PROCEDURA DE ORGANIZARE A SPAIULUI I DOTARE A FARMACIEI

CUPRINS
1. Definiia procedurii
2. Scop i domeniu de aplicare
3. Definiii, abrevieri
4. Referine
5. Atribuii i responsabiliti
6. Descrierea procedurii
7. Documente

1. Definiia procedurii
Procedura de organizare i dotare a farmaciei cuprinde activitile de organizare a
spaiului, a atribuiilor personalului, a activitilor de asigurare a nzestrrii tehnico materiale a
farmaciei, n conformitate cu prevederile legale.
2. Scop i domeniu de aplicare
Scopul procedurii este acela de a asigura funcionalitatea spaiului farmaciei i a
dotrilor n vederea furnizrii de servicii de calitate, de ctre personalul farmaciei, publicului.
Procedura se aplic n farmacie, de ctre farmacistul ef i administratorul farmaciei,
precum i de ntreg personalul, cu utilizarea spaiului, dotrilor, echipamentelor i documentelor
din farmacie.
3. Definiii, abrevieri
Oficina: ncperea n care are acces publicul, unde se face eliberarea medicamentelor i a
celorlalte produse de sntate premise a fi comercializate n farmacie. Suprafaa acesteia este
de minimum 16m2, bine iluminat i pardoseala acoperit cu gresie, linoleum sau mozaic.
Receptura: ncperea amenajat, dotat i destinat preparrii formulelor magistrale i
oficinale, n care e permis doar accesul personalului de specialitate. Receptura are pereii
acoperii cu materiale lavabile i pardoseala acoperit cu gresie, linoleum, sau mozaic.
Laboratorul: ncperea n care se prepar produse oficinale, elaborate conform unei
farmacopei. Laboratorul i receptura pot fi organizate n acceai ncpere, dac aceasta are o
suprafa de minimum 10 m2. Laboratorul are pereii acoperii cu materiale lavabile, iar
pardoseala va fi acoperita cu gresie, linoleum, sau mozaic.
Activitatea de preparare a medicamentelor este opional, conform O.U.G. nr.130/2010.
Depozitul: cu o suprafa de minimum 10 m2 reprezint ncperea/ncperile n care se
pstreaz medicamentele i celelalte produse de sntate permise a fi comercializate n
farmacie. Trebuie s dispun de o zon special dedicat pstrrii medicamentelor i produselor
de sntate expirate, n vederea distrugerii, s dispun de zone distincte i/sau spaii
inscripionate privind depozitarea altor produse de sntate, altele dect medicamentele.
Spaiul de confidenialitate: locul unde pacientul se poate adresa farmacistului, fr ca
discuia sa fie auzit de tere persoane, acesta putnd fi chiar biroul farmacistului ef.
Biroul farmacistului ef: ncpere, desprit de celelalte, n care se desfoar activitatea
administrativ a farmacistului ef, ea trebuie s aib condiii de asigurare a confidenialitii
discuiilor, la nevoie.
Grupul social: cuprinde dup caz, oficiul, vestiarul i toaleta. Pereii grupului social sunt
acoperii cu materiale lavabile iar pardoseala acoperit cu gresie, linoleum sau mozaic.
4. Referine
5. Atribuii i responsabiliti

1
5.1. La nfiinarea farmaciei
Administratorul societii care nfiineaz farmacia:
- ia msuri de rezolvare a tuturor solicitrilor farmacistului ef privind organizarea
farmaciei (amenajarea spaiului, asigurarea circuitului functional al medicamentelor si
personalului ,dotarea farmaciei cu mobilier i echipamente adecvate activitii), privind
angajarea de personal de specialitate, pentru ca la deschiderea unitii aceasta s funcioneze n
condiii de legalitate;
- pune la dispoziia farmacistului ef spaiul i dotrile, n vederea organizrii farmaciei
n conformitate cu prevederile legii;
- respect deciziile farmacistului ef n legtur cu toate activitile profesionale i de
decizie pe care acesta, prin lege, trebuie s le desfoare, s le coordoneze i s le controleze.
Farmacistul ef
- trebuie s se informeze asupra tuturor aspectelor i cerinelor legate de funcia pe care
o ndeplinete;
- trebuie s se asigure c toi membri personalului aflat n subordinea sa sunt informai
asupra atribuiilor profesionale pe care trebuie s le ndeplineasc i trebuie s transmit
instruciunile clar pentru a mpiedica orice risc de eroare; n msura posibilitilor, el va
transmite n scris proceduri standard de operare;
- organizeaz localul i dotrile farmaciei astfel nct s fie ndeplinite condiiile legale;
- se asigur c echipamentele, localul i utilitile de la locul de munc sunt meninute
la standardele acceptate pentru desfurarea n bune condiii a activitilor profesionale;
- are datoria s notifice colegiului, pe raza cruia i desfoar activitatea, orice
schimbare de interes profesional privind personalul din subordinea sa, ori funcia sa;
- elaboreaz i aduce la cunotin persoanelor din colectiv, spre ndeplinire, dup caz,
toate activitile prevzute n procedurile profesionale privind aplicarea regulilor de bun
practic farmaceutic i realizeaz o repartizare optim a atribuiilor, care s asigure o utilizare
maxim a capacitilor profesionale i intelectuale ale persoanelor responsabile;
- organizeaz circuitul medicamentului i a celorlalte produse de ngrijire a sntii n
farmacie i cel al personalului nscris pe schia spaiului farmaciei, respectiv n organigram;
- trebuie s respecte independena profesional a farmacitilor din subordine.
Persoane desemnate
- ndeplinesc atribuiile stabilite de farmacistul ef n legtur cu organizarea spaiului,
i punerea n funciune a dotrilor i echipamentelor.

