Curs Access 2010

Investete n oameni!
S.C. ETA2U S.R.L.
Curs ACC Baze de date ACCESS
SUPORT DE CURS
Proiect implementat de S.C. ETA2U S.R.L. Timioara n parteneriat cu Universitatea Politehnica din
Timioara i cofinanat de Uniunea European din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial
pentru Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013 - Investete n oameni!, Axa prioritar 3 Creterea
adaptabilitii lucrtorilor i a ntreprinderilor, Domeniul major de intervenie 3.2 Formare profesional i sprijin
pentru ntreprinderi i angajai pentru promovarea adaptabilitii.
Investete n oameni!
CUPRINS
1. INTRODUCERE ............................................................................................................................................... 7
1.1 Noiuni de baze de date .............................................................................................................................. 7
1.2 Crearea unei baze de date goale ................................................................................................................... 7
1.3 Crearea unei baze de date folosind un ablon .............................................................................................. 8
1.4 Fereastra Access 2010 ................................................................................................................................. 8
1.5 Afiarea obiectelor bazei de date ................................................................................................................. 9
1.6 Lucrul cu obiectele bazei de date ............................................................................................................... 10
2. TABELE ............................................................................................................................................................. 11
2.1 Noiuni legate de proiectarea tabelelor ...................................................................................................... 11
2.2 Crearea tabelelor ....................................................................................................................................... 11
2.2.1 Crearea tabelelor Access Design View ........................................................................................... 12
2.2.2 Tipuri de date n Access 2010 ........................................................................................................... 14
2.2.3 Proprieti ale cmpurilor ................................................................................................................. 15
2.2.4 Formatarea particularizat a valorilor (proprietatea Format) ............................................................. 18
2.2.5 Crearea mtilor de introducere a datelor (proprietatea Input Mask) ................................................. 19
2.2.6 Validarea valorilor cmpurilor (proprietile Validation Rule i Validation Text) ............................... 22
2.2.7 Utilizarea cmpurilor goale (proprietile Required i Allow Zero Length) ........................................ 23
2.2.8 Stabilirea cheii primare ..................................................................................................................... 24
2.2.9 Indexarea cmpurilor (proprietatea Indexed) .................................................................................... 25
2.2.10 Crearea unui cmp de cutare ........................................................................................................... 27
2.2.11 Crearea unui cmp calculat noutate n Access 2010 ....................................................................... 31
2.2.12 Definirea unei reguli de validare la nivel de tabel noutate n Access 2010 ..................................... 32
2.2.13 Modificarea structurii tabelelor ......................................................................................................... 32
2.2.14 Introducerea i editarea datelor n tabele........................................................................................... 35
2.2.15 Cutarea datelor ............................................................................................................................... 38
2.2.16 Sortarea datelor ................................................................................................................................ 39
2.2.17 Filtrare date...................................................................................................................................... 40
2.2.18 Ajustarea setrilor ............................................................................................................................ 41
2.2.19 Crearea tabelelor prin introducerea datelor ....................................................................................... 45
2.2.20 Importul datelor n tabele ................................................................................................................. 45
3. RELAII............................................................................................................................................................. 51
3.1 Divizarea datelor n mai multe tabele ........................................................................................................ 51
3.2 Chei primare i chei strine ....................................................................................................................... 52
3.3 Tipuri de relaii ......................................................................................................................................... 52
3.4 Crearea legturilor ..................................................................................................................................... 52
3.5 Editarea legturilor ................................................................................................................................... 53
3.6 tergerea legturilor .................................................................................................................................. 53
Proiect: Actualizarea cunotinelor TIC ale angajailor din Regiunea V Vest

S.C. ETA2U S.R.L. Pag. 3
factor de cretere economic n regiune, POSDRU/37/3.2/G/22869
Investete n oameni!
3.7 Integritate referenial ............................................................................................................................... 53
3.8 Actualizarea i tergerea n cascad ............................................................................................................ 54
4. INTEROGRI.................................................................................................................................................. 54
4.1 Crearea unei interogri .............................................................................................................................. 55
4.2 Sortarea datelor......................................................................................................................................... 56
4.3 Adugarea criteriilor la o interogare ........................................................................................................... 56
4.4 Modificarea cmpurilor unei interogri ...................................................................................................... 58
5. FORMULARE .................................................................................................................................................. 58
5.1 Crearea unui formular ............................................................................................................................... 58
5.1.1 Crearea unui formular utiliznd instrumentul Form (formular) ......................................................... 58
5.1.2 Crearea unui formular utiliznd Form Wizard (asistentul pentru formulare) ...................................... 59
5.1.3 Crearea unui formular utiliznd instrumentul Multiple Items ............................................................ 61
5.1.4 Crearea unui formular utiliznd instrumentul Split Form .................................................................. 61
5.1.5 Crearea unui formular utiliznd instrumentul Blank Form ................................................................ 62
5.2 Deschiderea unui formular existent ........................................................................................................... 63
5.3 Vizualizrile unui formular ........................................................................................................................ 63
5.3.1 Vizualizarea Layout .......................................................................................................................... 63
5.3.2 Vizualizarea Design View ................................................................................................................. 66
5.4 Parcurgerea nregistrrilor ......................................................................................................................... 67
5.5 Introducerea de noi nregistrri ................................................................................................................. 67
5.6 Editarea nregistrrilor .............................................................................................................................. 67
5.7 tergerea nregistrrilor ............................................................................................................................. 67
5.8 Cutarea informaiilor ............................................................................................................................... 68
5.9 Sortarea datelor......................................................................................................................................... 68
5.10 Filtrarea datelor .................................................................................................................................... 68
5.10.1 Filtre de selecie ............................................................................................................................... 69
5.10.2 Filtre avansate .................................................................................................................................. 69
5.11 Modificarea informaiilor din antetul/subsolul formularului .................................................................. 70
5.11.1 Introducerea unui logo n antet: ....................................................................................................... 70
5.11.2 Modificarea titlului formularului ....................................................................................................... 71
5.11.3 Inserarea datei curente n antetul formularului .................................................................................. 71
5.12 Modificarea cmpurilor unui formular .................................................................................................. 71
5.12.1 tergerea unui cmp de pe formular: ................................................................................................ 71
5.12.2 Inserarea unui cmp pe formular: ..................................................................................................... 72
5.13 Formatarea condiionat ....................................................................................................................... 72
5.14 Introducerea unor cmpuri calculate n formular .................................................................................. 74
5.15 Crearea unui formular de cutare .......................................................................................................... 75
6. RAPOARTE ...................................................................................................................................................... 77
6.1 Seciunile unui raport ................................................................................................................................ 77
6.2 Crearea unui raport ................................................................................................................................... 78

Investete n oameni!
6.2.1 Crearea unui raport utiliznd instrumentul Report (raport) ............................................................... 78
6.2.2 Crearea unui raport utiliznd Report Wizard (asistentul pentru rapoarte) .......................................... 79
6.2.3 Crearea unui formular utiliznd instrumentul Blank Report .............................................................. 82
6.3 Deschiderea unui raport existent ............................................................................................................... 82
6.4 Vizualizrile unui raport ............................................................................................................................ 83
6.4.1 Vizualizarea Report .......................................................................................................................... 83
6.4.2 Vizualizarea Print Preview ................................................................................................................ 83
6.4.3 Vizualizarea Layout .......................................................................................................................... 83
6.4.4 Vizualizarea Design View ................................................................................................................. 84
6.5 Sortarea datelor unui raport ...................................................................................................................... 85
6.6 Gruparea datelor unui raport .................................................................................................................... 86
6.7 Totalizarea datelor unui raport .................................................................................................................. 86
6.8 Introducerea unui cmp calculat................................................................................................................ 86
6.9 Export n alte formate............................................................................................................................... 88
7. INTEROGRI.................................................................................................................................................. 89
7.1 Tipuri de interogri ................................................................................................................................... 89
7.2 Interogarea de selecie............................................................................................................................... 90
7.2.1 Introducerea de cmpuri calculate .................................................................................................... 90
7.2.2 Utilizarea funciilor n cmpurile calculate ........................................................................................ 92
7.2.3 Gruparea informaiilor (aggregate query) ........................................................................................ 100
7.3 Interogri de aciune ............................................................................................................................... 104
7.3.1 Interogri de creare a unei tabele .................................................................................................... 104
7.3.2 Interogri de tergere ..................................................................................................................... 107
7.3.3 Interogri de adugare .................................................................................................................... 110
7.3.4 Interogri de actualizare ................................................................................................................. 112
7.3.5 Interogri de tip crosstab................................................................................................................ 114
7.4 Concluzie................................................................................................................................................ 118
8. TEHNICI DE ANALIZ ............................................................................................................................ 118
8.1 Transformarea datelor ............................................................................................................................ 118
8.1.1 Cutarea i eliminarea datelor duplicate .......................................................................................... 118
8.1.2 Cutarea valorilor fr corespondent n tabele relaionate ............................................................... 122
8.2 Analiza condiionat ............................................................................................................................... 125
8.2.1 Interogarea cu parametru ............................................................................................................... 125
8.2.2 Funcia IIF ..................................................................................................................................... 128
8.2.3 Funcia SWITCH ........................................................................................................................... 131
8.2.4 Selectarea primelor n valori ............................................................................................................ 132
8.2.5 Utilizarea subinterogrilor .............................................................................................................. 132
8.2.6 Utilizarea clauzei IN ....................................................................................................................... 134
8.2.7 Funcii de centralizare ce se aplic la tot domeniul .......................................................................... 137
9. TABELE PIVOT ............................................................................................................................................ 138

Investete n oameni!
9.1 Tabelele pivot n Access .......................................................................................................................... 138
9.2 Salvarea tabelelor pivot ........................................................................................................................... 140
9.3 Exportul tabelului pivot in Excel ............................................................................................................ 140
9.4 Afiarea i ascunderea detaliilor ............................................................................................................... 140
9.5 Modificarea etichetei unui cmp .............................................................................................................. 141
9.6 Sortarea datelor....................................................................................................................................... 141
9.7 Gruparea datelor ..................................................................................................................................... 141
9.8 Aplicarea unui filtru ................................................................................................................................ 142
9.9 Adugarea unui cmp calculat ................................................................................................................. 143
9.10 Afiarea unui grafic pivot .................................................................................................................... 144

Investete n oameni!
1. INTRODUCERE
1.1 Noiuni de baze de date

O baz de date reprezint un ansamblu de date, organizat coerent, structurat cu o redundan minim i
accesibil ct mai multor utilizatori n acelai timp.
Toate informaiile dintr-o baz de date sunt reinute n tabele. Cel mai utilizate tipuri de baze de date sunt
cele relaionale, n care informaiile sunt organizate n mai multe tabele ntre care exist legturi (relaii).
Cu ajutorul unei baze de date vei reui s:

organizai informaiile n mod logic
prelucrai informaiile funcie de criteriile pe care dorii s le stabilii
creai formulare particularizate pentru introducerea datelor
generai rapoarte semnificative pentru activitatea Dvs.
O baz de date Access cuprinde o colecie de obiecte: tabele, interogri, formulare, rapoarte,
macrocomenzi i module.
Tabela (Table) este obiectul n care se stocheaz datele primare. O tabel este compus din
cmpuri (coloane) i nregistrri (rnduri). Fiecare cmp stocheaz un anumit tip de informaie
(ex. numele, adresa, telefonul etc.). O nregistrare este o colecie cu toate datele unei persoane.
Interogarea (Query) este obiectul care permite vizualizarea informaiilor obinute prin
prelucrarea datelor din una sau mai multe tabele i/sau alte interogri.
Formularul (Form) este obiectul care permite introducerea uoar a datelor i afieaz, de
regul, o singur nregistrare o dat.
Raportul (Report) este un obiectul care permite formatarea i tiprirea informaiilor obinute n
urma consultrii bazei de date.
Macrocomenzile (Macro) permit automatizarea unor aciuni.
Modulele (Modules) sunt programe pe care le putei crea Dvs. n limbajul VBA (Visual Basic
for Application) i care permit o mai mare flexibilitate n lucrul cu bazele de date Access.
Pagini de acces (Data Pages) la date pentru vizualizarea, actualizarea, sau analiza datelor bazei
de date din Internet sau un intranet.
Toate componentele unei baze de date (tabele, rapoarte, formulare, interogri, comenzi macro i module,
exceptnd paginile de acces) se memoreaz ntr-un singur fiier cu extensia .accdb pentru Access 2007-
2010 sau *.mdb pentru Access 2000-2003.
1.2 Crearea unei baze de date goale

Pentru a crea o baz de date Access 2010 procedai astfel:
1. Deschidei programul Access
2. Va aprea fereastra de mai jos, de unde selectai opiunea Blank Database

Investete n oameni!
3. Scriei numele bazei de date n panoul drept. Alegei directorul n care dorii s o creai
folosind butonul Browse din dreapta numelui bazei de date.
4. Apsai butonul Create.
1.3 Crearea unei baze de date folosind un ablon

n Access 2010 exist cinci abloane de baze de date proiectate profesionist: persoane de contact, active,
proiecte, evenimente i aciuni non-profit. De asemenea, putei cuta abloane potrivite bazei dvs. de date
pe office.com. abloanele se pot utiliza chiar aa cum sunt sau se pot mbunti i rafina pentru a utiliza
informaiile exact n modalitatea dorit
abloanele sunt baze de date complete, la cheie, cu tabele completate cu date exemplu, cu formulare,
interogri i rapoarte gata definite. Acestea le putei folosi ca punct de plecare n construirea propriilor
baze de date.
Crearea unei baze de date pe baza unui ablon se realizeaz astfel:

1. Deschidei programul Access
2. Va aprea fereastra anterioar de unde alegei New i unul din abloanele locale (My
Templates) sau o categorie de abloane din cele disponibile on-line (de ex. Sales and
Marketing).
3. Selectai ablonul dorit din panoul central (ex. Tasks)

4. Redenumii baza de date n panoul drept. Alegei directorul n care dorii s o creai folosind
butonul Browse din dreapta numelui bazei de date.
5. Apsai butonul Download.
1.4 Fereastra Access 2010

Cnd deschidei o baz de date, fereastra programului afieaz o interfa nou, specific programelor din
pachetul Ofiice 2010, bazat pe vizualizarea Backstage (meniul File), panglica, etichetele, panoul de
navigare.
Noua interfa de utilizator introdus n Office Access 2007 i mbuntit n Access 2010 a fost
proiectat pentru a v facilita gsirea comenzilor i a caracteristicilor care nainte erau ngropate deseori n
meniuri i bare de instrumente complexe.
Dac nu suntei familiarizat cu Office Access 2007, panglica i panoul de navigare probabil c sunt
noiuni noi pentru dvs. Panglica nlocuiete meniurile i barele de instrumente din versiunile anterioare.
Panoul de navigare nlocuiete i extinde funcionalitile ferestrei bazei de date. O noutate n Access 2010
este vizualizarea Backstage care v garanteaz accesul la toate comenzile ce se aplic la o ntreag baz de
date, cum ar fi compactarea i repararea, sau la comenzile care provin din meniul File.

Investete n oameni!
Fereastra unei baze de date Access are urmtoarele elemente:

bara de titlu a bazei de date ce afieaz numele bazei i versiunea n care a fost creat.
panglica (Ribbon) - o colecie de file (etichete) care conin grupuri de comenzi organizate dup
caracteristici i funcionalitate. Panglica nlocuiete straturile de meniuri i bare de instrumente
din versiunile anterioare de Access. Caracteristicile cheie din panglic includ:
o File de comenzi: file care afieaz grupat comenzi utilizate n mod obinuit, n aa fel nct
s gsii comenzile necesare chiar atunci cnd avei nevoie de ele (ex. Home, Create,
External Data)
o File de comenzi contextuale: o fil de comand care apare n funcie de context, adic de
obiectul cu care lucrai sau de activitatea pe care o efectuai. O fil de comenzi
contextuale conine comenzile pe care este cel mai probabil s le aplicai n respectiva
activitate. (ex. Fields, Table)
o Galerii: Controale noi care afieaz o examinare a unui stil sau a unei opiuni, astfel nct
rezultatele se pot vedea nainte s facei o alegere (.
vizualizarea Backstage (File) asigur accesul la comenzile ce se aplic la ntreaga baz de
date, sau la aplicaia Access
bara de instrumente cu acces rapid afieaz cele mai utilizate butoane (Save, Undo, Redo)
panoul de navigare (Navigation) afieaz obiectele bazei de date i nlocuiete fereastra
Database din versiunile anterioare ale programului Access
documentele cu etichet afieaz tabelele, formularele, interogrile, rapoartele sau
macrocomenzile deschise
selectorului vizualizrii (View) conine butoanele ce permit comutarea ntre diferitele
vizualizri ale unui obiect
bara de stare afieaz informaii despre elementele pe care executai diferite comenzi
informaii despre nregistrri conine zona de navigare ntre nregistrri (record), simbolul
filtrului ce devine activ dac informaiile sunt afiate parial (filter) i zona de cutare a
informaiilor (search)
1.5 Afiarea obiectelor bazei de date

Pentru a lucra cu obiectele bazei de date (tabele, interogri, formulare, rapoarte, macrocomenzi sau
module) vei folosi panoul de navigare. Acesta mparte obiectele n categorii i are un meniu ce poate fi

Investete n oameni!
folosit pentru a schimba modul de afiare al obiectelor. Categoriile apar n panoul de navigare ca bare, pe
care le putei afia sau restrnge.
Categoriile disponibile sunt urmtoarele:
Object type: grupeaz obiectele dup tip; implicit afieaz toate obiectele (All Access Objects),
dar se poate aplica un filtru pentru a vizualiza doar tabelele (Tables), interogrile (Queries),
formularele (Forms), rapoartele (Reports)
Tables and related views: afieaz separat fiecare tabel i interogrile, rapoartele sau
formularele ce folosesc tabela; implicit afieaz toate tabelele (All Tables), dar se poate aplica un
filtru pentru a vizualiza o anumit tabel
Created Date: grupeaz obiectele dup data crerii; implicit afieaz toate obiectele (All Dates),
dar se poate aplica un filtru pentru a vizualiza doar obiectele create ntr-o anumit dat (Today,
Last Week etc.)
Modified Date: similar cu Created Date, ns afieaz obiectele dup data ultimei modificri
Custom: vizualizare particularizat a obiectelor cu variantele de filtru Custom Object 1 i

Unassigned Object; pentru a modifica grupurile folosii comenzile Add Group, Delete Group sau
Rename Group din fereastra Access Option (butonul Office / Access Options / Current
database / Navigation Options); pentru a aduga obiecte unui grup, clic dreapta pe un obiect i
alegei comanda Add to Group.
1.6 Lucrul cu obiectele bazei de date

Pentru lucrul cu obiecte ale bazei de date folosii panoul de navigare:
Deschidere dublu clic pe numele obiectului din panoul de navigare pentru deschiderea n
vederea utilizrii; clic dreapta pe obiect i alegem Design View dac dorim s deschidem obiectul
n vederea proiectrii (Design) acestuia
Creare clic pe eticheta Create i apoi alegei tipul de obiect pe care dorii s n creai (tabel,
formular, raport, interogare sau macrocomand) i modalitatea de creare (ex. Report Wizard).
Redenumire clic dreapta pe numele obiectului din panoul de navigare i alegei comanda
Rename.
Grupare clic dreapta pe obiectul pe care dorii s-l adugai unui grup i alegei comanda Add

Investete n oameni!
to group; dac dorii ca un obiect s fie eliminat dintr-un grup, dai comanda clic dreapta i
Remove.
Ascundere/afiare clic dreapta pe numele obiectului din panoul de navigare i alegei
comanda Hide in this group pentru ascundere sau respectiv Unhide in this group pentru afiare.
nchidere clic pe butonul Close (X) din colul dreapta-sus al obiectului.
2. TABELE
2.1 Noiuni legate de proiectarea tabelelor

Dup crearea unei baze de date noi trebuie s luai n considerare modul n care vei organiza datele: ce
informaii sunt necesar a fi pstrate, cum vei grupa datele n tabele.
Tabela este unul din elementele fundamentale ale construciei unei baze de date. Proiectarea bazei de
date nseamn n primul rnd proiectarea tabelelor: ce date vei reine, care sunt cmpurile necesare, ce tip
de date are fiecare cmp. E recomandat s organizai baza de date n mai multe tabele, fiecare coninnd
cmpuri referitoare la un anumit subiect, n loc s folosii o tabel cu multe cmpuri pentru mai multe
subiecte. De exemplu, creai o tabel Angajat n care reinei datele personale ale angajatului (nume,
prenume, data naterii, data angajrii, adresa, oraul i judeul de domiciliu, salariul, numrul de
departament etc.), tabela Departament (numrul i numele departamentului, locaia etc.).
Prin organizarea fiecrui tabel pe un singur subiect vei simplifica foarte mult structura acestora i vei
realiza o redundan minim a datelor.
2.2 Crearea tabelelor

Tabelele unei baze de date sunt formate din cmpuri (coloane) i nregistrri (rnduri). n antetul tabelului
fiecare celul reprezint denumirea cmpului. Celelalte rnduri reprezint nregistrrile (records) ale
tabelului. Fiecare cmp are asociat un tip de dat (text, numr, dat calendaristic etc.) i are anumite
proprieti (ex. text de maxim 50 caractere).

Investete n oameni!
Fiecare tabel Access are urmtoarele tipuri de vizualizri:

DataSheet View pentru a vedea datele tabelei
Design View pentru a defini sau modifica structura tabelei
PivotTable View pentru a vizualiza datele tabelei n variant centralizat
Pivot Chart View pentru a vizualiza un grafic cu informaii din tabel
Pentru a crea o tabel n Access 2010 utilizai eticheta Create i unul din butoanele Table, Table Design
sau SharePoint Lists funcie de modalitatea n care dorii s construii tabela:
Table construii tabela prin introducerea datelor i ulterior verificai dac structura cmpurilor
este corect aleas de Access
Table Design stabilii nti structura cmpurilor i ulterior introducei datele varianta
recomandat
SharePoint Lists creai o list nou de tip Contacts, Tasks, Issues, Events sau o plecai de la o
list existent pe un server sharepoint
2.2.1 Crearea tabelelor Access Design View
Modul standard de a crea tabele implic proiectarea tuturor cmpurilor acesteia n modul Design. Pentru
fiecare cmp vei stabili denumirea, tipul de date sau alte proprieti. n modul Design fiecare rnd
definete un cmp i proprietile sale. Putei terge, insera sau modifica ordinea cmpurilor. De

Investete n oameni!
asemenea, putei modifica tipul de date sau proprietile cmpurilor introduse.
Pentru a crea o tabel n modul Design parcurgei urmtorii pai

1. Eticheta Create / butonul Table
Design; se creeaz tabela cu numele
temporar Table 1
2. n fereastra ce apare introducei
cmpurile, tipurile de date i
proprietile acestora:
a. Clic n prima celul goal
de pe coloana Field Name
i tastai denumirea
cmpului
b. Clic pe acelai rnd n

coloana Data Type; apare n
celul tipul implicit Text i o
sgeat la margina din
dreapta, cu ajutorul creia
putei selecta tipul de date dorit. Tipurile de date disponibile n Access sunt: Text,
Memo, Number, Date/Time, Currency, Autonumber, Yes/No, OLE Object,
Hyperlink, Attachment, Calculated.
c. Clic pe acelai rnd n coloana Description; scriei o mic descriere a

informaiilor ce vor fi pstrate n acest cmp (ex. Marca angajatului).
d. Putei stabili diverse setri pentru acest cmp n seciunea de proprieti a acestuia.
3. Dup ce ai introdus toate cmpurile, salvai tabela cu ajutorul butonului Save de pe bara
de instrumente cu acces rapid i introducei numele tabelei.
4. Va apare fereastra urmtoare, care v avertizeaz c nu avei definit cheia primar a tabelei.
Avei varianta de a lsa programul Access s v introduc un cmp suplimentar cu numele
ID i tip Autonumber, cu proprietatea de cheie primar (varianta Yes) sau s alegei dvs.
cheia primar ulterior (varianta No). Opiunea Cancel anuleaz comanda de salvare a tabelei.
E recomandat s alegei varianta No i s v putei problema cheii primare ulterior.
Not: Numele cmpurilor poate fi format din maximum 64 de caractere, nu trebuie s urmtoarele
caractere: [ , ], ., , ! . De asemenea, nu trebuie s fie cuvnt rezervat al aplicaiei Access. Numele unui
cmp dintr-o tabel se va propaga n celelalte obiecte (formulare, interogri, rapoarte) care se construiesc
pe baza tabelei respective.

