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FILIAL ICA
Facultad de Ingenieras y
Arquitectura
Escuela Acadmico Profesional
de Ingeniera de Sistemas
CURSO : Administracin de
Personal
ICA PER
2012
ADMINISTRACIN
DE PERSONAL
TALENTO:
Conocimiento : ELSABER
Habilidad : SABER HACER
Criterio : SABER EVALUAR
Actitud : SABER HACER QUE OCURRA
EL
PROCESO DE LA ADMINISTRACIN DE
RECURSOS HUMANOS
(ARH)
El proceso de la ARH es un procedimiento permanente que
pretende mantener a la organizacin provista del personal
indicado, en lospuestos convenientes,cuando stos se
necesitan. La funcin de la ARH adquiere una gran importancia
ante la tendencia presente hacia la reduccin del tamao de las
empresas.
DESCRIPCIN DE CARGOS:
Es necesario describir un cargo, para conocer su contenido. La
descripcin del cargo es un proceso que consiste en enumerar
las tareas o funciones que lo conforman y lo diferencian de los
dems cargos de la empresa; es la enumeracin detallada de
las funciones o tareas del cargo (qu hace el ocupante), la
periodicidad de la ejecucin (cundo lo hace), los mtodos
aplicados para la ejecucin de las funciones o tareas (cmo lo
hace) y los objetivos del cargo (por qu lo hace). Bsicamente,
es hacer un inventario de los aspectos significativos del cargo y
de los deberes y las responsabilidades que comprende.
Escriba lo que hace
SISTEMA DE CALIDAD Y MEJORAMIENTO CONTINUO
Justifique lo que hace
Haga lo que est escrito
Ciclo correctivo
Anote lo que hace
Revise lo que se hace
Revise lo que va a hacer
Un cargo puede ser descrito como una unidad de la
organizacin,cuyo conjunto de deberes y responsabilidades lo
distinguen de los dems cargos. Los deberes y las
responsabilidades de un cargo, que corresponden al empleado
que lo desempea, proporcionan los medios para que los
empleados, contribuyan al logro de los objetivos en una
organizacin.
Resumen:
Descripcin detallada:
ANLISIS DE CARGOS
1.Requisitos intelectuales
2.Requisitos fsicos
3.Responsabilidades implcitas
4.Condiciones de trabajo
Instruccin bsica
Experiencia
Requisitos
necesaria
intelectuale
Adaptacin al
s
cargo
Iniciativa
necesaria
Esfuerzo fsico
Aptitudes
necesario
Factores necesarias
Requisitos Concentracin visual
de fsicos Destreza o habilidad
Constitucin fsica
especificac necesaria de personal
Supervisin
iones Materiales, herramientas
y equipos
Responsabilid Dinero, ttulos valores o
ades por documentos
Contactos internos y
externos
Ambiente de trabajo
Informacin confidencial
Riesgos
Condiciones
de trabajo
LOS FACTORES DE ESPECIFICACIONES
Los factores de especificaciones son puntos de referencia que
permiten analizar una gran cantidad de cargos de manera
objetiva; son verdaderos instrumentos de medicin, elaborados
de acuerdo con la naturaleza de los cargos existentes en la
empresa. Si vara la naturaleza de los cargos que van a
analizarse, cambiaran no slo los factores de especificaciones
considerados, sino tambin su amplitud de variacin y sus
caractersticas de comportamiento.
A. REQUISITOS INTELECTUALES:
Tienen que ver con las exigencias del cargo en lo referente a
los requisitos intelectuales que el empleado debe poseer para
desempear el cargo de manera adecuada. Entre los
requisitos estn los siguientes factores de especificaciones:
1. Instruccin bsica
2. Experiencia bsica
3. Adaptabilidad al cargo
4. Iniciativa necesaria
5. Aptitudes necesarias
B. REQUISITOS FSICOS:
Tienen que ver con la cantidad y la continuidad de energa y
de esfuerzos fsico y mental requeridos, y la fatiga provocada,
as como con la constitucin fsica que necesita el empleado
para desempear el cargo adecuadamente. Entre los
requisitos fsicos se encuentran los siguientes factores de
especificaciones:
1. Esfuerzo fsico necesario
2. Capacidad visual
3. Destreza o habilidad
4. Constitucin fsica necesaria
C. RESPONSABILIDADES IMPLCITAS:
Se refieren a las responsabilidades que tiene el ocupante del
cargo-adems del trabajo normal y de sus funciones- por la
supervisin directa o indirecta del trabajo de sus
subordinados, por el material, por las herramientas o equipo
que utiliza, por el patrimonio de la empresa, el dinero, los
ttulos valores o documentos, las prdidas o ganancias de la
empresa, los contactos internos o externos y la informacin
confidencial.