5.2. La preluarea funciei de farmacist ef ntr-o farmacie autorizat de funcionare

Farmacistul ef
- verific localul , dotrile si echipamentele farmaciei ,care trebuie s corespund
procesului verbal intocmit de inspectorii de farmacie din MS, in vederea atribuirii autorizaiei
de funcionare a farmaciei;
- verific i la nevoie, modific responsabilitile i rspunderea precis a fiecrei
persoane din colectiv, privind fiecare activitate profesional din farmacie;
- aduce la cunotina persoanelor din colectiv modificrile( atunci cand este cazul )
atribuiilor i responsabilitilor profesionale;
- verific i la nevoie, modific circuitul medicamentului i a celorlalte produse de
ngrijire a sntii n farmacie i cel al personalului i le nscrie pe schia spaiului farmaciei;
- urmrete i monitorizeaz ntreinerea n bune condiii a localului farmaciei i buna
funcionare a tuturor echipamentelor i sistemelor aflate n dotare.

2
6. Descrierea procedurii
6.1.Organizarea spaiului farmaciei
La nfiinarea farmaciei i/sau la preluarea funciei de farmacist ef, acesta trebuie s
verifice ndeplinirea urmtoarelor condiii legate de localul farmaciei:
- s fie uor accesibil pentru potenialii pacieni, inclusiv a celor cu dizabiliti;
- s aib un exterior profesional, uor identificabil i semnalizat, s aib nscris, lizibil
i vizibil, orarul farmaciei, numele i adresa celor mai apropiate farmacii de gard i a celei mai
apropiate farmacii care prepar medicamente magistrale i oficinale;
- fiecare ncpere s fie desprit de celelalte i s aib o suprafa potrivit desfurrii
n condiii optime a activitii pentru care este destinat;
- iluminatul, ventilaia, temperatura i umiditatea s fie asigurate, astfel nct s nu fie
afectat calitatea produselor;
- ncperile destinate depozitrii trebuie s aib o capacitate suficient pentru o aranjare
ordonat i corespunztoare a produselor, mai ales pentru cele care impun condiii speciale de
depozitare;
- farmacia dispune de utiliti adecvate desfurrii activitii, pe baz de contract legal
(ap, energie electric, asigurarea temperaturilor adecvate, internet, telefon, salubritate, etc).