Investete n oameni!
2.2.2 Tipuri de date n Access 2010
Tip de date Dimensiune Descriere

Text Maxim 255 caractere; Conine caractere alfanumerice; lungimea
implicit a acestuia este 255 de caractere, dar
ea poate fi fixat de utilizator prin proprietatea
FieldSize; acest tip de dat este implicit
Memo Maxim 64000 caractere; Pstreaz texte foarte lungi (descrieri, adnotri
etc.).
Number Permite alegerea urmtoarelor Pstreaz valori numerice.
subtipuri (proprietatea Field Size):
Byte: 1 byte
Integer: 2 bytes
Long Integer: 4 bytes
Single: 4 bytes
Double: 8 bytes
Replication ID: 16 bytes
Decimal: dimensiunea depinde de
precizia i scala stabilite
Date/Time 8 bytes Conine date calendaristice sau ore; formatul
de introducere a datei i orei se seteaz din
Control Panel.
Currency 8 bytes Pstreaz valori monetare (cu 15 cifre n
stnga punctului zecimal i 4 n dreapta
acestuia).
AutoNumber Permite alegerea urmtoarelor Conine valori generate de programul Access,
variante (proprietatea Field Size): unice pentru fiecare nregistrare. Numerele
Long Integer: 4 bytes pot fi secveniale (incrementare cu 1) sau
Replication ID: 16 bytes aleatoare. Dac tergei o nregistrare, numrul
acesteia nu este atribuit altei nregistrri (nu se
renumeroteaz).
Yes/No 1 byte Pstreaz doar valorile True sau False.
OLE Object Maxim 2GB, depinde de spaiu liber Obiecte din alte surse: grafice, imagini, sunete,
de pe disc fiiere Excel etc.
Hyperlink Maxim 1GB Adrese ale paginilor Web, adrese de e-mail.
Attachment Maxim 2GB. Fiierele individuale Imagini, grafice sau orice tip de fiier.
trebuie s aib maxim 256 MB.
Calculated Depinde de proprietatea Result Type. Calcule create de utilizator pe baza cmpurilor
Textele pot avea maxim 243 de din tabel.
caractere. Rezultatele de tip Memo,
Number, Yes/No i Date/Time
trebuie s corespund tipului respectiv
de date.
Lookup Wizard Depinde de tipul de date returnat. Lookup wizard (cmp de cutare) nu e un tip
de date, ci e un asistent ctre valori dintr-un
cmp al unei alte tabele, sau dintr-o list de
valori.
Subtipurile de date numerice permit pstrarea urmtoarelor valori:

Byte: numere ntregi ntre 0 i 255
Integer: numere ntregi ntre -32.768 i 32.767
Long Integer: numere ntregi ntre

Investete n oameni!
-2.147.483.648 i 2.147.483.647
Single: numere zecimale ntre -3,4x1038 i 3,4x1038
Double: numere zecimale ntre -1,797x10308 i -1,797x10308
2.2.3 Proprieti ale cmpurilor
a) Proprietile afiate n eticheta GENERAL
Nume proprietate Efect

Allow Zero Length Difereniaz ntre un cmp gol i un cmp ce conine un text vid ( ). Dac
este stabilit la Yes, permite reinerea irurilor vide, chiar dac proprietatea
Required este stabilit la Yes. E o proprietate specific cmpurilor de tip text
(Text, Memo, Hyperlink).
Caption Permite specificarea unui al doilea nume n situaiile n care primul nu este
destul de semnificativ. El apare n antetul tabelelor, interogrilor, formularelor
i rapoartelor.
Decimal Places Stabilete numrul de zecimale ce pot fi atribuite cmpului. Se pot selecta
valori cuprinse ntre 0 i 15 sau Auto pentru determinarea automat a
numrului de zecimale.
Default Value Valoarea implicit (Default Value) este o valoare care este atribuit automat,
n momentul cnd utilizatorul nu introduce nici o valoare n acel cmp.
Valoarea implicit pentru texte este irul vid, iar pentru numere i valori
monetare este 0.
Field Size Stabilete numrul de caractere permise pentru un cmp de tip text. Pentru un
cmp numeric (Number sau AutoNumber), aceast proprietate este folosit
pentru a preciza subtipul.
Format Se utilizeaz pentru stabilirea modului n care numerele, datele calendaristice,
timpul sau textul vor fi afiate. Ea nu afecteaz i modul de introducere a
datelor.
IME Mode Seteaz modul IME (Input Method Editor) pentru un cmp atunci cnd
acesta primete focusul. IME permite introducerea caracterelor specifice Asiei
de Est. Valoarea implicit a cmpului este No Control.
IME Sentence Mode Stabilete tipul frazelor IME. Valoarea implicit este None.
Indexed Stabilete cmpul ca index.

Investete n oameni!
Input Mask Stabilete formatul de introducere a datelor, dup un anumit ablon.

New Values Specific metoda de construire a secvenei de numere pentru cmpuri
AutoNumber. Variantele sunt Increment (numere incrementate cu 1) i
Random (valori aleatoare).
Precision Specific numrul total de zecimale ce vor fi stocate i numrul total de cifre
din stnga i dreapta virgulei. Proprietatea se aplic doar numerelor de tip
Decimal.
Required Stabilete dac trebuie introdus o valoare n cmp. Implicit, e No.
Scale Specific numrul de cifre zecimale. Proprietatea se aplic doar numerelor de
tip Decimal.
Smart Tags Ataeaz unui cmp aciuni specifice (Send Mail, Schedule a Meeting etc.)
Show Date Picker Stabilete pentru cmpurile de date afiarea obiectului calendar util pentru
selectarea datei calendaristice. Variantele disponibile sunt Never sau For
Dates (implicit).
Text Align Specific alinierea textului n celul. Variantele sunt. General (valoare
implicit), Left, Center, Right, Distribute.
Unicode Compression Permite compresia caracterelor n reprezentare Unicode. Valoarea implicit
este Yes.
Text Format Stabilete pentru cmpurile memo varianta de pstrare a textului: Plain Text
(text simplu) sau Rich Text (format text mbogit).
Validation Rule Restricioneaz introducerea de date; acestea trebuie s respecte criteriile
precizate n acest cmp. (Ex. >10)
Validation Text Conine textul care va aprea n cazul n care valoarea introdus nu respect
criteriul impus de regula de validare (Ex. Introducei o valoare mai mare ca
10!)
n tabelul urmtor sunt precizate pe rnduri proprietile disponibile n programul Access, iar pe coloan
sunt tipurile de date. Marcarea cu x n celul nseamn c acea proprietate exist pentru tipul de date
respectiv.
Proprietate T M N D/T C AN Y/N OLE HL ATT

Allow Zero Length x x x
Caption x x x x x x x x x x
Decimal Places x x
Default Value x x x x x x x
Field Size x x x
Format x x x x x x x x
IME Mode x x x x
IME Sentence Mode x x x x
Indexed x x x x x x x x
Input Mask x x x x
New Values x
Precision x
Required x x x x x x x x
Scale x
Show Date Picker x
Smart Tags x x x x x x x
Text Align x x x x x x x x x
Text Format x
Unicode Compression x x x

Investete n oameni!
Validation Rule x x x x x x x
Validation Text x x x x x x x
b) Proprietile afiate n eticheta LOOKUP
Toate proprietile afiate n eticheta Lookup precizeaz modul de funcionare al unui cmp de
cutare. Proprietile sunt active doar dac acel cmp este cmp de cutare.
Nume proprietate Efect

Display Control Specific tipul de control afiat: Text Box, List Box sau Combo Box. Valoarea
implicit este Text Box, dac nu ai folosit Lookup Wizard. Dac ai configurat
cmpul ca i cmp de cutare, Lookup Wizard va afia opiunea Combo Box
(list derulant).
Row Source Type Indic locul de unde provin datele surs. Valorile disponibile sunt: Table/Query
(tabel sau interogare), Value List (list de valori), Field List (list de cmpuri).
Row Source Specific exact tabela i cmpurile folosite n list. Dac textul nu e vizibil
integral, folosii butonul Zoom (clic dreapta), pentru a-l vedea complet. n
exemplul mai sus, valoarea proprietii este urmtoarea: SELECT [Judete din
Romania].[Id Judet], [Judete din Romania].[Nume judet] FROM [Judete din
Romania] ORDER BY [Nume judet];
Bound Column Precizeaz numrul coloanei legate, aa cum a fost selectat n Lookup Wizard.
n exemplul de mai sus, valoarea e 1, deci coloana legat este [Judete din
Romania].[Id Judet]).
Column Count Afieaz numrul de coloane folosite din tabela surs. n exemplul de mai sus,
valoarea e 2, deoarece sunt folosite dou coloane din tabela Judete din
Romania: Id Judet i Nume Judet.
Column Heads Afieaz/ascunde antetul de coloan din tabela surs (Judete din Romania).
Valorile posibile sunt No (fr afiarea antetului) i Yes (se afieaz antetul).
Column Widths n aceast proprietate se precizeaz limile coloanelor afiate n modul de
introducere a datelor. Observai c n exemplul afiat, prima coloan (ID Judet)
are lime 0 cm, deci nu se va vedea, n timp a doua coloan (Nume Judet) are
limea 2,54 cm, deci este vizibil. Prima coloan are stabili valoarea 0
deoarece n paii Lookup Wizard am ales opiunea de ascundere a cheii primare
(Hide key column).
List Rows Indic numrul de rnduri afiate n lista derulant n modul de introducere a
datelor.
List Width Specific limea total a listei. Dac textul ce va fi afiat depete limea

Investete n oameni!
coloanei, putei mri aceast valoare folosind proprietatea List Width.

Limit to List Proprietatea indic dac valorile introduse de utilizator se limiteaz doar la lista
disponibil, sau utilizatorul are posibilitatea de a introduce i alte valori. Valorile
posibile sunt: Yes (limitare la lista derulant afiat sau blank), No (utilizatorul
poate introduce i alte valori).
Obs. Dac dorii ca utilizatorul s introduc i alte valori ntr-un cmp cu mai
multe coloane, atunci limea coloanei cheii primare trebuie s fie diferit de 0.
Allow Multiple Values Proprietatea indic dac n acest cmp e permis o singur valoare (No), sau
mai multe (Yes).
Allow Value List Edits Permite ca utilizatorul s poat face modificri n lista de valori.
List Items Edit Form Conine numele formularului folosit pentru a modifica valorile din lista de
valori.
2.2.4 Formatarea particularizat a valorilor (proprietatea Format)
Informaiile introduse n cmpuri pot fi afiate personalizat, cu ajutorul unor caractere speciale precizate
n proprietatea Format a cmpului.
Formatri predefinite ale numerelor

Setare Efect
General Number Afieaz numrul aa cum e introdus. E formatarea implicit pentru
numere. Exemplu: 1234,567
Currency Afieaz numrul mpreun cu simbolul monetar implicit (stabilit n
Control Panel), separatorul de mii i dou zecimale. Exemplu: 1.234,57 lei
Euro Similar cu formatul Currency. Simbolul monetar afiat este euro.
Exemplu: 1.234,57 .
Fixed Afieaz cel puin o cifr nainte de virgul i dou zecimale. Exemplu:
0,12.
Standard Afieaz separatorul de mii i dou zecimale. Exemplu: 1.234,57.
Percent Afieaz numrul nmulit cu 100, dou zecimale i simbolul %.
Exemplu: 14,25%.
Scientific Afieaz numrul n format ingineresc. Exemplu: 254 e afiat 2.54E+02.
Formatri predefinite ale datelor

Setare Efect
General Date Afieaz data i ora. Dac nu e introdus ora, afieaz doar data
calendaristic. Dac nu e introdus data, afieaz doar ora. E varianta
implicit. Exemplu: 20/03/2010 15:04:20.
Long Date Folosete afiarea n format lung a datei.
Exemplu: 20 martie 2010.
Medium Date Folosete afiarea n format mediu a datei.
Exemplu: 20-mar-2010.
Short Date Folosete afiarea n format scurt a datei.
Exemplu: 20.03.2010.
Long Time Folosete afiarea n format lung a orei.
Exemplu: 15:04:20.
Medium Time Folosete afiarea n format mediu a orei.
Exemplu: 03:04.
Short Time Folosete afiarea n format scurt a orei.
Exemplu: 15:04.

Investete n oameni!
Coduri de format:
- Date calendaristice: d codul pentru ziua, m codul pentru lun, y codul pentru an
Pentru a afia Utilizai acest cod
Luni sub forma 112 m
Luni sub forma 0112 mm
Luni sub forma IanDec mmm
Luni sub forma IanuarieDecembrie mmmm
Luni sub forma primei litere a lunii mmmmm
Zile sub forma 131 d
Zile sub forma 0131 dd
Zile sub forma DS ddd
Zile sub forma DuminicSmbt dddd
Ani sub forma 0099 yy
Ani sub forma 19009999 yyyy
- Timp: h codul pentru or, m codul pentru minut, s codul pentru secund
Pentru a afia Utilizai acest cod
Ore sub forma 023 H
Ore sub forma 0023 hh
Minute sub forma 059 m
Minute sub forma 0059 mm
Secunde sub forma 059 s
Secunde sub forma 0059 ss
2.2.5 Crearea mtilor de introducere a datelor (proprietatea Input Mask)
O masc de introducere a datelor (Input Mask) v permite s controlai introducerea de valori ntr-un
anumit cmp, astfel nct datele introduse s respecte un anumit ablon sau format. De exemplu, o masc
de intrare pentru numrul de telefon ar putea fi (____) ___ - ___ . Caracterele minus i parantez
departajeaz numerele, n timp de caracterul _ este folosit ca nlocuitor pentru numerele efective.
Programul Access pune la dispoziie mai multe mti de intrare predefinite (Input Mask Wizard) pentru
cmpurile de dat i text.
Pentru a crea o masc de introducere folosind una predefinit parcurgei urmtorii pai:
1. Afiai tabelul n mod Design i selectai cmpul pe care dorii s introducei o masc

Investete n oameni!
2. Clic pe butonul Build .

3. Va aprea fereastra Input Mask Wizard ntr-una din cele dou variante, funcie de tipul
cmpului text sau dat.
Fereastra Input Mask Wizard pentru texte Fereastra Input Mask Wizard pentru date
4. Alegei formatul dorit i introducei una sau mai multe valori de test n csua Try It pentru a
vedea cum funcioneaz.
5. Dac dorii s modificai formatul predefinit sau s introducei mti noi n program, dai clic
pe butonul Edit List.
6. n fereastra Input Mask Wizard dai Next i va aprea fereastra urmtoare n care putei s
modificai masca sau caracterul de intrare, doar pentru acest cmp.

Investete n oameni!
7. Dai Next i va aprea fereastra urmtoare n care specificai dac dorii s memorai
simbolurile mtii mpreun cu valorile (With the symbol in the mask) sau dorii s reinei
doar valorile (Without the symbol in the mask).
8. Dai Next i n fereastra urmtoare dai clic pe Finish.
9. Observai c programul a scris n proprietatea Input Mask un ir de caractere de tipul

!\(999") "00\ 00\ 00;;_
Dac dorii s v creai propriile mti de introducere a datelor, folosii simbolurile de formatare descrise
n continuare. Formatul de introducere se poate specifica utiliznd trei seciuni:
- Prima seciune indic ablonul nsui, cum ar fi: !(999) 00 00 00;
- A doua seciune specific dac Microsoft Access va memora toate caracterele tastate; dac se
utilizeaz 0 n aceast seciune, toate caracterele vor fi memorate ca valoare a cmpului n cauz
(de exemplu, parantezele pentru prefix ori separatorii unui numr de telefon vor fi memorai
mpreun cu numrul nsui); dac se alege 1 sau nu se tasteaz nimic, vor fi memorate numai
caracterele care alctuiesc valoarea propriu-zis a cmpului respectiv;
- A treia seciune - specific acel caracter pe care Microsoft Access l va afia n locul n care
trebuie s apar n ablon; n aceast seciune se poate utiliza orice caracter; pentru afiarea unui
ir de caractere vid, se utilizeaz un spaiu cuprins ntre ghilimele (" ");

Investete n oameni!
Simboluri pentru mtile de intrare

Simbol Descriere
0 Cifr obligatorie ntre 0 i 9.
9 Cifr opional ntre 0 i 9.
A Liter sau cifr obligatorie.
a Liter sau cifr opional.
# Cifre sau spaii
& Orice caracter sau spaiu (obligatoriu).
C Orice caracter sau spaiu (opional).
L Litere obligatorii de la A la Z.
? Litere opionale de la A la Z.
> Urmtoarele caractere sunt afiate cu majuscule.
< Urmtoarele caractere sunt afiate cu litere mici.
\ Indic faptul c urmtorul caracter trebuie tratat ca atare (literal),
nu ca i caracter special al programului Access.
Exemplu: O masc de intrare pentru nume (20 caractere), astfel nct prima liter s fie majuscul, iar
restul litere mici este : >L<???????????????????; ; _
2.2.6 Validarea valorilor cmpurilor (proprietile Validation Rule i Validation Text)
Atunci cnd dorii s restricionai introducerea de date, astfel nct acestea s respecte anumite
criterii (ex. un interval de numere sau date calendaristice), impunei o regul de validare
(Validation Rule), care oblig programul Access s verifice dac valorile introduse de utilizator
corespund criteriilor sau nu. n cazul n care valorile introduse nu corespund criteriului,
programul nu va permite introducerea acestora i va afia un mesaj de eroare. Textul afiat n caz
de eroare poate fi cel scris implicit de program, sau dac dorii un text particularizat, acesta poate
fi introdus n proprietatea Validation Text.
1. Afiai tabelul n mod Design i selectai cmpul dorit
2. n proprietatea Validation Rule introducei criteriul.

Investete n oameni!
3. Dac avei un criteriu complex, folosii butonul Build , pentru ca programul Access s v
ajute. Va aprea fereastra Expression Builder n care avei la dispoziie operatorii uzuali (+,
-, *, &, =, <, >, <>, And, Or, Not, Like i parantezele), funcii, constante sau toi operatorii
disponibili n Access pentru a v construi criteriul.
4. Completai i proprietatea Validation Text pentru ca utilizatorul s primeasc un mesaj de

eroare prin care s neleag ce anume trebuie introdus n acel cmp.
5. Salvai tabela cu ajutorul butonului Save .
6. Va apare fereastra urmtoare care v spune c ai introdus criterii pentru date, iar datele
introduse deja pot s nu corespund criteriilor. Dac dorii ca datele existente s fie verificate,
alegei Yes, n caz contrar alegei No.
7. Dac datele existente n acel cmp nu ndeplinesc criteriul impus de Dvs, va apare
urmtoarea fereastr, care v anun acest lucru. Datele introduse deja nu vor fi modificate!
Avei ns la dispoziie varianta de a pstra criteriul aa cum este acum (Yes), de a reveni la
criteriul anterior (No) sau de a ntrerupe testarea (Cancel)
2.2.7 Utilizarea cmpurilor goale (proprietile Required i Allow Zero Length)
Exist unele situaii n care nu trebuie s introducei nici o valoare ntr-un cmp. n Access sunt dou
tipuri de valori blank: valori nule (atunci cnd lsai un cmp necompletat) i respectiv, iruri de caractere
de lungime zero.
irurile de caractere de lungime zero sunt cmpuri n care ai introdus irul vid ( ghilimele, ghilimele,
fr nici un spaiu ntre ele) sau ai apsat tasta spaiu. n aceste cmpuri Access reine c ai introdus
informaie, deci nu e blank, doar c informaia e irul vid.
n Access sunt dou proprieti ce lucreaz cu aceste cmpuri: Required pentru valori nule i Allow
Zero Length pentru irul vid. Dac stabilii Yes pentru proprietatea Required, impunei ca n acel cmp
s conin neaprat o valoare. Dac stabilii Yes pentru proprietatea Allow Zero Length, atunci permitei
ca n acel cmp s se pstreze irul vid.
Folosii cele dou proprieti astfel:
- dac dorii s permitei valori nule, fr s v intereseze de ce e aa, stabilii ambele proprieti pe
No;

Investete n oameni!
- dac dorii ca n acel cmp s avei neaprat o valoare, stabilii Yes pentru Required i No pentru
Allow Zero Length;
- dac dorii s permitei valori nule, dar v intereseaz de ce e aa, stabilii No pentru Required i
Yes pentru Allow Zero Length;
- dac dorii s permitei valori nule, doar dac tii c acel cmp nu e relevant pentru nregistrare,
stabilii ambele proprieti pe Yes; singura modalitate de a introduce un ir vid este apsarea tastei
spaiu sau tastarea irului .
2.2.8 Stabilirea cheii primare
Modelul relaional al bazelor de date din care face parte i programul Access, impune faptul c trebuie s
existe posibilitatea de a colecta i afia informaii corelate din tabele diferite. Pentru a realiza acest lucru,
fiecare nregistrare dintr-o tabel trebuie s poat fi identificat n mod unic. Cmpul (sau cmpurile)
care identific n mod unic o nregistrare se numete cheie primar (primary key). Programul nu
permite ca n acest cmp s fie valori duplicate (care se repet) sau valori nule.
Crearea unei chei primare simple:

1. Deschidei tabela n mod Design i selectai cmpul dorit
2. Apsai butonul Primary Key aflat pe eticheta Design de pe panglic.

3. Salvai tabela.
Observaie:
1) n Access 2010, la crearea unei tabele noi (Create / Table), se creeaz automat un cmp cu
numele ID, de tip AutoNumber care e cheie primar.
2) n momentul n care salvai structura unei tabele noi, n care nu ai stabilit nc o cheie primar,
programul Access afieaz fereastra urmtoare, n care avei la dispoziie varianta de a crea Access
un cmp ID de tip AutoNumber, cheie primar (Yes) sau varianta de a stabili Dvs. cheia primar
ulterior (No).

Investete n oameni!
Crearea unei chei primare compuse:

1. Deschidei tabela n mod Design
2. Selectai cmpurile ce vor forma cheia primar cu ajutorul tastei CTRL
4. Apsai butonul Primary Key aflat pe eticheta Design de pe panglic.
5. Salvai tabela.
Observaie:
1) Utilizarea cmpurilor multiple n definirea cheii primare se folosete destul de rar.
2) Folosii aceast variant doar dac unicitatea nu poate fi precizat dect cu ajutorul unei
combinaii de mai multe cmpuri.
3) Observai c n faa fiecrui cmp apare semnul de cheie primar.
4) Dac dai clic pe butonul Indexes de pe eticheta Design a panglicii, putei observa cmpurile ce
compun cheile primare compuse. Putei chiar da un nume acestei chei (ex. Sesiune)
2.2.9 Indexarea cmpurilor (proprietatea Indexed)
Stabilirea proprietii index pe un cmp ajut programul Access n cutarea i sortarea rapid a datelor
de pe acel cmp, n mod similar cu folosirea index-ului de la sfritul unei cri pentru a gsi informaiile
dorite.
Access reine indecii n tabele speciale, ascunse utilizatorului. Un index este practic un indicator la poziia
datelor din tabelele efective. Cheia primar dintr-o tabel Access se indexeaz automat. Un index poate fi
alctuit dintr-un singur cmp sau din mai multe. Proprietatea de index poate fi stabilit pentru aproape
toate tipurile de cmpuri, excepie fiind cmpurile de tip OLE Object i Attachment, care nu pot fi
indexate.
ntr-o tabel mai multe cmpuri pot avea aceast proprietate. Atunci cnd dorii s stabilii proprietatea de
index pe cmpurile unei tabele, alegei cmpurile pe care le folosii des la sortri i cutri de date. De
asemenea, dac dorii ca un cmp s fie folosit pentru legturi cu alte tabele, indexai cmpul respectiv
pentru a mri performana.
Observaie: un cmp care conine multe nregistrri cu aceeai valoare nu e util a fi indexat, deoarece
index-ul nu va spori cu mult cutarea sau sortarea datelor de pe acea coloan.
Indecii sunt de dou tipuri:
- cei ce permit duplicate valorile introduse n acest cmp pot fi egale pentru nregistrri diferite
- cei care nu permit duplicate - valorile introduse n acest cmp trebuie s fie diferite pentru
nregistrri diferite

Investete n oameni!
Crearea unui index simplu:
1. Deschidei tabela n mod Design i selectai cmpul dorit
2. Alegei din lista derulant a proprietii Indexed una din urmtoarele valori:
- No cmpul respectiv nu va fi index
- Yes(Dulicates OK) - cmpul este indexat, iar valorile introduse n acest cmp pot fi
egale n nregistrri diferite
- Yes(No Dulicates) - cmpul este index, iar valorile introduse n acest cmp nu pot fi
egale n nregistrri diferite, ele sunt unice.
Observaie:
1) Cheia primar a unei tabele este un index fr duplicate.
2) Putei vizualiza toi indecii unei tabele dac dai clic pe butonul Indexes de pe eticheta Design a
panglicii.
n multe cazuri se ntmpl c dorii s sortai (sau s cutai) datele dup mai multe cmpuri, nu doar
dup unul singur. n acest caz folosii indexarea pe mai multe cmpuri. De exemplu, dac dorii s sortai
datele dintr-o tabel dup jude ascendent i, pentru fiecare jude, oraele s fie sortate ascendent, vei crea
un index compus pentru a rezolva aceast situaie.
Crearea unui index compus:

1. Deschidei tabela n mod Design i dai clic pe butonul Indexes de pe eticheta Design a
panglicii.
2. n fereastra Indexes, dai clic n primul rnd liber i introducei un nume pentru index
(Ex. Localitate)
3. n coloana Field Name, alegei din lista derulant numele cmpului (ex. Judet), iar de pe
coloana Sort Order, alegei opiunea Ascending (cresctor) sau Descending
(descresctor), dup cum dorii s se fac sortarea.
4. n rndul urmtor, lsai goal celula de pe coloana Index Name i completai coloanele
Field Name (ex. Oras), i Sort Order.
5. Dac acest index trebuie s fie cheie primar, dai clic pe numele indexului (ex. Localitate) i
setai Yes pentru opiunea Primary.
6. Dac dorii ca indexul s fie fr duplicate, dai clic pe numele i setai Yes pentru opiunea
Unique.
7. Dac dorii ca indexul s ignore valorile nule (necompletate) pentru aces cmp, dai clic pe
numele indexului i setai Yes pentru opiunea Ignore Nulls.