En consecuencia, debe responsabilizarse por:
1. Supervisin de personal
2. Material, herramientas o equipo
3. Dinero, ttulos valores o documentos
4. Contactos internos o externos
5. Informacin confidencial
D. CONDICIONES DE TRABAJO:
Se refiere a las condiciones ambientales del lugar donde se
desarrolla el trabajo y sus alrededores, que pueden hacerlo
desagradable, molesto o sujeto a riesgos, lo cual exige que el
ocupante del cargo se adapte bien para mantener su
productividad y rendimiento en sus funciones. Evalan el
grado de adaptacin del elemento humano al ambiente y al
equipo y facilitan su desempeo. Comprenden los siguientes
factores de especificaciones:
1. Ambiente de trabajo
2. Riesgos
a) MTODO DE LA ENTREVISTA:
La obtencin de datos acerca de los cargos se puede
realizar a travs de entrevistas. Existen tres tipos de
entrevistas para tal finalidad: entrevista individual con
cada empleado, entrevista grupal con los empleados que
ocupan el mismo cargo y entrevistas con el supervisor que
conoce los cargos que se deben analizar. Las entrevistas
grupales se utilizan cuando varias personas tienen el
mismo cargo, como en los casos de cajeros de banco,
operadores de mquinas semejantes, secretarios,
vendedores, etc. El supervisor inmediato deber conducir
las sesiones de los grupos o el supervisor ser
entrevistado por separado, para proporcionar a los
empleados una perspectiva personal sobre los deberes y
responsabilidades de su cargo.
VENTAJAS:
1.Es el mtodo de obtencin de datos ms ampliamente
utilizado.
2.Permite que el ocupante del cargo relaciones las
actividades y comportamientos que otros no
conseguiran definir.
3.Proporciona la oportunidad de mostrar las posibles
frustraciones que causa el cargo, y que el supervisor no
percibe.
4.Mtodo sencillo y rpido para obtener informacin.
DESVENTAJAS:
1. Puede presentar distorsin de la informacin,
falsificacin o ideas preconcebidas.
2. El ocupante puede exagerar ciertas responsabilidades
mientras minimiza otras.
3. El ocupante puede legitimar su visin del cargo para
obtener ventajas personales relacionadas con la
numeracin o la importancia del cargo.
PARTICIPACIN DE LOS INVOLUCRADOS EN LA
RECOLECCIN DE DATOS
MTODO
S DE
PARTICIPACIN PARTICIPACIN
RECOLEC
DEL ANALISTA DE DEL OCUPANTE O
CIN DE
CARGO DEL SUPERVISOR
INFORMA
CIN
Participacin activa.
Participacin activa.
El ocupante
El analista recolecta
Entrevista suministra datos
datos mediante la
mediante la
entrevista
entrevista
Participacin Participacin activa.
pasiva. El ocupante
Cuestionar
El analista recibe suministra datos a
io
datos a travs del travs del
cuestionario. cuestionario.
Participacin activa. Participacin pasiva.
Observaci El analista recoge El ocupante slo
n datos mediante trabaja mientras el
observacin. analista observa.
c) MTODO DE OBSERVACIN:
La observacin directa de lo que hace el ocupante es otro
mtodo de recolectar informacin sobre el cargo. El
mtodo de observacin se aplica en cargos sencillos,
rutinarios y repetitivos, como operadores de lnea de
montaje, operadores de mquinas, secretarios, etc. Es
comn que el mtodo de observacin emplee un
cuestionario que debe ser diligenciado por el observador,
para garantizar la cobertura de la informacin necesaria.
ETAPAS DEL PROCESO DE ANLISIS DE
CARGOS
El proceso de analizar los cargos comprende seis etapas o
fases. El proceso debe tener en cuenta que la organizacin no
es inmutable ni detenida en el tiempo, sino que est es
constante cambio dinmico.
