Unidad 6 Tcnicas de organizacin

1.1 Organigramas

El organigrama es una representacin grfica informativa, pero tambin sirve para

conocer los niveles de jerarqua, relaciones entre empleados y la estructura de la
empresa. Esta organizacin es fundamental para el buen funcionamiento de la
empresa y debe adaptarse a sus necesidades. Por tanto, el organigrama de una
empresa es imprescindible para su xito.

Por tanto, cada empresa tendr un propio organigrama que depender

fundamentalmente de la labor, el volumen que soporte y la cultura empresarial. Una
mala estructura de la organizacin puede llevar a una empresa a la ruina, pues est
muy relacionada con la eficiencia (no solo de los recursos humanos, sino de todos
los recursos de la empresa) y de los costes asociados.

6.1.1. Beneficios de los organigramas

Objetivos: un organigrama ayuda a precisar el camino a seguir para la

consecucin de los objetivos de la empresa.
Promocin: el organigrama deja claro cules son los canales de ascenso en
la empresa. Lo que puede ser motivador para los empleados.
Relaciones: muestra cul es la cadena de mando y la relacin entre los
departamentos.
Funciones: divide y reparte el trabajo a realizar en toda la organizacin.
 Informacin: en el caso de empresas de gran tamao el organigrama es
muy til para saber qu hace cada seccin. Importante para saber a quin
acudir ante un problema.
Supervisin: facilita las tareas de control y supervisin de los mandos
intermedios

6.1.2. Desventajas de los organigramas

Relaciones informales: un organigrama no define todos los canales de

comunicacin en una empresa. La comunicacin informal, a menudo, es ms
importante que la cadena formal de flujo de informacin.
Factor humano: el salto del papel a la realidad siempre trae sorpresas, no
todo se puede planificar.
Actualizacin: La empresa es un ente vivo que debe adaptarse
constantemente, de ah la importancia de mantener el organigrama
actualizado, si no, ser intil.

Teniendo esto en cuenta existen algunos tipos de organigrama de una empresa ms

comunes que utilizan la mayora de las organizaciones, pero cada una de ellas debe
adaptar el suyo a sus exigencias. La estructura organizativa de la empresa es uno
de los pilares fundamentales y su modificacin supone un cambio sustancial en la
forma de trabajar de la organizacin.

1.2 Mapas de procesos.

Un mapa de procesos es un diagrama de valor que representa, a manera de

inventario grfico, los procesos de una organizacin en forma interrelacionada

El mapa de procesos recoge la interrelacin de todos los procesos que realiza una
organizacin. Existen diversas formas de hacer un mapa de procesos.
Un proceso es el conjunto de actividades y recursos interrelacionados que
transforman los elementos de entrada en elementos de salida aportando valor para
el usuario. Por ejemplo: un proceso productivo, es aquel en que se transforman los
insumos y bienes intermedios en un bien final que contiene ms valor que la suma
de sus componentes porque se le ha aadido valor.

Es importante no confundir procesos con procedimientos. Los procesos tienen como

propsito ofrecer al cliente o usuario un servicio que cubra sus necesidades y
satisfaga sus expectativas. Un procedimiento es la forma especfica de realizar un
proceso o una parte del mismo.

Adems, el mapa de procesos permite contar con una perspectiva global-local,

ubicando cada proceso en el marco de la cadena de valor. Simultneamente
relaciona el propsito de la organizacin con los procesos que lo gestionan, de
modo que sirve tambin como herramienta de aprendizaje para los trabajadores.

6.2.1. Tipos de procesos

1-. Procesos claves: son aquellos directamente vinculados a los bienes producidos
o a los servicios que se prestan y, en consecuencia, orientados al cliente/usuario.
Centrados en aportar valor, su resultado es percibido directamente por el cliente o
usuario. Por lo general, en la ejecucin de estos procesos intervienen varias reas
funcionales y son los que emplean los mayores recursos.

2.- Procesos estratgicos: son aquellos establecidos por la alta direccin para
definir cmo opera el negocio y cmo se crea valor. Constituyen el soporte de la
toma de decisiones relacionadas con la planificacin, las estrategias y las mejoras
en la organizacin. Tambin proporcionan directrices y lmites al resto de los
procesos. Ejemplos de procesos estratgicos son la comunicacin interna, la
comunicacin con el cliente, el marketing, el diseo, la revisin del sistema, la
planificacin estratgica, el diseo de planes de estudios, entre otros.