Investete n oameni!
2.2.10 Crearea unui cmp de cutare
Asistentul Lookup Wizard v permite s creai un cmp care afieaz, pe parcursul introducerii datelor o
list din care utilizatorul poate selecta o valoare. Listele afiate pot fi de dou tipuri: liste de cutare
(Lookup), care afieaz valorile extrase dintr-un tabel (sau interogare) existente i liste de valori, care
afieaz un anumit set de valori, introdus de Dvs. Folosirea unui cmp Lookup este recomandat atunci
cnd dorii ca informaiile dintr-un anumit cmp s fie corect introduse, limitnd astfel posibilitatea de
eroare n introducerea datelor (ex. lista de produse, departamente, furnizori, clieni etc.). Putei afia mai
multe coloane n lista de cutare, ns o valorile de pe o singur coloan coloan asociat (Bound
Column) vor fi reinute n acest cmp din tabel.
Avantajul folosirii cmpurilor de cutare este dat de legtura ntre tabele, astfel nct dac modificai
valorile din cmpul surs, n cmpul legat sunt imediat disponibile noile valori. Tabela n care se gsete
cmpul surs devine tabela printe, iar cheia sa primar este legat automat cu valorile din cmpul din care
ai iniiat Lookup Wizard, care devine astfel cheie strin pentru tabela surs.
Pentru a crea cmpuri n care valorile sunt cutate ntr-un tabel, procedai astfel:
2. Alegei de la Data Type opiunea Lookup Wizard
3. Apare fereastra Lookup Wizard, care v va ghida, n civa pai, n selectarea datelor. La acest
pas alegei locul n care sunt datele ntr-o coloan a unui tabel (I want the lookup
column to look up the values in a table or query) sau vei introduce Dvs. valorile (I will type
the values that I want).

Investete n oameni!
4. Dac la pasul anterior ai selectat prima variant, la acest pas selectai tabela sau interogarea
n care se gsete coloana din care dorii s afiai informaii. Implicit vizualizai doar tabelele
(View este selectat pe Tables). Dac dorii s selectai o interogare (Query), bifai opiunea
corespunztoare din View, iar dac dorii s vedei i tabelele i interogrile, alegei opiunea
Both.
5. La acest pas selectai cmpurile care dorii s apar n lista de cutare.
6. Sortai valorile dup criteriul dorit.
7. Redimensionai limea coloanelor n lista de cutare (similar cu Excel) i indicai dac

va fi ascuns sau afiat cmpul cheii primare (Hide key colum). Dac nu ai introdus un
cmp cheie primar din tabelul sau interogarea selectat, programul v va solicita s precizai
coloana asociat. n caz contrar cheia primar va fi asociat.

Investete n oameni!
8. Introducei o etichet pentru coloana de cutare.
9. Dup apsarea butonului Finish vi se va cere s salvai tabela, deoarece programul a creat o
relaie ntre cele dou cmpuri din tabele diferite.
10. Observai pentru cmpul Locatie c valorile proprietilor afiate n eticheta Lookup s-au
modificat.
Rezultatul crerii cmpului de cutare, n modul introducere de date este vizibil n figura de mai
jos. Observai c pentru cmpul Locaie, putei alege cu ajutorul unei liste derulante una din
valorile afiate (ex. Arad).

Investete n oameni!
Pentru a crea cmpuri n care valorile sunt cutate ntr-o list, procedai astfel:
2. Alegei de la Data Type opiunea Lookup Wizard
3. Alegei locul n care sunt datele ntr-o coloan a unui tabel (I want the lookup column to
look up the values in a table or query) sau vei introduce Dvs. valorile (I will type the
values that I want)
4. Precizai numrul de coloane (Number of columns) i introducei valorile.
5. Introducei o etichet pentru coloana de cutare.

Investete n oameni!
6. Dup apsarea butonului Finish, observai cum s-au modificat valorile proprietilor afiate
n eticheta Lookup.
Observai n modul introducere date rezultatul crerii cmpului de cutare. Pe coloana Studii, valorile pot
fi selectate dintr-o list, definit de Dvs.
2.2.11 Crearea unui cmp calculat noutate n Access 2010
Tipul de date Calculated, introdus n Access 2010, permite efectuarea de calcule utiliznd expresii i valori
ale altor cmpuri. De exemplu, dac n tabela Angajai dorii s determinai Vechimea ce are ca valoare
anul curent 2011 anul angajrii, vei introduce n tabel acest cmp de tip Calculated i imediat ce ai ales
acest tip de date, va apare fereastra de mai jos n care introducei expresia.

Investete n oameni!
Observaie:
Acces va recalcula datele din acest cmp de fiecare dat cnd se modific valori ale cmpurilor
utilizate n expresie. Exemplu: modificai anul din data angajrii pentru o persoan i observai
valoarea din cmpul Vechime.
2.2.12 Definirea unei reguli de validare la nivel de tabel noutate n Access 2010
n plus fa de definirea unei reguli de validare la nivelul unui cmp, n Access 2010 a fost adugat
opiunea de a defini o regul de validare la nivelul tabelei. Access va verifica aceast regul doar la salvarea
unei nregistrri noi sau la modificarea uneia existente.
Utilizarea unei reguli de validare la nivel de tabel este foarte util atunci cnd valorile dintr-un cmp
depind de alt cmp.
De exemplu, n tabela Fosti angajati, valorile din cmpul Data plecare trebuie s fie mai mari dect cele din
cmpul Data angajare.
Pentru a impune aceast regul parcurgem urmtorii pai:
1. n vizualizarea DataSheet , eticheta Fields
2. Alegem comanda Validation / Record Validation Rule
3. Apare fereastra de mai jos (Expression Builder) n care vom construi expresia ce trebuie verificat
i dm clic pe Ok.
4. Pentru a aduga un text aferent erorii n cazul n care un rnd nu respect regula, alegem
Validation / Record Validation Message i introducem textul.
5. La salvarea unei nregistrri cu data de plecare anterioar datei de angajare va apare mesajul scris
anterior i nregistrarea nu se va salva, dect dac valoarea introdus va fi corectat corespunztor.
2.2.13 Modificarea structurii tabelelor
a) Adugarea cmpurilor ntr-o tabel

1. Se deschide tabela n mod Design
2. Selectm cmpul naintea cruia dorim s inserm noul cmp

Investete n oameni!
3. Clic pe butonul de pe eticheta Design

4. Tastm denumirea cmpului nou i alegem tipul su de date
5. Salvm tabela modificat cu butonul Save
b) tergerea cmpurilor dintr-o tabel

2. Selectm cmpul pe care l vom terge i apsm tasta Delete (sau clic pe butonul
de pe eticheta Design)
3. Programul Access va cere confirmarea tergerii cmpului i a datelor coninute n acesta
c) Schimbarea ordinii cmpurilor

2. Selectm cmpul ce va fi mutat
3. Dm drumul mouse-lui, dup care venim cu mouse-ul pe coloana respectiv i o deplasm
ctre la noua destinaie. Observai o linie orizontal ce indic poziia n care va fi mutat cmpul.
d) Redenumirea unui cmp

2. Modificm numele cmpului din proprietatea Field Name
e) Schimbarea tipului de date al unui cmp

Modificarea tipului cmpului e mai dificil, dac sunt date introduse n acel cmp. Dac tabela e
necompletat, putei modifica tipul datelor fr pierderi de informaii.
Anumite tipuri de date se convertesc uor i fr pierderi, dar pentru unele cmpuri pot exista pierderi ale
datelor (ex. modificai AutoNumber n Number, Integer). Dac vor exista pierderi de date, programul
Access va afia mesajul urmtor care v avertizeaz de acest lucru.
Observaie: Nu putei modifica tipul Attachment n alt tip.
Modificarea tipului de date din fereastra Design:

2. Se modific tipul de date din coloana Data Type
Modificarea tipului de date din vizualizarea Datasheet:

1. Se deschide tabela n mod Open
2. Se selecteaz cmpul
3. Din eticheta Fields, modificai tipul din seciunea Data Type

Investete n oameni!
Tipul de Tipul de date Observaii legate de conversia datelor

date iniial final
AutoNumber Text Valorile pot fi trunchiate, funcie de dimensiunea cmpului.
AutoNumber Number Valorile pot fi trunchiate, funcie de dimensiunea cmpului.
Currency Text Numerele apar fr simbolul monetar.
Currency Number Valorile pot fi trunchiate, funcie de dimensiunea cmpului.
Date/Time Text Numerele apar n formatul General Date.
Memo Text Textul ce depete dimensiunea cmpului este truncat.
Number Yes/No Valorile zero i Null se convertesc n No, iar valorile nenule se
convertesc n Yes.
Number Text Numerele apar n formatul General Number.
Text Number, Valorile trebuie s se potriveasc noului tip de date. Cele care nu se
Currency, potrivesc sunt terse. Formatrile pentru tipurile Date/Time i
Date/Time Currency se vor face innd cont de setrile din Regional Settings.
Text Yes/No Yes, True i On (valori -1) se convertesc n Yes. No, False i Off
(valori 0) se convertesc n No.
Yes/No Text Textul apare ca atare (Yes sau No).
f) Modificarea proprietii Field Size

Dac mrii dimensiunea cmpului cu ajutorul proprietii Field Size, datele nu vor fi alterate. Dac, ns,
reducei dimensiunea, n special pentru cmpurile Numerice (ex. modificai Single n Integer), trebuie s
v asigurai c nu vei pierde date prin aceast modificare. Dac valorile introduse deja sunt prea mari fa
de intervalul folosit de tipul de date, acestea vor fi transformate n valori nule. Dac numrul de zecimale
al datelor introduse este mai mare dect dimensiunea permis, valorile vor fi rotunjite.
g) Modificarea sau tergerea cheii primare

2. Selectai cmpul cheii primare i dai clic pe butonul Primary Key aflat pe eticheta Design de pe
panglic. Astfel, vei elimina cheia primar de pe acest cmp

Investete n oameni!
3. Selectai un alt cmp, ce dorii s devin cheie primar i apsai butonul Primary Key aflat
pe eticheta Design de pe panglic.
h) Modificarea sau tergerea unui index

2. Selectai cmpul de pe care dorii s eliminai indexul i alegei opiunea No pentru proprietatea
Indexes. Dac dorii s modificai tipul de index, alegei opiunea Yes (Duplicated OK) sau Yes
(No Duplicates).
2.2.14 Introducerea i editarea datelor n tabele
a) Introducerea nregistrrilor ntr-o tabel

2. Putem aduga nregistrri doar la sfrit, pe linia marcat cu stelu n banda de selecie, completnd
direct acel rnd sau folosind comanda New din zona Records a etichetei Home.
b) Folosirea imaginilor n cmpuri OLE Object
n cmpurile OLE Object putei introduce obiecte create n afara programului Access: imagini, sunete,
grafice, clipuri video, documente scanate, fiiere Word, Excel, AutoCAD etc. Obiectele acestea pot fi
ncapsulate n fiierul Access sau pot rmne n afara acestuia, Access reinnd doar o legtur ctre
obiect.
Aceste obiecte pot rmne ntr-o anumit locaie i pot fi doar legate (link) de programul Access. Astfel,
dac modificai obiectul surs, modificarea se propag automat prin legtur i n Access (ex. modificai
coninutul fiierului imagine, iar modificarea este vizibil automat din Access). Avantajul folosirii
obiectelor legate este pstrarea dimensiunii reduse a bazei de date Access. Dezavantajul folosirii legturilor
cu obiectele apare atunci cnd mutai baza de date i va trebui s refacei legturile.
ncapsularea obiectelor n baza de date nseamn pstrarea unei copii a obiectului n Access. Modificarea
obiectului iniial nu are nici un efect automat n Access.
Paii ce trebuie parcuri pentru inserarea unui obiect:

Investete n oameni!
2. Clic pe celula n care dorim s pstrm obiectul (imaginea), astfel nct punctul de inserare s fie n
celul
3. Clic dreapta pe celul i alegem comanda Insert Object
4. Din fereastra urmtoare, alegem opiunea Create from File. Selectm fiierul dorit (imaginea) cu
butonul Browse. Bifm opiunea Link dac dorim doar s legm obiectul.
5. Rezultatul este c n celul va aprea numele sursei sau alt text ce indic o intrare (ex. Package) .
c) Inserarea hyperlink-urilor
Un hyperlink este o conexiune ctre un obiect n interiorul sau exterior bazei de date Access. Obiectul
poate fi un document creat cu un alt program Office, un document aflat pe Internet sau pe intranetul
local.
Pentru a introduce un hyperlink procedai astfel:
1. Inserai un cmp de tip hyperlink n tabel, n mod Design.
3. Clic pe celula n care dorim s pstrm obiectul (imaginea), astfel nct punctul de inserare s fie n
celul
4. Clic dreapta pe celul i alegem comanda Hyperlink / Edit Hyperlink
5. Clic dreapta pe celul i alegem comanda Hyperlink / Edit Hyperlink

6. Clic pe butonul Existing File or Web Page dac dorii ca pe legtur s se deschid un fiier sau o
pagin Web sau butonul E-mail Address dac dorii s introducei o adres de e-mail.

Investete n oameni!
7. Selectai fiierul, introducei adresa paginii Web sau cea de e-mail.
8. Introducei un ScreenTip un mesaj ce va aprea atunci cnd utilizatorul st cu mouse-ul deasupra
unei celule din cmpul respectiv.
9. Clic pe OK.
d) Inserarea ataamentelor
n Access 2010 include tipul de date Attachment n care pot fi pstrate imagini i fiiere de diverse tipuri,
pentru fiecare nregistrare. Pot fi ataate mai multe fiiere de diverse tipuri unei nregistrri. n versiunile
anterioare, acest lucru era posibil doar cu ajutorul tipului OLE Object, ceea ce cauza creterea dimensiunii
bazei de date. n versiunea 2010, ns, Access comprim fiierele ataate astfel nct spaiul ocupat s fie
redus.
Avei aadar, posibilitatea de a ataa unei nregistrri documente Word, calcule efectuate cu Excel,
prezentri PowerPoint i fiiere de alte tipuri, pentru a pstra informaii complete n baza de date.
Pentru a introduce fiiere ataate nregistrrilor, vei proceda astfel:
1. Inserai un cmp de tip Attachment n tabel, n modul Design.

3. Clic dreapta pe semnul de ataament al nregistrrii la care dorim s adugm ataamente i alegem
comanda Manage Attachments
4. Apare fereastra Attachments cu ajutorul creia putem aduga, elimina, deschide sau salva
ataamentele.
5. Clic pe OK.
e) tergerea datelor dintr-o celul

2. Selectm celula din care dorim s tergem datele
3. tergem datele cu ajutorul tastei Delete
f) tergerea nregistrrilor dintr-o tabel

2. Selectm nregistrarea care va fi tears prin clic pe bara de selecie n dreptul nregistrrii
respective
3. Apsm tasta Delete
4. Programul Access va cere confirmarea tergerii i avertizeaz c nu exist posibilitatea de a reveni
(Undo) asupra acestei comenzi

Investete n oameni!
g) Parcurgerea nregistrrilor unei tabele
2. Parcurgerea nregistrrilor unei tabele poate fi efectuat direct prin clic de mouse i sgei, sau
folosind butoanele de navigare aflate pe bara Records a ferestrei tabelei
h) Modificarea unor nregistrri

2. Ne poziionm pe nregistrarea respectiv i efectum modificrile
i) Utilizarea funciei Undo

Atunci cnd s-au introdus date eronate sau s-au ters informaii de care avem nevoie, se poate utiliza
butonul Undo de pe bara de instrumente rapid. Acest buton are aciune limitat, doar cteva aciuni
putnd fi anulate.
j) tergerea unei tabele

1. n fereastra bazei de date, clic pe butonul drept al mose-lui pe tabela ce va fi tears
2. Clic pe comanda Delete a meniului rapid.
k) Salvarea unei tabele

Datele din tabele se salveaz automat (mod Open), imediat ce ne-am deplasat de pe nregistrarea n care
am efectuat modificri.
Doar structura tabelei (n mod Design) trebuie salvat, dup fiecare modificare.
l) Modificarea limii coloanelor

- Ne poziionm la limita coloanei respective, i cnd apare o sgeat dubl, clic i glism
- dublu clic undeva la limita coloanelor
- clic de dreapta in zona de etichete a coloanelor, din meniul rapid alegem Field Width, apare
fereastra unde precizm limea coloanei.
2.2.15 Cutarea datelor
Pentru a cuta informaii ntr-o tabel se poate folosi o variant rapid - cmpul de cutare aflat lng bara
Records.
1. Se selecteaz cmpul n care se dorete a se efectua cutarea (sau toat tabela)
2. Se tasteaz criteriul dorit n cmpul de cutare

Investete n oameni!
3. La fiecare apsare a tastei Enter dup ce a fost scris criteriul, acesta va arta potrivirea urmtoare
O alt variant de a cuta, existent i n versiuni anterioare este cea de cutare cu ajutorul comenzii Find.
Aceasta poate fi apelat din mod Open, eticheta Home sau utiliznd combinaia de taste Ctrl+F.

2. Se apeleaz comanda Find
3. Se alege locul n care se va face cutarea: pe cmpul selectat (Current field) sau pe toate cmpurile
(Current Document)
4. Se alege varianta de potrivire (Match) cu criteriul: oriunde n cmp (Any part of the field), tot
cmpul (Whole field), nceputul cmpului (Start of the field).
5. Clic pe Find Next pentru a gsi urmtoarea potrivire.
2.2.16 Sortarea datelor
Pentru a sorta datele dup un cmp, utilizai eticheta Home, galeria Sort & Filter i comenzile de sortare
ascendent sau descendent.
De asemenea, sortarea se poate face i prin clic dreapta pe o valoare a cmpului pe care dorim s l
sortm i alegerea opiunii de sortare ascendent sau descendent.
Pentru a elimina sortarea de pe o colon, utilizai comanda Remove Sort aflat pe eticheta Home, galeria
Sort & Filter.

Investete n oameni!
2.2.17 Filtrare date
ntr-o tabel, pentru a afia doar informaiile ce corespund unui criteriu, o metod simpl este utilizarea
filtrelor. Acestea pot fi accesate fie din eticheta Home, galeria Sort & Filter, fie pe clic de dreapta pe
cmpul pe care dorim s introducem filtrul.
a) Filtre de selecie
1) Selectai cmpul pe care dorii s introducei filtrul

2) Clic pe comanda Selection de pe eticheta Home, galeria Sort & Filter
3) Alegei criteriul dorit din variantele afiate.
Dac ai ales varianta Equals Popa, se obine :
Pentru a elimina filtrul, dai clic pe butonul Filtered de pe bara Records sau alegei comanda Toggle
Filter de pe eticheta Home, galeria Sort & Filter.
Dac dorii s reaplicai filtrul, alegei din nou comanda Toggle Filter sau comanda Apply filter/Sort
aflat pe butonul Advanced de pe eticheta Home, galeria Sort & Filter.
Pentru a elimina definitiv filtrul, dai comanda Clear All Filters aflat pe butonul Advanced de pe
eticheta Home, galeria Sort & Filter.
b) Filtre avansate
Dac dorii s aplicai criterii complexe, pe mai multe cmpuri, o variant util este utilizarea filtrelor
avansate.
1) Clic pe comanda Filter by Form aflat pe opiunea Advanced de pe eticheta Home, galeria Sort &
Filter.
2) Apare fereastra de mai jos n care putei introduce criteriile dorite
3) Pentru aplicarea filtrului, alegei comanda Toggle Filter.

Investete n oameni!
n Access 2010 au fost introduse noi faciliti de filtrare, similare celor din Excel 2010. Dac variantele
prezentate mai sus pentru filtrare sunt similare celor din versiunile anterioare ale programului Access,
comenzile de filtrare disponibile acum i la clic de dreapta sunt similare celor din Excel.
Astfel, pentru un cmp se poate selecta afiarea unei valori sau a mai multe utiliznd lista de opiuni din
meniul contextual. De asemenea, pot fi impuse criterii utiliznd comenzile Text Filters, Number filters sau
Data Filters ce apar funcie de tipul de date al cmpului.
2.2.18 Ajustarea setrilor
a) Vizualizarea Backstage
Ajustarea setrilor aplicaiei Access sau a bazei de date curente utilizeaz vizualizarea Backstage.
Eticheta Tab afieaz:

calea i numele fiierului de baze de date
butonul Compact & Repair Database utilizat pentru compactarea i repararea bazei de date
butonul Encrypt with Password ce creeaz o ncriptare a bazei de date cu o parol
o vizualizare n miniatur a bazei de date curente, ce poate fi afiat la dimensiune normal printr-
un clic
proprietile bazei de date ce pot fi accesate prin clic pe textuol View and Edit Database
Properties aflat sub vizualizarea n miniatur

Investete n oameni!
Eticheta Recent afieaz o list cu fiierele deschise recent. Dup fiecare nume de fiier apare pictograma
unei pioneze. Dai clic pe acest buton dac dorii ca acea baz de date s fie permanent ntre bazele de
date recent deshise. Dac dorii s anulai comanda anterioar, dai clic pe acelai buton.
Dac dorii ca o baz de date s nu mai fie ntre bazele de date recent deschise, dai clic dreapta pe numele
fiierului i alegei comanda Remove from List. Fiierul nu va fi ters, ci doar nu va mai aprea ntre
bazele de date deschise recent.
Dac dorii s eliminai din lista bazelor de date recente toate fiierele care nu au activat butonul Pin, dai
clic dreapta pe un fiier i alegei comanda Clear unpined items.
Eticheta Save & Publish afieaz comenzi pentru salvarea bazei de date sau a obiectelor sale n alte formate.
Dac dorii s salvai baza de date sub alte formate avei la dispoziie urmtoarele opiuni:
salvarea bazei de date n versiunile 2007-2010, 2002-2003, 2000 sau ablon
Package and Sign mpacheteaz baza de date sub forma unui fiier CAB i l semneaz digital
Make ACCDE creeaz o versiune executabil a bazei de date
Back-up Database creeaz o copie a bazei de date curente
SharePoint opiune utilizat pentru a publica baza de date pe un server SharePoint
Dac alegei comanda Save Object As, opiunile din dreapta se vor modifica i avei posibilitatea de a
salva obiectul n format PDF sau XPS.
Comanda Options deschide fereastra Access Options de unde putei defini setrile i preferinele pentru
programul Access.

Investete n oameni!
b) Securitatea coninutului bazei de date
Pentru a rspunde amenrilor de tip virus i worm, Microsoft a lansat o iniiativ de securitate n 2002
numit Trustworthy Computing, pentru ca utilizarea produselor sale s fie sigur.
nainte de Access 2003, era posibil ca o persoan ru intenionat s v trimit o baz de date care s
conin cod care s produc distrugeri sistemului dvs. n Access 2003, dac baza de date coninea cod, v
apreau mesaje de avertizare c acea baz de date conine macro-uri sau cod VBA, dac nivelul de
securitate era stabilit la Medium sau High. Dup ce treceai prin mai multe ferestre, era posibil s nu gsii
modalitatea de a deschide baza de date.
n Access 2007 modelul de securitate a fost mbuntit prin adugarea componentei Trust Center, ce are o
interfa mai puin confuz i mai intuitiv. n Access 2010, modelul a fost din nou mbuntit prin adugarea
componentei Trusted Documents. O baz de date ce conine interogri este considerat a fi nesigur n Access
2010 deoarece acele interogri pot conine expresii care apeleaz funcii nesigure. n Access 2010, fiecare baz
de date este deschis fr a afia diverse ferestre, ca n 2003. Access dezactiveaz orice macrou i cod VBA fr
a mai afia dialoguri.
c) Deschiderea unei baze de date dintr-o surs nesigur
La deschiderea unei baze de date, vei observa un mesaj aflat sub panglic, ce v avertizeaz c Access a
dezactivat anumite funcionaliti deoarece fiierul nu este semnate digital, sau baza nu e ntre
documentele de ncredere, sau se gsete n alt director dect al celor de ncredere.
Dac dai clic pe butonul Enable Content, Access va nchide baza de date i o va redeschide cu toate
funcionalitile active.
d) Trust Center
Dac deschidei Trust Center folosind vizualizarea Backstage, comanda Options, eticheta Trust Center i
butonul Trust Center Settings, va aprea fereastra urmtoare ce conine urmtoarele categorii de setri de
securitate:

Investete n oameni!
Trusted Publishers pentru a vizualiza sau elimina persoane/companii desemnate ca fiind de

ncredere. Dac aplicaiile sunt semnate digital de unul din aceti editori, Access nu va dezactiva
coninutul bazelor de date.
Trusted Locations e util n stabilirea unor directoare ca fiind locaii de ncredere. Access va
considera c orice baz de date din aceste directoare este de ncredere i o va deschide fr alte
mesaje.
Trusted Documents opiune folosit n special pentru a specifica faptul c bazele de date din reea
sunt de ncredere. Implicit, Access consider c bazele de date din reea sunt de ncredere. Dac
eliminai aceast opiune, Access va considera c bazele de date de pe reea nu sunt sigure i
astfel, coninutul acestora va fi dezactivat. O alt opiune este Clear all Trusted Documents so
they are not longer trusted, ce elimin toate bazele de date considerate de ncredere din lista
intern a acestora.
Add-Ins util n a specifica restricii a add-in-urilor n Aplicaia Access.
ActiveX Settings util n specificarea modului n care Access va trata controalele ActiveX. Sunt
disponibile urmtoarele opiuni:
o Disable All Controls Without Notification Access dezactiveaz toate controalele ActiveX
considerate nesigure, fr afiarea vreunui mesaj
o Prompt Me Before Enabling Unsafe For Initialization (UFI) Controls With Additional Restrictions
And Safe For initialization (SFI) dac baza de date conine cod VBA, Access va dezactiva
toate controalele ActiveX i va afia un mesaj. Dac baza de date nu conine cod VBA,
Access va dezactiva doar controalele UFI i va afia un mesaj n acest sens. Dac activai
coninutul pentru un control UFI, acesta va fi iniializat, dar cu anumite restricii.
o Prompt Me Before Enabling All Controls With Minimal Restrictions aceasta este opiunea
implicit n Access. Opiunea funcioneaz similar cu cea anterioar, dar n acest caz
Access solicit confirmare pentru orice tip de controale.
o Enable All Controls Without Restrictions And Without Prompting Access activeaz toate
controalele ActiveX fr a mai cere confirmare.
o Safe Mode aceast opiune activeaz controalele SFI ActiveX n mod securizat
Macro Settings util n specificarea modului n care Access va trata macrocomenzile din surse
nesigure. Sunt disponibile urmtoarele opiuni:
o Disable All Macros Without Notification Access dezactiveaz toate macro-urile, fr
notificare.
o Disable All Macros With Notification - Access dezactiveaz toate macro-urile, cu notificare.
Aceasta este opiunea implicit. Aceast opiune e echivalent cu stabilirea unui nivel de
securitate Mediu n Access 2003.
o Disable All Macros Except Digitally Signed Macros Access activeaz doar macro-urile
semnate digital. Aceast opiune e echivalent cu stabilirea unui nivel de securitate High
n Access 2003.
o Enable All Macros Access activeaz toate macro-urile, indiferent de sursa lor, fr
notificare. Aceast opiune e echivalent cu stabilirea unui nivel de securitate Low n
Access 2003.