Utilizar la
informacin de los PASO 6
pasos1 a 6 para:
Planeacin de RH
Diseo de cargos
Reclutamiento y
seleccin Preparar
Entrenamiento las
Evaluacin de especifica
desempeo ciones de
Remuneracin y cargos.
beneficios
Evaluacin de los
resultados
Los cargos deben describir, analizar y redefinir constantemente
para seguir los cambios producidos en la organizacin y en su
contenido.
EMPLEOS DE LA DESCRIPCIN Y EL
ANLISIS DE CARGOS
La descripcin y el anlisis de cargos son la representacin
cartogrfica de lo que se ejecuta en la organizacin. El
programa de descripcin y anlisis de cargos ayuda al
reclutamiento y seleccin de personas, a la identificacin de las
necesidades de entrenamiento, la elaboracin de programas de
entrenamiento, la planeacin de la fuerza laboral, la evaluacin
de cargos y establecimiento de criterios de salarios, la
evaluacin de desempeo, etc. Casi todas las actividades de RH
se basan en la informacin proporcionada por la descripcin y el
anlisis de cargos.
OBJETIVOS:
1. Ayudar al reclutamiento: Definicin del mercado de RH en
el cual se debe reclutar, as como los datos necesarios para la
elaboracin de avisos o tcnicas de reclutamiento.
RESULTAD
FUNCIN INFORMACIN
O
Tareas,
calificaciones, Estructura
Diseo del
resultados organizacion
cargo
esperados, al de cargos
recompensas
Reclutami Esquemas
ento Calificacin de seleccin
y requerida y de
seleccin promocin
Anl
Entrenami Tareas, Programas
isis
ento habilidades, de
y comportamientos, entrenamien
del
desarrollo actitudes. to.
carg
o Evaluacin Esquemas de Criterios de
del comportamiento o evaluacin
desempe resultados de
o esperados. desempeo.
Descripcin
Tareas, de cargos,
habilidades, evaluacin y
Remunera
comportamientos, clasificacin
cin
premios e de cargos y
incentivos. franjas
salariales.
TITULO: Secretariabilinge
DEPARTAMENTO: Administracin
NMERO DE EMPLEADOS EN EL N DE
TRABAJADORES
DEPARTAMENTO: 15 EN EL PUESTO
: 2
FECHA :
12/08/12
1. REQUERIMIENTOS DE HABILIDADES
INTELECTUALES:
R. EDUCACIONALES : Secundaria, Secretariado o
equivalente, con conocimientos de
mecanografa e idiomas.
R. CONOCIMIENTOS
ESPECFICOS : Buena redaccin, rapidez digital,
fluidez verbal, memoria asociativa de
nombres, datos y fisionomas,
capacidad de sntesis y de desarrollo.
2. REQUISITOS FSICOS:
ESFUERZO FSICO : El grado de esfuerzo no es
excesivo, puede ir de mnimo a
intermedio. Regularmente horas
extras, despus de su jornada de
trabajo.
CONDICIONES DE
TRABAJO : Ambiente agradable, saludable y
sanas. Muebles confortables y
seguros.
ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIN
ORGANIS
MO JUNTA (1)RGANO DE
GENERAL
GOBIERNO
(5) DIRECCIN
(2)RGANO DE
RGANO
JEFE DE DIRECCIN
DE GERENTE
CONTRO (6)
JEFE DE RGAN
ASISTENCI O DE
STAFF
GERENTE
GERENTE DE
DE GERENTE
GERENTE GERENTE
GERENTE GERENTE
GERENTE GERENTE
GERENTE
POTENCIAL
POTENCIAL DE
DE DE
DE DE
DE DE
DE
N IZACIN
(4)
JEFE
RGANO
ADMINIST
DE
APOYO
(3)
RGANO DE
LNEA
En qu consiste la planeacin de
recursos humanos?
Consiste en prever en cantidades necesarias, los empleados
idneos que la empresa requiera en un momento y lugar
determinado.
La Planeacin Estratgica:
Requiere de la consideracin tanto del ambiente externo como
interno, antecede a la planeacin de recursos humanos. La
planeacin estratgica es el proceso mediante el cual la gerencia
general determina los propsitos, polticas y objetivos globales de
la empresa.
