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TEMA
SIMULACIN DEL REA DE ATENCIN AL CLIENTE
DE EMAPA-HUACHO
2017-I
UNIVERSIDAD NACIONAL JOS FAUSTINO SNCHEZ CARRIN
FACULTAD DE INGENIERA INDUSTRIAL, SISTEMAS E INFORMTICA
E.A.P. Ingeniera de Sistemas
INTRODUCCIN
Dado un problema real podemos entender la simulacin como el diseo de un modelo que lo
represente y poder realizar estudios sobre su comportamiento o evaluar nuevas tcnicas sobre
el mismo.
Es por ello que el siguiente trabajo de simulacin se elabor con el propsito de conocer, aplicar
y comprender todo el marco conceptual de la asignatura de SIMULACIN DE SISTEMAS,
en el siguiente trabajo se mostrara la aplicacin de este tema a la evaluacin del diseo de
un organismo prestador de servicios pblicos como lo es la Empresa EPS EMAPA HUACHO.
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FUNDAMENTOS
Situacin Actual
En la Empresa EPS EMAPA-HUACHO ubicado en Av. Grau n 248 se presenta la problemtica de
ventanillas que no atiende al cliente lo cual ocasiona saturacin de las ventanillas en
funcionamiento al momento de realizar el pago del recibo de agua generando largas filas al igual
que tiempo de espera largo y la inconformidad de los clientes quienes se ven afectados.
Reglas de Negocio
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1. Existe un problema?
- Si, la demora en el rea de atencin al cliente (pagos) de la empresa de servicios
EMAPA HUACHO
2. De quin es el problema?
- Del rea de gerencia comercial del equipo comercializacin y atencin al cliente
(pagos)
3. Cul es el marco de referencia del sistema donde se encuentra el problema?
- Equipo de medicin (Toma de lectura del medidor)
- Equipo facturacin (Calcular pago de consumo de agua)
- Equipo de cobranza (Control de pagos)
- Equipo de comercializacin y atencin al cliente (Atencin de quejas y reclamos)
4. Quienes toman las decisiones?
- Gerente comercial
5. Cules son sus objetivos?
- Minimizar el nmero de clientes en espera de atencin pudiendo as generar una
mayor satisfaccin en el servicio de atencin de pagos por parte del cliente.
6. Cules son los componentes controlables del sistema y cuales no lo son?
Componentes controlables del sistema:
- RR.HH.
- Equipos de computo
Componentes no controlables del sistema:
- Tiempo
- Internet
- rea comercial
- Sistema de pagos
7. Cules son las interrelaciones ms importantes del sistema?
8. Cmo se emplearan los resultados del proyecto?, por quin?, qu efectos tendr?
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Eventos y estado
Entidades y atributos:
Entidades Atributos
- Nombres
- Apellidos
- Edad
Trabajador - Direccin
- Profesin
- Genero
- Cargo
- Celular
- Nombres
- Apellidos
Cliente - Direccin
- Consumo
- Tiempo de llegada
- Tiempo de salida
- Tiempo de antigedad
- Marca
Computador - Sistema Operativo
- Procesador
- Disco duro
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- Memoria RAM
- Tiempo de antigedad
- Marca
- Sistema Operativo
Servidor - Procesador
- Disco duro
- Memoria RAM
Ticketera - Marca
- Velocidad de impresin
Recursos
- Equipos de trabajo
- Servidores de la empresa.
Actividad
- Tiempo de espera
- Tiempo de servicio
Demora
- Cuando las personas tienen que hacer cola debido a que el proceso que se est
realizando est demorando por problemas de las maquinas o tambin demora de los
mismos clientes.
- Cuando las maquinas demoran o tardan en mostrar datos y realizar las operaciones para
los pagos, debido a que el servidor esta lento y se debe al mismo trfico que datos, y
para que se resuelva esto no se sabe cunto a de demorar.
- Cuando los equipos se averan y tienen que arreglarlas o suplantarlas y se tiene que
esperar a que llegue el tcnico, que no se conoce cuanto tardara o que se tiene que
esperar que traigan otra mquina y no se sabe cunto demoraran en traerle.