Investete n oameni!
DEP Settings aceast opiune previne executarea unui cod scris prost dintr-un add-in s fie rulat
pe computer.
Message Bar folosit la configurarea opiunii de afiare /ascundere a barei de mesaje
Privacy Options folosit pentru a activa sau dezactiva aciuni din Access legate de accesul la help-
ul on-line, la programul Customer Improvement, determinarea problemelor cu programul
Access, n caz c nu funcioneaz corect, determinarea unor documente care provin de pe site-uri
nesigure.
2.2.19 Crearea tabelelor prin introducerea datelor
Tabela Acces poate fi creat n modul DataSheet View prin introducerea datelor, iar programul va
determina tipul de date corespunztor. Dup ce ai terminat de introdus datele, programul Access va cere
s salvai tabelul sub un nume:
Pentru a crea o tabel prin introducerea de informaii parcurgei urmtorii pai
1. Eticheta Create / butonul Table
2. Introducei datele.
3. Redenumii cmpul prin dubluclic pe numele su.
4. Salvai tabela cu ajutorul butonului Save de pe bara de instrumente cu acces rapid.

Introducei numele tabelei
Obs:
1) Programul Access creaz automat un cmp special ID de tip Autonumber (numerotare automat)
ca i cheie primar a tabelei.
2) Putei redimensiona limea coloanelor sau nlimea rndurilor tabelelor pentru a vizualiza
complet datele introduse la fel ca n Excel, prin glisare cu mouse-ul de marginea dintre cmpuri
sau rnduri sau clic dreapta pe numele coloanei/rndului i alegei comanda Column width /
Row height pentru a stabili o dimensiune exact.
2.2.20 Importul datelor n tabele
Dac datele necesare pentru o tabel se afl ntr-un alt fiier Access, Excel sau text, acestea pot fi
importate sau legate.
Cnd importai un tabel, se copiaz datele din locaia original ntr-un tabel din baza de date curent.
Cnd legai un tabel, datele rmn n locaia original, dar le putei afia i accesa. n cazul n care datele
din locaia original se schimb, modificrile vor fi vizibile i n tabela legat.
Pentru importa sau lega datele n Access 2010 utilizai eticheta External Data i unul din butoanele
Import: Saved Imports, Excel, Access, ODBC Database, TextFile, XML File sau More (SharePoint Lists,
Data services, HTML Document, Outlook Folder, dBase file) funcie de fiierul din care dorii s
importai datele.

Investete n oameni!
a) Importul datelor dintr-o alt baz de date Access:

1. Eticheta External Data / butonul Access
2. n fereastra Get External Data selectai baza de date cu ajutorul butonului Browse
3. Alegei opiunea de import sau legare (link)
4. Clic pe OK
5. Selectai tabelele (sau alte obiecte) dorite
6. Clic pe OK
7. Putei opta pentru salvarea pailor de import (n cazul n care dorii s importai i cu alt
ocazie aceleai obiecte) prin selectarea opiunii Save import steps. Dac nu dorii s salvai paii,
dai clic pe butonul Close.

Investete n oameni!
b) Importul datelor din fiiere text
1. Eticheta External Data / butonul Text files

2. n fereastra Get External Data selectai baza de date cu ajutorul butonului Browse
3. Alegei opiunea de import a datelor ntr-o tabel nou (Import the source data into a new table
in the current database) sau ntr-o tabel existent (Append a copy of the record to the table) sau
legare (Link to the data source by creating a linked table)
4. Alegei modul de delimitare a datelor cu ajutorul unui caracter (delimiter) sau cmpuri de
dimensiune fix (fixed width)
5. Dac datele sunt delimitate de un caracter separator, alegei acest caracter din fereastra
urmtoare: tab, punct i virgul, virgul, spaiu sau precizai alt caracter. Tot n aceast fereastr
indicai dac primul rnd conine antetul de tabel (First Row Contains Field Names)

Investete n oameni!
6. La pasul urmtor, precizai pentru fiecare cmp denumirea (Field Name), tipul de date
(Data Type), indexarea (Indexed ) sau opiunea de a nu importa acest cmp (Do not import
field). Trecerea la urmtorul cmp se face prin clic pe coloana respectiv din tabel.
n cazul n care importul informaiilor dintr-un cmp e sensibil la setrile de limb ale
calculatorului, folosii butonul Advanced pentru a face coreciile aferente (ex. text delimitat de
ghilimele, data n format DMY, punctul ca separator de mii sau virgula separator zecimal).
7. La pasul urmtor precizai cheia primar a tabelei. Dac dorii ca programul Access s creeze
un cmp ID n care s numeroteze automat nregistrrile alegei opiunea Let Access add primary
key. Alte variante sunt s stabilii ca un cmp introdus deja s fie cheie primar (Choose my own
primary key) sau s nu stabilii nici o cheie primar (No primary key).

Investete n oameni!
8. La urmtorul pas dai un nume tabelei:
9. La ultimul pas, putei opta pentru salvarea pailor de import (Save import steps).
c) Importul datelor din fiiere Excel
1. Eticheta External Data / butonul Excel

2. n fereastra Get External Data selectai fiierul cu ajutorul butonului Browse
3. Alegei opiunea de import a datelor ntr-o tabel nou (Import the source data into a new table
in the current database) sau ntr-o tabel existent (Append a copy of the record to the table) sau
legare (Link to the data source by creating a linked table)

Investete n oameni!
4. La pasul urmtor bifai opiunea First Row Contains Column Heading dac tabelul importat are
ca prim rnd antetul de tabel cu denumirir de cmpuri.
5. La pasul urmtor, precizai pentru fiecare cmp denumirea (Field Name), tipul de date
(Data Type), indexarea (Indexed ) sau opiunea de a nu importa acest cmp (Do not import
field).
6. La pasul urmtor precizai cheia primar a tabelei cmp creat de Access, un cmp al tabelei
sau tabel fr cheie primar.
7. Precizai numele sub care va fi importat tabela:

Investete n oameni!
8. Alegei dac dorii s salvai paii de import sau nu.
3. RELAII
Datele dintr-o baz de date sunt pstrate n mai multe tabele. Pentru a avea o imagine de ansamblu asupra
datelor, acestea trebuie corelate.
De exemplu, datele din baza de date compania.accdb sunt pstrate n 4 tabele. Pentru a vedea angajaii
din fiecare departament, e necesar vizualizarea datelor din tabelele angajati i departamente. Acest lucru
poate fi realizat prin crearea legturilor (relaiilor) ntre tabele.
Legturile sunt unul dintre cele mai utile elemente ale programului i se bazeaz pe conceptul de baze de
date relaionale.
3.1 Divizarea datelor n mai multe tabele

Un principiu n crearea bazelor de date este ca datele pstrate n tabele s nu fie duplicate. Acest principiu
este deosebit de util n meninerea consistenei datelor i reprezint un element important n analiza
datelor. Duplicarea informaiilor e un mare inconvenient n pstrarea consistenei, deoarece dac o
informaie trebuie modificat, aceasta trebuie modificat nu ntr-un singur loc, ci peste tot unde ea apare.

Investete n oameni!
Pentru a respecta acest principiu, informaia trebuie divizat n liste unice de date, corelate ntre ele. Prin
prin cmpuri comune.
3.2 Chei primare i chei strine

Pentru a stabili o relaie ntre dou tabele, se va folosi cheia primar dintr-o tabel pentru a stabili o
legtur cu cealalt tabel. n tabela secundar va trebui s existe un cmp similar (de multe ori cu acelai
nume) cu cheia primar din tabela primar. Acest cmp din tabela secundar se numete cheie strin sau
extern.
De exemplu, pentru a stabili o relaie ntre tabelele Departamente i Angajati, cmpul ID Departament
(cheia primar din tabela Departamente) a fost introdus n tabela Angajai din faza de proiectare a tabelei,
cu acelai tip de date ca i cheia primar. Acest cmp este cheie strin pentru tabela Angajai i va fi
folosit pentru a stabili o legtur ntre aceast tabel i tabela Departamente.
3.3 Tipuri de relaii

ntr-o baz de date relaional pot exista trei tipuri de relaii:
Unu la mai muli (One-to-Many): unei nregistrri din prima tabel i corespund zero, una, sau
mai multe nregistrri din tabela secundar. (De ex: un departament are mai muli angajai, o
locaie are mai multe departamente, pentru un tip de post sunt mai muli angajai, la un curs sunt
mai muli cursani, etc.)
Unu la unu (One-to-One): unei nregistrri din prima tabel i corespund zero, sau o
nregistrare din tabela secundar. (De ex: un departament are cel mult un manager de
departament, o firm are un singur director general, etc.)
Mai muli la mai muli (Many-to-Many): mai multor nregistrri din prima tabel le corespund
zero, una, sau mai multe nregistrri din tabela secundar. Acest tip de relaii sunt utilizate mai rar,
i nu poate fi definit n Access direct, ci doar cu ajutorul unei tabele suplimentare.
3.4 Crearea legturilor

1. nchidei toate tabelele sau alte obiecte din baza de date deschise.
2. De pe eticheta Database Tools alegei comanda Relationships
3. Va apare fereastra Relationships, de unde vom alege comanda Show Table, pentru a ne afia
tabelele pe care dorim s le legm. Selectm tabelele dorite (ex. Angajai i Departamente) i dm
clic pe Add. nchidem fereastra Show Table.

Investete n oameni!
4. Dai clic pe cheia primar din tabela Departamente (tabela primar) i glism de acest cmp peste
cmpul cu acelai nume din tabela Angajai. Va aprea fereastra Edit Relationships care va afia
faptul c dorim s legm tabelele Departamente i Angajai prin cmpul ID Departament. Tipul
de relaie este One-to-Many sau One-to-One este determinat de Access pe baza proprietilor de
cheie primar sau index a cmpului n cele dou tabele. n acest exemplu, cmpului ID
Departament este cheie primar a tabelei Departamente, iar n tabela Angajai cmpul ID
Departament este index cu duplicate, aadar tipul de relaie este One-to-Many.
5. Apsai butonul Create al ferestrei Edit Relationships. Observai legtura dintre cele dou
tabele.
6. nchidei fereastra Relationships i salvai aranjarea.
3.5 Editarea legturilor

3. Selectai legtura pe care dorii s o editai i apsai butonul Edit Relationships.
3.6 tergerea legturilor

3. Clic dreapta pe legtur i alegei opiunea Delete
3.7 Integritate referenial

n plus fa de crearea de legturi ntre tabele, avei posibilitatea de a impune reguli pe aceste legturi. De
exemplu, dac nu dorii s avei n tabela angajai ai unui departament inexistent, regula de integritate
referenial impus pe relaie va fi soluia optim.
Regula de integritate referenial specific faptul c nu pot fi nregistrri n tabela secundar care nu au un
corespondent n tabela primar. Cu alte cuvinte, nu putem avea n tabela Angajai o nregistrare la care ID

Investete n oameni!
Departament este 1000, valoare inexistent n cmpul ID Departament din tabela Departamente.
Regula de integritate referenial poate fi impus dac sunt ndeplinite urmtoarele condiii:
Cmpul de legtur dintre cele dou trebuie s aib acelai tip de date n ambele tabele
Dac sunt date introduse n cele dou tabele, acestea trebuie s respecte regula de integritate
referenial. n caz contrar, regula nu poate fi impus i va aprea un mesaj de eroare.
Pentru a impune aceast regul procedai astfel:

3. Selectai legtura pe care dorii s o editai i apsai butonul Edit Relationships.
4. Bifai opiunea Enforce Referential Integrity, ca n imaginea de mai jos.
5. Clic pe OK.
3.8 Actualizarea i tergerea n cascad

Impunerea regulii de integritate referenial are dou implicaii:
Prevenirea modificrii valorii cheii primare pentru nregistrrile care au un corespondent n alt
tabel
Prevenirea tergerii unei valori pentru cheia primar care are corespondent n alt tabel
Aceste dou implicaii pot fi modificare cu ajutorul opiunilor Cascade Update Related Fields i respectiv
Cascade Delete Related Records, activate n fereastra Edit Relationship dup impunerea regulii de
integritate referenial.
Activarea opiunii Cascade Update Related Fields are urmtorul efect: la modificarea n tabela primar a
valorii cheii primare, se va modifica automat valoarea i n tabela legat.
Activarea opiunii Cascade Delete Related Recors are urmtorul efect: la tergerea din tabela primar unei
nregistrri, toate nregistrrile corespunztoare din tabela legat vor fi terse.
4. INTEROGRI
Interogrile se folosesc pentru a vizualiza, modifica i analiza datele n diverse moduri. De asemenea ele
pot fi utilizate ca surs de date pentru formulare i rapoarte.
Dup crearea tabelelor, introducerea datelor sau importul acestora n surse externe i stabilirea relaiilor
ntre tabele, suntei pregtii pentru analiza datelor. n aceast seciune va fi prezentat cel mai utilizat tip
de interogare cea de selecie. Celelalte tipuri de interogri vor fi prezentate detaliat n capitolul urmtor.
Interogarea de selecie regsete datele din una sau mai multe tabele pe baza unui criteriu specificat i le
afieaz n ordinea dorit.

Investete n oameni!
4.1 Crearea unei interogri

Pentru a crea o interogare parcurgei urmtorii pai:
1. De pe eticheta Create alegei opiunea Query Design.
2. Va apare fereastra Query i fereastra Show Table. Alegei din fereastra Show Table tabela sau
tabelele pe care dorii s le utilizai n interogare i dai clic pe Add. Dup adugarea tuturor
obiectelor nchidei fereastra Show Table.
3. n partea superioar a ferestrei observai tabela/tabelele selectate. Alegei cmpurile pe care dorii
s le vedei n interogare prin dublu clic pe numele cmpului din partea superioar. Cmpurile
alese le vei observa n partea de jos a ferestrei.
4. Salvai interogarea cu butonul Save.
5. Vizualizai rezultatul interogrii cu ajutorul butonului View / DataSheet view aflat pe eticheta
Design.

Investete n oameni!
6. Rezultatul va fi urmtorul.
4.2 Sortarea datelor

Sortarea datelor dintr-o interogare se realizeaz astfel:
1. Se deschide interogarea n modul de proiectare (clic dreapta pe numele interogrii i alegem
opiunea Design View sau dubluclic pe interogare, se va deschide n mod Open i dm clic pe
butonul View/Design View aflat pe eticheta Design.
2. Pe cmpul pe care dorim s efectum sortarea, dm clic pe zona Sort i alegem opiunea
Ascending sau Descending.
3. Salvai interogarea.
4.3 Adugarea criteriilor la o interogare

Pentru a aduga criterii cmpurilor unei nregistrri vom folosi operatorii <, >, <=, >=, <> (diferit),
And, Or, Not, Is Null, In, Like, Between.
1. Se deschide interogarea n modul de proiectare (Design View).

2. Pe cmpul sau cmpurile dorite scriem criteriile n zona destinat acestora.
Exemple:
1. Afiai angajaii din departamentul Financiar.
2. Afiai departamentele care nu sunt n judeul Timis.
3. Afiai persoanele angajate dup anul 2000 i care au salariul mai mic de 2500.

Investete n oameni!
Observaie: Dac scriei criteriile pe acelai rnd, acestea se vor aplica simultan (se va face
un AND ntre criterii). Dac le scriei pe rnduri diferite, ntre criterii se va aplica un OR.
4. Afiai angajaii din departamentele Achiziii, IT, Distribuie.

Observaie: Dac scriei criteriile pe rnduri diferite, ntre acestea se va aplica un OR.
sau
sau
5. Afiai angajaii care nu sunt n departamentele Achiziii, IT, Distribuie.
6. Afiai persoanele al cror nume ncepe cu V.
7. Afiai persoanele angajate ntre anii 2001 i 2003.
sau
8. Afiai cursanii care nu i-au ridicat diploma
9. Afiai cursanii care i-au ridicat diploma

Investete n oameni!
4.4 Modificarea cmpurilor unei interogri

Pentru a aduga cmpuri ntr-o interogare:
2. Dai dublu clic pe denumirea cmpului din tabelele afiate n partea superioar
3. Mutai cmpul n poziia dorit prin selectarea coloanei cmpului din partea de jos i glisarea
acestuia n noua locaie
Pentru a terge cmpuri ntr-o interogare:

2. Se selecteaz coloanei cmpului din partea de jos a ferestrei i se apas tasta Delete
Pentru a ascunde cmpuri ntr-o interogare:

2. Se elimin bifa de pe coloana cmpului respectiv, din partea de jos a ferestrei.
5. FORMULARE
Un formular este un obiect al bazei de date utilizat pentru a crea o interfa utilizator pentru informaiile
din baza de date. Un formular este utilizat pentru a introduce, edita sau afia informaii dintr-o tabel sau
interogare.
5.1 Crearea unui formular
5.1.1 Crearea unui formular utiliznd instrumentul Form (formular)
Pentru a crea rapid, cu un singur clic de mouse, un formular pe o tabel sau interogare, utilizai
instrumentul Form. Cnd se utilizeaz acest instrument, toate cmpurile din tabel/interogare sunt plasate
n formular. Formularul nou se poate utiliza imediat, sau se poate modifica n vizualizarea Layout sau n
vizualizarea Design pentru a fi mai util.
1. Selectai tabela sau interogarea pe care dorii s construii un formular

2. Clic pe butonul Form aflat pe fila Create.
3. Programul Access va crea formularul i l va afia n vizualizarea Layout.

Investete n oameni!
Dac tabela pe care dorii s construii formularul are o relaie de tip One-to-Many cu o alt tabel, atunci
programul va aduga o foaie de date la formular cu informaiile corelate din aceast tabel.
De exemplu, dac selectai tabela Departamente, care are o relaie de tip One-to-Many cu tabela Angajai,
la clic pe butonul Form se obine urmtorul formular, ce afieaz cte o nregistrare din tabela
Departamente i nregistrrile corelate din tabela Angajai evideniate n foaia de date din partea de jos a
formularului.
Observaie: Dac exist mai mult de o tabel care are o relie de tip One-to-Many cu tabela utilizat pentru a
crea formularul, Access nu va aduga nicio foaie de date la formular.
5.1.2 Crearea unui formular utiliznd Form Wizard (asistentul pentru formulare)
Dac dorii un control mai amnunit asupra cmpurilor introduse i a aranjrii elementelor pe formular,
utilizai varianta de creare a formularului cu Form Wizard.
1. Selectai tabela sau interogarea pe care dorii s construii formularul

2. Clic pe butonul Form Wizard aflat pe fila Create.
3. Programul Access va afia asistentul cu ajutorul cruia se construiete formularul.
4. Primul pas este selectarea tabelei/interogrii i a cmpurilor ce vor aprea pe formular. Dup
alegerea tabelei din lista Table/Queries, n zona Available Fields vor aprea toatel cmpurile
acesteia. Pentru ca un cmp s fie selectat a fi afiat pe formular, selectai-l din lista Available

Investete n oameni!
Field i apsai butonul . Dac dorii ca toate cmpurile s fie adugate pe formular,
apsai butonul . Dac dorii s eliminai un cmp din lista Selected Fields, selectai-l i
apsai butonul . Dac dorii s eliminai toate cmpurile din lista Selected Fields, dai clic
pe butonul .
5. Dup selectarea cmpurilor dorite apsai butonul Next.

6. La pasul urmtor, Access v cere s alegei modul de aranjare a elementelor pe formular.
Implicit i cel mai des utilizat e o aranjare de tip coloan. Dup alegerea unei opiuni, dai clic
pe Next.
7. La ultimul pas Access v cere s introducei un nume pentru formular. De asemenea, avei
posibilitatea de a deschide formularul n vizualizarea Layout (opiunea implicit) sau Design
(pentru a efectua modificri formularului).

Investete n oameni!
8. Dup ce ai dat clic pe Finish, Access va afia formularul n vizualizarea Layout.
5.1.3 Crearea unui formular utiliznd instrumentul Multiple Items
Dac utilizai instrumentul Multiple Items, formularul creat de Access se aseamn cu o foaie de date.
Datele sunt aranjate n rnduri i coloane i se pot vedea mai multe nregistrri la un moment dat. Un
formular creat cu instrumentul Multiple Items ofer mai multe opiuni de particularizare dect o foaie
de date, cum ar fi posibilitatea de a aduga elemente grafice, butoane i alte controale.

2. Clic pe butonul Multiple Items aflat n lista More Forms de pe fila Create.
3. Programul Access va afia un formular n vizualizarea Layout ca n imaginea de mai jos.
5.1.4 Crearea unui formular utiliznd instrumentul Split Form
Un formular creat cu instrumentul Split Form v ofer dou vizualizri ale datelor n acelai timp: o
vizualizare tip formular i o vizualizare de tip foaie de date pe aceeai tabel / interogare.
Un astfel de formular difer de o combinaie de formular/subformular prin faptul c cele dou
vizualizri sunt conectate la aceeai surs de date i sunt sincronizate permanent una cu cealalt.

Investete n oameni!
Selectarea unui cmp dintr-o parte a formularului selecteaz acelai cmp din cealalt parte a
formularului.
Se pot aduga, edita sau terge date din fiecare parte. Lucrul cu formulare ofer beneficiile ambelor
feluri de afiare ntr-un singur formular. De exemplu, se poate utiliza afiarea de tip foaie de date a
formularului pentru a localiza rapid o nregistrare, apoi se poate utiliza afiarea de tip formular pentru
a vizualiza sau edita nregistrarea.

2. Clic pe butonul Split Form aflat n lista More Forms de pe fila Create.
3. Programul Access va afia un formular n vizualizarea Layout ca n imaginea de mai jos.
5.1.5 Crearea unui formular utiliznd instrumentul Blank Form
Dac expertul sau instrumentele pentru construirea de formulare nu v sunt utile, se poate utiliza
instrumentul Blank Form pentru a construi un formular, de la zero. Acesta poate fi un mod de a
construi un formular, mai ales dac dorii s avei doar cteva cmpuri n formular.
1. Clic pe butonul Blank Form de pe fila Create.

2. Programul Access va crea un formular nou necompletat, afiat n vizualizarea Layout, iar n
partea dreapt va afia lista de cmpuri (Field List) din fiecare tabel pentru a putea selecta
cmpurile dorite a fi afiate pe formular.
3. Pentru a afia cmpurile din panoul drept, dai clic pe semnul plus din faa unei tabele.
4. Pentru a aduga un cmp pe formular, efectuai dubluclic pe el sau glisai-l pe formular.

Investete n oameni!
5.2 Deschiderea unui formular existent

Un formular poate fi deschis din panoul de navigare prin dublu clic. Acesta se va deschide n mod Open
(Form View).
Pentru a deschide un formular n vizualizarea Layout sau Design View sau chiar Open, executai clic
dreapta pe denumirea formularului i alegei opiunea dorit.
Observaie: putei modifica vizualizarea unui formular i cu ajutorul butoanelor de vizualizare aflate n
partea dreapt jos a formularelor.
5.3 Vizualizrile unui formular
5.3.1 Vizualizarea Layout
n aceast vizualizare se pot efectua modificri de proiectare la formular n timp ce date sunt afiate.
De exemplu, se poate ajusta dimensiunea casetelor text pentru ca datele s fie vizibile, se poate
introduce un logo, un titlu sau data curent.
Pentru a afia un formular n vizualizarea Layout, deschidei formularul i alegei opiunea Layout
View aflat n comanda View de le fila Home.

Investete n oameni!
Formularul va fi afiat ca n imaginea de mai jos. Pentru aceast vizualizare comenzile disponibile sunt
afiate n trei file contextuale: Design, Arrange i Format.
Pe fila Design sunt urmtoarele galerii:
Views ce conine comanda View de modificare a tipului de vizualizare afiat

Themes ce conine comenzile pentru modificarea temei formularului (Themes), a culorilor
afiate (Color) sau a fonturilor (Fonts)
Controls poate fi utilizat pentru inserarea unor controale adiionale pe formular (de ex. un
cmp calculat)
Header/Footer util pentru a insera n antet sau n subsol a unor elemente speciale: logo,
titlu, data i ora
Tools util pentru a introduce cmpuri noi pe formular (Add Existing Fields) sau pentru a
modifica proprieti ale obiectului selectat (Property Sheet)
Pe fila Arrange sunt urmtoarele galerii:
Table ce conine urmtoarele comenzi:

o Gridlines - pentru afiarea bordurilor unui element selectat
o Stacked pentru afiarea controalelor astfel: n stnga e numele controlului, n
dreapta e valoarea acestuia.