3.- Procesos de apoyo o soporte: son aquellos que sirven de soporte a los
procesos claves y a los procesos estratgicos. En muchos casos, estos procesos
son determinantes para conseguir los objetivos de los procesos dirigidos a cubrir las
necesidades y expectativas de los clientes o usuarios. Ejemplos de procesos de
apoyo o soporte: formacin, compras, auditoras internas, informtica, etc.

1.3 Diagramas de flujos

Un diagrama de flujo es un diagrama que describe un proceso, sistema o algoritmo

informtico. Se usan ampliamente en numerosos campos para documentar,
estudiar, planificar, mejorar y comunicar procesos que suelen ser complejos en
diagramas claros y fciles de comprender. Los diagramas de flujo emplean
rectngulos, valos, diamantes y otras numerosas figuras para definir el tipo de
paso, junto con flechas conectoras que establecen el flujo y la secuencia. Pueden
variar desde diagramas simples y dibujados a mano hasta diagramas exhaustivos
creados por computadora que describen mltiples pasos y rutas. Si tomamos en
cuenta todas las diversas figuras de los diagramas de flujo, son uno de los
diagramas ms comunes del mundo, usados por personas con y sin conocimiento
tcnico en una variedad de campos. Los diagramas de flujo a veces se denominan
con nombres ms especializados, como "diagrama de flujo de procesos", "mapa de
procesos", "diagrama de flujo funcional", "mapa de procesos de negocios", "notacin
y modelado de procesos de negocio (BPMN)" o "diagrama de flujo de procesos
(PFD)". Estn relacionados con otros diagramas populares, como los diagramas de
flujo de datos (DFD) y los diagramas de actividad de lenguaje unificado de modelado
(UML).
 1.4 Manuales

Se denomina manual a toda gua de instrucciones que sirve para el uso de un

dispositivo, la correccin de problemas o el establecimiento de procedimientos de
trabajo. Los manuales son de enorme relevancia a la hora de transmitir informacin
que sirva a las personas a desenvolverse en una situacin determinada.

En general los manuales son frecuentes acompaando a un determinado producto

que se ofrece al mercado, como una forma de soporte al cliente que lo adquiere. En
este caso, el manual suele tener una descripcin del producto y de la utilizacin que
del mismo debe hacerse, ya sea para obtener un buen rendimiento de ste como
para dar cuenta de posibles problemas y la forma de evitarlos.

1.4.1 Manuales Bienvenida

El manual de bienvenida es un soporte de comunicacin imprescindible en el plan

de acogida y de gran utilidad para cualquier colaborador, ya sea trabajador eventual,
becario o directivo.

Este manual resume la cultura corporativa de la organizacin; incluye toda la

informacin necesaria y til para que la integracin en el puesto y en la empresa
sea lo ms positiva posible.

6.4.1.1. OBJETIVOS DEL MANUAL:

Acoger, y entusiasmar al nuevo colaborador con el estilo de gestin y la cultura

corporativa
Orientar y ofrecer documentacin adicional y complementaria a la informacin
ofrecida por otros canales (entrevista personal, vdeo-bienvenida) con la finalidad
de informar sobre las reglas y normativas internas de la empresa, estilo de gestin
y cultura corporativa.

Formar y promover una integracin eficaz en el puesto y con el proyecto corporativo.

Redaccin de contenido digital y/o impreso

Informacin actual y verdica.

Estilo ameno, atractivo y sencillo

Texto breve, conciso y directo
Imgenes impactantes y adecuadas.

6.4.1.2. Estructura Del Contenido

Organizado y ordenado, acompaado con ilustraciones y un diseo versin

mvil, impactante, con colores acordes a la identidad de la empresa.

1.4.2 Manuales de polticas

Un manual de polticas y procedimientos es aqul que documenta la tecnologa que

se utiliza dentro de un rea, departamento, direccin, gerencia u organizacin. En
ste se deben contestar las preguntas acerca de lo que hace (polticas) y cmo
(procedimientos) administra el rea, departamento, direccin, gerencia u
organizacin, y para controlar los procesos asociados a la calidad del producto o
servicio ofrecido (este control incluye la determinacin de las necesidades del
cliente y la entrega del producto o realizacin del servicio, evaluando el nivel de
servicio posventa).
6.4.2.1. Objetivo Del Manual De Polticas:

Presentar una visin de conjunto de la organizacin para su adecuada

organizacin.
Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones que deben
realizarse en cada unidad administrativa.
Proporcionar expresiones para agilizar el proceso decisorio.
Ser instrumento til para la orientacin e informacin al personal.
Facilitar la descentralizacin, al suministrar a los niveles intermedios
lineamientos claros a ser seguidos en la toma de decisiones.
Servir de base para una constante y efectiva revisin administrativa.