VARIABLES ESTADO
Nmero de clientes en espera de atencin en el sistema No Atendido
Tiempo de espera No atendido
Tiempo de servicio Atendido
Lista de Procesamiento
El proceso del servicio de pago de la EPS EMAPA HUACHO sigue una poltica FIFO
Medidas de Efectividad
Para medir la efectividad se tiene que realizar una encuesta a los clientes de esta empresa para
medir la satisfaccin que tienen ellos con el servicio de la atencin al momento de realizar sus
pagos correspondientes.
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Actualmente en el rea de pagos no se aplica ninguna ISO, la cual significa que no est regidas
por una certificacin para la atencin al cliente.
Estimacin de Estadsticas
- Basada en Observaciones
Entidad: Cliente
Con una muestra de 23 clientes se recolecto los tiempos de espera del cliente, y el
tiempo de servicio de una de las ventanillas de pago de EPS EMAPA HUACHO. La
ventanilla de la cual se hizo la observacin fue la ventanilla N1, ya que al llegar al lugar
donde se realizara la observacin fue la ventanilla con mayor concurrencia de gente.
De dicha observacin se obtuvo la siguiente informacin:
TIEMPO DE TIEMPO DE
CLIENTE
LLEGADA SERVICIO
1 3.5 2.9
2 9.09 3.9
3 20.2 4.6
4 32.17 4.2
5 34.56 3.5
6 35.36 2.8
7 38.23 3.6
8 40.42 2.03
9 43.02 2.15
10 45 3.7
11 51.59 2.95
12 55.47 3.2
13 59.14 4.2
14 67.31 3.5
15 72.01 2.9
16 74.28 3.7
17 89.07 2.8
18 95.19 3.3
19 105.02 3.05
20 110.37 3.7
21 114.49 3.2
22 117.22 4.2
23 122.45 3.3
Fuente: Grupo Investigador
Fecha: Sbado 01 de Julio del presente ao
Hora Inicial: 10:30am
Hora Final: 12:30pm
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Estos datos sern llevados a Excel para verificar los tiempos de espera, tiempo entre
llegada y tiempo de ocio. Como se muestra a continuacin.
Donde:
Tiempo de espera = Max (Tiempo de salida del cliente anterior, tiempo de llegada
del cliente actual) tiempo de llegada del cliente actual.
Tiempo de ocio = Max (Tiempo de llegada del cliente actual, tiempo de salida del
cliente anterior) tiempo de salida del cliente anterior.
Tiempo de salida = Tiempo de llegada del cliente + Tiempo de espera del cliente +
tiempo de servicio.
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Tiempo entre llegada = Tiempo de llegada del cliente actual tiempo de llegada del
cliente anterior
Tasa de llegada: Nmero medio de clientes que acceden al sistema por unidad de tiempo
Tasa de servicio: Nmero medio de clientes que son atendidos por unidad de tiempo
Calculo de
23
= = = 0.1916
120
60
= 0.1916 = 11.5
= 12
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Calculo de
23
= = = 0.2972
77.38
60
= 0.272 = 17.834
= 18
Pw
12
= = 0.666
18
La probabilidad de que un cliente tenga que esperar para obtener el servicio es de
66.3%
P0 1
12
0 = 1 0 = 0.333
18
La probabilidad de que no haya clientes en el sistema es de 33.3%
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Con base a los datos que se tomaron, se puede identificar que existe un problema al momento
de atender a los clientes, ya que como se puede apreciar la probabilidad de que un cliente tenga
que hacer cola y esperar para ser atendido y poder realizar el servicio de pago es ms del 50%.
Lo cual en efecto podra aumentar el tiempo de espera de los clientes, generando as una
extensa fila la cual genera cierta insatisfaccin para los clientes.
Pictograma
SISTEMA DE PAGOS
EMAPA-HUACHO
Diagrama de Flujo
- PROCESO DE PAGOS
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1.2. Propuesta
Disear una simulacin del rea de pagos de EPS EMAPA-HUACHO, con la obtencin de los
datos recogidos en la muestra.
1.3. Relevancia
1.4. Justificacin
Justificacin Operativa
Porque la reformulacin de los procesos operativos y la implantacin permitir a la empresa
tener un mayor control en las diferentes reas, trayendo consigo un mejor servicio para la
comunidad.
Justificacin Tcnica
Porque se desea resolver los problemas de tiempo en el proceso de pago y una buena revisin
de todos los equipos, servidores, switch; podra mejorar el rendimiento de estos procesos.
