuie s-i aminteasc faptul c trebuie s trimit flori
nainte sau dup ce s-a aflat ca oaspete de onoare "n casa cuiva".
n ara noastr, florile erau trimise n mod tradiional de cupluri sau de ctre o
femeie altei femei, sau de ctre un brbat unei femei, dar niciodat de ctre o femeie
unui brbat. n noua epoc a egalitii dintre brbat i femeie, aceast regul a
disprut. Femeile pot s trimit flori brbailor pentru aceleai motive pentru care Ie
primesc ele nsele. n general, dac o femeie trimite flori de mulumire unui
executiv, pentru o favoare sau pentru a-1 felicita, trebuie s i le trimit la birou.
Dac a fost invitat la un dineu acas la el, atunci le trimite acas.
Este ntotdeauna mai bine s trimii flori n dimitieaa zilei n care are loc
petrecerea, sau n ziua de dup aceasta. Dac apari la u cu florile n mn, gazda va
trebui s-i ntrerup activitile ca s gseasc o vaz mai potrivit n care s le
aranjeze i s-o aeze ntr-un loc potrivit, ntrerupere deloc binevenit pentru gazd.
Dac te ntrebi ce trebuie s trimii, un aranjament floral sau flori, exist o
regul: trimite un aranjament floral la biroul unei persoane, dar trimite fire de flori
la el sau la ea acas.
Unui executiv care este bolnav n spital trimite-i o plant care cere foarte puin
ngrijire. Florile care au nevoie de ngrijire snt neglijate n spitalele aglomerate.
Trimite flori cnd bolnavul s-a ntors acas i este n perioada de convalescen.
"Ziua secretarei"
Unele secretare de executiv prefer s nu srbtoreasc aceast zi, care se ine
primvara, cu aceeai regularitate ca i "Ziua mamei", deoarece consider c nimic
nu este mai avantajos pentru florrii i magazine ca aceste zile. Majoritatea
secretarelor, n ciuda celor ce spun despre aceast zi, apreciaz totui cu adevrat
cnd gsesc pe birou un bucheel de flori sau o cutie cu bomboane de ciocolat
lsate de efii lor cu ocazia "Zilei secretarei". Eu personal consider c invitarea
secretarei tale la un prnz, n aceast zi, este un gest ridicol. (Snt de prere c o poi
invita la prnz n orice alt zi.)
Accesoriile de bar
Acestea snt cadouri excelente. Uit-te prin barul prietenului tu de afaceri, la
birou sau acas, i observ de ce are nevoie. Deschiztorul de sticle poate fi vechi i.
uzat; poate s-i lipseasc un cuit de bar; dac paharele snt desperecheate, este un
semn c va fi folositoare o duzin de pahare de bar.
Iat cteva idei pentru daruri:
Tav mic de servit (cu o bar mic care s in paharele s nu cad)
O gleat de bar (una mic n care s fie inut apa)
Vas de pstrat i amestecat Martini
Vas de pstrat gheaa (oricnd prinde bine unul nou)
Clete pentru ghea
Cuit de bar i platou de tiat pe el (pentru felii subiri de lmie etc.)
Dispozitiv pentru amestecarea cocktailurilor \
Container special pentru rcit butura ,
erveele din hrtie sau din pnz, pentru cocktailuri
Rcitor de vin
Plcue pentru sticle de vin (care snt puse pe mas ca protecie)
Pahare de bar i alte pahare necesare pentru o petrecere:
Codul manierelor n afaceri 421
Pahare de cocktail Martini (cu gura larga)
Pahare de mod veche
Pahare nalte
Pahare de vin
Cupe de ampanie
Pahare de sherry i lichior
Pahare de brandy
Dac cumperi pahare pentru a le da n dar prietenilor de afaceri, cumpr
minimum 6 sau 8 buci.
Unul dintre cele mai frumoase i elegante gesturi din partea unui executiv n
lumea afacerilor este s aibe o list cu data naterii tuturor clienilor, cumprtorilor
i prietenilor pentru a le trimite o felicitare n fiecare an. Unul dintre cei mai activi
oameni de afaceri n ceea ce privete felicitrile trimise prin pot este domnul
Morita, preedintele firmei SONY, din Japonia. Lista trebuie completat cu numele
oamenilor pe care i ntlneti n timpul anului. Aceast list este monumental i
toi cei al cror nume se afl n ea i ateapt felicitrile.
Codul manierelor n afaceri 423
Daruri de nunt
(Vezi si capitolul 2 "Cnd se cstorete un client sau un coleg")
Darul de nunt pentru un client sau un asociat n afaceri este ori o cheltuial din
partea companei (pentru un, executiv superior), ori o cheltuial acoperit din
buzunarul executivului. Deoarece atrage atta bunvoin i este att de important
pentru prieteniile personale ale exectivului, merit n general ca executivul s
plteasc el nsui pentru acest cadou.
Este un minunat suport moral pentru un angajat s se poat uita din cnd n cnd
la un cadou mic care a marcat aniversarea lui sau ei n cadrul companiei, ncepnd
dup al 5-lea an, i repetat la fiecare 5 sau 10 ani dup aceea. Este important pentru
faptul c i-a fost recunoscut loialitatea de ctre conducere.
424 LETITIA BALDRGE
Un exemplu de cadou pentru a 5-a aniversare este o carte mic pentru adrese,
legat n piele, marcat cu numele angajatului, numele companiei i cuvintele "A
cincea aniversare", cu litere aurii pe coperta nti.
Pentru a zecea aniversare, este un dar potrivit o cravat fin, brodat cu auriu,
pentru brbai j o mic sigl din aur, pentru femei, pe care este gravat sigla
companiei.
La a 15-a aniversare, o cravat pentru brbai i o earf pentru femei, din
mtase natural, cu sigla companiei integrat n designul din imprimeul
materialului, este un mod frumos de a marc aprecierea companiei fa de serviciile
angajatului.
A douzecea aniversare poate fi marcat cu un ac de cravat, din aur, pentru
brbai i o mic broa de aur pentru femei, arnndou gravate cu emblema
companiei; pentru a 25-a aniversare (de argint); angajaii pot primi cutii frumoase
de argint, gravate corespunztor.
Pentru aniversarea de jad (a 35-a), angajaii pot primi o bijuterie cu q piatr de
jad sau un ceas cu jad. La a 50-a aniversare, compania poate da angajailor ei un
ceas sau o brar de aur. Dac angajaii reuesc s prind i a 60-a aniversare, ei
merit ceva cu diamante!
Dac cuiva, cum ar fi clientul sau cumprtorul cel mai important al unei
companii sau un director din afara companiei, i se nate un copil, este de bon ton s
trimii prinilor un cadou care s marcheze evenimentul. n majoritatea cazurilor, un
dar pentru nou-nscut nseamn mult mai mult pentru prini dect un dar pentru ei.
Cnd o emblem foarte mic a companiei este gravat pe spatele unei plcue de
' argint, mpreun cu iniialele copilului i data naterii, rezultatele snt, de obicei, din
punct de vedere vizual, foarte atrgtoare. Alte obiecte din argint care se dau n
astfel de ocazii putnd fi gravate snt:
O cecu pentru copii
' O linguri pentru bebelui . .
Ram pentru o mic fotografie .
Un clopoel din argint
O cutiu