Sunteți pe pagina 1din 6

Proiect cofinanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013

Investete n oameni!

Titlu proiect: Decizii informate prin instrumente adecvate de orientare n carier


Cod contract: POSDRU/161/2.1/G/137251
Beneficiar: Inspectoratul colar Judeean Vaslui

COMPARTIMENTUL COMERCIAL

A. Descrierea proceselor de achiziie i desfacere

Procesul de achiziie
Firmele de exerciiu, la fel ca ntreprinderile reale, desfoar activitate de comer, prestri de
servicii etc. Pentru desfurarea activitii este necesar achiziia de: stocuri pentru consum i/sau pentru a fi
revndute n aceeai stare, de imobilizri, precum i de servicii de transport, asigurri etc.
Achiziiile de bunuri i servicii se fac de la firmele de exerciiu n calitate de furnizori sau de la
ROCT. Centrala deine aceast calitate n situaia n care firma de exerciiu care desfoar activitate
comercial nu are n reeaua firmelor de exerciiu un furnizor pentru bunurile solicitate.
Activitatea de achiziii impune gsirea n reeaua firmelor de exerciiu din ar i din strintate a
acelor firme (furnizori) care s furnizeze bunurile sau serviciile necesare. Este foarte important s alegem
furnizorii care s conduc firma de exerciiu la atingerea obiectivelor prin cel mai bun raport calitate/pre.
Din aceast cauz se impune o selecie atent a furnizorilor.
Selecia furnizorilor se face innd seama de: calitatea produselor/serviciilor oferite, nivelul
preurilor, termenul de livrare al bunurilor/serviciilor, termenul de plat, oferirea de servicii suplimentare,
garanii acordate la cumparare etc.
Furnizorii pot fi evaluai i selectai pe baza urmtoarelor criterii:
a. criterii de calitate:
existena unui sistem de asigurare a calitii;
calitatea bunului la recepie, comportarea n timpul exploatrii.
b. criteriu de cost:
preul produsului, raportul calitate/pre;
distana (costul transportului).
c. criteriile de colaborare anterioare:
respectarea termenelor de livrare;
respectarea cantitii comandate i livrate.
Selecia furnizorilor prin compararea ofertelor impune identificarea unui set de criterii de evaluare i
determinarea importanei acestora pentru furnizor. Se determin pentru fiecare ofert:
un punctaj pentru fiecare criteriu;
un total.

1
Proiect cofinanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013
Investete n oameni!

Figura nr. 1 - Model de comparare oferte

Criteriile de evaluare a ofertelor sunt: calitatea produselor, nivelul preurilor, termenul de livrare,
perioada de garanie, termenul de plat, experiena ofertantului.

Figura nr. 2 - Activitile procesului de achiziii

2
Proiect cofinanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013
Investete n oameni!

Procesul de desfacere
Ca orice ntreprindere, firma de exerciiu trebuie s vnd bunuri sau servicii. n acest sens, nu este
suficient doar nfiinarea unei firme de exerciiu, ci este necesar vnzarea produselor/serviciilor acesteia.
Se valorific astfel rezultatele activitii, respectiv se recupereaz cheltuielile i se obine un profit.
Vnzarea bunurilor i serviciilor n firmele de exerciiu se face prin:
contract comercial ncheiat anticipat la cererea unei firme de exerciiu n calitate de client;
comanda ferm urmat de onorarea imediat a acesteia;
la cererea neprogramat n cazul tranzaciilor care au loc la trguri ale firmelor de exerciiu, expoziii la
care se fac tranzacii directe.
Etapele vnzrii:
a. Aciuni premergtoare vnzrii
Vnzarea este precedat de abordarea clientului i de negociere.
Abordarea clientului se face prin prezentarea ofertei, a catalogului firmei de exerciiu la trguri (contact
direct) sau trimiterea n format electronic (contact indirect). Dac abordarea a decurs conform ateptrilor,
urmeaz negocierea preului, condiiilor de livrare i plat, eventualele bonusuri pentru fidelizarea clientului
sau cumprarea unei cantiti mai mari de bunuri sau servicii.
Condiiile de plat se negociaz sub aspectul termenului i al fracionrii plii. n cazul firmei de exerciiu,
acest lucru se realizeaz n situaia ncheierii contractelor de vnzare-cumprare.
Condiiile de livrare sub aspectul locului, al transportului i al cheltuielilor de transport n firma de
exerciiu se negociaz, n cazul contractelor de vnzare-cumprare ncheiate ntre firmele de exerciiu din
ar i strintate, pe tot parcursul derulrii activitii, dar i cu ocazia participrii la trguri.