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1.5. Antecedentes
En este periodo esta problemtica ya afectaba al rea de pagos y atencin al cliente, ya que
todas las ventanillas no funcionaban, solo estando disponibles 1 de las 3 y uno que es del uso
preferencial para personal de las terceras edades, mujeres gestantes y tampoco no funcionaba;
el cual, en los momentos de mayor afluencia de personas, estos mostraban su incomodidad por
no ser atendidos rpidamente.
Actualmente en la empresa Emapa continua con esta problemtica que aqueja al servicio de
pagos, ya que en horas especificas 10:30am a las 12:30 se forman colas, en la cual las personas
tienen que esperar un buen tiempo, ya que para esto tambin solo atiende una sola ventanilla
de las 3 que son para clientes y tampoco funciona la cuarta ventanilla que es para los clientes
preferenciales (tercera edad y madres gestantes entre otros).
De esta manera los clientes muestras desconformidad al momento de ser atendidos, ya que
tienen que esperar demasiado tiempo, pudiendo utilizar este tiempo en otras actividades del
da.
1.6. Delimitacin
Delimitacin Espacial
El presente trabajo abarcara principalmente al rea de pagos, interviniendo tambin las reas
de facturacin y operativa de la empresa ESP-EMAPA-Huacho.
Delimitacin Temporal
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OBJETIVOS
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MARCO TERICO
Roberto Jess Deza Avilez (2010), Propuesta de mejora en los tiempos de atencin para
informacin y pre-inscripcin de alumnos en el centro de informes para admisin de la
Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas, es este documento se emplea la Simulacin de
Sistemas para el diagnstico y solucin del problema encontrado en el centro de informes para
admisin de la Universidad.
Este problema, radica bsicamente en la insatisfaccin de los clientes dados los excesivos
tiempos de espera para ser atendido y en la duracin de los mismos en cada servidor.
Previamente se realizaron encuestas a los clientes para encontrar y sustentar el problema en
mencin. De lo cual, se pudo determinar que bsicamente el problema general radicaba en los
tiempos de atencin y espera.
Sistemas
Es un conjunto ordenado de elementos que se encuentran interrelacionados y que interactan
entre s.
Modelos
Es una representacin de la realidad que nos ayuda a entender cmo funciona. Clasificacin:
Modelos determinsticos
Ni las variables endgenas y exgenas se pueden tomar como datos al azar. Aqu se permite
que las relaciones entre estas variables sean exactas o sea que no entren en ellas funciones
de probabilidad. Este tipo determinstico quita menos de cmputo que otros modelos
Modelos estocsticos
Cuando por lo menos una variable es tomada como un dato al azar las relaciones entre
variables se toman por medio de funciones probabilsticas, sirven por lo general para
realizar grandes series de muestreos, quitan mucho tiempo en el computador son muy
utilizados en investigaciones cientficas
Modelos estticos
Es que en ellos no se toma en cuenta el tiempo dentro del proceso, por ejemplo: los
modelos de juegos, modelos donde se observa las ganancias de una empresa.
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Modelos dinmicos
En estos modelos fsicos podemos realizar modelos a escala o en forma natural, a escala
menor, e escala mayor, sirven para hacer demostraciones de procesos como para hacer
experimentos nuevos.
Modelos a escala
Son los modelos sencillos de maquetas: casa, bao, cuartos, etc. Tambin se pueden tener
a tamao natural a menor o mayor escala, bidimensional, tridimensional.
Simulacin
Es la imitacin o rplica del comportamiento de un sistema o de una situacin, usando un
modelo que lo represente de acuerdo al objetivo por el cual se estudia el sistema. Para hacer
este estudio se requiere el conocimiento de los datos relacionados con el sistema o problema,
que sean relevantes.
Ventajas De Simular:
Cundo Simular?
Definiciones De Simulacin:
Evento: Es un cambio en el estado actual del sistema por ejemplo la entrada y salida de
una entidad, la finalizacin de un proceso.
Recursos: Son necesarias para llevar a cabo una operacin por ejemplo una persona que
toma varios turnos para hacer una inspeccin.
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Variables: Son condiciones cuyos valores se crean y modifican por medio de ecuaciones
matemticas y lgicas, las cuales pueden ser continuas o discretas.