La Motivacin:
Los empleados deben estar motivados, deben estar preparados
para desenvolverse en los marcos de la Cultura Corporativa
existente y deben contar con una educacin apropiada para
enfrentar los desafos de su trabajo. Este hecho revela la
absoluta necesidad de integrar la Administracin de
RR.HH. en los planes estratgicos de la empresa.
2. REDUCCIN DE HORAS:
Cuando la empresa sufre una disminucin de ventas, es
necesario reducir la produccin, por lo tanto se tendrn
menos horas dedicadas a la elaboracin de los productos,
sta situacin amerita que se reduzca las horas de la
jornada de trabajo asignadas a los empleados. Este mtodo
de reduccin es aplicable a los trabajadores que tienen
contratos por horas, los nombrados tienen un rgimen
laboral de acuerdo a ley de 8 horas diarias a quienes no es
posible aplicar este mtodo.
3. CESACIN TEMPRANA:
Algunos trabajadores estarn dispuestos a cesar en su
puesto de trabajo pero otros se mostrarn renuentes a
dejar su trabajo, para lo cual es necesario otorgarle
beneficios especiales. En los noventa el Gobierno Peruano
ante una recargada masa laboral existente en el sector
pblico, puso en ejecucin un programa de cesacin
temprana a fin de reducir la cantidad de empleados que
trabajaban en los Organismos Estatales, para lo cual otorg
incentivos, consistente en aumentar sus aos de servicios
y recibir sus correspondientes beneficios.
Proyeccin de la disponibilidad de
RR.HH.:
Mediante esta proyeccin se determina si la
empresa ser capaz de asegurar la
existencia de empleados con las cualidades
necesarias y de cules sern las fuentes
que los provean.Ejm.:
Una empresa estaba preparndose para
comenzar las operaciones de una nueva
planta. Los analistas ya haban
determinado que exista una gran demanda
de largo plazo de ese nuevo producto. El financiamiento estaba
disponible. Pero la produccin no comenz durante dos aos. La
gerencia haba cometido un error crucial: haba estudiado la
demanda de los RR.HH. pero no la Oferta respectiva. No haba
suficientes trabajadores calificados en el mercado de trabajo local
para operar la nueva planta. Los empleados tuvieron que recibir
una amplia capacitacin antes de poder ocupar las plazas recin
creadas.
Fuentes Internas de Suministro:
Muchos de los empleados que se
necesitarn para cubrir futuras
vacantes, pueden ya estar trabajando
dentro de la empresa. Si sta es
pequea, fcilmente podremos
conocer a los empleados con el perfil
necesario para ocupar un determinado
puesto, como sera el caso de un
pequeo Service que brinda servicios
de seguridad. Sin embargo cuando se
trata de una Organizacin que cuenta
con 2,000 empleados, designar un trabajador para ocupar
una vacante determinada, se hace un tanto difcil. En este
caso es necesario acudir a los Inventarios Gerenciales como
a los Inventarios de Habilidades.
Inventarios Gerenciales:
Las empresas consideran que el talento gerencial es
sumamente necesario para obtener xito en las actividades
propias de su quehacer organizacional, por tal razn
centralizan informacin detallada de cada uno de sus
gerentes, mediante un INVENTARIO GERENCIAL que es
utilizado para identificar individuos que tienen el potencial
para moverse a puestos ms altos, incluye datos tales como:
Historia y experiencia de trabajo
Antecedentes educativos
Evaluacin de fuerzas y habilidades
Necesidades de desarrollo
Desempeo actual del puesto
rea de especializacin
Preferencias del puesto
Preferencias geogrficas
Metas y aspiraciones de carrera
Historial personal, inclusive perfil sicolgico
Planeacin de la Sucesin:
La planeacin de la sucesin prev el reemplazo del gerente
que por diversos motivos deja la empresa. En el grfico se
muestra el nombre del puesto y quien lo ocupa. Si el puesto
est vacante aparece la palabra abierto y si se anticipa la
creacin del puesto pero todava no existe aparece la palabra
futuro, debajo de cada cuadro se anota los principales datos
del empleado incluyendo los nombres de aquellas personas
que podran reemplazar a los actuales gerentes.