b. Comanda clientului i derularea vnzrii


Dup finalizarea negocierii se ncheie contractul de vnzare-cumprare care conine obligaii reciproce
pentru firma de exerciiu cumprtoare - plata la termenul convenit a contravalorii bunurilor sau serviciilor
(preul) i pentru firma vnztoare livrarea de bunuri sau prestarea de servicii.
Decizia de cumprare se manifest prin trimiterea comenzii ctre firma de exerciiu vnzatoare.
Atragerea clienilor se realizeaz prin:
Oferte atractive;
Servicii de calitate adresate clienilor:
- eficien;
- accesibilitate;
- cunoaterea produselor i serviciilor;
- profesionalism;
- transparen;
- consiliere.
Pstrarea clienilor reprezint un important factor de reuit alturi de calitatea produselor i a unor preuri
raionale i se realizeaz prin:
- Obinerea de informaii referitoare la client;
- Crearea unor relaii personale;
- Oferta de produse i servicii;
- Sporirea utilitii pentru clieni;
- Satisfacerea clienilor.
O relaie de vnzare-cumprare se construiete parcurgnd urmtoarele etape:
Transpunerea n postura de client;
Disponibilitate fa de nevoile clientului;
Ascultarea doleanelor clientului;
Evaluarea situaiei n funcie de client;
Oferirea de bunuri/servicii de calitate;

3
Proiect cofinanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013
Investete n oameni!

Pstrarea unui ton pozitiv, optimist;


Respectarea interlocutorului.

Figura nr. 3 - Activitile procesului de vnzare

B. Documentele utilizate n procesele de achiziie i desfacere

Evidena clar a documentelor asigur succesul afacerii. ntr-o tranzacie dintre dou firme de
exerciiu, o firm este cumprtor i realizeaz un proces de achiziie i cealalt este vnztor i desfoar
un proces de vnzare.

4
Proiect cofinanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013
Investete n oameni!

Figura nr. 4 - Circuitul documentelor ntr-o tranzacie

Cumprtorul va trimite furnizorului o copie a extrasului de cont.


Decontarea facturii furnizorului se poate realiza n dou modaliti:
Cumprtorul (clientul) trimite Ordinul de plat la ROCT Banca Virtual i o copie a ordinului de
plat la vnztor (furnizor).
Cumprtorul (clientul) trimite Cecul la vnztor (furnizor). Pentru decontarea facturii, furnizorul
trimite cecul la ROCT Banca virtual.
Att furnizorul, ct i clientul vor primi de la ROCT Banca virtual Extrasul de cont.
Formularul de comand, factura fiscal, ordinul de plat i cecul sunt disponibile pe www.roct.ro n
format PDF i se pot completa interactiv folosind aplicaia gratuit Adobe Reader (cel puin versiunea 9).
Registrele sunt oglinda activitii fiecrei firme. Registrele clare i corect ntocmite i ofer de la
nceput managementului (dar i profesorului coordonator) certitudinea c firma de exerciiu funcioneaz
corect i are un sistem clar de eviden.
Pentru evidena clar i sistematizat a tuturor tranzaciilor se folosesc Registrul-achiziii respectiv
Registrul-vnzari. Acestea sunt registre comerciale ce permit clasarea, ordonarea i arhivarea
documentelor.
Evidena ordinelor de plat/a CEC-urilor emise se realizeaz n cadrul Departamentului Contabil pe
baza Registrului de eviden a numerotrii ordinelor de plat.

5
Proiect cofinanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013
Investete n oameni!

Figura nr.5 - Model Registrul-Achiziii

Figura nr.6 - Model Registrul-Vnzri