Polticas de Negocio
Es una sentencia (o un conjunto de sentencias) cuya finalidad es guiar la empresa. Las Polticas
de negocio proporcionan la base para Reglas de negocio. Comparada con una Regla de negocio,
una Poltica de negocio est menos estructurada y es ms general. No se centra en un solo
aspecto de la orientacin. Una Poltica de negocio es formulada por una persona o un grupo de
la organizacin que tiene autorizacin para gestionar, controlar o regular la empresa.
Diagrama de Flujo
Un diagrama de flujo es una forma esquemtica de representar ideas y conceptos en relacin.
A menudo, se utiliza para especificar algoritmos de manera grfica. Los diagramas de flujo son
mltiples y diversos y pueden abordar muchos temas distintos de formas tambin muy
diferentes. En cualquier caso, el aspecto en comn entre ellos es la presencia de un vnculo entre
los conceptos enunciados y una interrelacin entre las ideas. Comnmente, se utiliza este tipo
de diagramas para detallar el proceso de un algoritmo y, as, se vale de distintos smbolos para
representar la trayectoria de operaciones precisas a travs de flechas.
Pictograma
Es un smbolo que representa a una figura o un objeto y que sirven para comunicar o indicar
algo, se emplea para comunicar un mensaje que debe comprenderse de modo inmediato,
cuando el destinatario tan solo lo mira, y por caso, un smbolo representativo, claro y precioso
es la mejor manera de hacerlo.
Servidor
Es un ordenador que ofrece el acceso a los recursos compartidos entre las estaciones de trabajo
u otros servidores conectados en una red informtica. Los recursos compartidos pueden incluir
acceso a hardware, como discos duros, impresoras, software, servicios de email o acceso a
internet.
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MARCO METODOLGICO
Para la eleccin del lugar observamos que al servicio de pago de agua estaba existiendo un
inconveniente, nosotros mismos como clientes nos percatamos que era mucho la demora
existente por lo que decidimos indagar ms a fondo.
Para la toma de datos decidimos recoger datos poniendo un margen de tiempo y esperando a
ver cunto demoraban los clientes en ser atendidos y poder realizar sus pagos correspondientes.
Los datos obtenidos fueron en minutos (Tiempo de llegada, espera, atendido, tiempo de
servicio) se ordenaron e insertaron en Excel para tener un registro y mediante frmulas en este
mismo poder hallar datos importantes para nuestra investigacin (media de tiempo de atencin,
nro. de personas en espera).
La forma de procesamiento que se eligi fue FIFO debido a que as es como se maneja en la
empresa y es la ms ptima a nuestro parecer.
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PRESUPUESTO
ANLISIS DE FACTIBILIDAD
Los datos utilizados para poder realizar la Prueba de Bondad de Ajuste son los que se
recolectaron al hacer la observacin de nuestra de 23 clientes en un lapso de tiempo de 2h
muestra que se utiliz para poder realizar la formulacin del problema. De dicha muestra se est
utilizando los tiempos entre llegada.
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Se digitan los datos en una hoja de Excel y se copian dichos datos para pasarlos a
Stat::Fit usando el men: Edit-Paste.
Posteriormente se obtiene las estadsticas de los datos con la opcin del men:
Statistics->Descriptive.
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De esta forma se puede tener una descripcin general de los datos, en la que se puede
observar el valor mnimo y mximo, el rango, las medidas de tendencia central y las
medidas de dispersin.
Determinar el Tipo de Distribucin de un conjunto de datos a travs de la Prueba de
Bondad de Ajuste.
Dirigirse a la opcin del men: Fit -> Auto
En la ventana que despliega Auto::Fit, seleccionar la opcin continuous distributions
(distribucin continua), ya que los datos ingresados al principio siguen una distribucin
continua.
Para los datos a analizar se le asignar un lmite inferior de 0.8. Ya que el valor mnimo
que se observa en la descripcin general de la estadstica de los datos es de 0.8, hacer
clic en el botn OK.
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Rango:
Puede verse que el rango es mejor para la primera distribucin que es la distribucin
logartmica normal. Por lo tanto los datos se comportan ms parecidos o provienen de
una poblacin de distribucin logartmica normal.
Aceptacin:
Los datos fueron comparados con tres distribuciones continuas: logartmica normal,
exponencial y uniforme.
Los resultados de las pruebas es que los datos se pueden considerar provenientes de
distribuciones logartmica normal y exponencial, es decir no se rechaza do not reject
que sean de esas distribuciones, pero si se rechaza reject que sea una distribucin
uniforme.
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