6.2. Dotarea farmaciei

6.2.1. Dotarea cu echipamente
La nfiinarea farmaciei i/sau la preluarea funciei de farmacist ef, acesta trebuie s
verifice ndeplinirea condiiilor legate de echipamentele farmaciei:
- toate echipamentele din farmacie corespund destinaiei pentru care au fost proiectate
i condiiilor legale de funcionare;
- toate echipamentele au un astfel de design i sunt astfel amplasate nct s reduc la
maxim riscul contaminrilor i al erorilor;
- toate echipamentele sunt astfel alese nct s poat fi uor splate i curate;
- echipamentele sunt ntreinute i verificate periodic, dup caz, de ctre firme autorizate
n acest sens.
6.2.2.Dotarea cu mobilier
Mobilierul farmaciei:
- este adecvat, funcional, are un design profesional i este uor lavabil;
- n oficin, mobierul se compune din mese de eliberare a produselor, dulapuri, rafturi,
mese cu sertare, mas i scaune pentru persoanele care ateapt, sau i administreaz
medicamente;
- exist un spaiu de confidenialitate, n care pacientul poate avea asiguarat discreia
necesar n discuia cu farmacistul;
- exist un spaiu special destinat pentru msurarea parametrilor biologici;
- n receptur exist mese pentru prepararea medicamentelor, dulapuri i rafturi pentru
depozitarea substanelor i ambalajelor farmaceutice, a reactivilor pentru masa de analiz;
- n laborator exist mese pentru prepararea elaborrilor, opional nia si spatiu pentru
distilator;
- depozitul farmaciei este dotat cu dulapuri, rafturi pentru depozitarea n bune condiii
a produselor, nclusiv a celor n carantin;
- n birou exist mobilier adecvat pentru pstrarea documetelor i desfurarea activitii
administrative a farmacistului ef, precum si aparatura corespunzatoare activitatii ;
- exist mobilier adecvat pentru pstrarea arhivei cu documente specifice.
3
6.2.3. Aparatura farmaciei se compune din:
- aparatur necesar desfurrii activitii de depozitare a medicamentelor; sisteme de
asigurare a temperaturii adecvate n fiecare incint (incalzire centralizata, aeroterme, aparate de
aer condiionat, incinte frigorifice, sisteme de monitorizare a temperaturii si a umiditii
(umidificatoare, dezumidificatoare);
- aparatur necesar preparrii medicamentelor (balane, cntare, distilator,
pulverizatoare, omogenizatoare, etc.);
- aparatur necesar furnizrii de servicii, precum msurarea unor parametri biologici(
atunci cand este cazul );
- aparatur necesar gestiunii cantitativ valorice (calculatoare, imprimante, program
informatic, casa de marcat fiscalizat);
- sistem de asigurare a securitii si pazei incintei farmaciei.
6.2.4. Vesela farmaciei se compune, n funcie de specificul activitii, din:
- vase de sticl, de porelan, de metal emailat, i ustensile farmaceutice (spatule,
lingurie, mojar cu pistil, etc.);
- recipiente pentru ambalarea medicamentelor magistrale i oficinale (de sticl, de
material plastic), adecvate tipului de preparat farmaceutic.

6.3. Documentaia farmaciei

Farmacistul ef are acces la documetaia farmaciei pe care o conduce.
Documentaia, corect ntocmit, reprezint o component principal a asigurrii
sistemului calitii n farmacie i se compune din:
a. documentaia referitoare la legalitatea funcionrii:
- autorizaia de funcionare;
- actul constitutiv sau statutul societii;
- decizia de numire n funcie a farmacistului ef;
- regulamentul de organizare i funcionare;
- organigrama farmaciei;
- dovada de spaiu a societii care deine farmacia;
b. documentaia referitoare la nregistrarea activitilor profesionale:
- registrul de copiere a reetelor;
- registrul de eviden a substanelor farmaceutice;
- fie tehnice pentru preparate oficinale;
- carnetul de eviden al elaborrilor;
- registrul de eviden a produselor stupefiante;
- fie de monitorizare a temperaturii;
c. documetaia referitoare la activitatea financiar i de gestiune:
- facturi;
- note de recepie i contatare de diferene;
- registrul de cas;
- registrul jurnal;
d. documentaia referitoare la supravegherea medicamentelor:
- fie de farmacovigilen;
- situaia medicamentelor cu termen de expirare apropiat;
- evidena analizei substanelor i a apei distilate (unde e cazul);
- evidena retragerilor;
- arhiva prescripiilor medicale care se rein n farmacie;
- evidena produselor supuse distrugerii;
4
e. documentaia referitoare la personal:
- documente privind dreptul de liber practic;
- pentru farmacisti- Certificatul de membru al Colegiului Farmacistilor
din Romania,vaidate anual
- pentru asistenti- Certificate de membru OAMMR-validate anual
- contracte de munc valabile;
- fie ale postului pentru fiecare persoan care lucreaz n farmacie;
- dosar privind instruirea profesional a personalului;
f. legislaie, alte documente i literatur de specialitate:
- farmacopei;
- legislaie n vigoare;
- tratate de tehnic farmaceutic, de farmacologie, agende medicale;
- proceduri;
- graficul de lucru;
- procese verbale de inspecie;
- registrul de reclamaii;
- documente de verificare periodic a aparaturii din dotare;
g. contracte:
- contracte pentru utiliti;
- contracte cu furnizorii de servicii ai farmaciei;
- contracte cu furnizorii de produse ai farmaciei;
- contracte de furnizare de servicii farmaceutice de ctre farmacie.