Inventario de Habilidades:
Un Inventario de habilidades es la
informacin que se conserva sobre la
disponibilidad de empleados no
gerenciales para ser trasladados a
puestos de nivel superior o de manera
lateral en la empresa. La finalidad de
este inventario es similar al inventario de
gerentes, sin embargo la informacin es
algo diferente:
Antecedentes y datos biogrficos
Experiencia de trabajo
Habilidades y conocimientos
especficos
Licencias y certificados obtenidos
Programas de capacitacin internos
Evaluaciones de desempeo anteriores
Metas de carrera
Profesionales, Institutos de
Investigacin, Institutos Tcnicos
de las empresas competidoras,
solicitudes de empleo no pedidas
y por medios pblicos.
Reduccin de tamao:
Se refiere a la reestructuracin
de la empresa y a la cantidad de
empleados que laboran y a la
cantidad de empleados que
laboran en ella, por estar
sobredimensionada con respecto a logro de los objetivos. Una
empresa que tiene cien empleados con venta por diez millones
mensuales, pero dicha cantidad de dinero se puede obtener
reduciendo el 20% de su personal, entonces es necesario
reducir su tamao tanto organizacional como de su personal.
Los gobiernos disponen la reduccin de su aparato estatal
cuando ste se encuentra sobrecargado, reducindose los
puestos gerenciales, de mando medio y laborales, para lo cual
establece una estrategia que permita realizar los despidos
correspondientes del personal.
Los datos son elementos que sientan las bases para formar
juicios o para resolver problemas. Un dato es slo un ndice, un
registro, una manifestacin objetiva, que puede ser sujeto a un
anlisis subjetivo; es decir, su manipulacin exige que la
persona lo interprete. Los datos en s tienen poco valor, pero
una vez clasificados, almacenados y relacionados entre s,
permiten obtener informacin. As, los datos aislados no son
significativos y no constituyen ninguna informacin. Los datos
deben ser procesados (clasificados, almacenados y
relacionados) para poder adquirir significado y as informar.
Significado e intencionalidad son aspectos que diferencian a la
informacin del concepto de dato. Los medios a travs de los
cuales se almacenan datos para su empleo posterior se
conocen como banco de datos.
Banco de datos
Inventario de
personal
Registro de reas
Registro de
puestos
Registro de
remuneracin
Registro de
prestaciones
Banco de datos de recursos humanos
PROCESAMIENTO DE DATOS:
El trmino procesamiento de datos designa a la variedad de
actividades que ocurren en las organizaciones, en los grupos
sociales y entre las personas; es decir, existe un cierto volumen
de datos o informacin inicial (en los archivos, en las
expectativas o en la memoria) los cuales son sumados
constantemente a otros datos o informacin posteriores (mayor
volumen de datos, alteraciones, modificaciones), que da como
resultado un mayor volumen de datos (o informacin). El
procesamiento de datos es la actividad que consiste en
acumular, agrupar y cruzar datos para transformarlos en
informacin, para cierta finalidad u objetivo, a efecto de
obtener otra informacin o la misma pero de otra forma.
Tarjetone Procesam
s de iento de Nmina
asistencia datos
Datos Informe
adiciona s
les diversos
Ejemplo de entradas y salidas del procesamiento de
datos
Nivel
Sistema Instituci Sistema
de onal de
informaci Nivel informaci
n global Interme n
dio administr
Nivel ativa
operativ
o
Informaci
n interna
de la
organizaci
n
Sistema de informacin administrativa
Unidad central
de
procesamiento
Procesamie
nto y
archivo
Sistema de informacin
Sistema de Evaluaci
administraci n y Decisin Planea
Macroam
n de diagnsti cin
biente
Ambient co
Emplead RR.HH.
eo
exterior
Ambient Investigacio Tabulacin
e Flu nes, anlisis y Caracte- Flujo
Organiz
jo y presentaci rizacin de
n acin
de seguimiento infor
dat m.
Organiza
os Banco Almacenam.
cional
de y Descripci
Cont
datos recuperaci n
rol
n
Retroalimentaci
n
DATOS INFORMACI
Memoria N
Entra sy Salid
das procesa as
miento
Programas Informe de
(software) situacin de
vacaciones por
Otras Otros
entradas informes
Horarios ncleo en los cuales todos los empleados deben estar presentes:
9:00 11:00 y
13:00 15:00