Investete n oameni!
o Tabular pentru afiarea controalelor astfel: n zona de antet e denumirea
controlului, iar n zona de detalii e valoarea acestuia
Rows and Columns ce conine urmtoarele comenzi:
o Insert Above - pentru inserarea unui rnd deasupra elementului selectat
o Insert Below - pentru inserarea unui rnd sub elementului selectat
o Insert Left - pentru inserarea unei coloane n stnga elementului selectat
o Insert Right - pentru inserarea unei coloane n dreapta elementului selectat
o Select Layout selecteaz toate controalele din tabelul curent
o Select Column selecteaz o coloan a tabelului
o Select Row selecteaz un rnd al tabelului
Merge/Split ce conine urmtoarele comenzi:
o Merge mbin mai multe rnduri/coloane ale unui tabel
o Split Vertically divide o celul a tabelului pe n dou celule pe vertical
o Split Horizontally divide o celul a tabelului pe n dou celule pe orizontal
Move ce conine urmtoarele comenzi:
o Move Up mut cu un rnd mai sus elementul selectat
o Move down mut cu un rnd mai jos elementul selectat
Position ce conine urmtoarele comenzi:
o Control Margins stabilete distana dintre textul afiat de control i marginile
acestuia
o Control Padding stabilete distana dintre elementul selectat i celula tabelului n
care este dispus
o Anchoring stabilete poziia i dimensiunea controlului n cadrul tabelului
Pe fila Format sunt urmtoarele galerii:
Selection ce conine urmtoarele comenzi:

o Caseta cu numele controlului (ex. ID Angajat) care poate fi uzilizat pentru a
identifica rapid un control de pe formular
o Select All selecteaz toate elementele de pe formular indiferent de poziia i
localizarea acestora
Font ce conine urmtoarele comenzi de formatare a controlului, similare cu cele alte
programele Office
Number conine comenzi de formatare a cmpurilor numerice, similare cu cele din Excel
Background are comenzile
o Background Image cu ajutorul creia se poate introduce o imagine pe fundalul
formularului
o Alternate Row Color ce coloreaz diferit rndurile pare i e util mai ales dac
formularul afieaz mai multe nregistrri simultan (afiare de tip multiple items)
Control Formatting are comenzile:
o Quick Styles, Change Shape i Shape Effects ce pot fi utilizate pentru a personaliza
butoanele de aciune
o Conditional Formatting ce deschide fereastra de formatare condiionat a valorilor
afiate de control
o Shape Fill utilizat pentru a aplica o culoare de fundal unui control
o Shape Outline utilizat pentru a aplica o culoare chenarului unui control

Investete n oameni!
5.3.2 Vizualizarea Design View
n aceast vizualizare se pot efectua modificri de proiectare a formularului mai complexe dect cele
din vizualizarea Layout. De aici se pot aduga noi controale i noi cmpuri la formular, iar
proprietile controalelor sunt disponibile n variant extins.
Pentru a afia un formular n vizualizarea Design, deschidei formularul i alegei opiunea Design
View aflat n comanda View de pe fila Home.
Formularul va fi afiat ca n imaginea de mai jos. Observai seciunile formularului: antet (Form
Header), detalii (Detail), subsol (Form Footer).
Pentru aceast vizualizare comenzile disponibile sunt similare cu cele de pe vizualizarea Layout, dar n
plus sunt apar comenzi noi.
Astfel, pe fila Design apar n plus:
controale suplimentare disponibile n galeria Controls

comanda Tab Order ce stabilete ordinea de parcurgere a controalelor de pe formular cu
ajutorul tastei Tab; comanda este util dac ai construit formularul de la zero
Subform in New Window afieaz subformularul selectat ntr-o fereastr nou
View Code afieaz fereastra pentru scrierea codului VBA
Convert Forms Macro to Visual Basic convertete codul nregistrat cu ajutorul unui
macro n cod Visual Basic.
Pe fila Arrange, pe lng obiectele ce sunt disponibile i pe vizualizarea Layout, apar i urmtoarele:
Remove Layout elimin aranjarea sub form de tabel a controalelor

Galeria Sizing & Ordering ce conine comenzile:
o Size / Space util pentru dimensionarea, spaierea sau gruparea controalelor
o Align folosit pentru alinierea uniform a mai multor controale selectate

Investete n oameni!
o Bring to Front aduce n fa un control ce se gsete afiat sub alt control
o Send to Back trimite un control n spatele celorlalte controale cu care este
suprapus
Pe fila Format nu sunt comenzi suplimentare fa de cele aprute n vizualizarea Layout.
5.4 Parcurgerea nregistrrilor

1. Se deschide formularul n mod Open
2. Parcurgerea nregistrrilor unui formular se poate efectua n mod similar parcurgerea unei
tabele, folosind butoanele de navigare aflate pe bara Records
5.5 Introducerea de noi nregistrri

2. Clic pe butonul de pe bara Records.
3. Se completeaz cmpurile cu valorile noii nregistrri.
5.6 Editarea nregistrrilor

2. Se parcurg nregistrrile cu ajutorul barei Records pn ajungem la nregistrarea dorit, sau se
caut o anumit nregistrare (a se vedea cutare informaiilor)
3. Se modific valorile existente cu noile valori
5.7 tergerea nregistrrilor

2. Ne poziionm pe nregistrarea pe care
dorim s o tergem
3. Dm comanda Delete / Delete Record
aflat pe fila Home.
4. Programul Access v va cere confirmarea
tergerii nregistrrii i v avertizeaz c nu
se poate anula operaiunea de tergere.
5. Clic pe Yes pentru a confirma tergerea.

Investete n oameni!
5.8 Cutarea informaiilor

Pentru a cuta informaii ntr-un formular se poate folosi cmpul de cutare aflat lng bara Records.

2. Se tasteaz criteriul dorit n caseta de cutare
3. La fiecare apsare a tastei Enter dup ce a fost scris criteriul, acesta va arta potrivirea urmtoare
O alt variant de a cuta, existent i n versiuni anterioare este cea de cutare cu ajutorul comenzii Find.
Aceasta poate fi apelat din mod Open, eticheta Home sau utiliznd combinaia de taste Ctrl+F.

2. Se apeleaz comanda Find
3. Se alege locul n care se va face cutarea: pe cmpul selectat (Current field) sau pe toate cmpurile
(Current Document)
4. Se alege varianta de potrivire (Match) cu criteriul: oriunde n cmp (Any part of the field), tot
cmpul (Whole field), nceputul cmpului (Start of the field).
5. Clic pe Find Next pentru a gsi urmtoarea potrivire.

n formulare, sortarea se face similar cu sortarea datelor n tabele. Se utilizeaz comenzile de sortare aflate
n galeria Sort & Filter de pe eticheta Home sau cele disponibile pe clic dreapta.
Pentru a elimina sortarea de pe o colon, utilizai comanda Remove Sort aflat pe eticheta Home, galeria
Sort & Filter.
5.10 Filtrarea datelor

Pentru a afia ntr-un formular doar nregistrrile care corespund unui anumit criteriu, putem folori
filtrele. Similar cu utilizarea filtrelor n tabele i n cazul formularelor pot fi accesate fie din eticheta Home,
galeria Sort & Filter, fie pe clic de dreapta pe cmpul pe care dorim s introducem filtrul.

Investete n oameni!
5.10.1 Filtre de selecie
1) Selectai cmpul pe care dorii s introducei filtrul

2) Clic pe comanda Selection de pe eticheta Home, galeria Sort & Filter
3) Alegei criteriul dorit din variantele afiate.
Dac ai ales varianta Equals Popa, se obine :
Pentru a elimina filtrul, dai clic pe butonul Filtered de pe bara Records sau alegei comanda Toggle
Filter de pe eticheta Home, galeria Sort & Filter.
Dac dorii s reaplicai filtrul, alegei din nou comanda Toggle Filter sau comanda Apply filter/Sort
aflat pe butonul Advanced de pe eticheta Home, galeria Sort & Filter.
Pentru a elimina definitiv filtrul, dai comanda Clear All Filters aflat pe butonul Advanced de pe
eticheta Home, galeria Sort & Filter.
5.10.2 Filtre avansate
Dac dorii s aplicai criterii complexe, pe mai multe cmpuri, o variant util este utilizarea filtrelor
avansate.
1) Clic pe comanda Filter by Form aflat pe opiunea Advanced de pe eticheta Home, galeria Sort
& Filter.
2) Apare fereastra de mai jos n care putei introduce criteriile dorite

Investete n oameni!
3) Pentru aplicarea filtrului, alegei comanda Toggle Filter.
Criterii de filtrare pot fi introduse i prin clic de dreapta pe cmpul dorit. Pot fi impuse comenzile
specifice filtrelor de selecie ce apar i pe panglic, dar i criterii complexe utiliznd comenzile Text Filters,
Number filters sau Data Filters ce apar funcie de tipul de date al cmpului.
5.11 Modificarea informaiilor din antetul/subsolul formularului
5.11.1 Introducerea unui logo n antet:

1) Deschidei formularul n vizualizarea Layout.
2) De pe fila Design alegei comanda Logo. Va apare fereastra Insert Picture cu ajutorul creia
selectai imaginea dorit.

Investete n oameni!
3) La clic pe OK observai c imaginea este introdus n antet, naintea titlului.
4) Dac imaginea este afiat parial, vom modifica proprietile acesteia,

pentru a fi vizibil n ntregime. Dm clic pe comanda Property Sheet de pe
fila Design. n dreapta va aprea panoul Property Sheet. Selectm opiunea
Size Mode i modificm valoarea la Zoom sau Stretch.
5.11.2 Modificarea titlului formularului

2) De pe fila Design alegei comanda Title. Cursorul va aprea n caseta de titlu i putem tasta noul
titlu al formularului
5.11.3 Inserarea datei curente n antetul formularului

2) De pe fila Design alegei comanda Date and Time. Va aprea fereastra Date and Time cu ajutorul
creia putem selecta modul de afiare a datei curente, respectiv al timpului. Dac data sau ora nu
dorim s o afilm, dezactivm caseta Include Date, respectiv Include Time.
3) Programul Access va introduce data n partea dreapt a antetului formularului, ca n imaginea de

mai jos.
5.12 Modificarea cmpurilor unui formular

5.12.1 tergerea unui cmp de pe formular:
1) Se deschide formularul n vizualizarea Layout.

Investete n oameni!
2) Se selecteaz cmpul respectiv i se apas tasta Delete.
5.12.2 Inserarea unui cmp pe formular:

2) Se afieaz Lista de cmpuri (Design / Add Existing Fields), dac aceasta nu este vizibil. n cazul
n care cmpul dorit nu este n tabela afiat, dai clic pe comanda Show all tables din panoul
Field List.
3) Efectuai dublu clic pe cmp sau glisai-l pe formular.
4) n cazul n care cmpul introdus se suprapune cu alt cmp, utilizai sgeile de pe tastatur sau
mouse-ul pentru a-l deplasa. Redimensionai cmpurile cu ajutorul mouse-ului, astfel nct s se
integreze cu celelalte cmpuri. Dac este necesar, utilizai vizualizarea Design i comenzile
Size/Space sau Align de pe fila Arrange.
5.13 Formatarea condiionat

Dac dorii ca un cmp s fie formatat n culori diferite, funcie de valoarea sa, procedai astfel:
2) Clic pe cmpul pe care dorii s efectuai formatarea.
3) Alegei comanda Conditional Formatting de pe fila Format.
4) Va apare fereastra urmtoare de unde alegei opiunea New Rule pentru a aduga o regul nou.

Investete n oameni!
5) n fereastra New Formatting Rule vei compune criteriul dorit. Alegei opiunea Check values in
the current record or use an expression dac dorii s afiai valorile formatate. Impunei criteriul
dorit prin selectarea din zona de criterii a operatorului (between, not between, equat to, not equal
to, greater then, less then, greater than or equal to, less than or equal to) i introducei valorile
dorite n casetele corespunztoare. Dup introducerea criteriului alegei opiunile de formatare:
ngroat, italic, subliniat, culoare pe fundal, culoare font. n zona Preview vei observa formatarea
aleas.
Alegei opiunea Compare to other records dac dorii s afiai n cmp o bar ce indic
procentul din valoarea maxim.
6) Dup impunerea condiiilor (n Access 2010 putei scrie maxim 50 de condiii), fereastra
Conditional Formatting Rules Manager va arta astfel:
7) La clic pe Ok, valorile formularului vor aprea formatate:

Investete n oameni!
5.14 Introducerea unor cmpuri calculate n formular

Pe formulare putem introduce i cmpuri calculate, pentru a vedea imediat un rezultat, fr a pstra
valoarea acestuia ntr-o tabel.
2) Se d clic pe controlul Text Box din lista de controale de pe fila Design
3) Se deplaseaz mouse-ul ntre elementele existente pe formular i se d clic n poziia n care dorim
s rmn controlul. Va apare un control nou cu denumirea Text.Nr (unde Nr e un numr) i o
caset goal n stnga.
4) Modificm denumirea controlului ntr-una sugestiv prin dublu clic.
5) Pentru a introduce o expresie n caseta alturat, o selectm i afim

proprietile acesteia (fila Design / Property Sheet). Dm clic pe eticheta Data i
clic pe butonul al proprietii Control Source.
6) Va aprea fereastra Expression Builder n care introducem calculul.

De exemplu, dorim s afilm o valoare majorat a salariului cu 10%. Expresia va fi n acest caz: =
110/100 * [Salariu]
Observai c salariu este scris ntre paranteze drepte pentru a fi recunoscut ca i cmp.
n caz contrar, e un text oarecare.
7) Acum valoarea afiat de cmp reprezint 110% din salariu, dar nu e formatat astfel
nct s afieze valoarea monetar. Pentru acest lucru, din lista de proprieti dm clic

Investete n oameni!
pe eticheta Format i alegem opiunea Currency.
8) Rezultatul va fi urmtorul:
5.15 Crearea unui formular de cutare

De multe ori este util s vizualizm informaii legate de o anumit nregistrare pe care s o selectm dintr-
o list, fr a folosi comenzile de cutare.
De exmplu, pentru a vedea informaiile despre un anume angajat, dorim s-i selectm numele din lista
angajailor i automat s fie vizibile datele sale. Pentru a realiza acest lucru vom introduce o caset de tip
list derulant n antetul formularului. Caseta va fi legat de coninutul formularului prin cmpul cheie
primar al tabelei afiate de formular (pentru a identifica n mod unic nregistrarea) i va afia numele
angajailor.
1) Deschidem tabela n mod Layout
2) De pe fila Design alegem controlul de tip Combo Box
3) Imediat ce dm clic n zona de titlu a formularului va apare urmtoarea fereastr, de unde alegem
opiunea Find a record on my form based on the values I selected in my combo box i trecem la
urmtorul pas.
4) La acest pas alegem cheia primar i cmpul ale crui valori dorim s fie vizibile n lista de
derulare.

Investete n oameni!
5) Ajustm limea coloanei cmpului astfel nct acesta s fie vizibil. Cmpul cheie primar va fi
ascuns.
6) La acest ultim pas introducem un text ce va fi afiat naintea casetei de derulare.
7) Dac este cazul, redimensionai casetele astfel nct acestea s fie vizibile i aranjate
corespunztor.
8) Comutai n vizualizarea Open
9) Selectai din lista derulant persoana ale crei date dorii s le vedei. Rezultatul este urmtorul:

Investete n oameni!
6. RAPOARTE
Rapoartele sunt utilizate pentru a vizualiza, formata i rezuma informaiile pstrate n baza de date.
Rapoartele reprezint o modalitate de a distribui sau prezenta informaii pe hrtie, n format PDF sau prin
export ctre alte formate de fiiere.
n Access 2010 modulul de construire a rapoartelor a fost mult mbuntit fa de varianta 2003, astfel
nct acestea pot fi realizate rapid, cu cteva clic-uri de mouse. Rapoarte semnificative pot fi obinute uor
dac bazele de date au o structur de tabele i relaii ntre acestea bine proiectate.
Exemple de rapoarte:
6.1 Seciunile unui raport

n Access, structura unui raport este divizaz n seciuni. Acestea sunt cel mai bine evideniate n
vizualizarea Design View. n vizualizarea Layout acestea nu sunt evideniate, dar se pot selecta utiliznd
lista disponibil n galeria Selection a filei Format.

Investete n oameni!
Pentru a crea rapoarte utile, trebuie s nelegei cum funcioneaz fiecare seciune. De exemplu, seciunea
n care alegei s plasai un control calculat determin modul n care Access calculeaz rezultatele.
Seciunile unui raport sunt urmtoarele:
Antet raport (Report Header): Aceast seciune apare o singur dat, la nceputul raportului.
Utilizai antetul raportului pentru a afia informaiile care apar n mod normal pe o copert, cum
ar fi o sigl, un titlu sau data. Cnd introducei un cmp calculat care utilizeaz funcia Sum n
antetul raportului, suma se calculeaz pentru ntreg raportul. Antetul raportului se afieaz nainte
de antetul paginii.
Antet pagin (Page Header): Aceast seciune apare n partea de sus a fiecrei pagini. De
exemplu, utilizai un antet de pagin pentru a repeta titlul tabelului pe fiecare pagin.
Antet de grupare (Group Header): Aceast seciune apare la nceputul fiecrei grupri noi.
Utilizai antetul de grup pentru a imprima numele grupului. n exemplele de mai sus avei un
raport grupat dup numele departamentului, iar un altul grupat dup anul angajrii. Cnd
introducei un cmp calculat care utilizeaz funcia Sum n antetul grupului, suma se calculeaz
pentru grupul curent. ntr-un raport, pot exista mai multe seciuni de antet de grupare, n funcie
de numrul de niveluri de grupare adugate.
Detaliu (Detail): Aceast seciune apare o dat pentru fiecare rnd din sursa de nregistrri.
Acesta este locul n care se plaseaz controalele care formeaz corpul principal al raportului.
Subsol de grupare (Group Footer): Aceast seciune apare la finalul unei grupri de. Utilizai
un subsol de grupare pentru a afia informaii rezumative pentru un grup. ntr-un raport, pot
exista mai multe seciuni de subsol de grupare, n funcie de numrul de niveluri de grupare
adugate.
Subsol pagin (Page Footer): Aceast seciune apare la sfritul fiecrei pagini. Utilizai un
subsol de pagin pentru a afia numerele de pagin, data sau ale informaii ce vor aprea pe
fiecare pagin.
Subsol raport (Report Footer): Aceast seciune apare o singur dat, la sfritul raportului.
Utilizai subsolul de raport pentru a afia totalurile raportului sau alte informaii de rezumat
pentru ntreg raportul.
Observaie: n vizualizarea Design, subsolul raportului apare sub subsolul de pagin. ns, n celelalte
vizualizri (Layout, Report sau Preview), subsolul raportului apare deasupra subsolului de pagin, imediat
dup ultimul subsol de grupare sau linie de detaliu pe ultima pagin.
6.2 Crearea unui raport
6.2.1 Crearea unui raport utiliznd instrumentul Report (raport)

Pentru a crea rapid, cu un singur clic de mouse, un raport pe o tabel sau interogare, utilizai instrumentul

Investete n oameni!
Report. Aceasta este varianta de creare a unui raport similar cu varianta de creare a unui formular cu
ajutorul instrumentului Form.
Raportul creat astfel are toate cmpurile din tabel/interogare i se poate utiliza imediat, sau se poate
modifica n vizualizarea Layout sau n vizualizarea Design.
1. Selectai tabela sau interogarea pe care dorii s construii un raport

2. Clic pe butonul Report aflat pe fila Create.
3. Programul Access va crea raportul i l va afia n vizualizarea Layout.
Observaie: Dac tabela pe care dorii s construii raportul are o relaie de tip One-to-Many cu o alt
tabel, atunci programul Access nu va aduga o foaie de date cu informaiile corelate din aceast tabel,
aa cum procedeaz n cazul formularelor, ci se limiteaz la a crea un raport doar pe acea tabel.
6.2.2 Crearea unui raport utiliznd Report Wizard (asistentul pentru rapoarte)
Instrumentul Report Wizard, existent i n versiune anterioare ale programului Access v permite un
control mai bun al cmpurilor introduse, al aranjrii elementelor pe raport i al efecturii unor totaluri
ntr-un raport
1. Clic pe butonul Report Wizard aflat pe fila Create.

2. Programul Access va afia asistentul cu ajutorul cruia se construiete raportul.
3. Primul pas este selectarea tabelei/interogrii i a cmpurilor ce vor aprea pe raport
(similar cu alegearea cmpurilor din asistentul Form View)

Investete n oameni!
4. Urmtorul pas este alegerea unei grupri pentru raport. Dac tabela are o legtur cu alt
tabel, iar cmpul comun este printre cmpurile ce vor aprea pe raport, atunci Access v
indic automat o grupare pe cmpul respectiv. n mod similar, dac raportul este construit pe
o interogare din mai multe table, cmpurile provenite din tabela primar sunt plasate n zona
de grupare. Dac nu dorii ca datele s fie afiat grupat, dai clic pe butonul . Dac dorii
ca un alt cmp s grupeze datele raportului, selectai cmpul respectiv din lista din stnga i
dai clic pe butonul .
5. La aces pas se poate alege o sortare a cmpurilor raportului i, dac exist cmpuri numerice,
apare butonul Summary Options. La clic pe acest buton apare fereastra Summary Options de
unde putem alege una din funciile Sum, Avg, Min, Max pentru cmpurile numerice.
Calculele vor fi afiate n subsolul fiecrei grupri.
6. La aces pas putem alege un mod de aranjare al controalelor pe raport (seciunea Layout cu
opiunile Stepped, Block, Outline) i orientarea raportului.

Investete n oameni!
7. La ultimul pas vom introduce un titlu pentru raport.
8. Raportul va fi afiat n mod Print Preview i arat astfel:
Observaie: Pentru a aranja cmpurile raportului, astfel nct acestea s fie vizibile comutai la vizualizarea
Layout.

Investete n oameni!
6.2.3 Crearea unui formular utiliznd instrumentul Blank Report
Dac dorii s construii un raport de la zero, instrumentul utilizat va fi Blank Report.
1. Clic pe butonul Blank Report de pe fila Create.

2. Programul Access va crea un raport nou necompletat, afiat n vizualizarea Layout, iar n
partea dreapt va afia lista de cmpuri (Field List) din fiecare tabel pentru a putea selecta
cmpurile dorite a fi afiate pe raport.
3. Adugai cmpurile dorite pe raport prin dublu clic sau glisare .
4. Salvai raportul.
6.3 Deschiderea unui raport existent

Un raport poate fi deschis din panoul de navigare prin dublu clic. Acesta se va deschide n mod Open
(Report View).
Pentru a deschide un raport n vizualizarea Layout, Design, Print Preview sau Report executai clic
dreapta pe denumirea acestuia i alegei opiunea dorit.
Observaie: putei comuta oricnd vizualizarea unui raport i cu ajutorul butoanelor de vizualizare aflate n
partea dreapt jos a ferestrei.

Investete n oameni!
6.4 Vizualizrile unui raport
6.4.1 Vizualizarea Report
n vizualizarea Report putei observa datele raportului ntr-un mod apropiat afirii pe hrtie. n acest
vizualizare numrul de instrumente disponibile este redus, dar putei cuta i filtra informaiile afiate de
raport. .
6.4.2 Vizualizarea Print Preview
Acest mod de vizualizare v evideniaz datele aa cum vor fi ele tiprite. Avei la dispoziie urmtoarele
opiuni:
de stabilire a dimensiunii paginii, a marginilor i a ce se tiprete (Size, Margins, Show Margins,
Print Data Only)
de stabilire a modului de aranjare a paginii (Portrait, Landscape, Columns, Page Setup)
de vizualizare a informaiilor ce vor fi afiate (Zoom, One Page, Two Pages, More Pages)
de distribuire a raportului (Excel, Text, PDF sau XPS, E-mail, Word, HTML, SharePoint List,
ODBC, dBase)
6.4.3 Vizualizarea Layout
n aceast vizualizare se pot efectua modificri de proiectare la raport n timp ce date sunt afiate.
Vizualizarea este similar cu cea de la formulare.
Raportul este afiat ca n imaginea de mai jos. Pentru aceast vizualizare comenzile disponibile sunt afiate
n patru file contextuale: Design, Arrange, Format i Page Setup.

Investete n oameni!
Pe fila Design sunt urmtoarele galerii, multe similare cu cele de la formulare:
Views ce conine comanda View de modificare a tipului de vizualizare afiat

Themes ce conine comenzile pentru modificarea temei raportului (Themes), a culorilor afiate
(Color) sau a fonturilor (Fonts) - noutate n Access 2010
Grouping & Totals ce e extrem de util n a aduga sortri i grupri raportului, de a totaliza
datele sau de a ascunde detaliile
Controls poate fi utilizat pentru inserarea unor controale adiionale pe raport (de ex. un cmp
calculat)
Header/Footer util pentru a insera n antet sau n subsol a unor elemente speciale: numrul
de pagin, logo, titlu, data i ora
Tools util pentru a introduce cmpuri noi pe formular (Add Existing Fields) sau pentru a
modifica proprieti ale obiectului selectat (Property Sheet)
Pe filele Arrange i Format sunt disponibile aceleai galerii ca n cazul formularelor.
Fila Page Setup conine comenzi de stabilire a dimensiunii paginii, a marginilor, a ce se tiprete i a
modului de aranjare a paginii.
6.4.4 Vizualizarea Design View
n aceast vizualizare se pot efectua modificri de proiectare a raportului mai complexe dect cele din
vizualizarea Layout.

