Termo de Abertura de Projeto

INSTITUTO PRESBITERIANO MACKENZIE
PRICILA YESSAYAN
PROJETO EFICINCIA
Termo Abertura
So Paulo
2017
Aluno: Pricila Yessayan Matrcula: 91701260
Modalidade: Esp. em Gesto Estrat. de Negcios Disciplina: Planej. e Gesto de Projetos
Professor: Jorge Ramn DAcosta Rivera Data: 25/11/2017
Controle de Verses
Verso Data Autor Notas da Reviso
1.0 25/11/2017 Pricila Yessayan Criao do documento
TR03_Tarefa_PYessayan.docx
[Termo de abertura baseado na tcnica 5W2H.]

Sumrio
1 Why? Por que?............................................................................................... 1
1.1 Justificativa do projeto ............................................................................ 1
1.2 Objetivos SMART ................................................................................... 1
2 What? O que? ................................................................................................ 2
2.1 Resultados esperados ............................................................................ 2
2.2 Requisitos ............................................................................................... 2
3 Who? Quem? Partes interessadas do projeto .............................................. 3
4 How? Como? .................................................................................................. 3
4.1 Premissas ............................................................................................... 3
4.2 Restries ............................................................................................... 3
4.3 Riscos...................................................................................................... 4
5 When? Quando? Linha do Tempo................................................................. 5
6 How much? Quanto? Custos ......................................................................... 5
7 Referncias .................................................................................................... 6
TR03_Tarefa_PYessayan.docx

1 Why? Por que?

1.1 Justificativa do projeto
Atualmente as Assistentes Executivas (AE) executam a suas funes sem
uma orientao ou uma padronizao para a execuo dos procedimentos do escritrio.
No sabem a quem recorrer caso encontrem problemas ou barreiras. Os demais
colaboradores tambm no sabem qual a relevncia das AE dentro desses processos.
1.2 Objetivos SMART

Tendo em vista que cada rea e/ou departamento tem as suas singularidades, o
projeto consistir num Guia de Processos Padronizados (GPP") que ajudar as AE
a entender o seu envolvimento nos procedimentos de cada uma delas e quem so as
partes envolvidas em cada processo como tambm os seus responsveis. Da mesma
forma, esclarecer aos outros colaboradores o papel da AE nesses procedimentos.
O projeto ter atingindo os objetivos ao definir o papel das AE dentro dos
procedimentos do escritrio. Respeitando as limitaes e cumprindo o cronograma de
execuo que dever ser finalizado dentro do prazo de 3 (trs) meses (contados a partir
da aprovao desse projeto) e principalmente ao atender as metas definidas abaixo:
definir quais so as atividades e funes em comum de todas AE atravs de
consulta com o Gestor Responsvel no Recursos Humanos (GRH) e
um questionrio a ser respondido por cada AE durante uma semana;
mapear apenas os procedimentos em que as AE esto envolvidas. Atravs
de anlise dos procedimentos existentes, entrevistar e/ou fazer um
questionrio com Membros Chaves de Cada rea (KM) e/ou
departamento e com as AE que esto a mais de 5 anos no escritrio;
elaborar os fluxogramas, caso no existam, dos procedimentos em que as
AE fazem parte;
organizar as informaes coletadas e elaboradas em um nico documento;
revisar e solicitar a aprovao do patrocinador do documento; e
disponibilizar e divulgar o documento para todos os colaboradores do
escritrio.
TR03_Tarefa_PYessayan.docx Pgina 1 de 5

2 What? O que?
2.1 Resultados esperados
Espera-se que, com a concluso deste projeto, as AE e os demais colaboradores
tenham uma melhor compreenso do papel daquela na realizao dos procedimentos
do escritrio. O GPP tambm servir como guia para indicar a quem elas devero
recorrer, caso se deparem com situaes que no esto dentro dos padres
estabelecidos. Alm disso, o GPP ser um instrumento que ir facilitar o processo de
integrao das futuras AE contratadas pelo escritrio.
2.2 Requisitos
Lista de requisitos do projeto:
definir quais so as atividades e funes comuns a todas AE:
entrevistar o GRH para apurar quais so as atividades e funes que so
de responsabilidade das AE;
elaborar um questionrio a ser respondido pelas AE para definir quais
so as atividades e funes em comum entre elas.
definir quais so os procedimentos do escritrio em que as AE tm algum
papel:
entrevistar os KM e avaliar qual o papel delas nos procedimentos do
escritrio;
elaborar um questionrio e/ou entrevistar as AE (com mais de 5 anos de
escritrio) e avaliar como enxergam o seu papel dentro desses
processos;
mapear os procedimentos do escritrio em que as AE fazem parte para
entender a sua importncia dentro desses processos;
elaborar fluxogramas, caso no existam, apenas dos procedimentos em
que as AE fazem parte;