1.4.3 Manuales de organizacin

Es un documento de apoyo administrativo que contiene, en forma ordenada y

sistemtica, la informacin sobre su marco legal, atribuciones, organizacin,
objetivo y funciones de la dependencia o entidad, describe las relaciones orgnicas
que se dan entre las unidades administrativas, siendo ello, un elemento de apoyo a
su funcionamiento.

6.4.3.1. Objetivo general de los manuales de organizacin

Servir como un instrumento de apoyo que defina y establezca la estructura orgnica

y funcional formal, as como los tramos de control y responsabilidad y los canales
de comunicacin que permitan una adecuada funcionalidad administrativa de la
institucin

1.4.4 Manuales de procedimientos

Un manual de procedimientos es un instrumento administrativo que apoya el
quehacer cotidiano de las diferentes reas de una empresa.

En los manuales de procedimientos son consignados, metdicamente tanto las

acciones como las operaciones que deben seguirse para llevar a cabo las funciones
generales de la empresa. Adems, con los manuales puede hacerse un seguimiento
adecuado y secuencial de las actividades anteriormente programadas en orden
lgico y en un tiempo definido. ,.

Los procedimientos, en cambio, son una sucesin cronolgica y secuencial de un

conjunto de labores concatenadas que constituyen la manera de efectuar un trabajo
dentro de un mbito predeterminado de aplicacin.

Todo procedimiento implica, adems de las actividades y las tareas del personal, la
determinacin del tiempo de realizacin, el uso de recursos materiales, tecnolgico
y financiero, la aplicacin de mtodos de trabajo y de control para lograr un eficiente
y eficaz desarrollo en las diferentes operaciones de una empresa.

6.4.4.1. Las ventajas de contar con manuales de procedimientos son:

Auxilian en el adiestramiento y capacitacin del personal.

Auxilian en la induccin al puesto.
Describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
Facilitan la interaccin de las distintas reas de la empresa.
Indican las interrelaciones con otras reas de trabajo.
Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos que se siguen
para el desarrollo de las actividades de rutina.
Permiten una adecuada coordinacin de actividades a travs de un flujo
eficiente de la informacin.
Proporcionan la descripcin de cada una de sus funciones al personal..
Proporcionan una visin integral de la empresa al personal.
 Se establecen como referencia documental para precisar las fallas,
omisiones y desempeos de los empleados involucrados en un determinado
procedimiento.
Son guas del trabajo a ejecutar.

1.4.5 Manuales De Calidad.

El Manual de Calidad es el documento gua del Sistema de Gestin de Calidad

(SGC), desarrolla todos los epgrafes de la Norma ISO 9001 aplicndolos a la
organizacin e incluye todos los procedimientos y normas que se aplican en
el SGC. El Manual de Calidad contiene la descripcin detallada de todo el Sistema
de Gestin de Calidad de la Organizacin, manual de consulta bsico para la
implantacin, mantenimiento y mejora continua del SGC.

El objetivo del Manual de Calidad es facilitar una descripcin Sistema de Gestin

de la Organizacin, que sirva de referencia para la aplicacin de este sistema y se
complemente con el conjunto de documentacin del sistema

1.5 Distribucin De Espacios De Trabajo

La expresin distribucin del espacio se refiera a la disposicin fsica de los

puestos de trabajo, de sus componentes materiales ya la ubicacin de las
instalaciones para la atencin y servicios al personal y clientes.

6.5.1. Objetivos de la distribucin de espacios de trabajo

Contribuir al incremento de la eficiencia de las actividades que realizan las unidades

que conforman una organizacin.
Proporcionar a los directivos y empleados el espacio suficiente y adecuado para
desarrollar sus funciones de manera eficiente y eficaz.

Permite a los clientes de la organizacin obtener los servicios y/o productos que
demandan en las mejores condiciones de trato, oportunidad y calidad.

6.5.2. Sus ventajas

Disminucin de las distancias a recorrer por los materiales, herramientas y

trabajadores.
Circulacin adecuada para el personal, equipos mviles, materiales y
productos en elaboracin, etc.
Utilizacin efectiva del espacio disponible segn la necesidad.
Seguridad del personal y disminucin de accidentes
Localizacin de sitios para inspeccin, que permitan mejorar la calidad del
producto.
Mejoramiento de las condiciones de trabajo.
Incremento de la productividad y disminucin de los costos