Investete n oameni!
Raportul va fi afiat ca n imaginea de mai jos. Observai seciunile raportului i cmpurile din fiecare
seciune.
Acelai raport afiat n vizualizarea Report arat astfel:
Pentru aceast vizualizare comenzile disponibile sunt similare cu cele de pe vizualizarea Layout pentru
rapoarte, cu apariia n plus a acelorai comenzi care exist i n vizualizarea Design a formularelor.
6.5 Sortarea datelor unui raport

Cea mai simpl variant de a sorta datele unui raport este afiarea lui n vizualizarea Layout, clic de dreapta
pe cmpul pe care dorim s efectum sortarea i alegerea comenzii de sortarea ascendent sau
descendent.
O alt variant este utilizarea comenzilor de grupare i sortare disponibile pe panglic:

1. Afiai raportul n modul de vizualizarea Layout
2. Clic pe comanda Group& Sort aflat n galeria Group & Totals
3. n partea de jos a ferestrei raportului observai apariia unei noi zone Group, Sort and Total
4. Pentru a sorta datele dai clic pe butonul Add a sort.

Investete n oameni!
5. Va apare o list de cmpuri din care selectai cel dup care dorii s efectuai sortarea.
Sortarea implicit este cea ascendent. Dac dorii o sortare descendent, alegei aceast
variant din lista a doua (add A on top) afiat dup numele cmpului.
Dac dorii s adugai un al doilea cmp pentru sortare, dai clic pe butonul Add a sort i
urmai aceeai pai.
Dac dorii s tergei sortarea, dai clic pe butonul de tergere aferent cmpului .
6. nchidei zona de sortare fie prin clic butonul de nchidere al zonei , fie prin clic pe
comanda Group& Sort de pe panglic.
6.6 Gruparea datelor unui raport

Gruparea datelor unui raport se realizeaz simplu prin clic dreapta pe cmpul dorit i alegerea opiunii
Group On.
O alt variant, similar cu sortarea datelor raportului este utilizarea comenzilor de grupare i sortare:
1. Afiai raportul n modul de vizualizarea Layout
2. Clic pe comanda Group& Sort aflat n galeria Group & Totals
3. n partea de jos a ferestrei raportului observai apariia unei noi zone Group, Sort and Total.
Dac pe acel raport avei deja o sortare, pentru a realiza o grupare corect, e indicat s
eliminai sortarea i s o efectuai dup crearea gruprii, astfel nct datele s fie sortate n
cadrul grupului.
4. Dai clic pe butonul Add a group.
5. Din lista ce apare selectai cmpul dup care dorii s grupai datele. Cmpul ales pentru
grupare va fi sortat automat.
6. Dac dorii s stabilii mai multe opiuni pentru grupare, dai clic pe butonul More.
7. Putei aduga un nou nivel de grupare folosind butonul Add a group sau sortai datele
folosind butonul Add a sort.
8. nchidei zona de grupare, sortare i totalizare.
6.7 Totalizarea datelor unui raport

Un total simplu pe un cmp al raportului se realizeaz prin clic dreapta pe cmpul dorit i alegerea opiunii
Total. O totalizare mai complex poate fi efectuat pe grupare, paii fiind prezentai n seciunea
anterioar.
6.8 Introducerea unui cmp calculat

De multe ori dorim s afilm n raport calcule care nu provin direct din cmpurile afiate. n acest caz
vom utiliza cmpuri calculate.

Investete n oameni!
Pentru a ntroduce n raport un cmp calculat, procedm ca i n cazul formularelor:
1) Se deschide raportul n vizualizarea Layout.
2) Se d clic pe controlul Text Box din lista de controale de pe fila Design
3) Se deplaseaz mouse-ul ntre elementele existente pe formular i se d clic n poziia n care dorim
s rmn controlul. Va apare un control nou cu denumirea Text.Nr (unde Nr e un numr) i o
caset goal.
4) Modificm denumirea controlului prin dublu clic.
5) Pentru a introduce o expresie n caseta n care dorim s efectum calculele, o

selectm i afim proprietile acesteia (fila Design / Property Sheet). Dm
clic pe eticheta Data i clic pe butonul al proprietii Control Source.
6) Va aprea fereastra Expression Builder n care introducem calculul.

De exemplu, dorim s afim valoarea salariului majorat cu 10%.
7) Valoarea afiat de cmp reprezint 110% din salariu, i dorim ca formatarea s

fie de tip Currency. Alegem din lista de proprieti opiunea Format i valoarea
Currency.
8) Rezultatul va fi urmtorul:

Investete n oameni!
9) Dac dorim ca i n subsolul de grupare s fie calculat suma salariilor majorate pe departament,
vom introduce un cmp calculat i n subsolul gruprii.
10) Dac apare o coloan n plus, ca n imaginea anterioar tergem coloana i implicit i cmpul de
text pentru denumirea noii celule. n cmpul calculat introducem expresia =SUM(1,1*[Salariu])
din Control Source, Expression Builder. Formatm cmpul pentru a afia valori monetare.
11) Dac dorim s avem i n subsolul de raport o centralizare a salariilor majorate pentru toate
departamentele, procedm similar ca la punctul anterior. Expresia va fi tot =SUM(1,1*[Salariu]) .
6.9 Export n alte formate

Exportul unui raport n Excel
1. Se deschide raportul n vizualizarea Print Preview

Investete n oameni!
2. Clic pe butonul Excel aflat n galeria Data
3. Apare fereastra de urmtoare de unde alegem calea i numele fiierului i respectiv
versiunea programului Excel n care dorim s-l exportm
4. La clic pe OK va apare o fereastr cu ajutorul creia putei salva paii de export.

5. Fiierul excel va avea un format asemntor cu imaginea de mai jos
Similar, raportul poate fi exportat n format Text, PDF, Word, HTML sau trimite pe e-mail ca sub oricare
din aceste formate.
7. INTEROGRI
7.1 Tipuri de interogri

Interogrile se folosesc pentru a vizualiza, modifica i analiza datele n diverse moduri. De asemenea, ele
pot fi utilizate ca surs de articole pentru formulare i rapoarte.
Interogrile sunt deosebit de utile pentru: reunirea datelor din mai multe tabele i sortarea lor ntr-o
anumit ordine, executarea de calcule asupra grupurilor de articole sau nsumarea, contorizarea sau
realizarea unui alt gen de totaluri, actualizarea datelor din tabele, tergerea sau adugarea.
n Microsoft Access exist urmtoarele tipuri de interogri:

1. Interogarea de selecie - este cel mai utilizat tip de interogare. Interogarea de selecie
regsete datele din una sau mai multe tabele i afieaz rezultatele ntr-o foaie de date. De
asemenea, putei folosi o interogare de selecie pentru a grupa articolele i a efectua nsumri,
contorizri, medii aritmetice i alte tipuri de totalizri.

Investete n oameni!
2. Interogarea cu parametru - este o interogare care la execuie afieaz propria sa caset de
dialog prin care solicit introducerea unor informaii suplimentare, cum ar fi criteriul pentru
regsirea articolelor sau valoarea pe care vrei s o inserai ntr-un cmp. Putei proiecta
interogarea pentru a solicita o valoarea minim i o valoare maxim, iar rezultatul interogrii
va fi dat de toate datele care sunt ntre valorile minime i maxime specificate de Dvs.
3. Interogarea de tip crosstab - afieaz valori rezumative (totaluri, contorizri i medii
aritmetice) pentru unul din cmpurile tabelei i le grupeaz dup anumite cmpuri. Aceste
interogri sunt apropiate ca i construcie de tabelel pivot din Excel.
4. Interogrile de aciune - permit modificarea mai multor nregistrri ntr-o singur operaie.
Exist patru tipuri de interogri de aciune:
Interogarea de tergere permite tergerea de nregistrri din una sau mai multe tabele.
Spre exemplu, putei folosi o astfel de interogare pentru a elimina toate produsele
epuizate sau acelea care nu sunt comandate.
Interogarea de actualizare asigur modificarea unor nregistrri din una sau mai
multe tabele. Spre exemplu, putei crete salariile cu 5% pentru persoanele dintr-o
anumit categorie.
Interogarea de adugare adaug nregistrri n una sau mai multe tabele.
Interogarea pentru crearea de tabele creeaz o nou tabel din toate datele sau
numai dintr-o parte a datelor, din una sau mai multe tabele. Interogrile pentru crearea
tabelelor se pot utiliza pentru: crearea unei tabele pentru a o export, crearea de rapoarte
care s afieze datele ncepnd cu o dat specificat, crearea unei tabele istoric care sa
conin toate articolele, etc.
7.2 Interogarea de selecie

Crearea unei interogri de selecie cu date din una sau mai multe tabele a fost prezentat n modulul 1
capitolul 4. Tot n cadrul aceluiai capitol a fost prezent modul de introducere a criteriilor ntr-o
interogare, sortarea datelor sau modificarea cmpurilor.
n acest paragraf vom extinde utilizarea interogrii de selecie prin adugarea de cmpuri calculate i
includerea totalurilor .
7.2.1 Introducerea de cmpuri calculate
n interogri putei defini cmpuri calculate, care s reflecte anumite expresii pe care dorii s le vizualizai.
De exemplu, pentru tabela Angajai, dorim s vedem cu ajutorul unei interogri numele i prenumele
persoanei (ntr-un singur cmp) i salariul majorat cu 10%.
Pentru a realiza acest lucru vom proceda astfel:

1. Crem o interogare de selecie utiliznd comanda Query Design a filei
Create
2. n vizualizarea Design, dm clic dreapta pe primul cmp i alegem opiunea
Build pentru a deschide fereastra Expression Builder i a construi formula.
3. n fereastra Expression Builder ncepem prin a da un nume cmpului pe care
dorim s-l calculm - Angajat, deoarece acesta nu este un cmp al tabelei, ci
un rezultat a mai multe cmpuri. Dup numele cmpului introducem
caracterul : i formula de calcul. Pentru a afia prenumele i numele persoanei, formula este
urmtoarea:

Investete n oameni!
4. Pentru a afia salariul majorat cu 10%, n cmpul urmtor, n Expression Builder, formula
este:
5. Rezultatul acestei interogri este:
n definirea expresiilor necesare n calcule avei la dispoziie urmtorii operatori:
Operatori matematici:
Operator Descriere
+ Adunare
- Scdere
* nmulire
/ mprire
^ Ridicare la putere (ex: 2^3 nseamn 2 la puterea 3, adic 8)
\ Rotunjete ambele expresii la numere ntregi i mparte expresia din stnga la
cea din dreapta. Rezultatul afiat este numr ntreg. (Ex. 3,25\1,75 semnific
prin rotunjire 3/2 = 1,5 iar ntregul afiat este 1).

Investete n oameni!
Mod Rotunjete ambele expresii la numere ntregi, divide primul numr la al doilea i
afieaz restul mpririi. (Ex. 3,25 Mod1,75 semnific prin rotunjire 3 Mod 2 ,
iar restul aceste mpriri ntregi este 1).
Operatori de comparare: <, <=, <>, =, >, >=, Between, In, Like
Opetatori logici
Operator Denumire Utilizare Descriere
And i Expr1 And Expr2 Rezultatul este adevrat dac ambele expresii
sunt adevrate
Or Sau Expr1 Or Expr2 Rezultatul este adevrat dac cel puin una din
expresii este adevrate
Eqv Echivalen Expr1 Eqv Expr2 Rezultatul este adevrat dac ambele expresii
sunt adevrate, sau albele sunt false
Imp Implicaie Expr1 Imp Expr2 Rezultatul este fals doar dac prima expresie
este adevrat i a doua este fals.
Not Negare Not Expr1 Rezultatul e adevrat dac expresia e fals
Xor Sau exclusiv Expr1 Xor Expr2 Rezultatul este adevrat dac una din expresii
este adevrat, dar e fals dac ambele sunt
adevtate sau ambele sunt false
Operatori de text: & (concatenare).
7.2.2 Utilizarea funciilor n cmpurile calculate
n calculele asupra datelor din tabele avem de multe ori nevoie de anumite funcii, mai ales daca v-ai
obinuit cu ele n Excel.
n Access 2010 avei la dispoziie funcii matematice, de text, de dat i or, de conversie, de informare.
Cteva dintre cele mai des utilizate funcii sunt prezentate n continuare.
a) Funcii de dat
Funcia Date returneaz data curent.

Sintax: Date()
Funcia Now returneaz data i ora curent.

Sintax: Now()
Funcia Time returneaz ora, minutul i secunda curent.

Sintax: Time()
Funcia DateAdd returneaz o dat la care un anumit interval a fost adugat.

Sintax: DateAdd (interval; number; date)
unde:

Investete n oameni!
interval reprezint unitatea de msur a intevalului dorit (lun, zi, an, or, etc.); valorile posibile
sunt: "yyyy" - an, "q" - trimestru, "m" - lun, "y" zi din an, similar cu "d", "d" zi, "w"
zi din sptmn, similar cu "d", "ww" sptmn, "h" or, "n" minut, "s"
secund
number numrul de intervale dorit; poate fi un numr pozitiv sau negativ
date data la care dorim s adugm intervalul
Exemple:
Scderea unei luni la data curent:
DataAdd ("m"; -1; Date())
Adugarea a trei ani la data curent:
DataAdd ("yyyy"; 3; Date())
Adugarea a dou zile la cmpul Data angajarii:
DataAdd ("d"; 2; [Data angajarii])
Funcia DateDiff returneaz diferena a dou date n intervalul de timp specificat.

Sintax: DateDiff (interval; Date1; Date2; FirstDayOfTheWeek; FirstWeekOfThe Year)
unde:
interval reprezint unitatea de msur a intevalului dorit; valorile posibile sunt: "yyyy" - an, "q" -
trimestru, "m" - lun, "y" zi din an, similar cu "d", "d" zi, "w" zi din sptmn,
similar cu "d", "ww" sptmn, "h" or, "n" minut, "s" secund
Date1 data pe care o vom scdea din a doua doua dat (data de start)
Date2 data din care va fi sczut prima dat (data de final)
FirstDayOfTheWeek indic a cta zi din sptmn pe care o considerai ca fiind prima (ex. 1
dac prima zi din sptmn e duminic, 2 dac prima zi din sptmn e luni, 3 dac e
mari, etc.); dac omitei acest argument, implicit prima zi din sptmn va fi considerat
duminic
FirstWeekOfTheYear indic prima sptmn din an; dac se consider c prima sptmn e cea
care include data de 1 ianuarie, atunci valoarea este 1, dac prima sptmn trebuie s
aib cel puin patru zile, atunci valoarea este 2, iar dac prima sptmn trebuie s fie
complet, de 7 zile, atunci introducei valoarea 3
Exemplu:
Anii vechime ai angajailor sunt:
DataDiff ("yyyy"; [Data angajarii]; Date(); 2; 2)
Funcia DatePart returneaz un interval specificat dintr-o dat.

Sintax: DateDiff (interval; Date; FirstDayOfTheWeek; FirstWeekOfThe Year)
unde:
interval reprezint unitatea de msur a intevalului dorit; valorile posibile sunt: "yyyy" - an, "q" -
trimestru, "m" - lun, "y" zi din an, similar cu "d", "d" zi, "w" zi din sptmn,
similar cu "d", "ww" sptmn, "h" or, "n" minut, "s" secund
Date - data din care dorim s exprimm intervalul
FirstDayOfTheWeek indic a cta zi din sptmn pe care o considerai ca fiind prima
FirstWeekOfTheYear indic prima sptmn din an
Exemple:
Anul curent este:
DataDiff ("yyyy"; Date())

Investete n oameni!
Trimestrul curent este:

DataDiff ("q"; Date())
Luna angajrii este:
DataDiff ("m"; [Data angajarii])
Ziua angajrii este:
DataDiff ("d"; [Data angajarii])
Funcia DateSerial returneaz o dat calendaristic din trei valori numerice corespunztoare pentru an,
lun, zi.
Sintax: DateSerial(year; month; day)
unde: year anul, month luna i day - ziua
Exemplu:
Data calendaristic rezultat din anul 1990, luna 11 i ziua 5 este:
DateSerial (1990; 11;5)
Observaie: funcia similar pentru or este TimeSerial.
Funcia DateValue returneaz o dat calendaristic dintr-un text ce reprezint o dat.

Sintax: DateValue(expression)
unde: expression un ir de caractere ce reprezint o dat sau or;
Exemple:
Data calendaristic aferent textului "martie 12,1990":
DateValue("martie 12,1990")
Data calendaristic aferent textului "martie,1990":
DateValue("martie,1990")
Observaie: funcia similar pentru or este TimeValue.
Funciile Day, Month, Year returneaz ziua, luna i respectiv anul dintr-o dat calendaristic.
Sintax: Day(date), Month (date), Year (date)
unde: date data calendaristic;
Exemple:
Ziua, luna i anul aferente datei angajrii sunt:
Day([Data angajarii])
Month([Data angajarii])
Year([Data angajarii])
Funciile Hour, Minute, Second returneaz ora, minutul i respectiv secunda dintr-o or precizat.
Sintax: Hour(time), Minute(time), Second(time)
unde: time ora (eventual i data) specificat;
Exemple:
Ora, minutul i secunda curente sunt:
Hour(Now())
Minute(Now())
Second(Now())

Investete n oameni!
monthname, weekday, weekdayname
Funcia MonthName convertete un numr ntre 1 i 12 n numele lunii respective. Valorile mai mici
ca 1 i mai mari dect 12 vor genera o eroare.
Sintax: MonthName(month; abbreviate)
unde:
month un numr ntre 1 i 12 ce reprezint luna
abbreviated dac se introduce 1, luna va fi scris abreviat, iar dac se omite, luna va fi scris
complet
Exemplu:
Numele lunii a 3-a, scris abreviat este:
MonthName(3;1)
Funcia Weekday returneaz un numr ntre 1 i 7 ce reprezint ziua din sptmn.

Sintax: Weekday(date; FirstDayOfTheWeek)
unde:
date data calendaristic
FirstDayOfTheWeek prima zi din sptmn; dac aceasta este duminic, se omite sau se
introduce 1, dac e luni, se introduce 2, dac e mari valoarea e 3, etc.
Exemplu:
Data curent este n a cta zi din sptmn:
Weekday(date();2)
Funcia WeekdayName convertete un numr ntre 1 i 7 n numele zilei respective. Valorile mai mici
ca 1 i mai mari dect 7 vor genera o eroare.
Sintax: WeekdayName(day; abbreviate, FirstDayOfTheWeek)
unde:
day un numr ntre 1 i 7 ce reprezint ziua
abbreviated dac se introduce 1, ziua va fi scris abreviat, iar dac se omite, ziua va fi scris
complet
FirstDayOfTheWeek prima zi din sptmn; dac aceasta este duminic, se omite sau se
introduce 1, dac e luni, se introduce 2, dac e mari valoarea e 3, etc.
Exemplu:
Numele zilei curente este :
WeekdayName(Weekday(date()2);0;2)
b) Funcii de text
Funcia LCase convertete un ir de caractere n minuscule

Sintax: LCase(string)
unde:
string ir de caractere
Exemplu:
Prenumele angajailor, scris cu minuscule este :

Investete n oameni!
LCase([Prenume])
Funcia UCase convertete un ir de caractere n majuscule

Sintax: UCase(string)
unde:
Exemplu:
Numele angajailor, scris cu majuscule este :
LCase([Nume])
Funcia StrConv convertete un ir de caractere n litere mari, litere mici sau prima liter majuscul i
restul litere mici.
Sintax: StrConv(string, conversion)
unde:
conversion specific tipul de conversie: 1 majuscule, 2 litere mici, 3 prima liter din
cuvnt e mare, restul mici
Exemplu:
Convertii numele astfel nct prima liter s fie mare, restul mici :
StrConv([Nume];3)
Funcia Left returneaz un numr specificat de caractere de la nceputul unui ir de caractere

Sintax: Left(string, lenght)
unde:
lenght numrul de caractere ce va fi extras
Exemplu:
Primele 2 caractere din ID Post sunt :
Left([ID Post];2)
Funcia Len returneaz numrul de caractere al unui ir (lungimea acestuia)

Sintax: Len(string)
unde:
Exemplu:
Lungimea irului de caractere aflat n cmpul ID Post este :
Len([ID Post])
Funcia Mid returneaz un numr de caractere din interiorul unui ir de caractere

Sintax: Mid(string, start, [length])
unde:
start un numr ce reprezint poziia de la care ncepe extragerea
lenght - numrul de caractere ce va fi extras

Investete n oameni!
Exemplu:
Extragei din CNP anul naterii:
Mid([CNP],6,2)
Funcia Right returneaz un numr specificat de caractere de la sfritul unui ir de caractere

Sintax: Right(string, lenght)
unde:
lenght numrul de caractere ce va fi extras
Exemplu:
Ultimele 3 caractere din ID Post sunt :
Left([ID Post];3)
Funciile Trim, LTrim, RTrim elimin spaii dintr-un ir de caractere. Funcia Trim elimin spaiile
de la nceputul i sfritul irului, funcia LTrim elimin spaiile doar de la nceputul irului, iar RTrim de
la final.
Sintax: Trim(string) , LTrim(string), RTrim(string)
unde:
Exemplu:
Eliminai spaiile din cmpul nume :
Trim([Nume])
Funcia InStr caut un ir de caractere n alt ir i returneaz poziia n care l-a gsit
Sintax: InStr(start, string, stringmatch, compare)
unde:
start poziia de la care ncepe cutarea; valoarea implicit este 1
string irul de caractere n care se caut
stringmatch irul de caractere cutat
compare dac e valoarea 1 sau e omis, cutarea se face fr a ine cont de literele mari sau mici;
dac e 0, cutarea va ine cont dac literele sunt mari sau mici
Exemplu:
Pe a cta poziie este caracterul @ n adresa de e-mail :
InStr(1;[E-mail];"@")
Pe a cta poziie este primul caracter . din adresa de e-mail :
InStr(1;[E-mail];".")
Funcia Replace caut un ir de caractere n alt ir i n nlocuiete cu alt ir.

Sintax: InStr(string, find, replace, start, count, compare)
unde:
string irul de caractere n care se caut
find irul de caractere care va fi cutat
replace irul de caractere cu care va fi nlocuit caracterul cutat
start poziia de la care ncepe cutarea; valoarea implicit este 1

Investete n oameni!
count de cte ori se va face nlocuirea; implicit aceasta se va face de fiecare dat
Exemplu:
nlocuii n adresa de e-mail punctul din numele utilizatorului cu semnul "_" :
Replace([E-mail];".";"_";1;1)
Funcia StrComp compar dou iruri de caractere i returneaz:

-1 dac irul 1 e mai mic dect irul 2
0 dac irurile sunt egale
1 dac irul 1 este mai mare dect irul 2
Null dac irul 1 sau 2 este null
Sintax: StrConv(string1, string2, compare)
unde:
string1 ir de caractere
string2 ir de caractere
Exemplu:
Comparai numele cu textul "Popa", fr a ine cont de litere mari sau mici :
StrConv([Nume]; "Popa")
c) Funcii matematice
Funcia Round rotunjete o valoare la un anumit numr de zecimale. Dac precizia e zero, rotunjirea
se va face la numr ntreg aceasta este i varianta implicit.
Sintax: Round(number, numdecimalplaces)
unde:
number numr
numdecimalplaces numrul de zecimale
Exemplu:
Afiai salariile angajailor la valoarea n Euro de 4,25 lei, cu o aproximare de 2 zecimale :
Round ([Salariu]/4,25; 2)
Funcia Int rotunjete o valoare la un ntregul afiat. Rotunjirea se face totdeauna n jos.
Sintax: Int(number)
unde:
number numr
Exemplu:
Afiai salariile angajailor la valoarea n Euro de 4,25 lei, ca valori ntregi:
Int ([Salariu]/4,25)
d) Funcii de informare

Investete n oameni!
Funcia IsDate returneaz true dac expresia este dat calendaristic i false n caz contrar
Sintax: IsDate(expression)
unde:
expression o valoare sau un cmp
Exemplu:
Verificai dac 12 mar 2010 este dat calendaristic :
IsDate ("12 mar 2010")
Funcia IsNumeric returneaz true dac expresia este numr i false n caz contrar
Sintax: IsNumeric(expression)
unde:
Exemplu:
Verificai dac "2,34,67"este numr :
IsNumeric("2,34,67")
Funcia IsNull returneaz true dac expresia conine date i fals n caz contrar
Sintax: IsNull(expression)
unde:
Exemplu:
Verificai dac n data angajrii sunt valori necompletate :
IsNull([Data angajarii])
e) Funcii de conversie
Funciile CBool, CCur, Cdate, CDbl, CInt, CLng,CSng, CStr convertesc expresia la tipul de date.
n caz c aceast conversie nu e posibil, afieaz un mesaj de eroare.
CBool convertete la valoare boolean true sau false
CByte convertete la Byte
CCur convertete la valoare monetar
CDate convertete la dat calendatistic
CDbl convertete la double
CInt convertete la integer
CLng convertete la long integer
CSng convertete la single
CStr convertete la ir de caractere
Sintax: IsFunctie(expression)
unde:
Exemplu:
Convertii la dat calendaristic expresia "12 mar 2010" :
CDate("12 mar 2010")

Investete n oameni!
7.2.3 Gruparea informaiilor (aggregate query)
a) Crearea unei interogri de totalizare

O interogare n care datele sunt grupate este utilizat pentru a obine centralizri ale datelor. De exemplu,
pentru a totaliza salariile angajailor sau a afla ci angajai sunt n fiecare departament, vom utiliza astfel
de interogri.
1. Creai o interogare folosind comanda Query Design de pe fila Create.