organizar as informaes coletadas e elaboradas em um nico documento,

o GPP;
revisar o GPP.
3 Who? Quem? Partes interessadas do projeto

Abaixo a lista preliminar das partes interessadas:
Cliente: todos aqueles a quem o GPP ir beneficiar;
Patrocinador: Business Management Council (BMC);
Gerente do Projeto: Pricila Yessayan;
Equipe do projeto: AE; GRH; KM.
Outros: gestores de cada AE; demais colaboradores; futuras AE.
4 How? Como?
4.1 Premissas
O GRH se colocar a disposio para ser consultado sobre as atividades e
funes das AE, em data e hora marcada previamente;
As AE respondero ao questionrio dentro do prazo estabelecido pela
gerente do projeto;
As AE e os KM se colocaro a disposio da gerente de projeto e iro as
responder as suas perguntas, em data e hora marcados previamente;
Os procedimentos j existentes esto disponveis e com fcil acesso na
Intranet da empresa
A gerente de projeto ser responsvel por organizar as informaes
coletadas em um nico documento.
4.2 Restries
Apenas os recursos j disponibilizados no escritrio podero ser utilizados
como: computador, Internet, softwares, impressora, encadernao e
materiais de escritrio. Ademais, no sero disponibilizados outros recursos.

O prazo limite para a concluso deste projeto de 3 (trs) meses a serem

contados da aprovao do mesmo;
A disponibilidade do GRH, das AE e dos KM no poder afetar a execuo
de suas atividades de rotina; e
O BMC precisa de duas semanas para aprovar o projeto.
4.3 Riscos
Devido restrio de horrios das AE, h a possibilidade de no
conseguirem preencher os questionrios. O que pode acarretar em atrasos
no cronograma do projeto;
Caso algum dos membros da equipe entre em frias no perodo de
andamento do projeto, o cronograma ser afetado acarretando em atrasos;
e
Os procedimentos encontrados esto desatualizados e precisaro ser
reformulados, inviabilizando o projeto.

5 When? Quando? Linha do Tempo
Semana Atividades
Entrevista com o GRH
1
Entrevista com os KM
Elaborar os questionrios
2
Entrevista com os KM
Enviar questionrio para as AE
3
Entrevista com as AE
4 Entrevista com as AE
Analisar os procedimentos
5
Elaborar os fluxogramas
Analisar os procedimentos
6
Elaborar os fluxogramas
7 Montar o GPP
8 Montar o GPP
9 Revisar o GPP
10 Enviar o GPP para aprovao
11 Enviar o GPP para aprovao
12 Divulgao
6 How much? Quanto? Custos

No dever haver custos no projeto devido s limitaes impostas no item 4.2.
Aprovaes
Participante Assinatura Data
Patrocinador do Projeto
Gerente do Projeto

7 Referncias
ESCRITRIO DE PROJETOS. Termo de Abertura do Projeto v5W2H.
Escritrio de Projetos, 28 Setembro 2016. Disponivel em:
<https://escritoriodeprojetos.com.br/templates-de-gerenciamento-de-
projetos/send/8-modelos/2393-termo-de-abertura-do-projeto-v5w2h>. Acesso
em: 25 Novembro 2017.

Termo de Abertura de Projeto

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Termo de Abertura de Projeto

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

INSTITUTO PRESBITERIANO MACKENZIE

Verso Data Autor Notas da Reviso

1.0 25/11/2017 Pricila Yessayan Criao do documento

[Termo de abertura baseado na tcnica 5W2H.]

1.1 Justificativa do projeto ............................................................................ 1

1.2 Objetivos SMART ................................................................................... 1

2 What? O que? ................................................................................................ 2

2.1 Resultados esperados ............................................................................ 2

2.2 Requisitos ............................................................................................... 2

3 Who? Quem? Partes interessadas do projeto .............................................. 3

4 How? Como? .................................................................................................. 3

4.1 Premissas ............................................................................................... 3

4.2 Restries ............................................................................................... 3

5 When? Quando? Linha do Tempo................................................................. 5

6 How much? Quanto? Custos ......................................................................... 5

[Termo de abertura baseado na tcnica 5W2H.]

1 Why? Por que?

1.2 Objetivos SMART

[Termo de abertura baseado na tcnica 5W2H.]

[Termo de abertura baseado na tcnica 5W2H.]

organizar as informaes coletadas e elaboradas em um nico documento,

3 Who? Quem? Partes interessadas do projeto

[Termo de abertura baseado na tcnica 5W2H.]

O prazo limite para a concluso deste projeto de 3 (trs) meses a serem

[Termo de abertura baseado na tcnica 5W2H.]

5 When? Quando? Linha do Tempo

10 Enviar o GPP para aprovao

11 Enviar o GPP para aprovao

6 How much? Quanto? Custos

Participante Assinatura Data

[Termo de abertura baseado na tcnica 5W2H.]

[Termo de abertura baseado na tcnica 5W2H.]

S-ar putea să vă placă și