2. Afiai tabela Angajai n interogare.
3. Dai clic pe comanda Totals de pe fila Design. Observai apariia unei linii noi Total sub rndul
Table n partea de jos a ferestrei.
4. Pentru a afla totalul salariilor, selectai cmpul Salarii i de pe linia Total alegei funcia Sum.
5. Rezultatul va fi:
b) Gruparea datelor
Pentru a centraliza datele funcie de un anumit cmp, acesta trebuie introdus n interogare, iar n linia
Total opiunea va fi Group By.
Exemplu: Pentru a calcula salariile pe un departament, datele trebuie grupate dup ID Departament.
1. Deschidei interogarea precedent.
2. Adugai cmpul ID Departament i selectai opiunea Group By din linia Total.
3. Rezultatul este urmtorul:
Proiect: Actualizarea cunotinelor TIC ale angajailor din Regiunea V Vest Pag.
S.C. ETA2U S.R.L.
factor de cretere economic n regiune, POSDRU/37/3.2/G/22869 100
Investete n oameni!
Funcia Group By grupeaz toate nregistrrile care au aceeai valoare n cmpul respectiv. Atunci cnd
folosii aceast funcie trebuie s reinei c:
programul Access execut prima dat gruprile n interogare i apoi restul funciilor
se pot preciza mai multe comenzi de grupare (de exemplu, totalul salariilor pe departament i
pe tip de post)
programul sorteaz ascendent rezultatul dup cmpurile pe care se efectueaz gruparea, dac
nu e precizat opiunea descendent n cmpul respectiv
Exemplu: Afiai suma salariilor pe departamente i pe ID Post.

1. Deschidei interogarea precedent.
2. Adugai cmpul ID Post i selectai opiunea Group By din linia Total.
c) Funcii disponibile pentru centralizarea datelor
Sum efectueaz suma valorilor cmpului sau a gruprii

Avg efectueaz media valorilor cmpului sau a gruprii
Count numr elementele cmpuluii sau ale gruprii
Min determin valoarea minim corespunztoare cmpului sau gruprii
S.C. ETA2U S.R.L.
Investete n oameni!
Max determin valoarea maxim corespunztoare cmpului sau gruprii
First returneaz prima valoare ntlnit n cmpul respectiv sau n grupare
Last - returneaz ultima valoare ntlnit n cmpul respectiv sau n grupare
Toate aceste funcii igor toate valorile necompletate din cmp
Exemplu: Afiai suma i media salariilor pe departamente:
Observaie: pentru a da o denumire cmpului pe care se efectueaz centalizri, denumirea se scrie n linia
Field, urmat de caracterul ":" i de numele cmpului din tabel utilizat n centralizare.
d) Utilizarea criteriilor
n interogrile ce efectueaz centralizri, putem introduce criterii. De exemplu, pentru a determina totalul
salariilor pentru departamentul Financiar, vom stabili impune acest criteriu pe cmpul Nume
departament, ca n exemplul urmtor:
Observaie: Dac dorim s impunem un criteriu pe un cmp ce nu e utilizat n grupare sau n centralizare,
atunci pentru acel cmp, pe linia Total vom alege opiunea Where.
Exemple:
Afiai totalul salariilor pentru departamentele Financiar i IT.
S.C. ETA2U S.R.L.
Investete n oameni!
Afiai totalul salariilor angajatilor din departamentul Financiar care nu sunt manageri.
Afiai totalul salariilor i al salariilor majorate cu 10% pentru angajaii din departamentul
financiar care nu sunt manageri.
e) Utilizarea centralizrilor n cmpuri
Dac dorii s efectuai propriile calcule ce utilizeaz rezultate ale centralizrilor, atunci vei insera un
cmp nou ce va conine calculul respectiv, iar pe linia Total, opiunea va fi Expression.
S.C. ETA2U S.R.L.
Investete n oameni!
Exemplu:
Afiai totalul salariilor i al salariilor majorate cu 10%, precum i diferena ntre salariul
minim i maxim pentru angajaii din departamentul financiar care nu sunt manageri.
7.3 Interogri de aciune
Interogrile de aciune sunt acele interogri cu ajutorul crora se pot efectua modificri asupra datelor din
tabele cu ajutorul unei singure operaii. De exemplu, majorai valoarea salariilor cu 5% pentru toi
angajaii cu peste 5 ani vechime.
Sunt patru tipuri de interogri de aciune:
interogri de tergere (delete) sunt acele interogri cu ajutorul crora se terg din tabele
nregistrrile care corespund unor criterii
interogri de actualizare (update) sunt acele interogri utilizate la modificarea valorilor
nregistrrilor care corespund anumitor criterii
interogri de adugare (append) sunt acele interogri care cu ajutorul crora se introduc
seturi de nregistrri n tabele
interogri de creare a tabelelor (make table) sunt acele interogri care creeaz o tabel
dintr-un set de date
7.3.1 Interogri de creare a unei tabele
O astfel de interogare creeaz o nou tabel cu datele dintr-o tabel existent. Tabela nou creat conine
nregistrri care respect anumite criterii. Crearea unei astfel de tabele (ex. produse retrase, preturi ale
produselor dintr-o anumit perioad, etc.) poate fi util atunci cnd dorii ca anumite date s le pstrai
separat, n scopul efecturii anumitor analize.
Observaie:
Atunci cnd construii o interogare de creare a unei tabele, trebuie s precizai numele noii tabele.
Dac precizai acelai nume cu al unei alte tabele, noua tabel va fi scris peste tabela existent, iar
datele din vechea tabel sunt pierdute, fr a putea fi recuperate. De aceea trebuie s v asigurai
c numele noii tabele nu este acelai cu al altei tabele.
S.C. ETA2U S.R.L.
Investete n oameni!
Datele din noua tabel nu sunt legate n nici un mod de datele din tabela din care au fost extrase.
Aadar, orice modificare n tabela surs nu va afecta datele din noua tabel-
De exemplu, dorim s crem o tabel nou cu numele departamentului, numele i prenumele angajatului,
funcia i salariu, vom proceda astfel:
1. Creai o interogare folosind comanda Query Design de pe fila Create.
2. Afiai tabelele i cmpurile dorite.
3. Apsai comanda Make table de pe fila Design

4. Va apare fereastra urmtoare, n care trebuie s precizai numele tabelei noi.
5. Dac dorii s revedei datele care vor fi introduse, apsai butonul View pentru a comuta la
vizualizarea DataSheet.
6. Pentru a executa interogarea i a crea tabela apsai pe butonul Run de e fila Design.
S.C. ETA2U S.R.L.
Investete n oameni!
7. Va aprea mesajul urmtor, ce v va indica faptul c n noua tabel vor fi introduse un numr de
nregistrri.
8. Noua tabel creat este urmtoarea:
Observaie:
n lista de interogri apare noua interogare cu o pictogram corespunztoare celei de creare a unei
tabele . Dac dai dublu clic pe interogare, sau clic dreapta i comanda Open, va
apare mesajul urmtor, prin care suntei atenionat c executai comanda de creare a unei noi
tabele, ceea ce duce la rescrierea tabelei Info analiza, deoarece acest nume pentru tabel este
reinut n interogare.
Pentru a deschide interogarea i a vedea structura acesteia, dai clic dreapta pe numele interogrii
i alegei comanda Design View.
Dac dorim s pstrm interogarea, dar s nu se execute de fiecare dat la dublu clic, o putem
transforma n interogare de selecie, prin clic pe butonul Select de pe fila Design.
O aplicaie important a interogrii de creare a unei table este utilizarea rezultatelor dintr-o interogare n
care centralizm date ca surs pentru noua tabel.
De exemplu: Rezultatele interogrii urmtoare, n care afim o centralizare a salariilor, salariilor majorate
i a diferenei maxime dintre acestea pentru angajaii care nu sunt manageri din toate departamentele,
dorim s le pstrm n tabela Info salarii.
1. Crem sau deschidem interogarea urmtoare:
S.C. ETA2U S.R.L.
Investete n oameni!
2. O transformm n interogare de creare a unei noi tabele prin clic pe butonul Make Table i
introducerea numelui tabelei.
3. Executm interogarea prin clic pe Run.
4. Efectum transformarea invers, din interogare de creare de tabele n interogare de selecie.
Rmnem astfel cu o tabel ce conine informaiile centralizate la o anumit dat.
7.3.2 Interogri de tergere
Aceste interogri terg din tabele nregistrri ce corespund anumitor criterii. Dei nregistrrile se pot
terge i manual, de multe ori e util utilizarea acestor interogri pentru a fi mai eficieni.
De exemplu, dac avei o tabel cu mii de produse i dorii s eliminai produsele retrase de pe pia, o
astfel de interogare asigur consistena datelor rmase, adic vor fi terse toate nregistrrile care
corespund criteriului, celelalte rmnnd intacte.
Observaii:
Nu putei anula o operaie de tergere a nregistrrilor, de aceea trebuie s v asigurai c nu
tergei date n mod eronat.
Datorit faptului c datele nu pot fi recuperate, e util s v luai urmtoarele msuri de precauie
atunci cnd utilizai interogri de tergere:
o Verificai datele pe care dorii s le tergei n interogarea de selecie, nainte de a o
transforma n interogare de tergere i a executa tergerea.
o Verificai datele pe care dorii s le tergei n interogarea de selecie, transformai-o n
interogare de creare a unei tabele cu aceste date i creai tabela. Aceasta va conine
practic o copie de siguran a datelor ce vor fi terse. Trasnformai acum interogarea n
interogare de tergere i executai tergerea.
o Creai o copie de siguran a ntregii baze de date nainte de a efectua tergerea.
De exemplu, pentru a terge din tabela Info analiza angajaii cu salariile peste 5000, procedai astfel:
1. Creai interogarea de selecie corespunztoare:
S.C. ETA2U S.R.L.
Investete n oameni!
2. Verificai datele ce vor fi terse:
3. Transformai interogarea de selecie n interogare de tergere prin clic pe butonul Delete de pe

fila Design. Observai apariie rndului Delete n partea inferioar a ferestrei.
4. Apsai butonul Run de pe fila Design. Va apare fereastra urmtoare care v va avertiza c vor fi
terse un numr de nregistrri.
5. Deschidei tabela Info analiza i observai nregistrrile rmase.
Observaie: Atunci cnd interogarea de tergere o utilizai pentru a terge nregistrri dintr-o tabel pe
baza criteriilor stabilite pe cmpurile alte tabele, procedai ca n exemplul urmtor.
Dorim s tergem angajaii de pe postul de achizitor.
1. Se creeaz interogarea de selecie corespunztoare:
S.C. ETA2U S.R.L.
Investete n oameni!
2. Verificm datele ce vor fi terse:
3. Transformm interogarea de selecie n interogare de tergere
4. Executm interogarea prin clic pe Run. Va aprea urmtorul mesaj, care v cere s precizai tabela
din care se efectueaz tergerea. Acest mesaj apare deoarece n interogare sunt mai multe tabele.
5. tergei cmpurile Nume i Prenume din interogare i introducei cmpul * din tabela din care
dorim s efectum tergerea (tabela Angajai). Observai c n dereptul cmpului *, pe linia Delete
apare opiunea From, care indic tabela din care se efectueaz tergerea.
S.C. ETA2U S.R.L.
Investete n oameni!
6. Rulai interogarea. Observai c acum v apare mesajul de confirmare a tergerii.
7.3.3 Interogri de adugare
Aceste interogri adaug n tabele nregistrri ce respect anumite criterii. Cu ajutorul acestor interogri se
copiaz practic nregistrri dintr-o tabel sau interogare n alt tabel.
Interogrile de adugare sunt foarte utile atunci cnd dorii s transferai un set de nregistrri dintr-o
tabel n alta. De exemplu, dac avei ntr-o tabel produsele retrase pn la o anumit dat, putei aduga
la acea tabel produse retrase pn la data curent.
Observaii:
Nu putei anula o operaie de adugare a nregistrrilor, de aceea trebuie s v asigurai c nu
adugai date n mod eronat .
Cel mai mare risc ce apare n cazul interogrilor de adugare este introducerea parial a acestora
n timpul execuiei interogrii. Acest lucru nseamn c nu toate nregistrrile pe care ai dori s le
adugai vor fi adugate efectiv. Motivele pentru care acest lucru se poate ntmpla sunt, de
obicei, urmtoarele:
o Nepotrivirea cmpurilor (Type Conversion Failure) apare atunci cnd un cmp din datele
surs nu poate fi potrivit (nu are acelai tip de date) cu cmpul destinaie. De exemplu,
dac avei un cmp Salariu de tip Text n datele surs, deoarece pentru unele valori au
expresia n curs de actualizare, iar n tabela destinaie, cmpul respectiv este de tip Number,
textul introdus pentru acele cmpuri va fi pierdut, iar valoarea din cmpul destinaie va fi
Null.
o Introducerea de valori duplicate ntr-un cmp cheie primar sau index fr duplicate (Key
Violation) e o situaie ce poate aprea atunci cnd dorim s introducem nregistrri
ntr-o tabel, ce conin valori duplicate ale cmpurilor ce nu permit acest lucru.
Programul Access nu va aduga acele nregistrri care nu respect proprietile de cheie
primar sau index fr duplicate ale cmpurilor.
Alte situaii n care interogarea de adugare nu se execut sunt urmtoarele:
S.C. ETA2U S.R.L.
Investete n oameni!
o Tabela n care dorii s adugai nregistrri este deschis n Design View (Lock Violation).
n acest caz trebuie s nchidei tabela i apoi s rulai interogarea.
o Nerespectarea regulii de validare (Validation Rule Violation) apare n urmtoarele cazuri:
atunci cnd valorile din cmpurile pe care dorii s le adugai nu respect regula
de validare impus pe cmpurile tabelei destinaie
dac un cmp din tabela destinaie are proprietatea Required stabilit la Yes, iar
nregistrrile nu conin valori pentru acest cmp
dac un cmp din tabela destinaie are proprietatea Allow Zero Length stabilit
la No, iar nregistrrile nu conin valori pentru acest cmp
Programul Access v avertizeaz dac nu poate aduga toate nregistrrile i v va spune cte nregistrri
sunt n fiecare din situaiile descrise mai sus.
Dac dorim s introducem n tabela Fosti angajati datele corespunztoare angajailor cu ID-urile 124 i 131,
vom proceda astfel:
2. Verificm nregistrrile ce corespund criteriilor:
3. Transformm interogarea de selecie n interogare de adugare prin clic pe butonul Append de

pe fila Design. Va aprea fereastra urmtoare n care introducem numele tabelei n care dorim s
adugm nregistrri.
S.C. ETA2U S.R.L.
Investete n oameni!
4. Observai linia Append To ce apare n interogare. Verificai corespondena dintre cmpuri nainte
de a executa interogarea.
5. Executm interogarea prin clic pe Run. Va aprea mesajul prin care suntem anunai cte
interogri vor fi adugate la tabel.
6. Observai n tabel nregistrrile introduse.
7.3.4 Interogri de actualizare
Aceste interogri modific datele din tabele, funcie de anumite criterii. De exemplu, dac dorim s
actualizm salariile angajailor din departamentul Financiar cu majorarea de 3%, varianta cea mai rapid
este cea cu ajutorul unei interogri de actualizare.
Observaii:
Nu putei anula o operaie de actualizare a nregistrrilor, de aceea trebuie s v asigurai c nu
actualizai date n mod eronat.
nainte de a efectua actualizrile, luai-v msuri de precauie:
o Datele ce urmeaz a fi actualizate afiai-le cu ajutorul unei interogri de selecie.
Transformai interogarea de selecie ntr-una de creare a unui tabel i creai o copie de
siguran a datelor. Transformai interogarea n interogare de actualizare i executai
interogarea.
S.C. ETA2U S.R.L.
Investete n oameni!
o Efectuai o copie de siguran a ntregii baze de date nainte de a executa interogarea de
actualizare.
Pentru a efectua actualizarea salariului, aa cum a fost menionat mai sus, vom proceda astfel:
2. Verificm nregistrrile ce corespund criteriilor:
3. Transformm interogarea de selecie n interogare de actualizare prin clic pe butonul Update de

pe fila Design. Observai linia Update To ce apare n partea de jos a ferestrei. Pe acest linie
introducem pentru cmpul Salariu noua formul de calcul [Salariu]*103/100 .
4. Executm interogarea prin clic pe Run. Va aprea mesajul prin care suntem anunai cte
interogri vor fi modificate.
5. Observai modificrile n tabela Angajati.
Observaie: Nu toate tabelele pot fi actualizate. Dac programul Access v avertizeaz c actualizarea nu
se poate efectua, verificai urmtoarele situaii:
Tabela n care introducei date este deschis n Design View. Pentru a actualiza datele,
nchidei tabela.
S.C. ETA2U S.R.L.
Investete n oameni!
Interogarea de actualizare are o legtur (join) cu alt interogare. Pentru a rezolva o astfel de
situaie, creai o tabel temporar i utilizai-o pe aceasta n legtur, n locul celeilalte
interogri.
Interogarea de actualizare se bazeaz pe o interogare crosstab, de totalizare, de reuniune sau
pe o subinterogare ce conine o funcie agregat. Creai din nou o tabel temporar i
utilizai-o n locul celorlalte interogri.
Interogarea de actualizare se bazeaz pe mai mult de trei tabele i ntre acestea exist o relaie
de tip many-to-many. Creai o tabel temporar i utilizai-o n locul relaiilor dintre cele trei
tabele.
7.3.5 Interogri de tip crosstab
O interogare de tip crosstab este un caz special de interogare de sumarizare care afieaz o centralizare a
datelor sub form de tabel bidimensional. Pentru a construi o interogare de tip crosstab sunt necesare cel
puin trei cmpuri: un cmp pentru datele de pe rnduri, unul pentru coloane, iar un al treilea folosit n
sumarizarea datelor.
Exemplu de interogare de tip crosstab:
Sunt dou metode de a crea o interogare de tip crosstab: utiliznd asistentul Crosstab Query Wizard sau
manual cu ajutorul Query Design.
a) Pentru a crea o interogare de tip crosstab cu ajutorul asistentului, procedai astfel:
1. De pe fila create alegei opiunea Query Wizard i comanda Crosstab Query Wizard.
2. La clic pe OK alegei tabela sau interogarea din care dorii s v extragei datele
S.C. ETA2U S.R.L.
Investete n oameni!
3. Alegei cmpul dorit pentru a fi afiat pe rnd
4. Alegei cmpul dorit pentru a fi afiat pe coloan
Dac ai ales un cmp de dat pentru a fi afiat pe coloan, atunci asistentul v propune s alegei
un interval pentru a grupa datele dup dat.
S.C. ETA2U S.R.L.
Investete n oameni!
5. Alegei cmpul dorit pentru a fi centralizare i funcia ce va fi folosit. De asemenea, dac dorii
un total pe rnd, avei la dispoziie opiunea de Include row sums bifat implicit.
6. La ultimul pas dai un nume interogrii.
7. Rezultatul va fi urmtorul:
Observaie: Dac dorii s pstrai datele dintr-un crosstab pentru o analiz ulterioar, creai o interogare
de selecie pe baza crosstab-ului, introducei toate cmpurile i transformai interogarea n interogare de
creare a unei noi tabele. Creai o nou tabel cu datele crosstab-ului i astfel le vei avea disponibile
oricnd.
Dei crearea unei interogri cu ajutorul asistentului este rapid, are unele limitri: se poate selecta o
singur tabel sau interogare i nu se pot pune criterii pe cmpurile alese. Dac dorii s efectuai aceste
operaii pe o interogare crosstab, varianta este s o creai manual.
b) Pentru a crea o interogare de tip crosstab manual, procedai astfel:
1. Creai o interogare de totalizare, n care precizai cmpurile ce vor grupa datele i cmpul de
centralizare.
S.C. ETA2U S.R.L.
Investete n oameni!
2. Transformai interogarea ntr-una de tip crosstab prin clic pe butonul Crosstab de pe fila
Design.
3. Alegei pentru fiecare cmp poziia sa pe rnd, coloan sau n zona de date.
4. Rezultatul este urmtorul (numrul de angajai din fiecare departament, repartizai pe judee):
5. Dac dorii s afiai i un total al angajailor pe rnd, introducei n interogare acelai cmp
folosit n zona de date, cu aceeai funcie, dar dispus n rnd (Row Heading)
S.C. ETA2U S.R.L.
Investete n oameni!
6. Dac dorii, putei s impunei criterii cmpurilor afiate
7.4 Concluzie
Analiza datelor nseamn nu numai selectarea anumitor date, ci gruparea, compararea, actualizarea,
tergerea, efectuarea calculelor, formatarea i raportarea datelor. Toate aceste aciuni pot fi efectuate cu
programul Access.
Interogrile de totalizare v permit centralizarea datelor, afiarea de sume, medii, contorizri etc. Mai mult
dect att, utilizarea unui crosstab v permite afiarea datelor sub form tabelar, foarte util n previziuni
sau identificarea anomaliilor, iar interogrile de aciune v permit s efectuai modificri asupra datelor.
Utilizarea acestor instrumente v permit s efectuai analiza datelor n Access mai rapid, cu o
productivitate crescut i cu risc de eroare mic.
8. TEHNICI DE ANALIZ
8.1 Transformarea datelor
8.1.1 Cutarea i eliminarea datelor duplicate
Primul pas n cutarea duplicatelor este definirea setului de cmpuri pentru care se caut valori duplicate.
De exemplu, pentru tabela Echipamente, dac v uitai la cmpul ID Cladire vei vedea n imaginea de
mai jos doar dou valori unice. Dac v uitai la cmpurile ID Cladire i Productor, vei observa patru
valori unice.
S.C. ETA2U S.R.L.
Investete n oameni!
Aadar, nainte de a cuta duplicatele e necesar definirea cmpurilor pe care acestea sunt cutate.
n tabela anterioar vom cuta duplicate pentru primele trei cmpuri: ID Cladire, Nume cladire,
Accesibilitate.
Pentru a cuta valorile duplicate, procedai astfel:

1. Alegei comanda Query Wizard de pe fila Create.
2. Va apare fereastra urmtoare i selectai opiunea Find Duplicates Query Wizard.
3. Alegei tabela sau interogarea n care vei cuta valorile duplicate.
4. Alegei cmpurile n care vei cuta valori duplicate.
S.C. ETA2U S.R.L.
Investete n oameni!
5. Alegei alte cmpuri adiionale pe care dorii s le vedei n interogare.
6. Dai un nume interogrii.
Pentru a elimina valorile duplicate, vom crea o tabel n care vom aduga rezultatul interogrii precedente.
Astfel, aceste date vor fi unice.
1. Copiai tabela surs (ex. Echipamente).
2. Dai clic dreapta i Paste. Va apare fereastra urmtoare n care precizai numele tabelei i varianta
ca n aceast tabel s fie copiat doar structura tabelei.
S.C. ETA2U S.R.L.
Investete n oameni!
3. Editai structura noii tabele i eliminai cmpurile nedorite, astfel nct s rmn doar cele n care
vor fi adugate date. Stabilii cheia primar i cmpurile indexate.
4. Deschidei interogarea anterioar n mod Design.
Programul Access a construit o interogare de sumarizare n care grupeaz datele dup cmpurile
selectate, le afieaz o singur dat i afieaz numrul de duplicate.
5. Ascundei cmpul Number of Dups ce arat numrul de duplicate
S.C. ETA2U S.R.L.
Investete n oameni!
7. Transformai interogarea de selecie ntr-una de adugare nregistrri n tabele (Append). Selectai

tabela creat anterior.
8. Dac este cazul, mapai cmpurile astfel nct adugarea s se execute corect.
9. Executai interogarea i vizualizai datele tabelei nou create.
8.1.2 Cutarea valorilor fr corespondent n tabele relaionate
La stabilirea unei relaii ntre tabele, varianta implicit este de a corela valori ale cmpurilor legate care sunt
egale. Pentru a vedea care sunt valorile care nu au corespondent n cealalt tabel vom folosi interogri
care s le afieze.
De exemplu, ntre tabele Grila posturi i Angajai exist o relaie de tip unu la mai muli, cu opiunea de
integritate referenial. Aadar, n tabela Angajai nu pot fi nregistrri care nu au un corespondent n
S.C. ETA2U S.R.L.
Investete n oameni!
tabela primar Grila posturi. Dar n tabela Grila posturi, fiind tabel primar, pot fi nregistrri fr
corespondent n tabela Angajai.
Pentru a vedea aceste date, vom crea o interogare care s arate valorile fr corespondent.
1. Alegei comanda Query Wizard de pe fila Create.
2. Alegei opiunea Find Unmatched Query Wizard
3. Alegei opiunea Find Unmatched Query Wizard

4. Alegei tabela n care dorii s cutai valorile fr corespondent. (ex. Grila Posturi)
5. Alegei tabela sau interogarea care conine valorile corespondent. (ex. Angajati)
6. Alegei cmpul pe care verificai corespondena din cele dou tabele. (ex. ID Post)
S.C. ETA2U S.R.L.
Investete n oameni!
7. Alegei cmpurile pe care dorii s le vedei n interogare.
8. Dai un nume interogrii.
Dac deschidei interogarea creat n mod Design, aceasta arat astfel:
S.C. ETA2U S.R.L.
Investete n oameni!
Observai tipul de legtur temporar creat ntre cele dou tabele. La dublu clic pe legtur, apare fereastra
Join Properties care arat c n aceast interogare sunt incluse toate nregistrrile din Grila Posturi i doar
acele nregistrri din tabela Angajai care se potrivesc.
nregistrrile din Grila Posturi care nu au un corespondent n Angajai, vor avea un ID Post din tabela
Angajai fr nici o valoare.
De aceea, pentru a afia nregistrrile fr corespondent, criteriul impus este ID Post s fie null. De
asemenea, cmpul este ascuns, pentru a nu aprea de dou ori.
8.2 Analiza condiionat
8.2.1 Interogarea cu parametru
Acest tip de interogare este una interactiv ce solicit utilizatorului s introduc criteriul nainte de a
executa interogarea.
a) Interogarea cu un singur parametru
De exemplu, dac dorim s vizualizm angajaii de la diferite departamente, vom solicita utilizatorului s
introduc numele departamentului i se vor afia angajaii departamentului introdus.
1. Creai o interogare de selecie i alegei cmpurile dorite.
S.C. ETA2U S.R.L.
Investete n oameni!
2. n loc de a introduce o valoarea a criteriului pentru cmpul Departament, vom scrie textul ce
dorim a fi afiat ntre paranteze drepte
3. La rularea interogrii, va apare urmtoarea fereastr n care vei putea introduce criteriul
b) Interogarea cu un mai muli parametrii
In interogare putem solicita mai multi parametrii. Pentru acest lucru, n locul criteriilor vom introduce
textul ce dorim s apar, scris ntre paranteze drepte.

2. Scriem pentru departament i salariu, scriem textele prin care cerem utilizatorului s specifice
numele departamentului i o valoare minim a salariului.
3. Vor apare ferestrele urmtoare, n care introducem valorile dorite.
4. Rezultatul va fi urmtorul
S.C. ETA2U S.R.L.
Investete n oameni!
Observaii:
Dac numele departamentului nu e introdus corect, interogarea nu va afia nimic.
Dac dorii s obinei un rezultat chiar dac nu ai introdus complet numele departamentului,
folosii n scrierea criteriului operatorul like, ca mai jos.
c) Interogarea cu un valori multiple ale unui parametru
Dac dorii s vizualizai rezultatele unei interogri, dar s specificai pentru un cmp mai multe valori,
atunci folosii funcia de text InStr. Funcia InStr caut un text n alt text i i returneaz poziia. Dac nu
l gsete, returneaz 0.

2. Introducem un cmp calculat n care folosim funcia InStr. Primul argument al funciei n
reprezint textul n care se va face cutarea acesta este provenit din valorile introduse de
utilizatori. Al doilea parametru este textul cutat acesta este cmpul Nume departament.
Deoarece dorim s afim valori doar pentru anumite departamente, vom alege la criteriu >0,
ceea ce nseamn c departamentul curent este n lista de departamente introdus de utilizator.
3. La rularea interogrii, introducem valorile dorite
S.C. ETA2U S.R.L.
Investete n oameni!
4. Rezultatul e urmtorul:
8.2.2 Funcia IIF
a) Descriere i utilizare
Funcia IIF (immediate if) e similar funciei If din Excel. Funcia evalueaz o expresie i, dac aceasta
este adevrat, returneaz valoare. Dac expresia este fals, va returna a doua valoare.
Funcia IIF este disponibil n constructorul de expresii la Built-in Functions / Program flow .
De exemplu, pentru a calcula majorarea salarial cu 15% a angajailor de la departamentul Financiar i

creterea cu 10% a celorlali, vom utiliza funcia IIF.
S.C. ETA2U S.R.L.
Investete n oameni!
2. Introducei cmpul Salariu majorat, pentru care introducei urmtoarea expresie, folosind
constructorul:
Salariu majorat: IIf([Nume departament] =
"Financiar";[Salariu]*115/100;[Salariu]*105/100)
Observaie: Pot fi utilizate oricte funcii IIF imbricate, pentru a impune mai multe condiii.
De exemplu: Angajaii din IT au o cretere salarial de 20%, cei din Financiar de 15%, iar ceilali de 10%.
n acest caz, funcia IIF va arta astfel:
IIf([Nume departament]="IT";[Salariu]*120/100;
IIF([Nume departament]="Financiar"; [Salariu]*115/100;
[Salariu]*110/100))
b) Utilizarea funciei IIF n realizarea unor interogri similare cu cele de tip crosstab
Marele avantaj al funciei IIF este c permite efectuarea unei interogri similare cu cea de tip crosstab, dar
cu posibiliti extinse n a crea grupuri i categorii.
De exemplu, dac dorim s vedem totalul salariilor angajailor nainte de anul 2002 i dup anul 2002, un
tabel de tip crosstab nu ne este de ajutor, deoarece arat pe ani totalul salariilor, iar anii nu se pot grupa.
Pentru a realiza interogarea cu funcia IIF, procedm astfel:
1. Crem o interogare de totalizare n care grupm datele dup Nume departament.
2. Al doilea cmp din interogare l denumim Inainte de 2002 i va avea expresia:
Sum(IIf(Year([Data angajarii])<=2002;[Salariu];0))
3. Al treilea cmp din interogare l denumim Dupa 2002 i va avea expresia:
Sum(IIf(Year([Data angajarii])>2002;[Salariu];0))
4. Interogarea arat astfel:
S.C. ETA2U S.R.L.
Investete n oameni!
Un alt avantaj al folosirii funciei IIF este faptul c putem impune criterii complexe n interogare i putem
utiliza mai multe funcii pe grupri.
De exemplu, dac dorim s vedem numrul de angajai cu vechimea de peste 10 ani i totalul salariilor
acestora, funcie de departamentul n care lucreaz, procedm astfel:
1. Crem o interogare de totalizare n care grupm datele dup Nume departament.
2. Al doilea cmp din interogare l denumim Nr angajati i va avea expresia:
Count(IIf([vechime]>=10;[ID Angajat]))
3. Al doilea cmp din interogare l denumim Total salarii i va avea expresia:
Sum(IIf([vechime]>=10;[Salariu]))
4. Interogarea arat astfel:
S.C. ETA2U S.R.L.
Investete n oameni!
8.2.3 Funcia SWITCH
Funcia Switch e similar funciilor IIF imbricate. Funcia evalueaz o list de expresii i, dac una din
acestea este adevrat, va returna valoarea asociat.
Funcia Switch este disponibil n constructorul de expresii la Built-in Functions / Program flow .
Sintaxa:
Switch( expresie 1; valoare 1; expresie2 ; valoare 2; ...)
Exemplu: Dorim s aplicm urmtoarele majorri salariale:

10% la angajaii din IT
15% la angajaii din departamentul Financiar
8% la angajaii din Vnzri
5% la ceilali

2. Introducem cmpul calculat Salariu majorat, care va avea urmtoarea expresie:
Switch([Nume departament]="IT";110/100;
[Nume departament]="Financiar";115/100;
[Nume departament]="Vanzari";108/100;
True;105/100) * [Salariu]
3. Interogarea va arta astfel:
4. Rezultatul va fi urmtorul
S.C. ETA2U S.R.L.
Investete n oameni!
8.2.4 Selectarea primelor n valori
Dac dorii s selectai primele 5, 10, 25 sau 5%, 25% valori dintr-o tabel sau nregistrare, utilizai
proprietatea Top Values a interogrii.
De exemplu, dac dorii s vizualizai topul primelor 5 salarii din companie, procedai astfel:

2. Dai clic pe comanda Property Sheet de pe fila Design.
3. Pentru proprietatea Top Values alegei valoarea 5.
Observaie: Dac dorii s afiai un numr de nregistrri sau procente altele dect cele afiate, introducei
valoarea respectiv n cmpul Top Values. De exemplu, pentru a afia top 3 salarii, tastai 3 n cmp.
8.2.5 Utilizarea subinterogrilor
Subinterogrile sunt interogri de selecie imbricate n alte interogri. Scopul acestor interogri este de a
utiliza rezultatele dintr-o subinterogare n execuia alteia, pentru a defini criterii complexe care nu sunt
disponibile altfel.
De exemplu, dac dorim s vedem angajaii care au salariile mai mici dect media departamentului n care
lucreaz, vom crea o interogare care calculeaz media salariilor pe fiecare departament i o vom utiliza ca
subinterogare n interogarea principal care va selecta.
1. Creai o interogare de totalizare i alegei cmpurile dorite. Salvai interogarea cu numele Media
salariilor pe departamente
S.C. ETA2U S.R.L.
Investete n oameni!
2. Creai interogarea principal i alegei cmpurile dorite.
3. Adugai acestei interogri subinterogarea creat anterior. Dai comanda Show Table i alegei
interogarea.
4. Dac nu se creeaz automat, creai o legtur temporar (doar pentru aceast interogare) ntre
cmpurile comune din interogare i unul din tabelele afiate. n acest exemplu, se va crea o
legtur pe cmpul Nume departament din interogare i din tabela Departamente.
S.C. ETA2U S.R.L.
Investete n oameni!
5. Impunei criteriul ca salariul s fie mai mare dect media. Afiai i cmpul media salariilor, pentru
a observa imediat corectitudinea aplicrii criteriului.
6. Rezultatul este urmtorul.
Observaie: Subinterogrile pot fi folosite nu doar n interogri de selecie, ci i de aciune sau totalizare.
8.2.6 Utilizarea clauzei IN
Pentru a impune condiii complexe n interogri, n special n cele de totalizare sau de aciune, putei
folosi clauza IN, pentru a verifica faptul c anumite valori sunt incluse ntr-o mulime de valori.
De exmplu, dac dorim s vizualizm suma salariilor angajailor cu vechimea de cel puin 10 ani, pentru
fiecare departament, vom proceda astfel:
crem o interogare prin care selectm id-urile angajailor cu vechimea de cel puin 10 ani
crem o interogare de totalizare prin care afim numele departamentului i suma salariilor
adugm n aceast interogare subinterogarea anterioar, crem o legtur prin care s afim
toate valorile din interogare i doar cele din subinterogare care sunt egale (left join) i impunem
criteriul ca id-ul angajatului s fie n mulimea id-urilor rezultat din subinterogare
S.C. ETA2U S.R.L.
Investete n oameni!
1. Creai subinterogarea de selecie care afieaz id-urile angajailor cu vechimea de cel puin 10 ani
2. Creai interogarea de totalizare
3. Adugai subinterogarea precedent. Observai c se creeaz automat o legtur pe cmpul ID

Angajat din subinterogare cu acelai cmp din tabela Angajati
4. Modificm legtura astfel nct s afieze toi angajaii din tabela Angajai i doar pe cei din
subinterogare care au acelai ID:
S.C. ETA2U S.R.L.
Investete n oameni!
5. Impunei criteriul ca ID-ul angajatului din tabela angajai s fie n mulimea id-urilor din
subinterogare. Criteriul este: IN ([QAngVechime>10]![ID Angajat] )
7. Dac dorii s vizualizai totalul salariilor angajailor care aau vechimea sub 10 ani, modificai
criteriul din interogare astfel nct s fie NOT IN([QAngVechime>10]![ID Angajat])
S.C. ETA2U S.R.L.
Investete n oameni!
8.2.7 Funcii de centralizare ce se aplic la tot domeniul
Aceste funcii permit extragerea de informaii din ntreg domeniul. Acestea difer de funciile utilizate n
interogrile de centralizare, care totalizeaz date, funcie de o grupare. Aceste funcii de centralizare
returneaz un singur rezultat.
Funcii: DSum, DCount, DAvg, DMin, DMax, DLookup, DFirst, DLast, DStDev, DStDevP,
DVar, DVarP
Sintax
NumeFunctie("[Nume cmp]", "[Set de date]", "[Criteriu]")
Unde:
Nume functie numele unei funcii din lista de mai sus
Nume cmp numele cmpului pe care va aciona funcia
Set de date numele tabelei sau interogrii din care face parte cmpul (domeniul)
Criteriu expresia care poate restrnge domeniul ; dac nu se specific nici un criteriu, se va
considera tot domeniul
c) Utilizarea funciei DSum
De exemplu, dac dorim s afim ntr-o interogare de totalizare suma salariilor pe departamente i
procentul din totalul general al salariilor, o variant util n calculul procentului este utilizarea funciei
Dsum.
1. Creai interogarea de totalizare
2. Adugai expresiile pentru calculul totalului de salarii i a procentului din total, ca n imaginea de
mai jos:
S.C. ETA2U S.R.L.
Investete n oameni!
Dac dorii s utilizai criterii, acestea trebuie precizate mpreun cu identificatorii de text sau dat:
Media salariilor angajailor nainte de anul 2002 este:
DAvg("[Salariu]";"[Angajati]";"[Data angajarii] <
#01/01/2002#")
Suma salariilor angajailor pe postul VA_REP este:
DSum("[Salariu]";"[Angajati]";"[ID Post]= 'VA_REP' ")
Numrul de manageri care au salariul mai mic de 5000 :
DCount("[ID Angajat]";"[Angajati]";"[Salariu]<5000 AND
[Manager] = True")
9. TABELE PIVOT
9.1 Tabelele pivot n Access

Tabelul pivot este unul dintre cele mai puternice instrumente de analiz disponibile n Excel. Cu ajutorul
acestora datele pot fi grupate, totalizate i pot fi efectuate diverse calcule pe segmente de date.
Programul Access are propria versiune de tabel pivot, care v permite particularizarea analizei fr a
rescrie interogri sau cod VBA.
Ca i n Excel, tabelul pivot din Access are patru zone:

zona de date pentru efectuarea sumelor, mediilor, contorizrilor pe date
zona rndurilor unde sunt plasate cmpurile care dorim s apar pe rnduri
zona coloanelor - unde sunt plasate cmpurile care dorim s apar pe coloane
zona de filtru unde sunt plasate cmpurile care dorim s condiioneze tot tabelul
Pentru a afia tabelul pivot, comutai vizualizarea la Pivot Table. Aceast vizualizare
este disponibil att pentru tabele, ct i pentru interogri.
Plasarea cmpurilor n aceste zone se face folosind lista de cmpuri - prin clic pe
numele cmpului, selectarea zonei dorite i clic pe butonul Add to.
Observaie: Dac folosii plasarea cmpurilor prin glisare, n zona de date aceasta nu va
face automat suma, ci va afia datele.
Exemplu de tabel pivot pe tabela Angajati:
S.C. ETA2U S.R.L.
Investete n oameni!
Dac dorii s mutai cmpurile ntre zone prin glisare, cursorul mouse-ului v va indica noua poziie:
- mutare n zona de rnduri
- mutare n zona de coloane
- mutare n zona de date
- mutare n zona de filtru
- eliminare cmp
Pentru a crea tabelul pivot urmtor, procedai astfel:

1. Creai interogarea de selecie ce conine cmpurile dorite.
2. Comutai la vizualizarea Pivot Table
3. Plasai cmpurile dorite n zonele corespunztoare:

Cmpul Nume departament n zona de rnduri
S.C. ETA2U S.R.L.
Investete n oameni!
Cmpul Salariu n zona de date

9.2 Salvarea tabelelor pivot

E important de reinut c atunci cnd construii analiza cu tabele pivot, lucrai de fapt cu o interogare n
vizualizarea Pivot Table. De aceea, salvarea tabelului pivot nseamn, de fapt, salvarea interogrii.
Dac dorii ca vizualizarea implicit a acestei interogri s fie cea de tabel pivot, comutai la vizualizarea
Design i apelai comanda Property Sheet. Alegei pentru proprietatea Default View opiunea Pivot Table.
9.3 Exportul tabelului pivot in Excel

O dat pivotul creat n Access, l putei exporta ctre Excel. n fila Design din vizualizarea Pivot Table
exist comanda Export to Excel.
V apare fereastra cu tabelul pivot n Excel.
9.4 Afiarea i ascunderea detaliilor

Pentru afiarea / ascunderea detaliilor dintr-un tabel pivot dai clic pe simbolurile "+", respectiv " " din
S.C. ETA2U S.R.L.
Investete n oameni!
faa fiecrei linii sau coloane. O alt variant este prin clic dreapta pe numele rndului sau a coloane i
alegerea opiunii Show sau Hide Details. Butoane similare se gsesc i pe fila Design.
9.5 Modificarea etichetei unui cmp

Pentru a modifica numele din Sum of Salariu n Total salarii, dai clic de dreapta pe colon i alegei
opiunea Properties. Se va deschide fereastra urmtoare de unde putei modifica eticheta din zona
Caption. De asemenea, se poate i formata titlul de coloan.

Implicit, datele din tabelel pivot sunt sortate n ordine ascendent. Dac dorii s modificai acest lucru,
dai clic pe coloana respectiv i alegei opiunile Sort Ascending, respectiv Sort Descending fie de pe clic
de dreapta, fie de pe eticheta Design.
9.7 Gruparea datelor

Datele de pe coloanele ce conin texte pot fi grupate. Se selecteaz cu tasta CTRL toate valorile dorite i
se alege opiunea Group fie din clic dreapta, fie de pe fila Design. Numele grupului va fi implicit Group 1,
Group 2, . Aceste nume pot fi redenumite, prin clic dreapta, Properties i la proprietatea Caption
introducei numele dorit.
Exemplu: Departamentele Achiziii, Distribuie, Facturri i financiar sunt n primul Business Unit,
celelalte n al doilea.
n cazul cmpurilor de date, spre deosebire de Excel, Access v afieaz imediat n lista
cmpurilor variante de grupare a cmpurilor: by Week i By Month.
S.C. ETA2U S.R.L.
Investete n oameni!
Fiecare din aceste opiuni de grupare v pune la dispoziie mai multe variante an, trimestru, lun,
sptmn, zi, or, minut, secund.
Gruparea se face simplu prin glisarea variantei dorite n zona de rnduri, coloane sau filtre.
Exemplu de grupare dup ani a datelor:
9.8 Aplicarea unui filtru

Datele din tabelul pivot pot fi filtrate astfel nct s afieze primele n valori sau ultimele n valori.
n tabelul anterior, dac dorim s afim topul primelor 5 departamente funcie de totalul salariilor, vom
da clic dreapta pe coloana cu numele departamentului i alegem Show Top/ Bottm Items -> Show
Only the Top i selectm valoarea 5.
Dac dorim s afim primele 3 departamente, pe clic dreapta pe numele departamentului alegem Show
Top/ Bottm Items -> Show Only the Top -> Other. Va apare fereastra urmtoare de proprieti, de
unde alegem opiunea Top pentru Display the i valoarea 3 pentru Items.
S.C. ETA2U S.R.L.
Investete n oameni!
Rezultatul va fi urmtorul:
Observaii:
Se poate aplica un filtru i ca valoare procentual de exemplu primele 25% valori.
Butonul Autofilter de pe fila Design sau la clic de dreapta pe coloan comut ntre afiarea
tuturor valorilor i aplicarea filtrului.
Se poate selecta o valoare i aplica un filtru de selecie. Aceast opiune apare pe clic de dreapta
pe coloana respectiv.
9.9 Adugarea unui cmp calculat

Dac dorim s introducem un cmp nou a crei valoare se bazeaz pe unul din cmpurile existente, atunci
alegem de pe fila Design opiunea Formulas / Create Calculated Detailed Field.
1. Crem tabelul pivot dorit
2. Alegem opiunea Formulas / Create Calculated Detailed Field. Va apare fereastra urmtoare, n
care introducem numele cmpului (eticheta Name) i formula dorit Salariu * 1.1, utiliznd
butonul Insert Reference To pentru a introduce cmpul Salariu.
3. Dm clic pe Change i nchidem fereastra. n lista de cmpuri va apare noul cmp Salariu
majorat, pe care l adugm n zona de date.
S.C. ETA2U S.R.L.
Investete n oameni!
4. Prin clic de dreapta i Properties modificm formatul n Currency.
9.10 Afiarea unui grafic pivot

Dac ai construit un tabel pivot i dorii s vedei graficul asociat, comutai vizualizarea la Pivot Chart.
Pentru tabelul pivot anterior, graficul pivot este urmtorul:
Observaie: Dac dorii s modificai funcia afiat, dai clic dreapta pe Sum of Salariu i alegei opiunea
AutoCalc i funcia dorit.
Pentru a introduce un text pe axe, dai clic dreapta pe Axis Title i alegei opiunea Properties. Va aprea
fereastra Properties, iar pe eticheta Format, la proprietatea Caption scriem textul aferent axei.
S.C. ETA2U S.R.L.
Investete n oameni!
Pentru a modifica tipul graficului, alegei comanda Change Chart Type de pe fila Design.
Pentru a introduce un titlu graficului, dai clic dreapta , alegei opiunea Properties i de la Select alegei
Chart Workspace. Dai clic pe primul buton din zona Add. Va apare zona de titlu, iar pentru introducerea
acestuia dai clic dreapta, Properties, eticheta Caption.
Pentru a introduce procente, valori sau nume de serii i categorii pe grafic, pe clic dreapta, Properties,
selectai Series n cmpul Select. Dai clic pe butonul Add.
S.C. ETA2U S.R.L.
Investete n oameni!
Vei observa c se vor introduce implicit valorile. Selectai din zona Select opiunea Series Data Label 1 i
de pe eticheta Data Labels alegei opiunile dorite.
Dac dorii s ascundei butoanele graficului pivot, pentru a arta ca un grafic obinuit, selectai Chart
Workspace i de pe eticheta Show/Hide, eliminai bifa de pe opiunea Field buttons / drop zones.
S.C. ETA2U S.R.L.

Curs Access 2010

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Curs Access 2010

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Investete n oameni!

S.C. ETA2U S.R.L.

Curs ACC Baze de date ACCESS

Proiect: Actualizarea cunotinelor TIC ale angajailor din Regiunea V Vest

Proiect: Actualizarea cunotinelor TIC ale angajailor din Regiunea V Vest

Proiect: Actualizarea cunotinelor TIC ale angajailor din Regiunea V Vest

Proiect: Actualizarea cunotinelor TIC ale angajailor din Regiunea V Vest

1.1 Noiuni de baze de date

Cu ajutorul unei baze de date vei reui s:

1.2 Crearea unei baze de date goale

Proiect: Actualizarea cunotinelor TIC ale angajailor din Regiunea V Vest

1.3 Crearea unei baze de date folosind un ablon

Crearea unei baze de date pe baza unui ablon se realizeaz astfel:

3. Selectai ablonul dorit din panoul central (ex. Tasks)

1.4 Fereastra Access 2010

Proiect: Actualizarea cunotinelor TIC ale angajailor din Regiunea V Vest

Fereastra unei baze de date Access are urmtoarele elemente:

1.5 Afiarea obiectelor bazei de date

Proiect: Actualizarea cunotinelor TIC ale angajailor din Regiunea V Vest

Custom: vizualizare particularizat a obiectelor cu variantele de filtru Custom Object 1 i

1.6 Lucrul cu obiectele bazei de date

Proiect: Actualizarea cunotinelor TIC ale angajailor din Regiunea V Vest

2.1 Noiuni legate de proiectarea tabelelor

2.2 Crearea tabelelor

Proiect: Actualizarea cunotinelor TIC ale angajailor din Regiunea V Vest

Fiecare tabel Access are urmtoarele tipuri de vizualizri:

2.2.1 Crearea tabelelor Access Design View

Proiect: Actualizarea cunotinelor TIC ale angajailor din Regiunea V Vest

Pentru a crea o tabel n modul Design parcurgei urmtorii pai

b. Clic pe acelai rnd n

c. Clic pe acelai rnd n coloana Description; scriei o mic descriere a

Proiect: Actualizarea cunotinelor TIC ale angajailor din Regiunea V Vest

2.2.2 Tipuri de date n Access 2010

Tip de date Dimensiune Descriere

Subtipurile de date numerice permit pstrarea urmtoarelor valori:

Proiect: Actualizarea cunotinelor TIC ale angajailor din Regiunea V Vest

2.2.3 Proprieti ale cmpurilor

a) Proprietile afiate n eticheta GENERAL

Nume proprietate Efect

Proiect: Actualizarea cunotinelor TIC ale angajailor din Regiunea V Vest

Input Mask Stabilete formatul de introducere a datelor, dup un anumit ablon.

Proprietate T M N D/T C AN Y/N OLE HL ATT

Proiect: Actualizarea cunotinelor TIC ale angajailor din Regiunea V Vest

b) Proprietile afiate n eticheta LOOKUP

Nume proprietate Efect

Proiect: Actualizarea cunotinelor TIC ale angajailor din Regiunea V Vest

coloanei, putei mri aceast valoare folosind proprietatea List Width.

2.2.4 Formatarea particularizat a valorilor (proprietatea Format)

Formatri predefinite ale numerelor

Formatri predefinite ale datelor

Proiect: Actualizarea cunotinelor TIC ale angajailor din Regiunea V Vest

2.2.5 Crearea mtilor de introducere a datelor (proprietatea Input Mask)

Proiect: Actualizarea cunotinelor TIC ale angajailor din Regiunea V Vest

2. Clic pe butonul Build .

Proiect: Actualizarea cunotinelor TIC ale angajailor din Regiunea V Vest

8. Dai Next i n fereastra urmtoare dai clic pe Finish.

9. Observai c programul a scris n proprietatea Input Mask un ir de caractere de tipul

Proiect: Actualizarea cunotinelor TIC ale angajailor din Regiunea V Vest

Simboluri pentru mtile de intrare

2.2.6 Validarea valorilor cmpurilor (proprietile Validation Rule i Validation Text)

Proiect: Actualizarea cunotinelor TIC ale angajailor din Regiunea V Vest

4. Completai i proprietatea Validation Text pentru ca utilizatorul s primeasc un mesaj de

5. Salvai tabela cu ajutorul butonului Save .

2.2.7 Utilizarea cmpurilor goale (proprietile Required i Allow Zero Length)